Magnus Kroken, seksjonsleder Delivery ERP FØRST2014, 31.3.2014 A-meldingen
Agenda Hva er A-meldingen? o EDAG og A-ordningen Hva betyr A-meldingen for oppsettet i Agresso? Hva betyr A-meldingen for rutiner på lønn og rapportering? Hvordan støtter EVRY dere i innføringen av A-meldingen? 2
Hva er A-meldingen? 3
Mange begreper, hvordan henger de sammen? - prosjektet A-opplysningsloven Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold m.m. A-ordningen A-meldingen Etatens Fellesforvaltning (EFF)
Tidsplan for innføring av a-ordningen A opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A ordningen iverksettes 2012 2013 2014 2015 5
6
7 A-meldingen elektronisk innlevering
Opplysningspliktig (juridisk enhet) Opplysningspliktig: Den part som i følge a-opplysningsloven har plikt til å sende inn a-meldingen, f.eks. foretaksnummer i foretaksregisteret, eller nummer for organisasjonsledd. Virksomhet 1 Virksomhet...n Opplysningspliktig (Organisasjonsnr. / F. nr. / D-nr.) Måned MeldingsID (gitt av lønnssystem) Erstatt_MeldingsID (kun for erstatningmeldinger) Inntektsmottaker A Inntektsmottaker...n A Arbeidsforhold Kildesystem (lønnssystem navn + versjon) Tidsstempel (gitt av lønnssystem) Språk for tilbakemelding (bokmål er default) Arbeidsgiveravgift å betale Forskuddstrekk å betale Annen bagatellmessig støtte (arbeidsgiveravgift) Fradrag Forskuddstrekk Inntekts- og ytelses detaljer 8
Virksomhet 1 Opplysningspliktig (juridisk enhet) Virksomhet...n Virksomhet Lokalt avgrenset funksjonell enhet hvor det hovedsakelig drives aktiviteter som faller innenfor en bestemt næringsgruppe - tidligere kalt bedriftsnummer Virksomhet (org.nr. / F. nr. / D-nr.) Inntektsmottaker A Inntektsmottaker...n A Arbeidsforhold Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift Sone for beregning av arbeidsgiveravgift Avgiftsgrunnlag/Refusjonsgrunnlag Avgiftssats Fradrag Forskuddstrekk Inntekts- og ytelses detaljer 9
Opplysningspliktig (juridisk enhet) Inntektsmottaker Inntektsmottaker (F. nr /D-nr.) Navn Adresse, postnr., poststed og land Fødselsdato Ansattnr. Virksomhet 1 Inntektsmottaker A Inntektsmottaker...n Virksomhet...n Kun for midlertidig bruk: Internasjonal identifikator: Nr, type og land F.eks.: [nummer], passnummer, Polen Eller [nummer], social security number, USA A Arbeidsforhold Fradrag Forskuddstrekk Inntekts- og ytelses detaljer 10
Opplysningspliktig (juridisk enhet) Arbeidsforhold Arbeidsforhold ID Type arbeidsforhold Virksomhet 1 Inntektsmottaker A Inntektsmottaker...n Virksomhet...n A Arbeidsforhold Fradrag Forskuddstrekk Inntekts- og ytelses detaljer Start- og sluttdato for arbeidsforhold Antall timer per uke som en full stilling tilsvarer Avlønningstype (fast-, time-, akkordlønnet, osv.) Yrkeskode Arbeidstidsordning (skift, turnus, offshore, osv.) Stillingsprosent Dato for siste lønnsendring Lønnsansiennitet Lønnstrinn Skipsregister, skipstype, fartsområde For permisjoner: PermisjonsID Start- og sluttdato permisjon Permisjonsprosent 11
Inntekts- og ytelsesdetaljer Beløp Fordel Arbeidsgiveravgift Trekkplikt Skatte- og avgiftsregel Start- og sluttdato opptjeningsperiode kontantytelse naturalytelse utgiftsgodtgjørelse nettolønn Svalbard lønnsarbeid i hjemmet osv. Lønnsinntekt Beskrivelse Antall Tilleggsinfo Spesifikasjon Ytelser fra Offentlige Beskrivelse Pensjon/ Trygd Beskrivelse Tilleggsinfo Næringsinntekt Beskrivelse Tilleggsinfo Inntektstype Administrativ forpleining Aksjer/grunnfondsbevis til underkurs Bedriftsbarnehageplass Beregnet skatt Besøksreiser hjemmet annet Besøksreiser hjemmet kost Bil Bolig Bonus Faste tillegg Fastlønn Feriepenger Flyttegodtgjørelse... osv. Alderspensjon fra folketrygden Avtalefestet pensjon (AFP) Barnepensjon fra andre enn folketrygden Barnepensjon fra folketrygden Ektefelletillegg Etterlattepensjon fra folketrygden Etterlønn og etterpensjon Introduksjonsstønad Krigspensjon mv. Kvalifiseringsstønad Ny avtalefestet pensjon (AFP) i privat sektor...osv Dagpenger til fisker Dagpenger ved arbeidsløshet utbetalt fra folketrygden Sykepenger fra folketrygden Sykepenger til dagmamma Sykepenger til fisker Sykepenger til jord- og skogbrukere Vederlag 12
A-meldingen innebærer Helt ny kodestruktur o Oppsplitting av koder til mer detaljer Beløp krever mer informasjon enn før o F.eks. månedslønn: - I dagens versjon: 111A Beløp - I ny versjon: Lønnsinntekt, Kontantytelse, Fastlønn, Arbeidsgiverplikt (J/N), Trekkplikt (J/N) + Beløp Månedlig rapportering 13
Hva betyr A-meldingen for oppsettet i Agresso? 14
A-meldingen i Agresso Ny, frittstående modul Påvirker ikke annet oppsett o En kan rapportere etter eksisterende rutine parallelt med A-meldingen 15
HN60 A-meldingen - Systemskisse Oppsett a- melding Arbeidsforhold Generering a-melding Overføre til Altinn THN6002 Rapporteringsstruktur THN6003 Vedlikehold relasjonsdatoer (553/ M3) HN60PRN02ACT Lønnartkatalogen HN6003 Kontroll av oppsett HN6004 Generere arbeidsforholds info. THN6004 Vedlikeholde ressursinformasjon a-meldingen (inkl. kobling fra HS01) HN6006 Forslag a-melding HN6005 Kontroll av datagrunnlag a-meldingen HN6007 Bekreft og send til SKD HN6008 Altinn adapter a- meldingen THN6005 a-meldingen EN86 Filemover XN08 Load sysdata 15
Forutsetninger oppsett VIKTIG! Konteringsstrengen i lønn må inneholde informasjon om juridisk tilhørighet o Virksomhet (bedriftsnummer ) må være et konteringsbegrep/-dimensjon, eller ligge som relasjon på et konteringsbegrep/-dimensjon Firma som har ansatte som jobber på tvers av virksomheter samtidig, må bruke stilling. Ved bruk av stilling skal alle relevante opplysninger være knyttet mot stillingen. Firma som har tatt i bruk stilling, men ikke på alle ressurser, må implementere bruk av stilling på alle. En lønnart kan ikke brukes på tvers av ytelser som krever unik kodifisering Permisjon/permittering må håndteres enten som fraværstransaksjoner eller som verdireferanser (sats knyttet til stilling eller ressurs) Bruk av lønnsavtale støttes ikke 17
Hva betyr A-meldingen for rutiner på lønn og rapportering? 18
Månedlig rapportering Variable transaksjoner (manuelle) lønn og fravær Altinn Transaksjoner fra forsystem Simulering PR01 Lønnsforslag PR01 Lønnsbekreftelse PR02 Forslag A- melding HN6006 Kontroll a- melding HN6005 Korrigering Faste opplysninger Korreksjoner Etterbetaling 19
Nye rutiner med A-meldingen Månedlig kontroll og validering av lønns- og personaldata o Høyere krav til konsistens og datakvalitet o En må hele tiden være ajour! o Mindre jobb ved årsoppgjør Periodisering av lønnstransaksjoner viktig o Variable transaksjoner og korreksjoner må føres på riktig periode A-meldingen vil bli en forlengelse av lønnskjøringsprosessen og en betydelig del av periodeavslutningen Endring i kodestruktur og oppsett kan medføre noe endrede rutiner 20
Hvordan støtter EVRY dere i innføringen av A-meldingen? 21
Viktige forutsetninger Innføring av A-melding er et pålegg fra de sentrale myndigheter til dere som kunder (alle opplysningspliktige) UNIT4Agresso vil levere funksjonalitet som er nødvendig for å kunne levere A-melding EVRY kan bistå dere med nødvendige endringer i oppsett og implementering av A-meldingen o Bruk av standard metodeverk og verktøy 22
EVRYs metode og plan EVRY har etablert et stort apparat for innføringen av A-meldingen EVRY har utviklet metode og verktøy for gjennomføringen Alle som avtaler bistand fra EVRY må følge standard metode o Ingen individuell tilpasning Viktig å etablere avtale raskt ta kontakt med kundeansvarlig Start forberedelser tidlig! NÅ! 23
EVRYs metode og plan Analyse Estimere realisering Realisering Estimere prodsetting Prod.sette 1 Nettmøte 2 Oppstarts- og planleggingsmøte 3 Analyse og design 3.1 Funksjonell workshop 3.2 Teknisk workshop 3.3 Workshop prosess og rutinebeskrivelse 3.4 Plan for realisering 4 Realisering 4.1 Detaljert plan for realisering 4.2 Realisere installasjon 4.3 Realisere funksjonelt 4.4 Realisere integrasjon 4.5 Realisere prosesser og rutine 5 Testsende a-melding til Altinn 6 Produksjonssetting 7 Etterarbeid 24
Oppstartsmøte Intensjonen med møte: o Kunden skal forstå hva som må gjøres totalt sett, gjennomgang av gjennomføringsplan o Kunden skal forstå hva som må gjøres som forberedelser - Endringer som må gjøres i Agresso, andre systemer og rutiner - Endringer vi anbefaler å gjøre o Innhenting av basis informasjon av kunden løsning o Bli enige om oppgaver og ansvar til neste fase Deltakere: Kundens lønnsmedarbeider, økonomi og teknisk kompetanse samt ledelse, EVRY Koordinator og Løsningsarkitekt Form: Nettmøte Leveranse: Gjennomføringsplan 25
Funksjonell workshop Intensjonen med workshop: o o o o o Gjennomført analyse av lønnartskatalogen Opplæring i å mappe LTO mot nytt kodeverk Gjennomført analyse av generelt oppsett; organisasjonsstruktur og kontering av lønn Identifisere behov for endring i prosess og rutiner Definere hvilke aktiviteter som må gjennomføres etter workshop Beslutningspunkt: o o Hvem tar ansvar for åpne punkter med tidsplan - Ferdigstille designdokument - Ferdigstille mapping av LTI mot nytt kodeverk - Andre funn Bli enige om det er behov for flere workshops innenfor dette emne Leveranse: Funksjonelt design Deltakere: Kundens lønnsmedarbeider, økonomi, EVRY Løsningsarkitekt og funksjonell konsulent. 26
Teknisk workshop Intensjonen med workshop: Forutsetninger for installasjon av ny modul Identifisere forsystemer (grensesnitt) som blir påvirket Finne effektiv måte å sette opp løsningen i Agresso med tilhørende systemer Beslutningspunkt: Hvem tar ansvar for åpne punkter med tidsplan o Ferdigstille teknisk design o Koordinere endringer med forsystemer Bli enige om det er behov for en workshop til innenfor dette emne Deltakere: Teknisk personell og EVRY løsningsarkitekt 27
Workshop prosess og rutinebeskrivelse Intensjonen med workshop: Gjennomgang av berørte prosesser og rutiner Identifisere berørt personell Beslutningspunkt: Hvem tar ansvar for åpne punkter med tidsplan o Utarbeide / oppdatere prosessbeskrivelser o Utarbeide rutinebeskrivelser og sanere eksisterende o Informasjon om endringer til berørt personell o Andre funn Bli enige om det er behov for flere workshop innenfor dette emne Deltakere: «mottaksprosjektet», EVRY koordinator 28
Beslutte realisering Intensjon: Overordnet gjennomgang av total løsningsdesign Gjennomgå Gjennomføringsplanen Beslutningspunkt: Beslutte oppstart for realisering Beslutte behov for bistand fra EVRY Deltakere: Beslutningstaker hos Kunde, EVRY løsningsarkitekt og Koordinator 29
Tidslinje analyse og design Nettseminar Etablere avtale om bistand Kunden setter seg inn i a ordningen Oppstartsmøte Funksjonell workshop Teknisk workshop Prosess og rutine ws Løsningsdesign dokumentasjon Lage Gjennomføringsplan og avtale for realisering Beslutte realisering Realiserining Periode 2 måneder Nettmøte Nettmøte Løsningsdesign og realiseringsplan Workshop Worksh hos kunden op hos kunden etter september Bistand til realisering basert på designdokumentasjon Gjøres fra Fornebu (fabrikk) Opplæring via ewiz eller nettseminar 30
EVRYs organisering analyse og design Fargene angir samarbeid Vi har delt kundene inn i 4 grupper. En koordinator per gruppe har ansvar for å få frem løsningsdesign og realiseringsplan per kunde eller et kundesamarbeid. Per gruppe kunder følgende roller Koordinator for begge team Team 1: Løsningsarkitekt Funksjonell konsulent Teknisk konsulent Team 2: Løsningsarkitekt Funksjonell konsulent Teknisk konsulent Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Løten kommune Frogn kommune Andebu kommune Lyngdal kommune Hamar kommune Nesodden kommune Lardal kommune Søgne kommune Stange kommune Vestby kommune Flesberg kommune Farsund kommune Gamvik kommune Ås kommune Rollag kommune Kvinesdal kommune Hasvik kommune Engerdal kommune Nore og Uvdal kommune Mandal kommune Lebesby kommune Stor Elvdal kommune Fyresdal kommune Flekkefjord kommune Nordkapp kommune Åmot kommune Kviteseid kommune Gjerstad kommune Balsfjord kommune Elverum kommune Nissedal kommune Risør kommune Berg kommune Lurøy kommune Vinje kommune Tvedestrand kommune Tranøy kommune Rødøy kommune Seljord kommune Vegårshei kommune Målselv kommune Træna kommune Tokke kommune Åmli kommune Sørreisa kommune Nesna kommune Nøtterøy kommune Bindal kommune Torsken kommune Meløy kommune Stokke kommune Brønnøy kommune Karlsøy kommune Ballangen kommune Bråset Bo og Behandlingssenter Sømna kommune Kvænangen kommune Hamarøy kommune Røyken kommune Vega kommune Nordreisa kommune Steigen kommune Sande kommune Vevelstad kommune Kåfjord kommune/gáivuotna gielda Tysfjord kommune Svelvik kommune Askøy kommune Skjervøy kommune Alta kommune Evje og Hornnes kommune Solund kommune Storfjord kommune Rissa kommune Iveland kommune Askvoll kommune Ski kommune Leksvik kommune Bygland kommune Fjaler kommune Gausdal kommune Osen kommune Bykle kommune Førde kommune Lillehammer kommune Roan kommune Valle kommune Gaular kommune Øyer kommune Ørland kommune Eidfjord kommune Gulen kommune Inderøy kommune Åfjord kommune Odda kommune Hyllestad kommune Steinkjer kommune Bjugn kommune Ulvik herad Høyanger kommune Verran kommune Vågan kommune Hareid kommune Jølster kommune Fusa kommune Flakstad kommune Herøy kommune Naustdal kommune Samnanger kommune Moskenes kommune Ulstein kommune Aust Agder fylkeskommune Tysnes kommune Røst kommune Vanylven kommune Arendal kommune Fagforbundet Kautokeino kommune Kvam herad Froland kommune Oljedirektoratet Porsanger kommune Larvik kommune Grimstad kommune Norsk inst. for skog og landskap Karasjok kommune Ørsta kommune Sande kommune (i Møre og Romsdal) Riksantikvaren Andøy kommune Drangedal kommune Stord kommune Sør Trøndelag fylkeskommune Øksnes kommune Lund kommune Bømlo kommune Trondheim kommunale pensjonskasse Bø kommune Statens Kartverk Fitjar kommune Dronning Mauds minne Lødingen kommune Volda kommune Rogaland fylkeskommune Fiskeridirektoratet Radøy kommune Haugesund kommune Etterretningstjenesten Norsk Polarinstitutt Vest Agder fylkeskommune Stortinget Nasjonal Sikkerhetsmyndighet Statens Pensjonskasse Petroleumstilsynet 31
Oppsummering 32
Oppsummering Innføring av A-meldingen får konsekvenser for oppsett og rutiner Start forberedelsene nå o Gjør dere kjent med forutsetningene og hvilke konsekvenser det har for dere o Sett dere inn i veiledning for a-ordningen www.altinn.no o «Mye gammel moro i lønnssystemene rydd opp nå!» (Åge Andersen, FØRST2014) Etabler avtale for innføringen så snart som mulig o EVRY har kompetanse og standard metodeverk for gjennomføringen 33
Henvendelser vedrørende A-meldingen: a-meldingen@evry.com 34