MØTEINNKALLING - Fellesstyret

1 MØTEINNKALLING - Fellesstyret Møtedato: 04.02.13 Dokumentdato: 16.01.13 Saksbehandler: Direktørene Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 4/13 INNKALLING TIL MØTE I FELLESSTYRET HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 04.02.13 Sted:, Drammen, Rom S4502 (4. etasje), Papirbredden Dato: Mandag 04.02.13 Tid: Kl. 10.00-14.00 Saksliste: Sak 1/13 Sak 2/13 Velkommen og presentasjon av styreleder v/rektor Petter Aasen Presentasjon av medlemmene/gruppene Sak 3/13 Forventningsavklaring til styrearbeidet og arbeidsform (utsatt fra 17.12.12) Orientering om /studiested Drammen/fagmiljøer ved rektor. Vedtakssaker: Sak 4/13 Godkjenning av møteinnkalling Sak 5/13 Godkjenning av referat fra møte i fellesstyret 17.12.2012 Sak 6/13 Sak 7/13 Sak 8/13 Sak 9/13 Godkjenning av valgreglement for HiBV Oppnevning av valgstyret for HiBV Godkjenning av rekrutteringsprosess og kvalifikasjonskriterier for rektor Godkjenning av milepælsplan for prosjekt Etablering av HiBV Sak 10/13 Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 Sak 11/13 Avklaring av møtegodtgjørelse og registreringsrutiner for interne medlemmer i styret

2 Orienterings- og drøftingssaker Sak 12/13 Meldingssaker - Dokumentoversikt II. Deles ut i styremøtet. - Referat fra IDF møte HiBV 23.01.13. Ettersendes til styrets medlemmer på epost og deles ut i møtet. - Referat fra møte i Saksforberedende organ 14.01.13. Vedlagt til styrets medlemmer. Velkommen til møtet! Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu Dato : 25.01.2013

STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: 04.02.13 Dokumentdato: 17.01.13 Saksbehandler: Nils Dugstad Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 06/13 Godkjenning av valgreglement for HiBV Forslag til vedtak: Fellesstyret vedtar valgreglement for og Vestfold. Valgreglementet lyder: (Hele reglementet (vedlegg 1) slik det vil lyde etter behandling i styre tas inn i protokollen). I forbindelse med valget som skal finne sted i 2013 gjør fellesstyret følgende tillegg til valgreglementet: Tillegg til Valgreglementet lyder: (Hele tillegg til reglementet (vedlegg 2) slik det vil lyde etter behandling i styre tas inn i protokollen). Saksopplysninger Valgreglement er det sentrale styrende dokument for valg som skal gjennomføres ved og Vestfold. Valgreglementet vedtas av høgskolestyret med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler (Lov om universiteter og høgskoler). Fellesstyret må i forbindelse med forestående valg på rektor, styre og andre valgbare organ ved HiBV, vedta det regelverk som skal ligge til grunn for disse valgene. Foreliggende forslag legges fram til vedtak i Fellesstyret. Dersom fellesstyret vedtar forslag til valgreglement vil dette gjelde for valg ved HiBV fra 1.1.14 og fram til nytt styret eventuelt gjør vedtak om et nytt reglement eller gjør større endringer i foreliggende reglement. Reglementet er utformet med tanke på at det ikke skal oppstå et umiddelbart behov for å gjøre endringer i reglementet. For valget som skal gjennomføres 2013 i forbindelse med etablering av og Vestfold skal også framlagte forslag til reglementet legges til grunn. Det må imidlertid gjøres noen modifikasjoner i tilknytning til regelverket, da det er deler av reglementet ikke kan anvendes ved etableringen av en ny organisasjon. De tilpasninger som må gjøres i regelverket framgår eksplisitt gjennom forslag til styrevedtak i form av tillegg til valgreglement. Modifikasjonene gjelder: Valg til styret: Regelverket gir ikke anledning til å sitte i mer enn to sammenhengende styreperioder. I og med at det etableres en ny institusjon er alle valgbare til styret uavhengig av om de har sittet to perioder i høgskolestyrende i de fusjonerende høgskolene. Valg til rektor: Regelverket gir ikke anledning til å sitte som rektor i mer enn to sammenhengende perioder. I og med at det etableres en ny institusjon er alle faglig ansatte valgbare som rektor etter de krav som fellesstyret vil fastlegge. Preferansevalg: Det anbefales ikke å gjennomføre noen del av valget som preferansevalg i forbindelse med etableringen av HiVB. Alle deler av reglementet som omtaler preferansevalg tas derfor ut av reglementet som skal gjelde for valgene i 2013.

STYRESAK 2 Leder av komite som fremmer forslag til rektor: I tillegg til medlemmer av komite til å fremme rektorkandidater anbefales det at styret utvider komiteen med styrets leder i fellesstyret og at styreleder også utpekes som komiteens leder. Ut over de modifikasjoner som må gjøres i tilknytning til foreslåtte regelverk må det også gjøres noen tilføyelser. Disse er innarbeidet i et forslag til Tillegg til valgreglement. Det anbefales at dette tillegget vedtas av styret som et selvstendig tillegg som kun gis virkning for valget 2013. Saksdokumenter: 1. Forslag til Valgreglement for og Vestfold. 2. Tillegg til Valgreglement for og Vestfold Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato: 25.01.2013

VEDLEGG STYRESAK 1 Styresak 06/13 Vedlegg 1 VALGREGLEMENT og Vestfold

VEDLEGG STYRESAK 2 Kapittel 1: Regler for valg ved høgskolen Dette valgreglementet er fastsatt av Fellesstyret for og Høgskolen i Vestfold den 4. februar 2013 med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler (Lov om universiteter og høgskoler). 1 Reglementets anvendelsesområde Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for alle valg ved og Vestfold. Det kan gis utfyllende, særskilte bestemmelser for valg til de enkelte organer. 2 Valgperiode 1. Valgperioden er fire år for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger og for tekniskog administrativt tilsatte. 2. Valg av medlemmer til Høgskolestyret og valg av rektor skjer med virkning fra 1. august. Andre valg skjer med virkning fra 1. januar det påfølgende år. (Virkningstidspunkt gjøres som eget vedtak for første valgperiode.) 3 Valgstyrer 1. Høgskolestyret oppretter et valgstyre som har ansvaret for gjennomføring av valg av rektor, representanter til høgskolestyret og fakultetsråd. Valgstyret er i valgsaker rådgiver for Høgskolestyret og høgskoledirektøren. Valgstyret treffer avgjørelser i forbindelse med disse valgene som ikke er tillagt annet organ. Høgskoledirektøren organiserer et fast valgsekretariat som er underlagt valgstyret. Valgstyret skal ha til sin disposisjon et sekretariat som har tilstrekkelig kompetanse til å assistere alle nødvendige gjøremål i relasjon til valgene. 2. Valgstyret har følgende sammensetning: tre medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling to medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger to medlemmer fra studentene Før oppnevningen skal fakultet/avdeling og studentparlament gis anledning til å fremme forslag på kandidater til valgstyret. Fellesstyret oppnevner valgstyrets leder og nestleder blant medlemmene fra de tilsatte. Dersom et medlem av valgstyret blir foreslått til valg, gjelder vanlige inhabilitetsregler etter Forvaltningsloven. I valgstyret gjøres vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføring av urnevalg, postvalg og valg i valgforsamling. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valgoppgjørene. 3. Fungeringsperioden for medlemmer av valgstyrene er tilsvarende valgperioden, jf. 2. Valgstyrene er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stede.

4 Manntall og valggjennomføring VEDLEGG STYRESAK 3 1. Høgskoledirektøren har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 2. Valg ved og Vestfold gjennomføres normalt som elektroniske valg. Høgskolestyret, kan avgjøre å gjennomføre valg på andre måter. Studentenes representanter kan velges i valgmøte. 5 Stemmerett 1. Stemmerett har tilsatte i minst halv stilling. Avgjørende for stemmerett er tilsettingsforholdet på valgdagen(e). 2. Stemmerett har likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn 6 mnd siden. 3. Stemmerett faller bort for den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor høgskolen. 4. Ingen kan ha mer enn én stemme i et valg. Eksisterer en person i flere manntall, skal kun én stemme kunne avgis. 5. Studenter har stemmerett når denne er registrert som student for minst ett år og har betalt semesteravgift ved institusjonen. (gjelder både HiBu og HiVe i 2013).. Dersom en student er registrert ved mer enn ett institutt/fakultet, avgjør studenten selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. En student kan ikke på samme tid ha stemmerett ved mer enn ett institutt/fakultet. 6 Valgbarhet og plikt til å ta imot valg for tilsatte 1. Valgbar er den som har tiltrådt den relevante stillingskategori valgdagen. For å være valgbar må en tilsatt ha et tilsettingsforhold som dekker hele valgperioden. 2. Valgbar som tilsatt er likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år. Den som er tilsatt i mindre enn halv stilling ved enheter som gjennomfører valg, er heller ikke valgbar. 3. Tilsatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglement, har plikt til å ta imot vervet. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. Innehaver av tillitsverv skal fratre når valgbarheten opphører. 4. Valgbarhet for innehavere av ledende stillinger fremkommer av dette reglementet. Rektor kan når særlige forhold foreligger - bestemme at også andre tilsatte med lederansvar ikke skal være valgbare til et bestemt styringsorgan?. 5. For valg til rektor gjelder bestemmelsene i 19. 7 Valgbarhet for studenter 1. Studentene skal ha minst 20 prosent og aldri mindre enn to av medlemmene i alle kollegiale organer som tildeles beslutningsmyndighet, hvis ikke det delegerende organ enstemmig eller Universitets- og høyskoleloven bestemmer noe annet, jf. UH-loven 4-4 og 9-3 (1) 1. pkt. 2. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett. 3. Student som er foreslått som kandidat ved et valg, må gi beskjed senest én uke etter mottatt melding om forslaget, dersom vedkommende ikke er villig til å motta valg. Student som blir valgt etter dette reglement, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge vedkommende er valgbar, med mindre det foreligger grunnlag for fritak.

VEDLEGG STYRESAK 4 8 Forslag på kandidater 1. Enhver som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person til valget. Et kandidatforslag skal fremsettes skriftlig overfor valgstyret og være underskrevet av inntil 5 forslagsstillere med stemmerett for det aktuelle valget. Kandidatforslag kunngjøres ved forslagsfristens utløp sammen med navn på forslagsstillerne. Særskilte bestemmelser gjelder ved valg på rektor (se 19). 2. Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslag. Slikt krav skal fremmes snarest mulig og senest 24 timer før valget starter. Gjennomføres valget i valgmøte, vil en person som før eller under valgmøtet er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, miste retten til å nekte valg dersom denne ikke er gjort gjeldende senest på valgmøtet. 3. Valgstyret fastsetter frist for å fremme forslag på kandidater. 4. For forslag på rektor gjelder bestemmelsene i 19. 9 Valgordning ved HiBV Ved valg til verv og organer i høgskolen benyttes flertallsvalg, preferansevalg eller valgforsamling som valgform. Listevalg benyttes ikke. 10 Fremgangsmåte ved preferansevalg av flere representanter (gjelder ikke for valg i 2013) I. Valg av faste representanter 1. Forslag på kandidater må være innkommet til vedkommende valgstyre innen den frist som er fastsatt for de enkelte valg. 2. Når valgstyret mottar forslag på kandidater, skal de foreslåtte kandidatene straks underrettes om dette. Forslagene på kandidater skal kunngjøres straks fristen for å sette frem forslag er ute. 3. Forslagsstillerne kan trekke eller endre ett forslag før fristen for innlevering av forslag. Hvis et forslag blir trukket, skal valgstyret straks sende melding om dette til de kandidatene som var foreslått i dette forslaget. 4. Valgstyret utarbeider stemmesedler med de foreslåtte kandidater oppført i alfabetisk rekkefølge. Ved eventuelle postvalg sendes disse stemmesedlene ut til alle stemmeberettigede ved vedkommende valg. Ved urnevalg skal valgstyret påse at godkjente stemmesedler er utlagt i tilstrekkelig antall på stemmestedene. Ved valg i valgmøte eller i valgforsamling for studenter deler valgstyret stemmesedlene ut til de stemmeberettigede medlemmene ved møtets begynnelse. 5. Foran navnet på kandidatene skal velgeren sette tallene 1, 2, 3 og så videre, som uttrykk for den preferanse velgeren har for kandidatene. Velgeren avgjør selv hvor mange kandidater som skal prioriteres. 6. Har noen i tillegg ført opp andre navn enn de som er oppført på den godkjente stemmeseddel, skal disse regnes som uskrevne. Stemmesedler som ellers ikke er i samsvar med dette, skal vrakes. En tellende stemmeseddel er en godkjent stemmeseddel som ikke er blank. 11 Fremgangsmåte ved preferansevalg av enkeltrepresentant (gjelder ikke for valg i 2013) 1. Dette reglements 10 nr. 1 6 gjelder tilsvarende. 2. Ved preferansevalg av enkeltrepresentant er den kandidat valgt som har fått flere førstestemmer enn halvparten av de godkjente stemmesedler.

VEDLEGG STYRESAK 5 3. Har ingen kandidat fått et tilstrekkelig antall førstestemmer, strykes den kandidat som har færrest førstestemmer, og på de stemmesedler hvor den strøkne sto først, skal det telles opp hvem som har kommet frem på førsteplass. Dette regnes som førstestemmer som kommer i tillegg til førstestemmene fra første opptelling. Dette pågår til en kandidat er valgt etter 1. ledd. Har to eller flere kandidater samme antall førstestemmer, gjennomføres det et eget valg mellom disse to og den med flest stemmer er valgt. 12 Valgoppgjøret ved flertallsvalg Ved flertallsvalg kan hver velger stemme på inntil så mange kandidater som det skal velges representanter. Valgt er den eller de kandidater som har fått flest stemmer. Ved stemmelikhet gjennomføres valg mellom disse og den med flest stemmer er valgt. 13 Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettskategorier utgjør egne valgkretser ved valg til styringsorganer: A. Tilsatte i undervisnings og forskerstillinger (vitenskapelige stillinger) B. Tilsatte i tekniske - og administrative stillinger C. Studenter Valgstyret avgjør i tvilstilfeller om en stilling skal regnes som vitenskapelig eller som teknisk/administrativ. 2. Tilsatte ledere av institutt og fakulteter har stemmerett og er valgbare som fast vitenskapelig tilsatte. 14 Velger som nektes å avgi stemme Den som nektes å avlegge stemme fordi det legges til grunn at vedkommende ikke har stemmerett, skal likevel gis anledning til å avgi stemme. En slik stemme kan avgis gjennom særskilt prosedyre i den elektroniske valgapplikasjonen eller ved at stemmeseddel legges i særskilt lukket konvolutt, og påføres velgerens navn og adresse. Slike stemmer oversendes valgstyret, som oppbevarer dem på forsvarlig vis med sikte på mulig klage, jf. 18. 15 Valgprotokoll 1. Resultatet av valg skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 2. Resultatet av valg kunngjøres straks av valgstyret. Valgprotokoll sendes til det organet det er blitt foretatt valg til. 16 Uttreden i valgperioden 1. Den som slutter i tilsettingsforhold ved høgskolen, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor høgskolen, trer ut i permisjonstiden. 3. Høgskolestyret kan etter søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra varamedlemslisten.

17 Kjønnsmessig balanse VEDLEGG STYRESAK 6 1. Ved flertallsvalg og preferansevalg skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg eller flertallsvalg at et kjønn vil få færre representerer enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil en har oppnådd slik balanse. 18 Klage 1. Beslutninger truffet av Valgstyret, kan påklages til høgskolestyret. 2. Klage må være mottatt senest åtte dager etter at valgresultatet er kunngjort. Dersom klager ikke gis medhold, avgis uttalelse om klagen, og denne sendes straks til klageinstansen. 3. Mener klageinstansen at det er gjort feil som kan ha hatt betydning for valgresultatet, og som ikke kan rettes ved ny opptelling, kan den fastsette at det skal holdes nytt valg. Slikt valg skal avholdes snarest mulig. 4. Klagerett har kun den som har stemmerett ved det valg det rettes klage mot. Kapittel 2: Valg av rektor 19 Valgmåte og valgbarhet m.v. 1. Det foreligger ingen begrensning i hvem som er valgbar til rektor, jf. universitets- og høyskoleloven 10-2, nr.1. Ingen kan gjenvelges som rektor hvis vedkommende vil ha fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. (siste ledd gjelder ikke for valg i 2013). 2. Fratrer rektor mer enn seks måneder før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg for den tid som er igjen. 3. Rektor velges i april eller mai. Valget foretas før valg av tilsatte medlemmer til Høgskolestyret. Nærmere tidspunktet for valget og frist for å fremme forslag fastsettes av Høgskolestyret og kunngjøres av valgstyret senest 1. april. I kunngjøringen gjøres det kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten ved valget. 4. Forslagsrett har stemmeberettigede tilsatte og studenter. Forslaget må være underskrevet av minst 5 stemmeberettigede studenter og/eller tilsatte. Ingen kan underskrive på mer enn ett forslag. 5. Blir det foreslått en kandidat som ikke er tilsatt ved og Vestfold eller som kan kreve seg fritatt etter universitets- og høyskolelovens 9-5, må forslaget ha vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. Den som har plikt til å motta valg, men ikke ønsker valg, kan kreve dette opplyst på stemmeseddelen. 6. Valgstyret bestemmer når innkomne forslag på kandidater skal offentliggjøres. Tidspunkt for slik offentliggjøring skal kunngjøres samtidig med at forslagsfristen kunngjøres. Samtidig med offentliggjøring av kandidatene kunngjøres også navnene på forslagsstillerne (se pkt. 6).

VEDLEGG STYRESAK 7 7. Valg av rektor gjennomføres som flertallsvalg. Kandidaten som har fått flest stemmer og mer enn 50% av stemmene er valgt. Hvis ingen av kandidatene har oppnådd flertall av stemmene, avholdes nytt valg innen 14 dager mellom de to kandidatene som har fått flest stemmer i første valgomgang. Stemmene telles særskilt for følgende tre grupper, og vektes slik: fast og midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger: 60 % teknisk og administrativt tilsatte: 15 % studenter: 25 % 8. Høyskolestyret oppnevner en komité bestående av to vitenskapelig tilsatte, en teknisk og administrativ tilsatt og en student, som har til oppgave å fremme forslag overfor Høgskolestyret på eksterne kandidater til styret. Styret gjør vedtak om rammen for de arbeidsbetingelsene og de kvalifikasjonskrav som skal ligge til grunn for komiteens arbeid. Kapittel 3: Valg til Høgskolestyret 20 Høgskolestyrets sammensetning Styret ved og Vestfold består av: Rektor (styreleder), valgt for fire år Tre medlemmer valgt blant undervisnings og forskerstillinger Ett medlem valgt blant teknisk administrative To medlemmer valgt blant studentene Fire eksterne representanter med vararepresentanter Ingen kan gjenvelges som styremedlem dersom vedkommende vil ha fungert i dette vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden. (siste ledd gjelder ikke for valg i 2013) 21 Valgform og valgtidspunkt. Forslag til eksterne kandidater 1. Valg av tilsatte avholdes i april eller mai. Valget foretas etter valg av rektor. Høgskolestyret fastsetter de nærmere valgdatoer og forslagsfrister. Valget foretas særskilt for de tre grupper av tilsatte, jf. 13, a) c). Innenfor de enkelte grupper regnes hele institusjonen som en valgkrets. Valget gjennomføres som postvalg. 2. Valg av representanter for studentene avholdes i april eller mai. Valget avholdes etter valg av rektor. Studentparlamentet bestemmer valgoppgjørsmåte. Valgstyret fastsetter, i samråd med Studentparlamentet, nærmere regler for valget. 3. Rektor oppnevner en komité bestående av to vitenskapelig tilsatte, en teknisk administrativ tilsatt og en student, som har til oppgave å fremme forslag overfor Høgskolestyret på eksterne kandidater til høgskolestyret. Komiteen skal fremme forslag på minst det antall kandidater departementet ber styret fremme. Rektor kan bestemme at komiteen skal fremme flere kandidater enn det departementet ber om. Det vises til universitets- og høyskolelovens 9-4, nr. 5. 22 Valgbarhet for ledere Ved valg av representanter til Høgskolestyret er følgende ledere ikke valgbare: dekaner/ prodekaner, instituttledere/nestledere, høgskoledirektør, assisterende høgskoledirektør, avdelingsdirektører, internrevisor. Se ellers 6, nr. 4.

Kapittel 4: Valg av medlemmer til fakultetsrådet 23 Sammensetning av fakultetsrådet VEDLEGG STYRESAK 8 Dekanen leder fakultetsrådet. Sammensetningen av fakultetsrådene vedtas som egen styresak. 24 Valggjennomføring 1. Valget avholdes normalt som elektronisk valg, men valgstyret kan bestemme at valget skal avholdes som postvalg eller urnevalg. 2. Valgene avholdes i oktober eller november. 25 Valgbarhet for ledere Ved valg av representanter til fakultetsrådet er følgende ledere ikke valgbare: instituttledere/nestledere. Se ellers 6, nr. 4.

VEDLEGG STYRESAK 9 Kapittel 8: Utfyllende regler, ikraftsetting 26 Ikrafttreden og overgangsregler Bestemmelsene i dette reglement trådte i kraft 4.2.13. For valget som finner sted våren 2013 gjelder dette reglement med de tilpassinger som framgår av møtebok fra Fellesstyret av 4.2.13. 27 Fullmakt til rektor Rektor har fullmakt til å foreta mindre endringer i dette reglement.

Styresak 06/13 Vedlegg 2 Tillegg til Valgreglement for og Vestfold Fastsatt av Høgskolestyret med hjemmel i 11 nr 7 i Lov om universiteter og høgskoler av 2005-04-01 nr 15. 1 Tilleggsreglementets anvendelsesområde Bestemmelsene i dette tilleggsreglementet gjelder for valg av rektor og styret for Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Bestemmelsene i dette reglement gjelder kun for valgene som finner sted i 2013. 10 Fremgangsmåte ved preferansevalg av representanter Denne paragraf utgår i sin helhet ved valg i 2013 11 Fremgangsmåte ved preferansevalg av enkeltrepresentanter Denne paragraf utgår i sin helhet ved valg i 2013 19 Valgmåte og valgbarhet mv. for rektor Bestemmelsene i det ordinære reglement gjelder i sin helhet med unntak av bestemmelsen som lyder: Ingen kan gjenvelges som rektor hvis vedkommende vil ha fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. Denne bestemmelsen utgår for valget i 2013. Til bestemmelsene i punkt 8 tilføyes følgende: Komite som skal foreslå kandidater til rektorvalget utvides ved valget i 2013 med fellesstyrets leder som også skal være leder for komiteen. 20 Høgskolestyrets sammensetning Bestemmelsene i det ordinære reglement gjelder i sin helhet med unntak av bestemmelsen som lyder: Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. Denne bestemmelsen utgår for valget i 2013. 28 Representasjon fra begge de tidligere høgskolene Ved første valg i den nye institusjonen skal begge de tidligere høgskolene være representert i høgskolens styre. Minst én av representantene for undervisnings- og vitenskapelig stilling i styret skal komme fra hver av de tidligere høgskolene.

Det skal velges én studentrepresentant fra hver av de tidligere høgskolene til styret. 29 Vekting av stemmer Det gis ulik vekting av stemmer ved valg av rektor både for de ulike valgkretsene og for stemmer fra HiBu og stemmer fra HiVe. Vekting av stemmer fra de to høyskolene er besluttet i «Avtale mellom og ; forutsetninger for gjennomføring av fusjonen» pkt. 4.4 andre avsnitt, og gjelder for første valg av rektor. Vekting skjer ved at stemmer fra Hive x 1 og at stemmer fra HiBu x 1 x antall ansatte eller studenter ved HiVe delt på antall ansatte eller studenter ved HiBu. Vekting gjøres i forhold til valgkretsen.

STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: 04.02.13 Dokumentdato: 17.01.13 Saksbehandler: Bent Kristiansen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 07/13 OPPNEVNING AV VALGSTYRET FOR HiBV Forslag til vedtak: Fellesstyret oppnevner medlemmer til valgstyre for perioden 04.02.13 (d.d.) 31.12.17 som fremlagt i møte. Fellesstyret oppnevner videre valgstyrets leder og nestleder som fremlagt i møte. Saksopplysninger Det vises til vedtatt valgreglement for og Vestfold. En grunnleggende forutsetning for tilrigging av bl.a. forestående rektorvalg er opprettelse av et valgstyre. Valgstyret, som består av 7 medlemmer, er satt sammen slik: Tre medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling (to fra HiVe en fra HiBU) To Medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stilling (en fra HiVe en fra HiBU) To medlemmer fra studentene (en fra HiVe en fra HiBU) Fellesstyret oppnevner videre valgstyrets leder og nestleder blant valgstyrets medlemmer. Saksforberedende Organ (SO) anbefaler at valgstyrets leder utgjøres av representant fra HiBU. Ved stemmelikhet er, i følge valgreglement, leders stemme avgjørende.

STYRESAK 2 Fakulteter/avdelinger ved de to høgskolene har vært gitt anledning til å fremme forslag til kandidater til valgstyret. Av hensyn til å gi de to virksomhetene rimelig og ansvarlig mengde tid til å melde inn kandidater, er det ikke fremsatt konkrete forslag til navn i saksfremlegget. Disse fremlegges i møtet 4. februar. Saksdokumenter: 1. Valgreglement for og Vestfold. Vedtatt i Fellesstyret 04.02.13. Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato: 25.01.2013

STYRESAK 1 STYRESAK Fellesstyret Møtedato: 4.2.13 Dokumentdato: 25.1.13 Saksbehandler: Elisabeth E. Borhaug Saksnummer: 2013/134 (HiBu) 2012/996 (HiVe) SAK 8/12: GODKJENNING AV KVALIFIKASJONSKRITERIER OG REKRUTTERING AV REKTOR FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG HØGSKOLEN I VESTFOLD Forslag til vedtak: 1. Fellesstyret vedtar de kvalifikasjonskriterier for rektor ved og Vestfold som fremkommer i saken. 2. Fellesstyret oppnevner et rekrutteringsutvalg som ledes av styreleder for Fellesstyret. I tillegg oppnevnes to representanter fra Fellesstyret, en mann og en kvinne som representerer hver av høyskolene og en studentrepresentant fra Fellesstyret. Saksopplysninger: I henhold til mandat for faglig etablering av og Vestfold har styringsgruppen anbefalt kvalifikasjonskriterier for stillingen som rektor ved og Vestfold. Det anbefales at følgende kvalifikasjonskriterier legges til grunn i forbindelse ved valg av rektor. Kandidaten kan vise til omfattende og vellykket ledelse av større kunnskapsorganisasjoner har førstehånds erfaring fra minst et av høgskolens faglige kjerneområder har høy vitenskapelig kompetanse innenfor minst et av høgskolens fagområder har god organisasjonsforståelse og evne til å utvikle administrative tjenester tilpasset kjernevirksomheten besitter gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og nettverk internt, nasjonalt og internasjonalt har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig Styringsgruppen har videre anbefalt at det åpnes for ekstern rekruttering av rektorkandidater og at det nedsettes et rekrutteringsutvalg som får i oppgave å finne gode kandidater som kan stille til valg. Det foreslås at leder av Fellesstyret leder rekrutteringsutvalget og at det i tillegg oppnevnes minimum to representanter fra Fellesstyret (en mann og en kvinne som representerer hver av høyskolene) og en studentrepresentant fra Fellesstyret. Saksforberedende organ (SO) har behandlet saken og støtter anbefalingen fra styringsgruppen. Direktørenes signatur: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato : 25.01.2013

STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: 04.02.2013 Dokumentdato: 25.01.2013 Saksbehandler: Kai Mjøsund Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 09/13 GODKJENNING AV MILEPÆLSPLAN FOR ETABLERING AV HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Forslag til vedtak: 1. Fellesstyret vedtar at versjon 1.1 av Milepælsplan for Etablering av og Vestfold legges til grunn for gjennomføringen av fusjonen. 2. Fellesstyret ber direktørene komme tilbake statusrapporter pr 1/5 og 1/9 2013 eller ved vesentlige avvik som negativt kan påvirke prosjektets måloppnåelse med å etablere HiBV. Saksopplysninger Fellesstyret for og Vestfold (HiBV) vedtok 17. desember 2012 prosjektdokumentet for etablering av HiBV. Prosjektledelsen og ansvaret for å gjennomføre etableringen innen 31.12.13 ble delegert til rektorene og direktørene. Koordinering mellom hovedprosjektene (1) faglig og (2) administrativ etablering tilligger Saksforberedende organ (SO). Fellesstyret ba direktørene om å komme tilbake med en helhetlig milepælsplan til dette møte, med bakgrunn i overordnede mål for prosjektets 5 faser/hovedmilepæler: Hovedmilepæl 1 Godkjenning av fusjon KD/Kongen i Statsråd og opprettelse av fellesstyre 01.12.2012 Hovedmilepæl 2 Organisasjonsplan ferdig, valg av rektor og tilsetting av direktør fra 1. jan14 01.07.2013 Hovedmilepæl 3 Ny organisasjon etablert nytt styre for HiBV 01.01.2014 Hovedmilepæl 4 Studiestart HiBV - felles opptak 15.08.2014 Hovedmilepæl 5 Implementering av HiBV ferdigstilt med nye styrende dokumenter 31.12.2014 Med bakgrunn i dette har hovedprosjektene faglig etablering og administrativ etablering utviklet en foreløpig fremdriftsplan på 2 nivåer. Vedlagt er en oversikt over etableringsprosjektets milepælsplan. Det er foreløpig lagt mest vekt på å planlegge gjennomføringsfasen frem til institusjonsdannelsen 1. januar 2014 samt de viktigste milepælene som skaper måloppnåelse for å ferdigstille første felles nasjonalt samordna opptak i august 2014. Milepælsplanen understøttes av detaljerte planer med aktiviteter og oppgaver som er fordelt med ansvar til faglige og administrative prosjekt/arbeidsgrupper ifht til den organisering som er beskrevet i Prosjektdokumentet.

STYRESAK 2 De milepælene som skal vedtas av fellesstyret blir koordinert ifht styremøteplanen. Planen for hvilke saker som er planlagt til styremøtene i 2013 blir fortløpende revidert ifht milepælsplanen og fremdriften i prosjektet. Gjennomføring av valg til rektor for HiBV blir ikke omtalt i denne saken, da det fremmes egen sak i styremøtet vedrørende valgreglement HiBV og valgstyret HiBV. Prosjektledelsen: Prosjektledelsen skal koordinere arbeidet med å utvikle organisasjonskartet for HiBV. Saken er planlagt som vedtakssak i Fellestyret 22. april 2013. Med bakgrunn i organisasjonskartet vil det foreslås innplassering av formelle råd og utvalg, inklusive medbestemmelsesorganer i henhold til Hovedavtalen. Bemanningsplan for HiBV og innplassering av ansatte og ledere: Milepæler relatert til innplassering av ansatte og ledere og omstilling av ansatte og ledere ifht fremtidig organisering av HiBV er planlagt forelagt fellesstyret 14. mars. Direktørene jobber med å etablere delprosjekt bemanning og innplassering med bakgrunn i erfaringene fra tidligere fusjonsprosesser, tilpasset vår fusjonsprosess. Avsluttende milepæl for dette arbeidet er foreløpig definert som «bemanningsplan ferdig med navn, stillingsopplysninger og organisasjonstilhørighet». Dette må senest være ferdig 1. oktober 2013. Det planlegges også en styresak til 14. mars som omhandler organisering og bemanning av tilsettingsorgan/utvalg for å gjennomføre etableringen av HiBV. Faglig etablering Mandatet til prosjekt Faglig etablering beskriver i hovedsak arbeid med å foreslå faglig organisering i HiBV og organisering av fakulteter og institutter samt foreslå strategiplan med faglig hovedprofil, visjon og mål innenfor områdene utdanning, forskning, utviklingsarbeid og innovasjon, internasjonalisering, formidling og ekstern samhandling. Viser for øvrig til prosjektdokument for etablering av HiBV (versjon 1.1 av 07.12.12). De viktigste milepælene: Gi innspill til valgreglement og kriterier vedrørende valg/tilsetting av øverste ledelse mars 2013 Utarbeide forslag til faglig organisering og gi innspill til administrativ organisering april 2013 Levere dokument med forslag til strategiplan HiBV inklusive faglig hovedprofil, visjon og mål. oktober 2013 Administrativ etablering Mandatet til prosjekt Administrativ etablering beskriver i hovedsak arbeid med å gjennomføre den «tekniske» fusjonen av HiBu og HiVe (delprosjekt Sikker Drift) og foreslå en administrativ organisering som er tilpasset primærvirksomheten. Arbeidet i administrativ etablering må også sørge for at administrasjon og forvaltning etableres i tråd med de føringer som er gitt og gjeldende lov- og regelverk. Viser for øvrig til prosjektdokument for etablering av HiBV (versjon 1.1 av 07.12.12). De viktigste milepælene: Utarbeide forslag til administrativ organisering og gi innspill til faglig organisering april 2013 Bemanningsplan for hele organisasjonen HiBV ferdig september 2013 Ny nettportal HiBV etablert oktober 2013

STYRESAK 3 Måltall for opptak studieåret 2014/15 og innmelding av studier til Samordna opptak november 2013 Budsjettmodell for HiBV utviklet november 2013 Ny studentorganisasjon HiBV etablert desember 2013 IKT plattform HiBV i drift (kommunikasjon og kontorstøtte) desember 2013 Sentrale It systemer (FS, Agresso, SAP, Bibsys, Ephorte) i drift for HiBV desember 2013 Dokumenter og styringsdokumenter som er pålagt iht lov og forskrift for HiBV desember 2013 De foreløpig mest kritiske milepælene i den vedlagte milepælsplanen relatert til den tekniske fusjonen, som også har et avhengighetsforhold til andre er; nytt felles student system (FS), felles lønnssystem (SAP), organisasjonskart og bemanningsplan, felles IKT plattform og ny webside. Men, det er også viktig at ny arkivdatabase og felles regnskapssystem er klart slik at lovpålagte krav til arkiv og regnskap overholdes. Direktørene anbefaler at prosjektledelsen komme tilbake statusrapporter pr 1/5 og 1/9 2013 eller ved vesentlige avvik som negativt kan påvirke prosjektets måloppnåelse med å etablere HiBV. Saksdokumenter: 1. Milepælsplan Etablering av HiBV versjon 1.1 av 25.01.13. Vedlagt. 2. Prosjektdokument Etablering av HiBV versjon 1.1 av 07.12.12. Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato: 25.01.2013

STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: 04.02.13 Dokumentdato: 17.01.13 Saksbehandler: Terje Thomassen og Juel Helge Rye Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 10/13 Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 Forslag til vedtak: 1. Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 godkjennes. 2. Budsjettet med tilhørende planer rapporteres til Kunnskapsdepartementet innen 15. mars i tråd med tildelingsbrevet. 3. Det skal utarbeides en søknad om SAK midler som omtalt i saksfremlegget og i tråd med føringene i tildelingsbrevet til institusjonene for 2013 Saksopplysninger Det viser til vedtak i Fellesstyret 17.desember 2012, sak 09/2012 med fordeling av SAK midler med 5 mill kroner til det faglige prosjektet, og 9 mill kroner til administrativ etablering, investeringer og direkte driftskostnader. I tillegg er det satt av 3 mill kroner i en strategisk reserve ved avsatte strategimidler fra hhv HiBu og HiVe. Nedenfor følger forslag til fordeling av tildelte beløp til prosjektene med undergrupper/ arbeidsgrupper. Kommentarer til de største budsjettpostene følger under tabellen. Prosjektnr Prosjekt faglig etablering Tildelte beløp 01xx1 Styringsgruppen 1 000 000 01xx2 Fakultetsgruppe helsevitenskap 1 000 000 01xx3 Fakultetsgruppe teknologi og maritim 1 000 000 01xx4 Fakultetsgruppe utdanningsvit og humaniora 1 000 000 01xx5 Fakultetsgruppe økonomi og samfunnsvit 1 000 000 5 000 000 Prosjektnr Prosjekt administrativ etablering og investeringer Tildelte beløp 02xx1 Personal 100 000 02xx2 Kommunikasjon og markedsføring 2 400 000 02xx3 Økonomi 340 000 02xx4 IKT 3 000 000 02xx5 Studieadministrasjon 920 000 02xx6 Bibliotek 160 000 02xx7 Forskning og utvikling 90 000

STYRESAK 2 02xx8 Ekstern virksomhet/ EFV 90 000 02xx9 Arkiv 200 000 02x10 Drift og utvikling av en fler-campusinstitusjon 600 000 02x11 Studentparlamentet 200 000 02x12 Godtgjørelse styrehonorarer og reiser 900 000 9 000 000 Strategisk reserve (2 x 1,5 mill kroner fra hhv HiBu og HiVe) 3 000 000 Sum 17 000 000 Fusjonsbudsjettets forhold til institusjonenes og underliggende enheters driftsbudsjetter Reise-, møte- og andre driftskostnader må påregnes også å måtte dekkes innenfor ordinære driftsbudsjetter. Tildelte rammer i fusjonsbudsjettet kan ikke overskrides. Merforbruk på tildelte rammer i fusjonsbudsjettet avregnes mot ordinære driftsbudsjetter. Kommentarer til Prosjekt faglig etablering 1 mill kroner avsettes til styringsgruppen med delegert budsjettdisponeringsmyndighet til prorektorene. Hovedpostene innenfor budsjettet vil være drift av styringsgruppen innenfor angitt mandat. Oppgaver tillagt styringsgruppen er utarbeidelse av valgreglement, kvalifikasjonskriterier for faglige ledere, organisering av prorektorfunksjoner. I tillegg lede og koordinere prosesser på tvers av fakultetsgruppene. Styringsgruppen skal konkretisere en visjon med overordnede mål for den nye høgskolen og for det enkelte fakultet. Videre utrede og konkretisere hovedprofilen for den nye høgskolen som skal nedfelles i en institusjonsstrategi. 4 mill kroner fordeles til fakultetsgruppene. Fakultetene må, etter vedtak av budsjett for fusjonsarbeidet, melde inn fordeling mellom fakultetene i hhv Buskerud og Vestfold hvis denne skal være en annen en 50/50 % fordeling. Hovedpostene vil være drift av fakultetsgruppene innenfor angitt mandat. Oppgaver tillagt fakultetsgruppene er å konkretisere hvordan fakultetene skal oppfylle institusjonens visjon og mål, angi faglige prioriteringer for å styrke institusjonens hovedprofil og strategi, utrede fakultetenes behov for administrativ kapasitet og lederstøtte. Innenfor mandatet skal fakultetsgruppene også utrede og vurdere justeringer av den faglige organiseringen i institutter, samt utrede kvalifikasjonskriterier og tilsettingsprosess for instituttledere. Det ligger også innenfor fakultetenes mandat å utrede organisering av internasjonaliseringsarbeidet og oppdragsvirksomheten innen FoUoI. Fakultetene skal også delta i tverrgående prosesser og arbeid ledet av styringsgruppen. Midlene til fakultetsgruppene blir fordelt ut til fakultetene. Rapportering i Prosjekt faglig etablering blir dermed konsentrert om kvalitativ rapportering om fremdrift og resultater i prosjektet. Resultater vil være ferdigstillelse av pålagte oppgaver og oppnåelse av milepæler og leveranser i prosjektet. Budsjettet forutsettes nyttet fullt ut i prosjektet for 2013. Kommentarer til Prosjekt administrativ etablering og investeringer Prosjekt administrativ etablering og innmeldte investeringsbehov, skiller seg noe fra det faglige prosjektet, ved at det i tillegg til å være arbeidskrevende innebærer en rekke konkrete anskaffelser (vare- og tjenestekjøp). Innmeldte behov fra prosjektet, herunder inkludert investeringer, beløper seg til tilnærmet 15 mill kroner samlet. I tillegg tilkommer arbeidstimer i prosjektet. Administrasjonen kan ikke påregne avsatte SAK midler til frikjøp eller overtidskostnader i særlig grad. Det er fordelt 9 mill kroner til det administrative prosjektet og nødvendige investeringer. Rammene som angitt i tabellen ovenfor, medfører dermed en rekke budsjettmessige utfordringer som må løses ved reduksjon i aktivitetene og investeringene i 2013. Dette kan være aktiviteter som kuttes ut, eller utsettes til senere perioder hvis mulig. Nedenfor gis kommentarer til de største budsjettpostene innenfor prosjektet.

STYRESAK 3 Personal I tildelingen til personal er det kun tatt høyde for arbeidsgruppens budsjettinnspill om driftskostnader. Et eget innplasseringsprosjekt i ny organisasjon og løpende omstillingsservice, vil sannsynligvis medføre behov for eksterne konsulenttjenester i perioder. Slike kostnader må derfor sees opp mot avsatt strategiske reserve i fusjonsbudsjettet eller ytterligere SAK midler i søknad for 2013. Kommunikasjon og markedsføring Arbeidsgruppen har levert inn budsjettbehov på hhv 1,2 mill kroner delprosjekt markedsføring og 2,1 mill kroner til portalprosjektet, herunder kostnad for prosjektleder. Direktørene foreslår en tildeling på 2,4 mill til markedsføring og ny nettside/portalprosjektet. Arbeidsgruppen må derfor gjennomgå budsjettinnspillene for å redusere aktivitetene med 0,9 mill kroner, eventuelt se på muligheter for utsettelse til 2014. Alternativ er å se på muligheter med tilleggsfinansiering ved omprioritering innen driftsbudsjetter eller fra reserveposter. I tillegg skal aktiviteter rettet mot utvikling av ny nettside/profil/portalprosjektet vurderes å prioriteres i søknaden om SAK midler for 2013. IKT Arbeidsgruppen for IKT har fremmet budsjettinnspill på 5,9 mill kroner, hvorav 2,1 mill kroner gjelder investeringer i nye serverløsninger på «blades» 1 i Drammen og på Bakkenteigen. Investering i ny serverløsning i Drammen har fra tidligere vært planlagt i 2014. Direktørene foreslår en tildeling på 3 mill kroner til IKT prosjektet fra SAK midlene. Arbeidsgruppen IKT må deretter prioritere innenfor tildelt ramme.. Investeringer i nye serverløsninger i Drammen og på Bakkenteigen må ses over en lengre periode, dvs også inn mot 2014. Nødvendige driftsrelaterte systemer for den nye institusjonen skal prioriteres foran eventuelle oppgraderingsbehov som kan strekkes ut i tid. IT seksjonene skal søke å få til tilleggsfinansiering ved omprioritering innenfor ordinære driftsbudsjetter. I tillegg skal IKT anskaffelser vurderes å prioriteres i søknaden om SAK midler for 2013. Studieadministrasjon Arbeidet innenfor studieadministrasjonen innbefatter en kritisk aktivitet som overgang til felles studieadministrativt system (FS). Tildelingen på 0,9 mill kroner skal dekke innmeldt behov til prosjektleder FS, leie av USIT kompetanse og frikjøp av annen FS kompetanse. Drift av arbeidsgruppen (reiser, møter, driftskjøp) må påregnes dekket innenfor respektive studieadministrasjonenes driftsbudsjetter. Overgang fra 2 FS databaser til ny felles FS for den nye institusjonen er spesielt ressurskrevende. Gjennom møter med Kunnskapsdepartementet har en slik vesentlig aktivitet i fusjonsprosessen blitt løftet frem som grunnlag som bør inngå i en søknad om SAK midler. Viser her til forslag til tredje vedtakspunkt i denne saken. Styrehonorarer og reiser Det er satt av 0,9 mill kroner til styrehonorarer og reisekostnader for gjennomføring av fellesstyrets møter. Strategisk reserve til fusjonsarbeidet Høgskolestyrene ved hhv Buskerud og Vestfold har avsatt 1,5 mill kroner hver til fusjonsarbeidet i 2013. Samlet utgjør dette en strategisk reserve på 3 mill kroner i fusjonsbudsjettet som kommer i tillegg til fordelte 14 mill kroner SAK midler. Økonomimodell for oppfølging av SAK midler i fusjonsbudsjettet Nedenfor følger en punktvis beskrivelse av oppfølgingen av tildelte SAK midler i fusjonsarbeidet. - HiVe er regnskapsførende enhet (SAK midlene er overført HiVe fra KD i 2012) 1 def: A blade server is a server chassis housing multiple thin, modular electronic circuit boards ofte en server til hver applikasjon.

STYRESAK 4 - Tildelingene til fakultetsgruppene på til sammen 4 mill kroner i det faglige prosjektet forutsettes overført til respektive fakulteter i sin helhet og forbrukes flatt gjennomgående i 2013, hvis ikke annet meddeles fra prosjektet. Rapportering deretter vil ha fokus på faglig fremdrift. - hvert delprosjekt/ arbeidsgruppe får eget prosjektnummer. Prosjektnumre etableres og formidles så snart budsjettvedtak foreligger - HiBu fakturerer HiVe hvert tertial for kostnader som skal belastes SAK midlene. Fakturagrunnlaget skal spesifiseres pr prosjektnummer. - Samlet inntekt fra bevilgningen er 14 mill kroner (inntektsført i 2012 HiVe regnskap). HiBu må derfor føre innbetalinger som kostnadsrefusjoner og ikke som inntekter. - Merforbruk på tildelte rammer avregnes som ordinære driftskostnader mot respektive ordinære driftsbudsjetter - Etter vedtak om budsjett sender direktørene ut et samlet budsjettdisponeringsskriv for fusjonsprosjektet. Rapportering Regnskapsførende enhet (HiVe) koordinerer og er ansvarlig for regnskapsrapportering mot budsjettet til fellesstyret pr tertial, på forespørsel eller ved behov. Budsjettet som vedtatt i denne saken skal danne grunnlaget for rapportering til Kunnskapsdepartementet i tråd med det supplerende tildelingsbrevet - innen 15.03.13 (se vedlagte tildelingsbrev). Bruk av SAK midler følges opp i Rapport og planer 2012 2013 ved både HiBu og HiVe. Revidert budsjett for fusjonsarbeidet Idet avlagt årsregnskap for 2012 foreligger fra både HiBu og HiVe, skal institusjonenes strategiske avsetninger, strategiske reserver, utsatt virksomhet og virksomhetskapital gjennomgås for å avklare strategisk handlingsrom, mulige omprioriteringer og med eventuelle muligheter til å styrke fusjonsbudsjettet. Saksdokumenter: 1. Supplerende tildelingsbrev Statsbudsjettet 2012 kap 260 post 50 sammenslåing av Høgskolen i Buskerud og (vedlagt). Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato: 25.01.2013

STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: 04.02.13 Dokumentdato: 25.01.13 Saksbehandler: Bent Kristiansen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 11/13 AVKLARING MØTEGODTGJØRELSE OG REGISTRERINGSRUTINER FOR INTERNE MEDLEMMER I STYRET Forslag til vedtak: Ledd 3 som avklarer godtgjøring til medlemmer i Fellesstyret for og Høgskolen i Buskerud lyder: 3. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr år. Møtetid for teknisk/administrativt ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. Saksopplysninger I Fellesstyrets behandling 17.12.12, av sak 6/12 Godgjøring til medlemmer i Fellesstyret for Høgskolen i Buskerud og, ble del av forslag til vedtak (ledd tre) tilbakesendt til administrasjonen. Administrasjonen ble bedt om å gi styret en vurdering av å stryke siste setning som lyder: «Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema.» samt å vurdere spørsmål om å kompensere faggruppen/instituttet ressurser som disponeres i forbindelse med de interne faglige styremedlemmenes tidsbruk til styrearbeid. Forslaget var: «3. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr år. Møtetid for teknisk/administrativt ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 4 timer pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema.» Administrasjonen har vurdert saken samt at dette har vært drøftet med de tillitsvalgte i møte 23.01.2013. Det vurderes som rimelig og at medgått tid til forberedelse holdes utenfor arbeidstiden og da godtgjøres etter gjeldene satser. Dog foreslås det at beregnet tid til forberedelse økes med to timer, fra 4 til 6. Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato 28.01.13

Referat fra møte i saksforberedende organ 14.1.13 Sted: HiBu, Drammen, rektors kontor, 8. etg. Papirbredden II Dato: Mandag 14.januar 2013, kl. 13.00 15.00 Tilstede: Petter Aasen, Nils A Dugstad, Johnny Thorsen, Kristin Ørmen Johnsen, Kai Mjøsund og Elisabeth E Borhaug Referent: Elisabeth E Borhaug Sak 1/13 Referat fra møte i saksforberedende organ 17.12.12 Referatet ble godkjent. Sak 2/13 Oppfølging av møtebok fra møte i Fellesstyret 17.12.12 Utkast til møtebok fra møter i Fellesstyret sendes også til de to institusjonenes styrer. SO foreslår at styreleder for Fellesstyret får utkast til møtebok for gjennomlesning før det sendes ut til godkjenning av de øvrige medlemmene i styret. Sak 2/13 Saker til møte i Fellesstyret 4.2.13 Foreløpige saker: 1/13 Godkjenning av møtebok fra møte 17.12.12 2/13 Godkjenning av valgreglement for og Vestfold (saksbehandler HiVe, Nils AD) I valgreglementet som foreligger er det formuleringer som ikke vil gjelde i 2013. For å gjøre valgreglementet gyldig i 2013 (som er et spesielt år) utarbeides det vedtak til denne styresaken som sikrer dette. Det bør gis åpning for å gjennomføre valg elektronisk i valgreglementet, slik at det er mulig å benytte det dersom det er teknisk mulig. Valgstyret tar den endelige beslutning i forkant av hvert valg om det skjer elektronisk. Det tas kontakt med HiOA som har gjennomført elektroniske valg for å høre hvilke verktøy som ble benyttet og deres erfaringer med dette. (Nils og Johnny er ansvarlig). 3/13 Oppnevning av medlemmer til valgstyret (saksansvarlig HiVe, Bent) I forbindelse med valg av rektor og representanter til det nye høyskolestyret må Fellesstyret oppnevne et valgstyre. Fellesstyret oppnevner også leder og nestleder. I henhold til Valgrelgementet for HiBV skal valgstyret bestå av: Tre ansatt representanter fra undervisnings- og forskerstillinger To ansatt representanter fra teknisk administrative To studentrepresentanter

SO foreslår at det oppnevnes en ansatt representant fra undervisnings- og forskerstillinger fra HiBu som også oppnevnes som leder av valgstyret. Det oppnevnes to ansatt representanter fra undervisnings- og forskerstillinger fra HiVe. I tillegg oppnevnes det ansatt representant fra teknisk administrative og studentrepresentant både fra HiBu og HiVe. Forslag på representanter meldes til Bent Kristiansen, HiVe så snart det foreligger. 4/13 Godkjenning av kvalifikasjonskriterier og rekruttering av rektor (saksbehandler HiBu, Elisabeth) SO gikk i gjennom forslag til kvalifikasjonskriterier og rekruttering av rektor fra Styringsgruppen for Faglig etablering (SGFE). SO støtter forslaget og legger dette til grunn i saken til Fellesstyret. Det anbefales at følgende kvalifikasjonskriterier legges til grunn i forbindelse ved valg av rektor. Kandidaten kan vise til omfattende og vellykket ledelse av større kunnskapsorganisasjoner har førstehånds erfaring fra høgskolens kjerneområder har høy vitenskapelig kompetanse innenfor minst et av høgskolens fagområder har god organisasjonsforståelse og evne til å utvikle administrative tjenester tilpasset kjernevirksomheten besitter gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og nettverk internt, nasjonalt og internasjonalt har en motiverende og inkluderende leder stil preget av samarbeid, medvirkning og dialog er resultatorientert og beslutningsdyktig Det anbefales at det åpnes for ekstern rekruttering av rektorkandidater og at det nedsettes et rekrutteringsutvalg som har i oppgave å finne gode kandidater som kan stille til valg. Det foreslås at leder av Fellesstyret leder dette utvalget og at det i tillegg det oppnevnes minimum to representanter til fra Fellesstyret (en mann og en kvinne som representerer hver av høyskolene). I tillegg oppnevnes det en (to) studentrepresentant(er). Det tas i tillegg kontakt med HiOA og spør hvordan de satt sammen et slikt utvalg. 5/13 Beslutning om antall prorektorstilling(er), med eller uten linjeføring, samt ansvarsområde (saksbehandler HiBu Elisabeth) SGFE anbefaler at det tilsettes 2x100% stilling som prorektor hvor de henholdsvis får ansvar for utdanning og forskning. Når det gjelder hvorvidt de stillingene skal være med eller uten linjeføring ønsker de å utrede dette noe mer før de kommer med en anbefaling til SO. SO diskuterte saken og mener det er et viktig moment at institusjonen ikke blir for «topptung». Det ble også stilt spørsmål om prorektorstillingene må være i 100% stilling. Da det fortsatt er ønskelig å utrede saken mer før det tas opp til endelig behandling i Fellesstyret, foreslår SO at saken utsettes til Fellesstyremøte 14.3.13. Det anbefales også at denne saken ses i sammenheng med saken om kvalifikasjonskriterier og prosess for tilsetting av prorektor, slik at hele saken utsettes og tas opp i Fellesstyret 14.3.13.