Retningslinjer for virksomhetsstyringen i. Helse- og omsorgsdepartementet

Transkript

1 Retningslinjer for virksomhetsstyringen i Fastsatt 31. januar 2011 og trådte i kraft fra 1. februar 2011.

2 Emne: Retningslinjer Side: 2 av INNLEDNING Generelt om virksomhetsstyring ANSVARS- OG ARBEIDSDELING MELLOM DEPARTEMENT OG UNDERLIGGENDE VIRKSOMHETER Etatsstyring er en av departementets hovedfunksjoner Delegasjon og kompetanse PRINSIPPER FOR STYRING AV UNDERLIGGENDE VIRKSOMHETER Etatsstyringen skal forankres i prinsippene for resultatstyring og baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av virksomheten ORGANISERING AV VIRKSOMHETSSTYRINGSFUNKSJONEN I DEPARTEMENTET Fagavdelingene som ansvarlig for virksomhetsstyringen Budsjett og økonomiavdelingens rolle overfor fagavdelingene Administrasjonsavdelingens rolle overfor fagavdelingene Ansvarsfordelingen mellom fagavdelingene NÆRMERE OM KONTAKTFORMER MELLOM DEPARTEMENT OG UNDERLIGGENDE VIRKSOMHET Underliggende virksomhet - departement Styrenes plass i ledelsesstrukturen Rådenes plass i ledelsesstrukturen STYRINGSKALENDER Møtet i februar/mars Møtet i september/oktober Deltakere i etatsstyringsmøtene... 10

3 Emne: Retningslinjer Side: 3 av INNLEDNING 1.1 Generelt om virksomhetsstyring Reglement for økonomistyring i staten (Reglementet) og Bestemmelser om økonomistyring i staten (Bestemmelsene) fastsatt 12. desember 2003 gjelder alle statlige virksomheter som får sine bevilgninger fastsatt på statsbudsjettet. Reglementet stiller klare krav til departementets styring av underliggende etater. Retningslinjene skal hjelpe de ansatte i departementet og virksomhetene i oppfølgingen av økonomiregelverkets krav på Helse- og omsorgsdepartementets område, og inneholder de premisser og hovedretningslinjer som skal legges til grunn for s styring av, og dialog med underliggende virksomheter. Retningslinjene skal sikre nødvendig forutsigbarhet og legge til rette for en mest mulig rasjonell arbeids- og ansvarsdeling mellom departementet og underliggende virksomhet. Retningslinjene gjelder styringen av de virksomheter som er forvaltningsorganer. Retningslinjene er av generell karakter, og forutsettes derfor tilpasset den enkelte virksomhets egenart. Statsråden har konstitusjonelt og politiske ansvar for at departementet fører en aktiv, styrende linje i forhold til underliggende virksomheter. I tråd med intensjonen i økonomiregelverket vil s styringsansvar ta utgangspunkt i et overordnet nivå og bygge på mål- og resultatstyring. Besøk fra Stortingets organer, herunder Riksrevisjonen, til en underliggende virksomhet skal varsles til departementet slik at departementet evt. kan delta. Underliggende virksomheter skal ikke møte i noen av Stortingets organer uten at statsråden/departementet er informert i forkant. Virksomhetene skal ikke på eget initiativ ta opp saker direkte med Stortinget. 2. ANSVARS- OG ARBEIDSDELING MELLOM DEPARTEMENT OG UNDERLIGGENDE VIRKSOMHETER 2.1. Etatsstyring er en av departementets hovedfunksjoner Departementets oppgaver faller innenfor tre hovedområder: - Å være sekretariat for statsråden Departementet skal bl.a. bistå politisk ledelse i å utforme politikk og overordnede planer for gjennomføring av politikken på eget arbeidsområde, være til hjelp i kommunikasjonen med Stortinget og Regjering og framlegge viktige enkeltsaker for politisk ledelse. - Å ivareta forvaltningsoppgaver som er lagt direkte til departementet Departementet skal utføre forvaltningsoppgaver som er tillagt departementet, og være klageog prøvingsinstans for saker som er behandlet i ytre etater. - Å styre og følge opp underliggende virksomheter Departementet skal planlegge, instruere, og kontrollere underordnede virksomheter og sette mål, gi rammer, veilede og følge opp resultater i samsvar med gjeldende lover og regler og politiske retningslinjer.

4 Emne: Retningslinjer Side: 4 av 11 I praksis vil det være vanskelig å trekke et generelt og varig skille mellom hvilke funksjoner som skal ligge i henholdsvis departementet og i den enkelte virksomhet. Det er et grunnprinsipp at departementet bør utføre færrest mulig forvaltningsoppgaver selv. 2.2 Delegasjon og kompetanse Departementet har en alminnelig instruksjonsmyndighet i forhold til de organer som er underlagt det, med mindre dette er avskåret ved lov. Det følger av arbeidsdelingen mellom departement og underliggende virksomhet, at man så langt det er styringsmessig og formelt mulig og ønskelig, skal legge til rette for delegering av myndighet når det gjelder behandlingen av enkeltsaker, annen myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. For å gjennomføre dette kreves det at - de overordnede mål, resultatkrav og ressursrammer er definert - virksomhetene er sikret realistiske rammebetingelser til å utføre sine oppgaver - virksomhetene har bygget opp tilstrekkelig kompetanse og interne styrings- og rapporteringssystemer -virksomhetene skal bruke organisasjonsnummer, benytte Enhetsregisteret til innhenting av opplysninger om juridiske personer og holde egne opplysninger i Enhetsregisteret oppdatert. 3. PRINSIPPER FOR STYRING AV UNDERLIGGENDE VIRKSOMHETER 3.1 Etatsstyringen skal forankres i prinsippene for resultatstyring og baseres på en risikoog vesentlighetsvurdering av virksomheten. Ansvar Den overordnede styringen skal ivaretas innenfor rammen av et mål- og resultatstyringskonsept, jfr. reglementets 4. Det vil si at departementet ved innledningen til en planleggingsperiode (vanligvis et budsjettår) skal klargjøre mål og resultatkrav for virksomheten og gi rammer som er tilpasset de kravene som stilles. Mål- og resultatkrav for budsjettåret skal formuleres slik at de støtter opp om de langsiktige målene og resultatkravene for virksomheter. Virksomheten skal rapportere om oppnådde resultater ved planperiodens slutt. Departementet har ansvaret for å følge opp denne rapporteringen. Mål- og resultatstyring kjennetegnes følgelig ved at departementet: - har en overordnet, langsiktig strategi for hvilken utvikling og hvilke prioriteringer som er ønsket for virksomheten - forut for en planperiode (vanligvis et budsjettår) klargjør mål, prioriteringer, resultatkrav og rammer for virksomheten - forut for perioden klargjør hvordan styring og oppfølging skal skje i perioden, og fastslår hvordan virksomheten skal dokumentere sine resultater etter periodens avslutning - utvikler et system for relevant tilbakemelding til virksomheten om de oppnådde resultatene - utformer styringssystemer i tillit til at virksomheten har kompetanse og holdninger som sikrer god oppgaveløsning

5 Emne: Retningslinjer Side: 5 av 11 - er engasjert i de resultatene virksomheten skaper. Departementet skal ha kjennskap til etatens strategier, innretninger m.v. Styringssystemet skal ha stor oppmerksomhet mot resultatene av virksomhetenes arbeid - markerer at virksomheten innenfor delegert myndighet skal ha stor handlefrihet i hvordan arbeidet med å skape resultater legges opp - vil være tilbakeholden med å gripe inn i enkeltsaker - påser at virksomheten har etablert et rammeverk for kontroll - at ledelsen av virksomheten forstår alle komponenter i den interne kontrollen og har ansvar for at den fungerer Mål- og resultatstyringen krever at det stilles så konkrete krav som mulig til hva virksomheten bør oppnå av resultater. Imidlertid vil karakteren av mål og virkemidler på noen områder være slik at oppmerksomheten også bør være rettet mot prosesser og tiltak som leder fram til resultatene. Virksomheten skal årlig rapportere rutinemessig i forhold til resultatkravene i tildelingsbrevet fra foregående år. Rapporteringen kan gjøres i forbindelse med årets første etatsstyringsmøte, se pkt Ikke utførte oppgaver fra foregående år, skal følges opp særskilt. Statistikkopplysninger og lignende kan rapporteres oftere dersom det er behov for det. Styringsforholdene tilsier for øvrig at departementet kan følge opp enkeltsaker/ prosjekter tettere ved behov. Dette vil særlig kunne skje ved saker som har fått, eller kan få politisk eller offentlig oppmerksomhet, spesiell oppmerksomhet må rettes mot saker som er tatt opp i rapporter fra Riksrevisjonen. Det skal utarbeides oversikt over tiltak for å lukke merknader fra Riksrevisjonen. 4. ORGANISERING AV VIRKSOMHETSSTYRINGSFUNKSJONEN I DEPARTEMENTET 4.1 Fagavdelingene som ansvarlig for virksomhetsstyringen Ansvaret for den faglige og administrative virksomhetsstyringen ligger i den fagavdeling som virksomheten er organisert under. Med virksomhetsstyring menes her systematiske aktiviteter av faglig og administrativ karakter for å påvirke og følge opp underliggende virksomheters oppgaveløsning og resultater. Når andre departementer stiller bevilgning til disposisjon for virksomheter som administrativt hører hjemme under, så skal dette skje ved tildelingsbrev og det er s ansvar at denne samordningen skjer, jfr. pkt. 1.4 siste avsnitt i Bestemmelsene. 4.2 Budsjett og økonomiavdelingens rolle overfor fagavdelingene

6 Emne: Retningslinjer Side: 6 av 11 BØA har en service- og støttefunksjon for fagavdelingene på saksområder der BØA innehar kompetanse som kan være nyttig for fagavdelingene. Dette innebærer at fagavdelingene i saker hvor de har avgjørelsesmyndighet skal søke råd i BØA. BØAs koordineringsansvar knyttet til budsjettering og regnskapsoppfølging på virksomhetskapitlene vil inngå som en del av det generelle ansvar BØA har for budsjettering og økonomistyring på hele s ansvarsområde. Fagavdelingen skal følge opp de månedlige regnskapsrapportene fra SSØ som de får tilsendt fra BØA i regneark, hvor de kan følge utviklingen fra år til år. Gjennom dette kan avvik raskere fanges opp og feil korrigeres i løpende regnskap. I saker som krever en koordinert og samlet sluttbehandling for hele Helse- og omsorgsdepartementet skal ansvaret for koordinering og sluttbehandling ligge i BØA. Dette vil typisk gjelde: - budsjettframlegg til Regjering og Storting - forklaring til statsregnskapet - overføring av bevilgninger - søknader om merinntektsfullmakter, samtykker og evt. andre saker som krever samtykke fra Finansdepartementet - Riksrevisjonssaker - Revisjons- og kontrollerfunksjoner - standardiserte maler for ulike skriv til virksomhetene - m.v. 4.3 Administrasjonsavdelingens rolle overfor fagavdelingene På personalområdet er ADA tillagt et ansvar for lønns- og personalsaker, arbeidsrettslige spørsmål og spørsmål vedrørende lønnsforhandlinger. Det vil imidlertid være den enkelte virksomhet selv som innenfor de rammer virksomhetens personalfullmakten gir, som vil være den ansvarlige arbeidsgiver. Overfor de fleste virksomheter har ADA derfor en rådgivende funksjon i disse spørsmål. For de virksomhetene som har egne personalfullmakter vil HOD være overordnet klageorgan. Innen dette ansvarsområdet vil ADA kunne kommunisere direkte med virksomheten. Ansvarlig fagavdeling skal holdes orientert og om nødvendig tas med på drøfting slik at styringssignalene på dette området er koordinert med øvrige styringssignaler før de går ut fra departementet. Dersom det gjelder saker som går utover det fastsatte ansvarsforholdet i personalfullmakten, forslag til endring av personalfullmakter, eller saker som også kan berøre andre forhold i styringsrelasjonen, skal henvendelser fra virksomhetene gå til fagavdelingen som tar saken opp med ADA. For lederansettelser i virksomhetene og oppfølgings-/medarbeidersamtaler med etatsledere har ADA en service- og støttefunksjon. 4.4 Ansvarsfordelingen mellom fagavdelingene Noen av virksomhetene er i den situasjon at de mottar faglige styringssignaler fra flere av departementets fagavdelinger og fra andre departementer, jfr.pkt. 4.1 ovenfor, noe som krever en faglig samordning av styringssignaler. I disse tilfellene er det av viktighet at departementet

7 Emne: Retningslinjer Side: 7 av 11 opptrer samlet, slik at virksomheten får samordnede styringssignaler fra departementet. Det er en ansvarlig fagavdeling for hver virksomhet (jfr, pkt 4.5 nedenfor) For de øvrige avdelinger som har behov for å gi styringssignaler til virksomheten gjelder følgende: Alle avdelinger som planlegger/utreder tiltak av betydning for virksomheten, må varsle ansvarlig fagavdeling så tidlig som mulig. Dette gjelder både for tiltak som vurderes på lang sikt, og tiltak som vurderes for det enkelte årsbudsjett. Varslingen skal fortrinnsvis skje skriftlig. Styringssignaler skal så langt det er mulig formidles gjennom tildelingsbrevet og styringsdialog. Ansvarlig fagavdeling må legge opp til en samordningsprosess som sikrer et helhetlig tildelingsbrev. Det er ansvarlig fagavdelings ansvar å foreta en helhetlig prioritering mellom ulike styringssignaler. Dersom det ikke oppnås enighet om prioritering fagavdelingene imellom, må saken legges frem for departementets ledelse. Eventuelle nye oppgaver som går utover det som er forutsatt i tildelingsbrevet, skal forelegges ansvarlig fagavdeling og evt. kommuniseres til virksomheten via denne. Alle brev og henvendelser til virksomheten og som gjelder styringssignaler (dvs. forhold som endrer virksomhetens administrative eller faglige rammebetingelser), skal gå via ansvarlig fagavdeling, som også orienterer øvrige berørte fagavdelinger. Alle avdelinger som er involvert i styringen av virksomheten må bidra i etatsstyringsmøter og andre aktiviteter av betydning for styringen. 5. NÆRMERE OM KONTAKTFORMER MELLOM DEPARTEMENT OG UNDERLIGGENDE VIRKSOMHET 5.1 Underliggende virksomhet - departement Kontakt fra underliggende virksomhet til departementet og motsatt skal som hovedregel skje skriftlig og gå til/gjennom ansvarlig fagavdeling. Den overordnede styringen skjer gjennom tildelingsbrevet, jfr. Reglementets 7. I dette dokumentet formidler og presiserer departementet faglige prioriteringer og de resultatkrav som følger av Stortingets budsjettvedtak (Prop. 1 S og Blå bok), og stiller til virksomhetens disposisjon de midler Stortinget har vedtatt. Videre fastsettes krav til rapportering fra virksomhetene. Rapporteringen skal være tilpasset tildelingsbrevets struktur og systematikk. Det kan sendes ut foreløpige tildelingsbrev etter at Regjeringen har lagt fram proposisjonen for Stortinget, senest 15. november, jfr. Bestemmelsene punkt 1.4 nest siste avsnitt. Departementet skal være orientert om hovedtrekkene i virksomhetenes virksomhetsplaner, dvs. virksomhetsplan sendes departementet til orientering. De mer overordnede og langsiktige mål og resultatkrav bør fastsettes i en dialog mellom departement og virksomhet.

8 Emne: Retningslinjer Side: 8 av 11 I tillegg til de overordnede rammevilkår som gis gjennom tildelingsbrevet, forutsettes det en regelmessig styringsdialog mellom departement og virksomhet om administrative og faglige spørsmål. Et fast holdepunkt skal være de regelmessige etatsstyringsmøtene, jfr. kap. 6 nedenfor, jfr. også Bestemmelsene pkt Virksomhetene skal til faste tider rapportere om den økonomiske situasjonen og andre aktuelle forhold som det er bedt om i tildelingsbrevet for inneværende år. Slik rapportering bør skje minst fire ganger pr. år inkludert årsrapporten. Alle virksomheter skal legge fram årsrapporter som er en rapport om måloppnåelsen i forhold til tildelingsbrevet. Annen informasjon kan virksomhetene etter samtykke fra etatsstyrende avdeling utgi i en egen årsmelding. 5.2 Styrenes plass i ledelsesstrukturen Virksomheter kan ha eget styre oppnevnt av departementet. Styrets plass i ledelsen av virksomheten vil avhenge av dens tilknytningsform. Innenfor de gitte rammer må styret gis handlefrihet og tillit. Tilsvarende skal styret representere departementet og sørge for realisering av vedtatte må1 og resultatkrav. Ved behov må departementet ta initiativ til at retningslinjene for styringskommunikasjon blir klargjort. Disse skal være forankret i styrets helhetlige og overordnede ansvar, men de skal også ta tilstrekkelig hensyn til det praktiske behovet for direkte kontakt mellom departementet og etatens administrative ledelse. Statsråden vil alltid være konstitusjonelt og politisk ansvarlig for virksomheten i en underliggende virksomhet. Dette setter visse grenser for styrets fullmakter i forhold til departementet. Utgangspunktet er at styrene skal være ansvarlig for de oppgaver som er konkretisert gjennom særskilte instrukser. 5.3 Rådenes plass i ledelsesstrukturen Rådsforsamlingene er ikke styrer for virksomhetene, men bør få utkast til årsrapport, evt. årsmelding og virksomhetsplan til uttalelse. Rådslederne kan delta på etatsstyringsmøtene etter behov. 6. STYRINGSKALENDER har gjort faste etatsstyringsmøter til en forpliktende del av sin etatsstyring. Møtehyppigheten bør ta utgangspunkt i de foreliggende behov, såvel fra departementets som fra underliggende virksomhets side. Det skal som et minimum gjennomføres to faste, årlige etatsstyringsmøter mellom departementet og underliggende virksomheter. Disse møtene bør holdes i februar/mars og

9 Emne: Retningslinjer Side: 9 av 11 september/oktober. I tillegg kan det evt. avholdes kontakt-/fagmøter. Etatsstyringsmøtene skal som hovedregel avholdes i departementets lokaler. 6.1 Møtet i februar/mars Tildelingsbrevene sendes ut tidligst mulig i desember/januar, og senest Foreløpig tildelingsbrev bør sendes ut innen Det holdes etatsstyringsmøte mellom departementet og virksomhetene i februar/mars og på dagsorden for disse møtene bør være følgende: Rapport om virksomheten i året som gikk Gjennomgang av resultatene fra året før. Det er viktig at grunnlaget her er mest mulig konkrete resultatmål, og at rapporteringen (årsrapporten) klargjør hva som er oppnådd, og ikke bare hvilke aktiviteter som er gjennomført. Minst én gang per år skal det rapporteres om gjennomføringen av interne kontrolltiltak, med beskrivelse av nøkkelkontrollene, resultatet av kontrollen og oppfølgingstiltak. Departementet må vurdere resultatene. Gjennomgang av planer for inneværende år Departementet utdyper, med utgangspunkt i tildelingsbrevet, hvilke saker som er politisk prioritert, og som således vil bli sentrale i året som kommer. Virksomhetene gir en vurdering av situasjonen for inneværende år med utgangspunkt i tildelingsbrevet. En viktig del av departementets styringsansvar ligger i å fortolke, konkretisere og utdype politiske signaler og formidle disse til de underliggende virksomhetene på en slik måte at de fremstår som retningsgivende for virksomhetenes arbeid. Det er derfor viktig at departementet gjennom tildelingsbrevet uttrykker klare forventinger til virksomhetene om hovedinnsatsområder, mål og resultatkrav og krav til ressursbruk. Hovedlinjene i neste års budsjett Departementet informerer om foreløpige budsjettrammer og politiske signaler. Virksomhetene redegjør for sine strategiske planer med vekt på det følgende år. Eventuelt andre aktuelle saker av betydning. Dersom virksomheten er omtalt i Dokument nr.1, skal arbeidet med å lukke avvikene følges opp i etatsstyringsmøtet. 6.2 Møtet i september/oktober Dagsorden for etatsstyringsmøtet i september/oktober bør være: Gjennomføring av årets resultatkrav og budsjettstatus Her vil temaene kunne være regnskapsoversikt og status for aktiviteten i forhold til de vedtatte resultatkrav. Hovedlinjene i neste års budsjett Hovedlinjene i virksomhetenes mål og strategier neste år Virksomhetens planer for neste år drøftes i lys av: - utviklingen i inneværende år

10 Emne: Retningslinjer Side: 10 av 11 - den forventede ressurssituasjonen i det følgende år - departementets prioriteringer Eventuelt andre saker av betydning. 6.3 Deltakere i etatsstyringsmøtene Fra departementet: Som hovedregel ekspedisjonssjef og evt. andre representanter fra ledergruppen i fagavdelingen. Saksbehandlere etter behov. I tillegg evt. representanter fra andre berørte fagavdelinger samt ADA og BØA (også fra andre departement kan være aktuelt). De som kan være aktuelle deltagere, skal ha alt materialet til etatsstyringsmøtet tilsendt én uke før møtet. Fra virksomheten: Som hovedregel skal den administrative leder delta (sammen med styreleder for de virksomheter som har styre) og evt. nemndsleder. Faglige ledere og budsjettmedarbeidere deltar etter behov. Vedlegg: Oversikt over HODs underliggende virksomheter og eierinteresser, fordelt på avdelinger.

11 Emne: Retningslinjer Side: 11 av 11 Virksomheter under HOD: Administrasjonsavdelingen (Eierinteresser) Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS (KITH) Spesialisthelsetjenesteavdelingen Helsedirektoratet -Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten -Statens autorisasjonskontor for helsepersonell - Helseøkonomiforvaltningen (Helfo) -Pasient- og brukerombudene Norsk pasientskadeerstatning Pasientskadenemnda Klagenemnda for bidrag til behandling i utlandet Preimplantasjonsdiagnostikknemnda Statens helsepersonellnemnd Bioteknologinemnda Kommunetjenesteavdelingen Statens helsetilsyn Folkehelseavdelingen Nasjonalt folkehelseinstitutt Vitenskapskomiteen for mattrygghet Statens strålevern Statens legemiddelverk Statens institutt for rusmiddelforskning (SIRUS) - (Mattilsynet), adm. under LMD, men faglig organ for HOD (Eierinteresser) AS Vinmonopolet Eieravdelingen (Eierinteresser) Helse Sør- Øst RHF Helse Vest RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Norsk helsenett SF