Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 4. februar 2019 Kjell Arild Løkke Leder (s) 1

2 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/3 Redegjørelse fra rådmann angående branntilsyn 9 PS 19/4 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Forebyggende arbeid - psykisk helse" 15 PS 19/5 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for PS 19/6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer 24 PS 19/7 Kontrollutvalgets årsmelding for

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 52 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen 3

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 51 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /2 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl. 18:45 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/25-18/30 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell A Løkke, leder x Geir-Ole Åsskau, nestleder x Ragnhild S Hartviksen x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3 Møtende fra ØKUS: Anita Dahl Aannerød Møtende fra revisjonen: Ingen Møtende fra administrasjonen: til sak 18/27 var rådmann Inger K. Skarpholt Fjell og kommunalsjef for helse, omsorg og rehabilitering, Cathrine Retvedt Kjell A. Løkke (leder) Geir-Ole Åsskau 5

6 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/27 PS 18/28 Informasjonssak angående juridisk kompetanse i kommunen Henvendelse til kontrollutvalget PS 18/29 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/30 Referater og meldinger PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling Kontrollutvalget Rådes behandling : Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget Rådes vedtak : Innkallingen og sakslisten godkjennes. PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Protokoll fra møte , godkjennes PS 18/27 Informasjonssak angående juridisk kompetanse i kommunen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. 6

7 Kontrollutvalget Rådes behandling : Administrasjonen informerte om kommunens juridiske kompetanse. Det ble i møte utdelt et notat fra administrasjonen som vedlegges protokollen. Kontrollutvalget tok saken til orientering Kontrollutvalget Rådes vedtak : Saken tas til orientering. PS 18/28 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget Rådes behandling : Rådmannen opplyste kontrollutvalget om at ordfører skal gi et svar på henvendelsen på vegne av kommunen. Kontrollutvalget ønsker derfor ikke å gi en egen uttalelse og avventer ordførerens uttalelse. Forøvrig ønsker kontrollutvalget å få nærmere informasjon fra administrasjon i sitt neste møte. Kontrollutvalget ønsket en skriftlig redegjørelse fra rådmann i sitt neste møte som skal omhandle samspillet mellom kommunen og brannsjefen som tilsynsmyndighet. Hvilken dokumentasjon er oversendt kommunen. Kontrollutvalget ønsker en oversikt over korrespondansen mellom kommunen og brannsjefen gjennom hele perioden, fra Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse til sitt neste møte. Redegjørelsen skal gi en oversikt over korrespondansen mellom kommunen og brannsjefen som tilsynsmyndighet gjennom hele perioden fra 2007 til ny brann høsten PS 18/29 Møteplan for 1. halvår 2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 3. juni Møtestart er kl Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 3. juni Møtestart er kl

8 PS 18/30 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Ingen kommentarer til referater og meldinger. Saken tas til orientering Kontrollutvalget Rådes vedtak : Referater og meldinger kan tas til orientering 8

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/97 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 18812/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /3 Redegjørelse fra rådmann angående branntilsyn Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Redegjørelsen fra rådmann tas til orientering. 2. Rådmann gir en ny orientering til kontrollutvalget høsten 2019 angående det nystartede samarbeidet mellom Råde kommune og Mosseregionen interkommunale brann og redning (MIB). Fredrikstad, Vedlegg Vedlegg 1: Notat fra rådmann «Samarbeid mellom Råde kommune og Mosseregionen interkommunale brann og redning (MIB) I perioden 2007 til brann høsten 2018». Vedlegg 2: Svar fra ordfører Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak 18/28, den Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i sak 18/28, den en henvendelse. Saken gjaldt tre spørsmål fra en journalist som var engasjert av fagtidsskriftet Brann og Sikkerhet. Spørsmålene omhandlet branntekniske forhold ved Øvre Langbråten. Det var også sendt spørsmål til ordfører og andre politiske utvalg i Råde kommune angående saken. Rådmannen opplyste kontrollutvalget i møtet om at ordfører skulle gi et svar på henvendelsen på vegne av kommunen. Kontrollutvalget ønsket derfor ikke å gi en egen uttalelse og avventet ordførerens uttalelse, (vedlegg 2 til denne sak). Forøvrig ønsket kontrollutvalget å få nærmere informasjon fra administrasjon i sitt neste møte. Kontrollutvalget ønsket derfor en skriftlig redegjørelse fra rådmann som skulle omhandle samspillet mellom kommunen og brannsjefen som tilsynsmyndighet. Herunder hvilken dokumentasjon som er oversendt kommunen. Kontrollutvalget ønsket også en oversikt over korrespondansen mellom kommunen og brannsjefen gjennom hele perioden, fra

10 Kontrollutvalgets vedtak i sak 18/28: «Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse til sitt neste møte. Redegjørelsen skal gi en oversikt over korrespondansen mellom kommunen og brannsjefen som tilsynsmyndighet gjennom hele perioden fra 2007 til ny brann høsten 2018.» Rådmann har gitt en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget. Dette ligger som vedlegg 1 til saken. Det fremkommer blant annet av redegjørelsen følgende: «Råde kommune og MIB (Mosseregionen interkommunale brann og redning), har hatt et tett samarbeid om denne gruppen og brannvesenet har blant annet gjennomført hjemmebesøk i boliger eid av kommunen. Her skjer det en dialog mellom MIB, helsepersonell og ansatte ved teknisk virksomhet. Råde kommune vurderer samarbeidet som et godt tiltak for å arbeide forebyggende. Samarbeidet er videre formalisert i en intensjonsavtale som samarbeid om felles brannverntiltak for hjemmeboende risikoutsatte grupper trygg hjemme. Denne avtalen ble signert januar 2019.» Rådmann vil også stille i møtet hvis kontrollutvalget ønsker ytterligere informasjon. Vurdering Sekretariatet vurderer at rådmann har gitt redegjørelse som kontrollutvalget ba om. Imidlertid må kontrollutvalget samlet gjøre en vurdering på hvorvidt de ønsker ytterligere kontrollhandlinger/ undersøkelser i saken, eller om de opplever at saken er godt nok belyst. Sekretariatet vurderer at intensjonsavtalen som rådmann beskriver er nyopprettet. Det kan slik sett være hensiktsmessig at kontrollutvalget får en ny orientering fra rådmann i løpet av høsten 2019 på samarbeidet om felles brannverntiltak for hjemmeboende risikoutsatte grupper. For øvrig vurderer sekretariatet at redegjørelsen kan tas til orientering. 10

11 Samarbeid mellom Råde kommune og Mosseregionen interkommunale brann og redning (MIB) I perioden 2007 til brann høsten 2018 Grunnlag for branntilsyn: Mosseregionen interkommunale brann og redning (MIB) gjennomfører branntilsyn for særskilte brannobjekter, tilsyn med fyringsanlegg og feiing av skorstein og ildsted. Branntilsyn foretas i medhold av Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) 13, 2.ledd og forskrift om brannforebygging (forebyggendeforskriften) av 17. desember 2015 nr Hensikten med branntilsyn er å vurdere om eier/virksomhet/bruker av objektet arbeider systematisk med brannsikkerheten. Tilsyn kan blant annet omfatte undersøkelse av: At brannobjektet er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebygging av brann. At virksomhetens internkontroll innen brannsikkerhet er hensiktsmessig for å nå mål på sikkerhetsområdet. At brannobjektet er tilgjengelig og tilrettelagt for rednings- og slokkeinnsats. At spesifiserte aktiviteter blir etterlevd som beskrevet. Tilsynet kontrollerer kun deler av de krav som stilles til eier/virksomhet/bruker. Det er eier/virksomhet/bruker sitt ansvar at brannsikkerheten holdes på et akseptabelt nivå, samt å sette seg inn i de krav som stilles i medhold av gjeldende lover og forskrifter. I tillegg til de faste branntilsynene, har kommunen etter behov, kontakt med MIB for veiledning og råd med hensyn til brannmessige forhold. Kommunikasjon i perioden til brann høsten 2018 Fra kommunens arkivsystem framgår følgende korrespondansen / saker mellom kommunen og MIB som tilsynsmyndighet knyttet til brann(er) i Øvre Langbråten: 11

12 Saker knyttet til Øvre Langbråten (GBR 056/031) : Saksnr. Tittel sbh 07/1161 Brannskade Øvre Langbråten HEOL 07/55 Brannskade Øvre Langbråten RAGEFL 17/2015 Brannteknisk rapport 2017 LAOR 17/2015 Øvre Langbråten 2-6 Brannteknisk rapport LAOR 17/2719 Øvre Langbråten 10 varmgang LAOR Denne kommunikasjonen dreier seg i hovedsak om to forhold: 1. Forsikringsoppgjør fra Protector forsikring AS etter brann i Øvre Langbråten 11,13 og 15 i Brannteknisk rapport for Øvre Langbråten 2-6 utført i Rapporten er innhentet da kommunen som eier av bygg er forpliktet til å ha kontroll med tilstand for å kunne gjøre vurderinger av vedlikehold med videre. Av øvrige saker med MIB fra kommunens arkivsystem framgår følgende saker: 07/219 Særskilte brannobjekter 08/449 Tilsynsrapporter /812 Tilsyn brannsikkerhet Denne kommunikasjonen omhandler to forhold: 1. MIB ber i 2007 om at kommunen etablerer rutiner i den enkelte kommune for å sikre at brannvesenet har oppdatert kunnskap om bygninger som skal registreres som særskilte brannobjekter etter brann- og eksplosjonsvernloven 13. Det er etablert rutiner på dette i kommunen som sikrer at brannvesenet har oppdatert informasjon om bygg som klassifiserer som særskilte brannobjekter. Særskilte brannobjekter er for eksempel barnehage, skole, sykehjem, salgslokale, idrettsanlegg m.v. Samtlige boliger i Øre Langbråten faller utenfor i denne sammenhengen. 2. Samtlige tilsynsrapporter utført fra MIB på bygg som er klassifisert som særskilte brannobjekter i perioden. Avvik i disse rapportene er lukket, med unntak av et avvik ved Flerbrukshallen i Saltnes. MIB har etter dette fattet vedtak om bruksnektelse. Råde kommune har krevd avvikene utbedret av totalentreprenøren som har kontrakten for nye Spetalen skole. Utover dette er det ikke registrert noe kommunikasjon mellom MIB og Råde kommune som omhandler Øvre Langbråten. 12

13 Samarbeid mellom Råde kommune og MIB: Råde kommune samarbeider med MIB om målrettet jobbing mot spesielt sårbare innbyggere, som av ulike årsaker ikke er i stand til å sørge for en god nok brannsikkerhet der de bor selv. Lovverket begrenser brannvesenet fra å få adgang til boliger uten skorstein eller ildsted. Oppgaven er å ta en omsorgsrolle overfor de med utfordringer knyttet til rus og psykiatri, personer med nedsatt bo- eller funksjonsevne som eldre personer og andre sårbare individer. Disse trenger hjelp til å sørge for at det er røykvarslere i boligen, batteriene blir byttet ut, brannsluknings-apparater som ikke fungerer, avtrekksvifter som er fulle av brannfarlig matfett eller elektriske anlegg som gir høy risiko for brann. Råde kommune og MIB har hatt et tett samarbeid om denne gruppen og brannvesenet har blant annet gjennomført hjemmebesøk i boliger eid av kommunen. Her skjer det en dialog mellom MIB, helsepersonell og ansatte ved teknisk virksomhet. Råde kommune vurderer samarbeidet som et godt tiltak for å arbeide forebyggende. Samarbeidet er videre formalisert i en intensjonsavtale som samarbeid om felles brannverntiltak for hjemmeboende risikoutsatte grupper trygg hjemme. Denne avtalen ble signert januar

14 Til kommunestyret i Råde kommune KOMBRA AS er engasjert av fagtidsskriftet Brann & Sikkerhet til å skrive om brannen som skjedde i Råde med adresse Øvre Langbråten for en tid siden. Bladet leses av kommunale etater, forsikring, politi og branntekniske rådgivere for å nevne noen. Vedlagt følger artikkelen. Brann & Sikkerhet har i artikkelen avslørt at Råde kommune har brutt alvorlig med Forskrift om brannvern og Internkontrollforskriften for boliger der det bor brannutsatte grupper. Jeg ber om svar på følgende spørsmål: 1. Kommunens administrasjon og politikere har visst om forholdene i mange år. Hvorfor velger kommunen fortsatt å drive ulovlig med fare for liv og helse for de som bor i boligene? 2. Hvor mange slike boliger finnes i Råde kommune? Hva er evt. adressen til disse boligene? 3. Hva vil Råde kommune gjøre for å rett opp feilene? Svar I min rolle som ordfører svarer jeg ut dine spørsmål på vegne av kommunestyret etter overenstemmelse med gruppelederne. 1. Det er kommunevalg i Norge hvert 4 år, så ca. 1/3 av politikerne blir byttet ut hvert 4 år. Av de som var politikere i 2007 er det bare 3-4 igjen i dagens kommunestyret. Det er administrasjonen gjennom boligkontoret og teknisk som har oppfølging av kommunale leiligheter og bygg. Slik vi er blitt informert av administrasjonen etter brannen i år, så er byggene satt opp med daværende standard. I nyere tid har det kommet nye retningslinjer og lover. Det politiske miljøet (Formannskapet) er informert at kommunen har vurdert 8i forskrift om brannforebygging. Kommunestyret er blitt informert om at kommunen har installert brannalarmer som går rett til brannsentralen. At kommunen ikke har funnet branntekniske dokumenter er dessverre vanlig for flere kommuner, men kommunestyret synes dette likevel er beklagelig. 2. Kommunestyret har ikke en oversikt over hvilke boliger som mangler brannskillere men har fått opplyst at kommunen skal gå igjennom alle boligene sine. 3. Ordfører har blitt informert om at det jobbes med en samarbeidsavtale mellom Råde kommune og Mosseregionens Interkommunale Brannvesen for hjemmeboende risikoutsatte grupper. Kommunestyret har ennå ikke fått informasjonen om samarbeidet kommunen har med brannvesenet. Kommunestyret vil også bli informert at kommunens administrasjon skal se over alle boliger og vurdere standard og se hva som eventuelt skal selges. 14

15 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/93 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 24920/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /4 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Forebyggende arbeid - psykisk helse" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», godkjennes. Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 005/18, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 17/27, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? 2. Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? Revisjonen antar at det vil gå med 280 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i høsten Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i 15

16 forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 16

17 Forebyggende arbeid/psykisk helse Råde kommune Prosjektplan Rolvsøy

18 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kontrollutvalget , hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. I henhold til planen er «Forebyggende arbeid psykisk helse» neste prosjekt på planen. Av overordnet analyse fremkommer følgende: «SINTEF melder om økt pågang til den psykiske helsetjenesten i kommunene etter Samhandlingsreformens inntreden. Økningen forklares først og fremst med at pasienter gis et kortere behandlingsopphold i spesialisthelsetjenesten.1 Samtidig øker etterspørselen fordi det kommunale tjenestetilbudet er mer utviklet og mer kjent enn tidligere og flere henvises eller søker hjelp selv. For mange kommuner blir det da vanskelig å prioritere forebyggende arbeid tidlig innsats, fordi mye ressurser må brukes på syke mennesker med sammensatte behov. Årlige samfunnskostnader for psykiske lidelser i Norge er anslått til milliarder.2 Depresjon står alene for halvparten av kostnadene. Ingen sykdom koster samfunnet mer. Samtidig er disse lidelsene lettest og mest lønnsomme å forebygge. Selv en liten reduksjon i antall nye tilfeller vil ha store positive konsekvenser for samfunnet. I henhold til «Folkehelseprofil 2017» 3 fremkommer det at Råde kommune ligger signifikant dårligere an enn landet som helhet hva gjelder tilfeller av psykiske symptomer/lidelser i befolkningsgruppen år. I Råde ligger andelen av psykiske symptomer/lidelser på 159 tilfeller per 1000 innbyggere, mens antall tilfeller for landet som helhet er 146 per 1000 innbyggere. En revisjon av kommunens forebyggende arbeid kan rettes inn mot en eller flere av hjelpetjenestene. Samtidig er samhandling mellom tjenestene viktig for at kommunen som helhet skal kunne ivareta sitt ansvar. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har viktige oppgaver i det forebyggende arbeidet. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har et friskfokus og skal vektlegge ressurser som fremmer helse og positiv utvikling hos barn, unge og familier. Tjenesten følger opp barn og deres familier med helseopplysning, veiledning, standardiserte undersøkelser, vaksiner og annen målrettet oppfølging på faste tidspunkter. Oppfølgingen skal omfatte barnets fysiske og psykososiale utvikling og bidra til gode oppvekstsvilkår. I tillegg skal tjenestene fange opp risikofaktorer, problemer og skjevutvikling, samt sette inn nødvendige forebyggende tiltak. Kommunen har lovpålagt ansvar for å drive forebyggende arbeid. Kommunen bør ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn og unge som lever med risiko for, eller er i ferd med å utvikle, psykiske vansker eller lidelser. Behov bør avdekkes og hjelp tilbys så tidlig som mulig slik at problemer ikke utvikler seg. Kommunene må arbeide systematisk og tiltaksrettet med tidlig intervensjon og tilbud om behandling og oppfølging. Alle som arbeider med barn og unge har et ansvar for å identifisere barn i risiko og sørge for at de som trenger det får nødvendig hjelp og oppfølging. I henhold til KOSTRA-tall for 2016 benytter Råde kommune kroner til «Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste pr. innbygger 0-20 år». Dette er litt høyere enn gjennomsnittet for Østfold som ligger på 2 178, men lavere enn gjennomsnittet for landet som ligger på kroner.» 1 Slettebak et al. SINTEF (2013). Kommunale tiltak i psykisk helsearbeid St.prp. nr. 1, ( ). 3 Utgitt av Folkehelseinstituttet. østfold kommunerevisjon iks 2 18

19 I et brukerperspektiv vil det til enhver tid være en generell risiko for at kommunen ikke ivaretar sine plikter overfor utsatte barn og unge. Dette kan både skyldes dårlig internkontroll og/eller økonomi. I et organisasjonsperspektiv vil dette kunne ha innvirkning på de ansatte i de berørte tjenestene, ved for eksempelvis økt arbeidspress og fare for økt sykefravær. I tillegg vil de påpekte risikofaktorene kunne ha betydning for samfunnsperspektivet gjennom påvirkning av kommunens økonomi og levekår, da tjenestene er svært viktige for å forebygge behov for mer omfattende tjenester på et senere tidspunkt. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? 2. Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? På bakgrunn av revisjonskriteriene som vil bli benyttet vil det være hensiktsmessig å avgrense revisjonen til å omhandle kommunens helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. I Råde kommune er det også en egen avdeling for psykisk helse (og rus) med et eget ungdomsteam som det kan være aktuelt å inkludere i undersøkelsene. Når det gjelder problemstilling 1 vil det være aktuelt å se på kommunens planverk på feltet, hvilket tilbud og tiltak kommunens helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom, samt ungdomsteam innbefatter, samt kommunens personell og kompetanse på feltet. Når det gjelder problemstilling 2 fremgår det av Rundskriv Q- 16/2013 «Forebyggende innsats for barn og unge» at kommunen bør ha en helhetlig tilnærming til planlegging og organisering av den forebyggende innsatsen for barn og unge. Det vises også til at godt forebyggende arbeid ofte vil forutsette samarbeid på tvers av ulike fagområder og forvaltningsnivå. I denne forbindelse er det viktig at det blir utarbeidet rutiner og systemer som gjøre det enkelt å samarbeid. Felles forståelse av problemet, mål og virkemiddelbruk, i tillegg til gode styrings- og rapporteringssystemer vil øke sannsynligheten for å oppnå gode resultater. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Folkehelseloven (Lov om folkehelsearbeid av 24. juni 2011 nr. 29) Helse og omsorgstjenesteloven (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m av 24. juni 2011 nr. 30) Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (Forskrift av 3. april 2003 nr. 450) østfold kommunerevisjon iks 3 19

20 Forebyggende innsats for barn og unge (Rundskriv Q-16/2013) Veileder i psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene (Veileder IS- 1405, Sosial og helsedirektoratet) 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? Folkehelseloven, forskrift av 3. april 2003 nr. 450, rundskriv Q-16/2013 og veileder IS Kommunens interne rutiner og planer Dokumentanalyse og intervju Problemstilling 2 Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? Helse og omsorgstjenesteloven forskrift av 3. april 2003 nr. 450, rundskriv Q-16/2013 og veileder IS Rutiner og systemer knyttet til kommunens samarbeid internt og samarbeidsavtaler med eksterne aktører Dokumentanalyse og intervju 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Forvaltningsrevisorer: Constance Hauser og Anne Widnes Oppdragsansvarlig revisor: Lene Brudal Prosjektperiode Vår høst 2019 Antall timer 280 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Råde kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 11. februar 2019 Når rapport er sendt til rådmannen Høst 2019 Når rapport er sendt til ØKUS Høst 2019 østfold kommunerevisjon iks 4 20

21 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/59 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /5 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalg å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2018 Råde kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Råde kommune har budsjettert med 300 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 330,5 timer per 31. desember 2018, 110 % av budsjett. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 tas til orientering. 21

22 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2018 Råde kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2018: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Internkontroll - Avvikssystemet ,5 302,5 302,5 330 Sum ,5 302,5 332,5 Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som eventuelt er påbegynt det året, og videreført i Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. Råde kommune har budsjettert med 300 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 330,5 timer per 31. desember 2018, 110 % av budsjett. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. østfold kommunerevisjon iks 1 22

23 Internkontroll og avvikshåndtering Revisjonen la frem prosjektplan i møtet 5. februar 2018 (sak 18/4). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Kontrollutvalget presiserte at prosjektet skal behandle kommunens kvalitetssystem generelt, og spesielt med fokus på sykehjem og hjemmebaserte tjenester. Dette har revisjonen etterkommet. Rapport ble behandlet i kontrollutvalget i utvalgsmøte 17. september 2018 (sak 18/19). Det har medgått 302,5 timer til oppdraget, og oppdraget er således levert innenfor den estimerte tidsrammen. Rolvsøy, 30. januar 2019 Lene Brudal (sign.) Konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 23

24 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/62 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, Jolanta Betker og Lene Brudal, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Råde kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Lene Brudal og Jolanta Betker) avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer tas til orientering. 24

25 Til kontrollutvalget i Råde kommune Vurdering av uavhengighet for seksjonsleder regnskapsrevisjon Jolanta Betker, i forhold til Råde kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Råde kommune, og oppdrag knyttet til Råde kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

26 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Råde kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Råde kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Råde kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. 26

27 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Råde kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Råde kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 27

28 Til kontrollutvalget i Råde kommune Vurdering av uavhengighet for konst. seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, i forhold til Råde kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Råde kommune, og oppdrag knyttet til Råde kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

29 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon, som kan komme i strid med rollen som oppdragsansvarlig revisor. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Råde kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Råde kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. 29

30 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Sarpsborg kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Råde kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Råde kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Lene Brudal (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 30

31 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/62 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2018 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, tas til orientering. 31

32 Råde kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 32

33 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding

34 Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer Kjell A. Løkke, leder (Ap) Ragnhild Skovly Hartviksen (Ap) Geir-Ole Åsskau, nestleder (H) Varamedlemmer Arnstein Marcussen (Ap) Wenche Falmark (Ap) Jarle Kjellingtveit (H) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold kontrollutvalgssekretariat har utført sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: Siden er lenket til kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2018 avholdt 4 møter. Til sammen har det behandlet i alt 30 saker. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2017 var rådmann og økonomisjef særskilt invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Rådmann ble invitert til utvalget i februarmøtet. Temaet for rådmannen var orientering om status for kommunens oppfølging etter Fylkesmannens tilsyn med Råde sykehjem. I desember møte orienterte rådmannen om kommunens juridiske kompetanse. Behandlede saker i 2018 I 2018 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har i 2018 behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Budsjett for kontroll- og tilsyn 2019 Regnskapsrevisjon Rapporter vedrørende investeringsprosjekter I henhold til reglement skal kontrollutvalget avgi innstilling til kommunestyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 2 Kontrollutvalgets årsmelding