Avdelinga skal ha særskilt fokus på og levere kvalitet på følgande ansvarsområde:

Transkript

1 1. Målsettingar for funksjonsområdet HVL sitt strategiske arbeid med kommunikasjon og samfunnskontakt er leia av prorektor for samhandling. Til funksjonsområde har styret vedtatt å mellombels legge til «Senter for nye medier» og oppretta «Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt». Funksjonsplanane har teke utgangspunkt i kva dei fusjonerte einingane gjorde. Strategien for korleis HVL skal samhandle for å skape ny kunnskap, drive utdanning, framstå og synleggjerast kan gjere det nødvendig å gjere om på deler av det vi gjør i dag. Avdelinga har ansvar for å legge til rette for at HVL blir ein synleg og attraktiv institusjon for studentar og tilsette nasjonalt og internasjonalt, for å tilrettelegge for samarbeid som bidrar til kunnskapsutvikling og innovasjon i alle nærregioner, samt sørge for ein effektiv kommunikasjon internt og eksternt. Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt skal jobbe tett opp mot høgskuleleiinga, fakulteta og avdelingane i fellesadministrasjonen for at HVL skal nå sine ambisjonar og ta sitt samfunnsansvar. Avdelinga skal ha særskilt fokus på og levere kvalitet på følgande ansvarsområde: Styre og drifte gode system og strukturar for heilskapleg samhandling i HVL Legge til rette for styring og organisering av samfunnskontakt, inkl. politisk og departemental monitorering, posisjonering, oppfølging, næringslivkontakt, RSA, Profesjonalisere og institusjonale samhandlinga som eit fortrinn for institusjonen som jobbes fram gjennom samhandlingsutvalet Oppfølging av utviklingsavtala og institusjonens målsettingar Støtte regional utvikling, inkl. nettverk, samhandlingsarenaer Livslang læring. Kompetanseutvikling i samspel med arbeidslivet, inkl. initiering og innsal av EVU-tilbod Arrangement, konferansar inkl. kursstøtte i samarbeid med fakulteta Eksternkommunikasjon, inkl. mediekontakt, medieinnsal, forskingsformidling Web, inkl. redaksjon av eksternweb, webtenester, systemforvalting, plattformutvikling Styre og drifte gode system for internkommunikasjon, inkl. redaksjon for Vestibylen og kulturbygging i andre kanalar Ansvar for og drift av høgskulens offisielle kontoar i sosiale medium, inkl. annonsering Strategisk ansvar for heilskapleg marknadsføring, inkl. profilforvaltning, omdømmebygging, produkt, brosjyrer Strategisk ansvar for heilårleg studentrekruttering og særskilte rekrutteringstiltak for enkeltstudium Internasjonal marknadsføring og rekruttering Redaksjonell rådgiving, inkl. språkpolitikk, opplæring Medietrening og kursing av tilsette Leiarstøtte, inklusiv sjekkliste for internkommunikasjon Gi tett og god støtte til til fakulteta, inkl. kontaktpersonar for fakulteta Ei liste over Senter for nye medier sine tenester finst i funksjonsplanen som omhandlar senteret

2 2. Utfordringsbilde for funksjonsområdet HVL vil i tida som kjem bli stilt overfor ei rekke samansette utfordringar. Ei hovudutfordring er å rekruttere dei rette studentane både nasjonalt og internasjonalt til alle våre studium ved alle fem campusar. Konkurransen om studentane aukar år for år. Samtidig står samfunns- og arbeidslivet ovanfor omstilling av ukjent dimensjon. Det blir difor særs viktig at HVL utviklar relevante utdanningar i tett samarbeid med arbeidslivet kring oss. Eit heilskapleg grep om arbeidet er såleis viktig for å levere gode, effektive og lønsame tenester. Som ny høgskule treng HVL også å etablere ein tydeleg og gjennomgåande profil som gir oss gode føresetnader for å lykkast i konkurransen med andre høgskular og universitet, både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Dette krev stor grad av samkøyring internt og eit kontinuerleg og heilskapleg grep eksternt. Fleire rammefaktorar vil også bli sett under press: Å skaffe nok midlar og handlingsrom for å kunne levere oppdaterte og gode tenester i eit fagfelt i konstant utvikling, blir krevjande. Det vil òg bli krevjande å utvikle og halde på kompetanse, og samtidig sikre tilstrekkeleg kapasitet, slagkraft og eit godt tenestetilbod i alle nærregionar og mot alle fakultet. Vi vil også oppleve langt større forventningar frå brukarane våre når det gjeld responstid, kvalitet, digitalisering, samordning og tenestedesign. I tillegg vil effektivisering og avbyråkratisering stille store krav til god, lønnsam, fleksibel og smart drift. Ny teknologi som drivar av innovasjon på tenester og produkt vil føre til auke i etterspørselen etter relevante etter- og vidareutdanningar, og føre til ein auke i enkeltpersonar og verksemder som ønskjer påfyll av kompetanse. Når høgskulen samhandlar med arbeids- og samfunnsliv for å bidra til kompetanseutvikling i perspektiv av livslangt læring, krev det tett samhandling med dei eksterne samarbeidspartnarane for å forstå behov og dermed kunne utvikle og føreslå konsept og løysingar. Vidare krev det tett samhandling internt mellom Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt og fakulteta, og mellom avdelinga og andre administrative tenester for å svare på utfordringar, bidrag til innovasjon og etterspurt kompetanse. I ei tid med auka krav til effektivisering til sektoren, er det ekstra viktig at det er forståing i organisasjonen for at suksess med ekstern samhandling krev grundig arbeid over lang tid, og stiller krav til ressursar og prioriteringar. Fokus på effektivisering og digitalisering for å frigjere ressursar blir naudsynt, men vil ikkje aleine løyse utfordringa som funksjonsområdet står ovanfor. Ein ny, stor og kompleks organisasjon stiller høge krav om profesjonalisert og samkøyrt intern- og eksternkommunikasjon på tvers, og den stiller krav om tydeleg leiing på høgt strategisk nivå med klare ansvarslinjer. Dette for å møte og løyse tidvis uklare og kryssande behov i ein kompleks organisasjon. I tida framover trengs det tid for å samordne arbeidet på tvers, for å hente ut synergiar og møte utfordringar og utviklings- og endringsbehov på ein god måte. Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt har ei særs viktig rolle i utviklinga av den nye høgskulen. Men like viktig er funksjonsområdet si rolle når det gjeld å bidra til kulturbygging i heile HVL, der vi byggjer stoltheit og ein felles HVL-identitet. Synleggjering av HVL sin kjerneaktivitet og synleggjering av heile tenestetilbodet i funksjonsområdet blir ei viktig oppgåve.

3 3. Organisering og leiing, inkludert ansvar og oppgåver Under prorektor for samhandling blir det oppretta ei avdeling - Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt. Avdelingsleiar og nestleiar for kommunikasjon og samfunnskontakt deler det overordna ansvaret for områda som er omtala i pkt 1: målsettingar for funksjonsområdet. Senter for nye medier (SfNM) er mellombels lagt til prorektor for samhandling, mens endeleg senterstruktur utgreiast. Senteret vil ha si plassering her, og senterleiar rapporterer til prorektor for samhandling inntil arbeid ferdigstillast. Fleire av oppgåvene og tenestene i senteret har ei naturleg tilknyting til samhandlingseiningane. SfNM utfører i dag til dømes profileringstenester. Her finst det i tillegg eit godt potensiale for framtidige synergiar, til dømes innan formidling gjennom video, foto og web. Det er identifisert eit potensiale for ein enda tettare kopling mellom SfNM og avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt knytt til formidling av mellom anna forsking og kunnskap. Kvalitet innan samhandling føreset ein tett kontakt særleg mellom einingane og fakulteta og på tvers av administrative einingar. Avdelinga skal sikre dette gjennom dedikerte kontaktpersonar for kvart fakulte inn mot det samla tenestetilbodet og kompetansen ved einingane. I tillegg vil dei ulike teama ha deltakar frå aktuelle einingar så som forsknings- og utdanningseiningane. 4. Einingar og delfunksjonar Det er ingen undereiningar ved Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt eller Senter for nye medier. Arbeidet i einingane blir organisert i funksjonelle team kring grupper av oppgåver som ligg nært opp til kvarandre. Kvart team skal ha ein leiar, ei rolle som i prinsippet kan gå på omgang, avhengig av kompetanse. Dette inneber at vi ønskjer medarbeidarar med brei kompetanse på einingane. Oppgåver med krav til særleg avansert kompetanse kan fråvike frå dette. I prosjektsamanheng og til enkelte oppgåver e r det naturleg at det blir oppretta team med representantar frå fleire einingar. Organisasjonskartet viser eit delvis stipulert tal på årsverk innanfor kommunikasjon og samfunnskontakt per i dag. Prorektor for samhandling Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (leiast av avdelingsleiar og nestleiar) Senter for nye medier - Leverer egen funksjonsplan (leiast av senterleiar) Delfunksjonar (leia av teamleiar eller liknande) Kommunikasjon og formidling Internkommunikasjon Web og sosiale medium

4 Livslang læring HVL-kontakt (monitorering) Arrangement og konferanser Rekruttering og marknadsføring Teaminndelinga over er eit eksempel. I praksis vil teaminndelinga avhenge av td dei oppgåver og ansvarsområde som ligg til eininga, og samansetninga i avdelingas leiarteam. Inndelinga vil difor kunne justerast. 5. Dimensjonering Ressurskartlegginga som blei gjennomført i haust har ei noko anna inndeling enn det vi kjem fram til. I hovudsak skuldast det at ein del tilsette har oppgitt av dei jobbar med td. kommunikasjonsoppgåver i små prosentdeler av si stilling. Det er vanskeleg å nytte desse prosentane for å dekke inn krava til dimensjonering. Under er det derfor ressursane knytt til dei enkelte avklarte områda i avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt som brukast. Vi har tatt som utgangspunkt at tilsette med høg prosentandel av oppgåver knytta til prorektor for samhandling sine ansvarsområde, blir innplassert på samhandlingseiningane. Der de er tilsette med ein lav prosentandel knytta til samhandlingsoppgåver, ser vi moglegheiten for å knytte dei til oss i teamorganiseringa, sjølv om dei er tilsett ved andre avdelingar. Når ein vurderer ressursar knytt til kommunikasjon og samfunnskontakt opererer vi med ressursar som er knytt til avklarte oppgåver/områder. Dei studieadministrative ressursane knytt til EVU er difor ikkje tatt med. Tabellen under viser ressursar knytt til oppgåver som produktutvikling og sal, praktisk tilrettelegging, administrasjon og arrangement. Det er ca. 3 årsverk som i dag ligg på EVU, men som ikkje er avklart om skal liggje i fellesadministrasjon eller på fakultet. Desse er difor ikkje med i utrekning. Totalt er det difor 12,9 årsverk knytt til livslang læring og ekstern samhandling på avdeling for kommunikasjon og samfunnkontakt. Kommentert [IBM1]: Denne er vanskeleg! 2 av disse årsverka ligg til Stord/Haugesund og er ikkje teke med fordi arbeidsoppgåvene er slik i dag. Denne funksjonsbeskrivelsen omtaler andre arbeidsoppgåver. Eg veit at dette ikkje er bemanningsplan, men eg er uroleg for at to stillingar ved knytt til campusane Stord og Haugesund kanskje er magert. Region Ekstern samhandling, produktutvikling og sal Praktisk tilrettelegging, administrasjon og arrangement Sogn og fjordane 130 % - 3 pers. 160 %, 4 pers. Bergen 500 % - 5 personar 260 % - 3 personar Stord/ Haugesund 140 % - 4 personar 60 % - 5 personar Sum 770 % - 12 personar 520 % - 12 personar

5 Av desse er følgande ressursar allereie organisert i fakulteta 60 % - 2 personar (FLKI i Sogndal og FHS i Førde) 40 % - 2 personar (FLKI i Sogndal og FHS i Førde) Når det gjeld kommunikasjon og samfunnskontakt forøvrig, er det enklast å ta utgangspunkt i dei stillingane som har inngått i faggrupper innunder koordinerande arbeidsgruppe for kommunikasjon (KA-kommunikasjon) i forkant av fusjonen og fram til dags dato. Dette inkluderer 4 årsverk i nærregion Stord/Haugesund, 3 årsverk i nærregion Sogn og Fjordane og 10 årsverk i nærregion Bergen, totalt 17 årsverk. I tillegg kjem to leiarstillingar knytta til dei gamle kommunikasjonseiningane i Stord/Haugesund og i Bergen (sum 31,9 årsverk eks SfNM). Samhandling er eit ansvarsområde for høgskulen som er nytt i høve til dei gamle høgskulane. Ein del av funksjonane som er omtala her er såleis og nye, i den forstand at det ikkje finns stillingar eller dedikerte ressursar for dei i dag. Dette gjeld særleg oppgåver knytt til arbeid opp mot departement, politikarar og offentlege myndigheiter nasjonalt, regionalt og lokalt. Her trengs det i utgangspunktet minimum to nye stillingar slik at prorektor for samhandling kan profesjonalisere og institusjonalisere arbeidet og avdelinga vere ein pådrivar for samhandling internt og eksternt.