Eksempel på saksutredning om revisjonsordninger. Eksempel på saksutredning om utvidelse av interkommunalt selskap

Transkript

1 Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Eksempel på saksutredning om revisjonsordninger Eksempel på saksutredning om utvidelse av interkommunalt selskap Eksempel på vedtekter for 27-samarbeid Eksempel på selskapsavtale for interkommunalt selskap Eksempel på konkurransegrunnlag Eksempel på anskaffelsesprotokoll Eksempler på avtale/kontrakt om revisjon A: Enkel kontrakt B: Mer omfattende kontrakt C: Svært omfattende kontrakt 48

2 Vedlegg 1 Lillevik og omegn kontrollutvalgssekretariat Arkiv nr: Journalnr: 1471/11 Saksbehandler: Ola Nordmann Behandles av: Møtedato Utvalgsaksnr. Kontrollutvalget i Lillevik /12 Vurdering av alternative revisjonsordninger Bakgrunn Kommunestyret i Lillevik fattet i møte den slikt vedtak: Kommunestyret i Lillevik ber kontrollutvalget utrede alternative måter å få dekket kommunens behov for revisjonstjenester på. Saksframstilling Som det går fram av kommunestyrevedtaket, ber kommunestyret om en utredning av alternative revisjonsordninger. Området er regulert i kommuneloven 78 nr. 3 og er utdypet i forskrift om kontrollutvalg 16: 16. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. Beskrivelse av dagens ordning Her bør det redegjøres for organisatoriske og økonomiske sider ved den ordningen kommunen har per i dag. De forskjellige alternativene Ifølge koml. 78 nr. 3 kan kommunestyret velge mellom følgende tre alternative revisjonsordninger: 1

3 Vedlegg 1 ansette egne revisorer delta i interkommunalt samarbeid/selskap kjøpe hele eller deler av revisjonstjenestene i markedet Ansette egne revisorer Kommunen kan ansette egne revisorer til å dekke kommunens behov for revisjonstjenester. Per i dag er det fire kommuner og fire fylkeskommuner som har valgt en slik ordning. Revisorene blir da ansatt i kommunen, men revisjonens uavhengighet er likevel sikret ved at de bare er underlagt kontrollutvalget og kommunestyret. Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor revisorene. Dette kan være en sårbar ordning dersom man ikke har mulighet til å etablere et faglig miljø av en viss størrelse. Det må antas at det bare er kommuner av en viss størrelse som har mulighet til dette. For små kommuner vil en slik ordning trolig være et urealistisk alternativ. Etablering av interkommunalt selskap/samarbeid egenregi De aller fleste kommunene har valgt å samarbeide med andre kommuner om en revisjonsordning, og det finnes 44 slike samarbeid om revisjon rundt om i landet. Disse er vanligvis enten organisert etter 27 i kommuneloven eller som et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. 27-samarbeid Interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 er en løs form for organisering som er lite regulert gjennom selve lovbestemmelsen. Dette innebærer et behov for en grundig gjennomtenking av hvordan vedtektene bør utformes. Av den grunn anbefales det at man ved utformingen av vedtekter bygger på IKS-lovens bestemmelser. Det bør fastslås i vedtektene at 27-samarbeidet skal ha status som eget juridisk rettssubjekt. I tillegg bør virksomheten gis eget budsjett- og regnskapsansvar, og styret bør være tillagt ansettelsesmyndighet og ha myndighet til å inngå avtaler med leverandører. Samarbeidet bør være registrert i offentlige registre med eget organisasjonsnummer og fremstå med eget navn. Virksomheten vil være prinsipalt ansvarlig for sine økonomiske forpliktelser, mens kommunene vil være subsidiært ansvarlige, - det vil si at de kan saksøkes hvis virksomheten ikke kan dekke forpliktelsene. Siden et interkommunalt samarbeid om revisjon bør være organisert som et eget rettssubjekt, vil organisering etter IKS-loven gi en mer robust og ryddig organisering av samarbeidet enn etter koml. 27. Interkommunalt selskap (IKS) Et interkommunalt selskap er regulert i en egen lov etter mønster av de forvaltningsmessige prinsippene i aksjeloven, men denne selskapsformen er særlig tilpasset kommunale eiere og 2

4 Vedlegg 1 harmonisert med kommunelovens bestemmelser. Loven har bestemmelser om krav til budsjett, regnskap, økonomiforvaltning, eierskifte, oppløsning og avvikling. Selskapet er et eget rettssubjekt og har arbeidsgiveransvar for sine ansatte. Selskapet opprettes ved at det inngås en selskapsavtale mellom deltakerne. Selskapsavtalen angir hvem som er selskapets deltakere og dets formål, eierandeler, representasjon i representantskapet, innskuddsplikt og antall styremedlemmer. Det kan være hensiktsmessig at det i tillegg inngår et punkt om levering av revisjonstjenester til den enkelte kommune med angivelse av den perioden kommunen forplikter seg til å delta i samarbeidet samt oppsigelsesfrist. Selskapsavtalen kan bare endres ved at kommunestyret i alle de deltakende kommunene gir sitt samtykke. Når et interkommunalt samarbeid er opprettet for å tilgodese eiernes behov, anses dette å falle inn under begrepet egenregi, og regelverket for offentlige anskaffelser kommer ikke til anvendelse. Det er i så fall to vilkår som må være oppfylt kontrollvilkåret og omsetningsvilkåret. Kontrollvilkåret innebærer et krav om at den enkelte deltakerkommune må utøve en tilsvarende kontroll over samarbeidet som over sine egne interne organer. Vilkåret anses oppfylt om eierkommunene samlet har slik kontroll. I omsetningsvilkåret ligger at hoveddelen av samarbeidets omsetning må være mot eierne. Annen kommersiell aktivitet i selskapet må ha marginal karakter. Denne grensen antas å ligge rundt 10 % av omsetningen. Søke seg inn i et eksisterende interkommunalt samarbeid/selskap i egenregi Kommunen kan også søke om deltagelse i et allerede etablert selskap som drives i egenregi. Dette vil i så fall måtte godkjennes av de øvrige eier-/deltagerkommunene. Det må også fastsettes på hvilke vilkår inntreden skal skje, og om kommunen skal betale innskudd ved inntreden. Kjøp av revisjonstjenester i markedet Som det går fram av kommuneloven 78 nr. 3, kan kommunen velge om den vil kjøpe hele eller deler av revisjonstjenesten i markedet. Kommunestyret kan altså velge å konkurranseutsette hele eller bare deler av de revisjonstjenestene som kommunen har behov for. Det betyr at man for eksempel kan velge kun å konkurranseutsette regnskapsrevisjonen og beholde forvaltningsrevisjonen i den ordningen man allerede har, eller motsatt, eller man kan velge å kjøpe alle revisjonstjenester. Når en kommune ønsker å kjøpe revisjonstjenestene i markedet, gjelder regelverket for offentlige anskaffelser. Anskaffelsesregelverket skal sikre at alle offentlige anskaffelser skjer på en måte som sikrer konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Ved kjøp i markedet påløper transaksjonskostnader knyttet til anskaffelse, kontraktstyring og oppfølging. 3

5 Vedlegg 1 Kommunestyret er etter innstilling fra kontrollutvalget forpliktet til å velge den tilbyder som i størst grad tilfredsstiller tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene kan gå bare på pris, eller man kan i tillegg velge å trekke inn faktorer som kvalitet, leveringstid, miljøkrav m.m. Det er i dag 36 av landets 429 kommuner som har valgt å kjøpe revisjonstjenestene i markedet. Vurdering Det kan være argumenter som taler både for og i mot de ulike revisjonsordningene. Disse kan sammenfattes i følgende matrise (kan eventuelt legges som vedlegg til saken): Ansette egne revisorer Interkommunalt samarbeid Kjøpe i markedet Nærhet Høy grad av nærhet i egenskap av å være kommunens egen revisjon. Lokal forankring og sterk tilknytning til kontrollutvalgene og kommunestyrene i eierkommunene. Få, sentraliserte tilbydere kan redusere geografisk nærhet og tilstedeværelse. Service God kundeoppfølging og tilgjengelighet. Stor fleksibilitet, kan møte kommunens behov på kort varsel. Kontinuitet i revisjonsarbeidet. God kundeoppfølging og tilgjengelighet. Kontinuitet i revisjonsarbeidet. God kundeoppfølging og fokus på god service for å beholde kunden. Fare for manglende kontinuitet i revisjonsarbeidet dersom det ansettes ny revisor for hver kontraktsperiode. Innsyn Innsynsrett i revisors arbeidspapirer. Direkte underlagt kontrollutvalget. Innsynsrett i revisors arbeidspapirer. Deltakelse i styrende organer. Innsyn basert på frivillighet eller avtale. Uavhengighet Uavhengighet sikret gjennom organisering under kontrollutvalget. Sterk lojalitet mot kontrollutvalget og kommunestyret som oppdragsgiver. Uavhengighet sikret gjennom kontrollutvalget som bestiller og ytterligere ved at tjenesten er organisert utenfor kommunen. Uavhengighet sikret gjennom kontrollutvalget som bestiller og ytterligere ved at tjenesten er organisert utenfor kommunen. Ingen kommunal eiertilknytning. Leveringsdyktighet Små enheter kan ha kapasitetsproblemer. Sårbare ved sykdom og avgang. Større enheter sikrer leveringsdyktighet. Sårbare dersom kommuner ønsker å gå ut av samarbeidet. Kan hovedsakelig bare ha eierne som kunder. Store enheter kan gi sikre og rettidige leveranser. Mindre sårbare ved tap av kontrakter pga privat sektor som marked. 4

6 Kompetanse Økonomi Ansette egne revisorer Inngående kjennskap til egen kommunes virksomhet. Små enheter kan ha for liten bredde i sin kompetanse. Bestemmes av de ansattes lønnsnivå. Kommunal sektor er ikke lønnsledende. Ingen profittmotiv. Interkommunalt samarbeid Enhetens størrelse sikrer god kompetanse. Kommunal spesialkompetanse. Overføringsverdi mellom kommunene. Bestemmes av de ansattes lønnsnivå som bestemmes av de styrende organer hvor eierne er representert. Muligheter til å utnytte stordriftsfordeler. Ingen profittmotiv. Vedlegg 1 Kjøpe i markedet Ofte store, internasjonale selskaper. Kompetansenivå varierer med organisatorisk nivå i selskapet. Høy generell kompetanse på partnerog managernivå. Virksomhet med hovedfokus på privat næringsvirksomhet kan gi alternative innfallsvinkler. Relativt kort erfaring med revisjon i kommuner. Risiko for manglende forståelse for kommuner som politisk styrte organisasjoner. Konkurranse i markedet kan gi lavere pris på kjerneleveransen. Kan risikere tilleggsregninger dersom kommunen har for svak intern kontroll noe som kan føre til mindre forutsigbarhet. Økte transaksjonskostnader. Private tilbydere har ofte høyere lønnsnivå og er profittmotiverte organisasjoner. Alternative løp i den videre saksutredningen Den videre framstillingen må utformes i samsvar med situasjonen i den aktuelle kommunen. Generelt vil det være en fordel at skifte av revisor skjer når revisjonen av forrige års regnskap er avsluttet: Følgende alternativer kan tenkes: slå sammen flere enheter og etablere et nytt selskap i egenregi, (IKS, 27- samarbeid) å søke om opptak i et eksisterende selskap/samarbeid 5

7 Vedlegg 1 å tre ut av et eksisterende samarbeid/selskap å legge ned ordning med egne ansatte revisorer Dette gir følgende alternativer avhengig av aktuell nåsituasjon: Eksisterende ordning Egne ansatte revisorer Interkommunalt selskap 27-samarbeid Kjøp i markedet Egne ansatte revisor Mulige alternativer Interkommunalt 27-samarbeid Kjøp i markedet selskap Når det gjelder saksutredning av de to første kulepunktene, viser vi til eksempelet i vedlegg 2. Forhold som det må gjøres rede for ved alternativene under kulepunkt tre og fire omtales under. Uttreden av eksisterende revisjonsordning i egenregi Reglene som gjelder for uttreden er regulert i kommuneloven og IKS-loven. Disse inneholder imidlertid kun minimumsbestemmelser, og de konkrete avtalene som er inngått mellom de deltakende kommunene om samarbeidet, må også følges. Det har vært vanlig å inngå avtaler der de deltakende kommunene har forpliktet seg til å kjøpe alle revisjonstjenester fra det aktuelles selskapet/samarbeidet. Det vil i disse tilfellene ikke være mulig å konkurranseutsette bare deler av revisjonen uten å si opp eller reforhandle hele denne avtalen. Uttreden av et interkommunalt selskap Oppsigelsesfrist Minimumsbestemmelsen i IKS-loven angir at uttreden må varsles skriftlig ett år i forveien, men partene kan også ha avtalt en lenger frist og eventuell minimumsperiode for samarbeidet. Dersom representantskapet eller noen av de øvrige eierne ønsker det, kan de bringe spørsmålet om uttreden inn for departementet innen en måned etter at selskapet har mottatt melding om uttreden. 6

8 Vedlegg 1 Utløsningssum IKS-loven angir at utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. Men her kan partene ha gjort annen avtale. Er deltakerens andel negativ, utgjør dette et tap som deltakeren skal innbetale, om ikke annet er avtalt. Utløsningssummen beregnes. Ansvar for selskapets forpliktelser Den uttredende deltaker fortsetter å hefte overfor kreditorene for sin andel av selskapsforpliktelsene på uttredelsestidspunktet inntil den uttredende deltaker må anses for å være fritatt av kreditor. Dette ansvaret er ubegrenset for en prosent- eller brøkdel av selskapets forpliktelser tilsvarende deltakerens eierandel i selskapet om ikke annet er avtalt. Eksempler på selskapsforpliktelser er de ansattes pensjoner og inngåtte langtidskontrakter om leie. Ansvaret for selskapets forpliktelser beregnes. Uttreden av et 27-samarbeid Oppsigelsesfrist Også for denne typen samarbeid gjelder at samarbeidet kan sies opp med ett års skriftlig varsel om ikke annet er avtalt. Utløsningssum Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. Oppsigelse kan bringes inn for departementet. Utløsningssummen beregnes. Ansvar for samarbeidets forpliktelser Selv om det ikke lenger går direkte fram av 27, følger det av gjeldende rett at den uttredende kommunen fortsetter å hefte for den gjeld samarbeidet har på uttredelsestidspunktet. Ansvaret for samarbeidets forpliktelser beregnes. Legge ned ordning med egne ansatte revisorer Dersom kommunestyret beslutter å legge ned ordningen med egne ansatte revisorer, er det viktig å vurdere de arbeidsrettslige konsekvensene og understreke viktigheten av en ryddig prosess som oppfyller arbeidsmiljølovens krav om informasjon og drøftinger med de tillitsvalgte og de berørte. Det må avklares med juridisk ekspertise på arbeidsrettsområdet om nedleggingen faller inn under arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. Selv om nedleggingen ikke oppfyller kriteriene om virksomhetsoverdragelse, må det avklares om det kan være aktuelt å inngå avtaler med de ansatte om intern omplassering. 7

9 Vedlegg 1 Økonomiske konsekvenser må utredes. Kontrollutvalget inviteres til å drøfte saken om valg av revisjonsordning og gi sin innstilling til kommunestyret som fatter det endelige vedtaket valg av revisjonsordning. (Det er opp til kontrollutvalgets sekretariat å vurdere om saken skal legges fram med eller uten forslag til vedtak.) Lillevik, 1. mars 2012 Sekretariatsleder 8

10 Vedlegg 2 Eksempel på saksfremstilling om inntreden i interkommunalt selskap: LILLEVIK REVISJON IKS NY SELSKAPSAVTALE ETTER UTVIDELSE AV SELSKAPET MED LILLERUD FYLKESKOMMUNE SOM MEDEIER FRA Bakgrunn Fylkestinget i Lillerud vedtok i møte den følgende: 1. Lillerud fylkeskommune velger Lillevik Revisjon IKS som sin revisor med virkning fra senest Revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Valget forutsetter at Lillerud fylkeskommune blir deleier i Lillevik Revisjon IKS og at de nåværende ansatte i Lillerud fylkesrevisjon blir overført til selskapet ihht arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. 3. Kontrollutvalget får på vegne av fylkestinget fullmakt til å inngå oppdragsavtale om revisjon. 4. Fylkestinget ber fylkesrådet søke Lillevik Revisjon IKS om å bli deleier i selskapet og deretter å gjennomføre overføring av de ansatte til Lillevik Revisjon IKS og legge frem sak om dette for fylkestinget. Vedtaket ble gjort med 28 mot 4 stemmer. Fakta Fylkestinget i Lillevik behandlet i møte den fremtidig revisjonsordning. Fylkestinget tiltrådte kontrollutvalgets innstilling med en liten tilføyelse om valg av selskap i nåværende fylkestingsperiode (understreket). Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Lillerud fylkeskommune ønsker å få utført sine fremtidige revisjonstjenester via deltakelse i et interkommunalt revisjonsselskap (IKS). 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget gjennomføre drøftinger med Lillevik Revisjon IKS og Storevik Revisjon IKS, for deretter å legge frem en sak for fylkestinget om valg av selskap innen 30. september Revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 1

11 Vedlegg 2 4. Det tas sikte på at ordningen trer i kraft senest Enstemmig vedtatt med tilleggsforslag i punkt 2. I etterkant av dette møtet sendte kontrollutvalget i Lillerud fylkeskommune via sin sekretær Storevik kontrollutvalgssekretariat i Storerud den ut et konkurransegrunnlag til Storevik Revisjon IKS og Lillevik Revisjon IKS med svarfrist Kontrollutvalget i Lillerud Fylkeskommune behandlet sekretariatets innstilling til valg av revisor i møte den Det ble til dette møtet innstilt som følgende mht valg av revisor: 1. Lillerud fylkeskommune velger Lillevik Revisjon IKS som sin revisor med virkning fra senest Revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Valget forutsetter at Lillerud fylkeskommune blir deleier i Lillevik Revisjon IKS, og at de nåværende ansatte i Lillerud fylkesrevisjon blir overført til selskapet i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. 3. Kontrollutvalget får på vegne av fylkestinget fullmakt til å inngå oppdragsavtale om revisjon. 4. Fylkestinget ber Fylkesrådet søke Lillevik Revisjon IKS om å bli deleier i selskapet og deretter å legge frem sak om dette for fylkestinget. gjennomføre overføring av de ansatte til Lillevik Revisjon IKS. Forslaget ble bifalt med 4 mot 1 stemme i kontrollutvalget. Fylkestinget behandlet saken i møte den Fylkestinget valgte da å velge Lillevik Revisjon IKS som fylkeskommunens revisor f.o.m. regnskapsåret I etterkant av vedtaket i Lillerud Fylkesting er det satt i gang tre prosesser for å følge opp vedtaket. En prosess knyttet til å få inngått oppdragsavtaler med kontrollutvalget om revisjon av fylkeskommunens regnskaper, en prosess knyttet til virksomhetsoverdragelse og en prosess knyttet til å få endret Lillevik Revisjon IKS nåværende selskapsavtale. Nye oppdragsavtaler fremforhandles med kontrollutvalget, mens virksomhetsoverdragelsen er en administrativ prosess som kjøres i fellesskap mellom fylkeskommunens administrasjon og Lillevik Revisjon IKS. Prosessen knyttet til å få med Lillerud fylkeskommune på eiersiden i selskapet, krever imidlertid politisk behandling og aksept hos eierne ved kommunestyrer og fylkesting. Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 sier i 4 at for et interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret og fylkesting selv vedta avtalen. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Det er ikke regulert i nåværende selskapsavtale fra 2007 for Lillevik Revisjon IKS. Endringer i selskapsavtalen som omfatter følgende forhold må derfor til godkjenning hos de 12 nåværende eierkommunene og Lillerud fylkeskommune: 2

12 3 Vedlegg 2 1. Selskapets foretaksnavn 2. Angivelse av deltakerne 3. Selskapets formål 4. Den kommune der selskapet har sitt hovedkontor 5. Antall styremedlemmer 6. Deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta ytelser overfor selskapet 7. Den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsdel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen 8. Antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner 9. Annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen Ved en inntreden av Lillerud fylkeskommune på eiersiden vil det være behov for å endre selskapsavtalen i forhold til punktene 2, 7 og 8. I tillegg må det tas stilling til om utvidelsen av selskapet medfører behov for innskutt eierkapital, jf pkt 6. Angivelse av deltakere Lillerud fylkeskommune må angis som deltaker i selskapet når de trer inn i selskapet. Det vil være i strid med lov om offentlige anskaffelser om Lillerud fylkeskommune skulle kjøpe revisjonstjenester fra Lillevik Revisjon IKS uten å være medeier. Kjøp av revisjonstjenester ville da ikke være i egenregi. Innskuddskapital Da nåværende revisjonsselskap ble etablert i 2003, var det ikke påkrevd med innbetaling av eierinnskudd fra eierne. Dette har ikke endret seg nå i En eventuell innskutt kapital i et revisjonsselskap ville først og fremst være påkrevd i forhold til likviditetsmessige utfordringer. Slike likviditetsmessige utfordringer har ikke selskapet hatt siden etableringen, og det skal derfor ikke være påkrevd å innbetaler eierinnskudd ved utvidelsen av selskapet. Kostnader knyttet til opprustning av 5 nye kontorplasser i selskapets lokaler i Lillevikvegen vil bli dekket særskilt av fylkeskommunen. Dette siden det ikke anses aktuelt å ta med kontorutstyr av eldre dato til Lillevik. Kostnaden for dette er foreløpig anslått til ca kr Dette dekker bl.a. kontorpulter, data- og telefonutstyr. Både ansatte i Lillerud fylkesrevisjon og Lillevik Revisjon IKS har sitt pensjonsforhold i Storebrand. Ved en overføring av ansatte fra fra Lillerud fylkesrevisjon vil opptjente rettigheter frem til ligge igjen i fylkeskommunen og være fylkeskommunens ansvar (for eksempel reguleringspremie). Lillevik Revisjon IKS vil få ansvaret for opptjening av de fremtidige pensjonsrettighetene fremover. Dette er regulert av samordningsavtalene på pensjonsområdet i kommunal sektor. Ansatte som blir med på virksomhetsoverdragelsen vil ha de samme rettigheter og opptjeninger også etter Lillevik Revisjon IKS har bygget opp et disposisjonsfond. Dette fondet skal dekke utforutsette utgifter knyttet til bortfall av revisjonshonorar og evt uforutsette fremtidige pensjonsforpliktelser. Styret har ikke sett grunn til at Lillerud fylkeskommune skal bidra med en ekstra innbetaling til dette. Fondet skal maksimalt utgjøre inntil 10% av selskapets årlige driftsinntekter. Eierandel i selskapet Når det gjelder eierandel i nåværende selskap er det folketallet pr i den enkelte kommune som bestemmer størrelsen på eierskapet. En videreføring av denne løsningen ville

13 Vedlegg 2 medføre at Lillerud Fylkeskommune gis en 50 % eierandel, noe som anses å bli alt for dominerende. Et annet alternativ kan være at alle eierne gis en eierandel på 10 %, et tredje kan være at sum driftsinntekter i regnskapet for 2010 legges til grunn for fordeling av eierskapet, mens det fjerde kan være at alle gis minst 5% eierandel, mens den siste 50%-delen fordeles pr eier iht sum driftsinntekter i regnskapet for Antall ansatte fordelt på ansatte i fylkeskommunen og kommunene kan også legges til grunn. Et alternativ er også at eierandelen ikke gjøres identisk med ansvarsdelen i selskapet. Det er også i forkant av behandlingen av ny oppdragsavtale i styret og i representantskapet i Lillevik Revisjon IKS innhentet synspunkter fra ordførere og representantskapsmedlemmer i nåværende selskap. Dette er gjort i et brev til disse datert den med svarfrist De som har tilkjennegitt synspunkter har uttrykt at de ønsker en løsning som tar utgangspunkt i en fordeling i forhold til sum driftsinntekter i den enkelte kommune/ fylkeskommune. En kommune ønsker at alle skal ha en eierandel på 5%, mens den resterende fordeles iht til et nøkkeltall som tar utgangspunkt i sum driftsinntekter i eiernes egne regnskaper. Styret drøftet de ulike modellene, og kom fram til at det innstilte på at eierandelen skulle fordeles med utgangspunkt i sum driftsinntekter i eierkommunenes regnskaper for Det gir følgende eier- og ansvarsfordeling i selskapet fra og med 2012 (nåværende eierandel i parentes): Lillerud fylkeskommune 20,0% A kommune 17,9% (19,0%) B kommune 4,1% ( 6,1%) C kommune 14,3% (18,6%) D kommune 11,4% (15,4%) E kommune 11,6% (15,8%) F kommune 3,3% ( 3,7%) G kommune 4,9% ( 5,8%) H kommune 2,1% ( 2,4%) I kommune 1,4% ( 1,3%) J kommune 4,0% ( 5,9%) K kommune 2,6% ( 3,1%) L kommune 2,4% ( 2,9%) Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til sted, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Vedtak gjøres med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Representantskapet velger fortsatt et styre på 4 medlemmer. Funksjonstiden vil være 4 år for både representantskapet og styret. Representantskapet velges av kommunestyret. Det må velges medlemmer til nytt representantskap med funksjonstid høsten Selskapet planlegges videreført som et interkommunalt selskap som drives i egenregi, og som ikke har fortjeneste til formål. Selskapet skal også levere sine tjenester til selvkost, primært til eierkommunene. Selskapet vil være ikke-skatteplikt, men vil være avgiftspliktig for omsetning til andre og kunne nyttiggjøre seg momskompensasjon for levering av tjenester til eierkommunene. 4

14 Vedlegg 2 Det at Lillerud fylkeskommune blir med på eiersiden medfører ikke økte kostnader for nåværende eierkommuner. Imidlertid anses det å styrke det faglige miljøet i selskapet slik at selskapet står bedre rustet til møte fremtidens utfordringer bl.a. knyttet til spennvidde i de bestillinger som kommer fra kontrollutvalg, og det vil også gjøre selskapet mindre sårbart ved vakanser i stillinger. Med bakgrunn i forannevnte vedtok styret i Lillevik Revisjon IKS i sak 37/2011 den følgende: Innstilling til vedtak: Lillerud fylkeskommune tas opp som eier i selskapet Lillevik Revisjon IKS. Lillerud fylkeskommune 20,0% A kommune 17,9% B kommune 4,1% C kommune 14,3% D kommune 11,4% E kommune 11,6% F kommune 3,3% G kommune 4,9% H kommune 2,1% I kommune 1,4% J kommune 4,0% K kommune 2,6% L kommune 2,4% Eierdelen legges til grunn for stemmegivning i representantskapet. Selskapsavtalen godkjennes slik den er vedtatt av representantskapet i Lillevik Revisjon IKS. I egen sak må hvert kommunestyre/fylkesting velge et fast medlem og et personlig varamedlem til representantskapet i Lillevik Revisjon IKS for perioden Representantskapet ble anmodet om å oversende saksfremstilling, forslag til vedtak samt forslag til ny oppdragsavtale til Lillerud fylketing og kommunestyrene i A-L. Kommunestyrene anmodes om å ta stilling til endringer i selskapsavtalen så raskt som mulig. Samtidig må fylkesting og kommunestyre velge et fast medlem og et varamedlem til representantskapet for perioden Representantskapet i Lillevik Revisjon IKS behandlet saken i møte den og fattet følgende vedtak: Lillerud fylkeskommune tas opp som eier i selskapet Lillevik Revisjon IKS. Eierne får en eier- og ansvarsdel som følger: Lillerud fylkeskommune 20,0% A kommune 17,9% B kommune 4,1% C kommune 14,3% 5

15 Vedlegg 2 D kommune 11,4% E kommune 11,6% F kommune 3,3% G kommune 4,9% H kommune 2,1% I kommune 1,4% J kommune 4,0% K kommune 2,6% L kommune 2,4% Eierdelen legges til grunn for stemmegivning i representantskapet. Selskapsavtalen godkjennes slik den er vedtatt av representantskapet i Lillevik Revisjon IKS. I egen sak må hvert kommunestyre/fylkesting velge et fast medlem og et personlig varamedlem til representantskapet i Lillevik Revisjon IKS for perioden Med dette som bakgrunn legger representantskapet frem forslag til ny selskapsavtale for Lillevik Revisjon IKS der Lillerud fylkeskommune kommer inn på eiersiden i selskapet med virkning fra Ny selskapsavtale må behandles av fylkesting og kommunestyrer før Med bakgrunn i forannevnte bes kommunestyrene og fylkesting om å fatte følgende vedtak Lillerud fylkeskommune tas opp som eier i selskapet Lillevik Revisjon IKS. Eierne får en eier- og ansvarsdel som følger: Lillerud fylkeskommune 20 % A kommune 17,9% B kommune 4,1% C kommune 14,3% D kommune 11,4% E kommune 11,6% F kommune 3,3% G kommune 4,9% H kommune 2,1% I kommune 1,4% J kommune 4,0% K kommune 2,6% L kommune 2,4% Eierdelen legges til grunn for stemmegivning i representantskapet. Selskapsavtalen godkjennes slik den er vedtatt av representantskapet i Lillevik Revisjon IKS. 6

16 Vedlegg 2 I en egen sak før må også hvert kommunestyre/fylkesting velge et fast medlem og et personlig varamedlem til representantskapet i Lillevik Revisjon IKS for perioden

17 VEDTEKTER FOR INTERKOMMUNALT SAMARBEID OM REVISJON Vedlegg 3 1 Samarbeidet Lillevik kommunerevisjonsdistrikt er et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Lillevik, Storevik, Stordal og Bortli kommuner er deltakere i samarbeidet med like eierandeler. De samarbeidende kommunene stiller kvartalsvis til rådighet a konto beløp i henhold til vedtatt budsjett. Beløpet overføres til samarbeidet. 2 Rettslig status Kommunerevisjonsdistriktet er et eget rettssubjekt. Hovedkontoret ligger i Lillevik. 3 Formål Kommunerevisjonsdistriktet har som formål å utvikle og utføre tjenester knyttet til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt andre tjenester som naturlig faller sammen med dette. 4 Organisering av samarbeidet Styret er samarbeidets øverste organ. Styret har arbeidsgiveransvar og ansetter daglig leder. Samarbeidet ledes av daglig leder. Styret består av 4 medlemmer. Styret velges for 4 år. Valg følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder for 2 år. 5 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Styret er beslutningsdyktig når 50 % av kommunene er representert. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Styrets medlemmer kan møte med faglig bistand (med talerett) når det er ønske om det. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes styret og kommunene. Styret skal ansette og si opp revisjonsdistriktets personell samt avgjøre personalsaker som angår daglig leder. Styret skal vedta budsjett, regnskap og årsmelding skal avlegges, fastsettes og sendes kommunene innen de frister som gjelder etter kommuneloven. Styret har ikke anledning til å ta opp lån. 6 Møtegodtgjøring Møtegodtgjøring utbetales i henhold til eget reglement. 7 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 8 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for

18 Vedlegg 3 virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. 9 Personvern og offentlighetsloven De lovbestemte rutiner og saksbehandlingsregler som er etablert for ivaretakelse av personvern skal gjelde for samarbeidet. 10 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å se etter at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av samarbeidet. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapets regnskap skal underlegges revisjon i samsvar med kommunelovens bestemmelser.. Eventuelt overskudd i regnskapet avsettes til disposisjonsfond, mens eventuelt underskudd med fradrag av bruk av disposisjonsfond dekkes av deltakerne. Dersom disposisjonsfondet er tømt tas dette opp med deltakerkommunene. 11 Endring av vedtektene Disse vedtektene gjelder fra Forslag om vedtektsendringer skal behandles av styret før det sendes kommunene til behandling og endringer gjelder fra det tidspunkt de er godkjent av kommunestyrene i deltakerkommunene. 12 Uttreden Uttreden av samarbeidet kan skje med ett års skriftlig varsel fra Uttreden skjer ellers i henhold til bestemmelsene i Koml Oppløsning Oppløsning av samarbeidet kan skje med ett års skriftlig varsel fra Oppløsning krever at alle deltakerne er enige.

19 Vedlegg 4 1 SELSKAPSAVTALE FOR LILLEVIK REVISJON IKS 1 SELSKAPETS NAVN OG DELTAKERE Lillevik Revisjon IKS er et interkommunalt selskap som er opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper. Deltakere i selskapet er; Lillevik Fylkeskommune A kommune B kommune C kommune D kommune E kommune F kommune G kommune H kommune I kommune 2 SELSKAPETS HOVEDKONTOR Lillevik Revisjon IKS har sitt forretningskontor i Lillevik. 3 SELSKAPETS FORMÅL OG ANSVARSOMRÅDE Lillevik Revisjon IKS har som oppgave å utføre revisjon i (fylkes-)kommuner i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 med senere endringer, og skal sikre de deltakende eiere, dvs Lillevik fylkeskommune og øvrige 9 kommuner revisjon i egen regi. Lillevik Revisjon IKS skal tilby deltakerne tjenester i samsvar med Forskrift om revisjon av Arbeidsområdet er nærmere definert i samme forskrift. Selskapet kan også tilby sine tjenester til andre virksomheter som fører regnskap innenfor (fylkes-)kommunen. Selskapet skal være på vakt for fellesskapets verdier. Selskapet skal levere sine tjenester til selvkost, og har ikke erverv til formål. Avtale om revisjon inngås mellom oppdragsgiverne og selskapet ved daglig leder. Ved å være medeier i selskapet forplikter alle eierne seg til å kjøpe regnskapsrevisjonstjenester fra selskapet. Velger en (fylkes-)kommune å kjøpe finansielle revisjonstjenester hos andre, må (fylkes-)kommunen tre ut av selskapet og løse ut sin andel av framtidige forpliktelser i forhold til eier- og ansvarsdelen i selskapet, jf. selskapsavtalens 17. Levering av forvaltningsrevisjonstjenester forhåndsavtales særskilt med den enkelte eier. Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

20 Vedlegg DELTAKERNES ANSVARS- OG EIERANDEL De enkelte deltakere hefter med hele sin formue for sin andel av selskapets samlede forpliktelser. Eier- og ansvarsdelene fordeler seg som følger; Lillevik fylkeskommune 25,0% A kommune 17,9% B kommune 4,1% C kommune 18,3% D kommune 11,4% E kommune 11,6% F kommune 3,3% G kommune 4,9% H kommune 2,1% I kommune 1,4% Eierandelen kan endres ved inn- eller uttreden av deltakere. Eierandelen er fastsatt ut i fra sum driftsinntekter i (fylkes-)kommunenes regnskaper for PRISSETTING AV REVISJONS- OG VEILEDNINGS- TJENESTER MV Revisjonshonorar skal forhåndsavtales med den enkelte deltaker i en oppdragsavtale. Selskapet skal alltid operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp). Deltakerne skal innbetale ¼ av oppdragsavtalt pris i 4 terminer, henholdsvis pr , 30.04, og REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets høyeste organ og består av 10 representanter. Valgene følger kommunevalgsperioden. Fylkestinget og kommunestyrene i de deltakende (fylkes-)kommuner velger hver sin representant og vararepresentant. Ved votering i representantskapet, stemmer medlemmene for sin prosentvise andel av eierandelene, jf. eierfordeling i 4. Representantskapet konstituerer seg selv. Dersom representantskapets leder og nestleder har forfall, velges en møteleder for anledningen med alminnelig flertall av de fremmøtte medlemmene. Konstituerende representantskapsmøte behandler bl.a.; Valg av leder i representantskapet Valg av nestleder i representantskapet Valg av styre Valg av styreleder og nestleder til styret Valg av valgkomite Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

21 Vedlegg 4 3 Valgkomiteen, oppnevnt i foregående periode, foreslår i forkant av konstituerende representantskapsmøte kandidater til leder og nestleder i representantskapet, samt styre, leder og nestleder i styret. Ordinært representantskapsmøte behandler bl.a.; Budsjett og økonomiplan Årsmelding og regnskap Overordnede mål og retningslinjer for driften Møtegodtgjøring for deltakelse i representantskap og styre Valg av revisor og godtgjøring Rammer for låneopptak Andre saker som er forberedt ved innkallingen Daglig leder og styrets leder har rett og plikt til å møte i representantskapet med mindre det er åpenbart unødvendig, eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. Alle styremedlemmene har møterett, og disse, samt daglig leder, har alle talerett. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til sted, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Vedtak gjøres med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Daglig leder kan ikke velges til medlem i representantskapet. Ansatte i kommuner eller i andre virksomheter, der Lillevik Revisjon IKS er valgt som revisor, kan ikke være medlem av representantskapet. Medlemmer av kontrollutvalg skal heller ikke være medlem av representantskapet. Representantskapet kan selv vedta deltakelse i et annet interkommunalt selskap eller aksjeselskap innenfor sitt formål og ansvarsområde. Representantskapet har ikke instruksjonsmyndighet på selskapets revisjonsfaglige prioriteringer og beslutninger fattet av daglig leder eller andre ansatte i revisjonsselskapet. 7 REPRESENTANTSKAPETS MØTER Det skal innkalles til ordinære representantskapsmøter minst to ganger i året. For øvrig kan representantskapets leder innkalle til møte når det er påtrengende nødvendig for behandling av en sak som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet, og når det ellers er nødvendig for behandling av en bestemt sak. Representantskapets leder plikter å innkalle til møte når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt sak. Innkalling til ordinære representantskapsmøter skal skje med minst fire ukers varsel, og skal inneholde saksliste. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frister i tilfeller hvor dette er nødvendig. Tilsvarende skal også de enkelte deltakerne varsles om innkallingen og sakslisten. Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

22 Vedlegg 4 4 Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen. Protokollen underskrives av møteleder. Protokollen godkjennes formelt på det påfølgende møtet. 8 STYRET Styret i selskapet består av 4 faste medlemmer og 4 personlige varamedlemmer valgt av representantskapet. Spørsmål om fritak for styreverv behandles av representantskapet. De ansattes representasjon i styret er regulert i lovens 10. De ansattes representanter med personlige varamedlemmer velges av og blant de ansatte. De ansattes representant trer ut av styret når ansettelsesforholdet opphører. Ansattes representant velges for 2 år. Ved endelig uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlemmer av styret. Ansatte i (fylkes-)kommuner eller ansatte i andre virksomheter, der selskapet er valgt som revisor, kan ikke være medlem av styret. Medlemmer av kontrollutvalg skal heller ikke være medlem av styret. For øvrig gjelder Kommunelovens bestemmelser i 77, nr. 2 om valgbarhet til kontrollutvalget for valg til styret i selskapet. Forvaltningen av revisjonsselskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av revisjonens virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styret skal sørge for at saker som skal behandles i representantskapsmøtene er tilstrekkelig forberedt. Styret har generelt instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Styret har imidlertid ikke instruksjonsmyndighet på selskapets revisjonsfaglige prioriteringer og beslutninger fattet av daglig leder eller andre ansatte i revisjonsselskapet. 9 STYRETS MØTER Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. Hvert av medlemmene i styret har en stemme. Vedtak gjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Styrets leder skal sørge for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Bestemmelser om habilitet skal følges ved behandling av saker i styret, jf. Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 med senere endringer. Møteinnkalling med sakspapirer skal sendes representantskapets leder og styremedlemmer. Tilsvarende skal også eierne varsles om innkallingen og sakslisten. Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

23 Vedlegg DAGLIG LEDER Selskapet ledes av daglig leder som ansettes av styret. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor og prinsipiell betydning. Slike saker kan bare avgjøres når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. Styret avgjør hva som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor prinsipiell betydning. Oppsigelse, avskjedigelse eller suspensjon av ansatte avgjøres av daglig leder i samråd med styret. Ansettelsesmyndighet for øvrige stillinger enn daglig leder er tillagt daglig leder. Selskapets daglige leder er representantskapets og styrets sekretær og saksbehandler. Daglig leder har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Daglig leder kan delegere sin myndighet til andre ansatte. 11 BEHANDLING AV BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet vedtar årsbudsjett for kommende år og økonomiplan for de neste 4 år. Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og budsjettrammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetninger, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatte budsjettrammer for selskapet. Representantskapet skal hvert år behandle styrets forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Styret skal få seg forelagt minst to årlige budsjettrapporter. Regnskapet skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjettet skal følge Forskrift om årsregnskap og årsberetning fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar påfølgende år. Årsregnskapet, sammen med revisjonsberetning og styrets årsberetning, skal fastsettes av representantskapet før 30. april. Representantskapet skal ta stilling til anvendelse av mindreforbruk eller dekning av merforbruk. 12 LÅNEOPPTAK OG GARANTISTILLELSE Representantskapet fatter vedtak om låneopptak. Øverste ramme for selskapets samlede låneopptak er kr. XXXXXXX. Det kan kun tas opp lån til investeringsformål, konvertering av eldre gjeld og likviditetsformål. Lån til likviditetsformål må gjøres opp før regnskapet for vedkommende budsjettår fastsettes. Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

24 Vedlegg 4 6 Styret har fullmakt til å foreta låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkårene. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet kan ikke låne ut penger til egne ansatte. 13 MØTEGODTGJØRELSE Representantskapet fatter vedtak om møtegodtgjørelse for deltakelse i representantskapet og styret. 14 ARBEIDSGIVERANSVAR OG TILKNYTNING Styret har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i selskapet. Selskapet skal være medlem av virksomhetsgruppen i KS Bedrift tilknyttet Kommunenes Sentralforbund, og følge de hovedavtaler og hovedtariffavtaler som gjelder virksomhetsmedlemmer i kommunal sektor. 15 ENDRINGER I SELSKAPSAVTALEN Selskapsavtalen kan endres ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. Følgende endringer må godkjennes av eierkommunene: 1. Selskapets navn 2. Angivelse av deltakere 3. Selskapets formål 4. Hovedkontorkommune 5. Antall styremedlemmer 6. Deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser ovenfor selskapet 7. Den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsdel i selskapet 8. Antall medlemmer i representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner 9. Annet, som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen Selskapets representantskap er likevel inntil annet er bestemt tillagt ansvar for å beslutte hvor hovedkontorkommune skal være, jf pkt 4 over. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning av minst to tredeler av de avgitte stemmer. Forslag til endringer i selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en eller flere av deltakerne. Representantskapet skal i alle tilfeller få anledning til å uttale seg om forslag til endringer av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling. Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

25 Vedlegg VOLDGIFT Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen, og om fordeling av utgifter, eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av Fylkesmannen i Lillevik, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 17 UTTREDEN OG OPPLØSNING Den enkelte deltaker kan med ett års varsel ensidig si opp sin deltakelse etter reglene i Lov om interkommunale selskaper. Forslag til oppløsning av selskapet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må videre godkjennes av samtlige deltakere og av Kommunal- og regionaldepartementet. Eierandelen legges til grunn for fordeling av eventuelle aktiva ved oppløsning. Gjennomføring av oppgjøret skjer ved registrering av verdier målt i kroner, beregning av eierandelens verdi i kroner og tilbakeføring av midler i form av kontantoppgjør eller naturalia (til omforent verdi eller til taksert verdi) innen den beløpsmessige grense eierandelens kroneverdi utgjør. Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret. 18 IKRAFTTREDELSE Selskapsavtalen trer i kraft den 1. januar 2012 og erstatter de tidligere selskapsavtalene for Lillevik Revisjon IKS fra hhv 1. januar 2010 og 1. juni ØVRIGE BESTEMMELSER For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. Selskapsavtalen er utarbeidet i 10 eksemplarer, hvor deltakerne har fått hvert sitt, mens det ellevte beror hos selskapet. Vedtatt i: Lillevik Fylkesting xx.xx.2011 A kommunestyre xx.xx.2011 B kommunestyre xx.xx.2011 C kommunestyre xx.xx.2011 D kommunestyre xx.xx.2011 E kommune xx.xx.2011 F kommune xx.xx.2011 G kommune xx.xx.2011 H kommune xx.xx.2011 I kommune xx.xx.2011 Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

26 Vedlegg 4 8 Lillevik, den xx. xx 20xx NN (sign) fylkesordfører Lillevik fylkeskommune NN (sign) NN (sign) NN (sign) ordfører A kommune ordfører B kommune ordfører C kommune NN (sign) NN (sign) NN (sign) ordfører D kommune ordfører E kommune ordfører F kommune NN (sign) NN (sign) NN (sign) ordfører G kommune ordfører H kommune ordfører I kommune Selskapsavtale Lillevik Revisjon IKS godkjent av representantskapet xxx20xx

27 Arkivkode : E: 216 &41 Saksnr. : LILLEVIK KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG Revisjonstjenester til Lillevik kommune AVTALEPERIODE: TIL Innleveringsfrist for tilbud: Onsdag klokken Revidert

28 Konkurransegrunnlag Revisjonstenester 1. Informasjon om kommunen 1.1 Lillevik kommune (X) fylke Innbyggere ca Årsverk: ca. 900 For mer informasjon om Lillevik kommune se 2. Oppdraget 2.1 Formål Formålet med kontrakten er å sikre en forsvarlig revisjon av kommunens regnskap, og tilhørende regnskaper, innenfor det til en hver tid gjeldende regelverk og revisjonsnormer, til en lavest mulig pris. - Revisjon av kommuneregnskapet, herunder ulike særattestasjoner - Revisjon av tre kommunale foretak og to 27-samarbeid - Revisjon av overformynderi - Revisjon av 50 pasientregnskap Lillevik kommune ønsker òg pris på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Disse oppdragene kan initieres av kommunestyret etter innstilling frå kontrollutvalget, jfr kommuneloven sin I enkelte tilfeller kan kommunestyret velge andre revisorer til disse oppdragene. Tjenesten skal utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og gjeldende revisjonsstandarder for øvrig. 2.2 Avtaleperiode Avtalen skal gjelde f.o.m. 1. april 2012 t.o.m. 30. mars 2016, med opsjon for oppdragsgiver til å kunne forlenge avtalen med 1+1 år. Senest 3 måneder før utløpet av avtalen skal leverandøren henvende seg til oppdragsgiver med spørsmål dersom det er ønskelig å forlenge avtalen. Dersom oppdragsgiver ønsker å forlenge avtalen, skal det gis melding om dette senest 2 måneder før utløpet av avtalen. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen kunngjøres i Doffin-databasen Antatt omfang/verdi Se vedlegg for nøkkeltall for Lillevik kommune. 2.5 Forbehold Oppdragsgiver tar forbehold for: Å avvise leverandører som ikke leverer et komplett signert tilbud i tråd med konkurransegrunnlaget og lov om offentlige anskaffelser. Å avlyse konkurransen dersom tilbudene blir dyrere enn de budsjettmidler som er avsatt til formålet (forvaltningsrevisjon regnes ut fra en snittpris på 200 t)