Miljøvernavdelingen REVISJON VED SØRUM KOMMUNALTEKNIKK KF, SØRUMSAND RENSEDISTRIKT Besøksadresse: Sørum kommunalteknikk KF, Telefon: 63 82 53 00 Kuskerudvegen, og Organisasjonsnr.: 986 366 830 Sørumsand renseanlegg, Vestbyvegen, 1920 Sørumsand. Bransjenr. (NACE): 90.010 Postadresse: Postboks 113, 1921 Sørumsand Utslippstillatelse av: 01.12.1996 E-postadresse: postmottak@sorum.kommune.no Endringer av: 28.09.2005 og 12.12.2006 Revisjonsdato: Formøte 13. oktober, revisjon 20. Risikoklasse: 3 og 21. oktober, ettermøte 24. Rapportnr.: 2008.002.R.MVAOA oktober 2008. Saksnr.: 2008/18460 Arkivkode: 461.2 Tilstede fra virksomheten: Fylkesmannens representanter: Daglig leder Hogne Røisheim, fagleder avløp Elisabeth B. Thøgersen, virksomhetsleder driftsavdelingen Morten Nårstad, virksomhetsleder renseanlegg Vidar Hellerud, driftsoperatører Kjell M. Larsen og Nils Mangen. Overingeniør Lotte Oddaker (revisjonsleder) og senioringeniør Jens Hertzberg. Hensikt Forhåndsvarslet systemrevisjon av internkontroll for Sørum kommunalteknikk KF angående Sørumsand rensedistrikt med spesiell vekt på miljørisikovurdering med oppfølgende arbeid, utslippskontroll og annen miljøovervåkning. Hensikten var å undersøke hvordan virksomheten gjennom sin internkontroll arbeider for å imøtekomme krav til ivaretakelse av ytre miljø. Hovedkonklusjon Under revisjonen ble det påvist 3 avvik, 1 avvik angående krav i utslippstillatelse hjemlet i forurensningsloven, 1 avvik angående krav i forurensningsforskriften kap. 14, og 1 avvik angående internkontroll iht. HMS-internkontrollforskriften. Det er også gitt 3 anmerkninger. Utarbeidet dato: 24.oktober 2008 Sign.: Lotte Oddaker Godkjent dato: Sign.: Jens Hertzberg for Are Hedén (seksjonsleder) Postadresse: Postboks 8111 Dep., 0032 OSLO Besøksadresse: Tordenskiolds gate 12, inngang fra sjøsiden Telefon: 22 00 35 56 Telefaks: 22 00 36 58 Internett: www.fylkesmannen.no/osloogakershus Saksbehandler: Lotte Oddaker Direkte telefon: 22 00 36 44 E-post: postmottak@fmoa.no Org.nummer: NO 974 761 319
1. Innledning Fylkesmannens systemrevisjoner gjennomføres i hovedsak for å undersøke hvorvidt en virksomhets internkontroll legger til rette for at myndighetskrav med hensyn til ivaretakelse av ytre miljø overholdes. Revisjonen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Fylkesmannen kan også ha kommentert andre funn i rapporten, da ment som informasjon og veiledning til virksomheten. Definisjoner på et avvik og en anmerkning er som følger: - Avvik defineres som "overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. - Anmerkning er et forhold tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Dette kan f. eks. være mangler eller svake punkter ved virksomhetens utstyr, styresystemer eller arbeidsmåte. Virksomheten manglende etterlevelse av egne regler som er strengere enn lovkravene defineres også som anmerkning. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlag for kontrollen var: - Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven). - Utslippstillatelse av dato 01.12.1996 og brev fra Fylkesmannen datert 28.09.2005 angående program for utslippskontroll og vassdragsovervåkning og brev av dato 12.12.2006 angående videreføring av eksisterende tillatelser. - Forskrift om begrensning av forurensing (forurensningsforskriften) kap. 11 med vedlegg og kap. 14. - Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften). - Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMSinternkontrollforskriften). - Kopi av dokumenter fra virksomhetens internkontroll, samt plandokumenter m.m. for kommunen og foretaket, mottatt hos Fylkesmannen 13. og 15. oktober 2008. - Virksomhetens svar på brevkontroll i forbindelse med avløpsaksjonen våren 2008, mottatt hos Fylkesmannen 23. mai 2008. - Virksomhetens årsrapport for 2007 til Fylkesmannen, mottatt hos Fylkesmannen 15. oktober 2008. 3. Omfang Følgende områder ble dekket under revisjonen: - Ansvars- og oppgavefordeling. - Risikovurderinger og beredskap. - Avvikssystem. - Interne revisjoner og ledelsens gjennomgang av internkontrollen. - Rensekrav. - Utslippskontroll. - Resipientovervåkning. - Driftsovervåkning. Side 2 av 9
4. Avvik Følgende mangler i forhold til overholdelse av krav ble avdekket under revisjonen: Avvik 1: Enkelte krav i utslippstillatelsen er ikke oppfylt. Avvik fra utslippstillatelsen av 01.12.1996 og forurensningsforskriften kap. 14. Grunnlag for avviket: Av. 1.1 Av. 1.2 Av 1.3 Virksomhetens årsrapport for 2007 til Fylkesmannen har mangler. Virksomhetens beredskapsplaner er ikke basert på risiko- og sårbarhetsanalyser av nyere dato hvor årsaker til og konsekvenser av utslipp fra avløp er vurdert. Virksomheten har ikke en operativ resipientovervåkning. Kommentarer: Av. 1.1 Virksomhetens årsrapport for 2007 til Fylkesmannen har mangler. Det vises til utslippstillatelsens punkt 4.0 Årsrapportering hvor det oppgis hva som skal rapporteres til Fylkesmannen: * Grad av måloppnåelse vedrørende resipientmål. * Forurensningstilstanden i de resipienter som tillatelsen omfatter. * Utslippsregnskapet for de berørte rensedistrikt. * Tiltak som er gjennomført i henhold til handlingsplanen i avløpsplan. * Avvik (årsak, rette tiltak). * Egenvurdering av effekten av tiltak. * Kommunale forbedringspunkter som kan redusere utslipp. Utslippstillatelsens punkt 1.3 Totalutslipp fastslår at utslippsregnskap skal oppgi tall for alle [ ] utslipp via renseanlegg, og fra transportsystemet via regnvannsoverløp, nødoverløp, overvannsutslipp og større lekkasjepunkter i nettet. [ ] Kommunen skal også ha en oversikt over evt. uforutsette utslipp av spillvann via overvannsnettet p.g.a. lekkasjer og feilkoblinger. Kommunen må påse at alle tilfeldige og uforutsette utslipp tas med i utslippsregnskapet. Sørum kommunalteknikk KF har etter konkursen i ANØ Miljøkompetanse våren 2007 hatt driftsassistanse fra Asplan Viak f.o.m. høsten 2007 vedrørende utslippsmålinger og utarbeidelse av årsrapporter. Årsrapporter for rensedistriktene i Sørum kommune for 2007 inneholder kun måledata og renseresultater for renseanlegg med overløp på renseanlegg. Av. 1.2 Virksomhetens beredskapsplaner er ikke basert på risiko- og sårbarhetsanalyser av nyere dato hvor årsaker til og konsekvenser av utslipp fra avløp er vurdert. Det vises til utslippstillatelsens punkt 1.4.1 Beredskapsplan: Kommunen skal ha faste prosedyrer og rutiner for å minimalisere forurensningsutslipp. Side 3 av 9
På grunnlag av en risikovurdering av rense- og ledningsanlegg skal kommunen utarbeide en beredskapsplan som har som siktemål å redusere utilsiktede utslipp og konsekvenser av utslipp. [ ] Sørum kommune og Sørum kommunalteknikk KF har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser, men disse har ikke blitt gjennomgått og evaluert eller oppdatert de siste årene. Av hendelser med innvirkning på avløpssystemet som ble risikoanalysert kan nevnes flom, ras (kvikkleire) og strømutfall på pumpestasjoner. Foretaket har utarbeidet beredskapsplan for ledningsnett, pumpestasjoner og renseanlegg, men beredskapsplan er ikke oppdatert i takt med omorganiseringer i kommunen og foretaket, og beredskapsplanen har ikke blitt evaluert i forhold til mulige endringer i risikobilde. Eksempelvis tas det kun månedlige sikkerhetskopier av innsamlede driftsdata på Sørumsand renseanlegg. Det er ikke tatt i bruk for eksempel diskspeiling som ellers er i vanlig bruk på mange andre drifts- og overvåkingssystemer. Ny omorganisering i foretaket er planlagt og beredskapsplaner vann og avløp skal samkjøres i forbindelse med dette. Virksomheten har i denne sammenheng tanker om også å gjennomføre risikoanalyser. Av 1.3 Virksomheten har ikke en operativ resipientovervåkning. Det vises til utslippstillatelsens punkt 1.5 Resipientundersøkelse og overvåkning: Kommunen skal utføre regelmessige undersøkelser og overvåking av de vannforekomster som berøres av avløpsvann som tillatelsen omfatter. Kommunen skal utarbeide et program som sikrer en god oversikt over forurensningssituasjonen og konsekvenser av utslipp, samt gi grunnlag for resultatvurdering av gjennomførte tiltak. [ ]. Sørum kommune ved Sørum kommunalteknikk KF har fra og med konkurs i ANØ Miljøkompetanse våren 2007 ikke gjennomført resipientovervåkning. Anbudsrunde på overvåkningsprogram og driftsassistanse på dette området er gjennomført høsten 2008, og NIVA har fått oppdraget. Nytt program er ikke iverksatt ennå. Avvik 2: Virksomhetens prøvetaking har mangler. Avvik fra forurensningsforskriften kap. 14. Grunnlag for avviket: Av. 2.1: Prøveuttak er ikke representativt for avløpsvannet. Kommentarer: Av. 2.1: Prøveuttak er ikke representativt for avløpsvannet. Det vises til forurensningsforskriften 14-10 Utforming og drift av renseanlegg og 14-11 Prøvetaking: [ ] Renseanlegget skal utformes slik at det kan tas representative prøver av det tilførte avløpsvannet og av det rensede avløpsvannet. Det skal være mulig å foreta målinger av mengde avløpsvann. [ ] [ ] Prøvene skal være representative for avløpsvannet og tas ved hjelp av et automatisk, mengdeproporsjonalt prøvetakingssystem. [ ]. Side 4 av 9
Det vises også til utslippstillatelsens punkt 1.6 Kvalitetssikring av måledata. Prøvetaking på innløpsvannet til renseanlegget er tids-/frekvensbasert og derved ikke vannmengdeproporsjonalt. Avvik 3: Virksomhetens internkontroll innen for ytre miljø har mangler. Avvik fra HMS- internkontrollforskriften 5. Grunnlag for avviket: Av. 3.1 Av. 3.2 Virksomheten har ikke oppdatert risikovurderinger med jevne mellomrom. Virksomheten har ikke et samkjørt og tilstrekkelig operativt system for å registrere og behandle avvik som har eller kan ha konsekvenser for ytre miljø, herunder brudd på utslippstillatelsen. Kommentar: Av. 3.1 Virksomheten har ikke oppdatert risikovurderinger med jevne mellomrom. Det vises til HMS-internkontrollforskriften 5, 2. ledd, punkt 6, om at virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Risikovurderinger med videre skal dokumenteres. Det vises også til utslippstillatelsens punkt 1.7 Internkontrollsystem og punkt 1.4.1 Beredskapsplan. (Se for øvrig Av. 1.2). Sørum kommune og Sørum kommunalteknikk KF har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser, men disse har ikke blitt gjennomgått og evaluert eller oppdatert de siste årene. Sørum kommunalteknikk KF har beredskapsplan for ledningsnett, pumpestasjoner og renseanlegg, men denne har ikke blitt evaluert og oppdatert med jevne mellomrom i forhold til mulige endringer i risikobilde. Virksomhetens beredskapsplaner skal nå evalueres med tanke på samkjøring i forbindelse med ny omorganisering av foretaket. Virksomheten har i denne sammenheng tanker om også å gjennomføre risikoanalyser. Av. 3.2 Virksomheten har ikke et samkjørt og tilstrekkelig operativt system for å registrere og behandle avvik som har eller kan ha konsekvenser for ytre miljø, herunder brudd på utslippstillatelsen. Det vises til HMS-internkontrollforskriften 5, 2. ledd, punkt 7, om at virksomheten skal avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Avviksregistrering og behandling skal dokumenteres. Side 5 av 9
Virksomheten har en avviksdatabase (del av kommunens intranett) som system for å melde, registrere og følge opp avvik. Ansvarsfordeling for oppfølging av avvik er fastsatt i rutine (flytskjema). Avvik er definert som uønsket hendelse, d.v.s.: Brudd på myndighetskrav, brudd på egne internkontrollrutiner, mangelfull eller manglende rutine for å håndtere hendelse, brudd på egne retningslinjer, standarder, policy o.l., og til en viss grad kundeklager. Avviksdatabasen skal også brukes til å melde inn forbedringsforslag. Virksomheten oppga å ikke ha registrert noen hendelser angående forurensning av ytre miljø fra avløp eller mangel på overholdelse av utslippstillatelse i 2007. I årsrapport for 2007 til Fylkesmannen oppgir driftsassistansen Asplan Viak at ett av 12 planlagte prøveuttak ikke ble foretatt pga. nedleggelse av ANØ Miljøkompetanse våren 2007. Asplan Viak oppgir også at prøver fra slam i januar-februar 2007 hadde noe høyt innhold av kadmium. Disse to uønskete hendelsene hadde ikke blitt ført inn i avviksdatabasen. Renseanleggets logg over analyseresultater og styringsparametere viste at 19. februar 2008 var konsentrasjonen av totalfosfor (Tot-P) i utløp på 0,69 mgp/l. Renseeffekt på minst 90 % slik forurensningsforskriften krever var oppnådd, men i utslippstillatelsen er det satt krav til at Tot-P i renset avløpsvann skal være maksimalt 0,6 mgp/l. For samme dato viste analyseresultat for biokjemisk oksygenforbruk (BOF 5 ) 39 mgo 2 /L i utløp. Jf. loggen skal rensing føre til at BOF 5 i utløp reduseres til minimum 25 mgo 2 /L i henhold til eget satt krav 1. Hendelsene var blitt årsaksanalysert og straksbehandlet jf. loggen, men hendelsene hadde ikke blitt registrert i avviksdatabase. På renseanlegget er det etablert en praksis for å registrere meldinger og så følge opp de avvik som krever ytterligere tiltak ved at det skrives ut en arbeidsseddel (for beredskap). Selve avvikshåndteringen gjennomføres i forbindelse med driftsmøter på renseanlegget. I driftsavdelingen er det vanlig å registrere uønskete hendelser i Gemini-melding hvor også bl.a. publikumshenvendelser samles inn og sorteres i forhold til kartdata. Dette systemet gir et praktisk og godt grunnlag for å lage arbeidsordrer m.v. At avvik og forbedringspunkter ikke meldes i etablert avviksdatabase er også påpekt av daglig leder i rapport fra ledelsens gjennomgang i februar 2007, i rapport fra kommunens interne revisjon i september 2007 og i rapport fra Nemkos eksterne revisjon i februar 2007. 1 Jf. forurensingsforskriftens 14-2krav om sekundærrensing. Sørumsand har primærrensekrav. Side 6 av 9
5. Anmerkninger Følgende forbedringspunkter ble avdekket under revisjonen: Anmerkning 1: Akkreditering av prøvetaking. Ref. forurensningsforskriften 14-10 og 14-11, jf. utslippstillatelsen punkt 1.6 Kvalitetssikring av måledata. Virksomheten har ennå ikke satt opp en plan for å oppnå akkreditering av prøvetaking. Forurensningsforskriften krever at akkreditering skal kunne skje f.o.m. 31. desember 2008. Sørum kommunalteknikk har engasjert driftsassistansen Asplan Viak for å imøtekomme dette forskriftskravet. Asplan Viak skal nå sette opp handlingsplan hvor ulike alternative løsninger for å oppnå akkreditering av prøvetaking er utredet. En mulig løsning kan være at ansatte på renseanlegget vil få opplæring i prøvetaking slik at disse blir kontrahert personell. Kommentar: Sørum kommune ved Sørum kommunalteknikk KF planlegger enten renovering og utbygging av eksisterende Sørumsand renseanlegg eller nybygging av renseanlegg på Sørumsand i løpet av 2011. Oversikt over utforminger av og installasjoner på nytt renseanlegg som er nødvendige for å oppnå akkreditering av prøveuttak må kartlegges snarest. Kartleggingen må spilles inn til den videre planleggingen av nytt renseanlegg. Større tiltak nå for å oppnå akkreditering av prøvetaking vil ikke være en hensiktsmessig investering, men virksomheten må allikevel kvalitetssikre prøveuttak som del av utslippskontrollen. Som et minimum må det installeres vannmengdeproporsjonale prøvetakere. (Se for øvrig Avvik 2). Anmerkning 2: Ledelsens gjennomgang av internkontrollen med fokus på ytre miljø bør styrkes. Ref. HMS-internkontrollforskriften 5, 2. ledd, punkt 1 og 8. Utslippstillatelsens punkt 1.7 Internkontrollsystem, punkt 3.0 Fylkesmannens vurdering og begrunnelse og punkt 4.0 Årsrapportering. Daglig leder i Sørum kommunalteknikk KF oppga at sjekkpunkter ved ledelsens gjennomgang av foretakets internkontrollen hovedsakelig går på resultatoppnåelse jf. kommunens ISO 9001 sertifiserte kvalitetssystem. Eksempelvis har virksomhets- og fagplaner blitt gjennomgått og statusevaluert sammen med virksomhetsledere. Resultater for utslipp og rensing av avløpsvann har ikke vært et eget tema. Ledelsens gjennomgang har ikke vært brukt som anledning for å gjennomgå og oppdatere risikovurderinger og beredskapsplaner eller se på uønskete tendenser. Kommentar: Evaluering av totalregnskap for utslipp fra avløpssystemer og resultater fra rensing av avløpsvann bør være et resultatområde som kan legges til ledelsens gjennomgang i februar hvert år. Ledelsens gjennomgang i februar kan også være et gunstig tidspunkt for å se på de øvrige forholdene det skal Side 7 av 9
redegjøres for i årsrapport til Fylkesmannen. Eksempelvis er det vanlig å foreta en årlig gjennomgang av foretatte risikovurderinger for å vurdere endringer i risikobilde. Avviksregistreringer kan være et verktøy til å oppdage uønskete tendenser eller hendelser som bør risikoanalyseres. Endringer i risikobilde kan tilsi endring av beredskapsplan eller andre tiltaksplaner. Anmerkning 3: Implementering av oppgave- og ansvarsfordeling for bl.a. kvalitetssikring av planlegging, evaluering og rapportering på avløpssektoren bør styrkes. Ref. HMS-internkontrollforskriften 5, 2. ledd, punkt 5. I følge daglig leder er fagleder avløp ansvarlig for å koordinere og kvalitetssikre oppgaver foretaket har i forhold til utslippstillatelsen, bl.a. resipientovervåkning, prøvetakingsprogram, akkreditering av prøvetaking, vurdering av analyseresultater og renseeffekter, utslippsregnskap og årsrapportering. Fagleder avløp oppga å i liten grad ha vært involvert i disse oppgavene. Fagleder avløp mente det var virksomhetsleder renseanlegg sammen med driftsassistansen som setter opp prøvetakingsprogram, vurderer analyseresultater og renseeffekter, setter opp utslippsregnskap og utarbeider årsrapport. Driftsoperatører på renseanlegg vurderer analyseresultater og renseeffekter fortløpende. Virksomhetsleder renseanlegg sender driftsjournaler til driftsassistansen hver måned. Kommentar: Implementering av endret organisering av foretakets stab f.o.m. 2008 må fortsettes for å klargjøre oppgave- og ansvarsfordeling mellom daglig leder, fagleder avløp og virksomhetsleder renseanlegg, samt driftsassistanser o.l. Slikt arbeid blir også viktig i forbindelse med forestående omorganiseringer i andre deler av foretaket. Side 8 av 9
6. Andre funn Sørum kommunes planer for avløpssektoren har vært grunnlag for Sørum kommunalteknikk KFs arbeid med å systematisk redusere utslipp fra kommunale og private avløpssystem. Plan for sanering, vedlikehold og utbygging av ledningsnett har inneholdt en prioritering av utbyggingsrekkefølge (områder) basert på ulike kriterier, bl.a. helse- og miljørisiki og oppnåelse av kommunens miljømål. Av tiltak som har blitt gjennomført for å forebygge utslipp kan nevnes vedlikehold av ledningsnett som har ført til færre hendelser med innlekking av fremmedvann og dermed redusert antall overløp fra kummer og pumpestasjoner. Per i dag er det hovedsakelig pumper 2 langs nedre deler av ledningsstrekket Lørenfallet Bingsfoss Sørumsand som har hendelser med overløp når det er store nedbørsmengder. Utbygging av kapasiteten til ledning og pumper her er tenkt gjennomført sammen med renovering og utbygging eller nybygging av renseanlegg i Sørumsand 3. Vedlikeholdet av kommunalt ledningsnett og saneringen av private avløpssystemer parallelt med utbyggingen av avløpsnettet har også ført til færre lekkasjer fra det kommunale ledningsnettet og redusert utslipp fra private avløpsanlegg. Etter flommen i 1995 har pumpestasjoner og ledningsnett blitt hevet, og det har blitt bygget flomvoll rundt renseanlegg. Mange pumper har også blitt skiftet ut. Ved arbeid på ledningsnettet og pumpestasjoner blir avløpsvann enten samlet i sump på pumpestasjonen og kjørt videre ved pauser i arbeidet, eller kjørt forbi arbeidsstedet ved hjelp av trykkledning. Virksomheten har strømaggregat som del av beredskapsmateriell. Virksomheten har vakt- og beredskapsordning for ledningsnettet, pumper og renseanlegg hele døgnet hele året. Renseanlegg og pumpestasjoner er utstyrt med driftsovervåkning og alarmsystemer. Utenom arbeidstid på renseanlegget kommer feilmeldinger og alarmer som sms på mobil til vakthavende som kan logge seg på driftsovervåkningssystemet via PC. Dette er tiltak som kan redusere konsekvenser av nødvendige (planlagte) og uforutsette utslipp. Hovedplan for avløp skal nå rulleres og det er viktig at kommunen og foretaket fortsatt utarbeider planer med formål om å redusere risiki og oppnå egne satte mål. 2 PA629 med resipient Rømua og PA610 med resipient Glomma 3 Planlagt ferdig i 2011 samtidig med oppstart av nytt slamanlegg på Krokstad. Side 9 av 9