Cowabs Integritetspolicy version 1.0_April_2018

Transkript

1 Cowabs Integritetspolicy version 1.0_April_2018 På Cowab AS har vi alltid hatt som mål å bygge langvarige kunderelasjoner. For oss er det viktig at våre kunder stoler på oss. Vi tar vår datasikkerhet på alvor og vil aldri dele vår kundeinformasjon til et annet selskap. Policyen under forklarer hvordan vi sammler inn og bruker personlig informasjon. Vi forklarer også hvordan du kan be oss om din personlige informasjon, endre eller ta bort din personlige informasjon. Vårt mål er att våre prosseser og IT system skal følge de linjer som er bestemt i den nye loven GDPR, Databeskyttelses ordningen som trer i kraft den 25 mai Kontaktinformasjon for kunder, hvilken opplysninger sammler vi inn og hvorfor? Når du som kontaktperson for et firma handler hos oss oppgir du dine personlige opplysninger som navn, mailadresse og telefonnummer. En privatperson oppgir som regel også sin hjemmeadresse. Vi bruker denne informasjonen primert for å kunne gi deg en god kundeopplevelse, f.eks i gjennom å kunne på en god måte presentere vårt sortiment, ordrelegging, levering, men også for videreutvikling av våre tilbud og IT-prosesser. Når vi har kontakt med en kunde så dokumenterer vi kommunikasjonen. Legg merke til at kontakten med deg som kunde kan skje via ulike medier f.eks telefon, mail, chat, fysisk kontakt og digitale medier.

2 Ansvalig for personopplysninger som sammles inn, hvem er det? Personopplysningsanvarlig er vi, Cowab AS, org.nr , Kongsvingervegen 6, 2040 Kløfta. Behandling av opplysninger kan skje av oss eller av noen av våre samarbeidspartnere. Hvilken informasjon sammler vi inn, til hvilket formål og hvor lenge lagres informasjonen? Formål Behandlinger som utføres Kategorier av personopplysninger Håndtere bestillinger Levering (inkudert avisering og kontakter rørende leveringer) Håndtering av reklamasjoner og garantier. Firma: Kontaktopplysninger til bedrift kunder sånn som ansvarlig medarbeiders navn, epost adresse hos firmaet og telefonnummer. Privat person: Kontaktopplysninger til privatkunder sånn som navn, epost adresse, adresse og telefonnummer. Håndtere bestillinger av tjenester. Bestilling av montering og leveringer/innbæring. Firma: Kontaktopplysninger til bedrift kunder sånn som ansvarlig medarbeiders navn, epost adresse hos firmaet og telefonnummer. Privat person: Kontaktopplysninger til privatkunder sånn som navn, epost adresse, adresse og telefonnummer. Retslig grunnlag: For å oppfylle kjøpsavtalen. Informasjonen lagres og behandles både i gjennom rettslig støtte av en bindende avtale og/eller legitim interesse. Lagringstid: Selskapets/Kundeinformasjonen: Tidsperioden for datalagring er basert på hvor ofte kundene våre handler av oss og garantiperioden for våre produkter (minst 3 år maks 30 år). Kundeinformasjonen lagres opptil 4 år, og deretter anonymisert. Denne prosessen skjer månedlig. Kundeinformasjon eldre enn 4 år med åpne saldoer vil bli uberørt og evaluert for anonymisering igjen neste morgen. For privatpersoner: Inntil vårt engasjement for deg som forbruker og bestillingen er fullført levert, betalt og til og med garantiperioden er over, og deretter i maksimalt 36 måneder.

3 Formål Behandlinger som utføres Kategorier av personopplysninger For å presentere relevant sortiment og produktanbefalinger, inspirasjon og andre relevante aktiviteter og tilpassede nyheter og tilpassede nyheter samt utsendelse av kataloger. Navn. Brukernavn. Kontaktdetaljer (f.eks. Adresse, e-post og telefonnummer). Bostedadresse/ bedriftadresse. Basert på dataen vi samler inn (for eksempel kjøpshistorikk, alder, kjønn og angitte preferanser) analyserer vi på bedrift og individ nivå. Som kan føre til at du blir sortert inn i en kundegruppe (kalt kundesegment eller bransjetype) eller får en unik profil. Innsiktene fra analysen er grunnlaget for dine personlige og relevante tilbud. Denne informasjonen brukes da som grunnlag for etableringen av ulike markedsføringsaktiviteter, f.eks e-post, digitale annonser i alle medier. Kjøpshistorikk. Kjøp og brukergenerert data (f.eks klikk og besøk historikk på nettsiden vår og i de medier som er i direkt relasjon med våre digitale kanaler som Google, Bing, Sosiale medier, digitale nettverk for annonser og våre egne og eksterne kundeundersøkelser. Retslig grunnlag: Beretiget interesse for behandlingen er nødvendig for å møte våre og våres kunders legetime interesse i å evaluere, utvikle og forbedre vårt tilbud, kanaler og IT-systemer. Juridisk grunn til å kunne sende ut nyhetsbrev. Informasjonen lagres og behandles med juridisk støtte til en bindende avtale. Lagringstid: Selskapets/Kundeinformasjonen: Tidsperioden for datalagring er basert på hvor ofte kundene våre handler av oss og garantiperioden for våre produkter (minst 3 år maks 30 år). Kundeinformasjonen lagres opptil 4 år, og deretter anonymisert. Denne prosessen skjer månedlig. Kundeinformasjon eldre enn 4 år med åpne saldoer vil bli uberørt og evaluert for anonymisering igjen neste morgen. For privatpersoner: Inntil vårt engasjement for deg som forbruker og bestillingen er fullført levert, betalt og til og med garantiperioden er over, og deretter i maksimalt 36 måneder.

4 Formål Behandlinger som utføres Kategorier av personopplysninger For å kunne evaluere, utvikle og forbedre våre produkter og tjenester, våre digitale og analoge kanaler samt ITsystemer. Korrenspondens og tilbakemelding om våre tjenester, produkter og service. Informasjon om hvordan du har samhandlet med oss. Utvikling av nettstedet vårt og dets funksjoner som: brukervennlighet, informasjon og produkt presentasjon og funksjoner knyttet til f.eks mine sider. Bidrar til å sikkerhetstille våre logistiske prosesser prognoser for lagerbeholdningen. Bidrar til å skape skape underlag for våre IT-systemer for generelt å øke sikkerheten til våre kunder, leverandører og partnere. Bidrar til utviklingen av vårt sortiment. Basert på dataen vi samler inn (f.eks kjøpshistorikk, bedriftsstørrelse, kundesegment og geografisk plassering) sorterer vi inn i ulike bransjetyper og kundekategorier. Dataen brukes siden til analyser for forretningsutvikling. Anonymisert data: (f.eks. Klikk og besøkshistorikk) telefonsamtaler og chat samtaler. Teknisk data relatert til enheter som brukes og deres innstillinger (f.eks. Domener, enheter, nettleserinnstillinger, operativsystem. Retslig grunnlag: Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for å møte våre og våre kunders legetime interresse i å evaluere, utvikle og forbedre våre tilbud, kanaler og IT-systemer. Lagringstid: Selskapets/Kundeinformasjonen: Tidsperioden for datalagring er basert på hvor ofte kundene våre handler av oss og garantiperioden for våre produkter (minst 3 år maks 30 år). Kundeinformasjonen lagres opptil 4 år, og deretter anonymisert. Denne prosessen skjer månedlig. Kundeinformasjon eldre enn 4 år med åpne saldoer vil bli uberørt og evaluert for anonymisering igjen neste morgen. For privatpersoner: Inntil vårt engasjement for deg som forbruker og bestillingen er fullført levert, betalt og til og med garantiperioden er over, og deretter i maksimalt 36 måneder.

5 Hvilke rettigheter har du på dine egne opplysninger, hva kan du slette og hva kan du endre? I vårt mål om å skape et langvarige kundeforhold, er det viktig for oss at du som kunde enkelt kan be om informasjonen vi har lagret på deg, et såkalt registerutdrag. Du kan enkelt gjøre dette ved å fylle ut informasjonen din på cowab.no/gdpr. For å være sikker på at vi leverer ut riktig informasjon til rett person, trenger vi en kopi av ditt pass eller førerkort. Du har også rett til å be om at vi fjerner all informasjon, skjema Rett til sletting. Vær oppmerksom på at bedriftens kontaktinformasjon er gjennomgått og anonymisert etter 4 år dersom ingen transaksjoner er fullført på 4 år. For privatpersoner gjelder samme prosess, forutsatt at alle forpliktelser mellom Cowab og den enkelte har blitt avsluttet. Slettingen kan du be om på cowab.no/gdpr. Glem ikke å legge ved kopi av ditt pass eller førerkort. Om du bare vil endre dine kontaktopplysninger, eller f.eks melde deg av våre markedskommunikasjon sånn som nyhetsbrev osv. Kan du gjøre dette via mine sider på vår nettside. Du kan også ringe oss på eller maile til info@cowab.no Om nettstedets personvern Denne personvernpolicy gjelder bare cowab.no og ikke nettsider som eies av tredje part. Linker på Cowab.no som går til andre nettsider har sin egen sekretesspolicy. Du bør alltid lese personvernpolicyn på nettsidene du besøker. Vi er medlemmer i Svensk distribusjon og sertifisert med trygg e-handel, som inneholder en rekke bestemmelser som gjør at du som kunde skal føle deg trygg. Javascript på cowab.no Cowab.no inneholder Javascript. Javascript er en kodeteknikk som brukes til å forbedre opplevelsen på nettsiden vår. Teknikken er nødvendig for å kunne vise bilder på riktig måte, f.eks menyer og skjemaer, også fungerer som de skal. Teknikken brukes også ved henting og sortering av informasjon (f.eks via skjemaer) Cookies på cowab.no En cookie er en liten tekstfil som lagres i din nettleser. Det finnes to ulike typer av cookies. Den ene kalles for sessions-cookies og den cookien lever bare så lenge du er inne på Cowab.no. Når du stenger ned vår side forsvinner cookien. En session-cookie brukes til f.eks når du fyller inn et skjema. Dine opplysninger lagres midlertidig så om du går tilbake et trinn og siden tilbake, så finnes informasjonen der fortsatt. På denne måten slipper du å fylle i samme informasjon igjen. Vennligst se at din personlige informasjon i forsvinner når du stenger ned nettleseren. Den andrr typen av cookie lagres i lengre tid i din nettleser. Denne cookie har samme formål som session cookien, den skal underlette din opplevelse. Eksempel på dette kan være din handlekurv, en lagret ønskeliste eller når du gjorde din seneste logg inn. Det er alltså bare for at du ikke skal behøve og fylle inn alt på nytt neste gang du besøker nettsiden.

6 Våre cookies hjelper oss også å skape pålitelig statistikk over våre besøkenes flyt på nettsiden. Denne informasjonen bruker vi til å forbedre opplevelsen for deg som kunde. Cowab.no bruker primert Google Analytics som analysverktøy men også andre verktøy kan brukes. Disse verktøyene er tjenester som kan bruke cookies. Vi bruker også cookies for å kunne tilby mer relevante annonser. I disse tilfellene admistreres cookies av 3e part som f.eks Google og Facebook. Google tilbyr muligheten til å ikke vise bestemte annonser: Våre cookies er ment for å gjøre det lettere for deg som besøkende og for oss. Du godtar at vi bruker cookies på nettsiden ved å klikke i en boks. Läs mer om cookies på Post- och Telestyrelsens webbplats Hvem kan vi dele dine opplysninger med? I noen tilfeller må vi dele dine personlige opplysninger. Når vi gjør dette blir firmaet personlig data assistent for oss. Et firma som behander informasjon for vår regning og bare etter våre instruksjoner. Vi har personlig data assistent som hjelper oss med: 1) Transporter (logistikkfirmaer og fraktrater). 2) Betalingsløsninger (Kortbetalende firmaer, banker og andre betalingstjeneste leverandører). 3) Markedsføring (print og distribution, sosiale medier, mediebyråer eller reklamebyråer). 4) IT-tjenester (Firmaer som håndterer nødvendig drift, teknisk support og vedlikehold av våre ITløsninger). De tilfeller der personopplysninger deles med firmaer, så skjer det bare fordi vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser til deg som kunde. F.eks å levere en vare eller lojalitetsprogrammets medlemsvilkår. Vi kontrollerer alltid personoppgift assistent at de kan gi tilstrekkelige garantier for at personlig informasjon håndteres riktig. Vi har alltid skriftlige avtaler med de vi bruker hvor de garanterer sikkerheten til personopplysningene vi behandeler. I noen tilfeller deler vi dine personlige data selskaper som er selvstendig ansvarlig. At selskapet er selvstendig ansvarlig, innebærer at vi ikke styrer hvordan informasjonen som som leveres skal behandles. Selvstendige personopplysningsanvarlige som vi deler dine personopplysninger med er: 1) Statlige myndigheter (politi, skatteverket eller ande myndigheter) hvis vi er pålagt om å gjøre det ved lov eller i tilfeller det er mistanke om kriminalitet. 2) Selskap som omhandler godstransport (logistikkfirmaer og speditører). 3) Selskap som tilbyr betalingsløsninger (kortselskaper, banker og andre betalingstjenester).

7 Hvor behandler vi dine personlige opplysninger? Vårt mål er at all kundekontaktinformasjon skal behandles i EU/EØS. Våre egne IT-systemer er alle plassert i EU/EØS. Ved noen tilfeller f.eks ved system support, vedlikehold og utvikkling kan det være at vi må flytte informasjonen til land utenfor EU/EØS om et selskap enten selv eller underleverandør lagrer informasjonen utenfor EU/EØS. Selskapet Får i de her tilfellene bare ta del av informasjonen som er relevant for jobben. Uansett i hvilket land dine kundekontaktopplysninger behandles Oavsett i vilket land dina kundkontaktsuppgifter behandlas tar vi alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at beskyttelsesnivået er det samme si i EU/EØS. Hvordan beskytter vi dine poersonopplysninger? Vi tar veldig seriøst på å beskytte dine personopplysninger. Vi bruker IT-systemer for å beskytte kundekontaktinformasjonen og det er bare personer som faktisk trenger å behandle dataen som får tilgang til dem. Hvordan kan jeg lære mer om GDPR og Datatilsynet? Datatilsynet er ansvarlig for å overvåke lovens anvendelse, og den som anser at et selskap håndterer personlig informasjon uriktig, kan sende inn en klage til Datatilsynet. Den nyeste versjonen av personvernreglene er alltid tilgjengelig på cowab.no