MØTEINNKALLING Tysnes kommune

Transkript

1 234 MØTEINNKALLING Tysnes kommune Utval : KOMMUNESTYRET Møtestad : Ungdomshuset Vonheim i Våge Møtedato : Tid : SAKLISTE: Utvalsaknr. Arkivsaknr. Tittel PS 56/12 12/46 REFERAT, SKRIV OG MELDINGAR PS 57/12 11/743 GODKJENNING AV NY AVTALE FOR SYNS OG AUDIOPEDAGOGISK TENESTE FOR PERIODEN PS 58/12 12/783 OPPFØLGJING AV KOMMUNSTYRESAK 45/12 - SUPPLERINGSVAL PS 59/12 12/963 FRITAK FRÅ POLITISKE VERV - MEDLEM I OPPVEKST/OMSORG PS 60/12 12/1146 FRITAK FRÅ POLITISKE VERV - SUPPLERINGSVAL PS 61/12 11/622 VAL AV FORLIKSRÅD PS 62/12 12/487 ELDRERÅDET - SUPPLERINGSVAL PS 63/12 12/1167 KONTROLLUTVAL - SUPPLERINGSVAL PS 64/12 12/801 REVIDERING - SENIORPOLITISKE RETNINGSLINER PS 65/12 12/802 REVIDERING AV REGLEMENT FOR TENESTETELEFON

2 235 PS 66/12 12/1083 LØNSPOLITISK PLAN - REVIDERING PS 67/12 12/1085 OU - RÅDHUSET ENDRING I ORGANISASJONSSTRUKTUR PS 68/12 12/166 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK (SIM) - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL

3 236 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Steinar Dalland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 56/12 REFERAT, SKRIV OG MELDINGAR Møtet var kalla inn ved skriv frå ordføraren 11. september Møtet hadde óg vore kunngjort i Bladet Tysnes, på kommunen si nettside og ved oppslag. Representanten Øystein Flakke hadde merknad til innkalling. Representanten meinte at det har vore normal praksis at møta i kommunestyret startar kl 17:00 og ikkje kl 16:00, i den samanheng understreka han at det er viktig å få melding om dette i god tid. Ordføraren orienterte om at representantane må vera førebudd på at møta i kommunestyret kan starta på andre tidspunkt enn kl 17:00 og ventar slik fleksibilitet. Utover dette var det ingen merknader til innkallinga, sakslista eller møteboka frå førre møte. Ordføraren ba om at sak PS 68/12 vart handsama først i møte av praktiske årsakar, kommunestyret hadde ingen merknader til dette. Følgjande referat, skriv og meldingar vart refererte: - Årsrapport over verne og miljøarbeidet for Endring i organisasjonsstruktur referat frå drøftingsmøte Ordføraren orienterte om følgjande saker i møte: - Sentrumsplan for Våge I samband med at møtet vart halde i Våge var det i utgangspunktet opna for at lag og organisasjonar i Våge kunne ta opp spørsmål. Ut frå at det ikkje var nokon tilhøyrarar i salen gjorde ordføraren framlegg om at det ikkje vart nytta tid på å gå gjennom innkomne spørsmål i møte. Kommunestyret slutta seg til dette. Ordføraren svara på nokre spørsmål frå kommunestyret sitt møte :

4 237 Angår kommunalt tilsette og tillitsverv utanfor kommuneadministrasjonen Ordføraren viser til spørsmål frå Frp, ved Magne Ivar Fauskanger, i kommunestyret sitt møte Generelt har ikkje ordføraren ønskje om å kommentera, eller gå inn i konkrete personalsaker i kommunestyret sitt møte, men ser det som naturleg at konkrete personalsaker vert teke opp i administrasjonsutvalet, eller i dette tilfelle formannskapet som har tilsetjingsmynde i den aktuelle saka. Vedtaket knytt til at kommunen stiller vilkår ved tilsetjing om at ein kandidat må sei frå seg verv eller stilling for å kunna akseptera tilbod om stilling er knytt til arbeidsgjevar sin einsidige styringsrett. Det er kontrollert med KS sine arbeidsrettsadvokatar at det kan stillast slikt vilkår ved tilsetjing i samband med den konkrete saka som er teke opp her. Ordføraren er samd i at det bør leggjast fram eit reglement for tilleggsverv/-stilling, særskilt er det aktuelt i ljos av den saka Fremskrittspartiet her tek opp, dette var også utgangspunkt når spørsmål med om lag same ordlyd vart teke opp i formannskapet. Me vil elles visa til at Frp i sitt innlegg peikar på dei viktigaste spørsmålsstillingane i samband med eit slikt reglement. Dersom eit slikt reglement vert for snevert vil det kunna svekka rekruttering til offentlege leiarstillingar, eller føra til vegring mot å ta politiske verv. Samstundes peikar Frp også på ein situasjon der til og med eit «lette» verv som medlem av valnemnd kan føra til problem med omsyn til sakshandsamar si integritet. Ordføraren ser det som naturleg at den generelle diskusjonen vert fylgt vidare opp i samband med at det vert lagt fram eit eige reglement for biverv/-stilling. Personalmessige rilhøve i samband med overføring av landbrukstenester I samband med kommunestyret si handsaming av sak PS 43/12 uttrykte representanten Fauskanger ønskje om ein gjennomgang av personalmessige tilhøve som følgjer av overføring av landbrukstenester. Ordføraren ba om å få koma tilbake med eit skrifteleg svar. I kommunestyret sitt møte svara ordføraren slik: Ordføraren viser til representanten Fauskanger sitt spørsmål om avklaring/gjennomgang av personalmessige tilhøve i samband med tilknyting til felles landbruksteneste med kommunane Os, Samnanger og Fusa. Spørsmålet til representanten Fauskanger er litt uklart, men hovudtrekka i dei personalmessige tilhøva er felt ned i rapporten som følgjer saka som vedlegg. Det er elles tidlegare informert om at endringa ikkje vil føra til oppseiingar. Dersom representanten Fauskanger ønskjer å gå inn på einskilde personalsaker meiner ordføraren at slike saker bør løysast i kommunen sitt utval for personal- og organisasjonssaker, administrasjonsutvalet, administrasjonsutvalet er føresett å ivareta oppgåvene til arbeidsgjevarfunksjonen. Representanten Fauskanger ønskte å drøfta svara vidare, men ordføraren opna ikkje for dette. Representanten Fauskanger kommenterte at han hadde rekna med å få svar på spørsmåla tidlegare.

5 238 Representanten Fauskanger etterlyste også status i høve til ferdigstilling av Fylkesveg 78 Teigurane på Onarheim. Ordføraren ba om å koma tilbake til dette, men viste til at det skjer arbeid her. John Martin Dale og Anne Merethe Fjeldstad vart valde til å skriva under møteboka saman med ordføraren.

6 239 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 11/ Sakshandsamar: Einar Aslaksen Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer OPPVEKST/OMSORG PS 34/12 KOMMUNESTYRET PS 57/12 GODKJENNING AV NY AVTALE FOR SYNS OG AUDIOPEDAGOGISK TENESTE FOR PERIODEN Vedlegg: 1. Vedlagt følgjer oversendingsskriv og framlegg til avtale. SAKSUTGREIING: Kommunalsjef / oppvekstsjef Aud Kaldefoss og sakshandsamar har gått gjennom avtalen. Me har ikkje merknader til avtalen. Avtalen må godkjennast av kommunestyret innan 15. oktober. Saka går difor vidare til kommunestyremøtet 18. september. INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: Avtalen vert godkjent. FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ OPPVEKST/OMSORG : I samsvar med innstilling. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : I samsvar med framlegg frå oppvekst/omsorg.

7 240 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Audun Hovland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 45/12 KOMMUNESTYRET PS 58/12 OPPFØLGJING AV KOMMUNSTYRESAK 45/12 - SUPPLERINGSVAL SAKSUTGREIING: I kommunestyresak 45/12 i møte 19. juni i år; Varig forfall/fritak frå kommunestyreverv m.v./suppleringsval; vart det gjort slikt vedtak under punkt 1: «Med tilvising til ovanståande utgreiing, herunder føringane i vallova og kommunelova, vert Aud Kaldefoss friteken frå kommunestyrevervet for resten av inneverande kommunestyreperiode; likeså frå formannskaps- og varaordførarverva og dei andre verva som følgjer av dei nemnde.» I sak 45 føretok kommunestyret suppleingsval til kommunestyret, formannskapet og det vart valt ny varaordførar. Det står att å føreta suppleringsval i/til dei verva Aud Kaldefoss «bekledde» som følgje av at ho var kommunestyremedlem, formannskapsmedlem og varaordførar. Desse verva var: - Medlem og nestleiar i administrasjonsutvalet - Varamedlem i arbeidsmiljøutvalet - Medlem i valnemnda - 1. vararepresentant til årsmøtet i KS - Varamedlem i representantskapet i SIM - Medlem i representantskapet i Samarbeidsrådet for Sunnhordland - Utsending til årsmøtet i Bergen og Omland Friluftsråd - Utsending til landstinget i landssamanslutninga av nynorskkommunar(lnk) - Kommunal representant i Tysnes hytteforum - Varamedlem til representantskapet i stiftinga Kystsogevekene - 4. varamedlem til forstandarskapet i Tysnes Sparebank

8 241 ADMINISTRASJONSUTVALET Administrasjonsutvalet er eit såkalla partssamansett utval heimla i kommunelova 25. Utvalet sitt arbeids- og ansvarsområde ligg i området kring kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. I gjeldande reglement for administrasjonsutvalet her i kommunen, vert det sagt som følgjer om val og samansetjing i 1: «Utvalet skal ha 5 medlemer: 3 politikarar frå formannskapet og 2 medlemer som er peika ut av og mellom arbeidstakarorganisasjonane. Kommunestyret vel sjølv kommunen sine medlemer og varamedlemer. Kommunestyret skal og velja leiar og nestleiar i utvalet blant dei 3 arbeidsgjevarrepresentantane. Kommunale arbeidstakarar skal som hovudregel ikkje veljast som arbeidsgjevarrepresentantar.» I reglementet sin 2 vert det blant anna sagt at administrasjonsutvalet er kommunen sitt utval for personal- og organisasjonssaker, og at arbeidsoppgåvene er knytt opp mot kommunen sin arbeidsgjevarfunksjon. Dei tre arbeidsgjevarrepresentantane i utvalet utgjer kommunen sitt (politiske) forhandlingsutval. Oppsummering: Kommunestyret må føreta suppleringsval ved å velja eitt nytt formannskapsmedlem inn i administrasjonsutvalet. Det skal og veljast ny nestleiar i utvalet. ARBEIDSMILJØUTVAL Arbeidsmiljøutvalet har 6 medlemer; 3 medlemer frå arbeidsgjevar og 3 frå arbeidstakar. Ein av dei 3 arbeidsgjevarrepresentantane er politisk valt, medan dei 2 andre vert oppnemnde av rådmannen. Dette at kommunestyret vel ein sentral politikar inn som ein av dei tre arbeidsgjevarrepresentantane i arbeidsmiljøutvalet, markerer og symboliserer at kommunestyret ønskjer å ansvarleggjera politisk leiing i høve arbeidsmiljøet. Kommunestyret valde i november 2011 Kjetil Hestad som medlem arbeidsmiljøutvalet med Aud Kaldefoss som hans varamedlem. Oppsummering: Kommunestyret må velja nytt varmedlem. VALNEMND Aud Kaldefoss vart i det konstituerande kommunestyremøtet i oktober i fjor valt inn som Krf sitt faste medlem i valnemnda. Lars Enes vart valt som hennar varamedlem. Oppsummering:

9 242 Kommunestyret må velja nytt medlem i nemnda. ÅRSMØTET I KS Kommunestyret valde i sitt konstituerande møte i oktober 2011 ordførar Kjetil Hestad som kommunen sin representant til årsmøtet i KS med dåverande varaordførar Aud Kaldefoss som 1. vararepresentant. Oppsummering: Kommunestyret må velja ny 1. vararepresentant. REPRESENTANTSKAPET I SIM Kommunestyret valde i november i fjor ordførar Kjetil Hestad som ein av to faste medlemer frå Tysnes i representantskapet i SIM. Dåverande varaordførar Aud Kaldefoss vart valt som ordføraren sitt personlege varamedlem. Oppsummering: Kommunestyret må velja nytt varamedlem. REPRESENTANTSKAPET I SAMARBEIDSRÅDET FOR SUNNHORDLAND IKS I kommunestyremøte vart Aud Kaldefoss valt som ein av tre representantar frå Tysnes i representantskapet i Samarbeidsrådet for Sunnhordland. Oppsummering: Kommunestyret må velja nytt medlem. ÅRSMØTET I BERGEN OG OMLAND FRILUFTSRÅD Kommunestyret valde i fjor haust Aud Kaldefoss som ein av tre utsendingar til årsmøtet i Bergen og Omland Friluftsråd. Oppsummering: Kommunestyret må velja ny utsending. LANDSTINGET I LANDSSAMANSLUTNINGA AV NYNORSKKOMMUNAR Kommunestyret valde i november 2011 Kjetil Hestad som utsending til landstinget i LNK med Aud Kaldefoss som varautsending. Oppsummering: Kommunestyret må velja ny varautsending.

10 243 TYSNES HYTTEFORUM Kommunestyret valde hausten 2011 Kjetil Hestad og Aud Kaldefoss som kommunen sine representantar i Tysnes hytteforum. Oppsummering: Kommunestyret må velja ny kommunal representant til hytteforumet. KYSTSOGEVEKENE Kommunestyret gjorde i møte slikt vedtak i sak 85: «Ordførar vart vald som medlem til representantskapet. Varaordførar vart vald som varamedlem til representantskapet.» Oppsummering: Vedtaket kan stå i og med at det ikkje er knytt til person. Kommunestyret avgjer. FORSTANDERSKAPET I TYSNES SPAREBANK Aud Kaldefoss vart valt som 4. varamedlem til forstanderskapet i kommunestyremøtet i januar i år. Oppsummering: Kommunestyret må velja nytt 4. varamedlem. HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Valnemda har lagt fram slik innstilling til ymse suppleringsval i samband med at Aud Kaldefoss har fått fritak for politiske verv: «Administrasjonsutvalet: Bjørn Lande vert vald som medlem i administrasjonsutvalet. Bjørn Lande vert vald som nestleiar i utvalet. Arbeidsmiljøutval: Bjørn Lande blir vald som nytt varamedlem i arbeidsmiljøutvalet. Valnemnd: Lars Enes vert vald som fast medlem i valnemnda. Årsmøte i KS:

11 244 Lorentz Lunde vert vald som 1. vararepresentant. Representantskapet i SIM: Lorentz Lunde vert vald som nytt varamedlem til representantskapet i SIM. Årsmøte i Bergen og omland friluftsråd: Lars Enes blir ny utsending til årsmøte i Bergen og omland friluftsråd. Årsmøte for landssamanslutninga av nynorskkommunar: Lorentz Lunde vert vald som varautsending til LNK. Tysnes Hytteforum: Bjørn Lande blir ny kommunal representant til Tysnes hytteforum. Kystsogevekene: Varaordførar vart i sak 85/11 vald som varamedlem til representantskapet. Følgjer av dette er at Bjørn Lande då vert varamedlem. Forstandarskapet i Tysnes sparebank: Aud Kaldefoss vert vald som 4. varamedlem til forstandarskapet i Tysnes Sparebank. Samarbeidsrådet for Sunnhordland: Lorentz Lunde vert vald til representantskapet i Samarbeidsrådet for Sunnhordland.» Det vart røysta over kvart einskild verv, etter avrøysting ligg det føre slikt samrøystes vedtak i kommunestyret: VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Administrasjonsutvalet: Bjørn Lande vert vald som medlem i administrasjonsutvalet. Bjørn Lande vert vald som nestleiar i utvalet. Arbeidsmiljøutval: Bjørn Lande blir vald som nytt varamedlem i arbeidsmiljøutvalet. Valnemnd: Lars Enes vert vald som fast medlem i valnemnda. Årsmøte i KS:

12 245 Lorentz Lunde vert vald som 1. vararepresentant. Representantskapet i SIM: Lorentz Lunde vert vald som nytt varamedlem til representantskapet i SIM. Årsmøte i Bergen og omland friluftsråd: Lars Enes blir ny utsending til årsmøte i Bergen og omland friluftsråd. Årsmøte for landssamanslutninga av nynorskkommunar: Lorentz Lunde vert vald som varautsending til LNK. Tysnes Hytteforum: Bjørn Lande blir ny kommunal representant til Tysnes hytteforum. Kystsogevekene: Varaordførar vart i sak 85/11 vald som varamedlem til representantskapet. Følgjer av dette er at Bjørn Lande då vert varamedlem. Forstandarskapet i Tysnes sparebank: Aud Kaldefoss vert vald som 4. varamedlem til forstandarskapet i Tysnes Sparebank. Samarbeidsrådet for Sunnhordland: Lorentz Lunde vert vald til representantskapet i Samarbeidsrådet for Sunnhordland.

13 246 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Audun Hovland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 59/12 FRITAK FRÅ POLITISKE VERV - MEDLEM I OPPVEKST/OMSORG SAKSUTGREIING: Anne Merete Fjeldstad(Ap) gav uttrykk for følgjande i skriv 26. juni i år: «Da jeg ved forrige kommunestyremøte ble valgt inn som representant i formannskapet, vil jeg med dette be om fritak fra mitt verv i utvalg for oppvekst og omsorg. Dette gjelder for resten av valgperioden.» Anne Merete Fjeldstad vart i det konstituerande kommunestyremøtet 11. oktober 2011 valt inn som fast medlem i oppvekst/omsorg for kommunestyreperioden Ho vart vidare valt til nestleiar i utvalet. I kommunsetyremøte 19. juni i år, sak 45, vart Fjeldstad under suppleringsvalet til formannskapet valt inn som fast medlem i formannskapet for resten av inneverande periode. Fjeldstad kan vera medlem i både oppvekst/omsorg og i formannskapet. Det er likevel lite gjennomførbart så lenge kommunen praktiserer ordninga med politisk dag. Løysinga med politisk dag har (i hovudtrekk) vorte nytta her i kommunen heilt tilbake til 90 talet, og det er ingen signal om endringar på dette. Den naturlege løysinga på ein slik «floke» vil vera å søkja seg friteken frå eitt av desse verva. Og Fjeldstad har altså valt å søkja seg friteken frå vervet i oppvekst/omsorg for resten av inneverande valperiode. Kommunelova(kml) 15 nr 2 har slik ordlyd: «Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikkje uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.» Det er kommunestyret som har mynde til å gje eit slikt fritak. Avgjerdsler etter 15 nr 2 vil måtta verta temmeleg skjønnsmessige. I dette tilfellet er det vel korkje søkjaren sitt arbeidsforhold, dårlege helse eller andre velferdsgrunnar som gjer det ekstra byrdefullt å oppfylla

14 247 pliktene vervet medfører. Det er likevel slik at ho ikkje utan «uforholdsmessig vanskelighet» kan skjøtta sine plikter i vervet. Og det er kommunestyret si eiga organisering med politike dagar som gjer det umogleg å oppfylla begge verva til same tid. Det vil såleis vera i både kommunestyret og medlemet si interesse å gje fritak slik at organisasjonen kan fungera best råd er. Under føresetnad av at kommunestyret kjem søkjaren i møte, må det i samsvar med kml 16 nr 3 verta føreteke suppleringsval til oppvekst/omsorgsutvalet. Det må og veljast ny nestleiar. 16 nr 3: «Dersom et medlem av et annet organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomitè og fylkestingskomitè trer endeleg ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den same gruppe, som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem frå det underrepresenterte kjønn.» For oppfølginga av kml 16 nr 3 og suppleringsvalet vert det vist til utgreiinga i nemnde sak 45/12. Oppvekst/omsorg har i dag ein kjønnsbalanse på 57,14 % kvinner og 42,86 % menn. Kommunestyret vil med andre ord stå fritt til å velja inn ei kvinne eller ein mann ved suppleringsvalet utan at noko kjønn får mindre enn 40 % av medlemene i utvalet. Organet skal supplerast frå den same gruppa som Fjeldstad tilhøyrer; altså den samarbeidande gruppa frå Ap, Krf og Sp; sjå kml 16 nr 3 og 6. Dersom det vert aktuelt å supplera gruppa si varamannsliste til oppvekst/omsorg, vert det vist til kml 16 nr 5 og 6 og det som vart sagt i sak 45/12. OPPSUMMERING: Med tilvising til kml 15 nr 2 og i samsvar med søknad av vert Anne Merete Fjeldstad(Ap) friteken frå vervet som medlem og nestleiar i utval for oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode. Kommunestyret må i samsvar med kml 16 velja nytt medlem til oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode. Dersom gruppa si noverande varamannsliste vert endra, skal det i samsvar med kml 16 føretakast suppleringsval til denne lista. Kommunestyret må også velja ny nestleiar i oppvekst/omsorg. HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Det vart sett fram slikt framlegg til vedtak frå ordføraren:

15 248 «Med tilvising til kml. 15 nr 2 og i samsvar med søknad av vert Anne Merethe Fjeldstad (Ap) friteken frå vervet som medlem og nestleiar i oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode. Kommunestyret må i samsvar med kml 16 velja nytt medlem til oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode.» Kommunestyre slutta seg til framlegget. Valnemda sette fram slikt framlegg til suppleringsval: «Monica Frøkedal går inn som fast medlem i oppvekst/omsorg. Solfrid Burkeland Smith vert vald som ny nestleiar for utvalet. Varalista for gruppa blir etter dette sjåande slik ut: 1. Lene Beate Bergesen Kleppe (Ap) 2. Inge Malkenes (Sp) 3. Lorentz Lunde (Krf) Kommunestyret slutta seg samrøystes til framlegget frå valnemnda, etter dette ligg det føre slikt VEDTAK I KOMMUNESTYRET : I Med tilvising til kml. 15 nr 2 og i samsvar med søknad av vert Anne Merethe Fjeldstad(Ap) friteken frå vervet som medlem og nestleiar i oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode. Kommunestyret må i samsvar med kml 16 velja nytt medlem til oppvekst/omsorg for resten av inneverande kommunestyreperiode. II Monica Frøkedal går inn som fast medlem i utval for oppvekst/omsorg. Solfrid Burkeland Smith vert vald som ny nestleiar for utvalet. Varalista for gruppa blir etter dette sjåande slik ut: 1. Lene Beate Bergesen Kleppe (Ap) 2. Inge Malkenes (Sp) 3. Lorentz Lunde (Krf)

16 249 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Audun Hovland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 60/12 FRITAK FRÅ POLITISKE VERV - SUPPLERINGSVAL SAKSUTGREIING: Innleiing: Marita Nygård vart ved kommunestyrevalet 2011 valt inn som ein av fire representantar frå Høgre (H) i kommunestyret. Ho vart vidare valt inn som H sin faste representant i utval oppvekst/omsorg. Nygård har i e-post 4. d.m oversendt følgjande søknad dagsett 3. d.m.: «Eg vil med dette søkje om permanent fritak, frå mine politiske verv i Tysnes kommune grunna at eg ser meg nøydd til å melde flyttning til Haugesund kommune, der eg både har bustad og arbeidet mitt. Seier meg lei for eventuelle problem eller utfordringar dette medfører.» Søknaden: Marita Nygård har teke, eller er i ferd med å ta utflytting til Haugesund kommune, og ho kan såleis ikkje lenger sitja som representant i Tysnes kommunestyre og i dei verva som er utleia av dette. Kommunelova(kml) 15 nr 1 har slik ordlyd: «Den som taper valgbarheten til et folkevalt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra kommunen eller fylkeskommunen for to år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer.» Paragrafen omhandlar spørsmålet om av kva grunnar eit medlem må tre ut av vervet i «løpet» av valperioden. Når det vert sett klare vilkår for at ein person skal kunna veljast til offentlege tillitsverv, er det ein naturleg konsekvens at vedkomande må tre ut av vervet dersom eitt av

17 250 desse vilkåra fell bort i «løpet» av valperioden. 15 nr 1 samanheldt med kml 14 tilseier at ein folkevalt må tre ut av vervet for godt ved tap av stemmerett. Det same vil i hovudsak vera tilfelle dersom vedkomande overtek ein slik stilling som kml 14 nr 1 b) nemner. Som døme på det sistnemnde kan vera at den valde går inn i rådmannsstillinga eller i ass rådmannstillinga i den kommunen vedkomande har det offentlege tillitsvervet. Denne saka går på registrert utflytting frå Tysnes kommune. Ved registreringspliktig utflytting frå kommunen er hovudregelen at den valde må tre endeleg ut av dei offentlege verva. Me ser likevel at 15 nr 1 2. setning seier noko om mellombels flytting. Dersom tapet av «valgbarhet» skuldast registrert utflytting frå kommunen for to år eller mindre, «trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer.» - Bernt/Overå kommenterer dette blant anna som følgjer: «Dersom vedkommende blir registrert tilbakeflyttet i løpet av en toårsperiode etter registrert utflytting, følger det imidlertid av 15 nr. 1 andre setning at han/hun trer inn i vervet igjen. Med mindre det da foreligger grunnlag for fritak, må slik gjeninntreden ikke bare anses som en rett, men som en plikt for vedkommende. Bestemmelsen om gjeninntreden ved registrert utflytting i to år eller mindre kom først inn i lovgivningen ved valgloven(lov nr. 3), og ble i 1987 gitt tilsvarende anvendelse for nemnder. Om begrunnelsen for bestemmelsen uttalte departementet blant annet følgende i Ot.prp. nr 2: «Når det dreier seg om kortvarig opphold utenfor kommunen/fylket, kan det synes for strengt å utelukke vedkommende fra å tre inn i fulle politiske rettigheter ved tilbakevenden til kommunen/fylket. Jo kortere oppholdet er, jo større vekt kan legges bak argumentet om at medlemmet må ha rett til å gjenoppta vervet som folkevalgt. Dersom det på forhånd er klart at vedkommende vil vende tilbake, synes det ekstra hardt å stenge han/hun ute fra de folevalgtes rekker. Rent prinsipielt kan det også hevdes at den som er valgt inn i folkevalgte organer, i minst mulig utstrekning bør utelukkes fra å utøve vervet.» Dersom kommunestyret handsamar den føreliggjande søknaden i møte 18. september, vil det vera 3 år att av inneverande kommunestyreperiode. Marita Nygård har direkte og indirekte fått informasjon frå administrasjonen i kommunen om «2-års-regelen» som ligg i kml 15 nr 1 2. setning. Ho søkjer likevel om «permanent fritak» frå dei politiske verva ho har her i kommunen. Me legg dette til grunn i den vidare handsaminga av søknaden. Kml 16 nr 2 fastset følgjande: «Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt.» I denne saka vil dette sei at 1. varamedlem til kommunestyret på H si valliste, Jannike Epland Dalland, trer inn som fast medlem i kommunestyret i plassen til/i staden for Marita Nygård. Varamedlemene til H i kommunestyret rykkjer opp i den rekkjefølgja dei er valde. H si varamannsliste vil etter dette ha desse namna i nummerrekkjefølgje: 1. Egil Bjarne Berge 2. Magne Storesætre

18 Knut Nesland 4. Trond Tvedt 5. Geir Røssland 6. Åshild Matre 7. Øystein Bakke Marita Nygård er valt inn som H sitt faste medlem i utval oppvekst/omsorg. Ho vart valt inn på ei rein H liste. Her må det veljast nytt medlem. Det vil likevel etter kommunelova sin intensjon vera H som styrer kven dei vil ha inn i utvalet i staden for Marita Nygård. Det vert her vist til kml 16 nr 3: «Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Kml 16 nr 5 seier noko om høvet for kommunestyret til å supplera H si varamannsliste i oppvekst/omsorg dersom den gjennom prosessen skulle verta «utilstrekkelig.» Kml 16 nr 6 har viktige føringar i høve suppleringsval etter same paragragf nr 3 og nr 5. Her «kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt.» Kommunestyret må sjå til at dei lovbestemte vilkåra er oppfylte; herunder at kjønnsbalansen er i orden; jf siste setning i kml 16 nr 3. Kjønnsbalansen i oppvekst/omsorg er pr i dag(5/9-12) så god som han kan verta med 4 kvinner, 57,14 %, og 3 menn, 42,86 %. Kommunestyret må syta for at denne balansen held seg slik at det vert minst 3 personar av kvart kjønn i utvalet. Med suppleringsval til oppvekst/omsorg i to saker i same møtet, er det viktig at kommunestyret held «tunga beint i munnen» slik at dei lovbestemte vilkåra vert oppfylte. OPPSUMMERING: Marita Nygård vert i samsvar med søknaden og med tilvising til føringane i vallova og kommunelova, friteken frå vervet som kommunestyremedlem og medlem i oppvekst/omsorg ut inneverande kommunestyreperiode. Som følgje av dette og med vising til kml 16 nr 2 rykkjer 1. varamedlem på H si varamannsliste til kommunestyret, Jannike Epland Dalland, opp som fast kommunestyremedlem for H. Varamedlemene til H si kommunestyrevalliste rykkjer opp i den nummerorden dei er valde: 1. Egil Bjarne Berge 2. Magne Storesætre 3. Knut Nesland 4. Trond Tvedt 5. Geir Røssland 6. Åshild Matre 7. Øystein Bakke

19 252 I samsvar med kml 16 nr 3, 5 og 6 vert det føreteke suppleringsval i høve den ledige medlemsplassen og eventuelt varamedlemsplassen i oppvekst/omsorg. HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Kommunestyre slutta seg samrøystes til slikt framlegg frå ordføraren: «Marita Nygård vert i samsvar med søknaden og tilvising til føringane i vallova og kommunelova, friteken frå vervet som kommunestyremedlem og medlem i oppvekst/omsorg ut inneverande kommunestyreperiode. Som følgje av dette og med vising til kml 16 nr 2 rykkjer 1.varamedlem på H si varamannsliste til kommunestyret, Jannicke Epland Dalland, opp som fast kommunestyremedlem for H. Varamedlemene til H si kommunestyrevalliste rykkjer opp i den nummerorden dei er valde: 1. Egil Bjarne Berge 2. Magne Storesætre 3. Knut Nesland 4. Trond Tvedt 5. Geir Røssland 6. Åshild Matre 7. Øystein Bakke. I samsvar med kml 16 nr 3, 5 og 6 vert det føreteke suppleringsval i høve den ledige medlemsplassen og eventuelt varamedlemplassen i oppvekst/omsorg. Valnemda har slik innstilling til den ledige plassen som medlem i oppvekst/omsorg: Jannicke Epland Dalland går inn som fast medlem av oppvekst/omsorg. Varamedlemslista vert som følgjer: 1. Geir Røssland 2. TrondTvedt 3. Knut Nesland 4. Åshild Matre 5. Øystein Bakke. Kommunestyret slutta seg samrøystes til framlegget frå valnemda. Representanten Tore Atle Humlevik gjorde merksam på at Marita Nygård også var 4. vara til formannskapet og la fram slikt framlegg: Jannicke Epland Dalland erstattar Marita Nygård som 4. vara til formannskapet på H si liste.» Kommunestyret slutta seg samrøystes til framlegget.

20 253 VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Marita Nygård vert i samsvar med søknaden og tilvising til føringane i vallova og kommunelova, friteken frå vervet som kommunestyremedlem og medlem i oppvekst/omsorg ut inneverande kommunestyreperiode. Som følgje av dette og med vising til kml 16 nr 2 rykkjer 1.varamedlem på H si varamannsliste til kommunestyret, Jannicke Epland Dalland, opp som fast kommunestyremedlem for H. Varamedlemene til H si kommunestyrevalliste rykkjer opp i den nummerorden dei er valde: 1. Egil Bjarne Berge 2. Magne Storesætre 3. Knut Nesland 4. Trond Tvedt 5. Geir Røssland 6. Åshild Matre 7. Øystein Bakke. I samsvar med kml 16 nr 3, 5 og 6 vert det føreteke suppleringsval i høve den ledige medlemsplassen og eventuelt varamedlemplassen i oppvekst/omsorg. Jannicke Epland Dalland går inn som fast medlem av oppvekst/omsorg. Varamedlemslista vert som følgjer: 1. Geir Røssland 2. TrondTvedt 3. Knut Nesland 4. Åshild Matre 5. Øystein Bakke. I II III Jannicke Epland Dalland erstattar Marita Nygård som 4. vara til formannskapet på H si liste.

21 254 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 11/ Sakshandsamar: Audun Hovland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 47/12 KOMMUNESTYRET PS 61/12 VAL AV FORLIKSRÅD SAKSUTGREIING: Kommunestyret valde i møte 18. desember 2007 i samsvar med valnemnda si tilråding slikt forliksråd: Steinar Dalland Ingrid Sunde Leif Magne Hovland Steinar Dalland vart valt til leiar. Som varamedlemer vart desse valde: 1. Elisabeth Sandven 2. Heidi Hollekim Medlem i forliksrådet, Ingrid Sunde, har i skriv 10. august 2011 gjeve uttrykk for følgjande: «OPPSEIING AV TILLITSVERV. Underteikna vil med dette sei opp vervet som medlem i forliksrådet. Trur det er sånn at det blir valt nye medlemmar no i haust som trer i kraft Eg står sjølvsagt ut dette året til det nye medlemmet er på plass. I forlikrådet i dag set det to menn og ei kvinne, når eg no trekkjer meg håper eg at det tenkjar på kor viktig det er å få inn ei ny kvinne. Godt med god blanding.»

22 255 Domstollova 74 heimlar Sunde rett til å kreva seg friteken frå val dersom ho har vore medlem i forliksrådet i to periodar tidlegare. Det har ho. Ho har vore medlem i tre periodar i samanheng. Domstollova 27 seier blant anna dette om samansetjinga av forliksrådet: «I hver kommune skal det være et forliksråd. Forliksrådet skal ha tre medlemmer og like mange varamedlemmer. Blant medlemmene og blant varamedlemmene skal det være både kvinner og menn. Varamedlemmene tilkalles i den rekkefølge oppnevnelsen viser. Kommunestyret velger et av medlemmene til formann.» 6. leddet sitt 1. punktum av 27 i domstollova seier: «I lensmannsdistrikter er lensmannen sekretariat for forliksrådet.» Lensmannen i Fusa og Tysnes, Lorentz Lunde, gav i e-post 30. august 2011, til dåverande ordførar, uttrykk for følgjande: «Forliksrådet i Tysnes har i denne perioden fungert svært bra. Me opplever at leiaren, Steinar Dalland, taklar denne rolla svært godt. Han har godt innsyn, og dessutan evne til å setja seg inn i saker som krev mykje. Han opptrer med autoritet i møta og domane som vært skrivne er langt over gjennomsnittet av det me ser andre plassar. Forliksrådsmedlem Leif Magne Hovland er også svært traust, og syner god dømekraft. Medlem Ingrid Sunde fungerer også godt, men ho har, etter det eg skjønar, ein del forfall p.g.a. andre oppgåver. Det er viktig med kontinuitet og regularitet i møta i Forliksrådet, etter som eit utsett møte ofte fører til problem og stor pågang til oss som sekretariat. Eg torer difor minna om at det er viktig å ha litt fleire varamedlemer enn me no har hatt, særleg etter som varamedlem Elisabeth Sandven har ein jobbsituasjon som gjer at ho svært sjeldan kan møta etter innkalling. Dette til orientering med val av forliksrådsmedlemer og varamedlemer ved nytt val etter kommunevalet.» Domstollova 27, 2. ledd fastset at forliksrådet skal ha tre medlemer og like mange varamedlemer. Ved sist val vart det berre valt to varamedlemer. Me ser at dette kan vera utfordrande, og det er viktig at kommunestyret føl «lovens bokstav». Det skal vera kvinner og menn blant dei faste medlemene og blant varamedlemene. Og varamedlemene «tilkalles i den rekkefølge oppnevnelsen viser.» Varamedlemene skal med andre ord oppnemnast eller veljast i rekkjefølgje: 1, 2 og 3. Forliksrådsmedlemer er dommarar. Domstollova 53 gjeld også for forliksrådsmedlemene: Dei må vera norske statsborgarar som er «vederheftige» og som ikkje er frådømt stemmerett i «offentlige anliggender». Domstollova 56 seier noko om vilkåra for å kunna veljast til forliksrådsmedlem:

23 256 Kandidatane må ha fylt 25 år og dei må vera under 70 år ved starten av valperioden. Det vert vidare sagt at forliksrådsmedlemer berre skal veljast blant folk som «anses særskilt egnet» til oppgåva. Dei må i tillegg «beherska» norsk skriftleg og munnleg godt. Domstollova 71 regulerer kven som er utelukka til forliksrådsvalet på grunn av verv eller stilling. Her er blant anna nemnt stortingsrepresentantar, statsrådar, fylkesmenn, dommarar, politifolk og advokatar. I domstollova 71 nr. 9 er det nedfelt at «kommunens administrasjonssjef» og andre kommunale tenestemenn som «tar direkte del i» førebuinga eller gjennomføringa av valet også er utelukka til å verta valde inn i forliksrådet. Justis- og politidepartementet har teke inn følgjande merknad til nr. 9 i skriv : «71 nr. 9 utelukker fra valg i den kommunen vedkommende er ansatt i, ikke fra tilsvarende valg i andre kommuner. Uttrykket «tar direkte del i» gjelder alle typer arbeid, også utførelse av teknisk pregede oppgaver.» - Departementet har seinare i same skrivet blant anna sagt: «Ansatte i kommuneadministrasjonen som ikke tar direkte del i forberedelsen eller gjennomføringen av valget kan også velges.» Etter domstollova 57 skal valet av forliksrådsmedlemer føregå innan 15. oktober året etter kvart kommunestyreval, og det skal gjelda frå 1. januar det påfølgjande året. For inneverande kommunestyreperiode må altså valet gjerast før 15. oktober i år, og det nyvalde forliksrådet skal tre i funksjon frå 1. januar HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Ordføraren informerte om følgjande e-post frå Steinar Dalland av : «Eg viser til at det skal veljast medlemmer til forliksrådet. I samband med dette ber eg om å tre ut av rolla som leiar av forliksrådet og som medlem, dette er knytt til ønskje om å ikkje ha verv utover stillinga i kommunen. Det er elles slik som fast stadfortredar for rådmannen så bør eg tre ut etter reglar om val.» Valnemnda tilrår følgjande faste medlemmer: «Vidar Høviskeland leiar i Forliksrådet Anne Cecilie Lunde Leif Magne Hovland Som varamedlemar: Elisabeth Sandven Heidi Hollekim Oddrun M. Tysnes Det nyvalde forliksrådet skal tre i kraft frå 1. januar Kommunestyret slutta seg samrøystes til tilrådinga frå valnemnda.

24 257 VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Vidar Høviskeland Anne Cecilie Lunde Leif Magne Hovland leiar i Forliksrådet Varamedlemar: Elisabeth Sandven Heidi Hollekim Oddrun M. Tysnes

25 258 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Audun Hovland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 62/12 ELDRERÅDET - SUPPLERINGSVAL SAKSUTGREIING: Følgjande går fram av kommunestyret si møtebok for sak 46/12: «ELDRERÅDET SUPPLERINGSVAL Kommunestyret valde i møte 8. november 2011 slikt eldreråd med varamedlemer: Gerd Gransjøen varamedlem Olga Gransjøen Freddy Jensen Bergitte Sletteskog Olav Økland Erna Drange Ole Flygansvær Ingunn Lillesletten Anne Lise Holmelid Randi Drange Kommunestyret gjorde i møte 31. januar 2012 slikt suppleringsval etter at eitt fast medlem og eitt varamedlem hadde gjeve melding om at dei ikkje tok attval: Gerd Gransjøen varamedlem Olga Gransjøen Freddy Jensen Sigmund Meland Reidun Sellevåg Erna Drange Ole Flygansvær Ingunn Lillesletten Anne Lise Holmelid Randi Drange Medlem i eldrerådet, Ole Flygansvær, sende følgjande skriv til kommunen pr. 12. mars i år: «Som innvalgt i Tysnes eldreråd søker undertegnede om fritak fra å vere med i eldrerådet, av personlige grunner.» Valnemnda har i møte i mai gjeve slik tilråding: Gerd Gransjøen

26 259 Freddy Jensen Reidun Sellevåg Anne Lise Holmelid Erna Drange (ny) 1.vara Olga Gransjøen 2.vara Sigmund Meland 3.vara Ingunn Lillesletten 4.vara Randi Drange I oversendingsskrivet seier valnemnda blant anna: «Det skal ikkje vera personlige vara til eldrerådet og valnemnda meiner derfor det er nok med 4 varamedlemer.» Med tilvising til kommunelova 10 nr 3 er det ein føresetnad at det også skal veljast varamedlemer til rådet. Kommunelova 38 bokstav a, nr 3 føreset at begge kjønn skal vera representerte i offentlege nemnder, og at det skal vera minst 40 % av kvart kjønn når nemndene har 4 medlemer eller fleire. Denne regelen gjeld også for eldreråda. Eldrerådet vårt har 5 faste medlemer, og det skal såleis ha minst 2 medlemer av kvart kjønn. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Gerd Gransjøen Freddy Jensen Reidun Sellevåg Anne Lise Holmelid Erna Drange (ny) 1.vara Olga Gransjøen 2.vara Sigmund Meland 3.vara Ingunn Lillesletten 4.vara Randi Drange» Me ser at kommunestyret har måtta føreta suppleringsval til eldrerådet både i møte 31. januarog i møte 19. juni Medlem i eldrerådet, Gerd Gransjøen, har 3. september i år bede seg friteken frå vervet i eldrerådet av helsemessige årsaker. Ho søkjer om fritak ut inneverande kommunestyreperiode. Eldrerådslova 4, 3. ledd fastset at kommunelova(kml) gjeld tilsvarande for verksemda til eldrerådet så langt ikkje anna går fram av eldrerådslova. Kml 15 nr 2 har slik ordlyd: «Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikkje uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sin plikter i vervet.»

27 260 Bernt/Overå kommenterer 15 nr 2 med at fritak etter denne regelen nødvendigvis vil måtta verta temmeleg skjønnsmessige. Dei peiker blant anna på at fritaksgrunn i første rekkje vil vera at søkjaren sitt arbeidsforhold, dårlege helse eller andre velferdsgrunner gjer det ekstra byrdefullt å oppfylla pliktene vervet fører med seg. På bakgrunn av dei munnlege tilleggsopplysningane Gerd Gransjøen har gjeve til administrasjonen, kan det ikkje vera tvilsamt at søknaden hennar bør imøtekomast. Eldrerådet si verksemd skal som nemnt i all hovudsak følgja regelverket i kml. Herunder skal kjønnsbalansen vera i samsvar med det som er nedfelt i denne lova. Dette tyder at i utval med fleire enn 4 medlemer, skal kvart kjønn vera representert med minst 40 %. Eldrerådet vårt med 5 medlemer skal ha minst 2 medlemer frå kvart kjønn. Det er ikkje tilfelle pr i dag, og dette bør rettast opp gjennom det her føreståande suppleringsvalet. 2 i eldrerådslova fastset at fleirtalet av rådsmedlemene skal vera alderspensjonistar i kommunen. OPPSUMMERING: Medlem i eldrerådet, Gerd Gransjøen, får i samsvar med søknad og med tilvising til kml 15 nr 2, cfr eldrerådslova 4, fritak frå vervet i eldrerådet ut inneverande kommunestyreperiode. Kommunestyret bør gjennom det her føreståande suppleringsvalet retta opp kjønnsbalansen i eldrerådet frå 80/20 til 60/40. HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Valnemnda la fram slikt framlegg: «Olga Gransjøen går inn som fast medlem i Eldrerådet. Valnemnda tilrår vidare at Harald Haaland vert vald som 1. varamedlem.» Representanten Arne Skutlaberg viste til at framlegget frå valnemnda inneber at utvalet ikkje når krava i høve til kjønsrepresentasjon, mot den bakgrunn sette han fram slikt framlegg: «Helge Hauge går inn som fast medlem i eldrerådet. Ved avrøysting fekk framlegget frå valnemnda 4 røyster (Frp), framlegget frå Arne Skutlaberg fekk 17 røyster. Ordføraren gjorde framlegg om at Harald Haaland vert vald som 5. varamedlem til eldrerådet. Kommunestyret slutta seg til framlegget frå ordføraren. VEDTAK I KOMMUNESTYRET MED 17 MOT 4 (FRP) RØYSTER: Helge Hauge går inn som fast medlem i eldrerådet. Harald Haaland vert samrøystes vald som 5. varamedlem til eldrerådet.

28 261 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Steinar Dalland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer KOMMUNESTYRET PS 63/12 KONTROLLUTVAL - SUPPLERINGSVAL HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Valnemda la fram slik tilråding til suppleringsval for kontrollutvalet: «Tine Sofie Stensland vert vald som fast medlem i kontrollutvalet. Samla kontrollutval vert vald slik: Magne Ivar Fauskanger Tine Sofie Stensland Britt Sørensen Dalsgård Steinar Frugård Anette Haugsgjerd leiar nestleiar Varaliste: 1. Hans Ole Dalland 2. Linn Frøkedal 3. Morten Helland 4. Atle Teigland Kommunestyret slutta seg samrøystes til tilrådinga frå valnemnda. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Tine Sofie Stensland vert vald som fast medlem i kontrollutvalet. Samla kontrollutval vert vald slik: Magne Ivar Fauskanger Tine Sofie Stensland leiar nestleiar

29 262 Britt Sørensen Dalsgård Steinar Frugård Anette Haugsgjerd Varaliste: 1. Hans Ole Dalland 2. Linn Frøkedal 3. Morten Helland 4. Atle Teigland

30 263 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Steinar Dalland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer FORMANNSKAPET PS 35/12 ARBEIDSMILJØUTVALET PS 14/12 ADMINISTRASJONSUTVALET PS 9/12 FORMANNSKAPET PS 57/12 KOMMUNESTYRET PS 64/12 REVIDERING - SENIORPOLITISKE RETNINGSLINER Vedlegg: 1. Retningsliner for seniorpolitikk - framlegg 2. Retningsliner for seniorpolitikk vedteken i Tysnes kommunestyre 16. desember Tiltak nr. 2.1 i retningsliner for seniorpolitikk tilretteleggingstilskot 4. Tiltak nr 2.2 i retningsliner for seniorpolitikk tiltak SAKSUTGREIING: Gjeldande seniorpolitiske retningsliner vart vedteke av kommunestyret 16. desember 2003, retningslinene har sidan dette ikkje vore vesentleg revidert. Ut frå tilbakemeldingar frå organsisasjonen ser me grunnlag for ein brei gjennomgang av retningslinene slik dei ligg føre. Retningslinene har ved fleire høve vore drøfta med organisasjonane sitt arbeidsutval. Grunnleggjande premissar Økonomi Tysnes kommune har i dag ein kollektiv forsikringsordning i samband med pensjon, i praksis inneber det at dersom ein av våre tilsette går av med AFP får ikkje det umiddelbare økonomiske konsekvensar for Tysnes kommune. For sjukepleiarar har me forsikring med delt ansvar, det inneber at me svarer for 50 % av kostnadane ved overgang til AFP. Det er ikkje aktuelt å auka talet på tilsette med 50 % dekning ut frå organisasjonsdemografi, det kan vera aktuelt å leggja alle grupper inn på full kollektiv ordning. I praksis inneber dette at tiltaka først og framst må vurderast i ljos av omsyn til personalmessige utfordringar i tida som kjem og ikkje ut frå økonomiske omsyn.

31 264 Inkluderande arbeidsliv Tysnes kommune er tilslutta avtale om inkluderande arbeidsliv (IA avtalen) og har såleis plikt til å følgja opp delmål 3 i avtalen som inneber at kommunen skal arbeida for å forlenga yrkesaktiviteten etter fylte 50 år med 6 månader. Kommunen har ut frå dette plikt til å «a) Ha eit livsfaseperspektiv som skal inngå som ein del av personalpolitikken i verksemda og i det systematiske førebyggingsarbeidet b) Setje aktivitetsmål for korleis verksemda kan stimulere eldre arbeidstakarar til å forlengje yrkeskarrieren» Organisasjonsdemografi - generasjonsskifte Tysnes kommune er avhengig av ein god seniorpolitikk for å nytta den ressursen desse arbeidstakarane representerer, ikkje minst er det viktig å sikra at kompetanse vert overført til nye tilsette. Tysnes kommune står ovanfor eit generasjonsskilje som inneber eit auka behov for nyrekruttering. Ut frå desse problemstillingane bør det leggjast eit breiare livsfaseperspektiv til grunn for personalpolitikken. Kva er seniorpolitikk og kva verkemidlar har effekt? Senter for seniorpolitikk definerer seniorpolitikk slik: «Seniorpolitikk i arbeidslivet bygger på en grunnholdning om at seniorer er en ressurs med verdifull kompetanse som arbeidslivet trenger, og at mennesker utvikler seg gjennom hele livet.» Seniorpolitikk er ein natruleg del av verksemda sin personalpolitikk, i seniorpolitiske retninsliner er dette også føresett ved at det vert vist til at seniorpolitiske retningsliner skal vera ein ingrert del av arbeidsgjevarpolitikken i Tysnes kommune. Ei utfordring i denne samanheng er at Tysnes kommune legg relativt lite vekt på livsfaseperspektivet i den generelle personalpolitikken. Det er rådmannen sitt syn at det bør gjerast ein meir fullstendig gjennomgang av personalpolitikken i Tysnes kommune i eit livsfaseperspektiv. I FAFO rapporten «Ulikt arbeid-ulike behov» vert det peika på at nesten alle IA verksemder har ein ein seniorpolitikk der redusert arbeidstid, ekstra ferie, bonuser og høgare løn er dei mest vanlege tiltaka. Forskarane bak rapporten meiner at tiltak og behov heng dårleg saman og at mange av respondentane ville halde fram i arbeid heilt uavhengig av tiltaka. Det er store skilnader mellom ulike grupper av tilsett i rapporten. Dei som har høg utdanning og lite fysisk krevjande arbeid legg vekt på at dei ønskjer utfordringar og interessante oppgåver også når dei vert seniorarar. Tilsette i med meir fysisk krevjande arbeid, slik som til dømes tilsette i pleie- og omsorgssektoren, legg større vekt på trivnad i samarbeid med kollegaer og heile 70 % av dei ønskjer redusert arbeidstid etter fylte 62 år. Konklusjonane i rapporten peikar mot at det er grunn til å gå gjennom tiltaka i ein breidare kontekst enn det som er gjort tidlegare og at ein heilskapleg livsfasepolitikk i større grad kan gje innhald til utsagnet om at seniortilsette er ein viktig ressurs. Gennomgang gjeldande retningsliner med framlegg til endring

32 265 Me har røynsle med seniorpolitikk i Tysnes kommune tilbake til I hovudssak er konklusjonen at retningslinene ikkje er godt nok kjent mellom alle leiarane i organisasjonen og at retningslinene vert opplevd som uoversiktlege. Ein del av tiltaka i seniorpolitikken vert ikkje fulgt godt nok opp i organisasjonen, i særskilt grad gjeld det dei organisatoriske tiltaka. Noko av årsaken til dette kan vera knytt til at retningslinene er spreidd over tre dokument og at det bør gjerast redaksjonelle endringar for å få retningslinene til å framstå meir spissa. Punktvis gjennomgang av hovuddokument: I retningslinene vert senior, eller seniormedarbeidar, definert til å vera tilsette i andre halvdel av sitt yrkesaktive liv, altså tilsette over 45 år. Definisjonen vert fjerna i reviderte retningsliner, dels vert det gjort ut frå at livsfaseinndelinga er for lite nyansert og dels ut frå at det gjev dårleg meining å definera seniorar til å vera alle over 45 år samstundes som at ingen tiltak etter retningslinene trer inn før fylte 60 år. Punktet er erstatta med eit punkt om kven som vert omfatta av retningslinene for seniorpolitikk. Det er lagt inn eit punkt knytt til rutine for rullering av retningslinene, under dette er punktet om at administrasjonsutvalet flytta. Ordninga med årleg evaluering av korleis retninglinene vert fylgt opp i organisasjonen har i praksis ikkje vore gjennomført. Mål for seniorpolitikken er i hovudssak ført vidare, men delmål 3 er teke ut av retningslinene. Bakgrunnen for at punktet er teke ut er at det ikkje er eit mål i seg sjølv at arbeidstakarar skal få tilpassa gjeremål om dei ønskjer det, men eit verkemiddel som er knytt til dei to foregåande delmåla. Det er teke inn eit nytt delmål knytt til kompetanseoverføring. Under tiltak er det gjort noko redaksjonelle endringar ved at tiltaka vert sortert etter type tiltak og ikkje etter delmål, bakgrunnen for endringa er at mange tiltak vil ha verknad for fleire av delmåla og at det såleis vert mange tiltak som ligg fleire gonger i eksisterande retningsliner. Tiltak 1.1 er justert ved at det no er eit krav om at seniorpolitikk skal takast opp som tema på alle personalmøter kvar anna år, jf. pkt 3.1 a i framlegg. Tiltak 1.2 og 1.3 er slått saman og forenkla, jf. pkt. 3.1 b i framlegg. Tiltak 1.4 er teke ut av retningslinene, men kan vurderast i ein livsfaseplan, jf. pkt. 1.1 i framlegg. Tiltak 2.1 er teke ut, men er i realiteten avspegla i pkt. 3.2 a og c. Reelt har tilretteleggingstilskotet vore nytta til uttak av feriedagar, det er svært lite anna tilrettelegging som er gjort sidan retningslinene tredde i kraft i Punkt 3.2 a er eit punkt som er noko omdiskutert i retningslinene, når det er gjort eit skilje her er det forankra i lønsskildnadene mellom dei ulike gruppene. Det er også forankra i konklusjonane i FAFO rapport 2011:10 som peiker på at det bør vurderast andre type tiltak for grupper med høg utdanning enn for grupper med høg fysisk arbeidsbelastning. Den gruppa som får flest ekstra feriedagar er også den gruppa der me finn hovudvekta av tilsette med fyskisk krevjande arbeidsoppgåver. Tilsvarande er den andre gruppa sett saman av tilsette med høg kompetanse som i hovudregel har mindre fysisk krevjande arbeidsopppgåver, ved å differen-

33 266 siere talet på ekstra feriedagar vil me ha eit visst økonomisk handlingsrom for å kunne gjennomføre andre typer tiltak for denne gruppa. Tilsette som har anna kompensasjon i form av ekstra fridagar får ikkje seniordagar i tillegg. Det skal merkjast at den psykiske belastninga kan vera stor i stillingar som ikkje er så fysisk krevjande, det bør arbeidast med alternative tiltak som er spissa for denne gruppa. Tiltak 2.2 er teke ut av planen, røynslene med tiltaket kan tyda på at sluttvederlag ikkje er av ein slik storleik at det har reell innverkad på om tilsette står lenger i stillinga eller ikkje. Tiltak 2.3 vert ivareteke i nytt punkt 3.2 b i framlegg. Tiltak 2.4 er ikkje endra, jf. pkt 3.1 e i framlegg. Tiltak 3.1 er teke ut då dette ligg i dei overordna måla for seniorpolitikken for Tysnes kommune. Tiltak 3.2 er ivareteke i punkt 3.1 c i framlegg, her vert tidspunkt for samtalen endra nærare opp mot mogleg AFP avgang, det er føresett at det vert gjennomført ordinær medarbeidarsamtale på tidlegare tidspunkt. Tiltak 3.3 er teke ut i framlegget, jf. likvel punkt 3.2 c. Tiltak 3.4 er ivareteke gjennom punkt 3.2 c. Tiltak 3.4 innber ei innstramming ansynes dagens praksis. Det er føresett at endringane som følgje av revidering av retningslinene trer i kraft med verknad frå 1. juli d.å. Eksisterande avtaler gjort etter gjeldande retningsliner vert ikkje endra før dei opphøyrer. Økonomiske konsekvensar av endringar I dag vert det ytt økonomiske tiltak for seniorar tilsvarande kr per år i perioden frå 62 år til og med 65 år. I perioden frå 65 år til 70 år vert det ytt kr per år. Endringane som er foreslått i denne saka inneber at ordninga med årleg bonus på kr per år i perioden frå 62 til 65 år fell vekk. Ordninga med tilretteleggingstilskot fell delvis vekk og vert i første omgang erstatta av 5 ekstra feriedagar for tilsette i lønsstige 1-3 i kap 4b og 3 ekstra feriedagar for andre tilsette. Kostnadene for dette tiltaket varierer litt, men inneber ei innsparing av midlar for tilrettelegging på minimum kr 8000 per år per tilsett i gruppa. I praksis inneber dette at det er ei årleg innsparing ved endringa estimert til kr per årsverk i aldersgruppa frå 62 til 65 år og kr per tilsett i aldersgruppa frå 65 til 70 år. Mot ein heilskapleg livsfasepolitikk Tysnes kommune står føre store endringar i dei næraste åra. I eit perspektiv der me vil måtte rekruttera svært mange nye medarbeidarar er det viktig at det vert lagt ein heilskapleg livs-

34 267 fasepolitikk som framstår attraktivt både for dei som allereie arbeider i verksemda og for dei me må rekruttera inn. Det vert tilrådd at dei midlane som vert frigjort innan seniorpolitiske tiltak vert frigjort til tiltaksarbeid i ein heilskapleg livsfasepolitikk. Totalt vert då dagens kostnadsnivå oppretthalde. Det vert oppretta ein sentral post for personalpolitiske tiltak, storleiken på posten vert berekna ut frå talet på tilsette mellom 62 og 70 år, ved at det vert tilført kr per årsverk for tilsette mellom 62 og 65 år og kr per årsverk for tilsette mellom 65 og 67 år. Innan denne ramma vert livsfasepolitiske tiltak løyst. Det vert vidare sett ned ei arbeidsgruppe som får i oppdrag å leggja fram ein heilskapleg livsfaseplan innan utgongen av INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: Retningsliner for seniorpolitikk vert revidert i samsvar med vedlagde framlegg og i samsvar med premissane i denne saka. Det vert avsett kr per år per årsverk mellom 62 og 65 år og kr per år per årsverk mellom 65 og 70 år til ein post for personalpolitiske tiltak. Det vert sett ned ein arbeidsgruppe med to representantar peika ut av rådmannen og to representantar frå organisasjonane som innan skal leggja fram ein heilskapleg personalpolitisk livsfaseplan. HANDSAMING I FORMANNSKAPET : Rådmannen orienterte om den pågåande konflikten i samband med hovudoppgjeret for Som følgje av konflikten vart møta i arbeidsmiljøutvalet og administrasjonsutvalet utsett. Saka skal til førehaving i desse utvala før saka vert å handsama i formannskapet. Formannskapet slutta seg samrøystes til at saka vart utsett som følgje av den pågåande tariffkonflikten. VEDTAK I FORMANNSKAPET : Saka vert utsett. HANDSAMING I ARBEIDSMILJØUTVALET : Under utsending var det ein endring av punkt 3.2 a som ikkje var kome med, punktet skal ha slik ordlyd: «Arbeidstakar kan frå fylte 62 år få inntil 4 ekstra feriedagar per år fram til og med fylte 70 år. Ekstra feriedagar er slik justert etter stillingsbrøk: Inntil 50 % stilling 2 feridagar Inntil 75 % stilling 3 feriedagar Inntil 100 % stilling 4 feriedagar

35 268 Ordninga gjeld ikkje arbeidstakarar som allereie har ekstra feriedagar som kompensasjon etter HTA 6, pkt 6.3. Feriedagane kan nyttast som heile dagar eller gjennom fleksibelt uttak etter avtale med arbeidsstaden. Det er føresett at arbeidstakar då står fram til neste fylte år, alternativt vert ekstra dagar rekna frå ved sluttoppgjer. Arbeidsstadar med tilsette som har ekstra feriedagar skal tilførast midlar for å dekka vikarinntak frå sentral post.» TILRÅDING FRÅ ARBEIDSMILJØUTVALET : I samsvar med innstilling. TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONSUTVALET : I samsvar med tilråding frå arbeidsmiljøutvalet. FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ FORMANNSKAPET : I samsvar med tilråding frå administrajonsutvalet. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : I samsvar med framlegget frå formannskapet.

36 269 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Steinar Dalland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer FORMANNSKAPET PS 36/12 ARBEIDSMILJØUTVALET PS 15/12 ADMINISTRASJONSUTVALET PS 10/12 FORMANNSKAPET PS 56/12 KOMMUNESTYRET PS 65/12 REVIDERING AV REGLEMENT FOR TENESTETELEFON Vedlegg: 1. Reglement for tenestetelefon vedteken i Framlegg til reglement for tenestetelefon SAKSUTGREIING: Eksisterande reglement for tenestetelefon vart vedteke i 2007 og det er turvande med ei endring av reglementet. Endringa er i hovudssak knytt til teknologisk utvikling i tilbodet av EK tenester og dels også knytt til at nye system har opna for nye arbeidsformer i Tysnes kommune. Endring av 4 Når det gjeld mobiltelefoni ser me ei endring der mobiltelefon i langt større grad enn tidlegare også vert nytta til datatrafikk. Dette gjev betre tilgjenge for arbeidsgjevar ved at tilsette har høve til å lesa e-post og henta informasjon utanom kontortid og på tenestereise, samstundes ser me at det fører til noko auka kostnader. Det er ikkje alle grupper som har like stort behov for denne type tenester, men det er i reglementet opna for at ordførar og rådmann bør ha ei utvida beløpsgrense. Det er vidare føresett at rådmannen etter konkret vurdering kan utvida beløpsgrensa også for andre tilsette. Beløpsgrensa vert sett til kr For tilsette med moderat til lite behov for denne type tenester vert dagens beløpsgrense vidareført. Endring av 6 Innføring av skanning av innkomande post, og tilrettelegging av VPN løysingar inneber at tilsette i større grad enn tidlegare også har høve til å arbeida og oppdatera seg utanom kontortid. Det er ikkje lagt opp til større bruk av heimekontor, men me ser at dei tekniske løysingane som i dag er tilgjengelege er eit høve for einskilde tilsette til å arbeide meir også når dei ikkje er på kontoret. I framlegget til nytt reglement er det lagt opp til at tilsette kan få ei utgiftsdek-

37 270 ning på nett tilkopling anten det er ADSL eller fiber på kr 300 per månad. Beløpet er moderat og svarar til kostnad for ein 2 mb/s ADSL line. Skattereglar er som tidlegare, det vert ikkje gjeve kompensasjon for skattemessige endringar. INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: Revidert reglement for tenestetelefon vert vedteke slik det ligg føre. VEDTAK I FORMANNSKAPET : Saka vert utsett. TILRÅDING FRÅ ARBEIDSMILJØUTVALET : I samsvar med innstilling. TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONSUTVALET : I samsvar med tilråding frå arbeidsmiljøutvalet. FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ FORMANNSKAPET : I samsvar med tilråding frå administrasjonsutvalet. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : I samsvar med framlegget frå formannskapet.

38 271 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Steinar Dalland Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer ARBEIDSMILJØUTVALET PS 16/12 ADMINISTRASJONSUTVALET PS 11/12 FORMANNSKAPET PS 55/12 KOMMUNESTYRET PS 66/12 LØNSPOLITISK PLAN - REVIDERING Vedlegg: 1. Framlegg til lønspolitisk plan SAKSUTGREIING: Framlegg til revidert lønspolitisk plan er drøfta mellom arbeidsgjevar og organisasjonane sitt arbeidsutval. Arbeidsutvalet er sett saman av HTV frå Fagforbundet og Utdanningsforbundet, tillitsvald i NITO og hovudverneombod. Organisasjonane har før desse drøftingane fått innspel frå andre organisasjonar om ønskjelege endringar. Drøftingane er gjennomført i samsvar med lønspolitisk plan punkt 1.4. I hovudssak er det semje om at planen er eit godt verktøy i lønspolitikken i Tysnes kommune, det er likevel behov for noko justeringar ut frå dei røynslene me i dag har med planen og ut frå at det no ligg føre ei ny hovudlønssemje. I vedlagte framlegg er det vist ved overstreking kva som er teke ut av planen det som er lagt til planen er markert med kursiv. Oversyn over endringar: Punkt 1.3: Det vert slått fast at planen gjeld fram til noko anna er vedteke. Punkt 2.2.1: Endringa må sjåast i ljos av at det ligg føre framlegg til nye seniorpolitiske retningsliner. Punkt 2.2.3: Me skal vera varsame med å trekkja samanheng mellom permisjonspraksis og løn. Punkt 2.2.5: Tidlegare var punktet om likestilling inkonsistent, det er no presisert at me er samd i at løn og likestilling i første rekkje vert noko som må følgjast opp gjennom sentrale

39 272 forhandlingar. Når dette er sagt er det viktig for Tysnes kommune å ha ein likestillingspolitikk, men den bør forankrast i andre planar. Punkt 3.2: Andre avsnitt er fjerna grunna at dette er noko som er kjent og som vert gått gjennom på dei lønspolitiske drøftingsmøta mellom arbeidsgjevar og organisasjonane. Når det gjeld politisk forhandlingsutval vert det presisert at det ingen tilsette i Tysnes kommune skal vera medlemmer av utvalet. Dette er gjort ut frå at det vil kunna skapa habilitetsmessige problem om underordna medarbeidarar skal forhandla løn for sine leiarar. I tillegg vert det lagt til grunn at rådmannen skal vera konsultativt medlem av utvalet, dette er gjort ut frå at rådmannen er den som har best føresetnader til å vurdera sine medarbeidarar. Punkt 3.5: I drøftingane med organisasjonane har det kome innspel om at arbeidsgjevar bør opne for at tilsett kan forhandla for seg sjølv. Dette gjeld i hovudssak organisasjonar med berre eitt medlem. Etter drøftingar er det semje om at ingen skal forhandla for seg sjølv, dette er likevel ikkje til hinder for at alle skal ha rett til å la seg representera i forhandlingane i tråd med gjeldande avtaleverk. Siste kulepunkt er også endra ved at organisasjonar som ikkje finn forhandlar, til liks med andre kan be om at arbeidsgjevar fastsett løn. Dersom ein organisasjon ikkje ber om dette, og heller ikkje har noko til å representera medlemene i forhandlingar, må arbeidsgjevar gå ut frå at organisasjonen ikkje fremjar noko krav om lønsregulering i det aktuelle året. Punkt : Siste avsnitt vert teke ut, vilkår for forhandlingane føl elles gjeldande HTA. Punkt : Punktet er nytt og er ei oppdatering etter at det er kome inn ei ny forhandlingsvedtekt i HTA. I gjennomføring av forhandlingar etter denne vedtekta er det arbeidsgjevar sitt siste tilbod som vert ståande, det er ikkje høve til å krevja mekling. Det vert elles vist til 5.6 i lønspolitisk plan som særskilt tek opp spørsmål om kompetanse for tilsette med regulativløn. Punkt 3.9: I punktet vert det presisert at lønssamtale ikkje er ei lønsforhandling, men ein samtale om lønsutvikling. Punkt 5.1: Punktet gjev ein garanti for løn til arbeidsleiarar, formenn og pedagogiske leiarar. Det er i framlegget tilrådd at tillegget vert auka opp til kr noko som gjev ei viss lønsgliding. Det må i denne samanheng peikast på at me har utfordringar med å rekruttera pedagogiske leiarar og at kr 5000 i løpet av eit år er lite eigna til å motivera medarbeidarar til å ta roller som inneber meir ansvar. Punkt 5.3: Dette er eit tillegg for å motivera for arbeid på natt og kompensera litt for ulempa ved nattarbeid. I tillegg til eit slikt fast kronebeløp vert nattarbeid sjølvsagt også godtgjort med variabelt tillegg. Det er p.t. ingen som arbeider i 100 % stilling på natt i Tysnes kommune. Punkt 5.5: Det vert gjort framlegg om å auka den garanterte lønsrelasjonen for leiarar frå kr til kr , endringa skal så langt det er mogleg prioriterast av partane gjennom lokale forhandlingar og fører ikkje til noko form for lønsgliding. Det er elles viktig å merkja seg at det er nokre unntak frå denne hovudregelen, unntaka gjeld som tidlegare, men det vert også presisert at ordninga ikkje gjeld om leiar og medarbeidar er plassert i ulike hovudlønskapitel.

40 273 Punkt 5.6: Punktet er nytt og har sin bakgrunn i at me ser behov for å kunna stimulera tilsette til å ta ansvar i høve til prosjektarbeid. Å ta ansvar som prosjektleiar for større prosjekt verkar til å utvikla kompetanse mellom eigne tilsette, samstundes inneber det eit vesentleg meirarbeid så lenge prosjekt står på. Det er føresett at dette ikkje gjeld for stillingar som me naturleg må forventa at det vert teke slikt ansvar, til dømes leiar- og rådgjevarstillingar. Det er rådmannen som gjer ei konkret vurdering om det skal gjevast tillegg eller ikkje. Det andre avsnittet er gjort for å retta opp ein skeivheit mellom kontaktlærar, denne skeivheita er ulogisk og vert ikkje opplevd som rettvis. Med endringa som ligg inne i vårt framlegg har me i all hovudssak retta opp dette. Dei endringar som føl av lønspolitisk plan punkt 5.1, 5.3 og 5.6, andre avsnitt vert gjort gjeldande med verknad frå 1. oktober d.å. Andre endringar skal så langt det er mogleg forhandlast om gjennom ordinære forhandlingar. INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: Framlegg til revidert lønspolitisk plan for Tysnes kommune vert vedteken slik det ligg føre, og i samsvar med dei premissar som følgjer saksutgreiinga. HANDSAMING I ARBEIDSMILJØUTVALET : Fagforbundet sett fram slikt framlegg om nytt punkt i lønspolitisk plan: «Medarbeidarar me allereie faste helgevakter, minst kvar tredje helg, som i tillegg tek på seg å arbeida faste helgevakter utover dette, får kr 1500,- i tillegg til ordinær lønn med tillegg pr. vakt.» Fagforbundet meiner at punktet vil ivareta to viktige tilhøve: 1) faste personar til å ta ledige helgevakter, 2) større stillingar og mindre deltid. Ut frå at konsekvensar av eit slikt framlegg ikkje er avklara vert rådmannen beden om å leggja fram ei eiga sak om å ta inn punktet i lønspolitisk plan. TILRÅDING FRÅ ARBEIDSMILJØUTVALET : I samsvar med innstilling. HANDSAMING I ADMINISTRASJONSUTVALET : Fagforbundet viste til framlegg sett fram i arbeidsmiljøutvalet. Administrasjonsutvalet sluttar seg til arbeidsmiljøutvalet si handsaming av endringsframlegget. TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONSUTVALET : I samsvar med tilråding frå arbeidsmiljøutvalet. FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ FORMANNSKAPET :

41 274 I samsvar med tilråding frå administrasjonsutvalet. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : I samsvar med framlegget frå formannskapet.

42 275 MØTEBOK Tysnes kommune Utval Møtedato KOMMUNESTYRET Arkivsak : Arkivkode: 12/ Sakshandsamar: Roy-Sverre Amundsen Handsamingar: Utval Møtedato Saksnummer ARBEIDSMILJØUTVALET PS 18/12 ADMINISTRASJONSUTVALET PS 12/12 FORMANNSKAPET PS 54/12 KOMMUNESTYRET PS 67/12 OU - RÅDHUSET ENDRING I ORGANISASJONSSTRUKTUR Vedlegg: 1. Sluttrapport for delprosjekt «stabsfunksjonar og innkjøp» datert SAKSUTGREIING: DOKUMENT I SAKA: «OU rådhuset» - Prosjektplan / Forstudie datert «OU rådhuset 2012» - Sluttrapport for delprosjekt «Stabsfunksjonar og innkjøp» levert KS rapport: Erfaringer med flat struktur Asplan Analyse: «Stabs/støtte i tonivå-kommuner: Organisering, forventninger og erfaringer». Økonomiplan Strateginotat utarbeidd i samband med økonomiplan , datert PS 7 / 12 Kommunestyret BAKGRUNN FOR SAKA Bakgrunnen for prosjektet er kommunestyret sitt budsjettframlegg for 2011 der kommunestyret gjorde følgjande vedtak, sitat: «Kommunestyret ber rådmannen føreta ein gjennomgang av organisering, rutinar og oppgåver på rådhuset. I arbeidet må ein sjå på om organiseringa er rett i forhold til dei oppgåver som skal løysast, samarbeid og samordning mellom etatar og kontor. Nytt økonomisystem må utnyttast fullt ut. Kan arbeidsoppgåver og rutinar optimaliserast? Kan kommunen samarbeida med andre kommunar om einskildoppgåver? Arbeidet må gjerast når

43 276 ny rådmann er på plass, og kommunestyret ber om at det vert lagt fram sak om resultatet av arbeidet innan møtet i kommunestyret i juni. Organisasjonsstrukturen, kommunikasjonsrutinar og oppgåvedelinga mellom og på etatane på rådhuset har vore stabil over tid. Samstundes har både interne system og prosessar knytt til IKT utvikling og ekstern påverknad frå kommunen sine interessentar og omverda auka behovet for gjennomgang av strukturen og oppgåvefordelinga på rådhuset. Prosjektet er såleis ei tilpassing til ny teknologi og ei utvikling mot framtida sine krav til effektivitet, fleksibilitet og open kommunikasjon. På kommunestyremøte vart det lagt fram ein forstudie/prosjektplan som gjorde greie for bakgrunnen og måla for Organisasjonsutvikling rådhuset Prosjektplanen er handsama i arbeidsmiljøutvalet, administrasjonsutvalet, formannskapet og kommunestyret utan merknader. Vedteken prosjektplan er den politiske tinginga til rådmannen om utvikling av Tysnes kommune som profesjonell verksemd og tenesteytar. Rådmannen har i samsvar med dei prioriteringane som er gjort i prosjektplanen starta omorganisering av Tysnes kommune. Denne saka gjeld strukturelle endringar i stabs -/støttefunksjonane på rådhuset, og organisatoriske konsekvensar for Tysnes kommune som verksemd ved val av ein sentralisering av fellestenestane. Saka er følgjeleg to-delt, for det første vurdering av konkrete strukturelle endringar på rådhuset og for det andre prinsippvedtak om framtidig endring av organisasjonsmodell for heile verksemda frå etat til flatare struktur. SAKSUTGREIING OG VURDERINGAR STABS / STØTTEFUNKSJONAR PÅ RÅDHUSET. ENDRING AV STRUKTUR. Organisasjonsstruktur Ei kortfatta teoretisk tilnærming. Organisasjonsstrukturen er tradisjonelt utforma og forankra i graden av desentralisering av avgjerdsmynde, kor stort behovet er for regelstyring og formalistiske styringssystem, og organisatorisk og fagleg kompleksiteten i oppgåveløysinga. Sentralisering/Desentralisering Samordning og fordeling av oppgåver og funksjoner i organisasjonen vil ha påverknad på graden av sentralisering/desentralisering av avgjerdsmynde og ansvar. Delegering av ansvar og mynde, både vertikalt og horisontalt, er følgjelig eit sentralt tema i organisasjonsutviklingsprosessen. Formalisering. Formalisering angir graden av standardisering, reglar og behov for styring. Organisasjonen sin karakter og korleis den er samordna vil vere avgjerande for graden av formalisering. Kor stor fridom dei tilsette skal ha når det gjeld avgjerdsmynde er avhengig av verksemda sitt føremål og storleik, og kva situasjon verksemda er i.

44 277 Kompleksitet. Verksemda vert strukturert ut frå kompleksitet, med differensiering og samordning av funksjoner, aktivitetar og oppgåver. Det må søkjast ein effektiv kombinasjon av differensiering og samordning. Ved samordning og strukturering av verksemda på rådhuset har nemnde tre element vore sentral. Delprosjekt «Stabsfunksjonar og innkjøp». Eit av delprosjekta for organisasjonsutviklinga har i prosjektplanen følgjande kortfatta nemning, sitat: Stabsfunksjonar og innkjøp. Rådhuset sin funksjon som stabs -/ støtteorgan for den eksterne drifta, innkjøp og tenestytinga skal vurderast særskilt med omsyn til omfang og behov.» Fokus i første halvår 2012 har vore retta mot delprosjektet som gjeld sentralisering av stabs - / støttefinksjonane på rådhuset med tilhøyrande tenesteinnhald/tenestemeny. Delprosjektet er avslutta. Grunnlaget for saka med innstilling er grunna i sluttrapporten for prosjektet. Sluttrapporten er vedlagt saksutgreiinga. Mandat for delprosjektet. Styringsgruppa for delprosjektet har etter innstilling frå rådmannen vedtatt følgjande mandat for delprosjektet, sitat: «Mandat - Presisering Det skal etablerast ei felles arkiv, post og sekretariatsteneste. Det skal vidare vurderast kva felles stabs og støttefunksjonar som bør liggja til tenesta; til dømes felles innkjøp, merkantile oppgåver, sakshandsaming, kundemottak og informasjonsoppgåver. Prosjektet skal ha fokus på følgjande hovudoppgåver : Tenestemeny Prosjektet skal gje ei tilråding til tenestemeny for post - arkiv - sekretariat innkjøp - merkantile oppgåver. Organisering Prosjektet skal gje ei tilråding til organisering av tenesta. Dette gjed både organisasjonsstruktur og fysisk plassering. Arbeidsflyt og system

45 278 Prosjektet skal laga ei klar og eintydig rutine for arbeidsflyt for dei ymse tenesta. I samband med dette arbeidet skal prosjektet ta stilling til kva moglegheiter som ligg i bruk av ESA 8. Utarbeiding av bemanningsplanar og utgreiing av bygningsmessig karakter med tilhøyrande kostnadskalkylar knytt til etablering av kontor og eventuell ombygging er ikkje en del av mandatet.» Tilråding i sluttrapporten for delprosjektet. Prosjektet er avslutta, endeleg sluttrapport vart utsett til over ferien grunna ønskje om å kvalitetssikra innhald med alle deltakarar i prosjektgruppa. Sluttrapporten gjev følgjande tilråding med utgangspunkt i mandatet for prosjektet, sitat : «Det vert etablert ei felles stabsteneste i Rådhuset. Fellestenesta skal ivareta følgjande hovudoppgåver: Dokument Ansvar for alt arbeid knytt til forsvarleg handtering av arkivverdig dokumentasjon. Ansvarleg for at alle vedtak knytt til endringar av handsaming av arkivverdig materiale vert gjort på eit rett fagleg grunnlag. Styring og tilrettelegging av arbeidsflyt i resten av organisasjonen. Kontaktorgan mot IKAH. Utarbeiding og oppfølging av arkivplan. Politisk sekretariat Ansvar for utsending, gjennomføring og oppfølging av politiske råd og utval. Ansvar for oppfølging av politikarar i høve til ulike type godtgjersler. Ansvar for gjennomføring av val til kommunestyre, fylkesting og storting. Informasjons- og service andsynes publikum Ansvar for informasjon og rettleiing av innbyggjarar som møter på Rådhuset. Rettleiing innan alle fagområder. Postlister og oppfølging av presse. Redaksjonsansvar for innhald på nettstaden. Sakshandsaming av delegerte saker. Ulike oppgåver. Støttefunksjonar andsynes eigen organisasjon Støtte til barnehagar i høve gjennomføring av opptak. Støtte til skular/økonomikontor i høve til lærarløn. Tilrettelegging av fakturagrunnlag for kommunale tenester og barnehagar. Sentralbordteneste. Søkjarlister. Utsending av mellombels svar med vidare. Søkjarlister Oppgåver som i dag vert utført i samband med fakturering vert reindyrka til økonomikontoret.

46 279 Føring av fråvær med refusjonsrett er overført til økonomikontoret, føring av anna fråvær vert lagt til den einskilde leiar. Det vert føresett at den einskilde leiar har total oversikt over fråvær i eiga eining. Eitt årsverk vert overført til forvaltningsstøtte for sosial og pleie- og omsorg. Oppgåver her vert mellom anna sakshandsaming, oppfølging av refusjon til ressurskrevjande brukarar, budsjettstøtte, i tillegg ligg sekretærfunksjon for husbankutval til stillinga. Tenesta skal organiserast på ein måte som gjer oss mindre sårbar. Følgjande tenester skal liggja som basiskompetanse for alle tilsette ved tenesta: Journalføring av innkomande post Utsending Informasjons- og servicefunksjonar andsynes publikum. I høve andre tenester skal det leggjast til grunn at skal vera kompetanseoverlapp. Prosjektgruppa tilrår ikkje at tenester som IKT, økonomi, personal og innkjøp vert lagt direkte til fellestenesta. Tenesta skal vera lokalisert i inngangen av Rådhuset, det skal vera tilstrekkeleg plass til publikumsareal, skranke, kontor, teknisk rom, rom for nærarkiv og kontor for tilsette i tenesta. Det bør leggjast til rette for at legekontoret får eigen inngang. Tenester som ligg under helseavdelinga bør i større grad enn i dag samlokaliserast. Den logiske konsekvensen av etablering av ei sentralisert fellesteneste er at Tysnes kommune går over til ein såkalla 2 nivå modell. Det er eit relativt omfattande arbeid knytt til iverksetjing av tilrådingane i rapporten. I første rekkje er det knytt til fysisk tilrettelegging og avslutning og omorganisering av arkiv.» Rådmannen er særs godt nøgd med det arbeidet som er utført i prosjektorganisasjonen og tilrår at konklusjonane i prosjektet vert lagt til grunn for organisering av stabs - / støttefuksjonane og innkjøp i Tysnes kommune i samsvar med innstillinga frå styringsgruppa for prosjektet. FRAMTIDIG ORGANISASJONSMODELL FRÅ FAGETAT TIL FLAT STRUKTUR I prosjektet som gjer greie for og tilrår ei framtidig sentralisert organisering av støtte - og stabsfunksjonar i Tysnes kommune er støttefunksjonar definert som kundemottak, sentralbord, servicekontor, post, arkiv, IKT drift og politisk sekretariat. Stabsfunksjonane er relatert til strategisk leiing og utviklingsfunksjonar som overordna planlegging og økonomi, kompetanseutvikling, rekruttering og personalpolitikk, leiar og organisasjonsutvikling, informasjonsarbeid, rapporteringsarbeid, intern bestillarfunksjon, juridisk kompetanse, samt sektorovergripande fellesprosjekt. Sagt på ein anna måte har me lagt eit organisatorisk skilje mellom strategisk orienterte oppgåver (stabsfunksjonar) og rutine - / driftsrelaterte oppgåver (støtteoppgåver). Konsekvensen av å sentralisere stabs og støttefunksjonane er at Tysnes kommune må endre organisasjonen frå ein fagorientert etatsstruktur til ein flat struktur såkalla «to nivå modell». Problemstillinga kan sjølvsagt også skildras på motsett måte; som ein konsekvens av over-

47 280 gangen frå tre til to nivå er det naturleg å sentralisera stabs og støttefunksjonane. Etter rådmannen sitt syn skal ikkje Tysnes kommune reindyrke to-nivå modellen, men skreddarsy einingsstrukturen ut frå vår eigen situasjon og våre eigne utfordringar når det gjeld organisatorisk kompetanse og kapasitet. SHAPE \* MERGEFORMAT