KONTROLLUTVALGET I SØR-ODAL KOMMUNE

ÅRSPLAN 2009 KONTROLLUTVALGET I SØR-ODAL KOMMUNE Redigert 16.2.09

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING...3 2 KONTROLLUTVALGET I SØR-ODAL... 3 3 MØTEPLAN...3 4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER...4 4.1 TILSYN OG MED FORVALTNINGEN...4 4.2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED REGNSKAPSREVISJON....5 4.3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED FORVALTNINGSREVISJON....5 4.4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED SELSKAPSKONTROLL.... 6 4.5 TILSYN MED REVISJONEN... 6 4.6 BUDSJETTBEHANDLINGEN...7 4.7 KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING...7 5 KONTROLLUTVALGETS ØVRIGE AKTIVITETER 2009...8 6 KONTROLLUTVALGET OG REVISOR...8 7 KONTROLLUTVALGET OG SEKRETARIAT...8 VEDLEGG 1 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SØR-ODAL KOMMUNE...11 VEDLEGG 2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON...13 VEDLEGG 3 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL...14 Årsplan 2009 2

1 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget og revisjonen er sentrale hjelpeorganer for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommunelovens bestemmelser i kapittel 12 ( 76-83) om Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. I medhold av kommuneloven (koml.) 77 nr. 11 er det laget egen forskrift for kontrollutvalg ( KUforskriften ). I denne forskriften 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver knytter seg både til tilsyn med den kommunale forvaltningen og til tilsyn med revisjonens arbeid. Kommunale foretak omfattes også av tilsynet. Forskrift om kontrollutvalg har bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon (kap. 4), forvaltningsrevisjon (kap. 5) og selskapskontroll (kap. 6). I tillegg er kontrollutvalget gitt oppgaver i forbindelse valg av revisor ( 16), ansettelse, suspensjon og oppsigelse av revisor ( 17) og budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen ( 18). Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har et eget kompetent sekretariat ( 20). Kontrollutvalgets oppgaver med en spesifisering av planlagt gjennomføring i 2009, er nærmere utdypet i kapittel 4. Kommuneloven 77, samt forskrift om kontrollutvalg finnes bl.a. på www.gs-iks.no/?id=6. 2 Kontrollutvalget i Sør-Odal Kontrollutvalget i Sør-Odal består av 3 medlemmer. Følgende er valgt for 2007-2011: Medlem Trond Eriksen (SV) Aud Sættem Johnsen (A) Bjørn Hernæs (H) Varamedlem Tone Teppen Jan Ivar Kalbakken Berit Lund Vidar Braaten Kontrollutvalget har utarbeidet et forslag til reglement for kontrollutvalget; dette er vedtatt i kommunestyret 24.5.2007. Vedtatt reglement ligger som vedlegg 1 til årsplanen. 3 plan Kontrollutvalgets møter skal holdes for lukkede dører, dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet (KU-forskriften 19). Kontrollutvalget var vedtatt følgende møteplan for 2009. Mandag 16.2.09. Fredag 27.3.09. Fredag 8.5.09. Mandag 7.9.09. Årsplan 2009 3

Mandag 16.11.09. I tillegg vil det lagt opp til fellesmøte/informasjonsmøte for alle medlemmene i distriktet, i januar 2009 (utsatt til mars 2009), jf. pkt. 5. Ved behov, kan kontrollutvalget kan gjøre endringer i møteplanen eller innkalle til flere møter. 4 Kontrollutvalgets oppgaver 4.1 Tilsyn og med forvaltningen Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen kan bl.a. utøves gjennom: revisjonens arbeid, overordnet analyse (se pkt. 4.3), tilsendte saksdokumenter og protokoller fra kommunestyret og andre politiske utvalg, samtalen med ordføreren og rådmannen, herunder rådmannens rapportering om rutiner for intern kontroll, økonomireglement, etiske retningslinjer, finansreglement, mm rådmannens rapportering av oppfølging av vedtak, innkalling av enhets- eller virksomhetsledere til utvalgets møter, hvor det redegjøres og svares på spørsmål om forvaltning og drift av vedkommende enhet/virksomhet/tjeneste, besøk i kommunens forskjellige virksomheter, enheter, utvalgets egne observasjoner, rapporter fra andre tilsynsorganer, saker hvor kommunen har vært omtalt i media. Kontrollutvalgets tilsyn med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, er omhandlet i årsplanens pkt. 4.5. Følgende rapportering sendes fortløpende (til sekretariatet) Oppgaver knyttet til tilsyn med forvaltningen Samme økonomisk rapportering som formannskapet får. Rapporter fra andre tilsynsorganer og kommunens svar/oppfølging. Alle innkallinger/protokoller kommunestyret og øvrige politisk utvalg (sendes rett til medlemmene). Rådmannens rapportering av oppfølging av KS-saker (hvert tertial) Samtale med ordfører og rådmann. Rapporteringer fra rådmannen: o Økonomiske situasjon. Informasjon fra enhetene/virksomhetene/tjenestene (spesifisert under hvert enkelt møte). Sekretariatsleders oversikt over kontrollutvalgets saker med vedtak og oppfølgingen av disse. 16.2.09 Behandle skatteoppkrevers årsrapport for 2008. Informasjon fra leder for sosialenheten. 27.3.09 Informasjon fra boveiledertjenesten. Tilbakemelding fra rådmannen om oppfølging tilsynsrapport Fylkesmannen, grunnskoleopplæring. 8.5.09 Gjennomgang av BIF-prosessen, rapport fra Glåmdal revisjon IKS. I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Årsplan 2009 4

Oppgaver knyttet til tilsyn med forvaltningen Informasjon fra teknisk sektor. 7.9.09 Informasjon fra kultur. 16.11.09 Informasjon fra 4.2 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med regnskapsrevisjon. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. Dette tilsynet er omhandlet i årsplanens pkt. 4.5. Uttalelse til regnskapet I henhold til forskriften 7, skal kontrollutvalget på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi uttalelse om årsregnskapet. Denne skal avgis til kommunestyret, med kopi til formannskapet før dette behandler regnskapet. Oppfølging av merknader Kontrollutvalget har et ansvar i forhold til oppfølging av revisjonens merknader. Dette er merknader som er gitt i nummererte brev, jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd. I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon Rapportering fra revisjonen om revisjonsarbeidet og aktuelle saker. 16.2.09 27.3.09 8.5.09 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 7.9.09 16.11.09 4.3 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det skal lages en plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse. Kontrollutvalget skal legge denne planen fram for kommunestyret. 1 Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 16.2.09 Behandle prosjekt Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. (utsatt til neste møte.) Bestille forvaltningsrevisjon iht. plan for forvaltningsrevisjon (utsatt, da planen ikke er behandlet i kommunestyret). 27.3.09 Oppfølging av prosjekt Administrasjonens oppfølging av vedtak, saksutredning. Rapporten ble behandlet i behandlet i kommunestyret 4.3.08, sak 008/08. Tilbakemelding fra 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2009-2010, behandlet i kommunestyret xx.xx.20xx. Vedtatte prosjekter ligger som vedlegg 2 til årsplanen for 2009. Årsplan 2009 5

Oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon rådmannen om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Bestille forvaltningsrevisjon iht. plan for forvaltningsrevisjon. 8.5.09 7.9.09 16.11.09 4.4 Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll. Selskapskontroll er hjemlet i koml. 77 nr. 5 og i 80. Ifølge koml. 77 nr. 5, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Koml. 80 hjemler utvidet tilsyn i heleide kommunale aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Selskapskontroll er videre omtalt i kontrollutvalgsforskriften kapittel 6. Selskapskontroll består av eierskapskontroll, som er obligatorisk, og forvaltningsrevisjon, som er en "kan-oppgave". Forvaltningsrevisjon kan kun utføres i de selskapene som er omtalt i koml. 80. Det skal lages en plan for selskapskontroll som legges fram for kommunestyret. 2 Oppgaver knyttet til selskapskontroll I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 16.2.09 27.3.09 8.5.09 Oppfølging av gjennomført selskapskontroll i GIV IKS. (ny kontroll i selskapet i 2010). Følge opp vedtak i kommunestyret (030/08) ved å innhente tilbakerapportering fra GIR IKS, på hvordan anbefalingene er fulgt opp. 7.9.09 Behandle prosjekt, bestilt eierskapskontroll i Sør-Odal Idrett akt.park AS. 16.11.09 4.5 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a jour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen kan utøves på følgende måte: o Gjennom behandling av revisjonens planverk. o Gjennom forvaltningsrevisjonsprosjekter som forelegges til behandling eller til orientering. o Gjennom behandling av rapporter vedrørende misligheter/uregelmessigheter. o Gjennom rapporter vedrørende regnskapsrevisjon eller vurderinger av den interne kontrollen. o Gjennom revisjonens orienteringer som blir gitt til kontrollutvalget. o Ved løpende spørsmålsstilling fra kontrollutvalget. I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen Revisjonen rapporterer om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. Revisjonens plan for Sør-Odal kommune er til enhver tid tilgjengelig for kontrollutvalget. 2 Plan for selskapskontroll for 2008-2011, behandlet i kommunestyret 16.9.2008. Utdrag av planen, kapittel 7 med bl.a. vedtatte prosjekter, ligger som vedlegg 3 til årsplanen for 2009. Årsplan 2009 6

Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen 16.2.09 27.3.09 8.5.09 7.9.09 Revisjonssjefens habilitetserklæring for Sør-Odal kommune for revisjonsåret 2009 legges fram kontrollutvalget. 16.11.09 4.6 Budsjettbehandlingen Etter kontrollutvalgsforskriften 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter. Oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 16.2.09 27.3.09 8.5.09 7.9.09 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 legges fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget følger opp at kontrollutvalgets forslag følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet (jf. reglement for kontrollutvalget 4, se vedlegg 1). 16.11.09 4.7 Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Det er gitt egne bestemmelser om rapportering av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon (KU-forskriften 11) og selskapskontroll (KU-forskriften 15). Slik rapportering skal være basert på den vedtatte planen (jf. pkt. 4.3 og 4.4). Forvaltningsrevisjonsrapporter vil bli oversendt kommunestyret til orientering eller med innstilling etter at utvalget har foretatt en vurdering i den enkelte saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet (se pkt. 4.2) er kontrollutvalgets rapportering i forbindelse med regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget avgir årlig årsplan og årsrapport til kommunestyret. I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det Oppgaver knyttet til tilsyn kontrollutvalgets rapportering 16.2.09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 behandles og oversendes deretter kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (rådmannens oppfølging av eventuelle anbefalinger), skal gå fram av kontrollutvalgets årsrapport. Eventuelle omprioriteringer av prosjekter skal også framgå av Årsplan 2009 7

Oppgaver knyttet til tilsyn kontrollutvalgets rapportering årsrapporten. 27.3.09 8.5.09 7.9.09 16.11.09 Kontrollutvalgets årsplan for 2010 vedtas og oversendes deretter til kommunestyret. 5 Kontrollutvalgets øvrige aktiviteter 2009 Glåmdal sekretariat IKS vil også i 2009 arrangere en egen samling for alle kontrollutvalgsmedlemmene i distriktet. Dette er planlagt i januar 2009 (utsatt til mars 2009). Temaer for denne samlingen vil bl.a. være innføring i kommunens regnskapssystem, gjennomføring av felles prosjekter og en liten oppfrisking av lover og bestemmelser. Det blir sendt ut innkalling senere. Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper. Dette er vist gjennom kontrollutvalgets forslag til budsjett som inneholder en post til kursvirksomhet. o Kontrollutvalget ønsker å sende flest mulig av sine medlemmer på NKRFs kontrollutvalgskonferanse i 4-5 februar 2009. o Det er også ønskelig og nødvendig med jevnlige møter mellom kontrollutvalgslederne i distriktet og ser det som en mulighet gjennom møter i representantskapet i Glåmdal sekretariat IKS. Kontrollutvalgets leder vil være til stede i kommunestyret når kontrollutvalgets årsrapport blir behandlet. I tillegg bør sekretariatsleder være til stede. Kontrollutvalget og sekretariatet vil fortsette arbeidet med å informere om kontroll og tilsyn, bl.a. ved å utvikle sekretariatets hjemmeside og oppdatere opplysningene om kontrollutvalgets virksomhet på kommunens hjemmeside. 6 Kontrollutvalget og revisor Dette punktet inneholder øvrige forhold til revisor som ikke er knyttet mot noen av punktene ovenfor. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (ev. regnskapsrevisjon) etter bestiller/utførermodellen. Kontrollutvalget kan avtale innsynsrett i revisjonens arbeidspapirer i den grad det er nødvendig for kontrollutvalgets tilsynsansvar ovenfor revisjonen (jf. merknader til forskrift om kontrollutvalg 5, siste ledd). Det lages i så fall en avtale om dette. Kontrollutvalget har innsyn i revisjonens saksdokumenter iht. offentlighetslovens bestemmelser, så langt det er nødvendig for kontrollutvalgets arbeid. Jf. også forskrift om revisjon 20. Rapporter fra gjennomført ekstern kvalitetskontroll legges fram for kontrollutvalget til orientering. 7 Kontrollutvalget og sekretariat I henhold til forskrift om kontrollutvalg 20, skal kontrollutvalget ha et eget sekretariat til å bistå seg i sitt arbeid. Det er kommunestyret som skal sørge for sekretærbistand som til enhver tid tilfredsstiller kontrollutvalgets behov. Kommentarene til 20 annet ledd om sekretærtjenester, annet ledd sier: Et kompetent sekretariat er en viktig forutsetning for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende Årsplan 2009 8

måte. Sekretariatet for kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. Glåmdal sekretariat IKS er et interkommunalt selskap som skal ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes kommuner. Sekretariatet har en ansatt. Det er laget egen årsplan og årsrapport for sekretariatets virksomhet. Årsplan 2009 9

Sør-Odal, 9.12.08 Trond Eriksen (sign.) leder av kontrollutvalget Torgun M. Bakken sekretariatsleder Redigert 16.2.09 Årsplan 2009 10

VEDLEGG 1 Reglement for kontrollutvalget i Sør-Odal kommune REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SØR-ODAL KOMMUNE Vedtatt i kommunestyret 24.5.07, sak 025/07 Kommuneloven kap. 12 har bestemmelser om kontrollutvalg i kommunene, og Kommunal- og regionaldepartementet har gitt forskrift om kontrollutvalg med hjemmel i kommuneloven. Dette reglementet inneholder Sør-Odal kommunes særskilte bestemmelser for kontrollutvalget. 1 Valg og sammensetning Kommunestyret velger selv, i sitt konstituerende møte, et kontrollutvalg med medlemmer og varamedlemmer for valgperioden. Kommunestyret velger selv også leder og nestleder. Kontrollutvalget bør i størst mulig grad ha representanter fra alle politiske partier eller grupper representert i kommunestyret. Det velges så mange medlemmer og varamedlemmer som kommunestyret ved hvert valg bestemmer, dog minst tre medlemmer og tre varamedlemmer. Det velges personlige varamedlemmer for hvert medlem. Det medlemmet som velges blant kommunestyrets medlemmer (jf. forskrift om kontrollutvalg 2, 2.ledd) skal også ha varamedlem som er valgt blant kommunestyrets medlemmer. De av kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer som eventuelt ikke sitter i kommunestyret, skal også få delta i kommunens folkevalgtopplæring. 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte Kontrollutvalget skal bidra til et funksjonsdyktig folkestyre for kommunen innenfor lovverkets rammer, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av kommunens ressurser. Kontrollutvalget skal legge vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Utvalget skal vektlegge faglige og profesjonelle hensyn. I sin funksjon skal kontrollutvalget opptre som kollegium for derigjennom å få bedre gjennomslag for de sakene som utvalget tar opp. Kontrollutvalget skal ha fokus på etiske retningslinjer og skal gjøre seg kjent med kommunens etiske retningslinjer, reglementer, forvaltningslovens regler om habilitet og forutsettes lojalt å overholde de bestemmelser og vedtak som gjelder, skal i sitt arbeid ivareta og styrke befolkningens tillit til den kommunale virksomheten, skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. De bør også unngå å komme i situasjoner som vil føre til at det kan stilles spørsmål ved vedkommendes integritet, må ikke bruke fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kontrollutvalget til personlig vinning, oppfordres til å la seg registrere i KS sitt styrevervregister, i den grad kommunen for øvrig er tilsluttet slikt register. Uttalelser til pressen knyttet til en konkret sak besvares av kontrollutvalgets leder eller den vedkommende bemyndiger. Årsplan 2009 11

3 Saksbehandling Kommunelovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder også for kontrollutvalgets møter. Når kontrollutvalget ikke har bestemt noe annet, holdes møtene for lukkede dører. Ordføreren har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov. Rådmannen mottar kopi av innkallingen til møtene og protokollene. Kontrollutvalgets varamedlemmer og dagspressen i distriktet får tilsendt kopi av innkallingens framside. Ethvert medlem av utvalget kan forlange og få satt en sak på sakskartet. Kontrollutvalget avgjør den administrative tilrettelegging for utvalgets saker. Innkallingen til kontrollutvalgets møter skal skje med minst 7 dagers varsel. Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret i saker som er behandlet av kontrollutvalget, med unntak av når det er gitt andre bestemmelser om innstilling (jf. bl.a. kontrollutvalgsforskriften 7 og 18). 4 Kontrollutvalgets oppgaver Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen utarbeides og oversendes kommunen innen de tidsfrister som gjelder for kommunen. Kontrollutvalget følger opp at forslaget følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet. Utvalget avgir innen 1. halvår årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet foregående år. I årsrapporten skal det også gis opplysninger om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og resultatet av dette, iht. forskrift om kontrollutvalg 11 og 15. 5 Taushetsplikt Kontrollutvalget har taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven 13. (Taushetsplikt). Kontrollutvalgets medlemmer skriver under egen taushetserklæring. 6 Henvendelse til revisjonens personale Henvendelse fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til revisjonssjefen, så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 7 Ikrafttredelse Dette reglementet trer i kraft straks. 1 om valg vil gjelde fra nytt valg 2007. Årsplan 2009 12

VEDLEGG 2 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt i kommunestyret xx.xx.xx, sak. Årsplan 2009 13

VEDLEGG 3 Plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll er vedtatt i kommunestyret 16.9.08, sak 042/08. 7 PRIORITERINGER I DENNE PLANPERIODEN 7.1 Kontroller I oversikten nedenfor er det foreslått kontroller ut fra de opplysningene som foreligger. Ettersom det ofte er flere av kommunene i distriktet som har eierinteresser i de samme selskapene, er det naturlig å foreslå kontroller i disse selskapene samtidig. Det ble utført eierskapskontroll i Glåmdal interkommunale voksenopplæring IKS (GIV IKS) i 2007, mens det ble utført både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap IKS (GIR IKS) i 2008. Oppfølging av om rapportenes anbefalinger er fulgt opp, ivaretas av kontrollutvalget. Det skal i inneværende planperiode (2008-2011) gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Sør-Odal Idrett akt.park AS (2008/2009). 2. GIV IKS (2010) (oppfølging). 3. Glåmdal krisesenter IKS (2011). Prioriteringen bygger delvis på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Denne vurderingen ligger sammen med beskrivelsen av selskapet i vedlegg 1. I første omgang gjennomføres eierskapskontroll i selskapene. Hvis det er indikasjoner på at det er behov for ytterligere kontroller (forvaltningsrevisjon), vil kontrollutvalget bestille dette. Når det gjelder Sør-Odal Idrett akt.park AS, så er dette et deleid selskap, hvor Sør-Odal kommune har 80 % av aksjene. Det kan kun gjennomføres eierskapskontroll i dette selskapet. 7.2 Andre forhold Hvilke dokumenter som skal sendes kontrollutvalget og revisor. Selskapene som nevnt under pkt. 5.1, skal, i den grad kontrollutvalget finner det nødvendig, sende følgende dokumenter til kontrollutvalget: o Det sist avlagte årsregnskapet med tilhørende årsberetning og revisjonsberetning. o Innkallinger til representantskapsmøter eller møter i generalforsamlingen. o Protokoller fra representantskapsmøter eller møter i generalforsamlingen. o Kopi av de dokumentene som etter et eventuelt reglement, fastsatt av kommunestyret, skal sendes kommunestyret eller annet politisk utvalg. Endringer i planen. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i planen, hvis forutsetningene skulle endre seg. Årsaken til endringen rapporteres til kommunestyre i kontrollutvalgets årsrapport. Hvem som skal utføre selskapskontroll. Det er kontrollutvalget selv som tar stilling til hvem som skal gjennomføre selskapskontrollen (jf. forskrift om kontrollutvalg 13, 3. ledd). Dette gjøres samtidig med bestillingen, etter at kommunestyret har behandlet plan for selskapskontroll. Årsplan 2009 14