Fusa kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Fusa kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: 157 (loftet), Eikelandsosen Dato: Tidspunkt: 11:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes og Elin Molven møter frå sekretariatet, på dette møtet. Arild Legland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/14 Ny økonomisjef presenterer seg for utvalet 2014/160 PS 4/14 PS 5/14 Fokus på etikk i Fusa kommune, orientering frå rådmannen Forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring og spesialundervisning, løypemelding 2014/ /327 PS 6/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/161 PS 7/14 Møteplan for kontrollutvalet /162 PS 8/14 Evaluering av plan for selskapskontroll 2014/158 PS 9/14 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon 2014/157 PS 10/14 Meldingar RS 1/14 Budsjett for kontrollutvalet /159 RS 2/14 PS 11/14 Vedtak i Fusa kommunestyre , bruk av opsjon revisjonstenester Eventuelt 2014/326 Side2

3 PS1/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/14Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

4 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/160-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 3/ Ny økonomisjef presenterer seg for utvalet Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok slikt punkt under Ymse i sitt møte : Fusa kommune har fått ny økonomisjef. Kontrollutvalet vil gjerne invitere han til første møte i utvalet i Særutskrift vart sendt økonomisjef og invitasjon vart sendt på nytt Økonomisjefen har i telefon til sekretariatet stadfesta at han kjem til utvalet kl Forslag til vedtak Presentasjonen vert teken til orientering Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side4

5 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 007 Arkivnr: 2014/170-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 4/ Fokus på etikk i Fusa kommune, orientering frå rådmannen Bakgrunn for saken Kontrollutvalet i Fusa kommune gjorde slikt vedtak i sak 42/13 Orienteringssak nr 4: Fokus på etikk i Fusa kommune - Invitere rådmann til første møte i 2014 for å orientere om etikk og etisk regelverk i Fusa kommune. Aktuelle spørsmål kan vere: - Kva er gjort på området siste året? - Planlagt aktivitet? - Er det halde kurs eller seminar? - Forvaltningsrevisjon habilitet (Kva er gjort her?) - Osv Særutskrift vart sendt rådmannen , og ny invitasjon vart sendt på epost Rådmannen er bortreist til og sekretariatet har, når sakspapira vert sendt ut, ikkje fått stadfesta endeleg at ho kjem til utvalet denne dagen. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side5

6 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side6

7 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/327-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 5/ Forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring og spesialundervisning, løypemelding Vedlegg: Prosjektplan frå Deloitte, dagsett Bakgrunn for saka Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 39/13 i møte : 1) Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan Tilpassa undervisning og spesialundervisning. 2)Kontrollutvalet samla seg om slikt føremål: «Får elvar i Fusa kommune det dei har krav på i høve tilpassa opplæring og spesialundervisning?» 3)Revisor vert beden om å komme tilbake med prosjektplan som har med seg slike punkt/ moment og revisor lagar forslag til problemstillingar på bakgrunn av dette. - Samanlikning mellom skulane. - Ressursforskjellar - Økonomistyring i skulane - Bruk av spesialundervisning sett i samanheng med delingstimar - Kompetanse i skulane - Tidlig innsats eller tiltak først i ungdomsskulen - Overgang barnehage barneskule ungdomsskule - Oppvekstsenter, tettare samarbeid mellom barnehage og skule. - Ny administrativ ordning i kommunen, med skulesjef og sjef for barnehagane - Statistikk for tidlegare år - Eleven i fokus 4)Kontrollutvalet ber om at prosjektplan vert sendt sekretariatet innan 7. januar ) Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side7

8 Side 2/2 6)På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Prosjektplan vart motteke i høve fristen i vedtaket sitt pkt. 4 og utvalsleiar godkjende planen Prosjektplanen ligg som vedlegg til denne saka til orientering og det er avtala at Deloitte gjer ei løypemelding i høve vedtaket sitt punkt 6. Forslag til vedtak Løypemeldinga vert teken til orientering Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side8

9 Forvaltningsrevisjon Fusa kommune Tilpassa opplæring og spesialundervisning Prosjektplan/engagement letter Januar 2014 Side9

10 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Revisjonskriterium Innleiing Tilpassa opplæring Spesialundervisning Metode Dokumentanalyse Statistisk analyse Intervju Stikkprøvegjennomgang Verifiserings- og høyringsprosessar Tid og ressursbruk Tidsbruk Side10

11 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet , sak nr 39/13, utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring og spesialundervisning i Fusa kommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet er tredelt: å kartleggje i kva grad elevar i grunnskulane i Fusa kommune får ei opplæring som er tilpassa deira evner og føresetnader, uavhengig av kva skule dei går på. å undersøkje i kva grad det er etablert gode ordningar knytt til overgangar frå barnehage til skule, og mellom dei ulike hovudtrinna i grunnskulen. å undersøke i kva grad krav i regelverket knytt til tildeling av spesialundervisning blir etterlevd, slik at rettstryggleiken til dei elevane som per i dag mottar spesialundervisning i kommunen, blir ivaretatt på ein god måte. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande hovudproblemstillingar, med tilhøyrande underproblemstillingar: 1. I kva grad får elevar i grunnskulane i Fusa kommune ei opplæring som er tilpassa deira evner og føresetnader, uavhengig av kva skule dei går på? a) I kva grad er det forskjellar mellom skulane i kommunen når det gjeld andelen elevar som ikkje blir vurdert å få tilfredsstillande utbytte av den ordinære opplæringa? b) Har kommunen etablert ein ressursfordelingsmodell som sikrar at alle skulane har dei same økonomiske føresetnadene når det gjeld å gi elevane tilpassa opplæring? c) I kva grad gir kommunen føringar for ressursbruken ved skulane? d) Har Fusa kommune etablert felles system og rutinar for å sikre at elevane sitt læringsutbytte blir tilstrekkeleg kartlagt innanfor det ordinære opplæringstilbodet? e) Har kommunen tilfredsstillande rutinar for å sikre at resultata frå kartleggingar blir følgt opp? f) I kva grad har Fusa kommune system og rutinar for å sikre at undervisningspersonellet har tilstrekkeleg kompetanse til å gi elevane ei tilpassa opplæring? g) I kva grad blir regelverket sine krav om tidleg innsats etterlevd ved grunnskulane i Fusa kommune? h) I kva grad bistår pedagogisk- psykologisk teneste (PPT) grunnskulane i Fusa kommune i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov, jf. krav i opplæringslova? 2. Er det etablert ordningar som sikrar gode overgangar frå barnehage til skule, og mellom dei ulike hovudtrinna i grunnskulen? 3 Side11

12 a. Har kommunen etablert rutinar for å sikre gode overgangar frå barnehage til skule? b. Har kommunen etablert rutinar for å sikre gode overgangar mellom dei ulike hovudtrinna i grunnskulen? c. Blir det, for elevar med vedtak om spesialundervisning, utarbeidd ny sakkunnig vurdering i samband med overgang til anna skule? 3. Blir krav i kapittel 5 i opplæringslova følgt når det gjeld tildeling og organisering av spesialundervisning ved grunnskulane i Fusa kommune? a) Har kommunen tilfredsstillande rutinar for tildeling av spesialundervisning? b) Er sakshandsamingspraksisen ved tildeling av spesialundervisning i samsvar med krav i regelverket? c) Har PPT tilstrekkeleg kapasitet til å utarbeidde sakkunnige vurderingar innan rimeleg tid? d) Blir det, for elevar med vedtak om spesialundervisning, utarbeidd individuell opplæringsplan og årleg oversikt og vurdering av den opplæringa eleven har fått, i samsvar med krav i regelverket? e) Har kommunen system for å vurdere om undervisningspersonell med ansvar for spesialundervisning i tilstrekkeleg grad har relevant fagleg og pedagogisk kompetanse? 4 Side12

13 2. Revisjonskriterium 2.1 Innleiing Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, andre sentrale føresegn på området, samt eventuelle relevante kommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet vil opplæringslova med forskrifter utgjere dei sentrale revisjonskriteria. I tillegg vil mellom anna forarbeida til reglane i opplæringslova og rettleiarar frå Utdanningsdirektoratet bli nytta for å utdjupe innhaldet i regelverket. Også forvaltningslova er sentral når det gjeld sakshandsamingskrav knytt til spesialundervisning. 2.2 Tilpassa opplæring Prinsippet om at opplæringa skal vere tilpassa den einskilde elev sine evner og føresetnader, er eitt av grunnprinsippa for undervisninga i det norske skulesystemet. Dette prinsippet er fastsett i 1-3 i opplæringslova, som slår fast følgjande: «Opplæringa skal tilpassast evnene og føresetnadene hjå den enkelte eleven, lærlingen og lærekandidaten. På 1. til 4. årstrinn skal kommunen sørgje for at den tilpassa opplæringa i norsk eller samisk og matematikk mellom anna inneber særleg høg lærartettleik, og er særleg retta mot elevar med svak dugleik i lesing og rekning.» Intensjonen i loven er at den tilpassa opplæringa skal gjennomførast innanfor den ordinære undervisningssituasjonen for fleirtalet av elevane. Den delen av elevmassen som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett på spesialundervisning. I NOU 2003:16 blir det framheva at alle elever har rett på tilpassa opplæring. I den samanheng blir det vist til problemstillingar knytt til å tilpasse opplæringa til alle innanfor ei elevgruppe med stor variasjonsbredde, samstundes som det gjerne ikkje er like problematisk å tilpasse opplæringa til ein såkalla «normalelev» (NOU 2003:16, s. 84). I St.meld.nr 16 ( ) blir tilpassa opplæring skildra på følgjande vis 1 : «( ) Tilpasset opplæring er ikke et mål, men et virkemiddel for læring. Alle elever skal i arbeidet med fagene møte realistiske utfordringer og krav de kan strekke seg mot, og som de kan mestre på egen hånd eller sammen med andre. Elevene har ulike utgangspunkt og ulike behov i arbeidet med de nasjonalt fastsatte kompetansemålene. Tilpasset opplæring kjennetegnes ved variasjon i bruk av arbeidsoppgaver, lærestoff, arbeidsmåter, læremidler og variasjon i organisering av og intensitet i opplæringen. Tilpasset opplæring innebærer høy bevissthet i valg av virkemidler med sikte på å fremme den enkeltes og fellesskapets læring. ( ). Spesialundervisning kan være nødvendig for å oppfylle plikten til å gi tilpasset opplæring.» 1 Side 76 (sitatet viser til 1-2 i opplæringslova, som er endret til 1-3 i 2009). 5 Side13

14 Av 5-6 i opplæringslova går det i andre ledd fram at PP-tenesta «skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov». Dette arbeidet er ofte omtalt som systemretta arbeid. Av 3-11 i forskrift til opplæringsloven går det fram at eleven minst ein gang kvart halvår har rett til ein samtale med kontaktlæraren eller instruktøren om sin utvikling i forhold til kompetansemåla i faga, samt at «Læraren skal vurdere om eleven har tilfredsstillande utbytte av opplæringa, jf. opplæringslova 5-1 og 5-4.» 2.3 Spesialundervisning I ein rettleiar frå Utdanningsdirektoratet går det fram at spesialundervisning må reknast som ei meir omfattande form for tilpassa opplæring, enn det som blir gjort gjennom den ordinære opplæringa: «Spesialundervisning er en mer omfattende individuell tilpasning, som det er knyttet et enkeltvedtak til. Spesialundervisning må betraktes som en del av arbeidet med å gi alle elever likeverdig opplæring og tilpasset opplæring. Spesialundervisning vil være aktuelt for elever som ikke får «tilfredsstillande utbytte» av den ordinære opplæringen.» 2 Det går vidare fram av rettleiaren frå Utdanningsdirektoratet at «målet er mer fleksibel bruk av ressursene innenfor den vanlig organiserte undervisningen. Det er viktig å finne en rimelig balanse mellom en generell pedagogisk tilnærming og særskilte tiltak.» 3 Kapittel 5 i opplæringslova omhandlar spesialundervisning. Der går det frem at «elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning.» ( 5-1, 1. ledd). Eleven sin rett etter opplæringslova er ein individuell rett. Dette inneber ifølgje rettleiaren om spesialundervisning at skuleeigar ikkje kan avvise denne retten, når det er vurdert at ein elev ikkje kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbodet. Vidare går det fram av rettleiaren at skuleeigar ikkje kan avgrense den særskilte tilrettelegginga med bakgrunn i manglande økonomiske ressursar. 4 I opplæringslova 5-3 blir det stilt krav om ei sakkunnig vurdering før det kan bli fatta vedtak om spesialundervisning: «Før kommunen ( ) gjer vedtak om spesialundervisning etter 5-1 ( ) skal det liggje føre ei sakkunnig vurdering av dei særlege behova til eleven. Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast. ( ) Dersom vedtaket frå kommunen eller fylkeskommunen avvik frå den sakkunnige vurderinga, skal grunngivinga for vedtaket blant anna vise kvifor kommunen eller fylkeskommunen meiner at eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller retten etter 5-1 eller 5-7.» Eit vedtak om spesialundervisning er eit enkeltvedtak etter forvaltningslova. Av rettleiar om spesialundervisning frå Utdanningsdirektoratet, blir følgjande sagt om forvaltningsrettens viktighet i saker om spesialundervisning: «Skoleeier, skolene og PP-tjenesten er offentlige myndighetsorgan og er omfattet av reglene i forvaltningsloven. Det er viktig at skoleeier har god kjennskap til forvaltningsrettens regler ved behandlingen av saker om spesialundervisning. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse blant annet ved utformingen av enkeltvedtaket om spesialundervisning og krav til 2 Utdanningsdirektoratet: Spesialundervisning. Rettleiar til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Side Ibid, side Utdanningsdirektoratet: Spesialundervisning. Rettleiar til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. 6 Side14

15 innholdet i et vedtak. I tillegg er også reglene om foreløpig melding, jf. forvaltningsloven 11a og klage viktige.» 5 I forvaltningsloven går følgjande fram av 11a om sakshandsamingstid og førebels svar: «Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.» Samla sett går ei rekkje krav til sakshandsaminga fram av opplæringslova og forvaltningsloven. Det blir presisert i rettleiaren om spesialundervisning at det skal fattast vedtak også dersom det blir vurdert at eleven ikkje har behov for spesialundervisning. Når vedtak om spesialundervisning er fatta, går det vidare fram av opplæringsloven at skolen skal utarbeide en Individuell Opplæringsplan (IOP), og det går fram at «[p]lanen skal vise mål for og innhaldet i opplæringa og korleis ho skal drivast. ( )» ( 5-5, 1. ledd). Utdanningsdirektoratet sin rettleiar for spesialundervisning viser til at måla for opplæringa skal ta utgangspunkt i enkeltvedtaket og kompetansemåla i Læreplanverket for Kunnskapsløftet. I Ot.prp. nr. 46 ( ) er det streka under at føremålet med IOP-en er å utvikle kortfatta og praktiske planar til hjelp i planlegging, gjennomføring og evaluering av opplæringa. Det går fram av kommentar til 5-5 i opplæringslova at det i den individuelle opplæringsplanen må «tas hensyn til lærevanskene og læreutsiktene til den enkelte elev slik de er beskrevet i den sakkyndige vurderingen». 6 I rettleiaren går det fram at IOP-en ikkje kan innehalde nye eller andre rettar for eleven enn dei som går frem av enkeltvedtaket. I opplæringslova 5-5 blir det også stilt krav om utarbeiding av årleg oversikt og vurdering av den opplæringa eleven har fått: «Skolen skal ein gong i året utarbeide skriftleg oversikt over den opplæringa eleven har fått, og ei vurdering av utviklinga til eleven. Utviklinga til eleven skal vurderast ut i frå måla som er satt i eleven sin individuelle opplæringsplan. Skolen sender oversikta og vurderinga til eleven eller til foreldra til eleven og til kommunen eller fylkeskommunen.» ( 5-5, 2. ledd) Med utgangspunkt i IOP-en skal skulen vurdere om elevane som har vedtak om spesialundervisning får eit forsvarleg utbytte av opplæringa, jf ledd. Rettleiaren frå Utdanningsdirektoratet viser til at evalueringa skal gje grunnlag for eventuelt å justere det vidare arbeidet, anten det gjeld innhald, arbeidsmåtar, organisering eller metodar, og vurderinga bør skje fortløpande heile året. Frå og med blir det ei endring i opplæringslova. I den nye 5-5, 3.ledd går det fram at dei nye kompetansekrava som trer i kraft i den nye 10-2 kan fråvikast i vedtak om spesialundervisning dersom ei konkret vurdering av eleven og den spesialundervisninga som skal bli gitt, tilseier det. 1 Det går fram av forarbeida til denne lovendringa at eit nytt tredje ledd opnar for at det i enkeltvedtaket om spesialundervisning skal kunne fastsetjast at den læraren som skal gi spesialundervisning, ikkje treng oppfylle kravet om relevant fagkompetanse i undervisningsfaget, etter ei konkret vurdering av eleven sine behov og den individuelle opplæringsplanen. 7 Det går vidare fram av forarbeida at slike unntak ikkje skal ha økonomiske årsakar, men må grunngivast ut frå fagleg-pedagogiske årsaker, slik 5 Avsnitt 6.1 i rettleiar om spesialundervisning. 6 Gyldendal Rettsdata. Note til 5-5 i opplæringslova, skrevet av Vidar Raugland og Ellen Gooderham. Noten vart sist hovudrevidert Endringar i opplæringslova og privatskolelova (undervisningskompetanse m.m.) Prop.84 L ( ). Se også 7 Side15

16 tilfellet er for avvik frå læreplanverket etter dagens reglar. 8 Det blir i forarbeida vist til at det etter at lovendringane trer i kraft framleis vil kunne gå fram av enkeltvedtak om spesialundervisning at ein lærar bør ha særskild kompetanse (f.eks. spesialpedagogisk kompetanse), slik det er etter gjeldande rett. 8 Endringar i opplæringslova og privatskolelova (undervisningskompetanse m.m.) Prop.84 L ( ) 8 Side16

17 3. Metode I dette oppdraget meiner vi det vil vere føremålstenleg å nytte ein kombinasjon av dokumentanalyse, statistisk analyse, intervju og stikkprøvegjennomgang. Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Ei dokumentanalyse vil vere sentral for å få kjennskap til kva for system og rutinar kommunen har i samband med til dømes tilpassa opplæring, tidleg innsats, kartlegging av elevane sitt læringsutbytte, sakshandsaming og gjennomføring av spesialundervisning. 3.2 Statistisk analyse Informasjon om ressursbruk, omfang av spesialundervisning mv vil vere viktig bakgrunnsinformasjon for vurdering av problemstillingane i prosjektet. Deloitte vil gjere ei analyse av føreliggande statistikk i KOSTRA og GSI (Grunnskolens Informasjonssystem), der vi vil samanlikne Fusa kommune med gjennomsnittet i kommunegruppa, fylket og landet utanom Oslo. 3.3 Intervju For å få nærare kjennskap til kommunen sin praksis og eventuelle utfordringar når det gjeld tilpassa opplæring og spesialundervisning, vil vi gjennomføre intervju med rektorar ved to barneskular/ oppvekstsenter (1.-7.trinn), og Fusa ungdomsskule. Vi vil også intervjue kommunalsjefen og/eller rådmannen i kommunen for å få kjennskap til den overordna styringa av grunnskuleopplæringa i kommunen. Vi ønskjer også å gjennomføre intervju med leiar for pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) for å få nærare informasjon både om det systemretta og individretta arbeid ved skulane. 3.4 Stikkprøvegjennomgang For å undersøke om Fusa kommune etterlever krav i regelverket til sakshandsaminga i samband med spesialundervisning, vil vi gjennomgå om lag 12 saksmapper for elevar som skuleåret 2013/2014 har vedtak om spesialundervisning. I stikkprøvegjennomgangen vil vi mellom anna ha fokus på sakshandsaming og utforming av vedtak, individuell opplæringsplan og rapportering av utført undervisning. Saksmappene vil bli valt ut slik at ulike skular og ulike klassetrinn er representert blant stikkprøvene. 3.5 Verifiserings- og høyringsprosessar Alle intervjureferat vil bli sendt til den som er intervjua for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i samband med utarbeiding av forvaltningsrevisjonsrapporten. Rapportutkast vil bli sendt til rådmannen for verifisering og høyring. Rådmannen blir bedt om å verifisere innhaldet i datadelen til rapporten, og eventuelle faktafeil vil bli retta i den endelege rapporten. 9 Side17

18 Rådmannen vil også bli oppmoda om gje ein uttale til revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak. Rådmannen sin høyringsuttale vil bli lagt ved den ferdige rapporten. 10 Side18

19 4. Tid og ressursbruk 4.1 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta 220 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data i høve til revisjonskriterium, utarbeiding av rapport og kvalitetssikring, samt presentasjon av den ferdige rapporten for kontrollutvalet. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i kommunestyret. Prosjektet kan startast opp 1. februar 2014 og ferdig rapport kan sendast til kontrollutvalet ved sekretariatet innan utgangen av juni For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at kommunen innan rimeleg tid stiller dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju. Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale mellom Fusa kommune og Deloitte. Bergen, 7. januar 2014 Stein Ove Songstad, ansvarleg partnar 11 Side19

20 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS Side20

21 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/161-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 6/ Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn for saka Det vert synt til vedtak i kontrollutvalet si sak 39/11 1) Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar, vart fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for plan og miljø Kontrollutvalsmedlem: Øyvind Nordbø Arne Holmefjord Turid Glesnes Drøfting Møteprotokollane er tilgjengeleg på Fusa kommune si heimeside. Kontrollutvalet har dessutan bede om å få dei tilsendt. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan få nærare informasjon om einskiltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av interesse. Sidan sist utvalet var samla, er desse møteprotokollane komne til: Politisk organ: År / møtedato: Kommunestyret Formannskapet Utval for plan og miljø Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side21

22 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side22

23 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/162-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 7/ Møteplan for kontrollutvalet 2014 Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Utkast til møteplan Merknad: for kontrollutvalet: Under avvikling Forvaltningsrevisjon, løypemelding Prosessmøte evaluering av planar Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret Milepælsrapport forv.rev Årsmelding KU Uttale til kommunerekneskapen Budsjett 2014 for KU Forvaltningsrevisjonsrapport Bestilling prosjektplan Deloitte uavhengighetserklæring Prosjektplan Interimsrevisjonsrapport Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side23

24 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: Under avvikling Årsmelding KU Uttale til kommunerekneskap Budsjett KU Bestillingar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side24

25 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/158-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 8/ Evaluering av plan for selskapskontroll Vedlegg: 1. Plan for selskapskontroll 2. Analyse til plan for selskapskontroll Bakgrunn for saka Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 42/13 i møte : Orienteringssak nr 5: Prosess, evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2014 Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 11. januar Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Deloitte leverte forslag til prosjektplan innan fristen, og utvalsleiar godkjende denne Det er i prosjektplanen lagt opp til prosessmøte i kontrollutvalet , og sekretariatet har avtala dette med Deloitte Deloitte har teke eit lite atterhald om at alt vert klart til møtet. Kontrollutvalet sine medlemmar vert bedne om å tenkja i gjennom til dette møtet om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planen. Forslag til vedtak 1. Deloitte AS redigerer plan for selskapskontroll i tråd med dei endringar som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggjast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side25

26 Side 2/2 3. Kontrollutvalet sender planen til kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side26

27 Plan for selskapskontroll Fusa kommune. Side27

28 Plan for selskapskontroll Fusa kommune Innhald 1. Innleiing Plan for selskapskontroll Former for selskapskontroll 4 2. Risiko- og vesentleganalyse Oversikt over selskap Oversikt over selskap innanfor Oversikt over selskap utanfor Prioriterte prosjekt for selskapskontroll i planperioden Metode for gjennomføring av selskapskontroll Rapportering... 6 Side28 Side 2

29 Plan for selskapskontroll Fusa kommune 1. Innleiing I følgje kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Planen for selskapskontroll er basert på ein risiko- og vesentleganalyse som blei gjennomført i Plan for selskapskontroll Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal det minst ein gong i valperioden verte utarbeidd plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje «senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert». Kommunestyret vedtar planen, medan kontrollutvalet bestemmer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Innhaldet i 13 i forskrifta må sjåast i samanheng med kommuneloven 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap, aksjeselskap kommunen eig åleine eller saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til slike selskap. Sjølv om innsynsretten er meir avgrensa, vil kontrollansvaret og omfatte selskap og verksemder som ikkje kjem inn under 80. Dette er: selskap der kommunen har aksjar, men der det også er private aksjeeigarar. Side29 Side 3

30 Plan for selskapskontroll Fusa kommune 1.2 Former for selskapskontroll Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarkontrollen kan omfatte: Kontroll ved selskapsetablering. Kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa. Kontroll av at eigarskapa er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd. Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse. Kontroll av at selskapa kommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving. Kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. Valfri forvaltningsrevisjon Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. Risiko- og vesentleganalyse For å utarbeide plan for selskapskontroll er det gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. Det er spesielt desse forholda som er vurdert: 1. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lover og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte. 3. Risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I tillegg til ei konkret risikovurdering vil det også vere viktig å vurdere selskapa ut frå kor tenleg det er å gjennomføre kontroll for kommunen. To overordna perspektiv blir lagt til grunn for ei slik vurdering: 1. Fokus på brukarperspektivet. 2. Fokus på økonomiske interesser for kommunen. Datainnsamlinga som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalysen, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomførte: Dokumentgjennomgang Prosessmøte i kontrollutvalet Spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen Data som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda knytt til forvaltning av eigarskap. Analysen er samla i eit arbeidsdokument/ analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av selskapskontrollprosjekt. Side30 Side 4

31 Plan for selskapskontroll Fusa kommune 3. Oversikt over selskap Under følgjer ei oversikt over selskap Fusa kommune har eigarskap i. Oversikta er basert på informasjon frå kommunen. Selskapa er presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som fell inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje fell inn under 80 i kommunelova. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre eigarane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av representantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapportering frå selskapet samsvarar med retningsliner o.l. 3.1 Oversikt over selskap innanfor 80 Selskap Føremål 1 Eigardel Business Region Drive regional næringsutvikling, etablererteneste, profilering og 2 % Bergen AS marknadsføring og andre tenester som naturleg fell samen med dette, herunder å ha eit aktivt forhold til regionen sine nettverksorganisasjonar innan utvalte næringssegment. BIR AS Eige og forvalte selskap som skal syte for innsamling, transport og handsaming av hushaldnings- og næringsavfall. Selskapet kan også etablere innsamling, transport og handsaming av produksjons-, næringsog farleg avfall. 1,33 % 3.2 Oversikt over selskap utanfor 80 Selskap Føremål 2 Eigardel Fusa Kraftlag SA Syta for elektrisk kraftforsyning innan Fusa herad. For å fremja dette 56,04 % føremålet kan laget saman med andre lag skipa kraftlag med hovudføremål å overta og byggja ut kraftkjelder, kraftstasjonar og leidningsnett, for å forsyna tilslutta kraftlag med el.kraft. ASVO Fusa AS Attføring og/eller sysselsetting av yrkeshemma. Verksemda skal ikkje ha 52 % økonomisk utbytte. Eit eventuelt overskot av drifta skal bli i selskapet og koma attføringsarbeidet til gode. Fusa Å tilretteleggja tomter for budstadbygging, stå for utbygging i eigen regi 51 % Utviklingsselskap AS og bidra til utvikling av eksisterande verksemder og etablering av nye i noverande Fusa kommune på forretningsmessige vilkår. AS Sambygg Kjøpa eller festa tomt og føra opp kontor-/ forretningsbygg i 12,56 % Eikelandsosen, samt å vera forretningsførar for bygget. Norheimsund Gjennom fabrikasjon og anna næringsverksemd å skapa grunnlag for 4,03 % Industrier AS sysselsetjing av yrkeshemma og mindre arbeidsføre personar. Haukelivegen AS Arbeide for utbygging og standardheving av Haukelivegen (E134) 3,03 % Sunnhordland Bruog Tunnelselskap A/S Sunnhordlandsamb andet AS (tidlegare Tysnesbrua AS) Haugesund-Drammen. Arbeida for realisering av planar om køyrbart samband mellom Bømlo, Stord og Sveio. Selskapet skal mellom anna søkje å realisere prosjektet ved ordinære statsvegløyvingar, låneopptak, bompenge- ordningar o.l. Selskapet kan og engasjere seg i andre prosjekt. Arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. 1,63 % Liten eigardel* 1 Nokre av selskapa sine føremål er korta ned i denne tabellen. 2 Nokre av selskapa sine føremål er korta ned i denne tabellen. Side31 Side 5

32 Plan for selskapskontroll Fusa kommune Selskap Føremål 2 Eigardel Vere eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen Liten har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til eigardel* bibliotek og liknande institusjonar. Biblioteksentralen AL Kommunekraft AS Formidle aksjeeigarane sin disponible kraft, herunder konsesjonskraft, og drive anna verksemd knytt til slik formidling. Liten eigardel* Tide ASA Å drive transport- og reiselivsverksemd, og anna tilknytta virksomhet. Liten eigardel* Hafslund ASA Produksjon, fordeling, distribusjon, omsetting og anvending av energi. Liten eigardel* Norsk kulturarv AS Arbeide for og delta i forsvarleg næringsmesseg utnytting av kulturarven gjennom å engasjere seg i forretningsdrift som står i samband med dette, herunder å gjere seg interessert i andre selskap. Liten eigardel* 4. Prioriterte prosjekt for selskapskontroll i planperioden Kontrollutvalet har vurdert og prioritert dei ulike områda, og avgjort rekkefølgja for selskapskontrollprosjekt i planen som blir lagt fram for kommunestyret. Kontrollutvalet vil elles, ut frå ei risiko- og vesentlegvurdering, velje ut selskap som dei ønskjer å kontrollere undervegs i perioden. Omfanget av kontrollen i det enkelte selskap vil variere avhengig av størrelse og kompleksitet og eventuelt samarbeid med andre medeigar kommunar/fylkeskommunar. Eventuell forvaltningsrevisjon i selskap blir vurdert av kontrollutvalet etter at obligatorisk eigarskapskontroll er utført og/eller der analyser eller andre indikasjonar syner at det kan vere aktuelt. Prioritet Prosjekt 1 ASVO Fusa AS 2 Eigarstyring 3 Sambygg Fusa Kraftlag SA 5. Metode for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalet vil i kvart einskild tilfelle avgjere kva metode som skal nyttast i selskapskontrollen innanfor dei rammer som følgjer av lovgjeving og forskrifter. 6. Rapportering Kontrollutvalet vil i samsvar med kontrollutvalsforskrifta 15 rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomført og resultata av desse. Dersom føresetnadene skulle endre seg, eller dersom kontrollutvalet ønskjer fleire kontrollar, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Side32 Side 6

33 Side33

34 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS Side34

35 Overordna analyse Plan for selskapskontroll Fusa kommune Opplysningar som kjem fram i dokumentet er ikkje verifisert, og kan ikkje bli nytta som faktagrunnlag utan ytterlegare undersøkingar. April 2012 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: Side35

36 Analysegrunnlag selskapskontroll Fusa kommune Innhald Del 1 Innleiing Om dokumentet Lesarrettleiing Selskapskontroll Plan for selskapskontroll Risiko- og vesentleganalyse Kriterium for risiko- og vesentlegvurderingar Metode Dokumentanalyse Elektronisk spørjeundersøking til administrative leiarar i kommunen Intervju med administrative leiarar og politiske utvals- og gruppeleiarar Prosessmøte i kontrollutvalet... 7 Del 2 - Risikokartlegging Overordna eigarstrategi Oversikt over selskap Oversikt over selskap innanfor Oversikt over selskap utanfor Stiftingar, kommunale føretak og foreiningar Del 3 - Forslag til prosjekt Side36

37 Analysegrunnlag selskapskontroll Fusa kommune Del 1 Innleiing 3 Side37

38 Analysegrunnlag selskapskontroll Fusa kommune 1 Om dokumentet Dette dokumentet inneheld grunnlaget for den overordna analysen i samband med utarbeiding av plan for selskapskontroll i Fusa kommune. 1.1 Lesarrettleiing Selskapskontroll, plan for selskapskontroll og framgangsmåten som er nytta for å utarbeide den overordna analysen er presentert i del 1. I del 2 blir innsamla informasjon om kommunen sine selskap og risikokartlegginga presentert. Risikoanalysen utgjer utgangspunkt for forslag til ulike selskapskontrollar. I del 3 blir forslag til prosjekt presenterte. 2 Selskapskontroll I følgje kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalet: påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan romme ulike former for kontrollar, høvevis eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomførast selskapskontrollar som kombinerer element frå dei to nemnde formene. Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere korleis kommunen utøver sitt eigarskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan ein mellom anna vurdere selskapet sin økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåing ut frå kommunale vedtak og føringar. Selskapskontroll Eigarskapskontroll Forvaltningsrevisjon 4 Side38

39 Analysegrunnlag selskapskontroll Fusa kommune 2.1 Plan for selskapskontroll Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret vedtar planen, mens det er kontrollutvalet som bestemmer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) har utarbeidd ein rettleiar til selskapskontroll. Rettleiinga seier mellom anna følgjande om plan for selskapskontroll:. «Valg av kontroller bør skje på bakgrunn av en risiko- og vesentlighestvurdering.» 1 Innhaldet i 13 i forskrifta må sjåast i samanheng med kommuneloven 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til interkommunale selskap (IKS) aksjeselskap kommunen eig åleine eller aksjeselskap kommunen eig samane med andre kommunar eller fylkeskommunar heieigde dotterselskap til ovanfornemnte selskap. 3 Risiko- og vesentleganalyse Risiko- og vesentlegvurdering er ein prosess som skal initierast av kontrollutvalet og brukast som eit reiskap for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. 3.1 Kriterium for risiko- og vesentlegvurderingar I vurdering av risiko er det spesielt desse forolda som har vorte lagt vekt på: Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyrets vedtak og føresetnader, Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lover og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte, Risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. Vi har lagt følgjande overordna perspektiv til grunn for risiko- og vesentlegvurderinga: Fokus på brukarperspektivet, Fokus på økonomiske interesser for kommunen. På bakgrunn av desse forholda har revisjonen utleia følgjande kriterium for vesentlegsvurderinga, som kan vere til hjelp når ein skal prioritere kva selskap som skal vere gjenstand for kontroll: 1 NKRF: «Selskapskontroll fra a-å», 2010, s.7. 5 Side39

40 Analysegrunnlag selskapskontroll Fusa kommune 1. Selskap der det er avdekka mulige risikoforhold, 2. Selskap med berre offentleg eigarskap, 3. Selskap som har eit samfunnsmesseg ansvar, 4. Selskap som har direkte tenestetilbod til kommunen sine innbyggjarar, 5. Selskap som leverer verksemdskritiske tenester til kommunen, 6. Selskap som er heileigd av kommunen, 7. Selskap der kommunen har omfattande eigarinteresse i tal på aksjar (fleirtal) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen, 8. Økonomisk gevinst/tapspotensialet for kommunen, 9. Etikk og omdømme. Risikoanalysen vil ta utgangspunkt i dei høva som kjem fram i informasjonsinnhentinga. Det vil spesielt bli lagt vekt på kor godt selskapa maktar å oppnå mål, etterleve reglar og gjennomføre kommunale vedtak. 4 Metode Følgjande metodar er brukt for å samle inn data for å kartlegge risikoforhold knytt til relevante selskap og område for selskapskontroll: Dokumentanalyse Prosessmøte (risikospel) Elektronisk spørjeundersøking for leiarar/mellomleiarar i kommunen Intervju med administrative leiarar og politiske utvals- og gruppeleiarar 4.1 Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger på ein gjennomgang av selskapet sine nettsider, kommunale dokument, kommunen sine nettsider samt Ravninfo.no for verifikasjon og utviding av informasjonsgrunnlaget ved behov. Dokumentasjonen som ikkje er tilgjengeleg via kommunen sine nettsider er etterspurt kommunen. Aktuelle dokument kan vere: Oversikt over alle selskap kommunen har eigarskap i, Kommunen sitt føremål med eigarskapa i dei ulike selskapa dersom dette er definert, eventuell eigarmelding/eigarstrategi dersom dette er utarbeidd, Selskapet sitt føremål og type verksemd, Nøkkeltal for kommunen, Oversikt over styrerepresentasjon i selskapa, Anna relevant informasjon knytt til kommunen sine eigarskap. 4.2 Elektronisk spørjeundersøking til administrative leiarar i kommunen I mars 2012 blei det gjennomført ei elektronisk spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen. Undersøkinga fekk svar frå 15 respondentar. 6 Side40