Eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest Skrevet av: Olav Rugset Status: Besluttet styret 19.12.2016 Versjon: 7 Opprettet: 08.01.2011 Sist endret: 07.12.2016 Organisasjonsnr.: 937 899 408 Endringslogg Dato Versjon Beskrivelse Ansvarlig 08.01.2011 1 Grunnlag: NUES 21.10.2010. Ove Bjerkan 02.01.2012 2 Grunnlag: NUES 21.10.2010 med endringsnotat 20.10.2011. Punkt 0.2 Henvisning til siste endringer fra NUES tatt inn. Punkt 1. Etiske retningslinjer. Oppdatert overskrifter Punkt 4. Habilitet/ interessekonflikter. Oppdatert iht. ordlyd i Personalhåndbok. Punkt 9. Henvisning til siste behandling av styrets instruks. Vedtak om godtgjørelsesutvalg tatt inn. Punkt 10. Tidspunkt for tiltredelse Ernst & Young AS Punkt 12. Vedtak om Godtgjørelsesutvalg tatt inn. Punkt 13. Oppdatert informasjon om Pilar III-dokument. Ove Bjerkan 03.01.2013 3 Grunnlag: NUES 23.10.2012. Punkt 0.2, punktene 2, 9 og 12. Noen mindre oppdateringer (henvisninger m.v.). Punkt 3. Oppdatert styrets krav til ren kjernekapital og kjernekapital. Punkt 6. Tatt inn kravet om at revisjonsutvalgets uttalelse om valg av ekstern revisor skal forelegges forstanderskapet. Videre opplysninger knyttet til føring av protokoll. Punkt 10, 13 og 15. Tatt inn opplysninger om ny intern og ny ekstern revisor. 08.01.2014 4 Grunnlag: NUES 23.10.2012 Banken hentet inn eierandelskapital gjennom utstedelse av egenkapitalbevis i desember 2013. Dette medfører endringer i en rekke punkter: 01, 02, 3, 4, 5, 6, 7, og 8. I tillegg er det gjort mindre oppdateringer i punktene: 1, 2, 3, 4, 6, 8, 9, 10, 12 og 13. Punkt 3, 4 og 7 her er teksten betydelig omredigert. 06.01.2015 5 Grunnlag: NUES 20.10.2014. Mindre justeringer. Oppdatering av henvisninger til andre dokumenter samt oppdateringer pga ny strategiplan. Revisjonsutvalg endret til Risiko- og revisjonsutvalg. Vedtatt av styret 20.01.2015. 01.12.2015 6 Grunnlag: NUES 20.10.2014 anbefalingen ble ikke endret i 2015. Opplysninger om avvikling av kontrollkomiteen inntatt i punktene 1, 6 og 7. Fullmakt om erverv av EK-bevis tatt inn i punkt 3. Oppdatering vedr. datterselskaper tatt inn i punkt 4. Figur i punkt 10 er oppdatert. Endringer i styrets godtgjørelse tatt inn i punkt 11. Ellers kun oppdateringer av datorer etc. Som følge av ny Finansforetakslov med forskrifter, samt planlagte endringer i bankens vedtekter i løpet av 2016, vil neste revidering av dette dokumentet bli omfattende. Ove Bjerkan Ove Bjerkan Ove Bjerkan Ove Bjerkan 07.12.2016 7 Div. Korreksjoner knyttet til innføring av finansforetaksloven og endring i vedtekter, valginstruks m.m. Olav Rugset 1
Innholdsfortegnelse 1 EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE 1 0.1 GENERELT 3 0.2 NÆRMERE OM DOKUMENTET 3 1. REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE 3 2. VIRKSOMHET 4 3. SELSKAPSKAPITAL OG UTBYTTE 4 4. LIKEBEHANDLING AV AKSJEEIERE OG TRANSAKSJONER MED NÆRSTÅENDE 6 5. FRI OMSETTELIGHET 6 6. GENERALFORSAMLING 6 7. VALGKOMITÉ 7 8. BEDRIFTSFORSAMLING OG STYRE, SAMMENSETNING OG UAVHENGIGHET 8 9. STYRETS ARBEID 8 10. RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL 9 11. GODTGJØRELSE TIL STYRET 11 12. GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE 11 13. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON 11 14. SELSKAPSOVERTAKELSE 12 15. REVISOR 12 2
0.1 GENERELT Lov om årsregnskap m.v. 3-3b setter krav om at det i årsberetningen eller i dokument det er henvist til i årsberetningen, skal redegjøres for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring. SpareBank 1 Nordvest har obligasjonslån som for tiden er notert på ABM-børsen ved Oslo Børs. I desember 2013 innhentet banken eierandelskapital gjennom utstedelse av 1.200.000 egenkapitalbevis pålydende 100 kroner, kurs 104. Dette ble registrert i Brønnøysundregistrene 20.12.2013. Egenkapitalbevisene er registrert i Verdipapirsentralen, men er ikke børsnoterte. Banken vil følge Norsk Anbefaling for Eierstyring og Selskapsledelse, så langt denne passer. Norsk Anbefaling for Eierstyring og Selskapsledelse er offentlig tilgjengelig på www.nues.no. Dokumentet Eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest offentliggjøres på www.snv.no. 0.2 NÆRMERE OM DOKUMENTET Norsk Anbefaling for Eierstyring og Selskapsledelse er utgitt av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES), siste oppdatert 30.10.2014. Formålet med anbefalingen er at selskaper som er notert på regulerte markeder i Norge skal ha eierstyring og selskapsledelse som klargjør rolledeling mellom eiere, styre og daglig ledelse ut over det som følger av lovgivningen. Anbefalingen inneholder til sammen 15 punkter. Etterlevelse av anbefalingen skal skje på bakgrunn av et følg eller forklar -prinsipp. Dette innebærer at banken må redegjøre for hvordan den har innrettet seg i forhold til anbefalingens enkelte punkter, og eventuelt forklare hvorfor og hvordan den har innrettet seg på en annen måte. Anbefalingen er tilpasset aksjeselskaper og i en viss utstrekning sparebanker med noterte egenkapitalbevis. SpareBank 1 Nordvest har innhentet eierandelskapital, men egenkapitalbevisene er ikke børsnoterte. Anbefalingens 15 punkter er derfor ikke i alle henseender tilpasset bankens struktur og virksomhet. Banken følger derfor Norsk Anbefaling for eierstyring og selskapsledelse så langt det passer for sparebanker med egenkapitalbevis. I punktene 1-15 gjennomgås de enkelte punkter i anbefalingen. Avvik fra anbefalingen forklares. 1. REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Corporate Governance - eierstyring og selskapsledelse i SpareBank 1 Nordvest omfatter de mål og overordnede prinsipper som banken styres og kontrolleres etter for å sikre interessene til kunder og andre interessegrupper. Styring av bankens aktiviteter skal sikre god drift og gi økt trygghet for at erklærte mål og strategier blir fulgt og realisert. SpareBank 1 Nordvest er en selveiende institusjon som har innhentet eierandelskapital med unoterte egenkapitalbevis. Gjennom reglene i Finansforetaksloven og bankens vedtekter, kapittel tre (om generalforsamling) og kapittel fire (om styret) er det gitt bestemmelser for organisering av bankens overordnede styring og ledelse. Kunder, egenkapitalbeviseierne og bankens ansatte velger bankens høyeste organ generalforsamlingen. Til å lede virksomheten velger generalforsamlingen et styre med sju medlemmer. Styret tilsetter administrerende direktør som er bankens daglige leder. 3
I Styrets årsrapport under kapittelet Corporate governance, gis en henvisning til dette dokumentet. Bankens verdigrunnlag omtales i vedtektenes 1-1 (Formål): Den har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere, levere finansielle tjenester til publikum, næringsliv og offentlig sektor og å forvalte på trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med gjeldende lovgivning. Etiske retningslinjer er utarbeidet og inngår som en del av bankens Personalhåndbok. Overskrifter: Taushetsplikt. Habilitet/ interessekonflikter. Lojalitet. Bestikkelser. Gjennomgang av de etiske retningslinjer står på styrets årlige handlingsplan. Samfunnsansvar. Banken vil gjennom sin drift bidra til å utvikle de lokalsamfunn den har sin virksomhet i til beste for enkeltpersoner, bedrifter og kommuner. Miljøengasjement gjenspeiles i at banken løpende vektlegger hensynet til et godt indre og ytre miljø gjennom sine investeringsbeslutninger samt i den daglige drift. Banken har nulltoleranse med hensyn til korrupsjon. Arbeidstakernes rettigheter ivaretas gjennom generelle tariffavtaler, gjennom lovbestemt HMS-arbeid, arbeid mot enhver form for diskriminering mv. Avvik fra anbefalingens pkt. 1: Ingen 2. VIRKSOMHET Strategiplanen underbygger bankens overordnede mål om å være en selvstendig lokal bank i SpareBank 1-alliansen. Denne strategien er i overensstemmelse med, og bygger opp under Alliansens overordnede strategi. SpareBank 1 Nordvest. Kundedrevet og lokal digitalbank. Visjon: "Sammen skaper vi verdier." Verdigrunnlag: Dyktig. Nær. Aktiv. Forretningside: SpareBank 1 Nordvest skal gjennom profesjonell rådgivning levere finansielle produkter og tjenester i alle kanaler tilpasset kundens behov. Visjon og forretningsideen er gjengitt i Styrets årsberetning under kapittelet Virksomhetsområde og marked. Samarbeidet i SpareBank 1-alliansen er omtalt i styrets årsberetning under kapittelet Strategisk samarbeid. Bankens styring av risiko er omtalt under kapittelet Risikostyring. Avvik fra anbefalingens pkt. 2: Ingen 3. SELSKAPSKAPITAL OG UTBYTTE SpareBank 1 Nordvest sine metoder og resultater for evaluering av risikoprofil og kapitalbehov (ICAAP) gjennomgås årlig. Et eget ICAAP-dokument utarbeides og dette gir en vurdering av risiko og kapitalbehov i banken. Hovedformålet med rapporten er å: Sikre at konsernet har en prosess for å vurdere sin totale ansvarlige kapital i forhold til risikoprofil Vurdere forsvarlig kapitaldekningsmål Sikre en strategi for å opprettholde en forsvarlig kapitaldekning Sikre en forsvarlig likviditetsstrategi 4
Orientere om status og forventet utvikling i risikoprofilen til konsernet Vise hvordan alvorlige økonomiske tilbakeslag påvirker resultat, kapitaldekning og likviditetssituasjonen til konsernet Banken er underlagt Finanstilsynets fastsatte minstekrav til kapitaldekning. Opptak av eierandelskapital, ansvarlig lån og fondsobligasjoner krever vedtak i generalforsamlingen og godkjennelse fra Finanstilsynet. Generalforsamlingen delegerer til styret å gjennomføre vedtakene gjennom konkrete fullmakter i de enkelte saker. Ansvarlig lånekapital og fondsobligasjoner gir eierne rett til avkastning i form av renter. SpareBank 1 Nordvest innhentet i desember 2013 eierandelskapital gjennom utstedelse av unoterte egenkapitalbevis. Utbytte/ gaver. Vedtektenes 2-1 siste ledd slår fast: Stifterne eller andre har ikke krav på utbytte av virksomheten, utover utbytte på bankens eierandelskapital. Egenkapitalbeviseierne får utbytte iht. vedtektenes 6-1. SpareBank 1 Nordvest har som mål å forvalte konsernets ressurser slik at egenkapitalbeviseierne får en god, stabil og konkurransedyktig avkastning i form av utbytte og kursstigning på egenkapitalbevisene. På grunnlag av forslag fra styret fastsetter forstanderskapet bankens årsregnskap, herunder anvendelse av årsoverskuddet (inkl. utbytte til egenkapitalbeviseierne). Disponering av overskuddet reguleres av vedtektenes 6-1: Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte og utdeling av gaver skal legges til bankens fond. Årets overskudd og utbyttemidler fordeles mellom bankens grunnfond og eierandelskapitalen. Utbyttemidler kan benyttes til utbytte på eierandelskapitalen, til gaver til allmennyttige formål eller overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. Underskudd - jfr. vedtektenes 6-2 Underskudd etter resultatregnskapet for siste regnskapsår skal først søkes dekket ved forholdsmessig overføring fra grunnfondskapitalen, herunder gavefondet, og den eierandelskapitalen som overstiger vedtektsfestet eierandelskapital, herunder utjevningsfondet. Underskudd som ikke dekkes slik, dekkes ved forholdsmessig overføring fra overkursfondet og kompensasjonsfondet. Ytterligere underskudd dekkes ved nedsettelse av vedtektsfestet eierandelskapital og eventuelt ved nedsettelse av annen kapital. Erverv av egen egenkapitalbevis. Generalforsamlingen vedtok 24.11.2015 å gi styret fullmakt til å erverve og ta pant i bankens egen egenkapitalbevis innenfor en ramme på 12 mill. Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2017, maksimum i to år. Finanstilsynet ga sin godkjenning i brev av 02.12.2015. Kapitalforhøyelse. Det foreligger ingen fullmakt fra generalforsamlingen til å forhøye bankens eierandelskapital. Avvik fra anbefalingens punkt. 4: Ingen 5
4. LIKEBEHANDLING AV AKSJEEIERE OG TRANSAKSJONER MED NÆRSTÅENDE Banken har innhentet eierandelskapital gjennom utstedelse av unoterte egenkapitalbevis. Gjennom vedtektene, styrets og ledelsens arbeid legges det vekt på at alle egenkapitalbeviseiere skal likebehandles og ha samme mulighet for innflytelse. Alle egenkapitalbeviseiere har lik stemmerett. Banken forholder seg til finansforetakslovens regler for eier- og stemmerettsbegrensninger så langt bestemmelsene gjelder for en sparebank med egenkapitalbevis. Ved ikke uvesentlige transaksjoner mellom selskapet, egenkapitalbeviseiere, styremedlemmer, ledende ansatte eller nærstående av disse, vil styret sørge for at det foreligger en verdivurdering fra en uavhengig tredjepart. I egen note til regnskapet ( Nærstående parter ) omtales slike transaksjoner. I konsernet SpareBank 1 Nordvest er det tre heleide datterselskaper, Nordmørsnett AS, Knudtzonlunden AS og Nordmøre Eiendom AS. I tillegg eier banken 91 % av Tollbodenbygningen AS og 70 % av Bedriftspartner AS. Styremedlemmer og ledende ansatte melder fra til styret hvis de direkte eller indirekte har en vesentlig interesse i en avtale som inngås av selskapet. Dette gjelder spesielt habilitetsspørsmål knyttet til vurdering av kredittsaker. Når det gjelder inhabilitet, viser styrets instruks til bestemmelsene i Finansforetaksloven 9-5. Avvik fra anbefalingens pkt. 4: Ingen 5. FRI OMSETTELIGHET Banken har innhentet eierandelskapital gjennom utstedelse av unoterte egenkapitalbevis, registrert i Verdipapirsentralen. Det er fra bankens side ingen begrensninger i omsetningen av disse ut over eierbegrensningene i Finansforetaksloven. Avvik fra anbefalingens punkt. 5: Ingen 6. GENERALFORSAMLING SpareBank 1 Nordvests høyeste organ er Generalforsamlingen jfr. vedtektenes kapittel 3. Generalforsamlingen skal fra kommende valg 28. februar 2017 ha 20 medlemmer med 15 varamedlemmer og er satt sammen av representanter valgt av kundene (11 medlemmer med 8 varamedlemmer), egenkapitalbeviseierne (4 medlemmer med 3 varamedlemmer) og ansatte (5 medlemmer med 4 varamedlemmer). Generalforsamlingen skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og generalforsamlingene vedtak. Når det gjelder øvrige forhold knyttet til generalforsamlingen henvises det til bankens vedtekter og Finansforetaksloven sine regler. Etter lovgivningen legges det vekt på at de valgte medlemmene avspeiler sparebankens kundestruktur, andre interessegrupper og samfunnsfunksjon. Innkalling til generalforsamling skjer i h.t. Finansforetakslovens 8-3, jfr. vedtektenes 3-8. Ordinær generalforsamling skal avholdes innen utgangen av mars måned hvert år. Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen er gjort tilgjengelig for medlemmene på sparebankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til medlemmene av generalforsamlingen. Dette gjelder også 6
dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen. Et medlem av generalforsamlingen kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen. Medlemmer som ikke kan delta i generalforsamlingens møte, skal meddele dette til sparebanken snarest og senest fem dager før møtet. Varamedlemmer innkalles ved ordinære medlemmers forfall. Generalforsamlingens leder og nestleder velges på ordinær generalforsamling. Dersom lederen har meldt forfall, ledes møtet av forstanderskapets valgte nestleder. Er også denne fraværende, velges møteleder. Generalforsamlingens medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte med fullmektig eller rådgiver, jfr. vedtektenes 3-1. Varamedlemmene er ikke personlige varamedlemmer for de valgte faste medlemmene av generalforsamlingen. Varamedlemmene kalles inn etter den rekkefølge de er valgt. Det føres protokoll fra møtene. Protokollen undertegnes av generalforsamlingens leder samt av to særskilte valgte medlemmer. Protokollen er tilgjengelig hos generalforsamlingens sekretær for medlemmer av generalforsamlingen, bankens øvrige tillitsvalgte, ekstern og intern revisor, samt relevante offentlige myndigheter. Avvik fra anbefalingens punkt. 6: Ingen 7. VALGKOMITÉ Generalforsamlingen har besluttet at SpareBank 1 Nordvest skal ha følgende valgkomiteer, jfr. vedtektenes kap.5: Generalforsamlingens valgkomite Valgkomité for egenkapitalbeviseierne Valgstyret for ansattes valg Generalforsamlingens valgkomite har 4 medlemmer og 4 varamedlemmer. Valgkomiteen består av representanter fra kunder, egenkapitalbeviseiere og ansatte. Komiteen forbereder og foreslår kandidater til kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen i tråd med gjeldende vedtekter og valginstruks, videre generalforsamlingens valg av leder og nestleder, styre og valgkomite. Valgkomiteen har også som oppgave å gjennomgå og foreslå eventuelle endringer i honorarstrukturen for bankens tillitsvalgte. Valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg forbereder, fremmer kandidater til og gjennomfører egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen i henhold til Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper av 29.06.2009, samt gjeldende vedtekter og valginstruks. Valgstyret for ansattes valg forbereder og gjennomfører ansattes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen i henhold til reglene i Forskrift om de ansattes rett til representasjon i sparebankenes og forretningsbankenes styrende organer, samt gjeldende vedtekter og valginstruks Valgstyret for ansattes valg skal ha representanter oppnevnt fra bankens ledelse samt de ansatte. Valgstyret konstituerer seg selv. Annet: 7
Generalforsamlingens valgkomite utarbeider på uavhengig basis forslag til kandidater til de forskjellige verv. Komiteen foretar de konsultasjoner den finner nødvendig, herunder evt. samtaler med styrets leder og administrerende direktør. Komiteen forbereder valgene i generalforsamlingen i samsvar med valginstruksen og vedtektenes 5-3. Kun de ansattes representanter innstiller på de ansattes medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteene. Avvik fra anbefalingens punkt.7: Medlemmene av generalforsamlingens valgkomite velges blant de gruppene som er representert i generalforsamlingen, i henhold til gjeldende vedtekter 5-1. 8. BEDRIFTSFORSAMLING OG STYRE, SAMMENSETNING OG UAVHENGIGHET SpareBank 1 Nordvests høyeste organ er generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styret (vedtektenes 4-1). Det er fastsatt krav til medlemmene og varamedlemmenes egnethet i henhold til finanstilsynets rundskriv nr. 5/2012 om Vurdering av egnethetskrav. krav om faglig kompetanse knyttet til utdanning og arbeidserfaring krav til en persons adferd, herunder straffefrihet (vandelskravet) krav til økonomisk vederheftighet, krav til rettslig handleevne, eller bopelskrav Det er en målsetting om minst 40 % andel fra hvert av kjønnene i styret. Generalforsamlingens valgkomite tar i tillegg andre hensyn når kandidater velges ut: geografisk tilhørighet (ønske om representasjon fra både by og land samt fra de forskjellige fogderier i fylket), alder (ønske om aldersmessig variasjon), bransjekunnskap/ tilhørighet til bestemte næringer (ønske om styremedlemmer med spredt kunnskap/ tilknytning til næringslivet), kandidatenes øvrige samfunnsengasjement samt personlige egenskaper. Styrets sammensetning framgår av bankens hjemmesider www.snv.no og de offentlige regnskapene. Av personvernhensyn offentliggjør ikke styret informasjon om de enkelte styremedlemmenes arbeid i styret ut over det som eventuelt er lovpålagt. Avvik fra anbefalingens pkt. 8: Ingen 9. STYRETS ARBEID Styret har fastsatt en egen instruks for sitt arbeid, sist revidert 23.08.2016. Styrets oppgaver framgår også av vedtektenes 5-1. Styret leder bankens virksomhet i samsvar med lover, vedtekter og beslutninger i generalforsamlingen. Styret er ansvarlig for at de midler banken råder over, skal forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret har også en plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. I tillegg fastsetter bankens styre bankens strategi, budsjett, markeds- og organisasjonsmessige mål. Det er styret som ansetter og avsetter adm.direktør. Ved hvert årsskifte fastsetter styret møtedatoer for neste år samt for første del av påfølgende år. I tillegg fastsetter styret en årsplan for styrets arbeid. I planen er alle viktige emner fordelt på de planlagte møter gjennom året. Vedtektenes 4-1 fastslår at bankens samlede styre skal fungere som sparebankens risiko-, revisjons- og godtgjørelsesutvalg. 8
Risiko- og revisjonsutvalg: Utvalget er et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Risikoutvalget skal: (jfr. finansforetakslovens 13-6 (4) og kapitalforskriftens 47-4). Bidra til at risikostyringen er i samsvar med beste praksis og styrets ambisjonsnivå Gjennomgå risikostyringsstrategier og policyer som forberedelse til styrets behandling Bidra til at konsernets kapitaldekning er tilfredsstillende innenfor vedtatt konsernstrategi Bidra til at lover, forskrifter, interne regler som regulerer virksomheten identifiseres, implementeres, etterleves og kontrolleres. Revisjonsutvalget skal: (jfr finansforetakslovens 8-19) Forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen Overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring, samt bankens internrevisjon avgi uttalelse om valg av revisor Ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjon av regnskapet Vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jfr. revisorlovens kapittel 4 Godtgjørelsesutvalg Utvalget skal være et forberedende organ for styret i saker som gjelder utforming og praktisering av retningslinjer og rammer for konsernets godtgjørelsespolitikk. Politikken skal bidra til å fremme god styring og kontroll med foretakets risiko, oppfordre til langsiktighet, bidra til å unngå interessekonflikter og være i henhold til lov og forskrift. Styret vil orientere om oppnevnte styreutvalg i årsrapporten. I siste møte i desember hvert år evt. første møte i januar påfølgende år har styret en egenevaluering av sitt arbeid, herunder sin kompetanse. Avvik fra anbefalingens pkt. 9: Ingen 10. RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL I henhold til Finanstilsynets Forskrift om risikostyring og internkontroll, har styret en årlig gjennomgang og vurdering av bankens interne kontroll og risikostyring. Gjennomgang av de etiske retningslinjer står også på styrets årsplan. 9
Det er etablert en egen avdeling for risikostyring, under ledelse av Leder for risiko- og kapitalstyring. Avdelingen utarbeider månedlige og kvartalsvise risikorapporter til administrasjonen og styret. En gang i året utarbeides bankens ICAAP-rapport. Avdeling for risikostyring er organisert uavhengig av forretningsområdene, og rapporterer direkte til administrerende direktør. SpareBank 1 Nordvest har som mål å opprettholde en moderat risikoprofil, og en så god risikooppfølging at ingen enkelthendelser skal kunne skade bankens finansielle stilling i alvorlig grad. I styrets årsrapport er det et eget hovedavsnitt Risikostyring, med en gjennomgang av de forskjellige risikoområdene i banken. Internrevisjon Bankens internrevisjon er et redskap for styret og administrasjon. Internrevisjonens hovedoppgave er å bekrefte at internkontrollen fungerer som forutsatt, samt å påse at risikostyringstiltak er tilstrekkelige i forhold til bankens risikoprofil. Internrevisjonen rapporterer til styret. Internrevisors rapporter og anbefalinger blir gjennomgått, og det implementeres forbedringstiltak fortløpende. Internrevisjonen utfører operasjonell revisjon av enheter og forretningsområder, og styret beslutter årlige revisjonsplaner. KPMG AS har vært bankens internrevisor siden 01.01.2013. (Ekstern revisor fra og med regnskapsåret 2012 er Pricewaterhouse Coopers AS) Etikk og varsling Det er utarbeidet etiske retningslinjer for banken, og etikk er et obligatorisk tema på kurs for alle nyansatte. Dette skal bidra til at verdigrunnlaget og de etiske retningslinjene blir tydelig kommunisert og gjort kjent i hele organisasjonen. Det er etablert retningslinjer for varsling dersom ansatte får kunnskap om forhold som er i strid med eksterne eller interne bestemmelser, eller andre forhold som kan være med på å skade bankens omdømme eller finansielle situasjon. Avvik fra anbefalingens pkt. 10: Ingen 10
11. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styrets godtgjørelse fastsettes av generalforsamlingen etter innstilling fra generalforsamlingens valgkomite. Innstillingen om honorarsatser tar utgangspunkt i faktorer som styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet og nivået for honorarsatser i sammenlignbare banker. Styrehonoraret er ikke resultatavhengig, og det utstedes ikke opsjoner til styret. Styrets leder og nestleder honoreres særskilt. Styret har kun faste godtgjørelser vedtatt av generalforsamlingen, men godtgjørelsen er delt i to, der ca. halvdelen er fast uavhengig av deltakelse i styrets møter og den andre halvdelen er avhengig av deltakelse i styrets møter. Styrets medlemmer er ikke inkludert i bankens avtale om målstyrt overskuddsdeling. I den grad styrets medlemmer eller selskaper de er tilknyttet, påtar seg oppgaver for banken i tillegg til styrevervet, holdes styret orientert om dette (inkl. de nærmere vilkår for oppdraget). I regnskapsnoten Nærstående parter oppgis alle vesentlige transaksjoner mellom banken og styret, herunder lån og evt. godtgjørelse ut over styrehonorar. Avvik fra anbefalingens pkt. 11: Ingen 12. GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE Det er etablert et godtgjørelsessystem i samsvar med bankens overordnede mål, risikotoleranse og langsiktige interesser. Dette skal bidra til å fremme incentiver til god styring og kontroll av bankens risiko, motvirke for høy eller uønsket risikotaking, bidra til å unngå interessekonflikter og være i henhold til gjeldende regelverk. Styret har etablert eget godtgjørelsesutvalg, se pkt. 9 ovenfor. Styret fastsetter godtgjørelsen til adm. direktør. Særskilte retningslinjer er ikke utarbeidet. Godtgjørelsen offentliggjøres i regnskapsnoten Nærstående parter. Adm. direktør fastsetter godtgjørelsene til ledende ansatte samt bankens øvrige ansatte innenfor styrets rammer. Lønnssystemet i banken bygger på Sentralavtalens og Hovedavtalens retningslinjer og prinsipper dette er avtaler mellom Finans Norge og fagforeningene. Styret beslutter årlig om banken skal ha en avtale om overskuddsdeling samt de nærmere regler/ vilkår knyttet til ordningen. Adm. direktør og øvrige ledende ansatte omfattes av avtalen som til enhver tid fastsettes for bankens ansatte. Avtalen om overskuddsdeling er knyttet til om fastsatte mål oppnås, og eventuell andel av overskuddet utbetales etter at årets regnskap er fastsatt av forstanderskapet. Finansdepartementet har 01.12.2010 fastsatt Forskrift om godtgjørelsesordninger i finansinstitusjoner, verdipapirforetak og forvaltningsselskap for verdipapirfond. Dette er fulgt opp gjennom styrets vedtak om Godtgjørelsesutvalg, se pkt. 9 foran. Avvik fra anbefalingens pkt. 12: Ingen 13. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Bankens informasjonspraksis skal underbygge tillitsforholdet mellom eiere, styret og ledelsen samt sørge for at bankens interessegrupper har en løpende mulighet til å vurdere og forholde seg til banken. Bankens praksis er basert på en aktiv dialog der åpenhet, forutsigbarhet og gjennomsiktighet settes i fokus. 11
Korrekt, relevant og tidsriktig informasjon om bankens utvikling og resultater skal skape tillit i forhold til investormarkedet. Informasjon formidles via kvartalsrapporter, eget Investor Relations-område på bankens hjemmesider og i tillegg avholdes regelmessige presentasjoner overfor samarbeidspartnere, långivere og investorer. Banken har ikke fastsatt egne retningslinjer for rapportering av finansiell og annen informasjon. Bestemmelser gitt av myndighetene samt Oslo Børs følges. Banken har utarbeidet og offentliggjort Pilar III-dokument basert på siste årsregnskap. Delårsregnskaper offentliggjøres hensyntatt Oslo Børs sine regler. Det vektlegges at kravet om likebehandling av aktørene i verdipapirmarkedet følges. Generalforsamlingen har ved siden av ovennevnte møter, som oftest et arbeidsmøte i løpt av året. I tillegg innkalles generalforsamlingen etter behov. For å fremme det praktiske samarbeidet mellom bankens besluttende, utøvende og kontrollerende organer avholdes følgende former for uformelle møter (møter uten særskilt protokollføring): forberedende møter mellom styrets leder og administrerende direktør; gjerne i forkant av hvert styremøte. forberedende eller orienterende møter mellom generalforsamlingens leder, styrets leder og administrerende direktør; sporadisk, gjerne etter initiativ fra generalforsamlingens leder. årlige møte i forkant av ordinær generalforsamling i februar, for generell, gjensidig orientering og meningsutveksling, mellom generalforsamlingens leder, styrets leder, styret og administrerende direktør. Her deltar også ekstern og intern revisor. møte mellom revisjonsutvalget og ekstern revisor. møte mellom styret og ekstern revisor, uten representanter fra administrasjonen. møter mellom styret/ styrets revisjonsutvalg og intern revisor. Avvik fra anbefalingens pkt. 13: Ingen 14. SELSKAPSOVERTAKELSE Sparebank 1 Nordvest er en delvis selveiende institusjon som ikke kan bli overtatt av andre gjennom oppkjøp uten behandling i bankens organer. Eierstrukturen i en sparebank er lovregulert, og ingen kan eie mer enn 10% av bankens eierandelskapital. Ved oppkjøp utover dette må det søkes tillatelse fra Finanstilsynet. En oversikt over de 20 største egenkapitalbeviseierne er lagt ut på bankens hjemmeside. Styret har ikke utarbeidet egne prinsipper for opptreden ved eventuelle overtakelsestilbud. Et slikt tilbud vil primært ha form av tilbud om sammenslutning gjennom fusjon omgjøring av banken til en stiftelse, samtidig som aktiva og passiva selges til overtagende bank Styrets oppgave vil være å vurdere tilbudet og forberede saken og komme med en begrunnet innstilling overfor generalforsamlingen som har den interne avgjørelsesmyndighet. En evt. sammenslutning eller avvikling skal skje i henhold til gjeldende lovgivning. Avvik fra anbefalingens pkt. 14: Lovpålagt eierbegrensning 15. REVISOR 12
Ekstern revisor velges av generalforsamlingen etter anbefaling fra revisjonsutvalget og innstilling fra styret. Ekstern revisor foretar den lovbestemte bekreftelsen av økonomisk informasjon som gis i offentlige regnskap. Revisor presenterer årlig en plan for revisjonsarbeidet, og ekstern revisor deltar i styremøtene som behandler årsregnskap. Ekstern revisor presenterer sitt opplegg for revisjon av banken samt resultatene av sin revisjon for Risiko- og revisjonsutvalget/ styret, herunder om det er identifisert vesentlige svakheter i bankens interne kontroll knyttet til regnskapsrapporteringsprosessen. I tillegg bekrefter revisor sin uavhengighet og opplyser om hvilke andre tjenester enn lovpliktig revisjon som er levert i løpet av regnskapsåret. Ekstern revisor deltar etter behov i styrets og Risiko- og revisjonsutvalgets møter. Se for øvrig under punkt 13 foran. Styret har ikke funnet det nødvendig å fastsette særskilte retningslinjer for den daglige ledelsens adgang til å benytte intern og ekstern revisor til andre tjenester enn revisjon. I ordinær generalforsamling orienterer styret om ekstern revisors godtgjørelse fordelt på revisjon og andre tjenester. Dette framgår også av regnskapsnoten Driftskostnader. Det er generalforsamlingen som e fastsetter ekstern revisors godtgjørelse. Avvik fra anbefalingens pkt. 15: Ingen 13