VEDTEKTER FOR FYLKESHUSETS BEDRIFTSIDRETTSLAG Vedtatt på årsmøtet 12. desember 2003 Tillegg, siste avsnitt 3 vedtatt på årsmøtet 12. januar 2007 Revisjon av vedtekter vedtatt på ekstraordinært årsmøte 10. mai 2012 Revisjon av vedtekter i tråd med ny lovnorm for bedriftsidrettslag vedtatt på årsmøtet 17. mars 2016. 1 Formål Bedriftsidrettslagets formål er ved samarbeid og vennskap å fremme idrett og trivsel i sunne former for alle ansatte på fylkeshuset. Bedriftsidrettslagets aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon Bedriftsidrettslaget er medlem av Norges Bedriftsidrettsforbund. Bedriftsidrettslaget er medlem av Norges Idrettsforbund gjennom Rogaland Bedriftsidrettskrets. Bedriftsidrettslaget skal følge NIFs og tilsluttende organisasjonsledds regelverk og vedtak. 3 Medlemskap Alle som er ansatt på hel- eller deltid på fylkeshuset i Rogaland fylkeskommunes kan tas opp som medlem i Fylkeshusets bedriftsidrettslag. Pensjonister kan fortsette som medlem av bedriftsidrettslaget. Ethvert medlem skal overholde bedriftsidrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. En søker kan ikke opptas som medlem uten at økonomiske forpliktelser til bedriftsidrettslaget eller andre organisasjonsledd i NIF er gjort opp. Medlemskap i bedriftsidrettslaget er først gyldig fra den dag kontingent er betalt. Bedriftsidrettslaget skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. TRØÅ Sykkelklubb ble innlemmet i Fylkeshusets bedriftsidrettslag 15. november 2006. 4 Medlemskontingent Årsmøtet fastsetter medlemskontingentens størrelse. Medlemskap tegnes år for år gjennom innbetaling av kontingent innen fastsatt frist. 5 Kjønnsfordeling Ved valg/oppnevning av styre og valgkomité mv. skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, 1
dog slik at ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det velges/oppnevnes minst to personer fra hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett varamedlem. Ved valg til styre og valgkomité mv. i strid med bestemmelsen, skal styret innen én måned etter årsmøtet sende ut innkalling til ekstraordinært årsmøte der nytt valg foretas. Eksisterende medlemmer i det aktuelle styret, komiteen mv. blir sittende til nytt styre, komité mv. er valgt. Bedriftsidrettskretsen kan pålegge bedriftsidrettslaget å oppfylle bestemmelsen, herunder innkalle til nytt årsmøte eller foreta ny oppnevning. Bedriftsidrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt mulig søkes om dispensasjon i forkant. Søknad om dispensasjon må være sendt til kretsen innen 14 dager etter årsmøtet. Dispensasjon kan kun gis for én valgperiode/oppnevning av gangen. 6 Regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mm For å ha stemmerett og være valgbar må man ha vært medlem av bedriftsidrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Et medlem har forslagsrett til og på årsmøtet i bedriftsidrettslaget. Styret i bedriftsidrettslaget har forslagsrett til og på årsmøtet i bedriftsidrettslaget. 7 Inhabilitet For bedriftsidrettslagets tillitsvalgte, oppnevnte tillitspersoner og ansatte, gjelder NIFs inhabilitetsregler, jf. NIFs lov 2-7. 8 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll Styret i bedriftsidrettslaget er vedtaksført når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Det skal føres referat fra styremøter. Referatene skal sendes ut eller gjøres tilgjengelige for alle medlemmer. 9 Tillitsvalgtes godtgjørelse Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. 10 Regnskap, revisjon, budsjett mv Bedriftsidrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. Regnskapsåret skal følge kalenderåret. 2
Bankkonti skal være knyttet til bedriftsidrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges. Årsregnskap og årsberetning skal underskrives av samtlige styremedlemmer. 11 Årsmøtet Årsmøtet er bedriftsidrettslagets høyeste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel direkte til medlemmene og ved oppslag på arbeidsplassen, eventuelt på bedriftsidrettslagets nettsider. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle bedriftsidrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede. Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på saklisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av sakslisten. 12 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Verken dirigent eller valgt referent behøver ikke å være medlem av bedriftsidrettslaget. 13 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal: 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden 3. Velge dirigent, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Behandle bedriftsidrettslagets årsmelding 5. Behandle bedriftsidrettslagets regnskap i revidert stand 6. Behandle innkomne saker og forslag 7. Fastsette medlemskontingent 8. Vedta bedriftsidrettslagets budsjett 9. Behandle bedriftsidrettslagets organisasjonsplan 3
10. Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder b) 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. c) 2 revisor d) Medlemmer til særskilte utvalg som årsmøtet har vedtatt å opprette e) Eventuelle representanter til bedriftsidrettskretsens ting og bedriftsidrettsrådets årsmøte etter den fastsatte representasjonsskala f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Alle velges for 2 år av gangen hvis ikke annet blir bestemt. 14 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er bestemt skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene anses ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 15 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte i bedriftsidrettslaget innkalles av bedriftsidrettslagets styre med minst 14 dager varsel etter: a) Vedtak på årsmøtet i bedriftsidrettslaget b) Vedtak i styret i bedriftsidrettslaget c) Skriftlig krav fra 1/3 av bedriftsidrettslagets medlemmer d) Krav etter vedtak i overordnet organisasjonsledd. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 4
16 Bedriftsidrettslagets styre Fylkeshusets bedriftsidrettslag ledes av styret som er bedriftsidrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av leder, nestleder og 4 styremedlemmer. Det har 2 varamedlemmer. Alle velges for 2 år av gangen hvis ikke annet blir bestemt. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det, eller minst to av styrets medlemmer forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Påse at bedriftsidrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre påse at bedriftsidrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskap og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 4. Representere bedriftsidrettslaget utad. 17 Grupper/avdelinger og komitéer Bedriftsidrettslaget kan organiseres med avdelinger og/eller grupper. Det er årsmøtet som vedtar opprettelse og nedleggelse av slike og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette gjøres i forbindelse med årlig behandling av bedriftsidrettslagets organisasjonsplan. For avdelingers/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele bedriftsidrettslaget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere bedriftsidrettslaget utad uten styrets godkjenning. Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. 18 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12. 19 Lovendring Endring i denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. 5
Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av bedriftsidrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av bedriftsidrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. Fylkeshusets bedriftsidrettslag kan melde seg ut av NMBF etter vedtak på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte, når saken på forhånd er kunngjort for medlemmene. Utmelding sendes NMBF i rekommandert brev med utskrift av vedtak på årsmøtet. Utmeldingen regnes fra den dag det foreligger skriftlig melding til NMBF. 20 Oppløsning Oppløsning av bedriftsidrettslaget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Ved oppløsning eller annet opphør av bedriftsidrettslaget, tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av bedriftsidrettskretsen. Underretning om at bedriftsidrettslaget skal oppløses, skal sendes til bedriftsidrettskretsen 14 dager før bedriftsidrettslaget holder sitt ordinære årsmøte for behandling av saken. 6