Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Kontrollutvalget må selv vurdere leder og nestleders habilitet i sak 16/2 Til denne saken innkalles da vararepresentantene Odd Jan Skriubakken og Bente Opstad Andre varamedlemmer møter etter nærmere avtale Leder, Per Gunnar Stordal (s) -1-

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/4 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører 136 PS 16/5 Prosjektplan: NAVs arbeid med ungdom - del PS 16/6 Prosjektplan: Tvang i skolen 193 PS 16/7 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i PS 16/8 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 206 PS 16/9 Henvendelse til kontrollutvalget fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening - angående boligprosjektet Bodalstranda og leder for utvalg for landbruk og teknikk, Tor Erik Brusevolds engasjement 210 PS 16/10 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 16/11 Referater og meldinger 231 PS 16/12 Eventuelt 264 PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møte PS 16/2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Forvaltning drift og vedlikehold

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/122 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 8337/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /1 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I møtet vedtok kontrollutvalget rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller: 1 Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2 Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3 Protokollen godkjennes formelt i neste møte. 4 Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:10 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 15/34-15/39 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder forvaltning Anders Svarholt, forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem. Møtende fra administrasjonen: Ingen Ordfører Sindre Marthinsen-Evje var tilstede under deler av behandlingen av sak 15/34 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) -4-

5 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsplan PS 15/35 PS 15/36 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/37 Møteplan 1. halvår 2016 PS 15/38 PS 15/39 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. -5-

6 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «Overordnet analyse» og ble enige om hvilke prosjekter som skal prioriteres i perioden Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : 1 Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm. 2 Bruk av tvang i skolen 3 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 4 Oppfølging av kompetansekrav 5 Avfallshåndtering ved Gatedalen 6 Variabel lønn 7 Refusjoner 8 Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt. 3.1 og beskrives nærmere der. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm. 2 Bruk av tvang i skolen 3 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 4 Oppfølging av kompetansekrav 5 Avfallshåndtering ved Gatedalen 6 Variabel lønn 7 Refusjoner 8 Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. -6-

7 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 15/35 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/36 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalgets medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhåndsgodkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. -7-

8 PS 15/37 Møteplan 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2016: 16. februar 26. april (regnskapsmøte) 14. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalgets leder og nestleder vil være inhabil i februarmøtet når plan for selskapskontroll skal vedtas pga. sine verv i Sarpsborg ASVO AS. Vararepresentanter innkalles til saken. Kontrollutvalget ønsker et virksomhetsbesøk i junimøtet. Borg havn ble foreslått. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2016: 16. februar 26. april (regnskapsmøte) 14. juni Møtestart kl PS 15/38 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som instillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/39 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Det ble bestemt at leder og nestleder drar på FKT sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 7-8 juni. Kontrollutvalgets årsplan for 2016 ble delt ut, med forbehold om endringer. -8-

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/177 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Fredrikstad, Vedlegg 1. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sarpsborg kommune - eiermelding Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen -9-

10 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 13, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Kravet til utarbeidelse av plandokumentet, er minimum en gang i valgperioden. Planen som nå legges fram, er basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse, og vil gjelde for perioden Vi viser i sin helhet til vedlegg 1. Bystyret skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften vedta planen for gjennomføring av selskapskontroll. Gjennom å vedta en plan for gjennomføring av selskapskontroll bestemmer bystyret innholdet i og omfanget av selskapskontrollen. Det medfører at bystyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i selskapskontrollen og knytter kontroll og tilsyn med selskaper nærmere til bystyret. Vurdering I vedlagte «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll» er følgende vesentlighetskriterier lagt til grunn: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser; i antall aksjeandeler, og eller stor økonomisk avkastning av aksjekapitalen. - Selskap som gir direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt. Vi viser til vedleggene til analysen som viser vesentlighetsvurderingene for hvert selskap. Sekretariatet anbefaler at det gjennomføres eierskapskontroll i de selskapene som ikke tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Videre bør planen oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden -10-

11 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -11-

12 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskap, foretak, stiftelser og lignende. Kommunal sektor kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er Generelt om risiko- og vesentlighet Metode... 6 Utarbeidelse av dette plandokumentet ble gjennomført i løpet av oktober Kommunens eiermelding Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden Kontrollretning Rapportering av eierskapskontrollen Delegering til kontrollutvalget Vedlegg Østfold Energi AS Sarpsborg ASVO AS Skjebergkilen Marina AS Borg Havn IKS Østfold kommunerevisjon IKS Borg Næring og Eiendom AS Alarmsentral Brann Øst AS Driftsassistansen i Østfold IKS Inspiria AS Rekom AS Nedre Glomma Bompengeselskap AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Tune administrasjonsbygg AS Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Greåkerveien 85 AS

13 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innledning I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskap, foretak, stiftelser og lignende. Kommunal sektor kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som er den øverste beslutningstaker. I tillegg reiser det spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne type organisering av virksomheten. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen er organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorganet i kommunen. Tvert om, det kan være nødvendig med en økning i oppfølging og koordinering da den ligger utenfor det tradisjonelle forvaltningsorganet. Fra 2005 har kontrollutvalget vært pålagt å utarbeide en plan for selskapskontroll for å føre kontroll med kommunens eierinteresser. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Fra 2013 har det kommet et nytt tillegg i 13, annet ledd som lyder; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Videre i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 skal kontrollutvalget; ( ) påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen er knyttet til å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver denne myndighet på det vis som er fastsatt i det aktuelle lovverket, først og fremst aksjeloven, lov om interkommunale selskaper og for samarbeid etter kommunelovens 27. I kontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. I siste instans er det bystyret som har det overordnede ansvaret for at kommunen har en forsvarlig selskapsforvaltning. Som det fremgår av forskriftens 14 kan selskapskontroll romme ulike former av kontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også 3-13-

14 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen forvalter sine eierskap. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon av disse selskapene kan en blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Overgangen mellom disse to formene for selskapskontroll kan være glidende. I Kontrollutvalgsboken 1 blir dette illustrert med følgende figur. 1 Eierskapskontroll (Obligatorisk) Eksempel I hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon (Frivillig) Eksempel I hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift? Eksempel I hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser? Fig. 1 1 Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet

15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Som det fremgår i figur 1. og tabellen under, kan selskapskontroll deles inn i en obligatorisk del og en frivillig del: selskapskontrollen. I de tilfeller der det er nødvendig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, er hensikten å gi bystyret relevant informasjon om selskapet. Obligatorisk eierskapskontroll Kontroll med forvaltningen av kommunen sine eierinteresser i selskapet. Tabell 1 Selskapskontroll Valgfri forvaltningsrevisjon Systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Obligatorisk eierskapskontroll kan bestå av følgende deler: Kontroll med at virksomheten drives innenfor rammene av kommunen sine vedtak og forutsetninger, og i henhold til lover og regler. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv, herunder eventuelle krav til egenkapital og avkastning, overordnet regnskapsanalyse og gjennomgang av budsjett. Andre forhold som vedrører eier som rapportering, opplæring, administrativ oppfølging osv. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i selskapet, kan det også være aktuelt å vurdere hva slags rolle disse har for å sikre at selskapet drives innenfor bystyrets forutsetninger og engasjement i selskapet. Forvaltningsrevisjon er valgfri og således ikke en obligatorisk del av Innsynsrett Innsynsretten til kommunen i selskapene som kommunen har eierskap i er regulert av kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til: interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. samarbeid etter kommunelovens 27. Det betyr i realiteten at aksjeselskaper som har innslag av private aksjonærer på eiersiden i utgangspunktet ikke er omfattet av selskapskontroll. I så fall må dette avtales særskilt, eventuelt innarbeidet i selskapets vedtekter. 2. Generelt om risiko- og vesentlighet Frem til 2013 har det ikke vært et krav i lovverket om å gjennomføre en overordnet analyse knyttet til plan for selskapskontroll, men Kommunal- og regionaldepartementet har nå vedtatt å inkludere dette kravet i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd. Departementet skriver i sitt «Høringsnotat om endringer i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunene m.m.)» at: «En overordna analyse kan være tjenlig for å sikre et best mulig grunnlag for å prioritere kva for selskap, selskapsformer eller bransjer som skal kontrolleres Departementet foreslår derfor ei ny andre setning i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd: 5-15-

16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Risiko- og vesentlighetsanalyse er et verktøy for å velge ut relevante selskaper og områder for selskapskontroll. Følgende kriterier for vesentlighetsanalysen, som kan være til hjelp når kontrollutvalget skal prioritere hvilke selskaper som skal være gjenstand for selskapskontroll: Selskap som er heleide av kommunen Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen I forhold til risiko er det spesielt disse forholdene som bør vurderes: At selskapet ikke driver i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapsmeldingen m.m), At selskapet ikke driver i tråd med selskapets vedtekter (formålsparagrafen), gjeldende lover og regler, og på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomisk tapspotensiale for kommunen (kommunal garanti) Etikk og omdømme Tidligere gjennomførte eierskapskontroller resultat av disse. At det tidligere er avdekket risikoforhold i selskapet 2.1 Metode Utarbeidelse av dette plandokumentet ble gjennomført i løpet av oktober Dokumentanalysen bygger på en gjennomgang av kommunens eierskapsmelding, selskapenes nettsider, selskapenes årsmeldinger, kommunale dokumenter, kommunens nettsider samt Proff.no I tillegg er erfaringer med tidligere eierskapskontroller lagt til grunn i analysearbeidet. For Sarpsborg kommune sin del er det gjennomført 7 eierskapskontroller i perioden Følgende selskap er tidligere behandlet i kontrollutvalget og i bystyret: Østfold Energi AS (2006) Borg Havn IKS (2007) Sarpsborg ASVO AS (2010) Østfold kommunerevisjon IKS (2010/11) Skjebergkilen Marina AS (2013) Driftsassistansen i Østfold IKS (2013) Alarmsentralen Brann Øst AS (2014) I tillegg er det gjennomført en forvaltningsrevisjon for Borg Havn IKS om innkjøpsfunksjonen Andre selskaper Sarpsborg kommune har eierinteresser i, og som har blitt kontrollert av andre eierkommuner av selskapet er følgende: Inspiria AS (2013 og 2014) 2.2 Kommunens eiermelding Bystyrets i Sarpsborg kommune har behandlet følgende dokumenter vedrørende eiermelding eierskap: Bystyret : «Sarpsborg kommunes utøvelse av eierskap eiermelding». Bystyret : «Revidert eiermelding for Sarpsborg kommune» 6-16-

17 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Bystyret : «Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk og eierskapsmelding» Eiermeldingen er overordnet politisk styringsinstruks for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. Hovedformålet med eiermeldingen er å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap i Sarpsborg kommune. I Sarpsborg kommune er hovedmålet med vedtatte eiermeldingen den å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap. Selskapene vil gjennom meldingen få klarere styringssignaler fra eier, og meldingen vil dermed bidra til nærmere avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Meldingen tar sikte på å gi et mer konkret budskap fra eier om hva man forventer av det enkelte selskap. Dette kan dreie seg om fokus på avkastning i de selskaper der eierskapet karakteriseres som finansielt, eller fokus på ivaretakelse av viktige samfunnshensyn der selskaper er opprettet for å understøtte prioriterte politikkområder. Det er viktig at kommunen som eier definerer selskapenes hovedmålsettinger. Styrenes oppgave blir å videreutvikle strategien og arbeide for å realisere selskapenes formål. Klare eierforventinger, uttrykt for eksempel gjennom avkastningskrav, gir selskapene forutsigbarhet og bidrar til å konkretisere de krav styrene må stille til virksomhetene på vegne av eieren. Bystyret har vedtatt at følgende overordnede prinsipper skal legges til grunn for kommunens eierstyring: Det skal være åpenhet knyttet til Sarpsborg kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet. Sarpsborg kommunes valg om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten Sarpsborg kommune forventer at selskapene er bevisst sitt samfunnsansvar Sarpsborg kommune skal som eier gi klare, langsiktige mål for selskapene og foretakene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Sarpsborg kommune skal fremme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene og eiermøter Aksjonærene/deltagerne i selskaper skal likebehandles Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets/foretakets egenart og kommunens formål med eierskapet Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapning i selskapene og fremstå som rimelig ut fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. Leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 2.3 Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Som nevnt i kapitel 1 er det kun heleide kommunale/fylkeskommunale aksjeselskaper, interkommunale selskap og kommunelovens 27 samarbeid som er omfattet av selskapskontrollen, jfr kommunelovens 80. For Sarpsborg 7-17-

18 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll kommune er følgende selskap omfattet av selskapskontrollen: Østfold Energi AS Sarpsborg ASVO AS Skjebergkilen Marina AS Borg Havn IKS Østfold kommunerevisjon IKS Driftsassistansen i Østfold IKS Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Alarmsentralen Brann Øst AS Greåkerveien 85 AS Inspiria AS Borg Næring og Eiendom AS Tune Administrasjonsbygg AS Rekom As Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27 samarbeid) Nedre Glomma Bompengeselskap AS Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27 samarbeid) - Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt Vi viser til fakta-ark om det enkelte selskap (vedleggene) hvor det er gjort en gjennomgang og vurdering av selskapet om hvilke faktorer som kan påvirke risikoen eller forhold som reduserer risikoen. Nederst i den enkelte tabell gis en kort oppsummering om aktualitet. Det er denne oppsummeringen som er tatt inn i den forenklede tabell 2. På denne måten blir det enklere å forta en prioritering. For Sarpsborg kommunes del er det i vedlegget til planen vist tabeller over selskaper, eierandeler/total aksjekapital, eiersammensetningen og kommunes andel. I tillegg gis en generell informasjon om det enkelte selskap, generell/spesifikk fokusområder fra eiermeldingen og funn for tidligere gjennomført eierskapskontroll. 3. Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden I den overordnede analysen og plan for gjennomføring av selskapskontrollen prioriteres selskap ut fra følgende kriterier: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital 8-18-

19 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Selskap Østfold Energi AS Tidligere kontrollert Ja Nei X Lav aktualitet Middels aktualitet Høy aktualitet Skjebergkilen Marina AS X Østfold Kommune-revisjon IKS X Driftsassistansen i Østfold IKS X Sarpsborg ASVO AS X Nedre Glomma Bompengeselskap AS X Rekom As X Inspiria AS (x 2 ) Alarmsentralen Brann Øst AS Borg Havn IKS X X Borg Næring og Eiendom AS Greåkerveien 85 AS Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Tune Administrasjonsbygg AS Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold Interkommunale Utvalg mot akutt forurensing Tabell 2. X X x X x x 2 Gjennomført selskapskontroll av Fylkesrevisjonen for Østfold Fylkeskommune

20 På bakgrunn av vurderingen anbefales det at først og fremst å gjennomføre eierskapskontroll på de selskaper det ikke tidligere er gjennomført kontroll på. Etikkreglement (eks. tiltak mot sosial dumping og antikorrupsjonsarbeid) og styreinstruks Retningslinjer for miljøvennlig drift Det kan forventes at det gjennomføres to til tre eierskapskontroller i planperioden. Forslag til valg av selskaper til eierskapskontroll for planperioden : Selskap Høy aktualitet Østfold Interkommunale x arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) x x Selskapets vedtekter/selskapsavtalen Kontrollere generelle og spesielt spesifikke føringer er gitt i vedtektene/selskapsavtalen Selskapets formålsparagraf Er denne klar og tydelig på selskapets oppgaver Styret følges lovverkets bestemmelser antall styremøter, økonomisk rapportering - periodisk Saker til behandling - riktig organ? Kjønnsfordeling krav Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Tabell 3. x Generalforsamling/representantskap lovverkets bestemmelser Lovpålagte saker (minimum) til behandling 3.2 Kontrollretning Selskapskontrollen skal omfatte obligatorisk eierskapskontroll. Utførelsen skjer i henhold til Veileder for gjennomføring av eierskapskontroll, utarbeidet av Norges Kommunerevisor forbund (NKRF). Innretningen på kontrollen vil bli videreført slik den også framsto i den forrige planperiode, med følgende hovedpunkter: Eiermelding/eierstrategier Følge opp spesifikke føringer som er gitt for det enkelte selskap, for eksempel avkastningskrav og kvalitetskrav Oppfølging av rapportering til eier (politiske organer) Opplæring av styremedlemmer (kompetansefremmede tiltak) Økonomisk analyse/utvikling av selskapet de siste 3 år Fokus på driftsresultat gjeldssituasjonen - egenkapitalen I tillegg kan det iverksettes forvaltningsrevisjon. Resultatet av eierskapskontrollen kan være avgjørende for om det skal iverksette forvaltningsrevisjon. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonen skal dette underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (RSK 001 Standard for FR). Det er kommunens valgte revisor/eventuelt andre revisorer som skal gjennomføre denne type revisjon. Ved iverksettelse av forvaltningsrevisjon skal dette innarbeides i plan for forvaltningsrevisjon for perioden. -20-

21 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Rapportering av eierskapskontrollen I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, er det kontrollutvalget selv som avgjør hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere om gjennomført selskapskontroll til bystyret. (jf merknader til 15 i forskrift om kontrollutvalg). Generelt vil rapportering fra kontrollutvalget til bystyret i Sarpsborg skje gjennom en årlig rapport som kalles Årsrapport for kontrollutvalget. I den årlige rapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer, resultater av forvaltnings revisjonsprosjekter og eierskapskontroller. Kontrollutvalget i Sarpsborg har bestemt at alle eierskapskontroller fortløpende skal rapporteres til bystyret. 3.4 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av selskapskontroll skal etter forskrift om kontrollutvalg 13,2 vedtas av bystyret. Etter samme forskrift kan bystyret delegere til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden

22 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Vedlegg Østfold Energi AS ØSTFOLD ENERGI AS Eierandel: 14,29 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig og finansielt formål Delt eierskap med flere andre kommunale eiere samt fylkes kommunen Meget stor økonomisk verdi Betydelig årlig utbytte fra selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Fast rapportering til eier fokus på opplæring av nyvalgte styremedlemmer Østfold Energi AS er en energiprodusent med utviklingsambisjoner og arbeider systematisk med å utvikle sine aktiviteter innenfor fornybar energi. Selskapets kjernevirksomhet er i dag kraftproduksjon og varmeproduksjon. Selskapet er medeier i vindkraftanlegg og engasjert i naturgassutvikling på Østlandet. Østfold Energi AS selger ikke strøm til husholdning eller næring, og selskapet driver ikke nettvirksomhet. Selskapet har egne vannkraftverk i Indre Sogn og i Østfold. I tillegg eier Østfold Energi kraftverkene Siso og Lakshola i Nordland sammen med Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk (NTE). Selskapet har stor utviklingsaktivitet på nye vindkraftprosjekter, og er medeier i vindkraftparken Mehuken i Sogn og Fjordane og Kvalheim Kraft som driver Mehuken vindpark i Vågsøy kommune i Sogn og Fjordane. Selskapet er også medeier i Midtfjellet Vindkraft AS som bygger Hordalands første vindpark. Østfold Energi eier fire varmesentraler i Østfold. Spesifikk vurdering/fokusområder hentet fra kommunens eiermelding Motivasjonen for å eie Østfold Energi er flersidig. Det har åpenbart vært en finansiell interesse i å eie Østfold Energi. I 2014 ble imidlertid eierstrategiens utbytteforventninger endret, slik at det fra 2015 er innført en verdibasert utbytteforventning etter en nærmere definert modell. Det er også en samfunnspolitisk dimensjon ved eierskapet ved at selskapet gjennom sin virksomhet forvalter norske naturressurser som vann, vind og bioenergi. Selskapet har tradisjon for en aktiv dialog med eierne om strategiske valg. Vurdering for planperioden : Østfold Energi AS er et veldrevet selskap, hvorav eierskapskontrollen ikke avdekket mangler vedrørende selve eiers utøvelse i selskapet. Tidligere anbefalte forhold vedrørende kommunen er disse anbefalinger blitt fulgt opp. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er at det er snart 10 år siden sist kontroll. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: middels

23 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sarpsborg ASVO AS SARPSBORG ASVO AS Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter VTA - bedrift Samfunnsøkonomisk funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Styret bør få seg forelagt økonomirapporter til hvert styremøte Det bør avholdes minimum fire styremøter i året ASVO er en forkortelse for: Arbeidssamvirke innen offentlig virksomhet. Sarpsborg ASVO A/S er en bedrift for yrkeshemmede som har trygd som livsgrunnlag, og som ikke uten videre kan påta seg et ordinært arbeid. Den yrkeshemmede kan eksempelvis ha en psykisk/fysisk eller sosial funksjonshemming. Formålet er å skape varige arbeidsplasser på grunnlag av produksjon og salg av varer og tjenester på det ordinære marked. Samtidig skal sysselsettingen bidra til å kvalifisere og utvikle ressurser hos den yrkeshemmede. Selskapet har avdelinger i sentrum, Skjeberg og på Grålum. Selskapet har i 2014 kjøpt opp tilliggende eiendom ved avd. Skjeberg hvor det planlegges en utvidelse. Etter en næringslivskåring arrangert av Byavisa og PwC vant Sarpsborg ASVO AS prisen «Hjerte for byen 2014» Spesifikk vurdering/fokusområder hentet fra eiermelding Kommunens mål med eierskapet er å tilby tilrettelagt arbeid til yrkeshemmede som faller utenfor det ordinære arbeidsmarkedet. Kommunens mål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Vurdering for planperioden : Selskapet har meget god økonomi, og etter lov gis det ikke utbytte på overskudd. Gjennomført eierskapskontroll i 2010 avdekket enkelte mangler for selve selskapet, øvrige kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

24 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Skjebergkilen Marina AS SKJEBERGKILEN MARINA AS Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: at selskapets vedtekter gjennomgås (revideres) og oppdateres. Selskapets formål er å bygge småbåthavn i Skjeberg og forestå driften av denne, samt å bygge og leie ut, eller drive for egen regning, serviceanlegg i tilknytning til småbåthavnen, slik som verksted og salgslokale for småbåter, bensinstasjon, kafeteria, camping- og caravananlegg, parkeringsplass og hva dermed står i forbindelse. Selskapet ble etablert av kommuner som ønsket å sikre tilgang på båtplasser for sine innbyggere. Ut fra eierandelene blir et forholdsmessig antall båtplasser reservert innbyggere i de aktuelle kommunene. Etter at fire kommuner ble slått sammen i 1992, ble storkommunen Sarpsborg den klart dominerende aksjonæren. Skjebergkilens Marina AS har de siste årene hatt stabile, positive resultater og det de siste årene utbetalt utbytte til eierne. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Sarpsborg kommune kjøpte i 2014 Eidsberg og Rakkestads aksjer i selskapet (bystyresak 71/14) og er nå eneeier av selskapet. Hensikten med å eie Skjebergkilens Marina har vært å sikre befolkningen tilgang på båtplasser og dermed sjøliv. Formålet må nå i større grad sies å være å ha råderett over en viktig del av kystsonen i Sarpsborg. Hovedformålet er således samfunnsmessig. Det er samtidig stilt krav om utbytte fra selskapet, slik at kommunen også kan sies å ha et finansielt formål. Vurdering for planperioden : Gjennomført eierskapskontroll i 2013 og det ble avdekket få mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Kommunen er etter forrige eierskapskontroll blitt eneeier av selskapet. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

25 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Borg Havn IKS BORG HAVH IKS Eierandel: 50 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål God økonomi/egenkapital i selskapet Borg Havn har en låneramme på inntil kr. 280 mill. Ikke utbytte fra selskapet, overskudd benyttes til havneformål Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i 2007/2008. Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Selskapet har som formål å samordne den kommunale havnevirksomheten i Nedre Glommaregionen. Dette innbefatter også at Borg Havn IKS, på vegne av eierkommunene, skal ivareta alle forvaltningsmessige og administrative oppgaver av havne- og farvannsmessig art som kommunene er pålagt gjennom Lov om havner og farvann. Borg Havn IKS er et interkommunalt selskap som eies av Fredrikstad og Sarpsborg kommuner. Den offentlige havnevirksomheten er konsentrert rundt to anlegg, Øra i Fredrikstad og Alvim i Sarpsborg. Samlet er Borg Havn den største havnen i volum mellom Oslo og Uddevalla. Havnevirksomhet er bred med alt fra rene industriskipninger over private kaianlegg til kjemikalietransport. Containertrafikk utgjør ca. 45 prosent av den totale trafikken og har de siste årene økt. Av den total godsmengde går ca. 90 prosent til det regionale næringsliv. All containertrafikk er lokalisert til Fredrikstad. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet ivaretar kommunens oppgaver etter lov om havner og farvann. Selskapet samordner den kommunale havnevirksomheten i Nedre Glommaregionen og har en målsetting at de felles havneressursene til enhver tid skal utgjøre et konkurransedyktig havne- og transporttilbud. Målet med eierskapet er samfunnsmessig. Vurdering for planperioden : Borg Havn IKS er et veldrevet selskap, hvorav eierskapskontrollen ikke avdekket mangler vedrørende selve eiers utøvelse i selskapet. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er at det er snart 7 år siden sist og at det er en betydelig størrelse på selskapet og kommunen har 50 % eierandel. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

26 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS Eierandel: 25 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Østfold kommunerevisjon IKS er en interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester for Fredrikstad, Halden, Hvaler, Moss, Rygge, Råde og Sarpsborg kommune. Selskapet reviderer også andre kommunale foretak og bedrifter. Selskapets oppdragsgivere er kontrollutvalgene i syv kommuner, som videre rapporterer til sine kommunestyrer. Østfold kommunerevisjon IKS har 18 fast ansatte med tverrfaglig kompetanse; revisjonsfaglig, økonomisk, juridisk og samfunnsvitenskapelig utdanning, og med bred erfaring fra kommunal revisjon. Østfold kommunerevisjon IKS holder til i det gamle rådhuset på Rolvsøy. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet utfører lovpålagte revisjonsoppgaver for kommunen. Kommunens mål for eierskapet defineres som samfunnsmessig. Vurdering for planperioden : Kommunens eiermelding gir ingen spesielle føring for selskapet. Selskapet er non-profit drevet. Gjennomført eierskapskontroll i 2010 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Aktualitet: lav

27 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Borg Næring og Eiendom AS BORG NÆRING OG EIENDOM AS Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Borg Næring og Eiendom AS er et aksjeselskap heleid av Sarpsborg kommune. Selskapet har først og fremst vært et eiendomsselskap, med en stor portefølje av eiendommer i Sarpsborg. Finansielt motivert God økonomi og egenkapital i selskapet Plan- og økonomiutvalget besluttet i september 2011 (sak 93/11) at Sarpsborg kommunes arbeid innen forvaltning og utvikling av eiendom i framtiden skal skje innenfor kommunens organisasjon. I vedtak av (sak 37/12) besluttet plan- og økonomiutvalget at Borg Næring og Eiendom AS(BNE) opprettholdes som selskap med det formål å være hjemmelshaver for eiendommer der kommunen overtar det reelle eierskapet. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Kommunens formål med eierskapet i selskapet kan karakteriseres som finansielt motivert. Hovedhensikten med selskapet er å sitte på eiendomshjemlene til eiendommer som er overført til Sarpsborg kommune. Vurdering for planperioden : Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier 100 % av aksjene anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Aktualitet: Høy

28 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS ALARMSENTRAL BRANN ØST AS Eierandel: 13,85 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Mangler etikkreglement Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Alarmsentral Brann Øst AS er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg, Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldinger og meldinger om brann- og andre ulykker. Selskapet oppgaver kan deles inn i følgende to virksomheter: 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Kommunens formål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Kommunens mål med eierskapet er å tilrettelegge for et effektivt system for nødalarmering for kommunens innbyggere. Gjennom samarbeid med andre kommuner er det et mål å oppnå stordriftsfordeler. Vurdering for planperioden : Ingen spesielle føringer for Alarmsentral Brann Øst i eiermeldingen. Selskapet har god økonomi. Selskapet leverer en lovpålagt oppgave. Gjennomført eierskapskontroll i 2014 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

29 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Driftsassistansen i Østfold IKS DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS Eierandel: 12,5 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At representantskapet vurderer selskapets formålsparagraf 3 om denne skal endres slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet Ved kjøp av revisjonstjeneste bør DaØ IKS legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene). Representantskapet bør behandle årsbudsjettet som eget sak Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet og selskapet har god økonomi : Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) er et interkommunalt selskap som eies av 18 kommuner i Østfold. DaØ fungerer som et kompetansesenter for kommunene innen VA-området. Selskapet ble opprettet som et interkommunalt samarbeid om avløp i Ordningen ble videreført som interkommunalt selskap (IKS) og stiftet den I henhold til selskapets nettside er formålet med driftsassistansen å bidra til bedre og mer stabil drift av avløpsanleggene. Dette skal blant annet skje gjennom rådgivning og teknisk assistanse. Problemkartlegging med vurdering, anbefaling av løsninger på ulike driftsproblemer og optimaliseringstiltak er viktige arbeidsfelt. En annen viktig funksjon er formidling av faglig informasjon og erfaringer mellom kommunene angående tekniske løsninger og utstyr. Driftsassistansen fungerer også som en faglig støttespiller for kommunene i forbindelse med bygging og rehabilitering av rense- og ledningsanlegg. Selskapet bistår også kommunene med gjennomføring av nye krav fra myndighetene. Gjennom bedre dokumentasjon om anleggenes drift, skal driftsassistansen bidra til bedre beslutningsgrunnlag for kommunene og statlige myndigheter. Kort sagt skal driftsassistansen fungere som et felles kompetanseorgan for kommunene innen transport og behandling av avløpsvann. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet utfører oppgaver og rådgivningstjenester for kommunen innenfor vann- og avløpsfagfeltet. Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Nylig gjennomført eierskapskontroll i 2013 og det ble avdekket enkelte mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

30 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Inspiria AS INSPIRIA AS Eierandel: 47,5 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon 3 driftsår Anstrengt økonomi i selskapet, dårlig driftsresultat Negativ egenkapital Vært behov for kapitalinnsprøyting. Østfold Fylkeskommune har gjennomført 2 forvaltningsrevisjonskontroller, siste i oktober i Revisjonen har fremmet ni punkter/tiltak til forbedring INSPIRIA science center AS har valgt en selskapsstruktur der nybygget eies av morselskapet INSPIRIA eiendom AS, mens driften av senteret skjer gjennom datterselskapet INSPIRIA science center AS. INSPIRIA eiendom eier også INSPIRIA utvikling AS, som eier og leier ut kontorseksjonen i bygget. INSPIRIA eiendom AS eies 47,5 % av Sarpsborg kommune, 47,5 % av Østfold fylkeskommune, og 5 % av øvrige Østfoldkommuner. INSPIRIA science center leverer i dag skoleprogrammer til elever og lærere ved grunntrinn og videregående skole i Østfold. I august 2011 åpnet et nytt spektakulært vitensenter i eget nybygg på 6400 m2 ved E6 på Grålum i Sarpsborg. Med det nye senteret utvides dagens skoletilbud til et populærvitenskapelig opplevelsessenter for familie- og turistmarkedet, og en unik møte- og arrangementsarena. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Inspiria er et viktig verktøy for å nå sentrale samfunnsmål for Sarpsborg kommune, særlig innen områdene verdiskaping og levekår. Senteret skal stimulere unges interesse for realfag og utdanning. Det er også et positivt bidrag til Sarpsborgs omdømme og attraktivitet. Kommunens formål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Kommunen skal vurdere sin eierstrategi innen utgangen av Vurdering for planperioden : Nystartet selskap 3 driftsår. Sarpsborgkommune har en betydelig eierandel. Østfold fylkeskommune har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll i 2014, og det ble anbefalt ni punkter til forbedringer for driftssituasjonen. Fylkestinget følger selskapet tett opp. Vår anbefaling er at Sarpsborg kommune ikke prioriterer eierskapskontroll for Inspiria AS i denne planperiode. Aktualitet: lav

31 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Rekom AS REKOM AS Eierandel: 0 % (vedtatt solgt i 2014) Nøkkelpunkter Generelt: Ingen aktualitet på grunn av kommunens salg av egne aksjer i selskapet. Rekom ble stiftet i Bak opprettelsen stod 20 kommunale og interkommunale avfallsselskaper, samt Kommunenes Sentralforbund. Tallet på aksjonærer har økt gjennom flere emisjoner, og selskapet er nå eid av 58 kommuner og interkommunale selskaper. Selskapets formål er å redusere miljøproblemer og kostnader knyttet til avfallshåndtering, ved å bidra til økt innsamling og omsetning av gjenvinnbare avfallsfraksjoner. Drive forretningsmessig omsetning av avfallsfraksjoner som innsamles for gjenvinning, og virksomhet forbundet med dette, ved å hente sitt utbytte som megler for alle interesserte leverandører av avfallsfraksjoner, ved kjøp av gjenvinningstjenester, ved kjøp av transporttjenester med videre. Forhandle for å oppnå gunstige betingelser for omsetning av avfallsfraksjonene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Med begrunnelse i at det ikke er strategisk viktig for kommunen å ha et eierskap i Rekom AS besluttet Sarpsborg bystyre i sak 91/14 å selge sine aksjer i selskapet. Beslutningen om salg av aksjene er meddelt selskapet for behandling der og avklaring av forkjøpsrett for øvrige aksjonærer. Vurdering for planperioden : Bystyrets vedtak om salg av sine aksjer i selskapet er fattet. Eierskapskontroll av dette selskapet er dermed utelukket. Ingen aktualitet

32 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Nedre Glomma Bompengeselskap AS NEDRE GLOMMA BOMPEMGESELSKAP AS Eierandel: 24 % Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Sørger for del finansiering av Bypakke Nedre Glomma Selskapet har ingen ansatte Selskapet ble stiftet så tidlig som Selskapets navn var Fredrikstaddistriktets vegfinansiering AS. Selskapet var eid av Fredrikstad, Hvaler og Østfold fylkeskommune og var inaktivt frem til Værstebrua ble bestemt bygget (fra >). I nyere tid (2013) er «Bypakke Nedre Glomma» vedtatt. Dette har medført at Sarpsborg kommune også har kommet inn på eiersiden med 24 %. I 2014 ble selskapet navn endret til Nedre Glomma Bompengeselskap AS. Formålet med selskapet er å sørge for del finansiering av de vedtatte planer for Bypakke Nedre Glomma. Verkstedbrua er en del av finansieringen. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet skal betjene bompengeordningen for Bypakke Nedre Glomma. Vurdering for planperioden : Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier 24 % av aksjene anbefales det å vurdere gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Et forbehold vil være om regjeringens ønske om å samle slike selskaper i større driftsselskaper vil la seg gjennomføres i nær framtid. En ny vurdering bør da legges til grunn hvis det skjer. Aktualitet: middels

33 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) ØSTFOLD INTERKOMMUNALE UTVALG MOT AKUTT FORURENSING ( 27) Eierandel: ukjent Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave Samarbeidet ledes av et sekretariat (Fredrikstad brann- og redningskorps) Sarpsborg kommune har siden 2001 vært deltagende kommune i interkommunalt utvalg mot akutt forurensing i Østfold.( IUA Østfold). IUA Østfold er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Sarpsborg kommunes tilslutning til samarbeidet ble vedtatt i Sarpsborg bystyre Kommunene har i følge forurensningsloven 43 plikt til å sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger i kommunen. Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akutt forurensning. Slikt samarbeid kalles Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA). Utvalgene er etablert for å ivareta forurensning både fra olje og andre kjemikalier og dekker sjø, land og vassdrag. Utvalget er ansvarlig for driften av beredskapen og vil også lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. IUA utfører de beredskapsmessige plikter for 18 deltakerkommuner i Østfold. Sekretariatet ligger hos Fredrikstad brann- og redningskorps. Til drift av samarbeidet betaler hver deltakerkommune et driftstilskudd som fastsettes hvert år av representantskapet. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding IUA Østfold ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter forurensingsloven 43 og 47. Kommunens formål med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. Vurdering for planperioden : Samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter) i Samarbeidet består av 18 kommuner. Det er tidligere ikke vært gjennomført eierskapskontroll av samarbeidet. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

34 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ( 27) Eierandel: 21,5 % Østfold kontrollutvalgssekretariat ble dannet Grunnlaget var at kommuneloven stilte krav til uavhengighet. Tidligere (før 2005) ble Nøkkelpunkter sekretariatsfunksjon ivaretatt av revisjonen. Samfunnsmessig formål/ funksjon Eget juridisk rettssubjekt Non-profitt samarbeid Tjenesteproduksjon til selvkost ØKUS har 6 eiere (Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler kommune). I tillegg kjøper Halden kommune sekretariatstjenester fra samarbeidet basert på avtale. Samarbeidet har 2 ansatte og holder til i Hancobygget i Glemmen gata 55 i Fredrikstad. Sekretariats oppgaver er: Saksbehandle saker til kontrollutvalgene Følge opp kontrollutvalgets vedtak Videreformidle bestillinger og følge opp oppdrag Utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bistå kontrollutvalgene ved valg av revisjonsordning Sørge for profesjonell håndtering av kontrollutvalgets arkiver Sørge for praktisk sekretariatsfunksjoner knyttet til møter i utvalgene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet ivaretar sekretariats funksjonsoppgaver overfor kontrollutvalget. Formålet med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. Vurdering for planperioden : Samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter) i Det er ØKUS som gjennomfører eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget. Av den grunn bør kommunens valgte revisor (ØKR IKS) gjennomføre eierskaps- kontrollen på vegne av kontrollutvalget. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

35 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Tune administrasjonsbygg AS TUNE ADMINISTRASJONSBYGG AS Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Selskapets formål er bygging og drift av et administrasjonsbygg for Sarpsborg kommune (i tidligere Tune kommune) og virksomhet som står i forbindelse med dette. Finansielt formål/ funksjon Eneeier Vurderes avviklet Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet stiller til et formålsbygg til rådighet for kommunen. Denne eiendommen ble overtatt av kommunen sammen med eiendomsporteføljen til Borg Næring og Eiendom AS. Årsaken til at selskapet ble beholdt som AS er finansiell. I tråd med politiske vedtak om at eiendomsforvaltningen skal skje innenfor kommunens egen organisasjon, vil rådmannen vurdere avvikling av selskapet i løpet av Vurdering for planperioden : Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier 100 % av aksjene anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Et forbehold vil være om selskapet blir avviklet i nær framtid som er signalisert. På grunn av denne usikkerhet anbefaler vi at eierskapskontroll bør vurderes hvis ikke en snarlig avvikling gjennomføres. Aktualitet: middels

36 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP IKS Eierandel: 11,6 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Østfold interkommunale arkivselskap IKS har som formål å medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. IKA Østfold er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapets fulle navn er Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Selskapet har 17 deleiere. Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertilskuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og arkivfaglige tjenester til eierne. Siden oppstarten av selskapet i 2002 har det vært et mål å få etablert et arkivdepot i Østfold. Da det kom nye og strengere regler for oppbevaring av eldre arkiver, var det mest økonomisk gunstig å få til et felles arkivdepot i Østfold. Dette er nå realisert i et nybygg som oppfyller alle kravene som lovverket stiller. 27. november 2014 åpnet det interkommunale arkivet offisielt. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Selskapet utfører deler av kommunens lovpålagte oppgaver etter arkivlovgivningen og utfører øvrige arkivfaglige tjenester. Kommunens mål for eierskapet defineres derfor som samfunnsmessig. Vurdering for planperioden : Det er ikke tidligere gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet og vi har lite kjennskap til selskapet. Av den grunn og at kommunen har vært deleier siden 2002 anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: høy

37 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Greåkerveien 85 AS GREÅKERVEIEN 85 AS Eierandel: 100 % Kommunens overtakelse eiendommen Greåkerveien 85 ble gjennomført ved kjøp av selskapet i Formålet med overtagelsen var å bidra til en utvikling av området Nøkkelpunkter i henhold til kommuneplanens arealdel. Eiendommen er i dag i et industriområde, men er i planbestemmelsene ønsket transformert til boliger. Samfunnsmessig formål/ funksjon Eneeier Ny eierstrategi vurderes i løpet av 2015 Selskapets formål er eiendomsutvikling, kjøp og salg av fast eiendom, utleie av fast eiendom og annen virksomhet med beslektet formål. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding For å bidra til en transformasjon til boligformål ønsket Sarpsborg kommune å sikre seg eierskapet av eiendommen. Av vedtaket i plan- og økonomiutvalget fremgår det at det er kommunens intensjon å videreselge eiendommen med gevinst på et senere tidspunkt. Det fremgår imidlertid at det hefter usikkerhet ved om dette lar seg gjøre og at det i denne sammenheng er kommunens mulighet til å påvirke samfunnsutviklingen på en positiv måte som var avgjørende for ervervet. Kommunen bør vurdere sin eierstrategi i løpet av Vurdering for planperioden : Det er ikke gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet. Av den grunn og at kommunen eier 100 % av aksjene anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden. Et forbehold vil være om eierstrategien med selskapet blir å avvikle i nær framtid. På grunn av denne usikkerhet anbefaler vi at eierskapskontroll bør vurderes hvis ikke en avvikling gjennomføres i nær framtid. Aktualitet: middels

38 Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk og eierskapsmelding

39 SIDE 2 AV 70 I NNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNI NG KAPITTEL1 EIERSTYRING OG STYRINGSDOKUMENTER EIERSKAPSPOLITIKK EIERSTRATEGI KAPITTEL2 POLITISK OG ADMINISTRATIV EIEROPPFØLGING PRINSIPPER FOR GOD EI ERSTYRING I SARPSBORG KOMMUNE KAPITTEL3 SARPSBORG KOMMUNES EIERPORTEFØLJE MED TILHØRENDE NØKKELTALL VEDLEGG SELSKAPS- OG SAMARBEIDSFORMER KOMMUNAL SEKTOR -39-

40 SIDE 3 AV 70 Innledning En eierskapsmelding er et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. Sarpsborg kommune laget sin første eierskapsmelding i Hovedmålet med denne meldingen er å få stadfestet regler og rutiner som skal gjelde ved forvaltningen av eierskap i Sarpsborg kommune. I eierskapsmeldingen skal det også legges eierskapsstrategier for de selskaper der kommunene har eierandel. I tilknytning til dette er det også i noen grad anty det at det bør vurderes endringer i porteføljen, det vil si eventuelle kjøp og salg av andeler ell er selskaper. Det er lagt opp til at eventuelle konkrete endringer i porteføljen skal tas opp som egne politiske saker. Selskapene vil gjennom meldingen få klarere styringssignaler fra eier, og mel dingen vil dermed bidra til nærmere avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Meldingen tar sikte på å gi et mer konkret budskap fra eier om hva man forven ter av det enkelte selskap. Dette kan dreie seg om fokus på avkastning i de selskaper der eierskapet karakteriseres som finansielt, eller fokus på ivaretakelse av viktige sa mfunnshensyn der selskaper er opprettet for å understøtte prioriterte politikkområder. Det er viktig at kommunen som eier definerer selskapenes hovedmålsettinger. St yrenes oppgave blir å videreutvikle strategien og arbeide for å realisere selskapene s formål. Klare eierforventinger, uttrykt for eksempel gjennom avkastningskrav, gir selskapene forutsigbarhet og bidrar til å konkretisere de krav styrene må stille til virksomhetene på v egne av eieren. -40-

41 SIDE 4 AV 70 Kapittel 1 Eierstyring og styringsdokumenter Kommunestyret har en generell myndighet til å instruere alle virksomheter som er organisert innenfor kommunens eget organ. Dette kalles etatsstyring. Når en v irksomhet er organisert som selvstendig rettssubjekt, kan ikke kommunen benytte instruksjon, og må i stedet styre gjennom andre virkemidler eller gjennom eierstyring. Styring gjennom eierposisjon legger begrensninger på styringens form og innhold. Det er selskapslovgivningen selskapsledelse. som fastsetter de juridiske rammene for eierstyring og Vedtektene eller selskapsavtalen er lovfestede styringsdokumenter som regulerer de viktigste forholdene mellom eierne og mellom eierne og selskapet. Det kan ofte være hensiktsmessig å utarbeide andre dokumenter eller avtaler som underbygger vedtektene/selskapsavtalen og som regulerer styringen av selskapet på ulike nivåer. Disse styringsdokumentene er ikke lovfestet, men er avtaler mellom parter som er ment for å sikre en bevisst eierstyring. Eksempler på dette er eieravtaler, a ksjonæravtaler og tjenesteavtaler. Disse styringsdokumentene vedtas delvis av eierne og delvis av selskapets organer. Eieravtale Eieravtale vedtas av alle eierne i tillegg til vedtekter/selskapsavtale. Eieravt aler er ment som et verktøy for å skape gjennomsiktighet og forutsigbarhet i eier skapet av kommunalt eide selskaper. Eieravtalen vil ofte inneholde en klarlegging av grunnlaget for etablering av selskapet, eiernes bakgrunn for etablering, deres strategi for eierskapet og tydeliggjøring av styringsmekanismene i selskapet. Det er imidlerti d verdt å merke seg at selskapslovgivningen og vedtektene/selskapsavtalen går foran en slik avtale. Aksjonæravtale Aksjonæravtale er en eieravtale for eierne i et aksjeselskap. Aksjonæravtaler inngås ikke alltid mellom alle aksjonærene. Aksjonæravtaler regulerer ofte forhold som finansiering, aksjeovergang og utbetaling av utbytte. Tjenesteavtale Kommunalt ei de selskaper er ofte opprettet for å utføre tjenesteproduksjon på vegne av deltakerkommunene. I disse tilfellene er det hensiktsme ssig å utarbeide avtaler mellom selskapet som tjenesteleverandør og kommunen som bestiller av tjenester fra selskapet. -41-

42 SIDE 5 AV 70 Eierskapspolitikk Med eierskapspolitikk forstår vi her de overordnede premisser som kommunen legger til grunn for forvaltningen av sine selskaper og eiendeler og de krav kommune n setter til seg selv som eier. Dette innebærer med andre ord hva slags systemer, retningslinjer og rutiner kommunen skal ha for sitt eierskap. Eierstrategi Eierstrategiene vil utgjøre de prioriteringer, krav og tiltak kommunen har ov erfor de ulike selskaper for å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger som eierne har satt. Behovet for eierstrategi for kommunale eiere For å forvalte sine verdier på en best mulig måte, må kommunen ha en overor dnet strategi. Eier bør avklare sitt ståsted overfor de ulike selskaper og definere sine forventni nger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for selskapenes disponeringer og prestasjoner. Hvis eier ikke stiller krav og ikke har definert målsetninger for sitt eierskap vil virksomhetene ha tilsvarende diffuse målsetninger. Selskapets styre og administrasjon skal legge opp virksomhets- og forretningsst rategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eier. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, innenfor denne skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. -42-

43 SIDE 6 AV 70 Det mest fundamentale eierspørsmål er om kommunen fortsatt skal være eier. Det er et sett av ulike forhold som inngår i en totalvurdering for å kunne gi svar på et sli kt spørsmål. Dersom kommunen bestemmer seg for fortsatt å eie, må strategien for eier skapet konkretiseres. Det er flere ulike måter å forankre en eierstrategi på i selskapet. For det første vil selskapets formålsparagraf tegne opp en ytre ramme. I tillegg vi l generalforsamlingsvedtak kunne gi instrukser om eiers krav og forventninger. Den løpende kommunikasjon mellom eier og styre er også viktig. Formålet med komm unens eierskap kan spenne fra et finansielt eierskap, basert på avkastningsbetraktninger, til et politisk/samfunnsmessig eierskap, med fokus på politisk måloppnåelse. Eierstrateg ien må tydelig ta stilling til slike spørsmål. En eierstrategi er en politisk viljeserklæring, og bør evalueres med jevne mellomrom. Det politiske flertallets tanker og vurderinger kan endres på samme måte som eksterne vil kår kan gi grunnlag for å endre eierstrategien. Etablering av eierstrategi for de ulike selskap En grunnleggende forutsetning for en aktiv eierstyring er at en klar og presis eiers trategi formuleres for hvert enkelt selskap. Eierstrategien skal beskrive hva kommun en vil oppnå som eier. Det er en del generelle føringer som er retningsgivende ved etableringen av en eierstrategi. Prosessene omkring etableringen av en slik helhetlig eierstrategi kan illustreres ved h jelp av figuren nedenfor. -43-

44 SIDE 7 AV 70 Formålsbestemt inndeling av eierskapet Kommunens formål med eierskapet kan grovt inndeles i to kategorier; finansielt eierskap og samfunnsmessig eierskap. Dersom kommunens hovedmålsetning med eierskapet er å oppnå markedsmessig avkastning på egenkapitalen, defineres eierskapet som finansielt. Dersom et selskap betraktes som et gjennomføringsorgan for lovpålagte eller samfunnsmessige oppgaver, og kommunen som eier ikke sikter mot en markedsmessig egenkapitalavkastning, defineres eierskapet som samfunnsmessig. Det vil im idlertid også her bli stilt krav fra eier og være forventninger om en effektiv drift med god utnyttelse av selskapets ressurser. Formålet med eierskapet kan vær e både samfunnsmessig og finansielt. -44-

45 SIDE 8 AV 70 Kapittel 2 Politisk og administrativ eieroppfølging Hovedformålet med eierskapsforvaltningen er å sikre en god utvikling f or selskapene, langsiktig verdiskaping og god og forutsigbar styring, samt sørge for å følge opp vedtatt eierpolitikk og eierstrategier. Løpende eierskapsforvaltning innebærer regelmessig og formalisert kontakt mellom kommunen og selskapene/foretakene, sikre god rappor tering på mål og forventninger, sikre gode prosesser ved gjennomføring av valg, strategi endringer med videre. Den politiske eieroppfølgingen forestås hovedsakelig av bystyret i kraft av å være kommunens øverste myndighet og plan- og økonomiutvalget som er delegert m yndighet til oppfølging av kommunalt eide selskaper. Kontrollutvalget skal på vegne av bystyret påse at det føres tilsyn med forvalt ningen av kommunens interesser i selskap m.m. Rådmannen skal primært legge til rette for den politiske styringen av sel skapene, herunder bidra til å videreutvikle kommunens eierskapspolitikk. Rådmannen iverksetter byst yrets vedtatte eierpolitikk, utvikler forslag til eierstrategier for behandling i by styret og etablerer rutiner for løpende eieroppfølging. Den direkte eierstyringen skal utøves gjennom eierorganene. Ordfører har i henhold til kommunens delegeringsreglement fullmakt til å representere kommunen ved al le generalforsamlinger, årsmøter og tilsvarende. Årlige rutiner for eierskapsforvaltning Sarpsborg kommune legger opp til at de deler av eierskapsmeldingen som omhandler enkeltselskaper skal rulleres årlig. I tillegg legges opp til en årlig gj ennomgang av årsmøtedokumentene til kommunalt eide selskaper. Dette gir følgende «årshj ul»: Mars/April: Bystyret behandler formål og strategi for selskapene gjennom eierskapsmeldingen. September/Oktober: Rapport om regnskap og årsmelding for selskapene behandl e i plan- og økonomiutvalget og by styret. -45-

46 SIDE 9 AV 70 Selskapskontroll Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kap. 6. I tillegg gir kommuneloven en innsynsrett i sel skaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner. Denne retten gjelder for kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg og den som på utvalgets vegne utføre r selskapskontroll. Figur : Selskapskontroll - en overordnet skisse ( Fra NKRFs hjemmeside) Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll ( Kontrollutvalget skal påse ), jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Den omfatter kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll ( Selskapskontrollen kan også omfatte ), jf. forskrift om kontrollutvalg 14 andre ledd, og er nærmere omtalt i f orskrift om revisjon kap. 3 ( 6 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kap. 5 ( 9 12) og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av øk onomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkest ingets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7 første ledd. Selskapskontroll omfatter alt kommunalt/fylkeskommunalt eierska p som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven samt interkommunalt samarbeid etterkommuneloven. kap. 5 og som er egne rettssubjekt. Inkludert er der med interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper og samvirkeforetak. Utenfor re kkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter koml. kap. 11 eller interkommunalt samarbeid etter koml. kap. 5 og som ikke er eget rettssubjekt. Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har vedtatt en plan for gjennomføring av -46-

47 SIDE 10 AV 70 selskapskontroll for perioden Her er det bestemt innhold og omfanget av selskapskontrollen. selskap og kontroll med disse ut fra følgende relevante kri terier er prioritert: Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser, i antall aksjeandeler og ell er stor økonomisk del av aksjekapitalen Selskap som er heleide av kommunen Selskap som gir direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Bystyret i Sarpsborg har tatt plan for selskapskontroll til etterretning i vedtak av Det er Østfold kontrollutvalgssekretariat gjennomfører eierskapskontrollen på vegne av kontrollutvalget i planperioden Under gjennomgang av hvert enkelt selskap i kapittel 3 vil det fremgå o g redegjøres for hvor det er utført selskapskontroll og resultatene på disse -47-

48 SIDE 11 AV 70 Prinsipper for god eierstyring i Sarpsborg kommune Sarpsborg kommunes eierskapspolitikk er et overordnet rammeverk som ligger til grunn for kommunens forvaltning av eierskapet. Kommunens overordnede prinsipper for eierstyringer er sentralt i eierskapspolitikken. Sarpsborg kommunenes første eiermelding gav noen overordnede prinsipper for sitt eierskap. Prinsippene er ikke senere revidert. Det er selskapslovgivningen som fastsetter de juridiske rammene for eierstyri ng og selskapsledelse. Det kan imidlertid være nødvendig å supplere lovgivningen med ul ike styringsverktøy som kan bidra til å sikre en god eierstyring og selskapsledelse. N orsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse ( NUES) publiserte i 2012 en revidert versjon av norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse. Staten har også utformet egn e hovedprinsipper for godt eierskap. Prinsippene retter seg mot både heleide og deleide statlige sels kaper. Kommunenes Sentralforbund har utarbeidet 19 anbefalinger om eierstyring, sels kapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Sarpsborg kommunes overordnede prinsipper for eierstyring er utformet med utgangspunkt i de ovennevnte prinsippene og anbefalingene. Prinsippene er tilpasset eierskap i kommunal sektor og lokale forhold. De er i utgangspunktet gjeldende for samtlige selskap. Prinsippene for eierstyring støtter også opp om innsatsområdene Sarpsborg kommun es samfunnsplan. -48-

49 SIDE 12 AV 70 Sarpsborg kommunes overordnede prinsipper for eierskap 1. Det s kal være åpenhet knyttet til Sarpsborg kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet. 2. Sarpsborg kommunes valg om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten. 3. Sarpsborg kommun e forventer at selskapene er bevisst sitt samfunnsansvar. 4. Sarpsborg kommune skal som eier gi klare, langsiktige mål for selskapene og foretakene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Sarpsborg kommune skal fre mme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene og eiermøter. 6. Aksjonærene/deltagerne i selskaper skal likebehandles. 7. Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets/foretakets egenart og kommunens for mål med eierskapet. 8. Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapningen i selskapene og fremstå som rimelig ut fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. Leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende. 9. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. -49-

50 SIDE 13 AV 70 Det skal være åpenhet knyttet til Sarpsborg kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet. Det skal være åpenhet om kommunens valg av styrerepresentanter til de forskjellige selskapene og godtgjørelse til styret, og om rådmannens og administrasjonens r olle i de forskjellige selskapene/virksomhetene. Selskapets styre og daglig leder plikter å ivareta en offensiv og åpen informasj onspraksis overfor eierne og gi korrekt, tydelig og relevant informasjon tidligst muli g. Informasjon skal baseres på åpenhet. Selskapet skal tilrettelegge for dialog mellom styret og eierne. Kommunen forventer at selskaper hvor kommunen har eierinteresser, og som er omfattet av Offentleglova, iverksetter tiltak som sikrer åpenhet og innsyn i samsvar med lo vens krav. Sarpsborg kommune forventer at alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper skal registrere vervene på Kommunenes sentralforbund sitt styrevervregister. Dette re gisteret er tilgjengelig for allmennheten gjennom Selskapet skal rapportere økonomiske resultater til kommunen årlig. Sarpsborg kommunes valg om å etablere et selskap og valg av selskapsform skal baseres på en analyse av kommunens styringsbehov og mål for virksomheten. Sarpsborg kommune skal i forkant av selskapsetableringer vurdere muligheter og begr ensninger ved selskapsetablering framfor etatsorganisering. Tilsvarende vurderinger skal også skje ved omdanning av selskaper og ved tilbakeføring av virksomhe t til kommunen. Momenter som bør vurderes ved valg av selskapsform er bl.a.: Økonomiske forpliktelser Skatte- og avgiftsmessige forhold Fleksibilitet på eiersiden Mulighet og behov for styring Delegering av myndighet Forholdet til lovgivning og overordnede kommunale planer/strategier Vurdering av risiko Figuren nedenfor skisserer styringsmuligheter og økonomisk ansvar knytte t til den enkelte selskapsform. Her vises det blant annet til at det for selskaper hvor det er tiltenkt forretningsmessig virksomhet med et begrenset ansvar for eierne er det begrensede styringsmuligheter for eierne. -50-

51 SIDE 14 AV 70 Sa rpsborg kommune forventer at selskapene er bevisst sitt samfunnsansvar. Samfunnsansvaret omfatter blant annet hensynet til lokalsamfunn, ansatte, miljø, menneskerettigheter, likestilling, integrering, etikk, lønns- og bonusordninger m v, og kommunens arbeid med samfunnsutvikling. Kommunale selskaper forvalter store verdier på vegne av felleskapet og forestår viktige samfunnsoppgaver. En samfunnsansvarlig forretningsdrift bidrar til å styrke ti lliten og omdømmet til selskapene. Selskapets samfunnsansvar bør omtales i årsrapporten. Sarpsborg kommune skal som eier gi klare, langsiktige mål for selskapene og foretakene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Eierstrategier bidrar til forutsigbare rammevilkår for selskapene og vi l gjøre det lettere for styret å forvalte selskapet i tråd med eiernes interesser. De vil også gjøre det lettere for kommunens representant i eierorganene å stemme i tråd med kommunens mål og intens jon. -51-

52 SIDE 15 AV 70 Eierstrategiene skal utrykke kommunens mål med eierposisjonen, som f.eks. : prioriteringer og tiltak forventninger, resultatkrav. rolleavklaringer, ansvar og myndighet for de styrende organer retningslinjer for styresammensetning retningslinjer for samhandlingen mellom selskapet og eier gi utrykk for forventninger til samfunnsansvar, utbytte/avkastning og risik oprofil Når kommunen som eier har oppstilt sine eierkrav skal kommunen begrense seg til overordnet styring. Detaljstyring fra eier kan pulverisere styrets ansvar. For selskaper hvor kommunen ikke er eneeier utarbeides eierstrategier i samarbeid med øvrige eiere. Sarpsborg kommune skal fremme sine interesser overfor kommunale selskap gjennom eierorganene og eiermøter. Når en kommune har valgt å etablere et selskap følger styringslinjene av den aktuell e lovgivning som regulerer den aktuelle selskapsformen. Lovgivningen forhindrer at bystyret som eier kan intervenere og utøve direkte styring av virksomheten til selskapene. Styring av selskapene skal utøves av bystyret gjennom selskapenes operative eierorgan. Kommunen må derfor formelt fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. Politisk vedtatt eierstrategi binder Sarpsborg kommunes r epresentanter på generalforsamling og representantskap. -52-

53 SIDE 16 AV 70 Eierskap utøves og eierbeslutninger fattes i generalforsamling/representantskapsmøte. Likevel kan selskapene et ha behov for å varsle og informere eierne om saker av bet ydning for eierskapet, og eierne kan ha behov for å forberede saker i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Eiermøtene vil være en uformell arena for avklaringer, samordning og informasjonsutveksling. Eiermøter er kontaktmøter f or informasjonsutveksling og må ikke undergrave eierorganets funksjon. Ordfører og rådmann (eventuelt representant fra den enhet i kommunen som hå ndterer eierskap) deltar i eiermøter med mindre annet er bestemt. Aksjonærene/deltagerne i selskaper skal likebehandles. Kommunen skal ikke handle på bakgrunn av informasjon som ikke er kjent for øvr ige aksjonærer og eiermakt skal ikke utøves gjennom uformelle kanaler. Det skal legges til rette for god dialog på generalforsamlingen mellom eiere, s tyret og ledelsen. Selskapet skal gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandl ing, saksdokumentene bør være utførlig nok til at eierne kan ta stilling til alle saker som skal behandles. Styret skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets/foretakets egenart og kommunens formål med eierskapet. Sarpsborg kommune skal tilstrebe at det oppnevnes styremedlemmer som har kompet anse, erfaring, kapasitet og egenskaper som bidrar til at styret som et kollegi um kan forvalte selskapet på en tilfredsstillende måte. Styret skal sammensettes i tråd med gjeldende lovkrav. Sammensetning en reguleres også av vedtekter, selskapsavtaler og aksjonæravtaler. Habilitetsregler innebærer at folkevalgte som har styreverv blir inhabile ved behand lingen av saker i folkevalgte organer der selskapet er part. Folkevalgt representasj on bør derfor dreies fra styrene til eierorganene, som er selskapenes øverste myndighet. Medlemmer av eierorganet blir ikke automatisk inhabile. For en bredere gjennomgang og oversikt over habilitetsregler i kommunesektoren vises det til departementets veileder «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner» mmuner_og_fylkeskommuner.pdf Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapningen i sel skapene og fremstå som rimelig ut i fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk o g arbeidets -53-

54 SIDE 17 AV 70 kompleksitet. Leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier sk al ligge på et konkurransedyktig nivå, men ikke være lønnsledende. Godtgjørelse til styremedlemmene i AS er og I KS fastsettes av henholdsvis generalforsamlingen og representantskapet. Fo r styreverv i kommunale foretak og aksjeselskaper som er heleid av Sar psborg kommune, er det anbefalt og praktisert en honorering som følger: Utdrag fra notat «Anbefalt ordning for honorarer til st yremedlemmer i selskaper eid av Sarpsborg kommune» saksn r 13/ Tunge selskaper Middels selskaper Lette selskaper Styreleder 5 % av ordførerlønn, kroner 2 % av ordførerlønn, kroner 1 % av ordførerlønn, kroner Styremedlem 1/3 av styreleders honorar, kroner 1/3 av styreleders honorar, kroner 1/3 av styreleders honorar, kroner Varamedlem 1/3 av styremedlems honorar, kroner 1/3 av styremedlems honorar, kroner 1/3 av styremedlems honorar, kroner Selskaper kategoriseres som «tung», «middels» eller «le tt» utfra bla. selskapets omsetning, styrets arbeidsmengde og ansvar. Generalforsamling/ordfører kategoriserer selska pene evt endrer kategorisering. Honorar til styremedlemmer bør avkortes med 50 prosent ved frammøte på under 50 prosent av styremøtene i perioden. Ved særdeles lavt frammøte bør det vurderes hvorvidt det skal utbetales honorar i det hele tatt. Dersom et varamedlem blir innkalt og møter på over halvparten av styremøtene i peri oden bør honoraret dobles. Dersom et varamedlem blir innkalt og møter på alle st yremøter bør vedkommende få honorar som styremedlem. Det er selskapenes generalforsamlinger som fastsetter styrehonorarene. Det vil følgelig være opp til generalforsamlingene å avgjøre om ordningen skal gjelde fullt ut for all e selskaper, eller om det skal gjøres unntak. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selsk apets situasjon. Når selskapet etableres må det være en åpningsbalanse i selskapet som sikrer at sels kapet kan drive virksomheten på en forsvarlig måte. Eierne må sørge for at selskapet har r iktig kapitalstruktur. -54-

55 SIDE 18 AV 70 Kommunen kan som eier påvirke kapitalstrukturen til et selskap bl.a, gj ennom å utrykke en klar utbytteforventning. Utbytteforventningen skal avhenge av formålet m ed eierskapet, herunder om eierskapet er samfunnsmessig eller finansielt motivert. Utbytteforven tningen skal videre avhenge av selskapets situasjon, det vil si mål, investeringshistorikk, markedsforhold, risikoprofil og annet. -55-

56 SIDE 19 AV 70 Kapittel 3 Oversikt eierportefølje med tilhørende nøkkeltall Sarpsborg kommune har eierinteresser i flere selskaper, fordelt på aksjeselskaper, interkommunale selskaper, kommunale foretak, 27 selskaper og øvrige selskapsformer. Gjennomgangen er ment å øke innsyn i og forståelse for den enkelte virksomhet, o g å øke kunnskapen om omfanget til kommunens eierskap. Gjennomgangen består av nøkkelinformasjon om virksomheten, formålet med virksomheten slik det er nedfelt i vedtektene, oversikt over styremedlemmer, nøkkeltall og kommunens mål med eiers kapet for hvert av selskapene kommunen eier. Mål med eierskapet i det enkelte selskap er politiske mål som gir sty ringssignal for utøvelsen av eierskapet både til selskapet og til rådmannen. -56-

57 SIDE 20 AV 70 Alarmsentral Brann Øst AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer : Stiftelsesår: 1997 Sarpsborg kommunes eierandel: 13,85 % Øvrige eiere: Fredrikstad Kommune %, Frogn Kommune 16.67%, Movar IKS 16.67% Ski Kommune 6.55%, Oppegård Kommune 5.48%, Ås Kommune 3.69%, Askim Kommune 3.48%, Eidsberg Kommune 2.37%, Enebakk Kommune 2.15%, Rakkestad Kommune 1.83%, Spydeberg Kommune 1.28%, Trøgstad Kommune 1.16%, Halden Kommune 0.92%, Marker Kommune 0.87%, Skiptvet Kommune 0.87%, Aremark Kommune 0.4% Selskapets formål: Motta og formidle meldinger om brann og ulykker fra publikum over nødnummer 110. Dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver og forøvrig det som står i forbindelse med dette. Generelt om selskapets virksomhet: Selskapet mottar og formidler meldinger om brann og ulykker fra publik um over nødnummer 110 i Østfold og Follo politidistrikt. Selskapet er en moderne 11 0 sentral og den -57-

58 SIDE 21 AV 70 første kommunikasjonssentralen som gikk over til det nye digitale nødnettet. Selsk apet driver dessuten salg og utvikling av vakttjenester og andre alarmoppgaver. Virksomheten har pr stillingshjemler. Selskapets forretningskontor er lokalisert i Moss. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 37,1 34,1 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,4 1,2 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Styrets leder: Styremedlemmer: Terje Surdal Kristin Raanaas Reklev Per Engan, Tom Arild Hodt, Synnøve Rambek, Knut Geir Bjerke Eierstrategi: Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldi nger og meldinger om brann- og andre ulykker. Kommunens formål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Kommunens mål med eierskapet er å tilrettelegge for et effektivt system for nødalarmering for kommunens innbyggere. Gjennom samarbeid med andre kommuner er det et mål å oppnå stordriftsfordeler. Utført selskapskontroll: Det er gjennomført selskapskontroll for dette selskapet, hvor følgende problemstilli nger var tema: Sikrer eiermeldingen for god styring og forvaltning av kommunens ei erskap? Har kommunen vedtatt eierstrategi for Alarmsentral Brann Øst AS? Gis det rapportering/informasjon ti l kommunens folkevalgte fra selskapene? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Rapportens konklusjoner er meget tilfredsstillende for selskapet og viser at kommunens eiermelding og oppfølging har vært god. -58-

59 SIDE 22 AV 70 Borg Næring og Eiendom AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1969 Sarpsborg kommunes eierandel: 100 % Selskapets formål: Forestå eierskap og forvaltning av fast eiendom, samt for øvrig forvalte selskape ts midler Generelt om selskapets virksomhet: Borg Næring og Eiendom AS er et aksjeselskap heleid av Sarpsborg kommune. Selskapet har først og fremst vært et eiendomsselskap, med en stor portefølje av eiendommer i Sarpsborg. Plan- og økonomiutvalget besluttet i september 2011 (sak 93/11) at Sarp sborg kommunes arbeid innen forvaltning og utvikling av eiendom i framtiden skal skje innenfor kommunens organisasjon. I vedtak av (sak 37/12) besluttet plan- og økonomiutvalget at Borg Næring og Eiendom AS(BNE) opprettholdes som selskap med det formål å være hjemmelshaver for eiendommer der kommunen overtar det reelle eierskap et. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 45,4 27,6 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,5 7,3 Foreslått utbytte (tusen kr) Selskapsledelse: Daglig leder: Styreleder: Styremedlemmer: Trond Henning Klausen Anne Karine Frigaard Hasse Victor Ekman, Nils -Aage Pedersen Eierstrategi: Kommunens formål med eierskap et i selskapet kan karakteriseres som finansielt motivert. Hovedhensikten med selskapet er å sitte på eiendomshjemlene til eiendommer so m er overført til Sarpsborg kommune. -59-

60 SIDE 23 AV 70 Tune Administrasjonsbygg AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnumme r: Stiftelsesår : 1974 Sarpsborg kommunes eierandel: 100 % Selskapets formål: Selskapets formål er bygging og drift av et administrasjonsbygg for Sarpsbor g kommune (i tidligere Tune kommune) og virksomhet som står i forbindelse med dette. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kroner) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) -4 0 Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 3,9 3,9 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 12,7 14,1 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Trond Henning Klausen Styreleder: Anne Karine Frigaard -60-

61 SIDE 24 AV 70 Styremedlemmer: Hasse Victor Ekman, Nils -Aage Pedersen Eierstrategi: Selskapet stiller til et formålsbygg til rådighet for kommunen. Den ne eiendommen ble overtatt av kommunen sammen med eiendomsporteføljen til Borg Næring og Eiendom AS. Årsaken til at selskapet ble beholdt som AS er finansiel l. I tråd med politiske vedtak om at eiendomsforvaltningen skal skje innenfor kommunens egen organisasjon, vil rådmannen vurdere avvikling av selskapet i løpet av

62 SIDE 25 AV 70 Borg Næringsutvikling AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1984 Sarpsborg kommunes eierandel: 54,83% Øvrige eiere: Borregaard Industries 16,43 %, DnB Bank ASA 11,74 %, Borg Næring og Eiendom AS 4,78 %, Nordea bank Norge ASA 4,78 %, Rakkestad kommune 4.31%, Fredrikstad kommune 1,85 % Selskapets formål: Selskapet skal arbeide aktivt for å fremme næringsvirksomhet i Sarpsborg-di striktet. Herunder skal selskapet arbeide for å realisere Sarpsborg kommunes gjeldende strategisk e næringsplaner. Spesielt skal forholdet mellom næringsliv og utdanningsinstitusjon ene følges opp, med den hensikt å styrke nyskapningsarbeidet. Generelt om selskapets virksomhet: Borg Næringsutvikling AS har hatt liten aktivitet de siste årene, og foretaket er under avvikling. Plan- og økonomiutvalget i Sarpsborg kommune fattet vedtak (sak 83/13 ) om at Sarpsborg kommunes eierstrategi var å avvikle selskapet. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) 0 0 Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital)(%) 99, 4 99,8 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 173,4 270,5 Foreslått utbytte (tusen kr)

63 SIDE 26 AV 70 Selskapsledelse: Daglig leder: Trond Henning Klausen Styrets leder: Styremedlemmer: Kirsti Sj anette Skaug Dag Arthur Aasbø Carl Morten Gjeldnes Eierstrategi: Foretaket er meldt oppløst pr Selskapet er under avvikling. Sarpsborg Næringsforening har søkt Sarpsborg kommune om økonomisk støtte til gjennomføring av et næringsutviklingsprosjekt. Søknaden er videreformidlet til Borg Næringsutvikling AS, da søknaden anses å ligge innenfor formålet til Borg Næringsutvikling AS. Sarpsborg kommune og de andre eierne har diskutert hvorvidt gjenværende midler i selskapet kan overføres til Sarpsborg Næringsforening. Utdeling av gjenstående mi dler til andre enn aksjeeierne selv, vil avgjøres på generalforsamling i

64 SIDE 27 AV 70 Høisand Bad AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1917 Sarpsborg kommunes eierandel: 90,03 % Øvrige eiere: AS Høisand Bad 8,64%, øvrige 1,33 % Selskapets formål: Selskapets formål er å drive badested på eiendommen og i tilfelle utvidelse kjøpe t ilstøtende eller nærliggende eiendommer. Videre er det fastsatt at selskapets eiendomme r kan utnyttes på annen måte eller selges, samt at eiendommer kan kjøpes annet sted til fortsatt drift av badested. Generelt om selskapets virksomhet: Selskapet eier og leier ut eiendommen Høisand Bad, campingplassen og tomteområder i Høysand i Sarpsborg kommune. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 7,1 7,3 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 0,7 0,7 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Styreleder: Styremedlem: Einar Evensen Linda Karlsen Duffy Stein Erik Westlie -64-

65 SIDE 28 AV 70 Eierstrategi: Eiendommen til Høisand Bad AS anses viktig for kommunen å eie for å kunn e styre framtidig utvikling av Høysand-området. Det er således et samfunnsmessig formål med selsk apet. AS Høisand Bad skal på eierens vegne ta vare og utvikle eiendommen Høisand Bad, og I sammenheng med dette også forvalte og utvikle Høisand Camping, slik at det i Høysandområdet finnes et fullverdig, miljøvennlig og attraktivt serverings - og campingtilbud for beboere og turister. Selskapet skal være eierens bidrag for å sikre campingturist ers mulighet til å feriere innen kommunens grenser. Det er vurdert at disse h ensynene best ivaretas gjennom en samdrift med Skjebergkilens Marina AS. De to selskapene har derfor felles styrer og felles ledelse. Et mangeårig arbeid med å rydde opp i eierforholdene i selskapet er i ferd med å avsluttes. Det vil da være Sarpsborg kommune og AS Høisand Bad som er eiere av aksjene i selskapet. Kommunen skal vurdere sin eierstrategi innen utgangen av

66 SIDE 29 AV 70 Sarpsborg ASVO AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1992 Sarpsborg kommunes eierandel: 100% Selskapets formål: Selskapets formål er å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede med så lav arbeidsevne at de ikke er i stand til å gjøre nytte av andre arbeidstilbud. Grunnlaget for sysselsetting skal være fremstilling av varer og tjenester som kan omsettes på de t offentlige marked. Det kan sysselsettes yrkeshemmede som er godkjent av arbeidsformidlingen og som mottar eller har rett til uføre pensjon eller annen trygdestønad. Selskapet har ikke til formål å skaffe aksjonærene økonomisk vinning. Eventuel t overskudd skal forbli i bedriften og disponeres til formål som styrker videre drift. Generelt om selskapets virksomhet: ASVO er en forkortelse for: Arbeidssamvirke innen offentlig virksomhet. Sarpsborg ASVO A/S er en bedrift for yrkeshemmede som har trygd som livsgrunnla g, og som ikke uten videre kan påta seg et ordinært arbeid. Den yrkeshemmede kan eksempelvis ha en psykisk/fysisk eller sosial funksjonshemming. Formålet er å skape varige arbeidsplasser på grunnlag av produksjon og salg av varer og tjenester på det ordinære marked. Samtidig skal sysselsettingen bidra til å kvalifi sere og utvikle ressurser hos den yrkeshemmede. Selskapet har avdelinger i sentrum, Skjeberg og på Grålum. -66-

67 SIDE 30 AV 70 Selskapet har i 2014 kjøpt opp tilliggende eiendom ved avd. Skjeberg hvor det planl egges en utvidelse. Etter en næringslivskåring arrangert av Byavisa og PwC vant Sarpsborg ASVO A S prisen «Hjerte for byen 2014» Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 91,6 89,1 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 5,5 4,0 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Erling Karl Kvanvik Styrets leder: Jan Otto Strøm Ne stleder: Inger Christin Torp Styremedlemmer: Arild Karlsen, Marit Kildedal, Rolf Agnalt, Sissel May Andrese n Eierstrategi: Kommunens mål med eierskapet er å tilby tilrettelagt arbeid til yrkeshemmed e som faller utenfor det ordinære arbeidsmarkedet. Kommunens mål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. -67-

68 SIDE 31 AV 70 Sarpsborg turist AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2001 Sarpsborg kommunes eierandel: 44,25 % Øvrige eiere: Nettbuss AS 19.41%, N AF Sarpsborg Høysand Camping 7.76%,Sarpsborg Sentrum Al 3.88%, Sørlie Bygg AS 2.33%, Jimmah Eventyrfabrikken AS 1.55%, Sarpsborg Bowling AS 1.55%, Storbyen Drift AS 1.55%, Kingsrød Transport AS 1.55%, Sarpsborg Arbeiderblad AS 1.55% Selskapets formål: I gjeldende vedtekter ( fra 2001) fremgår at selskapet har til formål å : Fremme Sarpsborg som handels- og reiselivsby Øke verdiskaping og lønnsomhet i byens kultur- og reiseliv Drive turistkontor Profilere og markedsføre Sarpsborg i handels-, kultur og reiselivssammenheng Initiere og koordinere opplevelsesaktiviteter Ivareta vertsskapsrollen for besøkende til Sarpsborg Det antas at selskapets formål og navn vil bli endret i løpet av Generelt om selskapets virksomhet: Sarpsborg Turist AS er omdannet til et byselskap. Forretningsidéen til byselskapet er at selskapet skal være en arena hvor Sarpsborg kommune, handels- og servicenæringen, øvr ig næringsliv, kultur- og idrettsliv går sammen for å utvikle Sarpsborg til en l evende og attraktiv -68-

69 SIDE 32 AV 70 by. Kommunen eier i dag 44,3% av selskapet. Etter som nye aksjonærer fra det private næringsliv kommer inn i selskapet ønsker kommunen å redusere sin eierandel ned ti l rundt 30%. På denne måten vil kommunen signalisere at selskapet i hovedsak drives av privat næringsliv i Sarpsborg, men med kommunen som en betydelig aksjonær og bidragsy ter. Selskapet jobber primært innenfor fire områder: 1. Profilering og omdømme 2. Arrangementer og opplevelser 3. Byforskjønnelse 4. Turist Selskapet skal ha en hovedrolle for gjennomføring av byens 1000-års jubileum. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 32,2 17,6 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,2 0,9 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Marit Bjørnland Styreleder: Thor Anders Hansen Styremedlemmer: Marit Bjørnland, Arne Chr Skard, Dan Karlsen Wang, Roy Birger E vensen, Thomas Engh og Carine Helgesen. Eierstrategi: Det foreligger en egen forretningsplan for byselskapet hvor mål og ambisjoner er de finert. Ved sitt eierskap forventer kommunen at byselskapet skal være en spydspiss i arbeidet med å profilere Sarpsborg som et sted å bo, jobbe og besøke. Dette skal byselskape t lykkes med ved å fokusere på å være et attraktivt og kompetent fagmiljø for både ansatte og eiere, samt å sette høye krav til gjennomføringsevne og kvalitet på utført arbeid. Kommun ens mål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. -69-

70 SIDE 33 AV 70 Inspiria Eiendom AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2005 Sarpsborg kommunes eierandel: 47,5% Øvrige eiere: Østfold Fylkeskommune 47.5%,Fredrikstad Kommune1.68%,Halden Kommune 0.64%, Moss Kommune 0.63%,Rygge Kommune 0.36% Askim Kommune 0.33%,Eidsberg Kommune 0.25%,Rakkestad Kommune 0.18%,Råde Kommune 0.16%, Spydeberg Kommune 0.12%,Trøgstad Kommune 0.12% Hobøl Kommune 0.12% Våler Kommune 0.11%,Skiptvet Kommune 0.09%, Hvaler Kommune 0.08%,Marker Kommune 0.08%,Aremark Kommune 0.04%, Rømskog Kommune 0.01% Selskapets formål: Drive allmennyttig virksomhet ved å virke for kunnskapsbygging, økt interesse og motivasjon til utdanning innen teknologi og naturvitenskap, særlig blant barn og unge i Østfold. Selskapet ønsker herunder å bygge og drive et vitensenter (science center) i nært sa marbeid med offentlige og private interesser. Selskapet kan delta i andre selskaper eller foreninger for å fremme sitt formål. -70-

71 SIDE 34 AV 70 Generelt om selskapets virksomhet: Inspiria Eiendom AS er både morselskap for Inspiria-selskapene og et eiendomsselskap som eier en av to seksjonerte deler av bygget hvor Inspiria Science Center driver sin vitensentervirksomhet i Sarpsborg. Den seksjonerte delen av bygget som eies av Insp iria Eiendom AS leies ut til Inspiria Science Center AS i sin helhet. Den andre seksjoner te delen av bygget eies av selskapets heleide datterselskap Inspiria Utvikling AS. Vitensentervirksomheten drives av datterselskapet Inspiria Science Center AS. Selskapet har vinteren jobbet ut en tydelig strategi for selskapet. Inspiria skal inspirere fremtidens samfunn ved å: - Skape begeistring - Spre aktivitetspedagogikk - Fronte ny teknologi og innovasjon Høsten 2014 ble det klart at Inspiria-selskapene ikke ville klare seg økonomisk dersom ikke eierne stilte opp med ekstra kapital. Selskapet anmodet i november sine to største eiere om en ekstraordinær bistand på kr 8 millioner for å dekke likviditetsbehovet f or slutten av 2014 og Det ble videre anmodet om at det startes et arbeid med målset ting om at selskapets lån til kommunalbanken kan innløses / overtas av eierne innen I bystyresak 92/1 4 ble det vedtatt at Sarpsborg kommune stiller med 4 mi llioner kroner til selskapet. Østfold Fylkeskommune fattet tilsvarende vedtak. Eierne var i de samme politiske sakene tydelig på at selskapet ikke uten videre kan forvente at kommunen og fylkeskommunen overtar selskapets gjeldsforpliktelser i kommun albanken. Det er på nyåret startet et arbeid for å se på hvordan denne situasjonen kan l øses. Nøkkeltall: (konsern) Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) - 5,0-3,0 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,2 0,3 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Geir Endregard -71-

72 SIDE 35 AV 70 Styrets leder: Styremedlemmer: Stein Øyvind Lier Hansen Bente Hedum, Egil Frode Olsen, Bente Frederikke Stensrød, Kirsti Sjanette Skaug, Per Arthur Sørlie Eierstrategi: Inspiria er et viktig verktøy for å nå sentrale samfunnsmål for Sarpsborg ko mmune, særlig innen områdene verdiskaping og levekår. Senteret skal stimulere unges interesse for rea lfag og utdanning. Det er også et positivt bidrag til Sarpsborgs omdømme og at traktivitet. Kommunens formål med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. Kommunen skal vurdere sin eierstrategi innen utgangen av

73 SIDE 36 AV 70 Skjebergkilens Marina AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1973 Sarpsborg kommunes eierandel: 100 % Selskapets formål: Selskapets formål er å bygge småbåthavn i Skjeberg og forestå driften av denne, samt å bygge og leie ut, eller drive for egen regning, serviceanlegg i tilkny tning til småbåthavnen, slik som verksted og salgslokale for småbåter, bensinstasjon, kafeteria, camping - og caravananlegg, parkeringsplass og hva dermed står i forbindelse. Generelt om selskapets virksomhet: Selskapet ble etablert av kommuner som ønsket å sikre tilgang på båtplasser for sine innbyggere. Ut fra eierandelene blir et forholdsmessig antall båtplasser reservert innby ggere i de aktuelle kommunene. Etter at fire kommuner ble slått sammen i 19 92, ble storkommunen Sarpsborg den klart dominerende aksjonæren. Skjebergkilens Marina AS har de siste årene hatt stabile, positive resultater og det de siste -73-

74 SIDE 37 AV 70 årene utbetalt utbytte til eierne. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 21,0 28,9 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,5 1,3 Foreslått utbytte (tusen kr) Selskapsledelse: Daglig leder: Olav Eriksen Styreleder: Einar Evensen Nestleder: Linda Iren Karlsen Duffy Styremedlemmer: Inger Mari Kaatorp Homstvedt, Stein Erik Westlie, Erik Unaas Eierstrategi: Sarpsborg kommune kjøpte i 2014 Eidsberg og Rakkestads aksjer i selskapet (bysty resak 71/14) og er nå eneeier av selskapet. Hensikten med å eie Skjebergkilens Marina har vært å sikre befolkningen tilg ang på båtplasser og dermed sjøliv. Formålet må nå i større grad sies å være å ha råde rett over en viktig del av kystsonen i Sarpsborg. Hovedformålet er således samfunnsmessig. Det er samtidig stilt krav om utbytte fra selskapet, slik at kommunen også kan sies å ha et finansielt formål. Det ble i 2012 utført eierskapskontroll for selskapet. I rapporten gis det en an befaling om at selskapets vedtekter revideres og oppdateres. Ny vedtekter blir lagt fram på generalforsamling 2015 for vedtak. Kommunen skal vurdere sin eierstrategi innen utgangen av

75 SIDE 38 AV 70 Østfold Energi AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1998 Sarpsborg kommunes eierandel: 14,29 % Øvrige eiere: Østfold fylkeskommune 50 %, Moss kommune 7,14%, Halden kommune 7,14%, Ask im kommune 4,29%, Fredrikstad kommune 4,29% Eidsberg kommune 2,86%, Våler kom mune 1,43%, Spydeberg kommune 1,43%; Skiptvet kommune 1,43%, Rømskog kommune 1,43%, Marker kommune 1,43%, Hobøl kommune 1,43%; Aremark kommune 1,43% Selskapets formål: Selskapets formål er å forestå kjernevirksomheten produksjon, kjøp, salg og distribusj on av ulike energiformer, samt bygging, eie og drift av anlegg i den forbindelse. Ut vikling av annen lønnsom forretningsvirksomhet basert på selskapets ressurser og kompetanse, samt deltakelse i relevant forskning, utvikling og innovasjon. Deltakelse i andre sel skap som fremmer de formål som er nevnt over. Generelt om selskapets virksomhet: Østfold Energi er en energiprodusent innenfor forretningsområdene vann, vind og varme. Selskapet arbeider systematisk med å utvikle prosjekter innenfor fornybar energi i Norge. -75-

76 SIDE 39 AV 70 Vannkraftproduksjonen foregår ved egne og deleide vannkraftverk i Indre Sogn, Salten og Østfold. Selskapet er også medeier i to vindparker på Vestlandet og eier fem varm esentraler i Østfold. Østfold Energi AS eies av Østfold fylkeskommune og 13 av fylke ts kommuner. Det er 74 ansatte i selskapet, og hovedkontoret ligger i Sarpsborg. Lave kraftpriser gjør at det kan bli mindre utbytte i årene fremover. Den økonomiske krisen i Europa har gjort levekårene vanskeligere for energibransjen, og også Østfold Energ i AS er avhengig av internasjonale konjunkturer. Situasjonen med lave kraftpriser kan vare frem mot Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 50,2 42,9 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 2,5 2,5 Foreslått utbytte (tusen kr) Selskapsledelse: Daglig leder: Oddmund Kroken Styreleder: Arne Øren Styremedlemmer: Jan Olaf Engsmyr, Heine Johannes Linga, Jan Bastøe, Jan Eri k Arntzen, Heidi Wisur Hansen, Sissel Rundblad, Ane Sofie Tømmerås, Trond Brynh ildsen, John-Arvid Dokken, Maren Johanne Hersleth Holsen, Toralf Egil Hvidsten, Marthe Lie, Liv Ingebo rg Leirstein Eierstrategi: Motivasjonen for å eie Østfold Energi er flersidig. Det har åpenbar t vært en finansiell interesse i å eie Østfold Energi. I 2014 ble imidlertid eierstrategiens utbytteforv entninger endret, slik at det fra 2015 er innført en verdibasert utbytteforventning ett er en nærmere definert modell. Det er også en samfunnspolitisk dimensjon ved eiersk apet ved at selskapet gjennom sin virksomhet forvalter norske naturressurser som vann, vind og bioenergi. Selskapet har tradisjon for en aktiv dialog med eierne om strategiske valg. -76-

77 SIDE 40 AV 70 Østfoldforskning AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2006 Sarpsborg kommunes eierandel: 3,64 % Øvrige eiere: Østfold fylkeskommune 36.36%, Østfold Energi AS 18.18%, Fredrikstad Kommune 18.18%, Indre Østfold Utviklingsfond 9.09%, Stø-Ansatte ANS 9. 09% og Cowi AS 5.45% Selskapets formål: Selskapets formål er å utvikle ny kunnskap for et mer innovativt og bærekraft ig samfunn og tilrettelegge og organisere FoU virksomhet innenfor sin kjernevirksomhet r egionalt og nasjonalt. Selskapet skal ikke ha erverv til formål og et eventuelt overskudd av driften skal beholdes uavkortet i selskapet for å styrke driftsgrunnlaget og øke kompe tansen blant de ansatte til beste for selskapets formål. Eventuelle overskytende midler utover innsk udd aksjekapital skal ved en eventuell avvikling bare kunne gå til finansi ering av forskningsinstitusjoner som driver tilsvarende virksomhet. Generelt om selskapets virksomhet: Østfoldforskning AS er et regionalt forankret forskningsselskap som arbeid er med anvendt forskning og utvikling innenfor fem forskningsområder: Bygg, energibruk og tjenesteproduksjon Energi og avfallsressurser Optimal emballering og næringsmidler Innovasjon i industrielle virksomheter Forretningsutvikling i opplevelsesbaserte næringer Østfoldforskning ble etablert for å bidra til og styrke forskningsvirksom heten i Østfold. Selskapet gjennomfører prosjekter som både skal bidra til å styrke lønnsomheten o g effektiviteten i bedrifter i Østfold, og til forskerutdanning i r egionen. I løpet av 20 år er det via Østfoldforskning hentet inn mer enn 350 mill kroner i forskningsbevilg ninger til Østfold, hvorav ca. 120 millioner omfattet prosjekter som kom Østfoldvirksomheter ti l gode. Østfoldforskning holder til på Værste-området i Fredrikstad i næ r tilknytning til Høgskolen i Østfold og COWI. -77-

78 SIDE 41 AV 70 Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 15,5 11,2 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,1 1,1 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Trond Edvardsen Styreleder: Frode Kværneng Styremedlemmer: Arne Øren, Synnøve Rambæk, Carl Morten Gjeldens, Odd Jarle Skjelhaugen, Tommy Fredriksen, Camilla Sørensen Eidsvold, Anne Ragnhild Rønning Eierstrategi: Kommunen ønsker å bidra til utvikle næringslivets aktivitet innenfor forsk ning- og utvikling. Østfoldforskning AS ses som en bidragsyter i denne sammenheng. Målet med eierskapet er følgelig samfunnsmessig. -78-

79 SIDE 42 AV 70 Rekom AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår : 1998 Sarpsborg kommunes eierandel : 1,2 % Selskapets formål: Selskapets formål er å redusere miljøproblemer og kostnader knyttet til avfallshånd tering, ved å bidra til økt innsamling og omsetning av gjenvinnbare avfallsfraksjon er. Drive forretningsmessig omsetning av avfallsfraksjoner som innsamles for gjenvinning, og virksomhet forbundet med dette, ved å hente sitt utbytte som megler for alle interesserte leverandører av avfallsfraksjoner, ved kjøp av gjenvinningstjenester, ved kjøp av transporttjenester med videre. Forhandle for å oppnå gunstige betingelser f or omsetning av avfallsfraksjonene. Generelt om selskapets virksomhet: Rekom ble stiftet i Bak opprettelsen stod 20 kommunale og interkommunale avfallsselskaper, samt Kommunenes Sentralforbund. Tallet på aksjonærer har ø kt gjennom flere emisjoner, og selskapet er nå eid av 58 kommuner og interkommunale sels kaper. Selskapet ble etablert for å styrke det offentlige renovasjons-norges ty ngde i forhandlinger med profesjonelle innkjøpsorgan. Hensikten var å megle frem større av taler på vegne av flere kommuner og interkommunale selskaper. Rekom er i dag en uavhengig aktør i avfallsbransjen hvor oppgaven er å opptr e som megler og trader for leverandører og kjøpere av produkter innen avfall og gjenv inningsmaterialer. I tillegg skal Rekom skape verdier for sine samarbeidspartnere i markedet for råvare- og energigjenvinning. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 36,5 28,5 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,6 1,4 Foreslått utbytte (tusen kr)

80 SIDE 43 AV 70 Selskapsledelse: Daglig leder: Synnøve Bjørke Styreleder: Torbjørn Evjen Styremedlemmer: Laila Mjanger, Kjell Øyvind Pedersen, Toril Haltbrekken Fors mo, Harald Henne, Jan-Egil Korseberg Eierstrategi: Med begrunnelse i at det ikke er strategisk viktig for kommunen å ha et eierskap i Rekom AS besluttet Sarpsborg bystyre i sak 91/14 å selge sine aksjer i selskapet. Beslutningen om salg av aksjene er meddelt selskapet for behandling der og avklaring av forkjøpsrett for øvrige aksjonærer. -80-

81 SIDE 44 AV 70 Greåkerveien 85 AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1995 Sarpsborg kommunes eierandel: 100 % Selskapets formål: Selskapets formål er eiendomsutvikling, kjøp og salg av fast eiendom, utleie av fast eiendom og annen virksomhet med beslektet formål. Generelt om selskapets virksomhet: Kommunens overtakelse eiendommen Greåkerveien 85 ble gjennomført ved kjøp av selskapet i Formålet med overtagelsen var å bidra til en utvikling av område t i henhold til kommuneplanens arealdel. Eiendommen er i dag i et industriområde, men er i planbestemmelsene ønsket transformert til boliger. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 89,3 85,1 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 0,4 0,7 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Tommy Kruse Styreleder: Anne-Karine Frigaard Styremedlem: Nils-Aage Pedersen -81-

82 SIDE 45 AV 70 Eierstrategi: For å bidra til en transformasjon til boligformål ønsket Sarpsborg komm une å sikre seg eierskapet av eiendommen. Av vedtaket i plan- og økonomiutvalget fremgår det at det er kommunens intensjon å videreselge eiendommen med gevinst på et senere tidspunkt. Det fremgår imidlertid at det hefter usikkerhet ved om dette lar seg gjøre og at det i denne sammenheng er kommunens mulighet til å påvirke samfunnsutviklingen på en positi v måte som var avgjørende for ervervet. Kommunens mål for eierskapet med Greåkerveien 85 AS defineres derfor som samfunnsmessig. Kommunen bør vurdere sin eierstrategi i løpet av

83 SIDE 46 AV 70 Borg Havn IKS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer : Stiftelsesår : 2000 Sarpsborg kommunes eierandel: 50 % Øvrige eiere: Fredrikstad kommune 50 % Selskapets formål: Selskapet har som formål å samordne den kommunale havnevirksomheten i Nedre Glommaregionen. Dette innbefatter også at Borg Havn IKS, på vegne av eierk ommunene, skal ivareta alle forvaltningsmessige og administrative oppgaver av havne- og farvannsmessig art som kommunene er pålagt gjennom Lov om havner og farvan n. Generelt om selskapets virksomhet: Borg Havn IKS er et interkommunalt selskap som eies av Fredrikstad og Sarpsborg kommuner. Den offentlige havnevirksomheten er konsentrert rundt to anlegg, Øra i Fredrikstad og Alvim i Sarpsborg. Samlet er Borg Havn den største havnen i volum mellom -83-

84 SIDE 47 AV 70 Oslo og Uddevalla. Havnevirksomhet er bred med alt fra rene industriskipninger over private kaianlegg ti l kjemikalietransport. Containertrafikk utgjør ca. 45 prosent av den totale trafi kken og har de siste årene økt. Av den total godsmengde går ca. 90 prosent til det region ale næringsliv. All containertrafikk er lokalisert til Fredrikstad. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 57,9 59,0 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 0,6 1,6 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Tore Lundestad Styreleder: Egil Martin Ullebø Styremedlemmer: Siri Martinsen, Jan Olaf Engsmyr, Eva Kristin Andersen, Ole Haabeth, Tone Anette Damsleth, Wenche Marie Sethne-Andersen Eierstrategi: Selskapet ivaretar kommunens oppgaver etter lov om havner og farvann. Selsk apet samordner den kommunale havnevirksomheten i Nedre Glomma-regionen og har en målsetting at de felles havneressursene til enhver tid skal utgjøre et konkurransedykt ig havne- og transporttilbud. Målet med eierskapet er samfunnsmessig. -84-

85 SIDE 48 AV 70 Nedre Glomma bompengeselskap AS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1991 Sarpsborg kommunes eierandel: 24 % Øvrige eiere: Østfold fylkeskommune 50 %, Fredrikstad kommune 24 %, Hvaler kommune 2 % Selskapets formål: Delfinansiere de vedtatte planer for Bypakke Nedre Glomma. Generelt om selskapets virksomhet: Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Regnskapsmessig resultat (tusen kr) 0 0 Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 0,6 0,6 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,31 0,98 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse : Daglig leder: Knut Reed Styreleder: Ole Habeth Styremedlemmer: Jon-Ivar Nygård, Linda Marie Engsmyr, Elisabeth Dahle Eierstrategi: Selskapet skal betjene bompengeordningen for Bypakke Nedre Glomma. -85-

86 SIDE 49 AV 70 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2002 Sarpsborg kommunes eierandel: 11,6 % Øvrige eiere: 16 andre Østfoldkommuner Selskapets formål: Østfold interkommunale arkivselskap IKS har som formål å Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonell e rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. -86-

87 SIDE 50 AV 70 Generelt om selskapets virksomhet: IKA Østfold er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommun ale selskaper. Selskapets fulle navn er Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Selskapet har 17 deleiere. Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertils kuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og arkivfaglige tjenester til eierne. Siden oppstarten av selskapet i 2002 har det vært et mål å få etablert et arki vdepot i Østfold. Da det kom nye og strengere regler for oppbevaring av eldre arkiver, var det mest økonomisk gunstig å få til et felles arkivdepot i Østfold. Dette er nå realisert i et nybygg som oppfyller alle kravene som lovverket stiller.27. november 2014 åp net det interkommunale arkivet offisielt. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Regnskapsmessig resultat (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 60,0 58,7 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 10,0 7,3 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder: Lene Kari Bjerketvedt Styreleder: Hans Sigmund Vister Styremedlemmer: Nils Arild Nordlie, Else-Gunn Gustafsson, Wibekke Skjødt D anielsen,trine Lise Gressum Eierstrategi: Selskapet utfører deler av kommunens lovpålagte oppgaver etter arkivlovgiv ningen og utfører øvrige arkivfaglige tjenester. Kommunens mål for eierskapet defineres derfor som samfunnsmessig. -87-

88 SIDE 51 AV 70 Østfold kommunerevisjon IKS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2005 Sarpsborg kommunes eierandel: 25 % Øvrige eiere: Fredrikstad Kommune 35 %,Halden Kommune 14 %, Moss Kommune 14 %,Rygge Kommune 7% Råde Kommune 3%, Hvaler Kommune 2 %. Selskapets formål: Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre de lovpålagte revisjonsoppgaver for de ltakerne. Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne. Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre revisjonsoppdrag og rådgi vning for andre oppdragsgivere. Generelt om selskapets virksomhet: Østfold kommunerevisjon IKS er en interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester for Fredrikstad, Hvaler, Halden, Moss, Rygge, Råde og Sarpsborg kommune. De reviderer også andre kommunale foretak og bedrifter. Oppdragsgivere er kontrollutvalgene i de syv kommunene som videre rapporterer t il sitt kommunestyre. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Regnskapsmessig resultat (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) -11,8-11,0 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 2,4 2,0 Foreslått utbytte (tusen kr)

89 SIDE 52 AV 70 Selskapsledelse: Daglig leder: Einar Thorolf Gundersen Styrets leder: Anne Gro Pedersen Nestleder: Ove Henry Virik Jørgensen Styremedlemmer: Rune Fredriksen, Sissel Rundblad, Madeleine Ingrid Strandin,Irma Moen Eriksen Eierstrategi: Selskapet utfører lovpålagte revisjonsoppgaver for kommunen. Kommunens mål for eierskapet defineres som samfunnsmessig. -89-

90 SIDE 53 AV 70 Driftsassistansen i Østfold IKS Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2004 Sarpsborg kommunes eierandel: 12,52 % Selskapets formål: Å påta seg de arbeidsoppgaver kommunene og selskapet måtte bli enige om. Selskapet kan inngå samarbeidsavtaler med kommuner, andre selskaper og virksomheter. Driftsassistansen i Østfold kan delta på eiersiden i aksjeselskaper og and re selskaper, når dette ligger innenfor de grenser kommuneloven og eventuelle andre lover/forskrifter angi r for kommunens deltagelse i selskaper/forretningsdrift. Generelt om selskapets virksomhet: Driftsassistansen i Østfold er et interkommunalt selskap (IKS) som eies av 1 7 k ommuner i Østfold. Selskapets hovedoppgave er å bistå eierkommunene med rådgivende tjenester o g teknisk assistanse innen vann- og avløpsfagfeltet. Formålet med driftsassistansen er å bidra til bedre og mer stabil drift av avløpsanleggene. Dette skal blant annet skje gjennom rådgivning og teknisk assistanse. Problemkart legging med vurdering, anbefaling av løsninger på ulike driftsproblemer og optimaliseringstilt ak er viktige arbeidsfelt. En annen viktig funksjon er formidling av faglig informasjon og erfaringe r mellom kommunene angående tekniske løsninger og utstyr. Driftsassistansen fungerer også som en faglig støttespiller for kommunene i forbindelse med bygging og rehabi litering av rense- og ledningsanlegg. Selskapet bistår også kommunene med gjennomføri ng av nye krav fra myndighetene. Gjennom bedre dokumentasjon om anleggenes drift, skal driftsassistansen bidra til bedre beslutningsgrunnlag for kommunene og statlige myndighe ter. Kort sagt skal driftsassistansen fungere som et felles kompetanseorgan for kommu nene innen transport og behandling av avløpsvann. Det ble i utført eierskapskontroll for selskapet. I rapporten ble det gitt en anbefaling om at representantskapet bør vurdere selskapets formålsparagraf slik at eieres formål og ambisjoner med selskapet kommer klart til uttrykk. Representantskapsmøte nedsatte en gruppe for å arbeide med selskapsavtale, styreinstruks, instruks for val gkomite, styrehonorar og revisor. Nøkkeltall:

91 SIDE 54 AV 70 Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 44,9 47,6 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 1,7 1,8 Foreslått utbytte (tusen kr) 0 0 Selskapsledelse: Daglig leder : Tor Gunnar Jantsch Styrets leder: Oddvar Alf Kristoffersen Styremedlemmer: Henriette Cecilie Wisur-Olsen, Amund Willum Rakkestad, Fr øydis Irene Kristiansen, Ronny Gangnes, Lindy Merete Hansen, Raymond Jørgensen Eierstrategi: Selskapet utfører oppgaver og rådgivningstjenester for kommunen innenfor vann - og avløpsfagfeltet. -91-

92 SIDE 55 AV 70 Sarpsborg Frivillighetssentral KF Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2005 Sarpsborg kommunes eierandel: 100 % Selskapets formål: Å skape forutsetninger for at frivillige og brukere i større grad kan hjelpe, og få hjelp av hverandre, for på den måten å bidra til at hverdagen blir mer positiv, meningsfylt og lettere for flere. Generelt om selskapets virksomhet: Frivilligsentralen er en møteplass for frivillighet. De skal kople frivil lige og de som vil ha kontakt med frivillige, samt samordne det frivillige arbeidet. Fr ivillige ved sentralen utfører mange forskjellige oppgaver i ulike aktivitetsgrupper innen kultur, fysisk aktivitet og sosiale treff. Det drives dataopplæring for seniorer, leseombud, utlevering av strøsand til hjemmeboende eldre, kvinnenettverk for innvandrere, besøk i hjemmet, følge ti l lege m.m. Frivilligsentralen skaper sosiale møteplasser og er av stor betydning for å forebygge ensomhet og isolasjon. De er et supplement til det offentlige hjelpeapparatet. Selskapsledelse: Daglig leder: Liv Gunhild Strømnes Styreleder: Jan Otto Strøm Nestleder: Elsie A. Brenne Styremedlemmer: Gøril Eilertsen, Hege Kristin Tønnesen, Roger Normann Wol tersvik Eierstrategi: Selskapet er et redskap for å nå mål i «Plattform for frivillighet » (vedtatt i bystyret 31. jan 2013). Kommunens mål for eierskapet defineres som samfunnsmessig. -92-

93 SIDE 56 AV 70 KLP gjensidig selskap Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 1949 Selskapets formål: Selskapets formål er å ivareta medlemmenes behov for tjenestepensjonsordninger. Selskapet kan også enten selv eller gjennom deltakelse i andre selskaper tilby andre pensjons- og forsikringsprodukter, og kan delta i eller drive enhver virksom het som naturlig henger sammen med forsikringsvirksomhet og enhver annen virksomhet som er tillatt for livsforsikringsselskaper, herunder administrasjon og forvaltning av pensj onskasser. Generelt om selskapets virksomhet: KLP er Norges største livsforsikringsselskap. Kommunal Landspensjonskasse (KLP) lev erer pen sjons- finans- og forsikringstjenester til kommuner og fylkeskommuner, helseforetak og til bedrifter både i offentlig og privat sektor, og til deres ansatte. KLP-konsernet har en forvaltningskapital på 375 milliarder kroner. KLP er et gjensidig eid selskap, derfor er KLPs kunder på offentlig tjenestepensjon også KLP s eiere. KLP-konsernet har over 800 ansatte. Nøkkeltall: Driftsinntekter (tusen kr) Driftsresultat (tusen kr) Årets resultat etter skatt (tusen kr) Egenkapitalandel (egenkapital/totalkapital) (%) 4,1 4,1 Likviditetsgrad (Omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 7,0 6,0 Foreslått utbytte (tusen kr)

94 SIDE 57 AV 70 Selskapsledelse: Daglig leder: Styrets leder: Sverre Thornes Liv Kari Eskeland Nestleder: Egil Johansen Styremedlemmer: Anita Krohn Traaseth, Freddy Larsen, Helge Jan Gulbrandsen, Marit Torgersen, Susanne Torp-Hansen; Tom Tvedt Eierstrategi: Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgave i forhold til offentlig tjenestepensjon. Sarpsborg kommune har kollektive pensjonsforsikringer for de ansatte i KLP og vårt eierskap i KLP følger av dette. Etter at DnB og Storebrand har meddelt at de ikke lenger tilbyr offen tlig tjenestepensjon til kommuner og fylkeskommuner og avvikler sine nåværende kundeforho ld, er KLP eneste leverandør av offentlig tjenestepensjon. Alternativet til KLP vil være å etable re egen pensjonskasse eventuelt i samarbeid me d andre kommuner. Formålet med eierskapet i KLP er samfunnsmessig. -94-

95 SIDE 58 AV 70 Guldkorn SA Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: Sarpsborg kommunes eierandel: 1 andel Selskapets formål: Foretaket skal være en møteplass og koordinator for bedrifter i hele mat- og dri kkenæringen i Østfold - fra råvareprodusenter via næringsmiddelindustri til hotell, restauran ter og forskning, samt profilere Østfold som Norges sterkeste region på mat og drikke. Generelt om selskapets virksomhet: Guldkorn skal profilere Østfold som Norges sterkeste region på mat og dri kke gjennom å bevisst- og synliggjøre Østfoldprodukter i eget nettverk og videre ti l forbruker. Det skal være en møteplass for utvikling, samordning, kompetanseheving, markedsføring, op plevelser og matkunnskap. Guldkorn skal være en interesseorganisasjon og organiseres som et nonprofit samvirkeselskap hvor eventuelt fremtidig utbytte pløyes tilbake for å drifte selskapet. Som nettverk for mat- og drikkeprodusenter i fylket vil Guldkorn bl.a. samle primærprodusenter og opplevelsesnæringer for å øke samarbeidet mellom produsente r og forbrukere. I august ble det blant annet avholdt et dialogmøte for å rette fokus på Østf olds matmangfold. I er det etablert et tettere samarbeid mellom kommunen og landbruksnæringen for å fremme lokal matproduksjon. Eierstrategi: Sarpsborg kommunes hensikt med å ha en eierandel i foretaket er å støtte opp under synliggjøring og bevisstgjøring av Østfolds matmangfold. Eierskapet er av samfunnsmessig karakter. -95-

96 SIDE 59 AV 70 Ørebekk SA Selskapsinformasjon Organisasjonsnummer: Stiftelsesår: 2008 Sarpsborg kommunes eierandel: 4 av 122 andeler Øvrige eiere: diverse hytteeiere på Ørebekk/Revebukta Selskapets formål: Anlegge, drifte og administrere infrastruktur, herunder vann, avløpsanlegg og andre f elles behov for f eks vei for andelseierne samt ivareta deres interesser og behov i denne forbindelse, og annet som står naturlig i forbindelse med dette. Selskapets ved likeholds- og driftsansvar forutsettes kun å omfatte felles installasjoner og tiltak. Dette om fatter alle installasjoner frem til hver enkelt andelseiers hyttevegg. Lokal infrastruktur på den enkelte hytte, herunder stikkledninger m/koplinger, varmekabler, minipumpestasj oner og lignende tiltak, omfattes derfor ikke av selskapets drifts- og vedlikeholdsansvar. Generelt om selskapets virksomhet: Selskapet er et samvirkeforetak som har anlagt vann og avløpsanlegg på hyt teområdet Ørebekk og Revebukta og som står for drift og vedlikehold av anlegget. Eierstrategi: Samvirkeforetaket ivaretar anlagte vann- og avløpsanlegg i området Ørebekk o g Revebukta hvor kommunen har eiendommer. Formålet med eierskapet er av samfunnsmessig karakter. -96-

97 SIDE 60 AV 70 Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensning Sarpsborg kommune har siden 2001 vært deltagende kommune i interkommunalt utvalg mot akutt forurensing i Østfold.( IUA Østfold). IUA Østfold er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Sarpsborg kommunes tilslutning til samarbeidet ble vedtatt i Sarpsborg bystyre Kommunene har i følge forurensningsloven 43 plikt til å sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre sk adevirkninger i kommunen. Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot ak utt forurensning. Slik t samarbeid kalles Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA). Utvalgene er etablert for å ivareta forurensning både fra olje og andre kjemikali er og dekker sjø, land og vassdrag. Utvalget er ansvarlig for driften av beredskapen og vi l også lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. IUA utfører de beredskapsmessige plikter for 18 deltakerkommuner i Østf old. Sekretariatet ligger hos Fredrikstad brann- og redningskorps. Til drift av samarbeidet betaler hver deltakerkommune et driftstilskudd s om fastsettes hvert år av representantskapet. Representantskapet leder er Tore Nilsen (Sarpsborg kommune) og nestleder er Jan R. -97-

98 SIDE 61 AV 70 Aspheim ( Hvaler kommune). Eierstrategi: IUA Østfold ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter forurensingsloven 43 og 47. Kommunens formål med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. -98-

99 SIDE 62 AV 70 Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Østfold kontrollutvalgssekreteriat er et interkommunalt samarbeid (etter komm unelovens 27) mellom kommunene Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler. Sekretariatets oppgaver er å: saksbehandle saker som skal behandles i kontrollutvalgene følge opp kontrollutvalgenes vedtak videreformidle bestillinger og følge opp oppdrag utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bistå kontrollutvalgene ved valg av revisjonsordning sørge for profesjonell håndtering av kontrollutvalgenes arkiver sørge for alle praktiske sekretariatsfunksjoner knyttet til møter i utvalgene Eierstrategi: Selskapet ivaretar kommunens sekretariatsfunksjonsoppgaver overfor kontrollutvalget. Formålet med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. -99-

100 SIDE 63 AV 70 Sarpsborg kommunes finansportefølje Sarpsborg kommune har finansielle plasseringer som forvaltes etter eget Finansreglement. For finansporteføljen rapporteres det hvert tertial til bystyret samt at det ved årets utgang legges fram en rapport som viser utviklingen gjennom året og stat us ved utgangen av året. Selskaper som utgår fra porteføljen Borg Innovasjon AS. Kommunen er eier av 2 aksjer. Selskapet besluttet en styrt avvikling i 201 3, men måtte kort tid etter melde oppbud. Konkursbehandlingen er ikke avsl uttet ennå

101 SIDE 64 AV 70 Vedlegg Selskaps og samarbeidsformer for kommunal sektor Aksjeselskap (AS) Bestemmelsene om aksjeselskap er regulert i aksjeloven av 13. juni 1977 nr. 44. Det viktigste særtrekk ved aksjeselskapsformen er at deltakerne (aksjee ierne) ikke er ansvarlig for selskapets forpliktelser annet enn for innskutt kapital. Et aksjeselskap som ikke er i stand til å oppfylle sine forpliktelser, kan t as under konkursbehandling. Et motstykke til ansvarsbegrensningen er at selskapets eiere i kke rår fritt over selskapets inntekter og formue. Selskapets midler disponeres av selskapets styre og daglig leder. Ønsker kommunen som eier å ta ut midler, må dette skje et ter aksjelovens regler om utdeling av utbytte eller fondsemisjon. Utdeling av utbytte til eierne kan bare foretas etter forslag fra styret og må vedtas av generalforsamlingen. Et aksjeselskap er et eget rettssubjekt og kan ha en eller flere deltak ere. Lovgivningen setter ingen grenser for hvem som kan være deltakere (aksjeeier) i et aksjeselskap. D enne selskapsformen kan derfor være tjenlig dersom man ønsker å ha ulike grupper av eiere eller legge til rette for at flere, både fysiske og juridiske personer, kan være eiere. Aksjekapitalen i et aksjeselskap må være på minimum kr ,. Aksjeselskapets øverste organ er generalforsamlingen. Generalforsamlingen er eiernes organ i selskapet. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av selskapet. Som hovedregel er det -101-

102 SIDE 65 AV 70 styret som ansetter daglig leder og er dennes overordnede. Daglig leder skal styre sel skapet etter de planer, retningslinjer og prinsipper styret har vedtatt. Eiermy ndigheten i denne typen selskap er formalisert slik at myndigheten må utøves gjennom generalforsamlingen. Dette betyr at kommunen som aksjeeier ikke skal intervenere uten at dette skjer i form av en beslutning fra generalforsamlingen. I generalforsamlingen kan eierne gjennom generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for st yret og daglig leder av selskapet. Det er generalforsamlingen som velger styret. Aksjonæravtaler benyttes ofte for å detaljere forholdet mellom aksjonærene. Aksjonæravtalen kan regulere ulike eierspørsmål så som stemmerett, fordeli ng av styreplasser, innsynsrett, innskuddsplikt og forkjøpsrett. En aksjonær har ulike rettigheter i et selskap beroende på hvor stor andel av selskapet vedkommende eier. For kommunen er det derfor viktig at eierandelen er til passet kommunens formål med eierskapet. Dersom kommunen har strategiske målsetninger for sitt eierskap bør kommunen ha kontroll med selskapet ved å eie 50 % eller mer av de stemmeberettigede aksjene i selskapet. Dersom kommunen ønsker maksimal frihet over selskapet bør kommunen eie selskapet fullt ut. Kommunalt foretak (KF) Kommunelovens kapittel 1 1 gir regler om kommunalt og fylkeskommun alt foretak. I likhet med kommunal bedrift etter kommunelovens 1 1, er foretaket en del av kommunen som rettssubjekt. Foretaket er ikke noe eget selskap med rettslig eller økonomisk selvstendighet. Foretakets forpliktelser er kommunens forpliktelser, og kommunen er kontraktsmotpart i de avtalene som foretaket inngår. Foretaket skal ledes av et styre med alminnelig myndighet til å treffe avgjørelser i foretakets saker. Reglene om kommunalt foretak tar særlig sikte på å gi et alternativ for mer selvstendig -102-

103 SIDE 66 AV 70 organisering av kommunale oppgaver. Organisasjonsformen benyttes som regel når både forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn skal ivaretas. Foretaket ledes av et styre og en daglig leder. Dette er obligatoriske organer. Det er kommunestyret selv som velger styremedlemmene, jfr. kommunelovens 65 nr. 3. Styret har et overordnet ansvar for organiseringen av foretakets virksomhet. Ledelsesansvaret gjelder ikke bare den forretningsmessige siden av virksomheten, men generelt forvaltningen av de verdier og oppgaver kommunen har lagt til foretaket. Det er styret og daglig leder som opptrer utad på kommunens vegne. Det kommunale foretaket er en del av kommunen og er som sådan underlag t kommunestyret. Gjennom vedtektenes formålsbestemmelse fastsetter kommunestyret den virksomhet foretaket skal drive. Kommunestyret fastsetter derved den ytre ramm en for styrets myndighet. Kommunestyret kan gjennom vedtektene eller andre typer vedt ak gi bindende pålegg for foretaket. Som en del av kommunen er foretaket underlagt kommunestyrets budsjettmyndighe t. Dette betyr at de kommunale budsjettene setter rammer for foretakets virksomhet, og styret er bundet av budsjettet. Etter kommunelovens 69 kan styrets selvstendige myndighet begrenses ved vedtektsbestemmelse som fastsetter at nærmere angitte saker må være godkjent av kommunestyret for å være bindende for kommunen. Kommunens styrings- og kontrollmuligheter er flere og mer omfattende i kommunalt foretak enn i selvstendige selskaper. Daglig leder i KF-ene ansettes normalt av styret. Daglig leder står i et direkte underordnings- og ansvarsforhold til styret som igjen er under lagt kommunestyret. Rådmannen har ingen instruksjons- eller omgjøringsrett overf or foretakets styre, men kan be om utsatt iverksettelse av vedtak/beslutninger slik at sakene kan forelegges kommunestyret. Interkommunalt selskap (IKS) Interkommunale selskaper (IKS) er regulert i lov om interkommunale selskaper av 29. januar IKS er et eget rettssubjekt, som rettslig og økonomisk er s kilt fra deltakerkommunene. De har sin egen formue og sine egne inntekter, og svarer selv for sine forpli ktelser. Det er selskapet selv som inngår og er part i avtaler og har partsstilling i r ettssaker og overfor forvaltningsmyndighetene. Et særtrekk ved interkommunale selskaper er at hver av deltakerne har et ubegrenset ansvar for en prosentandel eller en brøkdel av selskapets samlede forpliktelser. Dette sk iller interkommunale selskaper fra aksjeselskap, hvor deltakeransvaret er begrenset. Samlet skal deltakernes ansvarsandeler utgjøre selskapets samlede forpliktelser

104 SIDE 67 AV 70 Selskapets øverste myndighet er representantskapet. Representantskapet er eiernes organ, og deltakerkommunenes eiermyndighet utøves av representantskapet. Dette innebære r at den enkelte deltakerkommune ikke kan utøve eiermyndighet direkte overfor selskapets sty re eller administrasjon. Hver deltakerkommune skal ha minst ett medlem i representantskapet. D eltakerkommunene kan gjennom representantskapet treffe vedtak som binder styret, og det kan omgjøre vedtak som styret har truffet. Gjennom en rekke bestemmelser legger loven om interkommunale selskaper særlige oppgaver til representantskapet. Dette gjelder fastsettingen av regnskap, b udsjett, økonomiplan og valg av revisor, samt vedtak om salg eller pantsettelse av fas t eiendom eller andre større kapitalinvesteringer, eller vedtak om å foreta investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne. I selskapsavtal en kan det dessuten fastsettes at visse saker som ellers hører innunder styrets forvaltningsmyndig het, må godkjennes av representantskapet. Samlet sett gir disse bestemmelsene deltakerkommunene større innflytelse over styringen av selskapet enn det aksjeloven gir deltakerne i et aksjeselskap. Denne merinnflytelsen har først og fremst sammenheng med selskapsdeltakernes ubegrensede ansvar for selskapets forpliktelser. Når deltakerne påtar seg et større ansvar er det også naturlig at styringsmulighetene utvides

105 SIDE 68 AV 70 Ethvert interkommunalt selskap skal ha et styre og en daglig leder som står ansv arlig for forvaltningen av selskapet. Daglig leder ansettes av styret med mindre det er vedtektsfestet at daglig leder skal ansettes av representantskapet. I forvaltningen av selskap et er styret underlagt representantskapet, og det må følge vedtak og retningslinjer som dette fastsetter. Styrets forvaltningsmyndighet må videre utøves innenfor rammen av selskapets f ormål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett. Interkommunalt samarbeid (IS) Kommunelovens 27 har regler om samarbeidsavtaler mellom kommuner og/eller fylkeskommuner når samarbeidet er organisert med eget styre. Styret for et interkommunalt samarbeid må tildeles en viss selvstendig avgjørelsesmyndighet, men den må begrenses til avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Dette innebærer at styrets myndighet er begrenset i forhold til de t som gjelder for styret i et interkommunalt selskap. Styrets rolle og forhold ti l samarbeidskommunene må utformes i vedtektene. Vertskommunesamarbeid og samkommune Kommuneloven hjemler politiske styringsmuligheter ved samarbeid, som vertskommunesamarbeid og samkommune

106 SIDE 69 AV 70 Kommuneloven fikk i 2006 regler om vertskommunesamarbeid. ( kap 5A) Dette var lovfesting og regulering av en utbredt praksis hvor kommuner har kjøpt forvaltningstjenester f ra andre kommuner. Kjennetegnene ved en vertskommunemodell slik den har blitt prakti sert, er at det er tale om en avtale hvor en kommune utfører oppgaver på vegne av en annen kommune, uten at det etableres noen form for interkommunal organisatorisk overbygning. Vertskommunesamarbeid benyttes både for lovpålagte og ikke lovpålagte oppgav er.. Fra 1. juli 2012 er samkommuner tillatt etter kommuneloven kap 5B. Sam kommune er et forpliktende samarbeid inngått mellom to eller flere norske kommuner for å løse fel les oppgaver. Stiftelse Kommuner og fylkeskommuner kan etablere stiftelser (Stiftelsesloven av 2001). Oppretterne (kommunen/fylkeskommunen) står fritt til å fastsette formålet, og stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til forskjell fra selskapene (IKS o g AS), ingen eiere. Verken oppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendomsretten utøve styring over stiftelsen s virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Eierne kan imidlertid få betydelig innflytelse på stiftelsen ved å etablere en råds forsamling med oppgaver og myndighet som beskrevet i 36 i stiftelsesloven. Eierne står i kke fritt til å løse opp stiftelsen og er ingen egnet organisasjonsform hvis kommunen ønsk er å utøve eierstyring og opprette en økonomisk interesse i de verdier som er knyttet til vi rksomheten. Samvirkeforetak (SA) Samvirkeforetak (andelslag, forbruksforening, kooperativ forening) er en økonomisk forening hvor ingen av deltakerne har personlig ansvar for foreningens forpliktelser (begrense t ansvar). Samvirkeforetak reguleres av lov om samvirkeforetak av Gjensidig forsikringsselskap (GFS) Et gjensidig forsikringsselskap er et forsikringsselskap som er stiftet og eid av forsikringstagerne selv. Det innebærer at kunde- og eiergruppen er sammenfal lende

107 SIDE 70 AV 70 Kilder: Styring av kommunalt eide selskaper Vibeke Resch-Knudsen Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av ko mmunalt/fylkeskommunalt eide selskaper Kommunenes Sentralforbund Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av se lskaper og samarbeid i kommunen- Telemarksforskning 2008 ( utredning på bestilling fra KS) Eiermelding 2012 Drammen kommune Eiermelding 2013 Hamar kommune Stavanger kommunes eierskapspolitikk eierskapsmelding

108 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 13898/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Forvaltning drift og vedlikehold Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Bystyret merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for

109 Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/19, Prosjektplan Bystyresak 2/14, Plan for forvaltningsrevisjon KU-sak 13/35, Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet: «I handlingsplan skisseres det utfordringer når det gjelder å opprettholde verdien og en forskriftsmessig standard på kommunens bygningsmasse innenfor tilgjengelige ressurser. Det vises også til at en stadig større andel av vedlikeholdsbudsjettet brukes til akutte tiltak.» Kontrollutvalget var enig med revisjonen og administrasjonen i at det som var aktuelt å vurdere innenfor dette området, var om kommunen utnytter ressursene på en effektiv måte. Det var også ønskelig med en sammenligning av KOSTRA tallene med andre kommuner. Prosjektplanen ble vedtatt i kontrollutvalget Prosjektets problemstillinger: 1. Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsettinger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold? 2. Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? Revisjonens funn og vurderinger: Etter revisjonens oppfatning har Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Kommunen har system for innrapportering og utbedring av vedlikeholdsbehov. Det er etablert kanaler som sikrer at informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp, og dette fungerer etter hensikten. Videre er strategi for eiendomsforvaltning og tilstandskartlegginger av alle bygg under utvikling. Kommunens utgifter til vedlikehold av formålsbygg er noe høyere enn valgte normtall for kommunal sektor. Når det gjelder vedlikehold av boliger, er kommunens utgifter nært sammenfallende med normtall. Begge normtallene, på henholdsvis 111 og 187 kr pr. m², forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kommunen har ikke oversikt over samlet vedlikeholdsetterslep på revisjonens tidspunkt, men arbeider med å kartlegge tilstand i alle bygg. Dagens utgiftsnivå synes som et fornuftig nivå for å bevare bygningsmassens verdi når det ikke lenger foreligger et vedlikeholdsetterslep

110 Revisjonens anbefalinger: Kommunen bør: Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen av kommunens bygningsmasse. Det vises her til revisjonskriteriene for hva en slik strategi ideelt sett bør inneholde. Videreføre arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger, og på bakgrunn av dette utarbeide en langsiktig vedlikeholdsplan som legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Vurdere å opprettholde samme utgiftsnivå for vedlikehold når vedlikeholdsetterslep er kartlagt og redusert, for å kunne sikre velholdte bygninger og unngå tilvekst av nytt etterslep i fremtiden. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 20 i rapporten). Rådmannen sier at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg. Utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kommunen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i Vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Ressurser til årlig vedlikehold vil bli vurdert kontinuerlig. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: samtaler, skriftlig dialog, spørreskjema, dokumentgjennomgang og regnskapsanalyse. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Sekretariatet ser ingen vesentlige utfordringer eller begrensninger i revisjonens metodikk. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc

111 Forvaltning, drift og vedlikehold Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy Østfold kommunerevisjon iks

112 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier MÅLSETTINGER OG SYSTEM Revisjonskriterier Fakta Vurderinger RESSURSER TIL VEDLIKEHOLD Revisjonskriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG Østfold kommunerevisjon iks

113 1 SAMMENDRAG I følge rapporten «Tilstandsbarometeret 2013» 1 fremstår ca. 35 % av kommunal og fylkeskommunal bygningsmasse i Norge som delvis utilfredsstillende med behov for korrigerende tiltak, mens 31 % fremstår som utilfredsstillende med omfattende tekniske oppgraderingsbehov. Estimert oppgraderingsbehov utgjør i følge rapporten cirka 124 mrd. kroner. Østfold kommunerevisjon har i dette prosjektet vurdert Sarpsborg kommunes tilnærming til forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg og kommunale boliger. Vurderingene er gjort på bakgrunn av offentlige utredninger og forskningsprosjekter utført av Multiconsult, PWC og Civitas på vegne Kommunesektorens organisasjon (KS). Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av foreliggende statistikk, planer og rutiner, samt intervju med eiendomssjef og kommunesjef for kommuneområde teknisk. Vi har også gjennomført en mindre spørreundersøkelse rettet mot enhetsledere ved kommunens skoler. Etter revisjonens oppfatning har Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Kommunen har system for innrapportering og utbedring av vedlikeholdsbehov. Det er etablert kanaler som sikrer at informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp, og dette fungerer etter hensikten. Videre er strategi for eiendomsforvaltning og tilstandskartlegginger av alle bygg under utvikling. normtallene, på henholdsvis 111 og 187 kr pr. m², forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kommunen har ikke oversikt over samlet vedlikeholdsetterslep på revisjonens tidspunkt, men arbeider med å kartlegge tilstand i alle bygg. Dagens utgiftsnivå synes som et fornuftig nivå for å bevare bygningsmassens verdi når det ikke lenger foreligger et vedlikeholdsetterslep. Med utgangspunkt i rapportens vurderinger og konklusjoner, anbefaler revisjonen at kommunen bør: Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen av kommunens bygningsmasse. Det vises her til revisjonskriteriene for hva en slik strategi ideelt sett bør inneholde. Videreføre arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger, og på bakgrunn av dette utarbeide en langsiktig vedlikeholdsplan som legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Vurdere å opprettholde samme utgiftsnivå for vedlikehold når vedlikeholdsetterslep er kartlagt og redusert, for å kunne sikre velholdte bygninger og unngå tilvekst av nytt etterslep i fremtiden. Revisjonen takker Sarpsborg kommune for samarbeidet og bistanden i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Kommunens utgifter til vedlikehold av formålsbygg er noe høyere enn valgte normtall for kommunal sektor. Når det gjelder vedlikehold av boliger, er kommunens utgifter nært sammenfallende med normtall. Begge 1 Utarbeidet av Multiconsult og Norges bygg- og eiendomsforening. Østfold kommunerevisjon iks

114 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i bystyret I planen fremkommer det: «Tilstandsrapport 2. tertial 2013 viser til at det er et etterslep på vedlikehold av kommunale boliger. I samme rapport vises det til at budsjettrammen ikke er tilstrekkelig til å utføre nødvendig vedlikeholdsarbeid, samt at avsatte midler for 2013 er brukt opp. I handlingsplan skisseres det utfordringer når det gjelder å opprettholde verdien og en forskriftsmessig standard på kommunens bygningsmasse innenfor tilgjengelige ressurser. Det vises også til at en stadig større andel av vedlikeholdsbudsjettet brukes til akutte tiltak. På den andre side viser Fylkesmannens Østfoldrapport 2013, andre halvår, at Sarpsborg kommune er blant en av de tre kommunene i Østfold som har de høyeste utgiftene til vedlikehold per kvadratmeter. Det må imidlertid bemerkes at gjennomsnittet i Østfold er langt lavere enn hva som oppstilles som forsvarlig. Det er en generell utfordring i mange kommuner at det ikke prioriteres å etablere gode styringssystemer når det gjelder avsetninger til nødvendig vedlikehold. I mange kommuner gjennomføres vedlikehold etter «brannslukkingsprinsippet» og/ eller ved at løpende vedlikeholdsaktiviteter kamufleres som ekstraordinært vedlikehold finansiert over investeringsbudsjettet. Dette medfører at kommunen i realiteten skyver vedlikeholds- og utbedringskostnader fremover i tid, samtidig som det også er en risiko for at enkelte bygg i realiteten vil oppleve en unormal negativ verdiutvikling. Administrasjonen viser til at «Det som kunne være aktuelt å vurdere innenfor dette området, er om kommunen i dagens organisasjonsform utnytter ressursene på en effektiv måte. Det kan også være av interesse å få en sammenligning av KOSTRA tallene med andre kommuner. Der det blant annet fokuseres på kvaliteten i tallene og om disse er sammenlignbare» Plan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget , sak PS 15/19. Det ble gjennomført oppstartmøte med kommunen Arbeidsutkast av rapporten ble sendt kommunen for faktaverifisering , og kommunen ga tilbakemeldinger Høringsmøte ble avholdt Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsettinger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold? 2. Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? Det gjøres oppmerksom på at undersøkelsen omhandler formålsbygg og kommunale utleieboliger. Med formålsbygg menes de byggene som rapporteres som formålsbygg til KOSTRA: Administrasjonslokaler Førskolelokaler Skolelokaler Institusjonlokaler Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg Kommunale kulturbygg Østfold kommunerevisjon iks

115 Definisjonen av institusjonslokaler er i denne forbindelse institusjoner for eldre og funksjonshemmede med tilhørende tekniske anlegg og utendørsanlegg. Revisjonen har ikke vurdert innholdet i faglige vurderinger knyttet til vedlikehold, eller selve utførelsen av vedlikeholdsaktiviteter. For å beregne utgifter til vedlikehold pr. kvadratmeter hentet revisjonen ut regnskapstall for 2012, 2013 og Ved å dividere utgifter til vedlikehold ført på funksjoner for formålsbygg på antall kvadratmeter, fant vi at kommunen brukte 145 kr pr. kvadratmeter i Dette er nært sammenfallende med KOSTRA-tall, som viser 148 kr pr. kvadratmeter. I høringsmøte påpeker rådmannen at disse utgiftene inkluderer vedlikeholdsutgifter til uteanlegg, samtidig som oppgitt areal ikke inkluderer uteanlegg. I etterkant av høringsmøte fikk revisjonen derfor oversendt regnskapstall hvor utgifter til vedlikehold av uteanlegg er tatt ut Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av aktuelle planer, 2 Regnskapstallene gjelder arter for vedlikehold, ført på ansvar for enhet eiendom, på funksjoner for formålsbygg. Tidligere tall gjaldt alle ansvar. rapporter og interne dokumenter. Det er også gjennomført regnskapsanalyse i samarbeid med kommuneansvarlig regnskapsrevisor. Revisjonen har gjennomført samtaler med enhetsleder for eiendom og kommunesjef for kommuneområde teknisk. Videre har revisjonen vært i skriftlig dialog med enhetsleder for bolig og omsorg, samt rådgiver i samme enhet. Revisjonen har sendt ut spørsmål om drift og vedlikehold til 18 enhetsledere ved grunnskolene i Sarpsborg. Av disse svarte 13. Dette tilsvarer en svarprosent på 72 %. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Constance Hauser med bistand fra regnskapsrevisor Madeleine Strandin, i perioden september til januar Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr Ot. prp. nr. 70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon). «Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver», utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet, NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». Østfold kommunerevisjon iks

116 «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold». Veileder for folkevalgte og rådmenn KS, «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde» Rapport utarbeidet av Multiconsult og PWC for KS, «Kartlegging av kommunenes utgifter til vedlikehold av sine bygninger». Utredning utført av Forum for Offentlige Bygninger og Eiendommer for Kommunal- og regionaldepartementet, Nøkkeltallsrapport 2013 «Store investeringer og mindre vedlikeholdsetterslep» KS. «Kostnadsdekkende husleie?» om kommunale utleieboliger, husleienivå og teknisk standard/vedlikehold av SINTEF Byggforsk for Husbanken, NOU 2011:15 «Rom for alle kommunale boliger». Utledning av revisjonskriteriene fremgår i eget vedlegg. Samtidig er utledningen oppsummert i kulepunkter under hver enkelt problemstilling. Kommunen har hatt revisjonskriteriene til gjennomlesing. Østfold kommunerevisjon iks

117 3 MÅLSETTINGER OG SYSTEM Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsettinger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold? 3.1 Revisjonskriterier Som det fremgår av utledningen i vedlegg til rapporten, bør det tilstrebes god kommunikasjon mellom rådmannen som forvalter og bystyret som eier. Dette innebærer at: det bør foreligge overordnede politiske mål for eiendomsforvaltningen, som blant annet oppstiller riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter, som stiller krav til hvordan kommunen skal forvalte bygningsmassen, som stiller krav til hvilket vedlikeholdsnivå som forventes, og som sier noe om hvordan brukerbehov skal prioriteres mm. det må være etablert et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen, som blant annet gjengir en oversikt over hvilke bygg og eiendommer kommunen eier, størrelse, antallet brukere, verdi, tilstand mm. det må være etablert kanaler som sikrer at nødvendig informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp. det bør foreligge planer som viser hvilke bygg og eiendommer som må prioriteres med hensyn til nødvendig vedlikehold. 3.2 Fakta Sarpsborg kommune eier cirka m² bygg 3, som kan deles inn i følgende eiendomsporteføljer: 1. Grunneiendom 2. Boliger 3. Formålsbygg og tjenestebygg På revisjonens tidspunkt pågår prosjekt «Teknisk - Organisasjonsutvikling» i kommuneområde teknisk. Bakgrunnen for dette er en omstilling i kommunens administrasjon, og rådmannens forslag til ny organisasjonsmodell i prosjektet «Kommune for 2020». 4 Faktaboks 4: «Kommune for 2020» Omstillingsprosjektet «Kommune for 2020» har bakgrunn i kommunens handlingsplan for , som forutsetter en omstilling med fokus på blant annet ledelse, samhandling og organisering. Prosjektet har primært omhandlet funksjoner knyttet til stab, støtte, utvikling og ledelse. Når det gjelder kommuneområde teknisk er det anbefalt at området ivaretar de funksjonene som var lagt til enhetene kommunalteknikk og eiendom, men at enhet byggesak, landbruk og kart flyttes til kommuneområde samfunn. For enhet bolig og omsorg, under kommuneområde helse og sosial (foreslått endret til kommuneområde velferd), er det foreslått en reduksjon med 1,4 årsverk knyttet til saksbehandling og utredning. I prosjektbeskrivelsen for «Teknisk Organisasjonsutvikling» foreslås det en nedbemanning med 12 årsverk. Kommunesjef teknisk legger her til grunn at nedbemanningen skal skje i stillinger knyttet til interndrift, prosjekter og forvaltning, samt stillinger knyttet til stab/støtte-funksjoner. Frem til hadde enhet byggservice det daglige eieransvaret for kommunale formålsbygg, og fungerte som kontaktpunkt mot brukerne av byggene. Videre planla og gjennomførte enheten forvaltning, drift og 3 Jf. Oppstartsnotat «Eiendomsstrategi» til Plan- og økonomiutvalget. 4 Sluttrapport fra prosjektet ble behandlet i Administrasjonsutvalget Østfold kommunerevisjon iks

118 vedlikehold av byggene. Enhet eiendom og næring ivaretok det strategiske eierskapet, med ansvar for kjøp, salg og utvikling av kommunale eiendommer. Enhet byggprosjekt hadde ansvaret som byggherre og var kommunens utbyggerorganisasjon. Fra og med mai 2015 ble disse tre enhetene samlet til enhet eiendom, med de ansvar som fulgte med hver av de tre tidligere enhetene. Nedenfor vises organisasjonskart for kommuneområde teknisk, som oversendt fra kommunen september Kommuneområde teknisk Område fellestjenester teknisk Enhet byggesak, landbruk og kart Team byggesak Team landbruk Team kart Enhet eiendom Område byggprosjekt Område eiendom Team byggprosjekt Team internkontroll byggservice Team renhold sentrum Team renhold Skjeberg og Varteig Team renhold Tune Team teknisk drift og service Team vaskeri og fellestjenester Team vedlikehold Team VVA Enhet kommunalteknikk Team avfall Team brann- og feiervesen Team forvaltning kommunalteknikk Team vann og avløp Team veier og grøntanlegg Team verksted og transport Ansvar for innkjøp, forvaltning og vedlikehold av kommunale boliger er lagt til enhet bolig og omsorg i kommuneområde helse og sosial. Enheten er delt inn i område plan og strategi, team bolig, team omsorg og team krisesenter. bostøtte. Teamet har også ansvar for inn- og utleie av kommunale boliger. På revisjonens tidspunkt disponerer teamet cirka 1000 boliger, og har ansvaret for vedlikehold av 570 av disse. Team bolig forvalter Husbankens ulike låneog tilskuddsordninger og Husbankens Østfold kommunerevisjon iks

119 Faktaboks 5: Kommunale boliger i Sarpsborg I følge kommunens delrapport «Kommunalt disponible boliger» 5 disponerer Sarpsborg kommune til sammen boliger. Disse fordeler seg slik: 570 kommunalt eide boliger. 187 innleide boliger 246 privat eide boliger med kommunal disposisjonsrett Politisk styring og kommunikasjon I kommunens handlingsplan for beskrives utfordringer for enhet byggservice (nå enhet eiendom) slik: «Opprettholde forskriftsmessig standard på kommunens bygningsmasse. Planlegge løsninger for effektivt driftsnivå og energioptimalisering i eksisterende og nye bygg.» Videre kan vi lese i handlingsplanen at en av kommuneområdets målsetninger er at bygningsmassen til enhver tid skal virke til beste for innbyggere og bidra til positive opplevelser. Faktaboks 6: Utvalg for eiendom og næring Utvalg for eiendom og næring består av fem medlemmer valgt av bystyret blant plan og økonomiutvalgets medlemmer. Utvalget har følgende ansvarsområder: Saker om forvaltning, drift, utvikling, kjøp og salg av bebygd og ubebygd eiendommer med unntak av kommunal eiendom benyttet til kommunaltekniske formål (vei, vann, avløp). Næringssaker Eierstyringssaker Utvalget har blant annet delegert avgjørelsesmyndighet i saker som vedrører forvaltning, drift og utvikling av bebygde og ubebygde eiendommer. Utvalget har også delegert avgjørelsesmyndighet til å inngå avtaler om kjøp, salg, feste, bortfeste, inn- og utleie innenfor økonomiske rammer fastsatt av bystyret. 5 En del av prosjekt «Nye handlingsrom» vedtatt igangsatt av bystyret mars Utvalg for eiendom og næring har månedlige møter, hvor administrasjonen fremmer enkeltsaker til behandling og legger frem eiendomsrelaterte orienteringer. På revisjonens tidspunkt samarbeider administrasjonen og utvalget om å utarbeide en eiendomsstrategi. Eiendomsstrategien er tenkt inndelt i tre hovedspor: 6 1. Utvikling av eiendom 2. Nybygg 3. Forvaltning, drift og vedlikehold Punkt tre innebærer vurderinger om bygningsmassens effektivitet, standard, lovog forskriftskrav, vedlikeholdsnivå, byggets hensiktsmessighet og brukernes opplevelse av eiendommen. Revisjonen har fått oversendt foreløpig forslag til eiendomsstrategi. Her er det foreslått følgende mål knyttet til forvaltning drift og vedlikehold: Eiendommene skal bidra til en effektiv tjenesteproduksjon for brukerne av kommunal eiendom. Eiendomsforvaltningen skal være fremtidsrettet, ivareta eiendommene gjennom god verdiforvaltning og utvikle eiendommene på lang sikt. Kommunen skal opptre på markedsmessige betingelser der annet ikke er politisk vedtatt eller lovpålagt. Kommunen skal være en aktiv grunneier og strategisk eiendomsutvikler. Som utbygger skal vi ivareta miljøet og satse på bærekraftige løsninger. Knyttet til kulepunkt to er det listet opp forslag til strategier som er særlig relevante når det gjelder vedlikehold. Her fremkommer det at kommunen har for dårlig oversikt over eiendomsmassen, tilstand og verdi, og at det derfor er ønskelig å ha kontinuerlig oversikt over vedlikeholdsetterslepet på alle kommunale bygg. Videre foreslås det å skaffe oversikt over alle lovpålagte krav for hver enkelt eiendom, opprettholde verdien på eiendommene gjennom verdibevarende 6 I følge oppstartsnotat til Plan og økonomiutvalgets møte Østfold kommunerevisjon iks

120 vedlikehold, utvikle tomteressurser til næringslivets og befolkningens behov samt være kostnads- og arealeffektiv. Utvalg for eiendom og næring fungerer som en referansegruppe i saksbehandlingen av eiendomsstrategien. Forslag til mål og strategier er lagt frem, og utvalget sluttet seg til dokumentet. I følge rådmannens forslag til handlingsplan for skal eiendomsstrategien ferdigstilles i Utover dette har kommunen en boligpolitisk plattform 7 som legger enkelte føringer for kommunens forvaltning av kommunale boliger. Plattformen skal sørge for en helhetlig boligpolitikk, og omfatter både generell boligutvikling og boligsosial utvikling. Målsetningen er at boligpolitikken skal bidra til å utjevne sosiale forskjeller, bedre levekårene og gjøre Sarpsborg til et attraktivt sted å bo. Av syv hovedmål, er det spesielt ett mål som berører forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale boliger: Alle skal bo trygt og godt i Sarpsborg. Det boligsosiale arbeidet er basert på kunnskap og samordnet innsats i planlegging, virkemiddelbruk og tjenesteutforming. Dette målet skal i følge plattformen nås ved blant annet å systematisk vurdere langsiktige boligbehov, areal- og tomtebehov, vedlikeholdsbehov, lokaliseringskriterier og investeringsstrategi. Det skal også stilles krav til beboere i kommunale boliger gjennom aktiv bruk av husleieavtaler. System for planlegging og prioritering Eiendomsforvaltningen benytter Plania 8 og IKbygg 9 i sitt arbeid med oppfølging av kommunens eiendomsmasse. I Plania ligger bygningsregister, plantegninger over egne 7 «Boligpolitisk plattform» av Spesialtilpasset IT-system for eiendomsforvaltning, drift og vedlikehold. 9 IK-Bygg er en forkortelse for internkontroll bygg og er et internkontrollsystem som kartlegger og synliggjør byggets tilstand og skaderisiko knyttet til helse, miljø og sikkerhet. bygg, arbeidsordrer for lettere vedlikehold, samt historikk for oppgaver registrert med arbeidsordre. Vedlikeholdsbehov rapporteres inn i IK Bygg. Her registreres også tilstandsrapporter. For nye bygg lagres FDV-dokumentasjon i kommunens intranett Sarpedia. Eiendomssjef informerer om at dette har vært mest hensiktsmessig for at informasjonen skal være tilgjengelig for drifts- og vedlikeholdspersonell. I og med at kommunen får dokumentasjon fra underleverandører i mange ulike formater, er det i følge eiendomssjef hensiktsmessig å lagre dette i en åpen plattform som Sarpedia. Prosedyrer og retningslinjer ligger tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem Riskmanager. I kommunens bygningsregister finnes oversikt over alder og størrelse på alle bygninger, både eide og leide. Nedenfor vises en oversikt over formålsbygg. Tabell 1: Oversikt over formålsbygg Sum m² Gj.snittlig alder Kultur- og idrettsbygg Administrasjonsbygg Skoler Barnehager Sykehjem Merknad: Tallene viser totalt antall kvadratmeter (eid og leid) samt gjennomsnittlig alder på byggene. Tabellen viser at kultur- og idrettsbygg er eldst, med en gjennomsnittlig alder på 58 år. Flertallet av skolebyggene er fra perioden Den eldste skolen som er i bruk på revisjonens tidspunkt er Tunhaug skole med seks plasser til ungdomselever. 11 Hovedbygget ved Tunhaug skole ble først tatt i bruk i Av de ordinære grunnskolene er Navestad skole fra 1908 den eldste av 60 bygg har vært i bruk fra 50, 60, 70 og 80-tallet. 11 Kommuneovergripende tiltak for ungdom med emosjonelle og sosiale vansker. Østfold kommunerevisjon iks

121 Sarpsborgs kommunedelplan for skolekapasitet og skolestruktur for perioden , presenterer og vurderer fire struktur-konsepter. Planen inneholder en beskrivelse av hvert enkelt skoleanlegg, samtidig som den angir elevtallsprognose og vurdering av elevkapasitet ved hver skole. Videre drøftes det flere fokusområder for å gi grunnlag for vurdering av framtidig lokalisering av kommunens grunnskoler. For det bygningsmessige fokuset, drøftes det hvilke skoleanlegg som bør endres/fases ut, samt hvordan kommunen kan sikre at framtidige investeringer minimaliserer vedlikeholdsetterslepet. Bystyret vedtok at det skulle arbeides videre med konsept 0, som innebærer en videreføring av dagens tilbudsog skolestruktur. I følge planen forutsetter dette en kapasitetsutvidelse estimert til kr 605 millioner, samt ombygging og oppussing til en estimert verdi av kr 236 millioner. Revisjonen har sendt spørsmål knyttet til vedlikehold til enhetsledere ved kommunens barne- og ungdomsskoler. 13 av 18 enhetsledere svarte. Fem av enhetslederne ga eksempler på utskiftning- og vedlikeholdsbehov ved skolene de arbeider. Blant disse eksemplene er hull i vegger og plater, gammelt ventilasjonsanlegg, gamle vinduer, slitte toaletter og behov for maling. I 2010 ble tilstanden for de kommunale barnehagene vurdert. Det ble laget en tilstandsrapport for hver av barnehagene, samt en oppsummering for alle barnehagene samlet. Oppsummeringen viser at bygningsmessig og teknisk tilstand ble vurdert som meget tilfredsstillende ved ni av 16 barnehager, mens fire ble vurdert som tilfredsstillende og to som lite tilfredsstillende 13. Siden denne kartleggingen ble utført er det bygget tre nye barnehager. 14 Samtidig er fem barnehager avviklet Behandlet i bystyret I oppsummeringen mangler vurdering for Valaskjold barnehage. 14 Tindlund og Sandbakken i 2014, Hafslundsøy i Hesthaugen, Vestvold, Hafslundsøy (den gamle), Tindlund (den gamle) og den Faktaboks 7: Bygghåndbok Kommunen har utarbeidet en bygghåndbok som fungerer som et redskap for å muliggjøre en forsvarlig verdisikring av investeringer i eiendom. Håndboken gir også retningslinjer slik at likeartede bygninger får tilnærmet likt kvalitetsnivå, og samtidig sikrer en forsvarlig bygningsmessig og teknisk standard for alle kommunens bygninger. Bygghåndboken skal brukes av kommunens engasjerte arkitekter og rådgivende ingeniører, som må utforme anbud/prisforespørsel i henhold til krav gitt i håndboken. Det er ikke gjort tilstandskartlegging av kommunens samlede bygningsmasse siden Den gang beregnet Multiconsult kommunens samlede vedlikeholdsetterslep til å utgjøre 1,1 milliard kroner. 16 I høringsmøte med revisjonen uttrykker imidlertid rådmannen usikkerhet rundt nøyaktigheten av denne beregningen. Enhetsleder for eiendom påpeker at det vil foreligge nye beregninger når tilstandsvurdering av alle bygg er registrert i IK Bygg. Samtidig må det fastsettes hva som er akseptabel standard for de ulike byggene i kommunen. Først når dette er politisk vedtatt, mener enhetsleder at kommunen vil ha konkrete tall på vedlikeholdsetterslep. I henhold til rådmannens forslag til handlingsplan for skal vedlikeholdsplan for kommunal eiendomsmasse eksklusive boliger, utarbeides i Planen skal bidra til verdibevarende vedlikehold og redusert vedlikeholdsetterslep. midlertidige barnehagen på Sandbakken. Leieavtalene på Mobakken og Baterød barnehage er sagt opp. 16 «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde» Rapport utarbeidet av Multiconsult og PWC på oppdrag for KS (2008) hvor 116 kommuner og 11 fylkeskommuner deltok i kartleggingsarbeid for å dokumentere den bygningsmessige tilstanden. Østfold kommunerevisjon iks

122 Faktaboks 8: Slik gjør de det i Rygge I 2014 gjennomførte Østfold kommunerevisjon et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende forvaltning, drift og vedlikehold av Rygge kommunes formålsbygg. Gjennomgangen viste at Rygge i 2013 hadde hatt en kartlegging og tilstandsanalyse av alle kommunale bygg. Kartleggingen resulterte i en samlet utbedringsog vedlikeholdsplan for den kommunale bygningsmassen. Den ble laget for å gi politikere, enhetsledere og de ulike brukerne en oversikt over prosjektene det skal investeres i, samt oversikt over det planlagte vedlikeholdet. I planen oppsummeres det i tallform hvordan vedlikeholdsressurser kan prioriteres og disponeres over en periode på fire år. Planen ble i mai 2014 godkjent i kommunestyret og lagt til grunn for videre budsjett- og økonomiplanarbeid. Planen fungerer også som en arbeidsliste for eiendomsavdelingen, og oppdateres jevnlig. Tilstandsanalyse for hvert enkelt bygg er oppsummert i planen, og det er gitt aktivitetsplaner både på kort og lang sikt. Revisjonen vurderte det slik at Rygge kommune gjennom denne vedlikeholdsplanen har et godt verktøy for prioritering og planlegging. Rapporten kan leses i sin helhet på Eiendom benytter årlige vedlikeholdsplaner som verktøy for prioritering og planlegging av vedlikeholdsarbeid. 17 I planen er følgende prioriteringer lagt til grunn: Liv og helse Tette hus (tak/fasade) Visjon: Sarpsborg der barn og unge lykkes Vedlikeholdsplanen inneholder tiltak knyttet til både formålsbygg og boliger. Planen utarbeides som et samarbeid mellom representanter fra de ulike faggruppene i team vedlikehold 18 og representanter fra driftsteknikerne. Brukerne av byggene melder også inn behov via driftstekniker eller IK bygg. Planen er sortert 17 Vedlikeholdsplaner har vært benyttet siden 1990-tallet. 18 For eksempel snekker, rørlegger, VVS-ingeniør, byggingeniør og el-installatør. etter bygninger, med tiltak listet opp for hver bygning. Estimert pris er lagt inn, og det spesifiseres dersom tiltaket skal gjennomføres som en investering. Det fremkommer også av planen om det er team bolig eller team vedlikehold som har ansvar for finansiering av tiltaket. Team vedlikehold har ansvaret for å oppdatere vedlikeholdsplanen, og vurdere eventuelle endringer av planen gjennom året. Videre finnes arbeidsmål for vedlikehold av kommunale boliger i virksomhetsplan for enhet bolig og omsorg. Her fremkommer det at team bolig har som mål å få bedre oversikt over standard og vedlikehold på utleieboliger. Dette skal oppnås gjennom registrering av tilstandsgrader i et eget tilstandsprogram for boliger. I følge planen skal dette målet nås innen Pr. oktober 2015 er 73 boliger vurdert. Revisjonen er informert om at registreringen ble avbrutt da det ble kjent at enhet eiendom, ved team vedlikehold, har startet registrering av formålsbygg i IK bygg. Da det er ansett mest hensiktsmessig å registrere boliger og formålsbygg i samme system, vil også boliger bli registrert i IK bygg. Kanaler for informasjonsflyt Det er ansatt 45 driftsteknikere i kommunen. De fleste av disse har fagbrev som elektriker eller rørlegger. Driftsteknikerne er delt opp i tre soner som dekker hvert sitt geografiske område. Hver driftstekniker har hovedansvar for enkelte gitte bygg. Samtlige har også kjennskap til alle bygg innenfor tilhørende sone. Kommunen benytter seg av turnusordning for driftsteknikere, slik at det finnes tilgjengelig driftstekniker på kveldstid og i helger. Renholdere og brukere av byggene kan melde inn vedlikeholdsbehov til driftsteknikere og håndverkere. Dette rapporteres da videre inn i IK Bygg. 19 En gang i året sender team vedlikehold ut e-poster til ansvarlige brukere ved kommunens grunnskoler. E-posten inneholder en lenke til spørsmål som skal 19 Driftsteknikerne har en egen applikasjon for IK Bygg, og kan registrere vedlikeholdsbehov direkte fra mobilen. Østfold kommunerevisjon iks

123 besvares av brukeren, for å samle brukernes synspunkter i arbeidet med å kartlegge byggenes tilstand. Svarene legges inn i IK Bygg, og ansvarlig koordinator ved team vedlikehold vurderer svarene. Dette koordineres deretter med vedlikeholdsplanen. Enhetsledere som revisjonen har vært i kontakt med forteller at de melder inn vedlikeholdsbehov pr. telefon eller e-post til driftstekniker. Større prosjekter meldes til eiendom. Enhetslederne forteller at mindre vedlikeholdsoppgaver utføres fortløpende av driftsteknikerne, mens større prosjekter kan ta tid å få gjennomført. Nesten alle enhetsledere gir imidlertid uttrykk for at viktige utbedringer blir prioritert, spesielt når det gjelder lekkasjer eller andre sikkerhetsmessige utbedringer. Vedlikehold av kommunale boliger fordeles mellom kommunen og leietaker gjennom leiekontrakt. Her beskrives det hvilke deler av det innvendige vedlikeholdet som leietaker selv skal vedlikeholde på egen bekostning. Videre fremkommer det at leietaker plikter å melde enhver skade som må utbedres til utleier uten opphold. Andre skader og mangler må leietaker melde om uten unødig forsinkelse. Team bolig har egne boligkontakter med ansvar for daglig oppfølging av leietakere i kommunale boliger. Boligkontaktene undersøker behov for vedlikehold ved forespørsel eller direkte kontakt med leietaker. Det vurderes så om det er leietaker eller kommunen som er ansvarlig for å utføre vedlikeholdet. Dersom det er kommunens ansvar, eller at det oppstår akutt behov for rehabilitering, benyttes en «bestillingsmal» som fylles ut av team bolig og oversendes til team vedlikehold. Team vedlikehold igangsetter deretter bestillingen eller utfører arbeidet selv. Når en leietaker flytter ut, skal boligen i følge rutine 20 tømmes og rengjøres, før leietaker kontakter team bolig for befaring. Eventuelle skader som skal viderefaktureres leietaker blir 20 «Utflytting/tildeling/innflytting i kommunale utleieboliger» fra fotografert. Dersom team bolig finner at leiligheten har behov for reparasjoner eller oppussing, bestilles vedlikehold pr. e-post. I følge rutinen sendes bestilling av vedlikehold i kommunalt eide leiligheter til team vedlikehold, mens bestillinger sendes til det private markedet dersom det gjelder skader og hærverk i privat innleide boliger. Når vedlikehold eller reparasjoner er utført gjennomfører team bolig en ny befaring, hvor leilighetens tilstand dokumenteres. 3.3 Vurderinger I mai 2015 ble enhet byggservice, enhet byggprosjekt og enhet eiendom slått sammen til en enhet. Her ligger nå alt ansvar for kommunale bygg, med unntak av kommunale boliger. Disse forvaltes av enhet bolig og omsorg. Revisjonen har ikke gått nærmere inn på organisering av forvaltningen, og heller ikke undersøkt hvordan dette fungerer i praksis. Revisjonen mener likevel på generelt grunnlag at en samling av funksjoner kan bidra til å gjøre eiendomsforvaltningen mer helhetlig. Samtidig vil vi påpeke at andre momenter som politisk fokus, god kommunikasjon og rett kompetanse gjerne har større betydning for eiendomsforvaltningen enn hvilken organisasjonsmodell man har. Som det fremgår i utledningen av revisjonskriteriene, er det viktigste kjennetegnet ved kommuner som får til god forvaltning, drift og vedlikehold, god kommunikasjon mellom kommunestyret som eier, formannskapet som operativ eier og rådmannen som eiendomsforvalter. God kommunikasjon innebærer at eiendomsforvalter må ha en anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter ved eiendomsmassen, samtidig som politisk ledelse må stille krav til god forvaltning og rapportering som gir grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. I kommunens handlingsplaner finnes overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Når det gjelder kommunale boliger gis det også føringer i kommunens boligpolitiske plattform. Utover dette stiller ikke bystyret, Østfold kommunerevisjon iks

124 som eier, krav til hvordan kommunen skal forvalte sin bygningsmasse eller hvilket vedlikeholdsnivå som forventes. Eiendom er imidlertid i gang med å utvikle en eiendomsstrategi, i samarbeid med utvalg for eiendom og næring. Dette vurderer revisjonen som positivt og nyttig. Først og fremst fordi en strategi kan bidra til å gjøre eiendomsforvaltningen mer forutsigbar og målrettet. For det andre kan et slikt samarbeid føre til at synspunkter fra både brukere, eiere og forvaltere gjenspeiles i mål og strategier. Etter revisjonens vurdering, kan dette igjen føre til en godt forankret eiendomsstrategi. Kommunen benytter Plania, IK-bygg og Sarpedia i sitt arbeid med oppfølging av kommunens eiendomsmasse. Revisjonen stiller spørsmål til om det kunne være aktuelt å redusere til ett eller to systemer, for å skape en mest mulig rendyrket og oversiktlig planlegging. Vi påpeker imidlertid at kommunen synes å ha god oversikt over sine bygninger, og bygningenes innmeldte vedlikeholdsbehov. Det er viktig at kommunens politikere, så vel som administrasjonen, har tilgang til oppdatert og relevant informasjon som gjør dem i stand til å prioritere det nødvendige vedlikeholdet av kommunens bygninger. Dette innebærer både at det foreligger tilgang på informasjon om hva som er tilstanden for bygningsmassen, og hva som ut i fra dette er det reelle vedlikeholdsbehovet. Det er videre viktig at det fastsettes mål for vedlikeholdet slik at det foreligger grunnlag for styring og kontroll. En grundig og til en hver tid oppdatert vedlikeholdsplan er et viktig verktøy i arbeidet med et planmessig vedlikehold. Arbeid knyttet til politisk sak om fremtidig skolestruktur antas å ha gitt en viss oversikt over skolenes tilstand, og gitt informasjon om dette til både brukere og eiere av byggene. Barnehagenes tilstand har vært vurdert tidligere, og samlet vedlikeholdsetterslep for alle bygg ble beregnet i Etter revisjonens vurdering mangler dog en kontinuerlig oversikt over alle byggenes tilstand, og dermed også langsiktige planer og prioriteringer for den totale bygningsmassen. Dette skal i følge handlingsplan for utvikles i løpet av Revisjonen ser positivt på dette. Ved å ha oversikt over tilstand i hver bygning kan kommunen enklere planlegge vedlikeholdet og fordele utgiftene over en lengre periode. Enhet eiendom benytter årlige vedlikeholdsplaner som et verktøy for planlegging og prioritering av vedlikeholdsarbeid. Etter revisjonens vurdering fungerer denne godt som utgangspunkt for den kortsiktige planleggingen, med tydelig beskrivelse av tiltak og ansvarsfordeling. Enhet eiendom får innspill til vedlikeholdsplanen via innrapporterte vedlikeholdsbehov og gjennom en årlig kartlegging med enhetsledere ved kommunens skoler. I følge enhetsledere revisjonen har vært i kontakt med, meldes vedlikeholdsbehov inn pr. telefon eller e-post til driftstekniker. Enhetslederne gir uttrykk for at mindre vedlikeholdsoppgaver utføres fortløpende, og at viktige utbedringer prioriteres. Basert på dette anser revisjonen det slik at det er etablert kanaler som sikrer at informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp, og at dette fungerer etter hensikten. Vedlikehold av kommunale boliger er fordelt mellom leietaker og kommunen gjennom leiekontrakt. Team bolig har boligkontakter som daglig følger opp leietakere, og undersøker behov for vedlikehold fortløpende. Revisjonen har ikke undersøkt dette nærmere, men ut i fra fakta som foreligger anses rutiner for innmelding og oppfølging av vedlikeholdsbehov i kommunale boliger som hensiktsmessige og oversiktlige. Østfold kommunerevisjon iks

125 4 RESSURSER TIL VEDLIKEHOLD Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? 4.1 Revisjonskriterier Som utledning av revisjonskriterier viser, kan følgende oppstilles som kriterier for utgifter til vedlikehold: Eiendomsforvaltningen må ses i et helhetlig perspektiv og være preget av strategisk planlegging, for at normtallet for vedlikehold skal kunne anvendes. Kommunen bør årlig minimum sette av ca. 111 kr pr. m² til vedlikehold av formålsbygg. Kommunen bør årlig minimum sette av ca. 187 kr pr. m² til vedlikehold av kommunale boliger. Når det gjelder vedlikehold av formålsbygg viser revisjonen til regnskapstall for utgifter til vedlikehold innen alle funksjoner som gjelder formålsbygg 21, ført på ansvar som knytter seg til enhet eiendom. 22 Vedrørende vedlikehold av kommunale boliger har revisjonen valgt å se på utgifter til vedlikehold for ansvar som knytter seg til team bolig Fakta Som vist i forrige kapittel forvalter Sarpsborg kommune cirka m² bygg. Formålsbygg etter KOSTRAs definisjon utgjør cirka m², mens kommunale boliger utgjør cirka m². 24 Faktaboks 9: Drift, vedlikehold og investering Drift defineres som løpende aktiviteter som renhold, vakthold, sikring, energi og vann, avløp og renovasjon og lignende. Avskrivninger av egne bygg omfattes også. Vedlikehold omfatter utgifter til vedlikehold og utskiftinger som er nødvendige for å hindre forfall som følge av normal slitasje. En investering må koste minst kr og ha en levetid på minst tre år for at den skal kunne klassifiseres som en investeringsutgift. Innenfor bygg må det vurderes om anskaffelsen er en påkostning (og dermed en investering) når den øker bruksverdien eller bruksområdet, kapasiteten eller funksjonaliteten. 25 Utgifter til vedlikehold av formålsbygg Tabellen på neste side viser netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning dividert på antall innbyggere. 21 Funksjon 130, 221, 222, 261, 381 og 386. Art 070, 230 og 250. Begrepet funksjon fokuserer på hvilke typer behov tjenestene skal dekke og hvilke grupper disse tjenestene primært henvender seg til. 22 Ansvar 63. Ansvarsnummeret forteller hvem i kommunen som står for en bestemt tjenesteproduksjon/bruker ressurser for å løse tildelte oppgaver. Arter forteller hvilke typer utgifter og inntekter en transaksjon i tjenesteproduksjonen er knyttet til. 23 Ansvar 3120, art 230 og I følge forslag til mål og strategier for eiendomsforvaltning og utvikling. 25 Se Kommunal regnskapsstandard nr.4 «Avgrensingen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet» for nærmere redegjørelse. Østfold kommunerevisjon iks

126 Tabell 2: Netto driftsutgifter pr. innbygger Sarpsborg KOSTRA-gruppe Østfold Landet u/oslo Merknad: Tallene er hentet fra KOSTRA, og viser Netto driftsutgifter (konsern) til kommunal eiendomsforvaltning, i kroner pr. innbygger. 26 Som tabellen viser ligger kommunens utgiftsnivå noe lavere enn gjennomsnittet for landet alle tre årene, og noe høyere enn gjennomsnittet for Østfold. Sammenlignet med de andre byene i ytre Østfold i 2014, hadde Sarpsborg høyere driftsutgifter pr. innbygger enn Halden (kr 2 027) og Moss (kr 3 568), men lavere enn Fredrikstad (kr 4 152). Utgifter til vedlikehold er inkludert i driftsutgiftene vist ovenfor. I tabellen nedenfor vises utgifter til vedlikehold av formålsbygg pr. m². Tabell 3: Utgifter til vedlikehold pr. m² Merknad: Tallene er mottatt av kommunen, og viser utgifter til vedlikehold ført på ansvar for enhet eiendom, på funksjoner som gjelder formålsbygg. Rådmann informerer om at kommunen budsjetterer med kvadratmeterpris til FDVutgifter. Det vil si at det blir gitt et FDV-bidrag pr. m² for alle nye prosjekter, samtidig som midler blir tatt ut når m² (bygg) fjernes fra kommunens bygningsmasse. Faktaboks 10: Beregning av FDV-kostnader i investeringsprosjekter Som en del av omstillingsarbeidet knyttet til effektivisering av kommunens drift, ble det i 2014 startet et prosjekt kalt «Prosjekter og prosjektarbeid». Målet med prosjektet var å sikre kvalitet og effektivitet i bygg- og anleggsprosjekter. Som en del av prosjektet ble kommunens prosedyre for bygg- og anleggsinvesteringer gjennomgått og revidert. I følge prosedyren av skal det gjøres et overslag av FDV-kostnader i «tidligfasen» for alle investeringsprosjekter for bygg og anlegg der kommunen selv har påtatt seg rollen som byggherre. Videre skal det gjøres etterberegninger i forprosjektet. Som nevnt i forrige kapittel har revisjonen stilt spørsmål angående vedlikehold til enhetsledere ved skoler i Sarpsborg. Tre av 13 ledere opplever at den generelle tilstanden ved skolen de jobber ved ikke er god. Fire ledere opplever at deler av skolen er velholdt. Samtidig opplever fire ledere at den generelle tilstanden er god eller grei, og to ledere anser tilstanden ved skolen som over middels bra og svært bra. På spørsmål om kommunen bruker tilstrekkelig med ressurser på vedlikehold, svarer seks enhetsledere nei. En svarer ja, mens resten anses som fornøyde, men med ønsker om mer ressurser. Revisjonen viser til eksempler på utsagn fra enhetsledere: «Det vil alltid være behov for mer, men jeg føler at det vi melder inn blir gjort noe med.» «Vi kunne fått mye triveligere arbeidsmiljø både for lærere og elever ved enkle utbedringer som ikke koster så mye.» «Vi får aldri nok vedlikeholdsressurser. Slitasjen på en skole er stor.» «Akkurat nå synes vi at mye er gjort, og vi er fornøyde og takknemlige for det, men fremdeles gjenstår en del.» 26 Driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, som omfatter funksjonene 121, 130, 221, 222, 261, 381 og 386. Østfold kommunerevisjon iks

127 Utgifter til vedlikehold av kommunale boliger Tabellen nedenfor viser totale utgifter til vedlikehold i driftsregnskapet, ført på ansvar for team bolig. Tabell 4: Utgifter til vedlikehold team bolig Vedlikehold og byggetjenester Materialer til vedlikehold Totalt Merknad: Tabellen viser regnskapstall for ansvar team bolig, KOSTRA driftsart 230 og 250. Lønn for utført vedlikehold belastes team vedlikehold, når det er de som utfører arbeidet. Vedlikehold utført av privat aktør vil belastes team bolig, under artene i tabell over. I tabellen nedenfor vises utgifter til vedlikehold pr. kvadratmeter for årene 2012, 2013 og Tabell 5: Utgifter til vedlikehold pr. m² Utgifter til vedlikehold av kommunale boliger, pr. m² Merknad: Regnskapstall som vist i tabell 3, dividert på ². Som vist i forrige kapittel fordeles vedlikehold av kommunale boliger mellom kommunen og leietaker gjennom leiekontrakt. I følge leiekontrakten skal følgende dekkes av leietaker: «Leietaker plikter på egen bekostning innenfor boligen å vedlikeholde låser, nøkler, ruter, vannkraner, servanter, klosettskåler med sete, lokk, sisterner, varmtvannsbeholdere, badekar, elektriske komfyrer, lampekuppel, elektriske kontakter, brytere og sikringer, samt foreta oppstaking av avløpsrør til egen vannlås. Likeså skal leietaker vedlikeholde ledninger og innretninger som han har anbrakt. Leietaker skal sørge for at boligen til enhver tid er i samme stand som ved innflytting, med unntak av det som følger av vanlig slitasje og elde. Alt arbeid som leietaker plikter å utføre skal han foreta uten ugrunnet opphold og på en måte som er håndverksmessig forsvarlig.» Som nevnt i kapittel tre, har team bolig egne boligkontakter som undersøker feil og mangler, og vurderer om det er behov for vedlikehold. Boligkontakten vurderer så om det er leietaker eller kommunen som er ansvarlig for å utføre eventuelt vedlikehold. I 2012 gjennomførte Norsk institutt for forskning om oppvekst, velferd og aldring (NOVA) 27 en forstudie for Sarpsborg kommunes deltagelse i et boligsosialt utviklingsprogram i regi av Husbanken. Her ble det påpekt at kommunen hadde utfordringer knyttet til drift og vedlikehold av kommunale boliger. Noen av boligene var preget av unødvendig høy slitasje, grensende til vanskjøtsel fra leietakernes side. NOVA foreslo en vurdering av prinsippene for kommunale husleier. Det ble fremhevet at høyere husleier gir bedre incitamenter til videreflytting, og at de økonomiske midlene som trekkes inn kan settes av til bedret vedlikehold. Gjengs leie 28 for kommunale boliger ble innført i kommunen i 2009, med unntak av 218 boliger med inntektsregulert leie vedtok bystyret å avvikle inntektsregulert husleiefastsetting for alle kommunale boliger. Bakgrunnen for å innføre gjengs leie også for de 218 boligene var at leien for disse lå på et gjennomsnittlig lavere nivå enn øvrige husleier, samtidig som disse boligene 27 Statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet. 28 Gjengs leie er et gjennomsnitt av leien i alle løpende leieforhold som gjelder lignende husrom på lignende vilkår. Østfold kommunerevisjon iks

128 gjennomgående var nyere og hadde bedre standard. Målsettingen var således å avvikle inntektsregulert husleie og ha et likt utgangspunkt for alle husleier. For å lette overgangen til ny leie for beboerne, blir det i en overgangsperiode krevd et lavere beløp enn fastsatt gjengs leie. Fra skal gjengs leie betales fullt ut. Enhet bolig har så langt ikke opplevd at innføring av gjengs leie har påvirket vedlikeholdsbudsjettet, men det forventes å gi større handlingsrom på lang sikt. 4.3 Vurderinger I NOU 2004:22, omtalt i utledningen av revisjonskriteriene, vises det til at planlegging, bygging og forvaltning som baseres på et langsiktig perspektiv for bruken av bygningen, kombinert med et faglig forsvarlig vedlikehold, er de viktigste bidragene en eier kan gi til en bærekraftig eiendomsforvaltning. Planmessig vedlikehold på et riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Utsettelse av vedlikehold for å spare penger er kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. I kriteriene har vi utledet hva som bør avsettes til årlig vedlikehold av formålsbygg og boliger. Normtallet på kr 187 pr. m² for boliger forutsetter en levetid på 60 år, mens normtallet på kr 111 pr. m² for formålsbygg forutsetter en levetid på 30 år. En viktig forutsetning for at normtallene skal kunne anvendes er at eiendomsforvaltningen sees i et helhetlig perspektiv og er preget av strategisk planlegging. Som fakta i kapittel tre viser, mangler kommunen en politisk vedtatt strategi eller føringer knyttet til nivå på vedlikehold av bygningsmassen. Dette er imidlertid under utvikling, og det foreligger vedlikeholdsplaner, systemer for planlegging og kanaler for informasjonsutveksling. Revisjonen vurderer dermed at forutsetningen ligger til grunn i tilstrekkelig grad. Til tross for små variasjoner, skiller ikke Sarpsborg seg fra andre sammenlignbare kommuner når det gjelder nivå på driftsutgifter til eiendomsforvaltning. Når det gjelder utgifter til vedlikehold, viser regnskapstall at Sarpsborg brukte mellom 121 og 132 kr pr. m² i perioden Dette er noe høyere enn beregnet normtall på kr 111 pr. m². Det påpekes at normtallet er nøkternt, og at det forutsetter at bygget enten avhendes eller oppgraderes betydelig dersom det skal benyttes utover 30 år. Det forutsetter dessuten at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. I Sarpsborgs tilfelle har man ikke total oversikt over det samlede etterslepet, og dermed heller ingen plan for å dekke inn etterslepet. Revisjonen vurderer det slik at kommunens nåværende ressursnivå burde kunne gi velholdte bygninger dersom ressursnivået er disponibelt over tid, og vedlikeholdsetterslep blir kartlagt og innhentet. Når det gjelder vedlikehold av kommunale boliger, viser regnskapstall at kommunen brukte kr 182 pr. m² i 2014, kr 159 i 2013 og kr 193 i Det vil si at utgiftsnivået var nært sammenfallende med normtall i 2014 og I 2013 brukte kommunen kr 30 mindre pr. m² enn hva normtallet tilsier. Som nevnt i rapportens innledning viste tilstandsrapport for 2. tertial for 2013 at budsjettrammen ikke var tilstrekkelig til å utføre nødvendig vedlikeholdsarbeid i kommunale boliger. Revisjonen ser positivt på at nivået økte for 2014 igjen, og at man da brukte bare kr 5 mindre enn normtallet pr. m². Som vist i utledning til revisjonskriterier, er gjengs leie et av suksesskriteriene for å oppnå et godt og verdibevarende vedlikehold av kommunale utleieboliger. Målet med innføring av gjengs leie var å avvikle inntektsregulert husleie, samtidig forventes det å gi større handlingsrom på lang sikt. Revisjonen ser positivt på dette, og er samtidig optimistiske til en fullstendig innføring av gjengs leie, da høyere husleie kan motivere til videreflytting. Dette kan igjen føre til at team bolig får gjennomgått flere boliger jevnlig, og bidrar til større oversikt og kontroll med feil bruk og eventuell vanskjøtsel fra leietakeres side. Østfold kommunerevisjon iks

129 5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Etter revisjonens oppfatning har kommunen i tilfredsstillende grad etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg og boliger. Kommunen har etter revisjonens vurdering god oversikt over byggene, og system for innrapportering og utbedring av vedlikeholdsbehov. Det er etablert kanaler som sikrer at informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp, og dette fungerer etter hensikten. Vi legger også til grunn at strategi for eiendomsforvaltning og tilstandskartlegginger av alle bygg er under utvikling. Når det gjelder problemstilling to viser kapittel fire at kommunens utgifter til vedlikehold av formålsbygg er noe høyere enn normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kommunen har ikke oversikt over samlet vedlikeholdsetterslep på revisjonens tidspunkt, men arbeider med å kartlegge tilstand i alle bygg. Dagens utgiftsnivå synes som et fornuftig nivå for å bevare bygningsmassens verdi når det ikke lenger foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kommunens utgifter til vedlikehold av kommunale boliger er nært sammenfallende med normtall. Revisjonen påpeker at også dette normtallet tar utgangspunkt i en bygningsmasse uten vedlikeholdsetterslep. Med utgangspunkt i rapportens vurderinger og konklusjoner, anbefaler revisjonen at kommunen bør: videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen av kommunens bygningsmasse. Det vises her til revisjonskriteriene for hva en slik strategi ideelt sett bør inneholde. videreføre arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger, og på bakgrunn av dette utarbeide en langsiktig vedlikeholdsplan som legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. vurdere å opprettholde samme utgiftsnivå for vedlikehold når vedlikeholdsetterslep er kartlagt og redusert, for å kunne sikre velholdte bygninger og unngå tilvekst av nytt etterslep i fremtiden. Rolvsøy Constance Hauser forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Østfold kommunerevisjon iks

130 6 RÅDMANNENS KOMMENTARER Østfold kommunerevisjon iks

131 VEDLEGG Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsettinger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold? I følge kommuneloven 23 pkt. 2 skal rådmannen «( ) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Det følger av forarbeidene til bestemmelsen at «Siktemålet er å tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven ( ) ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som bl.a. skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte.» I «Kontrollutvalgsboken» 29 defineres internkontroll som «( ) de systemer og rutiner som administrasjonssjefen etablerer for å sikre tilstrekkelig styring, måloppnåelse og regeletterlevelse». For at rådmannen skal kunne ivareta sitt ansvar etter kommuneloven 23 pkt. 2, vil det være en forutsetning av nødvendig internkontroll er etablert innenfor alle sektorer og nivåer i kommunen, også innenfor forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse. 29 «Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver», utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2011, s. 51. Veilederen er et ledd i departementets oppfølging av arbeidsgrupperapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Samtidig har de folkevalgte et ansvar når det gjelder forvaltning av kommunens bygg og eiendommer. Kommunestyret representerer kommunens øverste ledelse og skal ivareta eierrollen på vegne av innbyggerne. Kommunenes Sentralforbund ga i 2009 ut «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold», som er en veileder for folkevalgte og rådmenn. Her vises det til at det som kjennetegner kommuner som får til godt vedlikehold, er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren. God kommunikasjon innebærer at eiendomsforvalteren må ha anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til kommunens eiendommer. Kommunestyret må på den andre siden stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. KS visjon er at økt kunnskap hos de folkevalgte bidrar til bedre langsiktig eierskap. Dette samsvarer med konklusjonene i NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle» 30. Her presenterer utvalget to hovedkriterier som bør være tilfredsstilt for at den kommunale eiendomsforvaltningen skal kunne karakteriseres som god. For det første må det foreligge overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. De folkevalgte representerer innbyggerne, og må utøve eierposisjonen på en slik måte at forvalteren er i stand til å realisere eiers mål og interesser. Utvalget viser til enkelte delkriterier som målene bør omfatte: Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen. Dette betyr at det legges til rette for god faglig kompetanse, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse. Riktig økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. 30 Utredning om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Østfold kommunerevisjon iks

132 Tilfredsstille prioriterte brukerbehov. Dette en den grunnleggende forutsetningen for de fleste kommunale bygninger. Behovene må imidlertid avveies opp mot andre delkriterier. Effektiv arealutnyttelse. Antall kvadratmeter som til enhver tid brukes til et bestemt bruksformål, bør være så lav som mulig, gitt at det ikke går utover bruksformålet. Lokaler som det ikke er behov for, bør omdisponeres, selges eller rives. Godt, verdibevarende vedlikehold. Med dette så menes et optimalt vedlikehold, hvor innsatsen vurderes i et langsiktig økonomisk perspektiv. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning. Kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling optimaliseres i et livsløpsperspektiv, slik at de fastsatte målene for eiendomsforvaltningen nås med lavest mulig samlet årskostnad. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter. Eiendommen må tilpasses nye krav og endrede forutsetninger. Utvalget fremhever videre at dersom kommunen skal kunne bedrive rasjonell, kostnadseffektiv og formålseffektiv eiendomsforvaltning, må det foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Utvalget gir ikke detaljerte føringer for hvordan dette systemet bør være, men mener på generelt grunnlag at følgende informasjon bør inkluderes: Eiendoms- og bygningsregister med arealer. Kostnader og inntekter relatert til hvert bygg i henhold til NS 3454 «Livssykluskostnader for byggverk prinsipper og struktur». Eiendommens verdi. Oversikt over de ulike brukerne, herunder antall brukere slik at det kan beregnes indikatorer som viser brukerintensitet og arealeffektivitet. Brukernes langsiktige planer for virksomheten og konsekvens for lokaler (input til eiendommens strategi for FDV). Eiendommens tilstand: teknisk, innemiljø, fysisk tilgjengelighet. Forbruksdata, blant annet energi og andre «miljøparametere» pr. bygg. Lovpålagt dokumentasjon som branndokumentasjon, HMS, pålegg og godkjennelser etc. Juridisk informasjon vedrørende eiendommen. Annen nødvendig FDV dokumentasjon. KS skisserer tilsvarende krav i sin veileder. Her anbefales det at kommunen deler opp eiendomsmassen i porteføljer for å få god oversikt, eksempelvis: 1. Tjenestebygg/formålsbygg 2. Boliger 3. Strategiske eiendommer Videre fremgår det at det for hver eiendom bør utarbeides detaljerte rapporter som blant annet viser: Totalt areal og areal pr. bruker. Bygningens tekniske tilstand; skader, VVS, el-anlegg og andre tekniske innretninger. Redegjørelser for innemiljø; luft, lys og lyd. Brukbarhet; planløsning, fleksibilitet, universell utforming. Brann; branndokumentasjon organisatorisk og teknings, brannsikring, rapporter fra el-tilsyn. Fuktrisiko; standard på vann og avløpsnett, lekkasjevarsling, drenering etc. Miljø; nedgravde tanker, helsefarlige stoffer i bygningen, rasfare. Innbruddssikring. Offentlige pålegg. Innenfor hver kategori foreslås det at det graderes ut i fra tilstand i kategoriene grønn, gul og rød, samt angis omtrentlige utbedringskostnader, fordi dette vil gjøre det lettere å prioritere hvilke tiltak som bør utføres først. Konsekvensene av manglende system for vedlikehold og planlegging av vedlikehold drøftes i rapporten «Vedlikehold i kommunesektoren - Fra forfall til forbilde» Rapport utarbeidet av Multiconsult og PWC på oppdrag for KS, september Østfold kommunerevisjon iks

133 Her vises det til at en manglende definert strategi svært ofte fører til en ubevisst «akuttstrategi» hvor det meste foregår ved brannslukking. Totalt sett blir dette et mer kostbart vedlikehold fordi det resulterer i akkumulert etterslep og dårlig kapitalforvaltning. Et velfungerende system som gir gode styringsdata er således kjernen i god eiendomsforvaltning. I KS nøkkeltallsrapport for 2013 «Store investeringer og mindre vedlikeholdsetterslep» vises det til undersøkelser gjort av Civitas i på vegne av KS. Undersøkelsene viste at kun en relativt liten del av kommunene som svarte hadde en politisk strategi for eiendomsforvaltning. Videre viste det seg at andelen kommuner med vedtatt strategi var lavest blant små kommuner. I rapporten stiller KS spørsmål til betydningen av strategier når bygningsmassen i kommunen er relativt liten, sett i forhold til kommuner som opererer med flere millioner kvadratmeter. Det fremheves likevel at en vedtatt strategi, helst med bred politisk forankring, antas å gi en langt større forutsigbarhet for administrasjonen og forvaltere i kommunen, enn i kommuner der dette ikke er et politisk tema. Et minimum bør være at kommunen har vedlikeholdsplaner og at det er en bevissthet knyttet til verdiene av realkapitalen, samt at denne presenteres for politikerne med en konsekvensutredning av å ikke bevilge midler til vedlikehold. Et velfungerende internkontrollsystem innebærer også at det er etablert kanaler som sikrer fri gjennomstrømning av informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere de ulike aktivitetene som inngår i virksomheten. 32 Knyttet opp mot forvaltning, 32 Jf. Eksempelvis COSO-modellen som beskrives i en rapport utgitt av The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. COSOmodellen er et rammeverk for internkontroll, som har vist seg å fungere godt i offentlig sektor. Modellen er blant annet benyttet av Kommunalog regionaldepartementet i sine publikasjoner vedrørende internkontroll i norske kommuner. Modellen behøver ikke være kjent for kommunen, men det forutsettes at alle elementene i modellen er til stede: etablert kontrollmiljø, gjennomførte drift og vedlikehold, vil dette særlig innebære å sikre at informasjon om ulike forhold ved kommunens bygningsmasse, som rapporteres fra brukere og andre, mottas, registreres og følges opp. Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? I 2013 utarbeidet Multiconsult og Norges bygg- og eiendomsforening rapporten «Tilstandsbarometeret 2013». 33 Her vises det til at kommunal og fylkeskommunal bygningsmasse kan «deles inn i tre hvor ca. 34 % totalt sett fremstår med god eller tilfredsstillende tilstand, 35 % fremstår delvis utilfredsstillende og har behov for korrigerende tiltak, mens de siste 31 % fremstår som utilfredsstillende og til dels dårlig og med omfattende tekniske oppgraderingsbehov.» Sammenlignet med kartleggingen gjort i tyder resultatene på at den gjennomsnittlige tilstanden i kommunene har blitt noe bedre. Andelen av bygg i god og akseptabel tilstand har økt, og andel i den dårligste tilstandsgruppen er redusert noe. Forbedring i tilstand ser ut til å kunne være knyttet til større investeringsprosjekter i rehabilitering og nybygg. I dette ligger også den positive effekten av regjeringens tiltakspakke i I KS nøkkeltallsrapport for 2013 ser vi at vedlikeholdsutgiftene i 2013 er lavere enn i Videre poengteres det at «Det har vært en positiv utvikling i standarden på risikovurderinger, igangsatte kontrollaktiviteter, regelmessig overvåking av systemet og kanaler for informasjon og kommunikasjon. 33 Rapporten er basert på opplysninger gitt fra 46 kommuner, samt fylkeskommuner. 34 «Vedlikehold i kommunesektoren fra forfall til forbilde». 35 I forbindelse med finanskrisen høsten 2008, ga regjerningen et tilskudd til kommunesektoren på 4 mrd kroner til ekstraordinært vedlikehold av bygg og veier. Østfold kommunerevisjon iks

134 kommunale bygg. Samtidig er det en reduksjon i innsatsen når det gjelder vedlikehold av eksisterende bygningsmasse. Dersom kommunesektoren skal greie å ta vare på nye og rehabiliterte bygg, må det settes av nødvendige midler til vedlikehold.» I NOU 2004:22 fremhever utvalget at planlegging, bygging og forvaltning som baseres på et langsiktig perspektiv for bruken av bygningen, kombinert med et faglig forsvarlig vedlikehold, er de viktigste bidragene en eier kan gi til en bærekraftig eiendomsforvaltning. Planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Utsettelse av vedlikeholdet for å spare penger er kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. Med planmessig vedlikehold menes det vedlikehold som er basert på teknisk kunnskap og kompetanse. Feil utført vedlikehold vil som regel ikke være lønnsomt. Et forhold som drøftes i NOU 2004:22 og også i utredning utført av FOBE i 2006, er om det i enkelte tilfeller kan være nødvendig å utsette vedlikehold. I NOU en vises det til at dersom man kan forutse at nye og endrede brukskrav vil gjøre det nødvendig med større ombyggingsarbeider, kan det være kostnadsbesparende å utsette noe av vedlikeholdet, siden en ombygging likevel vil fornye deler av bygningen. Tilsvarende fremgår av utredningen utarbeidet av FOBE. Enkelte sektorer innenfor kommunal virksomhet, som helse og skole, preges av hyppige reformer som stiller krav om nye planløsninger og bedre funksjonalitet. Dette kan gjøre det lønnsomt å samle opp behovene for indre vedlikehold og lignende, til større ombyggingsprosjekter. Det fremheves likevel at ytre vedlikehold er lønnsomt, slik at man unngår fuktskader og at bygget fremstår velholdt. Med begrensende midler er det dessuten særlig viktig at ytre vedlikehold prioriteres. Hovedkonklusjonen i begge rapporter er imidlertid at løpende, planmessig vedlikehold generelt er det mest økonomisk lønnsomme alternativet. I rapporten «Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde» 36 gis det normtall for vedlikehold. Basert på tilstandskartlegging 37, viser rapporten til forskjeller blant hovedbygningstyper. Eksempelvis har sykehjem og barnehager gjennomsnittlig best tilstand og gjennomsnittlig lav alder. Bolig- og kulturbygninger (spesielt samfunnshus/ungdomshus) har dårligst tilstand, noe som antakelig skyldes har bruksbelastning. Basert på estimert vedlikeholdsbehov for ulike bygningstyper, samt arealfordelingen mellom bygningstypene, er det i rapporten estimert gjennomsnittlig kostnadsbehov for vedlikehold av kommunal bygningsmasse som årskostnad i kroner pr. kvadratmeter. Dette er gjort med utgangspunkt i Norsk Standard 3454 «Livssykluskostnader for byggverk». Estimatet tar ikke hensyn til regnskapsføring og finansiering når det gjelder grensesnittet mellom drift og kapital, og estimatet forutsetter at kommunens bygningsmasse minimum utgjør kvadratmeter. Normtallet forutsetter også at eiendomsforvaltningen sees i et helhetlig perspektiv og er preget av strategisk planlegging. Dette innebærer at kommunen har et bevisst forholdt til hvilke bygninger som fungerer, hvilke som må tilpasses eller hvor bruken må endres, hvilke bygninger som må erstattes av nye bygg og hvilke bygninger som skal rives og/eller avhendes. Med overnevnte forutsetninger til grunn er beregnet gjennomsnittlig vedlikeholdskostnad for en kommunal bygning ca. kr 189 pr. år pr. 36 Multiconsult og PWC for KS ved angivelse av tilstandsgrader i henhold til Norsk Standard 3424 «Tilstandsanalyse av byggverk» Østfold kommunerevisjon iks

135 kvm. 38 Beregningen er basert på 60 års levetid og 6 % kalkulasjonsrente. Annuitetstallet er følsomt for betraktningsperiode (byggets levetid), intervaller for vedlikeholdsinnsats og for utskiftning (komponentenes levetid), samt kalkulasjonsrente. En halvering av levetiden til 30 år medfører en reduksjon i normtallet til ca. kr 111 pr. år pr. kvadratmeter. Dette innebærer imidlertid at bygningen enten må avhendes eller står foran en betydelig oppgradering dersom den skal benyttes videre. Som nevnt ovenfor kan det innenfor enkelte sektorer være lønnsomt å utsette noe av vedlikeholdet, fordi reformer og nye krav fordrer til større ombygginger eller oppgraderinger. Basert på dette, mener revisjonen at det vil være mest hensiktsmessig å benytte sistnevnte normtall som målestokk for å vurdere kommunens vedlikehold av formålsbygg. Når det gjelder vedlikehold av kommunale boliger finner vi følgende i NOU 2011:15 «Rom for alle kommunale boliger»: «Kostnadene ved vedlikehold er ofte høye i kommunale boliger. Det kan blant annet skyldes utleie til personer med sosiale problemer og i ustabile livssituasjoner. Grovt hærverk, fuktskader på grunn av manglende utlufting/dårlig ventilasjon og økt brannfare grunnet uforsiktig omgang med ild og elektriske anlegg, gir høye vedlikeholdskostnader. Det kan også være en utfordring at beboere har ansvar for indre vedlikehold, men har for svak økonomi til å gjennomføre det. Resultatet kan bli at leiligheter over tid forfaller, og at det da blir en betydelig utgiftspost for kommunene.» I 2011 gjennomførte SINTEF Byggforsk et prosjekt for Husbanken ved region Midt- Norge, som omhandlet kommunale utleieboliger, husleienivå og teknisk standard/vedlikehold. I følge prosjektrapporten er suksesskriteriene for å oppnå et godt og verdibevarende vedlikehold av kommunale utleieboliger, å ha en husleie på nivå med gjengs leie og en «streng» praksis med inndrivelse av utestående fordringer. I likhet med NOU 2011:15 peker rapport fra SINTEF på at kommunale boliger til dels har beboere med lav boevne som bidrar til at boligene brukes feil og slites raskere. I følge rapporten hadde samtlige av de tre kommunene som deltok i prosjektet, problemer med å utføre tilstrekkelig vedlikehold, fordi det indre vedlikeholdet krevde nesten alle vedlikeholdsmidlene. Sarpsborg kommune har i sine leiekontrakter for kommunale utleieboliger redegjort for leietakers ansvar for vedlikehold. Leietaker plikter i følge avtalen å på egen bekostning vedlikeholde låser, nøkler, ruter, vannkraner, servanter, klosettskåler med sete, lokk, sisterner, varmtvannsbeholdere, badekar, oppstaking av avløpsrør til egen vannlås. Leietaker skal sørge for at boligen til enhver tid er i samme stand som ved innflytting, med unntak av det som følger av vanlig slitasje og elde. Alt arbeid som leietaker plikter å utføre skal foretas uten ugrunnet opphold og på en håndverksmessig forsvarlig måte. Som vist over kan utgifter til vedlikehold av boliger være høye på grunn av utfordringer med leieboernes boevne. Samtidig er leieboerne i Sarpsborg kommunes utleieboliger pliktet til å finansiere store deler av det indre vedlikeholdet selv. Revisjonen må hensynta at kommunale utleieboliger ikke berøres av hyppige reformer og nye krav om planløsninger og funksjonalitet, slik som for eksempel skoler og institusjoner. Dermed anser revisjonen at det er mest hensiktsmessig å benytte normtall basert på 60 års levetid, kr 189 pr. år pr. kvm 38 Rapporten er publisert i Normtallet er justert opp mot økningen i konsumprisindeksen i perioden Østfold kommunerevisjon iks

136 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 7702/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /4 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Interkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende interkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: Bruke rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av interkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikre etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomføre risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp

137 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Interkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Bystyret finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende interkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: Bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av interkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikrer etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomfører risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Bystyret merker seg at rådmannen allerede har planlagt aktiviteter som skal sette interkontrollen rundt fakturahåndtering i system. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Interkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 14/35, Prosjektplan Bystyresak 2/14, Plan for forvaltningsrevisjon KU-sak 13/35, Plan for forvaltningsrevisjon

138 Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet at det foreligger risiko knyttet til hvorvidt kommunen har etablert preventive og fungerende kontroller for å oppdage misligheter hos entreprenør. «Økonomiske misligheter» er videre ansett som et eget risikoområde. Svikt vil her lett kunne få store konsekvenser for omdømme og økonomi. Prosjektet ble prioritert som nr. 1 i planen, men det ble «lagt på is» mens kontrollutvalget arbeidet med bestilling fra bystyret angående ytringsfrihet for ansatte. Revisjonen startet arbeidet i mars 2015, og arbeidet har pågått fram til desember Prosjektets problemstillinger: Kontrollutvalget vedtok følgende problemstillinger: På hvilken måte etterleves rammeavtaler som ikke inngår i kommunens E- handelsystem, og hvordan følger kommunen opp avrop på disse? Har kommunen etablert preventive og fungerende kontroller for å oppdage misligheter hos entreprenører, og i hvilken grad følger entreprenørene opp sine underleverandører? Har Sarpsborg kommune gjennom kontraktsinngåelse i tilstrekkelig grad sikret seg mot sosial dumping hos leverandører og underleverandører? Revisjonen har foretatt en justering av vedtatte problemstillinger, slik at rammeavtaler inngår i problemstillingen om preventive kontroller (kulepunkt en og to er slått sammen). Har Sarpsborg kommune etablert preventive og fungerende kontroller for tilfredsstillende fakturahåndtering? Har Sarpsborg kommune tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører, og hvordan ivaretas disse i praksis? Revisjonens vurderinger og anbefalinger: Rapportens første problemstilling omhandler kommunens fakturahåndtering nærmere bestemt om det er etablert preventive og fungerende kontroller. Revisjonens konklusjon er at kommunen har etablert en fungerende interkontroll. Revisjonen har avdekket enkelte svakheter i interkontrollen, men disse er ikke av et slikt omfang at de påvirker hovedkonklusjonen (s. 34): «Spørreundersøkelsens resultater er tilfredsstillende på et overordnet nivå. Samtidig fremgår det at det er noen ulikheter knyttet til de ulike rollenivåene, når det gjelder kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet. Vi viser her blant annet til de spørsmålene som oppnår dårligere skår enn det kommunen selv oppfatter som tilfredsstillende. Revisjonen vil også fremheve spørsmålet som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser. Her stiller vi noe høyere krav enn kommunen, og generelt burde andelen som jevnlig eller alltid kontrollerer slike betingelser vært høyere. Muligens kan også dette resultatet sees i sammenheng med revisjonens fakturakontroll, hvor det ble avdekket et mindre antall avvik på fakturerte timepriser, samt at det for noen fakturaer ikke kunne fremlegges underlagsdokumentasjon. Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Bruk av nettoprislister var det området hvor det gjennomgående var avvik. Her må kommunen avklare hvilken rolle slike lister skal spille i fakturakontrollen. Revisjonen tolker avtalene slik at nettoprislister skal være styrende, men når det kun foreligger slike lister for noen av rammeavtalene, at leverandørene ikke synes å legge disse til grunn, samt at attestanten heller ikke synes å kontrollere prisbetingelsene, er det åpenbart et behov for en nærmere gjennomgang av dette.«-138-

139 Rapportens andre problemstilling omhandler kommunens tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører. Revisjonens konklusjon er at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Fakta viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. I henhold til beste praksis skal konklusjonene fra risikovurderingene i tilknytning til kontrakten dokumenteres og arkiveres, skriver revisjonen. Revisjonen anbefaler at kommunen bør (s. 35): «Utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår. Hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Dette vil i større grad kunne sikre etterprøvbarheten i vurderingene og de eventuelle kontrollene som er blitt gjennomført, samt at det vil kunne skape en enhetlig praksis for fremtidige risikovurderinger og kontroller. Gjennomføre risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Dette vil bidra til å sette fokus på tematikken, samt danne grunnlag for kommunens videre utvikling av system og praksis på feltet.» Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. xx i rapporten). Rådmannen sier at rapporten setter fokus på et viktig område, som har stor nytteverdi for kommunen. Rapportens anbefalinger vil bli fult nøy opp. Det er allerede planlagt aktiviteter som skal sette interkontrollen rundt fakturahåndtering i system. De øvrige anbefalingene i rapporten vil bli fult opp i det videre kvalitets- og forbedringsarbeidet. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Ordlyden i rapportens problemstillinger er endret i forhold til kontrollutvalgets bestilling i forbindelse med vedtatte prosjektplan, på den måten at undersøkelse av rammeavtaler inngår i problemstillingen om preventive kontroller.(jf. s. 5). I slike tilfeller er det sekretariatet oppgave å vurdere om endringen faktisk ikke er mer enn en justering i ordlyden. I dette tilfelle skal da rammeavtale- og entreprenørperspektivet fortsatt være med. Sekretariatet tolker metodekapittelet dit hen at alle fakturaene som er kontrollert, har tilknytning til en rammeavtale. I tillegg har også revisjonen kontrollert et utvalg endringsmeldinger tilknyttet tre ulike investeringsprosjekter. På den måten er entreprenørperspektivet med i utvalget. Sekretariatet er enig med revisjonen om at endringene som gjort i problemstillingene er innenfor revisjonens mandat, jfr. prosjektplanens premisser. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer, spørreskjema og fakturagjennomgang. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger

140 Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp

141 Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 1. februar østfold kommunerevisjon iks

142 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier Litteratur- og dokumentliste HAR SARPSBORG KOMMUNE ETABLERT PREVENTIVE OG FUNGERENDE KONTROLLER FOR TILFREDSSTILLENDE FAKTURAHÅNDTERING? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger HAR KOMMUNEN TILTAK FOR Å SIKRE TILFREDSSTILLENDE LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR HOS LEVERANDØRER, OG HVORDAN IVARETAS DISSE I PRAKSIS? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER REVISJONSKRITERIER SPØRREUNDERSØKELSEN østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

143 1 SAMMENDRAG Velfungerende internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører og fakturahåndtering er sentralt for å redusere risikoen for økonomiske misligheter. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt om Sarpsborg kommune har etablert preventive og fungerende kontroller for tilfredsstillende fakturahåndtering. Videre har vi undersøkt om kommunen har tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører, samt hvordan tiltakene ivaretas i praksis. Gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden mars desember Kriterier er i all hovedsak utarbeidet med utgangspunkt i kommuneloven, bokføringsloven og beste praksis. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingene i kapittel 3 og 4, samt i sin helhet i eget vedlegg. Fakta er innhentet ved bruk av intervju, spørreundersøkelse, dokumentanalyse, samt fakturakontroll. Kapittel 2.3 gir en nærmere redegjørelse for anvendt metodikk og gjennomføring. Funn og konklusjoner Med henvisning til den første problemstillingen, jfr. kapittel tre, viser vår undersøkelse at Sarpsborg kommune har etablert flere dokumenter, som samlet sett skal bidra til tilfredsstillende økonomistyring i kommunen. Overordnet er kommunens delegeringsreglement med betydning for rådmannen. Delegeringsreglementet er igjen brutt ned i dokumenter som har direkte betydning for alle som er ansatt i kommunen både ledere og medarbeidere. Prosedyre for anvisning og attestasjon er et slikt dokument, og er det som vies mest oppmerksomhet i denne revisjonen. Samtidig er det viktig å påpeke at prosedyren henger sammen med en rekke andre dokumenter, som indirekte har betydning for den problemstillingen som belyses i dette kapitlet. Det vises blant annet til lederavtalene som avklarer og delegerer myndighet knyttet til økonomi, samt kommunens innkjøpsreglement som gir anvisning om hvordan innkjøp skal gjøres i kommunen. Skal prosedyrer fungere etter sin hensikt, må de være kjent for de som omfattes. I denne revisjonen har vi benyttet spørreundersøkelse rettet mot alle i kommunen som har fått delegert anvisnings- og/ eller attestasjonsmyndighet, for å undersøke nettopp dette. Resultatene er i all hovedsak tilfredsstillende. Revisjonen har også sett nærmere på fakturahåndtering i praksis. Som det fremgår av fakta har kontrollen hovedsakelig bestått i å undersøke om anviste fakturaer stemmer overens med gjeldende rammeavtaler eller om det foreligger endringsmelding som grunnlag, samt om bokføringslovens krav er tilfredsstilt. Det ble avdekket noen mindre avvik knyttet til produktpriser, timespriser og bokføringsloven, men samlet sett var resultatet av denne kontrollen tilfredsstillende. Det store flertallet av fakturaer inneholder nødvendig underlagsdokumentasjon, samt prisbetingelser som korresponderer med inngåtte avtaler. I spørreundersøkelsen tok vi også inn enkelte spørsmål som gjelder forståelse av anskaffelsesregelverket og bruk av rammeavtaler. Formålet var å sammenligne resultatet med en tilsvarende spørreundersøkelse gjennomført i Resultatene viser at nær sagt alle spørsmål oppnår bedre skår i 2015, enn hva tilfellet var i Etter rapporten i 2011 har kommunen fokusert på intern opplæring og forbedring av interne rutiner og prosedyrer. Resultatene kan tyde på at dette har gitt effekt. Med henvisning til problemstilling to, jfr. kapittel fire, viser undersøkelsen at Sarpsborg kommunen har etablert tiltak som skal sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

144 leverandører. Alle konkurransegrunnlag som kommunen utarbeider stiller krav om dette, og det tas også inn som vilkår i kontrakter. Kommunen opplyser også at man ved hver enkelt anskaffelse, vurderer om det er behov for kontroll av at slike vilkår følges. Det fremgår også av fakta at man har gjennomført slik kontroll i to av de undersøkte prosjektene. I et av prosjektene er dette dokumentert gjennom møtereferat. Kommunen har imidlertid ikke utarbeidet skriftlige rutiner som skal sikre gjennomføring og oppfølging av nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår. Kommunen har heller ikke en enhetlig praksis for å dokumentere eventuelle risikovurderinger og gjennomførte kontroller. Dette er uheldig fordi mangel av dokumentasjon svekker etterprøvbarheten av de gjennomførte kontrollene. Dokumentasjon av vurderinger og kontroller vil dessuten danne et grunnlag for innholdet i fremtidige kontroller, samt skape en enhetlig praksis. Bystyret vedtok i sak 80/15 16 krav som skal overholdes i forbindelse med utlysning av anskaffelser innenfor bygg- og anleggskontrakter, samt kontrakter innenfor kjøp av varer og tjenester, så langt det lar seg gjøre. Kravene er i tråd med «Skiensmodellen» med unntak av egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner, hvor Sarpsborg kommune stiller strengere krav. Sarpsborg kommune har inngått avtale som sikrer dem tilgang til spesialisert kompetanse som kan bistå med kontraktsoppfølging innen risikoutsatte områder. Etter revisjonens vurdering fremstår kommunens arbeid med saksfeltet som godt utredet. Dette legger til rette for, og bør føre til en forbedring av kommunens system og praksis hva gjelder kontroll av leverandør og underleverandørs etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår i fremtiden. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Revisjonens hovedkonklusjon er i all hovedsak tilfredsstillende for begge problemstillinger. Det er imidlertid avdekket enkelte forhold, som revisjonen har valgt å knytte anbefalinger til. Disse fremgår avslutningsvis i kapittel fem, sammen med hovedkonklusjonen. Revisjonen takker kommunen for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

145 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Temaet i denne forvaltningsrevisjonen er en sammenslåing av flere risikoområder som er påpekt i «Plan for forvaltningsrevisjon for Sarpsborg kommune », vedtatt av Bystyret 20. mars Kontrollutvalget ønsket å belyse disse samlet, og plan for prosjektet ble vedtatt 2. september Det ble avholdt oppstartsmøte med administrasjonen i forkant av vedtaket 12. august Følgende problemstillinger ble vedtatt av kontrollutvalget: På hvilken måte etterleves rammeavtaler som ikke inngår i kommunens e- handelssystem, og hvordan følger kommunen opp avrop på disse? Har kommunen etablert preventive og fungerende kontroller for å oppdage misligheter hos entreprenør, og i hvilken grad følger entreprenørene opp sine underleverandører? Har Sarpsborg kommune gjennom kontraktsinngåelse i tilstrekkelig grad sikret seg mot sosial dumping hos leverandør og underleverandør? Av ulike årsaker fikk imidlertid ikke prosjektet nødvendig fremdrift 1. Som følge av dette ble det avholdt nye arbeidsmøter med administrasjonen i mars og april Formålet med disse møtene var å avklare om temaet fortsatt hadde gyldighet, og om de vedtatte problemstillinger var relevante. Dette ble besvart bekreftende. Revisjonen har foretatt en mindre justering av vedtatte problemstillinger, slik at rammeavtaler inngår i 1 Både administrasjonen og kontrollutvalget har blitt orientert om årsakene til forsinkelsene. problemstillingen om preventive kontroller. Revisjonen oppfatter at denne justeringen er innenfor vårt mandat, jfr. prosjektplanens premisser. Prosjektet ble deretter igangsatt. 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Har Sarpsborg kommune etablert preventive og fungerende kontroller for tilfredsstillende fakturahåndtering? Har Sarpsborg kommune tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører, og hvordan ivaretas disse i praksis? Under problemstilling 1 har vi undersøkt hvilke rutiner og prosedyrer kommunen har etablert for å sikre god fakturakontroll. I tillegg har vi undersøkt praksis gjennom spørreundersøkelse, samt ved å se på et utvalg fakturaer knyttet til utvalgte rammeavtaler. Arbeidstesen har vært at dersom kommunen har et godt og velfungerende system for dette, så vil det også redusere risikoen for misligheter. Under problemstilling 2 har vi undersøkt om kommunen stiller krav om tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører, samt om kommunen har praksis for å kontrollere dette gjennom undersøkelser. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller østfold kommunerevisjon iks

146 opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført ved intervju, spørreundersøkelse, dokumentanalyse, samt fakturakontroll. Hvilke dokumenter som har vært gjenstand for dokumentanalyse fremgår av punkt 2.5. Det handler i all hovedsak om ulike styringsdokumenter, reglementer og prosedyrer. Det er gjennomført intervjuer med følgende: Controller og rådgiver ved enhet økonomi og innkjøp (innkjøpssjef) Teamleder ved enhet eiendom I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Intervjuet av teamleder er gjennomført som epostintervju. Vedkommende videreformidlet også spørsmål til andre ansatte ved samme enhet. Epostintervjuer er en anerkjent metode i kvalitativ forskning. Særskilt for problemstilling 1 Spørreundersøkelsen ble sendt ut til 250 ansatte med anvisnings- og /eller attestasjonsrett. Respondentdata ble mottatt av kommunen i forkant av undersøkelsen. Undersøkelsen ble sendt ut 22. juni 2015, med svarfrist 18. august Det ble sendt påminnelse til respondenter som ikke hadde besvart 22. juli 2015 og 3. august Fire respondenter meldte seg av undersøkelsen, enten fordi de ikke lenger hadde den aktuelle myndigheten eller fordi de ikke lenger var ansatt i kommunen. 86 respondenter besvarte ikke undersøkelsen, 14 fullførte ikke og 146 av 250 respondenter besvarte fullt ut. Dette gir en samlet svarprosent på 59,3 %. Revisjonen hadde foretrukket en høyere svarprosent, men vi mener likevel at svarprosenten er tilstrekkelig til å danne grunnlag for en teoretisk generalisering. Det må imidlertid påpekes at spørreundersøkelser generelt kan inneholde feilkilder, spesielt knyttet til hvordan respondentene har oppfattet spørsmålene eller skalaen som er benyttet i tilknytning til de ulike spørsmålene. Revisjonen har forsøkt å ivareta dette hensynet ved å forklare bakgrunnen og formålet med spørsmålet der dette har vært ansett som nødvendig. Hensynet er også ivaretatt i vurderingene. Resultatene presenteres i hovedsak grafisk. Da det er benyttet ulike skalaer avhengig av spørsmålsstilling, redegjøres det for skalaen under hver enkelt figur. Under hver tabell eller figur er det også tatt inn informasjon om antall respondenter som har besvart det aktuelle spørsmålet. Antallet skiller seg noe på de ulike spørsmålene, da noen spørsmål avhenger av om vedkommende har bare attestasjonsmyndighet, eller om vedkommende også har anvisningsmyndighet. Revisjonen valgte også å sende spørreundersøkelsen til kommunen før resultatene forelå, for å få administrasjonens innspill på hva som ville være en tilfredsstillende svarfordeling på enkelte av spørsmålene. Kommunens oppfatning er tatt inn i faktadelen av rapporten, og er også hensyntatt i revisjonens vurderinger. Det informeres også om at kommunen har deltatt i utformingen av innholdet i spørreundersøkelsen, ved at det har blitt åpnet for at innspill knyttet til spørsmål, spørsmålsformulering og svaralternativer. Dette er hensyntatt ved utformingen. Spørreundersøkelsen følger som vedlegg til rapporten (vedlegg 2). Under noen spørsmål presenteres også resultater fra en spørreundersøkelse som revisjonen gjennomførte i september Denne undersøkelsen ble sendt til 240 respondenter med innkjøpsansvar (dette sammenfaller i stor grad med ansatte med 2 «Kjøp av konsulenttjenester Sarpsborg kommune». Forvaltningsrevisjonsrapport Østfold kommunerevisjon, østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

147 attestasjons- og anvisningsmyndighet), hvorav 173 besvarte undersøkelsen. Dette ga en svarandel på 72 %, altså noe høyere enn i nåværende undersøkelse. Fakturakontrollen er gjennomført ved utplukk av de siste 30 fakturaer fra 7 ulike leverandører. For noen av leverandørene er samtlige fakturaer kontrollert, da totalt antall fakturaer var under 30. Kontrollerte leverandører er valgt på grunnlag av risikovurdering altså områder hvor vi har sett at det det typisk forekommer feilfakturering i andre kommuner. I tillegg har også revisjonen kontrollert et utvalg endringsmeldinger tilknyttet tre ulike investeringsprosjekter. Følgende er kontrollert ved fakturagjennomgangen i tilknytning til rammeavtaler: At fakturaspesifikasjon tilfredsstiller bokføringsforskriften. At timepris og øvrige spesifikasjoner er i tråd med inngått rammeavtale. Følgende er kontrollert ved fakturagjennomgang i tilknytning til endringsmeldinger: At faktura er dokumentert med endringsmelding. At spesifikasjon på faktura kan spores til endringsmeldingen. Alle fakturaer har blitt kontrollert mot Visma Entreprise med henblikk på fakturagrunnlag. Der dette ikke har gitt tilstrekkelig informasjon har det blitt rettet henvendelser til den som har anvist fakturaene. I de fleste tilfeller har revisjonen mottatt tilbakemelding på disse henvendelsene. Særskilt for problemstilling 2 Revisjonen har undersøkt hvordan kommunen har vurdert behovet for, og i hvilken grad de har gjennomført kontroller av lønns- og arbeidsforhold i fem bygg- og anleggsprosjekter. Revisjonen fikk oversendt en liste med enhetens 16 siste gjennomførte bygg- og anleggsprosjekter, gjennomført i tidsrommet Det er gjennomført ett tilfeldig utvalg av fem prosjekter. De utvalgte prosjektene som beskrives nærmere i rapporten er: Valaskjold sykehjem- og omsorgsboliger Oppgradering av administrasjonsbygg Tilbygg Sarpsborghallen Nytt kunstgress Sarpsborg stadion Ny barnehage Hafslundsøy Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisorer Bjørnar Bakker Eriksen og Anders Svarholt i perioden mai til desember Fakturakontrollen er utført av regnskapsrevisorer Mina Evenrød og Madeleine Strandin. 2.4 Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Lov av 25. september 1992, nr. 107). Ot. prp. nr. 70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (For av 8. februar 2008, nr. 112). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi): Ta ansvar motvirk sosial dumping i anskaffelser. Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Fornyings- og administrasjonsdepartementets merknader til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (FADs pressemelding nr. 8/2008: Forskrift not sosial dumping; fakta om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter). østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

148 Utledning av revisjonskriteriene følger i vedlegg, med hovedpunkter under hver enkelt problemstilling. 2.5 Litteratur- og dokumentliste Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen: Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune», sist endret av Bystyret 19. mars 2015 (PS 20/15). Mal for lederavtaler 2015 kommune-, enhetsleder- og teamledernivå. Prosedyre for anvisning og attestasjon av alle utbetalinger», godkjent av kommunens ledergruppe Retningslinje for Sarpsborg kommunes kvalitetsarbeide og kvalitetssystem. «Innspill til budsjett 2016» - notat fra innkjøpsavdelingen. Forvaltningsrevisjonsrapport «Kjøp av konsulenttjenester Sarpsborg kommune», publisert Sak 102/15 behandlet av Plan- og økonomiutvalget «Kontraktsklausuler i bygge- og anleggskontrakter bruk av lærlinger og tiltak mot sosial dumping». Interne rutiner. Tilbudsforespørsler med konkurranseregler (for de 5 utvalgte prosjektene). Kontrakter (for de 5 utvalgte prosjektene). Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter veileder om beste praksis (Difi). Strategi mot arbeidslivskriminalitet (Arbeids- og sosialdepartementet). Virksomhetsplan enhet byggprosjekt østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

149 3 HAR SARPSBORG KOMMUNE ETABLERT PREVENTIVE OG FUNGERENDE KONTROLLER FOR TILFREDSSTILLENDE FAKTURAHÅNDTERING? 3.1 Revisjonskriterier Krav til fakturakontroll Rådmannen har ansvar for etablering av internkontroll, herunder at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. Dette innebærer at det må være etablert rutiner, prosedyrer og en bedriftskultur, som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende fakturahåndtering. Det må være etablert kontrollmekanismer som følger opp at vedtatte rutiner og prosedyrer etterleves. I tillegg kommer kontrollpunktene som er anvendt for fakturagjennomgangen. Av praktiske årsaker er disse inntatt parallelt med faktabeskrivelsen av denne. Kravene som fremgår av bokføringsloven er inntatt i vedlegget hvor utledningen av revisjonskriter fremgår. 3.2 Fakta Delegeringsreglementet Rådmannen skal sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for internkontroll 3. Videre har rådmannen myndighet til å foreta alle enkeltinnkjøp innenfor driftsbudsjettet 4, og det vises til egne reglementer for nærmere beskrivelse av rådmannens myndighet i økonomisaker 5. Som eksempel nevnes «Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Sarpsborg kommune». Delegeringsreglementet gir også rådmannen 3 Følger av pkt i «Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune», sist endret av Bystyret 19. mars 2015 (PS 20/15). 4 Delegeringsreglementet pkt Det er gjort unntak for anskaffelser som etter kommuneloven skal inngås av Bystyret selv. 5 Delegeringsreglementet pkt avslutningsvis. anledning til å videredelegere sin myndighet 6. Slik delegering er delvis gjort direkte i de ulike reglementene, men også mer generelt i lederavtalene på de ulike nivåene. Lederavtaler I malen for lederavtale mellom rådmannen og kommunesjefnivå 7, fremgår det blant annet at kommunesjef er «ansvarlig for kostnadskontroll og en effektiv bruk og forvaltning av tildelte økonomiske ressurser i henhold til økonomireglementer og vedtatte budsjett». Dette innebærer at kommunesjefen skal: Gjennomføre god økonomistyring og kostnadskontroll i kommuneområdet i samsvar med tildeling av økonomisk ramme/ økonomiplan og økonomireglementet. Sørge for å få mest mulig ut av tildelte rammer og være konkurransedyktig med sammenlignbare enheter/ kommuner. Gjennom god dialog med sine enhetsledere søke å lukke eventuelle økonomiavvik. Sørge for at det rapporteres etter vedtatt reglement og årshjul i Sarpsborg kommune, i forhold til indikatorer og hvor resultatene måles mot målsettingen. Tilsvarende ansvar og myndighet fremgår av lederavtalen mellom kommunesjefnivå og enhetsledernivå 8. Hva gjelder oppgaver knyttet til økonomiavvik fremgår det at enhetsleder skal: Rapportere eventuelle avvik til kommunesjef umiddelbart og i dialog med kommunesjef iverksette tiltak som bringer 6 Delegeringsreglementer pkt avslutningsvis. Det er gjort unntak for tilfeller der Bystyret eksplisitt har bestemt noe annet. Slike unntak finnes ikke innenfor det teamet denne revisjonen omfatter. 7 Mal for lederavtale 2015 kommunesjefnivå. 8 Mal for lederavtale 2015 enhetsledernivå. østfold kommunerevisjon iks

150 enhetens aktivitet i overensstemmelse med avtalt økonomisk ramme. Kommunen benytter også lederavtaler i forholdet mellom enhetsleder og teamleder. Her er økonomiansvaret formulert slik: Følger opp og tar medansvar for økonomi innenfor definert ramme (det fremgår at punktet skal spesifiseres i avtalens spesielle/ individuelle del). At arbeidet er utført og at timeantallet er korrekt. At utfyllingen er korrekt i fakturabehandlingssystemet. At anskaffelsen er inventarført der det er aktuelt. At fakturaen tilfredsstiller bokføringslovens krav til betalingsdokument. At merverdiavgiftskode er korrekt påført. Andre reglementer og prosedyrer Det er etablert en rekke reglementer, rutiner og prosedyrer som skal ivareta kravet til tilfredsstillende økonomistyring. Her redegjøres imidlertid kun for de som har betydning for problemstillingen omtalt innledningsvis. Anvisningsprosedyren 9 er et nivå 1 dokument 10, som innebærer at prosedyren gjelder for hele kommunen. Prosedyrens formål er å «ha en effektiv håndtering og god internkontroll av kommunens utbetalinger». Den gjelder for alle utbetalinger, og skal følges av alle med attestasjonsrett og anvisningsmyndighet i kommunen. Med anvisning menes å godkjenne for utbetaling og budsjettbelastning, mens attestasjon viser til de handlinger som må utføres før anvisningen foretas. Det er et krav om at det er ulike personer som attesterer og anviser. Følgende skal kontrolleres og bekreftes ved attestasjon av ordinære fakturaer: At mottatt vare/ utført tjeneste stemmer med bestilling og priser, og at varene er levert til rett adresse. At pris- og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale og/ eller kontrakt. 9 «Prosedyre for anvisning og attestasjon av alle utbetalinger», godkjent av kommunens ledergruppe Prosedyren er gitt med grunnlag i delegeringsreglementet. 10 Betegnelsen fremgår av «Retningslinje for Sarpsborg kommunes kvalitetsarbeide og kvalitetssystem». Det skilles mellom tre nivåer, hvor nivå 2 er dokumenter som gjelder for ett kommuneområde, og nivå 3 er dokumenter som gjelder for den enkelte enhet. Attestasjonen skal foretas senest 3 dager før forfallsdato. Følgende skal kontrolleres og bekreftes ved attestasjon ved elektroniske innkjøp (ehandel): At konteringen er riktig før handlevogn sendes til godkjenning (det vil si at innkjøpet belastes riktig budsjett). Bekrefte at mottatt vare og/ eller tjeneste er i henhold til bestilling. For kjøp via e-handel er rekkefølgen noe annerledes enn ved vanlig kjøp. Den som har adgang til å handle via systemet vil i realiteten gjøre mange av de oppgavene som normalt sett skal gjøres ved attestasjon, i forkant av bestilling. Tilsvarende gjøres anvisningen av utbetalingen i forkant av anvisningsbemyndiget, mens selve utbetalingen skjer etter at attestanten har godkjent at bestilte varer er mottatt. Anvisningsmyndigheten er gitt fra Bystyret til rådmannen, men kan videredelegeres i flere ledd. Dette skal skje skriftlig, og den som videredelegerer må forsikre seg om at innholdet i anvisningsmyndigheten er kjent for den som får delegert ansvaret. Følgende skal kontrolleres og bekreftes ved anvisningen: At disponeringen av budsjettmidlene er formelt og reelt i orden. At attestasjon og kontroll er foretatt av de personer som er tillagt denne oppgaven. At nødvendig og tilfredsstillende dokumentasjon er vedlagt. At anvist beløp belastes rett konto i regnskapet. At merverdiavgiftskoden er riktig. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

151 Det er videre et krav om at anvisning skal skje omgående for å unngå rentebelastning, samt at det bør tilstrebes å ha færrest mulig antall personer i behandlingsprosessen for å sikre effektiv håndtering av fakturaer. Intervjuer og informasjon fra kommunen Kommunens innkjøpsavdeling består per dags dato av 3 årsverk (en ansatt er langtidssykemeldt). Disse arbeider i all hovedsak med rammeavtaler, oppfølging og utvikling av innkjøpssystemer, samt rådgivning vedrørende innkjøpsprosesser. På grunn av manglende kapasitet er fokuset per tiden primært knyttet til drift, og i liten grad videreutvikling av systemer. Tabellen nedenfor viser bemanning i Sarpsborg kommune sammenlignet med andre relevante kommuner. Tabell 1: Sammenlikning med andre kommuner Kommune Folketall Innb. per årsverk Fredrikstad Asker , Kristiansand , Bodø Halden , Moss Sarpsborg Revisors merknader: Tallene er hentet fra innkjøpsavdelingens innspill til budsjettarbeidet for Som tabellen viser er Sarpsborg lavest bemannet i forhold til innbyggertall blant de utvalgte kommunene. I notatet som tabell 1 er hentet fra, så argumenteres det for økt bemanning i kommunens innkjøpsavdeling. Det vises til at økt kapasitet: vil øke kvaliteten på kommunens anskaffelser. skaper mulighet for tettere oppfølging av inngåtte kontrakter. vil gi rom for forsterket fokus på e-handel. Anslagsvis mener innkjøpsavdelingen at tiltakene kan medføre en samlet besparelse på flere millioner i forhold til dagens drift. Innkjøpsavdelingen gjennomfører statusmøter med rammeavtaleleverandører en til to ganger per år. Avdelingen har ikke fast praksis for å gjennomføre stikkprøver av fakturaer fra leverandører kommunen har rammeavtaler med, men det har forekommet at stikkprøver har blitt gjennomført på bakgrunn av innspill fra ansatte i kommunen. I de fleste slike tilfeller har man ikke avdekket uregelmessigheter, men det har vært ett tilfelle hvor man besluttet å ikke forlenge kontrakten med leverandør på bakgrunn av uklare fakturaer og timesatser. Slike stikkprøvekontroller har tidligere ikke blitt dokumentert, men fra og med april 2015 er det fast praksis for å dokumentere alle stikkprøvekontroller. Det presiseres likevel at ansvaret for kontroll av fakturaer verken er lagt til innkjøpsavdelingen eller regnskapsavdelingen. Ansvaret er plassert hos attestanten og den som anviser, gjennom kommunens prosedyre for anvisning og attestasjon. En stor del av kommunens varebestillinger foretas gjennom e-handel. Dette systemet sikrer blant annet at det benyttes en leverandør som kommunen har avtale med, og at faktureringen skjer i tråd med prisene i systemet. Innkjøpsavdelingen opplyser om at de største leverandørene oversender oppdaterte kataloger hver måned. Noen av disse katalogene inneholder opp til vareartikler. Kommunen har ikke kapasitet til å kontrollere om alle artiklene inntatt stemmer overens med avtalen som er inngått. Man har liten grunn til å tro at det tas inn feil artikler, men antakelig er det en mindre risiko for at feil artikler og/ eller priser kan forekomme i katalogene. Fakturahåndtering i praksis resultater fra spørreundersøkelsen I det følgende redegjøres det for resultatene fra spørreundersøkelsen. Figuren på neste side viser hvordan respondentene fordeler seg på de ulike nivåene i kommunen (rollene). østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier 11 Årsverk innkjøpsavd

152 Figur 1 : Fordeling av respondenter på ulike nivåer/ roller Revisors merknader: n=144. Verdiene under hver stolpe representerer ulike roller i kommunen : 1= «Kommu nesjef», 2= «Enhetsleder», 3= «Teamleder» og 4= «Annen rolle». 54,2 % av respondentene oppgir at de kun har attestasjonsrett, 19,7 % oppgir at de kun har anvisningsmyndighet, og 26,1 % oppgir at de kan både attestere og anvise. Fordeling av myndighet på rollenivå er som følger: Kommune sjefn ivå utgjør 3 respondenter i undersøkelsen. Av disse oppgir 2 at de kan både attestere og anvise, mens 1 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet. Enhetsledernivået utgjør 25 respondenter. Av disse opplyser 7 at de kan båd e attestere og anvise, mens 18 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet. Teamledernivå utgjør 43 respo ndenter. Av disse opplyser 17 kun å ha attestasjonsrett, 6 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet, mens 20 opplyser at de kan både attestere og anvise. Annen rolle utgjør 73 respo ndenter. Av disse opplyser 61 kun å ha attestasjonsrett, 3 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet, mens 9 opplyser at de kan både attestere og anvise. Figur 2 : Kjennskap til inn hold e t i kommunens prosedyre for anvisning og attestas jon østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

153 Revisors merknader: n=144. Skalaen går fra 1 til 5, og betyr følgende: 1= «Jeg har svært liten kjennskap til innholdet», 2= «Jeg har noe kjennskap til innholdet», 3= «Jeg kjenner til det vesentligste av innholdet», 4= «Jeg har god kjennskap til innholdet» og 5= «vet ikke». Gjennomsnittskår utgjør 2,98, som tilnærmet representerer alternativet «kjenner til det vesentligste». Prosentvis befinner hovedvekten av respondentene seg i den øvre delen av skalaen 70,8 % (alternativ 3 og 4) mot 27 % (alternativ 1 og 2). Det er 2,1 %, eller 3 respondenter, som har valgt alternativet «vet ikke». På rollenivå har følgende antall personer valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke»: På enhetsledernivå har 3 respondenter valgt alternativet «noe kjennskap» og 1 har krysset av for alternativet «vet ikke». På teamledernivå har 8 respondenter valgt alternativet «noe kjennskap» og 3 har krysset av for «svært liten kjennskap». Av respondentene i samlekategorien «annen rolle» har 17 krysset av for «noe kjennskap», 8 har valgt «svært liten kjennskap» og 2 har valgt «vet ikke». Ifølge kommunen er det som utgangspunkt ikke akseptabelt at respondenter velger alternativene 1 og 5, men samtidig oppfattes resultatet som tilfredsstillende dersom 90 % eller flere har valgt alternativene 2, 3 eller 4. Bakgrunnen for at kommunen også oppfatter alternativ 2 «noe kjennskap» som tilfredsstillende, er fordi man da vet hvor man finner prosedyren og kan tilegne seg nødvendig kunnskap ved behov. Som figuren viser har 90,2 % av respondentene valgt alternativ 2, 3 og 4. Spørreundersøkelsen hadde også et generelt spørsmål om hvilke ansatte prosedyren gjelder for. Her kunne respondentene velge mellom alternativene: 1. «Alle ansatte i Sarpsborg kommune» 2. «Kun ansatte i kommunen som har lederansvar» 3. «Kun ansatte i kommunen som arbeider med regnskap» 4. «Kun ansatte i kommunen som har fått delegert anvisningsmyndighet og/ eller attestasjonsrett» 5. «Vet ikke» Som det fremgår tidligere i dette kapitlet gjelder prosedyren for ansatte som faller inn under alternativ 4. Det var også dette alternativet som flertallet valgte 78,3 % respondenter. 9,1 % av respondentene valgte alternativ 1 og 12,6 % fordelte seg på de øvrige alternativene. Tabell 2: Generell kunnskap om arbeidsdeling knyttet til attestering og anvisning Spørsmål Ja Nei Vet ikke 1. Er det viktig at alle krav er attestert og anvist før utbetaling? 99,3 % 0 % 0,7 % 2. Er det viktig at attestasjon og anvisning gjøres av to ulike personer? 97,9 % 1,4 % 0,7 % 3. Kan en utbetaling attesteres og anvises av samme person? 2,8 % 94,5 % 2,8 % 4. Kan du anvise egne regninger, eksempelvis reiseregninger og utlegg? 1,5 % 98,5 % 0 % Revisjonens merknad: n=144 Det er noen ulikheter i svarfordeling avhengig av hvilken rolle man har i kommunen. På kommunesjef- og enhetsledernivå har samtlige respondenter valgt «fasitsvarene» i henhold til kommunens prosedyre. På teamledernivå og for respondenter som har «annen rolle» er det noen få respondenter som har valgt andre alternativer enn «fasitsvarene». Størst utslag i negativ retning fremkommer på teamledernivå hvor 9,4 % av respondentene har valgt henholdsvis «Ja» og «Vet ikke» på spørsmål 3, samt at 3,8 % har valgt alternativ «Ja» på spørsmål 4. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

154 Tabell 3: Hva inngår i attestantens oppgaver? Attestantens kontrolloppgaver Enhetsledeleder rolle Team- Annen Alle 1. At mottatt vare/ tjeneste stemmer med bestilling og avtalt pris 99,1 % 100 % 97,3 % 100 % 2. At varene er levert til rett adresse 66,7 % 71,4 % 62,2 % 70,1 % 3. At pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale/ kontrakt 82,5 % 85,7 % 75,7 % 86,6 % 4. At arbeidet er utført og at timetallet er korrekt 78,9 % 71,4 % 78,4 % 80,6 % 5. At fakturaen er korrekt lagt inn i fakturabehandlingssystemet 53,5 % 85,7 % 54,1 % 50,7 % 6. At fakturaen tilfredsstiller bokføringslovens krav om betalingsdokument 39,5 % 71,4 % 43,2 % 32,8 % 7. At fakturaen er attestert senest 3 dager før forfallsdato 40,4 % 57,1 % 51,4 % 32,8 % 8. At fakturaen er påført riktig merverdiavgiftskode 72,8 % 100 % 64,9 % 76,1 % Revisjonens merknader: n «alle»= 114. Grunnen til at antallet respondenter er lavere her enn i tabell 2 ovenfor, er fordi spørsmålet ikke er stilt til de som har oppgitt bare å ha anvisningsmyndighet. Samtlige kontroller beskrevet i tabell 3 skal utføres av attestanten. Dette fremgår også av kommunens prosedyre. Også dette spørsmålet hadde «Vet ikke» som alternativ, men ingen av respondentene valgte dette alternativet. Som tabellen viser er det ulikheter knyttet til hvilke kontroller respondentene mener attestanten skal gjennomføre. Ingen har krysset av for samtlige kontrolloppgaver. Det er flest respondenter som har valgt kontroll nr. 1, 3 og 4. Disse kontrollene kan også betraktes som de viktigste, da det gjelder direkte kontroll av faktura opp mot leveranse og pris. At kontroll nr. 4 har noe dårligere svarprosent enn de to andre kontrollene kan antakelig forklares med at denne først og fremst viser til tjenesteleveranser, ikke ordinære kjøp av varer. Litt mer enn halvparten av respondentene mener at attestanten skal kontrollere at fakturaen er korrekt registrert, og fire av ti mener at attestanten også skal kontrollere om fakturaen tilfredsstiller bokføringsloven. Svarene fordelt på rollenivå varierer noe sett i forhold til alle respondentene sett under ett, men variasjonene fremstår ikke som spesielt store. Unntaket er kontroll 5, 6 og 8. Her fremgår det at enhetsledernivået er mer bevisst ansvaret knyttet til korrekt registrering, bokføringslovens krav og riktig merverdiavgiftskode. Spørreundersøkelsen inneholdt også et spørsmål om hvordan feilsendte fakturaer skulle håndteres. Formålet med spørsmålet var å avdekke om man likevel anviste eller attesterte fakturaen. Dette alternativet ble imidlertid ikke valgt av noen av respondentene. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

155 Figur 3 : I hvilken grad kontrollerer du fakturabetingelsene før du attesterer? Revisors merknader: n= 114. Skalaen går fra 1 til 6, og betyr følgende: 1= «Fakturabetingelser kontrolleres ikke. Det forutsetter j eg at blir gjort av fakturamottak», 2= Fakturabetingelser kontrolleres i liten grad», 3= «Fakturabetingelser kontrolleres i noen grad», 4= «Fakturabetingelser kontrolleres jevnlig», 5= «Fakturabetingelser kontrolleres alltid» og 6= «Vet ikke». Gjennomsni ttskår utgjør 4,17, som tilnærmet representerer alternativet «jevnlig kontroll av fakturabetingelser». 76,3 % av respondentene oppgir at de kontrollerer fakturabetingelser «jevnlig» eller «alltid». Legger man til de som oppgir å kontrollere dette «i noen g rad», så øker andelen til 86,8 %. 13,1 %, eller 15 respondenter, oppgir at de kontrollerer fakturaer i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Går man ned på rolle nivå fremtrer noen ulikheter: På enhetsledernivå (n= 7) har samtlige respondenter valgt alte rnativene «i noen grad» (1),«jevnlig»(1) eller «alltid» ( 5). På teamledernivå (n=37) har 78,3 % av respondentene valgt alternativene «i noen grad» (3),«jevnlig»( 12) eller «alltid»( 14). 21,6 % ( 8) har oppgitt at de kontrollerer fakturaer i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Innenfor «annen rolle» (n= 67) har 89,5 % av respondentene valgt alternativene «i noen grad» (8), «jevnlig» (11) eller «alltid» (41). 10,5 % ( 7) av respondentene har oppgitt at de kontrollerer fakturaer i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Ifølge kommunen bør svaralternativene «aldri» og «vet ikke» ikke forekomme blant respondentene, samtidig som at minst 90 % bør ha valgt alternativene «i noen grad», «jevnlig» og «alltid». østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

156 Tabell 4 : Hva inngår i anviserens oppgaver? A nviserens kontroll oppgaver At disponering av budsjettmidler er formelt og reelt i orden 72,3 % At attestasjon og kontroll er foretatt av personer med denne myndigheten 73,8 % At nødvendig og tilfredsstillende dokumentasjon er vedlagt 80 % At anvis t beløp belastes korrekt i regnskapet 86,2 % At det er påført korrekt merverdiavgiftskode 73,8 % Revisjonens merknader: n= 65. Grunnen til at antallet respondenter er lavere her enn i tabell 2 ovenfor, er fordi spørsmålet kun retter seg mot de som har an visningsmyndighet. A lle Samtlige kontroller beskrevet i tabell 4 skal utføres av anviseren. Dette fremgår også av kommunens prosedyre. Også dette spørsmålet hadde «Vet ikke» som alternativ, men ingen av respondentene valgte dette alternativet. Som tabellen vi ser er det ingen av kontrollene som er valgt av samtlige respondenter, men flertallet har likevel krysset av for de fleste oppgaver. Figur 4 : I hvilken grad kontrollerer du at attestanten har ivaretatt sine oppgaver ved attestasjonen? Revisors merknad er: n= 65. Skalaen går fra 1 til 6, og betyr følgende: 1= «Det gjøres aldri», 2= «I liten grad», 3= «I noen grad», 4= «I stor grad», 5= «Det gjøres alltid» og 6= «Vet ikke». Gjennomsnittskår utgjør 3,81, som tilnærmet representerer alternativet «i stor g rad». 66,1 % av respondentene oppgir at de kontrollerer attestantens utførelse «i stor grad» eller «alltid». Legger man til de som oppgir å kontrollere dette «i noen grad», så øker andelen til 89,2 %. 10,8 %, eller 7 respondenter, opp gir at de kontrollerer attestantens utførelse i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Går man ned på rollenivå fremtrer noen ulikheter: På kom m unesjefnivå og enhetsledernivå (n= 27 ) er det ingen av respondentene som har valgt alternativene «i liten grad», «aldri» eller «vet ikke». På teamledernivå (n=26) har fire av respondentene valgt alternativene «i liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Innenfor «annen rolle» (n= 11 ) har to valgt alternativet «aldri». Øvri ge respondenter har valgt alter n a tiv 3, 4 eller 5. Ifølge kommunen bør ikke svaralternativene «aldri» og «vet ikke» forekomme blant respondentene, samtidig som at minst 90 % bør ha valgt alternativene «i noen grad», «i stor grad» og «alltid». østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

157 Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmålet: «Skal anviseren regelmessig undersøke om attestanten ivaretar sine oppgaver?». 87,5 % (n= 56) av respondentene svarte bekreftende på dette. Samtidig var det fire respondenter som mente at dette ikke var anviserens ansvar (to teamledere og to enhetsledere), en mente at det var kommunesjefens ansvar (annen rolle) og tre valgte alternativet «vet ikke» (to teamledere og en enhetsleder). Spørreundersøkelsen inneholdt også enkelte spørsmål knyttet til kjennskap og etterlevelse av anskaffelsesregelverket og kommunens rutiner og retningslinjer. Revisjonen gjennomførte en forvaltningsrevisjon knyttet til dette temaet i 2011, og i dette perspektivet var det interessant å se om det hadde forekommet en holdningsendring blant respondentene knyttet til de spørsmålene som ble stilt den gangen. Temaene har i utgangspunktet kun indirekte sammenheng med attestasjon og anvisning, men samtidig er kjennskap til anskaffelsesregelverket og kommunens rammeavtaler en forutsetning for riktige innkjøp. Dette er et ansvar som påhviler alle ledernivåene i kommunen gjennom innkjøpsreglementet og gjeldende lederavtaler. Tabell 5: Informasjon om rammeavtaler Enig Både og Uenig Enig Både og Uenig Jeg synes kommunens rammeavtaler dekker mitt behov 38 % 49 % 13 % 50 % 46,3 % 3,7 % Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er 40 % 43 % 17 % 47 % 50 % 3 % tilstrekkelig tilgjengeliggjort Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er 39 % 48 % 13 % 45,2 % 53,2 % 1,6 % oppdatert Jeg melder alltid nye behov til sentral innkjøpsfunksjon 25 % 35 % 40 % 24 % 58,4 % 17,6 % Revisjonens merknader: n 2011= 173, n 2015= (noen av respondentene har ikke svart på samtlige påstander). I årets undersøkelse kunne respondentene velge mellom alternativene «Uenig», «Litt uenig», «Litt enig» og «Enig». I undersøkelsen fra 2011 kunne respondentene velge mellom alternativene «Helt uenig», «uenig», «litt uenig», «Litt enig», «Enig» og «Helt enig». Svarprosentene er slått sammen slik at de kan fordeles i tre kategorier. På spørsmålet om kommunens rammeavtaler dekker respondentens behov, så ser man at det er marginalt færre i kategorien «Både og» i år sammenlignet med Det var også flere som var uenig i 2011 enn i Samlet medfører dette at andelen som er enig i spørsmålet er høyere i 2015 enn hva tilfellet var i Tilsvarende gjelder også spørsmålene knyttet til om rammeavtalene er tilstrekkelig tilgjengeliggjort og oppdaterte. Også her er «enig» kategorien høyere i 2015 enn i 2011, samtidig som «uenig» kategorien er vesentlig lavere. Her har imidlertid «både og» kategorien også øket, som inkluderer respondenter som er «litt enig» og «litt uenig» i spørsmålene. På spørsmålet om respondenten alltid melder nye behov til sentral innkjøpsfunksjon er «enig» kategorien tilnærmet uendret, men samtidig har det vært en vesentlig reduksjon i kategorien «uenig». Som nevnt inneholder «både og» kategorien de som er «litt uenig» og «litt enig», altså de som plasserer seg på midten. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

158 Tabell 6: Etterlevelse av rammeavtaler Enig Både og Uenig Enig Både og Uenig Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtalene etter beste evne 78 % 18 % 4 % 84,2 % 17,3 % 0 % Jeg forsøker å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende meg til andre leverandører 10 % 21 % 69 % 3,1 % 26,2 % 72,3 % Revisjonens merknader: n 2011= 173, n 2015= (noen av respondentene har ikke svart på samtlige påstander). I årets undersøkelse kunne respondentene velge mellom alternativene «Uenig», «Litt uenig», «Litt enig» og «Enig». I undersøkelsen fra 2011 kunne respondentene velge mellom alternativene «Helt uenig», «uenig», «litt uenig», «Litt enig», «Enig» og «Helt enig». Svarprosentene er slått sammen slik at de kan fordeles i tre kategorier. På spørsmålet om respondenten alltid passer på å etterleve rammeavtalene etter beste evne har andelen «enig» økt fra 2011 til Samtidig er det i 2015 ingen som har valgt alternativet «uenig». «både og» kategorien er tilnærmet uendret. For spørsmålet knyttet til bevisst valg av andre leverandører enn de kommunen har rammeavtale med, har det også forekommet en positiv utvikling. Både andelen «uenig» og andelen «Både og» har øket, på bekostning av «enig» kategorien. Andelen som er «litt enig» i kategorien «både og» utgjør 10 % av totalt antall respondenter, i motsetning til i 2011 hvor denne andelen utgjorde 6,8 % av totalt antall respondenter (revisjonen gjør oppmerksom på at disse prosentsatsene ikke fremgår av tabellen ovenfor, men er hentet ut fra undersøkelsens rådata). Tabell 7: Kjennskap til anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsreglement Enig Både og Uenig Enig Både og Uenig Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsreglement 62 % 33 % 5 % 43,6 % 55 % 2,1 % Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsrutine 58 % 36 % 6 % 46,4 % 52,9 % 2,9 % Jeg har god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser 41 % 46 % 13 % 33,3 % 63,1 % 5 % Revisjonens merknader: n 2011= 173, n 2015= (noen av respondentene har ikke svart på samtlige påstander). I årets undersøkelse kunne respondentene velge mellom alternativene «Uenig», «Litt uenig», «Litt enig» og «Enig». I undersøkelsen fra 2011 kunne respondentene velge mellom alternativene «Helt uenig», «uenig», «litt uenig», «Litt enig», «Enig» og «Helt enig». Svarprosentene er slått sammen slik at de kan fordeles i tre kategorier. For samtlige påstander knyttet til kjennskap til kommunens innkjøpsreglementer og anskaffelsesregelverket generelt, viser tabellen en nedgang i andelen respondenter som er enig. Samtidig har andelen respondenter som er uenig også gått ned. Hovedvekten av respondentene befinner seg således i «både og» kategorien. Her viser rådata både for 2011 og 2015 at de aller fleste respondentene som befinner seg i denne kategorien har krysset av for «litt enig». Det er med andre ord fortsatt slik at den største andelen av respondenter befinner seg på den positive siden av skalaen. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

159 Tabell 8: Etterlevelse av kommunens innkjøpsreglement og kontroll av innkjøp Enig Både og Uenig Enig Både og Uenig Jeg følger alltid kommunens reglementer og rutiner ved innkjøp 89 % 11 % 6 % 71,1 % 30,3 % 0 % % Jeg mener at kommunens reglementer og rutiner dekker mitt behov i innkjøpsprosessen 73 % 21 % 6 % 49,3 % 50,7 % 0,7 % Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar meg 44 % 26 % 30 % 44 % 40,3 % 17,2 % Alle innkjøp kontrolleres i etterkant 72 % 17 % 11 % 57,5 % 35,8 % 7,5 % Revisjonens merknader: n 2011= 173, n 2015= (noen av respondentene har ikke svart på samtlige påstander). I årets undersøkelse kunne respondentene velge mellom alternativene «Uenig», «Litt uenig», «Litt enig» og «Enig». I undersøkelsen fra 2011 kunne respondentene velge mellom alternativene «Helt uenig», «uenig», «litt uenig», «Litt enig», «Enig» og «Helt enig». Svarprosentene er slått sammen slik at de kan fordeles i tre kategorier. Som det fremgår av tabellen har andelen respondenter i kategorien «enig» gått ned fra 2011 til 2015 for samtlige påstander, med unntak av påstanden knyttet til om leder kontrollerer de kjøp respondenten foretar seg. Her er andelen i «enig» kategorien uendret. Samtidig har også andelen respondenter i kategorien «uenig» gått ned for samtlige påstander. Økningen har således vært i «både og» kategorien. Her viser rådata for undersøkelsen i 2011 at det store flertallet av respondentene var mer uenig enn enig i påstandene, samtidig som rådata for undersøkelsen i 2015 viser det motsatte. Nå er altså det store flertallet av respondentene mer enig enn uenig i påstandene. Samlet sett så befinner altså en større andel av respondentene seg på den positive siden av skalaen i 2015, enn hva tilfellet var i Fakturahåndtering i praksis resultater fra fakturagjennomgang Følgende punkter har blitt kontrollert ved gjennomgang av fakturaer: Fakturabetingelser sammenlignet med gjeldende rammeavtale på det aktuelle tidspunktet. Rammeavtalene inneholder timepris for faglært. I tillegg er det fastsatt timepris for arbeider på kvelder og i helg. Det er ikke spesifisert timepris for spesielle typer faglærte, slik som sikkerhetsteknikker el. Alle avtaler oppstiller krav om at «alle kostnader i forbindelse med oppdrag for Sarpsborg kommune, eksempelvis kilometergodtgjørelse, verktøy, reisetid og alle andre utgifter skal være inkludert i timepriser». Kravene i bokføringsloven (følger i vedlegg). At fakturerte priser på produkter stemmer overens med produktlister/ nettoprislister. At fakturaer i tilknytning til investeringsprosjekter som angår endringer, er dokumentert med endringsmelding. Samlet plukket revisjonen ut 173 fakturaer for kontroll. Av disse kunne 96 fakturaer henføres mot en løpende rammeavtale, 49 fakturaer gjaldt endringsmeldinger. De resterende 29 fakturaene fordelte seg med henholdsvis 23 fakturaer som gjelder entrepriseprosjekter og 6 fakturaer som revisjonen ikke har mottatt underlagsdokumentasjon på, og som derfor ikke lar seg kontrollere. Under følger en oppsummering av fakturakontrollen, fordelt på leverandør. Samtlige fakturaer er attestert og anvist av to ulike personer. Bravida Norge AS - rørleggertjenester Revisjonen plukket ut 23 fakturaer for kontroll. Samtlige gjelder regnskapsåret Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at 12 fakturaer kan henføres til inngått østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

160 rammeavtale. Åtte fakturaer gjelder leveranser i forbindelse med totalentrepriser. For tre fakturaer har revisjonen ikke mottatt underliggende dokumentasjon, og disse kan derfor ikke kontrolleres nærmere. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: Fakturert timepris stemmer overens med rammeavtalen på samtlige fakturaer. To fakturaer tilfredsstiller ikke kravene i bokføringsforskriften. Revisjonen har fått beskrivelse av hva de to fakturaene gjelder. På seks fakturaer er det ført opp poster (forbruksmateriell, servicebil og administrasjon) som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Pris på produkter har ikke latt seg kontrollere, da det ikke foreligger nettoprisliste. Sarpsborg VVS - rørleggertjenester Revisjonen plukket ut to fakturaer for kontroll (tilsvarer antall bokførte fakturaer). Samtlige gjelder regnskapsåret Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale, men kontroll av underliggende dokumentasjon viser at begge kan henføres til inngått rammeavtale. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: Begge fakturaene tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Den ene fakturaen knytter seg til avholdt minikonkurranse. Fakturert beløp er lavere enn avtalt totalpris for oppdraget. Den andre fakturaen gjelder regningsarbeid på grunnlag av rammeavtalen, og fakturert timepris stemmer overens med avtalen. Pris på produkter i tilknytning til den ene fakturaen har ikke latt seg kontrollere, da produktene som er benyttet ikke er listet opp på nettoprislisten. Imtech Norge AS - rørleggertjenester Revisjonen plukket ut åtte fakturaer for kontroll. Samtlige gjelder regnskapsåret Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at fem fakturaer kan henføres til inngått rammeavtale. To fakturaer gjelder leveranser i forbindelse med en totalentreprise. For en faktura har revisjonen ikke mottatt underliggende dokumentasjon, og denne kan derfor ikke kontrolleres nærmere. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: På fire av fakturaene er det fakturert med en timepris som er høyere enn hva rammeavtalen fastsetter. Samtlige fakturaer tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften. På tre fakturaer er det ført opp poster (driftsmateriell og saksbehandling) som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Pris på produkter har ikke latt seg kontrollere, da det ikke foreligger nettoprisliste. Lyn elektro AS - elektroinstallasjoner Revisjonen plukket ut 30 fakturaer for kontroll. Fakturaene gjelder regnskapsåret 2014 og Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at 29 fakturaer kan henføres til inngått rammeavtale. For en faktura har revisjonen ikke mottatt underliggende dokumentasjon, og denne kan derfor ikke kontrolleres nærmere. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: Fakturert timepris stemmer i all hovedsak overens med rammeavtalen på samtlige fakturaer. Samtlige fakturaer tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften. På en faktura er det ført opp poster (fraktsonetillegg, frakt fra leverandør og miljøgebyr) som ikke er spesifisert i rammeavtalen. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

161 Pris på produkter har blitt kontrollert opp mot nettoprisliste. Flere fakturerte produkter står ikke oppført på listen, og det er også flere produkter som avviker i pris. Bravida AS - elektroinstallasjoner Revisjonen plukket ut 26 fakturaer for kontroll. Samtlige gjelder regnskapsårene 2014 og Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at 25 fakturaer kan henføres til inngått rammeavtale. For en av fakturaene har revisjonen ikke mottatt underliggende dokumentasjon, og denne kan derfor ikke kontrolleres nærmere. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: En av fakturaene gjelder tilleggsoppdrag etter utført minikonkurranse, der prisen ble avtalt muntlig. Fakturert pris er derfor ikke mulig å kontrollere. For øvrige fakturaer stemmer fakturert timepris overens med rammeavtalen. Samtlige fakturaer tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften. På tre fakturaer er det ført opp poster (lovpålagt dokumentasjon, fraktsonetillegg og oppmøtekostnad) som ikke er spesifisert i rammeavtalen. På fire fakturaer er det fakturert timesats for sikkerhetsteknikker, som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Pris på produkter har blitt kontrollert for fem fakturaer opp mot produktliste. Ingen av de fakturerte prisene stemmer overens med listen. El-Tjenesten AS - elektroinstallasjon Revisjonen plukket ut 11 fakturaer for kontroll. Samtlige gjelder regnskapsårene 2014 og Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at samtlige fakturaer kan henføres til inngått rammeavtale. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: Fakturerte timepriser stemmer overens med rammeavtale. For de fakturaer som gjelder minikonkurranser, stemmer fakturert beløp overens med tilbudsgrunnlag. Samtlige fakturaer tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften. Pris på produkter har ikke latt seg kontrollere, da det ikke foreligger nettoprislister. Installatør Gruppen AS - elektroinstallasjoner Revisjonen plukket ut 12 fakturaer for kontroll. Samtlige gjelder regnskapsårene 2014 og Ingen av fakturaene spesifiserer hvorvidt det gjelder avrop på rammeavtale. Kontroll av underliggende dokumentasjon viser at samtlige fakturaer kan henføres til inngått rammeavtale. Følgende funn er gjort i tilknytning til de fakturaene som kan henføres til rammeavtale: Det er funnet avvik på fakturerte timepriser på tre fakturaer. Avvikene gjelder timepris montør og overtidstillegg, der fakturert pris er høyere enn avtalt. På to fakturaer er det ført opp poster (saksbehandler), som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Samtlige fakturaer tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften. Pris på produkter har blitt kontrollert opp mot nettoprisliste, men ingen av de fakturerte produktene fremgår av listen. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

162 Kilde: Kontroll av endringsmeldinger Følgende prosjekter er kontrollert: Ny barnehage Hafslundsøy Sandesundveien skole Valaskjold sykehjem-omsorgsboliger Basert på leverandørstatistikk knyttet til det enkelte prosjekt er leverandøren med høyest total beløp og flest registrerte fakturaer valgt ut. Dette er Nipas Byggentreprenør AS (ny barnehage og Valaskjold) og AF Gruppen Norge AS (Sandesundveien). Videre ble siste 30 fakturaer fra leverandøren på hvert prosjekt kontrollert i detalj. Ny barnehage 18 av 30 fakturaer var endringsmeldinger Sandesundveien 22 av 30 fakturaer var endringsmeldinger Valaskjold 9 av 28 fakturaer var endringsmeldinger (kun registrert 28 fakturaer i 2014 og 2015). Endringsmeldingene er kontrollert mot regnskapssystemet mht. signering, innhold, dokumentasjon/ vedlegg og prosjekt. Gjennomgangen viser at dokumentasjon foreligger for samtlige fakturaer som oftest ved at det henvises til endringsmeldingen, og at denne også er lagt ved som vedlegg. De aller fleste endringsmeldinger var også underskrevet av kommunens byggeleder. 3.3 Vurderinger Sarpsborg kommune har etablert flere dokumenter, som samlet sett skal bidra til tilfredsstillende økonomistyring i kommunen. Overordnet er kommunens delegeringsreglement med betydning for rådmannen. Delegeringsreglementet er igjen brutt ned i dokumenter som har direkte betydning for alle som er ansatt i kommunen både ledere og medarbeidere. Prosedyre for anvisning og attestasjon er et slikt dokument, og er det som vies mest oppmerksomhet i denne revisjonen. Samtidig er det viktig å påpeke at prosedyren henger sammen med en rekke andre dokumenter, som indirekte har betydning for den problemstillingen som belyses i dette kapitlet. Det vises blant annet til lederavtalene som avklarer og delegerer myndighet knyttet til økonomi, samt kommunens innkjøpsreglement som gir anvisning om hvordan innkjøp skal gjøres i kommunen. Prosedyre for anvisning og attestasjon fyller to funksjoner. Den primære funksjonen er å forklare hvordan anvisning og attestasjon skal utføres. Dernest utgjør prosedyren et viktig element i kommunens økonomiske internkontroll den fordeler ansvar og den danner grunnlag for kontroll av hvordan dette ansvaret forvaltes. Prosedyren omfatter alle momenter som bør kontrolleres ved attestasjon og anvisning av faktura, og den oppstiller også krav om dualkontroll. Dette er i tråd med alminnelige prinsipper for tilfredsstillende fakturahåndtering. Skal prosedyrer fungere etter sin hensikt, må de være kjent for de som omfattes. I denne revisjonen har vi benyttet spørreundersøkelse rettet mot alle i kommunen som har fått delegert anvisnings- og/ eller attestasjonsmyndighet, for å undersøke nettopp dette. Resultatene er i all hovedsak tilfredsstillende. Spørsmålet om kjennskap til innholdet i prosedyren oppnår en gjennomsnittskår på 2,98, som tilnærmet representerer «kjennskap til det vesentligste» (figur 2). 130 av 144 respondenter svarer tilfredsstillende på spørsmålet, jfr. kommunens oppfatning. Det er et mindre antall som oppgir å ha liten kjennskap til prosedyren eller ikke vet om de har kjennskap til prosedyren. Dette er i utgangspunktet ikke tilfredsstillende. Ideelt sett burde disse alternativene ikke blitt valgt, østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

163 og det er særlig overraskende at fire av respondentene befinner seg på enhetsledereller teamledernivå. Revisjonen ønsker også å trekke frem et annet spørsmål i undersøkelsen, som gjaldt viktigheten av dualkontroll (tabell 2). Også her er svarene generelt svært tilfredsstillende, men revisjonen bemerker at litt mer enn 9 % av teamlederne har valgt alternativene «ja» og «vet ikke» på spørsmålet om en utbetaling kan attesteres og anvises av samme person. 3,8 % av teamlederne mener også at de kan anvise egne regninger. Tabell 3 viser hvor detaljert kunnskap man har til de oppgaver som attestanten skal utføre. Det varierer litt med henblikk på hvilke oppgaver man mener inngår, men resultatene sett under ett fremstår som tilfredsstillende. Særlig kontroller som relaterer seg til pris og leveranse oppnår gode skår. Dette sammenfaller godt med funnene som fremgår av figur 3, omtalt nedenfor. Det er også tilfredsstillende at ingen opplyser å attestere eller anvise fakturaer som er feilsendt. Et sentralt spørsmål i undersøkelsen handlet om i hvilken grad respondenten kontrollerte fakturabetingelsene før attestasjon (figur 3). Her utgjorde gjennomsnittskår 4,17, som tilnærmet representerer alternativet «jevnlig kontroll av fakturabetingelser». Kommunen oppstilte som krav at minst 90 % av respondentene bør ha valgt alternativene «i noen grad», «jevnlig» eller «alltid». Idealsituasjonen er at alle «alltid» kontrollerer fakturabetingelsene. Sistnevnte alternativ ble valgt av 54,4 % av respondentene, mens 86,8 % av respondentene valgte alternativene som inngår i kommunens «bør» kategori. Resultatet er altså noe dårligere enn hva kommunen mener er tilfredsstillende. Etter revisjonens oppfatning burde et vesentlig flertall av respondentene valgt alternativene «jevnlig» eller «alltid» her, og vi oppfatter ikke 76,3 % som tilstrekkelig i så måte. Et siste spørsmål som revisjonen ønsker å trekke frem i forhold til prosedyren om anvisning og attestasjon, handlet om i hvilken grad respondenten kontrollerte at attestanten hadde ivaretatt sine oppgaver ved attestasjon (figur 4). Spørsmålet handler med andre ord delvis om anviserens rolle, men også anvisning og attestasjon i et videre internkontrollperspektiv nærmere bestemt oppfølging av etablerte internkontrolltiltak. Her utgjorde gjennomsnittskår 3,81, som tilnærmet representerer alternativet «i stor grad». Også her oppstilte kommunen som krav at minst 90 % av respondentene bør ha valgt alternativene «i noen grad», «i stor grad» eller «alltid». Revisjonen er enig i denne vurderingen. Det er viktig å være oppmerksom på at anviseren til en viss grad må ha tillit til at attestanten utfører sin oppgave samvittighetsfullt, og at anviserens rolle i så måte først og fremst er å foreta stikkprøver for å forsikre seg om at internkontrolltiltaket fungerer tilfredsstillende. Arbeidsdelingen som prosedyren legger opp til, forutsetter ikke at anviseren skal foreta de samme kontrollene som attestanten. 89,2 % av respondentene valgte alternativene som inngår i kommunens «bør» kategori. Også her er resultatet altså marginalt dårligere enn hva kommunen mener er tilfredsstillende. Revisjonen bemerker at samtlige respondenter på kommunalsjef og enhetsledernivå omfattes av kommunens «bør» kategori, men viser samtidig til at et mindre antall av teamlederne har valgt alternativer som kommunen ikke mener er tilfredsstillende. Revisjonen har også sett nærmere på fakturahåndtering i praksis. Som det fremgår av fakta har kontrollen hovedsakelig bestått i å undersøke om anviste fakturaer stemmer overens med gjeldende rammeavtaler eller om det foreligger endringsmelding som grunnlag, samt om bokføringslovens krav er tilfredsstilt. Samlet sett var resultatet av denne kontrollen tilfredsstillende. Det store flertallet av fakturaer inneholder nødvendig underlagsdokumentasjon, samt prisbetingelser som korresponderer med inngåtte avtaler. Revisjonen hadde imidlertid vanskeligheter med å kontrollere priser på produkter opp mot nettoprislister. For noen av rammeavtalene foreligger det ikke slike lister, østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

164 og der hvor slike lister foreligger, stemte fakturert pris ikke med listene, eller fakturert produkter var ikke oppført på listene. Det bør avklares internt om hvilken status produktlister/ nettoprislister skal ha. På grunnlag av vår kontroll synes det som om nettoprislister ikke er retningsgivende verken for leverandørens faktureringspraksis eller for kommunens kontroll av fakturaer. Det er også avdekket et mindre antall funn, som representerer avvik fra gjeldende avtaler eller regelverk: To av de kontrollerte fakturaene tilfredsstiller ikke bokføringslovens krav. På syv av 96 fakturaer er det fakturert med høyere timepris enn det som er avtalt i rammeavtalen. Det bemerkes at det er snakk om ubetydelige beløp samlet sett. Det vises også til at seks fakturaer ikke kunne detaljkontrolleres på grunn av manglende underlagsdokumentasjon. På 15 av 96 fakturaer er det ført opp poster som ikke er spesifisert i rammeavtalen. Dette gjelder eksempelvis servicebil, sikkerhetsteknikker, oppmøtekostnad etc. Revisjonen presiserer at slike poster ikke nødvendigvis representerer avvik i forhold til rammeavtalen. Dette beror på en tolking av rammeavtalen, noe kommunen selv er nærmest til å gjøre. Som det fremgår av fakta i kapittel 3, inneholdt spørreundersøkelsen også enkelte spørsmål som kun har en indirekte tilknytning til det som er formulert som hovedspørsmålet i kapitlet. Det er heller ikke oppstilt revisjonskriterier for denne delen av rapporten. Revisjonen vil likevel forsøke å knytte noen bemerkninger til resultatene sammenlignet med resultatene i På ulike spørsmål knyttet til informasjon om rammeavtaler, viser fakta at respondentene gjennomgående er mer tilfredse i 2015 enn i 2011 (tabell 5). Det er kun i forhold til påstanden «jeg melder alltid nye behov til sentral innkjøpsfunksjon», at færre respondenter er enig i 2015, sammenlignet med Endringen er imidlertid marginal. Samtidig har andelen som er uenig i påstanden gått kraftig ned. Dette gjelder også de øvrige påstandene. Tabell 6 handler om etterlevelse av rammeavtaler. Også her er trenden positiv samlet sett. Et nøkkelspørsmål i 2011 var om respondenten forsøkte å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende seg til andre leverandører reelt sett et spørsmål om lojalitet til kommunens inngåtte avtaler. Den gangen var 10 % av respondentene enig i denne påstanden. I 2015 viser imidlertid resultatene at andelen enig har blitt kraftig redusert, og at også flere er uenig i påstanden. Samtidig kan ikke hele reduksjonen i «enigkategorien» henføres til «uenig-kategorien», da «både og-kategorien» har økt. Slik revisjonen tolker resultatene synes det som om lojaliteten generelt har økt, men at det for noen også kanskje kan være situasjonsbestemt om de bruker en rammeavtale eller om de handler fra en leverandør kommunen ikke har avtale med. Tabell 7 relaterer seg til kjennskap til anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsreglement. For samtlige påstander har det forekommet en reduksjon i både «enig» og «uenig» kategorien i forhold til 2011, samtidig som «både og» kategorien har økt til dels kraftig. Umiddelbart kan dette tolkes negativ. Det er positivt at det er færre som mener at de ikke har god kjennskap til regelverket, men det kan betraktes som mer negativt at det også er færre som mener at de har god kjennskap. Det er imidlertid ikke gitt at resultatene bare kan tolkes slik. Det har vært et stadig økende fokus på offentlige anskaffelser de siste årene, og i særdeleshet at regelverket er komplisert og vanskelig å etterleve. I tillegg kommer det kontinuerlig nye dommer i KOFA og i EU-Domstolen som innsnevrer offentlig oppdragsgivers muligheter i alle fall slik det fremstilles i media. Endringen i svarfordelingen kan i et slikt perspektiv også tolkes som at man faktisk har blitt mer bevisst regelverket, og med det har blitt klar over at det kan være mange forhold man ikke har kunnskap om, men at man likevel kjenner hovedtrekkene og derfor velger østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

165 å plassere seg i midtkategorien. Det er dessuten viktig å påpeke at flertallet her befinner seg i på den positive siden av kategorien. Når det gjelder resultatet knyttet konkret til kommunens innkjøpsrutine, må dette også tolkes i lys av at det ikke er alle med anvisning og attestasjon som faktisk gjennomfører anskaffelser. De fleste forholder seg til allerede inngåtte rammeavtaler, og da spiller innkjøpsrutinen mindre betydning. Tabell 8 handler om etterlevelse av kommunens innkjøpsreglement og kontroll av innkjøp. Også her ser man samme tendens som i tabell 7 for de to første påstandene andelen «enig» og «uenig» har gått ned, samtidig som «Både og-kategorien» har gått opp. Antakelig kan samme resonnement som ovenfor, legges til grunn også her. Revisjonen vil imidlertid knytte noen bemerkninger til de to siste påstandene i tabellen: «Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar meg» og «Alle innkjøp kontrolleres i etterkant». Hva gjelder den første påstanden, har utviklingen vært positiv. «Enig-kategorien» er uendret, men «både og-kategorien» har steget kraftig på bekostning av «uenigkategorien». Det er med andre ord flere som befinner seg i den positive enden av skalaen i 2015 sammenlignet med Samme positive utvikling er imidlertid ikke tilfellet for den siste påstanden. «uenig-kategorien» har gått noe ned, men samtidig har «enigkategorien» også gått ned, og i større omfang. Her har det med andre ord skjedd en forflytning til midten av skalaen sammenlignet med Ut i fra denne påstanden kan en forsiktig tolkning tyde på at kontroll av innkjøp faktisk har fått noe mindre fokus i 2015 sammenlignet med østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

166 4 HAR KOMMUNEN TILTAK FOR Å SIKRE TILFREDSSTILLENDE LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR HOS LEVERANDØRER, OG HVORDAN IVARETAS DISSE I PRAKSIS? 4.1 Revisjonskriterier Kunngjøringer og kontrakter Kommunen bør ha rutiner som bidrar til å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om o Lønns- og arbeidsvilkår i kunngjøringer eller konkurransegrunnlag o Kontraktsklausuler Kommunen skal i kunngjøring eller konkurransegrunnlag informere om at kontrakten vil inneholde krav om lønnsog arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskriften om lønns- og arbeidsvilkår. Kommunen skal ta inn kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår. Kommunen skal ta inn kontraktsklausul om at leverandøren/underleverandørene på forespørsel må dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Kommunen skal ta inn kontraktsklausul om rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner. Kontroll med etterlevelse av kravene til lønns- og arbeidsvilkår Kommunen bør ha rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos underleverandører, og som sikrer at kontrollene følges opp. Kommunen skal løpende og konkret vurdere behovet for å kontrollere lønnsog arbeidsvilkår hos underleverandøren. Vurderingene bør dokumenteres. Kommunen skal gjennomføre nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos underleverandører. Kontrollene bør dokumenteres. I de tilfeller det oppdages brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, bør kommunen kreve at forholdene rettes opp innen en fastsatt frist. Kommunen bør også ta stilling til om sanksjoner skal benyttes, og følge opp at forholdene rettes opp. 4.2 Fakta Organisering Kommuneområde teknisk arbeider, på revisjonens tidspunkt, med en intern omorganisering. Frem til bestod kommuneområdet av fire enheter: Enhet byggesak Enhet kommunalteknikk Enhet byggservice Enhet byggprosjekt Per i dag er enhet byggservice, enhet byggprosjekt og enhet eiendom og næring 11 slått sammen til en enhet, enhet eiendom. Kommuneområdet består, på revisjonens tidspunkt, av to enheter 12 : Enhet eiendom Enhet kommunalteknikk Målet med omorganiseringen er å samle kommuneområdets investeringer under en enhet, enhet eiendom. 13 Rapporten er videre avgrenset til å omhandle enhet byggprosjekt sitt system og praksis for vurdering av og kontroll av leverandørers lønns- og arbeidsvilkår. Enhet byggprosjekt har ivaretatt kommunens rolle som byggherre innen nybygg, rehabilitering, ombygging og 11 Enhet eiendom og næring var tidligere organisatorisk plassert under kommuneområde Samfunn, økonomi og kultur. 12 Omorganiseringen skal være ferdigstilt innen I tidligere organiseringen ble det foretatt investeringer i enhet byggprosjekt, enhet kommunaltekninkk og enhet byggservice. østfold kommunerevisjon iks

167 vann og avløp. 14 I handlingsplanperioden ( ) har enheten planlagt investeringer for nærmere 1,1 milliarder kroner. Den nye enhet eiendom arbeider, på revisjonens tidspunkt, med å videreutvikle kommunens system og praksis omhandlende kontroll av leverandørs og underleverandørs etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår. Nytt system vil bli gjeldende for samtlige kommuneområder. Rutiner for informasjon i konkurransegrunnlag og kontrakter Enhet byggprosjekt har utarbeidet en kvalitetshåndbok som til en hver tid inneholder siste utgave/mal av et konkurransegrunnlag. Malen inneholder vedlegg «Egenerklæring ILO konvensjon 94». 15 Det fremkommer av vedlegget at: «Oppdragsgiver stiller krav jfr. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet 14 Dette ansvaret er nå tillagt enhet eiendom. 15 ILO er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO konvensjonene er folkerettslig bindende og skal tilpasses de enkelte medlemslands lovverk. Med andre ord et lovinstrument som regulerer de fleste felt innen arbeidslivet. ILO-konvensjon nr. 94 omhandler arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter. til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. En slik kontroll kan oppdragsgiver gjøre i form av stikkprøver i løpet av hele kontraktsperioden. De samme vilkårene gjelder for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for leverandøren, dog ikke mindre enn kr. 1000,- per virkedag per arbeider. Bedriftens lønns- og arbeidsvilkår må dokumenteres». Ifølge teamleder enhet eiendom ligger egenerklæringen som vedlegg i samtlige konkurransegrunnlag. Det er enhetens prosjektledere som utarbeider konkurransegrunnlaget basert på standardisert mal. Alle konkurransegrunnlag kvalitetsikres av jurist og teamleder. Kontraktene utarbeides av jurist. Informasjon i konkurransegrunnlag og kontraktsklausuler Konkurransegrunnlaget i alle de fem kontrollerte anskaffelsene inneholdt kvalifikasjonskrav om at: «Tilbyder skal ha ordnende arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses som normalt på området». Egenerklæring «ILO konvensjon 94» var vedlagt i samtlige konkurransegrunnlag. Kontraktene i de fem prosjektene følger Norsk standard NS 3436 eller Norsk standard NS Det fremkommer av kontraktene at totalleverandøren påtar seg å levere kontaktarbeidet i samsvar med kontraktsdokumentene. Ifølge de to standardene er kommunens anbud- eller tilbudsgrunnlag en del av kontraktens dokumenter. Ifølge teamleder enhet eiendom ligger konkurransegrunnlaget som vedlegg til kontrakten. Egenerklæringen som følger østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

168 konkurransegrunnlaget må undertegnes av entreprenør som en del av kvalifikasjonskravene i konkurransen. I henhold til retningslinje, «SHA-forpliktelser og krav om dokumentasjon fra TE og UE 16», stilles det blant annet krav til at lønnslipp for de siste tre månedene for samtlige som arbeider i prosjektet, samt oppsett på arbeidstid, skal oversendes kommunen før oppstart av prosjektet. Kilde: Anders Svarholt Rutiner for vurdering av behovet for kontroller og gjennomføring av kontroller Ifølge teamleder enhet eiendom blir behovet for kontroll av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår vurdert i plenum ved hver anskaffelse. Behovet for kontroller ansees som større i de tilfeller hvor det benyttes arbeidskraft fra andre land. Vurderingene dokumenteres i visse tilfeller. I store bygg- og anleggsprosjekter utarbeider kommunen en særskilt plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan). Ved utarbeidelse av SHA-plan er oppfølging av lønns- og arbeidsforhold et sentralt tema. Kommunen har i løpet av de to siste årene benyttet ekstern bistand for å videreutvikle og følge opp SHA-planene ytterligere. Det har blant annet blitt benyttet ekstern bistand i prosjektene ved Sarpsborg sykehus (Helsehuset) og ny barnehage på Tindlund. I disse prosjektene er lønnsslipper blitt samlet inn og kontrollert, samt at de ansattes boforhold er blitt undersøkt. Kommunen har så langt ikke gjort seg erfaringer eller mottatt opplysninger som har gitt grunnlag for bruk av sanksjoner som følge av brudd på bestemmelsene om lønns- og arbeidsforhold. Ifølge teamleder enhet eiendom blir underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår også diskutert med kontrahert entreprenør på vernerunder og i byggherremøter. Løpende vurderinger av behov for kontroll og gjennomførte kontroller i prosjekter Valaskjold sykehjem- og omsorgssenter: Prosjektet omhandler bygging av 48 omsorgsboliger og 32 sykehjemsplasser i felles bygg på Valaskjold i Sarpsborg. Kontraktssummen for prosjektet var på kr eks. mva. Arbeidet ble utført i perioden mars 2012 til september Sarpsborg kommune hadde kontrakt med Nipas AS. Nipas benyttes seg av 21 underleverandører. Ifølge prosjektleder Henrik Høst ble behovet for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår vurdert i forbindelse med samtaler med entreprenør og arbeidere på byggeplassen. Kontroller utover dette ble ikke ansett som nødvendig. Vurderingene er ikke dokumentert. Oppgradering av administrasjonsbygg: Kontraktssummen for samspillsentreprisen var på kr eks. mva. Oppdraget til samspillentreprenøren omhandlet to prosjekter. Prosjekt 1 omhandlet ombygging av deler av Tune og Skjeberg administrasjonsbygg, Sarpsborg scene og Sarpsborg rådhus. Anslått prosjektkostnad var på 42,7 mill. inkl. mva. Prosjekt 2 omhandlet etablering av paviljong/modulbygg på Tindlund skole. Anslått prosjektkostnad var på ca. 6 mill. inkl. mva. Arbeidet ble utført i perioden desember 2012 til desember Det ble benyttet 9 underentreprenører i prosjektet. Ifølge teamleder enhet eiendom er lønns- og arbeidsvilkår vurdert i forbindelse med jevnlige SHA-møter mellom kommunen og 16 Forkortelsene viser til totalentreprenør og underentreprenør. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

169 entreprenør. Det er benyttet lokale og anerkjente firmaer med norske ansatte. Kontroll utover jevnlige SHA-møter ble ikke ansett som nødvendig. Vurderingene er ikke dokumentert. Tilbygg Sarpsborghallen: Prosjektet omhandler tilbygg på 135m2 som skal benyttes som trimrom. Kontraktssummen for prosjektet var på kr eks. mva. Arbeidet ble utført i perioden oktober 2012 til mars Kommunen hadde kontrakt med Boger Bygg AS. Boger Bygg AS benyttet seg av 5 underentreprenører. Ifølge prosjektleder Henrik Høst er det gjennomført vurderinger av behovet for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår. Det er kun benyttet lokale og anerkjente firmaer med norske ansatte og kontroll utover oppsikt på byggeplass ble ikke ansett som nødvendig. Vurderingene er ikke dokumentert. Nytt kunstgress Sarpsborg stadion: Prosjektet omhandler fjerning av gammelt og legging av nytt kunstgress på Sarpsborg stadion. Kontraktssummen for prosjektet var på kr eks. mva. Arbeidet ble utført i perioden 10.juni 2014 til 26.juni Kommunen hadde kontrakt med Saltex AS. Saltex AS benyttet 6 underleverandører. Ifølge teamleder enhet eiendom ble det gjennomført vurderinger av behovet for lønnsog arbeidsvilkår i kontraktsforhandlingene med Saltex AS. Kommunen gjennomførte kontroll av arbeidskontrakter og boforholdene til arbeiderne fra Holland sport, en av underleverandørene til Saltex AS. Det ble ikke oppdaget brudd på lønns- og arbeidsvilkår i prosjektet. Kontrollene er ikke dokumentert. Ny barnehage Hafslundsøy: Prosjektet omhandler bygging av ny barnehage med 112 plasser med tilhørende uteområde. Kontraktsummen for prosjektet var på kr inkl. mva. Arbeidet ble utført i perioden oktober 2014 til juli Kommunen hadde kontrakt med Nipas. Nipas benyttet 25 underleverandører i prosjektet. Ifølge prosjektleder Frøydis Oraug er lønns- og arbeidsvilkår kontrollert i forbindelse med jevnlige SHA-møter mellom kommunen og entreprenør. Ifølge møtereferat fra «SHAkoordineringsmøte» datert og «Byggherrens revisjonsskjema Sarpsborg kommune» datert og fremkommer det at lønnsslipper, boforhold og arbeidstid er kontrollert. Ifølge prosjektleder ble det ikke oppdaget brudd på lønns- og arbeidsvilkår i prosjektet. Faktaboks 4: Rapport etter kontroll Gjennomført kontroll av lønns- og arbeidsvilkår skal dokumenteres i henhold til relevant regelverk (forvaltningsloven og arkivloven). Difi anbefaler at kommunen/virksomheten utarbeider et notat eller en rapport etter utført kontroll. Sammen med en skriftlig risikovurdering vil dette dokumentet vise at kommunens/virksomhetens plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll i hht. regelverkets krav er ivaretatt. Videre vil rapporten ligge til grunn for fremtidige kontroller, både innenfor samme kontrakt og som en erfaring som kan benyttes ved oppfølging av andre kontrakter. Rapporten kan legges frem for ledelsen og bidra til ledelsesforankring Rapporten bør inneholde informasjon om hva som er kontrollert, hvilken dokumentasjon som ble innhentet, eventuelle funn, hvilke krav som ble satt og hvilke frister som ble gitt Eventuelle brev, møtereferat, epost i forbindelse med saken bør ligge som vedlegg til rapporten Rapporten skal arkiveres i tilknytting til kontrakten Den gjennomførte kontrollen vil danne grunnlag for en eventuell ny kontroll på et senere tidspunkt. Dersom det konstateres brudd på krav i regelverket og i kontrakten, vil det være naturlig å vurdere en eventuell utvidet kontroll med eller uten ny egenrapportering fra leverandør Kilde: Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter veileder om beste praksis (Difi). Fremtidige planer for kommunens system og praksis for kontroll av lønns- og arbeidsforhold I henhold til saksfremlegg til sak 80/15, «Kontraktsklausuler i bygge- og anleggskontrakter bruk av lærlinger og tiltak østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

170 mot sosial dumping», vedtatt av Bystyret fremkommer det blant annet at: «For ytterligere å forhindre useriøse aktører, sosial dumping og svart arbeid på kommunale oppdrag anbefaler rådmannen at kommunen innfører hovedtrekkene i Skiensmodellen 17 i forbindelse med utlysning av anskaffelser innenfor bygg- og anleggskontrakter, samt kontrakter innenfor kjøp av varer og tjenester, så langt det lar seg gjøre.». Faktaboks 5: Skiensmodellen mot sosial dumping Skiensmodellen mot sosial dumping er basert på krav konkretisert av Arne Hagen fra Fellesforbundet og omsatt til sak av Sven Egil Kristoffersen fra Skien kommune. Skiensmodellen innebærer fjorten strenge krav til det offentlige som byggherre. Kravene sammenfaller med Bystyresak 80/15 omtalt nedenfor punktvis, med unntak av at Sarpsborg kommune har vedtatt noe strengere betingelser på et av punktene. Ifølge Bystyrets innstilling fremkommer det at: 1. Arbeidet skal utføres av tilbyderen og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innenfor sitt fagområde. 2. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Innleie forutsettes lovlig etter arbeidsmiljølovenes bestemmelser. Videre stilles det krav om at det må dokumenteres at de ansatte i bemanningsselskapet er fast ansatt i selskapet, og mottar lønn mellom oppdrag. (At det er et reelt fast ansettelsesforhold med arbeids- og lønnsplikt samt arbeidsplikt i et definert tidsrom ikke 0 % kontrakt fra NHO service). 17 Bystyret i Skien fattet i september 2014 et enstemmig vedtak om en rekke tiltak for å motvirke sosial dumping. Denne «tiltakspakken» har fått navnet Skiensmodellen. 3. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak, innleid arbeidskraft og krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underentreprenører. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-12a og (Ved ordinær produksjon tariffavtale og avtale med de tillitsvalgte). 4. Norsk er hovedspråk på kommunens byggeplasser, både skriftlig og muntlig. Det kreves at minst en person på hvert arbeidslag forstår og behersker å gjøre seg godt forstått på norsk. Personer med ledende funksjoner på byggeplassen skal beherske norsk. Alle arbeidstagere på byggeplassen skal ha kjennskap om å forstå sikkerhetsopplæring, sikkerhetsinstrukser, bruksanvisninger, varselskilt m.m. Dersom det er arbeidstagere på byggeplassen som ikke forstår norsk, er det tilbyders ansvar at disse får sikkerhetsinstruksjoner på et språk de forstår. 5. Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet skal være godkjente og aktive lærlingbedrifter. Når størrelsen på prosjektet tilsier det kan oppdragsgivere kreve at det skal være lærlinger i prosjektet. 6. Etter ligningsloven 6-10, med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. 7. Tilbyder er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktskjeden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. 8. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstakere skal utbetales til konto i en østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

171 norsk bank. Byggherren skal i tillegg til de vanlige dokumentasjonskravene kunne følge pengestrømmen ut til de ansatte. 9. Tilbyder skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte, og gir oppdragsgiver rett til å kontrollere opplysningene. 10. Byggherren kan kreve dagmulkt av tilbyderen dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr ,- pr. hverdag. 11. Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jfr 5 i forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rettet innen en fastsatt frist har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes samme måte som i punkt Det skal bekreftes på vedlagte egenerklæring at tilbyder etterlever ILO konvensjoner som omhandler regulering av arbeidstid og ukentlig hvile (ILO 1 og 14), lønns- og arbeidsvilkår (ILO 94, 95 og 131 og norsk forskrift om lønns- og arbeidsvilkår), arbeidstakers rett til å organisere seg (ILO 97 og 88), ingen former for tvangsarbeid eller barnearbeid (ILO 29, 105, 138 og 182). 13. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. 14. Tilbyder må gi skattemyndighetene fullmakt til å levere opplysninger til byggherren, samt tilgang til opplysninger om firmahistorikk og opplysninger om sentrale personer i ledelse og eierskap. 15. Byggherren tillater ikke mer enn to ledd i kontraktskjeden. Byggherren kan godkjenne tre ledd når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være mer enn tre ledd i kontraktskjeden. Hovedentreprenøren regnes som 1. ledd i kjeden og bemanningsforetaket etter Arbeidsmiljølovens 14.2 regnes som et ledd i kontraktskjeden. (Utførelses kjede = Hovedentreprenør setter ut oppdrag til underentreprenør som setter oppdraget videre til underentreprenør = 3 ledd). 16. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser (pkt. 1-15) inntas i kontraktsbestemmelser som underentreprenører. Overnevnte krav er i tråd med Skiensmodellen med unntak av egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner (punkt 12) hvor Sarpsborg kommune stiller strengere krav. I henhold til saksfremlegget (sak 80/15) skal kommunen til enhver tid følge beste praksis på området. Beste praksis på området blir blant annet nærmere beskrevet i «Veileder om bestepraksis Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter» utarbeidet av Difi på oppdrag fra Arbeids- og sosialdepartementet, og er ett av tiltakene i regjeringens strategi mot arbeidslivskriminalitet. Veilederen er utformet som en sjekkliste med ulike nivåer: skal, bør og kan. «Skal» kravene er lovpålagte krav, og er et absolutt minimum for oppfølgingsarbeidet. Disse tilsvarer i all vesentlighet revisjonskriteriene som er gjengitt under kapittel 4.1 i denne rapporten. For å styrke vernet mot sosial dumping ytterligere, har Difi østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

172 formulert noen anbefalinger til hva kommunen/virksomheten bør gjøre i tillegg til de lovpålagte kravene. Videre finnes det flere forslag som kan følges av avanserte brukere og/eller ved særlig høy risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår. Faktaboks 6: Hva er sosial dumping? Sosial dumping er pekt på som en av hovedutfordringene i det norske arbeidslivet. Når arbeidsinnvandringen øker, øker også risikoen for sosial dumping. Sosial dumping er ikke et entydig definert begrep. Regjeringen mener sosial dumping skjer «både ved brot på helse-, miljø- og sikkerheits reglar, mellom anna reglar om arbeidstid og krav til bustandard, og når lønn og andre ytingar er uakseptabelt låge, samenlikna med det norske arbeidstakarar normalt tener, eller ikke er i tråd med allmenngjeringsforskrifter der slike gjeld». Kilde: Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (Difi). Per i dag har kommunen ikke hatt tilstrekkelig ressurser til å følge opp samtlige punkter i Skiensmodellen. Innføringen av modellen vil anslagsvis medføre en økning i årlige driftsutgifter på 1,0-1,5 millioner kroner. I tillegg vil det medføre økte prosjektkostnader i form av konsulenttjenester med riktig kompetanse for å kunne utføre revisjoner og vurdere behov for sanksjoner. Ifølge teamleder enhet eiendom har Oslo kommune intensivert arbeidet mot arbeidskriminalitet og sosial dumping. Oslo har blant annet etablert rammeavtaler med fem leverandører som kan bistå med profesjonell kontraktsoppfølging innen risikoutsatte områder, herunder renhold og bygg- og anlegg. Tjenestene leveres både til Oslo kommunes virksomheter, samt alle de 64 offentlige virksomhetene som har sluttet seg til avtalen, herunder Sarpsborg kommune. Gjennom rammeavtalen kan Sarpsborg kommune kjøpe revisjonstjenester for å undersøke om leverandører av tjenester og bygge- og anleggsarbeider følger opp de plikter de har i forhold til blant annet Forskrift om lønns og arbeidsforhold i offentlige kontrakter, Arbeidsmiljøloven, Lov om allmenngjøring av tariffavtaler, Allmenngjøringsloven, Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for byggeplasser i Norge og Forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Andre lover/forskrifter som er relevante i forhold til oppdraget er blant annet Utlendingsloven og Forskrift om utsendte arbeidstakere. Teamleder enhet eiendom mener disse rammeavtalene er en viktig forutsetning for å kunne følge opp og eventuelt gjennomføre revisjoner/kontroller av et komplekst område på en profesjonell og god måte. 4.3 Vurderinger Som det fremkommer av revisjonskriteriene i kapittel 4 skal kommunen i kunngjøring eller konkurransegrunnlag informere om at kontrakten vil inneholde krav, om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Kontrakten skal inneholde kontraktsklausul som ivaretar overnevnte. Samtidig bør kommunen ha rutiner som bidrar til å sikre etterlevelse av overnevnte krav. Fakta viser at enhet byggprosjekt har utarbeidet kvalitetshåndbok som blant annet inneholder mal av konkurransegrunnlag. I konkurransegrunnlagsmalen ligger også vedlegg, «Egenerklæring ILO konvensjon 94», som består av krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Egenerklæringen som følger konkurransegrunnlaget må undertegnes av entreprenør som en del av kvalifikasjonskravene i konkurransen. Enhetens prosjektledere utarbeider konkurransegrunnlaget basert på overnevnte mal, samtlige konkurransegrunnlag kvalitetssikres av jurist og teamleder. Etter revisjonens vurdering fremstår malen, samt kontrollen av jurist og teamleder som gode tiltak for å sikre kravet til informasjon i konkurransegrunnlaget. Samtidig ivaretar underskrevet egenerklæring kravet til kontraktsklausul på en tilfredsstillende måte. Alle de fem prosjektene revisjonen har østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

173 undersøkt tilfredsstilte samtlige av ovenfor nevnte krav. Videre fremkommer det av kriteriene at kommunen bør ha rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos underleverandører, samt sikrer at kontrollene følges opp. Vurderingene og kontrollene bør dokumenteres. Fakta viser at behovet for kontroll av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår vurderes ved hver anskaffelse. Utenlands arbeidskraft ansees som en risiko hva gjelder lønns- og arbeidsvilkår. Vurderingene dokumenteres i visse tilfeller. I de bygg- og anleggsprosjektene hvor det utarbeides særskilte SHA-planer, fremkommer vurdering og kontroller av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår som et sentralt tema. Kommunen har ikke, på revisjonens tidspunkt, utarbeidet skriftlige rutiner som skal sikre gjennomføring og oppfølging av nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår. Kommunen har heller ikke en enhetlig praksis for å dokumentere eventuelle risikovurderinger og gjennomførte kontroller. Revisjonen har heller ikke fått klarhet i om kravet om fremleggelse av lønnslipp for siste tre måneder, samt oppsett på arbeidstid, for samtlige som arbeider på et prosjekt, etterleves i praksis. Dette er uheldig fordi mangel av dokumentasjon svekker etterprøvbarheten av de gjennomførte kontrollene. Dokumentasjon av vurderinger og kontroller vil dessuten danne et grunnlag for innholdet i fremtidige kontroller, samt skape en enhetlig praksis. I henhold til fakta er behovet for kontroller vurdert ved samtlige av de fem prosjektene revisjonen har undersøkt. I tre av de fem prosjektene er videre kontroller ikke ansett som nødvendig og vurderingene er ikke dokumentert. Det er gjennomført kontroller av arbeidsforhold (lønnsslipper og arbeidstid) og boforhold i to av prosjektene. Det er ikke funnet brudd ved arbeidernes lønns- og arbeidsvilkår på prosjektene. Kontrollene er dokumentert gjennom møtereferat i ett av prosjektene. Etter revisjonens oppfatning fremstår det som tilfredsstillende at kommunen konkret vurderer behovet for kontroller ved oppstart av hvert enkelt prosjekt. En svakhet ved vurderingene og kontrollene er at de i hovedsak ikke er blitt dokumentert. I henhold til beste praksis skal konklusjonene fra risikovurderingene i tilknytning til kontrakten dokumenteres og arkiveres. Revisjonen har ikke vurdert kvaliteten på kontrollene, graden av kontroll må også tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv. Hva nødvendig kontroll innebærer vil måtte bero på en konkret vurdering. For eksempel vil det ikke nødvendigvis være samme behov for kontroll der hvor det inngås nye avtaler med leverandører som oppdragsgiver har samarbeidet med tidligere og som oppdragsgiver kjenner som seriøse og lovlydige virksomheter. I slike tilfeller vil det kunne være tilstrekkelig egenrapportering med påfølgende risikovurdering. Selv om risikoen vurderes som lav betyr det ikke at det ikke kan forekomme brudd på lønns- og arbeidsvilkår, men ressursene bør prioriteres til oppfølging av kontrakter der risikoen er størst. Bystyret vedtok i sak 80/15 16 krav som skal overholdes i forbindelse med utlysning av anskaffelser innenfor bygg- og anleggskontrakter, samt kontrakter innenfor kjøp av varer og tjenester, så langt det lar seg gjøre. Kravene er i tråd med «Skiensmodellen» med unntak av egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner, hvor Sarpsborg kommune stiller strengere krav. Sarpsborg kommune har inngått avtale som sikrer dem tilgang til spesialisert kompetanse som kan bistå med kontraktsoppfølging innen risikoutsatte områder. Etter revisjonens vurdering fremstår kommunens arbeid med saksfeltet som godt utredet. Dette legger til rette for, og bør føre til en forbedring av kommunens system og praksis hva gjelder kontroll av leverandør og underleverandørs etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår i fremtiden. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

174 5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Rapportens første problemstilling omhandler kommunens fakturahåndtering nærmere bestemt om det er etablert preventive og fungerende kontroller. I korte trekk innebærer det at det må være etablert en bedriftskultur hvor tilfredsstillende fakturahåndtering oppfattes som viktig, at det er etablert nødvendige rutiner og prosedyrer, samt at det er etablert nødvendige kontrolltiltak som medvirker til at disse etterleves det er med andre ord et spørsmål om det er etablert fungerende internkontroll på området. Revisjonens konklusjon er at kommunen har etablert en fungerende internkontroll. Som det fremgår av fakta bygger konklusjonen på analyse av sentrale dokumenter, spørreundersøkelse og fakturakontroll. Kommunens styringsdokumenter tilfredsstiller de krav som stilles til forsvarlig fakturahåndtering, jfr. særlig hva som skal kontrolleres før utbetaling og kravet om dualkontroll. Spørreundersøkelsen viser at styringsdokumentene er godt kjent blant brukerne, og også at respondentenes holdninger samsvarer med innholdet i disse. Dette underbygges videre av fakturakontrollen, som ikke avdekket vesentlige avvik fra bokføringsloven, rammeavtaler, og kommunens prosedyre for anvisning og attestasjon. Som vurderingene viser er det også avdekket enkelte svakheter i interkontrollen. Selv om disse ikke er av et slikt omfang at de påvirker hovedkonklusjonen, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: Spørreundersøkelsens resultater er tilfredsstillende på et overordnet nivå. Samtidig fremgår det at det er noen ulikheter knyttet til de ulike rollenivåene, når det gjelder kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet. Vi viser her blant annet til de spørsmålene som oppnår dårligere skår enn det kommunen selv oppfatter som tilfredsstillende. Revisjonen vil også fremheve spørsmålet som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser. Her stiller vi noe høyere krav enn kommunen, og generelt burde andelen som jevnlig eller alltid kontrollerer slike betingelser vært høyere. Muligens kan også dette resultatet sees i sammenheng med revisjonens fakturakontroll, hvor det ble avdekket et mindre antall avvik på fakturerte timepriser, samt at det for noen fakturaer ikke kunne fremlegges underlagsdokumentasjon. Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Bruk av nettoprislister var det området hvor det gjennomgående var avvik. Her må kommunen avklare hvilken rolle slike lister skal spille i fakturakontrollen. Revisjonen tolker avtalene slik at nettoprislister skal være styrende, men når det kun foreligger slike lister for noen av rammeavtalene, at leverandørene ikke synes å legge disse til grunn, samt at attestanten heller ikke synes å kontrollere prisbetingelsene, er det åpenbart et behov for en nærmere gjennomgang av dette. Rapportens andre problemstilling omhandler kommunens tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører. I korte trekk innebærer dette at kommunen bør ha rutiner som sikrer etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i kunngjøring eller konkurransegrunnlag, samt at kontrakter skal inneholde kontraktsklausuler som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Kommunen bør også ha rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres nødvendige kontroller av lønnsog arbeidsvilkår hos underleverandører. Kommunen skal løpende og konkret vurdere østfold kommunerevisjon iks

175 behovet for kontroller av lønns- og arbeidsvilkår, ved behov skal det gjennomføres nødvendige kontroller. Vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Revisjonens konklusjon er at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Revisjonen legger her til grunn enhet byggprosjekts kvalitetshåndbok med mal av konkurransegrunnlag, samt vedlegg «Egenerklæring ILO konvensjon 94» som består av krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Samtlige av de fem prosjektene revisjonen undersøkte inneholdt tilfredsstillende informasjon, samt kontraktsklausul. Fakta viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse. Utenlandsk arbeidskraft ansees som en risiko hva gjelder lønns- og arbeidsvilkår. Overnevnte fremstår som tilfredsstillende for revisjonen. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. I henhold til beste praksis skal konklusjonene fra risikovurderingene i tilknytning til kontrakten dokumenteres og arkiveres. Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, anbefaler revisjonen at kommunen bør: Utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår. Hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Dette vil i større grad kunne sikre etterprøvbarheten i vurderingene og de eventuelle kontrollene som er blitt gjennomført, samt at det vil kunne skape en enhetlig praksis for fremtidige risikovurderinger og kontroller. Gjennomføre risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Dette vil bidra til å sette fokus på tematikken, samt danne grunnlag for kommunens videre utvikling av system og praksis på feltet. Rolvsøy 1. februar 2016 Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

176 6 RÅDMANNENS KOMMENTARER østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

177 7 REVISJONSKRITERIER Generelt om internkontroll Ifølge kommuneloven 23 skal rådmannen ( ) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Særlovgivningen inneholder en rekke bestemmelser som skal sikre forsvarlig internkontroll innen, eksempelvis helse, miljø og sikkerhet eller for tjenesteutøvelsen innenfor helse, omsorg og velferd, men internkontroll i det perspektivet som følger av 23 er ikke nærmere definert i lov eller forskrift. Det følger av imidlertid av forarbeidene til bestemmelsen at Siktemålet er å tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven ( ) ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. 18 Rådmannens ansvar er ytterligere tydeliggjort ved en endring av kommuneloven i 2013, hvor det ble tatt inn krav om at kommunens årsberetning skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten, jfr. kommuneloven 48, pkt Særskilt for problemstilling 1 Av innledningen følger det naturlig at kommunen må ha etablert nødvendige rutiner og prosedyrer og lagt til rette for en kultur, 18 Ot. prp. nr 70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon), s Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7. som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende fakturahåndtering 20. Slike rutiner må oppstille krav til hvordan fakturahåndteringen skal utføres i kommunen. Videre må systemet, enten det fremgår av rutinene eller andre dokumenter som fordeler ansvar og myndighet, ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det som rutinene foreskriver. Bokføringsloven - fakturagjennomgangen Bokføringsloven, med tillegg i bokføringsforskriften, bestemmer hvilke regler som gjelder for bokføringspliktige. Ved salg av varer skal faktura utstedes snarest mulig og senest innen én etter levering, jfr. forskriften Tilsvarende frist gjelder ved salg av tjenester, men det er presiseringer på enkelte områder. Salgsdokumentet skal hvis mulig utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted, jfr. forskriften For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris, eksempelvis byggetjenester, kan fakturering skje etter avtale, kontrakt mv. mellom partene, jfr. forskriften I henhold til forskriftens er det bestemte krav til innholdet i salgsdokumentet (tilsvarer rammeavtalebestemmelsene til Sarpsborg kommune): Ytelses art og omfang (dvs. solgte varer og antall enheter, utførte tjenester og antall timer mv). Leveringstidspunktet. Leveringsstedet. Særskilt for problemstilling 2 Krav til informasjons- og kontraktsklausuler Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter har som formål å bidra til at 20 Dette er naturligvis kun et av mange krav som stilles til kommunal internkontroll. østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

178 ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. I forskriftens 5 fremkommer det at: «Oppdragsgiver skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen». I forskriftens 6 fremkommer det videre at: «Oppdragsgiver skal i kontrakten kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som nevnt i 5 er oppfylt. Når det gjelder kravet om informasjon i kunngjøringen eller konkurransegrunnlag, har Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) lagt til grunn at det er tilstrekkelig at bestemmelsen er inntatt i kontraktsmal som er vedlagt kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf. Side 14 i Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Krav til kontroller I 7 i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fremkommer det at: «Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografisk område mv.» I Fornyings- og administrasjonsdepartementets kommentarer til forskriften (FADs pressemelding nr. 8/2008) fremkommer det at: «Det skal understrekes at oppdragsgiver løpende og ikke bare ved kontraktens inngåelse må foreta en slik vurdering av behovet for kontroll». Ulovfestede krav til forsvarlig saksbehandling tilsier at virksomhetene bør dokumentere vurderinger og kontroller, og at virksomheten følger opp brudd og påser at forholdene rettes opp. Oppdragsgiver skal i kontrakten forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever vilkårene i 5. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle vilkårene. Oppdragsgiver skal i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget opplyse om at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med denne forskriften». østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

179 SPØRRE U N DE RSØKELSEN Fakturakontroll og bruk av rammeavtaler - Sarpsborg kommune Denne spørreundersøkelsen omhandler praksis knyttet til attestasjo n og anvisning i Sarpsborg kommune, samt noen spørsmål knyttet til rammeavtaler. Resultatene vil inngå som en del av en større undersøkelse knyttet til fakturahåndtering og leverandøroppfølging. Undersøkelsen består av 15 til 22 spørsmål avhengig av din r olle i kommunen, og tar ca. 15 minutter å besvare. Vi gjør oppmerksom på at besvarelsen er anonym. Eventuelle spørsmål eller kommentarer ansv@fredrikstad.kommune.no kan rettes til Anders Svarholt på epost: Din identitet vil holdes skjult. Les om retningslinjer for personvern. (Åpnes i nytt vindu) 1) Hvilken rolle har du i Sarpsborg kommune? Kommunesjef Enhetsleder Teamleder Annen rolle 2) Hva slags myndighet har du fått delegert? Jeg har kun attestasjonsrett Jeg har kun anvisningsmyndighet Jeg kan både attestere og anvise Sarpsborg kommune har utarbeidet en egen prosedyre for anvisning og atte stasjon av utbetalinger. Formålet er blant annet å medvirke til ensrettet og tilfredsstillende praksis ved fakturahåndtering. Nedenfor ønsker vi at du gir en vurdering av din kjennskap til innholdet i prosedyren. 3) Hvor godt kjenner du innholdet i kommun ens prosedyre for anvisning og attestasjon? Jeg har svært liten kjennskap til innholdet Jeg har noe kjennskap til innholdet Jeg kjenner til det vesentligste av innholdet Jeg har god kjennskap til innholdet Vet ikke Nedenfor ønsker vi at du krysser av for hvilke ansatte som er omfattet av kommunens prosedyre for a nvisning og attestasjon. 4) Hvilke ansatte er omfattet av prosedyren? Alle ansatte i Sarpsborg kommune Kun ansatte i kommunen som har lederansvar østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

180 Kun ansatte i kommunen som arbeider med regnskap Kun ansatte som har fått delegert anvisningsmyndighet og/ eller attestasjonsrett Vet ikke 5) Er det viktig at alle k rav er attestert og anvist før utbetaling? Ja Nei Vet ikke 6) Er det viktig at attestasjon og anvisning gjøres av to ulike personer? Ja Nei Vet ikke 7) Kan en utbetaling attesteres og anvises av samme person? Ja Nei Vet ikke 8) Hvem mener du utfører den viktigste jobben - attestanten eller anviseren? Attestanten Anviseren Begge funksjoner er like viktige Vet ikke Den ne informasjonen vises kun i forhåndsvisn ingen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun attestasjonsrett ) Nedenfor ønsker vi at du vurderer hva som inngår i attestantens 9) Som attestant må du påse: oppgaver. Du kan velge flere alternativer. at mottatt vare/ tjeneste stemmer med bestilling og avtalt pris at varene er levert til rett adresse at pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale/ kontrakt at arbeidet er utført og at timetallet er korrekt at fakturaen er korrekt lagt inn i fakt urabehandlingssystemet at fakturaen tilfredsstiller bokføringslovens krav om betalingsdokument østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

181 at fakturaen er attestert senest 3 dager før forfallsdato at fakturaen er påført riktig merverdiavgiftskode Vet ikke Den ne informasjonen vises kun i forhåndsvisn ingen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun anvisningsmyndighet ) Nedenfor ønsker vi at du vurderer hva som inngår i anviserens oppgaver. D u kan velge flere alternativer. 10) Som anviser må du påse: at mottatt vare/ tjeneste stemmer med bestilling og priser at fakturaen er korrekt utfylt i fakturabehandlingssyst emet at disponeringen av budsjettmidler er formelt og reelt i orden at attestasjon og kontroll er foretatt av personer med denne myndigheten at nødvendig og tilfredsstillende dokumentasjon er vedlagt at anvist beløp belastes korrekt i regnskapet at det er påført korrekt merverdiavgiftskode Vet ikke Den ne informasjonen vises kun i forhåndsvisn ingen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og an vise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun anvisningsmyndighet ) Anvisningsmyndigheten er gitt fra bystyret til rådmannen, med mulighet for videredelegering. 11) Kan en som har fått delegert anvisningsmyndighet fra rådman nen videredelegere denne? Nei, det må i så fall rådmannen godkjenne østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

182 Ja, men det må gjøres skriftlig og meldes til enhet økonomi Vet ikke Den n e i n form asjon en vi ses kun i forh ån dsvi sn i n gen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun anvisningsmyndighet ) 12) Kan du anvise egne regninger, eksempelvis reiseregninger og utlegg? Ja Nei Vet i kke Du kan velge flere alternativer på spørsmålet nedenfor 13) Hva gjør du dersom du får en faktura til attestasjon eller anvisning, som egentlig skal til en annen person? Jeg attesterer eller anviser fakturaen likevel Jeg tar kontakt med leverandøren Jeg sender den til rett person Jeg sender den tilbake til fakturamottak Vet ikke Den n e i n form asjon en vi ses kun i forh ån dsvi sn i n gen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun attestasjonsrett ) Nedenfor bruker vi begrepet fakturabetingelser. Med fakturabetingelser sikter vi til at fakturaen samsvarer med mottatt vare/ tjeneste, at pris og betalingsbetingel ser er riktige, at fakturaen inneholder nødvendig underdokumentasjon osv. 14) I hvilken grad kontrollerer du fakturabetingelsene før du attesterer? Fakturabetingelser kontrolleres ikke. Det forutsetter jeg at blir gjo rt av fakturamottak. Fakturabetingelser kontrolleres i liten grad østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

183 Fakturabetingelser kontrolleres i noen grad Fakturabetingelser kontroller es jevnlig Fakturabetingelser kontrolleres alltid Vet ikke Den ne informasjonen vises kun i forhåndsvisn ingen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises f or respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun anvisningsmyndighet ) 15) I hvilken grad kontrollerer du at attestanten har iv aretatt sine oppgaver ved attestasjonen? Det gjøres aldri, jeg forutsetter at attestanten ivaretar sine oppgaver. Det gjøres i liten grad De t gjøres i noen grad Det gjøres stor grad Det gjøres alltid Vet ikke Den ne informasjonen vises kun i forhåndsvisn ingen Følgende krite rier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg kan både attestere og anvise eller Hvis Hva slags myndighet har du fått delegert? er lik Jeg har kun anvisningsmyndighet ) På sp ørsmålet nedenfor kan du velge flere alternativer. 16) Skal anviseren regelmessig undersøke om attestanten ivaretar sine oppgaver? Nei, det er ikke anviserens ansvar Ja, det er a nviserens ansvar Nei, det er det innkjøpsavdelingen eller internkontroller som har ansvar for østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

184 Nei, det er det kommunalsjefen som har ansvar for Vet ikke Avslutningsvis har vi noen få spørsmål knyttet til vare - og tjenestebestilling, bruk av ehandel, samt rammeavtaler. 17) Bestiller du varer og/ eller tjenester? Ja Nei Den n e i n form asjon en vi ses kun i forh ån dsvi sn i n gen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Bestiller du varer og/ eller tjenester? er lik Ja ) 18) Hvor ofte bestiller du varer og/ eller tjenester på følgende måte? Aldri Sjelden Av og til Ofte Jeg bruker kommunens Visma ehandel til bestillinger Jeg bestiller via leverandørens netthandel - løsning Jeg bestiller ved å ringe til levera ndør Jeg henter varer ved å dra til leverandørens utsalgssted 19) Ta stilling til følgende påstander vedrørende rammeavtaler generelt Jeg synes kommunens rammeavtaler i stor grad dekker mitt behov Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende ram meavtaler er tilstrekkelig tilgjengeliggjort Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende ra mmeavtaler er oppdatert Jeg melder alltid nye behov til sentral innkjøpsfunksjon Uenig Litt uenig Litt enig Enig 20) Ta stilling til påstandene nedenfor, som gjelder etterlevelse av rammeavtaler Uenig Litt uenig Litt e nig Enig Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtalene Jeg forsøker å se om jeg kan slå rammeavtalen å henvende meg til andre leverandører etter beste evne prismessig ved 21) Ta stilli ng til påstandene, som omhandler kjennskap til regelverk og kommunens prosedyrer Uenig Litt uenig Litt enig Enig Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsreglement østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

185 Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsprosedyre Jeg har god kjennskap til anskaffelsesregelverket 22) Ta stilling til påstandene, som omhandler kommunens reglementer og prosedyrer Jeg følger alltid kommunens reglementer og prosedyrer ved innkjøp Jeg mener at kommunens reglementer og prosedyrer dekker mitt behov i innkjøpsprosessen Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar meg Alle kjøp kontrolleres i etterkant Uenig Litt uenig Litt enig Enig østfold kommunerevisjon iks på vakt for fellesskapets verdier

186 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: 17079/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /5 Prosjektplan: NAVs arbeid med ungdom - del I Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Med forbehold om at bystyret 11.2 har sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan) 1. Prosjektplan NAVs arbeid med - ungdom del 1, godkjennes 2. Kontrollutvalget vil vurdere om det skal igangsettes en del 2 av dette prosjektet i forbindelse med behandlingen av rapport del 1 til høsten. Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan: NAVs arbeid med - ungdom del 1, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger Det framgår av Plan for forvaltningsrevisjon hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Forvaltningsrevisjonsplanen skal vedtas i bystyret I planen står blant annet følgende om enhet NAV Sosial: «I følge Årsrapport 2014 hadde enheten et merforbruk på kr 9,2 millioner i Merforbruket ble forklart med økte utgifter til introduksjonsprogrammet for flyktninger pga. flere deltakere, og fortsatt økende utgifter til økonomisk sosialhjelp. Merutgiftene til sosialhjelp var spesielt knyttet til boutgifter og midlertidig innkvartering. I handlingsplanen for fremheves en rekke utfordringer for enheten». Revisjonen gjør nærmere greie for bakgrunnen i forslaget til prosjektplanen

187 Da Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet i kontrollutvalget, ga ikke utvalget nærmere føringer på hva som spesifikt burde underkastes forvaltningsrevisjon. I samråd med kontrollutvalgets leder ga sekretariatet revisjonen tilbakemelding om at revisjonen kunne fremme et konkret forslag til tema, etter at oppstartsmøte var avholdt med administrasjonen. I oppstartsmøtet ble revisjonen informert om at forutsetningene som lå til grunn for analysen har endret seg betraktelig i positiv retning. Revisjonen gjør nærmere greie for nåsituasjonen i forslaget til prosjektplan. Basert på overnevnte er revisjonen nå usikker på om det er fornuftig bruk av ressurser å sette i gang en revisjon av NAV. De momentene som indikerte høy risiko i overordnet analyse, synes langt på vei å være ikkeeksisterende per dags dato. Dette tilsier at prosjektet skrinlegges, skriver revisjonen. Revisjonen skriver videre at dersom utvalget likevel ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon på dette området, kan det være fornuftig å fokusere på NAVs arbeid med ungdom. Sekretariatet viser til prosjektplanen for revisjonens nærmere beskrivelse av et slikt prosjekt. Gitt at kontrollutvalget ønsker å sette i gang et prosjekt knyttet til NAV, anbefaler revisjonen følgende tilnærming: Hva utgjorde antallet sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen år i april 2016, hva slags tjenester mottok gruppen og hvordan ble gruppen fulgt opp av NAV? Revisjonen presiserer at redegjørelsen vil utelukkende ta for seg oppfølging på systemnivå, ikke hvordan den enkelte mottaker følges opp i praksis. Formålet er først og fremst å gi en beskrivelse av nåsituasjonen, som kan brukes som sammenligningsgrunnlag i en senere analyse, skriver revisjonen. Mer konkret kan dette være oppfølgingsprosjekt i slutten av planperioden, evt. neste, hvor man da kan forsøke å analysere effekten av de tiltakene man har satt i verk. Da vil man også kunne ta høyde for eventuelle konjunktursvingninger i perioden. Revisjonen antar at det vil gå med 170 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten, NAVs arbeid med ungdom del 1, vil være klar til behandling i septembermøtet. Vurdering Revisjonen gjør greie for at forutsetningene som lå til grunn for Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon (behandlet i kontrollutvalget i desember), har endret seg betraktelig i positiv retning. Sekretariatet finner likevel problemstillingen relevant i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Brukerperspektivet vil fortsatt være aktuelt med tanke på oppfølging av unge sosialhjelpsmottakere. Planlagt estimat for ressursbruk er lavere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bakgrunnen for lavere estimat skyldes at prosjektet kun omfatter en problemstilling, og at denne i hovedsak kun vil ta for seg systemnivået. Revisjonen antar også at en stor del av fakta kan kartlegges utelukkende ved dokument- og statistikkanalyse, og at det i liten grad vil være behov for intervjuer. Samlet sett anser sekretariatet at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Med forbehold om at bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan (behandles 11.2) anbefaler vi at prosjektplanen godkjennes. Kontrollutvalget kan vurdere om det skal igangsettes en del 2 av dette prosjektet i forbindelse med behandlingen av rapport del 1 til høsten. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -187-

188 NAVs arbeid med ungdom del 1 Sarpsborg kommune Prosjektplan Rolvsøy 2. februar

189 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Forvaltningsrevisjonsplan skal vedtas i bystyret 11. februar Revisjonens overordnede analyse ligger til grunn for planen. I analysen skriver vi blant annet følgende om enhet NAV Sosial: «I følge Årsrapport 2014 hadde enheten et merforbruk på kr 9,2 millioner i Merforbruket ble forklart med økte utgifter til introduksjonsprogrammet for flyktninger pga. flere deltakere, og fortsatt økende utgifter til økonomisk sosialhjelp. Merutgiftene til sosialhjelp var spesielt knyttet til boutgifter og midlertidig innkvartering. I handlingsplanen for fremheves en rekke utfordringer for enheten, blant annet ungdom som står utenfor utdanning og arbeid, levekårsforskjeller, høyere utbetalinger av økonomisk sosialhjelp pr. mottaker enn i sammenlignbare kommuner. Videre fremgår det at enheten ønsker å øke andelen i arbeid og aktivitet etter introduksjonsprogrammet, erstattet sosialhjelpsytelser med arbeid og aktivitet og avklare rett til trygdeytelser for sosialhjelpsmottakere. Det er iverksatt tiltak for dette. Som det fremgår av kapittel 2.1 i denne analysen er andelen unge arbeidsledige høy i kommunen, og tilsvarende gjelder for unge sosialhjelpsmottakere. I kapittel 2.2 fremheves økninger i sosialhjelpsutbetalinger mm., som en stor utfordring for kommunen. I forbindelse med budsjettfremlegget i oktober 2015 synes imidlertid som om utfordringen på nåværende tidspunkt ikke er like stor. Temaene «Unge sosialhjelpsmottakere», «Introduksjonsprogrammet» og «Kvalifiseringsprogrammet» ble tatt inn som risikoområder i overordnet analyse for Økningen i utgifter på dette området representerer generelt betydelig utfordringer for kommuner. I Sarpsborg har man sett en nedgang i forhold til 2014, men dette kan bero på naturlige svingninger. ( ) Området inneholder flere temaer som er egnet for forvaltningsrevisjon, eksempelvis sosialhjelp generelt, kvalifiseringsprogrammet, oppfølging av unge sosialhjelpsmottakere, ivaretakelse av barn i lavinntektsfamilier osv.» I forbindelse med kontrollutvalgets vedtak «Plan for forvaltningsrevisjon » ble overnevnte risikoområde rangert som førsteprioritet. Utvalget ga imidlertid ikke noen nærmere føringer på hva som spesifikt burde underkastes forvaltningsrevisjon. Revisjonen har i epost fra sekretariatet den 18. januar 2016 fått tilbakemelding om at utvalget overlater til revisjonen å fremme et konkret forslag til tema, etter at oppstartsmøte er avholdt med administrasjonen. Oppstartsmøte ble avholdt med administrasjonen 29. januar. I møtet ble revisjonen informert om at forutsetningene som lå til grunn for analysen har endret seg betraktelig: I 2014 hadde enheten et merforbruk på ca ,-. I 2015 er imidlertid resultatet et mindreforbruk på ca ,- - altså en forbedring på 13 millioner fra 2014 til Kommunen hadde en andel unge sosialhjelpsmottakere på ca. 25 %. Andelen er nå redusert til ca. 16,9 %. I følge administrasjonen er andelen lav sammenlignet med andre kommuner. østfold kommunerevisjon iks

190 Total arbeidsledighet, og arbeidsledighet for gruppen år har gått ned sammenlignet med Antall brukere og vedtak har gått kraftig ned. Antall og omfang av utbetalinger har blitt redusert betydelig. Antall personer i midlertidige boliger har gått ned. Antall bostedsløse har gått ned. Når det gjelder flyktninger, så er kommunens resultater knyttet til Introduksjonsprogrammet på nivå med eller bedre enn IMDIs målsetting (avhengig av om man ser på 2014 eller 2015). Overnevnte resultater forklares delvis med naturlige konjunktursvingninger, men hovedsakelig med ulike tiltak som kommunen har satt i verk for å håndtere den vanskelige situasjonen som har preget kommunen de senere år. Kommunen er også i gang med å omorganisere NAV for å være bedre rustet til å møte de utfordringene som man har opplevd, og som man antar vil være gjeldende fremover. I dette ligger blant annet opprettelsen av eget «ungdoms NAV», som bemannes med ansatte med spesialkompetanse på ungdom. Dette vil bli et eget kontor med egen inngang. Formålet er å jobbe målrettet for å få unge mennesker raskt tilbake i et utdanningsløp eller ut i jobb, fremfor å bli gående på passive ytelser. Basert på overnevnte er revisjonen usikker på om det er fornuftig bruk av ressurser å sette i gang en revisjon av NAV på nåværende tidspunkt. De momentene som indikerte høy risiko i overordnet analyse, synes langt på vei å være ikke-eksisterende per dags dato. Dette tilsier at prosjektet skrinlegges. Dersom utvalget likevel ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, kan det være fornuftig å fokusere på NAVs arbeid med ungdom. En tilnærming kan da være å kartlegge status for aldersgruppen år i april Samtidig kan man redegjøre for de tiltak kommunen har satt i verk på samme tidspunkt. Beskrivelsen kan sammenholdes med kommunens ansvar etter sosialtjenesteloven og beste praksis. Beste praksis kan være FAFO rapporten NAV-kontorenes oppfølging av unge brukere (utgitt 2015). Rapporten bygger på intervjuer med veiledere ved 200 NAV kontoret, og forsøker å identifisere såkalte suksesskriterier for oppfølging. Revisjonen presiserer imidlertid at vi i liten grad vil kunne bedømme kommunens tilnærming som god eller dårlig. Sosialtjenesteloven gir kun overordnede føringer, og beste praksis er ingen autorativ kilde. I tillegg representerer utfordingene knyttet til ungdom i NAV til dels upløyd mark. Det som kan fungere i en kommune, fungerer ikke nødvendigvis like godt i en annen kommune, blant annet som fulge av konjunkturer og dempgrafiske utfordringer lokalt i de ulike kommunene. Resultatene kan imidlertid i tillegg brukes i et oppfølgingsprosjekt på slutten av perioden, hvor man da kan forsøke å analysere effekten av de tiltakene man har satt i verk. Da vil man også kunne ta høyde for eventuelle konjunktursvingninger i perioden. Kommunen har bedt om at en eventuell forvaltningsrevisjon først igangsettes i april Omorganiseringen iverksettes i slutten av februar 2016, og det anmodes om arbeidsro ut mars til å få på plass nødvendige endringer. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Arbeidet iverksettes fra og med april østfold kommunerevisjon iks

191 3. PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER Gitt at utvalget ønsker å sette i gang et prosjekt knyttet til NAV, anbefaler revisjonen følgende tilnærming: Hva utgjorde antallet sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen år i april 2016, hva slags tjenester mottok gruppen og hvordan ble gruppen fulgt opp av NAV? Problemstillingene fanger opp statistikk for gruppen. Med tjenester siktes det til økonomisk sosialhjelp, kurs/ praksis, boligtilbud mv. Oppfølging sikter til særskilte tiltak som er opprettet for gruppen. Redegjørelsen vil utelukkende ta for seg oppfølging på systemnivå, ikke hvordan den enkelte mottaker følges opp i praksis. Det gjøres oppmerksom på at problemstillingen i all hovedsak er deskriptiv. Formålet er først og fremst å gi en beskrivelse av nåsituasjonen, som kan brukes som sammenligningsgrunnlag i en senere analyse. Samtidig vil lov om sosiale tjenester i NAV og FAFO rapporten NAV-kontorenes oppfølging av unge brukere kunne brukes som et overordnet revisjonskriterie, slik at oppdraget faller inn under forvaltningsrevisjonsbegrepet. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Sosialtjenesteloven NAV-kontorenes oppfølging med unge brukere, forskningsrapport fra FAFO, utgitt i METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Hva utgjorde antallet sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen år i april 2016, hva slags tjenester mottok gruppen og hvordan ble gruppen fulgt opp av NAV? Se pkt. 4 Statistikk - KOSTRA og NAV Opplysninger om iverksatte tiltak og oppfølgingsaktiviteter Dokumentanalyse Intervju 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Prosjektperiode April august 2016 Anders Svarholt utførende revisor Laila Nagelhus oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks

192 Antall timer 170 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 16. februar 2016 Når rapport er sendt til rådmannen August 2016 Når rapport er sendt til ØKUS September 2016 En «vanlig» forvaltningsrevisjon utgjør ca. 300 timer. Dette omfatter normalt to problemstillinger, hvor en tar for seg systemperspektivet og en undersøker praksis. Foreslått ressursbruk i dette prosjektet utgjør 170 timer +/-. Bakgrunnen for lavere estimat skyldes at prosjektet kun omfatter en problemstilling, og at denne i hovedsak kun vil ta for seg systemnivået. Det antas også at en stor del av fakta kan kartlegges utelukkende ved dokument- og statistikkanalyse, og at det i liten grad vil være behov for intervjuer. østfold kommunerevisjon iks

193 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: 17076/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /6 Prosjektplan: Tvang i skolen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Med forbehold om at bystyret 11.2 har sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan) 1. Prosjektplan Tvang i skolen, godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Tvang i skolen», Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Forvaltningsrevisjonsplanen skal vedtas i bystyret I planen står blant annet at enhet spesialpedagogiske tiltak er under massivt press, som følge av bruk av tvang mot elever. Det har vært flere artikler i Byavisa Sarpsborg, hvor det har blitt rettet hard kritikk mot kommunen med påstander om ulovlig og omfattende tvangsbruk. Kommunen har også blitt politianmeldt for bruk av ulovlig tvang og vold mot en enkeltelev. Risikoområdet er fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Rådmannen ber om at det gjennomføres en fullstendig gjennomgang av hele tjenesten med fokus på hvordan kommunen ivaretar barna, og anmoder om at kontrollutvalget gir området prioritet. På grunnlag av dette, foreslår revisjonen en problemstilling: Sikrer Sarpsborg kommune at elever i forsterket skole ikke blir utsatt for unødig/ulovlig tvang? -193-

194 Revisjonen antar at det vil gå med 500 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i septembermøtet. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingen relevant i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen begrunner dette i prosjektplanen og skriver bant annet at prosjektet har en problemstilling som skal ivareta både systemperspektivet og gjennomgang av kommunens praksis. Undersøkelsen skal gjennomføres i to av kommunens team, på tre ulike avdelinger. Dette innebærer at revisjonshandlingene må gjennomføres tre ganger. Dessuten er det aktuelt å ta inn ekstern fagkompetanse. Samlet sett anser sekretariatet at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -194-

195 Tvang i skolen Sarpsborg kommune Prosjektplan Rolvsøy 2. februar

196 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Forvaltningsrevisjonsplan skal vedtas i bystyret 11. februar Revisjonens overordnede analyse ligger til grunn for planen. I analysen skriver vi følgende om enhet spesialpedagogiske tiltak og bruk av tvang: «Enheten har blant annet ansvar for barn som har behov for høy grad av tilrettelegging, såkalt forsterket tilbud i grunnskolen. Tjenesten ytes på skolen i egne forsterkede spesialavdelinger. Tjenesten er under massivt press, som følge av bruk av tvang mot elever. Det har vært flere artikler i Byavisa Sarpsborg, hvor det har blitt rettet hard kritikk mot kommunen med påstander om ulovlig og omfattende tvangsbruk. Kommunen har også blitt politianmeldt for bruk av ulovlig tvang og vold mot en enkeltelev. Kommuneledelsen viser til at det forekommer bruk av tvang. De mener at tvangsbruken er lovlig, og at den ikke går lenger enn det nødvergebestemmelsen i straffeloven åpner for. Slik revisjonen har oppfattet artiklene, så er også de foresatte innforstått med at tvang må brukes, men at tvangen som utøves er for omfattende og ulovlig. Risikoområdet er fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Det vises til at kritikken er omfattende og at den sliter på de ansatte. Kommunen mister kompetanse fordi ansatte slutter, og kritikken er også ødeleggende for kommunens omdømme. Rådmannen ber om at det gjennomføres en fullstendig gjennomgang av hele tjenesten med fokus på hvordan kommunen ivaretar barna, og anmoder om at kontrollutvalget gir området prioritet. Konsekvensene av eventuell ulovlig tvangsbruk er selvsagt store i et brukerperspektiv. Konsekvensene er også store i et organisasjonsperspektiv. Rådmannen viser selv til slitasje på ansatte og tap av kompetanse. I tillegg vil det også kunne medfør økt sykefravær og økonomisk ineffektivitet fordi man må sette inne vikarer. Konsekvensene vil også være store i et samfunnsperspektiv, hvor tap av omdømme er opplagt. Ulovlig tvangsbruk vil også kunne medføre straffansvar etter straffeloven.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER Sikrer Sarpsborg kommune at elever i forsterket skole ikke blir utsatt for unødig/ulovlig tvang? Problemstillingen er organisatorisk avgrenset til Enhet spesialpedagogiske tiltak. Enheten er blant annet ansvarlig for tilpasset opplæring og spesialundervisning til elever som er knyttet til forsterket skoletilbud. østfold kommunerevisjon iks

197 Dette tilbudet er organisert i to team: o Team forsterket skole Hafslund - Maren Juel - Studio o Team forsterket skole Kurland - Regnbuen Problemstillingen vil omfatte begge ovenfor nevnte team, og undersøkelsen vil omfatte samtlige nivåer i enheten, herunder enhetsleder og teamledere, samt ansatte i de ulike avdelingene. Undersøkelsen vil omfatte både system og praksis. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Forvaltningsloven Straffeloven Opplæringsloven Helse- og omsorgstjenesteloven Pasient- og brukerrettighetsloven Helsepersonelloven Forskrift, rundskriv, føringer fra overordnede myndigheter og veiledere knyttet til tema Kommunens egne rutiner og retningslinjer 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Sikrer Sarpsborg kommune at elever i forsterket skole ikke blir utsatt for unødig/ulovlig tvang? Se pkt. 4 Planer, rutiner og retningslinjer Opplysninger om kommunens praksis Dokumentanalyse Intervju Spørreundersøkelse Mappegjennomgang østfold kommunerevisjon iks

198 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Constance Hauser forvaltningsrevisor Lene Brudal forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Januar august 2016 Antall timer 500 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 16. februar 2016 Når rapport er sendt til rådmannen August 2016 Når rapport er sendt til ØKUS September 2016 En «vanlig» forvaltningsrevisjon utgjør ca. 300 timer. Dette omfatter normalt to problemstillinger, hvor en tar for seg systemperspektivet og en undersøker praksis. Foreslått ressursbruk i dette prosjektet utgjør 500 timer +/-. Prosjektet har en problemstilling som skal ivareta både systemperspektivet og gjennomgang av kommunens praksis. Undersøkelsen skal gjennomføres i to av kommunens team, på tre ulike avdelinger. Dette innebærer at revisjonshandlingene må gjennomføres tre ganger, og medfører økt ressursbruk til datainnsamling, analyse, sammenstilling og kvalitetssikring. Revisjonens ser også for seg å gjennomgå samtlige meldte tvangstiltak på avdelingene i En slik gjennomgang er ressurskrevende, da dokumentasjonen ofte er omfattende. Samtidig er revisjonens tema komplisert, og det kan derfor være nødvendig å innhente ekstern fagkompetanse i forbindelse med vurderingene. østfold kommunerevisjon iks

199 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 13298/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /7 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Sarpsborg kommune i 2015, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/35 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt. I Sarpsborg har revisjonen levert 93 % av budsjetterte ressurser for Det utgjør et mindreforbruk på 93 timer. Samlet gjennomsnitt for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 107 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon

200 Vi viser til vedlagt statusrapport for nærmere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2015 tas til orientering

201 Unntatt off. jfr. offl. 13, jfr. fvl. 13, første ledd Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Sarpsborg kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2015: Rapp Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2015 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Innkjøp og rammeavtaler mm IKT Forvaltning, drift og vedlikehold Overordnet analyse Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2014» viser hva som er rapportert i 2014 på prosjekter som ble påbegynt dette året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer alle timer som er levert på prosjektet per , og eventuelt i 2014 der dette er aktuelt. «Totalt 2015» summerer bare timer som er levert i perioden Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, østfold kommunerevisjon iks

202 Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Innkjøp og rammeavtaler Prosjektet ble opprinnelig igangsatt høsten Prosjektplan ble vedtatt av KU 17. september 2014 (PS 14/35), og skulle i utgangspunktet vært ferdigstilt til første møte våren Som følge av flere sykemeldinger mm. i 2014 var dette imidlertid ikke gjennomførbart. Kontrollutvalget ble orientert om dette i statusrapporten for Der ble det også redegjort for tiltak som skulle iverksettes for at en tilsvarende situasjon ikke skulle oppstå i I statusrapporten ble det samtidig varslet om at vi forventet å kunne legge frem rapporten i første møte høsten Tiltakene ble iverksatt, og de ga ønsket effekt. Effekten kom imidlertid sent, og i kombinasjon med ferieavvikling internt i ØKR og i kommunen, klarte vi ikke å legge frem rapporten til kontrollutvalgsmøtet 15. september Det ble derfor bestemt at rapporten skulle behandles i siste møte høsten Som følge av momenter som ble tatt opp i høringsmøtet med rådmannen særlig knyttet til usikkerheter rundt funn vedrørende fakturagjennomgangen, ble rapporten igjen utsatt. Denne gangen til første møte våren Dette ble avklart med sekretariatet. Rapporten er nå ferdigstilt og sendt på ny høring til rådmannen. Det har per 31. desember 2015 medgått 324 timer totalt, og det forventes at oppdraget vil bli ferdigstilt med et betydelig mindreforbruk i forhold til estimert ressursramme. IKT Prosjektplan ble vedtatt av KU 21. april 2015 (PS 15/12). KU ønsket ytterligere en problemstilling, i tillegg til forslaget fra revisjonen. Det ble imidlertid ikke gjort endringer i ressursrammen. Rapport ble behandlet av KU 15. september 2015 (PS 15/26) og Bystyret 24. september 2015 (PS84/15). Oppdraget avsluttes med et merforbruk på 130 timer i forhold til estimert ressursramme. Årsaken til merforbruket er sammensatt. For det første ble det besluttet en vurdering av Visma. Systemet er stort og prosjektet ble avsluttet for flere år siden. Flere nøkkelpersoner hadde sluttet og vi måtte lete oss frem i mye og gammel dokumentasjon for å finne relevante dokumenter. Regnskapsanalysen krevde bistand fra to regnskapsrevisorer, og det var mer krevende å bearbeide tallene enn forventet blant annet på grunn av ulik regnskapsføring og organisering av driften i de forskjellige kommunene. Avslutningsvis lot ikke tilleggsbestillingen fra kontrollutvalget seg besvare innenfor den opprinnelige ressursrammen. Det skyldes at temaet var omfattende, samt at kommunen ikke hadde etablert tilstrekkelig internkontroll på området. Det ble gjort noe dobbeltarbeid i forbindelse med dokumentanalysen. Vi gikk gjennom dokumentene i kvalitetssystemet, da vi tidligere hadde fått opplyst at systemet inneholdt gjeldende rutiner. Det viste seg etter hvert at dette ikke stemte, og vi måtte endre store deler av fakta. Forvaltning, drift og vedlikehold Prosjektplan ble vedtatt av KU 9. juni 2015 (PS 15/19). Prosjektet er i ferd med å bli ferdigstilt og rapport legges frem til behandling i første kontrollutvalgsmøte Det har foreløpig medgått 197 timer, og det forventes at oppdraget avsluttes med et mindreforbruk i forhold til estimert ressursramme. Overordnet analyse Overordnet analyse ble lagt frem for kontrollutvalget 2. desember 2015 (PS 15/34). Slike analyser legges frem for kontrollutvalgene hvert 2. år. Tidligere år har vi stipulert tidsbruken knyttet til analysen til ca. 40 timer i de mellomstore kommunene, og 80 timer i de store. I forbindelse med analysearbeidet i 2013 ble det uttrykt ønske om mer involvering av administrasjonen, samt en mer omfattende analyse som også redegjorde kort for østfold kommunerevisjon iks

203 økonomiske og demografiske utviklingstrekk. Dette er imøtekommet i Det har også medført at planlagt tidsbruk har øket noe til 50 timer i de mellomstore kommunene, og 100 timer i de store kommunene. Det har medgått 76 timer til oppdraget. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok Bystyret 1400 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal i utgangspunktet dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Eventuelle avvik må varsles i forkant. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2015 Leveransegrad 2015 Sarpsborg % Fredrikstad % Moss % Rygge % Råde % Hvaler % Sum % Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 107 %. Det er noe ulikt nivå på leveranser i forhold til budsjett, men dette er som forventet. Det er vanskeligere å treffe budsjett i de mellomstore kommunene, i og med at avsatte timer til forvaltningsrevisjon i stor grad tilsvarer ca. ett prosjekt. Som oftest setter vi i gang neste prosjekt på planen og leverer noen timer det aktuelle året, men dette gjøres ikke ved overgang til ny forvaltningsrevisjonsplan. Da ønsker som oftest ikke kontrollutvalgene å binde opp timer på bekostning av nye temaer for forvaltningsrevisjon. I Sarpsborg har revisjonen levert 1307 timer i 2015, eller 93 % av budsjett. Dette innebærer et mindreforbruk på 93 timer. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og utgjør i timer (enkelte av oppdragene ble påbegynt i 2014, og fakturert dette året). Disse oppdragene har omhandlet: Selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt januar 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Plan for selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunes kontrollutvalg. Overordnet analyse Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Undersøkelse «ytringsfrihet» - Sarpsborg kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens forhandlingsutvalg. Undersøkelse av en konkret byggesak Rygge kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens rådmann. østfold kommunerevisjon iks

204 På tampen av 2015 vant vi en kontrakt på rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Vestfold. Det ble inngått parallell rammeavtale med Deloitte som medkontrahent. Oppdrag vil bli tildelt på grunnlag av minikonkurranser. Østfold kommunerevisjon hadde laveste pris på leveransen, og vi skåret også svært godt på kompetanse og kapasitet. Det er foreløpig uklart hvor mange oppdrag kontrakten vil generere. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold 2015 har vært et krevende år for seksjon for forvaltningsrevisjon. Flere av oppdragene våre har bestått i omfattende og kompliserte undersøkelser, hvor vi også har møtt mye kritikk fra enkelte av kommuneadministrasjonene. Flere av oppdragene har dessuten blitt viet mye medieoppmerksomhet. Mye av den kritikken som har blitt rettet mot revisjonen har vært uberettiget. Av hensyn til samarbeidet med kundene våre, har vi imidlertid valgt ikke å kommentere slike forhold offentlig. Samtidig er det viktig å lytte til alle former for kritikk, og vurdere den opp mot den praksisen som utøves. Praksisen kan være god i utgangspunktet, men det betyr ikke at den ikke kan bli bedre. Seksjonen har, i samarbeid med en ekstern rådgiver, derfor evaluert flere av de arbeidsprosessene som har blitt gjennomført i Målet har vært å forbedre metodikken og tydeliggjøre vår rolle som kontrollinstans. Det vil bli sendt ut et informasjonsbrev til alle våre kommuner om resultatet av dette arbeidet i løpet av januar Informasjonsbrevet vil redegjøre for sentrale endringer i arbeidsmetodikken, hvor formålet er å skape klare og tydelige rammer for det arbeidet som skal gjøres fremover. Personalmessig har seksjonen stabilisert seg. Vi har tidligere hatt høy turnover i personalgruppen, hovedsakelig som følge av bedre lønnsvilkår i andre offentlige virksomheter. Som eksempel vises det til at vi tidligere har mistet flere dyktige forvaltningsrevisorer til Sarpsborg kommune. Seksjonen har nå et lønnsnivå på linje med våre eierkommuner og viktigste konkurrenter, noe som har endret denne trenden. Seksjonen består nå av fem fast ansatte forvaltningsrevisorer, inkludert leder. Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Eksternt kompetanse leies inn ved behov. Dette ble eksempelvis gjort i forbindelse med en revisjon av barnevernet i Moss kommune. I dette tilfellet samarbeidet vi med fagpersoner fra Høyskolen i Østfold. Det kan også opplyses om at en av våre medarbeidere nylig kom tilbake fra permisjon etter ett år hos Fylkesmannen i Østfold. Der arbeidet vedkommende med tilsyn innenfor helsesektoren, og opparbeidet seg mye kunnskap som vi kan dra nytte av. Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen er representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund. Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen er også representert i en arbeidsgruppe som jobber med revisjonsfaglige østfold kommunerevisjon iks

205 problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Vi har også takket ja til å holde et foredrag på kontrollutvalgskonferansen i 2016, hvor vi skal snakke om forholdet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen har ca. 800 påmeldte deltakere, og er en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. Rolvsøy, 25. januar 2016 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks

206 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/179 Dokumentnr.: 46 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /8 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Uavhengighetserklæringer fra administrerende direktør i ØKR IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor og administrerende direktør hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av uavhengighet til kontrollutvalget. I brev til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har administrerende direktør i ØKR IKS, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS tas til etterretning

207 -207-

208 -208-

209 -209-

210 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/123 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 13270/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /9 Henvendelse til kontrollutvalget fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening - angående boligprosjektet Bodalstranda og leder for utvalg for landbruk og teknikk, Tor Erik Brusevolds engasjement Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten innstilling Fredrikstad, Vedlegg 1. Mail fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, , med vedlegg (oppsalg i SA) «Kontrollutvalget bes ta opp følgende sak: Er Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd brutt?» 2. Mail fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, , «Kontrollutvalget bes ta opp følgende sak: Er Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd brutt?» 3. Mail «Flere AP-politikere i lunsjmøter med Lasse Fosby?» Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) I tillegg til vedlagt mail fra velforeningen har kontrollutvalgets leder mottatt kopi av mail som velforeningen har sendt til kommunen angående manglende innhenting av høringsuttalelser fra Mattilsynet og Statens veivesen. Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder har mottatt en henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening: Vi ber Kontrollutvalget se på følgende problemstilling: Tor Erik Brusevold, leder av utvalg for Landbruk og teknikk, har etter vår mening brutt Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd. Han har, etter eget utsagn, hatt flere møter med Lasse Fosby (Kamperhaug Eiendomsutvikling) i forbindelse med boligprosjektet Bodalstranda som Lasse Fosby og -210-

211 hans Kamperhaug Eiendomsutvikling står bak. Se vedlegg. fra Byavisa, s.3. Fra disse møtene er det aldri skrevet notater slik lovens punkt, referert overfor, krever. I mail av kommer velforeningen med noen tilleggsopplysnger om at det har tilflytt velforeningen opplysninger om at også Elstrøm og Stig Hansen (begge AP) har vært på slike lunsjmøter med Lasse Fosby. Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I Departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.» Når det gjelder henvendelser fra andre enn bystyret eller revisjon, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets ansvar og oppgaver og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver er gitt i 77, punkt 4 og 5 i Kommuneloven: «4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» Det faller inn under kontrollutvalgets ansvar og oppgaver å undersøke hvorvidt kommunens saksbehandling er i henhold til lover og regler (jf. KL 77 pkt. 4). I dette tilfelle er spørsmålet om Tor Erik Brusevold med flere kan sies å ha deltatt i saksbehandlingen i reguleringssak ifm. utbyggingsprosjekt på Bodalstranda og da evt. om de har opptrådd i hht. forvaltningslovens regler, om protokollering 11 d, 2.ledd: Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser tjenestemannen gjør ved befaring m.m Hvis kontrollutvalget bestemmer seg for at utvalget vil prioritere nærmere undersøkelser, da kan det i vedtaks form formuleres en bestilling til revisjonen. Ressursbruken ved videre undersøkelser må tas fra timebudsjettet til forvaltningsrevisjon. Revisjonen kan selv i møtet si noe om omfanget på en slik bestilling

212 -212- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Per G Stordal[pstordal@online.no] Dato: :44:36 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Tittel: Fwd: Kontrollutvalget bes ta opp følgende sak: Er Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd brutt? Sender du en bekreftelse på mottaket og att dette legges frem for kontrollutvalget Mvh Per Gunnar Stordal Opprinnelig melding Emne:Kontrollutvalget bes ta opp følgende sak: Er Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd brutt? Dato: :42 Fra:"Sandbakken Velforening" <sandbakkenvelforening@gmail.com> Til:<pstordal@online.no> Kopi til:"dag Arnesen /Leder Vel'et" <darnes@online.no>, "Styret/ Even Eilertsen" <even.eilertsen67@gmail.com>, "Styret/ Freddy Johansen" <f-ajoh@online.no>, "Styret/ Jan Henrik Frogner" <jhf@live.no>, <rolfj3@online.no>, "Ragnar Thorsen" <ragtho@gmail.com>, "Styret/Siw " <siw-ha@online.no> Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. Hei, sandbakkenvelforening@gmail.com Vi ber Kontrollutvalget se på følgende problemstilling: Tor Erik Brusevold, leder av utvalg for Landbruk og teknikk, har etter vår mening brutt Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd. Han har, etter eget utsagn, hatt flere møter med Lasse Fosby (Kamperhaug Eiendomsutvikling) i forbindelse med boligprosjektet Bodalstranda som Lasse Fosby og hans Kamperhaug Eiendomsutvikling står bak. Se vedlegg. fra Byavisa, s.3. Fra disse møtene er det aldri skrevet notater slik lovens punkt, referert overfor, krever. Vedlagt ligger også en uttalelse fra Gunnar Bodahl-Johansen som er en våre autoriteter på nettopp Forvaltningsloven. Brusevold svarer oss heller ikke på om han alene representerte Sarpsborg kommune i disse møtene med Lasse Fosby.

213 -213- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 2 av Mette Kristensen i kommunens Planavdeling har blankt avvist vårt spørsmål til henne om ikke Brusevold skulle ha nedtegnet notater etter disse møtene med Lasse Fosby. Se vedlegg. Det har vel forøvrig heller aldri vært Brusevolds sterke side å gi råd om "å håndtere miljømessige forhold" som det står på s. 3 i vedlagte Byavisa. Det er vel slike ting fagfolk i Planavdelingen, eller på Teknisk pleier å ta seg av. Vennlig hilsen Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Dag Arnesen leder Siw Hansen/s/ Even Eilertsen /s/ Jan Henrik Frogner /s/ Ragnar Thorsen /s/ Rolf Johansen /s/ Freddy Johansen /s/ Hei Da synes jeg du bør sjekke med Brusevold om han var der alene på disse møtene. Mvh Dag Arnesen Fra: Mette Kristensen [mailto:mette.kristensen@sarpsborg.com] Sendt: 12. januar :05 Til: Sandbakken Velforening Kopi: Tor Egil Brusevold Emne: SV: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Jeg var ikke til stede på noen møter, og jeg vet at heller ingen andre fra kommunens administrasjon var til stede.

214 -214- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 3 av Jeg vet ikke om det var noen andre til stede, men det får det være opp til Brusevold å besvare. Med vennlig hilsen Mette Kristensen Rådgiver Enhet plan og samfunnsutvikling Mob.: Epost_signatur Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 12. januar :01 Til: Mette Kristensen Emne: SV: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Han var altså helt alene ved disse møtene? Dag Arnesen leder Fra: Mette Kristensen [mailto:mette.kristensen@sarpsborg.com] Sendt: 12. januar :56 Til: Sandbakken Velforening Kopi: Tor Egil Brusevold Emne: SV: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Hei! Det var ingen fra kommunens administrasjon som var med på møtene. Med vennlig hilsen

215 -215- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 4 av Mette Kristensen Rådgiver Enhet plan og samfunnsutvikling Mob.: Epost_signatur Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 12. januar :51 Til: Mette Kristensen Emne: SV: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Hei, Var Brusevold alene på disse møtene med Kamperhaug Eiendomsutvikling? Han hadde ikke med seg noen fra teknisk f.eks.? Mvh Dag Arnesen leder Fra: Mette Kristensen [mailto:mette.kristensen@sarpsborg.com] Sendt: 12. januar :44 Til: Sandbakken Velforening Kopi: Dag Arnesen /Leder Vel'et; Styret/ Even Eilertsen; Styret/ Freddy Johansen; rolfj3@online.no; Styret/ Jan Henrik Frogner; Ragnar Thorsen; Styret/Siw ; einar@kamperhaug.no; Tor Egil Brusevold Emne: SV: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Hei! Tor Egil Brusevold har som folkevalgt ombudsmann i Sarpsborg kommune mange uformelle møter med enkeltpersoner, utbyggere og næringsliv. Dette er møter hvor det ikke blir laget referater eller notater. I saken om Bodalstranda ble det gitt råd om miljøforhold. Det ble bl.a. snakket om prosjektet Framtidens byer og miljøaspekter som grønne tak.

216 -216- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 5 av Forvaltningslovens 11, d, 2. ledd pålegger tjenestemennene så langt det er mulig å skrive ned opplysninger og anførsler av betydning som gis av en part ved muntlige forhandlinger, konferanser, telefonsamtaler og iaktakelser som gjøres ved eventuelle befaringer. Forvaltningsloven 2, 1. ledd bokstav d definerer en offentlig tjenestemann som en embetsmann eller annen som er ansatt i staten eller kommunens tjeneste. Brusevold er folkevalgt og faller ikke inn under definisjonen av tjenestemann omfattet av forvaltningsloven 11, d. Videre er det et krav om at opplysninger som skal nedtegnes etter lovens ordlyd må komme fra en som er part i saken. Dette vil i første rekke være opplysninger og anførsler som gis til kommunen fra en av de involverte parter, se for øvrig 11, 1. ledd. De rådene som nevnt ovenfor som er gitt av kommunen v/brusevold anser kommunen uansett ikke vil falle inn under bestemmelsen. Med vennlig hilsen Mette Kristensen Rådgiver Enhet plan og samfunnsutvikling Mob.: Epost_signatur Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 11. januar :14 Til: Mette Kristensen Kopi: Dag Arnesen /Leder Vel'et; Styret/ Even Eilertsen; Styret/ Freddy Johansen; rolfj3@online.no; Styret/ Jan Henrik Frogner; Ragnar Thorsen; Styret/Siw Emne: Bodalstranda og ønsket boligbygging der: Tor Erik Brusevold og Forv 11 d, 2. ledd Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. Hei, sandbakkenvelforening@gmail.com Tor Erik Brusevold er som kjent leder av Landbruk og teknikk.

217 -217- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 6 av I Byavisa av fremgår det at "Brusevold har hatt flere møter med Lars Henriksen og Lasse Fosby og gitt råd om hvordan de bør håndtere miljømessige forhold". Intervjuet er gjort av redaktør Tom Helgesen og gjelder ønsket utbygging av Bodalstranda. Jf. vedlegg. Av Forvaltningslovens 11 d, 2. ledd: fremgår: " Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser tjenestemannen gjør ved befaring m.m". De notater som er gjort ved disse besøkene, ber vi om å få oversendt, jf. Forvaltningslovens 17: Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Med vennlig hilsen Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Dag Arnesen leder Siw Hansen/s/ Even Eilertsen /s/ Jan Henrik Frogner /s/ Ragnar Thorsen /s/ Rolf Johansen /s/ Freddy Johansen /s/ Svaret er ja. Som utvalgsleder mener jeg han har plikt til å nedtegne det som fremkom i samtalen med utbygger, jf. Fvl. 11 d andre ledd. Den nedtegningen blir et dokument etter offentleglova, som er omfattet av kravet til journalføring og arkivering, som altså enhver kan kreve innsyn i. Gunnar Bodahl-Johansen gbj@medieetikk.no

218 -218- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 7 av Telefon: Postadresse: Turngata 2, 1606 Fredrikstad Besøksadresse: Bodahl-Johansen A/S, Råbekksvingen 2 B, Fredrikstad Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 20. januar :00 Til: gbj@medieetikk.no Emne: Hvem omfattes av Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd? Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. sandbakkenvelforening@gmail.com Hei, Hva saken gjelder er om en utvalgsleder i Landbruk og teknikk på flere besøk hos en entreprenør som ønsker å bygge ut et omstridt, og stort felt (min. 100 boliger) omfattes av Forvaltningslovens 11 d, 2.ledds plikt til å lage et kort notat om hva samtalene har dreiet seg om. Vedkommende politiker er for en stor del frikjøpt, og er således delvis fulltids-politiker. Som leder i utvalg for Landbruk og teknikk er det han (partiet hans har massivt flertall) som i første omgang evt. vil godkjenne en slik utbygging. Er det ikke dette som er intensjonen bak denne bestemmelsen, og at dette ikke bare, i snever forstand, innbefatter tjenestemenn? På forhånd takk! Med hilsen Dag Arnesen leder

219 -219- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Sandbakken Velforening[sandbakkenvelforening@gmail.com] Dato: :51:21 Til: pstordal@online.no; Pettersen Anne-Karin Femanger Kopi: Dag Arnesen /Leder Vel'et; Styret/ Even Eilertsen; Styret/ Freddy Johansen; Styret/ Jan Henrik Frogner; rolfj3@online.no; Ragnar Thorsen; Styret/Siw ; 'Sondre Reis Halvorsen'; Naturvernforbundet Sarpsborg; Ragnar Johnsen; 'Steinar Bodal' Tittel: Kontrollutvalget bes ta opp følgende sak: Er Forvaltningslovens 11 d, 2.ledd brutt? Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. sandbakkenvelforening@gmail.com Da vedlegger vi siste spørsmål til Gunnar Bodahl-Johansen - og hans svar - som vi antar er et nytt, og godt argument fra vår side i dette spørsmålet. Mvh Dag Arnesen Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 21. januar :37 Til: 'Gunnar Bodahl-Johansen' Emne: SV: SV: Fvl!! d 2. ledd Takk skal du ha, igjen! Mvh Dag Arnesen Fra: Gunnar Bodahl-Johansen [mailto:gbj@medieetikk.no] Sendt: 21. januar :31 Til: 'Sandbakken Velforening' Emne: SV: SV: Fvl!! d 2. ledd Hei, Jeg mener at Bernts uttalelse vanskelig kan forstås på noen annen måte enn at utvalgslederen har handlet på vegne av et forvaltningsorgan. Gunnar Bodahl-Johansen gbj@medieetikk.no Telefon: Postadresse: Turngata 2, 1606 Fredrikstad Besøksadresse: Bodahl-Johansen A/S, Råbekksvingen 2 B, Fredrikstad Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 21. januar :37 Til: gbj@medieetikk.no Emne: SV: SV: Fvl!! d 2. ledd Hei igjen!

220 -220- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 2 av Et siste spørsmål: Forvaltningslovens 1: "Som forvaltningsorgan reknes i denne lov et hvert organ for stat eller kommune". Som ikke-jurist ville jeg mene at et Utvalg for Landbruk og teknikk er et forvaltningsorgan. Men deles den oppfatningen? Mvh Dag Arnesen

221 E l d orad o for el d re SARPSBORGOnsdag 12. november 2014 Uke 46 nr. 134 Årgang 3 Vil starte ny pensjonistforening SIDE 6 Vil bygge pilotprosjekt med 1 00 boenheter ved Bodalstranda VI UTFØRER ALT INNEN RØRLEGGERSERVICE - Di n s er vi ce rø r le gg er - Vi tar på oss hele baderomsprosjektet. RØRLEGGER G. ANDERSEN Tlf timers akuttvakt, ring dager til jubileet Sjefen for AOF SIDE 8-9 ÅPNINGSTIDER: Mand.-fred. kl Torsd. kl Lørdag kl Grunneier Lars Henriksen har klare ønsker for hvordan han ønsker å bo når han blir gammel. Det er utgangspunktet for byggeprosjektet han nå lanserer. Mellom Bodalsveien og Bodalstranda har han planene klare for 100 boenheter, de fleste tilrettelagt for eldre. Sammen med Kamperhaug Invest har han startet prosessen med å få planene inn i kommuneplanens arealdel for området. SIDE 2-3 NÅ k UN 299,- Før 699,- Damestr. Utvalgte regnjakker fra BLÆST og Gummistøvler fra ILSE JACOBSEN 30% Midt i gågaten Sarpsborg Tlf /2 P ris På En m E ngd E jakk E r, fl EE c E, sko, sykk E l og s P inningsykk E l Iseveien Hendene fulle for lederen Sier du ja til å sitte i et styre i et borettslag, påtar du deg et viktig og krevende oppdrag. Det kan Sigrun Elise Solvang bekrefte. SIDE m e d S emi d tsiden S upe r tilbud Smultringer kr. 6,- Kakemenn 4 stk. kr. 48,- 10 stk. kr. 40,- kr.14,- pr. stk. pr. stk. Boller kr. 3,- NyÅP N I N G! 100,- Sportshuset stoppsenteret Lilletuneveien Sarpsborg Tlf: outlet Adr. Kirkegata 33 - Tlf Åpningstider: Man-Fre: Lør: VI ÅPNER PÅ ROLVSØY KL torsdag 13. nov.(vis-a-vis jula) -221-

222 Vurderer tiltak i Østfold politidistrikt Politidirektoratet vurderer nå å innføre tiltak i Østfold politidistrikt på grunn av den siste trusselvurderingen fra PST. Sikkerhetstjenesten mener det er sannsynlig at noen vil forsøke å gjennomføre terroran- grep i Norge i løpet av de neste tolv månedene. Politidirektør Odd Reidar Humlegård vil vurdere å innføre tiltak som kan virke over tid, og har bedt alle landets politidistrikt om å gjennomgå sine sikkerhetsrutiner. Konkurser i Sarpsborg Det er 111 foretak i Sarpsborg som har gått konkurs i år. Det viser oversikten fra månedsskiftet. I samme periode i fjor var antallet 75. Bare i oktober i år var det 9 foretak som gikk konkurs. På landsbasis var det en nedgang på 4,5 prosent i antallet konkurser og tvangsavviklinger i oktober. Store planer ved Bo 2 NYHETER BYAVISA SARPSBORG 12. november 2014 Ca 100 nye boenheter med utsikt over Isesjø Seniorboliger tilpasset et enkelt og sosialt liv i eget hjem Eneboliger tilpasset barnefamilier Tomannsboliger tilpasset familier i etableringsfasen Overvannshåndtering gir bedre vannkvalitet i Isesjø Servicebygg med toalettfasiliteter på Bodalsstranda Idylliske utearealer Vil skreddersy boliger Dette blir resultatet dersom alt går som grunneier Lars Henriksen håper og tror. TOM HELGESEN tekst og foto Men det er mye som skal på plass innen prosjektet kan realiseres. Første runde er å få det inn i kommuneplanens arealdel for det gjeldende området. Stort behov Bakgrunnen for Henriksens engasjement og iver, er tanken på egen alderdom. Han ønsker å kunne bo hjemme så lenge som mulig, han ønsker en ukomplisert boform og han ønsker å ha mulighet til et sosialt liv når det måtte passe ham. De ønskene deler jeg med svært mange, og som oppfylles gjennom dette prosjektet, sier han i samtale med Byavisa. Henriksen påpeker at ensomhet er en svært utberedt tilstand blant godt voksne mennesker. I mange tilfeller som følge av at ektefellen dør etter et langt samliv og en vegg i en trygg tilværelse ramler ut. Gjennom en slik tilrettelagt boform kan man velge bort ensomheten. I tillegg er det masse andre fordeler dette kan åpnes for. For eksempel transportmidler som minibuss og elbil for felles bruk eller turer for inn- 100 BOLIGER: I dette området er det tenkt bygget ca. 100 boliger, hvorav 70 tenkt tilrettelagt for seniorer. Resterende 30 boliger er tenkt fordelt mellom 20 Foto: Privat enheter i tomannsboliger samt 10 eneboligtomter. VIL BLI GAMMEL HER: I dette området håper grunneier Lars Henriksen på etablering av tilret besitte noen nøkkelkvaliteter for å fenge i markedet, noe dette prosjektet definitivt har. Jeg er ikke i tvil om at dette prosjektet vil være en berikelse for mange. Vi mangler slike bomuligheter på denne siden av byen, sier han. Vil være i området REKREASJON: Området ved Bodalstranda er ideelt for rekreasjon og gode Foto: Privat naturopplevelser. kjøp og hygge, felles aktiviteter osv. Henriksen trekker også fram den idylliske beliggenheten nær Bodalstranda og Isesjø, som gir flotte rekreasjonsområder. Og at det er opparbeidet en rekke turløyper i området. Et bærekraftig prosjekt Lars Henriksen tok sine tanker og ideer til investor og eiendomsutvikler Lasse Fosby i Kamperhaug Invest. Fosby, som i likhet med Henriken er oppvekst og bosatt i området, ble straks begeistret av det han hørte. Sammen har de lagd en foreløpig mulighetsstudie av pilotprosjektet. Om det skal være interessant å investere i byggeprosjekter, må de være bærekraftige. Det må Vi gir deg i vrakpant Henriksen påpeker at store deler av bygningsmassen i området er bygget rundt 1970, og fortsatt i stor grad bebodd av de som bygde den gang. De færreste av disse ønsker å flytte til en tilrettelagt leilighet i sentrum. Men i dag har de ikke noe alternativ, sier han. I prosjektet er det også gitt plass til både eneboliger og tomannsboliger i det avsatte området på ca 50 mål. Dette fordi de ønsker et felleskap som FREDRIKSTAD Løytnant Don`s vei Tlf også inkluderer barnefamilier og unge voksne. På den måten blir det både triveligere og enklere å kunne bistå hverandre med ulike gjøremål, sier de. Renset vann til Isesjø Potensialet som ligger i rekreasjon ved arealene rundt Isesjø er de svært positive til å ta vare på og ikke minst videreutvikle. Samtidig er vi selvsagt opptatt av at vannkvaliteten i Isesjø bevares, og har derfor engasjert ekspertise i forhold til overvannshåndtering ved en mulig utbygging. I henhold til prinsippene nedfelt i samarbeidet «Framtidens byer», vil vi gå for åpne løsninger for overvann som gir noe tilbake til området og som renser naturlig gjennom vannspeil og fangdammer. SARPSBORG Holmegil 4 Tlf Moss Huggenesv. 55 Tlf Vi henter vrakbiler

223 Sarpsborg på 257. plass i kulturaktivitet Sarpsborg har havnet på 257. plass på listen over landets kommuner med det beste kulturtilbudet. De 428 kommunene ble målt på kulturbruk og kulturaktivitet. Gunn Kristin Aasen Leikvoll i Telemarksforskning sier de har lagt vekt på hvor det bor flest kunstnere, hvem som har det mest omfattende kinotilbudet, hvor det er flest aktive boklånere og hvem som har den største koraktiviteten. 12. november 2014 BYAVISA SARPSBORG NYHETER 3 dalstranda Charlott Kjoleutleie og frisørstue og miljø for eldre Ball/selskapskjole fra 200,- Brudepikekjole fra 200,- Brudesvenn fra 300,- Brudekjoler fra 500,- Dåpskjoler fra 700,- Smoking fra 1500,- Livkjole fra 2000,- Sjakett fra 2000,- Barnedress fra 300,- OPP TIL 80% Pellygata 35, 1706 Sarpsborg Åpningstider: Man-fre Lør: Ring for timeavtale telagte seniorboliger. Bakgrunnen er hans eget ønske om å kunne bo hjemme lengst mulig. Dette vil samtidig fremstå som vakre vannspeil i de utvendige fellesarealene, påpeker de, og legger til at også viltet blir ivaretatt på beste måte i planene. Økt belastning De frykter ikke at økt belastning i område vil ødelegge idyllen i et sårbart landskap. Nei, vi vil heller gjøre det tilgjengelig ved å åpne for allmenn ferdsel til stranda. Vi vil bidra til å få en god infrastruktur at Bodalstranda tilrettelegges for økt bruk gjennom etablering av et offentlig toalett og parkeringsarealer for badegjester. De fremhever også at boligene Tor Egil Brusevold (Ap) er godt kjent med planene om utbygging ved Bodalstranda. Han lovpriser dem. TOM HELGESEN tekst Ja, jeg er ubetinget positiv til dette initiativet, sier han til Byavisa. Brusevold har vært i flere møter med Lars Henriksen og Lasse Fosby og gitt råd om hvordan de bør håndtere miljømessige forhold. Slik prosjektet er lagt fram nå, er det helt i tråd med våre framtidsbytanker. Dette kan bli FAKTA Dette er seniorprosjektet tenkt å inneholde: Moderne, lettstelte leiligheter med livsløpsstandard og tilgang via heis fra p-kjeller. Terrasser med utsikt over Isesjø. Innvendige fellesarealer som felles stue/kjøkken, trim- og velværeavdeling, gjesterom m.m. Behovet for stor leilighet blir derved mindre. Man kan velge bort ensomhet ved å delta i et frivillig fellesskap. Tilrettelagt for et lengre liv hjemme Utvendige fellesarealer tilpasset seniorenes behov. Fellesområdene både ute og inne vil utvikles med tanke på at stedet skal være trygt og godt å ferdes i. Dette gir økt trivsel og et godt bomiljø, som igjen vil oppmuntre til fellesaktiviteter og sosialt fellesskap. vil bli reist i det skrånede terrenget mellom Bodalsveien og Isesjø, og vil sålede ikke hindre utsikt mot vannet for allerede eksisterende boliger i området. Snarere tvert om, ved at vegetasjonen tynnes ut, er det et gullprosjekt for Sandbakken og et referanseprosjekt for Sarpsborg, sier han. Innsigelser Han påpeker imidlertid at det er en lang vei å gå innen det eventuelt gis grønt lys. For det første ligger det innsigelser til arealdelen for dette området fra Statens vegvesen som må løses opp. Deretter må det inn i reguleringsplanene. Men slike private initiativ som dette er det viktig å støtte opp under. Dette er bra, konkluderer han. tom@byavisasarpsborg.no flere som vil få bedre utsikt enn i dag, hevder de. Prosjektet anslås å ha en kostnadsramme på om lag 300 millioner kroner. tom@byavisasarpsborg.no Et gullprosjekt for Sandbakken GRATIS motor og fjernkontroll - ved kjøp av terrassemarkise ut august Gratis befaring: Nyåpning av Ann-Cathrins frisørstue Vesterheimveien 2 på Grålum Ring for timebestilling ÅPNINGSTILBUD 50% på farging og striper i forbindelse med annen behandling. Åpningstilbudet gjelder ut desember. Alle kunder er med i trekning av en BLI NY DAG VERDI CA ,- Vi holder til i samme lokaler som Design av Elisabeth. Hår/Makeup Hud/Fotpleie Klær/Interiør Negldesign/Vippeextensions -223-

224 -224- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Per G Stordal[pstordal@online.no] Dato: :22:57 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Tittel: Fwd: Flere AP-politikere i lunsjmøter med Lasse Fosby? Hei Anne Karin Dette er siste e-posten jeg har fått fra dem. Mvh Per Gunnar Stordal Opprinnelig melding Emne:Flere AP-politikere i lunsjmøter med Lasse Fosby? Dato: :15 Fra:"Sandbakken Velforening" <sandbakkenvelforening@gmail.com> Til:Sarpsborg kommune/ Hege Hornnæs <hege.hornnaes@sarpsborg.com>, <mette.kristensen@sarpsborg.com> Kopi til:"dag Arnesen /Leder Vel'et" <darnes@online.no>, "Styret/ Even Eilertsen" <even.eilertsen67@gmail.com>, "Styret/ Freddy Johansen" <f-ajoh@online.no>, "Styret/ Jan Henrik Frogner" <jhf@live.no>, "Ragnar Thorsen" <ragtho@gmail.com>, "Styret/Siw " <siw-ha@online.no>, <pstordal@online.no> Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. sandbakkenvelforening@gmail.com Hei, Vi har tidligere spilt inn vår undring over at utvalgsleder Brusevoll i Landbruk og teknikk selv sier til Byavisa at han har hatt flere møter med Lasse Fosby i hans bolig og gitt ham råd "om hvordan han skal håndtere miljømessige forhold". Vi har forstått at han ikke har skrevet notat etter disse møtene. Likeledes vil han ikke opplyse til oss hvor mange ganger han har vært der, eller om han har vært alene fra kommunen på disse møtene med Fosby. Nå har det tilflytt oss opplysninger om at også Elstrøm og Stig Hansen (begge AP) har vært på slike lunsjmøter med Lasse Fosby. Som saksbehandler for Bodalstranda er det fint om du kunne "opplyse saken så godt som mulig" på dette punktet, jf. Forvaltningslovens 17. Vennlig hilsen

225 -225- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 2 av Dag Arnesen Sandbakken og Klavestadhaugen velforening Ragnar Johnsen Naturvernforbundet i Sarpsborg Sondre Reis Halvorsen Løken velforening

226 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/179 Dokumentnr.: 48 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget «Kontrollutvalgets årsmelding» til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2015 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, tas til orientering

227 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -227-

228 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding