KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE

ÅRSPLAN 2008 KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE Redigert pr. 21.4.08

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 3 2.1 TILSYN OG KONTROLL... 4 2.2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED REGNSKAPSREVISJON.... 5 2.3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED FORVALTNINGSREVISJON.... 6 2.4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED SELSKAPSKONTROLL.... 6 2.5 TILSYN MED REVISJONSARBEIDET... 7 2.6 BUDSJETTBEHANDLINGEN... 7 2.7 KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING... 8 3 ANDRE AKTIVITETER... 8 4 KONTROLLUTVALGET OG REVISOR... 9 5 KONTROLLUTVALGET OG SEKRETARIAT... 9 6 MØTEPLAN... 9 VEDLEGG 1 BESTILLING REGNSKAPSREVISJON... 10 VEDLEGG 2 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON... 11 VEDLEGG 3 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL IHT. KL 77 NR.5/ 80... 14 VEDLEGG 4 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE... 15 VEDLEGG 5 KOMMUNELOVEN KAPITTEL 12. INTERNT TILSYN OG KONTROLL. REVISJON.. 18 VEDLEGG 6 FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALG I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER... 21 Årsplan 2008 2

1 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget og revisjonen er sentrale hjelpeorganer for kommunestyret. Som kommunestyrets kontrollorgan skal kontrollutvalget utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven (KL) og kontrollutvalgsforskriften. Kommuneloven kapittel 12 ( 76-83) har regler for Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. I medhold av 77 nr. 11 er det også gitt egne forskrifter for kontrollutvalg. I denne forskriften 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver knytter seg både til tilsyn med den kommunale forvaltningen og til tilsyn med revisjonens arbeid. Kommunale foretak omfattes også av tilsynet. Kontrollutvalget har tidligere valgt å legge fram sin årsplan basert på revisjonsåret, dvs. fra 1.5.- 30.4. Dette er endret fra 2008, slik at tilsyns- og rapporteringsåret for kontrollutvalget følger kalenderåret. Kontrollutvalgets årsplan legges fram for kommunestyret til orientering. 2008 er det første hele året for nyvalgt kontrollutvalg. Kongsvinger kommune har også utvidet antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer. Alle fem medlemmene er nye. Følgende medlemmer er valgt for perioden 2007-2011. Medlem Geir Tjugum (leder) (FRP) Rolf Ingar Løvberget (nestleder) (A) Liv Ingebjørg Solløst (FRP) Kjell Ramstad (PP) Randi Hanssen (H) Varamedlem Mons Erik Holtbakk (SV) Jorunn Leirstrand Turid Margrethe Høiby Arne Enger Ole Johnny Holt (SP) Kontrollutvalget har utarbeidet et forslag til reglement for kontrollutvalget; dette ble behandlet i kommunestyret 3.5.2007. På grunn av feil i vedtaket, ble saken behandlet på nytt i kommunestyre 18.10.07. Endelig vedtatt reglement ligger som vedlegg 4 til årsplanen. 2 Kontrollutvalgets oppgaver Kommuneloven 77 har bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver og disse er utdypet i forskrift om kontrollutvalg. Her er det gitt bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon (kap. 4), forvaltningsrevisjon (kap. 5) og selskapskontroll (kap. 6). I tillegg er kontrollutvalget gitt oppgaver i forbindelse valg av revisor ( 16), ansettelse, suspensjon og oppsigelse av revisor ( 17) og budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen ( 18). Det skal engasjeres et eget sekretariat for kontrollutvalget ( 20). Kontrollutvalgets møter skal holdes for lukkede dører, dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet ( 19). Kommuneloven 77, samt forskrift om kontrollutvalg ligger som vedlegg 5 og 6 til årsplanen. Årsplan 2008 3

2.1 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen kan bl.a. utøves på følgende måter: Gjennom valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter (se pkt. 2.3). Gjennom saker fremlagt fra revisjonen. Gjennom tilsendte saksdokumenter og protokoller fra aktuelle utvalg og kommunestyret. Gjennom samtalen med ordføreren og rådmannen. Gjennom innkalling av ansvarlige ledere til utvalgets møter, hvor det redegjøres og svares på spørsmål om forvaltning og drift av vedkommende seksjon. Gjennom kontrollutvalgsmedlemmenes egne observasjoner. Utvalget vil også følge med på aktuelle saker hvor kommunen har vært omtalt i media. Kontrollutvalgets tilsyn med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, er omhandlet i årsplanens pkt. 2.5. Konkrete oppgaver knyttet til tilsyn med forvaltningen Samtale med ordfører og rådmann gjennomføres i hvert møte. Samtalen er uformell og basert på at man ønsker en gjensidig orientering om kommunens virksomhet. Rapporteringer fra rådmannen. o Kontrollutvalget vil i hvert møte ha en rapportering fra rådmannen om den økonomiske situasjonen i kommunen. o Kontrollutvalget skal i tillegg ha tilsendt samme økonomisk rapportering som formannskapet får. o Kontrollutvalget vil ha fortløpende tilsendt kopier av rapporter fra andre tilsynsorganer og kommunens svar/oppfølging. o Kommunestyret vil også ha oversendt Fylkesmannens budsjettvedtak når det foreligger. o Kontrollutvalget vil ved behov be rådmannen om orienteringer om kommunens rutiner, regler og reglementer, bl.a. rutiner for intern kontroll (økonomisk intern kontroll) økonomireglement, etiske retningslinjer, finansreglement, osv. o Oppfølging av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Kontrollutvalget har sagt at de ønsker at rådmannen legger fram en oversikt over fattede vedtak og status i oppfølgingen. Oversikten skulle legges fram for kontrollutvalget 2 ganger i året, 1. februar og 1. august. Saken er tatt opp med rådmannen flere ganger, men er foreløpig ikke etterkommet. Som følge av sak 59/07 (Bjerke-saken) sendte kontrollutvalget en henvendelse til kommunestyret om system for oppfølging av vedtak. Kommunestyret har sluttet seg til saken. Rådmannen skal rapportere oppfølging av kommunestyresaker i forbindelse med tertialrapporteringen. Informasjon fra enhetene (serviceområdene). o Kontrollutvalget skal utøve tilsyn og kontroll med kommunens drift av de forskjellige serviceområdene/enhetene. Kontrollutvalget i Kongsvinger ønsker å invitere utvalgte tjenester til å informere om sin virksomhet. Til møtet den 21.2.08: Leder for innkjøp Trond Sommer. Årsplan 2008 4

Til møtet den 21.4.08: Koordinater for helse og omsorg, Øivind Græsmo (utsettes til 5.6.08) Til møtet den 5.6.08: Øivind Græsmo Til møtet den 11.9.08: Bestemmes senere. Til møtet den 20.11.08: Bestemmes senere. Oppfølging av politiske vedtak. o For lettere å kunne holde seg orientert og oppdatert om hva som skjer i den kommunale virksomheten, har medlemmene valgt å fordele sakspapirer fra de forskjellige utvalgene/komiteene mellom seg. Det blir gitt en gjensidig orientering ved behov. Formannskap og styresaker fra Kongsvinger kommunes eiendomsselskap KF: Geir Tjugum. Komité for oppvekst: Randi E. Hanssen. Komité helse/omsorg: Liv Ingebjørg Solløst. Komité næring/kultur/miljø: Kjell Ramstad. Planutvalg: Rolf Ingar Løvberget. Øvrig oppfølging. o Kontrollutvalget vil følge utviklingen med hensyn til bemanningen ved skatteoppkreverkontoret. Dette går fram av KU-sak 6/07 Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å vurdere ressurssituasjonen på skatteoppkreverkontoret, spesielt med tanke på manglende arbeidsgiverkontroll. o KU-sak 11/07: Kontrollutvalget vil følge saken om kommunestyrets saksinnkalling videre. (KU er bekymret over at viktige saker legges fram for kommunestyret, uten å ha vært sendt ut på forhånd.) Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak. o Sekretariatsleder legger fram oversikt over kontrollutvalgets saker med vedtak og oppfølgingen av disse i hvert møte. 2.2 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. Dette tilsynet er omhandlet i årsplanens pkt. 2.5. Uttalelse til regnskapet I henhold til forskriften 7, skal kontrollutvalget på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi uttalelse om årsregnskapet. Denne skal avgis til kommunestyret, med kopi til formannskapet før dette behandler regnskapet. Oppfølging av merknader Kontrollutvalget har et ansvar i forhold til oppfølging av revisjonens merknader. Dette er spesielt merknader som er gitt i nummererte brev, jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd. Konkrete oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets faste oppgave er å gi en uttalelse til årsregnskapet. Dette gjelder både kommunens årsregnskap, samt regnskapet for Kongsvinger kommunale eiendomsselskap KF, som er et nyopprettet foretak. Kontrollutvalget ber revisjonen om å holde dem orientert om eventuelle forsinkelser. Ved mangler som framgår av forskrift om revisjon 4, sendes brev til kontrollutvalget. Årsplan 2008 5

Kontrollutvalget vil bli holdt orientert om spesielle forhold knyttet til regnskapsrevisjon. Dette kan skje enten gjennom revisjonens rapporter eller gjennom revisjonens orientering i møtene. Kontroller utover det som går fram av forskrift om revisjon, avtales særskilt, jf. eventuelt vedlegg 1. 2.3 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det skal lages en plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse. Kontrollutvalget skal legge denne planen fram for kommunestyret. Konkrete oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget påser at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til plan for forvaltningsrevisjon, jf. vedlegg 2. Oppfølging av prosjekt om Aktør AS (behandlet i kommunestyret 14.12.06). Kontrollutvalget vil be ordfører (generalforsamling) om en redegjørelse om oppfølging av rapportens anbefalinger i møtet den 21.2.08. KU-sak 43/07 oversendt sak vedrørende sosialkontoret: Kontrollutvalget følger opp saken ved å invitere sosialleder, våren 2008, til å orientere om oppfølging av de anbefalte forbedringstiltakene. Oppfølging av prosjekt Gjennomgang av barneverntjenesten, knyttet til saksbehandling, oppfølging og vedtak. o Kommunestyret behandlet saken i møtet den 31.1.08, sak 009/08. o Kontrollutvalget vil be rådmannen om en redegjørelse om oppfølging av rapportens anbefalinger i møtet den 20.11.08. o Oppfølging: Kontrollutvalget ber revisjonen følge opp sammenligningen av utgifter i barnevernet ved neste Kostra-rapportering, for å se om tallene endrer seg. Saken legges fram for kontrollutvalget etter at rapporteringen er klar. Sendt ny bestilling. Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. o Følge opp prosjektet. o Ferdig rapport sendes sekretariatsleder innen 1. april 2008. Det skal utarbeides en overordnet analyse med tilhørende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2009. Analysen legges fram for kontrollutvalget i 2008. Rapport om ressurskrevende brukere, KU-sak 27/07-Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere om hvordan anbefalingene er fulgt opp i et møte høsten 2008. 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll. Selskapskontroll er hjemlet i KL 77 nr. 5 og i 80. Ifølge KL 77 nr. 5, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. KL 80 hjemler utvidet tilsyn i heleide kommunale aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Selskapskontroll er videre omtalt i kontrollutvalgsforskriften kapittel 6. Det skal lages en plan for selskapskontroll som legges fram for kommunestyret. Selskapskontroll består av eierskapskontroll, som er obligatorisk, og forvaltningsrevisjon, som er en "kan-oppgave". Forvaltningsrevisjon kan kun utføres i de selskapene som er omtalt i KL 80. Årsplan 2008 6

Konkrete oppgaver knyttet til selskapskontroll Kontrollutvalget påser at det gjennomføres selskapskontroll i henhold til plan for selskapskontroll, jf. vedlegg 3. Oppfølging av selskapskontroller: o GIV IKS, behandlet i kommunestyret 30.8.07, sak 095/07. o Kontrollutvalget vil be om en orientering fra rådmannen våren 2008, om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Ifølge planen skal det gjennomføres selskapskontroll i Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap IKS (GIR IKS), jf. vedlegg 3. Det er vedtatt problemstillinger i KU-sak 38/07. o Følge opp prosjektet. o Ferdig rapport skal foreligge innen 1. mars 2008. Det skal utarbeides ny plan for selskapskontroll for perioden 2008-2009. Planen legges fram for kontrollutvalget våren 2008. 2.5 Tilsyn med revisjonsarbeidet Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a jour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen kan utøves på følgende måte: Gjennom behandling av revisjonens planverk. Gjennom forvaltningsrevisjonsprosjekter som forelegges til behandling eller til orientering. Gjennom behandling av rapporter vedrørende misligheter/uregelmessigheter. Gjennom rapporter vedrørende regnskapsrevisjon eller vurderinger av den interne kontrollen. Gjennom revisjonens orienteringer som blir gitt til kontrollutvalget. Ved løpende spørsmålsstilling fra kontrollutvalget. Konkrete oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen Revisjonen rapporterer om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. Revisjonens plan for Kongsvinger kommune er til enhver tid tilgjengelig for kontrollutvalget. Rapportering iht. til revisjonens virksomhetsplan legges fram for kontrollutvalget ved revisjonsårets slutt (våren 2008). 2.6 Budsjettbehandlingen Etter kontrollutvalgsforskriften 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter. Konkrete oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet legges fram for kontrollutvalget i møtet den 11.9.08. Forslaget oversendes kommunen for videre behandling. Kontrollutvalget følger opp at kontrollutvalgets forslag følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet (jf. reglement for kontrollutvalget 4, se vedlegg 4). Årsplan 2008 7

2.7 Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Det er gitt egne bestemmelser om rapportering av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon (KU-forskriften 11) og selskapskontroll (KU-forskriften 15). Slik rapportering skal være basert på den vedtatte planen (jf. pkt. 2.3 og 2.4). Forvaltningsrevisjonsrapporter vil bli oversendt kommunestyret til orientering eller med innstilling etter at utvalget har foretatt en vurdering i den enkelte saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet (se pkt. 2.2) er kontrollutvalgets rapportering i forbindelse med regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget avgir årlig årsplan og årsrapport til kommunestyret. Konkrete oppgaver i forbindelse med rapportering Kontrollutvalgets årsplan for 2008 oversendes kommunestyret etter at den er vedtatt i kontrollutvalget 21.2.08. Kontrollutvalget utarbeider årsrapport på bakgrunn av den vedtatte årsplanen. Årsrapporten for 2007 behandles i møte den 21.2.08 og oversendes deretter kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret i forbindelse med resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal gå fram av kontrollutvalgets årsrapport. Rådmannens oppfølging av eventuelle anbefalinger i leverte rapporter, vil framgå av denne rapportering. 3 Andre aktiviteter Ettersom det var kommunevalg i 2007, er det behov for opplæring for nye kontrollutvalg. Glåmdal sekretæren IKS vil sørge for at nye medlemmer og varamedlemmer får opplæring gjennom en egen kursdag (gjennomført i 10. januar 2008, som en felles samling for hele distriktet). Glåmdal sekretæren IKS har også planer om en ny samling for alle kontrollutvalgsmedlemmene i distriktet høsten 2008. Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper. Dette er vist gjennom kontrollutvalgets forslag til budsjett som inneholder en post til kursvirksomhet. o Kontrollutvalget ønsker å sende minst ett av sine medlemmer på NKRFs kontrollutvalgskonferanse i 4-5 februar 2008 (gjennomført med to personer). Det er også ønskelig og nødvendig med jevnlige møter mellom kontrollutvalgslederne i distriktet og ser det som en mulighet gjennom møter i representantskapet i Glåmdal sekretæren IKS. Det er også planlagt et informasjonsinnlegg i kommunestyret om kontroll og tilsyn. På dette møtet blir det innlegg både fra kontrollutvalget, Glåmdal sekretæren IKS og Glåmdal revisjon IKS. Informasjonsinnlegget legges til våren 2008. Gjøre kontroll og tilsyn mer kjent i kommunen gjennom opplysninger/linker på kommunens hjemmeside. Årsplan 2008 8

4 Kontrollutvalget og revisor Dette punktet inneholder øvrige forhold til revisor som ikke er knyttet mot noen av punktene ovenfor. Revisjonssjefen (oppdragsansvarlig revisor) legger fram sin uavhengighetserklæring for revisjonsåret 2008 i møtet den 11.9.08. Kontrollutvalget kan avtale innsynsrett i revisjonens arbeidspapirer i den grad det er nødvendig for kontrollutvalgets tilsynsansvar ovenfor revisjonen (jf. merknader til forskrift om kontrollutvalg 5, siste ledd). Det lages i så fall en avtale om dette. Kontrollutvalget har innsyn i revisjonens saksdokumenter iht. offentlighetslovens bestemmelser, så langt det er nødvendig for kontrollutvalgets arbeid. Jf. også forskrift om revisjon 20. Rapporter fra gjennomført ekstern kvalitetskontroll legges fram for kontrollutvalget til orientering. 5 Kontrollutvalget og sekretariat I henhold til forskrift om kontrollutvalg 20, skal kontrollutvalget ha et eget sekretariat til å bistå seg i sitt arbeid. Kommentarene til 20 annet ledd om sekretærtjenester, annet ledd sier: Et kompetent sekretariat er en viktig forutsetning for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Sekretariatet for kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. Glåmdal sekretæren IKS er et interkommunalt selskap som skal ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes kommuner. Sekretariatet har en ansatt. Det er laget egen årsplan for sekretariatets virksomhet. 6 Møteplan Kontrollutvalget var vedtatt følgende møteplan for 2008. Fellesmøte 10.1.08. Torsdag 21.2.08 Mandag 21.4.08. Torsdag 5.6.08. Torsdag 11.9.08. Torsdag 20.11.08. I tillegg vil det lagt opp til nytt fellesmøte/informasjonsmøte høsten 2008, jf. pkt. 3. Kongsvinger, 21.2.08 Geir Tjugum (sign.) leder av kontrollutvalget Redigert pr. 21.4.08 Årsplan 2008 9

VEDLEGG 1 Bestilling regnskapsrevisjon Når man har regnskapsrevisjonsoppdrag i en kommune, skal arbeidet gjennomføres i samsvar med gjeldende bestemmelser: forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk (herunder RSene). Det er ikke anledning til å avtale begrensninger i dette. Det kan avtales at det skal gjøres mer, og i slike tilfeller kan man ha en egen bestilling på det. Omfang Glåmdal revisjon IKS skal i henhold til lov om kommuner og fylkeskommuner (KL) 78 utføre følgende hovedoppdrag: Den løpende revisjonen av Kongsvinger kommunes regnskap i 2007/2008. Revisjon av Kongsvinger kommunes årsregnskap for 2007/2008. Revisjon av Kongsvinger kommunale eiendomsselskap KF for 2008. Attestasjoner etter pålegg/avtaler. Øvrige oppgaver iht. pålegg/avtale. Revisjonen skal gjennomføres etter gjeldende bestemmelser i kommuneloven m/forskrifter, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til ovennevnte ber kontrollutvalget om følgende tilleggesoppgave: BESTILLING TIL: OPPGAVE: BAKGRUNN FOR OPPGAVEN: TIDSASPEKT: RESSURSER: RAPPORTERING: Glåmdal revisjon IKS. Forventet ressursbruk (eksempel kan revisjonen tidsbudsjettere med en egen ressurspott for spesielle oppgaver ellers må det til en omprioritering). Rammer Regnskapsrevisjonen for 2007/2008 skal gjennomføres innenfor den budsjettramme som er fastsatt av kommunestyret i 13.12.07 (sak 127/07). Denne rammen er i tråd med den rammen som revisjonssjefen mener er tilstrekkelig til å gjennomføre den lovpålagte regnskapsrevisjonen i 2007/2008. Årsplan 2008 10

VEDLEGG 2 Bestilling av forvaltningsrevisjon Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Prioritering av hvilke prosjekter som skal gjennomføres tar utgangspunkt i kommunestyrets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon for 2006-2007 (vedtatt 14.12.06, sak 103/06). Forvaltningsrevisjon gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for Glåmdal revisjon IKS for året 2007, og i forståelse med revisjonens prioriteringer for året. Arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisjonen gjennomføres etter bestiller utførermodellen. Det vil si at kontrollutvalget bestiller oppdrag innenfor forvaltningsrevisjon hos Glåmdal revisjon IKS, og at revisjonen skal levere revisjonsrapporter i henhold til den foretatte bestillingen og god kommunal revisjonsskikk på området. Konkret prosjekter i 2007 (2008): I tabellen under følger en opplisting av forslag til aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i Kongsvinger kommune for 2007. Opplistingen er basert på kommunestyrets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon. Planen er basert på en overordnet analyse, som ble behandlet i kontrollutvalget 30.11.06, sak 45/06. Kommunestyret vedtok følgende prioritering av prosjekter: 1. Forslag 6 - Gjennomgang av sosial og barnevern (ev. kun barnevern), knyttet til saksbehandling, oppfølging og vedtak. 2. Forslag 2 - Vurdering av spesialundervisning i Kongsvinger, bl.a. knyttet til saksbehandling og vedtak. 3. Forslag 10 - Vurdering av kommunens IT-sikkerhet og informasjonssikkerhet Sekretariatet har lagt fram en sak for kontrollutvalget i møtet den 12.4.07, vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon (sak 17/07) Følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Kongsvinger kommune for 2006-2007 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang av barneverntjenesten, knyttet til saksbehandling, oppfølging og vedtak. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: I. Overholdes tidsfrister for meldinger og undersøkelser? II. Følges saksbehandlingsreglene? III. Blir barna tilstrekkelig fulgt opp? IV. Søker kommunen om tilskudd og refusjoner de har krav på fra offentlige myndigheter, og vurderes det å kreve foreldrebetaling eller egenbetaling? V. Hvordan er situasjonen for barnevernet, ressursmessig, sammenlignet med andre kommuner? VI. Blir endringer i fosterhjem registrert? 3. Glåmdal sekretæren IKS lager bestillingsdokumentet. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. november 2007. Årsplan 2008 11

Sekretariatet har lagt fram en sak for kontrollutvalget i møtet den 14.11.07, vedrørende ny bestilling av forvaltningsrevisjon (sak 57/07) Følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Kongsvinger kommune for 2006-2007 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. 2. Prosjektet har følgende hovedproblemstilling: Overholder Kongsvinger kommune lov og forskrifter for offentlige anskaffelser? 3. Glåmdal sekretæren IKS lager bestillingsdokumentet. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. april 2008. 6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å iverksette bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt fra den vedtatte prioriteringslisten, innenfor tilgjengelig ressursramme og hvis tidsaspektet tillater det. Det bestilles da prosjekt knyttet til Vurdering av kommunens IT-sikkerhet og informasjonssikkerhet, med problemstillinger som beskrevet i saksframstillingen i sak 57/07. 7. Sekretariatsleder orienterer kontrollutvalget om eventuell ny bestilling. Bestillingen er foretatt i eget skjema. Den nærmere konkretisering av innholdet m.v. i det enkelte prosjekt/bestilling, foretas av kontrollutvalgets sekretariat gjennom dialog med Glåmdal revisjon IKS. I tillegg er det gjennom plan for selskapskontroll (behandlet i kommunestyret 9.3.2006) vedtatt forvaltningsrevisjon i Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap (GIR IKS) i 2007 (se vedlegg 3). Prosjektplan og igangsettelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (bestiller/utfører) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider Glåmdal revisjon IKS en prosjektplan for hvert prosjekt i bestillingen. Jf. Standard for forvaltningsrevisjon, punktene 19-21. Rapportering og levering Rapportering fra det enkelte prosjekt skal følge det som blir avtalt gjennom den enkelte bestilling eller på annen måte. Glåmdal revisjon IKS (utfører) skal underrette sekretariat når det er behov for endringer i forhold til bestillingen. Sekretariatet informerer kontrollutvalget om eventuelle endringer. I påkommende tilfeller kan det være aktuelt å informere kontrollutvalgets leder omgående om problemstillingen. Sekretariatet kan godkjenne mindre endringer i prosjektet, slik at fremdriften opprettholdes. Dersom det gjøres endringer i prosjektet som sekretariatet godkjenner, men som kontrollutvalget er kritiske til under sin behandling i utvalget, er det sekretariatet som står ansvarlig overfor kontrollutvalget. Årsplan 2008 12

Levering skal foregå til sekretariatet innen den dato som er avtalt. Det antall eksemplarer som eventuelt skal leveres utover originaldokumentet for revisjonsrapporten, avtales mellom sekretariatet og Glåmdal revisjon IKS. Saksforberedelse På bakgrunn av den mottatte revisjonsrapporten fører sekretariatet saken opp for behandling i kontrollutvalget og lager saksframlegg. Saksfremlegget skal som hovedregel inneholde følgende punkter: - Bakgrunn for saken - Sammendrag av revisjonsrapporten - Revisjonens konklusjon. - Rådmannens uttalelse. - Forslag til vedtak. Årsplan 2008 13

VEDLEGG 3 Bestilling av selskapskontroll iht. KL 77 nr.5/ 80 Kommunestyret i Kongsvinger vedtok plan for selskapskontroll for 2006-2007, i sak K-011/06. Ifølge denne planen er det satt opp eierskapskontroll i Glåmdal interkommunale voksenopplæringssenter IKS (GIV IKS) i 2006 og selskapskontroll i 2007 i det interkommunale selskapet Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap IKS (GIR). Selskapskontrollen i GIR IKS består av både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon i GIR er lagt inn i plan for forvaltningsrevisjon, jf. vedlegg 2. Bestilling av selskapskontroll: Kontrollutvalgets vedtak i sak 18/07 lyder slik: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Kongsvinger kommune for 2006-2007 og bestiller selskapskontroll i GIR. 2. Glåmdal sekretæren IKS legger fram bestillingsdokumentet med konkrete problemstillinger i det første møtet etter sommerferien. 3. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer (totalt, ikke per kommune) og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 1. mars 2008. BESTILLING TIL: Glåmdal revisjon IKS. OPPGAVE: Selskapskontroll i Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap IKS (GIR IKS). Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. BAKGRUNN FOR OPPGAVEN: Plan for selskapskontroll, vedtatt i kommunestyret 9.3.06. Bestilling foretatt av kontrollutvalget 12.4.07, sak 18/07. TIDSASPEKT: Rapporten legges fram i løpet av våren 2008. RESSURSER: Det er stipulert 300 timer i tidsbruk. RAPPORTERING: Rapporten behandles i kontrollutvalget xx.xx.2008. Endelig rapport oversendes kommunestyret for behandling. I KU-sak 38/07 ble det vedtatt problemstillinger for denne selskapskontrollen. 1. Følgende problemstillinger vedtas for selskapskontroll i GIR IKS: Eierskapskontroll I. Foregår virksomheten i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir? II. Foregår virksomheten innenfor rammene av kommunestyrets vedtak og forutsetninger der samfunnsmessig ansvar og sektorpolitiske mål ivaretas? III. Har virksomheten en effektiv og økonomisk forsvarlig drift? IV. Mottar kommunestyret tilstrekkelig og dekkende informasjon om selskapet? Forvaltningsrevisjon I. Overholder GIR IKS gjeldende bestemmelser om selvkost? II. Skjer det kryssubsidiering mellom monopolvirksomheten og forretningsvirksomheten i GIR IKS? 2. Glåmdal sekretæren IKS lager bestillingsdokumentet. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Årsplan 2008 14

VEDLEGG 4 Reglement for kontrollutvalget i Kongsvinger kommune REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE Vedtatt i kommunestyret 18.10.07, sak 111/07 Kommuneloven kap. 12 har bestemmelser om kontrollutvalg i kommunene, og Kommunalog regionaldepartementet har gitt forskrift om kontrollutvalg med hjemmel i kommuneloven. Dette reglementet inneholder Kongsvinger kommunes særskilte bestemmelser for kontrollutvalget. 1 Valg og sammensetning Kommunestyret velger selv, i sitt konstituerende møte, et kontrollutvalg med medlemmer og varamedlemmer for valgperioden. Kommunestyret velger selv også leder og nestleder. Leder og kontrollutvalgets flertall skal velges fra opposisjonen. Det velges fem medlemmer og fem varamedlemmer. Minst ett av medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer. De av kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer som eventuelt ikke sitter i kommunestyret, tilbys også deltagelse i kommunens folkevalgtopplæring. 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte Kontrollutvalget skal bidra til et funksjonsdyktig folkestyre for kommunen innenfor lovverkets rammer, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av kommunens ressurser. Kontrollutvalget skal legge vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Utvalget skal vektlegge faglige og profesjonelle hensyn. I sin funksjon skal kontrollutvalget opptre som kollegium for derigjennom å få bedre gjennomslag for de sakene som utvalget tar opp. Kontrollutvalget skal ha fokus på etiske retningslinjer og skal gjøre seg kjent med kommunens etiske retningslinjer, reglementer, forvaltningslovens regler om habilitet og forutsettes lojalt å overholde de bestemmelser og vedtak som gjelder, skal i sitt arbeid bidra til å ivareta og styrke befolkningens tillit til den kommunale virksomheten, skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. De bør Årsplan 2008 15

også unngå å komme i situasjoner som vil føre til at det kan stilles spørsmål ved vedkommendes integritet, må ikke bruke fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kontrollutvalget til personlig vinning, oppfordres til å la seg registrere i KS sitt styrevervregister, i den grad kommunen for øvrig er tilsluttet slikt register. Uttalelser til pressen knyttet til en konkret sak besvares av kontrollutvalgets leder eller den vedkommende bemyndiger. 3 Saksbehandling Kommunelovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder også for kontrollutvalgets møter. Når kontrollutvalget ikke har bestemt noe annet, holdes møtene for lukkede dører. Ordføreren har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov. Rådmannen mottar kopi av innkallingen til møtene og protokollene. Kontrollutvalgets varamedlemmer og dagspressen i distriktet får tilsendt kopi av innkallingens framside. Ethvert medlem av utvalget kan forlange og få satt en sak på sakskartet. Kontrollutvalget avgjør den administrative tilrettelegging for utvalgets saker. Innkallingen til kontrollutvalgets møter skal skje med minst 7 dagers varsel. Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret i saker som er behandlet av kontrollutvalget, med unntak av når det er gitt andre bestemmelser om innstilling (jf. bl.a. kontrollutvalgsforskriften 7 og 18). 4 Kontrollutvalgets oppgaver Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen utarbeides og oversendes kommunen innen de tidsfrister som gjelder for kommunen. Kontrollutvalget følger opp at forslaget følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet. Utvalget avgir innen 1. halvår årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet foregående år. I årsrapporten skal det også gis opplysninger om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og resultatet av dette, iht. forskrift om kontrollutvalg 11 og 15. Årsplan 2008 16

5 Taushetsplikt Kontrollutvalget har taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven 13. (Taushetsplikt). Kontrollutvalgets medlemmer skriver under egen taushetserklæring. 6 Henvendelse til revisjonens personale Henvendelse fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til oppdragsansvarlig revisor, så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 7 Ikrafttredelse Dette reglementet trer i kraft straks. 1 om valg vil gjelde fra nytt valg 2007. Årsplan 2008 17

VEDLEGG 5 Kommuneloven kapittel 12. Internt tilsyn og kontroll. Revisjon 76. Kommunestyrets og fylkestingets tilsynsansvar Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (i kraft 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 77. Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. [Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer.] 1 Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 6. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 7. Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 9. Kommunens og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 10. Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. 11. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver og saksbehandling mv. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (i kraft 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915) likevel slik at nr. 1 tredje punktum først skal tre i kraft 1 nov 2007. 1 Dette punktum skal først tre i kraft 1 nov 2007. Årsplan 2008 18

78. Revisjon 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 3. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 4. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. 6. Revisor kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. 7. Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr. 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. 8. Departementet kan gi forskrifter om revisjon. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (i kraft 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 79. Revisors uavhengighet Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om revisors uavhengighet. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (i kraft 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Årsplan 2008 19

Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (i kraft 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). Årsplan 2008 20

VEDLEGG 6 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kap. 1 Virkeområde. 1 Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2 Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer. 2 Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3 Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylketinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3 Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 5 Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kap. 4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Årsplan 2008 21

8 Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6 Selskapskontroll 13 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15 Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens Årsplan 2008 22

eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kap. 7 Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyre eller /fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kap. 8 Saksbehandling og sekretariat. 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. 20 Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Kap. 9 Ikrafttredelse overgangsregler Årsplan 2008 23