1Klubbhåndbok. Klubbhåndbok

Transkript

1 1Klubbhåndbok Klubbhåndbok

2 2 Denne utgaven ble utarbeidet av styret i 2013 og godkjent av Årsmøtet i 2014.

3 Klubbhåndbok Narvik - desember

4 1.0 Innledning Klubben Organisering Styrets oppgaver Undergrupper/komitéer Anlegg og utstyr Lover og vedtekter Forpliktelser og instrukser Planer, målsetting, utdanning og krav Internett Praktiske opplysninger Dugnader Reiseutgifter Utmerkelser Stevner og konkurranser Generelt Arenaklargjøring Funksjonærer Trafikk Kiosk/grill Salgsboder Markedsføring Speaker Fasiliteter Stevnepersonell Sponsorer Sprang Dressur Vedlegg Ved trykte eksemplarer legges det inn femdelte, nummererte skilleark i hht de fem hoveddelene i håndboken. 5

5 6 Et av Narvik Ryttersportsklubbs overordnede mål er å legge til rette for å hjelpe sine medlemmer til å oppfylle sine drømmer som rytter.

6 1.0 Innledning Medlemmene er vår viktigste og mest sentrale ressurs i klubben. Det er derfor Narvik Ryttersportsklubbs overordnede mål å sette medlemmene i sentrum for sin virksomhet. Det betyr blant annet at de sentrale mål og virkemidler må være knyttet til å: Enhver håndbok er et kvalitetssikringsverktøy og skal selvsagt brukes som et verktøy og rettesnor og guide for hvordan arbeidsoppgavene skal utføres. Det er derfor viktig at håndboken brukes i det daglige arbeid i klubben. Håndboken er utarbeidet for å kvalitetssikre driften av klubben, gjennom standardisering av rutiner og arbeidsprosesser. Slik at ledere, trenere. medlemmer og representanter for klubben finner en felles plattform for hvordan ting skal gjøres. Denne håndboken er et suplement til NRYFs klubbhåndbok som også er ment å brukes aktivt i klubbene. Det er viktig å bruke håndboken aktivt ovenfor alle medlemmene, ikke bare tillitsvalgte. Nye medlemmer skal og må gjøre seg kjent med innholdet i både klubbens egen og NRYFs klubbhåndbok, da det er særdeles viktig at alle gjør seg godt kjent med innholdet. NRYFs klubbhåndbok omhandler alt det som er felles for alle klubber. Mens, denne er utfykllende og tar for seg våre lokale aspekter. Det er dog en del ting som er hentet fra, og overlapper NRYFs håndbok. Egentlig burde begge vært smeltet sammen til en enhetlig håndbok for NRSK. Denne og NRYFs klubbhåndbok skal være lett tilgjengelig både i trykte eksemplarer og digitalt på klubbens internettsider (NRYFs ligger som nedlastbar PDF-fil på NRYFs nettsider). Trykte eksemplarer skal forefinnes i klubbhus/kontor, lett tilgjengelig for oppslag ved tvil/tvist om hvordan ting skal gjøres/utføres. Det er klubbens styre som vedtar eventuelle endringer/opptateringer i håndboken. 7

7 Visjon for ungdomsidretten: «Ungdom vil ha en variert og inkluderende idrett hvor vi møter venner, har det gøy og blir så gode som vi selv vil.» 8

8 2.0 Klubben Organisering Det er naturlig å starte med klubbens organiseasjonsplan, lover og vedtekter økonomiske forhold m.m. Klubben ble stiftet i 1982 og er tilsluttet Norges Rytterforbund (NRYF) og Norges idrettsforbund (NIF) og olympiske og paralympiske komité. Mellom disse har vi rytterkretsen og idrettskret- Klubben er organisert slik som den visuelle planen under viser. Det er viktig å merke seg at gruppeledere også har en plass i styret som styremedlemmer. Dette for å være bindeledd mellom de ulike gruppers medlemmer og styret. Gruppelederne rapporterer sine aktiviteter til styret. Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse, til styret. Ikke minst motivere til å ta ansvar. Årsmøtet (øverste myndighet) Valgkomité Styret Sekretær Utdanning Sportssjef Kafé/Kiosk Salg Admin Kurs Grenutvalg Stevnesalg Regnskap Rideskole Stevner Klubbkafé Medlemsservice Treninger WebShop Sportsl. akt. HorsePro 9

9 2.2.0 Styrets oppgaver Styret skal avholde møte minst en gang pr måned og skal minimum gjennomgå følgende saker på hvert møte: I tillegg har styret ansvar for å utarbeide og videreutvikle strategi og handlingsplaner Styreleders oppgaver agenda for styremøter, innkalle og lede møtene Overordnet ansvarlig for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer Hovedansvarlig for kontakt med Norsk Rytterforbund og Nordland Idrettskrets innenfor gitte frister Nestledersarbeidsoppgaver Sekretærens hovedarbeidsoppgaver oversikt over medlemmene med informasjon om yrke/fagkompetanse og generelle og personlige ferdigheter/spesialiteter som kan komme til nytte for klubben. 10

10 2.2.4 Kasserers oppgaver gjennomføring i tråd med styre- og årmøtevedtak status på styremøter og foreslå tiltak om regnskap viser vesentlige avvik fra budsjett Styremedlemmer materialforvalter Krets Ryttersportens aktivitetsverdier Idrettsglede Felleskap Helse Ærlighet Dyrevelferd Ryttersportens organisasjonssverdier Frivillighet Demokrati Lojalitet Likeverd 11

11 2.3.0 Undergrupper/komitéer Styret kan, i hht 14 i vedtektene, oppnevne gruppeledere for arbeidsgrupper som skal jobbe med spesifike oppgaver definerttivi-teter de er ansvarlge for. Gruppeledere bør vurderes tatt med som styremedlemmer som bindeledd mellom styret og aktivitetene de skal lede. Det vil også ha en positiv effekt for nyrekrutering til styreverv i fremtiden, da man vil få delta og observere styrets funksjon Sportslig leders hovedarbeidsoppgaver trenerteam regelmesig tilbud om trening til sine medlemmer sikkerhetsrelaterte arbeidsoppgaver i samarbeid med materialforvalter jevnlige møter med trenerteamet Koordinering av ulike treningstider Anleggskomité videreutvikle klubbens anlegg/ridebaner, samt utstyr og materiell orden og bruksklart til enhver tid for trenere og medlemmer vedlikehold/reparasjoner på bygninger, gjerder, utstyr og øvrig materiell som er skadet eller representerer en risiko for ulykker/skader Arrangementskomité med fokus på det med trivsel og sosiale samhold mot arrangementet happenings eller hesterelaterte sosiale aktiviteter for sponsorer 12

12 2.3.4 Sikkerhets- og utdanningskomité del av det totale forebyggende arbeid mot ulykker og skader Dressurgruppe/komité viktig det er å lære seg dressurens grunnprinsipper og hva det har å si for den generelle rideforsåelsen Spranggruppe/komité 13

13 2.4.0 Anlegg og utstyr Klubben disponerer to rideanlegg på fremmed grunn. D.v.s. at klubben leier bruksrett av grunneier. - mjuntlig avtale om kjøp av. Dette området representerer en stor mulighet for klubbens fremtid.,da det er forholdsvis stor tomt som kan romme et regionalt ridesenter Banksvingen ridebane Dette er hovedbanen for treninger. Her disponeres en hinderbu, for oppbevaring av materiell. Materiellet skal alltidkun gyldige medlemmer som får tilgang til den femsiffrede koden på låsen. Koden skal endres minimum to ganger pr år i tilfelle koden kommer på avveie og personer uten gyldig medlemsskap tar seg til rette og bruker klubbmateriell. Koden utleveres kun av kasserer, eller den som har oppdaterte lister på de som har betalt medlemsskap. Klubbens varmebu er tilgjengelig for treneres og medlemmers bruk. Klubben har fått spesiallaget slodderedskap som kan hektes på en vanlig tilhengerkrok for slod- hjulsveivene, slik at den kan trilles. Når man kommer innenfor banen kan hjulene heves igjen, slik at redskapen senkes ned på bakken. Denne settes alltid på plass etter bruk. Alle som bruker banen har ansvar for at banen er ryddet og klar til bruk for neste bruker. Det innbe- bar ljå og en jernrive for vedlikehold. I tillegg skal de være en førstehjelpskuffert i tilfelle skader. På alle ridebaner skal det alltid finnes en påstigningstrapp. Klubben har én pr bane. Det er to grunner des hver 14. dag. Men, det kan være bhov for slodding hyppigere i perioder med høyere aktivitet. Da må hver enkelt ordne med slodding med egne biler/firhjulinger. Ved skader eller mangler på utstyr/materiell skal dette meldes umiddelbart til materialforvalter. Slik at utbedring kan skje raskest mulig. 14

14 2.4.2 Rideanlegg i Buveien (grustaket) Dette er klubbens primære konkurransearena. Her er det meste av klubbens konkurransemateriell oppbevart i klubbhuset og containeren. Nedre ridebane, som er størst brukes primært som sprangbane. Mens, den øvre brukes til dressurbane da denne holder nøyaktige banemål for en dressurbane. aktiviteter/treninger hvor sprangbanen er opptatt, eller av andre grunner ikke kan benyttes som klubbens medlemmer. Da det kan være behov for hestetransport opp til banen (noen har lang vei fra stallen). Husk å stenge bommen etter passering. Kjøring på den private veien foregår på eget ansvar og all er max 30 km. Dette området representerer NRSKs fremtid. Her ligger forholdene godt til rette for å få et fantastisk 15

15 2.5 Lover og vedtekter 1 Formål: drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund. 2 Organisatorisk tilknytning: det særforbund som lagets årsmøte bestemmer. Klubben hører hjemme i Narvik kommune, og er medlem av idrettsråd i kommunen. 3 Medlemmer: bli tatt opp som medlem. 4 Stemmerett og valgbarhet: For å ha stemmerett på lagets møter, må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, i laget, er valgbare til tillitsverv i laget, og som reprentant til ting eller møte i overordnet idrettsorganisasjon. Ved valg av ungdomsrepresentant, har alle medlemmer stemmerett. 5 Kontingent: Kontingenten fastsettes på årsmøtet og betales forskuddsvis. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller rettigheter, og kan av styret strykes som medlem av laget. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 6 Tillitsvalgtes godtgjørelse: Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for og regnskap. 7 Inhabilitet: For lagets tillitsvalgte, oppnevnte tillitspersoner og ansatte, gjelder NIF s inhabilitetsregler. 16

16 8 Straffesaker: Styret kan ekskludere medlemmer som skader klubbens omdømme og renomé. For øvrig gjelder NIF s lov kapittel 11 (NIF s Straffebestemmelser). 9 Årsmøtet: av styret med minst 1 -en- måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen/ internett. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig medlemmer har adgang på årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivningen kan ikke skje ved fullmakt. På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på sakslisten senest 1 -en- uke før Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av saksliste 10 Ledelse av årsmøtet: Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke være medlem av klubben. 11 Stemmegivning på årsmøtet: av de avgitte stemmene. Valg foregår hemmelig dersom det foreligger mer enn ett forslag, eller det fremmes krav om det. didater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene anses ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis, og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresen-tanter. Dersom ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemningen anses de 17

17 12 Årsmøtets oppgaver: 4. Fastsette kontingent. 5. Vedta lagets budsjett. 7. Velge styre: a) Leder og nestleder b) Kasserer og sekretær c) 3 styremedlemmer d) Ungdomsrepresentant e) 2 revisorer Styrets leder, nestleder, kasserer, sekretær, styremedlemmer og revisorer, velges for 2 år av gangen. 13 Ekstraordinære årsmøter: Ekstraordinære årsmøter holdes når styret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det, eller når minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de sakene som er kunn-gjort i innkallingen. 14 Styret: Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndighets vedtak og bestemmelser. komitéer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4. Representere laget utad. avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. 18

18 15 Grupper/avdelinger: avdelinger og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner styre bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse kan organiseres og ledes. For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. 16 Dugnadsinnsats: Hovedmedlem skal minimum utføre 10 dugnadstimer i løpet av året. Hovedmedlemmer under 18 år, der er foresatte ansvarlige for dugnadstimene. Manglende dugnadsinnsats ilegges med et gebyr på kr 100,00 pr time. 17 Lovendring: Endring av denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært opp- Idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. 17 kan ikke endres. 18 Oppløsning: - I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget, tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av idrettskretsstyret. Ved oppløsning sendes lagets arkiv til idrettskretsen. 19

19 2.6.0 Forpliktelser og instrukser Forpliktelser inntektsbringende tiltak, selges ut. å delta i klubbens aktiviteter og kan således strykes som medlem i klubben (jfr klubbens vedtekter) Laglederinstruks 21

20 2.6.3 Trenerinstruks for valg av deltagelse i rette klasser for en fornuftig progresjon og realistiske resultatoppnåelser Instruks for foreldrekontakter Planer, målsetting, utdanning og krav Klubbens stategi, målsettinger og handlingsplaner utarbeides av styret og godkjennes av medlemmene på årsmøtet, Årlige handlingsplaner skal utarbeides av hver enkelt gruppe/komité og danner grunnlaget klubbens totalbudsjett Sportslige planer og mål sialt) for neste sesong og gjennomgår disse med medlemmer og foresatte. 22

21 2.7.2 Miljømessige planer og mål men skal også ha rom for de som ønsker å å drive med hest på hobbyplan På utadrettede møter skal følgende dekkes: til veie og hvordan de anvendes Utdanning kompetanse Klubben vektlegger at alle tillitsvalgte og trenere skal ha en kompetanse tilpasset klubbens behov og målsettinger. Klubben mottar tilbud om kurser gjennom gjennom rytterkrets, forbund og frittstående tilbydere. Klubben vil i størst mulig grad legge til rette for at disse kan holdes internt i klubben hvis det er mulig. Klubben kan ikke dekke alle utgifter på alle typer kurs for alle. Men, vil vurdere hvert enkelt tilfelle basert på kurssøknad, utdanningstype og klubbens behov. Kurstilbud gjennom Norges Rytterforbund Idrettsleder 4 Dommer 3 kurs Banebygger 3 kurs Trener 3 Idrettsleder 3 Dommer 2 kurs Banebygger 2 kurs Trener 2 Idrettsleder 2 Temakurs Bestillingskurs for klubben Temakurs Bestillingskurs for klubben Dommer 1 kurs Banebygger 1 kurs FEI Chief Stewardkurs FEI Veterinærkurs Grønt kort kurs Rideknappen 1-5 Trener 1 Aktivitetsleder Idrettsleder 1 Stewardkurs Arrangørkurs Dommeraspirantkurs Banebyggeraspirantkurs Ponnimålekurs 23

22 2.7.4 Krav Klubben skal gi tilbud om: Ledere/trenere skal: Ryttere skal: Følges ikke etablerte regler, vil det få konsekvenser for den enkelte rytter, leder eller trener. Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle om det skal iverksettes eventuelle reaksjoner. 24

23 2.7.7 Foresatte skal: transport, inntektsbringende tiltak/aktiviteter og sosiale tiltak/aktiviteter under stevner, konkurranser, transport Internett Klubben har sine egne nettsider, som hele alltid skal ha en høy kvalitet. Det betyr enkelhet og renhet i layout og typografi. Derfor bør det settes en del standarder for fontvalg og fontstørrelser som skal brukes. Ellers har det lett for å gli ut med alle typer fonter og størrelser med konglomerat av farger størrelser er viktig for dynamikken. Hvis alle bilder er i frimerkestørrelse, så blir det veldig statisk og det skal være. Klubben skal ha en selvgående nettbutikk, for salg av effekter med klubblogo og/eller med budskap på, samt gaveartikler og nyttegjenstander av god kvalitet og bruksverdi. I internetttjenesten klubben benytter ligger det en nettbutikkmal ferdig til bruk med PayPal betalingstjeneste. Nettbutikken vil på sikt gi ekstra inntekter. Webshopen vil være åpen for alle. Dette krever ikke all verden av administrasjon heller. Når noen er inne å handler, får man en melding til en bestemt epostadresse, og den ansvarlige skal da effektuerer ordren. Enten fra eget lager, eller bestille varen fra leverandører som klubben har inngått avtale med. Noen produkter vil man kunne ha et lite lager av, men i utgangspunktet er ikke det nødvendig. Da leveransetidene er forholdsvis korte i dag. T-shirts, Capser, Hettegensere, Piquetskjorter kan kjøpes bestilles. 25

24 2.9.0 Praktiske opplysninger Påmelding til stevner/konkurranser Det er vanlig at hver enkelt rytter melder seg på individuelt til stevner/konkurranser. Men, for å underbygge en sterkere lagfølelse og samhold, anbefales det å melde seg på i felleskap. Gjerne via og i samråd med lagleder/trener. Terminlister over regionale og nasjonale stevner/konkurranser ligger til enhver tid på internett. Ved deltagelse på stevner/konkurranser må foresatte gi sin tilslutning hvis rytteren er under 15 år Rytterlisens Ryttere som skal delta i konkurranser må ha ordnet med gyldig rytterlisens. For å få rytterlisens kreves Grønt kort. Vær oppmerksom på at det er to lisensvalg på Grunnlisens og Hovedlisens, og det er hhv med eller uten forsikring. Topplisens er kun med forsikring. Forsikringsdekning pr : For mer informasjon gå inn i NRYFs klubbhåndbok den ligger som nedlastbarpdf-fil på rytterforbun- 27

25 2.9.3 Trening Treningstider tildeles ut fra sportslige kriterier og hvilken kapasitet som er tilgjengelig. Sportslig leder er ansvarlig for å sette opp en treningsplan i samråd med trener(e). Det er viktig å prioritere etter målsettinger for resultatoppnåelse i de ulike grener Forsikring Klubben har pr. d.d. ingen kollektive forsikringer for sine medlemmer. NRYF har heller ikke slike kollektive ordninger. Så her må hver enkelt sørge for å ha egne forsikringsdekniger. no). Dekningsomfang gjengitt under pkt 4.2 Rytterlisens (på fåregående side er det som gjelder pr Skader (grustaket) Utsyr og materiell Materialforvalter er ansvarlig for å foreta innkjøp av materiell. Fortrinnsvis foretas et felleskjøp av utstyr. Innkjøp blir basert på NRSKs utstyrslister og klubbens økonomi. Materialforvalter har ansvar for klubbens utstyr og foretar utlevering/plassering der det hører hjemme. før bestilling Kontingent Medlemskontingent og treningsavgift fastsettes årlig av Årsmøtet. Eksisterende medlemmer betaler inn via nettbank i hht frister og retningslinjer. Nye medlemmer registrerer seg selv gjennom innmelding via innmeldingstjenesten på NRSKs nettsider. Her finnes også informasjon om kontingent, innbetalingsfrister m.m. 28

26 Dugnader for klubben skal gå gjennom kasserer. seg å delta på dugnader som arrangeres av klubben på samme måte som i alle idrettsklubber. Tiden klubben bruker på egne dugnader kommer i tillegg til felles dugnadsarbeid. Med felles dugnadsarbeid menes oppdrag som klubben gjør for tredjepart for å tjene penger til klubben. Registrering av dugnadstimer er svært viktig for alle klubber. Det er en dokumentasjon på aktivitetsmengde som kan fremlegges ved forespørsel. 1. november hver sesong Dugnadsformer Det er tre typer dugnader : 1. Fellesdugnader iverksatt/bestemt av klubben, med pliktig deltagelse 3. Gruppedugnader hvor enkeltgrupper står for regien for sitt aktivitetsfelt Dugnadregler Dugnadsoversikt Det skal til enhver tid ligge en oppdatert dugnadsoversikt på klubbens nesttsider, slik at det vil være kommer til å stille på. Slik at klubben har en forutsigbarhet i forhold til om jobbene vil bli utført. Dugnadsansvarlig fører liste over de fremmøtte på de ulike dugnadene. Sgtandardiserte dugnadslister kan lastes ned fra nettsidene og skrives ut. 29

27 2.11 Reiseutgifter eregning med kopi av dokumenterte og nødvendige utlegg Utmerkelser Klubben setter stor pris på at medlemmer gjør seg bemerket for klubben på en eller annen måte. Enten det gjelder sportslige resultater, eller iherdig innsats for klubben. Derfor skal klubben vise sin takknemlighet når det er personer som utmerker seg med sin innsats for klubben. Men, utmerkelser henger høyt - også i NRSK. Det er styret som vurderer om kandidatene oppfyller kravene for å motta utmerkelse. som i så fall skal utdeles i forbindelse med Årsmøte eller andre passende anledninger når klubben er samlet. Æresmedlemskap og hederstegn gis til medlemmer som har gjort en spesiell stor innsats for klubben. Enten sportslig, administrativt eller begge deler. 30

28 3.0 Stevner/konkurranser 3.1 Generelt Som arrangør av stevner/konkurranser er det viktig å huske på at klubben skal vise seg frem fra sin rangementet. Helt fra planleggingsstadiet og frem til avsluttet arrangement. Enhver seriøs idrettsklubb vet at man setter bena i underholdningsbransjen, når man skal være ar- rangementet med et stort smil rundt munnen. De som er gode på dette, lykkes fordi de har nedtegnede standardiserte planer og rutiner, som bare hentes frem hver gang som en kakeoppskrift. For alle funksjoner skal det finnes en nedtegnet sjekkliste/oppskrift på hva som skal gjøres, av hvem, når det må gjøres, og hvordan det skal gjøres. Til alle stevner/konkurranser skal det utnevnes en stevneleder som skal ha det overordnede ansvar for at alle delansvarlige får etablert et team til sine ansvarsområder og fordelt arbeidsoppgaver i fra planlegging til ferdig stevne. Gruppering av arbeidsoppgaver: På hver av disse delområdene skal det utnevnes en områdeleder som skaffer det antall personer som trengs til sitt ansvarsområde som beskrevet. 31

29 3.2. Arenaklargøring Når man inviterer gjester er det er selskrevet at vi vasker og pynter til fest. Det handler om å vise at vi er profesjonell være klappet og klart i god tid før arrangementet. være fikset med ny frisk maling plakater der publikumssonene er 3.3 Funksjonærer Sørg for at alle funksjonærer er uniformert slik at de er lett å se i folkemengden for de som har be- else på begge sider - foran og bak. Personell i kjøkken/kiosk skal ha ren og fin bekledning med klubblogo på front. På den måten er vi godt synlig og fremstår også visuelt, som profesjonelle arrangører. Når alt sammen henger sammen som en rød tråd av kvalitet, så vil alle ha en følelse av å ha vært med på et profesjonelt 32

30 3.4 Trafikk Ved stevner/konkurranser skal det fylles opp med mye publikum og da blir det alltid parke-ringskaos organisert drillede parkeingsvakter som dirigerer og anviser plasser for hhv publikum og deltagere. Her må det Hestetransporter har behov for plass til av og pålasting på en trygg og sikker måte. Sørg for å avsette god nok plass for det. Når lossing av hest er ferdig skal hestetransporten ha parkeringsplass. Her bør det være avsatt et eget reservert område for disse, så nært arenaen som mulig. Da det ofte er slik at deltagerne har utstyr i bilene eller i hestehengerne som de må ha tilgjengelig. Sørg for å ha en inntegnet plan på et kart/satelittbilde av området til vaktene. Hvis perkeringskapasiteten er begrenset, så kan man vurdere å leie inn eller få sponset lån av minibuss, slik at man kan bruke tilbringertjeneste fra andre parkeringmuligheter. Det gjelder å være for- 3.5 Kiosk/grill Kiosk/Grill er arrangementets pengemaskin. Så her er det en viktig regel som gjelder. Sørg for at det ha drikke til osv. Noe som er meget effektivt og stimulerer til høyere omsetning er å ha en servitør eller to som går ordner med bestillinger på tribunen. Det oppfattes som superservice av publikum. I tillegg kan man ha et par ungdommer til å går rundt med snopsalg (is/sjokolade/mineralvann). Det øker sjansene for mersalg. En egen storgrill til er service som gjør at publikum blir lengre og legger igjen mer penger. 3.6 Salgsboder For å gjøre stevnet til en enda større fest, så er det smart å invitere et utvalg av bedrifter, og ikke minst sponsorer som kan stille opp å ha salgsstand/bod på stevneplassen. Det knytter relasjoner og sterkere bånd til disse. Sørg for VIP-oppvarting av sponsorer. Gjerne reservert plass med gratis kaffe førere for klubben. 33

31 Med litt markedsstemning får publikum noe å underholde seg med i pauser o.l. Det vil holde dem litt lenger enn til at sine er ferdige med sin konkurranse. Klubben skal alltid ha en egen salgs- og rekruteringsbod. Hvor man informerer om klubben og aktivitetene sine. Det med pauser er drepen på stevner. Det har ofte samme effekt som reklamepauser på TVen. Det er fort gjort å snappe over på en annen kanal. Det er om å gjøre å holde på publikum lengst mulig. Så her kan f.eks. hesteskokasting være en sak som fenger. Man kan til og med lage en egen konkurranse med premier med slikt. 3.7 Markedsføring Hvis man ikke setter inn et skikkelig markedsføringsapparat i forkant av stevner, så blir oppmøte av over. Så her må man ha faste rutiner på hvordan og når ting skal gjennomføres. Man kan bruke lørdagen helgen før, som en opptrekker, ved å være synlig i bybildet der det ferdes mye folk. Enten med hester utendørs med barne- og voksenridning. Kjøreturer med hest og vogn, - Rikelig med plakater er alltid viktig, godt spredd utover i distriktet på steder hvor det er mye folk som 3.8 Speaker Speakervalg er utrolig viktig. Den som skal være speaker må ikke være redd for å høre sin egen stemme. Men, det er ikke nok. Speakeren må ha god innsikt og forståelse for regler, være informativ og øse ut av sin hestekunnskap. Samtidig må denne ha en selger i seg, for å øke salget i Kiosk/Kafé og grill. Speakeren bør før stevnet intervjue rytterne og sikret seg notater med ekvipasjonformasjon (hvis mulig), med navn, alder, erfaring, tidligere plasseringer, rase og avstamning på hestene, klubb/sted. sulten på slik informasjon. For når man kan snakke fritt om alt dette når det blir små pauser/forsinkelser i programmet, dess mer profesjonelt vil det virke på publikum. Publikum setter tert for publikum. Det er med på å skape en en aura av profesjonalitet og påvirker opplevelsen for og notere seg på notatblokken sin. 34

32 3.9 Fasiliteter toalettforhold være på plass og ettersees giene/vask av hender. Det er ikke tilgang på springvann i grustaket, så her er det våtsevietter og Toalettene må kontrolleres hver time for å holde orden og etterfylling av papir o.l. Det må aldri gå Man har aldri noen garantier fra værgudene. Så et stort partytelt er et must. Da det også gir en sosial og miljømessig pluss-effekt på folk. Har man ikke eget, så finnes det å få leid/lånt. Dette brukes i utgangspunket som kafé hvor publikum kan trekke seg bak tribuneområdet for å sette seg ned å spise/drikke slå av en prat med kjenninger/familie. og med en avmerket av- og pålastingssone mellom klubbhuset og disse. her skal vakten styre og ha kontroll på sikkerheten. Kun en av gangen som får lov å losse/laste hesten sin, for så å gi mindre stress og god nok plass rundt hestetransporten hvis en hest skulle bli skremt/stresset av noe. remateriell. Ha en gjennomtenkt plan. Hvis man skal tillate publikum å vandre rundt å se på hestene situasjoner. Det er viktig at det på forhånd er inntegnet på kart/satelittbilder hvordan området skal deles inn for avgrensninger med sikkerhetssoner. De som har ansvaret for avsperringer må vite nøyaktig hvordan det skal fungere. Selv om stevneansvarlig skal kontrollere alt før stevnet settes i gang Premieseremoni Det er viktig å ha en egenkomponert premieseremoni som setter et profesjonelt og verdig punktum 5.13 i denne håndboken finner du en beskrivelse for dette. 35

33 3.10 Stevnepersonell Stevneleder skal: stille med godt og smittende humør og smilende ansikter Kjøkkensjef skal: eventuelt sørge for erstatning, eller reserveløsning (sjekke forbruket fra forrige stevne og vurdere behov for justeringer) for det som finnes på menyen (skal ha en kopi av meny/prisliste) Parkeringssjef skal: og hvordan inn- og utkjøring skal fungere best mulig pga smal adkomstvei 36

34 Sportslig leder skal: Markedssjef skal: intervju med klubbens leder/sportslig leder med bilder (lettere å få til når man samtidig annonserer) stevnet for å markedsføre stevnet på en hyggelig og livat og positiv måte, ved å bruke en del effekter for å gjøre opplevelseseffekten god Noe som gir en spin off effekt til andre sammenhenger Vi ser i TV-ruta hvor ofte man bruker en utkledd person som maskott for ulike arrangementer. Det er noe som fungerer og som man kan kopiere. De unge elsker slike oppdrag. Men, man må huske på å briefe dem om at hester kan reagere hvis man kommer for nær. 37

35 Sikkerhetsleder skal: (undervurdering av hesens instinkter er hyppigste årsak til ulykker) en og en Erfaringsvis er det mye uvettig/ukyndig håndtering av hester, ikke minst når det gjelder av og pålast- det å holde fokus på høy sikkerhet, er med på å forebygge ulykker og utvikle de sikkerhetsmessige holdninger hos folk. Så her ligger det en viktig policy som klubben skal ha for øyet i alle sammenhenger. 38

36 4.0 Sponsing og tilskudd Å skaffe sponsorer til en idrettsklubb er viktig og er n kontinuerlig prosess. For det holder ikke å bare dra i land en eller annen form for avtale. Klubben må yte noe for at dette skal fungere. Det krever litt struktur og planlegging. Først og fremst handler det om å bli bevisst på hvilke fordeler klubben kan gi potensielle sponsorer arenareklame. unge, så utvikler det ansvars- og omsorgsbevistheten. Det utvikler også lederegenskaper og man nhører stadig oftere at ridning brukes som et verktøy for å utvikle lederegenskapene hos bedriftsledere hvor det kjøres egne spesialtilpassede kurs. En annen positiv effekt er at de unge ikke driver dank i gatene og er sårbare for å havne i dårlige/ også noe som er positivt for ungdommer å lære seg. Systematisk planmessig arbeid/trening utvikler punkter kunne fortsatt. men, det viktigste med å ta det med her er å bevistgjøre oss selv om hva det handler om. Nå er det neppe så mange sponsorer som ser alle disse fordelene og da er det greit å fortelle om joner i arbeidslivet utvikles gjennom ryttersporten. Det er en god idé å invitere sponsorer til hesteaktiviteter. Det kkan være noe som passer forå ta med familie til ridning på bane, eller kjøring med vogn/slede, grilling og uhøytidelige konkurranser for å fremme hestekjennskap og øke mulighetene for rekrutering til sporten. Men husk å gjøre det op- Sponsorer liker å vise at de støtter sin lokale klubb og det skal ikke mere til enn at man tar et bilde av en gjeng med ryttere og/eller styret ved syden av sponsors reklame,. Setter inn en takketekst, klub- det til sponsoren. Slik at denne kan henge det opp på veggen i forretningen eller kontoret. 39

37 4.1 Sprang sponsor kjøper et hinder (materiellet), og klubben bygger på dugnad av snekkerkyndige medlemmer/foresatte og sponsor disponerer hinderet for ett kalenderår. avhengig av hva sponsor er med på. Hvis/når en sponsor hopper av tilfaller hinderet klubben for videre bruk, enten som nøytralt hinder eller at det omprofileres til en annen sponsor hvis det egner seg til denne. Den mest fremtredende fordelen med sponsorhinder, er at det tas mye bilder av båder publikum, blinkskuddet når sin rytter er i svevet over hindrene. Det betyr at sponsors logo havner i samme På facebook og andre sosiale media, lastes opp og deles mellom venner og familie etter slike stevner. Det sprer seg utover nettet og lastes ned og skrives ut, brukes på smarttelfoner og ipad. Sammenligner med f.eks en annonse i dagspressen, så har annonsen et døgns virketid på et forholdsvis begrenset nedslagsfelt sammenlignet med internett. Sosiale media har svimlende tall å vise til, pga den ekstremt hurtige spredningen og langvarig virketid. Tradisjonell arenareklame som f.eks. på en fotballbane er vanligvis langt bak i bakgrunnen og utenfor fokalplanet. I og med avstanden mellom hovedmotivet og bakgrunnen vil størrelsen på sponsorl- Men man må ikke glemme at tradisjonell arenareklame også er viktig som et suplement. Det ska- miste kontrollen på hvor og hvordan man bruker/plasserer slikt. Så her må det utarbeides en plan for hvordan og hvor slikt kan plasseres. Dette kreves et fagutdannet øye for å lage en god plan for erenareklame. Så her bør man helst bruke ressurspersoner som kan dette med layout og design. Det kan godt være personer som er kunstnere, arkitekter, grafikere, interørkonsulenter o.l. Hvis ukyndige får håndtere dette, så kan det fort bli rene kaoset og rett og slett ødelegge trivselsfaktoren på arenaen. 40

38 4.2 Dressur Dressurgrenen er på sett og vis i samme bås som tennis når det gjelder reklame. Det ligger idypt det er viktig å holde fast ved. Så her er det ikke tillatt med prangende reklame på dressurrailer og andre elementer som brukes i forbindelse med kunkurransen. Det er ren og helhetlig dekor og pynting som tillates. Reklameskilt og bannere, sakl være trukket tilbake i bakgrunnen. I tennis er det vanligvis ensartet Hva eksisterer og hva gjør du? disse varierer fra fylke til fylke og samarbeid mellom fylke, kommune, idrettsråd og idrettskrets. Tilskuddsordninger er ofte knyttet opp mot prosjekter for anlegg, barn/unge, forebygging og integrering av innvandrere eller integrering av funksjonshemmede. Tilskuddsordninger og prosjekter varierer også mye avhengig av om det er storbyrelatert eller utenfor byregion. Gjennom kartlegging av klubben og optimalisert organisering, er målsetningen å finne ut mulighetene i ditt distrikt. Nedenfor nevnes en del generelle ordninger som i dag finnes. Kontakt idrettskretsen eller særforbund for å få full oversikt over mulighetene i fylket, og mulighetene er mange Utstyrsordning Definisjon: Dette er en ordning for tilskudd til klubber for investering av utstyr for klubbdrift. Norges utarbeidet retningslinjer for anvendelse av midlene. Det er utarbeidet lister over hvilket utstyr som er stønadsberettiget innen de ulike idrettene. Disse listene kan fås ved å henvende seg til NRYF. Søknadsadressat: Søknadsfrist: Søknadsfristen varierer fra år til år, men er normalt i oktober/ november. Innstilling fra NIF til særforbundene sendes i slutten av januar. 41

39 Spillemidler til utstyr iverksatt av Kultur og kirkedepartementet og forvaltes av NIF. Den totale økonomiske rammen var i I samarbeid med særforbundene og Kultur og kirkedepartementet har NIF utarbeidet retningslinjer for anvendelse av midlene. Det er utarbeidet lister over hvilket utstyr som er stønadsberettiget innen de ulike idrettene. Disse listene kan lagene få ved å henvende seg til særforbundets kontaktperson (se vedlegg) eller ved å sjekke de respektive særforbundenes hjemmesider på internett. Retningslinjene er som følger: Minste tilskudd det kan søkes om er kroner. *1) Se KKD, 2004: Forskrift og bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet *2) Med driftsutstyr menes utstyr som brukes til å drifte, istandsette eller vedlikeholde anlegg eller utstyr. Eksempler på driftsutstyr er traktorer, slodder, harver og containere. *3) Med personlig utstyr menes utstyr som kun kan benyttes av, og er tilpasset bruk for, én enkelt utøver. Stønadsberettiget utstyr må kunne benyttes fritt av mer enn én person i rideklubben. Eksempler på personlig utstyr er ridestøvler og ridebukser Lokale aktivitetsmidler (LAM) derstøtte den frivillige aktiviteten rettet mot målgruppene. Pengene er øremerket den lokale foreningen, og det er derfor rideklubbene som bestemmer hvordan pengene skal brukes. legger til rette for spesielle målgrupper innen aldersgruppen bør prioriteres. (Eksempel: Funksjonshemmede, mennesker med minoritetsbakgrunn, sosiale risikogrupper.) 42

40 Søknadsadressat: Idrettsrådet i kommunen. Søknadsfrist: Varierer fra år til år. Se bestandig årets frist. Tilskuddsordning til lokale lag og foreninger I forhold til tidligere år var det ingen endringer i retningslinjene fra Kultur og kirkedepartementet (KKD). Det ble i år gitt to viktige presiseringer fra departementet som vi gjentar i år også. Disse lyder: Det presiseres videre at det er lagene som er tilskuddsmottakere. Det forutsettes at midlene ikke benyttes til administrasjon av ordningen, eller aktiviteter i regi av idrettsrådene. Idrettsrådenes avgjørelser skal være offentlige, og det skal fremgå hvilke kriterier som ligger til grunn for fordelingen. deretter bruke pengene til det de selv måtte ønske, også for eksempel å la idrettsrådet gjennomføre aktivitet på vegne av lagene. som idrettsrådet velger, de prosessene som gjennomføres for å fastsette dem og de beløp som blir fordelt. I tillegg understreker departementet skillet mellom de frivillig, medlemsbaserte foreninger som er støtteberettiget, og virksomheter som skaper fortjeneste til private eiere. Idrettsforbundets (NIF) anbefalinger dreier seg først og fremst om presiseringer og klargjøringer. Det er ikke foretatt endringer i NIFs anbefalinger i forhold til tidligere år. Vi vil med andre ord fortsatt forsøke å styre prioriteringene i en retning i overensstemmelse med overordnede idrettspolitiske føringer. Retningslinjene fra Kultur og kirkedepartementet og en oversikt over beløp til fordeling gjennom idrettsrådene i deres fylke ligger ved. 43

41 Idrettsforbundets anbefalinger: Generelt: forhold til aktivitet. - Idrettsrådene kan selv hente ned rapporter fra idrettsregistreringen fra idrettsrådene). Disse rapportene er også tilgjengelig hos idrettskretsen. at de respektive idrettsråd diskuterer og i fellesskap kommer frem til en ordning. Ved uenighet i forhold til tolkning av retningslinjer og anbefalinger, skal idrettskretsene ha som oppgave å kontrollere at de overordnete føringer blir fulgt. - Ved eventuell uenighet er klagevei: rideklubb idrettsråd idrettskrets Idrettsforbundet Intensjon: frivillige aktiviteten rettet mot målgruppene. Pengene er øremerket den lokale foreningen og det er derfor rideklubbene som bestemmer hvordan pengene skal brukes. Idrettsforbundet ser det derfor som meget viktig at tildelingskriteriene bestemmes av idrettsrådet i plenum, og ikke av styret. Gjennomføringen av ordningen i tråd med de kriterier som vedtas, for eksempel av årsmøtet, ligger til styret. Målgrupper: Idrettsforbundet ønsker at aktivitetstiltak for ungdom skal prioriteres i forhold til barn for eksempel 2/3 contra 1/3 av summen idrettsrådet har til fordeling. Idrettsrådene bør søke å skape noen arenaer der ungdom i enda større grad involveres i prosessen forslag til ideer som kan danne grunnlag for å skape ungdomsstyrt aktivitet. Nyere undersøkelser viser en sammenheng mellom grad av frafall i ungdomsårene og hva slags støtte til idrettsskoler eller varierte idrettstilbud til barn. 44

42 Idrettsforbundet ønsker å støtte all aktivitet i tråd med bestemmelser om barneidrett. Vi ber idrettsrådene om særlig å tilgodese rideklubb som driver idrettsskole. Prosessen i idrettsrådet: idrettsrådets prioriteringer et plenumsmøte. som rideklubbene drøfter. kriteriene for fordeling mellom lagene. støtte er oppfylt, ønsker Idrettsforbundet at minste beløp til fordeling er kr 1000,-/klubb. etterkomme føringer lagt av lagene i plenum. Stortingets intensjon med ordningen er å unngå økning i administrasjon og byråkrati for rideklubbene. Aktivitetstilskudd, ikke hodestøtte ungdom). Skapt aktivitet i rideklubbene skal være grunnlaget, først og fremst for medlemmer, men også tilrettelagt aktivitet for ikke-medlemmer bør kunne vurderes. (Eksempel: Rideklubben med bare medlemmer over 20 år legger til rette for og leder gymkanaaktivitet for ikke-medlemmer mellom år på ridesenteret laget disponerer. Tilsvarende blir det for rideklubber som tilrettelegger for åpen stalltilbud) egne ytelser til rideklubbene. Idrettsrådet bør vurdere om det er ønskelig å samordne prosessen for fordelingen av lokale aktivitetsmidler med fordelingen av kommunale tilskudd dersom det ikke på noen måte reduserer det kommunale tilskuddet. Spesielle målgrupper Rideklubber som legger til rette for spesielle målgrupper innen aldersgruppen bør med minoritetsbakgrunn, sosiale risikogrupper.) 45

43 Tilskuddsberettigelse idrett som hovedformål. Idrettsrådene bør derfor ikke tildele midler til andre typer lag og foreninger som bruker idrett for å fremme andre typer formål. Etter Idrettsforbundets tolkning betyr dette at for eksempel aktivitet i regi av KRIK eller andre livssynsorganisasjoner, ikke er støtteberettiget. Det er viktig å merke seg at de lokale aktivitetsmidlene er en del av idrettens andel av tippeover- lokale aktivitetsmidler. Vår tolkning er at lag som mottar annen organisasjonsstøtte, for eksempel lag tilsluttet. Det frivillige skyttervesen, ikke er støtteberettiget. (Privateide rideskoler og fritidsgårder, er ikke tilskuddsberettiget. Dette fordi intensjonen med ordningen er å stimulere til frivillig innsats der dersom rideklubbene blir enige om det, kan motta støtte). Rutiner (obligatoriske) i hele kroner og hele beløpet i én omgang ling er formelt i orden. Idrettskretsen venter ikke på samtlige råd i fylket, og den skal heller ikke godkjenne idrettsrådets fordeling, bare kontrollere at formalia er slik det skal være. løpende fra nå, men aller siste frist er 1. desember 200X. Penger som ikke fordeles og renter på årets penger, fordeles på alle idrettsråd i 200X. 46

44 4.3.3 Telenorfondet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) og Telenor har en avtale som gir alle idrettslag og grupper tilsluttet NIF muligheter for å søke om penger for å forsterke sitt ungdomsarbeid ved bruk av moderne teknologi. Søknadsfrister er 1. mai og 1. november. Telenorfondet støtter tiltak som ved å ta i bruk ny teknologi motiverer til innsats og effektiviserer arbeidet til ledere og utøvere i idrettslag og klubber. Det kan søkes om støtte til aktiviteter som forenkler kommunikasjon mellom partene og gjør det lettere for foreldre, utøvere og ledere å skaffe seg nødvendig informasjon. Tiltakene skal bidra til å redusere frafall og sikre rekruttering av ungdom mellom år til utø- sendes til idrettskretsen i hvert fylke. Maksimalt tilskuddsbeløp per tiltak vil være kr Storbyprosjektet Storbyarbeidet er Idrettskretsenes oppfølging av Stortingsmelding nr. 41 (199192) om idretten, folkebevegelse og folkeforlystelse. Idrettskretsene ønsker å utnytte idrettens muligheter som miljøskaper til å snu negativ livsutvikling og som brobygger mellom ulike kulturer. De ønsker å få en større del av befolkningen til å delta i lokal idrettsaktivitet. For å få dette til tar, Storbyarbeidet sikte på å etablere idrettslige lavterskeltilbud som spesielt retter seg mot innvandrere og spesielt jenter Støtteordninger gjennom idrettskrets idrettskretser Tilskudd.no 4.2 Prosjektsøknader Når du vet hva som eksisterer er det viktig at du søker riktig, at dere er klare for bakgrunn og målsetning, tenkt gjennomføring, verdi og budsjett. Veilederen under er utarbeidet med bakgrunn i tidligere veiledere for søknader til Helse og Rehab. 47

45 Prosjektbeskrivelsen Hvordan prosjektet skal gjennomføres og hvilke forutsetninger man har for å lykkes med gjennomføringen Resultater man forventer å oppnå og en vurdering av disse Hvilken verdi prosjektet har planer videre Enkelt budsjett For prosjekter som forventes å vare ut over prosjektperioden, bør det spesifiseres hvordan prosjektet skal drives videre. En prosjektbeskrivelse skal være så kortfattet som mulig, og maksimum sider. Krav om vedlegg Det kan ved større prosjekter være krav om å legge ved et detaljert prosjektbudsjett. Dette er også disketter, bøker, rapporter etc. Komplett søknad På søknadsskjemaer må alle felt i søknadsskjemaet fylles ut. Dette er viktig for behandlingen av den enkelte søknad. Merk også hvor mange eksemplarer som ønskes sendt inn, med skjema, beskrivelse og vedlegg. Hvert komplette eksemplar av søknaden bør stiftes sammen, og søknadsskjema bør ligge foran i bunken. Annet: Før dere setter i gang med prosjektet, sjekk ut om innholdet stemmer med visjon, mål og planer for klubben/laget. Prosjektet skal være et virkemiddel for å gjennomføre klubbens målsettinger. Er prosjektinnholdet forankret i lagets virksomhet, er sjansen for å få med andre større, muligheten for å lykkes i prosjektperioden øker og det vil være enklere å bruke resultatene videre etter prosjektperioden. organisasjon, som står som ansvarlig søker. En redegjørelse, for samarbeidet inngår da i prosjektbeskrivelsen. Punkter som kan være viktig å få med, er prosjektets varighet, administrativt ansvarlig, navn på prosjektleder, geografisk utbredelse, hvilke områder prosjektet skal ivareta sett opp mot søkerkriterier og alderskategori for målgruppe. Det er alltid en fordel å kunne vise til delvis egenfinansiering. Husk at dugnader, tid benyttet til aktivitetsledelse og tilrettelegging etc., kan regnes om til kroner og øre. Få frem hva laget/klubben bidrar med selv, og spesifikt hva midlene det søkes om skal gå til. 48

46 5.0 Vedlegg 49

47 5.1. Sjekkliste stevneleder Finn personer til disse postene: Frist OK Navn Telefon 1 Kjøkkensjef (ansvaret for vareinnkjøp og bevertningen under stevnet) 2 Sportslig leder (for den sportslige delen av stevnet) 3 Parkeringleder (ansvar for organisering av parkering) 4 Markedsføringssjef (ansvar for å markedsføre stevnet) 5 Sikkerhetssjef (ansvar for sikkerheten for mennesker og dyr på stevnet) Planleggingsfasen Frist OK Merknader 1 Utdeling og gjennomgang av arbeidslister med alle ovennevnte personer 2 Kontroll av utførte oppgaver 3 Sjekk/kontroll av nødvendig materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 Briefing/peptalk før stevnet Planleggingsfasen Frist OK Merknader 1 Sjekkrunde på alle poster min 1 time før stevnet starter 2 Eventuelle problem avklares 3 Nødvendig materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 D-brief etter stevnets slutt 5 Rapport til styret Stevneleder skal: Notater 51

48 Funksjonærer Frist OK Navn Telefon 1 Dommer A Dommer B Dommer B 2 Banebygger Banebygger 3 Baneassistent Baneassistent Baneassistent Baneassistent Baneassistent Baneassistent 4 Portvakt Portvakt Portvakt 5 Premieutdeler (forbundsrepr./ordfører/kjendis/hoveddommer/leder) Premieutdelerass. Planleggingsfasen Frist OK 1 Gjennomgang og fordeling av arbeidsoppgaver 2 Kontroll av utførte oppgaver 3 Nødvendig materiel/utstyr - tilgjengelig og testet - reserveløsninger? 4 Briefing/peptalk før stevnet Gjennomføring Frist OK 1 Sjekkrunde min 1 t før stevnet starter 2 Eventuelle problem avklares - reserveløsninger 3 Nødvendig utstyr/materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 D-brief etter stevnets slutt 5 Rapport til stevneleder 5.2 Sportslig leders sjekkliste 53

49 5.3 Kjøkkensjefens sjekkliste Finne hjelpere Frist OK Navn Telefon 1 Kioskselger Kioskselger 2 Grillmester Grillmester 3 Kafévert Kafévert 4 Kjøkkenassistent Kjøkkenassistent 5 Servitør Servitør Planleggingsfasen Frist OK Merknader 1 Gjennomgang og fordeling av arbeidsoppgaver 2 Kontroll av utførte oppgaver 3 Nødvendig materiel/utstyr - tilgjengelig og testet - reserveløsninger? 4 Briefing/peptalk før stevnet Gjennomføring Frist OK Merknader 1 Sjekkrunde min 1 t før stevnet starter 2 Eventuelle problem avklares - reserveløsninger 3 Nødvendig utstyr/materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 D-brief etter stevnets slutt 5 Rapport til stevneleder Kjøkkensjef skal: 55

50 5.4 Markedsførers sjekkliste Finne hjelpere Frist OK Navn Telefon 1 Plakatopphenging Bjerkvik-Evenes 2 Plakatopphenging Virak-Ballangen 3 Plakatopphenging Narvik by 4 Plakatopphenging Ankenes-Beisfjord 5 Plakatopphenging Håkvik-Skjomen Planleggingsfasen Frist OK Merknader 1 Gjennomgang og fordeling av arbeidsoppgaver 2 Kontroll av utførte oppgaver 3 Materiel til stevnet (prislister/skiting/plakater/infomateriell) 4 PR aktivitet i sentrum lørdagen uken før stevnet 5 Briefing/peptalk før stevnet PR-aktivitet - aktører Frist OK Navn Telefon 1 Leder for aktivitet 2 Assistent 3 Assistent 4 Assistent 5 Assistent NB! Gjør avtaler med transport av eventuelle hester/ponier og utstyr som skal brukes. Mellom kl 11:00 og 16:00 er det tidsrom det er mest folk i ute. Husk møkking og opprydding! Gjennomføring Frist OK Merknader 1 Sjekkrunde min 1 t før stevnet starter 2 Eventuelle problem avklares - reserveløsninger 3 Nødvendig utstyr/materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 D-brief etter stevnets slutt 5 Rapport til stevneleder 57

51 5.5 Sikkerhetssjefens sjekkliste Finne hjelpere Frist OK Navn Telefon 1 Sikkerhetsvakts 2 Sikkerhetsvakt 3 Sikkerhetsvakt 4 Sikkerhetsvakt 5 Sikkerhetsvakt Planleggingsfasen Frist OK Merknader 1 Gjennomgang og fordeling av arbeidsoppgaver 2 Kontroll av utførte oppgaver 3 Invitere Norsk Folkehjelp og/eller Røde Kors Hjelpekorps 4 Kontr. området for sikkerhetsrisiko/kontroll av gjerder og sperremateriell 5 Briefing/peptalk før stevnet Gjennomføring Frist OK Merknader 1 Sjekkrunde min 1 t før stevnet starter 2 Eventuelle problem avklares - reserveløsninger 3 Nødvendig utstyr/materiell - tilgjengelig og bruksklar 4 D-brief etter stevnets slutt 5 Rapport til stevneleder 59