Direktoratet for økonomistyring Postboks 7154, St. Olavs plass 0130 OSLO Deres ref Vår ref Dato 15/4005-11.07.2016 Søknad om unntak fra regelverket for økonomistyring i staten - Statens vegvesens kjøp av energi Daværende Senter for statlig økonomistyring ga i brev av 11. august 2011 til Samferdselsdepartementet unntak fra bestemmelser for økonomistyring i staten, slik at Statens vegvesen fortsatt kunne ha kontoer utenfor konsernkontoordningen for å handle energi på Nord Pool. Unntaket som gjaldt til 31. desember 2015, omfatter tre kontoer depotkonto for finansiell handel i euro, depotkonto for spothandel og depotkonto for Statnett Samtidig fikk Statens vegvesen fullmakt til å opprette ytterligere depotkontoer dersom dette er nødvendig for å kunne oppfylle krav som stilles til handel på kraftbørsen. Det var knyttet følgende forutsetninger/krav til unntaket: Alle bankkontoene må holdes i en av bankene som staten v/senter for statlig økonomistyring har inngått rammeavtale med Innestående på kontoene begrenses ved at innestående ikke vesentlig overstiger det som er nødvendig for å overholde kravene til å kunne handle på kraftbørsen (vesentlig er definert som beløp i størrelsesorden 2 til 3 mill. kr over kravet) Statens vegvesen sender til Senter for statlig økonomistyring hvert halvår, dvs. innen 31. juli og 31. januar en oversikt som viser det som maksimalt har vært innestående på kontoene siste halvår og saldo pr. 30.06 og 31.12. Senter for statlig økonomistyring tok forbehold om det kan bli fastsatt en beløpsgrense i løpet av unntaksperioden Postadresse Kontoradresse Telefon* Strategi,- økonomi og Saksbehandler Postboks 8010 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 administrasjonsavdelingen Elin Marie Furu 0030 Oslo Org no. 22 24 81 53 postmottak@sd.dep.no http://www.sd.dep.no/ 972 417 904
For innestående på depotkontoene i norske kroner skal det beregnes renter etter rentesatsen som er fastsatt for foliokontoen i Norges Bank. Renteberegningen skal være basert på 365 (366) dagers år For kontoen opprettet i euro kan Statens vegvesen be banken benytte de betingelser for rentesats og renteberegning som er omtalt i punktene 8.1 og 8.2 i tilleggsavtalen for valutakonto Beregnet rente godskrives minst en gang i året på kap. 5605 Renter av statskassens kontantbeholdning og andre fordringer, post 83 Alminnelige fordringer. Renter i euro omregnes til norske kroner Innestående på bankkontoene aktiveres i kapitalregnskapet under kontogruppe 65. Innestående på valutakontoen skal føres i norske kroner, og med grunnlag i dagskurs som gjelder på balansedagen. Klientkonto eid av kraftforvalter (Bergen Energi) var forutsatt avviklet senest innen 31. desember 2011. Statens vegvesen har i brev av 18. april og 13. juni 2016 søkt om å forlenge unntaket fra bestemmelser om økonomistyring i staten, slik at etaten via Bergen Energi fortsatt kan kjøpe energi på kraftbørsen Nord Pool. Kopi av Statens vegvesens brev av 13. juni 2016 er vedlagt. Statens vegvesens kjøp av energi på Nord Pool foretas både som en finansiell handel der etaten inngår kontrakter om levering av kraft fram i tid til en avtalt pris og handel direkte i spotmarkedet. Kjøpet omfatter Statens vegvesen og kjøp som vegvesenet foretar på vegne av 17 fylkeskommuner (fylkesveger). Handelen blir ivaretatt av Bergen Energi som er Statens vegvesens forvalter på kraftbørsen. I tillegg til å handle kraft ivaretar også Bergen Energi kvalitetssikring og betaling av om lag 50 000 fakturaer knyttet il 7 500 målere som inngår i avtalen. For å kunne handle på Nord Pool samt gi det nødvendige grunnlag til at Bergen Energi skal kunne behandle fakturaer knyttet til de anlegg som inngår i avtalen, er Statens vegvesen om å kunne videreføre de tre depotkontoene utenfor konsernkontoordningen: I pkt. 2.2 i brevet av 13. juni 2016 har Statens vegvesen redegjort for fordeler og gevinster ved den valgte løsningen. Statens vegvesen opplyser at klientkontoen ikke er avviklet som forutsatt. Etaten viser til at den i 2011 ikke fikk fram at klientkontoen er en forutsetning for at Bergen Energi skal kunne håndtere 50 000 fakturaer på vegne av Statens vegvesen og dermed var et viktig bidrag til å effektivisere driften av etaten. En avvikling av kontoen ville ha påført Statens vegvesen en årlig kostnad på om lag 10 mill. kr uten at dette ville ha gitt noen bedre kontroll eller styring. Klientkontoen er også nødvendig for overføring av midler til depotkontoene for å sikre at Statens vegvesen overholder kravene til å kunne handle på kraftbørsen. Rentene på kontoen tilfaller Statens vegvesen. Videre mener Statens vegvesen at det kan diskuteres om bruken av klientkonto er i strid med Økonomireglementets krav til attestasjon og anvisning. Etaten viser til at utbetaling som skjer Side 2
til klientkontoen blir attestert og anvist av ansatte i Statens vegvesen, og disse utbetalingene avstemmes jevnlig mot de belastninger Bergen Energi har foretatt på kontoen. Samferdselsdepartementet har merket seg at klientkontoen er viktig både for den administrative oppfølgingen (bl.a. betaling av fakturaer) og for handelen på kraftbørsen, og at det er flere fordeler ved opplegget. Selv om utbetalinger til klientkontoen anvises og budsjettdisponeres av ansatte i Statens vegvesen og betalinger av fakturaer fra klientkontoen avstemmes jevnlig, er vi usikker på om dette opplegget er i samsvar med Bestemmelser om økonomistyring i staten. På denne bakgrunn ber Samferdselsdepartementet Direktoratet for økonomistyring videreføre unntaket fra bestemmelser om økonomistyring i staten, slik at Statens vegvesen fortsatt kan ha tre depotkontoer utenfor konsernkontoordningen for via Bergen Energi handle energi fra Nord Pool. Vi antar at vilkårene for å videreføre unntaket bør være tilsvarende vilkårene som ble stilt i 2011. Videre ber vi Direktoratet for økonomistyring vurdere om Statens vegvesen kan ha en klientkonto hos Bergen Energi. Vi ber om at unntakene gjelder fram til Statens vegvesens kontrakt med Bergen Energi utløper 31. mars 2020. Med hilsen Frode Johansen (e.f.) avdelingsdirektør Elin Marie Furu underdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Vedlegg Kopi til: Vegdirektoratet Side 3
Statens vegvesen Samferdselsdepartementet Postboks 8010 Dep 0030 OSLO Behandlende enhet: Saksbehandler/telefon: Vår referanse: Deres referanse: Vår dato: Vegdirektoratet Per Ivar Gjelstad / 22073384 15/256223-19 15/4005 13.06.2016 Statens vegvesens kjøp av energi - kontoer utenfor konsernkontoordningen Vegdirektoratet viser til Samferdselsdepartementets brev av 13. mai 2016. 1. Innledning På bakgrunn av brevet fremkommer her en søknad i tråd med de krav som fremkom i Samferdselsdepartementets brev av 22. august 2011. Innledningsvis vil vi beskrive den løsning Statens vegvesen benytter i forhold til kjøp og forvaltning av kraft og hvorfor vi ser på det som en meget god og effektiv løsning for Statens vegvesen. Samtidig vil vi beklage at vi ikke har avsluttet klientkontoen i tråd med de brev vi mottok fra departementet 22. august 2011. Samtidig håper vi departementet på bakgrunn av den informasjon som fremkommer i det etterfølgende ser hvilken betydning denne konto har i forhold til den fokus Statens vegvesen har på at de tilgjengelige midler i størst mulig grad skal benyttes på våre kjerneoppgaver. 2. Erfaringer med den valgte løsningen 2.1 Beskrivelse av hvordan anskaffelse av kraft blir gjennomført Statens vegvesen har siden 1998 vært clearingkunde på kraftbørsen Nord Pool ASA. Kjøp av kraft har i denne perioden både vært foretatt gjennom finansiell handel der vi inngår kontrakter om levering av kraft frem i tid til en avtalt pris og handel direkte i spotmarkedet. I tillegg foretar Statens vegvesen kjøp av kraft på vegne av 17 fylkeskommuner. Selve handelen blir ivaretatt av Bergen Energi AS som er Statens vegvesens forvalter på kraftbørsen. I tillegg til å foreta all handel av kraft, ivaretar de også kvalitetssikring og betaling av ca. 50 000 fakturaer årlige knyttet til 7500 målere som inngår i avtalen. For å kunne handle på kraftbørsen Nord Pool ASA samt gi det nødvendige grunnlag til at Bergen Energi AS skal kunne behandle fakturaer knyttet til de anlegg som inngår i avtalen kreves det at det må opprettes enkelte konti. Statens vegvesen har på den bakgrunn opprettet følgende konti utenom konsernkontosystemet: Postadresse Telefon: 02030 Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Brynsengfaret 6A Statens vegvesen Vegdirektoratet firmapost@vegvesen.no 0667 OSLO Landsdekkende regnskap Postboks 8142 Dep 0033 OSLO Org.nr: 971032081 9815 Vadsø
2 Konti som står på Statens vegvesen: Depotkonto for finansiell handel i Euro: Denne konti er nødvendig for å kunne gjennomføre finansiell handel som medfører at vi inngår kontrakter om fremtidig leveranse av kraft til en fast pris i Euro Depotkonto for spothandel i norske kr.: Denne konto benyttes til å dekke det daglige kjøpet av kraft på spotmarkedet. Depotkonto i forhold til Statnett i norske kroner. Denne dekker sikkerhetskrav som er satt av Statnett. Konto som står på forvalter: For at vår forvalter skal kunne ivareta det som omfattes av avtalen er det opprettet en klientkonto. Denne benyttes av vår forvalter til å dekke opp betaling av ca. 50.000 fakturaer som de årlig håndterer samt nødvendig overføring av midler til depotkontoene for å sikre at Statens vegvesen overholder kravene til å kunne handle på kraftbørsen. Denne konto er opprettet i forvalters navn. Imidlertid tilfaller alle renter på denne konto Statens vegvesen. 2.2 Fordeler og gevinster knyttet til den valgte løsning Gjennom den strategi og de oppgaver Bergen Energi AS ivaretar på vegne av Statens vegvesen har vi oppnådd en betydelig gevinst både i forhold til kvalitet på regnskapet samt en mer effektiv fakturabehandling. Dette kan tilskrives følgende forhold: Skulle Statens vegvesen selv ha mottatt og behandlet 50 000 fakturaer fordelt på 7.500 målere knyttet til kraft og nettleie ville det ha medført en ekstra kostnad på ca. 10 mill. kr. årlig i forhold til det vi betaler Bergen Energi AS. I tillegg har Bergen Energi AS systemer som sikrer ulike kontroller for å avdekke at de fakturaer som betales er korrekte. Det innebærer at de f.eks. kontrollerer om fakturabeløpet er innenfor hva som kan forventes og den måler det mottas faktura på faktisk er registrert på Statens vegvesen. Bergen Energi AS har en WEB-basert løsning der ansatte i Statens vegvesen legger inn og oppdaterer kontostrengen knyttet til den enkelte måler. Dette bidrar til en bedre regnskapskvalitet som følge av at kostnadene blir korrekt belastet i regnskapet. Bergen Energi AS har rapporteringsløsninger som medfører at Statens vegvesen både kan følge opp og kontrollere forbruket totalt sett og ned på den enkelt måler. I tillegg mottas jevnlige avstemming av de bankkonti som er involvert. Dette innebærer at det er et svært transparent system som sikrer at vi kan kontrollere at de midler vi utbetaler benyttes i henhold til avtalen. Gjennom å handle på spot direkte på kraftbørsen forventer Statens vegvesen at vi over tid vil oppnå de gunstigste prisene og dermed gjennom dette også bidra til at midler kan frigjøres til andre formål.
3 På bakgrunn av dette mener vi den løsning som er lagt til grunn bidrar til god regnskapskvalitet og er et ledd i Statens vegvesens arbeid med å effektivisere driften. Samtidig medfører ikke den valgte løsning noen negative effekter på andre områder. 3. Søknad om å få videreføre de konti som i dag benyttes og som ikke ligger innenfor konsernkontosystem Som det fremkommer bidrar ikke bare den løsning som er valgt til en effektiviseringsgevinst på ca. 10 mill. kr. årlig, men Statens vegvesen oppnår også en bedre kvalitet knyttet til regnskapsføringen og oppfølging av den enkelte måler. I forhold til klientkontoen fikk Statens vegvesen i brev av 22. august 2011 beskjed om at Statens senter for økonomistyring la til grunn at denne måtte oppheves. Bakgrunnen for dette er var at Økonomiregelverket ikke åpner for å delegere attestasjonsoppgaven utenfor staten. Vegdirektoratet beklager at vi i etterkant ikke har fulgt opp dette eller tatt opp saken på nytt. Samtidig ser vi at vi i vårt brev av 11.05.2011 ikke fikk frem at klientkontoen var en forutsetning for at Bergen Energi AS kunne håndtere 50 000 fakturaer på vegne av Statens vegvesen og dermed et viktig bidrag til å effektivisere driften av Statens vegvesen og sikre at de tilgjengelige midler i størst mulig grad ble tilført våre kjerneoppgaver. En konsekvens knyttet til å avvikle denne konto vil, som nevnt, påføre Statens vegvesen en årlig kostnad i størrelsesorden 10 mill. kr. uten at vi kan se at dette ville ha gitt noen bedre kontroll eller styring. Tvert imot mener vi, som vi allerede har vært inne på at de kontroller og oppfølging som ligger i Bergen Energi AS sin håndtering av disse fakturaer bidrar til en bedre oppfølging. Vi mener også at det kan diskuteres om bruken av klientkonto er i strid med Økonomireglementets krav til attestasjon og anvisning. Bakgrunnen for dette er at den utbetaling som skjer til klientkontoen blir attestert og anvist av ansatte i Statens vegvesen og disse utbetalinger avstemmes jevnlig mot de belastninger Bergen Energi AS har foretatt på kontoen. Vi håper vi gjennom dette har fått frem grunnlaget for vår søknad om konti utenom konsernkontosystemet. Vi vil også påpeke at vi ser det som svært uheldig dersom søknaden ikke innvilges da dette er et tiltak for å oppnå de effektiviseringskrav departementet har satt til Statens vegvesen uten at det vil ha noen negative konsekvenser på andre områder. For øvrig vil Statens vegvesen oppfylle kravene til at de renter som oppnås skal på de ulike konti skal godskrives konto 5605 «Renter av statskassens kontantbeholdning og andre fordringer» og at vi hvert halvår oversender dokumentasjon knyttet til saldo på de ulike konti til Direktoratet for økonomiforvaltning. Som nevnt ser Vegdirektoratet på den måten vi forvalter innkjøp av kraft som et svært viktig tiltak i forhold til de effektiviseringskrav som er satt til etaten. Dersom det skulle være behov for et en nærmere beskrivelse av den løsning som er beskrevet tar vi gjerne et møte for å beskrive det nærmere.
4 Økonomiseksjonen Med hilsen Anne Hege Kase Avdelingsdirektør Per Ivar Gjelstad Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer.