INNKALLING OG ÅRSMØTEPAPIRER NORSK SHIBA KLUBB 2013

Transkript

1 INNKALLING OG ÅRSMØTEPAPIRER NORSK SHIBA KLUBB 2013

2 2

3 Det innkalles til ÅRSMØTE I NORSK SHIBA KLUBB 8. JUNI 2013 Årsmøtet avholdes på Storsand camping Årsmøtet starter kl DAGSORDEN 1) Konstituering a) Godkjenning av forretningsorden (Vedlegg 1) b) Valg av møteleder, 2 referenter, 3 personer til tellekorps og 2 til å skrive under protokollen c) Godkjenning av innkalling d) Godkjenning av dagsorden 2) Beretning for perioden (Vedlegg 2) 3) Regnskap 2012 (Vedlegg 3) 4) Handlingsplan (Vedlegg 4) 5) Budsjett 2014 (Vedlegg 5) 6) Innkomne forslag (Vedlegg 6) 7) Valg (Vedlegg 7) 8) Utdeling av utmerkelser 9) Avslutning 3

4 Sak 1. Konstituering. Vedlegg 1 Forretningsorden Forretningsorden er et sett med regler som skal legges til grunn under gjennomføring av møtet. Forretningsorden godkjennes som første punkt på saklisten ved åpning av møtet. Et medlem som ber om ordet til forretningsorden får det utenom oppsatt taleliste, men bare en gang til hver sak. Man har krav på ordet til forretningsorden for å foreslå strek, begrensning av taletid eller uttale seg om avstemmingsmåte. Avstemmingsregler Avstemming foretas etter at alle som ønsker ordet er ferdig, eller det er vedtatt å sette strek. Møteleder refererer de forslag som foreligger og redegjør for hvordan avstemmingen skal foregå. Krav om skriftlig avstemming skal tas til følge. Åpen avstemming over et forslag kan foregå ved akklamasjon. Er det mer enn et forslag kan votering foregå ved håndsopprekking eller ved skriftlig avstemming. Stemmene skal telles av et valgt tellekorps og antallet stemmer føres inn i protokollen. Avstemming kan avgjøres ved simpelt flertall, absolutt flertall eller kvalifisert flertall. Vanlige saker avgjøres med simpelt flertall, dvs at det forslaget som får flest stemmer blir vedtatt. Lovendringer avgjøres ved kvalifisert flertall, dvs at mer 2/3 av de avgitte stemmer må være for. Absolutt flertall betyr at et forslag må få minst halvparten av de avgitte stemmene. Dette brukes i personvalg. Hvis det kommer flere forslag til vedtak i en sak skal møteleder gå frem slik; 1. Forslag som ikke direkte angår saken forkastes straks. 2. Eventuelt utsettelsesforslag tas opp til avstemming. 3. Blir saken ikke utsatt, skal en fortsette avstemmingen med å sette de mest ytterliggående forslagene opp mot hverandre. 4

5 Sak 2. Styrets beretning. Vedlegg 2 Styrets beretning for perioden Styret har bestått av: Leiar: Ann Margot Whyatt Nestleiar: Bjarne Jåtten Sekretær: Elisabeth Steen (fråtredde 25. oktober 2012) Kasserar: Christen Johansen Styremedlemmar: Solvor Nærland, Torstein Gleditsch og Lone Fillipsen Varamedlemmar: Sandra Janzsó, Eirik Knudsen og Michael F. Lunde. I samband med at Elisabeth Steen trakk seg frå sekretærvervet, vart sekretæroppgåvene fordelt mellom Solvor Nærland, Sandra Janzsó og Ann Margot Whyatt. I tillegg gjekk Sandra Janzsó, som 1. varamedlem, inn som styremedlem. Styret har per 4. april 2013 hatt 10 styremøte og 2 ekstraordinære møter, alle via Skype. Varamedlemmane har òg vore innkalla tilmøta. Økonomi/medlemstal: Rekneskapen for 2012 syner et overskot på kr ,17, og klubben har ein sunn og god økonomi. Overskotet skuldast at oppdrettarseminaret vart flytta til januar Elles vart det største avviket frå budsjettet svikt i sal av klubbeffektar. Ved utgangen av 2012 hadde klubben 341 betalande medlemmar, der 17 var husstandsmedlemmar. Dette er ei nedgang på 14 medlemmar frå Per er talet på betalande medlemmar 341. Japanspesialen 2012 Arrangementet var i 2012, som tidlegare, velorganisert og tilrettelagt. Me har framleis stor cert for alle våre rasar og det var påmeld 70 vaksne shibaer og 8 valpar, 1 vaksen kai og 1 vaksen shikoku. Dommar på spesialen vår var Erna Upmeijer. I tillegg var det påmeld til saman 56 vaksne hundar og 14 valpar frå øvrige inviterte rasar. Me fekk eit overskot på utstillinga på ca. kr Me bidrog òg til felles kiosk og i tilknyting til sekretariatet vart det seld klubbeffektar ved Eirik Knudsen. Japanspesialen 2013 Då Japanspesialen 2013 kjem etter at papira til årsmøtet skal vera medlemane i hende vil omtalen om årets arrangement koma i neste års beretning. Dogs4All Midt mellom tapet av sekretær og fordelinga av arbeidsoppgåvene på dei andre medlemmane av styret, vart det verken bestilt plass saman med Norsk Akita klubb på rasetorget eller meldt inn deltaking i raseparaden. Dette til trass, hadde me ei kjempeflott helg på Norges Varemesse! Temaet vart halde i uttalt japansk, med kimonoar og japansk godteri servert i japanske porselensbollar. I tillegg hadde me hundar i ulike fargar på vakt heile helga, hundar som var tilgjengelege og glade for merksemd. Dei besøkande var i hovudsak familiar med litt større barn, som ofte hadde lest om rasen på førehand. Dei sette seg gjerne ned på golvet for gode samtalar om shiba, mens ein hund eller to haldt oss med selskap. Neste år bør me ta sikte på sitteplassar slik at forholda vert lagt enno betre til rette for denne typen møte mellom menneske, samt at fleire frå styret kan stille opp slik at ikkje dei same hundane må sitte på vakt heile helga. Oppdrettarseminar: Oppdrettarseminaret vart gjennomført med stor suksess helga januar 2013 på Best Western Airport Hotel. Det var klubbens sunnheitsutval (SU) som stod som arrangør og det deltok 22 motiverte og svært interesserte personar i tillegg til SU sine 4 medlemmar. Dei deltakande personane var oppdrettara, med både kort og lang erfaring, hannhundseigarar, samt nye personar med stor interesse for rasen og som ynskjar å læra meir. 5

6 Første dag var avsett til NKKs avlskonsulent Kristin Aukrust som var innom fleire tema innan blant anna avl, avl i små populasjonar, adferd, RAS (rasespesifikke avlsstrategiar), samt hudproblem og kløe. Andre dag var det SU sin tur, der dei blant anna gjekk gjennom rasekompendiet, klubben si helseundersøking, samt fokus på vidare satsingsområde vedrørande helse, fødsel og fødselsutfordringar, det å vera oppdrettar, i tillegg til arbeidet med RAS. Blodsporkurs Klubben fulgte opp suksessen med blodsporkurs i 2012, og arrangerte et nytt kurs helgen mai ved Veslesjøen Friluftsområde i Årnes, Akershus. Kurset hadde ni deltakarar, og kom i stand takket være Laila Nagel og Lise Komisrud. Klubbens nettsider Harriet Skogen Gleditsch har vært ansvarleg webmaster, med Bengt Eggen som medansvarleg for publisering. Kvaliteten på nettsidene våre har framleis høg kvalitet. Shib-a-visa Lisbeth Høyem har vore redaktør for medlemsbladet i denne perioden òg. Det vart gjeve ut 4 blad i 2012, med mykje forskjelleg stoff og artiklar som me håpar mange hadde glede av, Distrikt/kontaktpersonar I denne perioden har me utvida med eit distrikt. Rogaland er teken ut av Vestlandet distrikt grunna dei store avstandane og etter kvart mange nye medlemer i Rogaland. Me håper dette vil styrka aktiviteten i sør. Det er kontaktpersonar i alle distrikta. I 3 av 6 områder har det vert meldt om felles arrangement for Shiba-eigarar med sine hundar. Innhaldet har variert frå felles turar og treff til felles trening. Klubbeffektar Klubben fylte på med frostkrus som framleis er svært populære, samt kolleksjonen av genserar. Men totalt sett har salet av effektar gått ein god del ned, med unnatak av salet på stand som har vore bra. Det var òg i denne perioden laga shibakalendar, som i år vart utseld! Juleannonse i Hundesport I 2012 kjøpte NSK òg ei heilsides juleannonse i Hundesport for å profilera rasen. Annonsen, som vart utforma av Lisbeth Høyem, vart dekka av deltakarane, men grunna lovnad om ei maksimumsgrense på betalinga førte det til utgifter på kr. 940 for klubben Aktivitetar knytt til NKK I denne perioden har òg representantar for klubben delteke på NKK sitt avlsseminar, i tillegg til at styret har svart på ei rekkje høyringar frå NKK. Valpeformidlar Ann Margot Whyatt har vore valpeformidlar i perioden. 20 nye shibakull med totalt 68 valpar har i perioden (per 1. april.2013) vorten annonsert på klubben sine heimesider. I tillegg kjem 3 større valpar/vaksne for omplassering/sal. Det har vore 55 hendvendingar frå interesserte på e-post og telefon. Ann Margot Whyatt, Bjarne Jåtten, Christen Johansen, Solvor Nærland, Torstein Gleditsch, Lone Fillipsen, Sandra Janzsó Varamedlemmar: Eirik Knudsen og Michael F. Lunde. 6

7 Sak 3. Regnskap 2012 med revisjonsberetning. Vedlegg 3 Balanse 2012 Kontotekst Åpningsstatus Sluttstatus Kasse kr - kr - Kortsiktig gjeld kr ,37 kr ,34 Utestående fordringer kr 6 750,00 kr 7 990,00 Note 2 Konto klubb Handelsbanken kr ,81 kr ,74 Note 1 Konto utstilling Handelsbanken kr ,37 kr 5 109,99 Lager Utstillingsrosetter kr 2 787,14 kr 2 679,87 Lager salgsartikler kr ,14 kr ,00 Utstillingsmateriell kr - kr - Sum: kr ,09 kr ,26 Resultat 2012 kr ,17 Kontrollsum kr ,26 kr ,26 Resultat 2012 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Kontotekst Utgifter Inntekter Utgifter Inntekter Medlemskontingent overført fra NKK kr - kr ,00 kr Salg av klubbeffekter kr - kr ,33 kr Salg av Shiba-kalender kr - kr ,00 kr Annonse i Shibakalender kr - kr 2 800,00 kr Annonser i Medlemsblad kr - kr 1 300,00 kr Annonser for medlemmer i HSP kr - kr 6 280,00 kr Utstillinger påmeldingskontigent kr - kr ,67 kr Utstillinger katalogsalg kr - kr 247,08 kr Utstillinger katalogannonser kr - kr - kr - Utstillinger Salg av mat og drikke kr - kr 5 683,00 kr Utstillinger loddsalg kr - kr 2 548,33 kr Renteinntekter kr - kr 277,00 kr 50 Andre inntekter kr - kr ,00 kr Aktivitetsavgift utstillinger kr - kr - kr - Samarbeidsavgift NKK kr - kr - kr - Kollektiv abonnement Hundesport kr - kr - kr - Annonsering i Hundesport kr 7 220,00 kr - kr Kostnader årsmøte kr 9 520,50 kr - kr Kostnader styremøter kr - kr - kr Reiseutgifter kr - kr - Kontorrekvisita og porto kr 934,70 kr - kr Medlemsbladet produksjon og utsending kr ,60 kr - kr Trykking og utsending av shibakalender kr 7 272,25 kr - kr Drift av nettside kr 1 865,00 kr - kr Kjøp av klubbeffekter kr 8 895,42 kr - kr Premieringer i klubben kr - kr - kr - Utstillinger dommerkostnader kr 8 895,40 kr - kr Utstillinger premier kr 4 460,65 kr - kr Utstillinger katalogtrykking kr - kr - kr - Utstillinger leie av lokaler kr 5 856,67 kr - kr Utstillinger kjøp av mat og drikke for salg kr 3 623,69 kr - kr Utstillinger kjøp av lodd og gevinster kr - kr - kr - Utstillinger Annonse og andre utgifter kr 6 197,85 kr - kr Renteutgifter og gebyrer kr 181,50 kr - kr 250 Andre utgifter kr ,01 kr - kr Sum: kr ,24 kr ,41 kr ,00 kr ,00 Resultat 2010 kr , ,00 Kontrollsummer: kr ,41 kr ,41 kr ,00 kr ,00 7

8 Noter til regnskapet og Revisjonsberetning Note 1: Utestående fordringer Juleannonse Hundesport desember ,00 Annonse Shibakalender ,00 Annonse Shib-a-visa 4/ ,00 Forskuddsbetalinger 4 290,00 Sum 7 990,00 Note 2: Kortsiktig gjeld Juleannonse Hundesport desember ,00 Forskuddsbetalinger Oppdretterseminar januar ,00 Trykking og forsendelse Shib-a-visa 4/ ,00 Ikke utdelt overskudd fra Japanspesialen 2012 (NAK+NAAK) 3 333,34 Sum ,34 8

9 Sak 4. Handlingsplan for perioden 2013/2014. Vedlegg 4 Handlingsplan for perioden Hovedfokus i denne perioden vil være arbeidet med RAS. I tillegg vil gjennomføringen av Japanspesialen også denne gang være en omfattende oppgave for klubben. Prioriterte områder i perioden: Arbeide med rasespesifikke avlsstrategier (RAS). Første versjon skal sendes NKK innen Arbeide med to prioriterte områder fra helse- og atferdsundersøkelsen i shibarasen: allergi og atferd, både i forbindelse med RAS-arbeidet og for å skaffe ytterligere informasjon. Arrangere raseutstilling på Hunderfossen i pinsen 2014 i samarbeid med NAK. Samarbeidet omfatter også felles påmelding og kiosk. I tillegg vil vi selge NSKs klubbeffekter. I tilknytning til Shibaspesialen skal alle klubbens raser fotograferes. Bildene vil brukes i medlemsbladet sammen med kritikkene fra utstillingen. Fullføre arbeidet med en organisasjonshåndbok, der oppgaver, ansvar og mandat for alle verv, komiteer og utvalg i klubben er beskrevet. Gi ut 4 nummer av medlemsbladet Shib-a-visa. Innholdet skal fortsatt være en blanding av fagstoff, informasjon og beretninger. En måned etter at medlemmene har fått papirutgaven, publiseres bladet på klubbens nettside. Vedlikeholde og utvikle klubbens nettside. Oppdatere klubbens profil slik at den reflekterer alle klubbens raser. Lage en egen meny for Sunnhet/RAS. Støtte opp under distriktskontaktene og aktivitetene i distriktene. Fortsette å utvikle, lage og selge klubbeffekter og shibakalender av høy kvalitet. Profilere klubben og de rasene den forvalter ved å delta på hundetorget på Dogs4All, og ved å invitere oppdrettere og medlemmer til å delta i helsides juleannonse i Hundesport. I tillegg støtte opp under NKKs arbeid innen etikk for avl, oppdrett og hundehold, slik at kompetansen innen genetikk, avl, helse og etiske spørsmål økes hos våre oppdrettere, eiere av hannhunder som brukes i avl og andre medlemmer. Delta på NKKs Representantskapmøte (RS). 9

10 Sak 5. Budsjett Vedlegg 5 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2013 Kontotekst Utgifter Inntekter Utgifter Inntekter Medlemskontingent overført fra NKK kr ,00 kr Salg av klubbeffekter kr ,33 kr Salg av Shiba-kalender kr ,00 kr Annonse i Shibakalender kr 2 800,00 kr Annonser i Medlemsblad kr 1 300,00 kr Annonser for medlemmer i HSP kr 6 280,00 kr Utstillinger påmeldingskontigent kr ,67 kr Utstillinger katalogsalg kr 247,08 kr 250 Utstillinger Salg av mat og drikke kr 5 683,00 kr Utstillinger loddsalg kr 2 548,33 kr Renteinntekter kr 277,00 kr 200 Andre inntekter kr ,00 kr Annonsering i Hundesport kr 7 220,00 kr Kostnader årsmøte kr 9 520,50 kr Kostnader styremøter kr - kr Kontorrekvisita og porto kr 934,70 kr Medlemsbladet produksjon og utsending kr ,60 kr Trykking og utsending av shibakalender kr 7 272,25 kr Drift av nettside kr 1 865,00 kr Kjøp av klubbeffekter kr 8 895,42 kr Utstillinger dommerkostnader kr 8 895,40 kr Utstillinger premier kr 4 460,65 kr Utstillinger leie av lokaler kr 5 856,67 kr Utstillinger kjøp av mat og drikke for salg kr 3 623,69 kr Utstillinger Annonse og andre utgifter kr 6 197,85 kr Renteutgifter og gebyrer kr 181,50 kr 200 Andre utgifter kr ,01 kr Sum: kr ,24 kr ,41 kr kr Resultat kr ,17 kr

11 Sak 6. Innkomne forslag Vedlegg 6 Det er ikkje kome inn nokon forslag. Sak 7. Valg Vedlegg 7 Presentasjon av kandidater på valg 2013 Det er ikke kommet inn forslag fra medlemmene på kandidater til valget Valgkomiteens innstilling er som følger: Nestleder Sekretær Kasserer Styremedlem Varamedlemmer Bjarne Jåtten (Gjenvalg for 2 år): Bjarne har fungert som nestleder i 1 år. Han er aktiv utstiller og eier av 2 Shiba. Han representerer distrikt Rogaland der han er aktiv med på å arrangere aktiviteter. Lisbeth Høyem (Ny, suppleringsvalg for 1 år): Lisbeth er oppdretter og mangeårig sekretær i klubben og også tidligere leder. Hun er nå leder i klubbens sunnhetsutvalg. Har vært redaktør av klubbens medlemsblad i en årrekke. Christen Johansen (Gjenvalg for 2 år): Christen er eier av 2 Shiba og har vært klubbens kasserer de siste 2 år Lone Fillipsen (Gjenvalg for 2 år): Lone er eier av 2 Shiba og har vært styremedlem i klubben i flere år. Er distriktskontakt for Nord Norge. Eirik Knudsen (Gjenvalg for 1 år): Eirik er oppdretter og aktiv utstiller. Har vært varamedlem til styret i flere perioder. Han er også ansvarlig for klubbens effektlager. Michael Lunde (Gjenvalg for 1 år): Michael er aktiv utstiller og har vært varamedlem til styret i en periode. Hege Urdal (Ny for 1 år): Hege driver med flere aktiviteter med sin Shiba. Blant annet spor og agility. Revisor Vararevisor Valgkomiteen Varamedlemmer til valgkomitten: Per Oddvar Sæth (Gjenvalg for 1 år): Har vært klubbens revisor i en årrekke. Janne Lanneskog (Gjenvalg for 1 år): Janne har vært vararevisor i et år. Lise Kommisrud (Ny for 2 år): Lise er oppretter og utstiller og driver aktivt med spor og agility og lydighet. Hun har et stort kontaktnett innen disse aktivitetene. Karstein Thune (Gjenvalg for 1 år): Har hatt Shiba i mange år og fungert som varamedlem til valgkomiteen i flere perioder Laila Nagel (Ny for 1 år): Laila er oppdretter og driver aktivt med bruk. Agility, lydighet og spor. Har tidligere vært klubbens sekretær. VALGKOMITEEN Christen Lang Hilde Schyttelvik Gullborg Knudsen 11

12 STEMMESEDDEL VED VALG 2013 Kandidatene ble presentert på side 11 og fremgangsmåte ved forhåndsstemme er beskrevet på side 13 Les nøye for å se hvor mange kryss du kan bruke til verv der det er flere kandidater! En kandidat til ett verv, SETT 1 X Nestleder, 2 år Bjarne Jåtten Gjenv JA BLANK En kandidat til ett verv, SETT 1 X Sekretær, 1år Lisbeth Høyem Ny JA BLANK En kandidat til ett verv, SETT 1 X Kasserer, 2 år Christen Johansen Gjenv JA BLANK En kandidat til ett verv, SETT 1 X Styremedlem, 2 år Lone Fillipsen Gjenv JA BLANK Tre kandidater til tre verv, SETT 3 X Eirik Knutsen Gjenv JA BLANK Varamedlemmer, 1 år Michael Lunde Gjenv JA BLANK Hege Urdal Ny JA BLANK En kandidat til ett verv, sett 1 X Revisor, 1 år Per Ivar Sæth Gjenv JA BLANK En kandidat til ett verv, sett 1 X Vararevisor, 1 år Janne Lanneskog Gjenv JA BLANK En kandidat til ett verv, sett 1 X Valgkomite, 2 år Lise Kommisrud Ny JA BLANK To kandidater til to verv, sett 2 X Vara valgkomite, 1 år Karsten Thunes Gjenv JA BLANK Laila Nagel Ny JA BLANK 12

13 BRUKSANVISNING FOR FULLMAKT OG FORHÅNDSSTEMME. 1) Fullmakter ved avstemming i saker. Klubbens lover gir i 3-2 c) mulighet for de av klubbens medlemmer som ikke møter på årsmøtet å gi sin fullmakt til et annet medlem som møter. Hvert medlem kan ha 3 tre fullmakter. Fullmakter medbringes til årsmøtet av den som har fått fullmakt og presenteres ved registrering. 2) Forhåndsstemmer ved valg. Klubbens lover gir i 3-2 d) mulighet til å bruke forhåndsstemme ved valg. Forhåndsstemming foregår på følgende måte; * På vedlagte stemmeseddel krysses det for JA eller BLANK stemme. Det angis ved hvert verv hvor mange kryss man kan sette. Hvis det settes for mange kryss, vil forhåndsstemmen bli kjent ugyldig. * Stemmeseddelen legges i en lukket, umerket konvolutt. * Konvolutten med stemmeseddelen legges i en ny konvolutt sammen med stemmekontrollskjema og sendes til NSK v. Ann Margot Whyatt Ole Eides gt. 1A 5031 Bergen NB!! Skriv ikke ditt navn på stemmeseddelen eller den konvolutten du legger den i For at stemmen skal bli godkjent, må konvolutten sendes i posten til oppgitt adresse og være poststemplet senest 1 uke før årsmøtedagen, altså senest 1. juni. Det er viktig at konvolutten blir med i utgående post 1. juni, så sjekk lokale frister for A-post! Og send gjerne stemmen i god tid! 13

14 FULLMAKT Jeg, gir med dette fullmakt til å bruke min stemme ved årsmøtet i NSK 8. juni Sted / dato Underskrift (Medbringes til årsmøtet av den person du gir fullmakten til) Klipp klipp klipp STEMMEKONTROLLSKJEMA For å kunne godkjenne forhåndsstemmen må vi kunne kontrollere at du er stemmeberettiget. Denne lappen må derfor sendes sammen med din stemmekonvolutt, slik at vi kan sjekke ditt navn mot medlemsliste fra kasserer. Legg den IKKE i samme konvolutt som selve stemmeseddelen!!! (se beskrivelse av fremgangsmåte i bruksanvisning for fullmakt og forhåndsstemme ) Stemmen er avgitt av: BRUK BLOKKBOKSTAVER 14

15 15

16 RETUR: NSK v. Christen Johansen Astrids gate 48, 1706 Sarpsborg 16