REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE VEDTATT AV FYLKESTINGET 28 06 1994 - GJELDER FRA 01 08 1994 ENDRET I FYLKESTINGET 03 10 1995 OG 29.10.2003. ENDRET I FYLKESTINGET 15.12.2004, 20.10.2010 Reglementet er ajourført i henhold til Forskrift om kontrollutvalg fastsatt av KRD 15. juni 2004. 1 - VALG - SAMMENSETNING Kontrollutvalget består av 5 medlemmer som velges av fylkestinget. Leder av utvalget velges blant fylkestingets medlemmer. Øvrige medlemmer og varamedlemmer velges blant fylkestingets varamedlemmer, samt listekandidatene som ikke er valgt som varamedlem til fylkestinget. Fylkestinget velger kontrollutvalgets nestleder. Valget gjelder for den fylkeskommunale valgperiode. Fylkestinget kan når som helst velge nytt kontrollutvalg. Har medlemmene forfall til et møte i utvalget, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt fra respektive partier. Er medlemmene valgt ved forholdsvalg, innkalles varamedlemmer fra den gruppe det er forfall. Dersom et medlem av utvalget trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget valgt ved forholdsvalg, skal det suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Trer lederen av utvalget endelig ut av utvalget, skal det velges ny leder. 2 - KONTROLLUTVALGETS ANSVARSOMRÅDE Kontrollutvalget forestår på vegne av fylkestinget det løpende tilsyn med forvaltningen i fylkeskommunen og skal påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger (forvaltningsrevisjon) av økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget er sekretariatets oppdragsgiver og fylkesrevisjonens overordnede organ. Fylkesrevisor tilsettes av fylkestinget etter innstilling fra Kontrollutvalget. Side 1 av 5
Lønnsfastsettelse og lønnsforhandlinger for fylkesrevisor forhandles av forhandlingsutvalgets leder og nestleder og godkjennes av forhandlingsutvalget. Fylkesrevisor tilsetter og fastsetter lønn og arbeidsvilkår for ansatte i fylkesrevisjonen innenfor de rammer og retningslinjer som ellers gjelder i Vest-Agder fylkeskommune. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. 3 - KONTROLLUTVALGETS MYNDIGHET, OPPGAVER OG UTTALELSER Myndighet Utvalget har innenfor sitt budsjett- og ansvarsområde avgjørelsesmyndighet i alle saker med mindre denne er lagt til andre gjennom lover eller andre vedtak. Utvalget oppnevner innenfor sitt ansvarsområde saksordfører for saker når utvalget innstiller til fylkestinget. Utvalget avgjør selv hvilke protokoller, referatsaker og ettersynsrapporter som de vil ha seg forelagt. Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i fylkestinget når utvalgets saker behandles. Oppgaver Som et ledd i utvalgets oppfølging av revisjonsarbeidet skal fylkesrevisjonens årlige virksomhetsplan forelegges utvalget for godkjenning. Utvalget skal gjennom året følge opp planen. Fylkesrevisor skal rapportere avvik til utvalget. Årlige meldinger om kontrollutvalgets og fylkesrevisjonens virksomhet skal forelegges fylkestinget til orientering. Hvis fylkesrevisor oppdager eller på annen måte blir underrettet om misligheter skal fylkesrevisor sende innberetning til kontrollutvalget med kopi til fylkesrådmannen. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, basert på overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet. Planen vedtas av fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Fylkesrevisor rapporterer resultat av forvaltningsrevisjon til kontrollutvalget for behandling. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Reglement kontrollutvalget Side 2 av 5
Kontrollutvalget har ansvar for sekretariatet og i tillegg for fylkesrevisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til fylkesrevisor. Innstillinger og uttalelser Kontrollutvalget skal innenfor sitt ansvarsområde gi innstilling til fylkestinget i alle andre saker enn de fylkesutvalget skal innstille i. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget. Kopi av uttalelsen oversendes fylkesutvalget før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Kontrollutvalget skal også ha seg forelagt fylkeskommunens byggeregnskaper og større prosjektregnskap, og gir uttalelse til fylkestinget. Utvalget skal innenfor sitt ansvarsområde gi forslag til uttalelser som fylkestinget skal gi til statlige og kommunale planer som er av vesentlig betydning for fylkeskommunen. Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen etter at fylkesrevisor har avgitt innstilling til kontrollutvalget om fylkesrevisjonens budsjett. Kontrollutvalgets forslag skal følge fylkesutvalgets innstilling om årsbudsjettet til fylkestinget. Kontrollutvalgets innstilling om budsjett innarbeides i fylkesrådmannens årsbudsjett. Kontrollutvalget avgir innstilling til fylkestinget i saker om ansettelse og oppsigelse av fylkesrevisor. 4 - MØTEPRINSIPPET Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Kontrollutvalget har ikke anledning til å benytte seg av fjernmøter eller skriftlig saksbehandling. Det skal føres protokoll over forhandlingene i kontrollutvalget. Utskrift skal sendes til utvalgets medlemmer og varamedlemmer, fylkesordfører, fylkesrådmann, informasjonavdeling og fylkesrevisor innen en uke. Særutskrift av saker sendes eventuelt til dem som er direkte involvert i de enkelte saker som er behandlet. Utvalgets møter holdes i prinsippet i fylkeshuset, men legges også til skoler og institusjoner som et ledd i utvalgets aktive tilsynsansvar. 5 - MØTER, SAKSLISTE OG INNKALLING. Reglement kontrollutvalget Side 3 av 5
Møte i kontrollutvalget skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, fylkestinget og ellers når utvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Sakslisten for det enkelte møte settes opp av sekretariatet i samarbeid med lederen av utvalget. Innkalling til møte med saksliste og saksdokumenter sendes til utvalgets medlemmer og varamedlemmer, fylkesordføreren og fylkesrevisor. I tillegg sendes sakslisten til fylkesrådmannen, informasjonsavdeling og gruppelederne for de politiske partiene i fylkestinget. Sakslisten til møtet og andre saksdokumenter som ikke er unntatt fra offentligheten, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møtet i kontrollutvalget ledes av utvalgets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. 6 - VEDTAKSFØRHET Utvalget kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 7 - ENDRING AV SAKSLISTE. Utvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. 8 - AVSTEMMINGER Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 9 - FASTE UTVALG OG KOMITÉER Utvalget kan opprette utvalg/komitéer for å arbeide med tidsbestemte oppgaver. Andre enn utvalgets egne medlemmer kan også sitte i slike utvalg/komitéer. 10 - MØTERETT Fylkesordføreren har møte- og talerett i kontrollutvalget. Fylkesordføreren kan la seg representere ved et annet medlem av fylkestinget. Fylkesrevisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. 11 - SEKRETARIAT Reglement kontrollutvalget Side 4 av 5
Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget, er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Fylkesrådmannen har ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. o Reglement kontrollutvalget Side 5 av 5