FLÅ KOMMUNE. Reglement for politiske utvalg og Delegeringsreglement. Vedtatt av Flå kommunestyre i møte 22. mars 2018.

Transkript

1 FLÅ KOMMUNE Reglement for politiske utvalg og Delegeringsreglement Vedtatt av Flå kommunestyre i møte 22. mars

2 Innhold DEL I - REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG... 4 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET KOMMUNESTYRETS MYNDIGHETSOMRÅDE KOMMUNESTYRETS ARBEIDSFORM Møteformer Andre arbeidsformer Møteplan Saksbehandlingsregler for kommunestyret REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET VALG OG SAMMENSETNING MØTEPLAN ARBEIDSOMRÅDE BEVILGNINGSRETT TIL SPESIELLE FORMÅL SAKSBEHANDLINGSREGLER MINDRETALLSANKE REGLEMENT FOR FAST UTVALG FOR PLANSAKER (PLANUTVALGET) VALG OG SAMMENSETNING MØTEPLAN ARBEIDSOMRÅDE SAKSBEHANDLINGSREGLER MINDRETALLSANKE REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET VALG OG SAMMENSETNING MØTEPLAN ARBEIDSOMRÅDE SAKSBEHANDLINGSREGLER MINDRETALLSANKE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET VALG OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER KONTROLLUTVALGETS MØTER ÅPNE OG LUKKEDE MØTER BESLUTNINGSDYKTIGHET KONTROLLUTVALGETS INNSYNSRETT REPRESENTASJON I KOMMUNESTYRET SEKRETARIATET VALG AV REVISJONSORDNING. VALG AV REVISOR

3 DEL II GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE I. Ordførerstillingen II. Stillingen som varaordfører III. Faste godtgjøringer IV. Møtegodtgjørelse V. Skyssgodtgjøring/kostgodtgjøring VI. Godtgjøring andre organer VII. Særlig for kommunetilsatte VIII. Tidspunkt for møter i kommunale utvalg IX. Tapt arbeidsfortjeneste X. Politisk arbeidsdag XI Diverse DEL III DELEGERING

4 DEL I - REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET 1 KOMMUNESTYRETS MYNDIGHETSOMRÅDE. Kommunestyret består av 13 representanter og er kommunens øverste myndighetsorgan med det overordnede ansvar for hele kommunens virksomhet. 2 KOMMUNESTYRETS ARBEIDSFORM Møteformer Vedtaksmøter. Kommunestyret skal fatte sine vedtak i møter Temamøter. Denne møteformen kan benyttes når kommunestyret ønsker en bred debatt om et innsatsområde eller fagområde som grunnlag for plan- eller budsjettprosesser, eller utforming av en helhetlig politikk på vedkommende område. Temamøter skal varsles særskilt, og kan omfatte hele, eller deler av et møte i kommunestyret. Som grunnlag for møtet skal det til vanlig utarbeides et grunnlagsmateriale som beskriver tema, formålet med møtet, den faktiske situasjon og eventuelle utviklingstrekk på området og annet bakgrunnsmateriale som kommunestyret måtte bestemme. For å bistå med gjennomføringen av møtet, kan det inviteres foredragsholdere, sakkyndige eller andre ressurspersoner som bidrar med fagkunnskap eller kunnskap om temamøteprosesser. Kommunestyret kan beslutte at gruppearbeid, summegrupper eller andre prosesshjelpemidler skal benyttes i møtet. 4

5 Ordfører, møteleder, en gruppe eller andre som kommunestyret bestemmer, skal til vanlig oppsummere resultatet av temamøtet ved møtes slutt Høringer. I arbeidet med saker som berører alle, eller spesielle grupper av innbyggerne, kan det gjennomføres høringer for å framskaffe kunnskap og registrere meninger og oppfatninger om sentrale spørsmål og problemer som en sak reiser. Høringer kan være åpne for alle, eller begrenset til nærmere bestemte grupper, lag eller organisasjoner som kommunestyret ønsker å høre. Høringen legges i forkant av ordinært kommunestyremøte og holdes klart atskilt fra møtet. Møteleder skal på forhånd fastsette taletid for dem som får ordet. En oppsummering av høringen skal foretas enten umiddelbart etter høringen i det etterfølgende møtet eller på et nærmere bestemt kommunestyremøte i ettertid. Åpne høringer kunngjøres i god tid i forveien gjennom media, kommunens publikumsinformasjon eller ved henvendelser til alle husstander i kommunen. Begrensede høringer kunngjøres ved henvendelse til de aktuelle organisasjoner og miljøer. Skriftlig grunnlagsinformasjon m.v. offentliggjøres/oversendes i god tid før høringen slik at deltakerne kan forberede seg til høringen Andre arbeidsformer Spørsmål og interpellasjoner til ordføreren. a. Alminnelige regler. Utenom de saker som er ført opp på innkallingen til kommunestyremøtet kan medlemmer og varamedlemmer som påregner å møte stille spørsmål eller interpellasjon til ordføreren. Spørsmål og interpellasjoner skal være skriftlige, og skal være innlevert til ordføreren senest 6 virkedager før kommunestyremøtet, og det må klargjøres om det er et spørsmål eller en interpellasjon som reises. Spørsmålsformen brukes når det ønskes svar på et enkelt konkret forhold. Interpellasjonsformen brukes når en prinsipiell problemstilling ønskes reist. I 5

6 tvilstilfelle avgjør ordføreren etter samråd med spørreren om formen skal være spørsmål eller interpellasjon. Spørsmål og interpellasjoner tas opp som første punkt på dagsorden etter eventuelle referatsaker. Svar på en interpellasjon skal utdeles til møtedeltakerne ved møtets begynnelse. Ordføreren kan selv gi svaret, eller utpeke en annen til å gjøre dette. Eventuelle forslag som framsettes i forbindelse med spørsmål og interpellasjoner, kan ikke avgjøres i samme møte dersom ordføreren eller 1/4 av medlemmene motsetter seg dette. Forslag som ikke realitetsbehandles oversendes ordføreren til nærmere vurdering. b. Behandling av spørsmål. Ved behandlingen av spørsmål, kan spørreren og ordføreren/den som svarer på vegne av ordføreren få ordet for å stille spørsmålet og gi svaret. Taletiden til hver begrenses til 3 minutter. Hver av dem kan i tillegg få ordet 1 gang med taletid på inntil 2 minutter, for å stille eventuelt tilleggsspørsmål og besvare dette. Ingen andre kan gis ordet ved behandlingen av spørsmål. c. Behandling av interpellasjoner. Ved behandlingen av interpellasjoner, kan interpellanten og ordføreren/den som svarer på vegne av ordføreren hver få ordet i 5 minutter for å fremme interpellasjonen og gi svaret. I tillegg kan interpellanten og ordføreren/den som svarer på vegne av ordføreren få ordet inntil 2 ganger, hver gang med taletid på inntil 2 minutter. Andre medlemmer av kommunestyret kan få ordet 1 gang med taletid på 2 minutter Spørsmål til administrasjonssjefen. For å få klarlagt aktuelle spørsmål, framskaffe faktisk kunnskap om konkrete saker som angår grupper av innbyggere eller som har generell interesse for alle innbyggere, kan medlemmer av kommunestyret eller varamedlemmer som regner med å møte stille spørsmål til administrasjonssjefen. Spørsmålet skal være skriftlig og innleveres til administrasjonssjefen senest 6 virkedager før kommunestyremøtet. Spørsmålet skal stilles til administrasjonssjefen uansett hvilken del av administrasjonen spørsmålet berører. Spørreren og administrasjonssjefen får taletid på inntil 3 minutter hver for å reise spørsmålet og besvare det. 6

7 Hver av dem kan få inntil 1 minutts taletid i tillegg for å reise et eventuelt tilleggsspørsmål og besvare dette. Ingen andre kan få ordet under behandlingen av spørsmålet. Spørsmål til administrasjonssjefen tas opp som første punkt på dagsorden i kommunestyremøtet. Dersom det også er reist spørsmål eller interpellasjoner til ordføreren, settes spørsmål til administrasjonssjefen opp som neste punkt. I tvilstilfeller avgjør ordføreren etter samråd med administrasjonssjefen om et spørsmål skal besvares av ordføreren eller administrasjonssjefen Sendenemnder (deputasjoner). Utsendinger fra aksjonsgrupper, lag og organisasjoner m.v. som vil møte kommunestyret og uttale seg om en sak skal melde fra om dette til ordføreren senest 3 dager før møtet. Kommunestyret avgjør om utsendingene skal mottas. Blir de mottatt, møter de et utvalg av kommunestyrets medlemmer utenfor møtesalen. Utvalget bør så vidt mulig bestå av representanter fra alle partier/grupper i kommunestyret. Dersom ordføreren er med i utvalget, leder han gruppen. Det samme gjelder varaordfører dersom ordføreren ikke er med. Dersom ingen av disse er med, velger gruppen sin leder. Etter at utsendingene er hørt, og eventuelt har levert fra seg skriftlig uttalelse/dokumentasjon, gir lederen av gruppen kommunestyret en redegjørelse om hva utsendingene har uttalt. Dersom dette gjelder en sak som er på dagsorden, gis redegjørelsen i tilknytning til behandlingen av denne saken. Er saken ikke på dagsorden, gis redegjørelsen etter at ordinær dagsorden er gjennomført. Saken oversendes så ordføreren til nærmere vurdering. 3 Møteplan. Kommunestyrets ordinære møter avholdes i samsvar med møteplan vedtatt av ordfører. Møteplanen omfatter et helt år. Ordfører eller minst 1/3 av medlemmene kan kreve ekstraordinært møte. 7

8 4 Saksbehandlingsregler for kommunestyret. For saksbehandlingen i kommunestyret gjelder Kommunelovens kap. 6. I tillegg gjelder følgende regler: Saks- og møteforberedelse. a. Saksliste. Ordfører setter opp saksliste for møter i kommunestyret b. Innkalling. Ordføreren har ansvaret for innkallingen. Den skal inneholde tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles, sakspapirer og annen dokumentasjon og opplysning om at saksdokumentene er utlagt til offentlig innsyn på formannskapskontoret. Innkallingen (oversikt over møtetidspunkt, møtested, og liste over saker til behandling) sendes hvert medlem og faste vararepresentanter. Innkalling vedlagt saker til behandling (saksutredningene) sendes medlemmer, varamedlemmer som skal møte samt første varamedlem fra hver gruppering og andre med møterett/møteplikt. Innkalling og saksdokumenter sendes ut i god tid før møtedagen. Ved endelig behandling av årsbudsjettet skal innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før det behandles i kommunestyret. Innkallingen skal kunngjøres i lokalavisene. c. Innstilling. Ordfører har ansvaret for at lovbestemt innstilling fra formannskapet følger saker om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. 8

9 For øvrig har ordføreren ansvaret for at kommunestyrets bestemmelser om hvem som har innstillingsmyndighet i andre saker blir fulgt, og at innstillingen er vedlagt saken Forfall - innkalling av varamedlem. Har et kommunestyremedlem eller varamedlem som er innkalt lovlig forfall, skal vedkommende straks melde fra om dette til møtesekreteriatet. Ordføreren har ansvaret for at varamedlem blir innkalt. Det samme gjelder dersom vedkommende må fratre som ugild i en sak. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, skal vedkommende straks melde fra til ordfører/møteleder. Varamedlem som er til stede eller kan innkalles, trer inn i vedkommendes sted. Når et varamedlem lovlig har tatt sete i forsamlingen, og det medlemmet som vedkommende erstatter kommer tilbake, skal varamedlemmet delta i forhandlinger og avstemning i sak som er tatt opp til behandling før medlemmet kom tilbake. Det samme gjelder dersom et varamedlem med høyere plass i nummerrekken innfinner seg under saken Møterett for andre enn kommunestyremedlemmer og varamedlemmer. Administrasjonssjefen har møte- og talerett i kommunestyret. Anmodning om at en annen representant fra administrasjonen enn administrasjonssjefen skal møte i kommunestyret og redegjøre for en sak, skal rettes til administrasjonssjefen. For øvrig kan kommunestyret invitere utvalg, sakkyndige eller andre personer til kommunestyremøtet og gi vedkommende talerett, men ikke forslags- eller stemmerett. Møtesekretær deltar i samsvar med kommunestyrets bestemmelser Saksbehandlingsregler i møtet. a. Møtets åpning. Ved møtets begynnelse sørger møteleder for at det foretas navneopprop av medlemmer og møtende varamedlemmer. 9

10 Kommunestyret er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av kommunestyrets representanter, medlemmer og møtende varamedlemmer er tilstede. Dermed kan møtet erklæres som lovlig satt. Fra dette tidspunkt og til møteleder hever møtet, kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten etter tillatelse fra møteleder. Medlemmer og varamedlemmer som kommer etter at møtet er satt, melder seg straks for møteleder når de ankommer og før de tar sete. Er det ved møtets begynnelse reist spørsmål om lovlig forfall, lovlig innkalling av varamedlem eller inhabilitet, behandles dette før saker som er nevnt i innkallingen. For inhabilitet vises særskilt til Kommunelovens 40. b. Vedtak om at møtet eller en sak skal holdes for lukkede dører. Dersom kommunestyret har vedtatt at møtet eller en enkelt sak skal behandles for lukkede dører etter kommunelovens 31, skal alle som ikke har rett til å møte forlate møtesalen. Medlemmer, møtende varamedlemmer og andre som er gitt rett til å være til stede under behandlingen, skal pålegges taushetsplikt av møtelederen om det som kommer fram under forhandlingene og de vedtak som fattes. Denne plikten varer til kommunestyret bestemmer noe annet. c. Behandling av sakene på sakslisten. Møteleder ser til at saken blir behandlet i den rekkefølge som er vedtatt. Han redegjør for saken så langt han finner det påkrevet, og gjør spesielt oppmerksom på innstillinger og dokumenter som er kommet til etter at innstilling er gitt i saken. Møteleder skal spørre om noen ønsker ordet til den enkelte sak, og gir talerne ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, bestemmer møteleder rekkefølgen. Dersom saker som ikke er oppført på dagsorden avvises etter bestemmelsene i Kommunelovens 34, skal saken oversendes ordfører til nærmere vurdering. d. Møtedeltakerens opptreden i debatten. Møtedeltaker som ønsker å delta i debatten skal be om ordet ved å vise tegn, og skal holde sitt innlegg når møteleder gir vedkommende ordet. 10

11 Taleren skal rette sitt innlegg til møteleder, ikke til forsamlingen eller enkeltmedlemmer i forsamlingen. Taleren skal holde seg til saken, og ikke si noe eller bruke uttrykk som kan krenke forsamlingen eller enkeltmedlemmer i forsamlingen. Det er ikke tillatt å lage støy eller uro under møtet eller på talerstolen, eller gi uttrykk for bifall eller misnøye ved klapping, utrop eller annen støyende adferd. Overtres reglementets ordensbestemmelser, skal møteleder advare vedkommende. Ved gjentakelse i samme sak eller møte, kan møteleder frata vedkommende taler ordet. Fortsetter vedkommende å bryte ordensreglementet på tross av dette, kan møteleder bortvise vedkommende fra møtet for vedkommende sak eller for resten av møtet. Møtelederens beslutning om dette skal protokolleres. e. Tilhørernes opptreden under møtet. Tilhørerne skal forholde seg rolig under hele møtet. Det er ikke tillatt å gi uttrykk for bifall eller mishag. Dersom dette gjøres, skal møtelederen straks avbryte forhandlingene og advare tilhørerne om at de ved gjentakelse vil bli bortvist fra møtet. Dersom tilhørerne tross advarselen fortsetter sin reglementsstridige adferd, skal møtelederen avbryte forhandlingene og se til at tilhørene forlater møtesalen før forhandlingene gjenopptas. f. Taletid og begrensing av omfanget av debatten i en sak. Ordføreren kan for det enkelte møte eller for en enkelt sak bestemme særskilt hvor lang taletid som skal gis. g. Forslag. Forslag kan bare framsettes av medlemmer av kommunestyret. Forslaget leveres skriftlig til møteleder og skal være undertegnet av forslagsstiller(e). Møteleder skal referere forslaget. Forslag som omhandler: * alternativt navn i tilsettings- eller valgsak * oversendelse av sak til annet kommunalt organ 11

12 * at et forslag ikke bør vedtas kan fremmes muntlig av forslagsstiller. h. Saken tas opp til votering. Når møteleder anser en sak for ferdig drøftet, setter han strek for inntegning av talere på talelisten. Han skal på forhånd opplyse møtedeltakerne om dette og gi en frist for å tegne seg på talerlisten før strek settes. Når strek er satt, kan ingen få ordet til debatt om saken, og ingen kan fremme nye forslag i saken. Beslutning om å sette strek, kan bare oppheves av kommunestyret. Når alle inntegnede på talerlisten har hatt ordet, opplyser møteleder om at saken er tatt opp til votering. Bare medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til votering deltar i voteringen. For varamedlemmer gjelder bestemmelsen i pkt Medlemmene kan ikke forlate salen før møteleder erklærer voteringen for avsluttet. Er saken delt opp, eller skal det stemmes over flere forslag til vedtak, setter møteleder fram forslag om rekkefølgen i voteringene. Forslag om avvisning eller utsettelse av saken skal tas opp til votering før det stemmes over ulike alternative forslag til vedtak. Debatt om voteringsmåten gir ikke rett til å reise nye forslag eller gjenoppta debatten om sakens innhold. i. Prøvevotering. Før det foretas endelig votering i en sak, kan kommunestyret vedta at det skal gjennomføres en prøvevotering som ikke er bindende. For øvrig gjelder bestemmelsene for bindende votering tilsvarende. j. Voteringsmåte. Votering skal gjennomføres på en av følgende måter som besluttes av kommunestyret etter forslag fra møteleder: * Ved stilltiende godkjenning. 12

13 Voteringen foretas ved at møteleder fremmer forslaget, og klart gir uttrykk for at forslaget ansees vedtatt dersom det ikke framkommer innsigelser. Beslutningen ansees tatt når møtelederen meddeler at ingen innsigelser er registrert og at beslutning er tatt. * Ved stemmetegn. Voteringen foretas ved at møtelederen oppfordrer de av møtedeltakerne som er i mot forslaget om å vise dette ved håndsopprekking eller ved å reise seg. Når møtelederen bestemmer det eller ett medlem krever det, skal det gjennomføres kontraprøve ved at de som stemmer for forslaget viser dette ved håndsopprekking eller ved å reise seg. * Ved navneopprop. Voteringen foregår ved at møtedeltakerne klart svarer ja eller nei når møtelederen roper opp navnene til møtedeltakerne. Navneopprop skal brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det og dette får tilslutning fra minst 1/5 av møtedeltakerne. Navneopprop kan også brukes når møtelederen eller minst 1/5 av møtedeltakerne mener at utfallet av voteringen ikke er klarlagt etter bruk av votering med stemmetegn og kontraprøve. Beslutning om å bruke votering ved navneopprop i saken, tas ved votering med bruk av stemmetegn. Hvilket navn som skal starte voteringen, bestemmes ved loddtrekning. Deretter gjennomføres voteringen i alfabetisk rekkefølge. Møteleder utpeker en person til å kontrollere voteringen ved å markere avgitt stemme på navnelisten etter hvert som voteringen gjennomføres. * Ved skriftlig stemmegivning. Skriftlig votering kan bare benyttes ved valg og ansettelser. Skriftlig votering ved valg og ansettelser gjennomføres når minst ett medlem krever det. Voteringen foregår ved at møtedeltakerne skriver sitt standpunkt på en nøytral stemmeseddel, uten underskrift. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt. 13

14 Stemmesedlene samles inn, og to personer som møteleder utpeker teller opp stemmene og meddeler resultatet til møteleder. k. Møtebok/Møteslutt Det skal føres møtebok over forhandlingene, jf kommuneloven 30 nr. 3. Ordføreren/lederen er ansvarlig for at møtebok føres. I møteboken skal det føres inn tid og sted for møtet, hvem som møtte og hvem som var fraværende, hvilke saker som ble behandlet, alle framsatte forslag og avstemningsresultatet. Møteboka skal føres slik at sakene kommer i rekkefølge for kalenderåret. Av møteboka skal det kunne konstateres om utvalgene var vedtaksført, om vedtakene ble truffet med det nødvendige flertall og hva vedtakets innhold er. Møtelederen, eller formannskapet/utvalget dersom noen protesterer på møtelederens beslutning, avgjør om protokolltilførsel skal tillates. Ved møtets slutt skal det som er bokført, leses opp og godkjennes, dersom ikke annet blir bestemt. Møteboka skal underskrives av møtelederen og minst 2 -to- andre medlemmer. Møteboka blir sendt alle faste medlemmer, møtende varamedlemmer og andre med møterett ved at den gjøres tilgjengelig på ipad så snart som mulig etter møtet. I tillegg legges møteprotokollen ut på kommunens hjemmeside Gjenopptakelse av en sak. Ordfører kan avvise et forslag om å gjenoppta en sak som er lovlig vedtatt av kommunestyret når forslaget fremmes før det er gått 3 måneder etter at vedtaket ble fattet. Denne bestemmelsen gjelder ikke krav om ny behandling som er fremmet av fylkesmannen eller et departement. Ordfører skal gi melding om slik beslutning i det første etterfølgende kommunestyremøtet. 14

15 REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET 1 VALG OG SAMMENSETNING Formannskapet velges av kommunestyret etter bestemmelsene i Kommunelovens 8. Formannskapet skal ha 5 medlemmer. 2 MØTEPLAN Formannskapets ordinære møter avholdes i samsvar med møteplan vedtatt av ordfører. Møteplanen omfatter et helt år. Ordfører eller minst 3 medlemmer av formannskapet kan kreve ekstraordinært møte Kommuneøkonomien. 3 ARBEIDSOMRÅDE Formannskapet er kommunen sitt økonomiutvalg og behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og regnskap Dette gir rett til myndighetsutøvelse på følgende områder: - framdriftsansvar for prosessene for rullering av økonomiplanen og utarbeidelse av årsbudsjettet og forslag til skattevedtak - innstilling til kommunestyret i saker om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak - det løpende tilsyn med økonomistyringen og resultatvurderingen 3.2. Hastesaker. Formannskapet fatter vedtak i hastesaker etter bestemmelsene i Kommunelovens

16 3.3. Spesielle saker som ikke er lagt til andre organer. Etter nærmere bestemmelse av kommunestyret kan formannskapet tillegges myndighet og oppgaver i saker eller saksområder som ikke er delegert til andre organer. Kommunestyret bestemmer i det enkelte tilfelle om formannskapet skal innstille til vedtak i kommunestyret dersom saken skal forelegges kommunestyret til behandling. 4 BEVILGNINGSRETT TIL SPESIELLE FORMÅL Kommunestyret bevilger hvert år et beløp til disposisjon for eventuelle tilleggsbevilgninger og uventede kostnader. Formannskapet gis myndighet til å disponere disse midlene med en begrensning på kr ,- pr. bevilgning. Bruk av denne myndigheten skal forelegges kommunestyret til orientering i form av regelmessige rapporter, f.eks. tertialrapporter. 5. SAKSBEHANDLINGSREGLER For saksbehandlingen i formannskapet gjelder kommunelovens kap. 6. I tillegg gjelder kommunestyrets reglement 4 tilsvarende så langt det passer. I tillegg gjelder følgende regler: 5.1. Skriftlige henvendelser til formannskapet. Brev, andre skriftlige henvendelser og saker som er stilet til utvalget skal forelegges ordfører som avgjør i hvert enkelt tilfelle hvordan henvendelsen skal behandles 5.2. Saker utenom dagsorden. Saker som forelegges formannskapet, og som ikke er nevnt i dagsorden, kan tas opp til diskusjon i formannskapet. Endelig vedtak i slike saker skal ikke gjøres før formannskapet er lovlig innkalt på nytt med saken på sakskartet. Et enstemmig formannskap kan i helt spesielle tilfeller gjøre særskilt vedtak om annen behandlingsmåte. Hastesaker skal behandles etter Kommunelovens

17 5.3. Votering. Votering ved navneopprop skal ikke benyttes i formannskapet. 6 MINDRETALLSANKE I saker der formannskapet har fått delegert avgjørelsemyndighet, kan ordføreren eller minst 2 medlemmer kreve saken forelagt kommunestyret til avgjørelse. Krav om dette skal framsettes i møtet, og skal føres i møteboka. ******** 17

18 REGLEMENT FOR FAST UTVALG FOR PLANSAKER (PLANUTVALGET) 1 VALG OG SAMMENSETNING Planutvalget velges av kommunestyret og skal bestå av 5 medlemmer. 2 MØTEPLAN Planutvalgets ordinære møter avholdes i samsvar med møteplan vedtatt av ordfører. Møteplanen omfatter et helt år Lederen eller minst 3 medlemmer av planutvalget kan kreve ekstraordinært møte. 3 ARBEIDSOMRÅDE Kommunestyret har ansvaret for og ledelsen av kommuneplanleggingen og arbeidet med reguleringsplaner i kommunen. Rådmannen har det administrative ansvar for kommunens planleggingsoppgaver etter planog bygningsloven. Kommuneplanlegging/arealplanlegging og fast utvalg for plansaker. Fast utvalg for plansaker fatter vedtak innenfor plan- og bygningsloven i forhold til de paragrafer som er delegert utvalget fra kommunestyret. Dette gir rett til myndighetsutøvelse på følgende områder: Se KF delegering link under del III, delegering. 4 SAKSBEHANDLINGSREGLER For saksbehandlingen i planutvalget gjelder kommunelovens kap. 6. I tillegg gjelder kommunestyrets reglement 4 tilsvarende så langt det passer. I tillegg gjelder følgende regler: 5.1. Skriftlige henvendelser til planutvalget. Det er ikke hensiktsmessig på grunn av saksmengden at alle henvendelser til planutvalget forelegges leder av planutvalget. Leder av planutvalget og planavdelingen i kommunen oppretter derfor hensiktsmessig kontakt slik at viktige saker blir kjent og diskutert. 18

19 5.2. Saker utenom dagsorden. Saker som forelegges planutvalget, og som ikke er nevnt i dagsorden, kan tas opp til diskusjon i planutvalget. Endelig vedtak i slike saker skal ikke gjøres før planutvalget er lovlig innkalt på nytt med saken på sakskartet. Et enstemmig planutvalg kan i helt spesielle tilfeller gjøre særskilt vedtak om annen behandlingsmåte Votering. Votering ved navneopprop skal ikke benyttes i planutvalget. 5 MINDRETALLSANKE I saker der planutvalget har fått delegert avgjørelsemyndighet, kan leder av utvalget eller minst 2 medlemmer kreve saken forelagt kommunestyret til avgjørelse. Krav om dette skal framsettes i møtet, og skal føres i møteboka. REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET 1 VALG OG SAMMENSETNING Administrasjonsutvalget skal bestå av 7 medlemmer, hvorav 2 representanter utpekes av og blant medlemmer i arbeidstakerorganisasjonene Kommunestyret velger leder og nestleder av utvalget blant de politisk valgte medlemmene. 2 MØTEPLAN 19

20 Administrasjonsutvalgets ordinære møter avholdes i samsvar med møteplan vedtatt av ordfører. Møteplanen omfatter et helt år. Lederen eller minst 3 medlemmer av administrasjonsutvalget kan kreve ekstraordinært møte. 3 ARBEIDSOMRÅDE Administrasjonsutvalget er kommunens faste utvalg i personal og organisasjonssaker, dvs. i saker som gjelder kommunen som arbeidsgiver og de ansatte (arbeidsgiversaker). Utvalget skal arbeide med overordnede arbeidsgiversaker slik som (listen er ikke uttømmende): - Generelle retningslinjer innen personalpolitikken. - Saker vedrørende personalpolitiske prinsipper og reglementer. - Anke på vedtak fattet etter delegert fullmakt av rådmannen. 4 SAKSBEHANDLINGSREGLER For saksbehandlingen i utvalget gjelder bestemmelsene i kommunelovens kap. 6. I tillegg gjelder kommunestyrets reglement 4 så langt det passer samt følgende regler: 4.1. Skriftlige henvendelser til utvalget. Brev, andre skriftlige henvendelser og saker som er stilet til utvalget skal forelegges ordfører som avgjør i hvert enkelt tilfelle hvordan henvendelsen skal behandles Saker utenom dagsorden. Saker som forelegges utvalget, og som ikke er nevnt i dagsorden, kan tas opp til diskusjon i utvalget. Endelig vedtak i slike saker skal ikke gjøres før utvalget er lovlig innkalt på nytt med saken på sakskartet. Et enstemmig utvalg kan i helt spesielle tilfeller gjøre særskilt vedtak om annen behandlingsmåte Votering Votering ved navneopprop skal ikke benyttes i utvalget. 5 MINDRETALLSANKE. I saker der utvalget har fått delegert avgjørelsesmyndighet, kan leder av utvalget eller minst 2 medlemmer kreve saken forelagt kommunestyret til avgjørelse. Krav om dette skal settes fram i møtet, og skal føres i møteboka. 20

21 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FORMÅL Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på betryggende måte og rapporterer til kommunestyret. Kommunaldepartementet fastsetter forskrifter om kontrollutvalg i kommunene med hjemmel i kommunelovens 77. Gjeldende forskrift er fastsatt av departementet den VALG OG SAMMENSETNING Utvalget består av 5 medlemmer valgt av kommunestyret med hjemmel i kommunelovens 77. Minst 1 av medlemmene skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen. Trer leder midlertidig ut av sitt verv, rykker nestleder opp som leder. Trer leder endelig ut av sitt verv, skal det foretas nytt valg. Trer et medlem midlertidig ut av sitt verv, innkalles varamedlemmet. Trer et medlem endelig ut av sitt verv, skal det foretas nytt valg. 2 KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget er kommunestyrets eget organ når det gjelder tilsyn og kontroll, og det er bare kommunestyret som kan gi kontrollutvalget instrukser og konkrete oppdrag. 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte 21

22 Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltning, at den foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal føre kontroll med avdekkede risikoområder (forvaltningsrevisjon) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeide til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 4 KONTROLLUTVALGETS MØTER Kontrollutvalgets møter holdes i Flå kommunes lokaler. Fellesmøter med andre kontrollutvalg finner kun sted når formålet er kompetanseutvikling, og når kontrollutvalget finner programmet relevant for kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget skal hvert år sette opp en møteplan for hele året. Møteplanen settes opp i samråd med ordfører. Innkalling til kontrollutvalgets møter (med saksdokumenter) skjer fra kontrollutvalgssekretariatet etter avtale med leder. Innkalling skal skje med minst 7 dagers frist. Utvalgets møter skal offentliggjøres på hensiktsmessig vis. Gjenpart av innkalling skal sendes ordfører, administrasjonssjef og kommunens revisor. Kommunens revisor har møte og talerett på kontrollutvalgets møter. Ordfører har møte og talerett på kontrollutvalgets møter Administrasjonssjefen møter når kontrollutvalget ber om det. 5 ÅPNE OG LUKKEDE MØTER Kontrollutvalgets møter skal holdes for åpne dører. Dørene skal likevel lukkes dersom utvalget behandler opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Drøfting av hvorvidt møtet skal lukkes skal skje for lukkede dører, mens avstemning om dette skjer åpent. Dersom det vedtas lukking skal hjemmel for dette fremkomme i møteprotokollen. 6 BESLUTNINGSDYKTIGHET For å være beslutningsdyktig må mer enn halvparten av utvalgets medlemmer delta i behandlingen. Regler om habilitet er som ellers i forvaltningen. 7 KONTROLLUTVALGETS INNSYNSRETT Kontrollutvalgets har generell innsyns- og undersøkelsesrett i kommunen. Denne retten er ikke begrenset av at opplysningen er taushetsbelagt, og den gjelder alle opplysninger, redegjørelser eller dokumenter som er nødvendige for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Kontrollutvalget retter forespørsel om innsyn til administrasjonssjefen. 22

23 8 REPRESENTASJON I KOMMUNESTYRET Utvalgets leder har møte og talerett i kommunestyret når kontrollutvalgets saker behandles. Leder oppfordres til å møte i alle kommunestyremøter og kan kreve møtegodtgjørelse når han/hun møter. Det skal en gang i året være et fellesmøte med kontrollutvalg og kommunestyre hvor man diskuterer hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget innstiller etter møtet til kommunestyret på hvilke områder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal foretas. Kommunestyret vedtar på hvilke områder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal foretas. 9 SEKRETARIATET Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretærbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet er kontrollutvalgets administrasjon, og skal se til at de sakene som blir behandlet av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet har også et lovpålagt ansvar for kontrollutvalgets arkiv. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen kan heller ikke ha sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget når det gjelder utvalgets arbeid og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har ikke instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet overfor sekretariatet. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret på valg av sekretariat. Dette skjer ved behov eller vurderes minst en gang hvert fjerde år, i første kalenderår etter kommunevalget. 10 VALG AV REVISJONSORDNING. VALG AV REVISOR Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egen revisor, delta i et interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dette skjer ved behov eller vurderes minst en gang hvert fjerde år, i første kalenderår etter kommunevalget. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for av kommunens regnskapsrevisjon. 23

24 DEL II GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE I. Ordførerstillingen Funksjonen som ordfører skal tilsvare 100 % stilling. Kommunestyret kan i særskilte tilfeller fravike dette. Ordføreren sin godtgjøring fastsettes til 85 % av godtgjørelse for stortingsrepresentant og følger utviklingen i denne. Ved valgperiodens slutt (september i valgåret), gis ordføreren en ettergodtgjøring i 3. mnd. II. Stillingen som varaordfører Godtgjøring for vervet som varaordfører fastsettes til 10 % av ordførerens godtgjøring. Dersom varaordfører trer inn i ordførers sted utbetales ordførers godtgjøring fra første dag. Med inntreden i ordførers sted, menes oppdrag som varaordfører utfører når ordfører har ferie, er syk eller at varaordfører må utføre oppgaver som for eksempel en følge av at ordfører kan være inhabil i en sak. For oppdrag som varer under 4 timer, betales en sats basert på ordførers timelønn. For oppdrag som varer over 4 timer betales en sats basert på ordførers daglønn. Et oppdrags varighet beregnes fra avreise fra Flå Veksthus og til man er tilbake på Flå Veksthus. Når varaordfører mottar godtgjørelse basert på ordførers lønn, betales det ikke tapt arbeidsfortjeneste. III. Faste godtgjøringer Leder av eldrerådet kr. 6000,- pr. år Leder av kontrollutvalget kr. 6000,- pr. år Leder planutvalg kr. 6000,- pr.år IV. Møtegodtgjørelse a) For møter i kommunestyret og formannskapet ytes en møtegodtgjøring på kr. 750,- pr. dag. b) Medlemmene av faste nemnder/råd /styrer/utvalg valgt av kommunestyret/formannskapet gis en møtegodtgjøring på kr. 500,- pr. møte. c) Ordfører får sin godtgjøring etter spesielle bestemmelser, jfr. pkt. I og II, og gis ikke møtegodtgjøring. d) I forbindelse med kommunal møtevirksomhet og befaring dekkes omsorgsutgifter legitimert ut fra regninger. 24

25 V. Skyssgodtgjøring/kostgodtgjøring Medlemmer av kommunale nemnder/råd/styrer og utvalg har rett til skyssgodtgjøring etter kommunens reiseregulativ. Det kreves 5 km minsteavstand mellom hjem og møtested. For reiser utenfor kommunen gjelder satsene for diett og overnatting etter kommunens reiseregulativ. Representanter som til daglig har opphold utenfor Flå, gis refusjon for reiseutgifter mellom stedet hvor de regelmessig har sitt daglige tilholdssted og Flå kommune. VI. Godtgjøring andre organer Ved oppnevninger til arbeidsutvalg/fagutvalg og lignende gis en møtegodtgjørelse på kr. 500,- pr. møte. Møtegodtgjørelsen gis også til kommunens representanter til møter i styrer eller råd dersom styret eller rådet ikke yter slik godtgjørelse. VII. Særlig for kommunetilsatte Kommunetilsatte som på grunn av sin stilling eller verv (for eksempel tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjonene) er valgt som medlem eller pålagt å møte som sekretær i et organ, skal ikke ha godtgjøring for møter i arbeidstiden. Ansatte som er valgt inn i kommunale organ uten tilknytning til sin stilling (som politiker), skal ha møtegodtgjøring som de andre medlemmene. VIII. Tidspunkt for møter i kommunale utvalg Møteplan for all kommunal politisk møtevirksomhet, slik som kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg o.a., bestemmes av ordføreren, jfr. pkt. IX. Møteplanen settes opp for et helt år. IX. Tapt arbeidsfortjeneste Politikere som deltar på møter, arbeidsutvalg, styrer ol. der organet selv ikke dekker tapt arbeidsfortjeneste, får dekket tapt arbeidsfortjeneste etter følgende satser: Udokumentert tapt arbeidsfortjeneste Møtet varer mindre enn 4 timer: kr. 270,- pr time møtet varer. Møtet varer mer enn 4 timer: regnes som full dag, dvs kr gis i tapt arbeidsfortjeneste Dokumentert tapt arbeidsfortjeneste Godtgjøring for dokumentert tapt arbeidsfortjeneste på politiske arbeidsdager utbetales etter legitimert tap med maks kr 500 pr. time eller kr pr dag etter samme regler som for udokumentert tapt arbeidsfortjeneste. Kravet til legitimasjon er bekreftelse fra arbeidsgiver om tapt arbeidsfortjeneste. Fra selvstendig næringsdrivende kreves egenerklæring for faktisk tapt arbeidsfortjeneste. Dokumentasjonen må godkjennes av rådmannen. 25

26 Ved møter utenfor Flå kommune regnes varigheten på møtet fra man forlater Flå Veksthus og til man er tilbake. X. Politisk arbeidsdag Som politisk arbeidsdag regnes de arbeidsdager som står på den oppsatte møteplan som settes opp av ordfører og sendes ut årlig og politiske arbeidsdager som bestemmes av ordfører i løpet av året. Godtgjøring for udokumentert tapt arbeidsfortjeneste på politiske arbeidsdager utbetales automatisk til alle medlemmer som har signert protokollen med unntak av ordfører etter følgende sats: Udokumentert tapt arbeidsfortjeneste Møtet varer mindre enn 4 timer: kr. 270,- pr time møtet varer. Møtet varer mer enn 4 timer: regnes som full dag, dvs kr gis i tapt arbeidsfortjeneste Dokumentert tapt arbeidsfortjeneste Godtgjøring for dokumentert tapt arbeidsfortjeneste på politiske arbeidsdager utbetales etter legitimert tap med maks kr 500 pr. time eller kr pr dag etter samme regler som for udokumentert tapt arbeidsfortjeneste. Kravet til legitimasjon er bekreftelse fra arbeidsgiver om tapt arbeidsfortjeneste. Fra selvstendig næringsdrivende kreves egenerklæring for faktisk tapt arbeidsfortjeneste. Dokumentasjonen må godkjennes av rådmannen. XI Diverse 1. Godtgjøring til politiske utvalg utbetales pr. 1. juli og 15. desember. 2. Administrasjonen utarbeider oppsett over godtgjøringen til det enkelte medlem med utgangspunkt i møteprotokollene og foretar utbetaling i henhold til pkt Den enkelte representant kan be om å få utbetalt tapt arbeidsfortjeneste hver måned 4. Reglementet gjelder fra og til nytt vedtak fattes. 26

27 DEL III DELEGERING 27