Oslo kommune Byrådslederens avdeling Informasjonsseksjonen. Håndbok i informasjonshåndtering

Transkript

1 Oslo kommune Byrådslederens avdeling Informasjonsseksjonen Håndbok i informasjonshåndtering Januar 2008

2 Innhold I Dårlig tid er aldri en unnskyldning for dårlig informasjonshåndtering... 6 II Kommunens viktigste informasjonskanal...7 III Journalistenes pressede hverdag...9 IV Huskeliste for samarbeid med journalister...11 V Vær varsom-plakaten...12 VI Kommunens eget støttenettverk for kriseinformasjon...15 VII Hvem eier retten til ansiktet ditt? Kan hvem som helst ta bilde av deg og offentliggjøre det? Redaksjon: Byrådslederens avdeling, informasjonsseksjonen Redaktør: informasjonsrådgiver Per Erik Borge / pererik.borge@radhuset.oslo.kommune.no Utgitt dato: Opplag: 2000 Papir: Silk 170 g Font: Times New Roman PS og Helvetica

3 Informasjonshåndtering i en travel hverdag Mediene har en sentral rolle i et demokrati, og journalistene utfører en nødvendig og viktig jobb. Økt kommersialisering, mer personfokus og sensasjons- og underholdningsdreining på sakene forandrer ikke på dette. Ny teknologi og flytting av mange saker fra papiraviser til nettaviser, og parallellpublisering i flere medier samtidig stiller nye forventninger også til offentlig informasjon. Alle disse faktorene øker kravet til rask og korrekt informasjon fra kommunens ledere og ansatte til publikum. Som saks- og informasjonseier er det kommunens plikt å være først og best på eget saksfelt. Derfor blir gode rutiner og en innarbeidet informasjonskultur i egen virksomhet en nøkkel til å gjøre en skikkelig jobb også på dette området. Kunnskap om medienes spilleregler, profesjonalitet som intervjuobjekt og jevnlig trening i takling av vanskelig intervjusituasjoner er helt nødvendig. Hver gang en kommunal leder uttaler seg til mediene er det en anledning til å profilere kommunen, bygge omdømme og gi et bilde av en organisasjon som opptrer i samsvar med kommunens verdigrunnlag. Brukerorientering, redelighet, engasjement og respekt må derfor også være rettesnor for informasjons- og mediehåndteringen. Kommunale virksomheters Internett-sider er en meget sterk informasjonskanal som må brukes mye, systematisk og offensivt. En effektiv informasjonshåndtering via Internett er arbeids- og kostnadsbesparende. Websidene må derfor prioriteres i overensstemmelse med dette. Denne håndboken er en systematisert kortversjon av de lederkursene Informasjonsseksjonen i BLA har hatt de siste årene. Den gir kunnskap, tips og gode råd. Vi håper håndboken kan være til nytte og glede for ledere og saksbehandlere. Rådhuset, 25. november 2007 Per Erik Borge informasjonsrådgiver 4 5

4 I Dårlig tid er aldri en unnskyldning for dårlig informasjonshåndtering Interninformasjon en forutsetning for god eksterninformasjon Der den interne kommunikasjonen fungerer godt, fungerer ofte den eksterne informasjonen best. Der mange tar ansvar både for eget fagområde og virksomhetens helhetlige informasjonshåndtering bygges det en informasjonskultur. Tverrfaglig og tverretatlig samarbeid og koordinering av informasjonsoppgaver - og i noen tilfeller krisehåndtering - styrker profesjonaliteten og kvaliteten på arbeidet som utføres. Eksterninformasjon hvem er vi og hva står vi for? Omdømmebygging er først og fremst knyttet til levering av kvalitet på alle tjenestenivåer, men også til hvordan kommunens virksomheter presenterer seg selv og sitt fagansvar på egne websider og i mediene. Publikum og tjenestebrukere ønsker lett forståelig informasjon, og enkle måter å finne nøkkelinformasjon på Internett. Se kritisk på egen informasjon med jevne mellomrom, sett deg i brukerens sted, og vurder om noe kan gjøres bedre eller enklere. Gode kriseplaner, informasjonsstrategier og dagsordenfokus på informasjonsutfordringene er nødvendig. Kurs, trening og kontinuerlig skolering i informasjons- og mediehåndtering er påkrevd for å holde beredskapen på et forsvarlig nivå. Bruk mediene aktivt! Mediene lever av tips og innspill fra publikum og organisasjoner. Bruk derfor mediene bevisst til å presentere egen organisasjon, nye tilbud og tjenester, eller i et offensivt utspill for å forklare hvorfor noe gikk galt. Å ta initiativ selv overfor mediene betyr i mange tilfeller å kunne ta regien. Åpenhet og dialog er veien til et profesjonelt forhold til journalistene, selv i situasjoner der journalister opptrer uprofesjonelt, har valgt side i en konflikt, eller nekter å se andre sider ved en sak enn den de selv og deres kilde har. II Kommunens viktigste informasjonskanal - Internett er Guds gave til kommunene, skrev fagbladet til Norsk kommunikasjonsforening i et oppslag. De bygde konklusjonen på en undersøkelse gjort av firmaet Eniro som eier og driver søketjenesten Kvasir i Norge. En nettbasert undersøkelse med over 2000 respondenter viste at hele 83 prosent av landets befolkning søker bevisst etter informasjon på offentlige nettsider. Hele befolkningen er aktiv, men aldersgruppen år er den ivrigste. Så mange som 78 prosent av dem som søker offentlig informasjon på nettet finner det de er på jakt etter. For Oslo kommunes vedkommende har veksten i besøk på virksomhetenes websider vært formidabel. Hver måned har kommunens Internettsider besøk. Mange enkeltjournalister og redaksjoner abonnerer på nyhetstjenesten til Oslo kommune, og varsles hver gang vi legger ut nyheter på portalen. De mest aktive journalistbrukerne er lokalavisjournalistene som sjekker virksomhetenes websider flere ganger om dagen, og bruker det som legges ut aktivt i egen avis. I kritiske saker og i krisesituasjoner øker journalistenes bruk av kommunens nettsider! Målet for kommunens ledere og ansatte må være at skal være den foretrukne kanal for informasjon om alle kommunens virksomheter. Levende webmiljø I Oslo kommune har vi samlet alle våre nettsteder (70 nettsteder som drives lokalt, med lik design og struktur) - under portalen Byrådslederens avdeling, ved redaktør for nettstedet, overvåker og koordinerer innsatsen til våre 70 underredaktører, samt tilrettelegger for navigasjon, søk og brukergrensesnitt. Ved aktiv rådgivning og veiledning bygger vi opp et levende webmiljø der vi trekker på hverandres erfaringer og kunnskaper. Elektroniske tjenester Selv om vi er en stor og mangslungen organisasjon, skal det være lett å finne informasjon fra Oslo kommune på nettet. I tillegg skal det være lett å kunne betjene seg selv med elektroniske tjenester. Vi satser derfor betydelig på nettportalen, både i form av timeverk og rent økonomisk. Nettet skal i korte trekk være vårt ansikt utad og vi ønsker å få flere av byens innbyggere og tjenestebrukere til å benytte nettet. 6 7

5 Besøkstall Oslo kommune har omlag besøk på Internettsidene hver måned. En tredjedel av innbyggerne oppgir (fra brukerundersøkelsen: «Undersøkelse av befolkningens bruk og holdning til kommunal informasjon») å ha brukt internettsidene til kommunen de siste 12 månedene. Sidene brukes først og fremst til å få informasjon om bestemte tjenester. 23 prosent av befolkningen har vært inne på Internettsidene til kommunen fra en til fem ganger det siste året. 18 prosent har vært inne på sidene seks ganger eller mer. De som besøker Internettsidene oppgir at de først og fremst søker etter informasjon om bestemte tjenester (81 prosent), bruker søkeverktøyet (62 prosent) og søker etter kontaktinformasjon (56 prosent). Informasjonsøkonomi Web kan være verdens mest kosteffektive informasjonskanal. Å betjene henvendelser på web er også vesentlig rimeligere enn å betjene henvendelser pr telefon eller over skranke. En offentlig instans vil i snitt ha utgifter på rundt kr. 50 forbundet med betjening av en enkelt telefonhenvendelse som dreier seg om å få konkret informasjon om et saksfelt (arbeidstid, drift av sentralbord, teknisk utstyr med mer). Skrankebetjening er normalt enda mer kostbart. Dette betyr at dersom brukerhenvendelser skjer via websidene og behovet løses ved hjelp av nettsidene fullt ut - kan man spare utgifter ved manuell betjening til en verdi av kroner! (Kilde: Ansvar for informasjon på web Alle i virksomheten må ha et eierskap til nettet som kanal for informasjons- og mediehåndtering. En enkelt webredaktør kan ikke greie å følge med på alt som skjer i virksomheten og holde seg oppdatert på all informasjonsmengden som genereres. Det må være hver enkelt fagsjef/tjenestesjef som bør ha ansvar for at det som ligger på nettet er oppdatert, korrekt og utfyllende slik at publikum og mediene finner fakta. De må også aktivt bidra til å levere informasjon. Informasjonsavdelingen har ansvar for å tilrettelegge stoffet, men kan ikke ha ansvar for å fremskaffe alt innholdet. Det er viktig at kommunens virksomheter tilrettelegger for at brukere kan avslutte «saksbehandlingen» og at mediene kan finne kontaktpersoner. III Journalistenes pressede hverdag «Pressens Faglige Utvalg må innse at journalistikk er ufullstendig hastverksarbeid, der risikoen for feil og feilvurderinger alltid er stor.» Slik formulerte Bergensavisens redaktør Olav Terje Bergo seg i et klagebrev til PFU. Hans avis er blant de medier som felles ofte i PFU. Sjefredaktør Bergo har helt rett. Dette skal vi alltid ha i tankene når vi snakker med journalister. De har ofte dårlig tid. Ikke alle kan lese tunge dokumenter, noen greier ikke å sette seg inn i en komplisert argumentasjon, og de færreste får med seg alle relevante fakta. Dette stiller krav til kommunens ledere og ansatte om å være kortfattede, presise og profesjonelle. En godt formulert uttalelse eller et slående uttrykk kan oppveie for mange detaljer vi gjerne skulle hatt med i oppslaget. Derfor er det viktig å tenke grundig igjennom hvilket inntrykk vi ønsker å etterlate. Ikke misbruk tall, men bruk det ene tallet som forteller mye. Redaksjonsmøtet styrer sakene Journalistenes arbeidsdag starter med morgenmøtet i redaksjonen. Der blir premisser og innfallsvinkler på saker ofte lagt. Dersom vi skjønner de er feil, må vi oppklare for journalisten at saken ikke er korrekt forstått, og fremstille den med virksomhetens faktagrunnlag og innfallsvinkel. Bruk alltid anledningen til å bli bedre kjent med journalisten. Neste gang kan vi ringe inn en sak vi ønsker å få omtalt. Det er alltid lettere å snakke med en journalist vi har vært i kontakt med tidligere. Behovet for å fylle avisens spalter eller radioens nyhetssendinger styrer journalistenes hverdag. Mange ganger kan vi være flinkere til å hjelpe dem med det. Oslo kommune lar seg ikke overkjøre Ikke godta feil, misforståelser eller regelrett kampanjejournalistikk på vegne av enkeltpersoner eller pressgrupper. Korriger alltid feil, først til journalisten som skrev saken. Hjelper ikke det, gå videre til redaksjonssjef eller redaktør dersom saken er betydningsfull nok. Bruk egen webside til å korrigere faktafeil. Polemiser aldri på kommunens nettsider. 8 9

6 «Ord og bilder er mektige våpen» Norsk Presseforbund har utformet et eget etisk regelverk. Til daglig kalles det Vær Varsom-plakaten. På forsiden av heftet står det: «Ord og bilder er mektige våpen. Misbruk dem ikke!» I dette heftet står både retningslinjer for god journalistikk og hvilke rettigheter vi har som intervjuobjekter. Hele Vær Varsom-plakaten er trykt i dette heftet. Bruk det aktivt i samarbeidet med journalister. Du blir ikke dårligere behandlet i neste intervju dersom du insisterer på at retningslinjene for god journalistikk skal følges! IV Huskeliste for samarbeid med journalister (I en fotballkamp må begge lag kjenne spillereglene) Klargjør om henvendelsen gjelder bakgrunnsinformasjon eller om det er et intervju. Still kritiske spørsmål om hva journalisten er ute etter. Få klarhet i journalistens kunnskap om saken. La deg aldri intervjue om vanskelige eller sensitive saker på telefon. Inviter journalisten til kontoret ditt. Still kontrollspørsmål for å sjekke om vedkommende har forstått deg riktig. Vær godt forberedt ta aldri et telefonintervju uten en tenkepause be journalisten ringe tilbake slik at du rekker å forberede deg og sjekke med kolleger og fagansvarlige i din virksomhet. Ha en klar ide om hva du selv ønsker å si, og hvilket inntrykk du ønsker å etterlate. Dersom saken eller situasjonen tilsier det; be om å få spørsmålene på mail og besvar dem på mail. Om nødvendig bruk båndopptaker på bordet under intervjuet med journalisten. Be alltid om å få lese hele saken før den går i trykken, ikke bare det som er direkte sitater fra intervjuet med deg. Bruk punktene 3.7. og 3.8. i Presseforbundets Vær Varsomplakat som argument! Det er ALLTID viktig å sjekke faktaopplysninger og journalistens forståelse/mangel på forståelse av hva som er sagt. Misforståelser oppstår lett! Kommenter aldri påståtte uttalelser journalisten refererer for deg fra kolleger i andre etater eller eventuelt eksterne aktører sjekk alltid kilden først! Vær proaktiv ta initiativ. Bruk mediene til å praktisere offentlighet i forvaltningen. Selg de gode sakene dine, men også de dårlige sakene før journalistene graver dem frem. Ta regigrep. Hvis ikke du selv tar regien i en gitt sak, vil noen ta den for deg. Det kan du angre på. Klag på dårlige/ufullstendige/feilaktige oppslag. Krev om nødvendig en beriktigelse. Klag går først til journalisten. Klag deretter til redaksjonssjef og redaktør dersom du ikke møter gehør hos vedkommende som har laget saken. Du blir IKKE behandlet dårlig neste gang journalisten ringer, tvert i mot får du respekt for å opptre profesjonelt. Kjenn dine rettigheter som intervjuobjekt. Vit hva som står i Presseforbundets Vær-varsom-plakat. Vær et profesjonelt intervjuobjekt! Husk at journalister alltid er på jobb, enten du treffer dem i skiløypa, over en pils på byen eller i et middagsselskap med felles bekjente. Vær ikke løsmunnet! 10 11

7 V Vær varsom-plakaten Etiske normer for pressen (trykt presse, radio, fjernsyn og nettpublikasjoner). Vedtatt av NORSK PRESSEFORBUND. Første gang i 1936, senere revidert i 1956, 1966, 1975, 1987, 1989, 1990, 1994, 2001 og Den enkelte redaktør og medarbeider har ansvar for å kjenne pressens etiske normer og plikter å legge disse til grunn for sin virksomhet. Presseetikken gjelder hele den journalistiske prosessen, fra innsamling til presentasjon av det journalistiske materialet. 1 Pressens samfunnsrolle 1.1 Ytringsfrihet, informasjonsfrihet og trykkefrihet er grunnelementer i et demokrati. En fri, uavhengig presse er blant de viktigste institusjoner i demokratiske samfunn. 1.2 Pressen ivaretar viktige oppgaver som informasjon, debatt og samfunnskritikk. Pressen har et spesielt ansvar for at ulike syn kommer til uttrykk. 1.3 Pressen skal verne om ytringsfriheten, trykkefriheten og offentlighetsprinsippet. Den kan ikke gi etter for press fra noen som vil hindre åpen debatt, fri informasjonsformidling og fri adgang til kildene. 1.4 Det er pressens rett å informere om det som skjer i samfunnet og avdekke kritikkverdige forhold. Det er pressens plikt å sette et kritisk søkelys på hvordan mediene selv fyller sin samfunnsrolle. 1.5 Det er pressens oppgave å beskytte enkeltmennesker og grupper mot overgrep eller forsømmelser fra offentlige myndigheter og institusjoner, private foretak eller andre. 2 Integritet og ansvar 2.1 Den ansvarlige redaktør har det personlige og fulle ansvar for mediets innhold. 2.2 Den enkelte redaksjon og den enkelte medarbeider må verne om sin integritet og troverdighet for å kunne opptre fritt og uavhengig i forhold til personer eller grupper som av ideologiske, økonomiske eller andre grunner vil øve innflytelse på det redaksjonelle innhold. 2.3 Redaksjonelle medarbeidere må ikke ha oppdrag, verv, økonomiske eller andre bindinger som kan skape interessekonflikter i forhold til deres redaksjonelle oppgaver. De må unngå dobbeltroller som kan svekke deres troverdighet. Vis åpenhet om forhold som kan påvirke redaksjonelle medarbeideres habilitet. 2.4 Redaksjonelle medarbeidere må ikke utnytte sin stilling til å oppnå private fordeler. 2.5 En redaksjonell medarbeider kan ikke pålegges å gjøre noe som strider mot egen overbevisning. 2.6 Avvis alle forsøk på å bryte ned det klare skillet mellom reklame og redaksjonelt innhold. Avvis også reklame som tar sikte på å etterligne eller utnytte et redaksjonelt produkt, og som bidrar til å svekke tilliten til den redaksjonelle troverdighet og pressens uavhengighet. 2.7 Gi aldri tilsagn om redaksjonelle motytelser for reklame. Det som offentliggjøres, skal være et resultat av en redaksjonell vurdering. Sørg for å opprettholde det klare skillet mellom journalistikk og kommersiell kommunikasjon også ved bruk av pekere og andre koplinger. 2.8 Det er uforenlig med god presseskikk å la sponsing påvirke redaksjonell virksomhet, innhold og presentasjon. 2.9 Redaksjonelle medarbeidere må ikke motta pålegg om oppdrag fra andre enn den redaksjonelle ledelse. 3 Journalistisk atferd og forholdet til kildene 3.1 Kilden for informasjon skal som hovedregel identifiseres, med mindre det kommer i konflikt med kildevernet eller hensynet til tredjeperson. 3.2 Vær kritisk i valg av kilder, og kontroller at opplysninger som gis er korrekte. Det er god presseskikk å tilstrebe bredde og relevans i valg av kilder. Dersom anonyme kilder tas i bruk, eller redaksjonen tilbys eksklusivitet, må det stilles særlig strenge krav til kildekritikk. 3.3 Det er god presseskikk å gjøre premissene klare i intervjusituasjoner og ellers i forhold til kilder og kontakter. 3.4 Vern om pressens kilder. Kildevernet er et grunnleggende prinsipp i et fritt samfunn og er en forutsetning for at pressen skal kunne fylle sin samfunnsoppgave og sikre tilgangen på vesentlig informasjon. 3.5 Oppgi ikke navn på kilde for opplysninger som er gitt i fortrolighet, hvis dette ikke er uttrykkelig avtalt med vedkommende. 3.6 Av hensyn til kildene og pressens uavhengighet skal upublisert materiale som hovedregel ikke utleveres til utenforstående. 3.7 Pressen har plikt til å gjengi meningsinnholdet i det som brukes av intervjuobjektets uttalelser. Direkte sitater skal gjengis presist. 3.8 Endring av avgitte uttalelser bør begrenses til korrigering av faktiske feil. Ingen uten redaksjonell myndighet kan gripe inn i redigering og presentasjon av redaksjonelt materiale. 3.9 Opptre hensynsfullt i den journalistiske arbeidsprosessen. Vis særlig hensyn overfor personer som ikke kan ventes å være klar over virkningen av sine uttalelser. Misbruk ikke andres følelser, uvitenhet eller sviktende dømmekraft. Husk at mennesker i sjokk eller sorg er mer sårbare enn andre Skjult kamera/mikrofon eller falsk identitet skal bare brukes i unntakstilfeller. Forutsetningen må være at dette er eneste mulighet til å avdekke forhold av vesentlig samfunnsmessig betydning. 4. Publiseringsregler 4.1 Legg vekt på saklighet og omtanke i innhold og presentasjon. 4.2 Gjør klart hva som er faktiske opplysninger og hva som er kommentarer. 4.3 Vis respekt for menneskers egenart og identitet, privatliv, rase, nasjonalitet og livssyn. Fremhev ikke personlige og private forhold når dette er saken uvedkommende. 4.4 Sørg for at overskrifter, henvisninger, ingresser og inn- og utannonseringer ikke går lengre enn det er dekning for i stoffet. Det er god presseskikk å oppgi kilden når opplysninger er hentet fra andre medier. 4.5 Unngå forhåndsdømming i kriminal- og rettsreportasje. Gjør det klart at skyldspørsmålet for en mistenkt, anmeldt, siktet eller tiltalt først er avgjort ved rettskraftig dom. Det er god presseskikk å omtale en rettskraftig avgjørelse i saker som har vært omtalt tidligere. 4.6 Ta hensyn til hvordan omtale av ulykker og kriminalsaker kan virke på ofre og pårørende. Identifiser ikke omkomne eller savnede personer uten at de nærmeste pårørende er underrettet. Vis hensyn overfor mennesker i sorg eller ubalanse. 4.7 Vær varsom med bruk av navn og bilde og andre klare identifikasjonstegn på personer som omtales i forbindelse med klanderverdige eller straffbare forhold. Vis særlig varsomhet ved omtale av saker på tidlig stadium av etterforskning, i saker som gjelder unge lovovertredere, og der identifiserende omtale kan føre til urimelig belastning for tredjeperson. Identifisering må begrunnes i et berettiget informasjonsbehov. Det kan eksempel

8 vis være berettiget å identifisere ved overhengende fare for overgrep mot forsvarsløse personer, ved alvorlige og gjentatte kriminelle handlinger, når omtaltes identitet eller samfunnsrolle har klar relevans til de forhold som omtales, eller der identifisering hindrer at uskyldige blir utsatt for uberettiget mistanke. 4.8 Når barn omtales, er det god presseskikk å ta hensyn til hvilke konsekvenser medieomtalen kan få for barnet. Dette gjelder også når foresatte har gitt sitt samtykke til eksponering. Barns identitet skal som hovedregel ikke røpes i familietvister, barnevernsaker eller rettssaker. 4.9 Vær varsom ved omtale av selvmord og selvmordsforsøk. Unngå omtale som ikke er nødvendig for å oppfylle allmenne informasjonsbehov. Unngå beskrivelse av metode eller andre forhold som kan bidra til å utløse flere selvmordshandlinger Vær varsom med bruk av bilder i annen sammenheng enn den opprinnelige Vern om det journalistiske fotografiets troverdighet. Bilder som brukes som dokumentasjon må ikke endres slik at de skaper et falsk inntrykk. Manipulerte bilder kan bare aksepteres som illustrasjon når det tydelig fremgår at det dreier seg om en montasje For bruk av bilder gjelder de samme aktsomhetskrav som for skriftlig og muntlig fremstilling Feilaktige opplysninger skal rettes og eventuelt beklages snarest mulig De som utsettes for sterke beskyldninger skal såvidt mulig ha adgang til samtidig imøtegåelse av faktiske opplysninger. Debatt, kritikk og nyhetsformidling må ikke hindres ved at parter ikke er villig til å uttale seg eller medvirke til debatt De som er blitt utsatt for angrep skal snarest mulig få adgang til tilsvar, med mindre angrep og kritikk inngår som ledd i en løpende meningsutveksling. Ha som krav at tilsvaret er av rimelig omfang, holder seg til saken og har en anstendig form. Tilsvar kan nektes dersom den berørte part, uten saklig grunn, har avvist tilbud om samtidig imøtegåelse i samme spørsmål. Tilsvar og debattinnlegg skal ikke utstyres med redaksjonell, polemisk replikk Vær varsom med å opprette pekere fra digitale utgaver til innhold som bryter med god presseskikk. Sørg for at pekere til andre medier eller publikasjoner, er tydelig merket. Det er god presseskikk å informere brukere av interaktive tjenester om hvordan publikasjonen registrerer og eventuelt utnytter bruken av tjenestene Dersom redaksjonen velger ikke å forhåndsredigere digitale meningsutvekslinger, må dette bekjentgjøres på en tydelig måte for de som har adgang til disse. Redaksjonen har et selvstendig ansvar for så snart som mulig å fjerne innlegg som bryter med god presseskikk. Ord og bilder er mektige våpen misbruk dem ikke! VI Kommunens eget støttenettverk for kriseinformasjon Oslo kommune har en egen støttegruppe for kriseinformasjon. Støttegruppen består av erfarne informasjonsrådgivere fra byrådsavdelingene, etatene og kommunale foretak. Enkeltrådgivere eller hele støttegruppen kan komme på kort varsel. På nettstedet som er nevnt nederst på denne siden står navn og mobiltelefonnummer til alle medlemmene i støttegruppen. Krisen og medienes omtale av krisen Hvor rask er Oslo kommune til å agere når krisen inntreffer? Hvem tar ansvar for håndteringen av selve krisen, og hvem tar ansvar for å håndtere mediene? Ofte vil de to oppgavene ikke la seg kombinere, og ansvaret må deles. En krise som ikke tas hånd om informasjonsmessig riktig kan raskt utvikle seg til også å bli en informasjonskrise. Mediene, opinionen og de som er berørt av en krise venter ikke på kommunen. Tvert i mot forventer de at kommunen står frem hurtig, profesjonelt og samordnet. Dette er de tre kjernepunktene i kommunens informasjonsprinsipp om kriseinformasjon. Lederens ansvar Å ta ansvar for kriseinformasjon er et lederansvar, men også et ansvar hver enkelt ansatt selv har. Det er med andre ord viktig å vise vilje til informasjonshandling både internt og eksternt, istedenfor å vente med å gjøre noe. Havner kommunen i bakleksa når krisen inntreffer, kan det fort oppstå en informasjonskrise. Dette kan igjen bidra til tillitskrise og svekket omdømme. Det gjelder altså å være tidlig ute med informasjon, i de riktige informasjonskanalene og med oppdatert informasjon til enhver tid. Ledere, informasjonsmedarbeidere eller web-redaktører kan når som helst ta kontakt med kommunens støttegruppe for kriseinformasjon for hjelp. Du bestemmer om du trenger hjelp Husk at det er eieren av krisen (dvs. den enkelte virksomhet) som definerer om det foreligger en krise eller en situasjon der det er behov for bistand. Støttegruppen består av flere informasjonsmedarbeidere fra hele kommunens organisasjon, og vil derfor ha erfaring fra sammenlignbare situasjoner i bydeler, etater og foretak. Les mer om støttegruppen på:

9 VII Hvem eier retten til ansiktet ditt? Kan hvem som helst ta bilde av deg og offentliggjøre det? Ta bilder Det er i utgangspunktet ikke forbud mot å ta bilder. Men på steder som ikke er åpne for alminnelig ferdsel, må fotografen spørre om tillatelse. Eventuelle forbud gjelder offentliggjøring av bildene. Derfor er det viktig å kjenne reglene for slik offentliggjøring. Offentliggjøre bilder Det finnes bestemmelser for i hvilken grad det er lov å offentliggjøre bilder av personer. Men bestemmelsene gir ofte rom for tolking. Dersom du mener at bilder av personer urettmessig er blitt offentliggjort i mediene, kan dette klages inn for Pressens faglige utvalg (PFU). En uttalelse fra PFU vil som regel komme etter at skaden er skjedd. Men PFUs vurderinger vil likevel være med på å skape praksis mht. hvordan bestemmelsene skal tolkes. Uansett om bildene er tatt på offentlig eller privat område, gjelder bestemmelsene som er gjengitt og kommentert nedenfor. 1 Fotografi som avbilder en person, kan ikke gjengis eller vises offentlig uten samtykke av den avbildede. Forbud mot å offentliggjøre bilde av person gjelder i personens levetid og i 15 år etter utløpet av hans/hennes dødsår. (Lov om opphavsrett til åndsverk, 45c) Dette er hovedregelen. Men det ville vært umulig å lage en levende presse dersom dette hadde vært den eneste regelen. 2 Unntak fra bestemmelsene i punktene 1 og 2: - hvis avbildningen har aktuell og allmenn interesse - hvis avbildningen av personen er mindre viktig enn hovedinnholdet i bildet - hvis bildet gjengir forsamlinger, folketog i friluft eller forhold eller hendelser som har allmenn interesse. (Lov om opphavsrett til åndsverk, 45c) Spesielt strekpunkt én gir rom for tolkinger. For hva har allmenn interesse? De øvrige strekpunktene er det lettere å forholde seg til. Tas det bilde av et 17. mai-tog eller en hendelse der det også er med tilskuere, ville det vært urimelig å måtte be hver enkelt som er med på bildet, om tillatelse for å offentliggjøre det. 3 Smugfotografering er lov, men skjult kamera eller falsk identitet skal bare brukes i unntakstilfeller. Forutsetningen må være at dette er eneste mulighet til å avdekke et forhold av samfunnsmessig betydning. (Vær varsom-plakaten, punkt 3.10) 4 Med bøter eller fengsel i inntil tre måneder straffes den som krenker privatlivets fred ved å gi offentlig meddelelse om personlige eller huslige forhold. (Straffelovens 390) I praksis vil dette si at du ikke kan nekte at noen tar bilder av hagefesten din, men du kan nekte fotografen å komme inn i hagen din. Du kan heller ikke nekte fotografen å ta bilder inn gjennom vinduet ditt. Men det er tvilsomt om bildene kan offentliggjøres. 5 Kjendiser og personer med forvaltnings- og myndighetsansvar har svakere vern i loven enn andre. Her er det i hovedsak to forhold som spiller inn: - Disse personene representerer i større grad aktuell og allmenn interesse enn andre, konf. punkt 2, strekpunkt én. - Det er pressens ansvar å informere om det som skjer i samfunnet og å avdekke kritikkverdige forhold (Vær varsom-plakaten, punkt 1.4). Ved å påta deg en viktig samfunnsoppgave, åpner du samtidig for at samfunnet setter søkelyset på deg. 6 Pressen har gjennom Vær varsom-plakaten selv pålagt seg å være varsom med bruk av bilder i annen sammenheng enn den opprinnelige (punkt 4.10). Et arkivbilde av en smilende leder i en positiv sosial situasjon skal derfor ikke brukes som illustrasjon i en tragisk sak. 7 Manipulerte bilder kan bare aksepteres som illustrasjon når det tydelig framgår at det dreier seg om en montasje. (Vær varsom-plakaten, punkt 4.11) Illustrasjonsbilder Av og til ønsker mediene å ta bilder til arkivene sine. I mange av kommunens virksomheter, spesielt innen pleie- og omsorgstjenesten, bør man være spesielt varsom med å slippe til fotografer dersom det skal være personer med på bildene. Når mediene bruker såkalte «illustrasjonsfoto», skal da gjøre oppmerksom på at fotografiet eller personene på fotografiet ikke har noe med den aktuelle saken å gjøre. Men dette står ofte med liten skrift samtidig som leserne/seerne ubevisst knytter illustrasjonen til saken der den er brukt. Personene på bildet kan på denne måten utilsiktet og urettmessig bli knyttet til en negativ sak. Dersom det gis tillatelse til å ta illustrasjonsbilder, bør det gjøres avtale om at bildene slettes fra arkivet etter en viss tid. Dette blant annet for å unngå belastningen for pårørende dersom personer har falt fra etter at bildet ble tatt

10 Barn Vær varsom-plakatens punkt 4.8 slår fast at det er god presseskikk at ta hensyn til hvilke konsekvenser medieomtale kan få for barn. Dette gjelder også bruk av bilder. Ut over dette er det få bestemmelser som gir barn ekstra beskyttelse i mediene. Det er foreldrene som eventuelt gir tillatelse til offentliggjørelse av bilder av barna sine. Hvis journalisten eller fotografen spør en barnehage om tillatelse til å ta og offentliggjøre bilder fra for eksempel en 17. mai-forberedelse, er det unødvendig komplisert å spørre hver forelder om en slik tillatelse. I barnehager etc. kan det derfor være lurt at foreldre, som en del av innmeldingsrutinene for barna sine, gis mulighet for å gi en skriftlig tillatelse til slik offentliggjøring. Og så er det barnehageledelsens ansvar å forvalte denne ordningen på en god måte. Generelt Av plasshensyn er mange av bestemmelsene som er gjengitt her, ikke fullstendige. Spesielt straffeloven og lov om opphavsrett til åndsverk har et omfang eller aktuelle henvisninger som det er for omfattende å ta med. Oversikten gir likevel et godt grunnlag for å forstå egne rettigheter og for å gå inn i lovverket for mer fullstendig informasjon

11 20