KONTROLLUTVALGET I SØRUM KOMMUNE ÅRSPLAN 2012 KONTROLLUTVALGET I SØRUM KOMMUNE Redigert pr. 9.2.12 Utarbeidet av Glåmdal sekretariat IKS
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGET I SØRUM... 3 3 MØTEPLAN... 3 4 KONTROLLUTVALGETS HOVEDFOKUS I 2012... 4 4.1 OPPLÆRING... 4 4.2 ETIKK... 4 4.3 85 ANBEFALINGER FOR STYRKING AV KOMMUNENS EGENKONTROLL... 4 4.4 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON... 4 4.5 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL... 4 4.6 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK... 4 5 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER ÅRETS TILTAKSPLAN... 5 5.1 TILSYN MED FORVALTNINGEN... 5 5.2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED REGNSKAPSREVISJON.... 5 5.3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED FORVALTNINGSREVISJON.... 5 5.4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED SELSKAPSKONTROLL.... 6 5.5 TILSYN MED REVISJONEN... 6 5.6 BUDSJETTBEHANDLINGEN... 6 5.7 KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING... 7 6 KONTROLLUTVALGETS ØVRIGE AKTIVITETER 2012... 7 VEDLEGG 1 FAGLIG OVERSIKT... 8 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 8 KONTROLLUTVALGET OG REVISOR... 9 KONTROLLUTVALGET OG SEKRETARIAT... 9 VEDLEGG 2 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SØRUM KOMMUNE... 10 VEDLEGG 3 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON... 13 VEDLEGG 4 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL... 15 Årsplan for 2012 Side 2
1 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget med sitt sekretariat og revisjonen er sentrale hjelpeorganer for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommunelovens bestemmelser i kapittel 12 ( 76-83) om Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. I medhold av kommuneloven (koml.) 77 nr. 11 er det laget egen forskrift for kontrollutvalg ( KUforskriften ). I denne forskriften 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver knytter seg både til tilsyn med den kommunale forvaltningen og til tilsyn med revisjonens arbeid. Kommunale foretak omfattes også av tilsynet. Forskrift om kontrollutvalg har bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon (kap. 4), forvaltningsrevisjon (kap. 5) og selskapskontroll (kap. 6). I tillegg er kontrollutvalget gitt oppgaver i forbindelse med valg av revisor ( 16), ansettelse, suspensjon og oppsigelse av revisor ( 17) og budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen ( 18). Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har et eget kompetent sekretariat ( 20). Kontrollutvalgets generelle oppgaver er omtalt i vedlegg 1, mens en tabelloversikt med spesifisering av planlagt gjennomføring i 2012, er gjengitt i kapittel 5. Dette blir da mer som en tiltaksplan, ettersom dette kapitlet blir oppdatert fortløpende. En oppdatert årsplan vil fortløpende bli lagt ut på www.gs-iks.no under Dokumenter. Kapittel 4 inneholder en oversikt over kontrollutvalgets hovedfokus i 2012. Kommuneloven 77, samt forskrift om kontrollutvalg finnes bl.a. på www.gs-iks.no/?id=6. 2 Kontrollutvalget i Sørum Kontrollutvalget i Sørum består av 5 medlemmer. Følgende medlemmer og varamedlemmer er valgt for perioden 2011-2015: Medlem Tor-Arne Lie Jensen - leder H Tove Steen nestleder Ap Jon-Arild Hoelsengen, Ap Steinar Dalbakk, SV Varamedlemsrekker Berit Daae H 1. Asbjørn Langeland, Sp 2. Jan Bjørknes, KrF 3. Vivi Sandbråten, Ap 4. Leif Otnæs, Ap 5. Unni Bingen, SV Anita Sollie FrP 1. Stein Lakselv, FrP 2. Tone Lise Wulff, FrP Kontrollutvalgets reglement ligger som vedlegg 2 til årsplanen. 3 plan Kontrollutvalgets møter skal holdes for lukkede dører, dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Kontrollutvalget har vedtatt følgende møteplan for 2012. Årsplan for 2012 Side 3
Sørum Torsdag 9.2.12 Det vil bli opplæring av de nye kontrollutvalgene i et fellesmøte i Torsdag 22.3.12 12. januar 2012. Torsdag 10.5.12 Ved behov kan kontrollutvalget gjøre endringer i planen. Tirsdag 19.6.12 plan for 2. halvår overlates til det nye sekretariatet med unntak Tirsdag 4.9.12 av det første møtet etter sommerferien. 4 Kontrollutvalgets hovedfokus i 2012 4.1 Opplæring Først og fremst vil kontrollutvalget ha fokus på egen opplæring. For mange er dette den første perioden som kontrollutvalg og mye er nytt. Sekretariatet vil ha opplæring for kontrollutvalget i et fellesmøte 12. januar 2012 og det vil også bli fortløpende opplæring i møtene først og fremst første halvår 2012. 4.2 Etikk Etikk er et viktig område og kontrollutvalget vil i 2012 ha en del fokus på dette. Vi vil bl.a. innhente kommunens (ev. foretakets) etiske retningslinjer og etterspørre hvordan disse blir fulgt opp. Men etikk vil også være et tema for kontrollutvalgets egen situasjon, for revisjonen og sekretariatet. 4.3 85 anbefalinger for styrking av kommunens egenkontroll Kontrollutvalget brukte i 2011 mye tid på oppfølging av 85 anbefalingene som er gitt i rapport fra Kommunal- og regionaldepartementets (KRD) arbeidsgruppe for styrking av kommunens egenkontroll. Dette arbeidet har resultert i et høringsnotat fra KRD om mulige endringer i kommuneloven og andre lover. Resultatet av dette arbeidet forventes å bli sluttført i 2012 og kontrollutvalget vil følge opp dette. 4.4 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon I henhold til forskrift om kontrollutvalg 10 har kontrollutvalget ansvar for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Minimumskravet at en slik plan utarbeides én gang i løpet av valgperioden og at den skal utarbeides i løpet av det første året i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse. Dette er et ganske omfattende arbeid som vil bli gjennomført i 2012. Jf. for øvrig pkt. 5.3. 4.5 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Kontrollutvalget har også ansvaret for at det blir gjennomført selskapskontroll. Det skal også utarbeides en plan for selskapskontroll, på samme måte som for forvaltningsrevisjon. I lovforslaget som nevnt under pkt. 4.3, er det foreslått at denne planen også skal bygge på en overordnet analyse. Selv om det foreløpig ikke er vedtatt, vil vi innrette oss etter dette. Jf. for øvrig pkt. 5.4. 4.6 Oppfølging av kommunestyrets vedtak Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan og skal bl.a. se etter at rådmannen har et tilfredsstillende system som sikrer at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget har også tidligere etterspurt rådmannens system for dette, men vi vil i år fokusere noe mer på disse sakene. Årsplan for 2012 Side 4
5 Kontrollutvalgets oppgaver årets tiltaksplan 5.1 Tilsyn med forvaltningen Oppgaver knyttet til tilsyn med forvaltningen Følgende rapportering Samme økonomiske rapportering som formannskapet får. sendes Rapporter fra andre tilsynsorganer og kommunens svar/oppfølging. fortløpende (til sekretariatet) I hvert møte eller når kontrollutvalget Sekretariatsleders oversikt over kontrollutvalgets saker med vedtak og oppfølgingen av disse. bestemmer det 9.2.12 Invitere ordfører til møtet. Etterspørre kommunens system for oppfølging av vedtak. 22.3.12 Informasjon om samhandlingsreformen. Innhente etiske retningslinjer for kommunens virksomhet. Behandle skatteoppkrevers årsrapport for 2011 og kontrollrapport fra Skatteetaten. Orientering fra rådmannen om organisasjonsendringene. 10.5.12 19.6.12 4.9.12 5.2 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon. Oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon I hvert møte eller når Rapportering fra revisjonen om revisjonsarbeidet og aktuelle saker. kontrollutvalget bestemmer det 9.2.12 22.3.12 Jf. KU-sak 35/11: Kontrollutvalget drøfter kommunens regnskapsavleggelse med økonomisjefen før neste regnskapsavleggelse. 10.5.12 Følge opp oppsummeringsbrev ved regnskapsavleggelsen, jf. KU 29/11, 30/11 og 31/11. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapene (kommunen og foretakene). 19.6.12 Oppsummeringsbrev til årsregnskapet 2011 fra Østre Romerike revisjonsdistrikt. 4.9.12 5.3 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Utgangspunktet for oppgavene er plan for forvaltningsrevisjon. 1 Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon 9.2.12 Bestille overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Rapport forvaltningsrevisjon i eiendomsforvaltningen, jf. KU-sak 020/10. 22.3.12 10.5.12 19.6.12 4.9.12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2014. Jf. KU-sak 41/11 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2008-2011, behandlet i kommunestyret 26.11.08, sak 088/08. Utdrag av planen, samt redigert plan, jf. notat fra Østre Romerike revisjonsdistrikt 18.2.10 om foreslåtte prosjekter, ligger som vedlegg 3 til årsplanen. Årsplan for 2012 Side 5
Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon (Behandling av flyktninger i Sørum): Kontrollutvalget vil anbefale at det gjennomføres en forvaltningsrevisjon på dette området i neste planperiode. 5.4 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll. Utgangspunktet for oppgavene er plan for selskapskontroll. 2 Oppgaver knyttet til selskapskontroll 9.2.12 Bestille overordnet analyse og plan for selskapskontroll. 22.3.12 10.5.12 Oppfølging av selskapskontroll i Krogstad Miljøpark AS (innen 30.4.11) ((jf. KS 100/11). 19.6.12 Oppfølging av eierskapskontroll i Nedre Romerike Vannverk IKS (innen 31.5.11) ((jf. KS 99/11). Ev. behandling av rapport selskapskontroll i ROAF IKS (utsettes inntil videre, samordnes med Nedre Romerike distriktsrevisjon). 4.9.12 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for 2012-2014. 5.5 Tilsyn med revisjonen I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen Revisjonen rapporterer om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. Revisjonens plan for Sørum kommune er til enhver tid tilgjengelig for kontrollutvalget. 9.2.12 Oppdragsansvarlig revisors habilitetserklæring for 2012 legges fram for kontrollutvalget. Orientering om revisjonsstrategien for revisjonsåret 2012. 22.3.12 10.5.12 19.6.12 4.9.12 Vurdering av kontrollutvalgets påseansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, jf. NKRFs veiledere. 3 5.6 Budsjettbehandlingen Oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen 9.2.12 22.3.12 10.5.12 19.6.12 4.9.12 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 legges fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget følger opp at kontrollutvalgets forslag følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet (jf. reglement for kontrollutvalget 4, se vedlegg 2). 2 Plan for selskapskontroll for 2008-2011, behandlet i kommunestyret???. Ny revidert plan behandlet av kontrollutvalget 19.10.10, sak 27/10. Utdrag av planen med bl.a. vedtatte prosjekter, ligger som vedlegg 4 til årsplanen. 3 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/publikasjoner/veileder_-_kus_paseansvar_regnrev.pdf og http://www.nkrf.no/filarkiv/file/publikasjoner/veileder_-_kus_paseansvar_forv_rev.pdf Årsplan for 2012 Side 6
Oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen 5.7 Kontrollutvalgets rapportering Oppgaver knyttet til tilsyn kontrollutvalgets rapportering 9.2.12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 behandles og oversendes deretter kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (rådmannens oppfølging av eventuelle anbefalinger), skal gå fram av kontrollutvalgets årsrapport. Eventuelle omprioriteringer av prosjekter skal også framgå av årsrapporten. 22.3.12 10.5.12 19.6.12 4.9.12 Kontrollutvalgets årsplan for 2013 vedtas og oversendes deretter til kommunestyret. 6 Kontrollutvalgets øvrige aktiviteter 2012 Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper. Dette er vist gjennom kontrollutvalgets forslag til budsjett som inneholder en post til kursvirksomhet. o Kontrollutvalget ønsker å sende noen av sine medlemmer på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012. Kontrollutvalgets leder vil være til stede i kommunestyret når kontrollutvalgets årsrapport blir behandlet. Kontrollutvalget og sekretariatet vil fortsette arbeidet med å informere om kontroll og tilsyn, bl.a. ved å utvikle og oppdatere opplysningene om kontrollutvalgets virksomhet på kommunens hjemmeside. Sørum, 21.11.11 Tor Arne Lie Jensen (sign.) leder av kontrollutvalget Torgun M. Bakken sekretariatsleder Årsplan for 2012 Side 7
VEDLEGG 1 FAGLIG OVERSIKT Kontrollutvalgets oppgaver Tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen kan bl.a. utøves gjennom: revisjonens arbeid, overordnet analyse (se pkt. 4.3), tilsendte saksdokumenter og protokoller fra kommunestyret og andre politiske utvalg, samtalen med ordføreren og rådmannen, herunder rådmannens rapportering om rutiner for intern kontroll, økonomireglement, etiske retningslinjer, finansreglement, rådmannens rapportering av oppfølging av vedtak, innkalling av enhets- eller virksomhetsledere til utvalgets møter, hvor det redegjøres og svares på spørsmål om forvaltning og drift av vedkommende enhet/virksomhet/tjeneste, besøk i kommunens forskjellige virksomheter, enheter, utvalgets egne observasjoner, rapporter fra andre tilsynsorganer, saker hvor kommunen har vært omtalt i media. Kontrollutvalgets tilsyn med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, er omhandlet i årsplanens pkt. 4.5. Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. Dette tilsynet er omhandlet i årsplanens pkt. 4.5. Uttalelse til regnskapet I henhold til forskriften 7, skal kontrollutvalget på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi uttalelse om årsregnskapet. Denne skal avgis til kommunestyret, med kopi til formannskapet før dette behandler regnskapet. Oppfølging av merknader Kontrollutvalget har et ansvar i forhold til oppfølging av revisjonens merknader. Dette er merknader som er gitt i nummererte brev, jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd. Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det skal lages en plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse. Kontrollutvalget skal legge denne planen fram for kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll. Selskapskontroll er hjemlet i koml. 77 nr. 5 og i 80. Ifølge koml. 77 nr. 5, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Koml. 80 hjemler utvidet tilsyn i heleide kommunale aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Selskapskontroll er videre omtalt i kontrollutvalgsforskriften kapittel 6. Selskapskontroll består av eierskapskontroll, som er obligatorisk, og forvaltningsrevisjon, som er en "kan-oppgave". Det skal lages en plan for selskapskontroll som legges fram for kommunestyret. Årsplan for 2012 Side 8
Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a jour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen kan utøves på følgende måte: Gjennom behandling av revisjonens planverk. Gjennom forvaltningsrevisjonsprosjekter som forelegges til behandling eller til orientering. Gjennom behandling av rapporter vedrørende misligheter/uregelmessigheter. Gjennom rapporter vedrørende regnskapsrevisjon eller vurderinger av den interne kontrollen. Gjennom revisjonens orienteringer som blir gitt til kontrollutvalget. Ved løpende spørsmålsstilling fra kontrollutvalget. Budsjettbehandlingen Etter kontrollutvalgsforskriften 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter. Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Det er gitt egne bestemmelser om rapportering av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon (KU-forskriften 11) og selskapskontroll (KU-forskriften 15). Slik rapportering skal være basert på den vedtatte planen (jf. pkt. 4.3 og 4.4). Forvaltningsrevisjonsrapporter vil bli oversendt kommunestyret til orientering eller med innstilling etter at utvalget har foretatt en vurdering i den enkelte saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet (se pkt. 4.2) er kontrollutvalgets rapportering i forbindelse med regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget avgir årlig årsplan og årsrapport til kommunestyret. Kontrollutvalget og revisor Dette punktet inneholder øvrige forhold til revisor som ikke er knyttet mot noen av punktene ovenfor. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (ev. regnskapsrevisjon) etter bestiller/utførermodellen. Kontrollutvalget kan avtale innsynsrett i revisjonens arbeidspapirer i den grad det er nødvendig for kontrollutvalgets tilsynsansvar ovenfor revisjonen (jf. merknader til forskrift om kontrollutvalg 5, siste ledd). Det lages i så fall en avtale om dette. Kontrollutvalget har innsyn i revisjonens saksdokumenter iht. offentlighetslovens bestemmelser, så langt det er nødvendig for kontrollutvalgets arbeid. Jf. også forskrift om revisjon 20. Rapporter fra gjennomført ekstern kvalitetskontroll legges fram for kontrollutvalget til orientering. Kontrollutvalget og sekretariat I henhold til forskrift om kontrollutvalg 20, skal kontrollutvalget ha et eget sekretariat til å bistå seg i sitt arbeid. Det er kommunestyret som skal sørge for sekretærbistand som til enhver tid tilfredsstiller kontrollutvalgets behov. Kommentarene til 20 annet ledd om sekretærtjenester, annet ledd sier: Et kompetent sekretariat er en viktig forutsetning for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Sekretariatet for kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. Glåmdal sekretariat IKS er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i Eidskog, Grue, Nes, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes kommuner. Sekretariatet har to ansatte (1 ½ stilling). Som en midlertidig ordning vil Glåmdal sekretariat IKS levere sekretærtjenester til Sørum og Nes kommuner fram til 1.7.2012. Det er under etablering en egen sekretariatsordning for Romerike, som Sørum vil delta i. Årsplan for 2012 Side 9
VEDLEGG 2 Reglement for kontrollutvalget i Sørum kommune REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SØRUM KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret 17/96 Innarbeidet i reglementer for de politiske utvalgene 02.05.2002 Kommuneloven kap. 12 har bestemmelser om kontrollutvalg i kommunene, og Kommunal- og regionaldepartementet har gitt forskrift om kontrollutvalg med hjemmel i kommuneloven. Dette reglementet inneholder Sørum kommunes særskilte bestemmelser for kontrollutvalget. 1 Formål Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på betryggende måte, jfr. kommunelovens 77 nr. 4 og nr. 5 samt forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2 Valg sammensetning Det vises til forskriftens 2 om valgbarhet. Kontrollutvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer og velges av kommunestyret som første valg etter valg av økonomi- og administrasjonsutvalg. Minst et av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen velges av kommunestyret blant representantene til et av partiene som betraktes som opposisjonspartier i kommunestyret. 3 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Det vises til forskriftens 19. Utvalget innkalles normalt skriftlig med minst 5 dagers varsel. Innkalling/saksliste (ikke saksdokumentene) sendes rådmannen til orientering. Rådmannen, og andre, kan av lederen eller ved flertallsvedtak innkalles til møter. Utvalgets møter holdes for lukkede dører. Utvalget har rett og plikt til å sørge for at en sak er tilstrekkelig belyst før vedtak treffes/saken sendes videre. Utvalget kan herunder stanse saksbehandlingen og innhente opplysninger/uttalelser. Når kontrollutvalget finner at saken er tilstrekkelig belyst og har fattet vedtak, oversendes saken snarest mulig til kommunestyret for videre behandling. Utvalget rapporterer normalt til kommunestyret. I enkeltsaker av ikke-kontrollerende art, vurderer utvalget den videre saksgang. Det skal føres møtebok. boken godkjennes av utvalget og underskrives av utvalgets leder. Henvendelser til utvalgets medlemmer fra enkeltpersoner, tas opp med revisjonen som fremmer sak for utvalget. Utvalget avgjør om slike henvendelser skal behandles i utvalget. For øvrig gjelder de supplerende regler i kommunelovens kap. 6 samt kommunens reglement så langt det passer. 4 Utvalgets oppgaver Årsplan for 2012 Side 10
Det vises til forskriften kapitlene 3, 4, 5, 6, 7. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan og utøver sitt arbeid i henhold til kommuneloven, kontrollutvalgsforskriften samt instrukser fra kommunestyret. Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Når det gjelder regnskapsrevisjon, skal kontrollutvalget blant annet påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Utvalget skal også avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Når det gjelder forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget blant annet påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Når det gjelder selskapskontroll, skal kontrollutvalget blant annet påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget avgir ikke innstilling til kommunestyret om kommunens årsberetning, men det forutsettes at dokumentet foreligger til kontrollutvalgets behandling av regnskapet. Utvalget forelegger for kommunestyret årsplan og årlige rapporter om utvalgets arbeid. Utvalget rapporterer til kommunestyret i enkeltsaker når det er viktig at dette blir holdt orientert, og slik at kommunestyret gis mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets leder (nestleder ved leders forfall) har generell møte- og talerett i kommunestyrets møter i saker som kommer fra kontrollutvalget. 5 Bruk av sakkyndig bistand Utvalget forelegger for kommunestyret søknad om bevilgning til sakkyndig bistand. Når utvalget finner det nødvendig, kan utvalget engasjere bistand før vedtak om bevilgning er fattet. 6 Innhenting av opplysninger Det vises til forskriftens 5. Kontrollutvalget har, uavhengig av regler om taushetsplikt, rett til nødvendig innsyn i alle kommunens saksdokumenter og arkiver, jfr. kommunelovens 77 nr. 7 og forskriftens 5. Utvalget kan be om opplysninger i tilknytning til sitt kontrollarbeid. Som hovedregel innhentes slik informasjon via revisjonen på bakgrunn av vedtak i kontrollutvalget. Årsplan for 2012 Side 11
Enkeltmedlemmer i utvalget har tilsvarende mulighet til å be revisjonen innhente opplysninger. Informasjon innhentes i slike tilfeller av revisor, i samråd med utvalgets leder, og legges fram for utvalget. Utvalget tar selv stilling til hvilke dokumenter eller opplysninger det vil ha seg forelagt eller få tilsendt som en fast ordning. 7 Taushetsplikt offentlighet Det vises til forskriftens 5. Saker til kommunestyret oversendes som hovedregel som B-saker. Utvalget vurderer fra sak til sak om den skal oversendes som A-sak. Utvalget selv avgjør hvem som skal uttale seg offentlig, men som hovedregel er det utvalgets leder som skal uttale seg. 8 Henvendelse til revisjonens personale Henvendelser fra kontrollutvalgets medlemmer skjer til distriktsrevisor. Dog kan utøvende revisor kontaktes i saker som må anses som kurante. Årsplan for 2012 Side 12
VEDLEGG 3 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt i kommunestyret 26.8.08, sak 088/08. Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon, notat til kontrollutvalget fra Østre Romerike revisjonsdistrikt, datert 18.2.10. Utdrag fra planen (2008-2011): 4 Områder for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres på følgende områder (endelig prioritering foretas av kontrollutvalget på et senere tidspunkt): Sørum Kommunalteknikk KF (selvkost VAR) Grunnskoleseksjonen Barnevern Plan- og utbygging NAV Innkjøp (oppfølging av tidligere prosjekt) Andre områder som kan være aktuelle: Pleie- rehabilitering og omsorg (tildelingsenheten) Helse- og sosial Eiendomsenheten I tillegg skal forvaltningsrevisjonsprosjekt om innkjøp, jf kontrollutvalgets vedtak i sak 17/08, følges opp høsten 2008. Notat datert 18.2.10 Prosjektskisse forvaltningsrevisjon perioden 2008-2012 Vedlagte oversikt viser hvilke prosjekter som er prioritert i våre kommuner. Vi har tidligere orientert kontrollutvalgene om at det av kapasitetshensyn er nødvendig å gjennomføre prosjekter i alle fire kommunene i første omgang. Det har ikke vært innvendinger til at følgende prosjekter prioriteres og gjennomføres slik for 2009: I 2009 foreslås følgende hovedprosjekter: Innkjøpsprosjekt (oppfølging i Nes, Sørum og Fet) Barnevernprosjekt I 2010 foreslås følgende hovedprosjekt: Eiendomsforvaltning (prioritert i Aurskog-Høland og Nes, kan-prosjekt i Fet og Sørum) I 2011 foreslås som hovedprosjekt: Grunnskole (prioritert i Nes, Aurskog-Høland og Sørum, ikke på plan i Fet) Andre prosjekter i 2009: Det er videre slik at vi har mulighet for å kjøpe bistand fra andre til gjennomføring av et eller flere prosjekter i 2009. Aktuelle prosjekter er: Selvkost VAR (prioritert i Sørum og Nes, kan-prosjekt i Aurskog-Høland og Fet) Kapasitet til å følge opp kommuneplanen når det gjelder utbyggingssaker (prioritert i Fet, kan samkjøres med prioritert prosjekt i Sørum Utbyggers interesser og habilitet, og evt kan-prosjektet i Aurskog-Høland) Kommunens planleggingsberedskap (prioritert i Fet og kan-prosjekt i Aurskog-Høland) Årsplan for 2012 Side 13
Kontrollutvalgets sak 020/10, 3.6.10. Kontrollutvalget gir sin tilslutning til at revisjonen arbeider videre med problemstilling 3: Vedlikeholdsetterslep contra planmessig vedlikehold. Eventuelle aktuelle tilleggsprosjekter: Kvalifiseringsordningen Vederlagsbetaling sykehjem Utbetaling av utgiftsgodtgjørelse til fosterhjem og støttekontakter Kvalitetssikring av Kostra-tall. Årsplan for 2012 Side 14
VEDLEGG 4 Plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll er vedtatt i kommunestyret xx.xx.xx, sak xx.xx.xx. En revidert plan er vedtatt i kontrollutvalget 19.10.10, sak 27/10. Utdrag fra planen: 5 Gjennomføring av selskapskontroll korrigert plan 5.2 Gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2010-2011 Med utgangspunkt i retningslinjene for gjennomforing av selskapskontroll og denne planen, vedtar kontrollutvalget hvilke selskapskontroller som skal gjennomfores i perioden, jf punkt 3 i retningslinjene for selskapskontroll ovenfor. Kontrollutvalget foretar, med hjemmel i punkt 3.4 i retningslinjene for selskapskontroll, disse endringene i planen for innevarende periode: Selskapskontroll i ROAF IKS gjennomfores som vedtatt i 2011. Selskapskontroll i Sørumsand ASVO AS gjennomfores ikke i innevarende planperiode. Selskapskontroll i Østre Romerike Brann- og redningsvesen sluttfores. Selskapskontroll i Krogstad Miljøpark AS gjennomfores i 2011. Selskapskontroll i NRV AS/IKS gjennomfores i samarbeid med Nedre Romerike Distriktsrevisjon. Tidligere vedtatt forvaltningsrevisjon i NRV IKS gjennomfores ikke, jf punkt 2 og 4 i kontrollutvalgets vedtak i sak 5/09. Kontrollutvalget kan foreta endringer i denne planen når det gjelder gjennomforing av selskapskontroll, jf punkt 3.4 i retningslinjene ovenfor. Årsplan for 2012 Side 15