Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 16. november 2010 kl på Sirevåg kurs- og konferansesenter

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 16. november 2010 kl på Sirevåg kurs- og konferansesenter SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte 24/10 Orientering frå ordføraren 25/10 Utveljing av prosjekt for bestilling av prosjektmandat forvaltningsrevisjon - prosjekt nr. 2 i /10 Møteplan for Kontrollutvalet i Hå 27/10 Årsplan for Kontrollutvalet i Hå 28/10 Oversikt over status prosjekt og kontrollar pr. november 2010 EVENTUELT MELDINGAR 10/10 Melding om vedtak - Oppfølging av FR-rapport: Evaluering av barnehagesektoren 11/10 Melding om vedtak - Gjennomført selskapskontroll IVAR IKS 12/10 Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 13/10 Melding om vedtak - FR-revisjonsrapport: Lang saksbehandlingtid i private reguleringssaker Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn.. Evt. saker merka(unnateke offentligheit i medhald av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Varhaug, 5. november 2011 Laurits Stokkeland Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 MELDINGSSAKER Periode: 15. september november 2010 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 10/ Melding om vedtak - Oppfølging av FR-rapport: Evaluering av barnehagesektoren 11/ Melding om vedtak - Gjennomført selskapskontroll IVAR IKS 12/ Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret 13/ Melding om vedtak - FR-revisjonsrapport: Lang saksbehandlingtid i private reguleringssaker 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 030 &18 : Wencke S. lsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2010 ORIENTERING FRÅ ORDFØREREN Bakgrunn: Då den inneverande kommunestyreperioden snart går mot slutten, har kontrollutvalet ønska at ordføraren har ei orientering for utvalet der han seier litt om erfaringar/utvikling i den perioden som nå snart går mot slutten, samt litt om Hå kommune sine utfordringar framover. Ordføraren er invitert til å delta på heile møtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tar ordføraren si orientering til etterreting. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2010 UTVELJING AV PROSJEKT FOR BESTILLING AV PROSJEKTMANDAT FORVALTNINGSREVISJON - LEVERING I 2011 Bakgrunn: Kontrollutvalet har i sitt budsjett for 2011 til disposisjon i alt 380 timar til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Av dette er det bestilt eitt prosjekt på 200 timar. Kontrollutvalet har dermed ein rest på 180 timar til å bestilla nye prosjekt. Saksutredning: Resten på 180 timar føreset at det bestilte prosjektet for 2010 Attraktiv arbeidsgivar blir levert/ferdigstilt i løpet av året, slik at ikkje dette prosjektet bruker av det timetalet som er til gode for Kontrollutvalet har i sin plan sagt at dersom det skulle dukka opp aktuelle selskapskontrollar initiert av andre eigarkommunar, ønskjer utvalet å delta i desse. Reelt sett har derfor kontrollutvalet ca. 150 timar til disposisjon for eit nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. I vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon er følgjande prosjekt ikkje gjennomført: Barnevern Utgiftsnivå samanlikna med nabokommunane, ansvarsdeling mellom 1. og 2.-lineteneste Finansforvaltning/styring av pengeflyten. Er kommunen rusta til å ta imot dei utfordringane som kan koma? Prosessar og verkemidlar for å sikra optimaliserte kontantstrømmar m.v. Innkjøp/investering, Investering til drift Rutinar, rett føring av utgifter Universell utforming Tilpassing til nye lovreglar Kontrollutvalet har og fått delegert fullmakt til å fråvika planen dersom det vert behov for det. Kontrollutvalet bør diskutera med revisor korleis ein kan få bestilt eit litt avgrensa prosjekt innafor det området kontrollutvalet tykkjer er mest aktuelt for forvaltningsrevisjon i Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet ber revisor om å leggja fram utkast til prosjektmandat innafor * til neste møte. Prosjektet må gjennomførast innafor eit tidsforbruk på ca. 150 timar. 4

5 SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 5

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S: Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2010 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET I HÅ Bakgrunn: Med utgangspunkt i tidligare møtefrekvens (5 møter pr. år) samt tilgjengelig informasjon frå kommunen vedr. ny møteplan, er det sett opp forslag til møteplan for kontrollutvalet for Møta vil som før holdast tysdagar, og startar som vanleg kl Saksutredning: På møtet om våren behandlar alltid kontrollutvalet kommunens årsmelding og rekneskap. I følgje forskriftene kan ikkje formannskapet gjera vedtak i denne saka før den er behandla i kontrollutvalet. Dato for dette møtet vil derfor alltid vera avhengig av når det er planlagt behandling av årsmelding og rekneskap i formannskapet. U frå Hå kommunes vedtatte møteplan tek ein sikte på å behandla årsrekneskapet på møtet 3. mai. Dersom dato for dette møtet skulle bli endra, vil det i så fall bli gitt beskjed om dette så snart det er kjent. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet vedtar følgjande møteplan for 2011: MØTE TIDSPUNKT MERKNADER Tysdag 15. februar kl Tysdag 12. april kl Kan bli endra FSK 3/5-11 Tysdag 21. juni kl Tysdag 6. september kl Tysdag 22. november kl SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 6

7 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak : Arkivkode : E: 144 Saksbeh. : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2010 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALET I HÅ Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsplan for kontrollutvalet i Hå for Planforslaget vert lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning. Saksutgreiing: Planen byggjer på kontrollutvalet sine lovfesta arbeidsoppgåver, samt på vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalet har fått delegert fullmakt til å oppdatera plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Alle tiltak kontrollutvalet set i gang for 2011 må i tillegg sjåast i samanheng med tilgjengelige midlar i budsjettet. Dersom kontrollutvalet ønskjer endringar i forslag til årsplan for 2011, vil sekretariatet innarbeida desse endringane i planen før den vert vidaresend til kommunestyret. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå vedtar den framlagde årsplanen for Planen vert vidaresendt kommunestyret til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forslag til årsplan for

8 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalet i Hå Årsplan 2011 for kontrollutvalet 8

9 Innleiing Kommunestyret har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velja eit kontrollutval som har det løpande ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalet rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalet har eit vidt mandat og kan i prinsippet ta opp eit kvart forhold med kommunens verksemd så lenge dette kan definerast som kontroll eller tilsyn. Men det er to viktige avgrensingar: 1. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva politiske prioriteringar. 2. Kontrollutvalet har ikkje tilsynsansvar overfor kommunestyret. Kommunestyret skal sørga for sekretærbistand til kontrollutvalet som til ei kvar tid dekker behovet. Hå kommune har deltar i det interkommunale samarbeidet Rogaland Kontroll-utvalgssekretariat IS. Som revisor har kommunen valt å vera med i det interkommunale revisjonsselskapet, Rogaland Revisjon IKS. Kontrollutvalets mål er å vera ein aktiv og truverdig samarbeidspartnar, som er med på å bidra til ein god forvaltningspraksis i Hå kommune. Saksbehandling i kontrollutvalet Kontrollutvalet i Hå har med heimel i kommunelova valt å holda møta for lukka dører. Kontrollutvalet kan om ein ønskjer det og vedta å halda opne møte. Kontrollutvalet ønskjer å ha mest mulig openheit om saksbehandlinga i utvalet. Derfor blir innkallingar lagt ut på kommunens heimesider før møta, og protokollen vert lagt ut etter møtet. Innkalling og protokoll blir og sendt til ordførar og rådmann. Kontrollutvalet vedtar sin møteplan for kommande år i løpet av hausten. Møta er tatt inn i kommunens møtekalender, og finnes på kommunens heimeside. Medlemmene blir kalla inn til møte av kontrollutvalgssekretariatet i samråd med leiar. Dagsorden vert førebudd i samarbeid mellom utvalets leder og sekretariatet. Kontrollutvalets oppgåver Oppgåver knytt til rekneskap, budsjett og internkontroll Kontrollutvalet skal sjå til at kommunens rekneskap er revidert på ein betryggande måte. Kontrollutvalet skal vidare uttala seg til kommunestyret om årsrekneskapen. Formannskapet skal kjenna til denne uttalen før dei gir innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. Kontrollutvalet sitt tilsyn omfattar m.a: Følgja med i revisors arbeid. Revisor rapporterer to gonger i året: Ved presentasjon av si planlegging og oppsummering av arbeidet i årsoppgjernotatet. Følgja opp revisors merknader til rekneskap og internkontroll Følgja med på kommunes økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen, ved å følgja med i tertialrapporteringa. Behandling av kommunens årsrekneskap og revisjonsmelding. Følgja opp eventuelle merknader frå revisor. Gå gjennom kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevjars melding og kontrollrapport frå Skatteetatens kontrollavdeling. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Oppgåva på området omfattar: I samband med at ny plan for forvaltningsrevisjons skal lagast etter valet: o Bestilla overordna analyse for levering til første møte i

10 Bestilla prosjekt ut frå gjeldande plan for forvaltningsrevisjon og gjeldande budsjett. Gjenståande prosjekt frå vedtatt plan er: o Barnevern o Finansforvaltning/styring av pengeflyten. o Innkjøp/investering, Investering til drift o Universell utforming Behandla rapporter frå gjennomført forvaltningsrevisjon: o Arbeidsgivarpolitikk (attraktiv arbeidsgivar) februar 2010 o Dispensasjonar frå Plan og bygningslova Følgja opp tidlegare rapportar, ca eit halvt år etter behandling i kommunestyret: o Behandling av reguleringsplanar o Arbeidsgivarpolitikk Rapportering til kommunestyret på området skjer ved at rapport om forvaltningsrevisjon blir sendt kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i desse sakene. Selskapskontroll Kontrollutvalet skal sjå til at det vert ført kontroll med korleis kommunens interesser i selskap blir forvalta (obligatorisk eigarskapskontroll). Kontrollutvalet skal vidare utarbeida plan for selskapskontroll i interkommunale selskap (IKS) og heleigde aksjeselskap. 1 Departementet har i løpet av 2010 og sagt at det kan gjennomførast kontrollar i selskap som ikkje er heieigde, men då ut frå opne kjelder. I trå med planen skal kontrollutvalet bestilla og behandla rapporter om slike kontroller. Aktuelle selskap for selskapskontroll er i hovudsak eigd saman med andre kommunar. For å få effektiv resursutnytting og av omsyn til selskapa, har kontrollutvala hatt ein praksis der største eigar som oftast tar initiativet kontrollane. Kontrollutvalets oppgåver på dette området er: Følgja med i rådmannens arbeid med utarbeiding og behandling av eigarstrategi. Bestilla/vurdera bestilling av nye selskapskontrollar dersom dette er aktuelt. Aktuelle selskap komande år er m.a.: o Rogaland Revisjon IKS Følgja opp tidligare behandla selskapskontrollar i tråd med kommunestyrets vedtak: Rapportering til kommunestyret på området skjer ved at rapport om selskapskontrollvert sendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i disse sakene. Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalet skal laga forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er kontrollutvalets eige. Det skal utarbeidast av kontrollutvalet sjølv, og det er bare kontrollutvalet som kan gjera endringar i utvalets forslag forut for den politiske behandlinga. Kontrollutvalet opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordna kommunestyret. Det er derfor av viktig at kommunestyret er kjent med kontrollutvalets vurdering av det økonomiske behovet 1 Departementet antar at selskaper organisert etter kommunelovens 27 som er selvstendige rettssubjekter, også faller inn under bestemmelsen. 10

11 innafor kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal derfor følgja med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Kontrollutvalets oppgåver på området er: Utarbeida forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for komande år. Følgja opp budsjett for inneverande år. Andre oppgåver som kontrollutvalet har planlagt i 2011 Orientering om kommunens drift på dei enkelte områda som eit ledd i tilsynet med kommunens aktivitetar. Kontrollutvalet inviterer administrative leiarar ved behov. Faste saker på alle møta er: o Godkjenning av innkalling og saksliste o Godkjenning av protokoll frå forrige møte o Oversikt over bestilte prosjekt og kontrollar o Meldingar o Eventuelt Varhaug, 16. november 2010 Laurits Stokkeland (leiar) Olav Husveg, nestleiar Bjørg Helen Mæland 11

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Hå /2010 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKT OG KONTROLLAR PR. NOVEMBER 2010 Bakgrunn: For å gi kontrollutvalet oversikt over status på bestilte prosjekt og kontrollar (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), legg sekretariatet til kvart møte i kontrollutvalet fram ei oversikt som viser status på dei prosjekt og kontrollar som er bestilt pr. møtedato. Oversikta inneheld og kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen, når desse skal følgjast opp og oversikt over kva for prosjekt som er heilt ferdigbehandla. Saksutgreiing: Oversikten omfattar i tillegg ei kolonne som viser når revisor ventar å vera ferdig med den enkelte rapporten. Denne er oppdatert etter siste mottatte oversikt frå Rogaland Revisjon. Sekretariatet har fått tilbakemelding om at tidlegare bestilt forvaltningsrevisjon ang. arbeidsgivarpolitikk ikkje blir klar til dette møtet. Den vil imidlertid bli klargjort innan årets utgang, slik at den ikkje belastar budsjett for Kontrollutvalet har midlar til nok eit prosjekt i 2011, og vil på dette møtet ta stilling til om det skal bestillast prosjektmandat på nok eit prosjekt. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tar statusrapporten pr. november 2010 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt 12

13 Oversikt over status prosjekter og kontrollar november 2010 Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Vedtekne prosjekt under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett Estimert timeforbruk Status/forventa ferdigstilt til Dispensasjonar fr å Plan og bygningslova t Attraktiv arbeidsgivar t Selskapskontrollar. Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt Planlagt oppfølging Status kommunen og svarfrist Behandling av reguleringsplanar mnd. etter kst-behandl Vedlikehald av kommunale bygg Ikkje vedtatt oppfølging Ferdigbehandla? Evaluering av barnehageområdet november 2009 Ferdigbehandla Kvalitet i pleie og omsorgssektoren Ferdigbehandla Anskaffelser til drift Ja Oppfølging behandl. Ferdigbehandla KST Teknisk sektor / Ja ( beh ) Ferdigbehandla Selskapskontrollar IVAR IKS Ja Ingen oppfølging Ferdigbehandla? Lyse Energi AS Ja Ingen oppfølging Ferdigbehandla Side 1 av 1