Møteinnkalling for Formannskap

Transkript

1 Vågsøy kommune Møteinnkalling for Formannskap Møtedato: Møtested: Møtetid: Formannskapssalen, 3. etg. Rådhus Kl. 15: - 17: Innkallingen sendes medlemmene og de første varamedlemmer i hver gruppe. Varamedlemmer skal ikke møte uten nærmere varsel. Forfall må meldes til tlf eller e-post til post@vagsoy.kommune.no snarest. Forfallsgrunn må oppgis. Saksliste Sak nr. Sakstittel 11/13 Godkjenning av møteprotokoll 12/13 Referatsaker 13/13 Investeringsprosjekt 322: Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja 14/13 Drøftingssak Måløy 2. februar 213 Linda A. Myhre Larsen tjenesteleder Service

2 Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Formannskap Endelig vedtak i: Formannskap Møtedato Arkivsaknr.: 13/352 Saksnummer 11/13 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Godkjenning av møteprotokoll Rådmannens innstilling Møteboken godkjennes som den foreligger. Møteprotokoll fra møte er tidligere utsendt på mail i tillegg til at den ligger i «Mine referater» i Politikerportalen.

3 Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Formannskap Endelig vedtak i: Formannskap Møtedato Arkivsaknr.: 13/351 Saksnummer 12/13 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Referatsaker / Orienteringssaker Rådmannens innstilling Meldingene tas til etterretning som de foreligger. Liste over dokumenter til orientering: Nr Dok.ID Dok.dato 1 13/194 I /1343 I /174 I Avsender/Mottaker Tittel Nasjonale mål, hovedprioriteringer og NAV Arbeids- og tilskudd innenfor de sosiale velferdsdirektoratet tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 213 Det kongelige justis- Høring - rapport om (Avhør og av særlig sårbare personer i beredskapsdepartem straffesaker) - Frist ent Høring av planprogram vedr. Sogn og Fjordane Regional plan for fylkeskommune verdiskaping - Høringsfrist Fylkesrådmannen

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Formannskap Kommunestyre Endelig vedtak i: Kommunestyre Møtedato Arkivsaknr.: 12/1835 Saksnummer 13/13 Saksansvarlig: Frode Weltzien Investeringsprosjekt 322: Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja Rådmannens innstilling Kommunestyret tar fremlagt prosjektrapport for investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja til etterretning. Aktuelle lover, forskrifter og plandokument LOV Kommuneloven koml. Lov om kommuner og fylkeskommuner nr 1423: (KRD) Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) nr 1424: (KRD) Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) nr 1425: (KRD) Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner : Økonomireglement for Vågsøy kommune : Finansreglement for Vågsøy kommune Bakgrunn for saken I henhold til bestemmelser i punkt i Økonomi- og finansreglement for Vågsøy kommune av og bestemmelser i punkt i Økonomireglement for Vågsøy kommune av om sluttregnskap for investeringsprosjekt med ramme på over 2, mnok skal det utarbeides prosjektregnskap for prosjektet. Dette skal gjennomgås av revisor og godkjennes av Kommunestyret. Prosjektregnskapet skulle vært lagt frem innen utgangen av 211. Prosjektansvarlig beklager at prosjektregnskap ikke er fremlagt innenfor frist.

24 Saksopplysninger / fakta En ønsker å legge til rette for rullestolbrukere i leilighetene, samtidig som en utfører innvendig og utvendig vedlikehold. Byggene er oppført på 197 tallet og tilkomsten til leilighetene er ikke enkel for en som sitter i rullestol. En god del dører må utvides og særlig badene må tilpasses de som sitter i rullestol. Rehabilitering av leilighetene vil medføre at de ikke kan beboes i deler av perioden det blir utført arbeider. Det må da finnes andre boforhold for de personene som bor i leilighetene Målsetning: Leilighetene må oppfylle kravene til universell utforming. Mandat: 1. Alle bad må gjøres slik at de kan brukes av rullestolbrukere 2. Gulv/påstøp må tas bort 3. Ny innredning og røropplegg 4. Nye vegger 5. Alle innerdører må utvides 6. Oppussing innvendig i leilighetene 7. Skifte altandører/vindu 8. Utvendig vedlikehold Prosjektet lyktes i å rehabilitere 6 stk. eldreboliger oppført på 197 tallet på Bryggja til omsorgsboliger som er bedre tilpasset rullestolbrukere, i henhold til oppgitt målsetting og mandat og innenfor total budsjettramme. Mesteparten av oppussing og vedlikehold, både innvendig og utvendig, ble utført av private aktører fra mai 27 til april 211, men Vågsøy kommunes ansatte også hjalp til med en del vedlikeholdsarbeid fra Utvendig rehabilitering av leilighetene omfatter: Bygget har fått nye vinduer og altandører. All utvendig bordkledning er skiftet, shingeltaket er renset for mose og under altaner er det montert tak, da leilighetene i underetasjen har inngang rett under altanene til hovedetasjene. Innvendig rehabilitering omfatter: Alle bad er rehabilitert med nytt utstyr. Ved vindfang og inngang til badene er det skiftet ut til bredere innerdører, slik at de som bruker rullator/rullestol kommer lettere til. Deler av noen kjøkkeninnredninger er skiftet ut på grunn av alder og slitasje. Regnskapsoppstilling relatert til detaljbudsjett i prosjektplan: Regnskap Budsjett % av budsjett Utvendig oppussing og vedlikehold , 1 7, 84 % Innvendig oppussing og vedlikehold ,42 7, 12 % Sum ,42 2 4, 94 % * *Innvendig arbeid omfatter rehabilitering av bad, nye dører med mer, maler, elektrisk arbeid, og diverse poster; utvendig arbeid omfatter nye dører og vindu og ny bordkledning, tilleggsisolering med mer, jf. ØKMII 28 Justert kostnadsoverslag: Bryggja rekkehus med 6 stk. leiligheter. Kommunerevisjonen i Nordfjord har attestert fremlagt regnskap for investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja uten merknader.

25 Vurdering / konsekvenser Målet med utbedringen er oppnådd, men på litt lenger sikt, er det behov for mer utskifting av innredninger på alle kjøkken. Bygget vil også ha behov for beis/maling etter en stund. Prosjekt 322 er utført litt under budsjett på grunn av egenarbeid av kommunen sine ansatte. Det bør også bemerkes at prosjektet hadde fått ekstra statslige tilskudd da kommunen fikk investeringstilskuddet for dette prosjektet i juni 211. På denne tida, ble det klart at Stortinget har vedtatt forhøyede satser med tilbakevirkende kraft. På bakgrunn av dette, var det mulig å endre budsjettets finansieringsdel. Statlige tilskudd ble økt med,24 mnok til,72 mnok og tilsvarende bruk av lån var redusert fra 1,22 mnok til,98 mnok. Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Attestert regnskap investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja Sluttrapport Investeringsprosjekt 322: Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja- til revidering Sluttrapport investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja (212113v1).docx Investeringsprosjekt nr 322 bilagsrapport v3.xlsx Journalposter i arkivsaken uprenta vedlegg Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker 3 U Kommunerevisjonen i Nordfjord 4 I Frode Weltzien Tittel Sluttrapport Investeringsprosjekt 322: Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja- til revidering Attestert regnskap investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja

26

27 1/1 Vågsøy kommune Eiendomsavdelingen Vår saksbehandler: Deres ref.: Frode Weltzien Tlf: Deres dato: Vår ref.: Vår dato: 12/ Kommunerevisjonen i Nordfjord Postboks STRYN Sluttrapport Investeringsprosjekt 322: Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja- til revidering Vedlagt følger sluttrapport for investeringsprosjekt <<322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja>> til revidering, i henhold til pkt i kommunens økonomireglement. I tilegg sender vi også en perm som inneholder regnskapssammendraget av prosjekt 322 og kopi av relevante bilagne. Som nevnt i sluttrapporten, skulle prosjektregnskapet vært lagt frem innen utgangen av 211, i henhold til økonomireglement. Som prosjektansvarlig, beklager jeg at dette var ikke gjort innenfor fristen. Med hilsen Frode Weltzien leder eiendomsavdelingen Vedlegg: Sluttrapport investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja (212113v1).docx Investeringsprosjekt nr 322 bilagsrapport v3.xlsx Postadresse Vågsøy kommune Postboks MÅLØY Fakturaadresse Vågsøy kommune Postboks MÅLØY Besøksadresse Eiendomsavdelingen E-postadresse post@vagsoy.kommune.no Internettadresse Telefon: Telefaks: Bankkonto Org.nr

28 Vågsøy kommune Sluttrapport investeringsprosjekt 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja Vågsøy kommune 29. november 212

29 VÅGSØY KOMMUNE 322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja Styringsgruppe: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Prosjektgruppe: Referansegruppe: Rådmannsteamet Frode Weltzien Frode Weltzien Ørjan Raknes Forthun, Ragnhild Holm Bakgrunn: En ønsker å legge til rette for rullestolbrukere i leilighetene, samtidig som en utfører innvendig og utvendig vedlikehold. Byggene er oppført på 197 tallet og tilkomsten til leilighetene er ikke enkel for en som sitter i rullestol. En god del dører må utvides og særlig badene må tilpasses de som sitter i rullestol. Rehabilitering av leilighetene vil medføre at de ikke kan beboes i deler av perioden det blir utført arbeider. Det må da finnes andre boforhold for de personene som bor i leilighetene Målsetning: Leilighetene må oppfylle kravene til universell utforming. Mandat: Alle bad må gjøres slik at de kan brukes av rullestolbrukere Gulv/påstøp må tas bort Ny innredning og røropplegg Nye vegger Alle innerdører må utvides Oppussing innvendig i leilighetene Skifte altandører/vindu Utvendig vedlikehold KOSTNADSOVERSLAG: BRYGGJA REKKEHUS MED 6 STK. LEILIGHETER 1. Rehab. Bad 2. Nye dører med mer, innvendig 3. Nye dører, vindu 4. Ny bordkledning, tilleggsisolering med mer 5. Maler 6. El. arbeid 7. Diverse 8. Totalt Tidsplan: Oppstart: mai november 212 Kr 6.,Kr 1.,Kr 24.,Kr 16.,Kr 2.,Kr 1., Kr 1.,Kr 1.4.,- Sluttrapport: des. 28 Side 2

30 VÅGSØY KOMMUNE Budsjett/regnskap: Tall i 1 kroner Brutto driftskostnad 26 R 26 B herav lønn " andre dr.kost. Inntekter Netto driftskostnad Finansiering herav kraftfond " andre fond " komm. lån " statl. lån " tilskudd " VAR " drift " Regnskapsmessig merforbruk Ikke finans./overfin. 27 R 27 B 28 R 28 B 29 B 21 B 211 B Sum rek Sum bud Status per mai 28: Arbeidet på utvendig fasader/vindu er ferdig, med et overforbruk på kr 19.,-. Arbeidet innvendig er ikke startet opp på grunn av manglende kapasitet. En vil prøve å få tilbud fra private til å utføre dette på høsten 28. Justert budsjett ØKM I 28: Finansiering av prosjektet i 28 ble i ØKM I 28 endret fra bruk av lån til bruk av eiendomsfondet. Tall i 1 kroner Brutto driftskostnad 26 R herav lønn " andre dr.kost. Inntekter Netto driftskostnad Finansiering herav kraftfond " andre fond " komm. lån " statl. lån " tilskudd " VAR " drift " Regnskapsmessig merforbruk Ikke finans./overfin. 26 B 27 R 27 B 28 R 28 B 29 B 21 B 211 B Sum rek Sum bud Forslag til justering av budsjettramme ØKM II 28: Arbeidet på utvendig fasader/vindu er ferdig, med et overforbruk på kr 19.,-. Arbeidet innvendig er ikke startet opp på grunn av manglende kapasitet. En vil prøve å få tilbud fra private til å utføre dette på høsten 28. Måløy Byggservice AS kan utføre arbeidet innvendig. Kostnadsrammen på prosjektet må da utvides med kr 1..,Det er søkt om tilskudd fra Husbanken på 2%, dvs. kr 48.,Justert kostnadsoverslag: BRYGGJA REKKEHUS MED 6 STK. LEILIGHETER 1. Rehab. bad 2. Nye dører med mer, innvendig 3. Nye dører, vindu 4. Ny bordkledning, tilleggsisolering med mer 5. Maler 6. El. arbeid 7. Diverse 8. Totalt 29. november 212 Kr 8.,Kr 4.,Kr 34.,Kr 36.,Kr 26.,Kr 14., Kr 1.,Kr 2.4.,- Side 3

31 VÅGSØY KOMMUNE Justert budsjett ØKM II 28: Tall i 1 kroner Brutto driftskostnad herav lønn " andre dr.kost. 26 R Inntekter Netto driftskostnad Finansiering herav kraftfond " andre fond " komm. lån " statl. lån " tilskudd " VAR " drift " Regnskapsmessig merforbruk Ikke finans./overfin. 26 B 27 R 27 B 28 R 28 B 29 R 29 B 21 R Sum rek Sum bud Status per september 29: Arbeidet er ferdig og 3 leiligheter er tatt i bruk. Leilighetene i underetasjen blir tildelt med det første. Det mangler noen fakturaer før en kan søke om tilskudd fra Husbanken. Fremdrift/status april 21 Prosjektet oppfyller ikke kravet til Husbanken om universellutforming. Alle dører på bredde 8 cm er ikke skiftet ut. Det er ikke fullt ut mulig å snu for rullestolbruker på badene. Dette skyldes at avtalene/arbeidet om ombygging var inngått/oppstartet før en søkte Husbanken om tilskudd. Dersom en skulle oppfylle Husbanken sine krav, kunne en ikke ha folk boende i naboleilighetene, mens en utførte rehabilitering. Kostnadsrammen vil også ha blitt langt høyere, fordi en måtte ta igjen ledningen som ligger i grunnen. Boligene kan i dag brukes av folk som bruker rullator/mindre rullestol, men ikke av el. rullestol som krever mer plass. Arbeidet med sluttarbeidet i underetasjen har stoppet opp, fordi utenlandske ansatte hadde behov for boliger, da de jobbet på Bryggja omsorgssenter. Arbeidet med å senke 6 stk. innerdører vil bli utført i sommer 21. Ca. kr 13.,- av midlene er ikke disponert. Prosjektet forventes ferdigstilt i september 21. Fremdrift/status august 21 Det står igjen å senke dørene fra kjøkken til vaskerom og bod, totalt 6 stk. dører. Dette er ikke utført fordi leilighetene har vært brukt, og behovet for trinnfri adkomst til disse rommene ikke har vært noe problem. 29. november 212 Side 4

32 VÅGSØY KOMMUNE Fremdrift/status april 211 Prosjektet er nå avsluttet. Kort oppsummert er følgende gjort: Utvendig er det skiftet kledning, nye vinduer og nye altandører. Innvendig er det laget til nye bad, større dører til bad og soverom. Fremdrift/status august 211 Gjeldende budsjett: Tall i 1 kroner 27 R 27 B 28 R 28 B 29 R 29 B 21 R 21 B 211 R 211 B 212 B 213 B Sum rek Sum bud Brutto driftskostnad herav lønn " andre dr.kost Inntekter Netto driftskostnad Finansiering herav kraftfond " andre fond " komm. lån " statl. lån " tilskudd " VAR " drift regnskaps.merforbruk Ikke finans./overfin. Endring i finansiering (pga.mer tilskudd) I forbindelse med utbetaling av investeringstilskudd til dette prosjektet i juni 211, ble det klart at Stortinget har vedtatt forhøyede satser med tilbakevirkende kraft. For dette prosjektet betyr det et ekstra tilskudd på,24 mnok. På bakgrunn av dette, ble det foreslått å endre budsjettets finansieringsdel. Statlige tilskudd økes med,24 mnok til,72 mnok, tilsvarende reduseres bruk av lån fra 1,22 mnok til,98 mnok. Forslag til justert budsjett ØKM II 211: Tall i 1 kroner 27 R 27 B 28 R 28 B 29 R 29 B 21 R 21 B 211 R 211 B 212 B Brutto driftskostnad herav lønn " andre dr.kost Inntekter Netto driftskostnad Finansiering herav kraftfond " andre fond -7-7 " komm. lån " statl. lån " tilskudd " VAR " drift regnskaps.merforbruk Ikke finans./overfin. 29. november B Sum rek Sum bud Side 5

33 VÅGSØY KOMMUNE Sluttregnskap investeringsprosjekt «322 Rehabilitering eldreboliger til omsorgsboliger Bryggja»: I henhold til bestemmelser i punkt i Økonomireglement for Vågsøy kommune av om sluttregnskap for investeringsprosjekt med ramme på over 2, mnok skal det utarbeides prosjektregnskap for prosjektet. Dette skal gjennomgås av revisor og godkjennes av Kommunestyret. Prosjektregnskapet skulle vært lagt frem innen utgangen av 211. Prosjektansvarlig beklager at prosjektregnskapet ikke er lagt frem innenfor fristen. Regnskapsoppstilling relatert til detaljbudsjett i prosjektplan: Utvendig oppussing og vedlikehold Innvendig oppussing og vedlikehold Sum Regnskap , , ,42 Budsjett % av budsjett 1 7, 84 % 7, 12 % 2 4, 94 % * Innvendig arbeid omfatter rehabilitering av bad, nye dører med mer, maler, elektrisk arbeid, og diverse poster; utvendig arbeid omfatter nye dører og vindu og ny bordkledning, tilleggsisolering med mer, jf. ØKMII 28 Justert kostnadsoverslag: Bryggja rekkehus med 6 stk. leiligheter. Prosjektet lyktes i å rehabilitere 6 stk. eldreboliger oppført på 197 tallet på Bryggja til omsorgsboliger som er bedre tilpasset rullestolbrukere, i henhold til oppgitt målsetting og mandat og innenfor total budsjettramme. Mesteparten av oppussing og vedlikehold, både innvendig og utvendig, ble utført av private aktører fra mai 27 til april 211, men Vågsøy kommunes ansatte også hjalp til med en del vedlikeholdsarbeid fra Utvendig rehabilitering av leilighetene omfatter: Bygget har fått nye vinduer og altandører. All utvendig bordkledning er skiftet, shingeltaket er renset for mose og under altaner er det montert tak, da leilighetene i underetasjen har inngang rett under altanene til hovedetasjene. Innvendig rehabilitering omfatter: Alle bad er rehabilitert med nytt utstyr. Ved vindfang og inngang til badene er det skiftet ut til bredere innerdører, slik at de som bruker rullator/rullestol kommer lettere til. Deler av noen kjøkkeninnredninger er skiftet ut på grunn av alder og slitasje. Målet med utbedringen er oppnådd, men på litt lenger sikt, er det behov for mer utskifting av innredninger på alle kjøkken. Bygget vil også ha behov for beis/maling etter en stund. Prosjekt 322 er utført litt under budsjett på grunn av egenarbeid av kommunen sine ansatte. Det bør også bemerkes at prosjektet hadde fått ekstra statslige tilskudd da kommunen fikk investeringstilskuddet for dette prosjektet i juni 211. På denne tida, ble det klart at Stortinget har vedtatt forhøyede satser med tilbakevirkende kraft. På bakgrunn av dette, var det mulig å endre budsjettets finansieringsdel. Statlige tilskudd ble økt med,24 mnok til,72 mnok og tilsvarende bruk av lån var redusert fra 1,22 mnok til,98 mnok. 29. november 212 Side 6

34 Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Formannskap Endelig vedtak i: Formannskap Møtedato Arkivsaknr.: 13/357 Saksnummer 14/13 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Drøftingssak Skriv inn drøftinger her 1. Vannverk Leasing bil 2 2. Høyring Ny kraftleidning 132 kv ytre ring Nordfjord i Vågsøy kommune

35 Vågsøy kommune Drift og anleggsavdelingen 1/2 Notat Utarbeidet av: Vår ref.: Vår dato: Ingvald Tennebø Tlf: / Vannverk - leasing bil 2 I godkjent hovedplan for vann er det bestemt at en person skal være ansvarlig for oppdatering av Gemini basen. Denne personen skal være fleksibel slik at han i tillegg til dette skal være med i daglig drift av vannverkene. Oppdatering og vedlikehold av Gemini basen krever mye oppmåling med GPS samt loggføring av data. Gemini er en oversikt over kommunens ledningskartverk. I Gemini basen har vi lagt inn det meste av kommunale vann, spillvanns- og overvannsledninger. Det mangler imidlertid en del registreringer som vi nå vil jobbe videre med for å kunne komplettere kartverket vårt. Det er også en matrikkel i Gemini som viser hvem som eier de enkelte Gbnr. Vi bruker Gemini til å finne dimensjoner og materialtype på ledninger, samt plassering av ledninger i terrenget. Gemini er også uunnværlig når en skal hjelpe innbyggerne med gravemeldinger etc. De to driftsoperatørene vi har på vannverk har til nå delt bil. De fleste driftsoppgavene kan utføres av en person, og da har vi muligheten til å kunne drifte Gemini samtidig. Vi har også muligheten til å drifte flere anlegg samtidig. For at vi skal få til dette er vi avhengig av en ekstra bil slik at dette skal bli så effektivt som mulig. Vi har vurdert bruk av annen bil innenfor vår avdeling, men det er veldig vanskelig å kombinere med annen drift i tillegg til at en trenger en del materiell og verktøy til innmålingsoppdragene. Et riktig og oppdatert kartverk er et godt hjelpemiddel i driften av kommunens VA-anlegg. Vi har et stort etterslep på oppdatering av ledningskartverk, og mener dette er et område det må satses på i tiden fremover. En ekstra bil innenfor vannverk vil effektivisere driften innenfor dette området Ingvald Tennebø Tjenesteleder Drift og anleggsavdelingen

36 2/2