KRETSTING 2016 HEDMARK GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Løten 05. 06. MARS
INNHOLDSLISTE Velkommen til kretsting..........3 Tidsplan for helgen..... 3 Saker til åpent forum.........4 Tingrepresentanter 2015........5 Ord og forkortelser..... 6 Huskeliste til lagene......7 Organisasjonsplan for HGTK.....8 Medlemsstatistikk for 2000-2015......9 Tingforhandlinger 2015....10 SAK 6: Resultatregnskap 2015.........13 Balanse per 31.12.2015..... 14 Noter til regnskapet 2015.....15 SAK 10: Budsjettforslag for år 2016......16 SAK 14: Terminliste HGTK for 2016.....21 SAK 7A: Lovforslag HGTK..23 Årsrapporter 2015: Eget dokument VEDLEGG 1. Kontaktpersoner i HGTK 2014-2015 2. Lag i HGTK 3. Ledere i klubber i HGTK 4. Kretsfortjenestemedaljer delt ut av HGTK 5. Dommere HGTK 6. Eiendeler tilhørende HGTK 7. Arrangører av Barnekretsturnstevner 8. Hovedterminliste NGTF 2015 9. Lov for Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets 10. Resultatrapport 2015 (tillegg til sak 6) 2
VELKOMMEN TIL KRETSTING Til alle deltakere på kretstinget 2016 Kretsen og Løten Turn har gleden av å invitere lag tilknyttet HGTK samt andre deltagere til Kretsting 2016. Kretstinget vil i tillegg til tingsakene bestå av åpent forum og diverse innlegg. Agendaen på selve kretstinget, er i tråd med tidligere år, samt lovene. LØRDAG 05. MARS Kl. 10:00 Oppstart med praktisk informasjon Kl. 10:15 Hedmark Idrettskrets Kl. 10:45 Åpning av Kretsting 2016 med Tingforhandlinger Kl. 12:30 Kl. 13:30 Kl. 14:00 Kl. 16:00 Kl. 17:00 Kl. 18:00 Kl. 20:00 Lunsj Norges Gymnastikk og Turnforbund Åpent forum Avslutning av åpent forum Avreise til Løten basishall Akevisitt, Løiten Brenneri Festmiddag SØNDAG 08. FEBRUAR Kl. 10:00 Kl. 10:45 Kl. 11:45 Kl. 12:00 Kl. 13:00 Kl. 14:00 Oppsummering av Åpent forum samt veien videre Tingforhandlingene fortsetter Pause Tingforhandlingene fortsetter Lunsj Tingforhandlingene fortsetter hvis behov. Avslutning Velkommen! Med hilsen Kretsstyret 3
ÅPENT FORUM LØRDAG 05. MARS Åpent forum vil foregå mellom kl 14:00 og 16:00 på lørdag. Lørdag ettermiddag vil vi ta turen til Løten Basishall etterfulgt av en forestilling i Løten Brænderi. Styremedlem i Norges Gymnastikk og Turnforbund, Lars Hugo Berg, vil på lørdag gjennomgå saker fra Turnforbundet. Vi får også besøk av Hedmark Idrettskrets som skal si noen ord. Saker til åpent forum Sak Tid 1 14:00 Nye Barneidrettsbestemmelser: Gjennomgang av bestemmelsene Hva er lokalt og regionalt i vår krets Hvordan påvirker bestemmelsene aktiviteten i kretsen Ansvarlig: Lars Hugo Berg, NGTF 2 15:00-15:30 Ønsker fra lagene Hva ønsker lagene fokus på Hva skal til for at flere ønsker å delta på mini- convention (endring av konseptet) Ansvarlig: Johanna Brandsegg 3 15:30-15:45 Barnekretsturnstevne 2016 Presentasjon av stevnet Apparatoppsett, oppvisning Ansvarlig: Hamar IL Turn 4 15:45-16:00 Et enklere idrettslag Ansvarlig: 4
TINGREPRESENTANTER 2016 NR NAVN: KLUBB/VERV Tilstede Lørdag Søndag Stemmerett 1 Johanna Brandsegg Kretsleder i HGTK x x x 2 Petter Glorvigen Nestleder i HGTK x x x 3 Anne Grethe Tangnæs Styremedlem HGTK X X x 4 Wenche M. S. Michaelsen Styremedlem HGTK x x x 5 Vigdis Solli Simensen Styremedlem HGTK x x x 6 Siv Lervik- Engevik Rena IL Turn x x x 7 Sidsel Buen Rena IL Turn x x 8 Kristin Wolden Løten Turn x x x 9 Bente Lien Løten Turn x x 10 Nina Lund Løten Turn x x 11 Odd Erik Jordheim Hamar IL Turn x x x 12 Gry Høgberg Kongsvinger IL Turn x x x 13 Lotte Wee Løvhaugen Eidskog Gym og Turn x x x 14 Silje Simensen Plassen Nes Sportsklubb gym og turn x x x 15 Marius Bergan Elverum Turn x x x 16 Elge Namtvedt Elverum Turn x x x 17 Tina Thorsen Hedmark Idrettskrets x 18 Tore Nordseth Revisor HGTK x x 19 Lars Hugo Berg Fadder/NGTF forbundsstyre x x 20 Toril Nordseth Kretskonsulent HGTK x x 21 Terje Selnes Ordstyrer x x 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 5
ORD OG FORKORTELSER LT VKTS BKTS NIF NGTF HGTK OGTK TKTM IGS SALTO GymX Gym for life challenge Gymnaestrada Eurogym Landsturnstevnet, arrangeres hvert 4.år. Voksenkretsturnstevne Barnekretsturnstevne Norges Idrettsforbund Norges Gymnastikk- og Turnforbund Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets Oppland Gymnastikk og Turnkrets Teknisk Komite Turn menn (på forbundsnivå) Idrettens Grunnstige 1 (treningskonsept for barn) Treningskonsept for ungdom Treningskonsept for voksne i NGTF Show- og oppvisningskonkurranse som retter seg mot breddeaktivitet. Arrangeres både nasjonalt og internasjonalt. International Gymfestival, arrangeres hvert 4 år ca. 22.000 deltakere. Europeisk Gymfestival for ungdom, hvert 2. år Golden Age Internasjonal Gymfestival for deltakere 50 + Norgesfinale Finale i aldersbestemte klasser, turn kvinner og menn. Område 7 Tricking Gym- og Turnkretsene Hedmark, Oppland, Nord- og Sør-Trøndelag. samarbeider om VKTS som går på rundgang. Aktivitet drevet av flere klubber i Hedmark. En sammensetting av turn, kampsport & breakdance. Ut i fra grunnelementer i hver og enkelt av disse, utvikler man da seg selv og elementene til et nytt særpreget nivå. 6
HUSKELISTE TIL LAGENE Årsmøte i klubben: Må avholdes innen 31. mars. Årsrapportene med regnskap skal sendes kretsleder umiddelbart etter avholdt årsmøte. Adresser: Valg av ny leder med adresse, telefonnummer og e-post må meldes krets ved kretskonsulent (toril.nordseth@gymogturn.no)og NGTF straks. Gå også inn i idrettens registreringsbaser og gjør de nødvendige endringene selv. Gjør endringer i Mysoft og/ eller www.sportsadmin.no. Synkronisering av systemene er i gang, men det er usikkert når dette ferdigstilles. Ta kontakt med mysoft@gymogturn.no ved spørsmål. Mysoft: På forbundstinget til Norges Gymnastikk og Turnforbund 2012 og 2014 ble det vedtatt at alle grupper innen NGTF skal ta i bruk Mysoft som medlemsdatabasesystem. Ønsker man hjelp til å komme i gang, ta kontakt med NGTF: mysoft@gymogturn.no. Fra 2016 er det også innført et krav fra NIF om at alle klubber må ha et elektronisk medlemssystem. Materiell: Husk at forbundet har utarbeidet mye materiell til læring og inspirasjon for våre trenere. Materiell kan bestilles på www.idrettsbutikken.no Kurs: Kretsen ønsker tilbakemeldinger på kurs som er gjennomført i løpet av året. Gi også tilbakemeldinger om hvilke kurs dere ønsker kretsen skal holde. Kurs blir publisert på terminlisten på NGTFs sine hjemmesider. Idrettsregistreringen: Nye regler for idrettsregistrering er innført fra 2016. Her finner du informasjon fra NIF: https://www.idrettsforbundet.no/nyhet/viktig-informasjon-til-alle-idrettslag/ Her finner du informasjon fra Turnforbundet: http://www.gymogturn.no/viktig_info_alle_idrettslag Konkurranselisens: Alle konkurranseutøvere over 11 år er pålagt å betale konkurranselisens. Lisensen er en forsikring med utvidet dekning. Forsikringen gjelder både på trening og under konkurranse. Konkurranselisensen følger kalenderåret (01.01 31.12) og betales en gang pr. år. Mer info finner du her: http://www.gymogturn.no/forsikring/sider/default.aspx Trenerlisens: Alle klubber MÅ betale lisens for sine trenere, denne lisensen er trenernes forsikring og inneholder også yrkesskadeforsikring. Lisensen koster kr. 350,- per år per trener. Trenere med lisens får også rabatt på kurs arrangert innen NGTF. Lisensperioden går fra 1. september til 31. august. Mer info finner du her: http://www.gymogturn.no/forsikring/sider/default.aspx. Enkelte klubber har få eller ingen trenere med lisens. Det betyr at trenerne mangler lovpålagt yrkesskadeforsikring. NB! Tidsfrister er til for å overholdes! 7
ORGANISASJONPLAN FOR HGTK Kretsting Kretsstyret Kretsleder Nestleder Kasserer Sekretær Utvalgsledere Ungdomskontakt Styremedlem(er) Varamedlem(er) Teknisk utvalg Utdanning Troppsutvalget Breddeutvalget Utvalgsleder Utdanningskontakt Utvalgsleder Utvalgsleder Utvalgsmedlemmer. Minimum 3medlemmer+ dommeroppmann Medlemmer stiller på styremøter om ønskelig. Et medlem i kretsstyret er utdanningskontakt Utvalgsmedlemmer. Minimum 3 medlemmer+ dommeroppmann. Medlemmer stiller på styremøter om ønskelig. Utvalgsmedlemmer. Et medlem har ansvar for voksne. Et medlem har ansvar for ungdom. Et medlem har ansvar for barn. Et av medlemmene skal være kartotekansvarlig. Medlemmer stiller på styremøter om ønskelig. Lagene tilknyttet HGTK 8
MEDLEMSTALL 2000-2014 Registreringen av tall fra 2015 er utsatt til april. 3300 3100 2900 2700 2500 2300 2100 1900 1700 1500 Antall medlemmer Antall År medlemmer 2000 1738 2001 1699 2002 1767 2003 1969 2004 1897 2005 2138 2006 2298 2007 2526 2008 2681 2009 2691 2010 2886 2011 3025 2012 2982 2013 2942 2014 3106 2015 TALL FRA IDRETTSREGISTRERINGEN 2009-2014, HGTK Antall medlemmer fordelt på foreninger/klubber i Hedmark Tallene er hentet fra idrettsregistreringen gjennomført de ulike årene. Ettersom idrettsregistreringen ikke er gjennomført for 2015 er tall fra 2015 hentet fra Mysoft. For lag som ikke har tatt i bruk mysoft som medlemsdatabase, er tallene: trenere med lisens, utøvere med konkurranselisens samt ett eller flere styremedlemmer. Klubb 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Tall fra Mysoft per nå Brumunddal - - - - - - 208 Eidskog 143 185 133 138 142 153 5 Elverum 1056 1072 1129 1126 1080 1053 65 Flisa - - - - 38 64 1 Hamar 426 446 520 326 325 466 382 Kongsvinger 92 136 136 184 200 154 213 Løten 300 301 346 381 369 418 300 Moelven 88 86 77 77 61 66 5 Nansen 85 82 74 99 81 57 67 Nes 273 243 241 224 269 232 33 Næroset 38 26 47 48 40 36 9 Rena 190 187 199 199 188 185 166 Tynset - 122 147 156 128 222 106
TINGFORHANDLINGER 2016 Åpning v/kretsleder Johanna Brandsegg Sak 1: Godkjenning av representantenes fullmakter Kretsstyret foreslår: De fremmøtte representantenes fullmakter godkjennes. Sak 2: Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden. Kretsstyret foreslår: Innkalling, saksliste og forretningsorden godkjennes. Sak 3: Godkjenning av rettigheter for deltakere på tinget som ikke har tale og stemmerett i følge loven. Kretsstyret foreslår: Alle frammøtte gis talerett i alle saker. Sak 4: Valg av: A. Møteleder/dirigent Kretsstyret foreslår: Terje Selnes B. Sekretær(er) Kretsstyret foreslår: Petter Glorvigen C. To representanter til å underskrive protokollen Forslag vil bli lagt frem på tinget. D. Tellekorps Forslag vil bli lagt frem på tinget. Sak 5: Årsberetninger 2015 a. Kretsstyret b. Breddeutvalget c. Troppsgymnastikkutvalget d. Teknisk Utvalg e. Utdanning Sak 6: Regnskap Resultatregnskapet finner du på side 13 i tingpapirene. Resultatrapporten finner du som vedlegg 9. Revisor leser opp revisjonsberetningen. Kretsstyret foreslår: Regnskapet for 2015 godkjennes. Sak 7: Innkomne saker og forslag A. Forslag fra Kretsstyret: Forslag til nye lover for Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets Begrunnelse: Kretsens lover må endres i tråd med lovnormen til Norges Idrettsforbund. Nytt lovforslag ligger vedlagt. 10
Alle endringer er gjort i tråd med NIFs lovnorm. Der kretsen har et valg med tanke på loven, foreslår kretsstyret følgende endringer: 13 (1) Særkretsens høyeste myndighet er særkretstinget som avholdet årlig innen 15. mars (tidligere: innen utgangen av februar). 13 (2) Særkretstinget innkalles av styret med minst 5 ukers varsel (tidligere: 1 mnd). Forslag som skal behandles på særkretstinget, må være sendt til styret senest 3 uker før særkretstinget (tidligere: 2 uker). Kretsstyret begrunner forslaget med behovet for lengre behandlingstid av innkomne forslag, samt et behov for lengre tid til ferdigstillelse av tingpapirene etter at forslag mottas. 16 1. b) 1 styremedlem (tidligere: 2) 16.1 Sekretær er fjernet. Kretsstyret skal i følge loven per dags dato bestå av 7 medlemmer samt ledere i utvalg og komiteer organisasjonsplanen til en hver tid krever, noe som til sammen blir 10 medlemmer pluss varamedlem. Kretsstyret mener det ikke er behov for et så stort styre. Forslag til vedtak: Det nye lovforslaget vedtas. Tinget gir styret fullmakt til å oppdatere loven i samsvar med fremtidige endringer i NIFs lovnorm for særkretser/regioner. Sak 8: Langtidsplan Forslag fra kretsstyret: Vedlagt langtidsplan vedtas. Krets og lag jobber videre mot de fastsatte målene. Forslag til vedtak: Kretsstyrets forslag vedtas. Sak 9: Fastsettelse av kretskontingent for 2017 Forslag fra kretsstyret: Lagets kontingent til kretsen er i 2016 vedtatt til kr. 10,- per medlem. Kretsen foreslår at kontingenten står uendret i 2017. Forslag til vedtak: Kretskontingenten per medlem settes til kr. 10,- per medlem for 2017. Sak 10: Budsjett for 2016 Begrunnelse: Kretsstyret budsjetterer med et underskudd på kr. 95864,- Dette begrunnes med en solid egenkapital og et ønske om mer aktivitet. Den nye lovnormen til NIF sier følgende om budsjett: 12(4) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital Forslag til vedtak: Styrets budsjettforslag vedtas. Sak 11: Representasjon på ting og møter i overordnede organisasjoner i 2016/2017 Forslag fra kretsstyret: Kretsstyret gis fullmakt til å utpeke representanter til ting og møter i overordnede organisasjoner. 11
Forslag til vedtak: Kretsstyrets forslag vedtas. Sak 12: Valg Valgkomiteen har bestått av: Hamar IL Turn v/ Odd Erik Jordheim, Rena IL Turn ved Morten Lindstad, IL Nansen Turn v/ Mari Bakosgjelten og Nes Sportsklubb turn v/ Silje Simensen Plassen. Innstillingen fra valgkomiteen legges frem på tinget. Forslag til vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtas. Sak 13: Kretsting 2017 Bestemme tid og sted for kretsting 2017 Sak 14: Tekniske arrangører for arrangementer i HGTK A. Barnekretsturnstevnet 2018. Arrangør 2016: Hamar IL Turn Arrangør 2017: Elverum Turn Arrangør 2020: Nes Sportsklubb har vist interesse grunnet jubileum, men stevnet er ikke tildelt. B. Mini- convention 2017 Arrangør i 2016: Løten Turn C. KM Turn kvinner og menn 2016 Arrangementet er i forkant lagt til Terningen Arena 22.05.16. Arrangør? D. KM Troppsgymnastikk 2016 Kretsen ønsker at det samarbeides med Oppland om arrangementet. Kongsvinger har vist interesse, men dette må samkjøres med Oppland. Forslag fra kretsstyret: Kretsstyret gis fullmakt til å tildele KM i Troppsgymnastikk i samarbeid med Oppland Gymnastikk og Turnkrets. Sak 15: Terminliste 2016. Terminliste for HGTK finner du bakerst i tingpapirene. Sak 16: Avslutning 12
SAK 6: Hedmark Gymnastikk og Turnkrets Resultatregnskap 2015 DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER NOTE 2015 2014 Hovedbokskonto 1 INNTEKTER Sponsor- og salgsinntekter 10 770 11 250 30xx-32xx Offentlige tilskudd 2 81 469 98 634 34xx Andre inntekter 3 292 359 283 387 3500-3999 Sum driftsinntekter 384 598 393 271 KOSTNADER Lønns- og personalkostnader 4 123 174 93 875 5xxx Tilskudd til idrettslag 22 117 8 016 7440-7460 Andre driftskostnader 5 273 423 201 245 6100-7449,7461-7999 Sum driftskostnader 418 714 303 136 Driftsresultat -34 116 90 135 Finansposter Finansinntekter 9 609 13 398 80xx Sum finansposter 9 609 13 398 ÅRSRESULTAT -24 507 103 533 Disponering av årets resultat Til egenkapital 9 13 089 Fra egenkapital 9-24 507 Sum disponering -24 507 13 089 13
Hedmark Gymnastikk og Turnkrets Balanse per 31. desember 2015 EIENDELER NOTE 2015 2014 Omløpsmidler Hovedbokskonto Varer Varelager 12 080 14xx Sum varebeholdning 12 080 0 Fordringer Kundefordringer 6 68 467 24 020 15xx,1380,1381 Andre kortsiktige fordringer 7 78 496 17xx Sum fordringer 146 963 24 020 Bankinnskudd, kontanter o.l. 8 601 959 703 058 19xx Sum omløpsmidler 761 002 727 078 SUM EIENDELER 761 002 727 078 EGENKAPITAL OG GJELD Annen egenkapital Egenkapital 9 713 747 610 214 2000-2099* Årsresultat 9-24 507 103 533 Sum annen egenkapital 689 240 713 747 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 47 662 8 895 24xx Annen kortsiktig gjeld 10 24 099 4 437 2600,2940,2942-2999 Sum kortsiktig gjeld 71 761 13 332 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 761 002 727 078 Sted, dato og år Elverum, 24.02.2016 Kretsleder Nestleder Styremedlem Johanna Brandsegg Petter Glorvigen Anne Lene Alme Styremedlem Styremedlem Styremedlem Wenche M. S. Michaelsen Anne Grethe Tangnæs Roger Amundsen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Lise Imerslund Lars Jørgen Fjeld Vigdis Solli Simensen Styremedlem Yasmin Stenhaug Kretskonsulent Toril Nordseth 14
Hedmark Gymnastikk og Turnkrets Noter til regnskapet 2015 Note 1 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven av 1998 og god regnskapsskikk i Norge Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk, er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassif omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen et år er klassifisert som omløpsmidler. Ved k kortsiktig og langsiktig gjeld er tilsvarende kriterier lagt til grunn. Omløpsmidler er vurdert til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Annen langsiktig gjeld og kortsiktig gjeld er vurdert til pålydende beløp. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Bankinnskudd, kontanter o.l. Bankinnskudd, kontanter o.l. inkluderer kontanter, bankinnskudd og andre betalingsmidler med forfall er kortere enn tre måneder fra anskaffelse. Inntektsføringsprinsipper Driftsinntekter og offentlige tilskudd inntektsføres når de er opptjent. Periodiseringsregler Utgifter kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt For prosjekter som har øremerkede midler der aktiviteten ikke er fullført ved periodens utløp, foretas det inntektsavsetninger. Skatter Hedmark Gymnastikk og Turnkrets driver ikke skattepliktig virksomhet og er derfor ikke skattepliktig. Note 2 Offentlige tilskudd Regnskapsposten består av: 2015 2014 Hedmark IK, aktivitetsmidler, idrettsregistrering 78 496 95 391 VO-midler 2 973 3 243 Sum 81 469 98 634 Note 3 Andre inntekter Regnskapsposten består av: 2015 2014 Kursinntekter 89 200 139 100 Kretsting 28 985 Momskompensasjon 16 444 19 365 MiniConvention 63 460 Kretskontingenter 54 000 55 460 Stevner, konkurranser og samlinger 14 480 28 920 Andre inntekter 25 790 40 542 Sum 292 359 283 387 *Mini-convention var i 2014 spesifisert på prosjekter -ikke i hovedbok. 15
Note 4 Lønns- og personalkostnader Regnskapsposten består av: 2015 2014 Lønn 72 674 93 875 Trekkfritt stipend 50 000 Andre lønns- og personalkostnader 500 Sum 123 174 93 875 NGTF har det formelle arbeidsgiveransvaret for ansatte i turnkretsen. Kretskonsulents lønnsutgifter i 2015 blir ikke belastet kretsen. Det er utbetalt kr 2000 i styrehonorarer i 2015. Det er ikke gitt lån til ansatte pr 31.12.15. Note 5 Andre driftskostnader Regnskapsposten består av: 2015 2014 Kontor- og administrasjonskostnader 17 537 Kurs, stevner og idrettsutstyr 91 095 107 977 Møter, kurs, oppdatering o.l 1 110 Reise- og oppholdskostnader 172 658 75 731 Andre kostnader 8 560 Sum 273 423 201 245 Note 6 Kundefordringer Debitormassen er oppført til pålydende uten fradrag for usikre fordringer. Note 7 Andre kortsiktige fordringer Balanseposten består av: 2015 2014 Andre kortsiktige fordringer 78 496 Sum 78 496 0 Note 8 Bankinnskudd Av likvide midler på kr. 601 959 er kr.6 115 bundet til skattetrekk e.l. Note 9 Egenkapital Egenkapital med Annen Sum selvpålagte restriksjoner egenkapital egenkapital Egenkapital pr 01.01.15 0 713 747 713 747 Årets endring i egenkapital: Årets resultat til annen egenka 0-24 507-24 507 Egenkapital pr. 31.12.15 0 689 240 689 240 Note 10 Annen kortsiktig gjeld Balanseposten består av: 2015 2014 Offentlige avgifter 6 099 4 437 Påløpt kostnad og forskuddsbet. inntekt 18 000 Sum 24 099 4 437 16
SAK 10: BUDSJETTFORSLAG 2016 INNT BUDSJ KOSTN BUDSJ RESULTAT BUDSJ INNT KOSTN RESULTAT 2015 2016 2015 2016 2015 2016 10 - Administrasjon 10000 - Administrasjon mm 3990 - Diverse inntekter -304-300 - - 5010 - Styrehonorar - - 2 000 10 000 5390 - Trekkfritt stipend - - 50 000 50 000 6580 - Idrettsutstyr - - 3 786 8 000 6940 - Porto - - - 7320 - Profilering - - 20 000 7420 - Gaver, premier og medaljer - - 17 292 15 000 7460 - Utviklingstilskudd - - 7 117 12 000 7480 - Tilskudd nye foreninger - - 10 000 10 000 7500 - Forsikringspremie - - 3 342 3 500 7770 - Bankgebyr - - 120 150 7790 - Diverse kostnader (Airtrack) - - 5 098 5 000 Sum -304-300 98 755 133 650 98 451 133 350 10500 - Mini-convention 3911 - Mini-convention -63 460-80 000-5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - 18 274 20 000 6310 - Leie av lokaler/hall/møterom - 7 500 7 500 6730 - Idrettsfaglig bistand - 1 200 2 000 6840 - Bøker, hefter, kursmateriell - 2 162 2 500 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - 1 066 2 000 7141 - Flyreiser - 9 537 10 000 7144 - Hotell - 2 190 3 000 7145 - Andre reisekostnader - 776-7162 - Bevertning - 14 389 8 000 7440 - Tilskudd arrangementer - 5 000 5 000 Sum -63 460-80 000 62 094 60 000-1 366-20 000 10600 - Norgesfinalen 3980 - Viderefakturert inntekter -25 486-7 500-5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - 3 500 4 600 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - - 6 000 7141 - Flyreiser - 32 975-7144 - Hotell - 21 320 16 500 7145 - Andre reisekostnader - 5 641-7415 - Påmelding konkurranser - 8 950 11 000 Sum -25 486-7 500 72 386 38 100 46 900 30 600 12000 - Inntekter medlemskont. 3920 - Kretskontingent -30 300-30 000 - Sum -30 300-30 000 - -30 300-30 000 12100 - MVA- kompensasjon 3950 - Momskompensasjon -16 444-18 000 - Sum -16 444-18 000 - -16 444-18 000 12200 - Tilskudd HIK 3400 - Tilskudd IK -78 496-78 000 - Sum -78 496-78 000 - -78 496-78 000 17
INNT BUDSJ KOSTN BUDSJ RESULTAT BUDSJ INNT KOSTN RESULTAT 2015 2016 2015 2016 2015 2016 12900 - Renteinntekter 8040 - Renteinntekter -9 609-8 000 - Sum -9 609-8 000 - -9 609-8 000 15010 - Andre personalkostnader 5950 - Andre personalkostnader - 500 500 Sum - 500 500-500 500 Sum 10 Administrasjon -224 099-221 800 233 736 232 250 9 637 10 450 20 - Møtekostnader 20000 - Kretsting 3960 - Kretsting -28 985-30 000-5000 - Lønn - 1 000 1 000 6860 - Møtekostnad - - 5 000 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - 1 376 1 400 7144 - Hotell - 48 836 50 000 7145 - Andre reisekostnader - 1 088 1 100 7162 - Bevertning - 1 879 1 200 7420 - Gaver, premier/medaljer - 1 023 1 000 Sum -28 985-30 000 55 203 60 700 26 218 30 700 20001 - Styremøter / AU-møter 7162 - Bevertning - 6 436 10 000 Sum - 6 436 10 000 6 436 10 000 20002 - Styrets deltakelse i møter 7144 - Hotell - 2 531 3 000 Sum - 2 531 3 000 2 531 3 000 20006 - Reisekostnader styret 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - 2 448 5 000 7145 - Andre reisekostnader - - Sum - 2 448 5 000 2 448 5 000 Sum 20 Møtekostnader -28 985-30 000 66 618 78 700 37 633 48 700 30 - Utdanning 30010 - Kurs utdanning Trener 1 3910 - Kursavgift -63 900-60 000-15 000 5000 - Lønn og honorarer - 15 400-6310 - Lokalleie - 10 000 8 000 6840 - Bøker, hefter, kursmat. - 14 048 7 300 7100 - Bilgodtgjørelse - 984 1 000 7150 - Diettkostnader, oppgavepl. - - - 7162 - Bevertning - 6 427 6 500 Sum -63 900-60 000 46 859 37 800-17 041-22 200 30070 - Tilskudd VO-midler 3440 - VO-midler -2 973-3 000 - Sum -2 973-3 000 - - -2 973-3 000 18
INNT BUDSJ KOSTN BUDSJ RESULTAT BUDSJ INNT KOSTN RESULTAT 2015 2016 2015 2016 2015 2016 30080 - Kurs utdanning sikring/tramp 3102 - Salg kursmateriell -4 400-3 300 - - 3910 - Kursavgift -25 300-12 000 - - 5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - - - 4 800 6310 - Lokalleie - 3 600 3 600 6730 - Idrettsfaglig bistand - - 4 800-6840 - Bøker, hefter, kursmateriell - - 5 047 3 014 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - - - 500 7144 - Hotell - - - - 7150 - Diettkostnader, oppgpl - - - - 7162 - Bevertning - - - 200 7830 - Tap på fordringer - - - - Sum -29 700-15 300 13 447 12 114-16 253-3 186 30090 - Kurs utdanning hjelpetrener 3910 - Kursavgift - -11 000 - - 5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - - 2 400 6310 - Leie av lokaler/hall/møterom - - 1 800 6840 - Bøker, hefter, kursmateriell - - 1 500 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - - 200 Sum - -11 000-5 900 - -5 100 Sum 30 Utdanning -96 573-89 300 60 306 55 814-36 267-33 486 31 - Turn kvinner 31100 - Kurs utdanning 3910 - Kursavgift - - - Sum - - - - - - 31200 - Konkurranseavgifter 7145 - Andre reisekostnader - - 7790 - Diverse kostnader - - Sum - - - - - - 31300 - Dommerkostnader (Utdanning) 5000 - Lønn og honorarer - - 6860 - Kurs - 10 000 7100 - Bilgodtgjørelse - - 7140 - Reisekostnader ikke oppg.pl. - - 7144 - Hotell - - 7145 - Andre reisekostnader - - 7162 - Bevertning - - Sum - - - 10 000-10 000 31400 - Treningssamlinger 3906 - Treningssamlinger -7 700-16 000-5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - 30 500 43 200 6310 - Leie av lokaler/hall/møterom - 6 900 21 600 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - 1 598 3 000 7162 - Bevertning - 2 781 3 000 7420 - Gaver, premier - 432 - Sum -7 700-16 000 42 211 70 800 34 511 54 800 19
INNT BUDSJ KOSTN BUDSJ RESULTAT BUDSJ INNT KOSTN RESULTAT 2015 2016 2015 2016 2015 2016 31500 - Kontingent kretsl Turn Kvinner 3926 - Kontingent kretsl Turn Kvinner -21 200-23 800 - - Sum -21 200-23 800 - - -21 200-23 800 Sum Turn Kvinner -28 900-39 800 42 211 80 800 13 311 41 000 32 - Turn menn 32300-Dommerkostnader 6860-Kurs - Sum - - - - - 32400 - Treningssamlinger 3906 - Treningssamlinger -250-2 000-5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - 2 000 6 400 6310 - Leie av lokaler/hall/møterom - 1 200 4 800 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - 96 1 000 7145 - Andre reisekostnader - - - 7162 - Bevertning - 456 1 000 7790 - Diverse kostnader - - Sum -250-2 000 3 752 13 200 3 502 11 200 32500 - Kontingent kretsl. Turn Menn 3927 - Kontingent kretsl. Turn Menn -2 250 - - - Sum -2 250 - - - -2 250 - Sum Turn Menn -2 500-2 000 3 752 13 200 1 252 11 200 34 - Troppsgymnastikk 34 200 - Konkurranseavgifter 7141 - flyreiser - 6 445-7144 - Hotell - 1 990-7145 - Andre reisekostnader - 502-7790 - Diverse kostnader - 300 8 000 Sum 9 237 8 000 9 237 8 000 34300-Dommerkostndader 6860-Kurs - - 10 000 Sum - - 10 000-10 000 34400 - Treningssamlinger 3906 - Treningssamlinger - - 3445 - Tilskudd Trenerpoolen NGTF - - 5000 - Lønn og honorarer (HGTK) - - 6310 - Leie av lokaler/hall/møterom - - 7100 - Bilgodtgjørelse (HGTK) - - 7145 - Andre reisekostnader - - 7162 - Bevertning - - Sum - - - - - - Sum Troppsutvalg - 9 237 18 000 9 237 18 000 20
INNT BUDSJ KOSTN BUDSJ RESULTAT BUDSJ INNT KOSTN RESULTAT 2015 2016 2015 2016 2015 2016 38 - Gymnastikk og bredde (stevner) 38200- Konkurranseavgifter 3902 - Stevneavgift BKTS -6 780-6 000 7145 - Reisekostnader 7 000 Sum -6 780-6 000 7 000-6 780 1 000 38400- Treningssamlinger 3906 - Treningssamlinger - - Sum Stevner - - - - - - 38700 - Stevnemedaljer 3103 - Salg av stevnemedaljer -6 370-6 000-7420 - Gaver, premier og medaljer 2 855 5 000 - - Sum Stevnemedaljer -6 370-6 000 2 855 5 000-3 515-1 000 Sum -13 150-12 000 2 855 12 000-10 295 - Totalt underskudd -394 207-394 900 418 715 490 764 24 508 95 864 21
SAK 14: TERMINLISTE 2016 Med forbehold om endringer Lista omfatter møter, kurs, konkurranser og andre arrangementer i kretsens regi, - samt andre kurs, stevner og konkurranser mm. på krets-, område- og nasjonalt nivå hvor deltakelse fra vår krets er aktuelt. For øvrig vises til NGTFs og de andre kretsenes terminlister på www.gymogturn.no. Måned Hva Hvor Januar Arrangement Sted 6. januar Kretsstyremøte HGTK Elverum 16.-17. januar Sikringskurs 1 Trampett Nes 30.-31. januar Sikringskurs 1 Trampett Gausdal 30.-31. januar Kretsledermøte Oslo Februar 6.-7. februar Granspretten, konkurranse i tropp og gymhjul Gran 8. februar Kretsstyremøte HGTK Elverum Mars 4. mars Kretsstyremøte HGTK Løten 5.-6. mars Kretsting Hedmark Løten 11.-13. mars Forbundsdommer kategori E kurs, Turn kvinner Oslo 12.-13. mars Kretsting Oppland Beitostølen 13. mars Cup 1, Turn kvinner og menn Terningen, Elverum 13. mars Dommer og trenerseminar, Turn kvinner April 9-10. april Twentyfour cup nr. 1, Turn kvinner og menn Stavanger 15.-17. april OpplandsPokalen Lillehammer 16.-17. april NM junior, Turn kvinner og menn 23. april Hjelpetrenerkurs Elverum 30. april- 1. mai Rola Turnfest, Troppsgymnastikk, Turn kvinner og Turn menn Holmen Mai 22. mai Cup 2 og KM, Turn kvinner og menn Terningen, Elverum Juni 4.-5. juni Twentyfour cup nr. 2, Turn kvinner og menn Bergen 11.-12. juni Barnekretsturnstevnet Hedmark Hamar 11.-12. juni Vestlandsstevnet (voksenkretsturnstevnet) Stryn Juli August September 18. september Cup 3, Turn kvinner og menn Terningen, Elverum 24.-25. september Kretsledermøte (kretsenes seminar avlyst) Oktober 8.-9. oktober NM senior, Turn kvinner og menn Oslo 29.-30. oktober Twentyfour cup nr. 3, Turn kvinner og menn Oslo November 19.-20. november Norgesfinalen/ Norgescupfinalen, Turn kvinner og menn Holmen Desember 4. desember Cup 4 og cupmesterskap, Turn kvinner og menn Terningen, Elverum 22
SAK 7A: LOV FOR HEDMARK GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Revidert februar 2016 Godkjent av Norges Gymnastikk- og Turnforbund 23
LOV FOR HEDMARK GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets, som er utgått fra Opplandske Gymnastikk- og Turnkrets, stiftet 30. mai 1898. Loven er vedtatt den 09.11.1980 med senere endringer 07.02.1993, 12.02.2005, 23.03.2006, 12.02.2012. Loven er godkjent av NGTF.. Ajourført etter vedtak på idrettstingene 1996, 1999, 2003, 2007, 2011 og 2015. 4 Kontingent (1) Kontingenten fastsettes av særkretstinget og betales forskuddsvis. (2) Skyldig kontingent/avgift medfører tap av stemmerett og andre rettigheter på særkretstinget. Styret kan anbefale overfor særforbundet at lag, som skylder kontingent eller avgift for mer enn ett år, mister sitt medlemskap 1 i særforbundet. I. INNLEDENDE BESTEMMELSER 5 Kjønnsfordeling II TILLITSVALGTE OG ANSATTE 1 Formål (1) Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets formål er å arbeide for gymnastikk og turnidrettens utvikling innen kretsen, og å fremme samarbeidet med kretsens turnforeninger og turngrupper. Den skal bistå Norges Gymnastikk- og Turnforbund i alle spørsmål som gjelder gymnastikk og turnidretten innen kretsen. (2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon (1) Særkretsen er opprettet av Norges Gymnastikk- og Turnforbund og består av alle idrettslag innen særkretsens grenser som er medlem av særforbundet. Særkretsens grenser fastsettes av særforbundet. (2) Gjennom Norges Gymnastikk og Turnforbund er særkretsen et organisasjonsledd innen Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). (3) Særkretsen skal følge NIFs og særforbundets regelverk og vedtak. NIFs regelverk gjelder for særkretsen uavhengig av hva som måtte stå i særkretsens egen lov. (4) Saker av felles interesse for idretten, bør forelegges idrettskretsen. 3 Oppgaver Særkretsen skal bl.a.: a) Representere sitt særforbund og bistå det i saker knyttet til den enkelte idrett. b) Stimulere til samarbeid mellom de idrettslag som driver vedkommende idrett. Bistå idrettskretsen i spørsmål av felles interesse for flere idretter. c) Godkjenne idrettsarrangementer, oppnevne nødvendige dommere, samt utarbeide terminliste. d) Forestå særidrettsfaglig utdanning i samsvar med særforbundets planer. e) Sørge for gjennomføring av kretsmesterskap, samt stimulere til annen idrettslig virksomhet med størst mulig variasjon og omfang. f) Gi faglig bistand ved planlegging og bygging av idrettsanlegg. g) Avgi beretning og regnskap innen fastsatte frister, og søke om økonomisk støtte fra særforbund og idrettskrets. (1) Ved valg/oppnevning av styre, råd, utvalg/komité mv. og ved representasjon til årsmøte/ting, skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det ved valg/oppnevning av mer enn tre personer skal velges/oppnevnes minst to personer fra hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett varamedlem. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. (2) Ved valg/oppnevning til styrer, råd, utvalg/komité mv. i strid med bestemmelsen, skal styret innen én måned etter årsmøtet/tinget sende ut innkalling til ekstraordinært årsmøte/ting der nytt valg foretas. Eksisterende medlemmer i det aktuelle styret, komiteen mv. blir sittende til nytt styre, komité mv. er valgt/oppnevnt. (3) Ved representasjon må den delegasjon som faktisk møter tilfredsstille bestemmelsen, hvis ikke mister organisasjonsleddet det antall representanter som mangler for å oppfylle bestemmelsen. (4) Idrettsstyret kan pålegge organisasjonsledd å oppfylle bestemmelsen, herunder å innkalle til nytt årsmøte/ting eller foreta ny oppnevning. (5) Idrettsstyret 2 kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt mulig søkes om dispensasjon i forkant. Søknad om dispensasjon må være sendt til det organ som avgjør dispensasjonssøknaden innen 14 dager etter særkretstinget. Dispensasjon kan kun gis for én valgperiode/oppnevning av gangen. 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man ha fylt 15 år, vært medlem av et idrettslag tilsluttet særkretsen i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. NIFs lov 10-4. Det samme gjelder der en person skal oppnevnes som representant til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. (2) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i særkretsen: medlem av styret, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor. (3) Forslagsrett: a) Styret i særkretsen har forslagsrett til og på særkretstinget. b) Et representasjonsberettiget organisasjonsledd har forslagsrett til særkretstinget, og dets representant(er) har forslagsrett på særkretstinget. c) Møteberettiget komité/utvalg, jf. 14(3), har forslagsrett til særkretstinget i saker som ligger innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde, og dets representant(er) har forslagsrett på særkretstinget innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde. 1 Med skyldig kontingent for mer enn ett år menes kontingent som er forfalt til betaling i tingperioden. 2 Myndighet er delegert iht. NIFs delegasjonsreglement. 24
(4) Talerett: 3 a) Revisor har talerett på særkretsstinget i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde. b) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på særkretstinget. 7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker (1) En arbeidstaker i et organisasjonsledd er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komite mv. i organisasjonsleddet eller overordnet organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse i organisasjonsleddet, plikter å fratre tillitsvervet ved tiltredelse av stillingen, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet er opphørt. (2) En arbeidstaker i et organisasjonsledd kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnet organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant som er arbeidstaker i det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som kan sammenlignes med et ansettelsesforhold. (4) Bestemmelsen er ikke til hinder for at organisasjonsleddet gir de ansatte rett til å utpeke ansattrepresentant(er) til organisasjonsleddets styre. (5) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen, anses ikke som valgt eller oppnevnt. (6) Idrettsstyret 4 kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til særkretsen (1) En person som har en avtale med et organisasjonsledd som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften av organisasjonsleddet, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komite innen organisasjonsleddet eller overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt, eller aksjonær med vesentlig innflytelse, i en juridisk person som har slik avtale som nevnt i første setning. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av organisasjonsleddet. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt. (2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnet organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant som har en tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer. (3) En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen, anses som ikke valgt eller oppnevnt. (4) Idrettsstyret 5 kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen. 3 Særkretstinget kan også beslutte å gi talerett til andre personer. 4 Myndighet er delegert iht. NIFs delegasjonsreglement. 5 Myndighet er delegert iht. NIFs delegasjonsreglement. 9 Inhabilitet (1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i særkretsen er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken, b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken, c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part, d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken. (2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part. (3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i særkretsen. (4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete. (5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. (6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. (7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnete til avgjørelse. 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll (1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i særkretsen vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. (2) Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling 6 eller ved fjernmøte 7. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. 6 For eksempel per e-post. 7 For eksempel møte per telefon/videokonferanse. 25
(3) Det skal føres protokoll fra styremøter. 11 Refusjon av utgifter. Godtgjørelse (1) Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet. (2) Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. (3) Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv. III. ØKONOMI (1) Særkretsen er regnskaps- og revisjonspliktig. Regnskapsåret skal følge kalenderåret. 8 (2) Dersom særkretsen har en årlig omsetning på mindre enn kr 5 millioner, skal særkretsen følge NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, men kan, etter beslutning av styret, velge å følge regnskapsloven. Dersom særkretsen har en årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer, skal særkretsen følge regnskapsloven og revisorloven, og skal alltid engasjere statsautorisert/registrert revisor uavhengig av hva som følger av disse lovene. Alle organisasjonsledd som har engasjert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov 2-12. (3) Bankkonti skal være knyttet til særkretsen og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. (4) På særkretstinget skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges. (5) Årsregnskap og årsberetning skal underskrives av samtlige styremedlemmer. Dersom særkretsen har daglig leder skal også vedkommende signere. (6) Særkretsen kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret. Særkretsen kan dog delta i NIFs konsernkontoordning etter søknad fra særkretsen og beslutning fra Idrettsstyret. (7) Disposisjoner, herunder låneopptak, av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til særkretsens størrelse eller virksomhet, kan kun vedtas av særkretstinget. 13 Særkretstinget IV. TING, STYRE, UTVALG MV. (1) Særkretsens høyeste myndighet er særkretstinget som avholdes årlig innen 15. mars. (2) Særkretstinget innkalles av styret med minst 5 ukers varsel direkte til de organisasjonsledd som har representasjonsrett. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på særkretsens internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før særkretstinget. Forslag som skal behandles på særkretstinget, må være sendt til styret senest tre uker før særkretstinget. Fullstendig sakliste og 8 Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon til å benytte avvikende regnskapsår. andre nødvendige saksdokumenter med forslag til særkretstinget må være gjort tilgjengelig senest én uke før særkretstinget. (3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør særkretstinget hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om tinget er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. (4) Særkretstinget er vedtaksført med det antall godkjente representanter som møter. (5) På særkretstinget kan ikke behandles forslag om endring i lov og bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 14 Representasjon på særkretstinget (1) På særkretstinget møter med stemmerett: a) Særkretsens styre. b) Representanter fra idrettslagene etter følgende skala: For medlemstall til og med 50-1 representant For medlemstall fra 51 til og med 100-2 representanter For medlemstall fra 101-3 representanter, som er høyeste antall representanter et lagkan ha. c) Nestleder eller medlem i faglige utvalg, dersom leder er forhindret fra å møte. (2) Representantene må være valgt på årsmøte i idrettslaget, eller oppnevnt av styret etter fullmakt. (3) Videre møter uten stemmerett, men med tale- og forslagsrett i de saker som ligger innenfor utvalgets/komiteens arbeidsområde: a) Valgkomiteens medlemmer. b) Revisorer. Lagene kan møte med observatører. (4) Reiseutgiftsfordeling kan benyttes. 15 Ledelse av særkretstinget Særkretstinget ledes av valgt dirigent. Verken dirigent eller valgt referent behøver å være valgt/oppnevnt representant. Det kan velges flere dirigenter og referenter. 16 Særkretstingets oppgaver Særkretstinget skal: 1. Godkjenne de fremmøtte representantene. 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt to representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle beretning. 5. Behandle regnskap for særkretsen i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 9 7. Fastsette kontingent. 8. Behandle budsjett for særkretsen. 9. Foreta følgende valg til styret 10 : a) Leder og nestleder. 9 Tinget bør gi styret fullmakt til å oppdatere loven i samsvar med fremtidige endringer i NIFs lovnorm for særkretser/regioner. 10 Dette er minimum av de tillitsvalgte som skal velges på særkretstinget. Særkretstinget kan i tillegg velge andre tillitsvalgte det er behov for. Dette skal i tilfelle fremgå av den enkelte særkrets egen lov. 26
b) 1 styremedlem 11 og 1 varamedlem c) Kasserer d) Ungdomskontakt e) Leder i de utvalg og komiteer organisasjonsplanen til enhver tid krever. Dersom leder i utvalg er forhindret fra å møte på styremøter, får medlem i utvalget som møter på styremøter stemmerett. Foreta øvrige valg: f) To revisorer. 12 g) Minst ett medlem i de utvalg og komiteer organisasjonsplanen til en hver tid krever. h) Representanter til ting i overordnete organisasjonsledd eller gi særkretsstyret fullmakt til å oppnevne representantene. i) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem for neste særkretsting. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til særkretsstyret bør velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. Kretsleder velges for 1 år. Øvrige styremedlemmer og medlemmer i utvalgene velges for 2 år, men disse velges slik at ikke alle ar på valg samme år. 17 Stemmegivning på særkretstinget (1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. (3) Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. (1) Ekstraordinært særkretsting innkalles av særkretsstyret med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak av særkretsstyret. b) Vedtak av særkretstinget. c) Vedtak av styre eller ting i overordnet organisasjonsledd. d) Skriftlig krav fra ¼ av idrettslagene i særkretsen. (2) Ekstraordinært særkretsting innkalles direkte overfor de representasjonsberettigede. (3) Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal enten følge vedlagt innkallingen eller være gjort tilgjengelig på særkretsens internettside eller annen forsvarlig måte. I sistnevnte tilfeller skal det fremgå av innkallingen at saksdokumentene er gjort tilgjengelig på annen måte og dokumentene skal være gjort tilgjengelig på innkallingstidspunktet. (4) Et ekstraordinært særkretsting er vedtaksført med det antall godkjente representanter som møter. (5) Ekstraordinært særkretsting skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av tinget. (6) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør det ekstraordinære tinget hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om det ekstraordinære tinget er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles. 19 Særkretsens styre (1) Særkretsen ledes og forpliktes av styret som er særkretsens høyeste myndighet mellom tingene. 13 (2) Styret skal bl.a.: a) Iverksette særkretstingets og overordnede organisasjonsledds vedtak og bestemmelser. b) Forestå særkretsens daglige administrasjon, representere særkretsen utad og utøve faglige myndighet innen særkretsens grenser. c) Påse at særkretsens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på tinget eller av overordnet organisasjonsledd, og sørge for at særkretsen har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. d) Arrangere eller la arrangere kretsmesterskap og andre konkurranser innen kretsen og utarbeide terminlister for dette. e) Utvikle særkretsens organisasjon og aktivitetstilbud. f) Oppnevne utvalg, råd og komiteer etter behov samt utarbeide mandat/instruks for disse. g) Sende foreskrevne rapporter til overordnede organisasjonsledd til fastsatte frister. (3) Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det, eller minst to av styremedlemmene forlanger det. 18 Ekstraordinært særkretsting 11 Antall styremedlemmer fastsettes ved vedtakelse av loven. Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 12 Særkretser med årlig omsetning på kr 5 millioner eller mer plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov 2-11, og må innta følgende som nytt pkt. 9: Engasjere statsautorisert/ registrert revisor til å revidere idrettsrådets regnskap. Pkt. 9 forskyves til nytt pkt. 10 og bokstav c) endres til Kontrollkomité med minst to medlemmer.. 20 Valgkomité Valgkomiteen velges på særkretstinget på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på særkretstinget. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. 13 Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen særkretsen, for eksempel trenings-/konkurransegrupper på tvers av særkretsgrensene. 27