Namdalseid kommune Saksmappe: 2014/9878-2 Saksbehandler: Kjell Einvik Saksframlegg Utkast til ny selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre Rådmannens innstilling Namdalseid kommunestyre vedtar Representantskapet i MNA sitt forslag til ny selskapsavtale mellom Namdalseid kommune og Midtre Namdal Avfallsselskap IKS. Namdalseid kommunestyre vedtar Representantskapet i MNA sin anbefaling om å inngå avtale om tildeling av enerett for innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter med MNA. Hjemmel for vedtaket er: Lov om interkommunale selskap
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 18.12.2014 Utkast til ny selskapsavtale og avtale om tildeling av enerett til innsamling og behandling S 04.03.2015 Utkast til ny selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS Midtre-Namdal Avfallsselskap postmottak Vedlegg Nr. Tittel 1 Avtale om tildeling av enerett og drift av nenovasjonsordningen Saksopplysninger Midtre Namdal Avfallsselskap IKS mangler formelt en selskapsavtale. Selskapets vedtekter fungerer i dag som selskapets selskapsavtale, men dette er i følge Brønnøysundregisteret ikke lenger tilfredsstillende. For de enkelte deltakere (eiere) skal kommunestyret selv vedta avtalen. Selskapsavtalen inneholder formål med selskapet og vil være et av de viktigste styringsdirektivene fra eier til selskapet. Delegeringen fra kommunene blir med dette flyttet fra renovasjonsforskriften til selskapsavtalen. Samtidig har representantskapet i MNA vedtatt å øke lånerammen til MNA fra kr 20 mill. til kr 100 mill. Representantskapet har igjennom rullering av økonomiplan for MNA vedtatt en ambisiøs økonomiplan. Hovedsatsingen vil være å utvide og opparbeide lokale gjenvinningsstasjoner som kan ta hånd om de avfallstypene som ikke hentes hos husstandene samt å samle konsernet i et nytt felles administrasjons-/servicebygg. Deler av selskapets anlegg er i dag svært nedslitt og tilfredsstiller ikke dagens krav. Videre vil det være et stort behov for å vedlikeholde og erstatte dagens avfallsbeholdere. Selskapet har i dag så å si brukt opp dagens låneramme og en videre satsing vil ikke være mulig uten en utvidelse av lånerammen. Representantskapet i MNA behandlet saken i møte den 23. oktober 2014 i sak 12/2014 og fattet følgende enstemmige vedtak: Representantskapet vedtar styrets forslag til selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS og oversender saken til eierkommunene for videre behandling Representantskapet oppfordrer eierkommunene til å behandle saken innen mars 2015 Tildeling av enerett av innsamling og behandling av husholdningsavfall har MNA i dag tildelt igjennom dagens renovasjonsforskrift. Denne anbefales nå trekt ut og tildeles i egen avtale. Eksisterende renovasjonsforskrift som er vedtatt i eierkommunene tidligere må også endres som følge av den nye selskapsavtalen. Det vises til egen sak. Nedenfor følger de endringer som blir gjeldende i forhold til MNA gamle vedtekter og den nye selskapsavtalen.
Tidligere tekst: VEDTEKTER FOR Midtre Namdal Avfallsselskap IKS NO 957 387 969 MVA Kommentar: Lov om interkommunale selskaper 4 beskriver en selskapsavtale og ikke vedtekter for selskapets virkeområde. I praksis er dette det samme, men vi anbefaler at teksten blir justert i slik at begrepene er i henhold til lovteksten. Lovteksten gjengis nedenfor: 4. Selskapsavtale For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. For deltaker som er interkommunalt selskap, vedtas selskapsavtalen av representantskapet. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Endringer i selskapsavtalen som gjelder forhold som omtalt i tredje ledd, skal skje på samme måte. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre det er avtalt at også slike endringer skal vedtas i samsvar med regelen i første punktum. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: - selskapets firma; - angivelse av deltakerne; - selskapets formål; - den kommune der selskapet har sitt hovedkontor; - antall styremedlemmer; - deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet; - den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen; - antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner; - annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. Konsekvensen er at MNA må inngå en selskapsavtale med hver enkelt kommune hvor ansvaret og arbeidsoppgaver er tildelt selskapet. 1. Selskapets medlemmer rettslig status (ingen endring) Midtre Namdal Avfallsselskap IKS et interkommunalt selskap etter Lov om interkommunale selskaper nr 0006 av 1999 01-29 - med følgende deltagende kommuner : Flatanger, Namdalseid, Namsos, Overhalla, Høylandet, Grong, Nærøy, Vikna, Bindal, Fosnes, Leka, Osen og Roan. Selskapet er et eget rettssubjekt og skal registreres i enhetsregisteret. Selskapets hovedkontor ligger i Overhalla kommune. 2. Formål (ingen endring) Selskapets formål er å ha ansvar for planlegging og gjennomføring av innsamling og behandling av det avfall som omfattes av medlemskommunenes renovasjonsforskrifter, samt etter de krav som stilles til avfallsbehandling av lov og sentrale myndigheter. Selskapet skal sikre et likeverdig tilbud til alle husstander i regionen, ved prissetting skal det legges vekt på systemer som sikrer god transportutjevning.
Selskapet avgjør selv om, i hvilken utstrekning, og på hvilke vilkår det skal ta hånd om avfallstyper som ikke omfattes av kommunenes renovasjonsforskrifter. Selskapet kan tegne aksjer i selskaper som naturlig hører inn under selskapets virksomhetsområde. 3. Representantskapet (ingen endring) a. Representantskapet er selskapets høyeste organ. Det skal: velge styre og bestemme hvem som skal være leder og nestleder i styret velge representantskapets leder og nestleder velge revisor velge valgkomite avgjøre viktige spørsmål for selskapet, som fremtidsplaner, utbygging osv vedta budsjett, økonomiplan og godtgjørelse til revisor, styret, styrets leder samt fastsette gebyrsatsene. behandle styrets forslag til regnskap og årsberetning, og sende dette videre til medlemskommunene til orientering være et bindeledd mellom Midtre Namdal Avfallsselskap IKS og den enkelte medlemskommune behandle saker som følger av Lov om interkommunale selskaper b. Det er i alt 100 stemmer fordelt på kommunene. 39 av stemmene fordeles med 3 stemmer for hver av de deltagende kommuner, 61 stemmer fordeles etter antall innbyggere pr. 01.01 hvert år det avholdes kommunevalg. Hver kommune velger en representant og vararepresentanter til representantskapet. Representanten innehar kommunens stemmer. Ant. Innbyggere 01/01/2011 Faste stemmer Antall stemmer Namsos 12 906 3 24 Namdalseid 1 707 3 6 Grong 2 357 3 7 Høylandet 1 270 3 5 Overhalla 3 636 3 9 Fosnes 653 3 4 Flatanger 1 109 3 5 Vikna 4 135 3 10 Nærøy 4 999 3 11 Leka 589 3 4 Bindal 1 592 3 5 Osen 1 025 3 5 Roan 994 3 5 Sum 36 972 39 100 Representantskapet har møte innen utgangen av april hvert år, og ellers når det kreves av representantskapets leder, styret eller minst 1/3 av medlemmene i representantskapet. Representantskapets leder innkaller skriftlig til møte, med minst fire ukers varsel. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig. Selskapets daglige leder har møteplikt og talerett på møtene, og er representantskapets sekretær.
Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemskommunene er tilstede og disse representerer minst 2/3 av stemmene. Beslutninger fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har representantskapets leder dobbeltstemme. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres valget ved loddtrekning. Representantskapets leder og to medlemmer undertegner protokollen over representantskapets forhandlinger. 4. Styret (endring) a. Styret skal: ha ansvar for selskapets daglige drift ha møte- og talerett i representantskapet orientere representantskapet om selskapets drift, forberede og innstille i saker som skal behandles i representantskapet fremlegge forslag til gebyrsatsene. avgjøre låneopptak innenfor den grense medlemskommunene har stilt til rådighet. Styret har rett til å forplikte medlemskommunene ved å ta opp lån, dog slik at total låneforpliktelse til enhver tid ikke må overstige 100.000.000 kr. Ved behov for ytterligere opplåning kreves det vedtak i representantskapet og det enkelte kommunestyre. Ethvert låneopptak skal godkjennes av fylkesmannen. b. Styret skal bestå av fem medlemmer med tre varamedlemmer i rekkefølge. 1. varamedlem til styret innkalles fast til hvert styremøte. I tillegg velges en ansatterepresentant med personlig vararepresentant av og blant ansatte i selskapet. Styret oppnevnes for fire år ad gangen. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Lederen innkaller til styremøte når han eller minst 2 medlemmer finner det nødvendig. Selskapets daglige leder har møteplikt og talerett, og er styrets sekretær. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Det føres protokoll over styrets forhandlinger.
Tidligere tekst: 4. Styret a. Styret skal: ha ansvar for selskapets daglige drift ha møte- og talerett i representantskapet orientere representantskapet om selskapets drift, forberede og innstille i saker som skal behandles i representantskapet fremlegge forslag til gebyrsatsene. avgjøre låneopptak innenfor den grense medlemskommunene har stilt til rådighet. Styret har rett til å forplikte medlemskommunene ved å ta opp lån, dog slik at total låneforpliktelse til enhver tid ikke må overstige kr. 20.000.000,-. Ved behov for ytterligere opplåning kreves det vedtak i representantskapet og det enkelte kommunestyre. Ved ethvert låneopptak skal godkjennelse innhentes hos fylkesmannen. b. Styret skal bestå av fem medlemmer med tre varamedlemmer i rekkefølge. 1. varamedlem til styret innkalles fast til hvert styremøte. I tillegg velges en ansatte-representant med personlig vararepresentant av og blant ansatte i selskapet. Styret oppnevnes for fire år ad gangen. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Lederen innkaller til styremøte når han eller minst 2 medlemmer finner det nødvendig. Selskapets daglige leder har møteplikt og talerett, og er styrets sekretær. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Det føres protokoll over styrets forhandlinger. Kommentar: Kommunenes garantiforpliktelse ble sist endret i representantskapsmøte 11. september 1998. På grunn av at hoveddelen av MNAs virksomhet skal skje etter selvkostprinsippet, har MNA begrenset mulighet til å egenfinansiere investeringer ved oppbygging av egenkapital. Investeringer i anlegg og utstyr må derfor i hovedsak finansieres ved låneopptak med kommunal garanti eller ved direkte innskudd fra eierne. I dag står MNA foran en periode med investeringer i gjenvinningstorg, sentralanlegg og teknisk utstyr. Det vil i løpet av kommende femårsperiode være behov for kapital til disse investeringene. Kapitalen må skaffes tilveie i form av lån. Det er derfor behov for å øke garantirammen og det foreslås en økning til fra 20 mill 50 mill kr. 5 Daglig leder(endring) Daglig leder ansattes av styret. Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overenstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret.
6 Medlemsforhold - ansvar låneramme (endring) Medlemskommunene deltar i forhold til sin andel av det samlede innbyggertall i medlemskommunene. Forholdene reguleres hvert fjerde år, slik at innbyggertallet pr. 1. januar de år det er valg av representantskap legges til grunn. Medlemmene er proratarisk ansvarlig for selskapets forpliktelser etter dette forhold. Ansvaret er subsidiært, slik at kreditor må kreve selskapet før han kan kreve medlemmene. Jfr. lov om interkommunale selskaper 3 annet ledd. Medlemskommunene garanterer for låneopptak inntil 100 mill. kr og garanterer i tillegg for etterdrift av deponiet i 30 år etter avslutning. I 2012 var forpliktelsen beregnet til 12 mill. kr som nedtrappes til 0 i løpet av etterdriftsperioden. Tidligere tekst: 6 Medlemsforhold - ansvar - låneramme Medlemskommunene deltar i forhold til sin andel av det samlede innbyggertall i medlemskommunene. Forholdene reguleres hvert fjerde år, slik at innbyggertallet pr. 1. januar de år det er valg av representantskap legges til grunn. Medlemmene er proratarisk ansvarlig for selskapets forpliktelser etter dette forhold. Ansvaret er subsidiært, slik at kreditor må kreve selskapet før han kan kreve medlemmene. Jfr. lov om interkommunale selskaper 3 annet ledd. Medlemskommunene garanterer for låneopptak inntil 20 mill. kr og garanterer i tillegg for etterdrift av deponiet i 30 år etter avslutning. I 2012 utgjør forpliktelsen 12 mill. kr som nedtrappes til 0 i løpet av etterdriftsperioden. Kommentar: Jfr kommentar under 5. 7. Medlemskommunenes forpliktelser Den enkelte kommune er pliktig til å tildele Midtre Namdal avfallsselskap IKS enerett i henhold til 2, 3, 4, 5 pkt 2,3 og 4, 6, 7, 8, 9, 10 11, 12, 15 og 18 i den kommunale renovasjonsforskriften. I tillegg plikter kommunen å gi selskapet innsyns-/bruksrett tilsvarende kommuners rett til innsyn/bruk av opplysninger i Matrikkelen. Den enkelte medlemskommune plikter å ha renovasjonsforskrifter som er forenlig med interkommunalt samarbeide gjennom interkommunale selskaper. Forslag til kommunenes renovasjonsforskrifter utarbeides av Midtre Namdal Avfallsselskap IKS.
Tidligere tekst: 7. Medlemskommunenes forpliktelser - betaling Den enkelte kommune betaler for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS sine tjenester etter en pris som er fastsatt av representantskapet. Totalpris beregnes ut fra antall abonnenter den siste dag i den måned avfallsbehandlingen er foretatt. Betalingen skjer etterskuddsvis - innen den 5. i den påfølgende måned. Den enkelte kommune fastsetter sitt eget renovasjonsgebyr. Den enkelte kommune plikter å underrette Midtre Namdal Avfallsselskap IKS straks ved tilgang/avgang av abonnenter. Den enkelte medlemskommune plikter å ha renovasjonsforskrifter som er forenlig med interkommunalt samarbeide gjennom interkommunale selskaper. Forslag til kommunenes renovasjonsforskrifter utarbeides av Midtre Namdal Avfallsselskap IKS Kommentar: Tildeling av enerett er flyttet fra renovasjonsforskriftene til selskapsavtalen og justert til også å omfatte innfordring av gebyret. 8. Selskapsavtalens ikrafttredelse (endringer) Denne selskapsavtalen erstatter tidligere vedtekter i Midtre Namdal Avfallsselskap IKS i sin helhet, og trer i kraft fra det tidspunkt den er godkjent. Endringer av selskapsavtalen skal skje i henhold til 4 i Lov om interkommunale selskaper. Tidligere tekst: 8. Vedtektenes ikrafttredelse - endringer Disse vedtekter erstatter de tidligere vedtekter i Midtre Namdal Avfallsselskap IKS i sin helhet, og trer i kraft fra det tidspunkt de er godkjent. Endringer av vedtektene (selskapsavtalen) skal skje i henhold til 4 i Lov om interkommunale selskaper. Kommentarer: Justering av tekst slik at vedtektene er erstattet av en selskapsavtale i henhold til Lov om interkommunale selskaper. 9. Endring av medlemssammensetning utmelding oppløsning (ingen endring) Endringer i medlemssammenslutning; utmelding og oppløsning skal skje i henhold til Lov om interkommunale selskaper.
10. Tvister (ingen endring) Tvister som angår forholdet et mellom selskapet og kommunene som selskapseiere løses med endelig virkning av en voldgiftsrett oppnevnt av Fylkesmannen i Nord- Trøndelag. Rett til å reise tvist har alle medlemskommuner, samt selskapet når representantskapet forlanger det. Voldgiftsretten avgjør fordelingen av kostnadene ved tvistebehandlingen. Ny selskapsavtale etter endringer ligger ved som vedlegg til saken. Innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner og virksomheter (næringsavfall) Den andre delen av tildeling av enerett av innsamling og behandling av avfall gjelder avfall fra kommunale institusjoner og virksomheter (næringsavfall). Dette har ikke vært tildelt MNA tidligere, men kan ut i fra dagens regelverk tildeles MNA. Innsamling og behandling av dette avfallet vil på lik linje med husholdningsavfallet bli behandlet etter selvkost, men her i eget selvkostfond. Representantskapet i MNA behandlet saken i møte den 23. oktober 2014 i sak 15/2014 og fattet følgende enstemmige vedtak: Representantskapet anbefaler eierkommunene i MNA å inngå avtale om tildeling av enerett for innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter med MNA. Hovedregelen er at alle anskaffelser en kommune foretar, må følge reglene i anskaffelsesloven og anskaffelsesforskriften. Dette gjelder også tjenester som tømming av septikk og behandling av kommunalt slam, samt innsamling og behandling av kommunens eget næringsavfall. Kommunene har en skjønnsmessig adgang til å vurdere om de skal konkurranseutsette eller tildele enerett, der vilkårene ellers er oppfylt. Eneretten kan tildeles gjennom et vedtak i kommunestyret. Vurdering Midtre Namdal Avfallsselskap IKS mangler formelt en selskapsavtale. Selskapets vedtekter fungerer i dag som selskapets selskapsavtale, men dette er i følge Brønnøysundregisteret ikke lenger tilfredsstillende. For de enkelte deltakere (eiere) skal kommunestyret selv vedta avtalen. Selskapsavtalen inneholder formål med selskapet og vil være et av de viktigste styringsdirektivene fra eier til selskapet. Når det gjelder oppfølging, vedlikehold og drift av database for renovasjonsgebyr så viser erfaringer og stikkprøver at det i dag jevnt over er mange feil og mangler. Det er også store forskjeller i kommunens praksis. MNA ser seg nødt til å startet et arbeid med å få kontroll på database for renovasjonsgebyr uansett om selskapet får ansvaret delegert eller ikke. Det kan ikke være akseptabelt at abonnenter kanskje betaler over hundre kroner hver seg for henting av avfall hjemme hos folk som ikke betaler det de skal. MNA ønsker å ta over oppfølging, vedlikehold og drift av databasen for renovasjon som kommunene har ansvar for i dag. Namdalseid kommune avventer eventuell overføring av ansvar
til MNA inntil de har et system som kommuniserer opp mot KOMTEK og renovatøren har et system i sine renovasjonsbiler som kan fange opp alle avvik. Kommunene skal fortsatt ha ansvar for fakturering av renovasjonsgebyrene sammen med de øvrige kommunale gebyrene. Rådmannen anbefaler at Representantskapet i MNA sitt forslag til ny selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS vedtas. Det tilrås også at Representantskapet i MNA sin anbefaling om å inngå avtale om tildeling av enerett for innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter med MNA vedtas. Som en følge av den nye selskapsavtalen og endringene som skal gjøres i den nye renovasjonsforskriften må det signeres en egen avtale mellom kommunene og MNA om tildeling av enerett og drift av renovasjonsordningen.