Rammeavtale. Rammeavtale for leveranse av Reisebyråtjenester - Pasientreiser

Transkript

1 Rammeavtale Rammeavtale for leveranse av Reisebyråtjenester - Pasientreiser Avtaleforvalter HINAS: Evy Pleym E-post: post@hinas.no Telefon: Avtalenummer: Leverandør: Via Egencia Norway AS Tore Olsen E-post: tore.olsen@viaegencia.com Telefon: Org.nr.: Unntatt offentlighet jfr. Off.loven 13

2 Innhold 1 Avtalens parter Avtalens gjenstand Avtalens dokumenter Avtalens varighet Varighet Prøvetid Prosedyre for prolongering av avtalen Ekstraordinær oppsigelse Avslutning av avtalen Fremdriftsplan for bygging av Egencia Pasientreiser versjon Avbestilling i eller i forbindelse med avslutning av pilotprosjektfasen Avbestilling etter avsluttet pilotprosjekt Priser og prisregulering Priser Prisregulering Prisregulering som følge av myndighetsvedtak Bestilling Leverandørens plikter Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet Bruk av underleverandører Tjenestene Leverandørens ansvar Bestilling via konsulent Krav til onlineløsning Svartid og svarandeler ved bruk av telefonløsning Billettering Papirrekvisisjon Andre pasientreisetjenester Reisende bosatt i utlandet/reiser utenfor Norge Pasienter med spesielle behov Opplæring Informasjon Faktura efaktura Forsikringer Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Kundens plikter Betaling Kundens medvirkning RAMMEAVTALE // 2

3 9 Mislighold Hva som anses som mislighold Varslingsplikt Tilbakehold av ytelser Dekningskjøp Prisavslag Heving Virkning av heving Erstatning Generelle bestemmelser Statistikk Øvrig statistikk Revisjon Reklame og annen offentliggjøring Oppfølgingsmøter Kontaktpersoner i avtaleperioden Transport av avtalen Administrasjon av avtalen Force majeure Definisjon Underretning Kostnader Endringer Tvister Lovvalg Forhandlinger Mekling Domstolsbehandling Verneting Vedlegg til avtalen RAMMEAVTALE // 3

4 1 Avtalens parter Kunder på denne avtalen er: Helse Sør-Øst RHF Oslo Universitetssykehus HF Vestre Viken HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Telemark HF Sørlandet Sykehus HF Akershus Universitetssykehus HF Sykehuset Østfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehusapotekene HF Sunnaas sykehus HF Sykehuspartner HF Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF/ Finnmárkku Buohcciviessu Universitetssykehuset Nord-Norge HF/Davvi-Norgga Universitehtabohcceviessu Nordlandssykehuset HF/ Nordlánda Skippijviesso Helgelandssykehuset HF/ Helgelaanten Skiemtje-Gåetie Sykehusapotek Nord HF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord-Trøndelag HF St. Olavs Hospital HF Helse Møre og Romsdal HF Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Helse Vest RHF Helse Stavanger HF Helse Fonna HF Helse Bergen HF Helse Førde HF Sjukehusapoteka Vest HF Haraldsplass Diakonale Sykehus Kunden inngår rammeavtale med Via Egencia Norway AS heretter kalt Leverandør, om kjøp av Reisebyråtjenester for Pasientreiser. Avtalen er signert elektronisk. Hver kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig for bestillinger foretatt i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (heretter kalt HINAS) er Kundens rådgiver og avtaleadministrator. RAMMEAVTALE // 4

5 2 Avtalens gjenstand Avtalen omfatter levering av Reisebyråtjenester - Pasientreiser til Kunden. Tjenesten omfatter online og manuell bestilling. 3 Avtalens dokumenter Følgende dokumenter anses som del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumentene prioriteres de på følgende måte. Denne avtalen med vedlegg og endringer. Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg Konkurransegrunnlaget med vedlegg Annen skriftlig dokumentasjon 4 Avtalens varighet 4.1 Varighet Avtalen varer fra til og med Kunden kan prolongere avtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. HINAS plikter å melde fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen dersom avtalen skal prolongeres. Den enkelte Kunde tiltrer avtalen i henhold til vedlegg Kunder/tiltredelse. 4.2 Prøvetid De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Kunden si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper. 4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Kunden kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen. 4.4 Ekstraordinær oppsigelse Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Kunden utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel. RAMMEAVTALE // 5

6 4.5 Avslutning av avtalen Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser. Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale. RAMMEAVTALE // 6

7 4.6 Fremdriftsplan for bygging av Egencia Pasientreiser versjon 2.0. Dato Beskrivelse Aktivitet Formål oktober Kick off møte med HINAS Møte mellom Via Egencia prosjektledelse og sentrale representanter fra HINAS Skape en felles forståelse for hvordan veien videre blir til. Skape en gjensidighet om samarbeidsform og rapportering under utviklingsperioden November Møte med Helseforetakene Intervjue brukere av dagens VPR på forskjellige Pasient Reise Kontorer Lokalisere flaskehalser i VPR, Finne muligheter for å forbedre arbeidsprosessen November Møte med Locus AS Felles møte med 3.part leverandør av tjenesten Nissy. Analysere innholdet i en NISSY rekvisisjon og sjekke om det er mulig å få med mer data, Forbedre kvaliteten og standardisere innholdet i SUTI meldingen hvis mulig, Få med mer reise og person relaterte data fra NISSY for å forbedre rekvisisjonen i ny løsning, Sjekke om det er mulig å benytte en mer reise relatert standard enn SUTI, som f.eks. OTA (Open Travel Alliance) Hver måned Rapportering og avstemming Demo første onsdag i hver måned, oppstart januar Avstemming av utviklingen av ny "look and feel". April BETA versjon - klar Demonstrasjon og testing Mai 2.0 klar til å ta i bruk Implementering av ny "look and feel" for Helseforetakene 3.kvartal Implementering av nye tjenester Hotell, tog og Hurtigruten RAMMEAVTALE // 7

8 4.7 Avbestilling i eller i forbindelse med avslutning av pilotprosjektfasen Det fremgår av fremdriftsplanen at det skal gjennomføres et pilotprosjekt, der løsningen prøves ut i praktisk og daglig bruk ved ett eller flere pasientreisekontorer, før oppstart av hovedleveransen (planmessig utrulling til øvrige kontorer iht avtalen). Kunden har rett til, innen 2 uker etter avslutning av pilotprosjektet, å avbestille leveransen med virkning for arbeid som ikke allerede er utført og for eventuelle lisenser på programvare som er benyttet i pilotprosjektet, men som ikke skal benyttes etter avbestillingen. Avbestilling skal skje skriftlig. Ved avbestilling etter denne bestemmelsen skal kunden betale til leverandøren: a) Det beløp som Leverandøren har til gode for den del av leveransen som allerede er gjennomført. b) Leverandørens nødvendige og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering av personell i inntil 30 dager fra avbestillingstidspunktet, men uansett ikke lenger enn 30 dager fra planlagt avslutning av pilotprosjektet. c) Andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandøren har pådratt seg særskilt for oppfyllelse av denne avtalen, før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger. Dette gjelder likevel ikke for programvare som er anskaffet til pilotprosjektet, men som kunden ikke skal benytte videre etter avbestillingen, med unntak av avtalt lisensavgift for pilotprosjektperioden. Hvis det ikke er avtalt særskilt lisensavgift for pilotprosjektperioden, men leverandøren kan dokumentere utlegg til lisenser som er brukt i denne perioden, skal lisensavgiften anses å utgjøre det minste av leverandørens faktiske og dokumenterte utlegg til slike lisenser, og en relativ andel av den lisensavgift som kunden skulle betale for hele avtaleperioden hvis ikke avbestillingen hadde funnet sted (for eksempel 1/24 av samlet lisensavgift for avtaleperioden hvis pilotprosjektet er én måned og avtaleperioden er to år). Leverandøren har ikke krav på annen økonomisk kompensasjon som følge av avbestillingen enn det som fremgår ovenfor. 4.8 Avbestilling etter avsluttet pilotprosjekt Etter pilotprosjektfasen som angitt i fremdriftsplanen, kan Kunden helt eller delvis avbestille leveransen under denne avtalen med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Ved slik avbestilling skal Kunden betale: a) Det beløp som Leverandøren har til gode for den del av leveransen som allerede er gjennomført. b) Leverandørens nødvendige og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering av personell i inntil 30 dager fra avbestillingstidspunktet. c) Andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandøren har pådratt seg særskilt for oppfyllelse av denne avtalen, før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger. I tillegg skal Kunden betale et avbestillingsgebyr som er lik det minste av: 4 (fire) prosent av kontraktsprisen eller RAMMEAVTALE // 8

9 6 (seks) prosent av den del av kontraktsprisen som ikke er betalt på avbestillingstidspunktet og heller ikke er betalt i henhold til punkt a) ovenfor. Med kontraktsprisen forstås det avtalte vederlag for de ytelser som på avbestillingstidspunktet er bestilt (altså ikke det samlede økonomiske potensialet under rammeavtalen) Leverandøren har ikke krav på annen økonomisk kompensasjon som følge av avbestillingen enn det som fremgår ovenfor. 5 Priser og prisregulering 5.1 Priser Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer. Prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er bestemt i avtalen. 5.2 Prisregulering Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs. I avtaleperioden skal prisene justeres årlig, gjeldende fra 1.januar, basert på 85% av prosentvis endring i konsumprisindeksen (KPI) publisert av Statistisk sentralbyrå. Prisene er faste fram til 1.januar 2017 og justeres første gang gjeldende fra og med 1.januar Formel for 1. gangs justering: (0,85 x (KPI november 2016 KPI xxx 2015 (måned for innlevering av tilbud) /KPI xxx 201x (måned for innlevering av tilbud)) Formel for etterfølgende justeringer: (0,85 x (KPI november år x KPI november år x-1) /KPI november år x-1)) Prisreguleringer administreres av HINAS. 5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret. Prisreguleringer administreres av HINAS. 6 Bestilling Bestillinger i henhold til denne avtalen kan foretas av de kunder som følger av vedlegg Kunder/tiltredelse. RAMMEAVTALE // 9

10 Bestilling skal, om ikke annet er avtalt, inneholde følgende informasjon: Bestillingsnummer Navn på bestillende enhet/ kontaktperson for bestillingen Navn på Reisende Rekvisisjonsnummer skal følge bestillingen Kunden skal, i samarbeid med Leverandøren, utarbeide bestillingsrutiner som ivaretar hensynet til begge parter. Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Kunden om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling. 7 Leverandørens plikter 7.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet. Leverandør skal ivareta Kundens interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen. 7.2 Bruk av underleverandører Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Kundens skriftlige godkjenning. Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet. 7.3 Tjenestene Tjenestene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg Prisliste. 7.4 Leverandørens ansvar Leverandøren er ansvarlig for at tjenestene til enhver tid utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Tjenestene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, se vedlegg - Kravspesifikasjon utfylt av leverandør. Dersom tjenestene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses de som mangelfulle. 7.5 Bestilling via konsulent Iht. kundens gjeldende reisepolicy skal det ved flere alternativ, velges den reiserute, det reisetidspunkt eller det reisemiddel som er det økonomisk gunstigste. RAMMEAVTALE // 10

11 7.6 Krav til onlineløsning Minimum 80 % av flyreisene skal kontinuerlig kunne bookes online. Leverandøren må iverksette tiltak, dersom onlineandel ligger under 80 % pr.mnd. Kunden betaler online honorar dersom onlineandel går under 80 % for den delen av manuelle bestillinger som overstiger 20 % av totalvolum. Dette inntrer dersom onlineandel under 80 % skyldes forhold hos Leverandøren. 7.7 Svartid og svarandeler ved bruk av telefonløsning Minimum 80 % av innkomne samtaler skal besvares innen 20 sekunder. 90 % av innkomne samtaler skal besvares innen maksimalt 60 sekunder. Dette kan måles i kontraktsperiode og dokumentasjon skulle kunne fremlegges av uavhengig 3. part, på oppdragsgivers forespørsel. 7.8 Billettering Billettering defineres som tidspunktet for utstedelse og fakturering av billett, og det tidspunkt som er grunnlag for flyselskapets belastning av billettkostnad. Leverandør skal foreta billettering så seint som mulig, dvs tett opp mot avgang for fleksible billetter, og så seint som flyselskapene tillater/muliggjør dette ved rabatterte billetter. 7.9 Papirrekvisisjon Følgende data skal registreres av reisebyrået ved bestilling med papirrekvisisjon: Rekvisisjonsnummer Pasientens navn Dersom det er ledsager skal man kunne registrere hvem man er ledsager for Pasientens fødselsdato Pasientens folkeregistrerte bostedskommune Telefonnummer til pasient og ledsager (dersom det er ledsager med på reise) Hvem som har utstedt rekvisisjon 7.10 Andre pasientreisetjenester Pasientreiser til/fra utlandet og andre som faller utenfor syketransportforskriften og bruk av rekvisisjon som beskrevet foran, kan bestilles særskilt med egen fakturering til den enkelte bestiller/avdeling. Eksempler på andre pasientreisetjenester fremgår av vedlegg - beskrivelse av pasientreiseordningen. RAMMEAVTALE // 11

12 7.11 Reisende bosatt i utlandet/reiser utenfor Norge Reisende bosatt i utlandet eller reiser utenfor Norge er ikke omfattet av pasientreiseordningen, og utfylt rekvisisjon på reiser inn/ut av Norge eller for utlendinger skal avvises Pasienter med spesielle behov Leverandøren ordner med bestilling av hjelpemidler (for eksempel rullestol) for pasienter med spesielle behov. Reisebestiller har som rutine og spørre kunden om det er spesielle behov for pasienten Opplæring Leverandøren skal, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver, gjennomføre nødvendig opplæring før oppstart av onlineløsning per helseforetak. Opplæringen skal gjennomføres i helseforetakets lokaler, og for anslagsvis 4-8 ansatte pr. helseforetak Informasjon Leverandøren skal løpende og kostnadsfritt oppdatere/informere oppdragsgiver om forhold av reisebyråfaglig karakter, som kan ha betydning for oppdragsgiver generelt og i forhold til gjennomføring av reisebestillinger. Oppdatering/informasjon gis i forbindelse med møter, gjennom e- post, telefoni, skriftlig dokumentasjon eller tilsvarende Faktura Faktura skal: Sendes det helseforetak hvor pasienten er bostedsregistrert Splittes på transportmiddel Summeres og sorteres kommunevis ut fra pasientens bostedskommune Vise hvilken måned og år kostnaden er påløpt Kravet skal dokumenteres med elektronisk rekvisisjon eller rekvisjonsnummer fra papirrekvisisjon Faktura skal fremgå med pasientens navn, folkeregistrert bostedskommune, rekvisisjonsnummer, reiserute, reisedato skal fremgå av fakturagrunnlaget. Ledsager skal alltid knyttes til den aktuelle pasient. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. RAMMEAVTALE // 12

13 Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side. Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold. Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen efaktura Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF) Forsikringer Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På tjenesteområder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende forskrifter. På tjenesteområder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen. Dersom leverandøren, etter gjentatte henvendelser, misligholder sine forpliktelser i henhold til dette punktet og ikke viser vilje til å få forholdet i orden innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen. 8 Kundens plikter 8.1 Betaling Kunden skal betale når tjenesten er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering. RAMMEAVTALE // 13

14 For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift. 8.2 Kundens medvirkning Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt. 9 Mislighold 9.1 Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for eller force majeure. Videre foreligger det mislighold dersom tjenesten ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt. 9.2 Varslingsplikt Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. Dersom Kunden henvender seg til Leverandøren om mislighold, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen. 9.3 Tilbakehold av ytelser Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig. 9.4 Dekningskjøp Ved Leverandørens mislighold kan Kunden foreta dekningskjøp hos annen leverandør dersom det haster for Kunden å motta tjenesten. 9.5 Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. 9.6 Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten, etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning. RAMMEAVTALE // 14

15 Som vesentlig mislighold regnes blant annet: At Leverandør tross skriftlig advarsel misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde. 9.7 Virkning av heving Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder. 9.8 Erstatning En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den misligholdende partens side, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. 10 Generelle bestemmelser 10.1 Statistikk Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller HINAS. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr (Q1) (Q2), (Q3) og (Q4). Statistikken skal oversendes HINAS uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva. pr. type tjeneste fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av HINAS. Statistikken skal inneholde alt salg til Kunden, både tjenester som står i prislisten og øvrige tjenester på området avtalen gjelder. Statistikk leveres via HINAS sin portal for statistikkinnlevering i Microsoft Excel format. Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til HINAS. Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan HINAS kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr ,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist Øvrig statistikk Det er viktig for oppdragsgiver å få oversikt over reisevolum og reisemønster for bruk som verktøy for organisering av pasientreiser og lokalisering av behandlingstilbud m.v. Leverandøren skal uten omkostning for kunden utarbeide statistikker månedlig, kvartalsvis, per halvår og per kalenderår. Statistikkene skal leveres på kommunenivå (pasientens bostedskommune), helseforetaksnivå og RHF-nivå. På kommunenivå er det tilstrekkelig med kvartalsvis rapportering. RAMMEAVTALE // 15

16 Aktuelle opplysninger i statistikk fremkommer nedenfor: Omsetning i forhold til produkt (fly, båt, buss, tog og evt. annet) Antall bestillinger i forhold til de enkelte produktene Antall reiser og omsetning fordelt på de ulike destinasjoner og reisestrekninger Besparelse i forhold til flyselskapenes ordinære fullpris Fordeling av flybilletter på de ulike prisklasser Fordeling mellom ulike flyselskaper Fordeling mellom onlinebooking og bestilling hos reisebyråets reiserådgivere Eventuelt andre aktuelle opplysninger Nedetid onlinesystem spesifisert på årsak Oppdragsgiver har etablert en egen rapporteringsportal (RADAR, levert av SAS Institute Inc.) som benyttes av pasientreiser til analyse/rapportering av ulike data i forbindelse med pasientreiser. Leverandør skal uten omkostning og på forespørsel tilrettelegge nødvendige data som underlag for kundens portal for styringsinformasjon. Tidsperspektiv og innhold vil avtales og dette skal tilrettelegges som en automatisert utveksling. Det vil kunne oppstå behov for ad hoc rapportering i forbindelse med særskilte analyser og annet i avtaleperioden. Leverandøren skal utføre dette uten ekstra kostnad for oppdragsgiver Revisjon Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse Reklame og annen offentliggjøring Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker 13. Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart. Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid. Leverandøren og Kunden skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Kunden. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår, tekniske spesifikasjoner og opplysninger om produktenes anvendelsesområde. Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden. RAMMEAVTALE // 16

17 10.5 Oppfølgingsmøter Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig etter behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Kunden løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter. HINAS er ansvarlig for å innkalle til et årlig statusmøte for avtalen hvor HINAS, Kunden og leverandøren deltar. Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene Kontaktpersoner i avtaleperioden Kunden, HINAS og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til avtalens forside. Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette Transport av avtalen Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten Administrasjon av avtalen HINAS inngår avtale på oppdrag fra RHFene. HINAS finansieres gjennom de enkelte inngåtte avtalene og vil i dette kreve 1 % av leverandørens omsetning - servicehonorar til kunden jfr. pkt. Statistikk. HINAS fakturerer dette kvartalsvis basert på tilsendt statistikk fra Leverandøren, se punktet om statistikk. Det gjøres oppmerksom på at HINAS er mva. pliktig og fakturerer mva. (25 %). Kunden gjør oppmerksom på at HINAS oppgaver, rettigheter og plikter kan endres i avtalens løpetid som følge av endringer i organisasjons- og eierstruktur. Dette vil kunne medføre endringer i forhold til dagens finansieringsmodell av HINAS. Slike endringer kan ensidig gjøres av Kunden så lenge den overordnede økonomiske balansen i avtalen ikke endres 11 Force majeure 11.1 Definisjon Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende. RAMMEAVTALE // 17

18 11.2 Underretning Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og HINAS om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure Kostnader I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeuresituasjonen. 12 Endringer Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt for eksempel i form av prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig. Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til HINAS ved utfyllelse av vedlegg «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av vedlegg «Endringsprotokoll». Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen. 13 Tvister 13.1 Lovvalg Avtalen er underlagt norsk rett Forhandlinger Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. RAMMEAVTALE // 18

19 13.4 Domstolsbehandling Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten Verneting Verneting for avtalen er Salten tingrett for Helse Nord, Sør-Trøndelag tingrett for Helse Midt-Norge, Stavanger tingrett for Helse Vest og Hedemarken tingrett for Helse Sør-Øst, med mindre partene enes om et annet verneting. 14 Vedlegg til avtalen Vedlegg : Kunder, tiltredelse Vedlegg : Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg : Prisliste Vedlegg : Salgstatistikkrapportering Vedlegg : Etiske krav til leverandøren Vedlegg : Endringsprotokoll Vedlegg : Anmodning om endring RAMMEAVTALE // 19