Invitasjon til dialogkonferanse Kirkerådet Prosjekt 2017 Delprosjekt Lønn, personal og regnskap Sak 15/2093 Prosjekteier: Jan Rune Fagermoen
Etablering av nye løsninger for lønn, personal og regnskap i Kirkerådet og Bispedømmerådene Kirkerådet har satt i gang en prosess for å anskaffe og innføre nye løsninger/tjenester for områdene lønn, personal og regnskap i Kirkerådet og de 11 bispedømmerådene. For å få bedre innsikt i hvordan konkurransen kan gjennomføres ønsker Kirkerådet å komme i dialog med mulige leverandører og andre relevante fagmiljøer. Kirkerådet inviterer til dialogkonferanse der behov og rammer presenteres og hvor deltakerne får anledning til å gi innspill til hvordan behovet kan løses. Sted: Kirkens hus, Rådhusgata 1, 0151 Oslo Dato: 12.05.2015 Tidspunkt: Kl. 12:00 til ca. 14:00. Det serveres frukt og kaffe/te. Målgruppe: Møtet er åpent for leverandører og fagmiljøer med interesse for anskaffelsen Påmeldingsfrist: 07.05.2015 kl. 16:00 via e-post til kontaktperson Kontaktperson: Lars Brække, e-post: lb899@kirken.no, mobil: 951 35 609 1 Bakgrunn for anskaffelsen I april 2013 ble følgende enstemmig vedtatt på Kirkemøtet: 1. Kirkemøtet ber regjering og Storting om at det så raskt som mulig etableres et nasjonalt rettssubjekt for Den norske kirke. 2. Kirkemøtet ber regjering og Storting om at virksomhets- og arbeidsgiveransvaret for prestetjenesten overdras til dette rettssubjektet. De sentrale og regionale kirkelige organer overføres slik at disse ikke lenger er statlige forvaltningsorganer. Kirkemøtets vedtak følges opp i høringsnotatet høsten 2014 Staten og Den norske kirke et tydelig skille, med forslag til lovendringer som skal gjøre kirken rettslig selvstendig. Det nye rettssubjektet omfatter prestetjenesten, biskopene, bispedømmerådene, Kirkerådet og Bispemøtet - og omfatter rundt 1 600 årsverk fordelt med ca. 1 350 årsverk for prester og ca. 250 årsverk for tilsatte ved bispedømmekontorene og i Kirkerådets sekretariat. Den nye virksomheten vil overta arbeidsgiveransvaret fra departementet. Tjenesteytingen innen lønn, personal og regnskap for Kirkerådet og 11 bispedømmeråd, som i dag ivaretas i statlig regi av DFØ (Direktoratet for økonomistyring) ved SAP HR og Agresso, vil ikke kunne videreføres etter en utskilling fra staten. Nye løsninger/tjenester må derfor være i drift straks en utskilling er realisert dvs. 1. januar 2017 som er satt som måldato. Dette forutsetter at behandling av lovforslag på Stortinget 2016 fører fram - med tilhørende budsjettkonsekvenser innarbeidet i statsbudsjettet. Kirkerådet har etablert Prosjekt 2017 som skal omfavne alle de aktiviteter Den norske kirke (Dnk) må gjennomføre eller igangsette som forberedelse til virksomhetsoverdragelsen. Det sorterer flere delprosjekter under Prosjekt 2017, deriblant Delprosjekt Lønn, personal og regnskap med primært formål å imøtekomme kravet til at nye løsninger for lønn, personal og regnskap tas i bruk straks en utskilling fra staten er realisert. Dialogkonferanse behov og rammer Side 2 av 5
2 Noen rammer for anskaffelsen Da tidselementet er viktig styringsparameter, skal kun de viktigste behovsområder prioriteres innført ved selve virksomhetsoverdragelsen («minimumsløsning»). Det kan være aktuelt å realisere ytterligere behovsområder/funksjoner trinnvis etter etablering av den nye virksomheten. Det legges opp til mest mulig forenkling og standardisering av arbeidsprosesser og systemløsninger. Det skal gjennom egen forstudie avklares hva som er hensiktsmessig modell for arbeidsdeling, deriblant om ny løsning for lønn, personal og regnskap skal ivaretas ved kjøp av tjeneste (ASP/SaaS 1 ) eller ved kjøp av system som driftes og forvaltes av kunde. Innen 2020 er det en ambisjon om å se på hele kirkeordningen dvs. hele kirkens organisering. Løsning som etableres kan være aktuell å ta i bruk av enheter utover Kirkerådet og bispedømmerådene dvs. fellesrådene med deres lønns-, personal- og regnskapsfunksjoner. 3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsen 1 ASP Application Service Provider / SaaS Software as a Service Dialogkonferanse: Behov og rammer Side 3 av 5
4 Mål og temaer for dialogkonferansen Målsettingen med dialogkonferansen er å: Presentere utfordringer/behov og forberede markedet på anskaffelsen Få innspill om hva som finnes i markedet og ulike måter å gjennomføre anskaffelsen på (behovsbeskrivelse, oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform) Få innspill på hvordan behov best kan løses gjennom ulike løsningskonsept Følgende temaer er aktuelle å berøre som en del av leverandørdialogen: Bruk av ulike regnskapsprinsipper i en og samme løsning (ny kirkeordning 2020 kan resultere i ulike regnskapsprinsipper for sentralt/regionalt og lokalt nivå) Anskaffelse av ny løsning som produkt eller tjeneste / Drift i sky eller i dedikert miljø (sikkerhetskrav) Behovsdekning gjennom en eller flere anskaffelser/en eller flere leverandører Ulike modeller for arbeidsdeling eksternt og internt Viktige områder for fastsetting av tjenestenivå Hensiktsmessige prismodeller Suksesskriterier for å nå skissert tidslinje Risikofaktorer 5 Tentativ møteplan Tid Tema 12:00 Registering. Kaffe/te og frukt 12:15 Presentasjon av deltakere Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål 12:30 Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer 13:00 Litt om teknisk plattform 13:15 Tentativ fremdriftsplan 13:30 Åpent for spørsmål til Kirkerådet 13:45 Mulighet for samsnakking mellom aktørene Dialogkonferanse: Behov og rammer Side 4 av 5
Det utarbeides et referat fra dialogkonferansen som sammen med presentasjonene legges ut på www.kirken.no. Dette for å sikre at informasjonen er tilgjengelig også for de som ikke kan delta. Deltakerne kan i etterkant av dialogkonferansen sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de behov og utfordringer som er presentert kan løses (ikke mer enn fire A4-sider). Løsningsforslag beskrives på et overordnet nivå. Idéer som kommer frem i prosessen vil kunne bli brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjoner og i senere anskaffelser, men ikke slik at det gir enkelte tilbydere særfordeler i konkurransen jfr. krav til likebehandling regulert i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Det presiseres at innspill gitt i denne åpne dialogprosessen ikke anses å falle inn under FOA 3-8 om rådgivning. Beskrivelse sendes via e-post til post.kirkeradet@kirken.no innen 26. mai kl. 16:00 merket: «Sak 15/2093: Anskaffelse av nytt system for lønn, personal og regnskap - Innspill etter dialogkonferansen». Dialogkonferanse: Behov og rammer Side 5 av 5