Indre Helgeland KOMMUNEREVISJON. Grane Hattfjelldal Hemnes Nesna Rana Vefsn Organisasjonsnr.: Medlem av Norges Kommunerevisorforbund

Transkript

1 Indre Helgeland KOMMUNEREVISJON Grane Hattfjelldal Hemnes Nesna Rana Vefsn Organisasjonsnr.: Medlem av Norges Kommunerevisorforbund EIERSKAPSKONTROLL AV SØNDRE HELGELAND MILJØVERK IKS FOR VEFSN KOMMUNE Juli 2007 Hovedkontor Vefsn Avdelingskontor Rana Skjervgt. 43 Rådhuset Nordahl Griegsgt. 2-4 Postboks 27 Postboks MOSJØEN 8622 MO I RANA Tlf: Tlf: Faks: Faks: E-post: aksel.sivertsen@vefsn.kommune.no E-post: revisjon@rana.kommune.no Web:

2 Forord Dette dokumentet er blitt til som en følge av bestilling fra Vefsn kommunes kontrollutvalg. Selskapskontroll er et nytt begrep, med formål å kontrollere om eiers vedtak og intensjoner er ivaretatt av selskapet, samt hvordan eier utøver sitt eierskap. Denne type kontroll er også nytt for kontrollutvalg og revisjon, form og innhold vil sikkert endres over tid med bakgrunn i innspill fra både eier/e og selskap. Det rettes takk til kommunens administrasjon for frembringing av nødvendig informasjon. Videre rettes det takk til administrasjonen ved SHMIL (Søndre Helgeland Miljøverk IKS) for godt samarbeid og informasjon i forbindelse med utarbeidelsen av denne rapporten. Mosjøen, juli 2007 Indre Helgeland kommunerevisjon Svein Rølvåg Jenssen Indre Helgeland Kommunerevisjon Side i

3 Innhold: 1 SAMMENDRAG FORMÅL MED KONTROLLEN KONKLUSJONER ANBEFALINGER TIL SELSKAPET ANBEFALINGER TIL EIER INNLEDNING BAKGRUNN HJEMMEL FOR KONTROLL MÅLSETTING PROBLEMSTILLINGER BAKGRUNN OG REVISJONSKRITERIER FOR PROBLEMSTILLINGENE Retningslinjer gitt av eier Lov og forskrifter METODEVALG FAKTABESKRIVELSE SHMIL IKS SELSKAPETS VIRKSOMHET Selskapstype og risiko Lov om offentlige anskaffelser KOMMUNENS EIERSTRATEGI FOR SHMIL Formål Interne retningslinjer for utøvelse av eierskapet REVISJONENS FUNN OG VURDERINGER VURDERING AV PROBLEMSTILLINGER Er det fra kommunens side etablert eierstrategi, eksempelvis egne retningslinjer for oppfølging av eierinteresser samt rutiner for rapportering? Drives selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? Vedtas beslutninger i rett organ? Utøver representantskapet sin myndighet i tråd med lover og forskrifter? Hvordan fungerer rapportering fra valgt(e) representant(er) i selskapet til kommunens egne politiske organer? Har selskapets styre sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene, i tråd med aktuelle lover og regler? Er selvkostkalkyle basert på retningslinjene i H-2140 og TA-2001/2003 utarbeidet og implementert? Hvordan anvendes regelverk for offentlige anskaffelser? Er selskapets rapportering i henhold til lover og regler? Indre Helgeland Kommunerevisjon Side ii

4 6 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER TIL SELSKAP OG EIER KONKLUSJONER ANBEFALINGER TIL SELSKAPET ANBEFALINGER TIL EIER RAPPORTENS SAKSGANG SELSKAPETS, EIERKOMMUNENS OG REVISORS KOMMENTARER SELSKAPETS KOMMENTARER EIERKOMMUNENS KOMMENTARER REVISJONENS KOMMENTARER VEDRØRENDE SELSKAPETS OG EIERS HØRINGSUTTALELSER LITTERATUR/KILDER VEDLEGG VEDLEGG 1 BREV TIL MILJØ OG KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENTET VEDLEGG 2 UTTALELSE FRA KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENTET Figur1: Modell som viser hva som inngår i begrepet selskapskontroll... 5 Tabell 1: Oversikt aksjer og andeler i SHMIL... 8 Tabell 2: Årsgebyr for avfallstjenesten Søylediagram 1: Årsgebyr perioden Tabell 3: Oversikt selskapets driftsmidler Indre Helgeland Kommunerevisjon Side iii

5 1 Sammendrag 1.1 Formål med kontrollen I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fremkommer formålet med selskapskontrollen. Kontrollutvalget skal ifølge denne bestemmelsen påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene, samt kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med de vedtak som er fattet og forutsetninger lagt til grunn. Dette er eierskapskontroll. Denne rapporten er en eierskapskontroll, og er gjennomført av Indre Helgeland kommunerevisjon med bakgrunn i bestilling fra kontrollutvalget i Vefsn Kommune. 1.2 Konklusjoner 1. Frister for innkalling, saksbehandlingsregler, sammensetning av styre og representantskap er etter vår kunnskap i orden. 2. Selskapet drives i tråd med kommunestyrets vedtak og intensjoner. 3. Bokføring, jfr. regnskapsloven, anses å være i orden. Ren revisjonsberetning er ifølge ekstern revisor avgitt de siste tre år. Det har heller ikke vært forhold revisor har ønsket å ta opp med selskapet i form av nummererte brev. 1.3 Anbefalinger til selskapet 1. Selskapet må etter endringene i kommuneloven av varsle eierkommunenes kontrollutvalg og revisor om møter i representantskapet. Disse har også møterett etter kommunelovens 80 tredje ledd. 2. Metode for konvertering av regnskapsinformasjon til Statistisk sentralbyrå må attesteres av revisor. 3. Behandling av husholdningsavfall skal ifølge forurensningslovens 34 være prissatt til selvkost. Med dette som bakgrunn må det utarbeides og implementeres en kalkylemodell basert på retningslinjene gitt i veileder H fra Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) og TA-2001/2003 fra Statens forurensningstilsyn (SFT). 4. Beregning av selvkost skal ifølge gjeldende lovverk være brutt ned på kommunenivå. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 1

6 5. Siste godkjente årsregnskap 1 for SHMIL, registrert i Brønnøysundregistrene er for regnskapsåret SHMIL er regnskapspliktig og skal etter regnskapslovens 8-2 sende ett eksemplar av årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen til regnskapsregisteret. Dette skal gjøres senest en måned etter at regnskapet er fastsatt. 6. Kobling mellom selskapets og dets ansattes kraftleveranse ved offentlig kunngjøring av anbudskonkurranse for kraft, bes selskapets organer revurdere i lys av det rapporten problematiserer. 7. Selskapets ledelse må sikre at selskapets rutiner vedrørende anskaffelser er i henhold til lov om offentlige anskaffelser m/ forskrifter. 1.4 Anbefalinger til eier 1. Det bør utvikles retningslinjer for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap. Dette må konkretiseres i faste rutiner og system for oppfølging av kommunens selskap(er). 2. Det bør fra kommunens side utarbeides rutiner for rapportering mellom valgt representant i selskapets generalforsamling og kommunens politiske og eventuelt administrative ledelse. 3. Behandling av husholdningsavfall skal, jfr. forurensningslovens 34, skje til selvkost. Det må følges opp av eier(e) at retningslinjene i H-2140 og TA-2001/2003 for beregning av slike gebyrer, legges til grunn ved gebyrfastsettelsen. Denne beregningen skal gjelde den enkelte kommune i samarbeidet. 4. Det bør vurderes om en årlig gjennomgang av selvkostkalkylen skal være et vedlegg i sak om fastsettelse av renovasjonsgebyr. 5. Det bør vurderes fra eier(es) side å iverksette etterregning av tidligere års gebyrberegning vedrørende behandling av husholdningsavfall. 6. Det må fra eiers side gis retningslinjer til SHMIL for type og omfang av løpende dokumentasjon til kommunens kontrollutvalg og revisor. Aktuelle dokumenter kan for eksempel være møteprotokoller fra 1 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 2

7 styre/representantskap, årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning eventuelle nummererte brev etc (Etter koml 80 første ledd har kontroll-utvalget og kommunens revisor rett til kreve alle nødvendige opplysninger og dokumenter fra daglig leder, styret og selskapets valgte revisor.) Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 3

8 2 Innledning 2.1 Bakgrunn Kommunene har i stadig større omfang gjort bruk av fristilte organisasjonsmodeller som selskaper, stiftelser og lignende for å løse ulike oppgaver. Denne utviklingen har ført til en mer sammensatt organisering av den kommunale virksomheten, noe som innebærer utfordringer knyttet til styring, kontroll og tilsyn. 2.2 Hjemmel for kontroll Kommuneloven har med virkning fra fått et nytt kapittel 12 med endrede bestemmelser for internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det ble med virkning fra samme dato også vedtatt to nye forskrifter i tilknytning til lovendringene forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.m. Disse endringene medførte nye bestemmelser vedrørende kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Det fremgår av kommunelovens 77 nr. 5 og 80 at kommuner og fylkeskommuner er pålagt å gjennomføre selskapskontroll, såfremt selskapet er et heleid foretak av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Bestemmelsen har også gyldighet for konsernet dersom dette er heleide kommunale foretak 3. Det er kontrollutvalget selv som avgjør hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontrollen. Selskapskontroll i form av eierskapskontroll etter forskriftens 14 anses ikke som revisjon og kan derfor også utføres av kontrollutvalgets sekretariat. Krav til selskapskontrollens innhold omhandles i forskriftens 14.: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 3 SHMIL har aksjer i flere selskaper som ikke er heleid og derved ikke vil være omfattet av selskapskontroll. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 4

9 Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Selskapskontrollen deles således inn i en obligatorisk del som omfatter eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. Dette illustreres av figuren under: Selskapskontroll (kommuneloven 77 nr.5) Obligatorisk eierskapskontroll: Kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Valgfri forvaltningsrevisjon: Systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Figur1: Modell som viser hva som inngår i begrepet selskapskontroll Vefsn Kommunestyre vedtok i møte saksnummer: 0156/05 plan for selskapskontroll. Kommunestyrets vedtak var som følger: 1. Vefsn kommunestyre vedtar vedlagte forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll Vefsn kommunestyre gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta de nærmere prioriteringer av selskapskontrollen, herunder å fastsette beskrivelse av de konkrete undersøkelser, ressursrammer, frister mv. 2.3 Målsetting Målsetningen med kontrollen er å kontrollere om kommunens hensikt og intensjon med etableringen av SHMIL er ivaretatt samt hvordan kommunens eierskap og interesser forvaltes av eier selv, og hvordan selskapet omsetter eiers vedtak og intensjoner i praksis. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 5

10 2.4 Problemstillinger Som en følge av formålet med selskapskontroll er følgende problemstillinger vurdert til å være egnet for å belyse eiers og selskapets rolle: Er det fra kommunens side etablert eierstrategi, eksempelvis egne retningslinjer for oppfølging av eierinteresser samt rutiner for rapportering? Drives selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? Vedtas beslutninger i rett organ? Utøver representantskapet sin myndighet i tråd med lover og forskrifter? Hvordan fungerer rapportering fra valgt/e representanter i selskapet til kommunens egne politiske organer? Har selskapets styre sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene, i tråd med aktuelle lover og regler? Er selvkostkalkyle basert på retningslinjene gitt i H-2140 utarbeidet og implementert? Offentlige anskaffelser, hvordan anvendes dette regelverket? Er selskapets rapportering i henhold til lover og regler? 2.5 Bakgrunn og revisjonskriterier for problemstillingene Denne rapportens problemstillinger er formulert med bakgrunn i gjeldende lovverk, politiske vedtak, kommunens retningslinjer, og eventuelt annen anerkjent teori som har relevans for denne kontrollen Retningslinjer gitt av eier Ifølge selskapsavtalens 3 er selskapets formål følgende: Selskapets formål er på vegne av eierkommunene å drive innsamling, transport, behandling, og omsetning av avfall og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller Lov og forskrifter Følgende lover, forskrift og veiledere danner grunnlag for denne rapportens revisjonskriterier: Lov om interkommunale selskaper Kommuneloven Forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet Lov om offentlige anskaffelser Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 6

11 Lov om årsregnskap Forurensningsloven Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. (H-2140) 3. Metodevalg I dette prosjektet er selskapskontrollen avgrenset til eierskapskontrollen 4, jfr. kontrollutvalgets bestilling. Dette er lovbestemmelsens obligatoriske del, og omhandler kontroll med om den som utøver eierinteressene i de aktuelle selskapene gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Årsregnskapet til SHMIL er avlagt etter regnskapslovens bestemmelser. Selskapets eksterne revisor har avgitt ren revisjonsberetning for den kontrollerte perioden og regnskapene skal da i det alt vesentlige være korrekt. Med bakgrunn i dette er regnskapsloven, samt skatte- og avgiftsregler, ikke gjort til gjenstand for spesielt omfattende kontroll i denne rapporten. Rapporten bygger på informasjon innhentet fra Vefsn kommune, SHMIL samt selskapets eksterne revisor. Det er ved utarbeidelse av denne rapporten i all hovedsak benyttet dokumentanalyse og intervjuer. Den fremkomne informasjonen er sammenholdt med revisjonskriteriene, jfr. punkt 2.5, og danner grunnlaget for våre vurderinger og anbefalinger. For å kvalitetssikre rapportens innhold, og at denne bygger på tilstrekkelig og korrekt informasjon, er utkast til rapporten oversendt kommunen v/rådmann og selskapet v/styret for uttalelse. Tilbakemeldingene er innarbeidet i eget avsnitt i rapporten. Det er gjort vedtak om at Indre Helgeland kommunerevisjon skal foreta eierskapskontroll i kommunene Vefsn, Grane og Hattfjelldal. Den del av rapporten som omhandler SHMIL er derved felles for disse tre kommunene. 4 Se figur 1 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 7

12 4. Faktabeskrivelse 4.1 SHMIL IKS SHMIL er et interkommunalt selskap i henhold til lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) av nr. 6. Selskapet eies av kommunene Alstahaug, Brønnøy, Dønna, Grane, Hattfjelldal, Herøy, Leirfjord, Sømna, Vefsn, Vega og Vevelstad. Selskapet er eget rettssubjekt, og fører regnskapet i henhold til regnskapsloven. SHMIL hadde ved utgangen av ,4 årsverk fordelt på 20 faste stillinger. Av notene til regnskapet for 2005 fremgår følgende oversikt over aksjer og andeler i andre foretak: Selskap Ant aksjer Eierandel i % Anskaffelseskost Antikk og brukt Recom AS 122 3, Helgelandskrysset AS 10 Ikke oppgitt WEE recycling AS 670 5, Ecopro AS , Retura Helgeland AS Østbø AS , Sum aksjer/andeler Tabell 1: Oversikt aksjer og andeler i SHMIL Selskapets aksjer og andeler er balanseført til anskaffelseskost. Når det gjelder datterselskap/tilknyttet selskap, Retura Helgeland AS 5 og Antikk & Brukt AS 6 hadde disse i 2005 et underskudd på henholdsvis kr og kr Selskapets hovedkontor ligger i Vefsn. SHMIL er en videreføring av det interkommunale selskapet som tidligere var opprettet etter kommunelovens 27. Eierkommunene er ansvarlig for å kreve inn avfallsgebyr på vegne av sine innbyggere og videre betale for selskapets tjenester. Disse gebyrene skal dekke kommunenes samlede utlegg til avfallshåndtering. Selskapets vederlag fra eierkommunene kreves inn to ganger per år. 4.2 Selskapets virksomhet Selskapstype og risiko Selskapet er organisert som et interkommunalt selskap og eierne hefter ubegrenset for selskapets forpliktelser i henhold til sin eierandel i selskapet. Denne ansvars- 5 I 2006 er SHMILs aksjer i Retura Helgeland nedskrevet med 2,6 millioner kroner. 6 Besluttet nedlagt, driften avvikles ved utgangen av august Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 8

13 og eierandelen beregnes med utgangspunkt i deltakerkommunenes folketall ved siste årsskifte, jfr. selskapsavtalen 5. Ved utgangen av 2006 er Vefsn kommunes prosentvise eier og ansvarsandel 33,1 %, beløpsmessig utgjør dette et garantiansvar på kr Det følger av loven at IKS-selskaper på lik linje med kommuner ikke kan gå konkurs. Selskapet driver hovedsakelig innsamling av husholdningsavfall som er en lovpålagt oppgave, og selskapet er monopolist på dette. Behandling av slikt avfall skal gebyrbelegges til selvkost, jfr. forurensningslovens 34. Den markedsrisiko selskapet er eksponert for har sitt opphav i drift av deponi(er). Det er opplyst i styrets beretning for 2005 at det er knyttet usikkerhet til selskapets rammebetingelser knyttet til drift av disse etter Dette har bakgrunn i at deponier som skal være i drift etter dette tidspunkt skal ha tilfredsstillende finansiell garanti eller annen sikkerhet for utgifter til avslutning og etterdrift. Selskapet er sertifisert etter ISO standardene NS-EN ISO og NS-EN ISO Dette er internasjonalt anerkjente standarder som er basert på konseptene kontinuerlig forbedring og overholdelse av regelverk, hvor standard omhandler miljøstyring og 9001 kvalitetsstyring. Selskapet ble resertifisert den uten avvik eller anmerkninger Lov om offentlige anskaffelser Det fremgår av generalklausulen at loven med de tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskaping i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. De nedfelte krav i 5 vedrørende konkurranse, likebehandling og forbud mot diskriminering skal legges til grunn for alle offentlige anskaffelser uansett anskaffelsens størrelse eller art. Denne loven omfatter rettssubjekter som omtalt i lovens 2 første ledd. B: Rettssubjekter som er kontrollert av offentlige organer og som tjener allmennheten og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter Offentlig kontroll skal etter loven anses å foreligge når det offentlige: dekker størsteparten av virksomhetens eller organets finansiering, eller har bestemmende innflytelse over organet eller virksomheten, eller Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 9

14 oppnevner mer enn halvparten av medlemmene av organets eller virksomhetens styrende organer. SHMIL er med bakgrunn i dette omfattet av lov om offentlig anskaffelser og må derved følge gitte retningslinjer i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester. 4.3 Kommunens eierstrategi for SHMIL Formål Målsettingene med etablering av selskapet fremgår av 3 i selskapsavtalen og er gjengitt under rapportens punkt Interne retningslinjer for utøvelse av eierskapet Det er fra kommunens side ikke utarbeidet retningslinjer for utøvelse av eierskapet i SHMIL. Når det gjelder rapportering fra eiers representant i representantskapet til kommunens politiske og administrative organer er ikke dette formalisert i gitte retningslinjer/rutiner. 5. REVISJONENS FUNN OG VURDERINGER I denne delen av rapporten skal vi besvare de problemstillinger vi har stilt oss. Vi vil i det følgende gå gjennom disse for å se om eiers intensjoner med selskapet og vedtak som er gjort i denne sammenheng, er fulgt opp fra selskapets side. 5.1 Vurdering av problemstillinger Er det fra kommunens side etablert eierstrategi, eksempelvis egne retningslinjer for oppfølging av eierinteresser samt rutiner for rapportering? Den norske oversettelsen av det engelske begrepet corporate governance er eierstyring og selskapsledelse. Det sentrale i dette rammeverket er klargjøring av rollefordelingen mellom eiere, styret og den daglige ledelsen av et selskap utover det som følger av den aktuelle lovgivning. Betydningen av begrepene aktive eiere og aktivt eierskap, kan defineres slik at aktive eiere deltar aktivt i utviklingen av bedriften, og et aktivt eierskap representerer i praksis at eier styrer Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 10

15 den strategiske utviklingen av bedriften. Eiers funksjon blir da å gi rammebetingelser for daglig leders virksomhetsområde, ikke å delta i den daglige drift av selskapet. Det kan langt på vei sies at det har vært lite fokus på dette fra kommunens side utover de rammevilkår som fremgår av selskapsavtalen. Fra Vefsn Kommune sin side er det ikke definerte retningslinjer for hvordan eierskapet skal utøves i SHMIL. Kommunens kontroll med selskapet baseres på at man er: Representert i de styrende organer. At kommunen årlig fastsetter størrelsen på avgiftsgebyret. At det stilles garantier ved låneopptak i selskapet. Kommunens representant i representantskapet opplever at det er, eller det oppleves som om det er, avstand inn til de besluttende organer (styret) i SHMIL og at man som enkeltkommune bare har liten påvirkningskraft. Det bemerkes videre at man anser selskapet for velfungerende. Når det opprettes kommunale selskaper for utførelse av kommunale tjenester vil et av formålene være at forhold og beslutninger vedrørende den daglige drift av selskapet skal fattes av selskapet selv. Som et resultat av dette blir det viktig for eier å etablere styringssystemer som ivaretar intensjonen med opprettelsen av selskapet. Representantskapet er formelt sett det organet der eier kan utøve eierstyring, utenfor dette kollegiet har eier ingen formell makt. For kommunens politiske organer representerer dette utfordringer i form av endret styringsmåte og oppbygging av nødvendig kunnskap for å fylle eiers nye rolle. Kommunestyret som kollegialt organ har en eierrolle i forhold til kommunens selskaper, eierinteresser og kommunale foretak. Det er viktig å være bevist på dette da selskapsstyrets rammer og handlingsrom påvirkes av hvordan kommunen utøver sitt eierskap. Selskapets styre velges av representantskapet og kan være et viktig grunnlag for eierstyring. Styrets sammensetning er viktig på flere måter. Både i forhold til utvikling av selskapet, men også som kunnskapsbase for å takle nåværende og fremtidige utfordringer. Med bakgrunn i dette er det viktig at selskapets styre er sammensatt slik at det i størst mulig grad har den kompetanse som til enhver tid er nødvendig. Utforming av selskapsavtalen fremstår som et viktig virkemiddel eier Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 11

16 kan benytte, da dette dokumentet gir rammebetingelser for styrets og daglig leders drift av selskapet. Det er for tiden stort fokus både internasjonalt og nasjonalt hva som bør være gode prinsipper for eierstyring. For statens forvaltning av sitt eierskap har regjeringen lagt til grunn følgende 10 punkter for utøvelse av dette: 7 1. Aksjonærer skal likebehandles. Prinsipper for godt eierskap 2. Det skal være åpenhet knyttet til statens eierskap i selskapene. 3. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå på generalforsamlingen. 4. Staten vil, eventuelt sammen med andre eiere, sette resultatmål for selskapene, styret er ansvarlig for realiseringen av målene. 5. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 6. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskapets egenart. 7. Lønns- og insentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapingen i selskapene og fremstår som rimelige. 8. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. 9. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. Styrets virksomhet skal evalueres. 10. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Som tidligere nevnt skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med heleide kommunale foretak. Med bakgrunn i at det ikke er nedfelt retningslinjer for utøvelse av eierskap i kommunen og heller ikke er formalisert i noen form hva eier ønsker kontrollert i denne type kontroller, har det for kontrollutvalg som bestiller av denne kontrollen og revisjonen som utfører, vært vanskelig å definere hva det er som skal og bør vektlegges i et slikt arbeid. Behovet for eierstyring og utvikling av politisk vedtatt(e) eierstrategi(er), er for Vefsn kommune ytterligere aktualisert gjennom opprettelsen av to nye kommunale foretak fra Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 12

17 5.1.2 Drives selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? Etter de opplysninger vi har mottatt fra rådmann er følgende vedtak fattet i Vefsn kommune vedrørende SHMIL: I kommunestyrets møte ble sak 0093/02 behandlet. Denne gjaldt ordning med frivillig hytterenovasjon. Bakgrunn for denne saken var at det var ulike ordninger/praksis på dette området i eierkommunene. På bakgrunn av dette tok representantskapet initiativ til å nedsette en arbeidsgruppe for å evaluere ordningen med hytterenovasjon. Arbeidsgruppens konklusjon ble en frivillig renovasjonsordning for hytter i SHMIL området. Vefsn kommunestyre vedtok å ikke innføre tvungen renovasjon for hytter høsten 2001, slik at endringen til en frivillig ordning ikke var i strid med kommunestyrets tidligere vedtak. Kommunestyret stilte seg bak arbeidsgruppens konklusjoner. Kommunestyrets møte sak 0104/03 omhandler valg av eiers representant og personlig vara til SHMILs representantskap. Kommunestyrets møte sak 0023/03 omhandler organisasjonsendring av SHMIL. Selskapet ble etablert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Som følge av ny lov om interkommunale selskaper måtte selskapsform og selskapsavtale endres slik at dette var i overensstemmelse med ny lov. Kommunestyret vedtar i denne saken disse endringer. Kommunestyrets møte sak 0060/03 vedtas det endring av SHMILs renovasjonsforskrift slik den foreligger fra SHMILs representantskap i sak 011/03. Etter det vi kan se drives selskapet i tråd med de vedtak som er fattet og intensjon lagt til grunn for etablering, og har derved ingen merknader til dette punkt Vedtas beslutninger i rett organ? Selskapets styrende organer: Representantskapets myndighet fremgår av 7 i lov om interkommunale selskaper. Denne bestemmelsen setter krav til at representantskapet skal behandle selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan samt andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet. Paragrafens siste ledd Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 13

18 åpner for at det i selskapsavtalen kan fastsettes at visse arter saker som ellers ville høre inn under styret, jfr. 13, må godkjennes av representantskapet. I selskapsavtalens for SHMIL IKS fremgår det av 7.2 hvilke saker representantskapet skal behandle: a) Selskapets reviderte årsregnskap med årsberetning b) Fastsetting av godtgjørelse til representantskapet, styret, valgkomité samt revisor. c) Valg: - leder og nestleder i representantskapet for to år ad gangen. - styremedlemmer med varamedlemmer. - styrets leder og nestleder for to år ad gangen. - leder, nestleder og medlem av valgkomiteen. - revisor ved skifte av revisor. d) Forslag fra styret til budsjett og økonomiplan. e) Forslag fra styret til prisregulativ. f) Forslag fra styret til låneopptak og når lånesum er over g) Forslag fra styret om avhendelse eller pantsettelse av fast eiendom eller andre større kapitalgjenstander eller investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne. h) Endring av selskapsavtalen eller forslag til eierkommunene om slik endring, j fr. selskapsavtalens 13. i) Forslag om utelukkelse av deltakere i henhold til 15. j) Forslag fra styret til langtidsplaner og vesentlige endringer i metoder/systemer. k) Andre saker som kreves behandlet av styret, revisor eller minst 1/3 av representantskapets medlemmer. Det skal avholdes minst to representantskapsmøteri året. Det første møtet skal avholdes innen utgangen av april måned, og representantskapet skal da behandle sakene nevnt i punktene a-c. Innen utgangen av november mnd skal det avholdes møte til behandling av sakene d-e. Øvrige saker behandles ved behov og representantskapet kan innkalles i samsvar med IKS lovens 8. Styrets myndighet er fastsatt i IKS lovens 13. Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets myndighet i SHMIL IKS er utdypet i selskapsavtalens 8.2 som sier at: Styret har ansvar for selskapets forvaltning og ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet, j fr. IKS loven 13 Styret har myndighet til å ansette, si opp/avskjedige daglig leder samt fastsette dennes ansettelsesvilkår. Styret kan vedta låneopptak innenfor en lånesum på Styret kan vedta deltakelse med eierinteresser i andre selskap innenfor selskapets formålsområde. Dette innebærer at alle større saker skal behandles i selskapets styre. Kommunens organer: Det er i henhold til IKS-loven 4 kommunestyret i den enkelte deltakerkommune som skal vedta selskapsavtalen og endringer i denne. Vefsn kommunestyre vedtok Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 14

19 den i sak nr. 0023/03 endring av selskapets organisasjonsform til IKS samt nødvendige endringer i selskapsavtalen. Frivillig hytterenovasjon er innført i SHMIL området. Dette var fremmet i sak nr 0093/02 i kommunestyrets møte den Kommunestyret i den enkelte kommune skal ifølge selskapsavtalen 7.1 velge kommunens representanter og personlige vararepresentanter til SHMILs representantskap. I kommunestyresak 0104/03 den foretok kommunestyret valg av tre representanter med personlig varamedlem til selskapets representantskap. Av selskapsavtalens 12 fremgår det at eierkommunene skal vedta en felles renovasjonsforskrift. Gjeldende forskrift ble vedtatt av kommunestyret i sak nr 0060/03. Forurensningsloven 34 og selskapsavtalens 4 sier at det er kommunestyret som skal vedta renovasjonsavgiftene. Vefsn kommunestyre vedtar disse årlig. Renovasjonsavgiften for 2007 ble vedtatt i kommunestyrets møte den i sak 0183/06. Med bakgrunn i det gjennomgåtte materialet har vi ingen merknader til beslutninger tatt i selskapets og kommunens organer Utøver representantskapet sin myndighet i tråd med lover og forskrifter? Det fremgår av 7 i lov om interkommunale selskaper at representantskapet er selskapets øverste myndighet og eierne/deltakerne utøver sin myndighet gjennom dette. Alle de 11 eierkommunene er representert med deltakere i representantskapet. Noe som også er et krav etter 6 i lov om interkommunale selskaper. Antallet representanter skal beregnes i forhold til folketallet, slik at hver eierkommune får en representant for hver påbegynt 5000 innbygger. Dette forholdet er ivaretatt. Det skal, jfr. 7.2 i selskapsavtalen, avholdes minst to representantskapsmøter per år. Ett innen utgangen av april og ett innen utgangen av november. Ellers kan det ved behov innkalles til møte etter nærmere bestemte Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 15

20 regler. Ifølge kommunelovens 80 tredje ledd skal eierkommunenes kontrollutvalg samt kommunens revisor varsles og har, jfr. denne bestemmelsen, rett til å være til stede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Dette er en forholdsvis ny bestemmelse som selskapet ikke var kjent med, og som derved ikke er ivaretatt. Det er i det undersøkte materiale intet å bemerke i forhold til representantskapets sammensetning, frister for innkalling til representantskapets møter, sakene som er behandlet, ei heller i forhold til saksbehandlingsreglene jfr. lovens Hvordan fungerer rapportering fra valgt(e) representant(er) i selskapet til kommunens egne politiske organer? Det er ikke laget retningslinjer for rapportering fra eiers representant i representantskapet til kommunens politiske organer. Det er to møter per år i representantskapet og etter disse møtene blir sakene referert for formannskap og eventuelt kommunestyre. Informasjon vedrørende SHMIL oppbevares ikke i eget system, men er tilgjengelig via kommunens arkivsystem Har selskapets styre sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene, i tråd med aktuelle lover og regler? Styrets myndighet fremgår av 13 i lov om interkommunale selskaper: Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Denne myndigheten er noe utdypet i selskapsavtalens 8.2 og omfatter blant annet fullmakt til å ansette/si opp/avskjedige daglig leder samt fastsette dennes ansettelsesvilkår. Styret er videre gitt fullmakt til å vedta deltakelse med eierinteresser i andre selskaper innenfor SHMILs formålsområde. Styret kan også vedta låneopptak innenfor en lånesum på kr Krav til styrets sammensetning er nærmere definert i selskapsavtalens 8 og IKS lovens 10. I selskapsavtalen er det bestemt at styret skal ha 8 medlemmer med Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 16

21 personlige varamenn. 7 av disse velges av eierkommunene og skal ha en tjenestetid på fire år ad gangen. Daglig leder eller medlem av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Det siste styremedlemmet velges blant selskapets ansatte. Ansattes representant skal ikke delta i behandlingen av saker der det skal fattes forvaltningsvedtak som enkeltvedtak eller fastsettelse av forskrifter. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. For at et forslag skal bli vedtatt er det tilstrekkelig at flertallet stemmer for forslaget, men de som stemmer for forslaget må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at forslaget skal ansees vedtatt. Det er i SHMIL utarbeidet retningslinjer for styrets arbeid og oppgaver gjennom året. Denne instruksen var sist revidert 15/ og er inndelt i følgende kapitler: Styrets oppgaver Årsplan for styrearbeidet Styremøtenes organisering Dagsorden for styremøter Informasjon Det er i det undersøkte materiale intet å bemerke i forhold til styrets sammensetning, frister for innkalling til styrets møter, sakene som er behandlet, ei heller i forhold til saksbehandlingsreglene j fr. lovens Er selvkostkalkyle basert på retningslinjene i H-2140 og TA- 2001/2003 utarbeidet og implementert? Det er satt lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlag for innbyggernes brukerbetaling når det gjelder renovasjon. Av forurensningslovens 34 fremgår følgende: Kommunen skal fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. Kostnadene skal fullt ut dekkes inn gjennom gebyrene. Med kostnader menes både kapitalkostnader og driftskostnader. For avfall som kommunen har plikt til å samle inn, motta og/eller behandle etter 29, 30 eller 31 må gebyret ikke overstige kommunens kostnader. 29, 30 og 31 omhandler de krav som er stilt til anlegg som mottar avfall, kommunal innsamling av dette, samt håndtering av spesialavfall. KRD har i veileder H-2140 (januar 2003) angitt de prinsipper som skal legges til grunn ved beregning av selvkost i forbindelse med kommunale betalingstjenester. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 17

22 Selvkostbegrepet er i denne veilederen nærmere definert som den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. SFT har med bakgrunn i disse retningslinjene utarbeidet en veileder 8 som omhandler denne beregningen når det gjelder avfall. Denne kalkulasjonen må utføres to ganger per år, først i forbindelse med budsjettarbeid, dernest må det i forbindelse med regnskapsavslutning foretas en etterkalkyle av de reelle kostnadene for å sikre at de pålagte gebyrer tilsvarer selvkost. Et eventuelt overskudd av inntekter i forhold til kostnadene påløpt i perioden for behandling av husholdningsavfall skal avsettes til et selvkostfond. Dette over-/underskuddet kan fremføres innenfor et tidsperspektiv på tre til fem år for å unngå for store svingninger i gebyrene som følge av endringer i selskapets inntekter og kostnader. SHMIL er mottaker av både husholdnings og næringsavfall. Dette medfører at det må være særskilte økonomiske oppsett over kostnadene som både kan og skal henføres på de to avfallstypene. Videre må gebyrinntekter og andre inntekter holdes atskilt for de to avfallstypene. Selskapets praksis for beregning av selvkost for husholdningsavfall er at denne beregnes i forbindelse med utarbeidelse av selskapets budsjett. Kostnader forbundet med behandling av næringsavfall beregnes med bakgrunn i erfaringstall og anslag for kommende år. De beregnede kostnader forbundet med næringsdelen trekkes fra, og det resterende som da fremkommer danner selvkost for lovpålagt renovasjon. Det er per i dag ingen etterkontroll av selvkostgrunnlaget i forbindelse med regnskapsavslutning, og det eventuelle overskuddet som fremkommer ved årsslutt, defineres som næringsdelens resultat og disponeres til annen egenkapital. Inntektene fra gebyrer for husholdningsavfall og næringsavfall har ulik inntektsføring og er således atskilt. Når det gjelder fordeling av selskapets kostnader mellom husholdning/næring så fremgår ikke disse av regnskapets hovedoversikter da selskapets totale kostnader føres fortløpende. Det er bekreftet fra selskapets eksterne revisor at selvkostberegningen vedrørende husholdningsavfall ikke har vært gjenstand for kontroll fra deres side. Ifølge Økonomi/IKT-sjef er det satt i gang en prosess med utarbeidelse og implementering av en fast kalkylemodell som er ventet å være klar i løpet av første halvår Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 18

23 Som tidligere nevnt skal kommunen, jfr. forurensningsloven 30, sørge for innsamling m.v. av husholdningsavfall. Hvordan denne oppgaven løses rent praktisk er opp til kommunen selv. Det formelle ansvaret for at de ordninger som iverksettes er i henhold til de regler/retningslinjer som er gitt for dette, er fremdeles kommunens. Noe som i praksis betyr at kommunen formelt sett er ansvarlig for at renovasjonsgebyret som årlig vedtas er i henhold de retningslinjer som skal ligge til grunn. KRD legger til grunn følgende forståelse av forurensningslovens 34: Forurensningsloven 34 angir at det er kommunen som skal fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren. Det er et grunnleggende prinsipp i loven, at den som forurenser skal dekke kostnadene dette medfører. Kommunen bør følgelig fastsette en gebyrstruktur som bidrar til avfallsreduksjon og gjenvinning. Kommunal- og regionaldepartementet legger derfor til grunn at forurensningsloven er å forstå slik at innbyggere i én kommune ikke skal kunne subsidieres av innbyggere i andre kommuner. Gebyrgrunnlaget for den enkelte kommune, som skal fordeles på denne kommunes innbyggere, må således baseres på den enkelte kommunes faktiske kostnader på selvkostområdet. 9 I selskapsavtalen for SHMIL er det i 4 siste ledd nedfelt at selskapet skal ha ens gebyrer og priser for tjenester overfor eierkommunene. Noe som sannsynligvis vil være feil i forhold til departementets uttalelse 10, da det ikke uten videre kan antas at kostnadene forbundet med innsamling, transport og behandling av husholdningsavfall er lik eierkommunene imellom. Innbyggerne i den enkelte kommune skal gebyrbelegges for de kostnader som reelt sett påløper i den enkelte kommune for behandling av husholdningsavfall. For å sikre korrekt grunnlag må disse beregningene brytes ned på kommunenivå. Kommunen er som tidligere nevnt formelt ansvarlig for at gebyret kommunens innbyggere belastes med er priset til selvkost. For å ivareta dette, kan for eksempel selskapets årlige vurdering av selvkostkalkylen for den enkelte kommune, fordelingsnøkler, grunnlag for disse, etterkalkylens resultat, samt selvkostfondets status, være en fast sak for styre/representantskap, og følge som vedlegg til kommunestyrets årlige sak vedrørende fastsettelse av renovasjonsgebyr. Uten tilstrekkelig informasjon vedrørende gebyrets bakgrunn 10 Se vedlegg 2 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 19

24 og oppbygging vil det være vanskelig for beslutningstaker å vurdere vedtakets grunnlag og riktighet. Fra Statistisk sentralbyrå er følgende oversikt over årsgebyrer vedrørende avfallstjenesten hentet ut 11. Gebyret er oppgitt for år n+1, dvs. at for år 2005 oppgis satsen per 1. januar De oppgitte tall er med utgangspunkt i den hyppigst forekommende sats for en standardbolig på 120 m2 bruksareal Gebyret er oppgitt uten merverdiavgift. Vefsn 2005 Gjennomsnitt kommunegruppe Gjennomsnitt Nordland 2005 Gjennomsnitt landet utenom Oslo Gjennomsnitt alle kommuner 2005 Årsgebyr for avfallstjenesten Tabell 2: Årsgebyr for avfallstjenesten Diagrammet nedenfor gir en oversikt over årsgebyrene i perioden Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+ 1) kr 2 500,00 kr 2 000,00 kr 1 500,00 kr 1 000,00 kr 500,00 Vefsn kommune Gj.sn. Alle komm. Gj.sn. Landet Gj.sn. Nordland Gj.sn. Komm.grp. 11 kr 0, Søylediagram 1: Årsgebyr perioden Vi har ingen formening om gebyrets størrelse 13, og riktigheten av dette, men med bakgrunn i at dagens praksis for selvkostvurdering ikke bygger på retningslinjene angitt fra KRD, må dette etter vårt skjønn vurderes som et risikoområde for feil mmer=0&element= &regioner=182400@2005%2ckg11@2005%2cka18@20 05%2CAKUO@2005%2CAK@2005&rappaar=2006 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 20

25 5.1.8 Hvordan anvendes regelverk for offentlige anskaffelser? Ved søk på SHMIL i databasene er det funnet totalt fire anbudskonkurranser fra SHMIL. To av disse er utlyst i EØS området 14, og gjelder transport. Anbudsutlysningene er datert og Det er videre utlyst to konkurranser på Doffin 15. Dette gjelder Deponigassanlegg Åremma, publisert samt levering av elektrisk kraft, publisert Utlysningen omfatter også levering av kraft til ca 20 ansatte. Selskapet er som tidligere nevnt sertifisert etter ISO standardene og 9001 og det er etablert egne prosedyrer for anskaffelser i bedriftens ISO system. Noe som medfører at også innkjøp er underlagt kontroll ved revisjon av kvalitetssystemet. Fra er det trådt i kraft en ny forskrift vedrørende offentlige anskaffelser. 16 Denne setter blant annet krav til at det skal føres protokoll ved anskaffelser i intervallet kr eks. mva. SHMIL har fra høsten 2006 ført protokoll som ivaretar dette kravet. Selskapet har til nå ikke vært innklaget for KOFA. 17 SHMIL hadde pr følgende driftsmidler: Varige Driftsmidler Balanseført verdi Deponier Bygg og fast eiendom Gjenbruksstasjoner Avfallsanlegg Alstahaug og Brønnøy Maskiner, transportmidler og containere Driftsløsøre, inventar Sum varige driftsmidler Tabell 3: Oversikt selskapets driftsmidler Det er i denne rapporten ikke foretatt nærmere undersøkelser vedrørende bedriftens anskaffelser. Rutiner for anskaffelser er som nevnt implementert i bedriftens kvalitetssikringssystem og dette har ifølge Økonomi/IKT-sjef vært 13 Viser forøvrig til egen forvaltningsrevisjonsrapport der Indre Helgeland Kommunerevisjon etter bestilling fra kontrollutvalget har utført forvaltningsrevisjon av SHMIL med hovedfokus på selvkostberegninger og eventuell kryssubsidiering sult_list.htm&page=1&toconf=yes 15 (Database for offentlige innkjøp) (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 21

26 revidert uten noen form for avvik. Når vi allikevel velger å definere dette som et risikoområde for feil, så er det med bakgrunn i en sammenlikning av bedriftens tidligere anskaffede og balanseførte eiendeler, årlige vare/tjenestekjøp og de anbudskonkurranser som til nå er offentliggjort fra SHMIL. Når det gjelder levering av kraft til ansatte blir dette et mer prinsipielt spørsmål om selskapet skal fremforhandle avtaler ansatte kan være en del av eller ikke. Dette er et spørsmål selskapets ledelse og eventuelt eiere må ta stilling til. I forhold til utlysning av denne konkurransen kan det bemerkes at for ytterligere å klargjøre skillet mellom ansattes og selskapets kraftbehov kunne konkurransen vært todelt. Å medta ansattes private konsum, her elektrisk kraft, i konkurransegrunnlaget for en offentlig anskaffelse er ikke etter det vi kan se i strid med lov eller forskrift. Etter det vi kjenner til er det p.t. ikke fattet eiervedtak mot en slik ordning. Viktigheten av et klart skille mellom selskapets eget, og ansattes private, behov understrekes imidlertid fra vår side, ut fra et ryddighetsprinsipp. Til sammenligning har Vefsn kommune sluttet seg til avtalen med Fylkeskommunene Nord. Dette er en formalisert innkjøpsordning mellom 6 fylkeskommuner og en rekke enkeltkommuner på den ene side, og mange leverandører av ulike varer og tjenester, derunder kraftleveranse, på den annen. På vår forespørsel har Innkjøpsavdelingen i Nordland fylkeskommune, som forvalter Fylkesavtalen for kjøpersiden, svart at ingen av de ansatte i fylkeskommuner og kommuner som er med i innkjøpssamarbeidet kan påberope seg avtalens priser og betingelser for sitt private konsum Er selskapets rapportering i henhold til lover og regler? Selskapet er registrert i enhetsregisteret under organisasjonsformen, interkommunalt selskap, med næringskode innsamling og håndtering av annet avfall. Det er videre registrert følgende obligatoriske oppgaveplikter: Kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp. Lønns og trekkoppgave Selvangivelse for aksjeselskaper, verdipapirfond, banker mv Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk Årsoppgave for arbeidsgiveravgift og følgeskriv til lønns og trekkoppgave. For utarbeidelse av offentlig statistikk er følgende oppgaveplikter registrert: Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 22

27 RA-0459 Husholdningsavfall RA-0600 Strukturundersøkelse KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Informasjonen om kommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder blir registrert og sammenstilt for å gi relevant informasjon til beslutningstakere både nasjonalt og lokalt. Informasjonen skal gi bedre grunnlag for analyse, planlegging og styring, og herunder gi grunnlag for å vurdere om nasjonale mål oppnås. 18 IKS skal rapportere regnskapsdata, men også tjenestedata dersom dette er relevant for den virksomheten som drives. SHMIL avlegger regnskap etter regnskapslovens bestemmelser og må derved konvertere denne informasjonen til KOSTRA-arter. Selskapet selv har ansvar for at rapportering av ressursbruk og tjenestedata blir foretatt i henhold til gjeldende regler. Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet en veileder (H-30/03) med generell informasjon om innholdet i rapporteringen og krav til standardisering av regnskapsrapporten, og med særlig informasjon om konvertering av regnskapsinformasjon fra Norsk Standard kontoplan 4102 til KOSTRA-arter. Når det gjelder konverteringen til KOSTRA-arter, så fremgår det av forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet at metoden for konvertering av selskapets intern eller eksternregnskap til regnskapsrapport til statlige myndigheter skal være attestert av revisor. Denne attestasjonen skal være i henhold til god kommunal regnskapsskikk, jfr. rapporteringsforskriftens 8. 7 ledd. Det er bekreftet fra ekstern revisor at det fra SHMIL ikke er bedt om slik bekreftelse. SHMIL avlegger regnskap i henhold til regnskapsloven. Selskapet sorterer inn under reglene for små foretak, jfr. regnskapsloven 1-6 og har unntak for utarbeidelse av konsernregnskap, jfr. rskl ledd. Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er, jfr. rskl 8-1, offentlig informasjon og enhver har rett til å gjøre seg kjent med innholdet i dette. De nevnte dokumenter skal i henhold til rskl 8-2 sendes inn til regnskapsregisteret senest en måned etter at regnskapet er fastsatt. Siste regnskap innsendt fra SHMIL er for regnskapsåret SHMIL er 18 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 23

28 regnskapspliktig og har derved innsendingsplikt. Regnskapsregisteret har pt. Ikke hjemmel for å iverksette tiltak når innsendingsplikt ikke overholdes for denne selskapsformen. Det er imidlertid for årene 2003, 2004 og 2005 informert fra regnskapsregisteret vedrørende innsending. Det påpekes at selskapets styre, jfr. rskl 8-3, har et særskilt ansvar for at innsendingsplikten til regnskapsregisteret overholdes. Manglende innsending er tatt opp med selskapet og det ventes at det blir satt i verk tiltak slik at innsendingsplikten overholdes. Det er bekreftet fra ekstern revisor at det er avlagt ren revisjonsberetning de siste tre år. Det har heller ikke i denne perioden vært ting revisor har følt behov for å ta opp med selskapets ledelse i form av nummererte brev. Med dette som bakgrunn må en gå ut fra at selskapets utarbeidelse av økonomiske rapporter er i henhold til regnskapslovens bestemmelser. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 24

29 6 Konklusjoner og anbefalinger til selskap og eier 6.1 Konklusjoner 1. Frister for innkalling, saksbehandlingsregler, sammensetning av styre og representantskap er etter vår kunnskap i orden. 2. Selskapet drives i tråd med kommunestyrets vedtak og intensjoner. 3. Bokføring, jfr. regnskapsloven, ansees å være i orden. Ren revisjonsberetning er ifølge ekstern revisor avgitt de siste tre år. Det har heller ikke vært forhold revisor har ønsket å ta opp med selskapet i form av nummererte brev. 6.2 Anbefalinger til selskapet 1. Selskapet må etter endringene i kommuneloven av varsle eierkommunenes kontrollutvalg og revisor om møter i representantskapet. Disse har også møterett etter kommunelovens 80.3 ledd. 2. Metode for konvertering av regnskapsinformasjon til Statistisk sentralbyrå må attesteres av revisor. 3. Behandling av husholdningsavfall skal ifølge forurensningslovens 34 være prissatt til selvkost. Med dette som bakgrunn må det utarbeides og implementeres en kalkylemodell basert på retningslinjene gitt i veileder H fra KRD og TA-2001/2003 fra SFT. 4. Beregning av selvkost skal ifølge gjeldende lovverk være brutt ned på kommunenivå. 5. Siste godkjente årsregnskap for SHMIL, registrert i Brønnøysund registrene er for regnskapsåret SHMIL er regnskapspliktig og skal etter regnskapslovens 8-2 sende ett eksemplar av årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen til regnskapsregisteret. Dette skal gjøres senest en måned etter at regnskapet er fastsatt. 6. Kobling mellom selskapets og dets ansattes kraftleveranse ved offentlig kunngjøring av anbudskonkurranse for kraft, bes selskapets organer revurdere i lys av det rapporten problematiserer. 7. Selskapets ledelse må sikre at selskapets rutiner vedrørende anskaffelser er i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 25

30 6.3 Anbefalinger til eier 1. Det bør utvikles retningslinjer for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap. Dette må konkretiseres i faste rutiner og system for oppfølging av kommunens selskap(er). 2. Det bør fra kommunens side utarbeides rutiner for rapportering mellom valgt representant i selskapets generalforsamling og kommunens politiske og eventuelt administrative ledelse. 3. Behandling av husholdningsavfall skal, jfr. forurensningslovens 34, skje til selvkost. Det må følges opp av eier/e at retningslinjene i H-2140 (fra KRD) og veileder TA-2001/2003 (fra SFT) for beregning av slike gebyrer legges til grunn ved gebyrfastsettelsen. Denne beregningen skal gjelde den enkelte kommune i samarbeidet. 4. Det bør vurderes om en årlig gjennomgang av selvkostkalkylen skal være et vedlegg i sak om fastsettelse av renovasjonsgebyr. 5. Det bør vurderes fra eier(es) side å iverksette etterregning av tidligere års gebyrberegning vedrørende behandling av husholdningsavfall. 6. Det må fra eiers side gis retningslinjer til SHMIL for type og omfang av løpende dokumentasjon til kommunens kontrollutvalg og revisor. Aktuelle dokumenter kan for eksempel være møteprotokoller fra styre/representantskap, årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning eventuelle nummererte brev etc Etter koml 80 første ledd har kontroll-utvalget og kommunens revisor rett til kreve alle nødvendige opplysninger og dokumenter fra daglig leder, styret og selskapets valgte revisor. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 26

31 7 Rapportens saksgang Revisjonen rapporterer til KU. KU rapporterer til kommunestyret. Rapporteringsmåten er lovregulert. Den foreløpige rapporten sendes på høring med rimelig frist til SHMIL v/styret og den respektive eierkommune ved rådmann. Uttalelsene derfra bearbeides, og eventuelle endringer/justeringer foretas av revisjonen. Foreløpig rapport kan forelegges kommunalt utvalg og /eller formannskap, eller uttalelsen avgis rent administrativt. Revisjonen avgir den endelige rapporten til KU. Etter KU- behandlingen går den endelige rapporten direkte til kommunestyret, jfr. koml 77 nr. 6. Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 27

32 8 Selskapets, eierkommunens og revisors kommentarer 8.1 Selskapets kommentarer Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 28

33 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 29

34 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 30

35 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 31

36 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 32

37 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 33

38 8.2 Eierkommunens kommentarer Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 34

39 Indre Helgeland Kommunerevisjon Side 35