Innlevering, bedømmelse og disputas Denne orienteringen gir en oversikt over rutiner og prosedyrer fra innlevering av doktoravhandling og fram til kreering til doktor. Den er ment for doktorand, institutt, fakultet, sakkyndig komité og leder av disputasen. Orienteringen gjelder bedømmelse og disputas for gradene ph.d. og dr.philos. Doktoranden Doktoranden (ph.d.) sender følgende til Det samfunnsvitenskapelige fakultet: Fem eksemplarer av avhandlingen Skriftlig søknad om å få framstille seg for ph.d.-graden. Søknader må oppgi navn på oppnevnt(e) veileder(e) og eventuelt hvilken prosentvis fordeling som har vært avtalt mellom veilederne. Søknaden må oppgi kontaktinformasjon Utskrift av sammendrag (abstract) av avhandlingen. Sammendraget skal være på to-tre sider og skrives på engelsk. Sammendraget må også være inkludert i selve avhandlingen Medforfattererklæring(er), dersom avhandlingen omfatter fellesarbeid. En medforfatteerklæring skal identifisere doktorandens innsats i fellesarbeidet. Erklæringen(e) skrives på samme språk som avhandlingen Husk at Opplæringsdelen må være fullført og godkjent før innlevering. Like i forkant av avhandlingsarbeidets slutt må doktoranden opplyse instituttet om den forestående innleveringen. Dette for at instituttet raskt skal kunne finne en bedømmingskomité. Vedrørende framstilling for dr.philos.-graden må følgende sendes Det samfunnsvitenskapelige fakultet: Fem eksemplarer av avhandlingen Skriftlig søknad om å få framstille seg for dr.philos.-graden. Søknaden må oppgi doktorandens personnummer og kontaktinformasjon Utskrift av sammendrag (abstract) av avhandlingen. Sammendraget skal være på to-tre sider og skrives på engelsk. Sammendraget må også være inkludert i selve avhandlingen Dokumentasjon på søkerens akademiske utdanning Egenerklæring om at avhandlingen eller deler av denne ikke er eller har vært innlevert til bedømmelse for doktorgrad ved annen norsk eller utenlandsk institusjon Doktoranden får skriftlig bekreftelse på at søknaden er mottatt. Doktoranden underrettes om sammensetting av bedømmelseskomiteen i form av kopi av oppnevningsbrevet til komiteens medlemmer. Så snart komiteens innstilling foreligger, sendes kopi til doktoranden, som innen en oppgitt frist kan gi merknader til innstillingen. UiB har inngått en avtale med AiT om trykking av doktorgradsavhandlinger og det er påkrevd at AiT benyttes for trykking av de 28 eksemplarer som skal gå til
biblioteker og disputaslokalet (se under). Det anbefales at kandidaten bruker AiT også ved trykking av de fem eksemplarer som skal gå til bedømmelseskomiteen. Dersom avhandlingen blir funnet verdig til å forsvares i offentlig disputas, gjelder følgende: Doktoranden må bestille minimum 20 eksemplar av avhandlingen fra AiT. Disse eksemplarene blir sendt til instituttet og vil være tilgjengelig i disputaslokalet. I tillegg vil AiT trykke opp 8 eksemplar som går til universitetsbiblioteket og Nasjonalbiblioteket. På biblioteket blir avhandlingen gjort tilgjengelig for offentligheten. Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest to uker før disputas for ph.d.-graden, men senest fire uker før disputas for dr.philos.- graden. For mer informasjon, se "Ferdigstilling og trykking" under Avhandlingen. Tre uker før disputasen sender doktoranden utkast til pressemelding til fakultetet. Pressemeldingen skal utformes i samsvar med fastsatt mal. Når pressemeldingen er godkjent, sender fakultetet den til Formidlingsavdelingen. Den enkelte doktorand får tilsendt detaljert informasjon om frister, foto til pressemelding og avlevering av avhandling. Doktoranden får tilsendt tekst for prøveforelesning over oppgitt emne ti virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Dr.philos.-kandidater må sende tittel på prøveforelesning over selvvalgt emne til fakultetet en måned før disputasen. Dersom doktoranden skal bruke datamaskin, videokanon eller annet teknisk utstyr under prøveforelesning eller disputas, må auditoriebrukerstøtten kontaktes i god tid. Brukerstøtten treffes på tlf. 55 58 91 87. Eventuell disputasmiddag er et privat anliggende for doktoranden. Dersom det arrangeres disputasmiddag, er det imidlertid vanlig å invitere den sakkyndige komiteens medlemmer, veiledere, leder av disputasen og instituttleder. Instituttet Instituttet fremmer begrunnet forslag til sakkyndig komité overfor fakultetet, som oppnevner komiteen. Reglementet gir bestemmelser om komiteens sammensetning, jfr 9. Det bør normalt ikke gå mer enn én måned fra avhandlingen er levert til sakkyndig komité er oppnevnt. Følgende opplysninger om den sakkyndige komiteens medlemmer må oppgis: - navn - stillingstittel - akademisk grad - institusjonstilhørighet - postadresse - e-postadresse, telefonnummer og faksnummer. Instituttet har ansvar for at lokalet for prøveforelesning og disputas er ryddig og fritt for boss, og at lys og teknisk utstyr fungerer. Kontakt auditoriebrukerstøtten i god tid (tlf. 55 58 91 87). Instituttet skal sørge for at lokalet er pyntet, at den
lilla duken er lagt på bordet og at det finnes glass med vann til opponenter og doktorand. Den lilla duken fås i ekspedisjonen ved fakultetet. Her fås også nøkkel til lagerrom i Ulrike Phils hus, for innlåsing av eventuell bagasje og verdisaker under disputaslunsjen. Ekspedisjonen har også et skilt som viser vei til disputaslokalet. Skiltet settes på fortauet utenfor Ulrike Phils hus. Instituttet sørger også for at (minst) 20 eksemplarer av doktorandens avhandling er tilgjengelig for publikum under disputasen. Instituttet bestiller hotell for komitémedlemmene i forbindelse med disputasen og attesterer reiseregningene fra komitémedlemmene. Reiseregningene sendes til fakultetet for anvisning. Instituttet sørger for at det blir søkt om skattekort for utenlandske komitémedlemmer og at medlemmene får utbetalt honorar. De nødvendige skjema blir sendt av fakultetet som vedlegg til oppnevningsbrevet for retur til instituttet. Interne medlemmer får ikke honorar. Satsene for honorering er oppgitt i oppnevningsbrevet, som går med kopi til instituttet. Komiteens medlemmer skal ha honorar selv om avhandlingen ikke blir funnet verdig til å forsvares, men da med grunnsatsen. Utfylt og attestert skjema for honorar sendes til fakultetet for anvisning. Fakultetet Den sakkyndige komiteen oppnevnes av dekanus, så sant mulig innen en måned etter at avhandlingen er levert for bedømmelse. Oppnevningsbrev til komitémedlemmene blir sendt av fakultetetssekretariatet sammen med avhandlingen og vedlegg som orienterer om prosedyre for vurdering av en avhandling og hva som forventes av opponentene under disputasen. Fakultetet reserverer lokale for prøveforelesning og disputas så snart komiteens leder har gitt melding om ønskede datoer og tidspunkt og det er avklart hvem som skal lede disputasen. Deretter bekreftes datoene i melding per e-post til komiteens medlemmer, doktoranden, det aktuelle instituttet, instituttets økonomikonsulent og disputasens leder. Så snart komiteens innstilling foreligger, sender fakultetet den til doktoranden for eventuelle merknader. Kopi av den signerte innstillingen sendes til kandidaten når alle medlemmene har signert. Komiteens innstilling dekanus dersom den er enstemmig positiv. Dersom innstillingen ikke er enstemmig, eller komiteen ikke finner avhandlingen verdig til å forsvares for doktorgrad, skal den behandles av fakultetsstyret. Ved enstemmig positiv innstilling, oppnevnes opponentene samtidig som komiteens innstilling godkjennes. Fakultetet skriver kunngjøring om prøveforelesning og disputas. Kunngjøringen sendes til institutter og sentre ved fakultetet samt publiseres på intranett.
Fakultetet skriver manus for disputasens leder og godkjenningsbrev for prøveforelesning og disputas som komiteens medlemmer skal signere. Fakultetet oversender de signerte godkjenningene til Universitetsstyret med anbefaling om at doktoranden blir kreert til doktor. Fakultetet arrangerer lunsj for komiteen, doktoranden, veileder(e) og disputasens leder på disputasdagen. Fakultetet kjøper inn gave som disputasens leder på vegne av fakultetet overrekker doktoranden, enten under disputasmiddagen eller like etter at disputasen er ferdig. Fakultetet skriver diplom, som overrekkes de nye doctores under doktorpromosjonen. Leder av disputasen Disputasen ledes av dekan, prodekan eller settedekan. Disputasens leder skal sørge for at disputasen foregår i verdige former, at godkjenningsbrevene blir undertegnet av komiteens medlemmer, og at disse blir levert til rette vedkommende på fakultetet. Gangen i disputasen beskrives nærmere i avsnittet om disputas. Kappen som skal bæres under disputasen, hentes i ekspedisjonen på fakultetet. Disputasens leder overrekker på vegne av fakultetet gave til kandidaten, enten under disputasmiddagen eller like etter at disputasen er ferdig. Den sakkyndige komiteen Den sakkyndige komiteen skal vurdere avhandlingen og avgi skriftlig og begrunnet innstilling til fakultetet om hvorvidt den anses verdig til å bli forsvart for en doktorgrad ved Universitetet i Bergen. Komiteens innstilling skal foreligge senest tre måneder etter at komiteen har mottatt avhandlingen, og senest fem uker før en eventuelt planlagt disputasdato. Universitets- og høgskolerådet har utarbeidet en Veiledning for bedømmelse av norske doktorgrader. For øvrig fremgår kravene til en norsk doktorgrad av de aktuelle reglementene. Komiteens innstilling skal inneholde: overskrift: Innstilling fra sakkyndig komité som har vurdert [NN s] avhandling [Tittel] for graden [gradsbetegnelse] ved Universitetet i Bergen komitémedlemmenes navn, tittel og institusjon en kort beskrivelse av avhandlingens format (monografi / artikkelsamling) type (f.eks. teoretisk / empirisk arbeid) og størrelse (antall sider) omtale av avhandlingens vitenskapelige betydning og dens mest sentrale momenter når det gjelder teori, hypoteser, materiale, metoder og funn vurdering og avveining av avhandlingens sterke og svake sider konklusjon, dvs. hvorvidt komiteen finner avhandlingen verdig til å forsvares offentlig i disputas
dato og signaturer Innstillingen bør oversendes fakultetet i pdf-format. Komiteen skal bestemme tittel for kandidatens prøveforelesning over oppgitt emne. Komiteens medlemmer blir selv enige om hvem av de eksterne medlemmene som skal være henholdsvis første- og annenopponent under disputasen. Opponentenes oppgaver under prøveforelesning og disputas omtales nedenfor. Komiteen kommuniserer med fakultetet via komiteens leder. Praktiske spørsmål knyttet til hotellbestilling, honorar osv. tas opp direkte med det instituttet doktoranden er knyttet til. Den sakkyndige komiteens leder Den sakkyndige komiteens leder er fullverdig medlem av komiteen, men skal i tillegg administrere komiteens arbeid og være bindeledd mellom komiteen og fakultetet. Lederen koordinerer komiteens arbeid og sørger for at framdriften går som planlagt og at frister overholdes. Komitéleder bør så tidlig som mulig avklare mulige datoer for eventuell disputas og formidle ønsket dato til fakultetet så snart som mulig. Endelig fastsetting av datoer for prøveforelesning og disputas skjer først etter at fakultetet har klarert at det finnes ledig lokale. Auditoriet i Ulrike Pihls Hus er reservert for prøveforelesninger og disputas alle torsdager fra kl.15.00 og alle fredager. Det er ikke mulig å avholde disputas andre dager enn fredag så lenge den ordinære undervisningsvirksomheten pågår. Dersom det er oppnevnt en egen administrator i tillegg til de tre komitémedlemmene, har denne en rent administrativ funksjon og deltar ikke i komiteens faglige vurdering. Komiteens leder (evt. administrator) oversender komiteens innstilling til fakultetet senest fem uker før disputasdato. Dersom tidshensyn gjør det nødvendig kan de eksterne medlemmer av komiteen vente med å signere innstillingen til disputasdagen. Disputasens leder vil i så fall sørge for dette. I oversendelsesbrevet skal komitéleder opplyse tittel på prøveforelesning over oppgitt emne og fremme forslag til henholdsvis første- og annenopponent under disputasen. Oversendelsesbrevet skal eksplisitt omtale negativ og/eller delt innstilling. Komiteens leder er instituttets kontaktperson for de eksterne medlemmene og tar imot opponentene når de kommer til Bergen. Prøveforelesning Til ph.d.-graden skal kandidaten holde én prøveforelesning over oppgitt emne, mens det til dr.philos-graden holdes én prøveforelesning over oppgitt emne og deretter én over selvvalgt emne. Hver prøveforelesning skal vare 45 minutter.
Prøveforelesningen(e) ledes av dekanus eller dennes stedfortreder. Han/hun introduserer prøveforelesningen på grunnlag av manus utformet av fakultetssekretariatet. Etter prøveforelesningen(e) opplyser dekanus om tid og sted for disputasen. Alle medlemmene av den sakkyndige komiteen skal være til stede under prøveforelesningen(e). Umiddelbart etter prøveforelesningen(e) avgjør komiteen om forelesningen(e) kan godkjennes. Alle komitémedlemmene undertegner en skriftlig godkjenningserklæring, som returneres til disputasens leder. Prøveforelesningen(e) må være godkjent før disputasen. Disputas Disputasen avvikles på samme måte uavhengig av om doktoranden disputerer for graden ph.d. eller graden dr.philos. Disputasen ledes av dekanus eller dennes stedfortreder og innledes med en akademisk prosesjon. Først i prosesjonen går disputasens leder, deretter følger doktoranden, første opponent, annen opponent, og til sist tredje medlem av den sakkyndige komiteen. Forsamlingen står under innmarsjen. Disputasens leder går direkte til talerstolen, mens resten av prosesjonen går til sine plasser. Forsamlingen setter seg på signal fra disputasens leder. Disputasens leder introduserer disputasen basert på manus utarbeidet av fakultetssekretariatet. Doktoranden blir bedt om å ta plass ved den ene talerstolen, og førsteopponenten blir bedt om å ta plass ved den andre talerstolen. Disputasens leder går deretter til sin plass og gir ordet til førsteopponenten. Førsteopponenten gir først en oppsummering og vurdering av avhandlingen, med sikte på å plassere doktorandens arbeid i forskningsfeltet og utviklingen av dette. Det er vanlig at opponenten spør doktoranden om han eller hun har noen kommentarer til oppsummeringen og vurderingen. Deretter tar opponenten opp mer spesifikke tema og spørsmål til diskusjon med doktoranden, på en slik måte at det hele foregår som en samtale mellom opponent og doktorand. Opponenten avslutter sin opposisjon med å takke doktoranden for diskusjonen. Begge blir stående ved sine talerstoler inntil disputasens leder har avsluttet denne delen av disputasen, gjort oppmerksom på at det blir en pause, og opplyst om når disputasen fortsetter etter pausen. Dekanus minner også om at dersom noen ønsker å opponere ex auditorio, må dette meldes til disputasens leder i løpet av pausen. Det finnes ingen formelle regler for hvor lang tid opponentene skal eller kan bruke på sine opposisjoner. I praksis vil dette variere ganske mye, men vanligvis bruker førsteopponenten én til to timer, mens annenopponenten bruker noe mindre tid, ca én til én og en halv time. Det er opponentene selv som avgjør hvor lenge opposisjonen varer. Etter pausen er det ingen ny prosesjon, men doktoranden tar plass ved samme talerstol som før, og komitémedlemmene setter seg på sine plasser. Disputasens leder tar plass ved sitt bord, og åpner andre del av disputasen. Hvis ingen ønsker
å opponere ex auditorio, gjør disputasens leder oppmerksom på dette og ber så annenopponenten ta plass ved talerstolen. Dersom noen har meldt seg for å opponere ex auditorio, skal disse få ordet før annenopponenten, slik at det alltid er annenopponenten som avslutter disputasen. Annenopponenten kan gå rett til en diskusjon og samtale med doktoranden om spesielle tema og problemstillinger i avhandlingens innhold og utforming. De to opponentene bør på forhånd ha avtalt en viss oppgavefordeling seg imellom. Annenopponenten avslutter sin opposisjon med å takke doktoranden for diskusjonen. Begge blir stående ved sine talerstoler inntil disputasens leder gratulerer doktoranden med hans/hennes arbeid, takker doktorand og opponenter for diskusjonen under disputasen, takker komitémedlemmene for arbeidet, og takker forsamlingen for oppmerksomheten. Disputasens leder runder av med å si at innberetning om disputasen vil bli sendt til Universitetsstyret. Alle medlemmene av bedømmelseskomiteen skal være til stede under disputasen. Etter disputasen avgjør komiteen om doktorandens forsvar av avhandlingen kan godkjennes, og om komiteen kan anbefale av doktoranden kreeres til doktor. Godkjenningen og anbefalingen er utformet av fakultetsekretariatet og overleveres komiteen av disputasens leder. Dokumentene undertegnes av alle komitémedlemmene og leveres til disputasens leder umiddelbart etter disputasen. Kreering og promosjon Etter fakultetets anbefaling kreerer Styret for Universitetet i Bergen doktoranden til philosophiae doctor (ph.d.) eller doctor philosophiae (dr.philos.). Universitetet i Bergen arrangerer doktorpromosjon i Håkonshallen hvert semester, henholdsvis i slutten av januar og slutten av august. Under promosjonen overrekker rektor diplom til de nye doctores som Universitetsstyret har kreert det foregående semester. Det er anledning til å invitere familie og venner til seremonien i Håkonshallen. Oppdatert 29.12.10 Yngve Brynjulfsen