Det blir med dette kalla inn til årsmøte i Ålesundregionen Interkommunale Miljøselskap IKS. Tid: Tysdag 25. april kl. 0900

Transkript

1 ÅRIM Langelandsvegen ÅLESUND 17. mars 2017 Til representantskapet i ÅRIM: Olav Sindre Roald Vebjørn Krogsæter Arne Sandnes Oddvar Myklebust Dag Olav Tennfjord Eva Hove Frank Sve Jim Arve Røssevoll Odd Jostein Drotninghaug Geir Inge Lien Knut Helge Harstad Anita Hjelvik Sætremyr Anne Kristin Bryne Børge Wiig Jarle Hauge Steffenssen Tore Johan Øvstebø Giske kommune Haram kommune Norddal kommune Sandøy kommune Skodje kommune Stordal kommune Stranda kommune Sula kommune Sykkylven kommune Vestnes kommune Ørskog kommune Ålesund kommune Ålesund kommune Ålesund kommune Ålesund kommune Ålesund kommune ÅRIM: INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2017 Det blir med dette kalla inn til årsmøte i Ålesundregionen Interkommunale Miljøselskap IKS. Tid: Tysdag 25. april kl Stad: ÅRIM sine lokale, Langelandsvegen 1, 6010 ÅLESUND ÅLESUNDREGIONEN INTERKOMMUNALE MILJØSELSKAP IKS Langelandsvegen ÅLESUND - tlf org nr

2 Sakliste: Sak 1: Godkjenning av innkalling Sak 2: Godkjenning av protokoll frå møte i representantskapet 28. oktober 2016 Sak 3: Årsmelding 2016 Sak 4: Strategi for ÅRIM Sak 5: Revidert budsjett og økonomiplan Sak 6: Val av styremedlemmer og varamedlemmer til styret Sak 7: Val av leiar og nestleiar i styret Sak 8: Val av revisor og fastsetjing av godtgjersle for revisjon Sak 9: Val av valkomité Sak 10: Fastsetjing av godtgjersle til styret, valkomiteen og klageutvalet og forslag til godtgjersle til representantskapet Sak 11: Oppdatert styreinstruks for ÅRIM Sak 12: Orientering om arbeidet i selskapet Sak 13: Eventuelt Møta i representantskapet i ÅRIM er opne for publikum; det er difor høve for observatørar til å møte. Under sak 12 vil Torbjørn Sølsnæs, kommunikasjonssjef i AvfallNorge orientere litt om nasjonalt arbeid innan avfallsfeltet. Eventuelle forfall meldast til post@arim.no eller på telefon Med vennleg helsing Øystein Solevåg Dagleg leiar 2

3 Det er tre separate vedlegg som blir sendt ut saman med innkallinga: Til sak 3: Årsmelding med rekneskap for ÅRIM. Til sak 4: Forslag til strategi for ÅRIM Til sak 5: Forslag til revidert budsjett og økonomiplan for ÅRIM. Kopi: Eigarkommunane til ÅRIM Styret i ÅRIM Møre og Romsdal Revisjon IKS Kommunerevisjonsdistrikt nr. 3 i Møre og Romsdal IKS Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Sunnmøre kontrollutvalssekretariat IKS 3

4 Til sak 1: Konstituering av møtet SELSKAPSAVTALEN, KOMMUNELOVEN OG LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER HAR GENERELLE REGLAR FOR REPRESENTANTSKAPSMØTA: 1) Innkalling til møte skal skje med minst 4 veker varsel. Innkallinga skal innehalda saksliste og eventuelle saksdokument. Kvar medlemskommune skal med same frist varslast om innkallinga og sakslista. Revisor og kontrollutval skal også ha varsel 2) Representantskapet sin leiar er møteleiar. Når denne er fråverande, er nestleiar møteleiar. Dersom ingen av desse er til stades, skal det veljast ein møteleiar. 3) Representantskapet er vedtaksført når meir enn halvparten av medlemene i representantskapet er til stades, og desse representerer minst to tredelar av alle røystene. Kommunal- og regionaldepartementet har avgjort at det er ikkje høve for representantar som ikkje har høve til å møte til å bli representert av ein annan person med fullmakter. Minimum 11 medlemmer må difor møte. 4) Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal av dei gjevne røystene, bortsett frå endring i selskapsavtalen som krev 2/3 fleirtal, og vedtak om gjeremål etter 3.7 i selskapsavtalen som må gjerast samrøystes. Ved likt røystetal har møteleiar dobbelrøyst. 5) Vedtak i representantskapet må godkjennast av kommunane dersom dette er eit krav i kommunelova eller andre lover. Budsjett og rekneskap skal sendast medlemskommunane som melding. 6) Det skal førast protokoll for møta. Denne skal underskrivast av leiaren og 2 av dei andre medlemene. Medlemene i styret og dagleg leiar har rett til å få sitt syn på ei sak innført i protokollen. NÅR DET GJELD ÅRSMØTET, HAR SELSKAPSAVTALEN FØLGJANDE REGLAR: På årsmøtet skal representantskapet handsame desse sakene: Skriftleg årsmelding frå styret. Revidert årsrekneskap frå styret. Val av leiar/nestleiar i representantskapet (annakvart år, på val i 2018). Val av styremedlemer og varamedlemer til styret. Val av leiar og nestleiar i styret. Val av medlemer i valkomiteen (annakvart år, på val i 2017). Val av revisor og fastsetjing av godtgjersle for revisjon. Fastsetjing av godtgjersle til styret, valkomiteen og klageutvalet og forslag til godtgjersle til representantskapet. 4

5 REPRESENTANTSKAPET VEDTOK DESSUTAN 14. OKTOBER 2010 FØLGJANDE: a) Møte i representantskapet i ÅRIM er opne for publikum. Ved behandling av saker som krev teieplikt er møtet lukka. b) Ei lukking av eit møte i representantskapet, anten heile møtet eller i samband med behandlinga av ei enkeltsak, gjerast med simpelt fleirtal. I samband med årsmøtet blir det lagt opp til signering av oppdatert selskapsavtale. Forslag til vedtak 1) Representantskapet godkjenner innkallinga. 2) Representantskapet vel xxx og xxx til å skrive under protokollen saman med leiar i representantskapet. 5

6 SELSKAPSAVTALE FOR INTERKOMMUNALT AVFALLSELSKAP FOR ÅLESUNDREGIONEN Vedteke 20. februar Sist oppdatert etter møte i representantskapet 28. oktober Heimel. Ålesundregionen Interkommunale Miljøselskap IKS (ÅRIM) er eit interkommunalt selskap med delt ansvar, stifta med heimel i Lov om interkommunale selskaper ( NR 06). I selskapsavtalen er denne lova heretter kalla IKS lova. 2 Deltakarar. Følgjande kommunar deltek i selskapet: Giske kommune 650 Valderøy Organisasjonsnummer: Haram kommune 6270 Brattvåg Organisasjonsnummer: Norddal kommune 6210 Valldal Organisasjonsnummer: Sandøy kommune 6487 Harøy Organisasjonsnummer: Skodje kommune 6260 Skodje 6

7 Organisasjonsnummer: Stordal kommune 6250 Stordal Organisasjonsnummer: Stranda kommune 6200 Stranda Organisasjonsnummer: Sula kommune 6030 Langevåg Organisasjonsnummer: Sykkylven kommune 6230 Sykkylven Organisasjonsnummer: Vestnes kommune 6390 Vestnes Organisasjonsnummer: Ørskog kommune 6240 Ørskog Organisasjonsnummer: Ålesund kommune 6025 Ålesund Organisasjonsnummer: Andre kommunar har høve til å søkje medlemskap. 7

8 3 Føremål. 3.1 Å utføre kommunane sine lovpålagde oppgåver innan innsamling, gjenvinning og behandling av avfall og slam i samsvar med sentrale og lokale miljømål. 3.2 Selskapet skal legge vekt på miljøvenleg drift i alle ledd i avfallsbehandlinga. 3.3 Selskapet avgjer i kva grad drifta skal skje ved bruk av eigne anlegg, utstyr og mannskap, eller ved avtalar med medlemskommunane, andre selskap, eller private næringsdrivande. 3.4 Å gje eit tilbod om innsamling, gjenvinning og behandling av næringsavfall der selskapet finn dette miljømessig ønskjeleg og økonomisk forsvarleg. 3.5 Selskapet skal vere eit rådgjevande organ og kompetansesenter for medlemskommunane. Selskapet skal i nært samarbeid med kommunane drive eit aktivt informasjonsarbeid for å auke innbyggarane sin kunnskap om avfallsreduksjon og miljøvenleg avfallsbehandling. 3.6 Selskapet kan søkje samarbeid med andre kommunar, regionar og selskap der dette er naturleg, og selskapet kan vere eigar eller medeigar i andre selskap. 3.7 Å utføre eventuelle andre oppgåver som kommunane er samde om at selskapet skal utføre. 4 Hovudkontor. Selskapet har sitt hovudkontor i Ålesund kommune. 5 Eigardelar og deltakaransvar Kommunane sin eigardel i selskapet vert fastlagd som ein prosentdel i høve til folketalet. Kommunane er seg imellom ansvarlege for pliktene til selskapet i høve til den same prosentdelinga. Ved stiftinga i 2008 er eigardelar og ansvar delt på følgjande måte i samsvar med Statistisk Sentralbyrå (SSB) sin statistikk pr Kommune Folketal Prosentdel Giske ,271 % Haram ,245 % Norddal ,889 % Sandøy ,374 % Skodje ,023 % 8

9 Stordal 979 1,050 % Stranda ,874 % Sula ,181 % Sykkylven ,037 % Vestnes ,903 % Ørskog ,273 % Ålesund ,880 % SUM ,000 % Prosentsatsane vert justerte kvart 4 år, første gong pr Satsane vert justert i samsvar med SSB sin statistikk for årsskiftet 2011/2012, 2015/2016 o.s.v. Slike endringar skal gå fram av årsmeldinga til selskapet, men endringa vert ikkje handsama som endring i selskapsavtalen. Eigardel per : Kommune Folketal Prosentdel Giske ,444 % Haram ,135 % Norddal ,769 % Sandøy ,339 % Skodje ,260 % Stordal ,045 % Stranda ,685 % Sula ,405 % Sykkylven ,802 % Vestnes ,657 % Ørskog ,242 % Ålesund ,218 % SUM ,000 % Eigardel per : Kommune Folketal Prosentdel 9

10 Giske ,877 % Haram ,954 % Norddal ,608 % Sandøy ,236 % Skodje ,496 % Stordal ,993 % Stranda ,475 % Sula ,712 % Sykkylven ,470 % Vestnes ,434 % Ørskog ,248 % Ålesund ,496 % SUM ,000 % 6 Selskapet si leiing Selskapet vert leia av eit representantskap, eit styre og ein dagleg leiar som administrerer drifta av selskapet. 7 Representantskapet 7.1 Medlemskommunane øver sitt mynde i selskapet gjennom representantskapet, som er selskapet sitt øvste organ. Representantskapet skal sjå til at selskapet vert drive etter føremålet sitt i samsvar med lover, forskrifter og selskapsavtalen. 7.2 Representantskapet skal ha eit medlemstal som tilsvarar folketalet i medlemskommunane i høve til det totale folketalet i selskapsregionen etter følgjande delingshøve: Del av totalt folketal i % Representantar Mindre enn

11 Ved stiftinga gjev folketalet pr følgjande representasjon: Kommune Folketal Prosentdel Representantar Giske ,271 % 1 Haram ,245 % 1 Norddal ,889 % 1 Sandøy ,374 % 1 Skodje ,023 % 1 Stordal 979 1,050 % 1 Stranda ,874 % 1 Sula ,181 % 1 Sykkylven ,037 % 1 Vestnes ,903 % 1 Ørskog ,273 % 1 Ålesund ,880 % 5 SUM ,000 % 16 Folketalet og talet på medlemer i representantskapet vert justert kvart 4. år, første gong pr , på same måten som i 6. Representasjon pr : Kommune Folketal Prosentdel Representantar Giske ,444 % 1 Haram ,135 % 1 Norddal ,769 % 1 Sandøy ,339 % 1 Skodje ,260 % 1 Stordal ,045 % 1 Stranda ,685 % 1 Sula ,405 % 1 Sykkylven ,802 % 1 11

12 Vestnes ,657 % 1 Ørskog ,242 % 1 Ålesund ,218 % 5 SUM ,000 % 16 Representasjon pr : Kommune Folketal Prosentdel Representantar Giske ,877 % 1 Haram ,954 % 1 Norddal ,608 % 1 Sandøy ,236 % 1 Skodje ,496 % 1 Stordal ,993 % 1 Stranda ,475 % 1 Sula ,712 % 1 Sykkylven ,470 % 1 Vestnes ,434 % 1 Ørskog ,248 % 1 Ålesund ,496 % 5 SUM ,000 % Medlemene i representantskapet med personlege varamedlemer vert valde av kommunestyra i medlemskommunane for 4 år i samsvar med den kommunale valperioden. 7.4 Dagleg leiar i selskapet og medlem i styret kan ikkje vere medlem i representantskapet. Om ikkje representantskapet for den enkelte saka avgjer noko anna, har styreleiar, styremedlemer og dagleg leiar rett til å delta i representantskapet sine møte og til å uttale seg. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å vere til stades med mindre det er openbert unødvendig eller det ligg føre gyldig forfall. I sistnemnde høve skal det utpeikast nokon som kan møte i staden for dagleg leiar. 7.5 Representantskapet vel sjølv sin leiar og nestleiar. 12

13 8 Møte i representantskapet 8.1 Representantskapet kjem saman minst 2 gonger i året. Leiaren for representantskapet kallar inn til møte når det er ønskjeleg for å gje orientering eller drøfte saker som kan ha interesse for selskapet, eller som er nødvendige å handsame etter lova eller selskapsavtalen. Leiaren for representantskapet pliktar også å kalla inn til møte når styret, revisor, minst ein av medlemskommunane, eller minst ein tredel av representantskapet sine medlemer krev det for handsaming av ei særskild sak. Det skal innkallast til årsmøte kvart år innan utgangen av mai. På årsmøtet skal representantskapet handsame desse sakene: Skriftleg årsmelding frå styret. Revidert årsrekneskap frå styret. Val av leiar/nestleiar i representantskapet (annakvart år). Val av styremedlemer og varamedlemer til styret. Val av leiar og nestleiar i styret. Val av medlemer i valkomiteen. Val av revisor og fastsetjing av godtgjersle for revisjon. Fastsetjing av godtgjersle til styret, valkomiteen og klageutvalet og forslag til godtgjersle til representantskapet. Elles skal representantskapet handsame: Budsjett og økonomiplan, inklusive satsane for kommunane si innbetaling til selskapet. Strategi for selskapet, og eventuell felles avfallsplan for kommunane. Eventuelle framlegg om endring av selskapsavtalen. Fullmakter til styret. Eventuelle andre saker som styret vil ha handsama i representantskapet. 8.2 Representantskapet skal velje ein valkomité med minst 3 medlemer som skal fremje forslag om leiar og nestleiar i representantskapet, val av styremedlemer og medlemer i klageutval for årsmøtet. Medlemene i valkomiteen med personlege varamedlemer blir valde for 2 år om gongen. Attval kan finne stad. 8.3 Innkalling til møte skal skje med minst 4 veker varsel. Innkallinga skal innehalda saksliste og eventuelle saksdokument. Kvar medlemskommune skal med same frist varslast om innkallinga og sakslista. Det skal førast protokoll for møta. Denne skal underskrivast av leiaren og 2 av dei andre medlemene. Medlemene i styret og dagleg leiar har rett til å få sitt syn på ei sak innført i protokollen. 8.4 Kvar representant har ei røyst. Representantskapet er vedtaksført når meir enn halvparten av medlemene i representantskapet er til stades, og desse representerer minst to tredelar av alle røystene. Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal av dei gjevne røystene, 13

14 bortsett frå endring i selskapsavtalen som krev 2/3 fleirtal, og vedtak om gjeremål etter 3.7 i selskapsavtalen som må gjerast einstemmig. Ved likt røystetal har møteleiar dobbelrøyst. Representantskapet sin leiar er møteleiar. Når denne er fråverande, er nestleiar møteleiar. Dersom ingen av desse er til stades, skal det veljast ein møteleiar. Sakshandsaminga i representantskapet skal elles skje i samsvar med IKS lova 9. Ved spørsmål om habilitet gjeld Kommunelova 40 nr Vedtak i representantskapet må godkjennast av kommunane dersom dette er eit krav i Kommunelova eller andre lover. Budsjett og rekneskap skal sendast medlemskommunane som melding. 9 Styret 9.1 Styret i selskapet skal ha 7 medlemer. Dersom selskapet får fleire enn 30 tilsette, og dei tilsette såleis har krav på representasjon i styret i samsvar med IKS lova 10, vert talet på styremedlemer utvida med talet på representantar for dei tilsette. Styret skal ha 6 varamedlemmer i nummerert rekkefølgje. Styremedlemene og varamedlemene blir valde for 2 år om gongen. Attval kan finne stad. Dagleg leiar eller medlem i representantskapet kan ikkje vere medlem i styret. 9.2 Begge kjønn skal vere representerte i styret i samsvar med IKS lova 10, som viser til aksjelova 20 6, der det heiter at når styret har seks til åtte medlemer, så skal kvart kjønn vere representert med minst tre. 9.3 Ved val av styremedlemer skal valkomiteen med sine forslag og representantskapet i sitt styreval ta omsyn til selskapet sitt behov for lokalkunnskap, røynsle i styrearbeid, og kompetanse innanfor relevante fagområde som miljøfag, informasjon, økonomi og liknande. 9.4 Styret har ansvaret for organiseringa av selskapet si verksemd. Styret skal sjå til at verksemda vert driven i samsvar med selskapet sitt føremål, selskapsavtalen, selskapet sitt budsjett og andre vedtak og retningsliner som er fastlagde av representantskapet. Styret skal tilsetje dagleg leiar og føre tilsyn med dagleg leiar si leiing av selskapet. For den daglege drifta kan styret gje prokura til dagleg leiar eller styreleiaren. Styret gjev innstilling i saker som skal føreleggjast representantskapet. 10 Styremøte 10.1 Leiaren av styret kallar inn til møte når han finn det nødvendig eller når eit medlem av styret eller dagleg leiar ber om det. Om ikkje styret for den enkelte saka avgjer noko anna, har dagleg leiar rett og plikt til å vere til stades og å uttale seg i styremøta. 14

15 Innkalling til møte skal skje med minst 5 dagars varsel, og innkallinga skal innehalde saksliste og eventuelle saksdokument. Det skal førast møteprotokoll som skal underskrivast av dei styremedlemene som er til stades. Styremedlem eller dagleg leiar som er usamd i styret sitt vedtak kan krevje å få si meining innført i protokollen Styret sin leiar er møteleiar. Når denne er fråverande, er nestleiar møteleiar. Dersom ingen av desse er til stades, skal det veljast ein møteleiar. Styret er vedtaksført når meir enn halvparten av medlemene er til stades. Vedtaka vert gjorde med vanleg fleirtal av dei gjevne røystene. Dei som røyster for eit forslag, må likevel utgjere meir enn ein tredel av talet på styremedlemer totalt i selskapet for at forslaget skal sjåast som lovleg vedtak. Ved likt røystetal har møteleiaren dobbelrøyst. Ved spørsmål om habilitet gjeld Kommunelova 40 nr Dagleg leiar Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapet og følgje dei retningslinene og pålegga som styret har gjeve. Større saker eller saker av uvanleg art kan den daglege leiaren berre avgjere når styret i den enkelte saka har gjeve dagleg leiar mynde til det, eller når ein ikkje kan vente på avgjerd i styret utan vesentleg ulempe for verksemda til selskapet. Styret skal i så fall snarast orienterast om saka. 12 Representasjon Signatur Styret representerer selskapet utetter, og teiknar selskapets firma. Styret kan gje styreleiar og eitt styremedlem saman rett til å teikne selskapets firma og kan avgjera at dei som har slik rett må utøve den i fellesskap. Dagleg leiar representerer selskapet utetter i dei sakene som kjem inn under Innskotsplikt, budsjett, utbytte og låneopptak Eigenkapitalen er kr ,- Innskot av eigenkapital skal skje i høve til kommunane sin eigardel, slik denne er fastlagd i 5. Selskapet skal drivast slik at det ikkje er avhengig av tilskot frå kommunane utover eigenkapitalen. Etter at årsrekneskapen er fastsett, kan representantskapet, etter forslag frå styret, vedta utdeling av utbytte frå selskapet etter reglane i 29 i IKS-loven. 15

16 Selskapet har høve til å ta opp lån til kapitalføremål og konvertering av eldre gjeld innanfor ei ramme for samla låneopptak på kr. 100 mill. Vedtak om låneopptak krev godkjenning av departementet. 14 Avrekning mellom selskapet og kommunane For dei tenestene der kostnaden skal delast likt på innbyggjarane i selskapsområdet, betalar kommunane a-kontosummar kvart kvartal etter rekning frå selskapet. Summen for kvar kommune vert fastlagd på grunnlag av vedteke budsjett og talet på innbyggjarar 1. januar. Medlemskommunane skal krevje inn renovasjonsgebyret og gebyr for slamtøming frå dei abonnentane som går inn i den vanlege innsamlingsordninga for desse avfallstypane. Innkrevjinga kan overførast til selskapet dersom kommunane ønskjer det, og selskapet seier seg viljug til å overta innkrevjinga. Desse gebyra vert fastlagde av kommunane i samsvar med lovverket for slike gebyr. 15 Klageutval Når det er innført felles føresegner for renovasjon og slamtøming, vert det oppretta eit eige klageutval for endeleg handsaming av klager i høve til desse føresegnene. Vedtak i utvalet er endelege og kan ikkje påklagast vidare. Det vert vist til Kommunelova og Forureiningslova kapittel 11 med tilvisingar til Forvaltningslova. I klageutvalet skal det vere 7 medlemer, der Ålesund kommune alltid skal vere representert, medan dei 11 andre kommunane vel 6 medlemmer som har ei funksjonstid lik den kommunale valperioden. Representantskapet i selskapet avgjer kva kommunar som skal vere representert i klageutvalet for kvar 4 års periode. Klageutvalet vel sjølv sin leiar og nestleiar. Styreleiaren og dagleg leiar i selskapet har møterett og talerett, men ikkje røysterett i klageutvalet. 16 Nye medlemer Vedtak om opptak av nye medlemer krev tilslutnad frå kommunestyret i alle deltakarkommunane. Samtidig skal representantskapet fastlegge ny prosentdeling og representasjon i 5. Nye medlemer skal innbetale ein kontantsum eller aktiva av tilsvarande verdi. Summen skal tilsvare det nye medlemet sin prosentvise del av selskapet sin eigenkapital. Selskapet sin revisor fastset eigenkapitalen på grunnlag av det siste rekneskapet, justert fram til tidspunktet for deltaking i selskapet. 16

17 17 Rett til å tre ut Den enkelte kommune kan med eitt års skriftleg varsel seie opp sitt deltakarforhold i selskapet og krevje seg utløyst av dette. Vedtak i ein kommune om å gå ut må meldast representantskapet på årsmøtet. Utløysingsummen vert fastsett til nettoverdien av eigardelen ved utløpet av oppseiingsfristen. Utløysingsummen kan likevel ikkje overstige verdien av deltakaren sine innskot. Utløysingsummen skal utbetalast straks. Det vert elles vist til IKS - lova Oppløysing Oppløysing av selskapet kan berre skje dersom kommunestyra i alle medlemskommunane har gjort prinsippvedtak om dette. Kvar av dei deltakande kommunane er ved oppløysinga av selskapet ansvarlege for sin del av pliktene i høve til folketalet det året selskapet vert oppløyst. Når det er avgjort at selskapet skal oppløysast, og oppløysinga er godkjend av departementet, skal representantskapet straks nemne opp eit avviklingsstyre. Styret i selskapet trer ut av funksjon når avviklingsstyret er valt. Det vert elles vist til IKS - lova 32 flg. 19 Endringar i selskapsavtalen Endringar i selskapsavtalen som gjeld forhold som er omtalt i IKS - lova 4, 3. ledd krev vedtak i kommunestyret i alle deltakande kommunar. Andre endringar kan vedtakast av representantskapet med eit fleirtal på minst 2/3 av dei avgjevne røystene. 20 Tvistar Dersom det oppstår tvist om tolking av selskapsavtalen skal ein prøve å løyse denne med forhandlingar mellom partane. Om ein ikkje oppnår semje, vert tvisten å avgjere ved dei alminnelege domstolane. Sunnmøre tingrett er rett verneting. 17

18 Til sak 2: Godkjenning av protokoll frå møte i representantskapet 28. oktober 2016 Forslag til vedtak Protokollen blir godkjend. 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Til sak 3: Årsmelding 2016 Bakgrunn Styret si årsmelding for 2016 ligg ved. Signert årsmelding og revisor si erklæring vil bli omdelt i årsmøtet. Det vil også bli utarbeidd ein meir utfyllande årsrapport som blir presentert på årsmøtet. Rekneskapen viser at selskapet i 2016 hadde ei total omsetning på om lag 116 MNOK, mot 106 MNOK i Årsresultatet var positivt med om lag 9,1 MNOK, mot om lag 4,7 MNOK i Årsresultatet blir foreslått disponert på følgjande måte: Overføringar annan eigenkapital: Overføringar utjamningsfond: Overføringar sjølvkostfond: kr kr kr Det er i årsmeldinga utarbeidd separate rekneskap for sjølvkostområda hushaldsrenovasjon og slam, samt for næringsverksemda i selskapet. Vurdering Årsmeldinga er utarbeidd for å oppfylle lovpålagde krav. Årsmeldinga gir eit dekkande inntrykk av verksemda i selskapet for Rekneskapen viser på enkelte område relativt store avvik frå budsjett. Det var budsjettert med ein auke i avfallsmengdene, oppsummert viser året at avfallsmengdene i 2016 var om lag som i På enkelte område viste grunnlaget selskapet hadde innhenta på førehand seg å ikkje vere godt nok. Dette har gitt avvik begge vegar, men i hovudsak i form av mindreforbruk. Dei største avvika frå budsjettet: Post INNTEKTER: Tømd færre slamanlegg enn budsjettert Husleigeinntekter Salsinntekter næring og levering over kvote på miljøstasjon VAREKOST: Avfallsdunkar og sekkar Drift returpunkt Innsamling slam Drift miljøstasjon (må sjåast i samanheng med avfallsbehandling) Avvik + 3,6 MILL - 0,5 mill + 0,9 mill + 2,5 mill - 2,3 MILL - 1,0 mill - 0,7 mill - 0,6 mill + 1,0 mill 24

25 Post Energigjenvinning (motpost i auka inntekter) Transport og leige av kontainarar Avfallsbehandling miljøstasjonar LØNSKOSTNADER AVSKRIVINGAR ANDRE DRIFTSKOSTNADER: Leige lokale Reparasjon og vedlikehald Skilt miljøstasjonar FINANSPOSTER Avvik + 0,7 mill + 1,0 mill - 1,6 mill - 0,2 MILL - 0,6 MILL - 1,3 MILL + 1,8 mill - 0,8 mill - 0,9 mill + 0,8 MILL ÅRIM kan dele ut utbytte til eigarane så lenge midla ikkje trengs til betaling av selskapet sine forpliktelsar eller til selskapet si verksemd. Styret legg opp til å foreslå ein utbyttepolitikk for ÅRIM på representantskapsmøtet hausten Forslag til vedtak Representantskapet godkjenner årsmelding med rekneskap for

26 Til sak 4: Strategi for ÅRIM Bakgrunn Representantskapet vedtok 28. oktober 2016 følgjande: «Representantskapet legg forslag til strategi for ÅRIM ut til offentleg ettersyn, med høyringsfrist 20. februar 2017.» Det er no gjennomført høyring av forslag til strategi for ÅRIM. Eit dokument som gjer greie for prosessen og oppsummerer innkomne uttaler er lagt ut på Høyringsutkast og alle uttaler, samt nokre bakgrunnsdokument er også tilgjengelege på desse nettsidene. I januar 2017 la Miljødirektoratet fram si vurdering av virkemiddel for auka utsortering og materialgjenvinning av våtorganisk avfall (matavfall) og plastavfall. I si innstilling til Klima- og miljødepartementet skriv Miljødirektoratet: «Vi mener at de mest styringseffektive virkemidlene er å forskriftsfeste krav om utsortering og material-gjenvinning av våtorganisk avfall og utvalgte typer plastavfall. Kravene bør rettes mot alle kommuner som innsamlere av husholdningsavfall og alle virksomheter som genererer og håndterer næringsavfall som likner husholdningsavfall». Innstillinga frå Miljødirektoratet ligg ved, og ein representant frå Miljødirektoratet er invitert til å innleie på årsmøtet. Oppdatert forslag til strategi for ÅRIM ligg ved. Vurdering Det er gjennomgåande støtte til dei tiltaka ÅRIM har foreslått i strategien, både blant fleirtalet av eigarkommunane og frå mange av dei andre som har levert uttale. Parallelt med høyringsprosessen har også sentrale styresmakter publisert føringar som eintydig støtter opp om strategien. Når det gjeld Hovudsatsingsområde 1, Meir avfall til materialgjenvinning og gjenbruk - ny kjeldesorteringsløysing for ÅRIM, har tre av eigarkommunane uttalt at dei ikkje ønskjer oppstart av eiga innsamlingsløysing for matavfall no. Haram kommune ønskjer å avvente etablering av lokalt behandlingsanlegg for matavfall før utsortering blir innført. ÅRIM ser to utfordringar med dette: 1) Risiko for dei som skal etablere anlegg: ÅRIM er det største interkommunale renovasjonsselskapet i regionen, og representerer dermed den største mengden tilgjengeleg matavfall. Signala frå dei utgreiingane som er gjennomførte om etablering av regionale behandlingsanlegg for matavfall, er at dersom ÅRIM ikkje startar utsortering av matavfall, er det ingen aktørar som kan ta risikoen ved å etablere eit slikt anlegg. ÅRIM vurderer difor eit vedtak om å starte kjeldesortering av mat i Ålesundregionen som ein av føresetnadene for at det skal vere mogleg å etablere eit regionalt behandlingsanlegg for matavfall. 2) Lokal behandling teknologival: ÅRIM ser det ikkje som ein føresetnad at det blir etablert noko fullverdig behandlingsanlegg for matavfall i regionen, men vil i tråd med strategien og innspela i høyringsrunde arbeide for å vurdere om dette kan 26

27 realiserast. I gjenvinningsindustrien skjer det no ei omfattande teknologiutvikling innan behandling av matavfall, der ei desentralisering av ulike ledd i verdikjeden er i ferd med å bli vanlegare. Dette vil det også vere nødvendig å vurdere nærare i tida framover. Vestnes kommune ønskjer å vente med å innføre utsortering av matavfall til det ligg føre eit nasjonalt pålegg om slik utsortering. ÅRIM ser to utfordringar med dette: 1) Miljømessig: Det vil ikkje vere mogleg for Ålesundregionen å nå målet om 50 % til materialgjenvinning og gjenbruk innan 2020 dersom kjeldesortering av matavfall blir utsatt. Det er brei semje om at det er miljømessig bra å nå dette målet, jf. også fråsegn frå Norsk Industri og frå Møre og Romsdal fylkeskommune. 2) Praktisk / økonomisk: Gjeldande renovasjonskontrakt mellom ÅRIM og RenoNorden AS går ut hausten I nordisk samanheng er innsamling av hushaldsavfall i Ålesundregionen ein stor renovasjonskontrakt, med ei årleg kostnadsramme på om lag 30 MNOK og samla kontraktsverdi på om lag 200 MNOK. Det er viktig at grunnlagsarbeidet med ny renovasjonskontrakt for perioden er på plass slik at ny kontrakt kan inngåast seinast i tredje kvartal Dersom ÅRIM skal ta høgde i ny kontrakt for å gjere vesentlege endringar i renovasjonsordninga, vil dette både juridisk, økonomisk og praktisk medføre store utfordringar. ÅRIM vil difor åtvare mot ei slik utsatt gjennomføring. Norddal kommune er kritiske til kostnadsauken innføring av kjeldesortering av matavfall kan medføre. Parallelt med høyringsprosessen har det blitt arbeidd med å kvalitetssikre dei økonomiske konsekvensane av gjennomføring av strategien. Resultatet ligg føre i form av forslag til revidert budsjett og økonomiplan for ÅRIM. Dette dokumentet viser at det vil vere mogleg å gjennomføre tiltaka i strategien innanfor dei økonomiske rammene som var varsla i høyringa. I si innstilling til Klima- og miljødepartementet foreslår Miljødirektoratet m.a. følgjande tiltak for å auke materialgjenvinning av plast i Noreg: «Øke sentralsortering av restavfall fra husholdninger og virksomheter som genererer husholdningsliknende avfall til å omfatte alt restavfall som genereres innen 2030.» Miljødirektoratet skriv vidare følgjande om tiltaket: «For plastavfall mener vi det er grunn til å åpne for at kildesortering kan erstattes av sentralsortering av restavfall, dersom dette gjøres i et avansert sentralsorteringsanlegg med høy utsorteringsgrad. Denne tjenesten kan avfallsprodusent fritt velge å kjøpe innenlands eller i markedet utenfor Norge.» Høyringsrunden har vist at det er brei oppslutning til forslaget om å greie ut om det er aktuelt å etablere eit regionalt ettersorteringsanlegg for restavfall. Det har i høyringsrunden vore stilt spørsmål ved om det er behov for ei eiga henteordning for glas- og metallemballasje når det i 2017 blir sett i drift metallgjenvinning frå botnaska frå restavfallsforbrenninga. ÅRIM vil peike på følgjande utfordringar: 1) Høge ryddekostnader ved dagens ordning: Innsamling av avfall på returpunkt gir utfordringar med omsyn til forsøpling. ÅRIM brukar like store ressursar på tilsyn og 27

28 rydding på returpunkt som på innsamling og gjenvinning av glas- og metallemballasje. Dette er ressursar som i staden bør nyttast til å gje innbyggjarane eit betre tilbod. 2) Behov for utsortering av glas- og metallemballasje før ettersortering: Romerike Avfallsforedling (ROAF) har etablert eit ettersorteingsanlegg for restavfall. Her blir magnetisk og ikkje-magnetisk metall utsortert. I tillegg blir metall utsortert etter energigjenvinning. Røynslene frå ettersorteringsanlegget til ROAF er at glas- og metallemballasje gir stor slitasje i ettersorteringsprosesen. Det blir der starta eiga innsamlingsordning. ÅRIM må rekne med å møte dei same utfordringane. 3) Ikkje godkjend som materialgjenvinning: Gjenvinning av materialar frå botnaske er ikkje godkjend som materialgjenvinning etter dagens avfallsregelverk. Dei endringsprosessane som pågår i EU tilseier at gjenvinning av metall vil bli godkjend i nytt regelverk, medan gjenvinning av mineralar ikkje vil bli godkjend. Ved utsortering av glas- og metallemballasje blir dette nytta fullt ut til materialgjenvinning, dette er viktig for å nå målet om 50 % materialgjenvinning og gjenbruk. 4) Forringa kvalitet: Det metallet som miljømessig har størst verdi å gjenvinne i glas- og metallemballasje, tynn aluminium, er det materialet som i størst grad blir forringa i forbrenningsprosessen, og som dermed kan ventast å gi lågast gjenvinningsgrad. Hovudsatsingsområde 2, Meir effektiv innsamling og betre lokalmiljø, får støtte frå alle høyringsinstansar. Når det gjeld Hovudsatsingsområde 3, Mindre avfall meir til gjenbruk, er ÅRIM samd med fleire av høyringsinstansene i at avfallsreduksjon generelt og matkasting spesielt bør få auka fokus i strategien. Som ein del av dette er også Hovudsatsingsområde 4, Betre kommunikasjon, revidert. Når det gjeld Hovudsatsingsområde 5, Evaluering og vidareutvikling av ÅRIM som organisasjon, ser ÅRIM at dei innspela som kjem gir grunnlag for å revidere satsingsområdet, med sikte på å skille tydelegare mellom effektivisering av dagens oppgåver og vurdering av overføring av eventuelle nye oppgåver. Oppsummert: 1. Gjennomføring av strategi for ÅRIM vil gjere det mogleg for Ålesundregionen å nå gjeldande nasjonale miljøkrav innan Strategien må bli tydelegare i si prioritering av avfallsreduserande tiltak. 3. Tiltaka som blir gjennomførte vil ha høg miljønytte. 4. Tiltaka kan gjennomførast innanfor dei varsla økonomiske rammene. Forslag til vedtak Styret ber representantskapet i ÅRIM vedta strategi for ÅRIM

29 Miljødirektoratet: Svar på oppdrag om å vurdere virkemidler for å fremme økt utsortering av våtorganisk avfall og plastavfall 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 Til sak 5: Revidert budsjett og økonomiplan Bakgrunn I samband med høyringa av forslag til strategi for ÅRIM blei det varsla at styret saman med oppdatert forslag til strategi også ville fremje eit forslag til revidert budsjett og økonomiplan som tok høgde for tiltak i strategien. Forslag til revidert budsjett og økonomiplan ligg ved som eige dokument. Vurdering Det forslaget som no ligg føre, er i hovudsak basert på to hovudelement: 1) Avviket mellom budsjett og rekneskap for ÅRIM i 2015 og 2016 var begge åra for høge. Selskapet har fått betre oversikt over dei reelle kostnadene ved dei ulike tenestene, og foreslår på denne bakgrunn ei tilpasning av budsjettet for Vedteke budsjett for 2017 la opp til eit relativt stort underskot; rekneskapen for 2016 viser at dette truleg var for pessimistisk budsjettering. 2) For å kunne gjennomføre strategien må det settast av ressursar på nokre område og det må opnast for større investeringar enn opprinneleg føreslege (i vedteke budsjett for ÅRIM er investeringsramma for 2017 om lag 1,5 MNOK). 3) Prisane for hushaldsrenovasjon til kundane og kommunane ligg fast i Når det gjeld kommunale verksemder blir det fastsett nye prisar for det nye tilbodet. Ein gjennomgang av hovudpostane for revidert budsjett for hushaldsrenovasjon i 2017, samanlikna med 2016, ser slik ut: Kapittel Rekneskap 2016 Vedteke budsjett 2017 Revidert budsjett 2017 Endring frå 2016 til 2017 (revidert) Endring frå vedteke til revidert 2017 Kommentar Inntekter Inntektsgrunnlaget er oppdatert med siste tal. Varekost Innføring av ny kjeldesortering gir nokre kostnader, kvalitetssikring mot kostnadsnivået i 2016 gir ein reduksjon. Avskrivingar Kjøp av dunkar Løn Auka pensjonskostnader 38

39 Kapittel Rekneskap 2016 Vedteke budsjett 2017 Revidert budsjett 2017 Endring frå 2016 til 2017 (revidert) Endring frå vedteke til revidert 2017 Kommentar Andre driftskostnader Gjennomføring av strategi gir ein auke, kvalitetssikring mot 2016 gir reduksjon. Finansposter Auka lån og redusert likviditet. Resultat Samla sett utgjer reduksjonane i budsjett som følgje av kvalitetssikring av tala ei større endring for 2017 og 2018 enn dei satsingane det er lagt opp til i strategien. Mot slutten av økonomiplanperioden gir gjennomføringa av strategien større utslag. Forslag til vedtak Styret ber representantskapet godkjenne revidert budsjett og økonomiplan Styret ber representantskapet godkjenne samla investeringsramme for 2017 på 9,05 MNOK, og at investeringane blir finansierte med låneopptak. 39

40 Til sak 6: Val av styremedlemmer og varamedlemmer til styret Bakgrunn Årsmøtet vel styremedlemmer og varamedlemmer til styret i ÅRIM. Funksjonstida er to år. Etter årsmøtet i 2016 hadde ÅRIM følgjande styre: Reidar Andresen (leiar) Linda Strand Kjerstad (nestleiar)) Bente Brun Knut Flølo Ingmund Alvestad Sveinung Valderhaug Monica Busengdal Vara i nummerert rekkefølge: 1. Jessica Gartner 2. Trygve Holm 3. Sveinung Vemøy 4. Katrin Blomvik 5. Torbjørn Emblem 6. Inger Johanne Tafjord I 2017 er følgjande styremedlemmer på val: Bente Brun Knut Flølo Ingmund Alvestad I 2017 er også følgjande varamedlemmer på val: Jessica Gartner Sveinung Vemøy Torbjørn Emblem Inger Johanne Tafjord Innstilling frå valkomiteen Følgende personer innstilles valgt til styremedlemmer i 2017: - Annik Magerholm Fet (ny) - Bente Bruun (attval) - Knut Flølo (attval) 40

41 Følgende personer innstilles valgt til varamedlemmer i 2017: - Første varamedlem: Jessica Gärtner (attval) - Tredje varamedlem: Sveinung Vemøy (attval) - Femte varamedlem: Torbjørn Emblem (attval) - Sjette varamedlem: Inger Johanne Tafjord (attval) Forslag til vedtak: 1) Bente Bruun, Annik Magerholm Fet og Knut Flølo blir valde til styremedlemmer i ÅRIM. 2) Som første varamedlem til styret blir Jessica Gärtner vald. 3) Som tredje varamedlem til styret blir Sveinung Vemøy vald. 4) Som femte varamedlem til styret blir Torbjørn Emblem vald. 5) Som sjette varamedlem til styret blir Inger Johanne Tafjord vald. 6) Funksjonstida er to år. 41

42 Til sak 7: Val av leiar og nestleiar i styret Bakgrunn Årsmøtet vel leiar og nestleiar i styret i ÅRIM. Funksjonstida er eitt år. Tidlegare leiarar og nestleiarar: Vald år Leiar Nestleiar 2009 Linda Strand Kjerstad Kjell Godø Dyb 2010 Linda Strand Kjerstad Kjell Godø Dyb 2011 Linda Strand Kjerstad Lars Kolbjørn Nogva 2012 Lars Kolbjørn Nogva Elbjørg Gui Standal 2013 Lars Kolbjørn Nogva Trond T. Lauritsen 2014 Reidar Andresen Linda Strand Kjerstad 2015 Reidar Andresen Linda Strand Kjerstad 2016 Reidar Andresen Linda Strand Kjerstad Innstilling frå valkomiteen Leiar: Reidar Andresen (attval) Nestleiar: Linda Strand Kjerstad (attval) Forslag til vedtak: 1) Reidar Andresen blir vald til styreleiar i ÅRIM. 2) Linda Strand Kjerstad blir vald til nestleiar i styret i ÅRIM. 3) Funksjonstida er eitt år. 42

43 Til sak 8: Val av revisor og fastsetjing av godtgjersle for revisjon Bakgrunn Kommunerevisjonsdistrikt nr. 3 i Møre og Romsdal IKS har vore revisor for ÅRIM sidan selskapet blei stifta. Godtgjersla for revisjon i 2016 var kr, i tillegg blei det betalt kr for tenester utanfor revisjon. Vurdering Styret foreslår attval på revisor. Forslag til vedtak 1) Kommunerevisjonsdistrikt nr. 3 i Møre og Romsdal IKS blir vald til revisor for ÅRIM for ) Godtgjersle for revisjon blir etter rekning. 43

44 Til sak 9: Val av valkomité I Selskapsavtalen for ÅRIM heiter det: Representantskapet skal velje ein valkomité med minst 3 medlemer som skal fremje forslag om val av styremedlemer og medlemer i klageutval for årsmøtet. Medlemene i valkomiteen med personlege varamedlemer blir valde for 2 år om gongen. Attval kan finne stad. Behandlinga på årsmøtet i 2015 var slik: Saka var lagt fram utan innstilling. Thorbjørn Fylling sette fram følgjande forslag: Valkomiteen for får følgjande samansetning: Fast medlem Øystein Tvedt (leiar) Petter Lyshol Ewa Hildre Varamedlem Harry Valderhaug Randi Bergundhaugen Trygve Holm Samrøystes vedtak: Valkomiteen for får følgjande samansetning: Fast medlem Øystein Tvedt (leiar) Petter Lyshol Ewa Hildre Varamedlem Harry Valderhaug Randi Bergundhaugen Trygve Holm Trygve Holm gikk ut av valkomiteen i samband med at han blei vald til vara i styret på årsmøtet i Saka blir lagt fram utan innstilling. 44

45 Til sak 10: Fastsetjing av godtgjersle til styret, valkomiteen og klageutvalet og forslag til godtgjersle til representantskapet Bakgrunn Årsmøtet i 2016 vedtok følgjande: 1) Årsmøtet fastsetjer følgjande honorar for medlemmene i styret, valkomiteen og klagenemnda (auke på 2,9 %): Funksjon Honorarsats for 2016 Styreleiar Nestleiar i styret Styremedlem Varamedlem og medlem i valkomiteen og klagenemnda, per møte ) Medlemmene får dekka skyss- og kostutgifter etter satsene til staten. 3) For legitimert tapt arbeidsforteneste blir inntil per dag dekka. 4) Øvre ramme for årleg utbetalt godtgjersle til medlem i valkomité og klagenemnd er kr. Øvre ramme for årleg utbetalt godtgjersle til varamedlem i styret er kr. 5) Styret kan opprette arbeidsgrupper eller oppnemne enkeltmedlem i styret til å løyse ekstraordinære arbeidsoppgåver for selskapet, oppgåver som ikkje er rekna som ordinært styrearbeid. Styret har i slike høve mynde til å vedta honorering av denne arbeidsinnsatsen med ein timesats tilsvarande ein prosent av Grunnbeløpet (for 2015 tilsvarte dette 901 kr), men avgrensa til maksimalt kr per møte- eller arbeidsdag. Leiar i representantskapet skal godkjenne timelistene før utbetaling skjer. 6) Årsmøtet foreslår følgjande honorar for medlemmene i representantskapet (auke på 2,9 %): Funksjon Honorarsats for 2016 Leiar i representantskapet Nestleiar i representantskapet Medlem i representantskapet

46 Funksjon Honorarsats for 2016 Varamedlem, per møte Vurdering Utviklinga i godtgjerslene i ÅRIM har dei siste åra følgd deflator, dvs. Regjeringa si forventa løns- og prisvekst i kommunesektoren. Styret har ikkje sett grunn til å fravike frå dette. Basert på løns- og prisvekst foreslår administrasjonen ei generell auke for 2017 på 2,4 %. Styret foreslår at grensa på 3400 kr per møte / dag blir endra til ei ordning der maksimalbeløpet blir sett tilsvarande 4 % av Grunnbeløpet (for 2016 tilsvarar dette kr). Vidare har styret innarbeidd retningslinjer for dekking av tapt arbeidsforteneste i styreinstruksen for selskapet (sjå sak 11). Desse er utarbeidd med bakgrunn i Ålesund kommune sine retningslinjer. Styret har dessutan vurdert retningslinjene for ekstraordinært styrearbeid på nytt i forkant av årsmøtet. Omfanget av slikt styrearbeid har vore lågt, i perioden har det til saman vore utbetalt under kr etter denne ordninga. Administrasjonen oppfattar forslaget om at leiar i representantskapet skulle signere timelistene som eit ønskje frå eigarane om å ha kontroll med ordninga. Dette blir foreslått erstatta med to vilkår; at ordninga berre kan nyttast ved særskilte behov og at det skal ligge føre eit eige styrevedtak om ekstraordinær godtgjersle (dette er innarbeidd praksis i styret). Endringane i selskapsavtalen som knyter seg til utbetaling av honorar for medlemmene i representantskapet trådte i kraft 1. januar Det vil seie at det er eigarkommunane som utbetaler honorar til medlemmene i representantskapet. For å tilstrebe like honorar, foreslår årsmøtet i ÅRIM ein sats. Forslag til vedtak 1) Årsmøtet fastsetjer følgjande honorar for medlemmene i styret, valkomiteen og klagenemnda (auke på 2,4 %): Funksjon Honorarsats for 2017 Styreleiar Nestleiar i styret Styremedlem Varamedlem og medlem i valkomiteen og klagenemnda, per møte ) Medlemmene får dekka skyss- og kostutgifter etter satsene til staten. 46

47 3) Tapt arbeidsforteneste blir dekka i samsvar med retningslinjer i styreinstruks for ÅRIM. 4) Øvre ramme for årleg utbetalt godtgjersle til medlem i valkomité og klagenemnd er kr. Øvre ramme for årleg utbetalt godtgjersle til varamedlem i styret er kr. 5) Styret kan ved særskilte behov opprette arbeidsgrupper eller oppnemne enkeltmedlem i styret til å løyse ekstraordinære arbeidsoppgåver for selskapet, oppgåver som ikkje er rekna som ordinært styrearbeid. Styret har i slike høve mynde til å vedta honorering av denne arbeidsinnsatsen med ein timesats tilsvarande ein prosent av Grunnbeløpet (for 2016 tilsvarte dette 930 kr), men avgrensa til eit beløp på maksimalt fire prosent av Grunnbeløpet (for 2016 tilsvarte dette kr) per møte- eller arbeidsdag. Det skal ligge føre styrevedtak i dei tilfella ordninga blir nytta. 6) Årsmøtet foreslår følgjande honorar for medlemmene i representantskapet (auke på 2,4 %): Funksjon Honorarsats for 2017 Leiar i representantskapet Nestleiar i representantskapet Medlem i representantskapet Varamedlem, per møte

48 Til sak 11: Oppdatert styreinstruks for ÅRIM Bakgrunn Styret har i november 2016 endra styreinstruksen for ÅRIM. Det er lagt til eit vedlegg med retningslinjer for utbetaling av tapt arbeidsforteneste. Vurdering Styreinstruksen blir lagt fram for representantskapet til orientering. Forslag til vedtak Representantskapet tek oppdatert styreinstruks for ÅRIM til vitande. 48

49 Styreinstruks for Ålesundregionen Interkommunale Miljøselskap IKS Vedtatt 19. januar 2011 som sak 15/2011. Revidert 7. april 2014 som sak 29/2014. Revidert 19. januar 2015 som sak 6/2015 og 7/2015. Revidert 18. november 2016 som sak 54/2016 (tilføyd vedlegg om retningslinjer for tapt arbeidsforteneste) I Registrering av styreverv og andre interesser a) Styremedlemmene og dagleg leiar skal registrere verv og økonomiske interesser i Styrevervregisteret til KS. b) Styremedlemmene og dagleg leiar melder frå til styret dersom dei direkte eller indirekte har ein vesentleg interesse i ein avtale som blir inngått av selskapet. c) I saker der det på førehand er kjend at styremedlemmer er ugilde, skal desse ikkje ha tilsendt saksdokumenta for den aktuelle saka. II Teieplikt a) Styremøta til ÅRIM er i utgangspunktet ikkje opne for ålmenta. b) Styredokumenta til ÅRIM er organinterne dokument som i utgangspunktet ikkje er offentlege, heller ikkje saklister og protokollar. c) Styremedlemmene har teieplikt om opplysningar dei får som følgje av vervet sitt. III Saksbehandlinga i styret a) Dagleg leiar har innstillingsrett i alle saker som skal behandlast i styret og kan be om at ei sak blir drøfta i styret. b) Styret og dei enkelte styremedlemmene kan krevje at dagleg leiar gir styret ei orientering om ei sak. c) Styret kan samrøystes vedta at eit møte blir gjennomført med skriftleg saksbehandling eller på telefon / video. Ved styremøte som blir avvikla med skriftleg saksbehandling eller på telefon / video, skal kopiane av saksdokumenta sendast samstundes til alle styremedlemmene. 49

50 d) Ein representant for dei tilsette har møte og talerett når styret behandler saker som gjeld forholdet mellom ÅRIM som arbeidsgiver og dei tilsette. Konkret gjeld dette m.a. lokal lønspolitikk, organisering av administrasjonen og kompetansestrategi for ÅRIM. IV Saker styret skal behandle a) Styret skal motta rapportar med periodisert rekneskap og budsjett minst fire ganger i året b) Som ein del av orienteringssakene i styremøta skal administrasjonen presentere ein oversikt over vedteke, enda ikkje effektuerte saker, samt ei oversikt over status for arbeidet i selskapet sett i forhold til årshjulet. c) Styret skal årleg vurdere eigen kompetanse i forhold til formålet med selskapet. Det vil seie at styret skal vurdere om oppgåvene til styret er godt nok definerte, om grunnlaget for styret sitt arbeid er tilstrekkeleg, om styret har tilstrekkeleg fokus på strategi, risiko og kontroll, om samansetting og kompetanse i selskapet kan bli betre i høve dei oppgåvene styret skal løyse og om vedtaka til styret blir følgd opp på ein tilfredsstillande måte. d) Styret skal fastsette ein årleg plan for arbeidet sitt, med særleg vekt på mål, strategi og gjennomføring. e) Styret skal ha eit årleg møte med revisor i samband med framlegginga av rekneskapen for selskapet. Styret kan ta avgjerd om at dagleg leiar ikkje skal vere til stades på møta med revisor. V Tilhøvet til representantskapet a) For å få ein god dialog, kan styret arrangere møte med eigarane, til dømes interkommunale formøte før representantskapsmøta, eller møte for å drøfte ein sak utan at det blir gjort formelle vedtak. VI Tilhøvet til dagleg leiar a) Styret fastset instruksen for dagleg leiar. 50

51 Dekking av utgifter og tapt arbeidsforteneste styremedlemmer og medlemmer i Klageutvalet i ÅRIM Fastsett av styret 18. november 2016 som sak 54/ Omfang Retningslinjene gjeld styremøte og seminar der det er pliktig frammøte for styret. Styreleiar har i tillegg plikt til å delta på møta i representantskapet, retningslinjene omfattar også nestleiar si deltaking på desse møta. Som ein del av det generelle arbeidet med kompetanseheving frå styremedlemmer i ÅRIM tilbod om å delta på enkelte eksterne kurs og konferansar. Styremedlemmene får dekka konferanseavgift, reise og opphald ved deltaking på slike kurs og konferansar. Det blir ikkje utbetalt godtgjersle etter desse retningslinjene for slik deltaking. 1 Tap av inntekt Tap av inntekt og påførte utgifter i samband med møter blir dekt etter følgjande reglar: a) Dokumentert tap av arbeidsinntekt: Arbeidsgivaren skal dokumentere at det er gjort trekk i løn med henvising til dato for når trekket gjeld, beløpet som er trekt og om det omfattar feriepengar. b) Ikkje-dokumentert tap av arbeidsinntekt blir ikkje dekka. c) Sjølvstendig næringsdrivande som er registrert som enkeltmannsføretak, eller tilsett som arbeidar på tilsvarande vilkår: Tapt inntekt blir dekka for møteverksemd, inklusiv tid til reise til og frå møtet, innanfor vanleg dagarbeidstid (kl 08:00 16:00). Tapet blir dekka per påbegynt time med 0,4 % av grunnbeløpet i folketrygden, avrunda til næraste 10 kroner eller per dag med 4 % av grunnbeløpet i folketrygden avrunda til næraste 10 kroner. Beløpet er inkludert sosiale kostnader. Refusjonen for tapet utløyser ikkje feriepengar. d) Ytingar frå folketrygden m.v.: Det blir, etter dagens lovgiving, ikkje gitt kompensasjon for eventuelle trekk i dagpengar, utbetalingar etter AFP-ordninga eller ytingar frå folketrygden som følgje av utbetalt godtgjersle for arbeidet som styremedlem eller medlem i Klageutvalet. 2 Utgifter til stedfortreder, refusjon til arbeidsgivar Arbeidsgivar kan krevje å få dekka utgiftane til stedfortreder for den som har fravær på grunn av plikt til å delta i møter. Kravet må ha vedlagt dokumenterte kostnader, dato og kven stedfortrederen arbeidde for. Arbeidsgivaren kan krevje å få dekka lønskostnader ved fråvær sjølv om vedkommande som har fråvær ikkje blir trekt i løn. 3 Barnepass og omsorg. I samband med deltaking i møte med pliktig frammøte blir det gitt kompensasjon for ekstra kostnader til pass av eigne barn under 13 år og tilsyn av familiemedlemmer som treng 51