SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE

Transkript

1 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET: Tid: 15. juni 2015 Klokka: til ca Møtestad: Kommunehuset, Formannsskapsalen SAKSLISTE SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE Møteinnkalling og sakliste. Godkjenning av protokoll frå møtet /15 Oppfølging av vedtak fatta i politiske organ status pr min A 20/15 Orientering fra administrasjonen status nærværsarbeid 30 min A 21/15 Orientering frå administrasjon born med spesielle behov 30 min B 22/15 Statusrapport frå revisjonen 15 min A 23/15 Møteplan 2. halvår 5 min A 24/15 Ordet fritt 10 min A EVENTUELT/ORIENTERINGAR Varamedlemer møter berre etter særskilt innkalling. Eventuelle forfall skal meldast sekretariatet v/ Ingvild Selfors, telefon Kvam 9. juni 2015 Anne Sletten (sign.) leiar Elektronisk kopi til: 1. Ordførar 2. Administrasjonssjef 3. Informasjonstenesta 4. Kommunalsjef - økonomi 5. Innlandet Revisjon IKS

2 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET SAKNR: 19/15 OPPFØLGING AV VEDTAK FATTA I POLITISKE ORGAN STATUS PR SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL KOMMUNESTYRET SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALET 19/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT Oppfølgingsskjema for politiske vedtak pr frå administrasjonen. VEDLAGT BAKGRUNN Som eit ledd i tilsynet med den kommunale forvaltninga ser kontrollutvalet det som viktig å halde oppsyn med at vedtak fatta i politiske organ blir følgt opp av administrasjonen og dei underliggjande politiske organa. VURDERING Det vedlagte rapporteringsskjemaet er utarbeidd etter retningsliner gitt av kontrollutvalet og kommunestyret. Kontrollutvalet gjennomgår rapporteringa frå administrasjonen og vurderer om framdrifta/status til dei enkelte sakene er tilfredsstillande. Etter sekretariatet si oppfatning er framdrifta /status i dei fleste sakene akseptable. Sekretariatet foreslår difor at kontrollutvalet legg saka fram for kommunestyret med følgjande INNSTILLING: Kommunestyret tek administrasjonen si rapportering vedrørande politiske vedtak pr til etterretning. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors

3 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr SAKSOMRÅDE VEDTAK: DATO OG SAKSNR STATUS PÅ OPPFØLGING Sundheim II utbygging KS-møte , sak 77/13: Kommunestyret slutta seg til prosjektgruppa sitt forslag til innhald i dei ulike byggetrinna. KS-møte , sak 23/15: Saka vart utsett, ba om grunnlag m/tiltak for å redusere kostnadene. KS-møte , sak 33/15: Vedtak om bygging m/tilleggsløyving. Framtidig bruk av 6 kommunale bygg / anlegg KS-møte , sak 129/12: Kåja basseng. Svømmebassenget blir rivi og området teke i bruk som del av idrettsanlegget. KS , sak 124/14: KS ber om ei vurdering av evt istandsetting. Sundheim II-prosjektet ligg ute på anbud. Svarfrist er Oppstart av Sundheim II utbygginga tek til rundt , mål om ferdigstilling sommaren Kommunestyret ba i budsjettmøtet om ei vurdering av ei evt istandsetting av utebassenget i Kåja. Det blir lagt fram sak for KS i møte den Budsjett 2013 økonomiplan tekstvedtak Messa. Dagens leigetakarar får tilbud om å kjøpe til takst, alternativt seld på den opne marknaden. KS-møte , sak 140/12: 2. Kommunestyret ber om at prosjekt 6002 Helsestasjon blir vurdert på nytt, både ut i frå arbeidsmiljø og lokalisering. 5. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon innenfor omsorgssektoren i NFK. Ikkje prioritert, annonse vart utsett. Tas over nyttår. Prosessen med taksering er i gang og tilbod blir gitt til dagens leigetakarar i løpet av sommar/haust. Saka blir sett i samanheng med prosj 5046 dansesal ved Vinstrahallen. (seinare i rapporten) Det er gjennomført ei drift og ressursanalyse. Adm. planlegg presentasjon av rapporten i løpet av fyrste kvartal Rapporten blir lagt fram for politisk behandling i juni

4 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr KS oppmodar administrasjonen om å greie ut konsekvensane knytt til investeringar i og drift av veg- gateljos som kommunen har ansvaret for. Vinstra Motorsportarena KS-møte den , sak 124/14: KS ber om ei sak om kommunal støtte til Pallane Motorsportsenter i løpet av 1.halvdel Framlegging av forvaltningsrevisjon: tidlig innsats for utsatte barn er terskelen for meldinger til barnevernet for høg? Budsjett 2014 økonomiplan tekstvedtak KS-møte , sak 102/13: KS tok rapporten til orientering, og ba administrasjonen om å rapportere resultata av gjennomgangen til KU og KS i løpet av 1. halvår KS-møte , sak 123/13: Vinstrahallen dansesal: Tilrettelegge for at dansesalen kan nyttast i samband med anna bruk av hallen samt utarbeide overordna plan for bruk av området ved hallen. KS , sak 124/14: kr ,- til planlegging i KS-møte , sak 6/15: Vedtak om gjennomføring av hovedprosjekt vedr lokalisering av dansesal og helsestasjon med 4 ulike delprosjekt. Blir vurdert i 2015 Det er montert prøvestrekning i Lomoen og vidare vurdering blir gjort når dette har fungert ei periode. KS har bedt om sak vedr støtte i løpet av 1.halvdel Det blir lagt fram sak til KS den Kompetanseprogram med skolering av alle tilsette i barnehage og skole er i gang. Veileder med rutinebeskrivelse for melding til barnevernet blir ferdig Veileder med rutinebeskrivelse for melding til barnevernet blir lagt fram til behandling i HOK og KS Det blir lagt fram sak for KS i februar 2015 vedr vidare oppfølging av prosjektet. Blir sett i samanheng med prosjekt 6002, helsestasjon. Prosjektet har ikkje fått tilbakemelding frå Oppland Fylkeskommune vedr. overdragelse av TIP lokala. Ordførar vil ta eit initiativ overfor fylkesordførar. 2

5 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr FYSAK til Frisklivssentral. Forebyggende helsearbeid i NFK. KS-møte , sak 7/14: Nord-Fron kommune etablerer Frisklivssentral i Boligprosjekt i Lohaugvegen KS-møte , sak 023/14: Kommunestyret ber om sak i.f.m budsjettarbeidet hausten 2014 som viser samla kostnader for prosjektet, med modell for leigeavtale med brukarane KS-møte , sak 074/14: byggjevedtak Revidering av felles ROSanalyse Prosjektering av VA-løsninger Furusjøen hytteområde Reguleringsplan for Lomoen næringsområde KS-møte , sak 026/14: Kommunestyret ber om årlig tilbakemelding gjennom revidering og oppfølging av tiltak i felles ROS og tilbakemelding i samla årsmelding for kommunen. KS-møte , sak 038/14: KS ber om at det blir arbeidd vidare med prosjektet. KS-møte , sak 093/14: KS vedtok utbygging av off. kloakkanlegg og vassverk ved Furusjøen hytteområde. KS-møte ,sak 60/14: Kommunen forutsetter at detaljreguleringsplanen for veiserviceanlegget blir utarbeidd i flere alternativ, med bl.a. mogelegheit for uttak av grus og utkjøring ved Tungbilsenteret. KS-møte ,sak 94/14: KS meiner alt.3 gjev god løysing for anlegget, og at detaljregulering blir starta Arbeidet pågår. Blir sett i sammanheng med nye lokaler til fysioterapitenesta i Nedregate. Status år : Frisklivssenteret opnar 1. september Prosjektet er lagt ut på anbud, frist Prosjektet er igangsett, og ferdigstilles hausten Planlagt gjennomføring i 1.halvdel av Gjennomført møte med Sør-Fron og Ringebu Det blir lagt fram orienteringssak for KS i september. Oppstart planlegging i 2015 Status pr : Planlegging pågår med tanke på oppstart SVV har varsla oppstart av detaljreguleringsplan. Detaljreguleringsplan vedtatt i kommunestyret. Andre planar: Detaljregulering Furulund starta. Ansv. NFK E.Rolstad har varsla oppstart av detaljregulering for eige område. 3

6 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr med utgangspkt i dette. KS-møte , sak 37/15: Detaljreguleringsplan vedtatt. Universell utforming FS-møte , sak 84/14: FS ynskjer oversikt over korleis skule- og barnehagebygga fyller krava til universell utforming. Byggje og deleforbod PU-møte , sak 80/14: PU ber om ny sak for å vurdere gjeldande vedtak ut i frå endra vilkår. KS-møte , sak 2/15: Vedtak om kommunal garanti, bunnsperre Kommunereform Vegval for Nord-Fron KS-møte den , sak 35/15: 1.Kommunestyret vedtar å annullere pkt.2 i KS vedtak i sak 83/14 fra Kommunestyret vedtar at følgende alternativ til kommuneinndeling som omfatter Nord-Fron skal være med i videre prosess knyttet til nasjonal kommunereform: 2.1 Etablering av Midt-Gudbrandsdal kommune, sammensatt av kommunene Ringebu, Sør-Fron og Nord-Fron. 2.2 Etablering av Fron kommune, sammensatt av kommunene Sør-Fron Finansiering lagt inn i budsjett VUS: planlagt oppstart veke 9, ferdig april/mai Kvam skole: Anbod ut i februar Byggestart juni, ferdig hausten VUS: arbeid utføres vår/sommar. Ferdig seinast Vurdering av bygge- og deleforbod blir sett i samband med bygging av sperre 2. Vedtatt og oversendt NVE Plan sendt Fylkesmannen i Oppland. Referatsak i kommunestyremøte den Det skal haldast felles studietur for kommunane Ringebu, Sør- Fron og Nord-Fron i juni

7 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr Busetting av flyktningar i 2014 og 2015 og Nord-Fron. 2.3 Nord-Fron fortsetter som egen kommune. Ut i fra at Ringebu kommune f.t. er i prosess / utredninger om en mulig ny kommune sammensatt av Lillehammer, Øyer og Gausdal og Ringebu inviterer Nord-Fron kommunestyre Sør-Fron kommune til å være med i utredning av en ny kommune, der det åpnes for at Ringebu kommune evt. kan tiltre. KS-møte den , sak 92/14: Kommunen kan ikkje imøtekoma oppmodinga frå IMDi om auka busetting av flyktningar i 2014, men vil vurdere oppmodinga i Det skal leggjast fram eige sak knytt til korleis utfordringane omkring bustadsituasjonen skal løysast, både til flyktningar og andre med særskilte behov. Dagtilbod for eldre demente HOK , sak 56/14: Dagtilbod for eldre demente Oppfølging av boligsituasjonen som eige sak. For planperioda er det lagt opp til årleg mottak av 15 personar. Jf sak FS 70/15, FS ber administrasjonen ta initiativ til å stimulere private utbyggere til å byggje utleigeboliger. Adm orienterte HOK i møte om at det blir sett på tiltak knytt til Gammelbanken/Frivilligsentralen. Jorun Heier vil koma til eit HOK-møte på nyåret for å orientere om arbeidet knytt til demente i Vågå. Kommunen har pr dato ikkje etablert eige dagtilbud for heimebuande demente. Brukergruppa har tilgang til det ordinære dagtilbodet. 5

8 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr Betalingssatsar for barnehage og SFO 2015 Budsjett 2015 økonomiplan tekstvedtak KS-møte , sak 123/14: Barnehageprisar og opptaksrutiner KS-møte , sak 41/15: KS vedtok endra vedtekter for dei kommunale barnehagane og satser for foreldrebetaling. KS-møte , sak 124/14: Grunnerverv: Grunnkjøp og klargjering av industriområdet Nermoen i Kvam. Næringsutvikling: Det må frigjerast ressursar til arbeid som fremjer næringsutvikling. KS har oppretta stillingsheimlar til næringsarbeid og forutset at dette arbeidet blir prioritert. Opplæringskontor: Nord-Fron kommune skal inngå avtaler om å vera med i eit opplæringskontor for lærlingar inna offentlige fag. Brukarar med særskilte behov: KS ber om at det i fyrste kvartal 2015 blir lagt fram ei sak der det blir vist korleis ein kan dekke behova for tenester til ressurskrevjande brukarar på institusjon Det vil bli gitt orientering til KS første halvår i 2015 om barnehageprisar og opptaksrutinar. Barnehage: maks.sats foreldrebetaling endra etter vedtak i St.tinget. SFO: Satsane er i hovudsak auka med 3%, frå Betalingssatsane vedtatt i kommunestyret den Blir starta litt seinare på året. Administrasjonssjefen har justert organiseringa innafor virksomhetsområde Areal og Næring ved at det er etablert eige avdelingsleiar som har dagleg ansvar for planarbeidet. Dette gjev leiar av tenesteområdet / næringssjef økt mogelegheit til å ha fokus på næringsutvikling. AUV blir orientert om status den Konklusjon på arbeidet blir lagt fram for AUV og KS rett etter sommaren. Det er ikkje lagt fram spesifikk sak enda. 6

9 Statusrapport oppfølging av politiske vedtak pr Reguleringsplan for Brynsmoen næringsområde N2 Rehabilitering svømmeanlegg i Skåbu KS ynskjer sak i løpet av 1.halvår i 2015, med konkrete utbetringsplanar og oppdaterte kostnader knytt til restaureringa. Faktureringsrutinar/terminar: KS ber om sak om å innføre månadleg fakturering av kommunale avgifter for dei som ynskjer det. KS-møte , sak 34/15: KS opprettheld vedtaket, og ber om avklaring på avtala med grunneigar. Det blir lagt fram sak for KS i møte den Det blir lagt fram eige sak for KS i møte den Møte med grunneigar avtalt til

10 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET SAK NR: 20/15 Orientering frå administrasjonen om status for nærværsarbeidet i kommunen SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALET 20/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN I kontrollutvalet sitt møte den kom det eit ønskje om å få ei orientering frå administrasjonen omkring sjukefråværet. Kva er status for sjukefråværet og korleis er utviklinga? Korleis jobbar kommunen med nærværsarbeid? Administrasjonen er invitert til kontrollutvalet for å orientere om temaet. Sekretariatet foreslår slik INNSTILLING Kontrollutvalet tek administrasjonen si orientering til etterretning. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors

11 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET Unntatt offentlegheit, offentleglova 13 SAK NR: 21/15 Orientering frå administrasjonen om status for tiltak, -born med spesielle behov. SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALET 21/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN Kontrollutvalet har tidlegare bedt om å få ei orientering frå administrasjonen omkring born med spesielle behov i kommunen. Kontrollutvalet ønskjer å stille spørsmål om status for saker som har vore framme i media. Administrasjonen er invitert til kontrollutvalet for å orientere og svare på spørsmål. Sekretariatet foreslår slik INNSTILLING Kontrollutvalet tek administrasjonen si orientering til etterretning. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors

12 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET SAKNR: 22/15 STATUSRAPPORT FRÅ REVISJONEN SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR KONTROLLUTVALET 22/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT Vedlegg 1 Brev frå IR IKS av v/dagleg leiar Bjørg Hagen. Tertialrapport 1/15. Vedlegg 2 IR IKS Logg til KU perioden BAKGRUNN I følgje oppdragsavtale mellom Nord-Fron kommune og Innlandet Revisjon IKS skal revisor legge fram statusrapport for utføring av revisjon og andre tenester. Rapporteringa skal skje tertialvis. VURDERING Revisor har sett opp ei spesifisert oversikt over faktisk medgått tid pr 30.4 samanstilt med ramma gitt i oppdragsavtala. Rekneskapsrevisjon Det er brukt 282 t av totalt 605 t til revisjon av årsrekneskapen, og revisjonen meiner at dei skal klare å halde seg innafor ramma. Det er ikkje meldt om andre moglege overskridingar. Det er brukt 21 av 40 timar til møteverksemd, og denne posten avheng av aktiviteten i kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjon Det er brukt 27t til forvaltningsrevisjon pr 1. tertial. Prosjektet Konsulenttenester er i gang og vil bli lagt fram i fyrste møte etter sommaren. Selskapskontroll Det er brukt 31t til prosjektet pr Rapporten blir lagt fram i fyrste møte etter sommaren.

13 Sekretariatet foreslår slik INNSTILLING 1. Kontrollutvalet tek revisor si rapportering pr til etterretning. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors

14 NOR-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAK NR: 23/15 MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALGET 23/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors Følgende skal behandles/ gjennomføres i løpet av andre halvår: - Rapport oppfølging politiske vedtak pr Økonomisk rapportering pr Rapportering fra revisor pr Forvaltningsrevisjon - Selskapskontroll - Oppdragsavtale revisjon - Utarbeiding av budsjett 2016 Forslag til møtedatoer for kontrollutvalget høsten 2015: 28/8, 25/9, 13/11 Møtedatoene kan utgå hvis det ikke er aktuelle saker. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors

15 NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET SAKNR: 24/15 Ordet fritt i kontrollutvalet UTVAL SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALET 24/ Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN Under Ordet fritt kan medlemene i kontrollutvalet ta opp ulike spørsmål dei lurar på, lufte problemstillingar, etc. Eventuelle spørsmål vil bli reist i møtet. Saka blir lagt fram for kontrollutvalet utan innstilling. Kvam, 9. juni 2015 Ingvild Selfors