1 KONTROLLUTVALGET I OPPEGÅRD KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008
2 Kommuneloven 77 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgs oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå
3 avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. 2. KONTROLLUTVALGET I 2008 Kontrollutvalget i Oppegård kommune har 5 medlemmer, og har i 2008 bestått av: Odd Harald Røst (A), leder Gunnar Melgård (H), nestleder Randi Aga (H) Elisabeth Bakken (V) Knut Knutsen (Frp) Pga. forfall har varamedlemmene Tore Haugen, Sigurd Brynildsen, Berit Alfsen og Øyvin Berntzen deltatt i ett møte hver i 2008. Kontrollutvalget har i 2008 til sammen hatt 7 møter og behandlet 39 saker. Odd Harald Røst og Randi Aga deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Tre av utvalgets medlemmer deltok den 27. august i et møte i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig vil gi utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet vil ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget være å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. Endringene vil bli satt ut i livet fra 1. januar 2009. For å forbedre innsynsretten legges kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller ut på kommunens Internettsider. Dette vil ikke gjelde saker som må være unntatt offentlighet. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalget vedtok i møtet den 29. november 2007, jf. sak 34/07, at møtene i utvalget skal holdes for åpne dører. Dørene skal lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Til hjelp i planleggigen av arbeidet vedtok kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan for 2008 som inneholdt de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIAT I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen.
4 Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 09/06 rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har vært utvalgets sekretær i 2008. 4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) er kommunens revisor og utfører både regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I tillegg framlegger revisjonen sin årsberetning og en halvårsrapport som orienteringssaker for kontrollutvalget. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Steinar Neby, i brev av 14. september 2008 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og det nyvalgte kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 29/08. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2008. 5.1. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal utvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok følgende uttalelse om kommunes regnskap for 2008: Kontrollutvalgets uttalelse om Oppegård kommunes årsregnskap for 2007: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 15. april 2008 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten presiseringer eller forbehold. Utvalget merker seg at det har skjedd en kvalitetsforbedring ved regnskapsavslutningen som revisjonen melder om i sin rapport i brev av 16. april 2008. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Oppegård kommunes årsregnskap for 2007.
5 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Oppegård kommune for 2007. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget har også avgitt uttalelse om henholdsvis Oppegård ungdomsboligers særregnskap for 2007 og Oppegård omsorgsbyggs særregnskap for samme år og anbefalte at kommunestyret godkjente begge regnskap. 5.2. Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Oppgaven har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som fremlegges for kontrollutvalget. Revisjonen la fram følgende rapporter basert på vedtak i kontrollutvalget i 2007: - Rapporten om barn i fosterhjem ble behandlet av utvalget i møtet den 24. januar. Rapporten avdekket enkelte mangler ved kommunens rutiner i forhold til lovverkets krav. Kommunestyret sluttet seg ved behandlingen av rapporten til kontrollutvalgets innstilling om å ta rapporten til etterretning og rådmannen ble bedt om å følge opp rapportens anbefalinger og melde fra om resultatet innen 30. juni 2008. Rådmannen har varslet at tilbakemeldingen vil komme i januar 2009. Rapporten om hjemmebaserte tjenester ble først behandlet i kontrollutvalget den 8. mai og kommunestyret vedtok 28. mai, i tråd med kontrollutvalgets innstilling, å ta rapporten til etterretning. Undersøkelsen viste en positiv sammenheng mellom hjelpebehov og kommunens ressursbruk til hjemmesykepleie. Saksbehandlingen av søknader om praktisk bistand kan forbedres. Kommunen har utarbeidet et system for å sikre brukermedvirkning. Rådmannen ble bedt om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget senest 1. februar 2009. I kontrollutvalgets møte den 8. mai ble også rapporten om spesialundervisning i grunnskolen lagt fram. Det framkom blant annet av rapporten at halvårsrapportene ikke informerte om hvor mange timer spesialundervisning elevene hadde mottatt i perioden. Revisjonen anbefalte blant annet å innskjerpe rutinene om at elevmappene skal inneholde individuelle opplæringsplaner. Skolene bør registrere hvilken spesialundervisning elevene faktisk får. Kommunestyret behandlet saken 28. mai og fulgte opp kontrollutvalgets innstilling om å ta rapporten til etterretning og rådmannen ble bedt om å melde tilbake til kontrollutvalget om sin oppfølging av anbefalingene innen 1. februar 2009. Kontrollutvalget vedtok i sitt første møte i 2008 en prioritering av forvaltningsrevisjon i 2008. Et prosjekt om kvaliteten i tilbudet til beboere i institusjoner ble gitt førsteprioritet og en prosjektplan for dette ble vedtatt 24. januar, jf. sak 05/08. Distriktsrevisjonens rapport vil trolig foreligge i løpet av første halvår 2009. I tråd med kontrollforskriftens krav i 10 behandlet kontrollutvalget i møtet den 4. september en overordnet analyse for forvaltningsrevisjon som var utarbeidet av Follo distriktsrevisjon. Den overordnede analysen og kontrollutvalgets behandling av
6 denne dannet grunnlaget for utvalget vedtak 23. oktober om innstilling om plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2012. Kommunestyret vil ventelig ta stilling til planen i januar 2009. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Oppegård kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follo-kommunene er lagt til FIKS. FIKS gjennomførte høsten 2007 en eierskapskontroll i tre selskap som Oppegård kommune er medeier i (Follo Ren IKS, Nordre Follo renseanlegg IKS og Follo legevakt IKS). Kontrollutvalgets behandling av rapporten fra FIKS den 6. mars 2008(jf. sak 08/08) munnet ut i følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten fra FIKS om eierskapskontroll for Oppegård kommune til orientering. 2. Rapporten legges fram for kommunestyret som anbefales å gjøre følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapportens anbefalinger til orientering. 2. Rådmannen bes legge fram en sak om hvordan anbefalingene kan bli fulgt opp. Kommunestyret vedtok den 16. april å ta rapportens anbefalinger til orientering. Rådmannen ble bedt om å legge fram sak om eierskapsmelding for kommunens interesser i interkommunale selskaper innen utgangen av 2008 der også anbefalingene fra rapporten om selskapskontroll følges opp. I henhold til forskriftens 13.2, utarbeidet FIKS sommeren 2008 et forslag til Plan for selskapskontroll 2009 2011. Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 26/08 og kommunestyret i sak 61/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc. Utvalget behandlet i sak 18/08 behandlet utvalget en klage på formannskapets behandling av en konsesjonssak og utvalget vedtok ikke å ta klagen til følge.
7 Rådmannen orienterte i møtet den 4. september om kommunens oppfølging av påstandene om svindel i forbindelse med arbeider i kommunen. G-partner AS ble valgt til å gjøre undersøkelser. Kontrollutvalgets møte den 23. oktober, jf. sak 30/08, behandlet G-partners rapport og utvalget vedtok å ta denne til orientering. I møtet den 11. desember orienterte rådmannen og to andre ledere i kommunen om innkjøpsarbeidet i kommunen generelt og oppfølgingen av G-partners rapport og forvaltningsrevisjonsrapporten om vedlikehold av kommunale bygg og anskaffelser. Protokollen fra styremøtene i FDR ble fra og med juli 2008 sendt ut som en referatsak til utvalgets medlemmer. 5.5 Valg av revisjonsordning i Oppegård kommune Kommuneloven 78 bestemmer at kommunestyrets valg av revisjonsordning og valg av revisor skal skje etter innstilling fra kontrollutvalget. På grunnlag av kommunestyrets vedtak den 18. juni, jf. sak 44/08, om det videre samarbeidet med Follo distriktsrevisjon, vedtok kontrollutvalget å be sekretariatet legge fram sak om valg av revisjonsordning. I møtet den 4. september 2008, jf. sak 24/08, gjorde utvalget følgende vedtak (utdrag): Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å videreføre sin deltakelse i Follo distriktsrevisjon såfremt kommunestyrets forutsetning i sak 44/08 om reduserte kostnader til revisjonen oppfylles. Oppegård, 5. mars 2009 Odd Harald Røst Leder Gunnar Melgaard Nestleder