Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder Plan for forvaltningsrevisjon Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune Behandlet i kontrollutvalget (sak 23/16) Vedtatt i fylkestinget: (sak 69/16) Plan for forvaltningsrevisjon Side 0

2 INNHOLD 1 Innledning Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets virksomhetsplan / årsplan Tidsperspektiv Rapportering og oppfølging av forvaltningsrevisjon Prosessen for valg av tema Kontrollutvalgets prioriteringer Oppsummering: forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedlegg Foreløpige beskrivelser av de prioriterte temaene for forvaltningsrevisjon Øvrige aktuelle tema... 9 Plan for forvaltningsrevisjon Side 1

3 1 INNLEDNING Dette dokumentet viser hovedresultatene fra en overordnet analyse av Hedmark fylkeskommunes virksomhet, og som danner grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget har foretatt en prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter før behandling i fylkestinget. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter i den overordnede analysen inneholdt flere prosjekter enn hva man normalt kan gjennomføre i løpet av tiden som gjenstår av perioden. Basert på erfaringstall blir det lagt fram 3-5 forvaltningsrevisjonsrapporter for Hedmark fylkeskommune per år, men det avhenger av de enkelte prosjektenes omfang. Antall forvaltningsrevisjonsprosjekter kan også ses i sammenheng med ressursbruk til bestilte selskapskontroller. Forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskaper hvor fylkeskommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i egen plan for selskapskontroll. 2 BAKGRUNN OG FORMÅL MED FORVALTNINGSREVISJON I kommuneloven 77 heter det at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forskrift om kontrollutvalg 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, sier følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommuners og fylkeskommuners forvaltning og de resultater som oppnås. I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om 1. Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, 2. Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, 3. Regelverket etterleves, 4. Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, 5. Beslutningsgrunnlaget for administrasjonene til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, 6. Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Plan for forvaltningsrevisjon Side 2

4 Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsvurderinger er viktig - slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og fylkeskommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i fylkeskommunen. 2.1 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN / ÅRSPLAN Kontrollutvalget har utarbeidet en plan for kontroll- og tilsynsvirksomheten i valgperioden; kontrollutvalgets årsplan. Planen er oversendt fylkestinget og referert der. Årsplanen omtaler kontrollutvalgets oppgaver med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er en tiltaksplan i forhold til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget ønsker å medvirke til fornuftig ressursbruk og god forvaltning i fylkeskommunen, og ser på forvaltningsrevisjon som et virkemiddel til å oppnå dette. Fylkestinget har det øverste ansvaret for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon, og kan gi instrukser om hvilke prosjekter som skal iverksettes. 2.2 TIDSPERSPEKTIV Forskriftens minimumskrav er at planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Kontrollutvalget legger her fram en plan for hele 4- årsperioden, men vil etter halvgått tid revurdere planen. 3 RAPPORTERING OG OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON 11 i «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» slår fast at «Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.» Revisjonsforskriften slår fast at revisor skal rapportere fortløpende til kontrollutvalget om gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Det er fylkestinget som fastsetter hvordan kontrollutvalgets rapporter skal følges opp. Kontrollutvalget skal påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til gjennomførte forvaltningsrevisjoner følges opp. Kontrollutvalget skal også avgi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader til forvaltningsrevisjoner er blitt fulgt opp. I tillegg skal det rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Dette gjøres vanligvis i kontrollutvalgets årsmelding. Øvrige undersøkelser og orientering gitt til utvalget som ikke videresendes fylkestinget løpende vil også bli omtalt i kontrollutvalgets årsrapport, som sendes fylkestinget til orientering. 4 PROSESSEN FOR VALG AV TEMA Det vises til 10 i kontrollutvalgsforskriften; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Plan for forvaltningsrevisjon Side 3

5 I merknadene til 10 står det at målet med den overordnede analysen er «.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger.» Begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangspunkt i fylkeskommunens virksomhet på et overordnet plan. Arbeidet med overordnet analyse i forkant av denne planen har vært en omfattende prosess, der kildene først og fremst har vært plan- og styringsdokumenter i fylkeskommunen, generell kjennskap til fylkeskommunens arbeidsområder og innspill fra både kontrollutvalgets medlemmer, fylkesråd og fylkesdirektøren. Det er viktig å presisere at analysen er holdt på et overordnet nivå nettopp for å begrense den til signaler og indikasjoner som skal være tilstrekkelig til å fatte beslutning om hvilke temaer som bør inn i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vil som oftest i forkant av et forvaltningsrevisjonsprosjekt bestille en forundersøkelse som nærmere kan beskrive status og gi forslag til formål og problemstillinger. Ved valg av tema har kontrollutvalget lagt vekt på: Risiko: En vurdering av sannsynligheten for at de ulike risikofaktorer eller avvik i forhold til forutsetninger og mål slår til. Vesentlighet: En samlet vurdering av konsekvensen eller alvorsgraden hvis risikoen inntreffer f.eks. ved at det berører en stor del av innbyggerne eller at eventuell svikt har stor konsekvens for enkeltpersoner eller fylkeskommunens økonomi. Nytteverdi: Det legges til grunn at forvaltningsrevisjonen skal bidra til forbedringer og læring i administrasjonen. Politisk aktualitet og interesse: I fylkeskommunen og eventuelt på landsbasis. Kontrollutvalget vil for øvrig jobbe kontinuerlig med å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike områder. Dette gjøres i dialog mellom kontrollutvalg, administrasjon, revisor og andre. 5 KONTROLLUTVALGETS PRIORITERINGER Omfanget av forvaltningsrevisjon er avhengig av identifisert behov og de ressurser som stilles til rådighet for oppgaven. De gjennomførte analysene er ikke uttømmende og vil ikke kunne ta hensyn til alle forhold. De må ses på som et verktøy til å foreta en prioritering av områder eller tema som vil kunne være aktuelle for forvaltningsrevisjon. De totale budsjettmidler til bruk for revisjon bevilges av fylkestinget. En del av disse midlene brukes til forvaltningsrevisjonsprosjekter og rammen for budsjettåret 2016 er i oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS satt til timer. Denne rammen er lagt til grunn i denne planen. Hvor mange prosjekter eller undersøkelser som kan gjennomføres innenfor rammen vil være avhengig av omfang og innhold i de enkelte prosjekt. Erfaring fra de siste årene viser dessuten at det oppstår behov for andre undersøkelser som kontrollutvalget må prioritere i planperioden og som belaster rammen for forvaltningsrevisjon. Det legges til grunn at 3-5 forvaltningsrevisjoner kan gjennomføres årlig. I møtet i august vurderte kontrollutvalget overordnet analyse og endte opp med mange tema som aktuelle for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden. De temaene som ble vurdert som mest aktuelle er kort beskrevet i vedlegget (kap. 7). Noen øvrige temaer blir også nevnt. Dette er tema som kontrollutvalget ønsker å følge med på og som eventuelt kan erstatte de prioriterte eller være aktuelle senere i planperioden. Plan for forvaltningsrevisjon Side 4

6 For så vel prioriterte som øvrige tema er det nødvendig med en foranalyse før endelig formål og problemstillinger bestemmes. Derfor må titler og beskrivelser i tabellene i vedlegget betraktes som foreløpige. 6 OPPSUMMERING: FORSLAG TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Prosjektene er vurdert av kontrollutvalget den på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det er tatt utgangspunkt i fylkeskommunens målsetninger. Ny regional planstrategi ble for øvrig vedtatt i fylkestinget i oktober, og målstyringen vil nok endres noe ut fra dette. De store linjene og utfordringene antas for øvrig å være de samme. Kontrollutvalget har for den kommende perioden prioritert 4 hovedområder. Hvert hovedområde har flere undertema, og undertemaene er satt opp i prioritert rekkefølge. Med dette som bakgrunn vil kontrollutvalget anbefale fylkestinget å slutte seg til utvalgets forslag til: Hovedområder for forvaltningsrevisjon i planperioden med aktuelle undertema i prioritert rekkefølge: A. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring 1. Mobbing og psykososialt miljø 2. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser 3. Språkopplæring til språklige minoriteter 4. Måloppnåelse i voksenopplæringen B. Fylkeskommunen som samarbeidspart 1. Samarbeid i regionale planprosesser 2. Samarbeid med kommunene om overgangen til videregående opplæring 3. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater 4. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C C. Nærings- og stedsutvikling 1. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd 2. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling 3. Rollen som fylkesvegeier (samarbeid om vedlikehold, prioriteringer, trafikksikkerhet og skoleveger) D. Internkontroll og kvalitetssikring 1. Innkjøp 2. Oppfølging av kontrakter 3. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter 4. Beredskapsplaner Øvrige aktuelle tema: Folkehelse Oppfølging av det grønne skiftet Plan for forvaltningsrevisjon Side 5

7 7 VEDLEGG. 7.1 FORELØPIGE BESKRIVELSER AV DE PRIORITERTE TEMAENE FOR FORVALTNINGSREVISJON Prosjekt/tema Mulige vinklinger - forslag til problemstillinger A. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring Mobbing og psykososialt miljø Elevtjenesten Språkopplæring til språklige minoriteter Det at elever trives er viktig for at de skal fullføre videregående opplæring, jf. forskning fra blant annet Thomas Nordahl. Det er elever som opplever mobbing og ekskludering i sin skolehverdag, og for disse er dette et alvorlig problem som kan få store konsekvenser. Formål med en forvaltningsrevisjon kan være å undersøke hvordan arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i skolen fungerer, og derved bidra til at opplæringslovens målsetting om et godt psykososialt miljø i skolene blir ivaretatt. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Forebyggende arbeid mot mobbing a. Hvordan arbeider skolene for et godt psykososialt læringsmiljø? b. Hvordan arbeides det med forebygging? c. Har skolene tilfredsstillende system for forebyggende arbeid? 2. Avdekking av mobbing a. Hvordan arbeider skolene og de ansatte ved skolene for å avdekke mobbing? b. I hvilken grad blir elever, foreldre, råd og utvalg involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet? 3. Skolenes håndtering og oppfølging av konkrete mobbesaker a. Har skolene rutiner/prosedyrer for å håndtere meldinger/ varsel om mobbing? b. Følges rutinene? c. Fattes det enkeltvedtak? Følges reglene for saksbehandling? d. Hvilke tiltak iverksettes, og følges sakene til de er løst? Elevtjenesten trekkes fram som viktig for å hindre frafall og det er flere føringer og forventninger til elevtjenesten. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Får elevene oppfylt sin rett (jf. opplæringsloven) til: nødvendig rådgivning om utdanning, yrkestilbud og yrkesvalg og om sosiale spørsmål? a. Har rådgiverne tilstrekkelig med tid, ressurser og kompetanse til å oppfylle denne retten i praksis? b. Fungerer organiseringen av og samarbeidet innen tjenesten på en tilfredsstillende måte? 2. Ivaretar fylkeskommunen de forskriftsfestede oppgavene som ligger til oppfølgingstjenesten? Og hvordan fungerer samarbeidet med NAV og andre instanser? 3. Arbeider elevtjenesten på en slik måte at den bidrar til å redusere frafallet i videregående opplæring? a. Hvordan samarbeider de ulike deler av elevtjenesten for å nå målet om redusert frafall? 4. Hvordan fungerer samarbeidet mellom rådgivere, oppfølgingstjenesten og kontaktlærere? Spesielt i forbindelse med flyktningsituasjonen, er det viktig at språktilbudet er godt. Språkopplæring er helt avgjørende for integrering muligheter for å lykkes i samfunnet. Det er ikke noe krav til kompetanse i norsk for å bli tatt inn i videregående opplæring. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Har fylkeskommunen (skoleeier) tilfredsstillende system og rutiner for å kartlegge behovet for språkopplæring til minoritetsspråklige elever? 2. I hvilken grad følger skolene regelverket knyttet til kartlegging av minoritetsspråklige elever? Plan for forvaltningsrevisjon Side 6

8 Måloppnåelse i Hedmark er et av fylkene i landet med lavest utdanningsnivå blant de voksne. Å heve voksenopplæringen dette er i tråd med mål om å øke kompetansen i fylket. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. I hvilken grad er det satt mål for voksenopplæring i Hedmark? 2. I hvilken grad oppnås de målene som er satt for voksenopplæring i Hedmark? 3. Etterleves lov i forhold til opplæring av voksne, inkl. gratisskoleprinsippet? B. Fylkeskommunen som samarbeidspart Samarbeid i regionale planprosesser Samarbeid med kommunene om overgangen til vgo Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater Årsberetningen for 2015 viste at det var noe dårligere score på målsetningene enn planlagt. Dette kan tyde på at det er rom for forbedring, og det kan være nyttig med en gjennomgang av fylkeskommunens rolle i regionale planprosesser. Det kan velges ut 2-3 ulike prosesser og sammenligne de. Målet med en forvaltningsrevisjon kan være å se om prosessreglene er fulgt og å samle inn tilbakemeldinger/erfaringer fra de som har medvirket i prosessen med sikte på å gi innspill som kan bidra til læring eller forbedring. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Er plan- og bygningslovens regler om saksbehandling ved utarbeiding av regionale planer fulgt? 2. Er framdriften i planprogrammet fulgt? Ved evt. avvik: Hva er årsaken? 3. Hvordan er medvirkning i planprosessen ivaretatt? o Hvordan er Fylkesmannen, kommunens og evt. andre medvirkende sin opplevelse av planprosessen? o I hvilken grad mener Fylkesmannen, kommunene og evt. andre medvirkende at planene binder opp egen organisasjon? o Er kommunenes engasjement i regionale planprosesser politisk eller administrativt? 4. Er det vedtatt årlige handlingsprogram etter vedtagelsen av planen? Hvordan er handlingsprogrammet fulgt opp? Mye forskning viser at overgangen fra grunnskole til videregående skole er viktig. Hedmark fylkeskommune ser ut til å ha fokus på dette. Det kan være aktuelt å se på hvordan man sikrer denne overgangen. En eventuell foranalyse er nødvendig for å kartlegge hva man kan revidere opp mot. Det er størst frafall i vgo innen fag- og yrkesopplæring, og lavest fullføring. Noe kan komme av at det er for lite læreplasser i en del fag. Kontrollutvalget har tidligere sett på lærlingeordningen. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Oppfølging av anbefalingene fra forrige revisjon om lærlingeordningen? 2. Hvordan jobbes det med å skaffe nok læreplasser ved å samarbeide med lærebedrifter og lokalt næringsliv? 3. Hvordan sikrer fylkeskommunen oppfølging av lærlinger og lærekandidater i bedrift? Hvordan sikres at opplæringen som gis i bedrift er tilfredsstillende? Samarbeid med Tannhelsetjenesten i Hedmark ser ut til å fungere bra og Hedmark topper flere kommunene om statistikker over god tannhelse blant barn. Tannhelsetjenesten har for øvrig ikke tannhelse og spesielt vært vurdert siste periode, og det er en viktig tjeneste også for kommunene og pasientgruppe C institusjoner. Spesielt pasientgruppe C, eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie, antas å være en svakere gruppe. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. I hvilken grad har fylkeskommunen planlagt, organisert og lagt til rette for at gruppe C pasienter skal få det tilbudet de har krav på? 2. Gjennomføres det i tråd med lovverket og vedtatte retningslinjer? Informasjonsflyt mellom tannklinikk og PLO i kommunen? Opplæring av munnstell til gruppe C? C. Nærings- og stedsutvikling Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder, inkl. tildeling og Et av de overordnete målene til fylkeskommunen er attraktive byer og tettsteder som stimulerer til befolkningsvekst og bolyst i hele fylket. Hensikten med et prosjekt kan være å få oversikt over hvordan midler brukes for å stimulere til stedsutvikling av byer og tettsteder, om forvaltningen av midlene er i samsvar med gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon Side 7

9 oppfølging av tilskudd Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling Rollen som fylkesvegeier (samarbeid om vedlikehold, prioriteringer og trafikksikkerhet) D. Internkontroll og kvalitetssikring bestemmelser og vedtak, samt vurderinger av måloppnåelse og virkning. Hvordan samarbeidet med andre aktører foregår, kan også være aktuelt. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Hvordan har fylkeskommunen brukt tilgjengelige virkemidler for å bidra til å nå det overordnede målet om attraktive byer og tettsteder? Både økonomiske midler og andre i form av samarbeid. 2. Er forvaltningen av midlene i tråd med vedtak eller mål som er satt av fylkeskommunen? 3. Hva er rapportert til fylkestinget når det gjelder resultater og effekter av midler til å stimulere befolkningsvekst? 4. Tilskuddsforvaltningen Når det gjelder tilskuddsforvaltningen, kan revisjonen utfordres på om dette bør gjøres som et eget underprosjekt som henger sammen med stedsutvikling. I denne forbindelse er følgende problemstillinger aktuelle: 1. Tildelingskriterier og geografisk fordeling av midlene 2. Habilitetsvurderinger 3. Rapportering på bruk av midler 4. Vurdering av effekter St. melding nr. 22 om regionreformen signaliserer økt fokus på fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler. Dette kan føre til at fylkeskommunene i framtiden kan få en sterkere rolle i samordning av ulike samfunnsinteresser. Hvordan fyller fylkeskommunen sin rolle som regional utviklingsaktør innen videregående opplæring? Den opplæringspolitiske plattformen fastslår at alle videregående skoler skal være aktive samarbeidspartnere i lokalmiljøet for å bidra til regional utvikling. Hvordan følger de videregående skolene opp dette? Det ble i 2012 gjennomført en revisjon om fylkeskommunen som vegeier. Denne avdekket at fylkeskommunen fylte rollen på en hensiktsmessig måte. Vegeierrollen er for øvrig en viktig del av fylkeskommunens oppgaver, og det brukes mye penger til dette. En evt. undersøkelse kunne hatt fokus på samarbeid med andre vegeiere når vedlikehold av fylkesveger prioriteres, samt evt. oppfølging av inngåtte kontrakter, ivaretagelse av trafikksikkerhet, skoleveger mm. Innkjøp Innkjøpsavdelingen i fylkeskommunen skal bistå mange i en stor organisasjon. Det er viktig at alle enheter er orientert og kjent med rutinene og er lojale overfor de rammeavtalene som er inngått. Det har tidligere vært gjennomført revisjon og orienteringer på området. Disse har vist at system og fokus har vært til stede, men at dette allikevel ikke alltid følges. Det er nylig vedtatt omfattende endringer i offentlige anskaffelser. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift ble vedtatt i 2016 og trer sannsynligvis i kraft For å ha mest mulig nytteverdi av et evt. prosjekt bør man vente til nye lover er gyldige, og at fylkeskommunen har fått endret sine rutiner etter dette. Aktuelle tema kan være: 1. Etterlevelse og kontroll med at regelverket overholdes. Den nasjonale terskelverdien heves, men de grunnleggende krav til konkurranse og dokumentasjon vil fremdeles gjelde. Det kan være aktuelt å se på hvordan disse regelendringene håndteres og etterleves i administrasjonen. 2. Hvordan ivaretas den nye bestemmelse i loven om å ivareta miljø, grunnleggende menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i offentlige anskaffelser? Det er også endringer i forskriften når det gjelder samfunnsansvar, som og bør vurderes. 3. Hvordan gjennomføres anbudsprosessen ved større anskaffelser og er den tilstrekkelig kvalitetssikret? Det er lovendringer som berører dette også. 4. Det kan være aktuelt å gjennomføre en spørreundersøkelse, kombinert med en gjennomgang av fylkeskommunens egen internkontroll, eventuelt supplert med stikkprøver av konkrete anskaffelser. Plan for forvaltningsrevisjon Side 8

10 Oppfølging av kontrakter Åpenhet, etikk og menneskerettigheter Beredskapsplaner Det kan spesielt være aktuelt å følge opp spesielt inngåtte kontrakter innen samferdsel og byggeprosjekt. Da det er Hedmark trafikk som er satt til å håndtere busselskap, kan det være aktuelt å kombinere en selskapskontroll med en forvaltningsrevisjon i selskapet. Aktuelle problemstillinger kan være 1. Følger fylkeskommunen opp de økonomiske side ved busskontraktene/ kontrakter innen bygging, slik at den sikrer at den godtgjørelse fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktene? 2. Blir kontraktene med selskapene fulgt opp i henhold til inngåtte vilkår, slik som renhold, krav til materiell, krav til regularitet, miljøhensyn? 3. Er kontraktene med busselskapene utformet slik at de på en god måte motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende reisende og størst mulig billettinntekter? Det har vært gitt signaler om at alle kontrollutvalg bør se på åpenhet i kommende periode. Åpenhet kan være omfattende og kan også henge sammen med etikk. Dette temaet kan inneholde journalføring av e-post og andre henvendelser, etterlevelse av offentlighetsloven og forvaltningsloven, innsynsrett og møteoffentlighet. Systemene som brukes av fylkeskommunen synes å være gode og gjør det lettvint å journalføre. En svakhet kan være at for mange dokumenter totalt skjermes og at ansatte ikke har fått opplæring eller innehar den riktige kompetansen. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Sikrer fylkeskommunens rutiner at arkivverdig post journalføres fortløpende? 2. Sikrer fylkeskommunes rutiner innsynsrett i fylkeskommunale dokumenter i samsvar med offentlighetsloven? 3. Er regelverk og rutiner kjent i organisasjonen? En foranalyse vil kunne påpeke i større grad hvilket området som vil gi størst nytteeffekt. Forvaltningsrevisjon skal gi tillit til forvaltningen. En forvaltningsrevisjon om etikk kan ha som formål å vurdere om fylkeskommunens arbeid med etikk bidrar til en tillitsskapende fylkeskommunal forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Ivaretagelse av menneskerettigheter er også viktig, og dette kommer nå inn i regelverket rundt offentlige anskaffelser. Det vurderes som viktig at beredskapsplaner er på plass på alle skoler og at det øves. Det kommer nye elever og nye lærere hvert år. Gjennomgang av sentrale beredskapsplaner og planene ved de videregående skolene kan være aktuelt. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. Er det gjennomført risikoanalyser for alle skolene i fylkeskommunen? Hvordan er de i så fall fulgt opp, er det for eksempel utarbeidet nødvendige beredskapsplaner og tiltak, og er disse oppdatert? 2. Er det fastsatt en overordnet beredskapsplan? Gjennomføres det øvelser? Er beredskapsplanen kjent? 7.2 ØVRIGE AKTUELLE TEMA Folkehelse Folkehelseområdet er relativt nytt i fylkeskommunen. Hvordan fylkeskommunen utøver sitt ansvar når det gjelder pådriver- og samordnerrollen på dette området kan være en aktuell problemstilling. Folkehelseloven pålegger fylkeskommunen å være pådriver for å samordne folkehelsearbeidet i fylket, blant annet gjennom alliansebygging og partnerskap og ved å understøtte kommunenes folkehelsearbeid. Det virker det som det er fokus på dette i fylkeskommunen. Men i hvilken grad det følges opp i praksis og hvordan dette oppleves av samarbeidspartene er uvisst. Effekten av folkehelsearbeidet er av stor betydning for kommunene da det er de som sitter igjen med ansvaret ved sykdom og helseproblematikk. Aktuelle problemstillinger kan være: Plan for forvaltningsrevisjon Side 9

11 1. I hvilken grad kan målsettinger og strategier for folkehelsearbeidet i Hedmark oppfattes som tydelig definerte og godt kjente? 2. I hvilken grad bidrar fylkeskommunen til at partnerskapet med kommunene fungerer etter hensikten? 3. I hvilken grad er tannhelsetjenesten en del av dette arbeidet? Det grønne skiftet Det grønne skiftet har ikke fått konkret innhold enda, men vil få det i løpet av perioden. Uansett er det stadig nye nasjonale og internasjonale krav og føringer for klimatiltak. Det kan være aktuelt å ha et prosjekt som kan undersøke hvordan fylkeskommunen har organisert arbeidet med energi og miljø, hvilke planer som er utarbeidet og hvilken rolle fylkeskommunen har på dette feltet. Videre kan det være et formål å undersøke hvilket arbeid som er gjennomført for å nå målene, og om rapporteringen i forhold til planverket er tilfredsstillende for å kunne vurdere arbeidet som blir gjort. Aktuelle problemstillinger kan være: 1. I hvilken grad er planverket knyttet til energi og miljø i Hedmark fylkeskommune helhetlig? 2. Ivaretar den regionale planen nasjonale føringer for arbeid på dette området? 3. Hvilke planer er utarbeidet for energi og miljø i Hedmark? 4. Hvilken sammenheng er det mellom de ulike planene? a. Hvilken rolle har fylkeskommunen i arbeidet med energisatsing og miljøsatsing i fylket, og hvilke fylkeskommunale vedtak er gjort for å klarlegge denne rollen? b. I hvilken grad har fylkeskommunen nådd de målene som er sett opp i de forskjellige planene? 5. Hvilket arbeid er gjennomført, eventuelt satt i gang for å oppnå målene? a. Hvilken rapportering er gjennomført i dette arbeidet? 6. I hvilken grad får politikerne et godt nok grunnlag til å vurdere måloppnåelse i arbeidet? Plan for forvaltningsrevisjon Side 10