Selskapet er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Transkript

1 Personvernerklæring Denne personvernerklæring er for selskapet S&P Business Management AS, samt alle selskap forretningsført av S&P Business Management AS (se kontaktinformasjon), felles benevnt som "Selskapet". Hvert av disse enkelte selskapene vil i ulike tilfeller opptre som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger, der tilleggsinformasjon om hvert enkelt selskap og hvilke personopplysninger hvert enkelt selskap behandler fremkommer nedenfor. Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Selskapet samler inn og bruker personopplysninger. Disse reglene supplerer de øvrige avtalevilkår som Selskapet har inngått med kunden og gjelder for alle tjenesteforhold, både nåværende og fremtidige. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Selskapet er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Hva er personopplysninger? Personopplysninger er enhver form for informasjon om en identifisert eller identifiserbar person, dvs. opplysninger, som kan henføres til en fysisk person. Opplysningene oppgis frivillig av kunde i møter, e-post eller per telefon. Hvilke personopplysninger vi behandler om deg, vårt formål og behandlingsgrunnlag: Selskapet behandler følgende personopplysninger om våre kunder: Nøytrale personopplysninger: Personopplysninger som er offentlig kjent eller som man kan vurdere til å være lite problematisk dersom informasjonen blir offentliggjort. Eksempler på slike personopplysninger er navn, sivilstatus, kjønn, epostadresse og statsborgerskap. Vi innhenter nøytrale personopplysninger direkte fra deg eller fra en databehandleravtale-motpart. Vi behandler nøytrale personopplysninger for å administrere kundeforhold, lovpålagte dokumentasjonskrav og for ansatte behandler vi nøytrale personopplysninger for å administrere selve ansettelsesforholdet. Lagringstiden for slike personopplysninger varierer, men vi vil som oftest lagre disse så lenge de er nødvendige for å oppfylle våre forpliktelser med deg som kunde, samt eventuelle lagringskrav etter bokføringsloven og anti- hvitvaskingsloven. Avtale- og produktinformasjon: 1 / 6

2 Selskapet har oversikt over alle kunders inngåtte avtaler og produkter, herunder transaksjonshistorikk både i form av inn- og utbetalinger. Dette er nødvendig for oss å lagre i forbindelse med ditt kundeforhold, og lagres så lenge vi trenger opplysningene for kundeforholdet og eventuelt pålagt av bokføringsloven og anti-hvitvaskingsloven. Øvrige kundeopplysninger: Vi behandler andre opplysninger som bl.a. fødselsnummer, bank/vps-kontonummer. Formålet med de øvrige kundeopplysningene er inngåelse og oppfyllelse av kontrakter, administrasjon av kundeforhold og kundeoppfølging, samt for overhold av rettslige forpliktelser. Selskapet er av lovverk pliktig å oppbevare og lagre informasjon om sine ansatte, investorer og kunder i 5 år, også etter at forholdet tok slutt. Kundeoppfølging Selskapet rapporterer kvartalsvis på vegne av selskap de er forretningsfører for, samt sender ut annen relevant informasjon ved behov. Hjemmeside og statistikk Selskapet samler inn informasjon fra hjemmesiden via Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne, og vi kan ikke spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Den er innstilt til å slettes automatisk etter 24 måneder hvis du ikke returnerer til nettstedet. Det er mulig å reservere seg mot all registrering i Google Analytics ved å installere et tillegg i nettleseren: Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Se egen cookie policy for mer informasjon. Mottakere av personopplysninger - Tredjeparter Selskapet utleverer noen ganger personopplysninger med tredjeparter, herunder bl.a. revisor, forretningsfører og regnskapsfører når dette er nødvendig for leveransen eller hvis kunden selv ber oss om dette. Slike utleveringer vil være regulert i avtaler. Personopplysninger kan bli utlevert til nasjonale myndigheter, dersom det er påkrevd etter norsk lov, f.eks. for etterlevelse av forpliktelsene etter den norske hvitvaskingsloven. 2 / 6

3 Vi utleverer ikke personopplysninger til tredjestater utenfor EU/EØS eller internasjonale organisasjoner. Databehandlere Leverandører av IT-løsninger som Selskapet bruker til behandling av personopplysninger, kan ha tilgang til personopplysninger for formål spesifikt angitt i en databehandlingsavtale, f.eks. vedlikeholds- og supporttjenester knyttet til IT-systemet. Databehandleravtalen forplikter leverandøren til å overholde gjeldende personvernlovgivning når de utfører sine tjenester til Selskapet. Det foreligger databehandleravtaler mellom følgende selskap: Solmunde & Partners AS og S&P Business Management AS S&P Business Management AS og S&P Accounting AS S&P Business Management AS og alle selskap forretningsført av dem, se liste med kontaktinformasjon. Databehandleravtalene kommer som tillegg eller del av vilkår i annet eksisterende avtaleverk, som bl.a. en forretningsføreravtale. Datasikkerhet Selskapet og våre leverandører arbeider kontinuerlig med å forebygge uautorisert tilgang, utlevering eller annen avvikende behandling av personopplysninger. Vi har implementert fysiske, tekniske og administrative prosedyrer og tiltak for å beskytte personopplysninger, herunder tiltak basert på prinsipper for innebygget personvern: Personopplysninger lagres i sikre driftsmiljøer som kun er tilgjengelig for ansatte i Selskapet og underleverandører som har saklig behov for tilgang til opplysningene. Alle våre ansatte er underlagt en streng taushetsplikt. Personaladministrasjon Selskapet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Behandlingsgrunnlag er slike tilfeller at behandlingen er nødvendig å utføre arbeidsavtalen med de ansatte, herunder administrasjon og dokumentasjonskrav iht bokføringsloven. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområder regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på selskapets nettsider. 3 / 6

4 Dine rettigheter Innsyn Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem. Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for å iverksette avtalen vi har inngått og gi deg god service. Retting Du kan kreve at vi korrigerer eller supplerer personopplysninger som er feil eller unøyaktige. Korrigeringer skal gjøres så snart som mulig. Sletting Dine personopplysninger slettes når de ikke er lenger nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Det samme gjelder om et samtykke er trukket tilbake og det ikke finnes et annet rettslig grunnlag for behandlingen. Sletting skal også skje når du har fremsatt en berettiget innsigelse, eller dersom vår behandling er ulovlig. Sletteplikten gjelder ikke når dine personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse for oss. Det samme gjelder i tilfeller der det foreligger arkivformål i allmennhetens interesse, historisk forskning eller statistiske formål, forutsatt at sletting vil gjøre umulig eller i alvorlig grad hindre at formålet med behandlingen oppnås. Begrensing av behandling av personopplysninger Du kan ha krav på begrensning av behandling av personopplysninger, som innebærer at vi ikke vil behandle personopplysningene dine utover å lagre dem. Dette kan for eksempel være; dersom du mener personopplysningene er unøyaktige, kan behandlingen begrenses i en periode slik at vi kan kontrollere om personopplysningene er riktige behandlingen er ulovlig, men du motsetter seg sletting og krever isteden at de kun lagres Vi ikke lenger trenger opplysningene til formålet med behandlingen, men den du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav og ønsker derfor at de lagres du har protestert på behandlingen og avventer tilbakemelding på klagen Dataportabilitet 4 / 6

5 Du har rett til å få overført dine personopplysninger hos oss overført til deg selv eller til en tredjepart i et maskinlesbart format dersom behandlingen baserer seg på samtykke, behandlingen baserer seg på en avtale, behandlingen utføres automatisk Innsigelsesrett Du har rett til å protestere mot behandling der personopplysninger brukes for å ivareta en oppgave for samfunnets interesse, utøve offentlig myndighet, ivareta dine interesser. Brukes personopplysningene i forbindelse med direkte markedsføring kan du protestere mot behandlingen slik at behandlingen opphører. Samtykke Vi innhenter som hovedregel kun samtykke for behandling av personopplysninger dersom vi ikke har andre behandlingsgrunnlag, og dette vil alltid være frivillig. Tilbaketrekking av tidligere gitt samtykke Du kan når som helst trekke tilbake eventuelle samtykker du har avgitt i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger uten at det har konsekvenser for ditt kundeforhold hos oss. Dette kan gjøres ved å kontakte Ingrid Risnes på ingrid.risnes@solmunde.no eller ringe oss på Automatiserte avgjørelser Vi foretar ikke automatiserte avgjørelser av dine personopplysninger. Tidsfrister Krav og forespørsler vedrørende dine personopplysninger besvares av oss som hovedregel innen 30 dager. Endringer Vi kan endre denne Personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside Hvis vi foretar endringer som i betydelig grad endrer våre personvernrutiner, varsles eksisterende kunder via e-post, eller via en melding på våre nettsider før endringene trer i kraft. 5 / 6

6 Kontaktinformasjon Hvis du har spørsmål til denne Personvernerklæringen, vennligst kontakt oss på: S&P Business Management AS, org.nr Forretningsfører for selskap: BBS Bulk V AS & IS, org.nr BBS Bulk VI KS, org.nr BBS Bulk VI AS, org.nr BBS Bulk VII AS & DIS, org.nr BBS Containerfeeder I AS & DIS, org.nr Cremona AS, org.nr EOS Bulk Invest AS, org.nr EOS Carisbrooke AS, org.nr EOS I AS, org.nr Orion Containership AS, org.nr S&P Shipping Opportunity AS, org.nr BBS Short Sea I AS, org.nr Short Sea I AS, org.nr SP Bulk V AS, org.nr Telefon, epost, forretnings- og postadresse er felles for alle selskap: Epost: business.management@solmunde.no Telefon: Postadresse: Teatergaten 35, NO-5010 Bergen eller Postboks 848 Sentrum, NO-5807 Bergen Din klagerett til Datatilsynet Du har klagerett til Datatilsynet for all vår behandling av dine personopplysninger. Datatilsynet kan kontaktes på postkasse@datatilsynet.no eller telefon Nærmere beskrivelse finnes her: 6 / 6