versjon 7 og 8 for Windows Veiledning

Transkript

1 versjon 7 og 8 for Windows Veiledning Universitetsbiblioteket for miljø- og biovitenskap, Ingeborg Hvaale, februar 2005

2 Innhold Hva er EndNote... 4 Brukermanual... 4 Hvilket referansehåndteringsverktøy skal jeg velge?... 4 Forklaring på termer som benyttes i EndNote... 4 Opprette en database... 4 ProCite og RefMan baser kan åpnes i EndNote... 5 Standard innstillinger... 5 Term Lists Lister for tidsskrifter, forfattere og keywords... 6 Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet... 6 Manuell inntasting av referanser... 7 Nyttige tips/råd ved registrering:... 7 Informasjon om enkelte felt... 8 Endre en referanse... 9 Slette referanser... 9 Sortering av referanseliste... 9 Importering av referanser som txt-fil fra eksterne databaser... 9 BIBSYS CAB, Biological Abstracts og AGRIS Importering av referanser - direkte eksport-funksjon fra eksterne baser Direkte eksport fra ISI Web of Science Importering av referanser veiledninger for ulike baser Søk etter referanser i en EndNote-database Søkeord Index-søk Logiske operatorer Eksakt søk Søkestrategier kan lagres Internett-søk i EndNote Muligheter Fordeler / Ulemper ved å søke på Internett via EndNote Finn dubletter Kopiere referanser fra en base til en annen på samme PC Eksportere referanser til tekstfil / annen PC Lage en selvstendig litteraturliste Samspill mellom Word og EndNote - Cite While You Write Installering av Cite While You Write (CWYW) Funksjoner i CWYW

3 Sett inn siteringer i løpende tekst Uformatert og formatert sitering Endre siteringer i løpende tekst Slette siteringer Litteraturliste Format Bibliography Output Styles (stiler) Hva er Output Styles? Hvordan velge riktig stil? Nedlasting av nye stiler EndNote-stiler for masteroppgaver Redigere eksisterende stiler Dokumentmaler Filer og figurer Figurer og filer kan knyttes til referanser Figurer og filer som egne referanser Figurer i Word Oppgaver

4 Hva er EndNote EndNote er et personlig arkiv-program et referanseverktøy for lagring og gjenfinning av referanser og et publiseringsmiddel. Det er mulig å importere referanser fra ulike litteraturdatabaser som for eksempel Biological Abstracts, noe som er både raskere og bedre enn manuell inntasting. EndNote knyttes sammen med Word, og gjør det enkelt å sette inn siteringer i et dokument og produsere litteraturlister. Innebygget i programmet finnes stiler for en mengde tidsskrifter, slik at man enkelt kan produsere litteraturlister i riktig format alt etter hvilket tidsskrift man skal publisere i. Vær oppmerksom på at hjelp alltid er tilgjengelig ved å velge Help fra menylinjen eller ved å trykke funksjonstasten F1. Brukermanual Brukermanual (EndNote User's Guide) og tips (Tip Sheets) er gratis tilgjengelig via websiden: Hvilket referansehåndteringsverktøy skal jeg velge? Leverandøren av referansehåndteringsverktøyene ProCite, Reference Manager og EndNote har sammenlignet de tre produktene på websiden: Forklaring på termer som benyttes i EndNote Hva betyr: Term Lists: Index-filer/lister for forfattere, tidsskrift og emneord. Import files: Konverteringsfiler dvs. ulike filer som benyttes for å importere referanser fra ulike baser. Output Styles: Stiler/bibliografiske format for hvordan siteringer og litteraturlister skal være i ulike tidsskrifter. Opprette en database Du må opprette en database for å kunne lagre referanser i EndNote. Opprett en database / åpne en eksisterende med menyvalget File : New / Open Library. I EndNote kalles en database et bibliotek (library). Det anbefales å opprette kun én database. Da dette vil gjøre det enklere når du siden skal benytte referansene i et dokument. Det vil alltid være fornuftig å lagre basen på ditt nettområde, og eventuelt ha lokale backup-filer. 4

5 ProCite og RefMan baser kan åpnes i EndNote Basene åpnes på vanlig måte via File : Open Library. Fyll ut dialogboksen og velg den basen som skal konverteres til EndNote. Velg deretter Convert for å lage en ny EndNote database av Procite eller Reference Manager basen. Standard innstillinger EndNote har en rekke standard innstillinger som du selv kan endre etter behov. Edit : Preferences Libraries: Her kan du velge at EndNote alltid åpner en bestemt database når programmet starter. Display Fonts: Spesifiser her hvordan informasjonen ønskes vist i programmet, m.h.t. fonter. Reference Types: Når du setter inn en ny referanse i din database, vil referansen automatisk få referansetypen Journal Article. Referansetypen kan du selvfølgelig endre når du setter inn den enkelte referansen. Hvis du ønsker en annen default-referansetype, velges denne i Default Reference Type-listen. Hvis du ønsker å endre noen av EndNote s felt eller referansetyper, klikker du på Modify Reference Types. Her kan du for eksempel slette felt for bilde og bildetekst i referansetypen Journal Article. Temporary Citations: En Temporary Citation er en uformatert sitering som EndNote setter inn i ditt Worddokument. En uformatert sitering er kun en imidlertidig sitering som EndNote senere forandrer til en formatert sitering. Eks. på en uformatert sitering: {Smith, 1999 #24}. Eks. på en formatert sitering: (Smith, 1999). Tegnene som benyttes for å skrive en Temporary Citation kan endres her. Sorting: Her kan du identifisere hvilke ord som skal ignoreres (stoppord) når forfatternavn og titler sorteres. Change Case: EndNote s stiler (Output Styles) kan benyttes for å endre tittel og forfatternavn som er skrevet med store bokstaver. De ord som du ikke ønsker å endre, registeres her. Formatting: Gjelder formatering av siteringer Cite While You Write. Default er vanligvis alle valgene haket av. Display Fields: Her velges de referanse-felt som skal være synlige i EndNote s database-vindu. Duplicates Her spesifiseres hvor grundig referanser skal sammenlignes når dubletter skal identifiseres. Duplicates alternativet svarer til Find Duplicates kommandoen i References menyen. Online: Her spesifiseres valg av nettleser (ISI-link) m.m. Folder Locations: Her spesifiseres mappe for stiler, importfilter og connections. Default ligger disse filene i EndNote-mappen. Term Lists: Alle nye EndNote-baser har 3 ordlister for forfattere, tidsskrifter og keywords. Disse listene oppdateres automatisk når du legger inn referanser i din base. 5

6 1) Suggest term as you type: Hvis valget Suggest term as you type er skrudd på - benyttes ordene i listene som forslag til termer når du registrerer forfatter, tidsskrift eller keyword. 2) Update lists when importing or pasting references: Ved å velge alternativet Update lists when importing or pasting references oppdateres listene automatisk når du importerer nye referanser. 3) Update lists during data entry Når alternativet Update lists during data entry er valgt blir listene automatisk oppdatert når du registrerer nye referanser. Hvis du skrur av dette valget, kan du allikevel oppdatere listene senere ved å velge Define Term Lists fra Tools-menyen merke av en liste og klikke på Update List. Spell check: Her kan du definere hvilken ordliste som skal benyttes ved stavekontroll. Stavekontrollen kjøres ved å åpne de referanse(r) som du ønsker å sjekke fra Toolsmenyen velges Spell Check. Term Lists Lister for tidsskrifter, forfattere og keywords Ordene i listene benyttes som forslag til termer når du registrerer forfatter, tidsskrift eller keyword. Listene oppdateres automatisk når du importerer referanser eller manuelt registrerer nye referanser. Endring eller sletting av en term i en Term List endrer ikke alle forekomster av denne termen i dine referanser i EndNote-basen. Benytt Change Text-kommandoen (i Editmenyen) for å finne gamle termer i dine referanser som skal erstattes med nye termer. Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet Når du installerer programmet følger det med tre lister over tidsskriftsnavn og forkortelser (medisin, kjemi og humaniora). Kopiér tidsskriftsnavnene med respektive forkortelser inn i nyopprettet base før den tas i bruk. Det vil spare mye arbeid, og EndNote sørger for å velge riktig variant av tidsskriftnavnet når litteraturliste skal genereres (i forhold til de krav som stilen (Output Style) krever). Slik kopieres tidsskriftlisten: 1) Velg Tools : Define Term Lists 2) Velg fanekortet Lists og listen Journals. 3) Klikk på Import List knappen. 4) De ulike listene er lagret i EndNote s Term Lists mappe. Velg den listen som du ønsker å importere for eksempel Chemical.txt. Hele tidsskriftlisten pakker seg ut både med fullt navn og standard forkortelse. 5) Velg fanekortet Terms for å se de importerte tidsskriftene. 6

7 Tidsskrifter som ikke finnes i listen registreres manuelt. Vær konsekvent med måten du skriver inn tidsskriftsnavnet på i Journal-feltet når du registrerer referanser i din EndNote-database. Når du importerer fra databaser er dette ikke konsekvent. Du må derfor ofte redigere referansene. Velg enten fullt navn eller f.eks. stilen til det tidsskriftet du som regel publiserer i. Lage en liste over alternative skrivemåter. Velg Tools : Open Terms List : Journal Term List og legg inn tidsskriftenes fulle navn og ulike forkortede navn i listen (f. eks.:abbreviation 1= forkortelsene som brukes i Science, Abbreviation 2= forkortelsene som brukes i tidsskriftet Molecular Ecology, Abbreviation 3= forkortelsene som er foreslått i Biological Abstracts). NB! Skriv punktum etter hvert forkortet ord, for eksempel: Full Journal Abrev. 1. Abrev. 2. Scandinavian Journal of Clinical and Laboratory Investigation Scand. J. Clin. Lab. Invest. SJCLI Manuell inntasting av referanser Manuell inntasting av referanser bør alltid være siste utvei. Det er tidsbesparende og mye enklere å importere dataene fra en bibliografisk database men ikke alt finnes elektronisk tilgjengelig. 1. Referanser registreres manuelt med menyvalget References : New Reference. 2. Du får opp et "kartotekkort" med felter for Author, Year, Title, Jounal, Volume osv. 3. Skriv kartotekkortet ferdig, og opplysningene lagres automatisk når du lukker kartotekkortet. Åpne det igjen ved å dobbeltklikke på referansen. Nyttige tips/råd ved registrering: Gå fra felt til felt med TAB Referansetypen er angitt i en smal ramme øverst f.eks. Journal Article eller Book Section. Ulike referansetyper gir ulike felt til å fylle ut. Kopiér fra Terms List der det er mulig. Disse aktiviseres i det man begynner å taste inn noe i author, journal eller keyword-feltet. Legg inn ansvarlig for et prosjekt i keyword eller label-feltet. Label-feltet kan endres til index-felt (Term List) med menyvalget: Tools : Define Term Lists : Create : Link. Legg ikke inn avsluttende punktum eller linjeskift i de ulike feltene. 7

8 Informasjon om enkelte felt Felt Beskrivelse Reference Type Record Number Title Forfatter Ulike typer RefType gir ulike felt til å fylle ut. - Velg Journal Article for registrering av en vanlig artikkel fra et tidsskrift. Systemet vil automatisk gi hver referanse et unikt id-nummer. Skriv inn tittel uten avsluttende punktum og uten linjeskift (EndNote ordner tegnsettingen). Eksempel på hvordan forfatternavn bør skrives: P.R. Smith bør skrives Smith, P. R. Paul Roy Smith bør skrives Smith, Paul Roy Paul R. Smith bør skrives Smith, Paul R. Carles de Gaulle bør skrives de Gaulle, Carles Alfred Smith Jr. bør skrives Smith, Alfred, Jr. Korporasjoner (inst.) bør skrives med komma etter navnet: U.S. Department of Agriculture, Dette fordi all tekst foran komma tolkes som et etternavn. Hvis forfatteren er ukjent, skal forfatterfeltet være tomt. Ved flere forfattere skrives hvert navn på ny linje. Hvis du skriver inn flere navn uten å benytte komma mellom navnene, vil programmet forstå det siste som etternavn og de foran som fornavn. Hele fornavnet, uten punktum og forkortinger gir flest muligheter når du skal lage referanselister. Journal og Alternate Journal Call Number Skriv inn fullt tidsskriftnavn i Journal-feltet Journals Term List oppdateres automatisk når du skriver inn et nytt tidsskriftnavn. Skriv inn tidsskriftets standard forkortelse i Journals Term List eller benytt feltet Alternate Journal, men vær oppmerksom på at Journals Term List ikke oppdateres ved registerering i Alternate Journal feltet hvis tidsskriftet allerede finnes i Journal Term List. Vær konsekvent med måten du skriver inn tidsskriftnavn. Det vil spare mye arbeid, og EndNote sørger for å velge riktig variant av tidsskriftnavnet når litteraturliste skal genereres (i forhold til de krav som stilen (Output Style) krever). Skriv hvor dokumentet er lokalisert for eksempel et kontor eller bibliotek (Universitetsbiblioteket (UBMB)). 8

9 Felt Label Keyword URL Beskrivelse Bruk dette feltet til ønskelig informasjon for eksempel ansvarlig for et prosjekt. Egne emneord kan registreres i label eller keyword-feltet. Label-feltet kan endres til index-felt (Term List) med menyvalget: Tools : Define Term Lists : Create : Link. Egne emneord kan registreres i label (eller keyword-feltet). Ved flere emneord skrives hvert ord på ny linje eller med tegnet ; mellom ordene. Legg inn webadresse eller f.eks. lenke til fulltekst-fil. Webadressen skrives/kopieres inn i feltet. Lenke til fulltekst-fil som f.eks. er lagret på ditt nettområde legges inn slik: Stå i feltet høyre-klikk, og velg Link to. Endre en referanse Referansen åpnes ved å dobbeltklikke på den. Foreta ønskelig endring. Deretter lagres opplysningene automatisk når du lukker kartotekkortet. Slette referanser Merk de(n) referansen(e) som skal slettes. Flere referanser merkes ved å holde CTRLtasten nede. Velg deretter References : Delete References Sortering av referanseliste Klikk på kolonnenes feltnavn for å endre sortering av referanselisten. Sorteringsspråk kan endres til norsk (æ, ø, å) i menyen: References : Sort References. Importering av referanser som txt-fil fra eksterne databaser Du kan søke i litteraturdatabaser som BIBSYS, Biological Abstracts, CAB etc. for deretter å importere de interessante referansene til din database i EndNote. Hvilke baser som er tilgjengelig for deg er avhengig av hvilke baser UMB har i abonnement. Metoden nedenfor benyttes når du har lastet ned referanser på disk (lokalt- eller nettområde) etter et litteratursøk. Det er viktig at dataene er lagret som tekstfiler og i et format som EndNote kan forstå. EndNote har en rekke importfiltre (konverteringsfiler) som gjør det mulig å importere referanser i ulike formater fra forskjellige databaser. Filtrene finnes under Edit : Import Filters : Open Filter Manager. Du kan lete opp filtre etter navn og leverandør. Når du velger et filter vil du få se nedlastningsinstruksjon i et vindu nederst i dialogboksen. Dette er oppskriften på hvordan du skal lagre et søkeresultat i den aktuelle basen, før import til EndNote. Det er ytterst viktig å velge riktig konverteringsprogram for at importen skal foregå korrekt i alle detaljer. 9

10 Generell fremgangsmåte: 1) Søk utføres i en litteraturdatabase (BIBSYS, CAB, BA etc.). 2) Dataene fra søket lagres i en tekstfil (og i et format som EndNote kan forstå). 3) Import av tekstfil til EndNote med menyvalget File : Import Her er det viktig å velge riktig importfilter blant leverandører og databasenavn. Velg Duplicate : Discard Duplicates, så slipper du å få dubletter av referanser. Menyvalg for import: File : Import... Velg tekstfil som skal importeres. Oppgi importfilter (konverteringprogr.) Velg Duplicates : Discard Duplicates, så slipper du å få dubletter av referanser. Fyll ut dialogboksen og trykk Import EndNote lager stadig nye filtre og disse kan lastes ned fra EndNotes egne nettsider: Du kan også automatisk oppdatere EndNote. Ved å velge EndNote Updates fra Helpmenyen kan du oppdatere filter, stiler m.m. Det kreves at du har tilgang til Internett under oppdateringen. BIBSYS Fra BIBSYS kan du på vanlig måte bare flytte en referanse om gangen som tekstfil. Når RIS-import format er valgt og Eksport-knappen er aktivisert, lagres referansen som en tekstfil (.txt). I EndNote brukes importfilteret Reference Manager (RIS) (File : Import...). Fremgangsmåte: 1. Søk i BIBSYS 2. Lagring eksport fra BIBSYS: a. Velg den referansen som du ønsker å eksportere til EndNote-basen. b. Velg RIS Import Format og klikk på Eksporter-knappen i BIBSYS. c. I menyvalget i nettleseren (Fil : Lagres som) lagres filen som en txt-fil. 10

11 3. Import til EndNote - File : Import a. Import Data File: Finn txt-filen som du skal importere/har mellomlagret. b. Import Option: Benytt importfilteret: Reference Manager (RIS). c. Duplicates: Velg Discard Duplicates hvis du ikke ønsker å importere dubletter. d. Klikk på Import-knappen. Tips for å importere flere referanser fra BIBSYS samtidig: Når RIS-formatet er valgt og Eksport-knappen er aktivisert, kan man i stedet for å gå rett til lagring av referansen, alternativt bruke klipp-og-lim funksjonen og overføre den til notisblokk (Notepad). Legg til et ekstra linjeskift mellom referansene. Når ønskede antall BIBSYS-referanser er samlet slik i tagged format, lagres de som txt-fil og importeres under ett i EndNote. I EndNote brukes importfilteret Reference Manager (RIS) (File : Import...). Man kan flytte et helt "søk" om gangen ved hjelp av EndNote s søketjeneste. Se avsnittet: Internett-søk i EndNote (Tools : Connect). CAB, Biological Abstracts og AGRIS Søk i databasene vha WebSPIRS ( som er et felles brukergrensesnitt for å søke i databasene. Siden det benyttes ulike filtre for å importere referanser til EndNote, må det søkes i en base om gangen. 1. Velg en base og foreta et søk. I trefflisten haker du av de artiklene (referansene) som du ønsker å eksportere før du klikker på Save-knappen. 11

12 2. I neste vindu velges "All fields" og "Short labels". Klikk på Save records-knappen for deretter å lagre referansene som en txt-fil. 3. I EndNote velges File : Import... for å importere referanser fra txt-filen. Ved importering til EndNote må du bruke filteret med samme navn som basen og riktig leverandør: CAB Abstracts (SP), Biological Abstracts (SP), Agris (SP). Selv om EndNote leveres med importfiltre for Biological Abstracts (SP), CAB (SP) og Agris (SP), inneholder disse feil som gjør at referansene ikke importeres riktig. Vi har derfor modifisert disse, og du finner de tilgjengelig for nedlasting på Bibliotekets webside: 12

13 Importering av referanser - direkte eksport-funksjon fra eksterne baser Noen databasetilbydere har en funksjon som gjør det mulig å overføre søkeresultatet direkte til en EndNote-database. Dette er en raskere og enklere måte å overføre referanser til egen base på, enn den metoden som ble benyttet i forrige avsnitt. Man slipper å mellomlagre referansene som en tekstfil for deretter å importere disse inn i en EndNote-database. Direkte eksport fra ISI Web of Science I ISI Web of Science kan referansene overføres direkte til en EndNote-base. Fremgangsmåte: 1. Utfør et søk. 2. Hak av de referansene som skal eksporteres, og klikk på Submit-knappen (for hver treffliste/webside) - deretter Marked List-knappen. 3. Fyll ut Marked Records skjermen, og klikk på Export to Reference Softwareknappen. Klikk: Export to Reference Software Merk av hvis du vil ha med referansenes emneord og sammendrag. 4. Følg deretter de anvisningene som gis, og angi hvilken EndNote-base referansene skal eksporteres til. 13

14 Importering av referanser veiledninger for ulike baser Biblioteket har utarbeidet et nettbasert søkekurs hvor du vil finne veiledninger for hvordan du skal eksportere referanser fra en rekke eksterne databaser. Kurset finner du på websiden: Søk etter referanser i en EndNote-database I EndNote kan du søke etter referanser i egen base enten ved å søke generelt eller ved å avgrense søket ved å søke i spesifikke felt (forfatter, keywords etc.). Velg References : Search References for å få frem søkeskjermen. Felt-liste Søkeord Logiske operatorer Søkeord Et søk inkluderer søkeord, felt og valg av operator for hvilken sammenheng søkeordet skal forekomme i. Benytt knappene i bunnen av søkevinduet for å legge til, sette inn eller slette felt for søkeord. Hvis du ikke har valgt Match Words eller Use indexes søkes det automatisk høyre og venstre trunkert. Et søk på ordet horse, vil også gi deg treff på referanser som for eksempel inneholder ordet horses. Index-søk Hvis du har valgt Use indexes søkes det kun høyre-trunkert. Use indexes er kun aktivt hvis søket utføres i et index-felt (forfatter, keyword, tidsskrift). NB! Det er vesentlig raskere å søke på keywords enn ord i tittel. Dette vil være spesielt merkbart når basene blir større. Søk på titler tar lengre tid fordi tittelord ikke blir indeksert. 14

15 Logiske operatorer De logiske operatorene AND, OR og NOT benyttes for å kombinere søkeord. Eksakt søk Hvis du merker av i boksen Match Words, vil du uføre et søk som kun gir deg treff på de ordene som er identiske med søkeordene. Et søk på ordet horse, vil kun gi deg treff på referanser som inneholder ordet horse ikke horses. Søkestrategier kan lagres Dersom et søk gjentas regelmessig, kan søket lagres slik at man slipper å taste det inn fra gang til gang. Med Save Search-knappen har du mulighet til å lagre et søk. Et lagret søk hentes frem med Load Search-knappen. Internett-søk i EndNote Muligheter Det er mulig å søke i noen databaser med EndNote`s egen søkeskjerm. Databasen må være en Z39,50 base for at du skal kunne benytte et direkte søk i EndNote. Tilgang til enkelte baser krever også abonnement. Metodene for å søke etter referanser på Internett via EndNote er omtrent de samme som å søke i en EndNote-database. De valg som er tilgjengelig i søkeskjermen vil variere for den enkelte database, og de er ikke de samme som ved et søk i en EndNote-database. Tegn for trunkering og wildcard samt hvordan du skriver inn en forfatter, følger den basen du har koblet deg opp til. Man kan kopiere referansene man finner direkte til sin egen database, men mister noen av de mer avanserte mulighetene som finnes ved vanlige søk. Det er et bra alternativ når man leter etter en bestemt referanse. Finn koblingen til databasen du vil søke i med Edit : Connection Files : Open Connection Manager. Merk av de aktuelle basene. Knytt deg til basene med Tools : Connect. Utfør et søk i valgte database. I trefflisten velges de referansene som skal kopieres til din EndNote-base. NB! Sjekk at referansene blir registrert riktig i din EndNote-database. Noen av de importerte referansene må ofte redigeres. Aktuelle baser for UMB: ISI: Web of Science (ISI) PubMed: PubMed (NLM) BIBSYS: BIBSYS (Norway) 15

16 Fordeler / Ulemper ved å søke på Internett via EndNote Selv om det fra de nyere versjoner av EndNote gis mulighet for å søke direkte i databaser som BIBSYS, PubMed og ISI Web of Science, bør man av og til benytte det faste webgrensesnittet mot disse basene. Prøvesøk viser at treffsikkerheten ikke alltid er den samme når man søker via EndNote som ved et direkte søk i tjenestens brukergrensesnitt. Fordel 1: Man kan enkelt finne fram til elektronisk versjon av referanser man allerede kjenner til, f.eks. hvis man har papirkopier av artikler som man ønsker å legge inn som elektroniske referanser i EndNote. Fordel 2: Man får tilgang til andre interessante databaser som ellers hadde vært mindre tilgjengelig, f.eks. databaser fra amerikanske universitet. Finn dubletter I EndNote kan du sjekke om det finnes dubletter i din database. Kriteriene for å finne identiske referanser kan endres i Duplicates-innstillingene under menyvalget Edit : Preferences Fremgangsmåte for å finne dubletter: 1) Når database-vinduet er åpnet, velges References : Show All References. 2) Det er viktig at ingen referanser er markert før du søker etter dubletter i basen. Benytt Ctrl-tasten for å fjerne markerte referanser eller benytt Edit : Select All / Unselect All. 3) Velg References : Find Duplicates, og EndNote viser alle dubletter som er funnet. 4) Alle referanser er markert unntatt de eldste. Dette betyr at den markerte (nyeste) referansen slettes hvis du velger fra References : Delete References. Hvis du benytter versjon 8, er det kun nødvendig å følge fremgangsmåten i pkt. 3 og 4 for å finne dubletter. Sjekk at du ikke sletter referanser som allerede siteres (er i bruk) i et dokument. Kriterier for å finne identiske referanser kan endres i Edit : Preferences : Duplicates. Kopiere referanser fra en base til en annen på samme PC Databasene må ligge på samme PC og begge må være åpnet. Merk referansene som ønskes kopiert over i annen base, og velg Edit : Copy. Gå deretter til den databasen som du skal kopiere referansene til, og velg Edit : Paste. Referansene som overføres får et nytt Record-nummer i basen det kopieres til. Drag-and-drop funksjonen kan også benyttes til å overføre referanser mellom to databaser. Hvis du ønsker å kopiere alle referansene i en databaser til en annen database benyttes Import-funksjonen i File-menyen. 16

17 Eksportere referanser til tekstfil / annen PC Du kan alltid lage en kopi av basen din ved å kopiere databasefilen med standard filbehandling i Windows (copy - paste). Hvis du for eksempel anskaffer en ny PC, og har din EndNote-base lagret på din gamle PC, kan du først kopiere basen til ditt nettområde, og deretter kopiere basen til din nye PC. Det vil alltid være fornuftig å lagre basen på ditt nettområde, og eventuelt ha lokale backup-filer. Referanser kan eksporteres i såkalt tagged format som senere kan importeres i annen database eller brukes som ren tekstfil i notisblokka (Notepad) - File : Export. Det er viktig velge riktig Output Style når du eksporterer referansene slik at de blir riktig importert i den nye basen. EndNote eksporterer kun de referansene som finnes i det aktive database-vinduet (current library window) jfr. fremgangsmåten i neste kapittel Lage en selvstendig litteraturliste. Lage en selvstendig litteraturliste Vanligvis benyttes Cite While You Write funksjonen for å generere en litteraturliste (se neste kapittel), men det er også mulig å generere en selvstendig litteraturliste direkte i EndNote ved å benytte Export-funksjonen (File : Export). 1. Start med å åpne den databasen som inneholder referanser som du ønsker å ha med i en litteratuliste. EndNote vil kun eksportere de referansene som finnes i det aktive database-vinduet (current library window). For å eksportere alle referansene i basen velges References : Show All References. For å eksportere utvalgte referanser i basen: 1. Marker de referansene som skal med i litteraturlisten. (Flere referanser markeres ved å holde Ctrl-tasten nede.) 2. Velg References : Show Selected References. 2. Sorter referansene hvis det er nødvendig. Dette gjøres ved å klikke på kolonnenes feltnavn, eventuelt References : Sort References... Referansene eksporteres i den rekkefølgen som de vises i database-vinduet. Sorteringsrekkefølgen som er benyttet i stilen (Output Style) benyttes ikke. 3. Stilen som skal benyttes i litteraturlisten velges fra menyen Edit : Output Styles : Open Style Manager. De stilene som er avmerket i Style Manager, er tilgjengelige i rullegardinmenyen i EndNote s hovedmeny (Tools : Show Toolbar : Main). 4. Velg File : Export Filen kan lagres som tekst-fil (txt), word-fil (rtf) eller web-fil (html). 17

18 Samspill mellom Word og EndNote - Cite While You Write Eksempel på praktisk arbeid med EndNote og Microsoft Word. Når man arbeider med et dokument, har man gjerne behov for å henvise til (sitere) aktuelle referanser i løpende tekst. Ved å ta EndNote aktivt i bruk fra starten av arbeidet, sparer man mye tid når dokumentet og tilhørende litteraturliste (bibliografi) skal klargjøres for publikasjon. I EndNote finnes flere hundre Output Styles dvs. stiler for hvordan siteringer og litteraturlister skal være i ulike tidsskrifter. Installering av Cite While You Write (CWYW) Når EndNote er korrekt installert vil du få tilgang til EndNote s kommandoer i Words verktøymeny (Verktøy : EndNote). De samme kommandoene skal være tilgjengelig via en EndNote-verktøylinje i Word. Hvis EndNote s verktøylinje ikke er synlig i Word, aktiveres denne med Vis : Verktøylinjer : EndNote 7 eller 8. Funksjoner i CWYW EndNote kommandoer via Words verktøymeny (Verktøy : EndNote 7) 18

19 EndNote s Verktøylinje i Word (aktiveres med Vis : Verktøylinjer) Find Citation(s) Go to EndNote Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Help CWYW Preferences Generate Figure List Find Figure(s) Export Traveling Library Remove Field Codes Unformat Citation(s) Find Citation(s) Gir deg mulighet til å sette inn siteringer i teksten. Referansene hentes fra din EndNote database som må være åpnet. Default er Instant Formatting dvs. at siteringene er ferdig formaterte og at det automatisk produseres en litteraturliste mens du legger inn nye siteringer i teksten. Go to EndNote Denne kommandoen åpner EndNote. Format Bibliography Dette valget formaterer (eller reformaterer) ditt dokument i henhold til de regler som gis i det valgte Output Style. Siteringene formateres og det produseres en litteraturliste til slutt i dokumentet. Du kan når som helst endre utseende på litteratulisten (endre Output Style) ved å velge Format Bibliography. Default er Instant Formatting dvs. at siteringene er ferdig formaterte og at det automatisk produseres en litteraturliste mens du legger inn nye siteringer i teksten. Skru Instant Formatting av/på ved å velge: Format Bibliography : Instant Formatting, og velg Enable (på) eller Disable (av). Dette valget finner du også som egenskap i CWYW Preferences. Insert Selected Citation(s) Marker/hak av referanse(r) i din EndNote database. Velg deretter Insert Selected Citation(s) for å sette inn siteringen(e). Edit Citation(s) Med denne kommandoen gis du mulighet til å endre en sitering for eksempel ved å utelate forfatter og år eller legge til tekst i forkant eller etterkant av siteringen. Insert Note Benyttes hvis du ønsker å sette inn noter. Edit Library Reference(s) Benyttes for direkte å endre en referanse i EndNote databasen/biblioteket. Referansen lagres i EndNote. I Word benyttes valget Format Bibliography for å oppdatere litteraturlisten. 19

20 Unformat Citation(s) Konverterer formaterte og uformaterte siteringer tilbake til originalteksten. Unformat Citation(s) setter formaterte siteringer tilbake til uformaterte siteringer, fjerner litteraturlisten og deaktiverer Instant Formatting. Hvis du ønsker å konvertere ditt dokument for å bruke det i en eldre versjon av Word, kan det være en fordel å lagre en kopi med Unformat Citation(s) dvs. lagre dokumentet med uformaterte siteringer. I motsetning til formaterte siteringer, krever uformaterte siteringer at du har EndNote databasen tilgjengelig (åpen) for igjen å formatere dokumentet. Remove Field Codes Bruk denne funksjonen for å lagre en kopi av ditt dokument som ikke skal inneholde CWYW feltkoder dvs. som ikke kan endre dokumentet med EndNote s CWYW. Formaterte siteringer og litteraturlisten lagres som tekst. De nødvendige feltkodene som dokumentet må inneholde for å benytte EndNote s CWYW fjernes. Du trenger ofte å fjerne CWYW-feltkodene for å dele dokumentet med en kollega eller utgiver. De fleste utgivere krever at feltkodene fjernes. Export Traveling Library Benytt denne kommandoen for å lage en EndNote database av de referansene som er benyttet i ditt dokument. Find Figure(s) Det søkes etter referanser som inneholder figurer i din EndNote database, og man har derfor mulighet til å sette inn figur-siteringer i teksten. Siteringene nummereres og det produseres automatisk en figur-liste i slutten av dokumentet. Generate Figure List Det produseres alltid en figur-liste når du setter inn figur-siteringer. Hvis du flytter eller sletter figur-siteringer i dokumentet, må figur-listen oppdateres med kommandoen Generate Figure List. CWYW Preferences Benyttes for å endre egenskaper i CWYW. Sett inn siteringer i løpende tekst Åpne aktuell database i EndNote slik at denne blir liggende åpen i bakgrunnen. Åpne Word og aktivér EndNote s verktøylinje med Vis : Verktøylinjer : EndNote. Det er 2 ulike metoder som kan benyttes for å sette inn siteringer i løpende tekst Find Citation(s) eller Insert Selected Citation(s). Find Citation(s) Sett inn siteringer i løpende tekst uten å forlate Word med metoden Find Citation(s). Valget finner du i EndNote s verktøylinje i Word. Søk etter aktuell(e) siteringe(r) ved bruk av Find Citation(s) for å identifisere arbeidet det skal refereres til. Forfatternavn, keywords, tittel, utgivelsesår og ID kan brukes som søkeord. Dersom flere referanser svarer til det som det søkes etter, 20