Retningslinjer for bestilling av Kommuneadvokatens tjenester

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: HESD Delarkiv: ADV-0000 Retningslinjer for bestilling av Kommuneadvokatens tjenester 1 Forord Kommuneadvokatens rolle i rettssaker der Bergen kommune er part Hvilke saker skal føres av Kommuneadvokaten Rollefordeling Tilrettelegging av rettssaker for Kommuneadvokaten Søksmålsvarsel Oversendelse av saken Redegjørelse for saken Forberedelse og gjennomføring av hovedforhandling mv Tempo og fremdrift i avvikling av rettssakene Behov for sakkyndig bistand Rettsmekling Hovedforhandling Domsavsigelse og anke Sakskostnader Kompetanse til å anke over kjennelser og beslutninger Rådgivningssaker Hvem kan be om råd Krav til henvendelsen Følgende sakstyper bør forelegges for Kommuneadvokaten til uttalelse Kommuneadvokatens rådgivende uttalelser - innhold

2 3.5 Rådgivende uttalelser og offentlighet Offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Meroffentlighet Generelt Meroffentlighet i rettssaker Meroffentlighet i rådgivningssaker FORORD Kommuneadvokatens arbeid består i å føre rettssaker for Bergen kommune og gi juridiske råd til byrådsavdelinger og kommunale etater. Disse retningslinjene er veiledende for hvordan rettssaker og rådgivingssaker skal forelegges for Kommuneadvokaten. (Retningslinjene omfatter ikke tvangssaker etter barneverntjenesteloven og lov om helse- og omsorgstjenester). De redegjør også for rollefordelingen mellom byrådsavdelinger/kommunale etater og Kommuneadvokaten i forbindelse med forberedelse og gjennomføring av hovedforhandlinger og eventuelle ankerunder. Formålet er å sikre en felles praksis og en effektiv saksavvikling i byrådsavdelinger/etater og hos Kommuneadvokaten. Vi ber derfor om at byrådsavdelinger og underliggende etater legger stor vekt på å tilpasse seg anbefalingene i denne instruks. Kommuneadvokatens bistand i ekspropriasjonssaker til fordel for private omfattes ikke av disse retningslinjene. Retningslinjene trer i kraft når de er godkjent av byrådet. Dokumentet finnes tilgjengelig i elektronisk form på Kommuneadvokatens hjemmeside på 2 KOMMUNEADVOKATENS ROLLE I RETTSSAKER DER BERGEN KOMMUNE ER PART 2.1 Hvilke saker skal føres av Kommuneadvokaten Kommuneadvokaten skal etter anmodning fra byrådsavdelinger og underordnede etater føre rettssaker for Bergen kommune. 2

3 Alle kommunale virksomheter som har behov for advokatbistand, enten dette gjelder tvistesak eller behov for rådgivning, har rett og plikt til å benytte Kommuneadvokaten. Følgende unntak gjelder: Inkassosaker skal behandles Kemneren i samarbeid med den enkelte etat. Byrådet og forretningsutvalget kan beslutte å engasjere ekstern advokat Kommuneadvokaten kan i samråd med avdeling/etat sette ut saker til private advokater Kommuneadvokaten kan for enkelte sakstyper inngå rammeavtaler for kjøp av advokattjenester, eller tillate at andre etater inngår slike avtaler. 2.2 Rollefordeling Den aktuelle etat eller byrådsavdeling som har saksbehandlet det underliggende rettsforhold, har ansvaret for saken, også etter saksanlegg. Kommuneadvokaten vil målbære partens synspunkter overfor domstolene og gi råd underveis, men det er parten som i siste hånd avgjør hvilket standpunkt kommunen skal ta til de forskjellige spørsmål saken reiser, om saken skal forlikes, ankes etc. Byrådet har fullmakt til å beslutte rettergangsskritt i tvistesaker for domstolene, jfr. Byrådets fullmakter 11, vedtatt av bystyret 28. november 2011 i sak Den klare hovedregel er derfor at parten (byrådsavdeling/etat) er representert under hovedforhandlingen. En bør allerede ved utforming av tilsvar eller stevning gjøre seg opp en mening om hvem som skal møte for kommunen, og om vedkommende skal forklare seg. Det må også utpekes en saksbehandler som skal forestå kontakten med Kommuneadvokaten underveis i saken. I enkelte tilfeller kan det være naturlig at det også er saksbehandleren som møter som partsvitne i retten, men dette vurderes i hver enkelt sak. 2.3 Tilrettelegging av rettssaker for Kommuneadvokaten Søksmålsvarsel Etter tvisteloven (tvl) 5 2 skal den som vil reise søksmål først sende motparten et varsel, der det også skal opplyses om grunnlaget for kravet. Den som mottar varslet, skal «innen rimelig tid ta stilling til kravet og grunnlaget». Normalt bør man besvare varsel innen to uker, men i større saker kan det være forsvarlig å bruke noe lengre tid. Prosessvarselet besvares av parten selv. Dersom Kommuneadvokaten allerede er involvert i saken, eller særlige forhold tilsier det, kan prosessvarselet besvares i samråd med Kommuneadvokaten Oversendelse av saken Selve saksanlegget innledes ved stevning eller forliksklage, som forkynnes for saksøkte. Når Bergen kommune er saksøkt, følger det av domstolloven 191, og kommuneloven 9, nr. 3, 2. punktum at ordføreren har kompetanse til å vedta forkynning. Normalt vil Bergen tingrett 3

4 oversende stevning med pålegg om tilsvar til Kommuneadvokaten som igjen forelegger saken for ordføreren til forkynning. Forkynnelsestidspunktet danner utgangspunkt for tilsvarsfristen. Dersom stevning med pålegg om tilsvar skulle bli tilsendt en byrådsavdeling eller etat, er det derfor viktig at man snarest mulig kontakter Kommuneadvokaten. Tilsvarsfristen vil fremgå av rettens forkynningsbrev, og er normalt tre uker. Dersom tilsvaret inngis etter fristens utløp, vil dette bety fravær i saken, og saken kan avgjøres ved fraværsdom jf. tvl Kommuneadvokaten må i samråd med parten vurdere om det er behov for å søke om forlengelse av tilsvarsfristen. Man må i den forbindelse ta hensyn til den tid som kreves for partens og Kommuneadvokatens arbeid med å utarbeide tilsvar i saken. Kommuneadvokaten vil straks etter mottak av forkynningsbrev oversende stevningen med bilag til ansvarlig byrådsavdeling/etat for saken. Man vil samtidig opplyse om ansvarlig saksbehandlende advokat hos Kommuneadvokaten Redegjørelse for saken Etter oversendelse av saken, må byrådsavdelingen/etaten/virksomheten (heretter «klienten») snarest mulig gi en skriftlig redegjørelse for saken, som kan danne utgangspunkt for utformingen av tilsvaret. Redegjørelsen skal senest oversendes 10 dager før tilsvarsfristen utløper, med mindre annet er avtalt i saken. Denne redegjørelsen må unntas fra offentlighet etter offentleglova 18. Klienten må redegjøre for sakens faktiske sider og kommentere motpartens fremstilling. Redegjørelsen bør være kronologisk, med løpende henvisning til bilag i motpartens fremstilling og presentasjon av nye dokumenter som antas å ha betydning som bevis. Nye dokumenter bør angis som egne bilag som nummereres fortløpende. For Kommuneadvokaten er det ønskelig at alle saksdokumentene oversendes, også interne merknader, fortrinnsvis som kopisett eller i elektronisk versjon. Dokumentbevis som allerede er fremlagt av motparten er det tilstrekkelig å henvise til. Klienten skal vurdere hvilke bevis som bør føres, i praksis hvilke vitner som bør tilbys, og hvilke dokumenter som bør legges frem for retten. Denne vurderingen kan skje i samråd med saksansvarlig advokat. Klienten må også opplyse om: - andre saker av tilsvarende karakter, og virksomhetens praksis i slike saker - Om Kommuneadvokaten tidligere har vært inne i saken eller i tilsvarende saker, med henvisning til Kommuneadvokatens referansenummer - Om virksomhetens eget, foreløpige syn på de rettslige spørsmål Klienten må påpeke problemstillinger som det særlig er ønskelig at Kommuneadvokaten vurderer. Det aktuelle lov- og forskriftsverk må fremgå samt rettsavgjørelser, administrativ praksis eller ombudsmannsuttalelser som klienten er kjent med, og som kan antas å ha betydning i saken. Dersom rettskildene er vanskelig tilgjengelige, bør papirkopier oversendes 4

5 sammen med redegjørelsen. Det kan også være aktuelt å oversende papirkopier av øvrige kilder. Dette avtales med saksansvarlig advokat i det enkelte tilfelle. Spørsmål av prosessuell karakter kan overlates til Kommuneadvokaten, med mindre klienten har et særlig syn på dette. Dersom redegjørelsen ikke inneholder sensitive opplysninger, sendes kopi med e-post i et format som gjør det mulig å kopiere relevante deler inn i tilsvaret. Alternativt kan en anonymisert versjon av redegjørelsen oversendes med e-post. 2.4 Forberedelse og gjennomføring av hovedforhandling mv Tempo og fremdrift i avvikling av rettssakene Saksansvarlig advokat hos Kommuneadvokaten styrer videre fremdrift i forberedelsene til hovedforhandling. Det nærmere samarbeidet mellom advokat og saksbehandler hos klient vil variere fra sak til sak, men saksbehandler vil regelmessig måtte bistå med f.eks. undersøkelser av sakens faktiske sider, kontakt med vitner, redegjørelse for rettsspørsmål og kartlegging av forvaltningspraksis. Saksbehandleren må fortløpende kommentere innkommende prosesskriv fra motparten, og i mange tilfeller bistå ved utarbeidelsen av kommunens prosesskriv. Det berammes som regel et planmøte i saken etter at tilsvar er inngitt, jf. tvl 9 4 tredje ledd. Dette gjennomføres ofte som et fjernmøte på telefon. Normalt vil saksansvarlig advokat hos Kommuneadvokaten håndtere et slikt møte på egen hånd uten at klienten er involvert. De saker som tas opp på planmøtet, sørger saksansvarlig advokat for å ha diskutert med klienten på forhånd dersom det er nødvendig. I noen saker kan det likevel være hensiktsmessig at klienten også deltar, for eksempel i store rettssaker. Hovedforhandling skal i utgangspunktet gjennomføres innen seks måneder etter inngivelse av stevning i saken, jf. tvl 9 4 annet ledd bokstav h. Tilsvarende skal ankeforhandling gjennomføres innen seks måneder etter inngivelse av ankeerklæring, jf. tvl tredje ledd. Alle offentlige organer som er involvert i rettssaker må bidra til at lovens krav overholdes. Rettssakene må derfor gis nødvendig prioritet, og det må utvises fleksibilitet når sakene skal berammes. Advokaten avklarer tidspunktet for rettsmøter med saksbehandler og partsvitne. Partsvitnet bør så tidlig som mulig melde fra om lengre fravær i tidsrommet der det kan være aktuelt å beramme saken Behov for sakkyndig bistand Kommuneadvokaten vurderer i samråd med klienten om det er behov for sakkyndig bistand i saken Rettsmekling Det følger av tvistelovens system at domstolen skal undersøke mulighetene for rettsmekling. Klienten avgjør selv om dette er ønskelig etter samråd med Kommuneadvokaten. Rettsmekling kan for eksempel være aktuelt i saker som gjelder pengekrav eller i arbeidsrettstvister. 5

6 Kommunen må stille med en partsrepresentant under rettsmeklingen. Fullmakter til vedkommende må avklares på forhånd Hovedforhandling Tvl 9 15 gir en oversikt over hovedforhandlingens enkelte ledd. Prosessfullmektigene gir først sine saksfremstillinger (innledningsforedrag). Deretter vil partene avgi forklaring, herunder kommunens partsvitne. Også i de tilfellene det skal avgis forklaring, vil partsvitnet normalt ha anledning til å følge forhandlingen i sin helhet, jf. tvl 24 6 annet ledd. Etter partsforklaringene følger øvrige vitneforklaringer og annen bevisførsel (f.eks. befaring), før prosessfullmektigene holder avsluttende innlegg (prosedyre), replikk og duplikk. 2.5 Domsavsigelse og anke I utgangspunktet skal dommen foreligge to uker etter avslutning av hoved- eller ankeforhandling, jf. tvl 19 4 femte ledd. Som oftest vil det likevel ta lengre tid. Ved avslutningen av hovedforhandlingen skal dommeren meddele partene når avgjørelsen kan forventes. Dommen forkynnes for Kommuneadvokaten, som snarest mulig oversender dommen til klienten. Kommuneadvokaten vil utarbeide et notat til ansvarlig byrådsavdeling med kommentarer til dommen. Er saken tapt, vil det også gis en vurdering av om dommen bør påankes. Klienten må også uttale seg til dette spørsmålet. Byrådsavdelingen forelegger Kommuneadvokatens notat samt uttalelse fra klienten for Byrådet som har fullmakt til å beslutte om kommunen skal anvende rettsmidler (anke), jfr. Byrådets fullmakter 11. Kommuneadvokaten utformer ankeerklæring dersom byrådet beslutter å anvende rettsmidler. Ankefristen er én måned, jf. tvl Domstolen har ikke anledning til å utsette denne fristen. Ankefristen løper ikke i lovbestemte rettsferier (jul, påske og sommer). Ved vurderingen av om det skal ankes til Høyesterett, må man ta i betraktning at Høyesteretts ankeutvalg må gi samtykke til at anken skal fremmes, jf. tvl Det følger av bestemmelsen at samtykke bare skal gis «når anken gjelder spørsmål som har betydning utenfor den foreliggende sak, eller det av andre grunner er særlig viktig å få saken avgjort i Høyesterett». Det vil si at hovedsakelig saker av prinsipiell karakter ankes til Høyesterett. 2.6 Sakskostnader I alle saker der kommunen ved dom eller kjennelse er pålagt å betale motpartens sakskostnader, vil disse bli utbetalt fra ansvarlig byrådsavdeling/etat ("klienten"). Ansvarlig byrådsavdeling/etat dekker også rettsgebyr og andre kostnader ved saken, eksempelvis honorar til sakkyndig bistand i saken. Dersom saker forlikes for ankeinstans, og kommunen er tilkjent saksomkostninger for første instans, skal ansvarlig byrådsavdeling/etat også dekke Kommuneadvokatens salærkrav. 2.7 Kompetanse til å anke over kjennelser og beslutninger Kommuneadvokaten har kompetanse til å beslutte anke over kjennelser og prosessuelle 6

7 beslutninger som ikke er av materiell karakter. 3 RÅDGIVNINGSSAKER 3.1 Hvem kan be om råd I tillegg til å være kommunens prosessfullmektig i tvistesaker, skal kommuneadvokaten også være Bergen kommunes ekspertorgan i juridiske spørsmål. Kontoret besvarer henvendelser - først og fremst fra byrådsavdelinger - om de rettslige sider av konkrete saker, eventuelt også lovtolkningsspørsmål av mer generell betydning for kommunen. På forespørsel bistår Kommuneadvokaten også bystyrets organer med rådgivende uttalelser. Anmodninger skal som hovedregel sendes gjennom byrådsavdelingene og ikke direkte til Kommuneadvokaten fra et underordnet organ. I særlige hastesaker kan det tas direkte kontakt, i forståelse med byrådsavdelingen. En kopi av brevet bør da sendes byrådsavdelingen. Byrådsavdelingen vurderer nødvendigheten av å forelegge konkrete rettsspørsmål for Kommuneadvokaten fremfor å ta endelig standpunkt selv. I personalsaker vil HR-avdelingen være et aktuelt alternativ å søke bistand hos om saken ikke står for domstolene. Henvendelser fra bystyrets organer fremsendes gjennom bystyrets kontor eventuelt etter beslutning i bystyrets organer. Henvendelser fra kontrollutvalget fremsendes gjennom kontrollutvalgets sekretariat. 3.2 Krav til henvendelsen Alle henvendelser om bistand fra Kommuneadvokaten skal foretas skriftlig i kommunens saksbehandlersystem wwwsak og oversendes enten i papirformat, eller elektronisk til kommuneadvokatens postmottak. Henvendelser som bare sendes som vanlig epost vil bli betraktet som muntlige henvendelser som besvares om det er tid og anledning til det. I oversendelsesbrevet til Kommuneadvokaten bør klienten klart presisere hvilket eller hvilke spørsmål som ønskes vurdert. Det er ikke tilstrekkelig at saken oversendes med anmodning om «uttalelse om de spørsmål saken reiser». Se for øvrig pkt som gjelder tilsvarende for den nærmere utformingen av anmodningen. Ved oversendelse av saken gir klienten uttrykk for sitt eget foreløpige standpunkt og begrunnelsen for dette. Er det ikke tatt standpunkt, bør byrådsavdelingen forklare hvorfor det er tvil om løsningen. Det er ønskelig at klienten også gir uttrykk for i hvilken grad saken haster, og om det løper saksbehandlingsfrister, foreldelsesfrister mv. Så langt kapasiteten rekker gir Kommuneadvokaten også muntlige råd med eventuell senere skriftlig bekreftelse. Saksforberedelsen i slike saker vil avhenge av sakstype og den tid som står til rådighet. 3.3 Følgende sakstyper bør forelegges for Kommuneadvokaten til uttalelse a) Utforming av kommunale standardkontrakter og standard kontraktsvilkår. b) Kontrakter som reiser prinsipielle spørsmål eller som fraviker fra vedtatte standardkontrakter eller standard kontraktsvilkår. 7

8 c) Rettslige spørsmål i forbindelse med større omorganiseringer av kommunal virksomhet. d) Organisering av virksomhet i regi av andre rettssubjekter enn kommunen (aksjeselskap, stiftelser, IKS mm) e) Utforming av kommunale regler (instrukser, forskrifter, reglementer osv.). f) Saker som reiser rettslige spørsmål av prinsipiell karakter eller som det av andre grunner er behov for å avklare. g) Viktige utredninger fra interne arbeidsgrupper/komiteer som reiser rettslige spørsmål. 3.4 Kommuneadvokatens rådgivende uttalelser - innhold Kommuneadvokatens rådgivende uttalelser utarbeides etter følgende disposisjon: 1. Innledning - her redegjøres det for henvendelsens hovedtema 2. Sammendrag og konklusjoner 3. En redegjørelse for sakens bakgrunn - denne bygger på opplysninger fra klienten. Når notatet mottas, må klienten kontrollere at sakens bakgrunn er korrekt og fullstendig gjengitt, og gi tilbakemelding til Kommuneadvokaten om det skulle foreligge misforståelser. 4. Rettslig vurdering - her drøftes sakens rettslige problemstillinger i logisk rekkefølge. 3.5 Rådgivende uttalelser og offentlighet Kommuneadvokatens rådgivende uttalelser er beregnet på kommunens interne bruk, og alle aspekter i den foreliggende sak skal belyses. Dette gjelder også eventuelle usikkerheter om den bevismessige eller rettslige vurdering i en eventuell tvistesak for domstolene. Hvis det er noen som helst mulighet for at en sak kan utvikle seg til en tvistesak, må dokumentet derfor unntas fra offentlighet. Aktuell hjemmel for unntak vil da være offentleglova 14-15, alternativt 18 om tvist oppstår. Hvis parter krever innsyn etter forvaltningsloven, vil rådgivende uttalelse fra Kommuneadvokaten kunne unntas etter fvl. 18a. Kommuneadvokatens uttalelser må på denne bakgrunn ikke offentliggjøres eller utleveres til utenforstående, herunder til motparten i en sak, uten at dette på forhånd har vært drøftet med Kommuneadvokaten og ansvarlig byråd/kommunaldirektør. Avgjørelsen om det skal gis dokumentinnsyn eller ikke treffes av den virksomhet som har mottatt innsynskravet, men Kommuneadvokaten bør kontaktes innen svaret gis. 4 OFFENTLIGHET 4.1 Taushetsplikt Kommuneadvokaten har, som private advokater, taushetsplikt. Det har vært antatt at også selve klientforholdet at det er bedt om et rettslig råd i utgangspunktet er et fortrolig forhold. 8

9 I rådgivningssaker er utgangspunktet at Kommuneadvokaten ikke gir noen opplysninger om forespørsler som er kommet fra byrådsavdelinger eller etater. Kommuneadvokaten vil verken bekrefte eller avkrefte at saken er forelagt. Det kan imidlertid enkelte ganger følge av sakens karakter og behandlingsmåte at det ikke er hemmelig at saken behandles hos Kommuneadvokaten. I rettssaker hvor Kommuneadvokaten har fått prosessoppdraget, vil Kommuneadvokaten kunne opplyse at saken behandles der, hvilken advokat som håndterer saken, samt andre faktiske opplysninger. Det gjelder unntak for enkelte saker av svært sensitiv karakter som barnevernsaker. 4.2 Offentlighet Det fremgår av offentleglova 3 at saksdokumenter er åpne for offentlig innsyn med mindre annet følger av lov eller forskrift. I praksis vil imidlertid en stor del av Kommuneadvokatens korrespondanse falle inn under unntakene i loven. Rettssaksdokumenter (stevning, tilsvar, prosesskriv mv.) er unntatt fra innsyn etter offentleglova 18. Bestemmelsen gir hjemmel for å unnta dokumenter som er utarbeidet eller mottatt «som part i rettssak for norsk domstol». Det følger av forarbeidene at dette unntaket også omfatter korrespondanse mellom advokat og klient i anledning rettssaken. Dommer som avsies er imidlertid offentlige, jf. Tvisteloven Kommuneadvokatens korrespondanse i rådgivningssaker kan unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova 14/15, annet ledd. 4.3 Meroffentlighet Generelt Det følger av offentleglova 11 at et organ plikter å vurdere om det kan utøves meroffentlighet for hele eller deler av dokumentet. Ettersom Kommuneadvokaten er underlagt taushetsplikt, vil utøvelse av meroffentlighet bare kunne skje der klienten bestemmer dette Meroffentlighet i rettssaker I rettssaker vil meroffentlighet vurderes for egne prosessdokumenter (stevning, tilsvar, prosesskriv). Det samme gjelder for motpartens. For bilagene til prosesskriv må det vurderes konkret for hvert enkelt bilag om det som følge av taushetsplikt eller av andre grunner ikke kan eller bør utøves meroffentlighet. Annen korrespondanse i rettssaker, vil i utgangspunktet måtte bedømmes på samme måte som Kommuneadvokatens rådgivningssaker, se nedenfor Meroffentlighet i rådgivningssaker Når Kommuneadvokaten utfører oppdrag i en sak, er det som regel fordi det foreligger en aktuell eller potensiell tvist. Kommunen vil da måtte innta en partsrolle. Kommuneadvokatens rettslige råd gis ikke til andre enn klienten og det vil derfor som den klare hovedregel ikke bli utvist meroffentlighet. Det dreier seg om fortrolige råd som ikke sjelden i tillegg til de rettslige vurderingene inneholder prognoser om sannsynligheten for å vinne fram i retts- 9

10 apparatet, og synspunkter av strategisk og taktisk karakter som bare er beregnet for klienten. Når det gjelder krav om innsyn fra folkevalgte, vises det til kommunens alminnelige reglement for slikt innsyn. 10