Handle lokalt VOFO over hele landet Rapport fra VOFOs Regionutvalg Oslo i september 2009 Voksenopplæringsforbundet 1
Rapport fra VOFOs Regionutvalg 2006-2009 Innhold Regionutvalget..4 Bakgrunn og mandat Innledning.6 Regionmeldingen og Tronutredningen..7 Regionalt forvaltningsnivå NOU 2007:11 Studieforbund læring for livet (Tronutredningen)..7 Loven og regionene Regionleddene i dag.8 Flere mulige modeller for VOFO i regionene/fylkene..9 Tradisjonsmodellen Fylkesmodellen Tillitsmodellen Tjenestemodellen Samarbeidsmodellen Forsøk i VOFO Oppland Styringsredskaper og plandokumenter...11 Årsmøtet Styret Vedtekter Reviderte vedtekter Strategiplaner Arbeidsplaner Årsmelding Samhandling...13 VOFO og studieforbundene regionalt Studieforbundenes medlemsorganisasjoner VOFO regionalt og sentralt Det offentlige Framtidige fellesløsninger og anbefalinger.16 Arbeidsgiveransvar Ansettelsesforhold Regnskap og revisjon Medlemsservice, web, arkiv, innkjøp 2
Kvalitetssikring..18 Økonomi..19 Fylkeskommunalt driftstilskudd Kontingent Sentrale tilskudd Andre forhold..21 Navn i VOFO Behandling og framdrift... 22 Vedlegg: 1. Prinsipper for sentral tildeling til VOFOs regionledd...23 2. Årsbudsjett 2009 for VOFOs sentrale tilskudd til regionene.. 27 3. Forslag til mønstervedtekter VOFO ( fylke/region) 28 4. Oversikt over regionleddene... 31 5. Oversikt over sentrale tilskudd 2003-2009... 33 3
Regionutvalget Bakgrunn og mandat Millom bakkar og berg utmed havet, heve nordmannen fenge sin heim I 2005-2006 arbeidet VOFOs Strategi- og Vedtektsutvalg (SVU) fram forslag til ny strategi og nye vedtekter for VOFO nasjonalt. I forlengelsen av dette arbeidet og i erkjennelse av at det i dette utvalget ikke satt medlemmer med spesielle kunnskaper om VOFOs region- og fylkesledd, oppnevnte VOFOs styre i 2006 et eget utvalg VOFOs Regionutvalg. Utvalget fikk følgende mandat: 1. Utrede konsekvenser av eventuelle nye organisasjons- og styringsformer i VOFOs regionledd, herunder fylkeskommunenes holdninger til dette. 2. Vurdere løpende erfaringer med utprøving av nye modeller for Organisasjon Styring Bemanning Økonomi Virksomhet 3. På dette grunnlag vurdere regionleddenes framtid. 4. Utvalget skal avgi innstilling innen 1.april 2008. Utvalget har bestått av: Hallvard Julseth, medlem VOFOs styre/folkekulturforbundet Sigmund Fosse, styreleder VOFO Rogaland/AOF Jon G. Olsen, styreleder VOFO Akershus/Musikkens Studieforbund Marit Moland, regionkonsulent VOFO Oppland Sturla Bjerkaker, generalsekretær VOFO og utvalgets sekretær Utvalget avga en delinnstilling i 2006 om Prinsipper for sentral tildeling til VOFOs regionledd. Innstillingen ble vedtatt av styret 11. 04. 2006 / sak 56.06/07. Fordeling av sentrale tilskudd til regionleddene har fra og med 2008 skjedd etter disse retningslinjene. Se vedlegg 1: Prinsipper for sentral tildeling til VOFOs regionledd. Høsten 2006 ble Tronutvalget oppnevnt for å utrede studieforbundene offentlig. Regionutvalget ble derfor lagt i bero i påvente av den offentlige utredningen, bl.a. fordi det ble sagt at denne kom til å ta for seg regionenes/fylkeskommunenes rolle i voksnes læring spesielt. Styret vedtok den 07.12.07 / sak 26.07/08 nytt mandat for Regionutvalget: 4
1. VOFOs Regionutvalg er oppnevnt av styret. 2. Mandatperioden er fra oktober 2007 til og med desember 2009. 3. Utvalget skal med bakgrunn i det som er lagt av føringer i og blir konkret behandlingsresultat av NOU 2007:11 og Stortingsmelding nr.12 (2006/2007) vurdere VOFO-regionenes rolle og betydning i en helhetlig struktur. 4. Utvalget skal så vidt angår det regionale nivå gi anbefalinger som gjelder a. virkeområder b. organisering c. samhandling med offentlig og frivillig sektor d. samhandling mellom VOFO, studieforbundene og deres medlemsorganisasjoner e. økonomi f. kvalitetssikring 5. Utvalget kan initiere utviklingsarbeid og utprøving av nye regionale samarbeidsmodeller. 6. Utvalget skal avgi endelig innstilling innen mandatperiodens utløp og kan avgi delinnstillinger underveis. Sturla Bjerkaker går ut av utvalget som fast medlem. Administrasjonen deltar i utvalgsarbeidet etter behov. Marit Moland som fra 1.mars 2007 ble engasjert som regionkoordinator i VOFO sentralt, tok fra samme tid over som sekretær for utvalget, mens Reidun Weaas, styreleder VOFO Buskerud/FU ble utnevnt til nytt medlem. Senere ba Reidun Weaas seg av kapasitetsmessige årsaker fritatt for vervet. Hun ble i 2008 erstattet av Tone Andersen som er regionkonsulent i VOFO Finnmark. Sturla Bjerkaker har deltatt under drøfting av spesielle saker og ved ønske og behov. Regionutvalgets sammensetning har heretter vært slik: Hallvard Julseth, VOFOs styre/folkekulturforbundet, leder Sigmund Fosse, styreleder VOFO Rogaland/AOF Jon G. Olsen, styreleder VOFO Akershus/Musikkens Studieforbund Tone Andersen, regionkonsulent VOFO Finnmark Sturla Bjerkaker og Marit Moland har bidratt fra administrasjonen. I løpet av perioden fra 2006 til og med mai 2009 har regionutvalget hatt 11 møter. Møteformen har vært en kombinasjon av tradisjonelle møter, arbeidsseminarer og telefonmøter. Regionutvalget har videre gitt og fått informasjon og vært i dialog med regionale styrerepresentanter og ansatte på to regionkonferanser i VOFO i 2008. Med dette fremmer utvalget sin enstemmige innstilling med anbefalinger til VOFOs styre. 5
Innledning Han såg ut på dei steinute strender; det var ingen som der hadde bygd VOFO er studieforbundenes interesseorganisasjon. VOFO skal bidra til gode pedagogiske, faglige og økonomiske betingelser for studieforbundene. En viktig oppgave er kontinuerlig innsats i forhold til forvaltningen og politikerne på nasjonalt nivå for å sikre offentlige tilskudd til studieforbundenes verdifulle virksomhet. En tilsvarende innsats skal utøves og er minst like viktig på regionalt nivå. Fylkeskommunene og kommunene, med både deres forvaltning og politikere, spiller en viktig rolle i utviklingen av voksnes læring på sine nivåer. De fleste fylker yter tilskudd til studieforbundene. Mange kommuner gjør det også. Men det har vært en jevn, men langsom nedgang i antall kommuner med spesifikke tilskudd til feltet. Det er en utfordring å snu denne trenden. Ny lov vil kunne bidra til dette. Læring skjer lokalt. Denne erkjennelsen førte til at VOFO for 40 år siden tok initiativ til å etablere egne VOFO-ledd i fylkene. I dag har vi regionale ledd som dekker alle fylker. De har på sitt nivå i hovedsak de samme oppgaver som VOFO har på nasjonalt nivå. VOFOs fylkesledd har gjennom årene utviklet seg ulikt og arbeidet under høyst ulike betingelser og forutsetninger. Enkelte er ressurssterke med gode fylkeskommunale tilskudd og heltids medarbeidere, andre får ikke tilskudd i det hele tatt og drives på et minimumsnivå av tillitsvalgte. Et ideal er at VOFOs fylkesledd skal være like likeverdige, like sterke, ha tilnærmet lik aktivitet og like ressurser også økonomisk. Når man er avhengig av fylkeskommunens politiske holdning og årlige bevilgning som basisfinansiering er ikke et slikt ideal mulig. Utgangspunktet for en ny utredning om VOFOs fylkesorganisasjoner må derfor være: VOFO nasjonalt og VOFO regionalt skal være en organisasjon som snakker med en og samme stemme VOFO i regionene er og skal være positive og viktige ressurser for studieforbundene VOFO i regionene må ha en minimumsstandard for sitt arbeid og sin organisering VOFO skal forholde seg til regionene ut fra mottoet stimulere likhet, tillate forskjellighet. 6
Regionmeldingen og Tronutredningen Lat oss rydja og byggja oss grender Regionalt forvaltningsnivå Etter Stortingsmelding nr.12 (2006-2007) Regionale fortrinn regional framtid ventet mange en utvikling i retning færre fylkeskommuner og større regioner for folkevalgt forvaltningsnivå. I tråd med ideene omkring forvaltningsreformen, begynte også VOFO å tenke i retning færre og større regioner for sin organisasjon. Regjeringen ved Kommunal- og regionaldepartementet gjennomførte våren 2008 en høringsrunde på notatet Forvaltningsreformen forslag til nye oppgaver på det folkevalgt regionale nivået. VOFOs arbeidsområde berøres i liten grad av foreslåtte endringer. I en stortingsmelding høsten 2008 konkluderes departementets arbeid med forvaltningsreformen. Det er klart at dagens fylkesinndeling i hovedsak vil bestå. VOFO er på sin side opptatt av å tilpasse aktivitet og innsats til offentlig regional forvaltning. Det vil si at i overskuelig framtid vil VOFO-kartet se ut omtrent som i dag. NOU 2007:11 Studieforbund læring for livet (Tronutredningen) Tronutredningen ble presentert i september 2007. Utredningen foreslår bl.a. at fylkekommunene får et mer helhetlig ansvar for voksnes læring. I utvikling av regionale kompetansemiljøer forventes også frivillig sektors opplæringen å inngå og trekkes mer med i arbeidet for regional samfunnsutvikling. Tronutredningen foreslår videre at det inngås partnerskapsavtaler mellom fylkekommunene og utdanningsaktørene om opplæringstilbud. Studieforbundene kan være partnere for både ikke-formell og formell opplæring. I dag er de fleste studieforbundene for små til å ha operative enheter på regionalt nivå, men VOFOs regionledd kan være partner og representere de studieforbundene som ønsker det, foreslår utredningen, som derfor ser en verdi i at VOFOs regionledd styrkes faglig og økonomisk for å gjøre dem skikket til å drive partnerskapsarbeid. Politisk ledelse i Kunnskapsdepartementet sluttet seg i juni 2008 til de fleste konklusjonene i Tronutredningens innstilling og godkjente igangsetting av arbeidet med en lovproposisjon. Tronutredningen er fulgt opp av ny voksenopplæringslov som ble vedtatt i Stortinget i juni 2009 og trer i kraft 1. januar 2010. Samtidig skal en ny forskrift for loven tre i kraft. Loven og regionene Den nye loven vil ha stor betydning for regionene, men spesielt vil vi trekke fram følgende punkter: 7
Ett godkjenningskriterium for studieforbund vil være at de skal ha mist ett operativt ledd under/i tillegg til sentralnivået. Det vil være rimelig å anta at for de fleste forbundene vil et andreledd ligge på regionalt nivå. Region kan her forstås som ett eller flere fylker. I forhold til dette vil oppgavene for VOFO region/fylke bli minst like viktige som i dag. Loven beholder bestemmelsen i den gamle loven om at studieforbundene skal kunne benytte offentlige undervisningslokaler vederlagsfritt. Av erfaring vet vi at denne bestemmelsen ikke overholdes like smidig over alt. Det vil nok fortsatt være en viktig oppgave for VOFO i regionene å være overvåker og passe på at bestemmelsen overholdes. VOFOs mulige oppgave som avtalemegler mellom studieforbundene og fylkeskommunen er tidligere nevnt. Selv om loven ikke går så langt som Tronutredningen i å sette fylkeskommunenes helhetlige rolle for voksnes læring på plass, så er det viktig at VOFO har en beredskap her. Flere fylkeskommuner og VOFO er har eller er i gang med å utvikle samarbeidsavtaler og modeller i skrivende stund. Regionleddene i dag Han såg ut på det bårute havet; det var ruskut å leggja utpå VOFO i (fylke) er pr. i dag en juridisk og økonomisk selvstyrt organisasjon som arbeider på regionalt nivå med i hovedak tilsvarende og parallelle oppgaver som VOFO gjør nasjonalt. I 2009 har vi 17 VOFO-regioner som dekker alle landets 19 fylker. De fleste VOFOregionene dekker ett fylke. De to Agderfylkene og fylkene Vestfold og Telemark har slått seg sammen med felles styrer og felles administrasjon; VOFO Agder og VOFO Vestfold-Telemark. VOFO Agder kjøper for tiden administrative tjenester fra VOFO Vestfold-Telemark. Det er studieforbundenes regionale organisasjonsledd som eier VOFO regionalt og som har interesser i å drive eller eventuelt ikke drive VOFO-leddet. Den viktigste drivkraften er at studieforbundene behøver et felles talerør overfor sitt forvaltningsnivå, fylkeskommunen. Fylkeskommunene sier på sin side at de helst vil forholde seg til ett organ, ikke mange studieforbund; ergo VOFO. Studieforbundene er representert i VOFO på regionalt nivå gjennom seg selv eller med en eller flere av sine medlemsorganisasjoner. Mellom regionleddene i VOFO er det store ulikheter i rammebetingelser og stillingsstørrelser. Noen regionledd er tradisjonelt sterke, mens flertallet sliter med dårlig økonomi, manglende oppslutning blant medlemsforbundene og små 8
stillingsressurser. De fleste fylkekommunene bevilger fortsatt årlige tilskudd til voksenopplæring i tredje sektor. Fire fylkeskommuner (Oslo, Oppland, Sogn og Fjordane og Sør-Trøndelag) ga i 2008 ikke driftstilskudd til studieforbundenes virksomhet. Åtte VOFO- regioner innstiller og/eller fordeler de årlige fylkekommunale tilskuddene til voksenopplæring i studieforbundene: Østfold, Akershus, Buskerud, Vestfold/Telemark, Rogaland, Møre og Romsdal, Nordland og Finnmark. Det må være et mål å få etablert tilskudd fra alle fylkeskommuner, med VOFO som fordeler. Flere mulige modeller for VOFO i regionene/fylkene Frampå vinteren stundom han tenkte; gjev eg var i eit varmare land Med utgangspunkt i dagens virkelighet og scenarier om ulike måter å organisere arbeidet i regionene/fylkene på i framtiden, vil vi i det følgende se på noen mulige modeller for regional organisering. Modellene er tenkte, men ligner likevel mye på enkelte av fylkesleddene i dag. Motto: Stimulere likhet, tillate forskjellighet. Tradisjonsmodellen Modellen forutsetter at VOFO har en egen, selvstendig og autonom administrasjon/eget kontor med en tilsatt VOFO-konsulent som ikke er knyttet til for eksempel et bestemt studieforbund. Styret er arbeidsgiver. De flest regionledd er i dag organisert etter denne modellen, blant disse tradisjonelt sterke VOFO-regioner som Akershus, Rogaland, Nordland og Finnmark. I Akershus, Nordland og Finnmark har konsulentene p.t. hel stilling, i Rogaland 60 % stilling. Fylkeskommunene har gjennom langsiktig politisk og administrativ prioritering bidratt til en trygg plattform der VOFO verdsettes som en god samarbeidspartner i arbeidet med både formell og ikke-formell opplæring. VOFOs styrer er sterke og synlige. Andre regioner som arbeider omtrent etter denne modellen, men med mindre stillingsprosent, er Buskerud, Hedmark, Oslo, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Fylkesmodellen Modellen karakteriseres ved at fylkeskommunen spiller en aktiv, systematisk og nærmest formell rolle i forhold til VOFO. VOFO har egne styrer eller arbeidsutvalg, men VOFO-konsulenten er knyttet til fylkeskommunen gjennom ansettelsesforhold m.v. Her finner vi VOFO Nord-Trøndelag, der regionkonsulenten er fylkekommunalt ansatt, men med ansvar for VOFOs drift og oppgaver som en 9
definert del av sitt stillingsinnhold. Fylkekommunalt driftstilskudd til VOFO Nord- Trøndelag er lik lønn, møter og kontorhold for regionkonsulenten. VOFO Oppland nærmer seg denne modellen, ved at det er inngått en samarbeidsavtale mellom fylkeskommunen og VOFO om å utføre visse oppgaver av felles interesse, og konsulenten sitter i et samarbeidsutvalg med fylkeskommunen og vil i løpet av 2009 få kontor i fylkeskommunens administrasjon. Begge fylkene har en demokratisk organisasjon, der studieforbundene samles til årsmøte og velger sine tillitsvalgte (styre/arbeidsutvalg). Tillitsmodellen Noen VOFO-regioner har for tida ingen ansatte, men praktiserer en ordning med arbeidende styreledere. I VOFO Agder har man hatt denne ordningen en tid ved at styreleder (fra Populus - studieforbundet folkeopplysning) har hatt hånd om kontorfunksjonene (men pr. mai 2009 kjøper VOFO Agder administrative tjenester fra VOFO Vestfold-Telemark), VOFO Sør-Trøndelag og VOFO Troms har arbeidende styreledere fra AOF Norge. Tillitsmodellen gir forholdsvis svake organisasjonsledd med risiko for svak kontinuitet. Tjenestemodellen Tjenestemodellen karakteriseres ved at VOFO kjøper administrative tjenester hos sine medlemsorganisasjoner, som altså blir VOFOs adresse i regionen. En medarbeider i et studieforbund har oppgaver for VOFO som en definert del av sin jobb. To fylker har slik ordning: Sekretariatet til VOFO Hordaland ligger for tida hos AOF. I Østfold tok Musikkens Studieforbund over sekretariatsansvaret etter Bygdefolkets Studieforbund våren 2008. Sekretariatsfunksjonen har gjennom årene alternert. Der VOFO med små stillingsressurser ikke ville være særlig slagkraftig, plasserer man tjenesteansvaret i og utnytter et allerede eksisterende fagmiljø. Denne modellen krever stor bevissthet omkring VOFOs integritet og nøytralitet. Samarbeidsmodellen Denne modellen karakteriseres ved at flere fylker (VOFO fylke) samarbeider om administrasjon/konsulent/kontor. De kan også ha felles styre. VOFO Agder er tidligere nevnt som en region uten tilsatt regionkonsulent og med arbeidende styreleder. Agderfylkene utgjør en VOFO-region som samhandler med to fylkesadministrasjoner og har felles styre. P.t. kjøper VOFO Agder administrative tjenester fra VOFO Vestfold-Telemark. VOFO Vestfold-Telemark har en rendyrket samarbeidsmodell, ved at de to VOFOfylkene er slått sammen, har felles årsmøte, velger felles styre og har felles kontor/administrasjon med felles regionkonsulent. En utfordring her er at de to fylkeskommunene prioriterer studieforbundene ulikt. Det er tilfellet også mellom 10
Agderfylkene. VOFO Vestfold-Telemark er eksempel på en region som får mye ut av de årlige Læringsdagene for voksne, både hva gjelder samarbeid, geografisk spredning, antall arrangementer, oppslutning og derav følgende oppmerksomhet. Det kan synes som om samarbeidsmodellen i disse tilfellene gir flere synergieffekter. Forsøk i VOFO Oppland I perioden 2007-2009 har VOFO Oppland vært en såkalt fristilt region. Gjennom årsmøtevedtak har studieforbundene godkjent en forsøksordning der det valgte styret har trådt til side til fordel for et arbeidsutvalg bestående av regionkonsulenten og to representanter for studieforbundene. VOFO Oppland har i denne perioden også satset på prosjektarbeid og deltatt i et Europeisk/Grundtvig partnerskapsprosjekt med formål å belyse mulige sammenhenger mellom økt fraflytting og mangel på gode opplæringstilbud i distriktene. En svært aktuell problemstilling i Oppland, og ikke uinteressant for regionale utviklingsaktører/fylkeskommunen. Oppland fylkeskommune og VOFO Oppland forberedte i 2008 forsøksprosjekter og partnerskapsavtaler på området voksnes læring. Fem forprosjekter ble utformet høsten 2008, og administrativ og politisk behandling i Oppland fylkeskommune fant sted i april 2009. Partnerskapsavtaler inngås med studieforbundene/vofo i løpet av 2009. VOFO sentralt har engasjert seg og følger utviklingen i Oppland nøye siden dette er et pilotprosjekt som samsvarer godt med Tronutredningens anbefalinger. Det er ønskelig å høste erfaringer for eventuelt å kunne anbefale lignende modeller i andre fylker. Styringsredskaper og plandokumenter Men når vårsol i bakkane blenkte, fekk han hug til sin heimlege strand VOFO fylke er som nevnt bygd opp som en tradisjonell demokratisk organisasjon med eget styre, årsmøte etc. Dette gir følgende styringsredskaper og plandokumenter: Årsmøtet Årsmøtet er regionleddets øverste myndighet. Årsmøtet er sammensatt av representanter for studieforbundene og holdes ordinært hvert år. Enkelte fylker/regioner har ønsket to-årige perioder. Årsmøtets funksjoner reguleres av vedtektene. Styret Styret velges av og blant medlemsforbundene på årsmøtet. Mellom årsmøtene ledes virksomheten av styret. Styret skal ivareta demokrati- og styringsfunksjoner i henhold 11
til vedtekter, strategi- og virksomhetsplaner, arbeidsplan og budsjett. Styrets viktigste oppgave er interessepolitisk arbeid. Styret har arbeidsgiveransvar for regionkonsulenten. Styrets oppgaver og ansvar reguleres for øvrig av vedtektene. Flere regioner har ønsket større fleksibilitet i valg av antall medlemmer av styret. (Se forslag til nye mønstervedtekter, som fanger opp dette.) Vedtekter VOFOs sentrale vedtekter ble sist revidert på årsmøtet 2008. Vedtekter for VOFO fylke/region er inkludert i disse, men er ikke endret siden 2004. Utdrag fra sentrale vedtekter: Kapittel 3. Regionale ledd 11 Regional organisering VOFO har regionale ledd som dekker alle fylker. Regionleddet er fellesorgan og samarbeidsforum for studieforbundenes fylkes/regionledd, samt for institusjoner og organisasjoner som har konsultativt medlemskap på region/fylkesnivå. Studieforbund som har operative enheter i fylket og/eller mottar fylkestilskudd skal være medlem og betale medlemskontingent til VOFOs regionledd. Kontingenten kan betales regionalt eller sentralt. 1. Regionleddene er VOFOs regionale organisasjons- og serviceapparat. 2. Regionleddene møtes minst en gang pr år til konferanse organisert av VOFO sentralt hvor det velges 2 representanter til VOFOs ledermøte og 2 observatører til årsmøtet. 3. Regionleddene skal arbeide etter sentralt vedtatte strategi- og handlingsplaner supplert med egne arbeidsplaner. 4. Regionleddene mottar tilskudd fra VOFO sentralt, men har et selvstendig ansvar for sin drift og økonomi. Reviderte vedtekter Regionutvalget har spesielt sett på regionenes vedtekter og fremmer i denne innstillingen forslag til nye mønstervedtekter. Mønstervedtektene vil kunne danne grunnlag for mindre justeringer og tilpasninger lokalt. Mønstervedtektene er tilpasset VOFOs sentrale vedtekter og ellers oppjustert i forhold til dagens realiteter. Mønstervedtektene vil slik sikre bindingen til VOFO sentralt, samtidig som egne vedtekter sikrer identitet og autonomi og tydelighet bl.a. overfor fylkeskommunen/e. Det foreslås en fleksibilitet og valgfrihet hva gjelder bruk av begrepet region og/eller fylke. Forvirring her unngås ved at alle fylkes/regionleddene skal hete VOFO (fylkets/fylkenes navn), for eksempel VOFO Finnmark eller VOFO Vestfold Telemark. Forslag til nye mønstervedtekter følger vedlagt. 12
Strategiplaner Regionenes strategiplaner skal ha et overordnet og langsiktig perspektiv, mens arbeidsplanene er årlige. Strategiplaner skal utvikles i samsvar med og tilpasses vedtatte, nasjonale føringer. Planene er særlig betydningsfulle i forhold til å drive påvirkning og interessepolitisk arbeid. Det er regionleddenes årsmøter som vedtar planene. Regionenes strategiske planer skal følge rammene til de sentrale strategiplanene og ikke fravike fra disse. VOFO sentralt kan bistå med strategiarbeid regionalt. Arbeidsplaner Arbeidsplanen er styrets og regionkonsulentens arbeidsredskap for årsmøteperioden. Den utarbeides regionalt og vedtas på årsmøtet. Arbeidsplanen bør være mest mulig konkret og tiltakene målbare. De regionale arbeidsplanene skal følge strukturen og prioriteringene i de strategiske planene (se over). Årsmelding Årsmeldingen er styrets målrapport til årsmøtet om hvordan og i hvilken grad arbeidsplanene er gjennomført. Årsmeldingen legges fram for årsmøtet, og vedtas formelt der. Revidert regnskap skal inngå i årsmeldingen. Årsmeldinger, protokoller og plandokumenter skal uoppfordret og løpende sendes VOFO sentralt. Samhandling Og når liene grønskar som hagar, når det laver med blomar på strå VOFO og studieforbundene regionalt Nitten av landets 21 offentlig godkjente studieforbund 1 er medlemmer av VOFO på landsbasis. Et mangfold av 465 frivillige organisasjoner står bak studieforbundene som medlemmer. Studieforbundene er strukturelt og operative ulike. Mens noen forbund har en utstrakt kursvirksomhet i egen regi over store deler av landet, driver andre forbund ikke kursvirksomhet i egen regi i det hele tatt; virksomheten skjer i deres medlemsorganisasjoner og forbundets oppgave er bl.a. å formidle offentlig støtte til disse. Slike ulikheter gir seg også utslag i hvordan studieforbundene er organisert regionalt. Etter någjeldende lov skal et godkjent forbund ha aktivitet og organisasjonsledd i minst ti fylker. Noen dekker denne bestemmelsen ved å ha en formell adresse til studieforbundet hos en av sine medlemsorganisasjoner med kontor eller lignende i fylket. 1 Per juni 2009 er Fremskrittspartiets Studieforbund og Demokratenes Studieforbund utenfor VOFO. 13
Det er gjennomgående representasjon i VOFO: Et studieforbund som er medlem sentralt, skal automatisk være medlem regionalt. Men ettersom ikke alle forbundene er representert i alle fylker, ligger medlemstallet i VOFO region/fylke på et snitt på 16 av 19 mulige. Av disse er om lag halvparten operative i den forstand at de har aktive tillitsvalgte eller ansatte på regionalt nivå. Her ligger et dilemma; mens studieforbundene er avhengige av et sterkt VOFO for å fungere optimalt på regionalt nivå, er også VOFO avhengig av funksjonsdyktige studieforbund som kan delta i VOFOs styrende organer etc. En organisasjon er gjerne ikke sterkere enn det svakeste ledd. På grunn av ulikhetene i struktur og styrke og organisering er det til tider mangelfull kontakt mellom studieforbundene og VOFO i flere regioner. Her ligger den store felles utfordringen for begge parter. Studieforbundenes medlemsorganisasjoner Som nevnt er enkelte av studieforbundenes medlemsorganisasjoner sterkere forankret på regionalt nivå enn sine studieforbund, og det er ofte gjennom disse at kursaktiviteten i studieforbundets navn skjer. Det er derfor rimelig at VOFO kan gå bak forbundet og til medlemsorganisasjonen/e direkte når det for eksempel skal rekrutteres til møter og aktiviteter. Med sin formelle tilknytning til et studieforbund, er medlemmer, tillitsvalgte og ansatte i en medlemsorganisasjon valgbare til VOFO. Noen VOFO-regioner, bl.a. VOFO Sogn og Fjordane har innsett dette og arbeidet bevisst med kontakt med studieforbundenes medlemsorganisasjoner. Dette kan være et formålstjenlig valg, men må formelt skje i forståelse med studieforbundet. VOFO regionalt og sentralt VOFO region/fylke er som nevnt autonome, juridisk og økonomisk selvstendige enheter. VOFO sentralt og VOFO regionalt har dermed ingen formell kommandoeller sanksjonsmyndighet overfor hverandre. Men vi er og oppfattes å være parter og partnere i samme organisasjon; Voksenopplæringsforbundet. Dette gjenspeiles dels av vedtektene, dels av strategiplanene, dels av felles ansettelsesavtaler og dels av visse økonomiske overføringer fra sentralleddet. Men her er det mer å gå på! I dag fungerer samarbeidet bl.a. ved at sentralt ansatte deltar og informerer på regionale styreseminarer, konferanser og årsmøter og blir ofte bedt om å innlede om aktuelle saker, bl.a. Tronutredningen og forslag til ny lov. VOFO sentralt blir også ofte bedt om å yte rådgivningsbistand og bidrar ellers med dokumentasjon og statistikk som gjør regionene i stand til å servere tall fra studieforbundenes virksomhet til fylkeskommuner og kommuner. De fleste sentralt ansatte er i kontakt med regionene, men en halv stilling er spesielt viet koordinering og kontakt med regionleddene. Arbeidsoppgavene er: Hovedansvar for VOFO-regionene inkludert regionale tiltak, 14
regionkonferanser, tilskuddsordninger og regionenes tiltak under Læringsdagene og redaktør av OK Håndboka organisasjons- og kvalitetshåndbok for ansatte. VOFO og VOFO region har felles personalsamling 1 2 ganger pr. år og har dessuten gjennomført et par studiereiser til utlandet de siste årene. På en av årskonferansene møter også regionenes styreledere. De tre nordligste VOFO ene har årlige felles samlinger for å drøfte spørsmål av felles interesse. Vertskapsfunksjonen rullerer. VOFO Vestfold-Telemark, Buskerud og Hedmark har samarbeidet om prosjektet Fra læringshelt til læringsambassadør initiert av VOFO sentralt. Det har tidvis vært gjort forsøk med sentralt initierte møter for VOFO er landsdelsvis. Det offentlige Det er kommunene og fylkeskommunene som er VOFO-regionenes primære samarbeidspartnere innen det offentlige. Fylkeskommunenes knoppskyting har utviklet flere rådgivende og utøvende organer som ikke regnes som fylkekommunale, men som er tuftet på årlige fylkekommunale driftstilskudd. VOFO fylke/region er fylkeskommunens rådgivende organ på voksnes læring i regi av Tredje sektor. Noen regioner har fått delegert ansvar for å innstille eller fordele drifts- og aktivitetstilskudd til opplæringstiltak innen Tredje sektor og utfører således rene forvaltningsoppgaver. I framtida må vi regne med at VOFO region skal være partner på vegne av studieforbundene når fylkeskommunene ønsker å inngå intensjonsavtaler om voksnes opplæringstilbud. Dagens fylkekommuner har utviklet opplæringstilbudet til den voksne befolkningen ulikt. Noen har opprettet et regionalt nett av såkalte OPUS opplærings- og utviklingssentra. Andre fylker har karriéresentra, tilretteleggerinstitusjoner for voksne brukere bygget ut etter ideen om en dør - ett telefonnummer. I gjeldende lov om voksenopplæring heter det bl.a. at fylkeskommuner som yter støtte til studieforbund skal ha regler for dette og ha et styrings- og forvaltningsorgan. Loven hjemler mulighet for at dette kan være enten kulturetat eller skoleetat. Det har over år ført til uryddige og lite ensartede forhold; mange fylker har vekslet mellom å bruke begge deler. VOFO har derfor måttet forholde seg ulikt til ulike tider til to forvaltningsenheter i fylkene. Tradisjonelt har VOFO region også hatt samarbeid med Fylkesmannsembetet, tidligere med de statlige utdanningsdirektørene, senere med utdanningsenhetene under embetet. Disse skal i hovedsak påse at fylkeskommuner og kommuner oppfyller sine forpliktelser i henhold til opplæringsloven (rettighetselever, realkompetansevurdering m.v.) I den 15
grad studieforbundene er inne på skoleparallelle tilbud, er Fylkesmannen viktig, ikke så mye ellers. De fleste regionleddene har i arbeidsplanene tiltak som går på oppsøkende og informativ innsats mot egne kommuner. Dette blir i varierende grad praktisert, beroende på kapasitet og andre forhold. NAV er en annen viktig regional samarbeidspart for VOFO og studieforbundene. Det samme er høgskolene. Det eksisterer og bygges nye regionale nettverk av konsultative medlemmer og andre. Folkehøgskoler, bibliotek, museer og kommunal voksenopplæring er de vanligste samarbeidspartene. Under Læringsdagene viser det seg at nettopp disse nettverkene er viktige og aktive samarbeidsparter. Anbefalinger og framtidige fellesløsninger Og når netter er ljose som dagar, kan han ingen stad venare sjå Selv om vilkårene og forholdene er ulike fylkene/regionene i mellom, og selv om mangfold og forskjellighet må kunne eksistere også i framtiden, vil det være formålstjenlig for både den enkelte region og for VOFO som helhet å se på områder som med fordel kan løses felles. Regionutvalget har sett på følgende: Arbeidsgiveransvar - Ansettelsesforhold Området omfatter arbeidsgiveransvar, stillingsbrøker, arbeids- og ansettelsesavtaler, utlønning og HMS bestemmelser. Utvalget har bl.a. undersøkt hvordan idrettskretsene i Norges Idrettsforbund og regionale musikkråd innen Musikkens studieforbund er organisert. Flere av regionkonsulentene utbetaler lønn til seg selv i dag, og anviser sine egne reiseregninger. Det er ikke noe felles arbeidsgiverforum som kan behandle lønnsog arbeidsforhold for øvrig for konsulentene. Anbefaling: Det formelle arbeidsgiveransvar for regionkonsulenten/e skal fortsatt ligge hos VOFO fylke/region sitt styre. VOFO sentralt skal på vegne av den enkelte region foreta utlønning og ivareta bestemmelser som gjelder ansettelse, lønnsbetingelser og HMS for VOFO-konsulenten/e. VOFO sentralt tar initiativ til å opprette et arbeidsgiverforum for regionene. Forumet kan med fordel være felles for regionalt og sentralt ansatte. 16
Gjennom felles ansettelsesavtaler og på annen måte tilstrebes mest mulig like lønns- og arbeidsforhold i regionene. Ved nyansettelser i regionene skal VOFO sentralt være informert om og delaktig i prosessen/e. Regnskap og revisjon De fleste regionene fører i dag sine regnskaper selv og har egne revisoravtaler. Honorarer til regnskapskontorer og revisjonsfirmaer ser ut til å være relativt tunge utgiftsposter på regionenes årsregnskaper. Ved en omorganisering her vil regionkonsulenten få frigjort tid til andre oppgaver. VOFO sentralt fører regnskap for noen regioner i dag. Anbefaling: VOFO sentralt fører VOFO fylke/region sine regnskaper og tilføres ressurser for å få til dette. VOFO sentralt skal i samarbeid med regionene arbeide for å få til en felles, landsomfattende revisjonsavtale for alle regionene. Medlemsservice, web, arkiv, innkjøp VOFOs nyhetsbrev (VOFO Nytt) produseres ukentlig og alle kan i prinsippet abonnere. Hovedmålgruppene er studieforbundene, regionene og medlemsorganisasjonene. Nyheter og annen informasjon legges for øvrig løpende ut på www.vofo.no. Alle som melder inn sine e-postadresser kan bli abonnent på VOFO Nytt. Studieforbundenes nyhetsbrev kan også formidles til regionene via VOFOs informasjonstjeneste. Regionenes hjemmesider er under utvikling. Som hjelpemidler foreligger det en grafisk designhåndbok samt en manual som er distribuert til og gjennomgått med alle regioner. Regionweb har videre vært tema på både regionale og sentrale seminarer. Dette til tross, nivået på regionenes hjemmesider er svært ulikt. Dette har med kapasitet, prioritering og kompetanse hos regionkonsulentene å gjøre. Det er i utgangspunktet regionkonsulentene som er redaktører for sine hjemmesider. For de regionene som ikke har operativ hjemmeside, har VOFO lagt ut kontaktinformasjon som er en minimumsløsning. Anbefaling: 17
Studieforbund og aktive medlemsorganisasjoner på regionalt nivå tilbys VOFO Nytt ved at VOFO fylke/region systematisk og løpende (ved adresseendringer og nye organisasjoner) melder inn abonnenter til VOFO sentralt VOFO sentralt videreformidler studieforbundenes nyhetsbrev til regionene VOFO sentralt legger til rette for å gjennomføre årlige etterutdanningskurs for regionkonsulentene innen temaer som etterspørres fra regionene og som sentralleddet for øvrig vurderer at det er behov for. VOFO sentralt selger web-tjenester til de regionene som av ulike årsaker ikke får utviklet sine egne sider VOFO sentralt etablerer og holder ajour minimumsløsninger (kontaktinformasjon etc.) for de regionene som ikke selv ser seg i stand til å gjennomføre de ovennevnte punktene. Det er et mål at alle så snart som mulig settes i stand til å gjøre det. VOFO skal på sikt etablere et felles elektronisk arkiv med de viktigste dokumentene for hele organisasjonen sentralt og regionalt. VOFO etablerer en intranettløsning for hele organisasjonen for intern kommunikasjon og arkiv VOFO utvikler medlemstilbud og framforhandle gode avtaler og innkjøpsordninger for hele sektoren Kvalitetssikring Men der leikade fisk nedi kavet, og den leiken, en ville han sjå VOFO har tre verktøy som skal sikre felles kvalitetsstandarder for grafisk design, webløsninger og administrative rutiner i hele VOFO-organisasjonen, sentralt og regionalt. 1. Grafisk profilhåndbok er tilgjengelig for region/fylkesleddene på papir og elektronisk. Dette er et viktig markedsføringsverktøy som også regionene er forpliktet til å benytte riktig. Det er viktig at materiellet har format/er som kan benyttes direkte. 2. Brukerhåndboka Håndbok for www.vofo.no. (se foran) 3. OK Håndboka. For å sikre felles standarder for administrative rutiner har VOFO utarbeidet ei håndbok som vi har valgt å kalle OK Håndboka. O står 18
for organisasjon. K står for kvalitet. Boka er distribuert til regionene i trykt og elektronisk utgave. VOFO sentralt sørger for at den elektroniske versjonen blir løpende ajourført. Alle tre håndbøkene er ledd i VOFOs arbeid for profesjonalisering av hele VOFOorganisasjonen, sentralt og regionalt. Anbefaling: Arbeid for kvalitetssikring og aktiv bruk av håndbøkene legges til de respektive saksbehandlere i VOFO, slik at informasjonsrådgiver ansvarer for de to første, regionkoordinator /ass.generalsekretær for den siste. Håndbøkene skal være tema på felles personalsamlinger og ellers gjennomgås løpende med nye medarbeidere. Økonomi VOFO fylke/regions egen økonomi hviler i hovedsak på tre pilarer: fylkeskommunalt driftstilskudd sentrale tilskudd, inkl. til Læringsdagsaktiviteter kontingent fra medlemsorganisasjonene I tillegg kan det i varierende grad komme inntekter fra prosjektarbeid og godtgjøring for utviklings- og veiledningsoppgaver, samt eventuelle tilskudd for administrative oppgaver. Fylkeskommunalt driftstilskudd Størrelsen på fylkekommunale driftstilskudd varierer mye fra fylke til fylke og er i noen fylker p.t. helt fraværende (Oslo, Oppland, Sogn og Fjordane og Sør- Trøndelag). Styret og regionkonsulenten i fellesskap er ansvarlig for å sikre egen økonomi. I tillegg er det deres primære oppgave å arbeide for gode økonomiske rammebetingelser for studieforbundene ved å drive informasjons- og påvirkningsarbeid overfor bevilgende myndighet. Kontingent Som VOFOs medlemsorganisasjoner betaler studieforbundene i dag kontingent på to nivå; sentralt og regionalt. Det henger sammen med prinsippet om gjennomgående medlemskap. På grunn av studieforbundenes ulike styrke og struktur, regionalisering (dekker flere fylker) m.v. har mange VOFO-regioner vansker 19
med å inndrive kontingenten slik vedtektene foreskriver. Det er anledning for et studieforbund å betale den regionale kontingenten fra sentralleddet, noe ytterst få gjør. Kontingent er ikke den tyngste posten på regionleddenes inntektsbudsjett, men den kan bidra til å styrke identitet og tilhørighet. Tradisjonelt er kontingent et viktig prinsipp i frivillige organisasjoner. Problemene med å inndrive kontingent etter någjeldende regler er likevel så store at noe må gjøres. Anbefaling: Det skal fortsatt være kontingent til VOFO fylke/region Kontingenten skal dekkes av studieforbundene, som er VOFOs hovedmdlemmer Kontingenten kan betales av studieforbundets sentrale eller regionale ledd Kontingenten kan etter avtale mellom studieforbund og medlemsorganisasjon/er betales/dekkes av en eller flere av studieforbundets medlemsorganisasjoner på regionalt nivå Kontingenten bør utgjøre et fast minimumsbeløp pluss et beløp som forholder seg til studieforbundets opplæringsaktivitet i fylket (som mottar fylkeskommunale tilskudd) VOFO i fylkene/regionane kan ha konsultative medlemmer (ref. mønstervedtektene) som også betaler et fast kontingentbeløp pr. år. Bestemmelsene om kontingent nedfelles i vedtektene. Sentrale tilskudd VOFO sentralt fordeler årlig tilskudd til sine fylkes/regionledd. Tilskuddenes størrelse avhenger av VOFOs samlede ressurstilskudd fra staten. De senere årene har rundt 800.000 kroner vært øremerket regionale tiltak. Til og med 2007 ble tilskuddene fordelt nokså jevnt til regionleddene uten forutgående søknad. Fra 2008 ble det etter vedtak i VOFOs styre etter innstilling fra Regionutvalget - innført nye prinsipper for fordeling av sentrale midler. Tilskuddene fordeles etter to hovedkriterier; ordinær drift og nye tiltak. VOFO har med denne ordningen ønsket å stimulere til regionalt prosjekt- og utviklingsarbeid, mens tilskudd til ordinær drift skal bidra til å opprettholde et minimum av aktivitet i regionene og gjøre ansatte og styret i stand til å delta på regionale og sentrale møter og samlinger. Den nye ordningen fører til at størrelsen på tilskuddene viser større variasjon fra region til region enn hva som var tilfelle før 2008. Anbefaling: 20
Dersom statstilskuddet til VOFO ikke økes, vil en omprioritering måtte skje for de sentrale tilskuddene når VOFO sentralt skal tilby fellesløsninger som gjelder utlønning, regnskap, revisjon, medlemsservice, web og arkivtjenester. Andre forhold Der han sjølv heve tuftene grave, og sett sjølv sine hus oppå deim 2 Navn i VOFO Blant annet for å komme regionreformen som ikke kom - i forkjøpet, endret vi navn fra VOFOs fylkesledd til VOFOs regionledd og fra fylkeskonsulent til regionkonsulent for to-tre år siden. Nå vet vi at fylkesgrensene blir beholdt i overskuelig framtid, og at navnet fylkeskommune beholdes. Men selv om det offentlige ikke omstrukturerer, er det skjedd endringer i vår verden. Enkelte, særlig de største studieforbundene har gjennomgått strukturelle endringer og regionale enheter i for eksempel AOF, FU og Aftenskolen HS dekker i dag flere fylker. Likevel, selv om vi snakker om VOFOs regioner, er navnene på regionene våre knyttet til fylkenes navn. Slik vil det nok forbli en god stund, så som VOFO Finnmark, VOFO Sør-Trøndelag og VOFO Vestfold-Telemark. Det har derfor liten mening å snakke om VOFO region. Bedre VOFO (fylke/r.) Begrepet Regionkonsulent kan også forvirre, selv om en konsulent kan dekke flere fylker. Navnet knytter ikke personen til VOFO, noe som nok er enda viktigere regionalt enn sentralt. Fylkeskonsulent i VOFO eller rett og slett VOFO-konsulent er bedre. Anbefaling: VOFOs regionale ledd bør hete VOFO + navn på fylke/r, for eksempel VOFO Finnmark og VOFO Vestfold-Telemark Fellesbetegnelsen for VOFOs regionledd bør være VOFOs fylkesorganisasjoner VOFOs administrative leder på regionalt nivå bør ha tittelen konsulent eller daglig leder 3 i VOFO. 2 Rammetekstene i kursiv som innleder hvert kapittel er tatt fra visen Nordmannen med tekst av Ivar Aasen, gjengitt bl.a. i Norsk Sangbok, Norsk Folkehøgskolelag, Cappelen, Oslo 2005. 3 Tittelvalget bør være fleksibelt i forhold til hva som er hensiktsmessig ut fra lokale forhold og om det er en eller flere ansatte i regionen/fylket. 21
Behandling og framdrift VOFOs Regionutvalg legger med dette fram sin rapport med anbefalinger for styret. Utvalget anbefaler styret å sende rapporten på høring til VOFOs fylkesorganisasjoner og på grunnlag av svarende derfra foreta sin sluttbehandling. Vi anbefaler styret å følge en framdrift som gjør det mulig å behandle de dertil hørende saker for eksempel nye vedtekter på VOFOs årsmøte i 2010. Oslo i september 2009 Hallvard Julseth (leder), Sigmund Fosse, Jon G. Olsen, Tone Andersen Sturla Bjerkaker, Marit Moland 22
Vedlegg 1 Prinsipper for sentral tildeling til VOFOs regionledd 2010 VOFO fordeler årlig tilskudd til drift og aktivitet i regionene. Tilskuddenes størrelse vil avhenge av total statlige bevilgning til VOFO. I 2009 er det satt av kr.800.000 til regional virksomhet. Fra 2008 ble det etter vedtak i VOFOs styre innført nye prinsipper for fordeling av disse midlene. Tilskuddene fordeles etter to hovedkriterier: *Ordinær drift *Nye aktiviteter 1. Ordinær drift Tilskudd etter dette kriteriet skal bidra til å opprettholde et minimum av aktivitet i regionene og gjøre ansatte og styremedlemmer i stand til å delta på nødvendige regionale og sentrale møter og samlinger. Tilskudd etter dette kriteriet vil bli vurdert i forhold til størrelsen på regionens fylkestilskudd og egenkapital. For at alle regionkonsulenter skal ha mulighet til å delta på de årlige regionkonferansene, vil midler øremerket deres reise- og oppholdsutgifter bli satt på konto i VOFO. 2. Nye aktiviteter VOFO ønsker med denne ordningen å stimulere til prosjekt- og utviklingsarbeid og bevisstgjøre regionleddene i henhold til sine vedtatte handlingsplaner. Vurdering vil skje i forhold til de til enhver tid gjeldende strategi- og handlingsplaner vedtatt av VOFO sentralt. Felles for begge ordninger: Søknadsfrist hvert år er 20.september for det påfølgende budsjettår. Tilskuddsramme for begge ordningene vil kunne variere fra minimum 10.000 til maksimum 80.000 kroner pr. region. Tilskudd til aktiviteter under Læringsdagene omfattes ikke av denne ordningen, men blir utlyst særskilt. 23