Forespørsler om personrelaterte data for medarbeidere eller tidligere medarbeidere

Transkript

1 Forespørsler om personrelaterte data for medarbeidere eller tidligere medarbeidere Dersom du er medarbeider i Nordea eller har vært det tidligere (eller om du er konsulent i Nordea) kan du henvende deg til Group People dersom du har forespørsler om personrelaterte data knyttet til ditt ansettelsesforhold. Er du medarbeider i de nordiske landene finner du instruksjon på Intra om hvordan du kan forespørre om personalrelaterte data knyttet til ansettelsesforholdet. For medarbeidere utenfor de nordiske landene kan henvendelse sendes via e-post til people.direct@nordea.com eller du kan ringe People Direct Personvernpolicy for medarbeidere i Nordea Nordea er fullt ut forpliktet til å beskytte dine individuelle rettigheter og dine personopplysninger. I denne personvernpolicyen beskriver vi innsamling, bruk, lagring og deling av personopplysninger. Innenfor Nordea-konsernet vil behandlingsansvarlige være Nordea Bank Abp og/eller Nordea-enheten du er ansatt i. Det er flere grunner til at vi behandler medarbeideres personopplysninger. Når vi skriver «deg», mener vi deg som medarbeider, konsulent eller en person i en annen lignende funksjon som utfører oppgaver mens du er ansatt hos Nordea. Denne personvernpolicyen omfatter følgende områder: 1 Hvilke personopplysninger vi samler inn 2 Hvordan vi kan bruke dine personopplysninger og det rettslige grunnlaget vi har for å gjøre det 3 Automatiserte avgjørelser 4 Hvem vi kan utlevere dine personopplysninger til 5 Hvordan vi beskytter dine personopplysninger 6 Dine personvernrettigheter 7 Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger 8 Hvordan denne personvernpolicyen kan bli endret 9 Kontakt oss eller Datatilsynet 1 Hvilke personopplysninger vi samler inn Personopplysninger samles inn direkte fra deg, eller genereres av deg når du bruker kontorverktøy og arbeidsutstyr som datamaskinen din og ulike IT-applikasjoner. Noen ganger samles det inn ytterligere informasjon for å verifisere eller holde personopplysningene dine oppdatert, for eksempel ved å sjekke offisielle adresseregistre.

2 Personopplysningene vi samler inn, kan grupperes i følgende kategorier: Identitets- og bakgrunnsinformasjon: for eksempel personnummer, navn, telefonnummer samt e-postadresse, postadresse og/eller hjemmeadresse. Opplysninger om medarbeideren: for eksempel hvilken type arbeidsavtale du har, stilling og rollebeskrivelse. Opplysninger knyttet til ansettelsen: for eksempel CV og søknad, intervju- og vurderingsopplysninger. Opplysninger om lønn og annen godtgjørelse: For eksempel lønn, lønnsutbetalingsinformasjon, bankkontoopplysninger, skatteinformasjon. Opplysninger knyttet til lovpålagte krav: for eksempel skattekommune, arbeidsmiljø, ferier, sykefravær og opplysninger om attføring. Opplysninger om humankapital: for eksempel gjennomgått opplæring, sertifisering, prestasjonsvurderings- og opplæringssamtaler, utviklingsbehov og disiplinære tiltak. Overvåkingsdata: for eksempel systemlogger, opptak av telefonsamtaler, adgangslogger til bygninger, internettlogger. Spesielle kategorier av personopplysninger: for eksempel opplysninger om helse eller fagforeningsmedlemsskap. Personopplysninger vi kan samle inn fra deg: Vi samler inn opplysninger du gir direkte til oss. Når du inngår en arbeidsavtale, samler vi for eksempel inn identifikasjonsopplysninger, kontaktopplysninger samt opplysninger om lønn og annen godtgjørelse. Nordea samler også inn opplysninger du gir oss når du utfører dine løpende oppgaver i henhold til arbeidsavtalen, for eksempel når du bruker Nordeas ITapplikasjoner eller registrerer arbeidstid og reiseutgifter og behandler fakturaer. For noen stillinger hvor telefon- og chat-samtaler med kunder må registreres, vil disse opptakene også inneholde dine personopplysninger når du inngår i samtalen. Av sikkerhetsårsaker har vi kameraer i enkelte områder av våre kontorlokaler. Nordea samler også inn personopplysninger når du velger å benytte fordeler og tjenester som er tilgjengelige for deg som medarbeider. Personopplysninger som vi kan samle inn fra tredjepart: Offentlig tilgjengelige og andre eksterne kilder (for eksempel adresseregistre og skatteregistre) kan brukes til blant annet å oppdatere din informasjon om hjemmeadresse eller skattetrekk ved lønnsutbetaling. Fra andre enheter i Nordea-konsernet eller andre enheter som vi samarbeider med, kan vi samle inn informasjon om blant annet hvilke lisenser du har, dersom det er obligatorisk for å kunne utføre visse oppgaver, som å gi økonomisk rådgivning til kunder. Hvis du velger å motta tilbakemelding fra kolleger i prestasjons- og læringssamtaler, samles slike tilbakemeldinger inn i samsvar med denne prosessen. 2 Hvordan vi kan bruke dine personopplysninger og det rettslige grunnlaget vi har for å gjøre det Vi bruker dine personopplysninger til administrative formål, til å overholde våre lovpålagte forpliktelser samt til arbeidstidsplanlegging.

3 Inngå og administrere arbeidsavtalen (oppfyllelse av kontrakt) Hovedformålet med behandlingen av dine personopplysninger er å oppfylle vårt ansvar i henhold til arbeidsavtalen og gjøre det mulig for deg å utføre dine oppgaver. Eksempler på oppfyllelse av avtalen: prosesser som trengs for å rekruttere og introdusere kandidaten/arbeidstakeren og gi tilgang til IT-applikasjonene som trengs for å utføre oppgavene prosesser som trengs for å utbetale og drøfte lønn, ferie, pensjonsinnbetalinger, reiseutgifter samt evaluering av dine prestasjoner prosesser for å administrere medarbeideres henvendelser til People og for å yte tjenester til de medarbeidere. Oppfyllelse av krav og forpliktelser i medhold av lover, forskrifter eller vedtak fra myndigheter og tilsynsorganer (lovpålagt forpliktelse) I tillegg til gjennomføring av en kontrakt behandler vi også dine personopplysninger for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til lov, andre bestemmelser eller myndighetsvedtak. Eksempler på behandling på grunnlag av lovpålagte forpliktelser: rapportering til skattemyndigheter og tilsynsmyndigheter administrasjon av sykefravær og rehabilitering oppfyllelse av forpliktelser knyttet til fagforeninger dokumentasjon av at lover og forskrifter overholdes, for eksempel ved å føre et insiderregister. Arbeidskraftplanlegging og -analyse (berettiget interesse) Behandling basert på berettigede interesser inkluderer analyse av arbeidsressurser samt intern informasjonsdeling. Nordea vil også overvåke bruk av kontorutstyr, IT-applikasjoner og bruk av internett og e-post for å forhindre virus- eller angrep av skadelig programvare samt å sikre at slikt utstyr brukes i tråd med interne retningslinjer, for eksempel vår informasjonssikkerhetspolicy. Vi har en berettiget interesse av å analysere våre arbeidsressurser for å optimalisere våre forretningsprosesser. Vi har også en berettiget interesse av å overvåke og skanne bruken av Nordeas IT-utstyr, IT-applikasjoner og nettverk for å oppdage misbruk og beskytte Nordea mot skadelig programvare, virus og lignende trusler. Samtykke Det kan være situasjoner der vi vil be om ditt samtykke til å behandle dine personopplysninger, for eksempel for å bruke profilbildet ditt i People Book eller i andre applikasjoner. Hvis vi ber om ditt samtykke, vil det bli gitt mer informasjon om den spesifikke behandlingsaktiviteten i forespørselen om samtykket. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Medarbeideres samtykke brukes bare til å yte tjenester som du kan velge å benytte, men som det ikke på noen måte er påkrevd eller forventet at du benytter.

4 3 Automatiserte avgjørelser Vi bruker for øyeblikket ikke automatiserte avgjørelser for medarbeidere. I situasjoner der automatiserte avgjørelser blir brukt, vil vi gi deg ytterligere informasjon om beslutningsfaktorene som er anvendt, samt betydningen og hvilke konsekvenser dette kan få for deg. Hvis det er brukt automatiserte avgjørelser, kan du når som helst be om en manuell behandling i stedet, fremme din mening eller bestride en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering, dersom en slik avgjørelse vil ha rettslige følger eller på annen måte påvirke deg i betydelig grad. 4 Hvem vi kan utlevere dine personopplysninger til Vi deler dine personopplysninger med andre, for eksempel myndigheter, selskaper i Nordeakonsernet, leverandører, fagforeninger, pensjonsselskaper og forretningspartnere. Tredjeparter og Nordeas konsernselskap Vi utleverer personopplysninger til myndighetene og fagforeninger i den utstrekning vi er pålagt å gjøre det. Slike myndigheter inkluderer skattemyndigheter og tilsynsmyndigheter i e aktuelle landene. Vi kan også utlevere personopplysninger til forsikringsselskaper og servicefirmaer som yter tjenestepensjon og andre pensjonsytelser. Vi har inngått avtaler med utvalgte leverandører, og dette inkluderer behandling av personopplysninger på vegne av oss. Eksempler på dette er leverandører av lønns-, godtgjørelses-, reise-, fakturerings- og opplæringstjenester samt IT-tjenester. Eksempler på mottakere av medarbeideres personopplysninger inkluderer: Zalaris ASA, PO Box 1053 Hoff, 0218 Oslo, Norge Benify AB, Box 24101, Stockholm, Sverige Overføringer til tredjeland I noen tilfeller kan vi også overføre personopplysninger til organisasjoner i såkalte tredjeland (land utenfor EØS-området). Slike overføringer kan gjøres hvis noen av følgende vilkår er oppfylt: - EU-kommisjonen har besluttet at det foreligger et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i det aktuelle landet, eller - det er truffet andre hensiktsmessige sikkerhetstiltak, for eksempel bruk av standardkontraktsklausuler (EUs standardklausuler) som er godkjent av EU-kommisjonen, eller dersom databehandleren har gyldige bindende konsernregler (BCR), eller - det dreier seg om unntak i spesielle tilfeller, for eksempel for å utføre en avtale med deg eller dersom du gir ditt samtykke til den bestemte overføringen. Du kan få tilgang til en kopi av de relevante EU-standardklausulene som brukes av Nordea ved overføringer ved å gå inn på og søke etter 32010D0087.

5 5 Hvordan vi beskytter dine personopplysninger Det står helt sentralt i vår virksomhet å sørge for at dine personopplysninger er sikre. Vi bruker passende tekniske, organisatoriske og administrative sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte all informasjon mot tap, misbruk, uvedkommendes tilgang, utlevering, endring og ødeleggelse. 6 Dine personvernrettigheter Som registrert person har du rettigheter knyttet til personopplysningene vi har om deg. Du har følgende rettigheter: a) Be om innsyn i dine personopplysninger. Du har rett til å få innsyn i personopplysningene vi har om deg. I mange tilfeller finnes disse opplysningene allerede i online-tjenestene vi tilbyr deg. Retten til innsyn kan imidlertid være begrenset av lovgivning, beskyttelse av andre personers personvern og hensynet til Nordea-konsernets forretningsidé og forretningspraksis. Nordea-konsernets kompetanse, forretningshemmeligheter samt interne vurderinger og materiale kan begrense din rett til innsyn. b) Be om retting av feilaktige eller ufullstendig data. Hvis opplysningene er feilaktige eller ufullstendige, har du rett til å få opplysningene rettet, med de begrensninger som følger av lovgivningen. c) Be om sletting. Du har rett til å be om at dine personopplysninger blir slettet dersom: du trekker tilbake samtykket til behandlingen og det ikke er noen annen berettiget grunn til behandlingen du fremmer innsigelse mot behandlingen og det ikke er noen berettiget grunn til å fortsette behandlingen, du fremmer innsigelse mot behandling for direkte markedsføring behandlingen er ulovlig. d) Begrensning av behandling av personopplysninger. Hvis du bestrider korrektheten i opplysningene vi har registrert om deg eller lovligheten ved behandlingen, eller hvis du har fremmet innsigelse mot behandlingen av opplysningene i samsvar med din rett til innsigelse, kan du be oss om å begrense behandlingen av disse opplysningene til kun lagring. Behandlingen vil bli begrenset til kun lagring inntil opplysningene er rettet, eller det kan fastslås at våre berettigede interesser har forrang foran dine interesser. Hvis du ikke har rett til å slette opplysningene vi har registrert om deg, kan du i stedet be om at vi begrenser behandlingen av disse opplysningene til kun lagring. Hvis behandlingen av opplysningene som vi har registrert om deg, er nødvendig for å fremme et rettslig krav, kan du også kreve at annen behandling av disse opplysningene begrenses til lagring. Vi kan behandle opplysningene dine til andre formål hvis dette er nødvendig for å fremme et rettslig krav eller hvis du har gitt ditt samtykke til dette. e) Fremme innsigelse mot behandling basert på vår berettigede interesse. Du kan alltid fremme innsigelse mot behandling av personopplysninger om deg for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring. f) Dataportabilitet. Du har rett til å motta personlige opplysninger som du har gitt oss, i maskinlesbart format. Denne rettigheten gjelder personopplysninger som kun behandles med automatiserte midler basert på lovlig gitt samtykke eller oppfyllelse av kontrakt.

6 Dersom det kan skje sikkert og er teknisk gjennomførbart, kan vi også overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig. Din forespørsel om å utøve dine rettigheter ovenfor vil bli vurdert ut fra omstendighetene i hvert enkelt tilfelle. Vær oppmerksom på at vi også kan beholde og bruke dine opplysninger slik det er nødvendig for å oppfylle juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve avtalene våre. 7 Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger Vi beholder opplysningene dine så lenge de trengs for de formålene som opplysningene dine ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det kreves i henhold til lover og forskrifter. Dette betyr at vi beholder dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å utføre en avtale og i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter. Når vi oppbevarer opplysningene dine til andre formål enn de som gjelder for oppfyllelse av kontrakt, for eksempel ut fra bokføringsregler og krav i ulike forskrifter, beholder vi kun opplysningene hvis det er nødvendig og/eller pålagt i lover og forskrifter for det respektive formålet. Oppbevaringsforpliktelsene vil variere innenfor Nordea-konsernet i henhold til lokal lovgivning. Noen konkrete eksempler på dette er: Bokføringslover: opptil ti år Godtgjørelseskrav: opptil ti år etter at lønn eller annen godtgjørelse er utbetalt. Kompetansekrav for personer i stillinger som gir informasjon eller råd om finansielle instrumenter: minimum fem år etter at stillingen er fratrådt. Pensjonsadministrasjon: Så lenge personen eller mottakeren av ytelser er i live eller samler opp fordeler. Rekrutteringsrelaterte dokumenter: Søknad og andre tilhørende dokumenter i opptil to år, testresultater i ett år. Det ovennevnte er kun forklarende eksempler, og lagringstidene kan variere fra land til land. 8 Hvordan denne personvernpolicyen kan bli endret Vi jobber kontinuerlig med å forbedre og utvikle våre tjenester og arbeidsmåter. Denne personvernpolicyen kan derfor bli endret fra tid til annen. Vi vil ikke innskrenke dine rettigheter i henhold til denne personvernpolicyen eller i henhold til gjeldende personvernlover i de jurisdiksjoner vi opererer i. Hvis endringene er betydelige, vil vi gi tydelig beskjed når vi er pålagt å gjøre det etter gjeldende lov. Les gjerne gjennom denne personvernpolicyen fra tid til annen for å holde deg oppdatert om eventuelle endringer. 9 Kontakt oss eller datatilsynet Hvis du har spørsmål angående vår personvernpolicy, kan du alltid kontakte People Direct i Group People. Nordea-konsernet har også utnevnt et personvernombud som du kan kontakte ved å sende en melding til: dataprotectionoffice@nordea.com eller ved å sende et

7 brev til oss: Nordea, Personvernombud, Group Data Protection Office, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo. Du kan også sende inn en klage eller kontakte datatilsynsmyndigheten i landet der du bor, er ansatt eller hvor overtredelsen har skjedd.