Kontrollutvalget z' Tynset avholder sine møter for åpne dører. SAKSLISTE

Transkript

1 ;;. Momo/è Ålfägr/ó MØTEINNKALLING et g fi_, Q_j Wé loss i M50 non-mo:.:.u'rv1u.c:'r I urns:-r xowimunz mørnpaíoffe' /Tirsaagitzelptfipril 2015: ' KI...»:_ ' ~ i 13:00- STED;» v i Møternm/erófmànnslcàpsåaleniTynséf/rådhusii Kontrollutvalget z' Tynset avholder sine møter for åpne dører. g i a fr. Kafè/C z ri n vi T.FA SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 12/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 13/2016 Protokoll fra møte /2016 Årsoppgjøret 2015 Tynset kommune 15/2016 Forvaltningsrevisjon omorganiseringsprosessen helse og omsorg i Tynset kommune (saken ettersendes) 16/2016 Orienteringssaker 17/2016 Åpen post Varamedlemmer mottar innkallingen kun til orientering, og møter ikke uten særskilt innkalling Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 18. april 2016 Nam/AM Vega/w! Norvald Veland Møtesekretær For Christian F. Steenland, leder i kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tynset kommune KPMG v/lngunn Strand Olsson Til ofi entlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Christian F. Steenland, tlf eller Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland, tlf

2 MØTEBOK ARKIV. i isaks-i.,. MØTE- SAK NR-f UTVALG».. Q z.ééhåndiåérwö ~D AfTO-,.,,NR}. KONTROLLUTVALGET NV 26. O /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato; 12/16 V_ < Kontrollutvalget 2504,15 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandflng: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 12/2016

3 MØTEBOK Anxwa g i sgaksg- i NR. 'UTVALG t BEHANDLER M TEe oafron SN NR. Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: 13/16 Kontrollutvalget KQNTRQFLUTVALGET leil! i 3É<94f 15 19/J5. Møtedato: Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: o Saken er obligatorisk pa alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endring på utsendt protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 13/2016

4 Tynset kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Loftet, Tynset Rådhus Møtedato: Torsdag 11. februar 2016 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Christian Fr. Steenland Odd Eirik Resell Ingrid Lium Ketil Leteng Forfall: Inger Lise Stubsjøen Martinsen Merknader: Vara for Martinsen kunne ikke møte. Vara for Lium, Signe Marie Lium, var innkalt, men tiltrådte ikke, se sak 03/16. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken og Norvald Veland Fra administrasjonen: Rådmann Arild Einar Trøen (sak 03/16) Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Torsdag, 11. februar 2016 Tmifi Édcáw T. Bakken møtesekretær Nestem te: tirsda 26.a ri/ 2016 Kontrollutvalget í Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side I av 6

5 01/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedta k: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 02/ Protokoll fra mate Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 03/201 6 Oppstart forvaltningsrevisjon omorganiseringsprosessen i Tynset kommune Sekretariatets forslag til vedtak: 1. KPMG AS velges som leverandør for forvaltningsrevisjonsprosjekt om omorganiseringen i Tynset kommune. Begrunnelse er Iavest pris, samt at KPMG er vurdert bedre enn BDO under tildelingskriteriene kompetanse og erfaring, arbeidsmetodikk og rapportering. 2. Kontrollutvalget har ved oppstarten av prosjektet gjennomgått prosjektplanen slik den foreligger fra KPMG AS, og har ingen ytterligere merknader til denne. Behandfing: ingrid Lium ba om at hennes habilitet ble vurdert, jf. forvaltningslovens 60,9). Lium ble bedt om å redegjøre for årsaken til habilitetsvurderingen. Lium er daglig leder i Bedriftshelsetjeneste AS og er ansvarlig for avtale inngått med Tynset kommune om tjenestelevering i henhold til arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste. Avtalen er behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Bedriftshelsetjenesten har en upartisk rolle og skal gi råd i henhold til fagetiske regler samt i henhold til arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 6

6 Lium fratrådte ved behandlingen av habilítetsspørsmålet. Kontrollutvalget vedtok enstemmig, jf. forvaltningslovens 8, 2. ledd at Lium er habil ved behandlingen av saken i medhold av forvaltningslovens 6a,e), og Lium tiltrådte møtet igjen. Rådmann orienterte kort om hvilke tiltak som er iverksatt i etterkant av varselbrevet som ble sendt i fra hjemmetjenesten til Fylkeslegen. Sekreta riatets forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: 1. KPMG AS velges som leverandør for forvaltningsrevisjonsprosjekt om omorganiseringen i Tynset kommune. Begrunnelse er lavest pris, samt at KPMG er vurdert bedre enn BDO under tildelingskriteriene kompetanse og erfaring, arbeidsmetodikk og rapportering. 2. Kontrollutvalget har ved oppstarten av prosjektet gjennomgått prosjektplanen sllk den foreligger fra KPMG AS, og har ingen ytterligere merknader til denne. 04/2016 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - ny valgperiode Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget i Tynset vedtar å starte arbeidet med en overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Tynset kommune for perioden Valg av leverandør for denne skjer gjennom en åpen anbudskonkurranse. 3. Abakus AS bes om å bistå utvalget ved utforming av anbudsgrunnlag og gjennomføring av anbudsprosessen. 4. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal være ferdigstilt innen Fremdriftsplan avklares nærmere på møte i kontrollutvalget og gjennom løpende kontakt mellom Abakus AS, kontrollutvalget og sekretariatet. Behandfing: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset vedtar å starte arbeidet med en overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Tynset kommune for perioden Valg av leverandør for denne skjer gjennom en åpen anbudskonkurranse. Abakus AS bes om å bistå utvalget ved utforming av anbudsgrunnlag og gjennomføring av anbudsprosessen. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal være ferdigstilt innen Fremdriftsplan avklares nærmere på møte i kontrollutvalget og gjennom løpende kontakt mellom Abakus AS, kontrollutvalget og sekretariatet. Møteprotokoll, møte I Kontrollutvalget i Tynset kommune Side 3 av 6

7 O5/2016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - ny valgperiode Sekretariatets forslag til vedtak: 5. Kontrollutvalget i Tynset vedtar å starte arbeidet med en overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Tynset kommune for perioden valg av leverandør for denne skjer gjennom en åpen anbudskonkurranse. 7. Abakus AS bes om å bistå utvalget ved utforming av anbudsgrunnlag og gjennomføring av anbudsprosessen. 8. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll skal være ferdigstilt innen Fremdriftsplan avklares nærmere på møte i kontrollutvalget og gjennom løpende kontakt mellom Abakus AS, kontrollutvalget og sekretariatet. Behandfing: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: 1. Kontrollutvalget i Tynset vedtar å starte arbeidet med en overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Tynset kommune for perioden Valg av leverandør for denne skjer gjennom en åpen anbudskonkurranse. 3. Abakus AS bes om å bistå utvalget ved utforming av anbudsgrunnlag og gjennomføring av anbudsprosessen. 4. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll skal være ferdigstilt innen Fremdriftsplan avklares nærmere på møte i kontrollutvalget og gjennom løpende kontakt mellom Abakus AS, kontrollutvalget og sekretariatet. 06/2016 Revisjonsordníngen for Tynset kommune fra 2017 Sekretariatets forslag til innstilling: Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/12. Behandfing: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets innstilling: Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/12. Møteprotokoll, møte ] 6 Kontrollutvalget i Tynset kommune Side 4 av 6

8 O7/2016 Sekretariat for kontrollutvalget for Tynset kommune fra 2017 Sekretariatets forslag til innstilling: Saken fremmes uten forslag til innstilling. Behandfing: Utvalget diskuterte saken og fattet vedtak. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Tynset kommune vedtar å gjennomføre ny anbudsrunde for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget for perioden Anbudskonkurransen gjennomføres med bistand fra Abakus AS 08/2016 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet 2015 Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Uvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets vedtak: Årsmeldingen tas til orientering og legges fram for kommunestyret. 09/2016 Kontrollutvalgets årsplan for Sekretariatets forslag til vedtak: Årsplan for 2016 vedtas. Behandling: Neste møte flyttes fra 28. april til 26. april. De møtene som sammenfaller med kommunens formannskapsmøter flyttes. Ny møteplan utarbeides av leder og sekretariat og legges fram i neste møte. Kontrollutvalgets vedtak: Årsplan for 2016 vedtas med endringer foretatt i møte. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 5 ay 6

9 10/2016 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Saken Iegges frem uten forslag til vedtak. Behandfing: Utvalget diskuterte utvalgte saker. Utvalget avventer profilering via sosiale medier. Utvalget ønsker å innføre elektronisk saksbehandling. Kontrollutvalgets vedtak: Utvalget ber kommunestyret om ekstra bevilgning til innkjøp av Ipader til kontrollutvalgets medlemmer. 1 1/201 6 Åpen post Kontrollutvalgets behandling: Utvalget fikk utdelt epost i fra Terje Hylen til rådmann av 28. januar og svar på henvendelsen i fra rådmann av 8. februar. Utvalget diskuterte saken. Utval et oversender f I ende uttalelse til kommunest ret: Kontrollutvalget viser til brev i fra rådmann av 8. februar, ref. 16/152-3, til Terje Hylen angående vurdering av habilitet. Kontrollutvalget vil gjøre kommunestyre oppmerksom på at vedtak fattet i sak 44/15 kan være ulovlig fattet på grunn av inhabilítet hos saksbehandler. Kontrollutvalget mener det er viktig at habilitet/inhabilitet avklares på forhånd. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte ] 6 Side 6 av 6

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. Behandling KONTROLLUTVALGET SD /2016 av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: l4/l 6 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsoppgjøret 2015 Tynset kommune Administrasjonen og oppdragsansvarlíg revisor, KPMG AS, er innkalt for a gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2015 for Tynset kommune (utsendt direkte fra kommunen) ~ Râdmannens årsberetning for 2015 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: n årsregnskapet være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. o årsberetning være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. o revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. = årsregnskap og årsberet ing vedt s av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks mâneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detalj eringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. KPMG AS har gjennomført ârsrevisjonen for Tynset kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 14/2016

11 MØTEBOK Saksvurdering: Kommunens årsregnskap er revidert av KPMG AS, og revisors beretning er utstedt den Driftsregnskapet er avlagt med et overskudd (regnskapsmessig mindreforbruk) på kr. 0 (mot kr i 2014) ø Regnskapet viser kr til fordeling drift (mot kr i 2014) Revisjonsberetning er avgitt uten forbehold eller presiseringer. Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukeme av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 28. april 2016 behandlet Tynset kommunes årsregnskap/for 2015 som er avgitt av rådmannen og regnskapsansvarlig. Årsberetning-san er avgitt av rådmannen. Regnskap og årsberetning for 2015 er avlagt rettidig. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonens beretning, datert ] 6. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen íkontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Tynset kommunes regnskap for 2015 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Kontrollutvalget har ikke andre merknader til Tynset kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes ínformasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godlqenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 14/2016

12 MØTEBOK Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tynset kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formarmskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 14/2016

13 KPMG AS Telephone Aumlive. en 4C Fax Tynset internet Enterprise MVA Til kommunestyret i Tynset Kommune Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Administrasjonssjef REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet fortynset Kommune som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr O. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2015, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administras/onssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide ársregns kapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for à muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder international Standards on Auditing. Flevisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for ä innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for á gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Oline in Odn Grirnaiad M9. -dc Tvnadaem nu mm: Navn mm.utstøtt Hmesund Sums). Tmxhay KPMG AS. I Noruq-,unIux:Ia:llubiliryov' I1v~'my ind memh.-1 Emu! Lhc KPMG nu-«wt oiindq)u1dai1mu7lou {mm Dinar xunii Shanna Alanna zmlultfl mm KPMG Lniumuam! Cwpmuw nkpmfi lmamiumrt : Swim nuns flniln Krimnnnnd sum Drum: Larvik Srnuue Slan:rumriz.u1=u~mnnx- munanmu av Dm norske Rmwmmhn Hume oh i Rai; Innm.

14 Revisors beretning 2015 Tynset Kommunc Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir 1 det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen tiltynset kommune per 31. desember 2015, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er isamsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vàr revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (lsae) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon». mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 16 Thore Kleppen Statsautorisert re so Side 2 av 2

15 Til Kommunestyret l Tynset kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Tynset kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget har i møte 28. april 2016 behandle! Tynset kommunes årsregnskap for 2015 som er avgitt av rådmannen og regnskapsansvarlig. Å rsberetningen er avgitt av rådmannen. Regnskap og ársberetningfiar 2015 er avlagt rettidig. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonens beretning, datert l tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Tynset kommunes regnskap for 2015 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0., Kontrollutvalget har ikke andre rnerknader til Tynset kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget tilrar at kommunestyret god/genner kommunens årsregnskap og årsberetning for Tynset 26. april 2016 Chr}'stianSteé;z Ifi;;c; leder Kopi: Formannskapet

16 MØTEBOK ARKIV; i _ snus; i '._ i. Møfls- i,sak NRA. t. V.i.u'rvAI_.G MBEHANDLER DATO 'NRL i KONTROLLUTVALGET NV /_1»_6fi_ Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Orienteringssaker Saksdokumenter: 1 Endring møtedatoer - oversikt vedlagt 2 Melding om politisk vedtak - årsmelding kontrollutvalget Melding om politisk vedtak - nyvalg kontrollutvalget Melding om politisk vedtak - revisjonsordningen - vedtak utlyse anbud 5 Melding om politisk vedtak - sekretariatet for kontroll utvalget - vedtak utlyse anbud Saksframlegg: 1 I møte i kontrollutvalget i sak 09/2016 vedtatt at ny møteplan skulle utarbeides av leder og sekretariat og legges fram i neste møte. Ny møteplan følger vedlagt, tidligere også utsendt. 2 Årsmelding fra kontrollutvalget for 2015 sak 16/272 komunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding til orientering. 3 Nyvalg kontrollutvalg for sak 15/1061kommunestyret: Som nytt medlem til kontrollutvalget for perioden velges Mahnaz Moayeri. 4 Anbud revisjonsordning for Tynset kommune fra 2017 sak 16/269 kommunestyre: Revisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Anbud sekretariat kontrollutvalget sak 16/270 kommunestyret: Tynset kommune vedtar å gjennomføre ny anbudsrunde for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget for perioden Sekretariatets forslag til vedtak: 1 Ny møteplan godkjennes i saksfremstilling tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 16/2016

17 Emne: Nye møtedatoer for kontrollutvalget Til T nset kontrollutval Utvalget ba i forrige møte om at ny møteplan skulle utarbeides av leder og sekretariat og legges fram i neste møte. Kontrollutvalgets leder og sekretariatet har satt opp følgende datoer for kontrollutvalgsmøtene i 2016: 2. møte: tirsdag 26. april, Formannskapssalen 3. møte: torsdag 2. juni, Loftet 4. møte: torsdag 6. oktober, Loftet 5. møte: tirsdag 29. november, Formannskapssalen

18 TYNSET KOMMUNE _ E/L Rådmannen Kontrollutvalg Fjell IKS v/torill Bakken i QSTERDALEN Tynset, Vår ref Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref 16/ l /l6 O33 Torill Bakken MELDING OM POLITISK VEDTAK ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET 2015 Fra møtet i Kommunestyret den , saksnr 19/16. Det underrettes herved om at det er fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding til orientenng. Begrunnelsen for vedtaket går fram av vedlagte saksutredning. a fl Det er anledning til å se dokumentene i saken. Ta i så.fall direkte kontakt med saksbehandler. Med hilsen JTQA4/$«fl.é (/L Tone B ergf konsulent Vedlegg Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Orgnr: NO M \/r\ T' rådmannen Bankgiro: 6l70.(l5.2l000 F- P0513 P 5 m0ttak@iynset.kornmuncno Bankgiro: 6I OCR

19 Side 1 av l SÆRUTSKRIFT Tynset kommune Arkivsak: 15/272 ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET 2015 Saksnr. Utvalg Møtedato 19/16 Kommunestyret Vedlegg Årsmelding kontrollutvalget i Tynset kommune 2015 Andre dokumenterí saken l. KONTROLLUTVALGET FJELL IKS ÅRSMELDING FOR 2015, datert ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET 2015, datert Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalg Fjell IKS, 2550 Os i Østerdalen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporterin gen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig dokument. Sekretariatet har laget en oppsummering over kontrollutvalgets aktíviteti Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets vedtak: Årsmeldingen tas til orientering og legges fram for kommunestyret. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vurdert som ikke relevant for saken. Innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding til orientering. Kommunestyret behandlet saken i møte : Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding til orientering.

20 TYNSET KOMMUNE, 73», g Rådmannen mmm Ed -03% xx Kontrollutvalg Fjell IKS v/stein Dølmo/Torill Bakken 2550 OS I ØSTERDALEN Tynset, Vår ref Løpenr. Arkivkode Saksbeharidler Deras ref 15/ / Morten B. Often I4 MELDING OM POLITISK VEDTAK NYVALG KONTROLLUTVALGET Fra møtet i Kommunestyret den , saksnr 24/ l 6. Det underrettes herved om at det er fattet følgende vedtak: Som nytt medlem til kontrollutvalget for perioden velges: Mahnaz Moayeri Kontrollutvalg for perioden : Medlemmer: Personlige varamedlemmer: Christian Fr- Steenland (leder) Terje Hylen Odd Eirik Resell (nestleder) Kamilla J akubecz Mahnaz Moayeri Rune Storli Ketil Leteng Nils P. Hagen lngrid Lium Signe Marit Lium Begrunnelsen for vedtaket går fram av vedlagte saksutredning. Det er anledning til å se dokumentene i saken. Ta i så fall direkte kontakt med saksbehandlerflæè Ø Med hilsen k/ Tone konsulent Ber Vedlegg Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: NO MVA rådmannen Bankgiro; 6l E-post: posrmot1ak@tynsct.kommune.no Bankgiro: 6l O OCR

21 Side l av 2 SÆRUTSKRIFT Tynset kommune Arkivsak: 15/1061 N YVALG KONTROLLUTVALGET Saksnr. Utvalg Møtedato 72/15 Kommunestyret /16 Kommunestyret Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalg Fjell lks v/stein Dølmo/Torill Bakken 2550 OS I ØSTERDALBN Valgte medlemmer/varamedlemmer Saksopplysninger Kommunestyret innvilget i møte fritakssøknad, fra verv som kommunestyrerepresentant for Sosialistisk Venstreparti, fra Karin Tørklep Sletten, sak 9/16. Som følge av fiitaket rykket Inger Lise Stubsjøen Martinsen inn som fast lcornmuneslyrerepresentant for SV. Margit Wang, SV, erstattet Sletten i formannskapet. Som formannskapsmedlem skal Wang ikke lenger være medlem/nestleder av komite for oppvekst. Inger Lise Stubsjøen Martinsen er fast medlem i kontrollutvalget. Valgnemnda innstiller Martinsen som nytt medlem/nestleder i komite for oppvekst. Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyrekomite etter kommuneloven 10 a er utelukket fra valg til kontrollutvalg. Som følge av dette må kommunestyret velge nytt medlem til kontrollutvalget samt at det må foretas nyvalg på hele kontrollutvalget jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3: Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fiflkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifiing av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. I henhold til kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg 2 skal kommunestyret velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning.. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets incxllernmer. Utelukket fra valg er ordfører og varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem og varamedlem av kommunestyiekomite, den som foretar revisjon for kommunen og ansatte i kommunen.

22 Side 2 av 2 Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. ikke relevant. Valgnemndas innstilling legges frem i møtet. Innstilling ble lagt frem i møtet: Som nytt medlem til kontrollutvalget for perioden velges: Mahnaz Moayeri Kontrollutvalg for perioden : Medlemmer: Personlige varamedlemmer: Christian Fr. Steenland (leder) Terje Hylen Odd Eirik Resell (nestleder) Kamilla Jalcubecz Mahnaz Moayeri Rune Storli Ketil Leteng Nils P. Hagen Ingrid Lium Signe Marit Lium Kommunestyret behandlet saken i møte : Val gnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak Som nytt medlem til kontrollutvalget for perioden velges: Mahnaz Moayeri Kontrollutvalg for perioden : Medlemmer: Personlige varamedlemmer: Christian Fr. Steenland (leder) Terje Hylen Odd Eirik Resell (nestleder) Kamilla Jakubecz Mahnaz Moayeri Rune Storli Ketil Leteng Nils P. Hagen Ingrid Lium Signe Marit Lium

23 v TYNSET KOMMUNE W Æ Rådmannen MM-fÆQQ Kontrollutvalg Fjell IKS v/torill Bakken 2550 OS I ØSTERDALEN Tynset, Vår ref Løpenr. Arkivkode Saksbehandler De;-es rqf 16! / Torill Bakken MELDING OM POLITISK VEDTAK REVISJONSORDNINGEN FOR TYNSET KOMMUNE FRA 2017 Fra matet i Kommunestyret den , saksnr 20/16. Det underrettes herved om at det er fattet følgende vedtak: 1. Rcgnskapsrcvisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden 2017 ~ , Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS. 3. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/ l 2. eh Begrunnelsen for vedtaket går fram av vedlagte saksutredning. Det er anledning til å se dokumentene i saken. Ta i så fall direkte kontakt med saksbehandler. Med hilsen Tone Ber konsulent Vedlegg Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Orgnr: NO MVA rådmannen Bankgiro: l00O E-post: postmottak@tynsct.kommunc.no Bankgiro: 6l') OCR

24 Side 1 av 2 SÆRUTSKRIFT Tynset kommune Arkivsak: 16/269 REVISJ ONSORDNIN GEN FOR TYNSET KOMMUNE FRA 20 l 7 Saksnr. Utvalg Møtedato 20/16 Kommunestyret 01.O Vedlegg Kontrollutvalgets sak 16/ 12, den Andre dokumenter í saken 1. KONTROLLUTVALGET FJELL IKS REVISJ ONSORDN INGEN FOR TYNSET KOMMUNE FRA 2017, datert REVISJONSORDNINGEN FOR TYNSET KOMMUNE FRA 2017, datert Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalg Fjell IKS, 2550 OS i Østerdalen Saksopplysninger Kontrollutvalget i Tynset innstilte enstemmig i sak 16/12 på å konkurranseutsette revisjonsordrtingen for perioden (alternativ 3 nedenfor). Dette etter en forutgående grundig vurdering av 3 aktuelle alternativer: l. Ansettc egne revisorer 2. Deltakelsei interkommunalt samarbeid 3. Inngåelse av avtale med armen revisor (konkurranseutsetting, dvs. den ordningen Tynset kommune har hatt siden ) Kommunestyret i Tynset bifalt enstemmig kontrollutvalgets innstilling i sin sak 69/ 12, slik: 1. Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS, 3. Begrunnelse for delte er en styrket uavhengighet ved anbua'.s'uz.s'ettelse, og a! en ser de: også som en fordel at en kommune i regionen ikke deltar i revísjonssamarbeidez gjennom Revisjon Fjell IKS. I tillegg kan en heller ikke se at det foreligger økonomiske momenter til fordel ved en eventuell deltakelse i Revilgon Fjell IKS. Kontrollutvalget vedtok i sak 41/12, den slik innstilling til kommunestyret etter forutgående konkurranseutsetting med bistand fra Abakus AS: I. Tynset kommune velger KPMG som leverandør av regnskapsrevisj/'onfor revisjonsårene 2013 og 2014 med kundestyrt opsjon på 1+] år. 2. Begrunnelse for kontrollutvalgets innstilling: I T otalkosmaden ved KPMGs tilbud er den laveste

25 Side 2 av 2 0 Mht. kvalitet, kompetanse, arbeidsmetodilrk og oppfølging vurderes de 3 anbydere likeverdige. 3. Ordfører signerer oppdragsavtalen i henhold til kommunestyrets vedtak Denne innstillingen ble enstemmig vedtatti kommunestyret i sak 99/ 12, den I sak 23/14 innstilte kontrollutvalget på â forlenge derme opsjonsavtalen til også å gjelde årene 2015 og Innstillingen ble enstemmig vedtatt av kommunestyret i sak 51/ 1 4, den Kontrollutvalget og kommunestyret må nå ta stilling til revisjonsordningcn fra Saksvurdering Tidligere har nytt kontrollutvalg og kommunestyre behandlet en prinsipiell sak vedr revisjonsordningen, jf sak 16/12 i kontrollutvalget. Sekretariatet antar at dette ikke er nødvendig ved denne gangs behandling, da kommunestyrets vedtak i sak 69/12 av sekretariatet oppfattes âvære av prinsipiell art. Dersom kontrollutvalget eller kommunestyret ønsker en slik prinsippsak fiemlagt, må saken utredes på ny og fremmes for behandling. Det tílrås derfor at kontrollutvalget innstiller til kommunestyret om at revisjonsordningen fortsetter som i perioden , og at denne settes ut på anbud for perioden i samarbeid med Abakus AS. Sekretariatets forslag til innstilling: l. Regnskapsrevisjon fior Tynset kommune utlyses på anbud for perioden 20] Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus A S. 3. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/12. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vurdert som ikke relevant for saken. Innstilling: 1. Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosesseni samarbeid med Abakus AS. 3. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/12. Kommunestyret behandlet saken i møte : Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS. 3. Begrunnelse fremgår av kommunestyrets sak 69/12.

26 TYNSBT KOMMUNE t... «gif Rådmannen Malm / Kontrollutvalg Fjell IKS v/ Torill Bakken 2550 OS I ØSTERDALEN Tynset, Vår ref Løpcnr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref 16/ Torill Bakken MELDING OM POLITISK VEDTAK KONTROLLUTVALGET FJELL IKS SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET FRA 2017 Fra møtet i Kommunestyret den ] 6, saksnr 21/1 6. Det underrettes herved om at det er fattet følgende vedtak: 1. Tynset kommune vedtar å gjennomføre ny anbudsrunde for sekretanhtsfunksjonen for kontrollutvalget for perioden Anbudskonkurransen gjennomføres med bistand fra Abakus AS. K3 Begrunnelsen for vedtaket går fram av vedlagte saksutredning. Det er anledning til å se dokumentene i saken. Ta i så fall direkte kontakt med saksbehandler. Med hilsen K7o~./??:7] </(/ Tone Berg konsulent Vedlegg Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks 0rg.nr: NO MVA rådmannen Bankgiro: 6l E-post: postmottaj<@tynselkommune.no Bankgiro: OO OCR

27 Side 1 av 2 Tynset kommune SÆRUTSKRIFT Arkivsak: 16/270 KONTROLLUTVALGET FJELL IKS SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET FRA 2017 Saksnr. Utvalg Møtedato 21/16 Kommunestyret 01 _03_2016 Vedlegg Andre dokumenter i saken 1. KONTROLLUTVALGET FJELL IKS SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET FRA 2017, datert KONTROLLUTVALGET FJELL IKS SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET FRA 2017, datert Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalg Fjell lks, 2550 Os i Østerdalen Saksopplysninger Tynset kommune bør ta stilling til sin sekretariatsfimksjon for kontrollutvalget samtidig med at man tar stilling til revisjonsordningen. Saksvurdering Kontrollutvalg Fjell IKS har i hht godkjent anbud og etter forhandlinger fimksjonen som sekretariat for kontrollutvalget i Tynset Selqetadatsfunksjonen har en kostnadsramme på kr pr år, for inntil S møter. Overstiger møteantallet 5 møter i året, fastsetter den vedtatte avtalen satser for dette. Det er kommunestyret som tar stilling til sekretariatsordningen, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har siden 2006 lyst ut seknetatiatsordningen på anbud. Kontrollutvalg Fjell IKS har innehatt sekretariatsfunksjonen i hele denne perioden, men avtalen løper altså t,o,m, Nåværende sekretariat er derfor inhabile til å saksbehandle og fremme innstilling i saken, men kan svare på spørsmål i møtet dersom ønskelig. Sekretariatets forslag til innstilling: Saken fremmes uten forslag til innstilling. Behandling: Utvalget diskuterte saken og fattet vedtak.

28 MØTEBOK.ARKN- i i SAi<5~C MØTE- l SAK: NIL UTVALG- i, ' BEHANDLER i.vond NR. _.. K NTR LLUTV^LGET,, 2 -_, s.-.,.? æ_6 1,7/ _1 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/16 Kontrollutvalget Åpen post Saksdokumenter: 0 Ingen Saksframlegg: Hensikten med åpen post er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. Pga sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes pga behandling av taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Det ligger i sakens natur at det ikke kan fattes enkeltvedtak oppfølgingssaker og - temaer. i saken, bare drøfte aktuelle Det er ikke meldt inn noen temaer i skrivende stund. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalgeti Iynset kommune Sak nr. 1 7/2016