Overordna analyse. Vedlegg til Plan for selskapskontroll Balestrand kommune. S eptember

Transkript

1 Overordna analyse Vedlegg til Plan for selskapskontroll Balestrand kommune S eptember

2

3 I n h a l d 1 Innleiing Formål Lov og forskriftskrav 4 2 Framgangsmåte og involvering Involvering Innsamling av data Teoretisk fundament og metode for overordna analyse 5 3 Identifiserte selskap Selskap omfatta av kommuneloven Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven Risikovurdering Generell eigarstyring Selskap omfatta av kommuneloven BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL3

4 1 I n l e i n g 1.1 Formål Kontrollutvalet har vald KPMG til å utarbeide overordna analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll i Balestrand kommune. Formålet med den overordna analysen er å gjere ein analyse av risik o - og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere kva selskap som kan være grunnlag for selskapskontroll i perioden Den overordna analysen utgjer grunnlaget for plan for selskapskontroll og dermed grunnlag for kontrollutalet si vur dering og prioritering av selskap for selskapskontroll i planperioden. 1.2 Lov og forskriftskrav Lov og forskriftskrav til selskapskontroll er styrande for selskapskontrollar og det er naturleg å ta utgangspunkt i desse krava ved gjennomføring av ein overordn a analyse. Lov og forksriftskrav til selskapskontroll er nærmare skildra i pla n for selskapskontroll Krav til selskapskontroll er lovheimla i kommunelova 77 nr. 5 jf. 80. Obligatorisk eigarskapskontroll og/eller frivillig forvaltningsrevi sjon gjeld for: Interkommunale selskap (I KS). Aksjeselskap (AS), Heileigde dotterselskap til desse selskapa. Aksjeselskap må vere heileigd av kommunar og/eller fylkeskommunar for at selskapskontroll skal være aktuelt. Dersom selskapet har private eigarar, vil selskapskontroll etter 80 ikkje vere aktuelt. Kommuneloven gir ikkje kommunar tilsvarande tilgang til selskapskontroll for selskap som har andre enn kommune/fylkeskommune som eigar, til dømes private og staten som eigarar i tillegg til kommunar. Dette fordi slik tilgang til selskapskontroll ville gi kommunen som eigar ein ugrunna særfordel samanlikna med dei andre eigarane som ville være vanskelig å grunngje. Når det gjelder eventuelle utfordringar i samband med å koordinere innsyn og kontroll i selskap med fleire eigarar, er det samordninga av dette overlate til eigarkommunane sjølve. 1 Kontroll med selskap som fell utanfor kommunelova 80 er dermed noko kommunestyret, som utøvar eigarskapen, bør ta stilling til. Forskrift om kontrollutval 1 3, 1 4 og 1 5 har utfyllande krav til gjennomføring, innhald og rapportering av selskapskontroll. 1 Ot.prp.70 ( ). BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL4

5 2 F ra m g a n g s m å te o g i n vo l ve r i n g 2.1 Involvering Den overordna analysen er fundamentet for dei områda kontrollutvalet og kommunestyret prioriterer for selskapskontr oll. Vi har gjennomført ein prosess som har sikra brei involvering, gjennom samspel med ulike deler av kommunen; administrasjon, tillitsvalde/verneombod, politiske nivå i kommunen og kontrollutvalet med sekretariat. Dette har vore viktig for å kunne finne vesentlege risikoar og dei "rette" områder for selskapskontroll. 2.2 Innsamling av data For gjennomføring av analysen har f ylgjande teknikkar vore brukt for å samle inn data: Dokumentanalyse KPMG har innhenta nøkkelinformasjon om selskap som kommunen har eigardelar i; selskapsform, føremål med selskapa, driftsaktivitet i selskapa, status kring eigarskap og status for økonomisk situasjon i selskapa. Workshop (arbeidsmøte) KPMG har gjennomført ein workshop for å etablere og verifisere mulige områder for s elskapskontroll. Til denne workshopen blei følgande invitert: Ordfører, politiske gruppeleiarar, rådmann, kommunalsjefar og øvrige einingsleiarar, t illitsvalde og hovu dverneombod, samt kontrollutvalet med sekretariat. KPMG forberedte og fasiliterte møtet. Nedanfor følgjer eit oversyn over teoretisk fundament og vesentlege omsyn som har vore nytta i risikovurderinga. Dernest følgjer ei opplisting av identifiser te områder for selskapskontroll. 2.3 Teoretisk fundament og metode for overordna analyse KPMG har utv ikla ein modell for å identifisere dei mest relevante områda for forvaltningsrevisjon, som også kan nyttast for å identifisere selskap for kontroll. BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL5

6 Teoretisk er modellen forankra i statsvitskap, organisasjonsteori og COSO ERM 2. Skjematisk vil val av selsk apskontrollprosjekt bli eit resultat av vurderingar knytt til vesentlegheit og risiko knytt til selskapa - vurderingar som "silar" ut prosjekt i 4 overordna steg. Dette kan illustrerast slik: Overordna vurderingar av risiko - og vesentlegheit Risikovurdering av vesentlege område Prioritering av risikoområde Val av prosjekt Omgrepet vesentle gheit og risiko er sentrale i analysen av se lskapa kommunen har eigardelar i: Vesentlegheit handlar her om å identifisera dei viktige/sentrale selskap for kommunen. Vesentlegheit er mellom anna knytt opp mot selskapet sitt føremål og oppgåver, samt storleiken/verdien av kommunen sin eigardel. Selska p som har som mål å ta i vare sentrale samfunnsinteresser (med t.d. innverknad for liv, helse, brukarrettar, større materielle verdiar) og selskap kor kommunen har stor eigardel målt i kroner, vil det vere særleg sentralt at kommunen har (politisk) styring med eigarskapen og kontroll med selskapet si verksemd. Risiko handlar om å identifisera sannsynet for at selskapet si verksemd ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført på, samt konsekvens. Med andre ord - risiko for mangelfull verksemd og oppgåv eløysing i selskap. Måten selskapet si verksemd skal utførast på, er mellom anna styrt av lovverk, vedtekter, føremål, organisering, planverk og strategiar og budsjett. Risiko kan t.d. knytast til krav til selskapet; vedtak frå kommunen, vedtak i selskapet og eksterne lov - og forskriftskrav. et med den skisserte tilnærminga er å finne dei mest vesentlege selskapa for kontroll kor risikoen for manglar og feil i størst grad er til stade. I felles arbeidsmøte blei risiko knytt til selskapa vurdert i fo rhold til kor sannsynleg det er at risiko inntreff og konsekvensar av risikoen : Prioriterte selskap for selskapskontroll 2 The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. ERM Enter prise Risk Managment. Dette er en internasjonalt innarbeid standard for beste praksis innan området internkontroll og risikohandtering i verksemder. BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL6

7 Modellen tar høgde for område og selskapskontrollprosjekt som har ein førebyggjande karakter. Det vil seie at eit prosjekt ikkje berre ser tilbake på kva som har skjedd, me n at ein og kan gå inn på område der det p otensielt ligg fare for at t.d. kommunen sine eigarinteresse i selskap ikkj e er tilfredsstillande forvalta. Oppsum m ert har føl gande overordna omsyn vore nytta for å prioritere selskapskontroll i selskapa som komm unen har eigardelar i: Vesentlegheit handlar om å identifisere selskapa kommunen eig og viktige selskap for selskapskontroll. Identifiseringa har skjedd ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: Identifisering av selskapsform (AS, I KS, mv.) Eigarskap; k ommunen sin eigardel i selskap Formål med selskapet Økonomi I tillegg har følgjande omsyn vore aktuelle i prioriteringa: Aktivitetsnivå/produktivitet Politisk aktualitet Om selskapet si verksemd primært er i eller retta inn mot å løyse oppgåver i kommunen /kommunale oppgåver Tidlegare gjennomført selskapskontroll Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at selskapet ikkje tek i vare kommunen sine eigarinteresser, og/eller kor sannsynleg det er at selskapet si verksemd ikkje er i samsvar med eigaren sine føresetnader, sentrale styringsdokument for selskapet si verksemd eller eksterne krav til selskapet. Med andre ord risiko for verksemd i strid med eigarinteressene til kommunen eller mangelfull verksemd. Måten selskapet skal utføre sin verkse md på, er mellom anna styrt av: Eigarane sine føresetnader Lovverk og målsettingar Planverk, strategiar og organisering Budsjett BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL7

8 3 I d e n ti fi s e r te s e l s ka p I delkapittel 3.1. og 3.2 er det tatt inn tabellar som syner selskap kommunen har eigarskap i. Tabellane per selskap listar nøkkelinformasjon for kvart selskap i høve til: Organisatorisk tilhøve; selskaps form, stiftingsår, tilsette, for mål Eigarskap; kommunen sin eigardel Økonomiske tilhøve (per 201 4); eigenkapital, driftsinntekter Til kvar tabell er det ein kommentar til selskapet, med utfyllande/forklarande informasjon til tabellen. 3.1 Selskap omfatta av kommuneloven 80 Under fylgjer ein presentasjon av selskap som er omfatta av selskapslova 80 - og kravet om obligatorisk eigarskapskontroll. Balestrand Industrier AS Balestrand Industrier AS AS Stiftingsår 1990 Kommunen sin eigardel 100 % Tilsette 6 Egenkapitalandel (2015) 3 67, 8 % Driftsinntekter (2015, heile kr) Kr Balestrand Næringsbygg Skape arbeidsplasser for yrkeshemma, gjennom produksjon og sal av varer og tenester. Selskapet skal som tenesteytar arbeide for å integrere yrkeshemma i det ord inære arbeidslivet. Balestrand Næringsbygg AS AS Stiftingsår 1994 Eige, drift og u tleige av næringsbygg i Balestrand kommune. Kommunen sin eierandel 65,52 % Tilsette 1 Eigenkapital andel (2015) 99,5 % Driftsinntekter (2015, heile kr) SIMAS IKS SIM AS I KS I KS 3 Eigenkapitaldelen bør vere minst 1 0 %. Eigenkapitaldelen viser del eigenkapital av total kapital i selska pet. Den syner kor stor del av eigendelane i selskapet som er finansiert med eigenkapital, i motsetning til med finansiering via lån. Grad av eigenkapital er eit uttrykk for selskapet sin soliditet. BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 8

9 Stiftingsår 1994 Kommunen sin eigardel 4,2 % Tilsette 12 Eigenkapital andel (2015) 21,9 % Driftsinntekter (2015, heile kr) Kr Sognlab AS Sognlab AS Selskap sform AS Stiftingsår 2003 Kommunen sin eigardel 12,5 % Tilsette 3 Eigenkapital andel (2015) 76, 9 % Driftsinntekter (2015, heile kr) Kr Alarmsentralen i Sogn og Fjordane IKS Alarmsentralen i Sogn og Fjordane IKS I KS Stiftingsår 1995 Kommunen sin eigardel 1,45 % Tilsette 26 Eigenkapital andel (2015) - Driftsinntekter (2015, heile kr) - Sogn og Fjordane Revisjon IKS Sogn og Fjord ane Revisjon IKS I KS Stiftingsår 2005 Kommunen sin eigardel 4,44 % Tilsette 7 Eigenkapital andel (2015) 79,60 % Driftsinntekter (2015, heile kr) Løysa eigarkommunane s ine oppgåver innan avfallshandtering på ein best mogleg måte økonomisk, ressurs - og miljømessig. Levere labratorietenester til offentlige og private kundar med hovedvekt på testing av vatn, miljø, kjøt og fisk, konsulentverksemd og anna verksemd med tilknyttning til dette, her medrekna delakting i andre selskaper me d liknande versemd. Alarmsentralen Sogn og Fjordane IKS, heretter kalla alarmsentralen skal til ei kvar tid kunne ta imot meldingar som brannar og andre ulykker frå heile regionen den dekkjer. Sentralen skal ha fast bemanning av kvalifisert personale og vere utr usta slik at melding blir forsvarlig mottatt og registrert og ved behov samordna med andre naudetatar. Eigarane sitt føremål med etablering av SF revisjon I KS er å ha eit selskap som leverer tenester innanfor området kommunal revisjon. Selskapet sitt føremål er å dekkje deltakarane sine behov in nan finansiell revisjon og selskapskontroll jf. kommunelova 77 punkt 4 og 5 samt attestasjonsoppdrag. BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 9

10 Sunnfjord og Ytre Sogn Interk ommunale Legevaktsamarbeid IKS Sunnfjord og Ytre Sogn Interkommunale Legevaktsamarbeid I KS I KS Stiftingsår 2009 Kommunen sin eigardel 11,11 % Tilsette 91 Eigenkapital andel (2015) - Driftsinntekter (2015, heile kr) - Sogn Brann og Redning IKS Sogn Brann o g Redning I KS I KS Stiftingsår 2011 Kommunen sin eigardel 12 % Tilsette 92 Eigenkapital andel (2015) - Driftsinntekter (2015, heile kr ) - Firda Billag AS Sikra ei god legevaktteneste utanfor vanleg fastlegekontortid for innbyggjarane i kommunane prega av høg kvalitet, tryg gleik, kunnskapsbasert og einskapleg behandling, tilgjengelegheit, service og god brukaropplevd kvalitet. Felles brann og redningsteneste for å ivareta lovpålagde brannvernoppgåver i eigarkommunane. Firda Billag AS AS Stiftingsår 2011 Transportverksemd og tenesteyting i samband med person - og godstransport, samt reisebyrå. Selskapet kan i tillegg eige og forvalte fast eigedom. Selskapet kan også eige elle r delta i andre selskap som har liknande verksemd. Kommunen sin eigardel 4,43 % Tilsette 21 Eigenkapital andel (2015) 36, 9 % Driftsinntekter (2015, heile kr) Kr. 3.2 Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven 80 Her presenterer vi selska p som fell utanfor kommunelova 80 og dermed også kravet om obligatorisk eigarskapskontroll. Dette omfattar: Selskapet har eigarar som ikkje er kommunar eller fylkeskommunar eller Selskapet er ikkje etablert som eit AS eller IKS. Namn Driftsinntekter 2015 Kommunens e igarandel Balestrand Treningssenter AS Kr ,21 % Kunstbygda Balestrand AS Kr < 5 % Sogneprodukt AS Kr < 5 % Sognekraft AS Kr < 5 % Visit Sognefjord AS Kr < 5 % BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 10

11 4 R i s i ko vu rd e r i n g 4.1 G enerell eigarstyring At kommunen utøver eigarstyring med selskap er viktig for å sikre kommunen sine verdiar i selskapa og at tenestene selskapa levere har god kvalitet. I tabellen under er r isikoen for at kommunen generelt utøver svak eigarstyring er vu rdert i forhold ti l 1 ) sannsyn for at dette er tilfelle, 2) konsekvens for kommunen at dette er tilfelle. Både sannsyn og konsekvens er gitt ein farge, kor r aud indikerer høgt sannsyn / alvorleg konsekvens, gul indikerer middels, og g røn indikerer lavt san nsyn / liten konsekvens. Risiko/hending Sanns. Kons. 1 Kommunen har svak eigarstyring Balestrand kommune har utarbeida eigarskapsmelding for som gir overordna føringar for eigarskapsutøvinga. Eigarskapsmeldinga har ein struktur og eit innhald som ivaretar dei viktigaste tilrådingane for kva ei eigarskapsmelding bør inneha. Revisjon av sjølve eigarskapsmeldinga og om denne er i samsvar med gjeldande tilråding frå KS Eigarforum og Norsk utval for eierstyring og selskapsledelse (NUES) kan ver e eit område som kan vere aktuell for revisjon. I kva grad prinsippa i eigarskapsmeldinga blir følgd opp i praksis kan også vere eit aktuelt område. 4.2 S elskap omfatta av kommuneloven 80 Nedanfor er risikoen knytt til dei identifiserte selskapa ytterlegare vurdert. Det er vurdert kor stor risikoen er for at selskapet ikkje følger opp eiga rinteresser, eller med andre ord at selskapet si verksemd ikkje vert utøvd i t råd med formålet til selskapet. D ette gjennom vurdering av 1 ) sannsynet for at manglar vil innt reffe og 2) konsekvens en av manglane for kommunen. Å r saken til at slik risiko kan inntreffe kan mellom anna vere at kommunen sine interesser og forventningar til selskapet ikkje er god t nok kommunisert, at selskapa ikkje oppnår tiltenkt resultat eller at s elskapet ikkje levere tenester med kvalitet. Vurderinga av k onsekvens reflekterer i stor grad vesentlegheit for kommunen. BALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 11

12 Sortert ut ifrå score/vurdering, ser tabellen slik ut: Risiko/hending Selskap Sanns. Kons. 1 Manglande oppfølging av eigarinter esser i selskapet 2 Manglande oppfølging av 3 Manglande oppfølging av 4 Manglande oppfølging av 5 Manglande oppfølging av 6 Manglande oppfølging av 7 Manglande oppfølging av 8 Manglande oppfølging av 9 Manglande oppfølging av Balestrand Industrier AS Balestrand Næringsbygg AS SI M AS I KS Sognlab AS Alarmsentralen i Sogn og Fjordane I KS Sogn og Fjordane Revisjon I KS Sunnfjord og Ytre Sogn Interkommunale Legevaktsamarbeid I KS Sogn Brann og Redning I KS Firda Billag AS På arbeidsmøtet vart Balestran d Industrier AS trekt frå som eit selskap som kan vere aktuell for selskapsrevisjon. Balestrand Industrier AS er eigd 1 00% av Balestrand kommune og har som føremål å skape arbeidsplasser for yrkeshemma, gjennom produksjon og sal av varer og tenester. Selsk apet skal som tenesteytar arbeide for å integrere yrkeshemma i det ordinære arbeidslivet. Balestrand Industrier AS er viktig for kommunen, og dersom selskapet ikkje lykkast, aukar risikoen for at kommunen må ta ansvar for arbeidstakarane. Gjennomgåande e r det lav risiko knytta til selskapa kor Balestrand kommune har eigarandel i. Likevel vurderer revisor konsekvensen som høg i Al armsentralen i Sogn og Fjordane I KS, Sogn Brann og redning I KS og Sunnfjord og Ytre Sogn Interkommunale legevaktsamarbeid I KS. Når det gjeld legevaktsamarbeidet så har det f rå kome nye krav til akuttmedisinske tenester (akuttforsk rifta). D ette favnar om organisering av kommunal legevaktordning, ambulanseteneste, medisinsk naudmeldeteneste m.v. Forskrifta legg klare føringar for innhald og kompetanse til dei akuttmedisinske teneste ne. At legevaktsamarbeidet leverer gode nok akuttmedisinske tenester til innbyggarane i kommunen er viktig. B ALESTRAND KOMMUNE, OVERORDNA ANALYSE: PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 12

13 201 6 KP M G AS, a Norwegian member firm of the KP M G network of independent member firms affiliated with KP M G International Cooperative ( KPM G International ), a Swiss entity. All rights reserved.