Kontrollutvalget Lillehammer kommune

Transkript

1 Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll Årsplan 2019 Kontrollutvalget Lillehammer kommune Kontrollutvalget Lillehammer kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner

2 INNHOLD 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS HOVEDFOKUS I Oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon Oppgaver knyttet til selskapskontroll Oppgaver knyttet til løpende tilsyn med forvaltningen Oppgaver knyttet til kontrollutvalgets budsjett Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen MØTEPLAN FOR

3 1 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for å føre løpende kontroll og tilsyn med forvaltningen. Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll. I veilederen «Kontrollutvalgsboken» fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet står følgende; «Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i den enkelte kommune og fylkeskommune. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressurser. Aktørene i egenkontrollen er kommunestyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, administrasjonssjefen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller.» Videre står det at "kontrollutvalget må derfor ha et våkent blikk på kommunens virksomhet og sette viktige saker på dagsorden". Innenfor kommunestyrets vedtatte rammer forsøker derfor utvalget løpende å følge med på det som skjer i kommunen. Kontrollutvalget utfører arbeid i henhold til kommunelovens bestemmelser i kapittel 12 ( 76-80) om «Internt tilsyn og kontroll. Revisjon». I medhold av kommuneloven 77 nr. 11 er det laget en egen forskrift for kontrollutvalg. Forskrift om kontrollutvalg har bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon (kap. 4), forvaltningsrevisjon (kap. 5) og selskapskontroll (kap. 6). I tillegg er kontrollutvalget gitt oppgaver i forbindelse med valg av revisor ( 16), ansettelse, suspensjon og oppsigelse av revisor ( 17) og budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen ( 18). Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har et eget kompetent sekretariat ( 20). I årsplanen omtales noen hovedfokusområder og oppgaver som er planlagt for Utgangspunktet for årsplanen er tidligere vedtatt planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det blir vurdert i hvilken grad temaene i disse planene hittil er fulgt opp og om det er aktuelt å gjøre mer. På samme måte vurderes nye tema som har kommet opp underveis i valgperioden. Årsplanen for 2019 sendes kommunestyret til orientering. 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalgets sammensetning p.t.: Medlemmer: Varamedlemmer: H Eivind Falk (leder) 1. Håkon Erdal 2. Freddy Jensen 3. Thea Julie Vigerust Bolstad Frp Wenche K. H. Almestrand 1. Arne Marsteinstredet 2. Tore V. Myhren 3. Arild Slåtsveen Sp Anne Mari Råbøl 1. Ingerid Lyngnes Dahl 2. Ole Morten Melbø 3. Valborg Nordrum Brøste Ap/SV Kari Fjeset Aasen (fra ) - Jørund Hassel er foreslått som fast medlem fra (behandles i kommunestyret ) Jan Petter Hammervold 1. Jørund Hassel (Ap) 2. Eva Hagen Haugen (Ap) 3. Sigrid Tahtcieva (SV) 4. Svein Grandalen (AP) 2

4 Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet som er et interkommunalt samarbeid mellom Lillehammer kommune, Gausdal kommune, Øyer kommune, Oppland fylkeskommune og Hedmark fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3 KONTROLLUTVALGETS HOVEDFOKUS I OPPGAVER KNYTTET TIL REGNSKAPSREVISJON Ved behandling av kommunens regnskap avgir kontrollutvalget en uttalelse, som stiles til kommunestyret (jf. forskrift for kontrollutvalg 7). Formannskapet får kopi av uttalelsen, slik at den er med når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget planlegger å vedta uttalelsen så snart som mulig etter revisjonens frist for revisjonsberetning den Alle nummererte brev eller andre typer revisjonsmerknader som revisjonen ønsker at kontrollutvalget skal følge opp, behandles fortløpende (jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd). Eventuelle nummererte brev som ikke blir godt nok fulgt opp av kommunen, sendes kommunestyret for videre behandling. For øvrig er kontrollutvalgets rolle å påse at kommunens regnskap blir reviderte på en betryggende måte. Hvordan kontrollutvalget følger opp dette er beskrevet nedenfor under oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen. Kontrollutvalget vil ha en spesiell fokus på kommunens økonomiske situasjon utover i OPPGAVER KNYTTET TIL FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre i samarbeid med kommunens revisjon foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Kontrollutvalget forsøker derfor å ha et løpende blikk på kommunens virksomhet og påser at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon (jf. kommuneloven 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg 9) innenfor den rammen som kommunestyret har bevilget. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret (jf. forskrift om kontrollutvalg 11). Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret den Denne er styrende for kontrollutvalgets arbeid. I punkt 3 i vedtaket står det at "planen revurderes halvveis i perioden og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden". Kontrollutvalget har derfor en mer eller mindre løpende rullering av sine planer for å se om det bør gjøres endinger og/eller bestille andre tema enn det som er nevnt i planen. Det vil si at utvalget selv og utvalgets sekretariat følger løpende med på det som skjer i kommunesektoren generelt og Lillehammer spesielt. Kontrollutvalget oppfatter at de temaene som det foreløpig ikke er sett nærmere på i planen fortsatt er relevante. Dessuten er det allerede bestilt forvaltningsrevisjon om " Psykososialt miljø i skolen - mobbing " og revisjonsrapporten forventes tidlig i Videre skal kontrollutvalget behandle foranalysene "Journalføring av post og oppfølging av henvendelser" og "Selvkost vann og avløp" på møtet den Hvis det bestilles forvaltningsrevisjon antas det at det forutsettes at disse 3

5 gjennomføres i løpet av første halvår 2019 slik at nåværende kontrollutvalg kan få behandlet revisjonsrapporten. Hvor mye som er igjen av budsjettrammen til eventuelt nye forvaltningsrevisjoner senere i 2019 vil bl.a. være avhengig av hvor mange timer revisjonen antar at er nødvendig for å gjennomføre eventuelle bestillinger som gjøres og hvor mye av pågående forvaltningsrevisjon som belastes budsjettet i Full oversikt over dette vil kontrollutvalget få ved revisjonens statusrapport pr Det må også tas hensyn til at kontrollutvalget ønsker å sikre at de undersøkelser og de påpekte svakheter som er gort i denne valgperioden virkelig er fulgt opp. Som en del av dette legger sekretariatet fram en sak for kontrollutvalget på møtet den som oppsummerer de selskaps-/eierskapskontrollene som er gjennomført hittil i valgperioden. Kontrollutvalget ønsker å ha fulgt opp dette før valget av nytt utvalg høsten Det vil si at noe av tiden og midlene som er til rådighet første halvår også bør avsettes til dette. Eventuelle nye tema utover ovennevnte vil derfor først og fremst være aktuelle som orienteringer i utvalgets møter i Nåværende kontrollutvalg vil i løpet av 2019 evaluere sitt arbeid og gi innspill til tema som bør vurderes i plan for forvaltningsrevisjon i neste valgperiode. Noen av temaene fra nåværende plan vil bli vurdert på nytt, sammen med nye innspill som vurderes i løpet av sommeren Basert på dette kan det være aktuelt å bestille foranalyser på slutten av hvis det er budsjettmidler igjen - som det nye kontrollutvalget vil kunne ta stilling til og arbeide videre med. Nedenfor følger en oversikt over tema for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av kommunestyret i 2016, med status om kontrollutvalgets oppfølging hittil og kommentarer. Tema fra plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i 2016 (ikke prioritert) Planlegging og styring av byggeprosjekter Intern kontroll i byggesaksbehandlingen Kvalitet i tjenestene pleie og omsorg Endret til "kvalitet i hjemmetjenesten" Oppfølging av planen hittil Revisjonsrapporten ble behandlet av kommunestyret den I møtet den behandlet kontrollutvalget rådmannens tilbakemelding om oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen i brev av om rådmannens oppfølging av anbefalinger i tidligere revisjonsrapport til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp temaet planlegging og styring av byggeprosjekter i Revisjonsrapporten ble behandlet av kommunestyret den Rådmannens svar på oppfølging av anbefalingene ble fulgt opp av kontrollutvalget i møtet den og deretter Kontrollutvalget ba i møtet den om en oppdatering i sitt møte den Forvaltningsrevisjon bestilt Revisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den Temaet er tidligere fulgt opp via orienteringer om "samarbeid med Kommentarer Temaet er fulgt opp med orienteringer om utbyggingen ved Nordre Ål skole en og ombyggingen av Vingnesbrua den Temaet er dessuten fulgt opp av utvalgsleder som har vist til revisjonsrapporten ved behandlingen av andre byggeprosjekt i kommunestyret. Temaet følges opp ytterligere i I første omgang orienteringer. Kommunens tilbakemelding i form av en oppdatert matrise som viste oppfølgingen av anbefalingene ble behanldet Kontrollutvalget tok matrisen til orienering, men utvalget ønsker en ny orientering om status i kommunens arbeid med eldre saker på første møte høsten Revisjonsrapporten ble behandlet av kommunestyret den Svar fra rådmannen på oppfølging av anbefalingene (frist ) vil bli fulgt opp av kontrollutvalget våren 4

6 Psykososialt miljø i skolen - mobbing Rus og psykiatri Interkommunale samarbeid pårørende ved tildeling av tjenester i hjemmesykepleien" den og medisinhåndtering og tidspunkt for matservering den Kontrollutvalget behandlet foranalysen den og prosjektplanen den Temaet er også fulgt opp via orienteringer om "utviklingen av diagnostisering og medisinering i grunnskolen" den og "psykososialt miljø i skolen" den Fulgt opp med orientering i møtet den og Foranalyse på temaet "Kommunalt psykiatri- og rusarbeid" ble bestilt den og behandlet den Kontrollutvalget bestemte seg for ikke å bestille forvaltningsrevisjon i denne omgang, men ønsker å ta temaet opp til ny vurdering i Fellesenhet økonomi ble presentert på kontrollutvalgets møte den , noe som derved blir en del av årsplanen for Revisjonsrapporten forventes på utvalgets andre møte i 2019 og legges derfor inn som en del av årsplanen for 2019 Temaet "Kommunalt psykiatri- og rusarbeid" tas inn i årsplanen for Nærmere vurdering av temaet kan eventuelt gjøres på første møte i Regionalt samarbeid i samhandlingsreformen Endret til "Regionalt samarbeid om helsetjenester" Kontrollutvalget i Gausdal har gjennomført forvaltningsrevisjon "Landbrukskontoret i Lillehammerregionen" på vegne av de andre utvalgene. Kontrollutvalget i Lillehammer behandlet revisjonsrapporten den og kommunestyret den Foranalyse ble behandlet i kontrollutvalgets møte i juni Videre undersøkelse ble utsatt ettersom det var på gang en revidering av avtaleverket vedrørende samarbeidet. På møtet den ba kontrollutvalget om at temaet overligger-døgn innarbeides i foranalysen. Ny foranalyse med endret tittel ble behandlet på fellesmøte den , der det ble vedtatt ikke å bestille forvaltningsrevisjon i denne omgang, men ta opp temaet til ny vurdering i Svarfrist er satt til Dette følges opp av kontrollutvalget i Gausdal. Kontrollutvalget i Lillehammer vil bli orientert i løpet av våren 2019, noe som legges inn i årsplan for Det bør vurderes nærmere om temaet spisses ytterligere og/eller etter hvert inngår som en del av andre tema. Temaet tas inn i årsplan 2019 og vurderes nærmere på første møte i 2019 f.eks. om det kan spisses til samarbeid om intermediære plasser og legevakt (som også er vedtatt i plan for FR). Se dette også i forhold til utskrivningsklare pasienter. Det bes samtidig om en orientering på første møte i Øvrige tema i planen Oppfølging av planen hittil Kommentarer Registrering og forvaltning av kunst og utsmykning Fulgt opp via orientering den Sekretariatet antar at orienteringen er tilstrekkelig. Kvalitet i tjenestene skole - foreløpig fokus på krav til kompetanse og bruk av midler til etterutdanning Foreløpig fulgt opp med orientering : Krav og mål til etterutdanning av lærere. Det er antagelig ikke budsjettmidler for en undersøkelse i 2019, men det kan eventuelt vurderes en orientering og/eller bestilles en foranalyse. Sekretariatets forslag er at man vurderer nærmere overgangen fra ungdomsskole til videregående skole. Barnevernet Åpenhet i forvaltningen - herunder varslingsrutiner Foreløpig fulgt opp med orientering den om "arbeidet med ny tjenesteprofil i barneverntjenesten". Kontrollutvalget behandlet foranalysen "Varsling og varslingsrutiner" den og vedtok at "Kontrollutvalget Sekretariatet foreslår at ny vurdering av dette temaet eventuelt gjøres i forkant av ny plan for neste valgperiode. Kontrollutvalget mener temaet i noen grad er fulgt opp ved bestilling av foranalyse i forkant av temaet 5

7 Journalføring av post og oppfølging av henvendelser Integrering av flyktninger - herunder mindreårige tar foranalysen til orientering og ser temaet i sammenheng med tema "Kvalitet i tjenestene pleie og omsorg" som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon". Kontrollutvalget har dessuten også fått orienteringer i 2018 både fra ordfører og rådmann om retningslinjer, rutiner og håndtering av seksuell trakassering. Fulgt opp med orientering i møtet den , der foranalyse ble bestilt Fulgt opp med en orientering i møtet den vedrørende oppfølging etter fylkesmannens tilsyn av introduksjonsprogrammet. Ikke undersøkt nærmere hittil "Kvalitet i hjemmetjenesten", der kommunens avvikssystem er sentral. Kontrollutvalget vedtok i møtet den ikke å følge opp temaet seksuell trakassering nærmere i denne omgang. Foranalysen behandlet av kontrollutvalget den Bestilling gjennomføres i 2019 og legges derfor inn i årsplan og oppfølgingsplan for 2019 Det antas at orienteringen er tilstrekkelilg i denne omgang. Temaet kan eventuelt vurderes for neste periode. Temaet vurderes eventuelt for neste periode. Temaet vurderes eventuelt for neste periode. Forvaltningspraksis sosialhjelp yngre brukere Beregning av husleie for Ikke undersøkt nærmere hittil kommunale omsorgsboliger Eiendomsforvaltning Ikke undersøkt nærmere hittil Temaet vurderes eventuelt for neste periode. Samarbeid om intermediære Ikke undersøkt nærmere hittil plasser og legevakt Kan eventuelt vurderes innarbeidet i temaet " Regionalt samarbeid om helsetjenester" se ovenfor. Vurderers nærmere på første møte i Konklusjon: Følgende tema vil bli fulgt opp i 2019 og er derved en del av denne årsplanen. Temaene vil etter hvert bli lagt inn i kontrollutvalgets oppfølgingsplan for 2019: Revisjonsrapport "Mobbing/psykososialt miljø i skolen Lillehammer kommune". o Revisjonsrapporten forventes til planlagt møte i mars Temaet "Journalføring av post og oppfølging av henvendelser". o Foranalyse behandles i møtet Kontrollutvalget bestilte en prosjektplan til første møte i 2019, der vinkling og metode kan drøftes nærmere. Det antas at revisjonsrapporten kan behandles før sommeren Temaet "Selvkost vann og avløp". o Temaet er ikke en del av plan for forvaltningsrevisjon for perioden, men kom opp under utvalgets møte den Foranalyse ble behandlet i møtet Kontrollutvalget valgte ikke å bestille ytterligere undersøkelse, men ønsker en orientering om selvkostfond for vann/avløp på første møte i Revisjonsrapport "Kvalitet i hjemmetjenesten". o Kommunestyret behandle revisjonsrapport den Svarfrist for rådmannens tilbakemelding på oppfølging av anbefalinger er Kontrollutvalgtes oppfølging vil derfor skje på planlagt møte i mars Internkontroll i byggesaksbehandlingen. o Kontrollutvalbet i i flere møter i 2018 fulgt opp anbefalingene i tidligere revisjonsrapport siste gang Kontrollutvalget tok matrisen som viste rådmannens oppfølging til orienering, men utvalget ønsker en ny orientering om status i kommunens arbeid med eldre saker på første møte høsten Interkommunalt samarbeid. 6

8 o Dette er hittil fulgt opp av kontrollutvalget i Lillehammer med en orientering om fellesenhet Økonomi og via kontrollutvalget i Gausdal sin forvaltningsrevisjon "Landbrukskontoret i Lillehammerregionen". Svarfrist for oppfølging av revisjonsrapporten i Gausdal er satt til Kontrollutvalget i Lillehammer vil bli orientert i løpet av våren 2019 etter at kontrollutvalget i Gausdal har behandlet tilbakemeldingen fra rådmannen. o Rådmennene i de tre kommunene i Lillehammerregionen har fått i oppdrag å gå igjennom alle interkommunale samarbeid. Kontrollutvalget ønsker en orientering når rådmennenes arbeid er ferdig. Temaet "Regionalt samarbeid om helsetjenester". o Temaet tas inn i årsplan 2019 og vurderes nærmere på første møtet i 2019 f.eks. om det kan spisses til samarbeid om intermediære plasser og legevakt (som også er et tema som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon for perioden). Temaet bør også ses i forhold til utskrivningsklare pasienter, som utvalget har fått flere orienteringer om i løpet av Kontrollutvalget ønsker en orientering som en del av grunnlaget for sin vurdering på første møte i Kommunens tilsynsansvar overfor private barnehager. o Kontrollutvalget fikk orientering om innhold og kvalitet i SFO i møtet den og en oppfølging i møtet den Kommunen skal undersøke nærmere med fylkesmannen om sitt ansvar og rapporterer tilbake til kontrollutvalget. Temaet settes opp på kontrollutvalgets andre møte i Utviklingen i saken om utskrivningsklare pasienter. o Kontrollutvalget fikk orientering om dette temaet på møtene den og Dette er at aktuelt tema som det antas at kontrollutvalget vil forfølge også i o I denne forbindelse vises det til at det innstilles overfor kommunestyret den vedrørende sak "Kommunedelplan helse og omsorg " at kommunestyret ber om at det utarbeides en plan for dimensjonering og etablering av ulike typer heldøgns omsorgsplasser med utgangspunkt i en anbefalt dekningsgrad tilsvarende 16 % av befolkningen over 80 år i Videre bes det om at det årlig utarbeides en kortfattet evaluering av fremdriften i KDP opp mot det aktuelle utfordringsbildet. Temaet "Rapport fra tilsyn med Helse og omsorgstjenester til personer over 18 år med utviklingshemming i Lillehammer kommune 2017" o Kontrollutvalget fikk en orientering på møtet den Temaet vil bli fulgt opp når de nye prosessene og systemene er innarbeidet våren Temaet settes derfor opp i kontrollutvalgets planlagte møte i juni Rus- og psykiatri o Nærmere vurdering av temaet kan gjøres på første møte i Personvern - GDPR o Det kan være naturlig at kontrollutvalget har fokus på dette området i løpet av Disse og andre aktuelle tema vil bli vurdert løpende på kontrollutvalgets møter i OPPGAVER KNYTTET TIL SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og i 80. Ifølge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget «påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.» Kommuneloven 80 hjemler utvidet tilsyn i heleide fylkeskommunale/kommunale aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Kontrollutvalget rapporterer direkte til fylkestinget (jf. forskrift om kontrollutvalg 15). 7

9 Selskapskontroll består av en obligatorisk eierskapskontroll og en valgfri forvaltningsrevisjon. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret den Denne er styrende for kontrollutvalgets arbeid. I punkt 4 i vedtaket står det at "kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av planperioden og foreta eventuelle endringer". Nedenfor følger en oversikt over tema i plan for selskapskontroll som ble vedtatt av kommunestyret i 2016, med kommentarer om kontrollutvalgets oppfølging hittil og planer videre: Tema fra plan for selskapskontroll vedtatt i 2016 Eierskapsforvaltning Lillehammer Olympiapark AS LIPRO AS Tema valgt av kontrollutvalget selv: Jorekstad AS Oppfølging av planen hittil Revisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret den Revisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret den Revisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret den Revisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret den Kommentarer Frist for tilbakemelding fra rådmannen var og denne ble behandlet i kontrollutvalget den Kommunestyret forutsatte at anbefalinger i revisjonsrapporten enten følges opp av kommunens eierrepresentant eller i neste eiermelding. Kontrollutvalget ønsker å bli orientert om utviklingen i selskapet og dette legges inn i planlagt møte i mars Kommunestyret forutsatte at anbefalinger i revisjonsrapporten følges opp i neste eiermelding. Kontrollutbvalget fulgte opp forvaltningsrevisjonen med noen spørsmål til daglig leder i Lipro AS på møtet den Frist for tilbakemelding fra rådmannen var og denne ble behandlet i kontrollutvalget den Utvalget tok tilbakemeldingen til orientering. Saken sendes kommunestyret som referatsak. Alle temaene i plan for selskapskontroll er derfor fulgt opp i løpet av I tillegg har kontrollutvalget selv valgt selskapskontroll i Jorekstad AS. I egen sak som legges fram for kontrollutvalget på møtet den oppsummeres de selskaps-/eierskapskontroller som hittil er gjennomført i denne valgperioden. På samme møte vil kontrollutvalget få en orientering fra rådmannen om situasjonen i Lillehammer Skifestival AS. Det legges inn i årsplan 2019 at kontrollutvalget ønsker en orientering om eiermelding 2018, som legges fram for kommunestyret den Denne orienteringen kan skje samtidig med ny orientering om utviklingen i selskapene Lillehammer Olympiapark AS, Lillehammer Skifestival AS på utvalgets møte i mars OPPGAVER KNYTTET TIL LØPENDE TILSYN MED FORVALTNINGEN Oppgavene nevnt ovenfor utgjør den mest ressurskrevende delen av kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen og er basert på revisjonens arbeid. Utvalgets tilsynsansvar omfatter imidlertid også en mer løpende oppfølging av det som skjer i kommunen. Dette arbeidet gjøres bl.a. ved at utvalgets medlemmer og sekretariatet følger med på forvaltningen og det som skjer i kommunen, og dette skjer ikke minst via orienteringer i utvalgets møter. 8

10 Følgende punkter er eksempler på hvordan kontrollutvalget utøver sin generelle tilsynsoppgave overfor forvaltningen dvs. utover regnskapsrevisjon og bestilte oppgaver innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Overordnet analyse inkludert rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Informasjon og orientering fra rådmannen i kontrollutvalgets møter. Utvalgets egne observasjoner. Innspill og henvendelser til kontrollutvalget. Saker der kommunen har vært omtalt i media samt tema som er omtalt i fagtidsskrifter og/eller riksmedia. Rapporter fra andre tilsynsorganer og kommunens svar/oppfølging. Kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet «følger med på» politiske saker som behandles. Kontrollutvalget har stort utbytte av å benyttet seg av orienteringer i møtene. Dette gjøres i noen tilfeller som en del av forarbeidet til temaer som framgår av ovennevnte planer. I andre tilfeller gjøres det for at utvalget skal bli bedre kjent med ulike enheter/avdelinger og rutiner/prosesser i forvaltningen. Dette gir grunnlag for å stille spørsmål omkring risiko og risikoreduserende tiltak og blir dermed en egen kontrollform. Informasjonen i orienteringene bidrar til kontrollutvalgets forståelse av risikobildet i kommunen. Det vil være mulig for utvalget å besøke enheter/avdelinger, men dette har vært lite brukt og er heller ikke planlagt for OPPGAVER KNYTTET TIL KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen (jf. kontrollutvalgsforskriften 18). Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for 2019 for sitt ansvarsområde den Ansvarsområdet omfatter utgifter til revisjon, sekretariatssamarbeidet og egen drift. Forslaget til budsjett er sendt kommunen slik at det innarbeides i kommunens totale budsjett. Kontrollutvalgets forslag skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Tilsvarende prosess vil skje høsten OPPGAVER KNYTTET TIL TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (jf. forskrift for kontrollutvalg 4). Videre skal utvalget holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med gjeldende lover, regelverk (forskrift 6) og standarder. Kommunestyret vedtok i 2004 at «Kontrollutvalget gis fullmakt til å inngå oppdragsavtale om revisjon slik forslaget vedlagt utredningen legger opp til». Kontrollutvalget inngår derfor på vegne av kommunestyret hvert år en oppdragsavtale med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Kommunens revisor deltar ofte på kontrollutvalgets møter. Dette ivaretar en god kommunikasjon og mulighet til å ivareta utvalgets tilsynsansvar gjennom året. Utover dette har sekretariatet tett dialog med revisjonen. Følgende punkter oppsummerer oppgavene: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer legges fram årlig for kontrollutvalget som referatsak. Informasjon om revisjonens planverk; o Revisjonen rapporterer om arbeidet med regnskapet ved å legge fram strategi tidlig på høsten og statusrapport senere på høsten, evt. på nyåret. 9

11 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter; o Rapporteringen omkring forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skjer iht. avtalt prosess, dvs. vanligvis via presentasjon av foranalyse, prosjektplan og revisjonsrapport. Ved behov gis det også underveisrapportering, i tillegg til at det kan være behov for bistand fra revisjonen når utvalget følger opp vedtak i kommunestyret. Orientering om/behandling av eventuelle rapporter om misligheter/uregelmessigheter. Orientering om/behandling av rapporter og brev vedrørende regnskapsrevisjon og økonomisk intern kontroll; o I forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet og uttalelse til årsregnskapet, presenterer revisjonen sitt arbeid med årsregnskapet. Revisjonsberetningen stiles til kommunestyret, men legges fram for utvalget i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Hvis revisjonen utarbeider et brev til kommunen om årsregnskapet, legges dette fram for utvalget til orientering. Revisjonen presenterer årlig en sammenligning av revisjonskostnader fra lignende revisjonsordninger ellers i landet. Ekstern kvalitetskontroll presenteres når dette er gjennomført i revisjonsselskapet. Evaluering av kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen behandles årlig på siste møte før nyttår. 4 MØTEPLAN FOR 2019 Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Ordfører og revisor har møte- og talerett i møtene. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmann (eller andre fra administrasjonen) i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Kontrollutvalgets møter holdes på dagtid. Kontrollutvalget har vedtatt følgende møteplan for 2019: Dato: Foreløpig innhold: Mandag 11. februar - Oppfølging av politiske vedtak pr Prosjektplan journalføring - Oppfølging av årsplan eventuelle bestillinger - Statusrapport kontrollutvalget pr inkludert statusrapport regnskapsrevisjon - Kontrollutvalgets årsrapport - Orientering om selvkostfond vann/avløp - Orientering om interkommunale samarbeid - Orientering om intermediære plasser og legevakt - Orientering om utviklingen i saken om utskrivningsklare pasienter - Referatsaker - Eventuelt Mandag 18. mars - Foreløpig presentasjon av årsregnskapet - Oppfølging av revisjonsrapport "Kvalitet i hjemmetjenesten" - Revisjonsrapport "Mobbing/psykososialt miljø i skolen Lillehammer kommune". - Eventuell foranalyse - Eventuell bestilling iht. årsplan - Orientering eiermelding 2018, Lillehammer Olympiapark AS og Lillehammer Skifestival AS - Orientering om kommunens tilsynsansvar overfor private barnehager - Referatsaker - Eventuelt 10

12 Tirsdag 30. april - Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet - herunder endelig orientering om årsregnskapet og årsmeldingen - Eventuell foranalyse - Eventuell revisjonsrapport - Orientering(er) - Referatsaker Fellesmøte i mai eller august - Eventuelt Hvis behov; Fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen. Aktuelle tema: - Vurdering av temaet "Regionalt samarbeid om helsetjenester" - Orientering og vurdering av mulige felles utfordringer og tema som nytt kontrollutvalg som velges høsten 2019 kan videreføre Tirsdag 4. juni - Oppfølging av politiske vedtak pr Eventuell revisjonsrapport - Eventuell foranalyse/prosjektplan - Oppfølgingnav årsplan herunder drøfting av tema som bør vurderes av nytt kontrollutvalg - Oppfølging av "Rapport fra tilsyn med Helse og omsorgstjenester til personer over 18 år med utviklingshemming i Lillehammer kommune 2017" - Oppfølging av revisjonsrapporten "Landbrukskontoret i Lillehammerregionen". - Orientering om reglene for personvern GDPR - i kommunen - Referatsaker Mandag 16. september Mandag 11. november Mandag 9. desember Fellesmøte - Eventuelt Siste møte for nåværende kontrollutvalg - Oppfølging av politiske vedtak pr Orientering om oppfølging av eldre byggesaker jf. revisjonsrapport "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" - Budsjett for kontrollutvalget for Oppdragsavtale revisjonen for Statusrapport kontrollutvalget pr Orientering(er) - Referatsaker - Eventuelt Bli kjent-møte - Sammenligning revisjonsutgifter - Strategi for regnskapsrevisjon - Møtelan for 2020 Felles opplæring nye kontrollutvalg (jf. folkevalgtopplæringen i kommunewwn) Det kan bli aktuelt å avlyse, slå sammen noen møter eller flytte på møtedatoer avhengig av saksmengde. Innholdet i møtene kan endres ut fra når saker er klare/bestilt. På kontrollutvalgssekretariatets hjemmeside vil møtedatoer framkomme. Saker til kontrollutvalgets møter legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene. Lillehammer, Eivind Falk (sign.) Leder kontrollutvalget 11