Forbundsstyremøte nr , 10. august 2019, kl.11:45 15:15 Møtested: Oslo Choice hotell

Transkript

1 Forbundsstyremøte nr , 10. august 2019, kl.11:45 15:15 Møtested: Oslo Choice hotell Tilstede fra Forbundsstyret: Emilie Westby, President Elin Frager, 1. visepresident og visepresident MC Per Christian Skoglund, visepresident Båt Cato Karlsen, seksjonsstyreleder MC Mette Moen Knutsen, seksjonsstyreleder Båt Christina Thorsbakken Nygård, seksjonsstyreleder RSM Tor Farstad, vara visepresident SS Tilstede fra administrasjonen: Tony Isaksen, Generalsekretær Meldt forfall: Eirik Skårdalsmo, visepresident MX Line Karlsen, visepresident SS Kjetil Kristiansen, visepresident RSM Elise Holtan, ungdomsrepresentant Klemet Hætta, seksjonsstyreleder SS Ingunn Vinge, vara visepresident MX Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: «Innkalling og saksliste godkjent» Godkjenning av protokoll , og Vedtak: «Protokollene , og godkjennes» Administrasjonssaker og økonomi (orienteringer) - Status sykefravær - Omstillingsprosess jf vedtak og Status økonomi pr juni Orientering om status etter tilsyn fra arbeidstilsynet - Lisens - Kommunikasjon og krisehåndtering - Antidoping og rent særforbund - Motorsportens Mester - Æresbevisninger - MSK, EFRA - IT utvikling digitalisering - Elektrisk motorsport - Holdningskampanje

2 - Kontrollkomiteen - Annen informasjon Orientering tatt til etterretning Rapport fra seksjonene (orienteringer) Rapport avgitt fra alle seksjonene Orienteringssaker: A: Motorsportforskriften Orientering tatt til etterretning. B: MSK Mette Moen Knutsen orienterte på vegne av seksjonslederne Flytting av administrasjonen i NMF Se saksdokument Vedtak: «Forbundsstyret vedtar å flytte NMF administrasjon til Idrettens Hus på Ullevål og gir administrasjonen ved generalsekretær fullmakt til å gjennomføre flyttingen» Salg av Motorsportens hus Vedtak: «Forbundsstyret vedtar at forbundets eiendom i Nedre Storgate 42 selges og gir NMF administrasjon ved Generalsekretær fullmakt til å forestå salget. Forbundsstyret ber Generalsekretæren komme tilbake til Forbundsstyret for endelig vedtak av salget av eiendommen. Forbundsstyret ber også Generalsekretæren legge fram et bærekraftig forslag til forvaltning av salgsinntektene» NKR (forenkling og statuskonkurranser) Se saksdokument Vedtak A og B: «A: Forbundsstyret gir administrasjonen i oppdrag å iverksette et arbeid med revisjon og forenkling av NKR. Fremdriften for dette arbeidet skal Forbundsstyret holdes orientert om slik at man har muligheter til å komme med innspill underveis for å unngå for store justeringer av prosessen underveis. B: Administrasjonen skal sørge for at krav til nasjonale statuskonkurranser blir behandlet separat og at Forbundsstyret holdes orientert underveis slik at dette kan ha en fornuftig og akseptabel fremdrift i tråd med Forbundsstyrets ønsker. Når endelig utkast er ferdig vil dette forelegges Forbundsstyret for endelig vedtak gjeldende fra ».

3 Fremtidige utdanningskurs Se saksdokument Vedtak: «Forbundsstyret vedtar at det fra skal innføres gratis kurs i NMF i henhold til de økonomiske rammer Forbundsstyret bestemmer. Administrasjonen får i oppgave å komme tilbake til Forbundsstyret med en mer detaljert orientering om hvordan dette vil bli gjennomført og da innenfor de rammer som Forbundsstyret har bestemt. Forbundsstyret vedtar at det gjennomføres en testordning med et begrenset antall gratis kurs høsten 2019 i den hensikt å få et best mulig beslutningsgrunnlag» NMFs regioner og dets virkeområde Se saksdokument Vedtak: «Forbundsstyret vedtar at administrasjonen skal jobbe videre sammen med Forbundsstyrets kontaktpersoner opp mot regionene i tråd med de forslag som ligger under pkt 1-4 ovenfor. Forbundsstyret utnevner en representant som Forbundsstyret andre kontaktperson, i tillegg til Elin Frager, opp mot regionene. Forbundsstyret starter opp en kartlegging av behovet for å se på den fremtidige regioninndelingen» Miljøreglement til miljøpolicy «Fra vil NMF miljøreglementet bli opphevet og erstattet med en miljøpolicy. Denne miljøpolicyen utarbeides i samarbeid med AMT. Forbundsstyret bes om å få forslag tilbake fra AMT innen 20. september 2019» Kvalitetsklubb Sak: NFF har innført konseptet «Kvalitetsklubb» med stort hell. Se lenke: Vedtak: «NMF skal igangsette et prosjekt tilsvarende NFF. Forbundsstyret vil innføre en ordning med kvalitetsklubb fra og ber administrasjon om å utarbeide et forslag til konseptet for kvalitetsklubb og legge dette fram for Forbundsstyret» Styreinstruks Se saksdokument Vedtak: «Revidert styreinstruks er gjeldende fra dags dato» Rutiner for saksdokumenter før forbundsstyremøtene

4 Vedtak: «Forbundsstyret fører vedtaksprotokoller. Nødvendige saksdokumenter linkes til protokollen» Eventuelt Søknad om permisjon fra verv Vedtak: «Morten Bjerknæs innvilges permisjon ut Nestleder Båtseksjonen Mette Moen Knutsen trer opp som leder i samme periode og overtar Bjerknæs sine funksjoner».

5 Sak Flytting av administrasjonen i NMF Flytting av forbundskontoret i Norges Motorsportforbund til NIF Idrettens Hus på Ullevål stadion I forbundstingets vedtak i sak , bulletpunkt 4, ble administrasjonen bedt om å gjennomføre en vurdering av fordeler og ulemper ved samlokalisering med andre idrettsforbund/miljø med idrettskompetanse, med den hensikt å gi forbundsstyret et beslutningsgrunnlag for et eventuelt vedtak om slik samlokalisering. Det redegjøres i det videre for de vurderinger som er gjort samt forslag til vedtak. Strategisk perspektiv Norges Motorsportforbund er et landsomfattende idrettsforbund som dekker et bredt spekter av idretter innen motorsporten. Virksomheten bør ha en geografisk beliggenhet som sikrer god tilgjengelighet for tilreisende og samtidig tilby ansatte kort reisevei til viktige samarbeidspartnere og viktig infrastruktur som f.eks. flyplass og tog. Alternativer som ikke tilfredsstiller disse kriteriene vil ikke bare gi forbundet utfordringer rent logistikkmessig i form av arbeidstid som medgår ved reisevirksomhet, men også bety høyere reise- og oppholdskostnader. Ved valg av plassering av forbundskontor er også tilgang på, og rekruttering av, kompetente ressurser et vesentlig poeng. Her vil ulike kompetanser innenfor idrett/sport skille seg fra annen kompetanse ved at det er knapphet på ressurser og at idrettsmiljøene har en relativt sentralisert beliggenhet. Det er således naturlig å søke etter beliggenhet i nærheten av de store idrettsmiljøene, som med få unntak også er plassert slik at det også er god tilgang på generell kompetanse. Her vil bredden i det totale omfanget av idrettsmiljøene også spille en rolle i den forstand at NMF i fremtiden vil kunne ha behov for, eller ønske å ha, et tettere samarbeid med komplementære kompetansemiljøer. NMF er medlem av NIF og er gjennom dette avhengig av et godt samarbeid med NIF sentralt for å kunne få fullt utbytte av medlemskapet. Et slikt samarbeid vil ofte fungere best når begge parter fysisk er plassert på samme sted. NIF tilbyr, og legger til rette for, et bredt spekter av tjenester for sine særforbund og flere av disse vil NMF bare kunne utnytte kun ved samlokalisering. I tillegg jobber NIF for at særforbundenes vilkår til enhver tid skal gi optimale økonomiske og idrettslige resultater. NMF kjemper om NIFs oppmerksomhet for sine saker i konkurranse med andre særforbund og her vil en tettere dialog kunne ha avgjørende betydning. All erfaring tilsier at innflytelsen ved fysisk tilstedeværelse er større enn ved korrespondanse pr. telefon og mail, selv om NMF selv mener at man har et godt samarbeid med NIF basert på slik korrespondanse også. Fremtiden til Motorsportens Hus

6 Hensynet til ansatte i NMF Flytting av arbeidssted vil naturligvis kunne medføre ulemper for enkelte ansatte. Hvis nytt arbeidssted i tillegg legges i urimelig avstand fra dagens kontorer i Nedre Storgate 42 i Drammen, vil dette kunne medføre at enkelte ansatte vil være ute av stand til å håndtere hverdagen (henting/levering av barn mv.) i kombinasjon med jobb. Det er derfor ønskelig å konsentrere søk etter nye lokaler i aksen mellom Drammen og Oslo. En plassering innenfor denne aksen vil etter prosjektets mening ikke medføre større ulemper enn man må kunne påregne. Alle ansatte i NMF har en klausul i arbeidsavtalen med følgende ordlyd: «Arbeidsstedet er på tidspunktet for inngåelse av denne avtalen Motorsportens Hus, Nedre Storgate 42, 3015 Drammen». Prosjektet har sjekket dette med juridisk avdeling i Abelia, som uttaler at en slik ordlyd må tolkes slik at det ikke er fastsatt et permanent langsiktig arbeidssted, og at NMF derfor står fritt til å flytte forbundets arbeidssted. Videre støtter juridisk avdeling i Abelia at en flytting til kontorer i aksen Drammen-Oslo vanskelig kan tolkes slik at det medføre for store ulemper for de ansatte. Prosjektet mener at NMF er tjent med å utvise økt fleksibilitet i en overgangsfase og at det på individuell basis bør vurderes å tilby et tidsbegrenset omfang av hjemmekontor innenfor normal arbeidstid. Her bør arbeidets art og den enkelte ansattes situasjon telle i vurderingen. Lokaliteter Det er identifisert fem miljøer i nevnte akse som mer i større eller mindre grad tilfredsstiller de strategiske perspektivene prosjektet har fastsatt (se Strategisk perspektiv s1): 1. NIF Drammen, Idrettens Hus, Schwartzgate 6, 3046 Drammen 2. Norges Cykleforbunds Kompetansesenter AS, prosjektert nybygg på Langenga i Asker 3. Oslo Idrettskrets / Bækkelagets Sportsklub, prosjektert nybygg på Ekeberg i Oslo 4. Norges Bilsportforbund, Nils Hansensvei 2, 0667 Oslo 5. NIF, Idrettens Hus, Sognsveien 73, 0854 Oslo Krav til lokaler Kapasitet til kontorplasser med gode arbeidsforhold Møterom eller tilgang til møterom, og mindre stillerom Felles resepsjon med sentralbordtjeneste og besøks-, leveranse og posthåndtering Plass til, eller tilgang til, nødvendige kontormaskiner Felles bredbåndsløsning Parkeringsplasser/gjesteparkering Nærhet til offentlig kommunikasjon Lett tilgjengelig for besøk fra hele landet Moderne og energieffektive lokaler prioriteres Fremtiden til Motorsportens Hus

7 Lokaler med tilbud om felles IT driftsmiljø prioriteres Samlokalisering med tilsvarende og komplementære miljøer prioriteres Økonomiske vurderinger Vurdering av Idrettens Hus, Drammen Lokalene inneholder blant annet NIF IT og Buskerud idrettskrets. Det er et smalt og nisjepreget miljø som ikke i særlig grad tilfredsstiller kravene om fattet av Strategiske perspektiv, og prosjektet har derfor ikke vurdert andre perspektiver ved dette lokalet. Vurdering av Norges Cyckleforbund, Asker Prosjektet har usikkert tidspunkt for ferdigstillelse, med tidligste antatte tidspunkt satt til «ved skolestart 2021». Det er også usikkert hvilke miljøer som vil ha tilhold i lokalene, lokalenes beskaffenhet og leiekostnader. Av hensyn til fremdrift i flytting fra Motorsportens Hus har prosjektet sett på dette alternativet som uegnet. Vurdering av Oslo Idrettskrets / Bækkelagets Sportsklub, Oslo Prosjektet har usikkert tidspunkt for ferdigstillelse, med tidligste antatte tidspunkt satt til Det er også usikkert hvilke miljøer som vil ha tilhold i lokalene, lokalenes beskaffenhet og leiekostnader. Av hensyn til fremdrift i flytting fra Motorsportens Hus har prosjektet sett på dette alternativet som uegnet. Vurdering av Norges Bilsportforbund, Oslo Det er ikke ledige lokaler i bygget og det faller derfor bort i denne omgang. NIF / Idrettens hus, Ullevål, Oslo Idrettens Hus på Ullevål huser 34 særforbund. I tillegg er det 14 særforbund i tilstøtende lokaler. Totalt 48 særforbund under NIF har sine forbundskontorer på Ullevål, herunder store forbund som Norges Fotballforbund, Norges Skiforbund mv. Norges Idrettsforbund og Antidoping Norge har også sine lokaler på Ullevål. Miljøet på Ullevål tilfredsstiller på alle måter kravene til komplementære miljøer og her finner vi store deler av idrettsmiljøet i Norge konsentrert på et lite området. I umiddelbar nærhet, i Sognsveien, finner vi også Olympiatoppen, Idrettshøyskolen og Toppidrettssenteret på Sogn. Idrettens Hus på Ullevål tilbyr moderne lokaler i et fellesskap med et stort utvalg av andre særforbund og de viktigste sentrale organisasjonene innen norsk idrettsbevegelse. Her vil NMF få tilgang på ressurser og kompetanse innenfor topp- og breddeidrett. Det vil bli enklere å drive effektivt utviklingsarbeid i NMF gjennom at man har enkel tilgang til det mest omfattende og beste toppidrettsmiljøet i Norge, muligheter for å drive prosjekter i samarbeid med andre forbund og ikke minst at ressursdeling i prosjekter vil gjøre NMF i stand til å gjennomføre utviklingsarbeid forbundet ellers ikke ville ha anledning til. Fremtiden til Motorsportens Hus

8 Samhandling med andre forbund og NIF kan omfatte områder som marked, ressursdeling, kompetanseoverføring, kommunikasjon, strategi, IT, toppidrett mv. på tilsvarende nivå som NMF har behov for. Prosjektet mener at det ligger betydelige gevinster i en samlokalisering på Ullevål og at NMF vil få en unik mulighet til å utvikle Norsk motorsport til det beste for medlemmer og medlemsklubber på Ullevål. Uformelle møteplasser vil også gi ansatte i NMF muligheten til å bygge nettverk og kompetanse. Om lokalene NMF har mottatt tilbud om leie av lokaler på Ullevål. Lokalene ligger i 3. etasje i Idrettens hus og fremstår som lyse og trivelige. Idrettens hus har store bygningsmasser og vil kunne tilby tilpassede løsninger dersom NMF skulle få endret behov. Lokalene fremstår som moderne, effektive og trivelige. Ved et leieforhold vil felleskostnader dekke funksjoner som sentralbord, kontormaskiner (inkl. forbruksartikler som papir mv.), vask av egne kontorer og fellesarealer, alt av strøm, posthenting og levering, mottak av alle pakker, fri tilgang til møterom, kantine med særdeles gode priser for de ansatte, bedriftsidrettslag med trimrom mv. Omfanget av tjenester tilfredsstiller alle de viktigste behovene til NMF og vil i tillegg gi ansatte i NMF et inspirerende og utviklende miljø å jobbe i. Økonomiske vurderinger NMF har årlige driftskostnader knyttet til Motorsportens Hus på ca. NOK i tillegg til årlig avskrivning på NOK NMFs samlede årlige kontorkostnader er med dette minimum NOK Tilbudet fra Idrettens hus ligger på samme nivå som NMFs eksisterende kostnader, forutsatt samme antall arbeidsplasser, og dekker langt flere tjenester enn det NMF har i dag. Først og fremst er det resepsjonstjenester og sentralbord som er savnet i Motorsportens Hus og som inngår i fellesutgiftene på Ullevål. Kostnadsnivået pr. arbeidsplass, som på Ullevål vil ligge på NOK årlig, vurderes å være meget gunstig i Oslo. Forslag til vedtak Forbundsstyret vedtar å flytte NMF administrasjon til Idrettens Hus på Ullevål og gir administrasjonen ved generalsekretær fullmakt til å gjennomføre flyttingen. Fremtiden til Motorsportens Hus

9 Sak NKR (forenkling og statuskonkurranser) Saksfremlegg NKR (forenkling og statuskonkurranser) Det er kommet signaler til NMF om at det vil være nødvendig med en fullstendig revisjon av Nasjonalt Konkurranse reglement, NKR. Administrasjonen anser at en slik revisjon i så fall bør gå på hele strukturen og da kanskje slik at det som i dag er fellesdelen i NKR fjernes fra de respektive SR og at NKR da fremstår i en og samme utgave. Videre bør en revisjon da ta hensyn til de ulike seksjoners særegenhet. Dersom Forbundsstyret vedtar å starte opp et revisjonsarbeid med NKR vil en slik revisjon først kunne få virkning fra og med nyttår Dette følger av at det er kort tid igjen frem til nyttår og en slik revisjon nødvendigvis må gjennom noen høringsrunder før det endelig vedtas. En av de sakene som er kommet som et krav er å gjennomgå vilkårene som stilles for forbundets statuskonkurranser. En slik sak må av hensyn til fremdrift for et slikt arbeid foretas separat uavhengig av den revisjon som ellers tenkes gjennomført. Administrasjonen foreslår derfor at revisjon av NKR blir besluttet gjennom to separate vedtak slik at det her kan skje en relativ god progresjon i arbeidet hvor ikke nødvendigvis den ene delen forsinker den andre delen. Derfor bør en slik revisjon skje gjennom to uavhengige vedtak. Forslag til vedtak 1: Forbundsstyret gir administrasjonen i oppdrag å iverksette et arbeid med revisjon og forenkling av NKR. Fremdriften for dette arbeidet skal Forbundsstyret holdes orientert om slik at man har muligheter til å komme med innspill underveis for å unngå for store justeringer av prosessen underveis. Forslag til vedtak 2: Administrasjonen skal sørge for at krav til nasjonale statuskonkurranser blir behandlet separat og at Forbundsstyret holdes orientert underveis slik at dette kan ha en fornuftig og akseptabel fremdrift i tråd med Forbundsstyrets ønsker. Når endelig utkast er ferdig vil dette forelegges Forbundsstyret for endelig vedtak gjeldende fra

10 Sak Fremtidige utdanningskurs I det budsjett som ble vedtatt i forrige Forbundsstyret før ferien ble det satt av et beløp til utdanning. Dette beløpet skulle dekke gratis utdanningskurs. Gratis kurs har lenge vært et krav ute i miljøet. Forbundet har i en lengre periode hatt kurs til selvkost. Det ble ved forrige Forbundsstyremøte lagt frem en orientering om gratis kurs, en sak som man ikke ville beslutte om før man hadde avklart hvilke konsekvenser dette ville ha for de regioner som i dag er aktive og holder kurs. En aktivitet som for Region Øst sin del innbringer inntekter de benytter til sine satsninger. Det vises til saksfremlegg om regionenes fremtid der dette er en av de ting som det blir redegjort om. Gratis utdanning vil kunne være avhengige av hvilket syn region Øst kommer med til det saksfremlegg som gjelder regionenes fremtid, men uansett så er hele emnet avhengige av hva Forbundsstyret faller ned på av avgjørelse, skal man innføre gratis kurs eller ikke. Det er uansett administrasjonens syn at gratis kurs ikke bør vedtas innført før fra nyttår Dette av hensyn til å kunne forberede slike kurs, hensyn til påmeldingstid samt kunne gitt god nok informasjon før man offentliggjør dette. Det vil derfor etter administrasjonens syn være riktig å gjøre dette til en viktig sak å informere om på MSK slik at flest mulig dermed får vite om dette og kan stille eventuelle spørsmål. Dersom man velger å gå inn for en slik gratis-kurs modell, bør administrasjonen få hvilke økonomiske rammer en ser for seg til dette og gi oppdrag til administrasjonen å sørge for å inngå avtaler knyttet til slike gratiskurs for deretter å gi Forbundsstyret en fullstendig orientering om alle forhold knyttet til hvordan dette da blir gjennomført. Enkelte forhold knyttet til slik gjennomføring ligger allerede som en del av saksfremlegget om regionene og under den del som omhandler fremtidig utdanning. Administrasjonen mener likevel at det bør gjennomføres noen tester med gratiskurs høsten 2019, slik at vi har et best mulig erfaringsmateriale før vi igangsetter dette på permanent basis fra Forslag til vedtak: Forbundsstyret vedtar at det fra skal innføres gratis kurs i NMF i henhold til de økonomiske rammer Forbundsstyret bestemmer. Administrasjonen får i oppgave å komme tilbake til Forbundsstyret med en mer detaljert orientering om hvordan dette vil bli gjennomført og da innenfor de rammer som Forbundsstyret har bestemt. Forbundsstyret vedtar at det gjennomføres en testordning med et begrenset antall gratis kurs høsten 2019 i den hensikt å få et best mulig beslutningsgrunnlag.

11 Sak NMFs regioner og dets virkeområde Det vises til saksfremlegg i Forbundsstyremøte 22. mai 2019 med tilhørende saksdokumenter samt kopi av utkast til saksdokument innsendt av Elin Frager 24. mai (se under) REGIONENES ARBEIDSOPPGAVER Saken gjelder: I NMFs lov står det under 31 (Regioner): «(4) Regionenes formål er å arbeide for motorsportidrettenes utvikling innen regionen og fremme samarbeidet mellom klubbene. Den skal bistå sitt forbund i alle spørsmål som gjelder motorsportidrettene innen regionen. (6) Forbundsstyret sørger for økonomisk ramme og midler til regionene årlig for å sikre forutsigbar.» NMF har i dag seks regioner: Sør, Øst, Vest, Innland, Midt og Nord. Flere av regionene fungerer ikke optimalt og noen har tilnærmet ingen aktivitet. Forbundsstyret inviterte alle regionene til et møte på Ullevål stadion 16. juni 2018 for å diskutere regionenes situasjon og framtid. Det ble enighet om at regionene satt ned en arbeidsgruppe for å diskutere, og komme fram til et forslag om hva regionene kan/skal bidra med, hvilke oppgaver de skal ha og hvilke oppgaver de kan ha. Det viktigste var å få klarlagt hvor forskjellige regionene er, både når det gjelder geografi og dagens drift. Alle var enige om at det ikke skal være et mål å få alle regionene like, men alle skal fungere på best mulig måte. Arbeidsgruppa har bestått av en representant fra hver region med koordinator fra Region Midt. Fra forbundsstyret ble 1. visepresident MX og visepresident MC oppnevnt til å følge gruppas arbeid. Det var enighet om at arbeidet mest mulig skulle foregå via e-post og at neste samling var på MSK i november Til møtet på MSK forelå et utkast som ble diskutert og bearbeidet. Ny koordinator ble representanten fra Region Øst. Neste møte ble avtalt i januar 2019 på Gardermoen. I møtet på Gardermoen ble et ferdig utkast presentert og gruppa bestemte at dette, med mindre endringer, skulle forankres i alle regionenes årsmøter/styremøter, og deretter sendes koordinator for en siste finjustering før fremleggelse for Forbundsstyret. Konkrete ønsker fra regionene: Det opprettes en egen nettside under for hver enkelt region, hvor regionene selv legger ut aktuelle saker og informasjon. Regionene gis opplæring, og tilganger i MITA, for å kunne hjelpe klubber som sliter med systemet. Det vil avhjelpe administrasjonen. Gi klarere retningslinjer for drift av regionene. Gi forutsigbarhet i regionenes økonomi ved at støtten gis to ganger årlig. Et grunnbeløp utbetales i sin helhet innen fra NMF (i henhold til antall registrerte medlemsklubber pr. år). Fordele klubbkontingenten fra samtlige klubber i like store potter til hver enkelt region. Da vil hver region få den samme grunnstøtten. Søknadsbasert finansiering etter aktiviteter i regionene. Alle tjenester prises slik at beløpene er kjent for søker i forkant (f.eks. aktivitetsleder/sikkerhetsleder = kr , stevneleder, teknisk

12 kontrollant og jurylederkurs = kr osv.) Hvis alle kurs blir gratis for klubber/medlemmer kan NMF fremdeles betale regionene for å holde dem? Faste søknadsdatoer hos seksjoner og arbeidsgrupper når de har midler som er søkbare for regionen, f.eks. i forbindelse med støtte til regionsteam. Bedre kontakt med ovenforliggende ledd. Oppnevnes to representanter fra Forbundsstyret som kontaktpersoner. Alle utbetalinger til regionene må (så langt mulig) utbetales i riktig budsjett-/regnskapsår. Fylkessammenslåingen er i gang. Hva vil det bety for regionene? Idrettskretsene er allerede i gang med dette arbeidet. Her må NMF på banen. Regionene deltar så godt de kan. I etterkant av utarbeidelsen av det utkast til saksfremlegg Elin Frager sendte inn 24. mai har Frager avholdt et møte med administrasjonen ved Generalsekretæren og Forbundsadvokaten for å gjennomgå de fremlagte kulepunkter som fremkommer i utkastet ovenfor. Det kan fastslås at våre 6 regioner fungerer svært ulikt, hvorav Region Øst er den best fungerende regionen forbundet har per dags dato. Det er videre et faktum at det er liten virksomhet i enkelte av de andre regionene. Det er på den bakgrunn nødvendig å vurdere om en bør ha følgende tilnærming til saken: Det legges til grunn at man tar en og en region for seg slik at forbundet sørger for at vi får én velfungerende region hvor oppgavene til regionen ikke blir for omfattende. Når dette målet er nådd starter man opp arbeidet med neste region for deretter på tur å ta regionene en etter en. Da vil vi kunne få en naturlig progresjon slik at vi over tid vil få alle regionene til å fungere på en tilfredsstillende måte. Med en slik tilnærming vil man også ha mulighet til å foreta nødvendige justeringer i opplegget uten at dette blir for arbeidskrevende samt enklere å følge opp fra administrasjonens side. Det vil igjen kunne gi Forbundsstyret en bedre kontroll med at man får ønsket utvikling i regionene. Det kan derfor være riktig at de oppgaver som skal tilligge regionene ikke blir for omfattende. En slik tilnærming vil også kunne muliggjøre en fornuftig tilpasning for regionene til å utføre påtenkte oppgaver, samt muliggjøre at man kan differensiere oppgavene regionene får tildelt ut fra evne og mulighet til å utføre tiltenkte oppgaver. Som en foreløpig konklusjon på kulepunktene som fremkommer i utkast til saksfremlegg ovenfor ser en for seg å gå frem på følgende måte 1. NMF satser på å få Region Øst opp på ønsket nivå først og slik at deres oppgaver blir definert til følgende ansvarsområder. a. Regionen læres opp i hvordan MITA fungerer slik at de kan bistå klubbene i regionen på de områder i MITA man har behov for hjelp. b. Regionen har ansvar for /skal bistå med å påse at det blir et utstrakt samarbeid mellom klubbene i regionen slik at man står bedre rustet til å kunne påta seg oppgaver - som konkurranser - ved at man hjelper til med å skaffe nok funksjonærer. Alle klubber vil da bli bedre rustet til også å kunne påta seg ulike, og også større arrangementer (hjelp til selvhjelp). c. Regionene får som oppgave å få klubbene til å fungere best mulig. Her ser en for seg at det startes opp et prosjekt med kvalitetsklubb. Dette prosjektet kan gå i flere trinn, for eksempel 3 trinn, der klubbene får nødvendig hjelp av regionene til å fullføre de respektive trinn i stigen. Slike kvalitetsklubbprosjekter er gjennomført i andre særforbund med stort hell. Det

13 er en kjensgjerning at mange klubber har utfordringer med å få til en god klubbdrift. Uten en god klubbdrift går dette ut over aktiviteten, hvilket igjen går ut over vår idrett. Til et slikt arbeid vil en også ha tilgang til bistand fra idrettskretsene slik at den totale belastningen ikke faller på regionene alene, men blir et prosjekt i samarbeid med idrettskretsene. 2. Regionene ønsker å få tildelt de midler som ligger i kontingenten klubbene allerede innbetaler i dag utbetalt 2 ganger i året. Det er administrasjonens råd i den forbindelse at tilskuddet da utbetales med en lik fordeling to ganger i året. Tilskuddets første utbetaling, for eksempel 1. mars, bygger på de tall som foreligger for det foregående år. Eventuelle endringer i totalt tilskudd blir justert ved 2. gangs utbetaling, og da basert på de innbetalinger som er gjort ved kontingentforfall i\for inneværende år samt eventuelt hensyntatt de tall som foreligger fra idrettsregistreringen. 2. gangs utbetaling kan for eksempel skje 1. oktober. 3. Det følgende punkt avhenger av om Forbundsstyret fatter vedtak på å innføre gratis kurs i forbundet. I et fremlagt budsjettforslag fra økonomisjefen er det tidligere avsatt en sum som eventuelt skal gå til å dekke mulige gratiskurs. Den videre vurdering under dette punkt forutsetter altså et positivt vedtak. Dersom Forbundsstyret ikke vedtar å avholde gratis kurs vil den praksis som benyttes i dag gjelde fortsatt. Dersom det da startes med gratis kurs har administrasjonen uttrykt at det må det settes visse begrensninger dersom man skal ha økonomisk kontroll. Ethvert kurs kan ikke være gratis. Slik en kan se dette for seg er at forbundet setter opp minst to kurs i hver kategori og at deltagelse på dette blir dekket av forbundet begrenset til kurskostnader og hotell. Reisekostnader må dekkes av deltager. Av den grunn bør ikke alle kurs holdes i Oslo-området. Dette for å redusere reiseutgifter for deltagerne. Et slikt opplegg må ikke gå ut over de som frem til nå har vært flinke til å avholde kurs og hatt inntekter på dette. Region Øst er et godt eksempel på det. Ut ifra de opplysninger som foreligger har nettoinntekten i 2018 vært om lag for regionen og en bør ta hensyn til dette ved gjennomføring av slike gratiskurs. Administrasjonen ser for seg et mulig opplegg hvor Region Øst bes om å være teknisk arrangør for eksempelvis 4 gratiskurs og betale regionen for deres arbeid med for eksempel pr kurs. Gjennom et slikt opplegg vil en ivareta de interesser regionen har med å arrangere kurs samtidig som administrasjonen avlastes med mange arbeidsoppgaver. Slik administrasjonen ser det vil man da ivareta både regionen og forbundets interesse uten å pålegge administrasjonen ytterligere tidkrevende oppgaver. Et slikt opplegg vil ikke hindre regionen å avholde ytterligere kurs medlemsmassen måtte ønske. Samtidig er det åpent for regionen å ha ytterligere inntekter gjennom kurs, men da slik at de selv sitter med den økonomiske risikoen. Det administrasjonen dog understreker er at det nok må settes et tak på antall deltagere pr kurs slik at dette kan gjennomføres innenfor de tildelte økonomiske rammer, samt at deltagerne nok må påregne å dekke sine egne reisekostnader helt eller delvis. Dersom delvis vil igjen dette kunne få følger for antall deltagere som kan delta på hvert enkelt kurs. Et slikt tenkt opplegg bør drøftes med regionen på forhånd slik at det er konsensus om et slikt opplegg. Det vil være hensiktsmessig om forbundet ga en terminliste for gratiskurs allerede på MSK 2019, slik at en får gitt informasjon i god tid til klubbene om et slikt opplegg, samtidig som en da har mulighet til å få regionen til å gjøre de nødvendige forberedelser. Dette forutsetter at regionen godtar et slikt tenkt opplegg.

14 4. Det har vært et ønske om at det bør foreligge frister for eventuelle søknader om støtte til diverse prosjekter, for eksempel regionsteam. Det bør derfor settes en frist for slike søknader og at dette blir kunngjort så raskt som mulig til alle regionene. Det er også viktig med hensyn til budsjettarbeid som skal gjøres i seksjonene at man har en så vidt tidlig frist, slik at de kan få gjort sitt budsjettarbeid uten at man må gå langt ut i aktivitetsåret før man vet hvorvidt man får tildelt omsøkte midler eller ei. 5. Frem til det ekstraordinære forbundstinget i mai var Elin Frager og Hans Petter Engstrøm forbundsstyrets kontaktpersoner opp mot regionene. Nå er bare Elin Frager tilbake og det bør derfor velges et nytt styremedlem som kontaktperson opp mot regionene. Administrasjonen spiller inn at det vil være fornuftig at dette er en av visepresidentene i Forbundsstyret, da seksjonsstyrelederne allerede har store oppgaver som krever mye tid. Det foreslås at Eirik Skårdalsmo får en slik oppgave. Dette fordi han representerer den største grenen i forbundet. Det siste som er en stor sak som forbundet må ta stilling til er selve instituttet med regioner og eventuelt deres inndeling. Spørsmål 1 en hvorvidt vi skal opprettholde organisasjonsleddet regioner Dersom svaret til dette er ja, reises det et nytt spørsmål knyttet til den nye fylkeskommuneinndelingen vi nå får i landet. Stortinget vedtok 8. juni 2017 følgende fylkessammenslåinger: Hordaland og Sogn og Fjordane Aust-Agder og Vest-Agder Vestfold og Telemark Oppland og Hedmark Buskerud, Akershus og Østfold Troms og Finnmark Fra før er Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag vedtatt slått sammen til Trøndelag fylke. Det nye fylket tredde i kraft 1. januar Rogaland fylkeskommune, Møre og Romsdal fylkeskommune, Nordland fylkeskommune og Oslo kommune blir videreført som i dag. NMFs regioninndeling er som følger: Region Øst: Oslo, Akershus og Østfold Region Sør: Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust Agder og Vest Agder Region Innlandet: Hedmark og Oppland Region Vest: Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjodane Region Midt Norge: Møre og Romsdal, Trøndelag og Nordland opp til Saltfjellet Region Nord: Nordland fra Saltfjellet og til og med Finnmark, samt Svalbard. Som en ser ut fra denne oversikten er ikke lenger den regioninndeling vi har i dag i tråd med de nye fylkesgrenser som vil være en realitet fra og med 1. januar Forbundsstyret må drøfte hvorvidt Forbundsstyret bør hente inn synspunkter fra regionene for å få kartlagt regionenes standpunkt til hvorvidt det er holdepunkter for å fremme en sak til neste Forbundsting hvor regioninndelingen skal endres eller ikke. Grunnlaget må da være at det skal være mer i tråd med de nye fylkesgrensene og idrettskretsgrensene som kommer fra nyttår. Hvorvidt disse ulikhetene vil kunne ha for betydning av tilskudd er foreløpig ikke kjent, men at det kan bli en utfordring skal en ikke se bort fra. Tilbakemeldingen til dette punktet fra Region øst er følgende:

15 Spenningsmomentet her blir da hvordan de endelige oppdelingene av regionene blir, og velvilligheten de forskjellige idrettskretsen blir til å dele ut penger til organisasjonsledd. Vi har dårlige erfaringer med Østfold, her har de lovet forbedring, og vi har svært gode erfaringer med Akershus. Buskerud kjenner vi ikke til tidligere praksis Forslag til vedtak: Eirik Skårdalsmo utnevnes til ny kontaktperson opp mot regionene. Forbundsstyret vedtar å følge opp de forslag som er gitt i saksutredningen pkt 1-4 gjennom de utnevnte regionkontaktene. Forbundsstyret iverksetter en utredning for å se på eventuelle nye regioninndelinger i tråd med det som fremkommer i saksutredningen,

16 Styreinstruks for forbundsstyret Forbundsstyrets ansvar og oppgaver reguleres i hovedsak av NMF's lov 21. Styreinstruksen gir en nærmere beskrivelse av hva styrets medlemmer er enige om i forhold til styrets arbeid. Forbundsstyrets møter 1. Det skal lages en møteplan for året pa første møte etter forbundstinget. Møtene avholdes i henhold til møteplan, na r presidenten, eller to av styrets medlemmer finner det nødvendig. Frist for utsendelse av saksdokumenter er en uke. 2. Det enkelte styremedlem tildeles saksordføreransvar jf tildelt fokusområde eller interessefelt. Styremøter som oppsta r utenfor møteplan skal innkalles med agenda og sakspapirer minimum 1 uke i forkant per epost. Saker til behandling hvor saksgrunnlaget ikke er utsendt til styrets medlemmer i forkant skal utsettes, med mindre annet blir bestemt. Innsigelser til innkalling og agenda skal protokollføres. Styremedlemmer som ikke kan møte skal melde forfall sa tidlig som mulig. Styrevedtak kan ogsa fattes via epostbehandling eller telefonmøte/videokonferanse og skal da protokollføres formelt ved førstkommende styremøte etter vedtak. Styret kan enes om kortere frister, dersom saken er av en slik karakter at den haster. 3. Saker kan unntaksvis, og kun na r det er pa krevet av ressurs- eller tidsmessige a rsaker, behandles via epost. Ved slik behandling av saker skal styret forsikre seg om at alle parter blir satt grundig inn i saken. En epostbehandling skal ordinært følge alminnelige saksbehandlingsprosedyrer: a. Saken skal sendes generalsekretæren som har sekretærfunksjonen for forbundsstyret b. Saken blir utredet og forberedt fra administrasjonens side, helst med et forslag til vedtak som i ordinær saksbehandling. c. Saken sendes styrets medlemmer for behandling og til styrets varamedlemmer til orientering d. Styrets medlemmer sender sine kommentarer og sitt standpunkt tilbake til generalsekretæren med kopi til øvrige styremedlemmer e. Presidenten og generalsekretæren formulerer konklusjon og endelig vedtak i fellesskap og resultatet meddeles styrets medlemmer. f. Vedtaket bekreftes i protokoll fra første pa følgende ordinære styremøte Det skal gis rimelig god frist for tilbakemelding slik at det enkelte styremedlemmet har anledning til a delta i vedtaket. Na r en sak epost behandles kreves det at hvert enkelt medlem i styret utfører en faktisk handling i form av svar for a kunne telles med i vedtaket. De som ikke svarer tilbake pa epost med sitt svar blir satt inn som fraværende til behandlingen. Det skal ikke føres pa en slik ma te i protokollen at de som ikke svarte pa epost ser ut om de samtykker. Styremedlemmer som ikke har svart på epostbehandling når utløpsfristen nærmer seg skal kontaktes via telefon, og alternativt SMS dersom man ikke nås per telefon. 4. Varamedlemmer sendes agenda og saksgrunnlag til alle styremøter og har anledning til a møte. De har tale og forslagsrett i alle saker. Varamedlemmene er et minimum av det man ma benytte som høringsinstans i saker. Det presiseres videre at varamedlemmene har en plikt til a holde seg oppdatert samt komme med innspill.

17 5. I henhold til NMF s lov har Generalsekretæren, eller den GS bemyndiger, forslags- og talerett i forbundsstyret. I tilfeller hvor generalsekretæren bemyndiger andre, forutsettes det er pa bakgrunn av at vedkommende har dybdekompetanse i saken. 6. Det skal skrives protokoll fra alle styremøter og disse skal legges ut pa nett slik at medlemsklubber kan følge med pa hvilke tema styret arbeider med og hvilke beslutninger som tas. Protokoll skal senest være utsendt en uke etter avholdt møte. Møtedeltagerne har en uke pa seg for a komme med innsigelser. Om slike ikke framkommer anses protokollen som godkjent. Protokollen godkjennes endelig på første ordinære styremøte. Lojalitets- og taushetsplikt 7. Styremedlemmer forplikter seg til så vel i tiden som tillitsvalgt og senere ikke å viderebringe til uvedkommende intern og fortrolig informasjon av noen art som hun/han måtte få kjennskap til i forbindelse med sitt virke som tillitsvalgt. Som intern og fortrolig informasjon regnes blant annet kontrakter, personalopplysninger, budsjetter og protokoller utover det som blir offentliggjort gjennom forbundets kommunikasjonskanaler. I forhold til saker som ikke er sensitive, har styremedlemmene rett til a diskutere dette med andre utenfor styret. Fordeling av oppgaver 8. Styret skal foreta en oppgavefordeling i forbindelse med konstitueringen av styret. Styrets medlemmer ma forholde seg lojalt til slik fordeling. Presidenten er den som uttaler seg pa styrets vegne i saker der hvor oppgavefordeling ikke er foretatt, eller annet er bestemt. Komite er og utvalg 9. Forbundsstyret kan utnevne arbeidsutvalg na r det er hensiktsmessig. For hvert utvalg skal det utarbeides et mandat og tildeles ressurser i forhold til ansvar og oppgaver. Etiske retningslinjer og verdier 10. Ba de NIF og NMF har utarbeidet etiske retningslinjer som er styrende for alle underliggende ledd. Idrettens verdier skal følges i all henseende. Retningslinjer for mediebruk 11. NMF har utarbeidet retningslinjer for mediebruk (inkludert sosiale medier) som er styrende for alle underliggende ledd. Konfliktløsning 12. Alle tillitsvalgte er forpliktet til a jobbe for samhold, samarbeid, fred og fordragelighet pa billigst mulige ma te i henhold til gjeldende lover. Konflikter skal løses pa lavest mulig niva og det skal aldri fattes vedtak i konfliktsaker før alle parter i saken er blitt hørt. En bør ogsa være forsiktig med a diskutere betente saker uten at alle involverte er til stede. Det presiseres videre at det ikke bare er i forhold til konfliktløsning at de tillitsvalgte har en plikt til a sette seg inn i NIF's lover og retningslinjer. Forbundsstyret forplikter seg til a sette seg godt inn i saker fra

18 flere sider dersom det oppsta r en konflikt. Hvis en part i konflikten hevder at administrasjonen eller styret er en part i saken ma habilitetsspørsma l vurderes i styret og det kan sa ledes være aktuelt a overlate utredning og/eller behandling til et annet organ. Prosedyre for a rsberetning 13. Forbundsstyret avlegger sin a rsberetning samlet for hele tingperioden (4 a r) for forbundstinget. A rsberetningen framkommer etter følgende prosedyre: a. Administrasjonen framlegger et forslag til mal og struktur for beretningen. Malen skal reflektere at hovedhensikten med a rsberetningen er a gi forbundstinget en tilbakemelding pa styrets arbeid i perioden ma lt opp mot vedtatt idrettspolitiske dokument. b. Forbundsstyret godkjenner mal/struktur og tidsplan c. Administrasjonen redigerer innspillene til et dokument og legger dette fram til en første behandling i forbundsstyret. Forbundsstyret behandler førsteutkastet og fordeler ansvar for a sette forbundsstyrets politiske signatur pa den endelige teksten. Dette forega r i en samhandlingsprosess hvor presidenten har ansvaret og benytter administrativ bistand i kombinasjon med øvrige styremedlemmer. d. Det endelige produktet godkjennes av forbundsstyret før offentliggjøring. Justering og endring av styreinstruksen 14. Forbundsstyret har mandat til a endre instruksen underveis i perioden na r de finner det nødvendig for a bidra til at instruksen fungerer optimalt i forhold til intensjonen. Styrets instruks skal alltid være tilgjengelig pa nett.