Rapport fra tilskuddskontroll Re kommune Tidsrom: 5.mars 5.juli 2013 Arkivnr. 2013/1367 Fylkesmannens representanter: rådgiver Selma Hadžić (leder av kontrollen) rådgiver Tone Øhrbom Kontaktperson i kommunen: Turid Refsum Regelverk: Lov om barnehager av 17. juni 2005, sist endret 18. juni 2010, med forskrifter Rundskriv F-01/2011 Statstilskudd på barnehageområdet Tilskuddskontrollen omhandlet følgende tema: - tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder i 2011, kap. 231 post 63 - tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler, kap. 231 post 64 - investeringstilskudd til nye barnehageplasser, kap. 231 post 61 Metode: Kontrollen er gjennomført som dokumentkontroll. Fylkesmannen avdekket følgende under tilskuddskontrollen: - Re kommune følger ikke retningslinjene for tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder.
Innhold 1. Innledning... 2 2. Tema for kontrollen... 2 3. Dokumentunderlag... 3 4. Observasjoner og vurderinger... 3 5. Gjennomføring... 6 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter kontroll med Re kommune i perioden 5. mars 5. juli 2013. Rapporten beskriver både observasjoner og Fylkesmannens vurderinger. Vurderingene vil i all hovedsak omhandle avvik fra retningslinjene for den enkelte tilskuddsordning. Fylkesmannen gjennomførte kontrollen med hjemmel i bevilgningsreglementets 10 Disponering av gitte bevilgninger. Myndigheten til å gjennomføre kontroller er delegert til Fylkesmannen etter 8 i Reglement for økonomistyring i staten og kapittel 6 i Bestemmelser om statlig økonomistyring. I Rundskriv F-01/2011 kapittel 2, 3 og 4 fremgår det at forvaltningen (Fylkesmannen og departementet) kan kontrollere at tilskuddsmidlene blir benyttet etter forutsetningene. Kontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang. Dokumentasjon fra regnskapsåret 2012 ligger til grunn, samt dokumentasjon fra barnehageårene 2004-2012. Kontrollen fokuserer på utvalgte øremerkede statlige tilskudd på barnehageområdet og på kommunens oppfyllelse av /krav gitt i gjeldende retningslinjer. Den er dermed ikke å regne som en gjennomgang og vurdering av barnehagesektorens totale virksomhet. 2. Tema for kontrollen Formålet med kontrollen var å vurdere om Re kommune forvalter øremerkede statlige tilskudd på barnehageområdet i tråd med gjeldende retningslinjer i 2012. Kontrollen omfattet følgende tilskudd: - tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder, kap. 231 post 63 - tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler, kap. 231 post 64 - investeringstilskudd til nye barnehageplasser, kap. 231 post 61 Re kommune ved Ramnes Private Barnehage AS har ikke mottatt tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler og investeringstilskudd til nye barnehageplasser. Re kommune ved Solerød barnehage har ikke mottatt tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler. 2
3. Dokumentunderlag Tilskuddskontrollen med Re kommune ble gjennomført ved å undersøke Ramnes Private Barnehage AS og Solerød barnehage og oppvekstsenter. Dokumentunderlaget for kontrollen var: - Årsmeldinger per 15. desember 2011 og 2012 for Ramnes Private Barnehage AS. - Årsmeldinger per. 15. desember 2004 2012 for Solerød barnehage og oppvekstsenter. - Årsregnskap 2012 for ikke-kommunal barnehage. - Fylkesmannens tildeling av tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder i 2012. - Fylkesmannens tildeling av investeringstilskudd til nye barnehageplasser i 2004 og 2008. - Navnelister med fødselsdato og oppholdstid for barn som er rapportert i årsmeldingene punkt 5 per 15. desember 2011 og 2012. - Re kommunes egenerklæringsskjema som benyttes under tilsynet med barnehager - Kommunens beskrivelse av hvordan midlene er benyttet. - Notat om Statstilskudd for bedre språkforståelse for minoritetsspråklige barn i førskolealder 2012 - Notat om Statstilskudd for bedre språkforståelse for minoritetsspråklige barn i førskolealder andre halvår - 2012 - Kommunens beskrivelse av kontroll med at barnehagen driver med tilnærmet samme kapasitet som da investeringstilskuddet ble gitt. - Utbetalingsbilag om investeringstilskudd til Solerød barnehage og oppvekstsenter for 2004 og 2008. - Regnskapsføringen for tilskuddene for ovennevnte barnehagene i 2012. 4. Observasjoner og vurderinger Tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder Tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder skal bidra til at kommunene kan utforme tiltak for disse barna. Et delmål med ordningen er å stimulere kommunene til å rekruttere flere minoritetsspråklige barn til barnehagen. Barnehagen er den viktigste integrerings- og språkopplæringsarena for barn i førskolealder. Språkstimuleringstiltak bør derfor primært tilbys i barnehagen. Et annet delmål er å bidra til at kommunene utarbeider helhetlige tiltak på tvers av de ulike tjenestetilbudene. Samarbeid mellom helsestasjon, barnehage, skole og språkopplæring for foreldre er nødvendig for et helhetlig, målrettet og mest mulig effektfullt tilbud til minoritetsspråklige barn og familier. Gjeldende retningslinjer Tilskuddet tildeles ut fra antall minoritetsspråklige barn som går i barnehage, jf. rundskriv F- 01/2011 punkt 4.3. Minoritetsspråklige barn defineres som barn med en annen språk- og kulturbakgrunn enn norsk, med unntak av barn som har samisk, svensk, dansk eller engelsk som morsmål. Begge foreldrene til barnet må ha et annet morsmål enn norsk, samisk, engelsk, svensk eller dansk. 3
Saksbehandlingsreglene fremgår av rundskrivets punkt 4.4. Fylkesmannen utbetaler tilskuddet til den enkelte kommune. Kommunen fordeler tilskuddet på bakgrunn av søknader fra den enkelte barnehageeier og eventuelt andre tjenester. Kommunen skal gjøre ikke-kommunale barnehageeiere og andre relevante tjenester i kommunen kjent med at de kan søke om å få tildelt midler til språkstimulering for minoritetsspråklige barn i førskolealder. Søknadene må være begrunnet og gjøre nærmere rede for hvilke behov barnehagen eller andre tjenester har for ekstra ressurser. Kommunen skal føre tilskuddsmidlene på funksjon 211 Styrket tilbud til førskolebarn. Tilskuddet skal inntektsføres på art 700 Refusjon fra staten. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager og eventuelle andre tjenester skal utgiftsføres på art 370 Kjøp fra andre (private). Kommunen må føre kontroll med at forutsetningene for tilskuddet blir overholdt, jf. det generelle tilsynet kommunen har ansvar for etter barnehageloven 16. Observasjoner Re kommune ble i 2012 innvilget tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige på kr 112 243. I Re kommune var det til sammen 29 minoritetsspråklige barn i barnehage, jf. årsmelding per 15. desember 2011, og 30 minoritetsspråklige barn, jf. årsmelding per 15. desember 2012. Kommunen har ikke utarbeidet en skriftlig rutine for tildeling av tilskudd da Re kommunes rutine tilsvarer den statlige rutinen for tildeling av midler. Kommunen tildeler i henhold til hver barnehages godkjente innrapportering av minoritetsspråklige barn i årsmeldingen i BASIL per 15. desember foregående år. Kommunen opplyser at dette er kjent for både kommunale og ikke-kommunale barnehager. Kommunen har ikke gitt informasjon om tilskuddsordningen til andre relevante tjenester om muligheten til å få tildelt midler til språkstimulering. I 2012 mottok kommunen ingen søknader fra Ramnes Private Barnehage AS og Solerød barnehage og oppvekstsenter, men tildelte midler i henhold til barnehagenes godkjente innrapportering av minoritetsspråklige barn i årsmeldingen i BASIL per. 15. desember 2011. Kommunen har i 2012 tildelt tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige på kr 7 740,- til Ramnes Private Barnehage AS og kr 3 870,- til Solerød barnehage og oppvekstsenter. Tildelingene til Ramnes Private Barnehage AS i 2012 fremgår ikke av barnehagens årsregnskapsskjema i BASIL. Ramnes Private Barnehage AS Det fremgår av årsmeldingen til Ramnes Private Barnehage AS per 15. desember 2011 at barnehagen hadde to minoritetsspråklige barn (punkt 5A). Barnehagen rapporterte tre minoritetsspråklige barn per 15. desember 2012, hvorav ingen barn fikk særskilt tilbud om språkstimulering (punkt 5B). Barnehagen rapporterte ingen årsverk til tospråklig assistent i årsmeldingens punkt 8 om stillinger og personale. Solerød barnehage og oppvekstsenter Det fremgår av årsmeldingen til Solerød barnehage og oppvekstsenter per 15. desember 2011 at barnehagen hadde ett minoritetsspråklig barn (punkt 5A), hvorav ett barn fikk særskilt 4
tilbud om språkstimulering (punkt 5B). Barnehagen rapporterte ingen årsverk til tospråklig assistent i årsmeldingens punkt 8 om stillinger og personale. Barnehagen rapporterte ett minoritetsspråklig barn per 15. desember 2012, hvorav ingen barn fikk særskilt tilbud om språkopplæring. Barnehagen rapporterte ingen årsverk til tospråklig assistent. Regnskapsføring Kommunen har ført midlene på funksjon 211 Styrket tilbud til førskolebarn. Tilskuddet er inntektsført på art 700 Refusjon fra staten. Kommunens kontroll Kommunen fører kontroll med at forutsetningene for tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder blir overholdt årlig i forbindelse med tilsyn. I kommunens egenerklæringsskjema som benyttes under tilsynet må barnehagene dokumentere hvor mange minoritetsspråklige barn de har i barnehagen og hvordan er tilbudet tilrettelagt for disse barna med tanke på å lære norsk. Fylkesmannens vurdering Re kommune følger ikke retningslinjene for tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. Vurderingen bygger på følgende observasjoner: - Kommunen har ikke gjort andre relevante tjenester kjent med muligheten til å få tildelt midler til språkstimulering. - Kommunen fatter ikke vedtak om tildeling av midler til barnehagene. - Kommunen har ikke forsikret seg om at tildelingene til Ramnes Private Barnehage AS i 2012 fremgår av barnehagens årsregnskapsskjema i BASIL. Re kommune må endre sin praksis slik at tilskuddsforvaltningen skjer i tråd med retningslinjene. Investeringstilskudd til nye barnehageplasser Investeringstilskuddet er et engangstilskudd til nyetablerte barnehageplasser som tilfaller eier av barnehagevirksomheten. Formålet med tilskuddsordningen er å sørge for barnehageplass til alle som ønsker det. For å nå dette målet skal investeringstilskuddet bidra til å dekke deler av anleggskostnadene ved nybygg, tilbygg eller ombygging og dermed redusere finansieringsbehovet. Etablering må føre til en faktisk økning i antall barn med barnehageplass. Gjeldende retningslinjer Tilskuddet tildeles etter søknad fra barnehageeier, blankett F-4196 Søknad om investeringstilskudd til nye barnehageplasser. Barnehageeier sender søknaden til den kommunen barnehagen ligger i. Kommunen kontrollerer søknaden og sender den videre til Fylkesmannen. Fylkesmannen fatter vedtak om tildeling av investeringstilskudd. Saksbehandlingsreglene fremgår av rundskrivets punkt 3.8. Investeringstilskuddet utbetales til kommunen, også for ikke-kommunale barnehager. Kommunen skal uten ugrunnet opphold videreformidle tilskuddet til ikke-kommunal eier. Ved å motta investeringstilskudd forplikter barnehageeier seg til å drive med tilnærmet samme kapasitet når det gjelder barnehageplasser gjennom hele bindingstiden. Tilnærmet samme kapasitet vil si at barnehagen i kortere perioder kan ha færre barn enn det den fått 5
utbetalt investeringstilskudd for. Driftsmeldinger som innebærer en permanent reduksjon i antall barn, kan utløse krav om at hele eller deler av investeringstilskuddet må betales tilbake. Kommunen skal føre tilskuddsmidlene i kommunens investeringsregnskap på funksjon 221 Førskolelokaler og skyss. Tilskuddet skal inntektsføres på art 700 Refusjon fra staten. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager inntektsføres på art 810 (andre statlige overføringer) og utgiftsføres på art 470 (overføring til andre (private)). Kommunen må føre kontroll med at forutsetningene for tilskuddet blir overholdt, jf. det generelle tilsynet kommunen har ansvar for etter barnehageloven 16. Dersom vilkårene for investeringstilskudd ikke overholdes, skal kommunen underrette fylkesmannen. Observasjoner Re kommune ble innvilget investeringstilskudd til Solerød barnehage og oppvekstsenter 26.10.2004 på kr 287 600 og 12.11.2008 på kr 920 979. Antall barn i 2004 var 37 og i 2008 var det 47 barn. Investeringstilskuddet ble gitt med en bindingstid på ti år. For tilskudd gitt i 2004 utløper bindingstiden 31.12.2014, og for tilskudd gitt i 2008 utløper bindingstiden 31.12.2018. Regnskapsføring Kommunen har ført midlene i 2004 på funksjon 211 Styrket tilbud til førskolebarn og i 2008 på funksjon 201 førskole. Tilskuddet er inntektsført i 2004 på art 730 Refusjon fra staten og i 2008 på art 700 Refusjon fra staten. Kommunens kontroll For å forsikre seg at barnehagen driver med tilnærmet samme kapasitet som da tilskuddet ble gitt, jf. rundskriv F-01/2011, kapittel 3.9, har kommunen lagt årsmeldinger for Solerød barnehage og oppvekstsenter til grunn. I tillegg har Re kommune en rutine og ansvarsdefinering i forhold til samordnet opptak som innebærer at oppsigelser og inntak av barn går gjennom kommunens administrative ledd ved Re kommunes opptaksmyndighet. Kommunen opplyser at i hovedopptak og ved supplerende opptak, er det nært samarbeid mellom opptaksmyndighet og virksomhetsleder/styrer i den enkelte barnehagen. Med dette vet kommunen til enhver tid om det er ledig kapasitet ved alle barnehagene i kommunen. Fylkesmannens vurdering Etter Fylkesmannens vurdering av dokumentasjonen, synes det som om Re kommune følger retningslinjene for forvaltningen av investeringstilskudd til barnehager, jf. rundskriv F- 01/2011 punkt 3. Fylkesmannen vil for ordens skyld påpeke at Re kommune regnskapsteknisk har ført tilskuddet feil. 5. Gjennomføring Kontrollen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, og omfatter følgende korrespondanse: - Varsel ble sendt 5. mars 2013 - Dokumentasjon ble mottatt 18. april 2013 - Ytterligere dokumentasjon ble etterspurt 26. april og 26. juni 2013. - Dokumentasjon ble mottatt 18. og 29. april, 26. og 28. juni og 2. juli 2013. 6