Kontrollutvalet i Hå INNKALLES TIL MØTE 23. november 2011 kl på Møterom 3. etasje i rådhuset, Varhaug

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalet i Hå INNKALLES TIL MØTE 23. november 2011 kl på Møterom 3. etasje i rådhuset, Varhaug SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 33/11 Kort gjennomgang av kontrollutvalets oppgåver og ansvarsområde/plan for vidare gjennomgang 34/11 Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan 35/11 Møteplan for kontrollutvalet i Hå 36/11 Årsplan for Kontrollutvalet i Hå 37/11 Åpne eller lukka møte i kontrollutvalet 38/11 Statusoversikt pr. november 2011 EVENTUELT REFERAT-/MELDINGSSAKER 4/11 Melding om vedtak - Kontrollutvalet - Godtgjersle til leiaren og ev. auke av medlemmer i utvalet Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn.. Evt. saker merka(unnateke offentligheit i medhald av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Varhaug, 15. november 2011 Hans Obrestad Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 REFERAT-/MELDINGSSAKER Periode: 07. september november 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 4/ Melding om vedtak - Kontrollutvalet - Godtgjersle til leiaren og ev. auke av medlemmer i utvalet 2

3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 KORT GJENNOMGANG AV KONTROLLUTVALETS OPPGÅVER OG ANSVARSOMRÅDE/PLAN FOR VIDARE GJENNOMGANG Bakgrunn: For dei fleste av medlemmene i kontrollutvalet vil rolla som kontrollutvalsmedlem vera ny og ukjent. Sekretariatet vil derfor på dette møtet ha ein kort gjennomgang av kontrollutvalets viktigaste oppgåver og arbeidsområde. I tillegg vil revisor ha ein kort gjennomgang av kven dei er og kva dei jobbar med. Det vert invitert til dialog med medlemmene ved desse gjennomgangane. Saksutredning: Erfaringar frå forrige periode viste at det ikkje er gunstig med alt for mykje informasjon på ei gong på første møte. Det vert derfor lagt opp til å ha litt informasjon om kontrollutvalets oppgåver på alle møta framover. I tillegg kan ein koma tilbake til område som kontrollutvalet måtte ønska å ha ein ny gjennomgang av om ca. eitt år. Det vert foreslått at man går gjennom eitt tema på kvart møte framover knytt til: 1. Kommunale rekneskap kvar finst den viktigaste informasjonen? v/revisor 2. kva er og korleis vert ein forvaltningsrevisjon gjennomført v/revisor 3. Habilitetsreglar v/sekretariatet 4. Ny gjennomgang av kontrollutvalets ansvar og oppgåver etter ca. eitt år spesielle tema vert valt ut i samarbeid med utvalet. Undervegs vil det og bli orientert om ein del andre viktige område som kontrollutvalet skal arbeida med framover, som planverket som skal utarbeidast (sjå også eiga sak), kva overordna analyse er og kva for kriterium kontrollutvalet skal nytta for utveljing av prosjekt. Kontrollutvalets neste møte er normalt sett ikkje før i april Sekretariatet vil derfor be kontrollutvalet å vurdera å ha eit ekstramøte i 2012 i januar/februar, slik at ein del av opplæringa kan kanaliserast til dette møtet. Det vert òg arrangert årlege konferansar for medlemmer i kontrollutvala. Lokalt vert det arrangere ein årleg haustkonferanse i okt/nov på Sandnes, der alle kontrollutvala i Rogaland vert invitert. Denne vert arrangert litt seinare i år, den 8. desember. I tillegg er det år 2 store landsomfattande konferansar kvart år. I månadsskiftet januar/februar arrangerer Norges KommuneRevisorForbund (NKRF) sin kontrollutvalgskonferanse. Dette er ein stor konferanse med over 500 deltakarar frå heile landet, der både revisorar, kontrollutvalsmedlemmer og sekretariat er med.. I tillegg arrangerer Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) årlig ein konferanse i juni. Denne er for kontrollutvalsmedlemmar og sekretariat, og er mindre og litt rimeligare enn NKRF sin konferanse. Kontrollutvalet i Hå er og medlem av denne organisasjonen, og har stemmerett på forbundets årsmøte. Forslag til VEDTAK: 3

5 Kontrollutvalet tar orienteringar frå sekretariat og revisor til etterretning. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å organisera nødvendig opplæring i tråd med det utvalet kom fram til på møtet. SANDNES, 28/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Evaluering fra forrige kontrollutvalg Tilbake 4

6 Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Hå Arkivkode : E: 033 Saksnr. : Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden Opplæring av kontrollutvalget Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Opplæring som er gitt i kontrollutvalget. Kurs og konferanser som medlemmene har deltatt på. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget har deltatt på NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse Det bør fortsatt tas opplæring internt i kontrollutvalget. Her bør også tidligere utlevert notat om hva som er/ikke er kontrollutvalgets oppgaver innpasses. Kontrollutvalget mener det er for lite informasjon/opplæring om kontrollutvalget og kontrollutvalgets arbeid overfor kommunestyret. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Arbeid med planer herunder overordnet analyse og dialog med politikere og administrasjon Bestillinger. Behandling av rapporter. Oppfølging av rapporter. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget er fornøyd med rapportene, og mener det er viktig at eventuelle funn går klart fram av disse. Kontrollutvalget mener det er viktig at revisor får presentere rapportene for kommunestyret når disse skal behandles her. Det er viktig at det ikke bestilles rapporter for rapportens skyld, men at disse oppfattes om relevante og matnyttige Regnskap og internkontroll Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Behandling av regnskap/skatteregnskap. Oppfølging av internkontroll. Oppfølging av revisjonens merknader. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING OK Side 1 av 3

7 Budsjett og budsjettoppfølging Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Utarbeidelse av budsjetter herunder tilstrekkelige midler til rådighet. Oppfølging av budsjettet gjennom året. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING OK Rapportering til kommunestyret Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Årsplan og årsmelding. Oversendelse av rapporter kommunestyret KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget mener det er viktig at revisor får presentere rapportene for kommunestyret når disse skal behandles her. Det bør derfor gjøres framstøt overfor ordfører for å få en avtale om dette Det er viktig at kontrollutvalgets arbeid synliggjøres gjennom behandlingen av kontrollutvalgets årsmeldinger og årsplaner i kommunestyret Evaluering av samarbeid med kommunen Stikkord: Hva er gjort i perioden. Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. Punktet omfatter: Samarbeid med kommunestyret. Samarbeid med administrasjonen. Samarbeid med det øvrige politiske miljø. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget føler at man har et godt og åpent samarbeid med kommunen, preget av en god dialog. Kontrollutvalget vil poengtere at kontroll og tilsyn de siste årene har fått en utvidet rolle. Det er derfor viktig at det settes av nok tidsressurser fra administrasjonens side til dette arbeidet. Evaluering av sekretariatets arbeid Stikkord: Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget har godt samarbeid med sekretariatet Side 2 av 3

8 Evaluering av revisors arbeid Stikkord: Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Hva kan forbedres. Er det forhold som nytt kontrollutvalg bør gripe fatt i eller følge opp. KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalget har hatt lite direkte kontakt med revisor, men oppfatter samarbeidet som godt. Utvalget er spesielt fornøyd med framleggingen av rapporter Kontrollutvalget mener det har vært litt for mye skifte av representant på møtene i perioden. Det gis likevel honnør til revisjonsdirektøren for å ha prioritert oppfølgingen av kontrollutvalget gjennom sjøl å være til stede på møtene. Åpne møter KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Stikkord: Hvilke erfaringer har kontrollutvalget. Kontrollutvalget har valgt å ha lukka møter i denne perioden. Det vises ellers til lovforslag som nå er ute på høring, der det foreslås at dette skal endres. Generelt KONTROLLUTVALGETS EVALUERING Kontrollutvalgets leder fikk ros fra utvalget for å ha gjort et godt arbeid med å profilere og synliggjøre utvalget Kontrollutvalget mener også at utvalget bør ha 5 medlemmer i stedet for 3 som i dag. Side 3 av 3

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 NYE PLANER FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL - FRAMDRIFTSPLAN Bakgrunn: Forskrifta 1 slår fast at kontrollutvalet minst ei gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret sjølv, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Planen skal baserast på ein overordna analyse av kommunens eller fylkeskommunens verksemd ut frå risiko- og vesentlighetsvurderingar, med sikte på å identifisera behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike sektorar og verksemder. Ein slik analyse er bestilt av tidligare kontrollutval, og vil liggja føre på nyåret. Analysen vert utarbeidd av revisor. Saksutredning: Det er viktig for kontrollutvalet å få innspel til aktuelle prosjekt som til slutt skal prioriterast i planen, både frå kommuneadministrasjonen og frå sentrale politikarar. Det bør derfor utarbeidast ein plan for når kontrollutvalet ønskjer å invitera desse inn til møte med utvalet, der dei blir bedt om å koma med innspel til prosjekt som etter deira syn kan være aktuelle. Kontrollutvalet vil så sjå desse innspela opp mot den overordna analysen. På bakgrunn av analysen og mottatte innspel skal så kontrollutvalet til slutt prioritera kva for prosjekt ein ønskjer å gjennomføra i den komande perioden. Dei prosjekta som til slutt vert føreslått, skal vurderast ut frå risiko og vesentlighetsvurderingar. Det vert foreslått at kontrollutvalet diskuterer ein framdriftsplan for korleis denne prosessen skal skje. Det inneberer: Ta stilling til korleis ein skal gjennomføra dialogen med politikarane Ta stilling til gjennomføring av dialog med kommuneadministrasjonen Tidspunkt for kontrollutvalets endelige prioriteringar Vedta planen(frist innan utgangen av 2012) Oversending av planen til kommunestyret I Hå føregjekk dette i forrige runde ved at kontrollutvalet inviterte rådmannen til eit ordinært møte i utvalet, mens man avtalte et møte med gruppeleiarane i forkant av eit kommune-styremøte. Det kan vera ein måte å gjera det på også denne gongen. I så fall bør møte med gruppeleiarane avtalast gjennomført seinast før sommarferien. Til slutt vil det også koma innspel til prosjekt frå revisor og evt. frå sekretariatet. 11 Forskrift om kontrollutvalg 10 5

10 Kontrollutvalet bør setja opp ein framdriftsplan for korleis ein ønskjer å behandla denne saka. Sekretariatet har laga eit forslag til dette, sjå forslag til vedtak. Det er sjølvsagt opp til kontrollutvalet å evt. endre på den føreslåtte framdriftsplanen. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet vil behandla sak om ny Plan på forvaltningsrevisjon på følgjande måte: Møte i februar: Møte i juni: Møte i sept Møte i nov.: Kommuneadministrasjonen vert invitert til å koma med innspel til ny plan. Det vert avtalt møte med gruppeleiarane i forkant av eit kommunestyremøte Revisor og evt. sekretariatet legger fram forslag til prosjekt Første utkast til plan vert presentert for kontrollutvalet, som foretar sine prioriteringar og evt. vedtar planen Siste frist for kontrollutvalet for å vedta planen SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Tilbake 6

11 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET I HÅ Bakgrunn: Sekretariatet har med utgangspunkt i årets møteplan og dialog med kommunen sett opp forslag til møteplan for Saksutredning: Kontrollutvalet har tidlegare hatt sine møte tysdag kl I samråd med nyvald leier har sekretariatet foreslått å endra dette til at møta vert haldne onsdag kl Vanleg møtefrekvens har vore 5 møte i kontrollutvalet pr. år, 3 om våren og 2 om hausten. Det vert i år føreslått å ha 3 møte på hausten i staden for to, noko kontrollutvalet må diskutera. Alternativet kan vera å slå møta i oktober og desember saman til eitt møte i november. Aktuelle datoar er i så fall 14. eller 21. november. På møtet om våren behandlar alltid kontrollutvalet kommunens årsmelding og rekneskap. I følgje forskriftene kan ikkje formannskapet gjera vedtak i denne saka før den er behandla i kontrollutvalet. Dato for dette møtet vil derfor alltid vera avhengig av når det er planlagt behandling av årsmelding og rekneskap i formannskapet. Ut frå opplysningar sekretariatet har fått bør den føreslåtte datoen vera grei, men det kan likevel henda at dato for dette møtet skulle bli endra,. Det vil i så fall bli gitt beskjed om dette så snart det er kjent. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet vedtar følgjande møteplan for 2012: MØTE TIDSPUNKT MERKNADER Onsdag 15. februar Kl Onsdag 25. april Kl Kan bli endra Onsdag 13. juni Kl Onsdag 29. august Kl Onsdag 17. oktober Kl Onsdag 14. el. 21. nov Kl Alternativ dersom 5 møte Onsdag 5. desember Kl SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Tilbake 7

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALET I HÅ Bakgrunn: Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsplan 2012 for kontrollutvalet i Hå. Planforslaget vert lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning. Saksutgreiing: Planen byggjer på kontrollutvalet sine lovfesta arbeidsoppgåver, samt på vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalet har fått delegert fullmakt til å oppdatera plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Nye planar skal vedtas for kvar kommune- styreperiode, og skal vera vedtatt seinast Alle tiltak kontrollutvalet set i gang for 2012 må i tillegg sjåast i samanheng med tilgjengelige midlar i budsjettet. Dersom kontrollutvalet ønskjer endringar i forslag til årsplan for 2012, vil sekretariatet innarbeida desse endringane i planen før den vert vidaresend til kommunestyret. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå vedtar den framlagde årsplanen for Planen vert vidaresendt kommunestyret til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forslag til årsplan for 2012 Tilbake 9

13 2012 Kontrollutvalet i Hå - Årsplan. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS

14 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Innleiing Kontrollutvalet er eit lovpålagt organ, som på vegne av kommunestyret skal føra tilsyn med den kommunale forvaltninga. Ordninga er heimla i Kommuneloven (KL) og i Forskrift om kontrollutvalg (forskriften). Kontrollutvalet er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret, og rapporter og innstiller derfor også til dette. Kontrollutvalet har eit vidt mandat og kan i prinsippet ta opp eit kvart forhold med kommunens verksemd så lenge dette kan definerast som kontroll eller tilsyn. Det gjeld og saker som er omfatta av teieplikt (KL 77.7). Kontrollutvalet utfører i hovudsak sitt tilsyn med administrasjonen gjennom tilgang til forvaltninga sine dokument, samtalar med administrasjonen (rådmannen) og prosjekt bestilt frå revisor. Når det gjeld tilsyn med det politiske nivået, har kontrollutvalet møterett i alle politiske utval 1. Det er to viktige avgrensingar: 1. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva politiske prioriteringar. 2. Kontrollutvalet har ikkje tilsynsansvar overfor kommunestyret 2 Kontrollutvalets mål er å vera ein aktiv og truverdig samarbeidspartnar, som er med på å bidra til ein god forvaltningspraksis i Hå kommune. Saksbehandling i kontrollutvalet Kontrollutvalet i Hå har med heimel i kommunelova valt å holda møta for lukka dører. Inntil vidare kan kontrollutvalet ha sine møter for lukka dører, men dette er foreslått endra i ei høyring frå KRD, slik at dette kan bli endra i løpet av året. Kontrollutvalet ha mest mulig openheit om saksbehandlinga i utvalet. Derfor blir innkallingar og protokollar lagt ut på kommunens heimesider. Det gjeld ikkje saker som er unntatt offentlighet. Innkalling og protokoll blir og sendt til ordførar og rådmann. Kontrollutvalet vedtar sin møteplan for kommande år i løpet av hausten. Møta vert tatt inn i kommunens møtekalender, og finnes på kommunens heimeside. Medlemmene blir kalla inn til møte av kontrollutvalssekretariatet i samråd med leiar. Dagsorden vert førebudd i samarbeid mellom utvalets leiar og sekretariatet. Kontrollutvalets oppgåver Oppgåver knytt til rekneskap, budsjett og internkontroll Kontrollutvalet skal sjå til at kommunens rekneskap blir revidert på ein betryggande måte. Kontrollutvalet skal og uttala seg til kommunestyret om årsrekneskapen. Formannskapet skal kjenna til denne uttalen før dei gir innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. I tillegg vil kontrollutvalet m.a.: Følgja med i revisors arbeid. Revisor rapporterer to gonger i året, det er ved presentasjon av si planlegging og ved oppsummering av arbeidet i årsoppgjernotatet. Følgja opp revisors merknader til rekneskap og internkontroll Følgja med på økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen ved å bli orientert om tertialrapporteringa. Behandling av kommunens årsrekneskap og revisjonsmelding. Gå gjennom kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevjars melding og kontrollrapport frå Skatteetatens kontrollavdeling. Kontrollutvalet har etter kontrollutvalføreskrifta eit sjølvstendig ansvar til å vurdere om dei vil handsame ei sak som kommer opp for utvalet. 1 Gjeld utval nedsett etter KL (kommunelova) 10, som er KL s einaste heimel for nedsetting av utval 2 Kontrollutvalet kan likevel seia frå til kommunestyret dersom dei er i ferd med å fatta eit ulovleg vedtak Side 2 av 5

15 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Utarbeiding av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll skal iflg. forskrifta utarbeidast minst ei gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at nytt kommunestyre er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret sjølv som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Slik delegasjon har blitt gitt av kommunestyret i forbindelse med godkjenning av tidligare planar. Plan for forvaltningsrevisjon skal bygga på ein overordna analyse som kontrollutvalet bestilte frå Rogaland Revisjon hausten Det er forventa at denne vil liggja føre til i løpet av vinter/tidleg vår Kontrollutvalet vil i løpet av 2012 vedta nye planar for både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Planane skal sluttbehandlast av kommunestyret. Kontrollutvalet planlegger i den forbindelse dialog med både det politisk miljøet og med kommuneadministrasjonen, der utvalet vil be om innspel til planen. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at det blir gjennomført årleg forvaltningsrevisjon. Denne skal skje med bakgrunn i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon. Det skal lagast ny plan for kvar kommunestyreperiode, sjå over. Planen skal m.a. byggja på ein overordna analyse av kommunen. Utvalet skal bestilla prosjekt ut frå gjeldande plan for forvaltningsrevisjon og gjeldande budsjett. Gjenståande prosjekt frå vedtatt plan er: o Barnevern o Finansforvaltning/styring av pengeflyten. bestilt for levering i 2012 o Innkjøp/investering, Investering til drift o Universell utforming Kontrollutvalet er delegert mynde frå kommunestyret til å gjera endringar i planen dersom nye og meir aktuelle saker skulle dukka opp. Alle bestillingar/aktivitet i høve til siste vedtekne plan må sjås opp mot vedtatt budsjett for Rapportering til kommunestyret skjer ved at rapport om forvaltningsrevisjon blir sendt kommunestyret for sluttbehandling. Det same gjeld sak om oppfølging av tidlegare behandla rapport dersom slik oppfølging er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i desse sakene. Kommunestyret har vedtatt å ikkje følgja opp dei rapportane som vart behandla i Selskapskontroll Kontrollutvalet skal sjå til at det vert ført kontroll med korleis kommunens interesser i selskap blir forvalta (obligatorisk eigarskapskontroll). Kontrollutvalet skal vidare utarbeida plan for selskapskontroll Kontrollutvalet skal behandla bestilte rapportar i tråd med plan vedtatt av kommunestyret. Aktuelle selskap for selskapskontroll er i hovudsak eigd saman med andre kommunar. For å få effektiv resursutnytting og av omsyn til selskapa har kontrollutvalet hatt ein praksis der største eigar som oftast tar initiativet til kontrollane, som så vert lagt fram for kontrollutvala i dei øvrige eigarkommunane. Dette er og i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalet vil: Følgja med i korleis kommunen overheld vedtatt eigarstrategi i selskapa Side 3 av 5

16 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Bestilla/vurdera bestilling av nye selskapskontrollar dersom dette er aktuelt. Ved utangen av året er det ikkje bestilt nye selskapskontrollar for levering i Utvalet vil vurdera dette i løpet av året. Følgja opp tidligare behandla selskapskontrollar i tråd med kommunestyret sitt vedtak: o Rogaland Revisjon IKS Rapportering til kommunestyret på skjer ved at rapport frå selskapskontroll vert sendt hit for sluttbehandling. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i desse sakene. Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalets oppgåver på området tilseier at utvalet vil: Utarbeida forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for komande år. Følgja opp budsjett for inneverande år. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet skal utarbeidast av kontrollutvalet sjølv, og det er bare kontrollutvalet som kan gjera endringar i utvalet sitt forslag forut for den politiske behandlinga. Kontrollutvalet opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordna kommunestyret. Det er derfor viktig at kommunestyret er kjent med kontrollutvalet si vurdering av det økonomiske behovet innafor kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal derfor følgja med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Andre oppgåver kontrollutvalet har planlagt i 2012 Kontrollutvalet vil invitera administrative leiarar ved behov for å få orientering om drifta på dei enkelte områda som eit ledd i tilsynet med kommunen sine aktivitetar. Faste saker på alle møta er: o o o o o Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Oversikt over bestilte prosjekt og kontrollar Meldingar Eventuelt Kontrollutvalet har ikkje plikt til å behandla andre saker enn dei som det får lagt fram frå kommunestyret eller frå revisor. Når det gjeld henvendelser frå andre, må kontrollutvalet sjølv vurdera om saka høyrer under utvalet sitt kompetanseområde og om det vil prioritera saka. Varhaug,. 21. november 2011 Hans Obrestad (leiar) Side 4 av 5

17 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Vedlegg til årsplanen Hå kontrollutval Oversikta inneheld kjente saker, og kan bli endra. Møte 1: 15. Februar 2012 Opplæring: Kommunale rekneskap og kommunal økonomi v/revisor Kontrollutvalet si årsmelding for 2011 Årsrekneskap 2011 for kontroll og tilsyn Planlegging av møte med politikarane innspel til Plan for forvaltningsrevisjon Drøfting om evt. bestilling av nok ein forvaltningsrevisjonsrapport for levering i 2012 Presentasjon av overordna analyse (kan evt. utsetjast til april) Møte 2: 25. april 2012 Uttale til Hå kommunes rekneskap/årsmelding for 2011 Innspel frå administrasjonen til Plan for forvaltningsrevisjon Skatteregnskapet for 2011 Val av prosjekt for levering av prosjektmandat for forvaltningsrevisjon 2012 Evt. presentasjon av overordna analyse Møte 3: 13. juni 2012 Opplæring: Kva er forvaltningsrevisjon og korleis vert den gjennomført v/revisor Tertialrapportering Hå kommune orientering frå økonomisjef Tertialrapportering kontrollutvalets budsjett Vedta Plan for selskapskontroll Revisor og evt. sekretariatet kjem med innspel til Plan for forvaltningsrevisjon Uavhengighetserklæring frå revisor Møte 4: 29. august 2012 Opplæring: Habilitet v/sekretariatet Kontrollutvalet prioriterer prosjekt til ny Plan for forvaltningsrevisjon Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Finansforvaltning Oppfølging av selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS Utvelging av prosjekt for bestilling av mandat til neste møte Møteplan for 2013 Orientering frå revisor om strategi for revisjonsåret 2012 Møte 5/6: 17.oktober 2012/+ evt. 5. desember 2012 Kontrollutvalet vedtar Plan for forvalningsrevisjon Tertialrapportering Hå kommune, orientering frå økonomisjefen Bestilling av prosjekt for levering i 2013 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn 2. tertial Kontrollutvalets årsplan for 2013 Side 5 av 5

18 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 ÅPNE ELLER LUKKA MØTE I KONTROLLUTVALET Bakgrunn: Etter kommunelovens (KL) 77 nr 8, kan kontrollutvalet sjølv velja om dei vil ha åpne eller lukka møte: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Bestemminga viser til 31 nr 3 som lyder: Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Saksframstilling Mens andre folkevalte organ i følgje KL 31 nr 1 normalt held sine møter for åpne dører, er utgangspunktet for kontrollutvala at utvalet sjølv bestemmer om møta skal vera åpne eller lukka. Muligheita for åpne dører kom inn ved lovendringa i desember Departementet har imidlartid nå hatt ute eit høringsutkast til ei lovendring på dette området, der det vert foreslått å endre denne bestemminga, slik at møta i kontrollutvalet vert haldne for åpne dører på lik line med andre møter i kommunale utval. Inntil vidare er det likevel høve til å halda møta for lukka dører. Det har kontrollutvalet Hå gjort fram til nå. Det nye kontrollutvalet bør likevel ta standpunkt til om man ønskjer å fortsetja med denne praksisen, eller om man vil gå over til å ha åpne møte. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat har ansvar for administrasjon av 17 kontrollutval her i Sør-Rogaland, og av desse har 9 utval pr. i dag fatta vedtak om å ha åpne møte. Det er som nemnt over bare kontrollutvalet sjølv som inntil vidare kan bestemma om møta skal vera åpne. Det er ikkje høve til å ha åpne eller lukka møte frå gong til gong, kontrollutvalet må halda seg til eit valt prinsipp om at alle møta anten er åpne eller lukka. Sjølv om kontrollutvalet bestemmer seg for å ha åpne møte, vil likevel alle saker som er omfatta av lovbestemt teieplikt måtte behandlast for lukka dører, på linje med i andre kommunale utval. Ut frå våre erfaring er det få saker som etter loven må behandlast for lukka dører. Det finst argumenter både for og mot at kontrollutvalet skal ha åpne møter. Argumenter for åpne møte kan vera: Åpne møte gir større åpenhet om og innsyn i kontrollutvalets verksemd og rolle. Kontrollutvalet er kanskje eit av dei mest bortgjømde utvala i kommunen, og ved å ha åpne møte kan ein få både innbyggarane, politikarane og kommuneadmini-strasjonen til å bli meir merksame på utvalet og deira arbeid. Det kan gjera pressa meir merksam på saker som blir tatt opp i utvalet, og dermed vera med på å auka interessa for utvaltes arbeid, samt utvalets status. 10

19 Det kan vera viktig for utvalet at omgjevnadene ikkje får inntrykk av at saker i kontrollutvalet er noko som går føre seg i lukka rom. Når det er saker som skal behandlast for lukka dører, vil det vera naturlig at desse enten tas i slutten eller i begynnelsen av møtet. Å ha åpne møter er i tråd med prinsippa i den nye offentleglova, og ikkje minst i tråd med ei tilråding til lovendring frå KRD. Argumenter som tilseier at kontrollutvalet beheld dagens ordning, kan vera: Hovudregelen i kommuneloven for kontrollutvalet er at utvalet sine møte er lukka, men at utvalet sjølv kan bestemma om dei ønskjer åpne møte. Åpne møte kan påverke nødvendig dialog med administrasjonen/revisor. I tilsyns-funksjonen er denne dialogen svært viktig. Med tilhørarar til stades er det ikkje alltid like lett å ha den åpenheten som man får i eit lukka møte, og dette kan medføra at tilsynet blir meir utfordrande å gjennomføra. Oppsummering Som tidligare nemnt skal saker som er omfatta av lovpålagt teieplikt unntakas på vanlig måte, og derfor behandlast for lukka dører. Tilsvarande vil også gjelda orienteringar frå administrasjonen eller revisor, når disse inneheld opplysningar som er omfatta av lovpålagt teieplikt. Etter sekretariatets meining er det tilstrekkelige unntaksbestemmingar i lovverket til å sikra at saker som ikkje skal vera offentlige derfor kan vera unntatt. Som det går fram av innleiinga er det inntil vidare kontrollutvalet sjølv som bestemmer om ein vil ha åpne eller lukka møter. Saka vert derfor lagt fram utan forslag til vedtak. VEDTAK: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Tilbake 11

20 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2011 STATUSOVERSIKT PR. NOVEMBER 2011 Bakgrunn: Sekretariatet legg til kvart møte fram oversikt over status på bestilte prosjekt og kontrollar samt andre saker kontrollutvalet har tatt opp til handsaming. Oversikten inneheld ei kolonne som viser når revisor ventar å vera ferdig med den enkelte rapporten. Denne er oppdatert etter siste mottatte oversikt frå Rogaland Revisjon. Oversikta inneheld og kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen og når desse eventuelt skal følgjast opp. Til slutt kjem ei oversikt over andre saker. Aller sist finst ei oversikt over saker som har vore behandla i forrige periode og som er ferdigbehandla. Desse vil tas vekk til neste oversikt, som då kun vil innehalda saker som vert ferdigstilt i inneverande periode. Alle prosjekta som kontrollutvalet bestiller skal vera med bakgrunn i planer som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalet har frist på seg til med å vedta nye planar. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tar statusrapporten pr. november 2011 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt Tilbake 12

21 Oversikt over status prosjekt og kontrollar november 2011 Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Vedtekne prosjekt under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett Estimert pris/ timeforbruk Status/forventa ferdigstilt til Finansforvaltning Selskapskontrollar. Andre saker: Sak/prosjekt Behandla Status Merknader Overordna analyse Under arbeid t Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt Planlagt oppfølging Status og svarfrist kommunen Dispensasjonar plan-bygn.lov Ingen oppfølging Ferdigbehandla Attraktiv arbeidsgivar Ingen oppfølging Ferdigbehandla Behandling av reguleringsplanar mnd. etter kstbehandl Vedlikehald av kommunale bygg Ikkje vedtatt oppfølging Ferdigbehandla Evaluering av november 2009 Ferdigbehandla barnehageområdet Kvalitet i pleie og Ferdigbehandla omsorgssektoren Anskaffelser til drift Ja Oppfølging behandl. Ferdigbehandla KST Teknisk sektor / Ja ( beh ) Ferdigbehandla Selskapskontrollar Rogaland Revisjon IKS Ja 2012 IVAR IKS Ja Ingen oppfølging Ferdigbehandla Lyse Energi AS Ja Ingen oppfølging Ferdigbehandla Side 1 av 1