HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN?

Transkript

1 Personvernerklæring 1. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN? Personopplysninger samles i de fleste tilfeller inn direkte fra deg, eller de genereres i forbindelse med at du bruker våre tjenester og produkter. Noen ganger kreves det tilleggsinformasjon for å holde opplysningene oppdatert eller for å kontrollere at opplysningene vi samler inn, er korrekte. Personopplysningene vi samler inn, kan grupperes i følgende kategorier: Identifikasjonsinformasjon: personnummer og navn. Vi er forpliktet til å innhente dokumentasjon for slike opplysninger, for eksempel i form av kopier av passet ditt, førerkortet eller lignende. Kontaktinformasjon: telefonnumre og adresser, inkludert postadresse for utenlandske adresser; også hjemland. Finansiell informasjon: type avtale, transaksjonsdata, kreditthistorikk, forsikringshistorikk. Lovpålagte opplysninger: skattemessig hjemsted eller utenlandsk skatteregistreringsnummer, opplysninger som kreves for å få grunnleggende kunnskap om kunden og i forbindelse med arbeid mot hvitvasking. 1.1 Personopplysninger du gir oss De personopplysningene som vi registrerer, vil i hovedsak innhentes direkte fra deg som kunde. Som ny kunde ber vi deg for eksempel om personopplysninger som navn, fødselsnummer, e-postadresse og telefonnummer, inntekts- og gjeldsinformasjon for å kunne gi deg det produktet eller den tjenesten du er interessert i. Telefon- og chat-samtaler med deg tas opp og logges for å verifisere ordrer og sikre dokumentasjon. 1.2 Personopplysninger vi henter fra tredjepart For å kunne tilby deg tjenester og overholde lovkrav vil vi også innhente personopplysninger fra tredjeparter. Slike informasjonskilder kan være: Offentlig tilgjengelige kilder og andre eksterne kilder og registre som føres av offentlige myndigheter (for eksempel Folkeregisteret og registre hos skattemyndigheter, firmaregistre, kriminalitetsbekjempende myndigheter osv.). Sanksjonslister (som føres av internasjonale organisasjoner som EU og FN samt nasjonale organisasjoner som Office of Foreign Assets Control (OFAC)). Registre som føres av kredittopplysningsbyråer og andre kommersielle informasjonstjenester som leverer informasjon om f.eks. reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer. Fra andre selskaper i konsernet eller andre selskaper som vi samarbeider med.

2 1.3 Personopplysninger vi henter fra cookies (informasjonskapsler) Når du besøker våre nettsider registrerer vi ulike typer informasjon om deg i en "cookie" (informasjonskapsel). En cookie er en liten fil som lagres lokalt hos deg. Den er ikke skadelig og kan ikke inneholde virus eller programmer. Det den gjør, er å lagre informasjon fra nettstedet vårt, for eksempel når du besøkte oss sist eller data du har tastet inn i et bestillingsskjema. Det er en cookie som gjør at nettstedet vårt for eksempel husker hvilket språk du foretrekker eller hvordan du logget deg på sist og legger dette som standard valg for deg. All datatrafikk mellom din nettleser og våre servere er kryptert og blir lagret i henhold til våre strenge krav til datasikkerhet. Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å levere produkter og tjenester til deg, sørge for et sikkert nettmiljø, håndtere vår markedsføring og gi deg en bedre onlineopplevelse, følge opp ytelsen på våre nettsider og gjøre nettstedet vårt mer relevant for deg. Opplysningene vil ikke bli brukt til å identifisere individuelle besøkende, med unntak av brukere av vår Investorweb. Du kan angi eller endre innstillinger i nettleseren for å godta eller avvise informasjonskapsler. Hvis du velger å avvise informasjonskapsler, kan du fortsatt bruke våre nettsider, men tilgangen til noen funksjoner og områder på nettstedet eller tjenestene våre kan være kraftig begrenset. Ved å tillate bruk av informasjonskapsler vil du derfor kunne få en mer relevant brukeropplevelse av våre nettsteder. På finner du beskrivelser om hvordan du kan du kan slette eller avvise informasjonskapsler. For mer informasjon om vår bruk av informasjonskapsler, se vår "Cookie Policy" på 2. HVA BRUKES PERSONOPPLYSNINGENE TIL OG PÅ HVILKET GRUNNLAG? Vi bruker dine personopplysninger til å oppfylle lovpålagte forpliktelser og avtaleforpliktelser, samt å gi deg tilbud, råd og tjenester. 2.1 Kundeadministrasjon Vi vil bruke dine personopplysninger for å oppfylle de forpliktelser som vi har påtatt oss for gjennomføring av oppdrag og tjenesteavtaler med deg, samt kundeadministrasjon og fakturering. Vi vil ved avtaleinngåelsen og under avtaleforholdet registrere opplysninger om deg og andre personer som har tilknytning til avtaleforholdet, for eksempel disponenter. Vi vil også registrere opplysninger om personer som vi har avslått å inngå avtale med. Dette for å kunne underrette om avslaget og eventuelt i ettertid kunne dokumentere forholdet. Eksempler på kundeadministrasjon: Prosesser som er nødvendig for eksempel for å etablere et kundeforhold eller utføre en tjeneste Kundeservice Fastslå, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav og inndrive krav 2.2 Rettslige forpliktelser Vi kan behandle personopplysninger til det formål å oppfylle krav og forpliktelser i medhold av lover, forskrifter eller vedtak fra myndigheter og tilsynsorganer. Det for å forebygge,

3 avdekke, oppklare og håndtere bedrageri og andre straffbare handlinger. I slike tilfeller vil vi kunne være forpliktet til å innhente informasjon og utlevere opplysninger til andre banker og finansinstitusjoner, politiet og andre offentlige myndigheter. Oppbevaringstiden vil være inntil ti år etter registreringen. Vi vil behandle personopplysninger for å oppfylle undersøkelses- og rapporteringsplikten for mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven. Vi er videre pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til ØKOKRIM v/enheten for finansiell etterretning (EFE). I følge Personopplysningsloven og hvitvaskingsloven har du ikke innsynsrett i enkelte opplysninger vi har registrert så lenge en eventuell etterforskning pågår. Vi vil for øvrig behandle personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det eller når du har samtykket til det. I tillegg kan vi behandle personopplysningene for å forebygge og avdekke straffbare handlinger dersom det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til ditt personvern. Eksempler på rettslige forpliktelser: Kunnskap om deg som kunde Forebygging og avdekking av straffbare handlinger, slik som hvitvasking av penger, finansiering av terrorisme og bedrageri Sanksjonsovervåkning Bokføringskrav Rapportering til skattemyndigheter, politimyndigheter, namsmyndighet tilsynsmyndigheter Risikoklassifisering knyttet til risikohåndtering Andre forpliktelser knyttet til tjeneste- eller produktspesifikk lovgivning, for eksempel verdipapirer 2.3 Berettiget interesse Markedsføring, produkt- og kundeanalyse, herunder profilering, er områder hvor vi kan ha en berettiget interesse i å behandle personopplysninger. Vi kan behandle personopplysningene til disse formål dersom det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til ditt personvern. Den berettigede interessen må være lovlig, definert på forhånd, reell og saklig begrunnet i virksomhetens art. Markedsføres produkter og tjenester innen en annen produktkategori enn den som du har inngått avtale om, kreves det samtykke fra deg for å benytte andre kundeopplysninger enn de nøytrale. Eksempler på berettiget interesse: Markedsføring av produkter og tjenester du har inngått avtale om. Produkt- og kundeanalyser for å forbedre og videreutvikle produkter og tjenester. Transaksjonsovervåkning for å avdekke straffbare handlinger. Sikring av verdier gjennom logging på servere, drift av infrastruktur og brannmurer. 2.4 Samtykke I noen tilfeller ber vi om ditt samtykke til å behandle personopplysningene dine. Dersom ikke annet behandlingsgrunnlag foreligger, vil vår behandling av personopplysninger basere seg på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg som kunde. Samtykket skal inneholde informasjon om den spesifikke behandlingsaktiviteten.

4 Dersom du har avgitt samtykke til oss, kan dette på hvilket som helst tidspunkt trekkes tilbake. Trekker du tilbake ditt samtykke, vil behandlingen opphøre, og personopplysningene vil slettes dersom oppbevaring av opplysningene er basert utelukkende på avgitt samtykke. Informasjon om formål, behandlingsaktiviteter og tilbakekalling av det aktuelle samtykket vil gis når du blir bedt om å avgi samtykke. 3. HVEM KAN VI UTLEVERE PERSONOPPLYSNINGENE TIL? Personopplysninger blir kun delt med tredjeparter når: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Foretaket er rettslig forpliktet til å gjøre dette, for eksempel ved innrapportering av mistenkelige transaksjoner eller pålegg fra myndigheter, deling er nødvendig for å motta eller gjennomføre en ordre, gjennomføre oppgjør og etablere verdipapirkonto, for eksempel med et annet verdipapirforetak eller et sentralt verdipapirregister, deling med selskaper innad i Astrup Fearnley-konsernet er nødvendig for å oppfylle Foretakets avtale med eller tjenestetilbud til Kunden, samt hvis utlevering er nødvendig for å tilfredsstille konsern basert styrings-, kontroll- og/eller rapporteringskrav fastsatt ved lov, deling er nødvendig for å ivareta Foretakets interesser i tvister, Kunden har samtykket til deling eller det er nødvendig i forbindelse med drift av Foretakets IT-systemer. Før vi deler slike opplysninger vil vi alltid sørge for at vi følger den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning og de aktuelle bestemmelsene om taushetsplikt som gjelder i finans- og verdipapirsektoren. 3.1 Tredjeparter Når vi leverer tjenester og produkter, kan det i enkelte tilfeller bety at vi må utlevere informasjon om deg. Hvis du for eksempel har kjøpt aksjer/andeler i et prosjektselskap, må vi utlevere visse opplysninger for å kunne utføre transaksjonen. For å utføre våre tjenester utleverer vi opplysninger om deg i den utstrekning det er nødvendig for å identifisere deg og utføre et oppdrag eller en avtale med selskapene som vi samarbeider med, for at vi skal kunne utføre våre tjenester. Disse tjenestene omfatter blant annet sikre identifikasjonsløsninger og mellom parter i det finansielle systemet som f.eks. banker og transaksjonsmottakere. I tillegg blir opplysninger videreformidlet med ditt samtykke eller dersom det er tillatt i henhold til lov, til selskaper i samme konsern og til eksterne forretningspartnere (inkludert banker og foretak som selger finansielle produkter). Vi har inngått avtaler med utvalgte leverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss. Når vi setter ut oppgaver som innebærer at en leverandør skal behandle personopplysninger på vegne av Fearnley Project Finance vil leverandøren normalt være en databehandler. I slike tilfeller er det nødvendig med en databehandleravtale mellom oss og leverandør for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket. Dette gjelder uavhengig av om vi bruker databehandlere i Norge eller i andre land innen EØS-området.

5 Vi bruker databehandlere (for eksempel leverandør av IT-tjenester) til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Bruken av databehandlere er ikke å regne som en utlevering av personopplysninger. Per i dag benytter vi for eksempel disse typene databehandlere: software-leverandører skyløsningsleverandører vedlikehold, drift og support IT-utvikling konsulenter 3.2 Overføringer til land utenfor EØS I noen tilfeller kan det være at vi overfører personopplysninger til organisasjoner i land utenfor EØS-området, for eksempel til leverandører av IT-tjenester eller andre databehandlere. Slike overføringer kan gjøres hvis noen av følgende vilkår er oppfylt: EU-kommisjonen har besluttet at det foreligger et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i det aktuelle landet. Det er truffet andre hensiktsmessige sikkerhetstiltak, og/eller en databehandler har gitt nødvendige garantier om at personopplysningene vil bli behandlet på en trygg måte, for eksempel ved bruk av standardkontrakter (EUs standardklausuler) som er godkjent av EU-kommisjonen, eller databehandleren har gyldige bindende konsernregler (BCR). Det dreier seg om unntak i spesielle tilfeller, for eksempel for å oppfylle en avtale med deg eller tilfeller der du gir ditt samtykke til den bestemte overføringen. 4. SIKKERHET Å behandle dine personopplysninger trygt og sikkert er helt sentralt for vår virksomhet. Vi bruker egnede tekniske, organisatoriske og administrative sikkerhetstiltak for å sikre dine personopplysninger beskyttelse mot tap, misbruk, ødeleggelse, korrupsjon eller uautorisert tilgang. Vi har et rammeverk for sikkerhet som oppdateres jevnlig i tråd med den teknologiske utviklingen. 5. DINE RETTIGHETER Som registrert har du flere rettigheter knyttet til personopplysningene vi har om deg. En forespørsel om å utøve dine rettigheter, som gjengitt nedenfor, vil bli vurdert ut fra omstendighetene i hvert enkelt tilfelle. Vær oppmerksom på at vi også kan beholde og bruke dine opplysninger slik det er nødvendig for å oppfylle juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve avtalene våre. 5.1 Innsyn Du har rett til å få innsyn i personopplysningene vi har lagret om deg. Dette gjelder informasjon du selv har oppgitt, informasjon vi har hentet fra eksterne kilder, og informasjon om behandling av opplysningene. Interne vurderinger og lignende interne data som vi oppretter på bakgrunn av personopplysningene du har gitt til oss, faller utenfor innsynsretten. Det samme gjelder

6 enkelte personopplysninger som vi har innhentet for å oppfylle lovpålagte forpliktelser, som for eksempel anti-hvitvaskingsforpliktelser, samt beskyttelse av andre personers personvern. 5.2 Retting Hvis opplysningene er uriktige eller ufullstendige har du rett til å få opplysningene rettet, med de begrensninger som følger av lovgivningen. 5.3 Sletting Som følge av lovgivningen i finanssektoren er vi i mange tilfeller forpliktet til å beholde personopplysninger om deg så lenge du er kunde hos oss, og også etter det, f.eks. for å oppfylle en lovbestemt forpliktelse eller for å behandle rettslige krav. Du har rett til å be om at dine personopplysninger blir slettet dersom: du trekker tilbake samtykket til behandlingen og det ikke er noen annen berettiget grunn til behandlingen, du fremmer innsigelse mot behandlingen og det ikke er noen berettiget grunn til å fortsette behandlingen, du retter innsigelse mot behandling for direkte markedsføring eller behandlingen er ulovlig. 5.4 Innsigelse Du har rett til å protestere på behandling av dine personopplysninger som skjer på grunnlag av berettigede interesser med mindre slike interesser overstyrer dine grunnleggende rettigheter eller friheter. I tilfeller hvor behandling av dine personopplysninger er basert på vår berettigede interesse og opplysningene benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du alltid rett til å fremme innsigelser mot behandlingen. 5.5 Begrensning Hvis du bestrider riktigheten i opplysningene vi har registrert om deg eller lovligheten ved behandlingen, eller hvis du har fremmet innsigelse mot behandlingen av opplysningene i samsvar med din rett til innsigelse, kan du be oss om å begrense behandlingen av disse opplysningene til kun lagring. Behandlingen vil bli begrenset til kun lagring inntil opplysningene er rettet, eller det kan fastslås at våre berettigede interesser går foran dine interesser. Hvis du ikke har rett til å slette opplysningene vi har registrert om deg, kan du i stedet be om at vi begrenser behandlingen av disse opplysningene til bare lagring. Hvis behandlingen av opplysningene som vi har registrert om deg, er nødvendig for å fremme et rettslig krav, kan du også kreve at annen behandling av disse opplysningene begrenses til lagring. Vi kan behandle opplysningene dine til andre formål hvis dette er nødvendig for å fremme et rettslig krav eller hvis du har gitt ditt samtykke til dette.

7 5.6 Dataportabilitet Dataportabilitet er din rett til å motta personlige opplysninger som du har gitt oss, i maskinlesbart format. Dette gjelder opplysninger du har gitt oss direkte, basert på inngått samtykke eller for å oppfylle en avtale. 6. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN Vi jobber kontinuerlig med å forbedre og utvikle våre tjenester, produkter og nettsteder. Hvis det skulle skje endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, endringer av våre tjenester og produkter eller andre endringer som påvirker personvernerklæringen, kan det medføre at informasjonen her vil endres. Hvis endringene er betydelige, vil vi gi tydelig beskjed når vi er pålagt å gjøre det etter gjeldende lov. Les gjerne gjennom denne personvernerklæringen fra tid til annen for å holde deg oppdatert om eventuelle endringer. 7. KONTAKT FOR SPØRSMÅL ELLER KLAGER Hvis du har spørsmål til eller synspunkter på vår personvernerklæring eller vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakt med oss via vår nettside telefon eller e-post fpfcompliance@fearnleys.no. Ønsker du å klage på vår behandling av dine personopplysninger kan dette sendes inn på e- post til fpfcompliance@fearnleys.no. Dersom du ønsker det, kan du også sende klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om dette på Datatilsynets egne nettsider ( Du kan også klage til datatilsyn i EU/EØS-land der du har ditt vanlige bosted, arbeidssted eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted. Informasjon om dette vil du finne på hjemmesiden til ditt lokale datatilsyn.