Saksliste til styremøte 19. februar i Kirkenes Det avholdes styremøte i Helse Finnmark HF, 19. februar 2004 kl. 14.00. Møtet avholdes på Kirkenes Sykehus, møterom i administrasjonen. Saksliste: Sak 2/2004 Godkjenning av protokoller Sak 3/2004 Foreløpig orientering om regnskap for 2003 Sak 4/2004 Regnskap pr. januar 2004 Sak 5/2004 Sak 6/2004 Sak 7/2004 Sak 8/2004 Sak 9/2004 Rettningslinjer for omstilling og nedbemanning I Helse Finnmark HF Styringsdokument Helse Nord RHF Styreinstruks for Helse Finnmark HF Orienteringssaker Referatsaker!" #!$%& ' (((" "
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: X Møtedato: 19.02.2004 Saksbehandler: Sidsel B. Johnsen Dato: 10.02.2004 Sak nr.: 2/2004 Navn på sak: - Protokoll fra styremøte 08.12.2003 - Protokoll fra telefonstyremøte 09.01.2004 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner enstemmig protokoll fra styremøte 08.12.2003 samt protokoll fra telefonstyremøte 09.01.2004. Vedlegg: - Protokoll dat. 08.12.2003 - Protokoll dat. 09.01.2004 Bjørn Engum Adm.dir 2
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: x Møtedato: 19. februar 2004 Saksbehandler: Jan-Erik Hansen Dato: 09.02.04 Sak nr.: 3/2004 Foreløpig orientering om regnskap 2003 Tilrådning: Saken tas til orientering. 1. Helse Finnmarks virksomhet i 2003 - oppsummering Helse Finnmark HF arbeider fortsatt med avstemminger og kontroll av regnskap 2003. Imidlertid er det en god del resultater som nå er klare. I den operative driften forventer vi kun små endringer.. Driften ser ut til å gå med et underskudd på 97,6 mill.kr. I utgangspunktet var det et tilpasningsproblem for 2003 på 60 mill.kr. I løpet av våren ble det vedtatt en tiltakspakke på 30 millioner, som bare delvis er blitt realisert. Lønnskostnader ble høyere enn forventet, spesielt var det en sterk økning i legelønnskostnader. Aktivitetsmålene ble stort sett nådd. Dette skjedde delvis gjennom spesielle prosjekter som medførte en god del kostnader. Nettoinntekten ble dermed ikke som budsjettert. I tillegg dukket det opp en del nye problem, både i form av laboratorieregninger til UNN, økte gjestepasientutgifter og utgifter til behandlingshjelpemidler. Vi har også belastet regnskap med 2 års husleie for Seidajok skole. Kjøp av en del konsulenttjenester fikk også et omfang som ikke hadde dekning i budsjetter. Usikkerhet er knyttet til at alle eiendeler er avskrevet korrekt, oppgjør for ambulansebåter, ekstra gjestepasientutgifter og avregning øremerkede tilskudd. Det er foreløpig regnet med en samlet merkostnad på 3 mill.kr. for å dekke dette, og det er inkludert i tallene. 2. Resultat pr kontoklasse Foreløpig regnskap viser: SUM HF TOTALT Foreløpig regnsk 2003 Bud 2003 Avvik 2003 Regnskap 2002 3
Inntekter 834 910 827 560 7 350 799 859 Varekostnad -110 282-95 859-14 423-87 943 Lønn -543 808-519 677-24 131-496 338 Annen driftsk. -278 636-244 049-34 587-279 148 Netto finans 156 2 025-1 869 1 971 Sum total -97 659-30 000-67 659-61 641 Kommentar pr kontogruppe Inntekter: ISF-inntekter for egen virksomhet ble som budsjettert. ISF-inntekter på Finnmarkspasienter behandlet i andre regioner ble 7,8 mill.kr. høyere enn budsjettert, men dette motsvares av økte kostnader på 12,4 mill.kr. Poliklinikk-inntekter ble 5 mill.kr.høyere enn budsjettert, men en del av dette skyldes MRbussen, som også medførte en god del kostnader. Øremerkede tilskudd blir ca. 2,5 mill.kr. lavere enn budsjettert. Det skyldes at en del av aktivitetene på Nasjonalt kompetansesenter kom senere i gang. Varekostnader: Senter for behandlingshjelpemidler bidrar alene med avvik på 3,4 mill.kr. for denne varegruppen. For øvrig er det som rapportert gjennom året en økning på medikamenter, avviket er på 2,5 mill.kr. Kjøp av helsetjenester fra firma (for eksempel leie av leger fra Transmedica) står også for et avvik på 8 mill.kr. Dette er i realiteten et skjult lønnsavvik og bør ses i sammenheng med det. Lønnskostnader: Avvik fra budsjett - lønnskostnader i millioner 20 15 10 5 0-5 -10-15 Fast lønn og vikarer Tillegg Overtid og ekstrahjelp Periodisert lønn Pensjonskost og arbgivavg Andre lønnskost Lønnsrefusjoner Forbruket av fast lønn er mindre enn budsjettert. Vi har ikke fylt opp alle stillinger med fast ansatte. Det medfører økning på overtid, vikarer og kjøp av helsetjenester fra firma. Men dette avviket er ikke i seg selv slik at det skulle utløse et stort merforbruk. Det er sannsynligvis sykefraværet som utløser det meste av disse kostnadene. Sykepengerefusjoner ble 9 mill.kr. høyere enn budsjettert, og viser en økning på 15% fra forrige år. Tillegg er et annet problemområde. Det er et avvik på ca. 0,5 mill.kr pr sengepost på medisinske avd. og psykiatriske sengeavdelinger. Det er påfallende at dette gjelder på tvers av seksjoner og på tvers av 4
sykehus. For kirurgiske sengeposter er det en beskjeden økning. Akuttavdelingene har stor økning, og en del skyldes inngåelsen av produktivitetsavtalen for spesialsykepleierne. Det er økning for legene på alle avdelinger,med til dels store beløp. Andre driftskostnader: Økte gjestepasientkostnader innen somatikk som nevnt ovenfor utgjør 12,4 mill.kr. av avviket på denne posten. Gjestepasientkostnader psykiatri ble 1 mill.kr. høyere enn budsjettert. I tillegg kommer avskrivninger som ble 2,5 mill.kr. høyere. Strøm og fyringsutgifter ble 3 mill.kr. høyere. Dette skyldes blant annet prisøkning på energi, vår meget gunstige avtale utløp sommeren 2003 og vi måtte gå inn på felles avtale i Helse Nord som var dyrere. Konsulenttjenester ble 5 mill.kr. høyere enn budsjettert. Endelig ble det avvik på 2,5 mill.kr. på en del vedlikeholdskostnader. Det skyldes at oppussingsprosjekter som er initiert på investeringssiden regnskapsmessig må behandles delvis som vedlikehold. Finansposter: Den negative utviklingen i resultatene for foretaket, førte til at vi ikke fikk de budsjetterte renteinntekter. 3. Resultater pr seksjon og avdeling: Regnskap 2003 Budsjett 2003 Avvik SUM HF TOTALT ADM/INTERN SERVICE -196 953-174 707-22 246 PSYKISISK HELSEVERN -96 001-97 861 1 860 MEDISIN -46 310-28 332-17 978 KIRURGI -176 930-148 361-28 569 KLINISK SERVICE -38 703-37 041-1 662 REHAB -8 547-9 483 936 Rammetilskudd 465 785 465 785 0 Sum total -97 659-30 000-67 659 Oversikt over de viktigste avvikene fordelt på avdeling: AVDELING Regnskap 2003 Budsjett 2003 Avvik Kommentar ADMINISTRASJONEN -95 363-84 832-10 531 Konsulentbruk, avskrivninger, klp GJESTEPASIENTER -11 493-6 898-4 595 Underbudsjettert pga feil på lab + vekst BEHANDLINGSHJELPE -11 637-7 291-4 346 Underbudsjettert pga manglende kjennskap INTERN SERVICE -78 794-77 029-1 764 Økte kostnader på strøm 2 mill.kr. SEIDAJOK BARNEPS. -11 443-9 285-2 158 Inkl. husleie Seidajok skole på 3,4 mill.kr. MED.AVD. KS KIR.AVD. KS -5 959-79 -5 880 93 8 067-7 974 GYN/FØDE AVD. KS. -3 567-4 634 1 066 AKUTTAVD KS -28 622-27 439-1 183 Driften gikk 1,2 mill. bedre pga få pasienter Økt lønnskostn leger 2,4 mill.kr. og sengepost 2,8 mill.kr. Økt lønnskostnad sengepost 2 mill.kr., innleie leger, pasienter flyttet til gyn. Økte inntekter pga gyn, flyttet fra kirurgisk Besparelse på flergangsutstyr ikke oppnådd 5
REHAB KS. -8 521-9 483 962 Sparte inn på lønn, noe merinntekter MED AVD. HS. -3 183 5 283-8 100 BARNEAVD HS -11 591-9 862-1 729 KIR.AVD HS 251 5 546-5 295-3 184 347-3 531 GYN/FØDE HS AKUTTAVD HS -55 392-50 943-4 449-1 744-4 744-6 488 ORTOPEDISK AVD HS Økt lønnskostn leger 4,7 mill.kr., sengeposter 2,6 mill.kr. Lavere inntekter 1,6 mill.kr. Økt lønn leger 3 mill.kr., innleie 1 mill.kr. Lavere innt.2,3 mill.kr.,,ikke fått sammenslåing sengeposter i 2003 Økte tillegg 2 mill.kr, overtid 2 mill.kr. Mindre innt.1,6, prosjektkostnader underbudsjettert, ambulering Alta 4. Aktivitetstall 2003 Figuren under viser at det sykehusopphold økte markant fra 2002 til 2003, og økningen er sterkere enn for DRG-poeng. Status SHO og DRG Helse Finnmark HF 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 DRG 2003 2002 SHO SHO: Sykehusopphold Hammerfest sykehus 2002 2003 Endring DRG poeng 6 679 7 329 9,7 % Sykehusopphold 8 789 10 082 14,7 % Dagkirurgi 861 1 526 77,2 % Operasjon DRG 2 298 2 940 27,9 % Polikliniske konsultasjoner 27 570 36 182 31,2 % Kirkenes sykehus 2002 2003 Endring DRG poeng 4 233 4 331 2,3 % Sykehusopphold 6 016 5 858-2,6 % Dagkirurgi 1 576 1 212-23,1 % Operasjon DRG 2 205 2 047-7,2 % Polikliniske konsultasjoner 22 242 20 886-6,1 % Psykisk helsevern 2002 2003 Endring Polikliniske konsult. - BUP 8 939 8 692-2,8 % Polikliniske konsult.voksne 9 330 10 077 8,0 % Liggedøgn BUP 1 236 1 192-3,6 % 6
Liggedøgn DPS 15 670 16 656 6,3 % Hammerfest sykehus har en sterkere vekst i antall opphold enn DRG-poeng. Det skyldes at veksten i pasientbehandling i det vesentlige skjer på korte opphold, typisk dialyse, kreftkurer, enklere dagkirurgiske inngrep. Kirkenes sykehus har tilsynelatende stor nedgang på flere parametre. Hovedforklaringen er at vi har hatt lite øyekirurgi i 2003. Det betyr bortfall av en rekke opphold, mange operasjoner og mange polikliniske konsultasjoner. Annen aktivitet har fylt opp, men det er da aktivitet som ikke representerer samme mengde, men målt i DRG-tyngde har sykehuset økt sin virksomhet i 2003. Antall konsultasjoner innen BUP er redusert på grunn av endring i registreringspraksis ved to poliklinikker. Nedgang i liggedøgn skyldes Seidajok, der aktiviteten også i 2003 var lav. For voksenpsykiatri er det en betydelig vekst både i liggedøgn og konsultasjoner. Bjørn Engum Adm. direktør 7
Sak nr.: 4/2004 Navn på sak: Regnskap per januar 2004 Legges ut senere. 8
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: Møtedato: 19.02.04 Saksbehandler: kst. P/O sjef Nina Sjøvoll Dato: 07.02.04 Sak nr.: 5/2004 Navn på sak: Retningslinjer for omstilling og nedbemanning for Helse Finnmark Bakgrunn: En konsekvens av de økonomiske tilpassningskrav Helse Finnmarks står ovenfor nødvendiggjør gjennomføring av både omstillings og nedbemanningsprosesser. Å tilse at omstillingsbehovene ivaretas er et av styrenes oppgaver, jf. helseforetaksloven 6 styrets oppgaver: Forvaltning av foretaket hører under styrets ansvar som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av foretakets samlede virksomhet. I denne styresaken fremlegges forslag til retningslinjer for omstilling og nedbemanning for Helse Finnmark. Retningslinjene er ment å være et verktøy både for arbeidsgiver, medarbeidere og tillitsvalgte i det planlagte omstillingsarbeidet som Helse Finnmark nå står overfor jamf. styrevedtak 75/2003. For alle parter er omstilling og nedbemanning relativt nye utfordringer. Tradisjonelt har spesialisthelsetjenesten i all hovedsak vært en vekstnæring både når det gjelder aktivitet og antall årsverk. Utfordringene for arbeidsgiver og ledere vil derfor være knyttet til det å opparbeide seg kompetanse og erfaring; både i faglig forstand og på det personlige plan for å håndtere situasjoner med nedbemanning som mulig utfall. Omstilling vil skape usikkerhet i organisasjonen og det er derfor viktig med godt forarbeid og klare retningslinjer i denne prosessen. Helse Nord behandlet samme saksforhold i sak 120/ 2003. I denne saken beskriver følgende forhold knyttet til omstilling: omstilling kan skje gjennom et bredt spekter av tiltak og med ulik bakgrunn. Eksempler er anvendelse og utnyttelse av ny teknologi, endrede arbeidsprosesser, løpende forbedring i rutiner og arbeidsproduktivitet, funksjonsfordeling, spesialisering, ny måter å organisere oppgaver og ansvar på - både innad og mellom foretak. Omstilling er en naturlig del av løpende endringsarbeid i en virksomhet, men det kan også skje ved større endringsprosesser. En sektor der det er til dels stor turnover på enkelte personellgrupper tilsier at oppsigelse kun skal være utveien når øvrige begrensende tiltak er prøvd for å unngå oppsigelser. Uavhengig av de muligheter som finnes for alternative veier vil det være vanskelig å se for seg situasjoner der oppsigelser ikke vil bli tatt i bruk i foretaksgruppen. 9
De konkrete personellmessige tiltak i omstillingsarbeidet for å sikre nedbemanning kan overskriftsmessig inndeles i følgende: ansettelsesstopp intern rekruttering omplassering omskolering videreutdanning midlertidige tilsettinger permisjoner naturlig avgang førtidspensjonering oppsigelser sluttpakke Helse Finnmark forplikter seg til å forholde seg til alle disse faktorene i de planlagte omstillingsprosjektene. Forslaget til retningslinjer som er vedlagt er en ytterligere konkretisering av disse forhold. Gjennomføring: Helse Finnmark har gjennomført en prosess i utarbeidelsen av de aktuelle retningslinjene for omstilling og nedbemanning. Prosessen har bestått i et samarbeid både med arbeidstakerorganisasjonene og foretaksgruppen for øvrig. Samarbeidet med arbeidstakerorganisasjonene har særlig vært ivaretatt gjennom en partsammensatt arbeidsgruppe, i tillegg til gjennomførte drøftinger. Drøftingsprotokoll er vedlagt saken. Det har også vært gjennomført en høring på det fremlagte forslaget. Følgende høringsinstanser har avgitt sine høringsuttalelser: Barneavdelingen, Samfunnsøkonomiskforening, Intensivavdelingen Hammerfest, Fagforbundet Kirkenes, NSF, KFO, Medisinsk poliklinikk Hammerfest, NITO, Fagforbundet Hammerfest. Direktøren tar høringsuttalelsene i forhold til kort tidsfirst på høringssvar til etterretning. Det tas også til etterretning ønske om å ta ut punktet om virkemidler siden disse skal behandles i det oppfølgende arbeidet. Flere høringsuttalelser berører også synspunkter knyttet til mangel på klargjøring av hvordan tjenestetilbudet skal være etter omstillingen. Direktøren mener denne klargjøringen må skje underveis i de planlagte prosjektene og i samarbeid med de berørte seksjoner/avdelinger. Informasjonsplikten til arbeidsgiver er også presisert i flere uttalelser. De samlede høringsuttalelsene er vedlagt saken Forslaget har også vært behandlet i AMU 04.02.04. AMUs uttalelse er også vedlagt saken. Helse Finnmark har i tillegg fulgt opp det regionale samarbeidet på dette området gjennom ulike møter og konsultasjoner både på direktør og personalsjefnivå. Helse Nords styrevedtak 120/ 2003 fastslår at foretakene selv står ansvarlige for strategi og gjennomføring, men at det ligger en forpliktelse for helseforetakene å koordinere og samkjøre strategi og virkemidler i foretaksgruppen for øvrig. På det nåværende tidspunkt har ikke alle foretakene i foretaksgruppen kommet like langt. Det gjenstår fortsatt avklaringer særlig med hensyn til virkemidler. Det er fortsatt behov for å være i dialog med 10
foretaksgruppen med hensyn til regional koordinering og tilpassing av rammer på virkemidler. Avstemmingen i foretaksgruppen må likevel ikke komme i konflikt med Helse Finnmarks behov verken når det gjelder tempo og progresjon i arbeidet og med hensyn til utviklingen av virkemidler. Tilrådning: Styret i Helse Finnmark inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret tar fremlagte retningslinjer for gjennomføring av omstilling og nedbemanning til følge og ber administrasjonen ta disse i bruk i det videre omstillingsarbeidet. Betydningen av samarbeidet med arbeidstakerorganisasjonene vektlegges. 2. Administrerende direktør har ansvaret for planleggingen og gjennomføringen av de konkrete prosjektene og for å utvikle rammer for eventuelle sluttpakker 3. Helse Finnmark skal fortsatt sørge for å ta del i foretaksgruppens strategi på dette området samtidig som de lokale behov i Helse Finnmark blir ivaretatt. Vedlegg 1: Uenighetsprotokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Vedlegg 2: Vedtak AMU Vedlegg 3: Høringsuttalelser fra arbeidstakerorganisasjonene Bjørn Engum Adm. dir. 11
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: Møtedato: 19.02.2004 Saksbehandler: Sidsel B. Johnsen Dato: 10.02.2004 Sak nr.: 6/2004 Navn på sak: Styringsdokumentet i Helse Nord RHF Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF tar styringsdokument for Helse Nord RHF til orientering. Vedlegg Styringsdokumentet for Helse Nord RHF Bjørn Engum Adm.dir 12
Styringsdokumentet er i sin helhet lagt ut på hjemmesidene til Helse Nord: www.helsenord.no/møter/styremøte 12.02.04 i Tromsø 13
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: Møtedato: 19. februar 2004 Saksbehandler: Sidsel B. Johnsen Dato: 10.02.2004 Sak nr.: 7/2004 Navn på sak: Styreinstruks for Helse Finnmark HF Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF tar styreinstruks til etterretning. 1. Vedlegg Styreinstruks for Helse Finnmark HF Bjørn Engum Adm.dir. 14
STYREINSTRUKS FOR HELSE FINNMARK HF 15
Innholdsfortegnelse 1. Formål med instruks... 2. Virksomhetens formål... 3. Foretakets styre... 4. Styrets oppgaver og kompetanse... 4.1 Styrets oppgaver... 4.1.1 Strategioppgaver... 4.1.2 Kontrolloppgaver og tilsyn... 4.1.3 Helsefaglig kvalitet og innhold... 4.1.4 Styrets egenarbeid... 4.2 Begrensninger i styrets myndighet... 4.2.1 Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet... 4.2.2 Lån og garantier... 4.2.3 Disponering av foretakets midler... 4.2.4 Større investeringer... 4.3 Styrets arbeidsplan... 4.4 Rapportering til Helse Nord RHF... 5. Styrets sammensetning, rettigheter og plikter... 5.1 Styrets medlemmer... 5.1.1 Opphør av styreverv før tjenestetiden er utløpt... 5.1.2 Tjenestetid... 5.2 Styrets vedtaksførhet og flertallskrav... 5.3 Foretakets representasjon... 5.4 Styrets møter... 5.4.1 Protokoll... 6. Annet... 6.1 Informasjon... 6.2 Habilitet... 6.3 Offentlighetsloven og forvaltningsloven... 16
1. Formål med instruks Instruksen beskriver rammer for styrets arbeid. Den omhandler styrets ansvar, strategiske funksjon, saksbehandling og oppgaver i tilknytning til oppfølging av drift. 2. Virksomhetens formål Virksomhetens formål følger av vedtektenes 3: Helse Finnmark HF s skal yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt legge til rette for forskning og undervisning. 3. Foretakets styre Utviklingen og forvaltningen av foretaket hører under styret og det har ansvar for en tilfredsstillende organisering av foretakets samlede virksomhet. 4. Styrets oppgaver og kompetanse Styrets oppgaver og kompetanse reguleres i helseforetakslovens kapittel 7 og i foretakets vedtekter. 4.1 Styrets oppgaver Styrets oppgaver følger i første rekke av helseforetaksloven 28, 1., 2., og 4. ledd 29 og vedtektenes 6. og 7. Styrets oppgaver kan deles inn i fire hovedoppgaver: 1) utvikling av strategi, 2) forbedring av kvalitet og tjenesteinnhold, 3) utvikling av organisasjonen og 4) kontroll og tilsyn med virksomheten. 4.1.1 Strategioppgaver Innenfor de retningslinjer og målsettinger som blant annet er definert i styringsdokumentet, omfatter foretakets strategiske utvikling blant annet: Fastsette mål Utvikle og vedta overordnede strategier Fastsette virksomhetsområder og oppgavefordeling Fastsette budsjetter Godkjenne virksomhetsplan Evaluere finansiell soliditet Utarbeide verdigrunnlag for helseforetaket 4.1.2 Kontrolloppgaver og tilsyn Styret skal holde seg orientert om foretakets virksomhet og økonomiske stilling. Det skal føres tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med spesialisthelsetjenestereformens intensjon. Styret har plikt til å iverksette undersøkelser der de finner det nødvendig, sørge for at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll og å varsle og foreslå tiltak overfor eier dersom egenkapitalen ikke er forsvarlig.kontrolloppgaver inkluderer også: Effektiv produksjon Gjennomføre intern kontroll Sikre overholdelse av lover som regulerer virksomheten Arbeidsmiljø i organisasjonen Vurdere foretakets økonomi og likviditetssituasjon Risikostyring 4.1.3 Helsefaglig kvalitet og innhold 17
Styret skal tilrettelegge for et best mulig helsetilbud ved bruk av tildelte ressurser. Slike oppgaver inkluderer blant annet å sikre medisinsk forsvarlig beredskap og behandling, utvikling av god helsefaglig praksis samt oppfølging av pasienttilfredshet. 4.1.4 Styrets egenarbeid Styret skal evaluere eget arbeid og arbeidsform. Styret skal føre tilsyn med administrerende direktør og evaluere dennes presentasjoner. 4.2 Begrensninger i styrets myndighet 4.2.1 Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Foretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig ( jfr. helseforetaksloven 30). Vedtak om salg og pantstillelse av fast eiendom og salg av sykehusvirksomhet skal treffes av foretaksmøtet, med de unntak som er gitt i vedtektenes 10. Styret skal oversende saker som nevnt i dette punktet til Helse Nord RHF før vedtak fattes. 4.2.2. Lån og garantier Styrets anledning til å oppta lån reguleres av foretakets vedtekt 9. Foretaket kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler for andres økonomiske forpliktleser ( jfr. Helseforetaksloven 33 ) Styret er ansvarlig for at disse bestemmelser til enhver tid overholdes. 4.2.3 Disponering av foretakets midler Disponering av foretakets midler besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke ( jfr. helseforetaksloven 15). 4.2.4 Større investeringer Større enkelt investeringer og byggeprosjekter eller store enkeltavtaler med eksterne leverandører skal godkjennes av foretaksmøtet. Løpende investeringer kan vedtas av styret dersom de ligger innenfor budsjettrammene. 4.3 Styrets arbeidsplan Styret skal hvert år utarbeide en arbeidsplan. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen også omhandle hvilke temasaker styret skal behandle i løpet av året. Styremøtene skal struktureres etter følgende mal: Referat og orienteringssaker Oppfølgingssaker Beslutningssaker ( Temasaker 4.4 Rapportering til Helse Nord RHF Styret er ansvarlig for at foretaket utarbeider en årlig melding om foretaket og foretakets virksomhet i henhold til foretakets vedtekt 7 som lyder som følger: Rapportering til eier Styret skal hvert år sende en melding til Helse Nord RHF som omfatter: ( styrets plandokument for virksomheten ( styrets rapport for foregående år 18
Rapporten om virksomheten fra foregående kalenderår skal vise hvordan pålegg og bestemmelser som er gitt i foretaksmøtet eller satt som vilkår for økonomisk kompensasjon, er fulgt opp. Rapporten skal også vise virksomhetens utvikling i forhold til Helse Finnmark s plandokument. Meldingen skal oversendes Helse Nord RHF og vil inngå som en del av Helse Nord RHF s rapportering til departementet etter helseforetakslovens 34. 5 Styrets sammensetning, rettigheter og plikter 5.1. Styrets medlemmer Styrets sammensetning følger av helseforetaksloven og foretakets vedtekt 6 om styrende organer. Foretakets administrerende direktør kan ikke sitte i styret. 5.1.1 Opphør av styreverv før tjenestetiden er utløpt Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute. Styret og den som har valgt styremedlemmet skal gis rimelig forhåndsvarsel. Et styremedlem kan avsettes av den som har valgt styremedlemmet ( jfr. helseforetaksloven 25, 2. ledd ). 5.1.2 Tjenestetid Tjenestetid er to år. Kortere tjenestetid kan fastsettes ved suppleringsvalg ( jfr. helseforetaksloven 24 ). 5.2 Styrets vedtaksførhet og flertallskrav Styret har vedtakskompetanse når mer enn halvparten av samtlige styremedlemmer er til stede. Styret kan ikke treffe beslutninger med mindre alle medlemmene av styret så vidt mulig er gitt mulighet til å delta i behandlingen av saken. Har et styremedlem forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlem gis mulighet til å møte. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Ved valg og ansettelser anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmene. 5.3 Foretakets representasjon Styret representerer foretaket utad. Styrets leder eller ett styremedlem og direktøren i fellesskap tegner foretakets firma. Styret kan meddele prokura. 5.4 Styrets møter Styret skal gjennomføre minst 4 møter i året. Møteplan legges for ett år av gangen. Utover den fastlagte møteplan kan styrets leder innkalle til ekstraordinære møter ved behov. Slike møter kan avholdes per telefon. Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn i møte. Medlemmer av styret og administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling skal sendes senest 1 uke før møtet sammen med sakspapirer. For ordinære møter skal innkalling og sakspapirer sendes styrets medlemmer og varamedlemmer senes 1 uke før møtet. Styremøter ledes av lederen, eller i dennes fravær, av nestlederen. Er ingen av disse til stede, velger styret selv en møteleder. Administrerende direktør og styresekretær deltar normalt i styremøtene. Representanter fra tilsynsorgan og lignende ( som for eksempel helsetilsyn, fylkeslege, valgt revisor, riksrevisjon ) møter kun etter innkalling, eller dersom de har særskilt rett til deltakelse og har gitt forhåndsvarsel. Styrets møter skal være åpne for publikum og presse, i den grad ikke enkeltsaker medfører behandling bak lukkede dører. jfr. unntaksbestemmelser i offentlighetsloven. 19
5.4.1 Protokoll Det skal føres møteprotokoll som undertegnes av alle møtedeltakerne. Protokollen skal også fremlegges for påtegning av de medlemmene som var fraværende. Protokollen skal foreligge senest 4 virkedager etter at møtet er avholdt. Styremedlemmer må innen 8 dager etter at protokollen foreligger gi innsigelser, ellers anses protokollen som godkjent av dem. Protokollen gjøres offentlig når den er godkjent av styrets leder. Styreprotokollene skal angi tid, sted, deltakere, behandlingsmåte og saksreferanse. I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt for vurdering og styrets vedtak. Der det kan ha betydning for forståelsen av vedtaket, skal det gis en kort begrunnelse for styrets beslutning. Styremedlem eller administrerende direktør som er uenig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. I samarbeid med styreleder og administrerende direktør skal styrets sekretær påse de praktiske oppgaver rundt styrets arbeid. Disse er ( Utsending av innkallelse og sakspapirer Oppfølging av styrevedtak ( aksjonsliste) Føring av protokollen 6. Annet 6.1 Informasjon Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er spesielt avtalt. De ansatte skal informeres om styrevedtak av betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. 6.2 Habilitet Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlige eller økonomiske interesser. Habilitetsregler for øvrig følger av forvaltningsloven 6. 6.2 Offentlighetsloven og forvaltningsloven Helseforetakslovens 5 regulerer forholdet til Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. 20
Styremøte i Helse Finnmark HF Unntatt off: Offentlig: Møtedato: 19.02.2004 Saksbehandler: Orienteringssaker Dato: 10.02.2004 Sak nr.: 8/2004 Navn på sak: Orienteringssaker Tilrådning: Orienteringssakene tas til orientering. Saksutredning: a) Oppfølging av arbeidet videre med styresak 52/2003 Seidajok b) Orienteringssak om overtakelse av rusreformen c) Orienteringssak om Plan for psykisk helsevern for Helse Finnmark d) Rapport omstilling/innsparingstiltak administrative funksjoner pr. febr. 04. e) Prosjekt syketransport Bjørn Engum Adm.dir. 21