Brukermedvirkning i Helse Sør-Øst. Modul 2 i brukeropplæringsprogram FFO-SAFO-samarbeidet i helseregion sør-øst

Transkript

1 August 2012 Brukermedvirkning i Helse Sør-Øst Veileder for konstituering og opplæring av brukerutvalg i helseforetak i Helse Sør-Øst Modul 2 i brukeropplæringsprogram FFO-SAFO-samarbeidet i helseregion sør-øst

2 2 Forord Helse Sør-Øst ønsker å være et nasjonalt utstillingsvindu for brukermedvirkning. Brukerutvalgene er sentrale i arbeidet med å realisere dette. Brukerne har erfaringskompetanse som er et viktig supplement og korrektiv til den forskningsbaserte kompetansen og til helsepersonellets egen erfaringskompetanse. Brukerne er pådrivere og representerer en viktig omstillingskraft for at helsetjenesten enda bedre skal dekke pasientens og de pårørendes behov. Brukermedvirkning er et virkemiddel for å forbedre kvaliteten i tjenesten. Brukermedvirkning er klokt, riktig og dessuten lovbestemt. Når Helse Sør-Øst RHF, brukerutvalget i Helse Sør-Øst RHF og FFO og SAFO i helseregion sør-øst har gått sammen om å lage en veileder for konstituering og opplæring av brukerutvalg, er hensikten at den skal bidra til god og likeartet praksis i nye brukerutvalg og at det skal bli enklere for helseforetakene å legge til rette for en god oppstart av arbeidet i brukerutvalgene. Veilederen er utformet på grunnlag av opplæringsprogram gjennomført i Helse Sør-Øst RHF og i flere av helseforetakene. Helseforetak og brukerutvalg i helseforetak har bidratt med innspill. Ut fra erfaring anbefales at opplæringsprogrammet gjennomføres over to dager i forbindelse med brukerutvalgets konstituerende møte. Programmet er ambisiøst, og kan uansett kun gi korte innføringer i sentrale tema som brukerutvalget bør være kjent med. Programmet må tilpasses lokale forhold, ikke minst kan det være hensiktsmessig å ta enkelte tema ut av programmet og gjennomføre opplæringen i forbindelse med utvalgenes første ordinære møter. Vi ønsker i samarbeid med brukerutvalget og brukerorganisasjonene, å evaluere programmene med jevne mellomrom med sikte på forbedring. Vi håper at helseforetakene vil bidra til dette for å sikre kontinuerlig læring og kvalitetsforbedring. Bente Mikkelsen (sign) adm. direktør Helse Sør-Øst RHF

3 3 Innhold 1 Om veilederen Forslag til program for lokal tilpasning Anbefalinger om videre opplæring/introduksjoner tilknyttet de førstkommende møtene i nytt utvalg Bekreftelse på gjennomført kurs Evaluering av oppplæringsprogrammet Evaluering av brukerutvalget og dets mandat Startpakke... 7 Vedlegg Vedlegg Vedlegg

4 4 1 Om veilederen Veileder for konstituering og opplæring av brukerutvalg Modul 2 bygger på Modul 1 av modulbasert opplæringsprogram som arrangeres av FFO-SAFO samarbeiet i helseregion sørøst, som mange representanter vil ha gjennomført i forkant av at de er nominert til brukerutvalg. Det angitte program er ment som et forslag og utgangspunkt for lokal tilpasning. Programpostene kan og bør tilpasses til de ulike helseforetak og til tidsaktuelle tema. Veilederen kan også brukes og tilpasses øvrige brukerråd og forum på divisjon/klinikk-nivå i helseforetakene. Formålet med opplæringen i Modul 2 er: å legge til rette for kompetanse- og erfaringsoverføring fra gammelt til nytt brukerutvalg at alle medlemmer og eventuelle vararepresentanter i brukerutvalgene skal ha god kjennskap til brukerutvalgets mandat og rolle at alle brukerrepresentanter skal ha kjennskap til sitt helseforetak, bl.a. tjenestetilbud, kvalitetsarbeid og styringssystemer å legge til rette for godt samarbeid i brukerutvalget. Enkelte av temaene som er foreslått kan med fordel utdypes i utvalgenes ordinære møter. Det er også under punkt 3 foreslått tema som kan inngå som videre opplæring i brukerutvalgets ordinære møter. Det er ønske om evaluering og forbedring av opplæringsprogrammet. Dette er nærmere redegjort for under punkt 5. Evalueringsskjema er vedlegg 3. Dette finnes også på

5 5 2 Forslag til program for lokal tilpasning Dag 1 Deltagere: Avtroppende brukerutvalg (t.o.m lunsj) nytt brukerutvalg, administrerende direktør, brukerutvalgets sekretær. Kort introduksjon til eget helseforetak Brukerutvalgets rolle, oppgaver og arbeidsform - erfaringsoverføring Introduksjoner til sentrale tema i perioden Presentasjon Presentasjon av helseforetaket Om helseforetaket og dets hovedoppgaver Oppdragsdokumenter, styringssystem og årshjul Brukerutvalgets rolle og oppgaver Gjennomgang og forståelse av mandat Forventninger til rolle og oppgaver i brukerutvalg Hvor og hvordan kan brukerutvalget bidra/påvirke Øvrig brukermedvirkning i helseforetaket Brukerutvalget som endringsagent Arbeidsform i brukerutvalget Refleksjoner over arbeidet i brukerutvalget Stor saksmengde å sette seg inn i lesing av store og omfattende dokument fordeling av arbeidsoppgaver Mediehåndtering, intern markedsføring Presentasjon på RHF/HF sin nettside Lunsj og formell takk til avtroppende brukerutvalg Fotografering nye medlemmer Pasientsikkerhet Kort introduksjon til kvalitetsarbeid og pasientsikkerhet, håndering av uheldige hendelser Samhandlingsreformen Kort introduksjons til helseforetakets samarbeid med kommunene og samhandlingsreformen Brukerutvalgets sekretariat Rolle og funksjon Hovedtrekk godtgjøring og regninger (utdypende gjennomgang i første møte) Emne Tidspunkt Forelesere/ innledere til dialog Lett servering fra kl Velkommen Adm.dir Inkl pause inkl pauser Pause Adm.dir. Forberedte innlegg fra representanter fra avtroppende og nytt brukerutvalg Dialog Oppsummering Administrerende direktør, utvalgets sekretær, avtroppende og nytt brukerutvalg deltar Kvalitetssjef Samhandlingssjef Brukerutvalgets sekretær

6 6 Oppsummering og evaluering Jfr vedlagte evalueringsskjema Felles middag ettermiddag/kveld Alle Alle Dag 2 Deltagere: Nytt brukerutvalg og brukerutvalgets sekretær Første økt: Teamarbeid bygger på Modul 1 i FFO/SAFO-samarbeidet Emne Tidspunkt Forelesere/innled er til dialog Teamarbeid FFO/SAFO Brukerutvalget som team inkl. pauser Lunsj Teamarbeid fortsetter FFO/SAFO Kommunikasjon Samspill Oppsummering og evaluering Andre økt Konstituering Valg av metode for konstituering Valg av leder og nestleder Valg av eventuelt arbeidsutvalg Brukerutvalget selv, administrasjonen er ikke til stede. 3 Anbefalinger om videre opplæring/introduksjoner tilknyttet de førstkommende møtene i nytt utvalg Kort introduksjon til lovverk og rettigheter, inkludert klageordninger Kort introduksjon til finansieringssystem i helsetjenesten. Dialog med leder for regionalt brukerutvalg eventuelt det regionale brukerutvalgets kontaktperson om det regionale brukerutvalgets fokusområder og kontaktpersonordningen 4 Bekreftelse på gjennomført kurs Modul 2 for brukerutvalg i helseforetak inngår i FFO/SAFO-samarbeidet i Helseregion Sør-Øst sitt modulbaserte brukeropplæringsprogram. Det vil bli utstedt kursbevis til brukerrepresentanter som har gjennomført to-dagers kurs for brukerutvalg i helseforetak etter modell som skissert i denne veilederen. Oversikt over kursdeltagere bes sendt sekretær for brukerutvalget i Helse Sør-Øst RHF, martha.ostbye@helse-sorost.no for formidling til FFO/SAFO-samarbeidet. Kursbevis vil bli sendt helseforetaket fra FFO/SAFO-samarbeidet for utdeling til utvalgets medlemmer. 5 Evaluering av oppplæringsprogrammet FFO og SAFO-samarbeidet i regionen, brukerutvalget i Helse Sør-Øst RHF og Helse Sør-Øst RHF ønsker tilbakemeldinger om erfaringer ved Modul 2 for å forbedre opplegget.

7 7 Derfor har vi laget et evalueringsskjema som finnes som vedlegg 3. Vi ber om at program for opplæring og oppsummert resultat fra evalueringen sendes Veilederen med evalueringsskjema i word-format finnes på 6 Evaluering av brukerutvalget og dets mandat Etter ca 6 mndr virksomhet Evaluering av brukerutvalgets arbeidsform Tre forhold som bør bevares Tre forhold som bør endres Evaluering i forhold til mandatet Er utvalget på rett vei i forhold til mandatet? Behov for justering av mandatet? Etter dette anbefales at evaluering gjennomføres minst en gang pr. år. 7 Startpakke Anbefaling om dokument til utsendelse til nye brukerutvalgsmedlemmer før opplæring og konstituering. Tone Alm Andreassen Brukermedvirkning i helseforetak, Gyldendal Norsk Forlag AS 2005 Lovsamling Helseforetaksloven Pasient- og brukerrettighetsloven Spesialisthelsetjenesteloven Lov om psykisk helsevern Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Informasjon om pasientrettigheter, pasient- og brukerombud, klageordninger. Nasjonal helse- og omsorgsplanplan Oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF Strategidokument Helse Sør-Øst RHF og helseforetak Bestiller- og oppdragsdokument fra Helse Sør-Øst RHF til helseforetaket Helseforetakets sist avgitte årlige melding

8 8 Vedlegg 1 13 prinsipper for brukermedvirkning i Helse Sør-Øst Brukermedvirkningens grunnlag 1. Brukermedvirkning er et nødvendig virkemiddel for å sikre gode og likeverdige helsetjenester til alle innbyggere, uavhengig av kjønn, alder, etnisitet, bosted, og diagnose/funksjonsnedsettelse 2. Brukerrepresentantenes erfaringskompetanse er likeverdig med helsefaglig og administrativ kompetanse og er relevant på alle nivå i helsetjenesten 3. Brukerrepresentantene skal bidra til at brukersynspunkt gis en sentral plass i utforming av pasienttilbudet ved helseforetakene og at brukersynspunkt fremgår i rapportering etter planog meldesystemet og i beslutningsgrunnlag som fremmes for administrasjon og styrer 4. Medvirkningen skal sikres gjennom faste organer og for øvrig gjennom systematisk samarbeid med representanter fra brukerorganisasjonene. Brukerrepresentantene foreslås fra relevante pasient- og pårørendeorganisasjoner og eldres organisasjoner. Brukerrepresentantene som oppnevnes har selv erfaringer som pasienter eller pårørende og skal ivareta et helhetlig brukerperspektiv uten å representere særinteresser Brukermedvirkning i drift og omstilling 5. Brukerrepresentantenes permanente medvirkning skal organiseres slik at brukerne gis reell innflytelse 6. Brukerrepresentanter skal delta i alle faser av vesentlige omstillingsprosjekter som angår etablering, endring og nedlegging av pasienttilbud, på samhandlingsarenaer og i alle saker som angår universell utforming og pasientrelatert informasjon 7. Helseforetakene skal legge til rette for permanent og kvalifisert brukermedvirkning gjennom formaliserte fora, gjennom likemannsarbeid og organisert deltakelse i læringsog mestringssentra 8. Brukerne skal kompenseres for utgifter, tapte inntekter og medgått tid etter statens satser for reise- og møtegodtgjørelse Kompetanse og metoder 9. Helse Sør-Øst RHF skal gjennom tilskudd til brukernes organisasjoner bidra til å sikre kompetent og nødvendig brukerepresentasjon 10. Brukernes representanter skal ha et avklart forhold til egne brukererfaringer og kvalifisere seg til å delta og bidra til endring gjennom planmessig kompetanseutvikling og systematisering av egne og andres erfaringer 11. Helsepersonell, ledere og administrasjon i helsetjenesten skal være forpliktet til å sette seg inn i brukermedvirkningens grunnlag, anerkjenne brukerperspektivets viktighet og skal legge til rette for å benytte brukernes omstillingskraft og kompetanse

9 12. Det skal finne sted en løpende evaluering og dialog om utvikling av metoder i brukermedvirkning, innhenting av brukererfaringer (brukererfaringsundersøkelser) og hvordan brukermedvirkningen best kan organiseres 13. Helse Sør-Øst RHF skal bidra til at brukermedvirkning innarbeides i grunn- og videreutdanning innen medisin- og helsefagyrkene 9

10 10 Vedlegg 2 Eksempel på mandat Mandat for brukerutvalget i Helse Sør-Øst RHF Vedtatt av styret i Helse Sør-Øst RHF i møte 17. mars 2011 sak , justert i møte 14. september sak Brukerutvalgets rolle Brukerutvalget skal være et rådgivende organ for styret og administrasjonen i saker som angår tilbudet til pasientene. Brukerutvalgets formål er å: Arbeide for gode og likeverdige helsetjenester uavhengig av alder, kjønn, bosted, etnisk opprinnelse, sosial status, sykdom/diagnose og funksjonshemming Arbeide for god samhandling på tvers av tjenester og forvaltningsnivå Bidra til god medvirkning fra pasienter, deres pårørende og deres organisasjoner på alle nivå i helsetjenesten. Brukerutvalgets oppgaver er å: Bidra i mål og budsjettprosesser, planer, fagråd og utvalg, forbedrings- og omstillingsprosesser, risikoanalyser og i arbeidet med årlig melding Ta initiativ til å fremme og være premissleverandør i saker av betydning for pasienter og pårørende Avgi høringsuttalelser til planer og utredninger Uttale seg i styresaker som utvalget finner relevante Bidra til utvikling og evaluering av pasient- og brukerundersøkelser i foretaksgruppen Foreslå brukerrepresentanter til arbeidsgrupper, prosjekter, råd og utvalg som oppnevnes av helse Sør-Øst RHF Ved brukerutvalgets leder og nestleder eller andre utvalget bestemmer, delta i styrets møter med anledning til å uttale seg i saker som angår pasienttilbudet etter avtale med styrets leder Gjennomføre minst to årlige konferanser for å sikre dialog med brukerorganisasjonene og brukerutvalg i helseforetak samt brukerrepresentanter i råd og utvalg oppnevnt av helse Sør-Øst RHF. Vedrørende kriterier og prosedyrer for utvalgets oppnevning og arbeid Overordnede føringer Det følger av lovgrunnlag, vedtekter og styringsdokument for regionale helseforetak at det er gode ordninger for brukermedvirkning på ulike nivå. Helseforetaksloven og vedtekter for Helse Sør-Øst RHF hjemler brukernes rett til medvirkning i planlegging og gjennomføring av tjenestetilbudet: I helseforetakslovens sies at det regionale helseforetaket skal sørge for at representanter for pasienter og pårørende blir hørt i forbindelse med utarbeidelse av plan for virksomheten i de kommende år.

11 11 Vedtektene omhandler medvirkning for pasienter og pårørende og fastslår styrets plikt til å påse at pasienters og pårørendes rettigheter og interesser blir ivaretatt, blant annet gjennom et fast samarbeid med deres organisasjoner. Styret skal også påse at samiske organisasjoner, nasjonale minoritetsorganisasjoner og innvandrerorganisasjoner i helseregionen blir hørt. Videre skal styret skal også påse at erfaringer, behovsvurderinger, prioriteringer og synspunkter som innhentes fra pasienter og pårørende og deres organisasjoner, gis en sentral plass i arbeidet med planleggingen og i driften av virksomhetene. Det skal fremgå av oversendelsen av årlig melding at brukerutvalg er forelagt meldingen før denne sendes departementet. Gjennom årlige oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet er de regionale helseforetakene pålagt å opprette brukerutvalg. Helse Sør-Øst RHF ønsker å være et nasjonalt utstillingsvindu for brukermedvirkning. Brukerutvalget er en sentral aktør i arbeidet med å realisere dette. Oppnevning / konstituering Helse Sør-Øst RHF ønsker en bred representasjon i brukerutvalget som i samsvar med styresak og er sammensatt etter visse kriterier: Medlemmer i brukerutvalget skal selv ha erfaring som pasient- og/eller pårørende. Alle virksomhetsområder skal være representert. Det legges særlig vekt på at de nasjonalt prioriterte pasientgruppene innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling er tilstrekkelig representert i utvalget. Videre legges vekt på representasjon fra brukergrupper med bred erfaring innen kreftomsorgen, pårørendeperspektivet med særlig vekt på foreldre til syke barn samt at eldre og etniske minoriteter er representert. Det skal være balansert representasjon mellom store og små organisasjoner. Alminnelige prinsipper for kjønnsmessig og geografisk representasjon ivaretas. Kandidater til brukerutvalg foreslås fra brukerorganisasjonene FFO og SAFO, Kreftforeningen, organisasjoner med virksomhet innen psykisk helsevern og rusområdet, og Norges Pensjonistforbund. Utvalget har til sammen inntil 15 medlemmer som er personlig oppnevnt av styret i Helse Sør-Øst på bakgrunn av sine erfaringer, kompetanse, nettverk, verv og organisasjonstilknytning. Brukerutvalget konstituerer seg selv. Leder og nestleder samt arbeidsutvalg på inntil fire personer velges for funksjonsperioden. Arbeidsutvalgets primære oppgave er å sette saksliste og forberede saker til brukerutvalget. Styret for Helse Sør-Øst RHF stadfester valg av leder og vedtar mandat etter forslag fra brukerutvalget. Brukerutvalgets funksjonstid er 2 år. Medlemmer til brukerutvalg kan reoppnevnes dersom de foreslås på nytt fra egne organisasjoner. Habilitet og konfidensialitet Medlemmer i Brukerutvalget for Helse Sør-Øst RHF skal ikke samtidig være involvert i virksomheter med forretningsmessige interesser i Helse Sør-Øst (dvs RHF og HF).

12 12 Medlemmer i brukerutvalget skal ikke samtidig være medlem i brukerutvalg ved helseforetak eller private sykehus med driftsavtale. Medlemmer i brukerutvalget skal ikke være ansatt i helseforetak. Ved eventuell dobbeltrepresentasjon eller habilitetsproblemer, er medlemmet selv ansvarlig for å fremlegge eventuell habilitetskonflikt for utvalget. Utvalgets leder skal være orientert om dette i forkant og kan for øvrig avgjøre eventuelle habilitetsproblemer ved bruk av skjønn. Utvalgets medlemmer eller andre som eventuelt deltar i utvalgets behandling har taushetsplikt om de forhold som etter forvaltningslovens bestemmelser er taushetsbelagte. Utvalgets leder eller den som innkaller til møter, kan for øvrig pålegge taushetsplikt i saker hvor det er hjemlet i lov eller bestemmelser hjemlet i lov. Brukerutvalgets medlemmer skal for øvrig følge alminnelige etiske regler i samfunnet. Administrasjon, arbeidsform og kompetanse Møter ledes av brukerutvalgets leder, eller dennes stedfortreder. Helse Sør-Øst RHF sørger for sekretærfunksjon. Brukerutvalget skal innenfor budsjettrammen ha minst 8 møter i året, herav minst et med administrasjon og styre. Brukerutvalgets møter er åpne, utvalgets leder eller dennes stedfortreder kan beslutte at møtet skal lukkes. Administrasjonen, utvalgets leder og øvrige medlemmer kan foreslå saker til utvalget. Helse Sør-Øst RHF møter i brukerutvalget med administrerende direktør og/eller dennes representant fra foretaksledelsen. Brukerutvalget forelegges rullert oversikt over årsplaner for styret og årsplan for planleggings- og rapporteringsarbeidet i Helse Sør-Øst RHF som grunnlag for eget arbeid. Referat godkjennes av utvalgets leder før utsendelse og godkjennes endelig i brukerutvalget på derpå følgende møte i brukerutvalget. Møtereferat/protokoll legges ut på nettsiden så snarest mulig. Årsrapport fra Brukerutvalget skal innarbeides i årlig melding for Helse Sør-Øst RHF. Brukerutvalget uttaler seg i media gjennom leder eller etter avtale med leder. Alle brukerrepresentanter skal ha gjennomført eller gjennomføre kursopplegg utarbeidet for brukerrepresentanter. Helse Sør-Øst RHF sørger for opplæring om virksomheten, dets organisering, oppdragsdokumenter og planprosesser og dokument. Opplæringsprogram utarbeides av brukerutvalget og Helse Sør-Øst RHF i fellesskap gjennom modulbasert opplæringsprogram utviklet av SAFO, FFO og andre i helseregion Sør-Øst. Økonomi Brukerutvalgets budsjett vedtas av Helse Sør-Øst RHF i forbindelse med årlig budsjettbehandling. Reisegodtgjørelse, godtgjørelse for medgått tid og tapt arbeidsfortjeneste dekkes etter statens satser, spesifisert i eget reglement.

13 13 Vedlegg 3 Evalueringsskjema opplæring av brukerutvalg ved xx HF, dd.mm.åå. Hjelp oss å bli bedre! Vi håper du synes opplæringensdagen har vært nyttig. Uansett om du er fornøyd eller misfornøyd ber vi deg fylle ut dette skjemaet slik at vi kan forbedre oss. Hvordan opplevde du programpostene? Presentasjon av helseforetaket Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Hvorfor: Brukerutvalgets rolle, oppgaver og arbeidsform Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Hvorfor: Introduksjon til pasientsikkerhetsarbeidet Hvorfor: Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Introduksjon til samhandlingsreformen Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Hvorfor: Brukerutvalgets sekretariat rolle og funksjon Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Hvorfor: Teamarbeid

14 14 Veldig nyttig nyttig Midt på treet Ikke nyttig Hvorfor: Innhold som bør endres? Var det noen temaer det skulle vært snakket mindre eller mer om? Noe du savnet? I tilfelle hva? Helhetsinntrykk? Veldig bra Bra Midt på treet Dårlig Eventuelt andre kommentarer: