Personvernerklæring for Handelsbanken Liv Norge

Transkript

1 Her får du informasjon om hvordan Handelsbanken Liv håndterer personopplysninger om deg og andre, slik at du kan få en oversikt over hvilke rettigheter du har, og forstå hvordan vi ivaretar personvernet ditt. Personvernerklæring for Handelsbanken Liv Norge Handelsbanken Liv Norge (heretter Handelsbanken Liv) består av Handelsbanken Liv Nuf org.nr og SHB Liv Nuf org.nr Denne personvernerklæringen handler om hvordan Handelsbanken Liv behandler personopplysninger om kunder, potensielle kunder og tidligere kunder. Vi behandler også opplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder og leverandører. En personopplysning er enhver opplysning som kan kobles til en enkeltperson. Du kan være trygg på at vi behandler alle personopplysninger om deg på en tilfredsstillende måte, og i henhold til lovpålagte krav for behandling av personopplysninger. 1. Hvem er behandlingsansvarlig? Handelsbanken Liv er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger. Ansvaret ligger hos vår administrerende direktør, som bestemmer formålet med behandlingen, og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. 2. Hvor henter vi personopplysninger fra? Handelsbanken Liv behandler de personopplysningene som du gir direkte til Handelsbanken Liv ved utfylling av avtaleskjema eller ved henvendelse til våre Handelsbanken kontor eller ved bruk av våre tjenester. Vi henter også personopplysninger fra andre kilder når det er nødvendig for å tilby en tjeneste og/eller for å oppfylle rettslige forpliktelser som Handelsbanken Liv er pålagt, som: -Offentlige registre som Folkeregisteret, Brønnøysundregistrene, og registre som forvaltes av skattemyndighetene og kriminalitetsbekjempende myndigheter -Sanksjonslister som føres av internasjonale organisasjoner som EU, FN og Office of Foreign Assets Control (OFAC) -Bankens konsernkunderegister -Informasjonstjenester knyttet til rettighetshavere og politisk eksponerte personer 3. Hvilke typer personopplysninger samler vi inn? Handelsbanken Liv behandler følgende kategorier av personopplysninger: o Identifikasjonsinformasjon som fødselsnummer og kopi av legitimasjon. o Kontaktopplysninger som navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse. o Finansiell informasjon som transaksjonshistorikk. o Opplysninger for å ivareta lovpålagte plikter som hvitvasking og rapportering til offentlige myndigheter som skattemessig hjemsted og utenlandsk skatteregisteringsnummer.

2 o Særlige kategorier av personopplysninger som helseopplysninger i forbindelse med personforsikring. Informasjonen innhentes fra deg som kunde i helseerklæringen, eller fra lege og Nav. 4. Behandlingsgrunnlag og formål Handelsbanken Liv behandler personopplysninger for nærmere spesifiserte formål, og kun når vi har et lovlig grunnlag for behandlingen. 4.1 For å oppfylle en avtale For at vi skal yte de tjenester som du har inngått avtale med Handelsbanken Liv om, er det nødvendig for oss å kunne behandle personopplysninger. Kundeadministrasjon og gjennomføring av oppdrag og tjenester Handelsbanken Liv behandler de personopplysningene (om deg og andre som har tilknytning til avtaleforholdet) som er nødvendige for å oppfylle avtalen som du har inngått med oss. Oppbevaring av kontaktinformasjon, avtaledokumentasjon, registrering av transaksjoner og betalinger, og opplysninger som fremgår av kommunikasjon med oss, er en del av den daglige behandlingen for å oppfylle løpende avtaler mellom oss og våre kunder. Handelsbanken Liv behandler også personopplysninger som er nødvendige for å inngå en avtale, som eksempelvis behandling av finansielle opplysninger, samt opplysninger som er pålagt etter hvitvaskingsregelverket. 4.2 Rettslige forpliktelser Handelsbanken Liv er pålagt en rekke rettslige forpliktelser, som krever at vi behandler personopplysninger. Med rettslig forpliktelse siktes det til krav som følger av lov, forskrift eller myndighetsbeslutninger. Forebygging og avdekking av straffbare handlinger Handelsbanken Liv har plikt til å bidra til å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger, som for eksempel terrorfinansiering. Vi er pålagt å undersøke og rapportere mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven. Hvitvasking skjer når utbytte fra straffbare handlinger forvandles til midler som fremstår som lovlig ervervet gjennom transaksjoner eller på annen måte. Et av formålene med behandling av personopplysninger i banken er dermed å sørge for at tjenestene våre ikke blir misbrukt til kriminelle formål. Oppfyllelse av øvrig bransjespesifikk regulering Handelsbanken Liv er også underlagt andre rettslige plikter som kan nødvendiggjøre behandling av personopplysninger, som: -Bokføringsregelverket -Sanksjonsovervåking -Rapportering til skattemyndigheter, tilsynsmyndigheter og politimyndigheter -Risikoklassifisering knyttet til risikohåndtering av hvitvasking og forsikringsrisiko -Andre forpliktelser knyttet til tjeneste eller produktspesifikk lovgivning som hovedsakelig forsikring 4.3 Berettiget interesse Handelsbanken Liv behandler også personopplysninger når det er nødvendig for at Handelsbanken Liv skal kunne ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til ditt personvern. Vi

3 foretar konkrete og dokumenterbare interesseavveininger før slik behandling iverksettes. Handelsbanken Liv mener å ha en berettiget interesse for behandling av personopplysninger for følgende formål: Konsernkunderegister administrasjon og markedsføring Handelsbanken-konsernet består av flere juridiske enheter i Norge som samlet sett er en totalleverandør av tjenester og produkter for kundene våre. For å legge til rette for administrasjon av kundeforholdet, og for samordning av tilbud av tjenester og rådgivning til deg som kunde, har vi en berettiget interesse i å behandle personopplysninger om kunder i konsernkunderegisteret. Her registreres kun såkalte nøytrale personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer og informasjon om tjenester og produkter. Vi har videre en berettiget interesse i å bruke nøytrale personopplysninger for markedsføringsformål innen konsernet. Du kan når som helst reservere deg mot slike markedsføringsaktiviteter. Følgende selskaper utleverer opplysninger til et felles konsernkunderegister i Norge, som beskrevet ovenfor: Handelsbanken Nuf Handelsbanken eiendomskreditt Nuf Handelsbanken Liv Nuf SHB Liv Nuf Utvikling og analyse Vi har en berettiget interesse i å benytte personopplysninger til å utarbeide statistikk, analysere bruksmønster, forbedre funksjonalitet i eksisterende tjenester, eller for å kartlegge behovet for nye produkter og tjenester. Dokumentasjon Handelsbanken Liv har en berettiget interesse i å lagre kundeopplysninger for å kunne imøtekomme et mulig fremtidig rettskrav eller erstatningskrav. Tilgang til disse opplysningene er begrenset til ansatte som har saklig behov for tilgang til slike opplysninger. 4.4 Samtykke Noen behandlinger av personopplysninger krever at Handelsbanken Liv innhenter din eksplisitte tillatelse, dersom ikke annet behandlingsgrunnlag foreligger. Det vil eksempelvis gjelde for: - Behandle særlige kategorier av personopplysninger som helseopplysninger - Deling av avtaleopplysninger i konsern (utover nøytrale kundeopplysninger) Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte Handelsbanken Liv, eller ved å kontakte ditt nærmeste bankkontor i Handelsbanken. Behandling av helseopplysninger Vi behøver ditt samtykke for å samle inn og behandle dine helseopplysninger. Du gir samtykke til innsamling, behandling og oppbevaring av helseopplysninger når du inngår en Personforsikringsavtale eller i forbindelse med erstatningsutbetaling. Du gir da også samtykke til at vi kan innhente helseopplysninger fra tredjepart, som f eks. lege og Nav. Dersom du ikke ønsker å avgi samtykke kan vi dessverre ikke tilby deg det aktuelle produktet som krever dette samtykket.

4 Dersom samtykket trekkes tilbake betyr det også at avtalen må avsluttes, men vi er imidlertid pålagt å lagre helseopplysningene så lenge det er nødvendig for å kunne oppfylle en eventuell rettslig forpliktelse. Deling av avtaleopplysninger i konsern Som kunde i et av selskapene i Handelsbanken-konsernet, kan du selv velge om du vil motta relevant informasjon om de produkter konsernet tilbyr, som er tilpasset dine behov og som bygger på opplysninger utover nøytrale kundeopplysninger. Det sendes kun slike markedsføringshenvendelser til kunder som har tatt et aktivt valg, og som har gitt sitt samtykke til den enkelte juridiske enhet i konsernet. Handelsbanken-konsernet bruker opplysninger fra kundeforholdet ditt til dette formålet, og til å gi en tilpasset rådgivning. Bruk av informasjonskapsler Vi innhenter samtykke til bruk av informasjonskapsler når du bruker nettstedet vårt. Her legger vi en informasjonskapsel med en unik ID i nettleseren din. De aller fleste nettsider benytter seg av cookies, eller informasjonskapsler, for å gi en bedre brukeropplevelse. Cookies er tekstfiler som lagres i nettleseren sitt internminne når du besøker en nettside. Informasjonen som samles inn bruker vi til å forbedre brukeropplevelsen av Handelsbanken.no. Vi bruker aldri cookies for å kartlegge bruksmønster eller hente inn annen informasjon som krenker personvernet. 5. Hvem utleverer vi personopplysninger til? Handelsbanken Liv har i noen tilfeller en plikt til å utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter eller andre utenforstående. Slik utlevering vil kun finne sted der det eksisterer en rettslig opplysningsplikt eller opplysningsrett, som eksempelvis til politiet, Finanstilsynet eller skattemyndighetene. Personopplysninger kan også utleveres til andre forsikringsselskaper og finansforetak så lenge lovgivningen tillater det, og taushetsplikten ikke er til hinder for det. Dersom det er nødvendig for å tilfredsstille Handelsbanken-konsernets styringskontroll- eller rapporteringskrav i medhold av en lovbestemmelse, vil vi også utlevere personopplysninger til annet foretak i konsernet eller konserngruppen. Alle ansatte er underlagt taushetsplikt, og signerer taushetserklæring før de gis tilgang til personopplysninger. Livs - og pensjonsforsikringsselskaper tilknyttet Finans Norge som selger livsforsikringer eller andre personforsikringer, deler enkelte personopplysninger i et felles register (ROFF) som administreres av Finans Norge. Registeret inneholder navn, f.nr, registreringstidspunkt, forsikringsselskap og evt. anmerkninger. Formålet med registeret er blant annet å redusere sannsynligheten for misforståelser ved kjøp av forsikring og/eller mangelfulle eller feilaktige opplysninger eller forsikringssvindel. Du skal bli informert om at opplysningene blir registrert i ROFF. Nemnda for helsevurdering (NHV) er Finans Norges fellesorgan for helsevurdering, og er sammensatt av leger og andre sakkyndige fra medlemsselskapene samt representanter for legeforeningen. NHV får forsikringssøknader eller oppgjørssaker fra medlemsselskapene til behandling for en veiledende vurdering i de tilfellene medlemsselskapet ønsker å få en vurdering. Alle personopplysninger anonymiseres før de deles med NHV. Utlevering til forretningspartnere og tjenesteleverandører vil kunne være nødvendig for at Handelsbanken Liv skal kunne levere tjenester og produkter til deg. Eksempelvis utleverer vi til betalingstjenesteleverandører som er involvert i en betalingstransaksjon så langt det er nødvendig

5 for å gjennomføre transaksjonen på en sikker måte. I tilfeller der Handelsbanken Liv utfører betalingsoppdrag til eller fra utlandet, vil visse personopplysninger nødvendigvis måtte utleveres til den eller de utenlandske banker som er del av transaksjonskjeden. 6. Bruk av databehandlere Når vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne, vil vi inngå avtale med databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og Handelsbankens - konsernets krav til behandling av personopplysninger. Bruken av databehandlere innebærer ingen utlevering av personopplysninger. Vi bruker databehandlere hovedsakelig innenfor områdene IT-leveranser, som IT-leverandører. 7. Overføring til tredjeland I enkelte tilfeller kan vi overføre personopplysninger til mottakere utenfor EU / EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområde), såkalte tredjeland. Dette skjer hovedsakelig når vi overfører penger eller andre midler til en mottaker i et tredjeland på forespørsel fra deg, med en avtale som grunnlag for overføringen. I noen tilfeller er vi også forpliktet til å gi personopplysninger til myndighetene i et tredjeland. Hvis vi ikke har en avtale med deg om en overføring til et tredjeland, må en av følgende betingelser være oppfylt for at vi skal overføre opplysningene: At EU-kommisjonen har bestemt at tredjelandet har tilstrekkelig beskyttelsesnivå At det finnes andre garantier, slik som standard databeskyttelsesklausuler eller bindende selskapsregler 8. Sletting av personopplysninger Vi sletter personopplysningene dine når formålet med behandlingen av opplysningene er oppfylt. Det betyr blant annet at vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen vi har inngått med deg, og for å oppfylle rettslige forpliktelser. Vi oppbevarer personopplysningene etter at avtaleforholdet er avsluttet dersom vi har en rettslig forpliktelse til videre oppbevaring av opplysningene, som eksempelvis: - Forsikringsavtaleloven pålegger Handelsbanken Liv å lagre informasjon om pensjonsavtaler 10 år etter siste utbetaling. - Forsikringsavtaleloven pålegger Handelsbanken Liv å lagre informasjon om Personforsikring i 10 år etter forsikringstilfelle inntraff For å kunne imøtekomme mulige fremtidige krav som ikke er foreldet, som et erstatningskrav fra en tidligere kunde, oppbevarer vi opplysninger om avtaleforholdet og betalingsinformasjon etter at kundeforholdet ble avsluttet. Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke tilbake. Personopplysninger som behandles for å ivareta en berettiget interesse for virksomheten slettes når vi ikke lenger kan dokumentere en berettiget interesse som må veie tyngre enn personvernhensyn.

6 9. Dine rettigheter Du kan kreve innsyn i registrerte personopplysninger, beskrivelse av hvilke typer opplysninger som behandles og nærmere informasjon om vår behandling av opplysningene. Opplysningene skal gis skriftlig, og elektronisk dersom forespørselen er elektronisk. I visse tilfeller kan det stilles opp unntak fra retten til innsyn, dette er typisk der vi er lovpålagt taushetsplikt eller hvor det er påkrevd å hemmeligholde informasjonen av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger eller dersom opplysninger kun finnes i dokumenter utarbeidet for den interne saksforberedelse og unntak fra innsynsretten er nødvendig for å sikre en forsvarlig saksbehandling. Videre har du rett til å få korrigert opplysninger, eksempelvis dersom vi har registrert feilaktige eller ufullstendige opplysninger om deg. Du har også rett til å be om at opplysningene dine slettes, der hvor opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for eller hvor samtykke til behandlingen trekkes tilbake. Dette innebærer ikke plikt til å slette opplysningene dersom det fortsatt er behov for å behandle opplysningen for formålet. Tilsvarende gjelder dersom vi fortsatt har behov for opplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller imøtekomme et rettskrav eller erstatningskrav. Du kan kreve at behandlingen av opplysninger om deg begrenses dersom de ikke er riktige, eller behandlingen er ulovlig uten at du ønsker at opplysningene skal slettes. Det samme gjelder dersom du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller imøtekomme et rettskrav uten at du trenger opplysningene eller har gjort innsigelser mot behandlingen. I de tilfeller hvor en behandling av dine personopplysninger er basert på vår berettigede interesse, har du rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen. Du har også, i visse tilfeller, krav på dataportabilitet. Det innebærer at du har krav på å få personopplysninger du har gitt til oss utlevert i et enkelt, maskinlesbart format. Kravet gjelder hvor behandlingen er basert på samtykke eller avtale og hvor behandlingen av opplysningene er automatisert. Hvis du vil bruke noen av dine rettigheter kan du ta kontakt med Handelsbanken Liv eller Handelsbankens personvernombud. For å kunne besvare din henvendelse må vi bekrefte identiteten din. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg og ikke til andre som utgir seg for å være deg. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Hvis du ikke ønsker å motta direkte markedsføring, kan du når som helst gi oss melding om dette ved å kontakte ditt lokale Handelsbanken-kontor, ringe oss eller endre samtykket i nettbanken. 10. Sikkerhet Handelsbanken Liv behandler personopplysninger for å beskytte deg mot misbruk av disse, utilsiktet tilgang, og sikre bankens verdier, ved eksempelvis logging på servere og drift av infrastruktur. For å ikke svekke sikkerheten for personopplysninger om deg som kunde, eller ansatte, kan vi ikke gå i detalj om hvordan opplysningene sikres. Det er likevel et klart mål for oss å sørge for en betryggende

7 og tilstrekkelig sikker behandling av personopplysninger. Enten det foregår gjennom sikring av elektroniske systemer, fysisk sikring av lokaler eller ved hjelp av andre virkemidler. Kommunikasjon av opplysninger hvor konfidensialitet er påkrevd Av sikkerhetshensyn ønsker vi å opplyse deg om at sending og mottak av e-post fra ordinære epostkontoer uten kryptering, ikke innebærer en tilstrekkelig sikker formidling av e-postens innhold. Vi ber deg om å unngå å sende oss e-post som inneholder fødselsnummer eller andre personopplysninger som krever beskyttelse. For formidling av slik informasjon anbefaler vi at du som kunde bruker postkassen i nettbank for sikker overførsel av informasjon, eller bruker Digipost. 11. Kontaktinformasjon og klage Hvis du har et spørsmål eller ønsker å klage på hvordan vi håndterer personopplysningene dine, kontakt Handelsbanken Liv eller Handelsbankens personvernombud på e-post: dpo-no@handelsbanken.no Du har også rett til å sende inn en klage til oss eller tilsynsmyndigheten angående håndtering av dine personopplysninger. Mer informasjon om klage til Datatilsynet finnes på Handelsbanken Liv Tjuvholmen Allé 11 Postboks 1960 Vika, 0125 Oslo Telefon: Endring Vi jobber kontinuerlig med å forbedre produktene og tjenestene våre. Dersom vi endrer måten vi behandler personopplysninger på, vil vi oppdatere denne personvernerklæringen. Vi anbefaler derfor at du fra tid til annen sjekker om det har skjedd endringer i erklæringen. Personvernerklæringen er sist endret