Informasjon og status VM Orientering World Cup 2018 VM Pr 18. oktober 2017

Transkript

1 Informasjon og status VM Orientering 2019 Pr 18. oktober 2017 Først vil jeg gi honnør til Moss og Varteig for god gjennomføring av Euromeeting helgen september, samt Halden for en strålende gjennomføring av NM september. Jeg vil også ønske Fredrikstad lykke til med Blodslitet 21. oktober. World Cup 2018 Som VM arrangør skal vi arrangere Pre WOC 2019, som har WC status. Dette vil foregå i henholdsvis Våler og Aremark. I Våler vil konkurransen gå i tilstøtende terreng til Lørdagskjappen 7. april I Aremark vil konkurransene gå i tilstøtende terreng til der NM 2017 gikk. Konkurranseprogrammet er bestemt og programmet blir som følger: Dag, Dato Event/Konkurranse Arena /Sted Torsdag, Event senter åpner Quality Hotel Sarpsborg Torsdag, Lagledermøte Quality Hotel Sarpsborg Fredag, Langdistanse Aremark Lørdag, Prolog Våler Lørdag, Jaktstart Aremark Søndag, Stafett - 3 etapper/klasse Aremark Det er besluttet at vi skal TV produsere WC På denne måten blir dette en viktig og bra treningsarena for VM organisasjonen for Dog må henholdsvis Moss og Halden regne med å ta et ekstra ansvar for WC 2018 når det gjelder funksjonærsiden. For de som er ekstra interessert, vil dere finne Bulletin 1-2 WC 2018 på vår hjemmeside eller på IOF Eventor. VM 2019 Konkurranseprogrammet er klart og programmet er planlagt som følger: Dag, Dato Event/Konkurranse Arena /Sted Søndag, Event senter åpner Quality Hotel Sarpsborg Mandag, Åpningsseremoni Sarpsborg sentrum Tirsdag, Kvalifisering Mellomdistanse Knatterudfjellet - Varteig Onsdag, Finale Langdistanse Mørk - Spydeberg Torsdag, Hviledag Fredag, Finale Mellomdistanse Mørk - Spydeberg

2 Dag, Dato Event/Konkurranse Arena /Sted Fredag, Medaljeseremoni Lang- og mellomdistanse Sarpsborg sentrum Lørdag, Finale - Stafett Mørk - Spydeberg Lørdag, Medaljeseremoni Stafett Mørk - Spydeberg Lørdag, Avslutningsseremoni Mørk - Spydeberg Lørdag, Bankett Quality Hotel Sarpsborg Vi tar selvfølgelig forbehold om justeringer i programmet. For de som er ekstra interessert, vil dere finne Bulletin 1 WOC 2019 på vår hjemmeside eller på IOF Eventor. Publikumsløp Vi planlegger 5-6 publikumsløp under VM-uka. Foreløpig plan er: Dag, Dato Event/Konkurranse Arena /Sted Mandag, Publikumsløp - sprint Kulåsparken Sarpsborg Tirsdag, Publikumsløp Knatterudfjellet - Varteig Onsdag, ?? Torsdag, Publikumsløp - sprint Gamlebyen / Merrapanna Fredrikstad Fredag, Publikumsløp Mørk - Spydeberg Lørdag, Publikumsløp Mørk - Spydeberg Vi er veldig opptatt av å lage gode og spennende publikumsløp, slik at vi får mange deltagere. Derfor må vi arbeide videre med utvikling av planen og innholdet i det enkelte publikumsløpet. Like viktig er det at vi koordinerer planen for publikumsløpene i forhold til VM-løpene, slik at alle publikumsløpere blir tilskuere på VM-løpene. Her er vi veldig åpne for gode ideer og innspill fra klubbene/kretsen. Vi må også vurdere om vi skal ha et publikumsløp onsdag , derfor står dette åpent.

3 Organisasjon Vi etablerer 6 seksjoner som skal planlegge og gjennomføre WC 2018 og VM Hver seksjon vil ha en leder og en NK som hovedansvarlige for seksjonen. Her følger en oversikt over hovedfunksjonene i den enkelte seksjon, samt status bemanning. Seksjon Publikumsløp Seksjonen har ansvaret for å utvikle, planlegge og gjennomføre 5-6 publikumsløp. Seksjonen vil ledes av en leder og en NK. Seksjonen må samarbeide med Sport i forhold til starttider og legging av løyper. Seksjonen vil også kunne støtte seg noe på Arena/Arrangement når arenaene skal planlegges, samt koordinering av innkjøp. Hvert publikumsløp vil ha en arenaansvarlig. Leder for seksjonen står fortsatt åpen. Undertegnede mottar gjerne innspill på mulige kandidater. NK for seksjonen blir Anne E Ramtvedt fra SOL. Seksjon Sport Seksjonen har ansvar for å utvikle, planlegge og gjennomføre WC 2018 og VM konkurransene i Hovedfunksjonene er kartutvikling, løypelegging, start, mål, tidtaking, GPS tracking, antidoping, resultatservice, treningssamlinger frem til VM og kontakt med IOFs Event Advisors og nasjonale kontrollører. Bjørn Axel Gran fra Halden er leder av seksjonen. Teknisk ansvarlig er Hallvard Koren fra Moss og ansvarlig for kartutvikling og løypeleggere er Bernt O Myrvold fra SOL. Løypeleggerteamet består av Bernt O Myrvold, Erik Sandbæk, Kjell Lunde, Bjørn Glomsrud, Morten Johansen, Tibor Vari, Arild Kirkerød, Tormod Jensen, Bjørn Paulsen, Unni Strand Karlsen, Tom A Karlsen og Svein Melby. Seksjon arena / arrangement Seksjonen har ansvaret for å utvikle, planlegge og gjennomføre bygging av VM-arenaen, samt bistå i arbeidet med å planlegge øvrige arenaer. Hovedfunksjonene er tilrettelegging og bygging av VMarena, arenaproduksjon inkl storskjerm og speakertjeneste, sanitet, dusj, toalett, logistikk og matservering. Asle Gudim fra Indre Østfold er leder av seksjonen og han har med seg Jørn Haugerud som NK. Begge er fra Indre Østfold. De har med seg Rune Nygård fra Indre Østfold som anleggsleder for VM-arenaen i Mørk området, samt Øyvind Løken fra Moss som koordinator overfor øvrige arenaer. Øyvind er

4 arkitekt og vil ha en viktig rolle vedrørende tegning og planlegging av arenaene. Hele teamet over vil være sterkt involvert i WC 2018 for å skaffe seg erfaring og læring. Seksjon Kultur Seksjonen har vertskapsansvaret sammen Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune. Dette innebærer at seksjonen har ansvaret for seremonier, kulturtilbud, gjester og ulike overnattingstilbud. Marit Bjørnland, daglig leder i Isarpsborg, er seksjonssjef. Hun vil samarbeide tett med kommune, fylke, øvrige destinasjonsselskaper og Visit Østfold. Seksjon Marked og kommunikasjon Seksjonen har ansvaret for PR/kommunikasjon, TV og media, markedsføring og sponsorer. Her fungerer undertegnede som seksjonsleder inntil videre, med Claes-Tommy Herland fra Indre Østfold som NK og operativ ansvarlig for PR/kommunikasjon, TV/media og markedsføring. Undertegnede leder sponsorarbeidet. Pressegruppa: Torgeir Snilsberg: Torgeir.Snilsberg@moss-avis.no, Tom-Vegar Feltstykket: tom-vegard.feltstykket@dfs.no, Erik Langsæter: erik.langsaeter@sa.no, Terje Antonsen: teranton@online.no, Øvrige medlemmer: Jens Erik Mjølnerød, presseansvarlig: jenserik@mjolnerod.no, Sindre Valsgård, oversetter: sindre.valsgard@gmail.com, Fredrik Larsen (fra vår-sommer 2018), sjef_fredrik@hotmail.com, Markedsføring Hilde Poppe: hilde.poppe@plantasjen.no, Kristin Hermansen Josefsen krijosef@gmail.com, Publisher/redaktør: Martin Nielsen: siewartznielsen@gmail.com, Sosiale medier: Henrik Ottesen: henrik.ottesen@gmail.com, Lizzie Ingham: lizzie.ingham@gmail.com, Teknisk ansvarlig web: Marius Bjugan: marius@bjugan.no,

5 Seksjon Økonomi Seksjonen har ansvaret for budsjett, økonomistyring og regnskapsføring. Her fungerer undertegnede som seksjonsleder inntil videre. Regnskapsfører er Tor Ragnar Andersen i Halden. Finansiering Våre potensielle hovedinntektskilder er: Sponsorer og samarbeidspartnere privat næringsliv Støtte fra Staten Støtte fra Østfold fylkeskommune Støtte fra 18 kommuner i Østfold Startavgifter Publikumsløp TV-rettigheter (i begrenset grad) Salg på arenaene og salg av profilartikler Vi fikk maksimal tippemiddeltildeling til kartutviklingen, 50 % av beregnet totalkostnad. Tildelingen er på NOK, hvor 85 % av beløpet allerede er utbetalt til oss. Resterende 15 % utbetales etter VM ved regnskapsfremleggelse og dokumentasjon av utgiftene. Vi har søkt Staten, Østfold fylkeskommune og de største kommunene om støtte allerede. Nå jobber vi med søknader til mellomstore og mindre kommunene i Østfold. TV Vi har i tett dialog med NOF og i samarbeid med IOF besluttet å TV-produsere både WC 2018 og VM Vi jobber parallelt med å få NRK til å sende begge år. De har sagt at de vil sende VM 2019, samt lage profilinnslag av utøvere i forkant av VM. Nytt møte med NRK er avtalt i slutten av november, hvor vi blant annet skal diskutere rettigheter og plan for videre samarbeide. Her vil både IOF og TVprodusenten delta. TV-produsent blir med stor sannsynlighet Gearbox production fra Tsjekkia. De har lang erfaring i produksjon av orienteringsløp og har blant annet produsert de siste to VM. For å tilrettelegge for TV, timing og media kreves gode løsninger med fiber, WiFi, mobildekning og tilstrekkelig med strøm. Dette arbeidet er igangsatt. Både Spydeberg og Skiptvet kommune ønsker å bidra til å etablere fiber til Mørk området. Dette løser både WiFi og muligens også mobildekning i området. Hva gjelder tilstrekkelig med strøm, har vi dialog med Spydeberg kommune om dette. VM-logo Nokian Tyres har forlenget avtalen med IOF som TITLE SPONSOR og må innarbeides i vår logo. Arbeidet er i gang gjennom Lars Ole Klavestad, som har designet vår logo.

6 Frivillige / funksjonærer Basert på kunnskap fra de to siste VM, henholdsvis i Strømstad 2016 og Tartu 2017, er det behov for 500 frivillige daglig under VM Behovet under WC 2018 vil være lavere. Eierklubbene vil bli den viktigste rekrutteringskilden. Behovet ut over dette vil vi rekruttere hovedsakelig fra videregående og høyskoler. Økt andel unge frivillige med spesielt fokus på kvinner blir viktig for fremtidige arrangement. Vi vil etablere en frivilligportal for å håndtere alle frivillige, samt kunne kommunisere med dem på en effektiv måte. Vi tar mål av oss at alle frivillige skal ha et felles arrangørantrekk. Videre vil vi jobbe med nødvendige kompetansetiltak. Prosjekter / aktiviteter Vi jobber med et barne- og ungdomsprosjekt som ledes av Elsie Brenne fra Varteig. Målet med prosjektet er å etablere skolekart på alle barne- og ungdomsskoler i Østfold, samt få skolene opp på et høyere teknisk nivå. Prosjektet har søkt Sparebankstiftelsen om prosjektmidler. Greier vi å realisere dette, vil dette bli en unik rekrutteringsmulighet for klubbene. Vi jobber med å ferdigstille sponsorkonseptene våre. I prosjektgruppen deltar nestleder i styret Solveig Sikkeland, opprinnelig fra Varteig, Rune Melleby fra Indre Østfold, Salgssjef Quality Sarpsborg Nils-Jørgen Olsen og undertegnede. I tillegg til de normale sponsorkonseptene vil vi utarbeide et aktivitetsopplegg for bedriftene i Østfold under overskriften «folkehelse». I dag har bedriftene større fokus på aktivitetsopplegg enn å kjøpe bare reklameplaketer. Målet må være at så mange bedrifter som mulig både deltar i aktiviteter og blir samarbeidspartnere for WC/VM. Dette vil vi komme tilbake til, da vi helt sikkert trenger hjelp fra klubbene i både salgsarbeidet og i gjennomføring av aktiviteter. Aktiviteter kan være stolpeløp, tur-orientering og deltagelse i publikumsløp under VM. PR-gruppen, med Claes-Tommy Herland i spissen, har vært i arbeide siden i sommer og har allerede etablert stor aktivitet blant annet på vår Facebook side. Følg oss på Facebook (@woc2019) og på web ( og del gjerne med venner og kjente. De har også laget en test-teaser og en første promo for å skape interesse for VM. Disse ligger allerede på YouTube. Linkene er: Test-teaser - Merrapanna kystorientering, Første PR-video, Sarpsborg, Med vennlig hilsen Per Bergerud Daglig leder VM Orientering 2019